Functionele beschrijving Feature list
Creatiedatum Datum Versie Status Auteur Doc. Naam
: : : : : :
10-‐10-‐10 21:26 12-‐10-‐10 13:30 0.3 Ter review Theo Theunissen EPSVenue Features v03.docx
ALGEMEEN
5
Schermen
5
Documentatie
5
Veiligheid
5
PROGRAMMERING
6
Agenda
6
Overzicht
10
Begroting
11
Relaties & Organisaties
11
Financiële afspraken
13
Rapportages
14
PLANNING
14
Middelen (techniek, AV etc.)
14
Capaciteitsplanning
14
Capaciteitsplanning naar exploitatie
14
Verkocht en binnen
15
PRODUCTIE
15
Prijzenschema
15
Plattegronden Rangschema’s Stoelblokkades Verkoopvolgorde
17 17 17 17
Locatie
17
Ticketlay-‐outs
17
Verkoopkanalen
17
Extra Kosten
19
Extra Kostentypes
19
Producten Producten / Artikelen
19 19
EPSVenue
1
20 21
Inkopen Verkopen Annuleer activiteit
21
MARKETING
22
Intranet
22
Internet Publiceer data
22 22
CMS Contenttypen
22 23
Rapportages Tekst voor prospectus
23 23
Mail van klanten
23
Mediabeheer
24
Sales dashboard Verwachte verkopen
26 26
Mailingen
26
VERKOOP & SERVICE
28
Verkoop Kassa
30
Verkoop UITburo Kassa
30
Recente verkopen
30
Relaties Organisaties
32 32
Mijn verkopen
32
Dutyrapporten
32
Verkoop Internet
32
Wachtrij Nog niet geprinte tickets Verwerken wachtrij
33 33 33
FINANCIËN
33
Mijn Kasopmaak
33
Facturen
33
Betalingen
34
EPSVenue
2
AI Batches
35
Ongeldige rekeningnummers
37
Facturen en factuurregels
37
Betaalregels
38
Kasopmaak (verschillen)
39
Borderel
39
Rapportages
40
MANAGEMENT
40
Stamgegevens Prijzenschema Verantwoordelijke Rangnamen Tarieven Instellingen Activiteiten-‐statussen Verkoopstatus Verkoopkanalen Factuurvoetteksten Ticketlay-‐outs Landen Locaties Verkoopoptie Plattegronden BTW Extra kosten Genre, Labels Activiteits-‐typen Activiteits-‐type extra Betaalstatussen Financieel
40 40 41 41 42 42 43 43 43 43 43 44 44 45 46 47 47 49 49 49 50 51
Dashboard Begroting Totaal verkopen Prognose vs. Actueel Verkopen per Activiteit Facturering grafisch Tickets grafisch Overige actueel
52 52 52 52 52 52 53 53
Relaties Categorieën Postcodes Tussenvoegsels
53 53 54 54
Kleurenwijzer
55
Rapportages
55
EPSVenue
3
BEHEER
55
Beheer deze applicatie
55
SaaS Privileges
56
Business rules Aantal keer voorgekomen
56 57
Codeer parameters
57
Schermen
57
Hulpmiddelen
58
Help Items
58
Groepen
58
Gebruikers
58
Web services
58
Datatypen
59
HELP
59
Uitloggen
59
Mijn Kwaliteitsverbetering Alle verbeteringen Statistieken
59 59 59
EPSWiki
59
Over EPSVenue
59
INDEX
60
EPSVenue
4
Algemeen
EPSVenue is ingericht zoals in een theater gewerkt wordt. Dat betekent dat men gaat van inkoop, planning, programmering via marketing naar verkoop. Overige functies voor administratie en management zijn apart ingericht. De stappen zijn, hoewel flexibel in te delen, als volgt: -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐
Programmering Planning Productie Marketing Verkoop & Service Financiën Management Beheer
Elk van deze onderdelen wordt functioneel besproken. Voor de leesbaarheid zijn een aantal kernwoorden vet gemarkeerd. EPSVenue omvat alles aspecten van een theater met uitzondering van die aspecten die aan wet-‐ en regelgeving aan de orde is, zoals bijvoorbeeld CAO’s en fiscale wet-‐ en regelgeving.
Schermen
De schermen in EPSVenue hebben een standaardindeling. Dit waarborgt een efficiënt gebruiksgemak waardoor de aanleertijd voor EPSVenue kort is. In enkele gevallen zijn er specifieke schermen omdat het gebruik een andere schermindeling vereist, bijvoorbeeld het kassa verkoopscherm.
Documentatie Elk scherm en elk onderdeel op het scherm is gedocumenteerd. Deze documentatie komt standaard met EPSVenue en kan uitgebreid of aangepast worden naar behoefte. Dit kan van toepassing zijn om sommige termen aan te passen aan de werkprocessen in het theater. Bovendien is er een EPSWiki waarin aanvullende informatie over EPSVenue staat van diverse aard.
Veiligheid
Ten aanzien van veiligheid is er een autorisatie op gebruiksniveau dat bepaald of schermen al dan niet getoond, gewijzigd, verwijdert of aangemaakt kunnen worden. In een aantal gevallen is de autorisatie verfijnd binnen een scherm waardoor een gegeven of functie al dan niet beschikbaar is. Om de betrouwbaarheid te borgen is er een uitgebreide auditing waarbij elke bewerking gelogd wordt. Dit geldt van het bekijken van gegevens tot het wijzigen van gegevens. EPSVenue
5
Vanzelfsprekend is er een technische beveiliging op systeemniveau zoals https, certificaat, gescheiden database en applicatieserver.
Programmering Agenda In de agenda wordt een capaciteitsoverzicht gegeven van alle activiteiten. Dat is inclusief bouwdagen, rustdagen en commerciële verhuur. Voor alle zalen wordt in een overzichtelijk schema aangegeven in welke zaal, hoe laat, voor welk genre een activiteit gepland staat. Tevens wordt in de agenda aangegeven wat speciale dagen zijn zoals (school)vakanties, klassieke muziekweek enz. Met instelbare kleuren wordt aangegeven wat opgemerkt moet worden, zoals bijv. vervallen activiteiten, uitgevallen activiteiten enz.
De planning van een productie met activiteiten gaat in een aantal stappen en kan al vanaf het eerste contact opgenomen worden in de agenda. De minimumgegevens zijn een (werk)titel van de productie en een geplande datum. Uitbreiden en verrijken kan in een later stadium. Indien een productie vaker speelt, zoals bijvoorbeeld een musical, dan kan met één keer opvoeren een reeks activiteiten opgevoerd worden. Iedere EPSVenue
6
activiteit binnen de reeks kan eigen financiële afspraken hebben, bijvoorbeeld voor door-‐de-‐weekse uitvoeringen, in het weekend of matinee. Dit is ook van toepassing op de titel, subtitel, uitvoerenden, beschrijvende tekst. Deze kunnen voor een reeks activiteiten in één keer ingesteld worden en desgewenst per activiteit overschreven worden. Dit is onder andere van toepassing bij premières en een wisselende cast. Voor elke productie is het mogelijk om afzonderlijk het impresariaat voor de financiële afspraak als bureau voor marketing op te geven. Dat geldt voor de organisatie en ook de contactpersonen kunnen apart opgegeven worden. EPSVenue gaat zo veel mogelijk uit van veel gebruikte en de facto standaarden en sluit in dit geval aan bij de structuur van het UITburo waarbij elke productie, activiteit, impresariaat enz. een eigen CIDN heeft. Dit geldt eveneens voor coderingen die het Centraal Bureau voor Statistiek hanteert voor het indelen van labels en genre’s. Indien gewenst kan een eigen indeling gehanteerd worden. Elke activiteit heeft een speeltijd. Dit bepaald de definitieve bezetting van een zaal en gebruik van capaciteit. Er wordt eveneens rekening gehouden met bouwdagen, rustdagen, nazit en andere tijden dat de zaal bezet is ook als er niet gespeeld wordt. Er is een standaard instelling die eenvoudig aangepast kan worden.
EPSVenue
7
Bij het plannen kan ook al aangegeven worden wat de financiële afspraken zijn. Er wordt tevens direct een begroting getoond waarin uitgerekend wordt wat het impresariaat en het theater overhouden. Dus direct aan de telefoon met het impresariaat heeft het theater en het impresariaat al een inzicht in de mogelijke opbrengsten en kosten. Er kan desgewenst een proefborderel opgesteld worden. Deze kan bijvoorbeeld als pdf afgedrukt worden en direct verstuurd worden. Het is vanuit het planningsscherm direct mogelijk om rangen en tarieven op te voeren. Dit kan desgewenst ook afzonderlijk bij de prijzenschema’s. Het aantal rangen en tarieven is oneindig. In de praktijk is dit beperkt. Bij de berekening kunnen ook formules opgeven worden waarin afhankelijkheden gedefinieerd worden. Het uitgangspunt is het voltarief, ook wel normaaltarief genoemd. Het is tevens mogelijk om direct aan te geven of er sprake is van arrangementen waarbij een activiteit tegelijk verkocht wordt met bijvoorbeeld een diner, consumptie of anders. Arrangementen zijn ook vanuit de prijzenschema’s te beheren. Er wordt gebruik gemaakt van een gewogen gemiddelde per zaal van de rangverdeling, indien van toepassing, zodat met een verwachte zaalbezetting, gemiddeld tarief, verkoopkosten, auteursrecht , btw en contractgegevens een berekening wordt gemaakt. Het aantal typen afspraken (verhuur, garantie, partage, uitkoop enz. is allemaal beschikbaar en kan aangepast en uitgebreid worden naar behoefte). Ieder denkbaar financieel contract is mogelijk in EPSVenue.
EPSVenue
8
Tevens is het mogelijk om in de planning aan te geven wat taken en instructies zijn die overeengekomen worden met onder andere het impresariaat, culturele of zakelijke partners, specifieke afspraken met gezelschappen enz. Deze taken en instructies zijn aan de orde bij de voorbereiding en afhandeling van een optreden en komen op een duty rapoprt terecht.
EPSVenue
9
Tenslotte moet aangegeven worden wat de rangindeling, verkoopvolgorde en statusindeling is. Voor vrije zit moet ook opgeven worden wat het maximaal aantal tickets is dat verkocht kan worden. De verkoopvolgorde kan desgewenst volgens plattegrond of vrije zit. Bij de verkoop kan ook nog aangegeven wordt wat bij verkoop volgens Best Available Seat de mogelijkheden zijn zoals wel/niet rijonderbreken of in een beperkte straal een stoel zodat men altijd bij elkaar zit. De instellingen worden bij de stamgegevens opgegeven. Met de ticketlayout wordt aangegeven wat op het ticket afgedrukt moet worden. In het onderdeel over stamgegevens wordt verder ingegaan op de ticketlayout.
Overzicht
Het Overzicht dient als ondersteuning van de programmeur gedurende de planning om bij te houden of het aantal genres, activiteits-‐typen, locaties, en financiële afspraken aan de norm voldoet die het theater stelt. Ter ondersteuning in de onderhandelingen met het impresariaat is het mogelijk om het overzicht per impresariaat op te vragen en desgewenst af te drukken zodat het overleg aanzienlijk efficiënter verloopt. EPSVenue
10
In geel wordt gemarkeerd als producties nog niet afgestemd zijn of nog niet volledig ingevuld zijn. Het werk voor de programmeur wordt hierdoor een stuk efficiënter.
Begroting
Met de begroting wordt een overzicht geproduceerd met alle relevante gegevens voor het management. Hierin staan onder andere de financiële afspraken in detail, evenals de verwachte zaalbezetting, gemiddelde tariefprijs en opbrengsten. Nadat de financiële afspraken de status “begroting” hebben, kunnen die afspraken alleen nog gewijzigd worden tot aan de borderel is gemaakt. De begroting wijzigt niet als financiële afspraken wijzigen omdat financiële afspraken een status hebben (o.a. begroting, borderel). De begroting dient dan als input voor de verantwoording naar bijvoorbeeld de gemeente, stichtingsbestuur of commissarissen.
Relaties & Organisaties
EPSVenue beheert alle relaties in één bestand. Relaties zijn betalende klanten, leveranciers of anders (o.a. scholen, beslissing-‐nemers, geïnteresseerden, EPSVenue
11
nieuwsbrief-‐emailadressen enz.). Vervolgens zijn er twee gezichtspunten op de relaties: ofwel organisatie ofwel contactpersonen waarbij contactpersonen onderdeel kunnen zijn van een organisatie. De wijze waarop relaties geïdentificeerd worden is aan de hand van emailadres. Relaties zonder emailadres, krijgen een dummy emailadres. Van een relatie wordt uitgegaan van een aantal open standaarden voor standaardgegevens. Zo wordt voor het tussenvoegsel gebruik gemaakt van het bestand van de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA) voor de definitie ervan. Dit waarborgt een standaardisering. Er wordt eveneens gebruik gemaakt van een postcodetabel voor het opzoeken en notatie van adresgegevens. De postcodetabel is open source. Een relatie kan een onbeperkt aantal categorieën toegekend krijgen waardoor segmentering en doelgroepen zeer nauwkeurig te benaderen zijn. Per relatie kan het totaal aantal bestellingen opgevraagd worden.
EPSVenue
12
Financiële afspraken
Alle financiële afspraken kunnen apart beheerd worden. Dit is nodig omdat de afspraken in het planbord niet meer gewijzigd kunnen worden zodra een verkoop heeft plaats gehad. Wijzigen zijn alleen door geautoriseerde gebruikers mogelijk. Financiële afspraken hebben een status. Dit is er één van: 1. 2. 3. 4.
planning begroting wijziging na begroting borderel
Een financiële afspraak kan nooit een lagere status krijgen, alleen een hogere. Dit waarborgt een correcte begroting en ook de mogelijkheid om wijzigingen door te voeren die effect hebben op het resultaat.
EPSVenue
13
Rapportages Rapportages die specifiek van toepassing voor de planning en programmering worden hier opgegeven. Eén van de rapporten is het aantal opties. Het aantal ad hoc rapporten is oneindig. Alle rapporten kunnen bekeken worden als webpagina of geëxporteerd naar bijvoorbeeld Microsoft Excel.
Planning Middelen (techniek, AV etc.)
Functionaliteit moet nog uitgewerkt worden.
Capaciteitsplanning
Functionaliteit moet nog uitgewerkt worden.
Capaciteitsplanning naar exploitatie
Functionaliteit moet nog uitgewerkt worden.
EPSVenue
14
Verkocht en binnen
Bij het onderdeel verkocht en binnen is direct te zien bij een activiteit hoeveel tickets er verkocht zijn en hoeveel er al binnen zijn. Aan de hand van dit overzicht kan bepaald worden of de deuren al gesloten kan worden of dat er nog even gewacht moet worden. Tevens kan dir overzicht gebruikt worden in het geval van calamiteiten. De brandweer kan direct zien hoeveel mensen in het gebouw aanwezig zijn. Dit overzicht gaat uit van elektronische toegangscontrole, bijvoorbeeld met handscanners.
Productie Prijzenschema Een prijzenschema bestaat uit een combinatie van rangen en tarieven, toegekend aan één of meerdere activiteiten. In een prijzenschema kunnen de tarieven een start-‐ en einddatum hebben waarmee onder andere vroegboekkorting en last minute al vroeg ingesteld kan worden. Dit kan ook direct gedaan worden in het planningsscherm tot aan de eerste verkoop voor die activiteit. Het aantal rangen en tarieven is oneindig maar wordt in de praktijk beperkt. Hierbij zijn er vaker meer tarieven dan rangen in gebruik. In het scherm prijzenschema’s kunnen wijzigingen ook doorgevoerd worden nadat de verkopen voor een activiteit al gestart zijn. Dit scherm is alleen toegankelijk voor geautoriseerde gebruikers. Wijzigingen komen voor om tarieven toe te voegen nadat de verkoop al gestart is, bijvoorbeeld omdat er een actietarief geïntroduceerd wordt in samenwerking met een regionaal dagblad. Er zijn meerdere prijzenschema’s mogelijk bij één activiteit. Er zijn ook meerdere activiteiten mogelijk bij één prijzenschema. Het aantal prijzenschema’s
EPSVenue
15
is oneindig en het theater kiest zelf voor een geschikte toepassing, bijvoorbeeld een prijzenschema per contract met financiële afspraak. In een prijzenschema wordt uitgegaan van een voltarief. Andere tarieven zijn afgeleid van dit voltarief. Relaties tussen rangen en tarieven zijn mogelijk door gebruik te maken van formules. Het is bijvoorbeeld mogelijk om CJP standaard € 2,50 korting te geven. Arrangementen zijn een speciaal geval van tarieven omdat met dat tarief er een aanvullend product of dienst tegelijk mee verkocht wordt. Dit kan bijvoorbeeld een diner, consumptie, taxirit of programmaboekje zijn. Met de reservering van een tarief kan een email gestuurd worden naar de andere partij. Het restaurant hoeft bijvoorbeeld geen onderdeel te zijn van het theater. Hiermee is het mogelijk om de partner direct op de hoogte te stellen van een reservering.
EPSVenue
16
Plattegronden
De onderstaande functies zijn de stamgegevens. De beschrijving volgt bij de stamgegevens. De reden dat deze vermeld zijn bij de Productie is dat de geautoriseerde Productiegebruiker geen toegang hoeft te hebben tot alle stamgegevens maar wel de beschikking moet hebben om deze gegevens te wijzigen. In EPSVenue is het mogelijk om identieke functionaliteit een verfijnde autorisatie toe te kennen.
Rangschema’s Zie beschrijving bij stamgegevens.
Stoelblokkades Zie beschrijving bij stamgegevens.
Verkoopvolgorde Zie beschrijving bij stamgegevens.
Locatie
Zie beschrijving bij stamgegevens.
Ticketlay-‐outs
Zie beschrijving bij stamgegevens.
Verkoopkanalen
Deze functionaliteit is een kernfunctie in het verkoopbaar maken van activiteiten. In dit scherm komt een groot aantal gegevens bij elkaar waarin bepaald wordt wat wel en niet beschikbaar is. Uitgangspunt is dat er meerdere verkoopkanalen zijn. Een verkoopkanaal is een manier waarop verkoop plaatsvindt. Dat kan via de kassa, telefoon, internet zijn maar ook op een andere locatie of verkoop door derden. Per kanaal kan opgegeven worden of er een maximum aantal tickets van toepassing is, of serviceverkoop van toepassing is, de begin-‐, einddatum en de url na bevestiging. Een maximum aantal tickets kan van toepassing zijn via internet, bijvoorbeeld niet meer dan 9 tickets kunnen in één keer online besteld worden. In EPSVenue wordt onderscheid gemaakt tussen geen verkoop, automatische verkoop en service verkoop. Geen verkoop is van toepassing indien de stoelen niet beschikbaar zijn omdat op die plaats bijvoorbeeld een lichtinstallatie staat. Deze plaatsen kunnen door niemand verkocht worden. Automatische verkoop EPSVenue
17
betreft plaatsen die door iedereen verkocht kunnen worden. Plaatsen met het kenmerk automatische verkoop kunnen altijd via internet verkocht worden. Service verkoop is van toepassing op speciale plaatsen, bijvoorbeeld pers en rolstoelplaatsen. Deze plaatsen kunnen uitsluitend door kassamedewerkers verkocht worden. Per verkoopkanaal kan ingesteld worden of plaatsen met het kenmerk serviceverkoop beschikbaar zijn, of niet. Per verkoopkanaal kan opgegeven worden welke activiteiten beschikbaar zijn en welke niet. Per verkoopkanaal kan opgegeven worden welke tarieven beschikbaar zijn en welke niet. Per verkoopkanaal kan opgegeven worden welke klanten kunnen kopen en wie niet. Dit is onder andere van toepassing bij doelgroep marketing waarbij loyale bezoekers een voordeel gegund wordt. Per verkoopkanaal kan opgegeven worden welke producten beschikbaar zijn en welke niet. Per verkoopkanaal kan opgegeven worden welke betaalopties beschikbaar zijn en welke niet. Per verkoopkanaal kan opgegeven worden welke betaalopties voor de backoffice beschikbaar zijn en welke niet. Hiermee is het mogelijk om kassamedewerkers meer mogelijkheden ter beschikking te stellen dan kanaalkopers. Per verkoopkanaal kan opgegeven worden welke toeslagen en kortingen beschikbaar zijn en welke niet. Per verkoopkanaal kan opgegeven worden welke bezorgopties beschikbaar zijn en welke niet. Per verkoopkanaal kan opgegeven worden welke terugbetaalopties beschikbaar zijn en welke niet. Terugbetaalopties hoeven niet gelijk te zijn aan betaalopties. Bijvoorbeeld is excasso uitsluitend een terugbetaaloptie. Per verkoopkanaal kan opgegeven worden welke annuleringsopties beschikbaar zijn en welke niet. Per verkoopkanaal kan opgegeven worden welke berichten beschikbaar zijn en welke niet.
EPSVenue
18
Extra Kosten
Zie beschrijving bij stamgegevens.
Extra Kostentypes
Zie beschrijving bij stamgegevens.
Producten
EPSVenue is geheel ingesteld op de verkoop van tickets. Naast tickets zijn er ook andere producten en diensten die verkocht kunnen worden. Hiervoor de is mogelijkheid om producten en diensten op te voeren. Het is hiermee niet meer nodig om een activiteit of voorstelling aan te maken en te verkopen voor diners of programmaboekjes. Ticketverkopen en productverkopen zijn hiermee duidelijk onderscheiden. Producten / Artikelen In dit onderdeel wordt vastgesteld welke producten en artikelen in het assortiment opgenomen worden. Dit is inclusief productnaam, leverancier en
EPSVenue
19
omschrijvingen.
Inkopen Voor elk product dat verkocht gaat worden, moet het eerst ingekocht worden. Bij de inkoop moet het aantal, de inkoopprijs, de inkoper, de leverancier en leveringsdatum worden opgegeven. Hiermee is tevens een voorraadadministratie voor de producten in voorraad.
EPSVenue
20
Verkopen Nadat het assortiment bepaald is, de inkopen gedaan zijn, moet het product verkoopbaar gesteld worden. Hiervoor is een BTW percentage nodig en een verkoopprijs.
Annuleer activiteit
Bij het uitvallen van een activiteit kan in één keer een volledige activiteit ongedaan gemaakt worden. Hiermee worden alle reserveringen. De enige keuzes die gemaakt moeten worden is de betreffende activiteit en de terugbetaalmethode. Vervolgens wordt een overzicht getoond waarin gekozen kan worden welke kosten wel en niet teruggeboekt moeten worden. Het is bijvoorbeeld denkbaar dat wel de servicekosten teruggestort worden maar de bezorgkosten behouden blijven. Het criterium is welke kosten wel en welke kosten nog niet gemaakt zijn. Vervolgens wordt per verkoopkanaal de betreffende kosten berekend en eventueel teruggestort. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat servicekosten voor de kassa hoger zijn dan de servicekosten voor internet. Alleen de gemaakte kosten worden dan teruggeboekt.
EPSVenue
21
Bij de terugbetaalwijze wordt het rekeningnummer gekozen waarmee de laatste betaling gedaan is. Als er geen bekend rekeningnummer is, bijvoorbeeld omdat er contact of via creditcard betaald is, komen deze rekeningnummers op een lijst waarmee contact gezocht kan worden voor terugbetaling.
Marketing Intranet Indien van toepassing kan een intranet website onderhouden worden. De bespreking hiervan komt aan de orde bij het onderdeel CMS.
Internet
Indien van toepassing kan een intranet website onderhouden worden. De bespreking hiervan komt aan de orde bij het onderdeel CMS. Publiceer data Indien er een website is, kan er voor gekozen worden om de publieke website niet direct verbinding te laten maken met EPSVenue. Reden hiervoor kunnen zijn dat een fysiek gescheiden omgeving voor publieke website en theater te scheiden is veil
CMS
In EPSVenue zijn twee typen content die gepubliceerd worden. Als eerste is dat de beschrijving van de activiteiten met titel, uitvoerenden en beschrijvende tekst aangevuld met eventueel afbeeldingen. Onderdeel hiervan zijn de locaties, prijzen, rangen, genres enz.
EPSVenue
22
Als tweede is dat algemene content die beschrijvingen geven van onder andere het theater, routebeschrijving, ad hoc pagina’s enz. Het betreft hier de content van webpagina’s die niet specifieke over een activiteit gaan. Bijvoorbeeld intranet kan onderdeel zijn van het CMS. Contenttypen Met de Contenttypen kunnen voor de publieke website speciale kenmerken worden opgegeven.
Rapportages
De beschrijving hiervan komt terug in het onderdeel Management. Gedefinieerde rapportages kunnen hier geraadpleegd worden indien de gebruiker geen toegang heeft tot alle rapportages. Tekst voor prospectus Het is mogelijk om de tekst voor de prospectus direct uit EPSVenue te laten komen. De vormgever heeft dan aanzienlijk minder werk in Adobe Indesign of Quark XPress.
Mail van klanten
Met dit onderdeel wordt alle communicatie met de klanten gedaan. Mail van klanten, relaties, impresariaten enz. komt via de mailbox terecht in EPSVenue. Medewerkers kunnen zien wat de status is van de vragen en gezamenlijk werken aan de inkomende mail. Standaardantwoorden kunnen met een FAQ snel afgehandeld worden. Mail kan automatisch gecategoriseerd worden om afgehandeld te worden door deskundige medewerkers. Ten slotte kan de communicatie beschikbaar gesteld worden aan de geadresseerde zodat hij een overzicht en inzicht kan hebben in alle correspondentie die er ooit gevoerd is. De behandeling van de correspondentie vanuit één centraal punt is zeer efficiënt, krachtig en klantvriendelijk.
EPSVenue
23
Mediabeheer
Met het mediabeheer heeft de marketeer de mogelijkheid om alle afbeeldingen, audio, video of online content via bijv. youtube.com te beheren. Analoog aan de producties met activiteiten waarbij een beschrijving bij de activiteit die beschrijving van de productie overschrijft, is dat ook van toepassing op de EPSVenue
24
mediaelementen. Dus als er bijvoorbeeld een afbeelding is toegekend aan een productie en die productie heeft meerdere activiteiten, dan is die afbeelding voor alle afbeeldingen van toepassing. Als er afbeelding aan een specifieke activiteit wordt toegekend uit die reeks, dan wordt voor die activiteit alleen die afbeelding gebruikt. Vanzelfsprekend kan optioneel copyright, contactgegevens (van de fotograaf) en het bijschrift opgegeven worden. Mediaelementen kunnen onderdeel uitmaken van een collectie voor gebruik in specifieke toepassingen op bijvoorbeeld de website. Het voordeel van mediabeheer op deze wijze is dat afbeeldingen en andere mediaelementen overzichtelijk bij elkaar blijven en beheerd kunnen worden, inclusief de publieke website.
EPSVenue
25
Sales dashboard Verwachte verkopen Op basis van verkopen in het verleden kan per genre een verwachting worden gegeven wat het eindtotaal zal zijn voor specifieke voorstellingen, reeks van voorstellingen of het hele resterende seizoen. Dit middel geeft het theater de mogelijkheid om specifiek middelen in te zetten voor activiteiten die zo goed lopen als in de begroting opgegeven. Per activiteit wordt aangegeven wat de huidige verkopen zijn, de cumulatieve verkopen in dat genre gemeten in dagen voordat de activiteit speelt, de verwachting in tickets en de verwachte zaalbezetting als percentage van het totaal. Rood gemarkeerde items geven aan dat die activiteit onder het gemiddelde zit voor dat genre. Groen gemarkeerde items geven aan dat in de verwachting de bezetting meer dan 100% zou zijn, wat natuurlijk niet mogelijk is. Dit kan voorkomen als een favoriete voorstelling laat in het seizoen speelt en al in het begin van het seizoen vrijwel uitverkocht is. De statistische verwachting moet dan bijgesteld worden met werkelijke gegevens.
Mailingen EPSVenue heeft de mogelijkheid om nieuwsbrieven op te stellen en te versturen. Er zijn een aantal nieuwsbrieven te onderscheiden: op initiatief van het theater zijn er de kostenbesparende en informerende nieuwsbrief, op initiatief van de geïnteresseerde is er de informerende nieuwsbrief. Bij de nieuwsbrieven op initiatief van het theater stelt het theater de inhoud van de nieuwsbrief op, stelt een doelgroep samen, stuurt een test en uiteindelijk de nieuwsbrief.
EPSVenue
26
Indien het gaat om een kostenbesparende nieuwsbrief, bijvoorbeeld omdat een activiteit is uitgevallen, kan aan de bezoekers met een emailadres direct een bericht gestuurd. Voor de bezoekers zonder emailadres kan dan, indien telefoon of adres aanwezig, een bel-‐ en verzendlijst opgesteld worden om deze mensen te informeren. Het selecteren van een doelgroep is mogelijk door visueel een aantal kenmerken te verzamelen. Het is mogelijk om aan de hand van de volgende kenmerken relaties te selecteren: -‐ -‐ -‐ -‐ -‐ -‐
Activiteiten Afstand Categorieën Genres Periode Verkochte kaartjes
Tussen elk selectiecriterium zijn logische operatoren als NIET, EN of OF mogelijk. Men kan bijvoorbeeld alle bezoekers selecteren die naar Kabouter Plop geweest zijn maar niet naar Kruimeltje. Met betrekking tot de afstand is dit aan de hand van de postcode (van het theater) en een afstand in kilometer.
EPSVenue
27
Verkoop & Service
In het onderdeel Verkoop & Service wordt de ticketverkoop voor kassa en telefoon gedaan.
EPSVenue
28
Er zijn twee verkoopmogelijkheden: snel en volledig. De snelle verkoopmethode is een anonieme verkoop waarbij alleen de activiteit en de prijs geselecteerd worden. Deze is onder andere van toepassing bij de avondkassa of als er een grote drukte is. Bij de volledige verkoopmethode worden persoonsgegevens, bezorgopties, producten en betaalopties volledig ingevuld. Relaties kunnen ter plekke aangemaakt of gewijzigd worden. Het relatiescherm is geïntegreerd in het verkoopscherm. Vanzelfsprekend kunnen relaties geselecteerd worden. Zoekcriteria zijn postcode + huisnummer, (delen van) de naam, het emailadres, plaatsnaam. Bij een verkoop kunnen tarieven geselecteerd worden die beschikbaar zijn gesteld bij de Verkoopkanalen. Bij iedere selectie wordt het te betalen bedrag direct getoond. Het is ook mogelijk om heel gebied in één keer te selecteren, bijvoorbeeld 150 stoelen. Bij de betaalopties is het mogelijk betalingen te stapelen, bijvoorbeeld de PODIUM Cadeaukaart en een PIN transactie. Indien er één betaaloptie is, hoeft de kassamedewerker slechts te klikken op de gewenste betaaloptie en het bedrag wordt direct ingevuld. De kassamedewerker hoeft dus niet uit te rekenen wat het te betalen bedrag moet zijn. Dit voorkomt fouten en is gebruiksvriendelijk.
EPSVenue
29
Bij het verkoopscherm is informatie beschikbaar voor verkoper en duty manager. Hierin staat onder andere het aantal beschikbare en verkochte stoelen voor automatische verkoop en service verkoop, instructies en taken en relevante informatie voor de verkopers en duty managers. Het is mogelijk meerdere verkoopvenster tegelijk open te hebben. Ieder venster heeft een eigen sessie waardoor verkoop voor meerdere kanalen tegelijkertijd mogelijk is. Dit is onder andere van toepassing bij kassa en telefonische verkoop of waarbij voor meerdere partijen tickets verkocht worden.
Verkoop Kassa
Deze functionaliteit toonde activiteiten en kosten specifiek voor het verkoopkanaal Kassa.
Verkoop UITburo Kassa
Deze functionaliteit toonde activiteiten en kosten specifiek voor het verkoopkanaal UITburo.
Recente verkopen
Bij Recente verkopen worden alle verkopen getoond met de laatste als eerste. In het detailscherm zijn de volgende items in detail te bekijken en desgewenst te wijzigen: -‐ -‐ -‐ -‐
Relatie Bestelling Facturen Betalingen
EPSVenue
30
-‐ -‐
Leveringen Historie
De Relatie is al eerder besproken (zie aldaar). In de tab Bestellingen is een overzicht van alle tickets bij een activiteit. Als eerste worden de activiteiten getoond, als laatste de kosten bij de bestelling. Bestellingen kunnen in elk opzicht gewijzigd worden. De tab Bestellingen toont altijd de actuele bestelling. Als een bestelling gewijzigd is, staan de wijzigingen bij de tab Historie. In de tab Facturen worden de facturen getoond die een financieel verslag geven van de bestelling. Facturen kunnen een eigen header/footer hebben of geheel in een andere taal (bijv. Duits) zijn opgesteld. De kassamedewerker kiest op het moment van factureren voor een factuurlayout. In de tab Betalingen staan de betalingen die bij de factuur horen. Hier staan ook administratieve betalingen bij als aflettering. Bij de betalingen kan doorgelinked worden naar de specifieke betaalregel. Kassamedewerkers kunnen hier (beperkte) handelingen uitvoeren als het op SUCCESS zetten van een betaling. Bij de tab Leveringen staat of en hoe de tickets geleverd zijn. In de tab leveringen is ook een knop met daarop het openstaande bedrag en print. Dit is van toepassing als mensen aan de kassa komen die eerdere telefonisch besteld hebben. De kassamedewerker kan direct zien wat het openstaande bedrag is en door op de knop te drukken wordt de bestelling op SUCCESS gezet en de tickets afgedrukt. Vanzelfsprekend is er ook een knop om alleen tickets af te drukken zonder de bestelling op SUCCESS betaald te zetten. Het is te allen tijde mogelijk om eTickets te leveren. De tab Historie bevat alle wijzigingen, indien een bestelling gewijzigd is.
EPSVenue
31
Relaties
Dit is eerder besproken bij Relaties. Organisaties Dit is eerder besproken bij Organisaties.
Mijn verkopen
De functie Mijn Verkopen toont de Recente verkopen specifiek voor de verkoper. Dit kan gebruikt worden als de verkoper sommige verkopen nog moet aanpassen of afmaken. Hij ziet dan de recente verkopen die hij gedaan heeft.
Dutyrapporten
De functionaliteit Dutyrapporten toont de taken, instructies en andere relevante informatie die voor hem relevant is.
Verkoop Internet Deze functionaliteit toonde activiteiten en kosten specifiek voor het verkoopkanaal Internet. EPSVenue
32
Wachtrij
De wachtrij toont reserveringen die via de wachtrij afgehandeld worden. Reserveringen in de wachtrij worden altijd via Best Available Seat geplaatst. Nog niet geprinte tickets Deze functionaliteit toont een werklijst van tickets die nog geprint moeten worden voor de reserveringen. Deze werklijst is nodig omdat tickets niet automatisch afgedrukt worden, behalve de eTickets. Verwerken wachtrij De wachtrij wordt in een batch proces verwerkt. Indien gewenst kan de batch aangeroepen worden. Dit is van toepassing onder andere als het heel druk is en de batchperiode te ruim is ingesteld. Het verwerken van de wachtrij kan zodanig ingesteld worden dat de belasting minimaal is door een minimaal aantal resources te eisen voordat begonnen wordt met de verwerking. Bijvoorbeeld kan de eis gesteld worden dat bij minder dan 80% van de beschikbare resources, er geen batch proces uitgevoerd moet worden. Deze optie is om de load op het systeem in piektijden te ontlasten door middel van load balancing.
Financiën Het onderdeel Financiën wordt gebruikt door onder andere de administratieafdeling.
Mijn Kasopmaak
De functie Mijn Kasopmaak toont de Financiële rapportage voor de huidige gebruiker. Deze functie is een korte link naar de rapportage zodat de kassamedewerker kan controleren of alle verkopen correct geregistreerd zijn. Een verdere beschrijving volgt bij Betaalregels.
Facturen De functie facturen geeft een overzicht van alle facturen die er zijn, inclusief creditnota’s. De factuur wordt geprint met de factuur lay-‐out die de kassamedewerker gekozen heeft. Als er niets gekozen is, is de standaard-‐lay-‐out van toepassing. Er kan gezocht worden op bestelnummer en factuurnummer.
EPSVenue
33
Betalingen
Bij de betalingen wordt een overzicht gegeven van alle betalingen. Afhankelijk van de autorisatie heeft men meer of minder mogelijkheden met een betaling. Kassamedewerkers kunnen een betaling altijd op SUCCESS zetten. Medewerkers van de administratie kunnen ook betalingen toevoegen bij een factuur of bedragen aanpassen. Om medewerkers ten dienste te zijn, wordt altijd het openstaande bedrag bij een factuur getoond. Op deze manier kan een factuur aangevuld worden met het te betalen bedrag of een nieuwe betaling aanmaken zodat de som van de te betalen bedragen overeenkomt met het gefactureerde bedrag. Tevens kan bij een betaling met status OPEN direct een emailbericht gestuurd worden met het verzoek de betaling te voldoen. De standaardtekst wordt bij de stamgegevens ingevuld.
EPSVenue
34
AI Batches
De functionaliteit AI Batches betreft het innen van betalingen met Automatische Incasso (AI) of voor excasso’s. Voor klanten die gekozen hebben voor automatische incasso, wordt hier de batch aangemaakt die naar de bank wordt gestuurd.
EPSVenue
35
De instellingen die bij de batch horen zijn via de stamgegevens instelbaar zodat dit altijd past bij het contract wat het theater heeft met de bank. Bovendien is het zelf instelbaar. Instellingen zijn onder andere het maximum bedrag per betaalregel, het maximum totaalbedrag, maximum aantal betaalregels, gegevens theater enz. Van elke batch wordt een rapport gemaakt met de betalingen die daar in opgenomen zijn. Als blijkt dat een betaling gestorneerd is, kan de medewerker deze uit de batch halen. De betaling wordt dan niet op SUCCESS gezet maar krijgt nog een keer de status AI BATCH en wordt meegenomen in de volgende batchopdracht. Van storneringen wordt bij de betaling een opmerking gemaakt zodat de medewerker kan zien hoe vaak een betaling al gestorneerd is.
EPSVenue
36
Ongeldige rekeningnummers
Deze functie is van toepassing als er een complete activiteit in één keer geannuleerd wordt. Het is dan mogelijk dat niet van alle bezoekers het bankrekeningnummer bekend is (omdat er contact of met creditcard betaald is). Hiermee kan dan een lijst geproduceerd worden om die relaties te benaderen.
Facturen en factuurregels
De functie Facturen en Factuurregels is een speciaal rapport voor facturen. In dit rapport worden, aan de hand van selectiecriteria, totalen getoond. Uitgangspunt is dat het moment van factureren het moment is van fiscaal omzet nemen. Deze rapportage heeft derhalve ook fiscale consequenties. Indien er voor derden is gedaan, kan die eventueel uitgesloten worden voor de omzetberekening. Bij elk rapport staan de selectiecriteria afgedrukt, inclusief rapportdatum zodat de accuraatheid van het rapport vastgesteld kan worden. Het rapport kan als .csv bestand gedownload worden. In dat .csv bestand staan alle factuurregels die opgenomen zijn in de totaalberekening. Het rapport kan ook als .html bestand gedownload worden. Dit kan handig zijn als het rapport niet te groot is. Als het rapport heel veel factuurregels bevat, kan het niet geopend worden door beperkingen van de browser.
EPSVenue
37
Betaalregels
De functie Betaalregels is een speciaal rapport voor betalingen. In dit rapport worden, aan de hand van selectiecriteria, totalen getoond. Bij elk rapport staan de selectiecriteria afgedrukt, inclusief rapportdatum zodat de accuraatheid van het rapport vastgesteld kan worden. In het rapport wordt per betaalmethode, betaalstatus, verkoper de totalen getoond. Details staan in het .csv of .html bestand. Het rapport kan als .csv bestand gedownload worden. In dat .csv bestand staan betaalregels die opgenomen zijn in de totaalberekening. Het rapport kan ook als .html bestand gedownload worden. Dit kan handig zijn als het rapport niet te groot is. Als het rapport heel veel betaalregels bevat, kan het niet geopend worden door beperkingen van de browser.
EPSVenue
38
Kasopmaak (verschillen)
Dit rapport toont de verschillen tussen bestelling en betaling. Verschillen kunnen ontstaan doordat een onjuist bedrag is opgevoerd of anders.
Borderel
De borderel toont zowel de proefborderel als de actuele borderel. De proefborderel wordt gemaakt op basis van verwachtingen. De actuele borderel op basis van de actuele stand van zaken.
EPSVenue
39
Als onderbouwing zijn er de rangen en tarieven die verwacht, dan wel verkocht zijn. Iedere borderel kan een eigen opmaak hebben en eigen tekst. Standaardtekst wordt bij de stamgegevens opgegeven.
Rapportages
Er zijn diverse rapportages beschikbaar voor Financiën.
Management Stamgegevens Prijzenschema De functionaliteit Prijzenschema is eerder al beschreven.
EPSVenue
40
Verantwoordelijke Beheer van de verantwoordelijken. Verantwoordelijken zijn personen die verantwoordelijk zijn voor bijvoorbeeld commerciële verhuur, programmering enz. Rangnamen Met de functionaliteit Rangnamen worde de rangen beheerd. Rangen hebben een naam en een volgorde. Het aantal rangen is oneindig maar in de praktijk beperkt. Voor vrije zit is er één rang. Er kan een standaardprijs worden opgegeven, dit kan een vast bedrag zijn, bijv. € 21,50 (geef als decimaal een . (punt), dus 21.50). Dit kan ook een formule zijn, bijv. =-‐1.5 of =-‐10%. Deze formule heeft dan betrekking op de voorgaande rang. De rangvolgorde wordt bepaald door de volgorde. Rangen kunnen een kleur hebben voor het tonen in de plattegrond.
EPSVenue
41
Tarieven Met de functionaliteit Tarieven worden de tarieven beheerd. Tarieven hebben een naam en een volgorde. Een standaardprijs kan opgegeven worden en overschreven worden bij het gebruik. Met toegangscontrole kan aangegeven worden of bij het scannen van het ticket er een signaal af moet gaan om de pas te tonen. Tenslotte is het mogelijk om tarieven aan verkoopkanalen toe te kennen.
Instellingen Met de functie instellingen worden instellingen voor EPSVenue opgegeven. Deze instellingen bepalen gedragingen van EPSVenue, theatergegevens, contractgegevens, foutmeldingen enz. Voor een volledige lijst, raadpleeg de online help.
EPSVenue
42
Activiteiten-‐statussen Met de functie Activiteit-‐statussen kunnen de statussen voor de activiteit ingesteld worden. Deze zijn van toepassing bij het de planning van activiteiten. Het kenmerk “verkoopbaar?” geeft aan of een activiteit met de betreffende status verkocht kan worden, of niet. Verkoopstatus Met de functie Verkoopstatus kunnen de statussen voor de verkoop (=bestelling) ingesteld worden. Deze zijn van toepassing bij de verkopen. Het kenmerk “is definitief?” geeft aan dat een bestelling met de betreffende status niet meer gewijzigd kan worden. Het kenmerk “factuurstatus” geeft aan dat, afhankelijk van de gekozen verkoopstatus, er een verkoopstatus aan gerelateerd is. Verkoopkanalen De functionaliteit verkoopkanalen is eerder besproken. Factuurvoetteksten Met de functionaliteit Factuurvoetteksten kunnen teksten ingesteld worden die afgedrukt worden op de factuur. Dit kan zijn van een herinnering tot aan meertalige facturen. Ticketlay-‐outs Met de functionaliteit Ticketlay-‐outs kan de inhoud en vormgeving van de tickets ingesteld. Afbeeldingen en logo’s zijn mogelijk op de tickets, afhankelijk van de ticketprinter. De volgende variabelen zijn te gebruiken. $activitynr$ activiteitennummer $guestnr$ gastnummer $ticketnr$ ticketnummer prijs per stuk, bijv. ticketprijs voor 1 $unit_price$ persoon $location_name$ naam van de locatie $production_name$ naam van de productie $production_title$ titel van de productie
EPSVenue
43
$production_subtitle$ $production_performers$ $start_date$ $rank_name$ $tariff_name$ $seat_name$ $rownr$ $seatnr$
subtitel van de productie uitvoerenden van de productie dagnaam, datum en tijd van het begin van de voorstelling rangnaam tariefnaam naam van de stoel het rijnummer van de stoel het stoelnummer van de stoel
De ticketlay-‐out wordt gebruikt in het planningsscherm. Landen Met de functionaliteit Landen kunnen de landen ingesteld worden. EPSVenue maakt, waar mogelijk, gebruik van open standaarden. Voor de landen wordt gebruik gemaakt van ISO-‐3166. Voor informatie over deze standaard, zie www.iso.org/iso/country_codes.htm Locaties Met de functionaliteit Landen kunnen de zalen en locaties (niet alle locaties zijn zalen, bijvoorbeeld een park, kerk, stadion enz.) ingesteld worden. Het is mogelijk gebruik te maken van een CIDN voor de locatie. Voor een gewogen gemiddelde voor de begroting kan aangegeven worden wat de rangverdeling is. Bijvoorbeeld bij 3 rangen is 70% van de zaal eerste rang, 25% tweede rang en 5% derde rang. Bij de berekening van de begroting wordt dan de zaalbezetting gewogen naar de verdeling van het aantal plaatsen in een rang.
EPSVenue
44
Verkoopoptie Met de functionaliteit verkoopoptie kunnen de statussen van de stoelen ingesteld worden. Deze functionaliteit is alleen toepassing bij geplaceerde zalen. Er zijn 3 geldige statussen: -‐ -‐ -‐
geen verkoop serviceverkoop automatische verkoop
Elke status kan een eigen symbool hebben zodat het visueel herkend kan worden in het tonen van de plattegrond.
EPSVenue
45
Geen verkoop betekent dat plaatsen niet beschikbaar zijn voor verkoop, bijvoorbeeld omdat er een lichtinstallatie staat. Serviceverkoop betekent dat de plaatsen alleen via de kassa of telefonische verkoop verkocht kunnen worden. Automatische verkoop betekent dat de stoelen ook beschikbaar zijn voor internet verkoop. Plattegronden Deze functionaliteit is alleen toepassing bij geplaceerde zalen. Stoelen in de zaal Met de functionaliteit Stoelen in de zaal kunnen de stoelen in de zaal ingesteld worden. Kenmerken zijn naam van de stoel, stoelnummer, rijnummer en x en y coördinaten. Rangschema’s Met de functionaliteit Rangschema’s kan aan de stoelen in de stoel een rangindeling toegekend worden. Het is mogelijk om rangindelingen te kopiëren waardoor snel nieuwe indelingen gemaakt kunnen worden. In de praktijk wijzigen rangindelingen niet vaak en hoeven ze maar één keer ingesteld te worden. Verkoopvolgorde Met de functionaliteit Verkoopvolgorde kan de volgorde van de verkoop van de stoelen ingesteld worden indien Best Available Seat van toepassing is. De beste plaatsen hebben het laagste nummer, de slechts plaatsen het hoogste. De fijnmazigheid is aan het theater om te bepalen. Het minst fijnmazig is dat alle stoelen hetzelfde nummer hebben, het meest fijnmazig is als alle stoelen een verschillend nummer hebben. Stoelblokkadestatussen Met de functionaliteit stoelblokkadestatussen kan de stoelblokkadestatus van de stoel ingesteld worden. Voorkomende stoelstatussen zijn bijvoorbeeld: vrije verkoop, directieplaatsen, rolstoelplaatsen, journalisten, geluidsplaatsen enz. Elke status gaat gepaard met een verkoopoptie (zie aldaar) waarmee aangegeven kan worden of de stoel met die status wel/niet/serviceverkoop betreft. Het aantal statussen is oneindig maar in de praktijk beperkt.
EPSVenue
46
Stoelblokkade Met de functionaliteit stoelblokkade kan de verkoopstatus van de stoel ingesteld worden. Hiervoor wordt per stoel een stoelblokkadestatus (zie aldaar) aangegeven. BTW Met de functionaliteit BTW kunnen de BTW percentages ingesteld worden. Extra kosten Met de functionaliteit Extra kosten worden de extra kosten ingesteld. Extra kosten zijn altijd van een (of meerdere) bepaalde types (zie aldaar). Het is mogelijk om aan te geven of de extra kosten gerelateerd zijn aan een ticket, voorstelling of reservering; of het een percentage betreft. Tevens is het mogelijk om minima en maxima op te geven. Dit kan bijvoorbeeld van toepassing zijn bij het berekenen van servicekosten waarbij een maximum van 10 x de ticketprijs ingesteld wordt. Een voorbeeld van kosten per reservering kunnen de kosten zijn die gepaard gaan met een betaalmiddel, zo kan voor automatische incasso een opslag berekend worden die dan voor de reservering van toepassing is en niet per ticket. Verder zijn er voor de verschillende kostensoorten nog een aantal kenmerken zoals factuur, BTW bedrag (inclusief of exclusief) en rekeningnummer.
EPSVenue
47
Extra kostentypes Met de functionaliteit Extra kostentypes kunnen de kostensoorten gedefinieerd worden. Deze zijn van toepassing bij de extra kosten (zie aldaar).
EPSVenue
48
Genre, Labels CBS codes Met de functie CBS codes worden de CBS codes ingesteld. De CBS codes zijn de codes die het Centraal Bureau voor Statistiek gehanteerd om producties te classificeren. De CBS codes zijn een van de open standaarden waar EPSVenue zich aan committeert. Genres Met de functionaliteit Genres kunnen de genres ingesteld worden. Genres zijn een classificatie van de producties. Genres kunnen een kleur krijgen die getoond kan worden in overzichten als planningsoverzicht en plattegronden. Het aantal genres is in onbeperkt maar in de praktijk zal dat wel het geval zijn. Labels Met de functionaliteit Labels kunnen de labels ingesteld worden. Labels zijn een classificatie van de producties en verbijzondering van het genre. Het theater kan de labels zelf instellen. Er is een onbeperkt aantal labels mogelijk. Activiteits-‐typen Met de functionaliteit Activiteits-‐typen kunnen de activiteit-‐typen ingesteld worden. Activiteits-‐typen zijn een classificering van de activiteit met betrekking tot beheer van de capaciteit en activiteit. Tevens wordt aangegeven of de activiteit met het gekozen activiteits-‐type verkoopbaar is, of niet. Zo zijn bijvoorbeeld “Publieksvoorstellingen” wel verkoopbaar maar “bouwdagen” niet. Activiteits-‐type extra Met de functionaliteit Activiteits-‐type extra worden de extra activiteits-‐typen ingesteld. Extra activiteits-‐typen zijn een aanvulling op de activiteits-‐typen (zie aldaar).
EPSVenue
49
Betaalstatussen Met de functie Betaalstatussen kunnen de statussen van de betalingen beheerd wordt. De status van een betaling geeft aan in welke fase een betaling zich bevind. Sommige betaalstatussen kunnen handmatig geselecteerd worden, bijv. OPEN en SUCCESS, andere betaalstatussen worden door het EPSVenue bepaald, bijvoorbeeld BATCH AI als een betaling voor automatische incasso naar bank is gestuurd. Omzet aan de hand van betalingen kan berekend worden door de betaalstatussen OPEN, BATCH AI en SUCCESS op te tellen. Sommige betaalstatussen zijn definitief en kunnen niet meer gewijzigd worden, zoals bijvoorbeeld SUCCESS of FAILURE. Andere betaalstatussen kunnen wel gewijzigd worden, zoals bijvoorbeeld OPEN.
EPSVenue
50
Financieel Financiële afspraken Met de functie Fianciële afspraken kunnen de formules en definities van de financieële afspraken bepaald worden. De invulling van de variabelen is de feitelijke financiële afspraak. Hier gaat het om de definitie ervan. EPSVenue maakt het mogelijk om onbeperkt flexibel om te gaan met financiële afspraken. Dit is mogelijk doordat de definitie van de afspraak als –leesbare– PHP code wordt bewaard.
Financiële status Met de functie Financiële status kan de status van een financiële afspraak beheerd worden. Alle financiële afspraken kunnen apart beheerd worden. Dit is nodig omdat de afspraken in het planbord niet meer gewijzigd kunnen worden zodra een verkoop heeft plaats gehad. Wijzigen zijn alleen door geautoriseerde gebruikers mogelijk. EPSVenue
51
Financiële afspraken hebben een status. Dit is er één van: 1. 2. 3. 4.
planning begroting wijziging na begroting borderel
Een financiële afspraak kan nooit een lagere status krijgen, alleen een hogere. Dit waarborgt een correcte begroting en ook de mogelijkheid om wijzigingen door te voeren die effect hebben op het resultaat.
Dashboard
Met de functie Dasboard worden een aantal rapportages beschikbaar gesteld waarvan het theater besloten heeft dat deze van belang zijn om op te sturen, de zogenaamde Key Performance Indicators (KPI). De rapportage van de KPI’s kan voor elk theater apart ingesteld worden, afhankelijk wat men van belang vind om op te sturen. Alle rapportages zijn real time, dus de actuele stand van zaken wordt getoond. Begroting De begroting toont de begroting van het lopende seizoen. Totaal verkopen De totale verkopen tonen de totale verkopen. Prognose vs. Actueel De prognose vs. actueel toont de begroting met de actuele resultaten, inclusief bezoekersaantallen, bruto/netto recette. Verkopen per Activiteit De verkopen van een enkele activiteit met alle details zoals gast, plaatsen, ticketnummers, tarieven, betalingen enz. Facturering grafisch Een grafisch overzicht van de inkomsten. Het overzicht is afzonderlijk en cumulatief per jaar, maand, week, dag, uur.
EPSVenue
52
Tickets grafisch Een grafisch overzicht van de ticketverkoop. Het overzicht is afzonderlijk en cumulatief per jaar, maand, week, dag, uur. Overige actueel De verkopen van de commerciële verhuur, verder identiek aan de Verkopen per activiteit (zie aldaar).
Relaties Categorieën Met de functie Relatiecategorieën kunnen de categorieën van een relatie beheerd worden. Relatiecategorieën zijn classificeringen van een relatie. Het aantal categorieën is onbeperkt. Voorbeelden zijn “bedrijf”, “gast”, “prospectus nieuwe seizoen opgestuurd”, “overleden” of “wanbetaler”. Het is mogelijk om een ikoon toe te kennen aan een categorie. Dit ikoon verschijnt dan als de relatie opgevraagd wordt. Dit is onder andere van toepassing bij reserveringen zodat wanbetalers opvallen en er maatregelen getroffen kunnen worden. De relatiecategorieën worden gebruikt bij relaties (zie aldaar).
EPSVenue
53
Postcodes Met de functie postcodes kunnen de postcodes beheerd worden. De postcodetabel is gevuld voor Nederland maak kan in principe aangevuld worden met postcodes in het buitenland. De bron van de postcodetabel is open source en afkomstig van http://kvdb.net/ Onderdeel van de postcodetabel zijn de geografische coördinaten latitude en longitude waarmee het mogelijk is afstanden te bereken tussen postcodes, bijvoorbeeld alle bezoekers in een straal van 20km van het theater. Tussenvoegsels Met de functie tussenvoegsels worden de tussenvoegsel beheerd. Tussenvoegsels zijn tussen de namen van voornaam en achternaam. De tabel bevat alle voorkomende tussenvoegsels in Nederland. EPSVenue sluit waar mogelijk aan bij open standaarden. Voor de tussenvoegseltabel is gebruik gemaakt van gegevens van het Agentschap BPR belast met de Gemeentelijke Basis Administratie (NL)
EPSVenue
54
Kleurenwijzer
Deze functionaliteit is een hulpmiddel voor applicatiebeheerders en applicatie-‐ inrichters om kleurenschema’s te kiezen die op elkaar zijn afgestemd om bijvoorbeeld te contrasteren of niet.
Rapportages
Het aantal rapportages is oneindig. In de praktijk zullen er een aantal standaardrapportages zijn, aangevuld met ad hoc rapportages. Aangezien niet alle gebruikers geautoriseerd zijn voor het onderdeel Management, hebben andere onderdelen een eigen verzameling toegespitste rapportages. Rapportages kunnen als webpagina opgevraagd worden of als .xml bestand. XML bestanden kunnen direct in Microsoft Excel ingelezen worden.
Beheer Beheer deze applicatie
EPSVenue is zeer flexibel wat betreft indeling en integratie met bestaande (web)applicaties. Hierbij kan de veiligheid zeer goed gewaarborgd worden.
EPSVenue
55
SaaS Privileges
Met de functie SaaS Privileges kunnen privileges beheerd worden voor meerdere partijen. Deze functionaliteit is basis voor de autorisatie in EPSVenue.
Business rules
Met de functie Business rules worden de regels ingesteld volgens dewelke EPSVenue moet reageren op acties van gebruikers. Bij de business rules zijn ook (fout)meldingen als aan de regel niet voldaan wordt.
EPSVenue
56
Aantal keer voorgekomen De functie Aantal keer voorgekomen geeft een rapport van het aantal keer dat (fout)meldingen getoond worden. Dit kan een indicatie zijn dat een scherm niet gebruiksvriendelijk genoeg is en verbeterd moet worden.
Codeer parameters
Met de functie Codeer parameters kunnen gecodeerde parameters gemaakt worden. Deze functie is van toepassing voor de applicatiebeheerder.
Schermen Met de functie Schermen worden de schermen beheerd in EPSVenue. Hierin staat onder andere de help gedefinieerd voor het scherm. Ieder scherm heeft verder een titel, een label om een item toe te voegen of verwijderen en een bestandsnaam.
EPSVenue
57
Als er geen tekst is opgevoerd bij het voeg toe label, dan kan er ook niets toegevoegd worden.
Hulpmiddelen
De functie hulpmiddelen stelt ontwikkelaars in de gelegenheid om zelfstandig functionaliteit toe te voegen aan EPSVenue door middel van javascript. Voorbeelden zijn onder andere een prullenmand op de desktop waarin items verwijdert kunnen worden.
Help Items
Ieder item op het scherm en in de database heeft een label dat getoond wordt op het scherm. Met deze functie is de zichtbare tekst, uitgebreide tekst en toelichting aan te passen. Help items maken optioneel gebruik van Business rules (zie aldaar). Hiermee kan een item op een scherm gedefinieerd worden als dat het moet voldoen aan regels en als die gebroken worden, wordt een (fout)melding aan de gebruiker getoond. De help items verschijnen ook in de online documentatie bij EPSVenue.
Groepen
Het beheer van groepen voor de autorisatie. Per groep kunnen privileges ingesteld worden voor gegevensbewerking: -‐ -‐ -‐ -‐
aanmaken opvragen bijwerken verwijderen
Gebruikers De geautoriseerde gebruikers van EPSVenue. Gebruikers zijn in groepen en groepen hebben privileges.
Web services Het beheer van de web services is op gebruikersniveau en op IP adres.
EPSVenue
58
Datatypen
Met de functie Datatypen kunnen datatypen beheerd worden. Hiermee kan een metamodel gedefinieerd worden voor zelf toe te voegen kolommen.
Help Uitloggen Met deze functie wordt uitgelogd uit EPSVenue.
Mijn Kwaliteitsverbetering Alle verbeteringen Gebruikers kunnen issues en suggesties voor kwaliteitsverbeteringen voorstellen. De status en voortgang kunnen zij zelf volgen. Statistieken EPSVenue heeft kwaliteit van de code hoog in het vaandel staan. Periodiek (wekelijks) wordt er een automatische review gedaan van de code, de database, functiepunten en werkdruk. De verschillen geven de kwaliteit en wijzigingen aan.
EPSWiki
EPSVenue heeft een eigen wiki waarin user generated content en diverse content die niet direct gerelateerd is aan de online help in bewaard, aangevuld en geraadpleegd kan worden.
Over EPSVenue
Deze functie toont de online documentatie van EPSVenue, inclusief help items (zie aldaar), de instellingen en schermen.
EPSVenue
59
Index
A
K
Administratie: afletteren, 31 Arrangementen, 8, 16 audit, 5 autorisatie, 5, 17, 34, 56, 58
Kassa, 5, 17, 21, 28, 30, 31, 46; avondkassa, 29 kortingen, 18 KPI: Key Performance Indicators, 52
L
B leveringen, 31 load balancing, 33 loyale bezoekers, 18
begroting, 8, 11, 13, 26, 44, 52 Best Available Seat, 10, 33, 46 Betaalopties, 18, 29; automatische incasso, 35; excasso, 18, 35 Betaalregels, 33, 38 Betalingen, 30, 31, 34 Borderel, 11, 13, 39, 40, 52; proefborderel, 8, 39
M Marketing: Doelgroep marketing, 18 Mediaelementen, 25; afbeelding, 25
C
N
calamiteiten, 15 capaciteit, 7, 49 CBS, 7, 49 Centraal Bureau voor Statistiek, 7, 49 CIDN, 7, 44 CMS, 22, 23 contactpersonen, 7, 12 content, 22, 23, 24, 59
Nieuwsbrieven: mail, 23
P planning, 5, 6, 9, 10, 13, 14, 43, 52 Postcodetabel: afstand, 27; geografische coördinaten, 54; latitude, 54; longitude, 54 premières, 7 producten, 18, 19, 20, 29
D diensten, 19 Documentatie, 5; EPSWiki, 5, 59; Help, 58, 59 duty manager, 30
R rangen, 8, 15, 16, 22, 40, 41, 44; formules, 8, 16, 51 rangindeling, 10, 46 Rapportages, 14, 23, 40, 55; real time, 52 rekeningnummer, 22, 47 Relatie: categorieën, 12, 27, 53, 54 Relaties: organisaties, 11, 32
E EPSVenue, 1, 5, 7, 8, 11, 17, 19, 22, 23, 26, 42, 44, 49, 50, 51, 54, 55, 56, 57, 58, 59 eTickets, 31, 33
F
S
facturen, 31, 33, 34, 37, 43, 47; factuurlayout, 31 flexibel, 5, 51, 55
stamgegevens, 10, 17, 19, 34, 36, 40 Standaarden: ISO-‐3166, 44; open standaarden, 12, 44, 49, 54 Storneringen, 36
G gebruiksvriendelijk, 29, 57 Gemeentelijke Basis Administratie, 12, 54 grote drukte, 29
T taken, 9, 30, 32 tarieven, 8, 15, 16, 18, 29, 40, 42, 52; actietarief, 15; formules, 8, 16, 51; last minute, 15 telefoon, 8, 17, 27, 28 Tickets, 10, 15, 17, 19, 26, 30, 31, 33, 43 toegangscontrole, 15, 42 toeslagen, 18
I impresariaat, 7, 8, 9, 10 Inkopen, 20 instructies, 9, 30, 32
EPSVenue
60
U
verkoopprijs, 21 verkoopvolgorde, 10 Verkopen: Automatische verkoop, 17, 46; cumulatief, 26; Geen verkoop, 17, 46; piektijden, 33; recente, 30, 32; Service verkoop, 18 voltarief, 8, 16 vroegboekkorting, 15
UITburo, 7, 30
V verkoop door derden, 17 Verkoopmethode: anonieme verkoopmethode, 29; snelle verkoopmethode, 29; volledige verkoopmethode, 29
EPSVenue
61
