FORRÁS.Net Pénzügy – főkönyv alrendszer adatbázisváltás
Tisztelt Főigazgató- helyettes Asszony/ Úr!
Tájékoztatom, hogy a Forrás.Net 2016. évi adatbázis a mai naptól a Szakképzési Centrumok felhasználói számára biztosított. A 2016. évi adatbázis a 2016. évi jogszabályi változások alapján tartalmazza a számlatükröt, pénzügyi jogcímet, ERA kódot és az egyedi gyűjtő törzset. A 2016. évi adatbázis pénzügyi és főkönyvi alrendszerének alkalmazása előtt kérjük, hogy a szakterületek munkatársai a munkafolyamatok megkezdése előtt olvassák el az alábbi felhasználói leírást, mely részletesen szabályozza a 2015. évi bizonylatok feldolgozási rendjét és az utalási,- kifizetési folyamatok előtti nyitási feladatokat. 1. Bizonylatolás módja A mérlegkészítés időpontjáig beérkező, a 2015. évi beszámoló (Mérleg) részét képező bizonylatokat (kötelezettségvállalás, kötelezettségek, követelések) a 2015. évi adatbázisban kell rögzíteni függetlenül attól, hogy azok pénzügyi esedékessége tárgyévi vagy követő évi, illetve, hogy pénzügyileg teljesültek-e már.
A 2016-os adatbázis január 7-étől teljes körűen elérhető, minden 2016-ot érintő bizonylatot itt kell rögzíteni. Mielőtt a pénztári illetve banki forgalmat rögzíteni kezdenénk, a nyitó egyenleget kartononként (pénztáranként/bankonként) az első bevételi/jóváírási bizonylaton el kell számolni forint esetén PNYITO/BNYITO illetve valuta esetén PNYITOD/BNYITOD jogcímen 2016. január 1-i dátummal. Ezzel biztosítjuk, hogy az analitikus nyilvántartás a megfelelő egyenleget mutassa.
2016.01.04.
A 2015-ös adatbázisban fel kell rögzíteni az összes tárgyévet érintő bizonylatot, a banki és pénztári forgalmat teljes körűen fel kell dolgozni. Az év végi zárlati és értékelési teendőket szintén a 2015-ös adatbázisban kell elvégezni. A 2015-ös adatbázisban nincs lehetőség 2016-ot érintő bizonylatokat rögzíteni, csak a 2015-ös bizonylati tömbök állnak rendelkezésre. A zárást követően az év végén nyitott kötelezettségvállalás/szállító/vevő típusú bizonylatok egyedileg illetve csoportosan is átemelhetők a 2016-ös adatbázisba az Adatbázisváltás modulban.
1
FORRÁS.Net Pénzügy – főkönyv alrendszer adatbázisváltás
a. Kötelezettségvállalás: 2015-ös adatbázisban kell rögzíteni azokat a mérlegkészítés időpontjáig ismertté vált kötelezettségvállalásokat, amelyeket mérleg fordulónapig: o tárgyévi előirányzat terhére vállaltak, o 2015. évi maradvány terhére vállaltak, o követő év(ek) előirányzata terhére vállaltak, és a szerződést/megrendelést tárgyév végéig aláírták. b. Követelések: 2015-ös adatbázisban kell rögzíteni azokat a mérlegkészítés időpontjáig ismertté vált követeléseket, amelyek mérleg fordulónapig kiszámlázásra, vagy egyéb módon bizonylatolásra kerültek. Itt kell elszámolni ezen követelések mérlegkészítés időpontjáig felmerülő könyvelési korrekcióját is. o tárgyévi a követelés, ha a pénzügyi esedékessége (a bizonylat fejében lévő pénzügyi esedékesség) tárgyévi; o követő évi a követelés, ha a pénzügyi esedékessége (a bizonylat fejében lévő pénzügyi esedékesség) követő évi; Amennyiben a követelés részletekben fizetendő, és így tárgyévi és követő évi esedékességgel is rendelkezik, javasolt a tárgyévet érintő részről külön bizonylatot kiállítani, vagy a Pénzügy modul » Folyószámla » Követelés átvezetése tárgyév és követő év között menüpontban az átsorolást megtenni. c. Kötelezettségek: 2015-es adatbázisban kell rögzíteni azokat a mérlegkészítés időpontjáig ismertté vált kötelezettségeket, amelyek fizikai teljesítése 2015-ben megtörtént, az alábbiak szerint: o tárgyévi kötelezettség az a kötelezettség, amelynek pénzügyi esedékessége tárgyévi, vagy a 2015. évi maradvány terhére számolják el, és pénzügyi esedékessége 2016. június 30. vagy az előtti. o tárgyévet követő évi a kötelezettség, amelynek pénzügyi esedékessége követő évi, vagy a hozzákapcsolódó kötelezettségvállalási bizonylat pénzügyi esedékessége követő évi;
2016.01.04.
FONTOS! Amennyiben 2015. évi maradvány terhére kerül a kötelezettség elszámolásra, és a kötelezettség pénzügyi esedékessége tárgy évet követő évi, minden esetben KELL rögzíteni kapcsolódó szerződéses kötelezettségvállalási bizonylatot, amelynek előirányzati éve/pénzügyi esedékessége tárgyévi, még akkor is, ha a szállítói kötelezettség összege ezt nem tenné indokolttá! A szállítói kötelezettségben pedig hivatkozni kell a létrehozott szerződéses kötelezettségvállalás bizonylatra.
2
FORRÁS.Net Pénzügy – főkönyv alrendszer adatbázisváltás
Szerződéses kötelezettségvállaláshoz kapcsolódó kötelezettség (szállító) esetén a szerződés beléptetésekor megadott előirányzati év dönti el, hogy a kötelezettség tárgyévi vagy követő évi függetlenül attól, hogy a szállítói bizonylat fejében megadott pénzügyi esedékesség milyen határidejű. SZÁLLÍTÓ tárgyévi » SZÁLLÍTÓ maradványhoz kapcsolódik » SZÁLLÍTÓ követő évet terhel »
PENZ02 előirányzati éve = 2015 PENZ02 előirányzati éve = 2015 PENZ02 előirányzati éve > 2015
Kötelezettségvállalás hivatkozás nélküli kötelezettség (szállító) esetén a szállítói bizonylat fejében megadott pénzügyi esedékesség határozza meg, hogy a kötelezettség tárgyéviként vagy követő éviként kerül elszámolásra. Amennyiben olyan kötelezettségvállalás hivatkozás nélküli szállítónk van, amely 2015. évi maradványhoz kapcsolódik, a pénzügyi esedékesség nem lehet 2016-os! A pénzügyi esedékesség javítása helyett a tételben hivatkozni kell egy szerződéses kötelezettségvállalásra a fent leírtak szerint. 2. Utalás menete a. Utalás átemelés nélkül A 2015-ös adatbázisban rögzített szállítói kötelezettségek átemelés nélkül, a 2015-ö s adatbázisból is utalhatók.
2016.01.04.
A 2015-ös adatbázisból történő utalás feltétele, hogy a bizonylat árnyéktáblázása megtörténjen. Ez történhet a bizonylatra pozícionálva, vagy a képernyős kontírozás menüpontban, a bizonylat sorában az alsó menüsor 2-es ikonjára kattintva. Mindkét lehetőség felhasználó független.
3
FORRÁS.Net Pénzügy – főkönyv alrendszer adatbázisváltás
FONTOS! Az árnyéktábla a központi törzs-megfeleltetéseknek köszönhetően automatikusan töltődik, kézi módosítása/karbantartása nem lehetséges! Amennyiben a bizonylat tételsorában módosítás történt, úgy a módosítást követően a korábban generált árnyéktáblát törölni kell, majd a 2-es ikonra kattintva újra létrehozni.
Ha olyan bizonylat kerül utalásra kijelölésre, melynek árnyéktáblázása nem történt meg, az alábbi hibaüzenetet kapjuk. Ebben az esetben a program nem engedi a bizonylatot kijelölni, az árnyéktáblázást pótolni kell!
2016.01.04.
Előfordulhat, hogy még 2015-ben utalásra kijelölésre kerültek bizonylatok, de a generálást csak 2016-ban kívánjuk végrehajtani. Amennyiben a generálás során a generálandó szállítói bizonylatok között talál olyat, mely nem lett árnyéktáblázva, akkor egyik bizonylatra sem generálódik utalási bizonylat!
4
FORRÁS.Net Pénzügy – főkönyv alrendszer adatbázisváltás
Ha az árnyéktáblázás rendben, az utalási bizonylat már a 2016-ban érvényes ERA-val jön létre. FONTOS! A 2015-ös adatbázisból utalt szállítói bizonylatokhoz kapcsolódó banki bizonylatokat, a szállítói bizonylatok átemelését követően már a 2016-os adatbázisban kell rögzíteni! b. Utalás átemeléssel A 2015-ös bizonylatok átemelés után a 2016-os adatbázisból a megszokott módon utalhatók.
2016.01.04.
A 2016. évi adatbázis alkalmazása során felmerülő észrevételeiket és kérdéseiket kérjük, hogy a Helpdesk rendszer alkalmazásával jelezzék.
5
FORRÁS.Net Pénzügy – főkönyv alrendszer adatbázisváltás
(NGM útmutatója alapján
Segítség a szállítói számlák rögzítéséhez http://www.allamkincstar.gov.hu/files/2014_szamvitel/idokozi/taj_ev_vegerol.doc)
2015-ös adatbázisban kell rögzíteni Fizikai teljesítés tárgyévben megtörtént (teljesítés dátuma ≤ 2015.12.31.) Fő szabály
Számla mérlegkészítés időpontjáig beérkezett (2016.02.25.) Központi alrendszer
Esetek
Önkormányzati alrendszer
tárgyévi
követő évi
tárgyévi
követő évi
A számlához kapcsolódó határozott idejű szerződés 2016.06.30-ig lezárul
minden esetben
-
ha a számlát tárgyévben kézhez veszik
Folyamatos teljesítésű szerződés esetében, ha a számla kelte ≤ 2015.12.31.
minden esetben
-
ha a számlát tárgyévben kézhez veszik
Folyamatos teljesítésű szerződés esetében, ha a számla kelte ≥ 2016.01.01.
-
ha a számlát követő évben mérlegkészítés időpontjáig kézhez veszik
-
ha a számlát követő évben mérlegkészítés időpontjáig kézhez veszik ha a számlát követő évben mérlegkészítés időpontjáig kézhez veszik ha a számlát követő évben mérlegkészítés időpontjáig kézhez veszik
6
FORRÁS.Net Pénzügy – főkönyv alrendszer adatbázisváltás Egyéb esetekben
Áthúzódó teljesítésű számla (tartalmaz t.évi + köv.évi részt is)
ha tárgyévi előirányzat terhére vállalták + a püi esedékessége ≤ 2016.06.30. ha a számla kelte ≤ 2015.12.31. 2 sor 1. sorban a tárgyévet érintő rész normál pénzforrás kóddal, 2. sorban köv.évet érintő rész elhatárolós pénzforráskóddal
-
ha a számlát tárgyévben kézhez veszik
ha a számla kelte ≥ 2016.01.01.) a számlát ketté kell bontani csak a tárgyévet érintő részt kell a 2015-ös adatbázisban rögzíteni, a köv.évi részt a 2016os adatbázisban kell elszámolni
ha a számlát tárgyévben kézhez veszik 2 sor 1. sorban a tárgyévet érintő rész normál pénzforrás kóddal, 2. sorban köv.évet érintő rész elhatárolós pénzforráskóddal
ha a számlát követő évben mérlegkészítés időpontjáig kézhez veszik ha a számlát követő évben mérlegkészítés időpontjáig kézhez veszik a számlát ketté kell bontani csak a tárgyévet érintő részt kell a 2015-ös adatbázisban rögzíteni
7
