NEPTUN_PENZUGY (Pénzügyi alrendszer)
S Budapest, 2000
NEPTUN_PENZUGY
Tartalomjegyzék TARTALOMJEGYZÉK 1. ÁLTALÁNOS ISMERTETŐ 2. A HALLGATÓI FELÜLET 2.1. Kiírt tételek teljesítése 2.2. IV-díj fizetés 2.3. Tandíjfizetés 2.4. Különeljárási díj 2.5. Szolgáltatások 2.6. Pénzvisszautalás 2.7. Elvégzett műveletek 2.8. Kilépés 3. A KARI ADMINISZTRÁTORI FELÜLETE 3.1. Kiírt tételek teljesítése 3.2. Pénzbefizetés 3.3. Elvégzett műveletek 3.4. Szolgáltatások 3.5. Kiírt kötegek 4. A BANKI FELÜLET 4.1. Befizetések felvitele 4.2. Átutalások végrehajtása 4.3. Függő tételek lekérdezése 4.4. Számlamódosítás 4.5. Számlaműveletek 4.6. Archívum 5. A GAZDASÁGI FELÜLET 5.1. Postai állomány felvitele 5.2. Igazolatlan befizetések 5.3. Hallgatói befizetések 5.4. Szolgáltatások 5.5. Tandíj 5.6. Házipénztár adatok 6. A TANSZÉKI FELÜLET 7. A BEFIZETŐK ADATAINAK MEGADÁSA 7.1. Megosztási szabályok használata
S SDA Stúdió Kft.
2 3 5 6 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 25 26 28 29 30 31 33 34 35 35 36 38 40 41 43 44 44
2. oldal
NEPTUN_PENZUGY
1. Általános ismertető A pénzügyi alrendszer feladata a hallgatók által a tanintézménynek fizetendő térítések nyilvántartása, valamint ezen tételek teljesítésének támogatása. A rendszer megkülönbözteti a hallgató által kezdeményezett és a hallgató számára előírt tételeket, a teljesítés során pedig a gyűjtőszámlás, csekkes és házipénztáras teljesítési módokat. A hallgató által kezdeményezett befizetéseknél a hallgató mondja meg, hogy milyen jogcímre (tandíj, IV díj, különeljárási díj, stb.) kíván éppen befizetni, illetve a rendszer adta lehetőségek keretein belül azt is, hogy milyen összeget (pl. az IV díj összege kötött, de a tandíját a hallgató több részletben is befizetheti, az általa megadott bontásban). Amikor a hallgató számára ilyen térítéseket írnak elő, akkor már csak azt mondhatja meg, hogy éppen melyik előírt (kiírt) tételt kívánja éppen teljesíteni, de a befizetés adatait (pl. jogcím, összeg) már nem változtathatja meg. Az ilyen kiírt tételek kezeléséről egy későbbi fejezetben lehet majd bővebben olvasni. A befizetések teljesítésénél a csekkes és a házipénztáras módok nem szorulnak pár szónál hosszabb magyarázatra, a gyűjtőszámla viszont megérdemel egy bővebb ismertetőt (főleg azért, mert rendeltetésszerű használat esetén ennek a módszernek a legkisebb a fajlagos költsége, és ezzel egy időben a legnagyobb az „áteresztőképessége”, mivel külön emberi beavatkozást nem igényel. Más indokok mellett emiatt is javasoljuk hosszabb távon ennek a módszernek a bevezetését és rendszeres használatát): A gyűjtőszámla egy olyan speciális folyószámla, amin a hallgatók pénze együtt tárolódik addig, amíg annak a felhasználásáról az egyes hallgatók nem döntenek. A gyűjtőszámla a hallgatók oldaláról egy virtuális bankként működik, melyen keresztül az egyetem felé fennálló pénzügyi kötelezettségeiket valós készpénzmozgás nélkül rendezhetik. Az intézmény ezeket az utalásokat az általa meghatározott időközönként, jogcím szerinti bontásban kapja meg. A rendszer minden hallgatónak nyilvántartja az egyenlegét, azaz az általa „elkölthető” pénzösszeg nagyságát, aminek a terhére az egyes átutalások történnek (az egyes hallgatók egyenlege csak a Neptun pénzügyi alrendszerében van nyilvántartva, a banki oldalon nem). A gyűjtőszámlás rendszer működéséhez banki oldalon egy olyan számlára van szükség, amelyre teljesülnek a következő kikötések: •
•
A számlát érintő minden pénzmozgásról értesíteni kell a Neptun rendszert. A hallgatók a rendszerbeli egyenlegüket (azaz a befizetések teljesítéséhez rendelkezésükre álló összeg nagyságát) a gyűjtőszámlára történő utalással növelhetik, és emiatt szükség van arra, hogy minden egyes befizetés adatát megkapja a rendszer. A számláról történő kifizetések teljesítése terhelésként jelentkezik a számlán, és az erről szóló értesítést tekinti a rendszer visszaigazolásnak. Mindkét esetben szükség van tehát a tranzakcióhoz kacsolódó egyéb információk (pl. közlemények) továbbítására is, mivel csak ezek segítségével lehet a tételeket pontosan beazonosítani. A kommunikációs állományok formátumának leírását egy külön dokumentum tartalmazza, de szükség esetén a rendszert felkészíthetjük az esetlegesen már meglevő rendszer által generált, illetve fogadott állományok kezelésére is. A gyűjtőszámla nem kamatozik A pénzügyi rendszer a gyűjtőszámlán levő összeget hallgatónkénti bontásban tárolja, tehát a kapott kamatot is így kellene megbontani. Az egyes bankok kamatszámítási szabályai közt található eltérések, illetve az egyes hallgatókra eső viszonylag alacsony összeg miatt jelenleg nem lenne gazdaságos egy kamatszámító modult kifejleszteni. A gyűjtőszámla egyenlegének hallgatónkénti bontása a számlát vezető bank által nem ismert, ezért a kamat meghatározásában ő sem tudna segítséget nyújtani.
S SDA Stúdió Kft.
3. oldal
NEPTUN_PENZUGY
•
A gyűjtőszámláról történő utalásokat nem terheli semmilyen költség vagy díj A pénzügyi rendszerből indított utalásokat a rendszer különböző szempontok szerint (pl. jogcím, típus) összesíti, így (főleg az egyes bankok eltérő díjszabási módszereit figyelembe véve) meglehetősen nehéz az összesített tételeket terhelő díjakat az egyes hallgatók közt elosztani. Viszont a bankok számára a díjak elmaradásából származó bevételkiesést kompenzálhatja a kamatfizetés elmaradásából származó nyereség. Szükség esetén ez az összeg növelhető az átlagos betétállomány növelésével (pl. egy olyan szabályozással, ami meghatározott időközönként teszi csak lehetővé az egyes egyetemeknek, főiskoláknak a gyűjtőszámláról történő utalások kezdeményezését. A rendszerbe beépített hibakezelő eljárások problémamentes működése miatt azonban nem javasoljuk az utalások 1 hétnél tovább történő várakoztatását.
•
A gyűjtőszámláról történő utalásokat csak a Neptun rendszerből lehet kezdeményezni Amennyiben hibás átutalás történik a gyűjtőszámlára, logikus lépésnek tűnne az, hogy ezt a problémát banki oldalon kezeljék le. Ezt viszont csak úgy lehetne megoldani, ha egy terhelési tétel is keletkezne a hibás tétel mellé. Ezt azonban a rendszer nem tudja értelmezni, mivel a terhelési tételeket a rendszerből kezdeményezett utalások teljesítéséről szóló igazolásnak tekinti. Ha egy létező hallgató számára történik a hibás utalás, akkor a rendszer lehetőséget nyújt arra, hogy a hibát kijavítsuk a hallgató belső egyenlegének csökkentésével, valamint a különbözet visszautalásával, amennyiben pedig olyan utalás érkezik, amelyet nem lehet hallgatóhoz kötni, akkor pedig a rendszer automatikusan visszaküldi a feladónak (pontosabban arra a számlaszámra, ahonnan a pénz érkezett).
A csekkes (vagy átutalásos) és a házipénztárba történő befizetéseket a dékáni hivatal dolgozói (a kari adminisztrátorok) viszik fel. Amennyiben csekken vagy átutalással teljesítik az adott tételt, akkor felvitelkor az kap egy olyan azonosítót (a csekk sorszámát vagy az átutalás banki azonosítóját), ami alapján később az arra jogosult(ak) a befizetés tényét igazolhatják. A pénztári befizetéseknél ilyen igazolásra természetesen nincs szükség (sem lehetőség a házipénztár működési sajátosságai miatt). A pénzügyi alrendszer az egyes felhasználók számára az éppen aktuális szerepkörüktől függően más és más szolgáltatásokat nyújt. A következő részben ezekkel foglalkozunk egy kicsit bővebben.
S SDA Stúdió Kft.
4. oldal
NEPTUN_PENZUGY
2. A hallgatói felület A hallgatók a pénzügyi alrendszert a tanulmányi lapon levő Pénzügyek gomb megnyomásával indíthatják el. Ugyanezt a felületet érheti el a rendszeradminisztrátor is, és ekkor ő is végrehajthatja a hallgató által elvégezhető pénzügyi műveleteket.
1. ábra Hallgatói felület A bal oldalon a hallgató egyénkódja, neve, a gyűjtőszámlán levő aktuális egyenlege, az aktuális képzése, valamint az adott képzésen az aktív félév látható. Rendszeradminisztrátorként lehetőségünk van arra is, hogy az aktív félévet megváltoztassuk, lehetővé téve más félévekre vonatkozó pénzügyi kötelezettségek teljesítését is. Amennyiben az adott hallgató párhuzamosan több képzésre is beiratkozott, akkor a Képzés gomb megnyomása után választhat, hogy melyik képzésének a pénzügyeivel kíván foglalkozni.
2. ábra Aktuális képzés kiválasztása A jobb oldalon a hallgatók által elvégezhető műveletek elvégzésére szolgáló gombok láthatóak. Ezek a következők lehetnek:
S SDA Stúdió Kft.
5. oldal
NEPTUN_PENZUGY 2.1. Kiírt tételek teljesítése A hallgató itt tudja megnézni a számára előírt befizetési kötelezettségeket.
3. ábra Teljesítendő tételek Itt a következő funkciók érhetőek el: Teljesít: A hallgató a gyűjtőszámlán levő egyenlegének terhére teljesíti a kijelölt tételt. Módosít: A hallgató a Teljesítés módja és a Legkorábbi aut. teljesítés mezőket változtathatja, amik a kiírt tételek automatikus teljesítését vezérlik. Mivel azonban jelenleg ez az automatikus teljesítést elvégző modul még nem része a kibocsátott pénzügyi alrendszernek, az itt elvégzett módosításoknak egyelőre nincs jelentőségük. A módosítások természetéből adódóan erre csak a hallgatónak van lehetősége. Befizető adatai: Itt lehet megadni, hogy az adott tétel befizetéséről szóló igazolást vagy számlát ki kapja. Erről bővebben a 7. fejezetben lehet olvasni. Szűrés: Ezen gomb megnyomása után egy ablak jön fel, ahol lehetőség van a hallgató számára kiírt tételekre vonatkozó szűrési és rendezési feltételek megadására. A Befizetési határidő, a Befizetés dátuma és az Összeg mezőkre szűrési intervallum is megadható, az üresen hagyott mezőket a szűréskor sehol nem veszi figyelembe.
S SDA Stúdió Kft.
6. oldal
NEPTUN_PENZUGY
4. ábra Teljesítendő tételek szűrése A kiírt tételekről a következő adatok jelennek meg: Megnevezés: A kiíró által a tételnek adott név (pl. „Kollégiumi díj – április”) Összeg: A hallgató által fizetendő összeg Kötelező: Ez mondja meg, hogy a hallgatónak kötelező-e befizetni az adott tételt. Igazi értelmét majd akkor nyeri el, ha az automatikus teljesítést végző modul is kibocsátásra kerül. Teljesítési időszak: Az az időintervallum, amikor az adott tételt a hallgatók teljesíthetik Típus: Lehetséges értékek: „Tandíj”, „Különeljárási díj”, „Szolgáltatás térítése” Szolgáltatás: Amennyiben a Típus „Szolgáltatás térítése”, akkor itt látható, hogy pontosan milyen szolgáltatásról van szó Tantárgy: Amennyiben a kiírt tétel valamelyik tárgyhoz kapcsolódik, akkor itt látható a tárgy neve. Egyedi azonosító: A kiírt tétel egyedi azonosítója. Erre kell hivatkozni, ha nem előre nyomtatott csekken vagy banki átutalással történik a teljesítés. Jogcím: A befizetés jogcíme Állapot: Lehetséges értékek: „Aktív”, „Teljesített”, „Törölt” Teljesítés dátuma: Amennyiben a tétel már teljesítésre került, akkor ennek a dátuma látható itt. Teljesítés módja: Lehetséges értékek: „Kézi”, Automatikus”, Automatikus, ösztöndíjból is”. Igazi értelmét majd akkor nyeri el, ha az automatikus teljesítést végző modul is kibocsátásra kerül. Legkorábbi aut. teljesítés: Itt lehet megadni, hogy automatikus teljesítés esetén legkorábban mikor próbálkozhat a tétel teljesítéséve. Egyelőre ezt nem támogatja a rendszer.
S SDA Stúdió Kft.
7. oldal
NEPTUN_PENZUGY 2.2. IV-díj fizetés A hallgatónak itt van lehetősége arra, hogy a kiválasztott képzésen felvett tárgyaira IV díjat fizessen be. Amennyiben a Befizet gomb nem aktív, akkor vagy nincs elég pénz a hallgató gyűjtőszámláján a művelet elvégzésére, vagy pedig az ide vonatkozó jogcím nincs kitöltve a képzés adatlapján.
5. ábra A IV. díj fizetése
S SDA Stúdió Kft.
8. oldal
NEPTUN_PENZUGY 2.3. Tandíjfizetés A hallgató itt rendezheti a tandíjjal kapcsolatos pénzügyeit. Az ablakban a tandíj féléves és havi összege jelenik meg, alattuk pedig az eddig erre a célra befizetett összeg. Legalulra lehet az új befizetés összegét beírni. Erre csak annyi megkötés van, hogy nem lehet több, mint az addig be nem fizetett tandíj. Amennyiben a Befizet gomb nem aktív, akkor vagy nincs elég pénz a hallgató gyűjtőszámláján a művelet elvégzésére, vagy pedig az ide vonatkozó jogcím nincs kitöltve a képzés adatlapján.
6. ábra Tandíjbefizetés
S SDA Stúdió Kft.
9. oldal
NEPTUN_PENZUGY 2.4. Különeljárási díj A különeljárási díj fizetésekor először a Befizetés célja mezőt kell kitölteni. Ez a mező szabadon kitölthető, de néhány gyakoribb megnevezést a felkínált listából is ki lehet választani. Ezután a hallgató által a kiválasztott képzésen felvett tantárgyak közül egyet hozzá lehet rendelni az adott tételhez (ez nem kötelező, viszont ekkor a tárgyat oktató tanszék is értesül a befizetésről). Végül az összeg megadása után a Befizet gomb megnyomásával hajtható végre a művelet. Amennyiben a Befizet gomb nem aktív, akkor vagy nincs elég pénz a hallgató gyűjtőszámláján a művelet elvégzésére, vagy pedig az ide vonatkozó jogcím nincs kitöltve a képzés adatlapján.
8. ábra Különeljárási díj térítése
S SDA Stúdió Kft.
10. oldal
NEPTUN_PENZUGY 2.5. Szolgáltatások Ezen a felületen lehet az olyan díjakat befizetni, amelyek nem sorolhatóak az előző 3 kategória egyikébe sem. Ilyen lehet pl. egy kollégiumi díj, könyvtári késedelmi díj, stb. A listában azok a szolgáltatások szerepelnek, amelyekre az adott hallgató befizethet. A Szolgáltatás kiválasztása után a befizetés célját kell megadni, ami alapján a szolgáltatást kiíró tanszék a befizetést azonosítani tudja. Végül az összeg megadása után a Befizet gomb megnyomásával hajtható végre a művelet. Amennyiben a Befizet gomb nem aktív, akkor nincs elég pénz a hallgató gyűjtőszámláján a művelet elvégzésére.
9. ábra Szolgáltatások térítése
S SDA Stúdió Kft.
11. oldal
NEPTUN_PENZUGY 2.6. Pénzvisszautalás Amennyiben a hallgató a gyűjtőszámláról vissza akarja utalni az ott levő pénzét a saját bankszámlájára, akkor ezt ennek a gombnak a megnyomása után teheti meg. Itt csak az összeget lehet megadni, a megjelenő bankszámlaszámot nem lehet módosítani, így nincs lehetőség az így visszautalt pénzek „eltérítésére”. A program jelenlegi beállításai szerint legalább 100 Ft-ot, vagy a gyűjtőszámla egyenlegét lehet visszautalni. Ha ez teljesül, de a Befizet gomb nem aktív, akkor a megadott összeg meghaladja a hallgató gyűjtőszámláján levő egyenleget.
10. ábra Pénzvisszautalás
S SDA Stúdió Kft.
12. oldal
NEPTUN_PENZUGY 2.7. Elvégzett műveletek Itt van lehetőség arra, hogy a hallgató az általa korábban elvégzett műveleteket megtekintse. Itt egy időszakot lehet megadni, amelynek a pénzmozgását meg akarjuk jeleníteni. Értelemszerűen amelyik dátumot nem adjuk meg (pontosabban nem jelöljük ki), az nem fog szerepelni a szűrési feltételek közt. Így válogathatjuk le egy időpont előtti vagy utáni tételeket. Ha egyik mező sincs kijelölve, akkor minden, a hallgatóhoz tartozó tétel meg fog jelenni.
11. ábra Pénzforgalmi műveletek A Listázás gomb megnyomása után a szűrési feltételeknek megfelelő tételek jelennek meg a képernyőn. A lista kinyomtatható és el is menthető. A Befizető adatai gomb megnyomásával lehet megadni, hogy az adott tétel befizetéséről szóló igazolást vagy számlát ki kapja. Erről bővebben a 7. fejezetben lehet olvasni.
12. ábra A keresés eredménye
S SDA Stúdió Kft.
13. oldal
NEPTUN_PENZUGY 2.8. Kilépés Az addig elvégzett műveletek nem hajtódnak valójában végre, csak egy átmeneti tárolóba kerülnek, ezért kilépéskor a program rákérdez arra, hogy ezeket ténylegesen végrehajtsa-e. Itt még van egy utolsó lehetőség az esetlegesen elrontott műveletek törlésére.
13. ábra Az elvégzett műveletek végrehajtásának megerősítése
S SDA Stúdió Kft.
14. oldal
NEPTUN_PENZUGY
3. A kari adminisztrátori felülete A hallgatótanulmányi lapján levő Pénzügyek gomb megnyomására a következő felület jelenik meg:
14. ábra Pénzügyi modul – Dékáni felület A képernyő bal oldalán a hallgatói felületnél már látott módon a hallgató egyénkódja, neve és aktuális képzése jelenik meg. Itt is lehetőség van arra, hogy a hallgató képzései közül válasszunk a Képzés gomb megnyomásával, amennyiben párhuzamosan több képzésre is beiratkozott. A jobb oldalon 5 gomb található, amelyekkel a következő funkciók érhetőek el:
S SDA Stúdió Kft.
15. oldal
NEPTUN_PENZUGY 3.1. Kiírt tételek teljesítése A hallgatói részben (2.1. fejezet) már bemutatott funkció, azzal a különbséggel, hogy itt a kiírt tétel teljesítése nem gyűjtőszámlás átutalással, hanem postai csekkes vagy házipénztáras befizetéssel, esetleg banki átutalással történik. Emiatt a felvitelkor külön adatként meg kell adni még a pénzművelet azonosítóját is (csekksorszám vagy banki tranzakció-azonosító), ami alapján később a teljesítés ténye igazolható lesz. Az egyes mezők pontos értelmezése a következő (3.2.) fejezetben található.
15. ábra A befizetések adatai Amennyiben a hallgató egy kiírt tételt úgy teljesít, hogy hivatkozik a tételazonosítóra (pl. egy előre kinyomtatott csekket fizet be), akkor arra sincs szükség, hogy a csekk adatait a dékáni hivatalban rögzítsék, mert ekkor a rendszer minden szükséges adatot képes az igazolási folyamat során rögzíteni.
S SDA Stúdió Kft.
16. oldal
NEPTUN_PENZUGY 3.2. Pénzbefizetés Itt van arra lehetőség, hogy csekkes és házipénztári befizetéseket, valamit banki átutalásokat rögzítsünk. A gomb megnyomása után a következő ablak jelenik meg:
16. ábra Csekkes befizetés Legfelül a hallgató egyénkódját és nevét láthatjuk. Alatta a befizetés azonosítója szerepel. Ide a postai csekk CDV-s sorszámát (8 számjegy) kell beírni, amit a program ellenőriz, és csak a jó sorszámokat fogadja el. Az ellenőrzést az Átutalás kapcsolóval lehet kikapcsolni, hiszen a banki átutalások sorszámozására nincs semmilyenmegkötés, így ezeket utána ellenőrizni sem lehet. A házipénztáras befizetéseket szintén így kell jelezni a rendszernek. Ezen utóbbi befizetések egyből igazoltként kerülnek a rendszerbe, az első két típushoz tartozó tételeket viszont az erre jogosultaknak igazolniuk kell (postai vagy banki kimutatások alapján), ezért fontos a tételek azonosítóinak pontos rögzítése. A befizetés típusa mondja meg, hogy milyen befizetést akarunk rögzíteni (Tandíj, IV díj, Különeljárási díj, stb.), majd a Beállít gombot megnyomva a korábban (a hallgatói résznél) már látott módon adhatjuk meg a befizetés további adatait. Ez alapján a befizetés összege és a befizetés jogcíme mezők kitöltődnek, majd a Végrehajt gombot megnyomva a tétel bekerül a hallgatói résznél már említett tárolóba, majd a kilépéskor végrehajtódik (amennyiben a felhasználó másként nem dönt).
S SDA Stúdió Kft.
17. oldal
NEPTUN_PENZUGY 3.3. Elvégzett műveletek A hallgatói felületnél már látott funkció, mellyel az adott hallgatóhoz kapcsolódó pénzügyi műveletek adatait lehet megtekinteni. Bővebb leírása a hallgatói résznél a 2.7. fejezetben.
S SDA Stúdió Kft.
18. oldal
NEPTUN_PENZUGY 3.4. Szolgáltatások Itt a dékáni hivatal által kiírt (nyújtott) szolgáltatások főbb adatait lehet megtekinteni. Ezek a következők: a szolgáltatás neve, a szolgáltatás pénzügyi jogcíme, a tulajdonos (tanszék), valamint annak karnak és képzésnek a neve, amelynek a hallgatói az adott szolgáltatásra befizethetnek. Ezen utóbbi két adat megadása nem kötelező, így olyan szolgáltatások is megadhatóak, amelyre egy teljes kar, vagy akár egy teljes intézmény hallgatói is befizethetnek. Ahhoz, hogy ez a funkció itt is elérhető legyen, a dékáni hivatalt fel kell venni a tanszékek közé.
17. ábra Szolgáltatások Az egyes szolgáltatásokat a gazdasági felületen lehet a tanszékekhez rendelni, ennek a funkciónak az ismertetése ott lesz megtalálható.
S SDA Stúdió Kft.
19. oldal
NEPTUN_PENZUGY 3.5. Kiírt kötegek Itt van lehetőségünk arra, hogy különböző hallgatócsoportok számára befizetendő tételeket írjunk elő. Ezeket a tételeket kötegekbe fogva kezeli. Egy kötegbe kerül(het)nek azok a tételek, amelyek ugyanarra a jogcímre és ugyanazzal a határidővel kerülnek kiírásra. Ezen kívül semmi más megkötés nincs a köteg elemeire, minden más a felhasználó döntésén múlik. A rendszer a kötegekről a következő adatokat tárolja:
18. ábra Kiírt kötegek Kiíró: A köteget létrehozó felhasználó neve Kiírás dátuma: A köteg létrehozásának dátuma Megnevezés: A létrehozó által a tételnek adott név (pl. „Kollégiumi díj – április”) Összeg: A hallgató által fizetendő összeg. Megadása nem kötelező, de ha meg van adva, akkor az itt látható összeg lesz az alapértelmezett a tételek létrehozásánál. Kötelező: Ez mondja meg, hogy a hallgatónak kötelező-e befizetni az adott tételt. Igazi értelmét majd akkor nyeri el, ha az automatikus teljesítést végző modul is kibocsátásra kerül. Teljesítési időszak: Az az időintervallum, amikor az adott tételt a hallgatók teljesíthetik Azonosító: A kiírt köteg egyedi azonosítója. Típus: Lehetséges értékek: „Tandíj”, „Különeljárási díj”, „Szolgáltatás térítése”
S SDA Stúdió Kft.
20. oldal
NEPTUN_PENZUGY Kar: Itt adható meg, hogy melyik kar hallgatóinak szólnak a kiírt tételek. Képzés: Itt adható meg, hogy melyik képzés hallgatóinak szólnak a kiírt tételek. Szolgáltatás: Amennyiben a Típus „Szolgáltatás térítése”, akkor itt látható, hogy pontosan milyen szolgáltatásról van szó Tantárgy: Amennyiben a kiírt tétel valamelyik tárgyhoz kapcsolódik, akkor itt látható a tárgy neve. Jogcím: A befizetés jogcíme Állapot: Lehetséges értékek: „Aktív”, „Teljesített”, „Törölt” Tételszám: A köteghez tartozó tételek száma Teljesített: A köteghez tartozó teljesített tételek száma Tételek össz.: A köteghez tartozó tételek összege Befizetett össz.: A köteghez tartozó teljesített tételek összege Az első lépés a köteg létrehozása. Ezt az Új köteg gomb megnyomásával kezdeményezhetjük. A folyamat a megnevezés, összeg, kötelezőség és a teljesítési időszak megadásával kezdődik. A típus megadása után: -
Ha Szolgáltatás, akkor az adott szervezeti egység/tanszék (SZE) által kiírt szolgáltatások közül lehet választani, és a kiválasztott szolgáltatás adatai alapján töltődnek ki a szükséges adatok. Ha különeljárási díj (KED), akkor az adott SZE tárgyaiból lehet ezután választani. Ha Tandíj, akkor értelemszerűen nem lehet sem tárgyat, sem szolgáltatást megadni.
A Módosít gombbal lehet a köteg adatait módosítani (csak azokat, amelyek a jogcímet nem módosítják), a Csekkek és a Számlák gombok a köteghez tartozó tételek alapján lehet postai csekkeket illetve előszámlákat nyomtatni. Az így nyomtatott csekkek beérkezésekor a rendszer automatikusan képes rögzíteni a befizetés minden adatát, tehát további emberi beavatkozásra már nincs szükség. A Töröl gombbal lehet a kijelölt köteget törölni, a Lezár gombbal pedig lezárni. Ekkor a továbbiakban a kijelölt kötegre már befizetések nem érkezhetnek. A Szűrés gomb hatására megjelenő ablakban megadható paraméterekkel a megjelenített kötegek halmazát lehet megadni. A megjelenő mezők tartalma megegyezik a már korábban ismertetettekkel.
19. ábra Kiírt kötegek szűrése
S SDA Stúdió Kft.
21. oldal
NEPTUN_PENZUGY A kijelölt köteghez tartozó tételeket a Tételek gomb megnyomásával jeleníthetjük meg. Először a következő ablak jelenik meg:
20. ábra Kiírt köteg elemei
S SDA Stúdió Kft.
22. oldal
NEPTUN_PENZUGY Itt a következő adatokat láthatjuk a kiírt tételekről: Hallgató: A tételt teljesítő hallgató neve Tételazonosító: A kiírt tétel egyedi azonosítója. Erre kell akkor hivatkozni, ha nem az előre nyomtatott csekken történik a teljesítés. Megnevezés: A létrehozó által a tételnek adott név (pl. „Kollégiumi díj – április”). Ez az adat hallgatónként módosítható. Összeg: A hallgató által fizetendő összeg. Alapértelmezett értéke a kötegnél megadott összeg, de ez az adat hallgatónként módosítható. Kötelező: Ez mondja meg, hogy a hallgatónak kötelező-e befizetni az adott tételt. Igazi értelmét majd akkor nyeri el, ha az automatikus teljesítést végző modul is kibocsátásra kerül. Alapértelmezett értéke a kötegnél megadott érték, itt már nem módosítható. Teljesítési időszak: Az az időintervallum, amikor az adott tételt a hallgatók teljesíthetik. Alapértelmezett értéke a kötegnél megadott érték, de ez az adat hallgatónként módosítható. Típus: Lehetséges értékek: „Tandíj”, „Különeljárási díj”, „Szolgáltatás térítése”. Az értékét a kötegtől kapja, itt nem módosítható. Képzés: Itt adható meg, hogy melyik képzés hallgatóinak szólnak a kiírt tételek. Az értékét a kötegtől kapja, itt nem módosítható. Félév: Itt adható meg, hogy a hallgató melyik félévére szóljon a befizetés. Szolgáltatás: Amennyiben a Típus „Szolgáltatás térítése”, akkor itt látható, hogy pontosan milyen szolgáltatásról van szó. Az értékét a kötegtől kapja, itt nem módosítható. Tantárgy: Amennyiben a kiírt tétel valamelyik tárgyhoz kapcsolódik, akkor itt látható a tárgy neve. Az értékét a kötegtől kapja, itt nem módosítható. Állapot: Lehetséges értékek: „Aktív”, „Teljesített”, „Törölt” Teljesítés dátuma: Amennyiben a hallgató már befizette, akkor a befizetés dátuma látható itt. A mező nem módosítható. Módosító: A tételt utoljára módosító személy neve Módosítás dátuma: Az utolsó módosítás dátuma Új tétel felvitelekor először a Hallgató mező mellett megjelenő gomb megnyomásával ki kell jelölni egy vagy több hallgatót. A többi mező a köteg adatai alapján kitöltődik, de szükség esetén az adatok módosíthatóak. Ezek után a tételeket már fel is vihetjük. A felvitelkor a program rákérdez, hogy alkalmazza-e a korábban felvitt megosztási szabályokat. Ha erre a kérdésre igen-nel válaszolunk, akkor az eredeti összeget ezeknek megfelelően több részletben viszi fel (7. fejezet), és az egyes tételeknél már előre kitölti a befizető adatait is. A Módosít és a Töröl gombok működése nem igényel külön magyarázatot. (A kiírt tételhez tartozó számla sztornózásával a 9. fejezet foglalkozik) Az Engedélyez gombbal lehet a hallgató által törölt tételeket visszaállítani, a Számla és a Csekk gombokkal pedig a tétel alapján a kapcsolódó postai csekk és számla nyomtatható ki. Az így nyomtatott csekkek beérkezésekor a rendszer automatikusan képes rögzíteni a befizetés minden adatát, tehát további emberi beavatkozásra már nincs szükség. A Szűrés gomb hatására megjelenő ablakban az adott köteghez tartozó tételeket lehet szűrni, az itt látható mezők tartalma megegyezik a már korábban ismertetettekkel.
S SDA Stúdió Kft.
23. oldal
NEPTUN_PENZUGY
21. ábra Kiírt köteg elemeinek szűrése
S SDA Stúdió Kft.
24. oldal
NEPTUN_PENZUGY
4. A banki felület A banki felületen van lehetőség az intézményi gyűjtőszámlákat vezető bankokkal való kommunikációra. Itt van lehetőség a bank által elkészített kimutatások felvitelére a rendszerbe, illetve a gyűjtőszámláról indított átutalások kezdeményezésére. Hosszútávú működtetési szempontokból nem javasoljuk a banki felhasználó más szerepkörökkel történő felruházását (azaz a banki felhasználó a pl. bank nevén fusson, külön jelszóval, ne pedig „Kovács Béláné” legyen a banki felhasználó). A pénzügy adatok nagyon érzékenyek, ezért soha, semmilyen körülmények közt ne kerüljön a felhasználó jelszava illetéktelenek kezébe!
22. ábra Pénzügyi modul – Banki felület A képernyő jobb oldalán néhány működési adat látható, ezek a következők: Azonosító: A belépett felhasználó egyénkódja és neve Aktuális egyenleg: A gyűjtőszámlán levőösszeg nagysága (feltételezve, hogy minden indított utalást végrehajtott a bank) Belső függő: A hallgatók által elköltött, de még el nem utalt összeg nagysága. Ez mondja meg, hogy az adott pillanatban mekkora összeget lehetne elutalni a számláról. Külső függő: Azon tételek összege, amelyek a rendszer által már elutalásra kerültek, de ennek a teljesítéséről igazolás még nem érkezett. Utolsó fogadott köteg értéke: Az utolsó banki kimutatásban szereplő tételek összege. Utolsó elkészített köteg értéke: Az utolsó utalási csomagban szereplő tételek összege. A bal oldalon pedig a felhasználó által elérhető funkciók láthatóak:
S SDA Stúdió Kft.
25. oldal
NEPTUN_PENZUGY 4.1. Befizetések felvitele A hallgatók által a gyűjtőszámlára utalt összegekről szóló kimutatásokat itt lehet a rendszerbe felvinni. Az állomány formátumleírása nem része ennek a dokumentumnak, de szükség esetén a felhasználók rendelkezésére tudjuk bocsátani. A bemeneti file jóváírásokat és terheléseket is tartalmazhat, és ennek függvényében a rendszer különböző műveleteket végezhet el az egyes tételekkel. A bemeneti állománynak tartalmaznia kell a gyűjtőszámla számát, ezt a program ellenőrzi is, ezért a banki felhasználó bankszámlaszámánál ezt meg kell adni! Jóváírásoknál ha sikerül a címzettet azonosítani, akkor az adott hallgató egyenlegét megnöveli az adott összeggel. Amennyiben ez nem sikerül, akkor az adott tétel hibalistára kerül, és a következő kimenő utaláscsomaggal el is hagyja a rendszert – az eredeti feladó számlájára történő utalásként. Ilyen hibás tétel lehet az is, ha az utalásban megjelölt hallgatókód létezik, de a rendszerben több gyűjtőszámla létezik párhuzamosan, és az adott hallgató egy másik gyűjtőszámlához tartozik. Ez alól is van kivétel: ha a hallgató eredeti egyenlege 0, akkor a rendszer automatikusan az új gyűjtőszámlához rakja át a hallgatót. A gyűjtőszámlás rendszerek bevezetésénél meglehetősen nagy a hibaarány a hibásan kitöltött utalások miatt, és ez arra ösztönzi a felhasználókat, hogy a banki kimutatásokat kézzel vagy valamilyen programmal úgy módosítsák, hogy minél több egyénkód legyen bennük jól megadva. Ezt azonban nem javasoljuk, mivel az ilyen módosítások rengeteg problémát okozhatnak: -
-
-
A hiányos adatok alapján nem biztos, hogy pontosan meg tudjuk határozni az eredeti címzettet, lehet, hogy teljesen rossz egyénkód kerül be, amit viszont a rendszer gond nélkül el fog fogadni, és emiatt a későbbi javítás sokkal nehezebb (ha nem lehetetlen) lesz. Az ilyen javítások rengeteg időt vesznek időbe, nem gazdaságosak. Volt már példa arra, hogy egy hallgatónak az édesanyja fizetett be egy összeget, de a hallgató semmilyen adatát nem adta meg, csak a saját nevét, ráadásul azt is elírták az utalás rögzítése során. Ezt a tételt is sikerült azonosítani, de a befektetett munka nagyságrendileg sem volt összemérhető az utalás 300 Ft-os összegével... A hallgatók rászokhatnak arra, hogy elég valami „adatmorzsát” ráírni az utalásra, és mégis megtalálja őket a rendszer, és akkor ez az állapot fog állandósulni, ami a javítással foglalkozó tevékenységes állandósulását fogja jelenteni, ami pedig pont a gyűjtőszámlás módszer gazdaságosságát fogja nagy mértékben rontani.
Terheléseknél három lehetőség van: - Amennyiben a terhelési tétel egy rontott átutalás sztornózásaként keletkezett, akkor a program megkeresi az eredeti (rontott) tételt, megjelöli, és a további feldolgozás során egyiket sem veszi már figyelembe. - Amennyiben a kapcsolódó adatok alapján be tudja azonosítani az eredeti, gyűjtőszámláról indított utalást, akkor annak az igazolótételeként kezeli ezt a terhelési tételt, és elvégzi az ekkor szükséges teendőket. - Amennyiben nem sikerül elsőre igazolótételként azonosítani, akkor egy listából kiválaszthatjuk, hogy melyik utaláshoz kívánjuk kapcsolni (az azonos összegű tételek közül választhatunk). Amennyiben nincs meg az utalás, akkor vagy a Megszakít gomb megnyomásával az egész feldolgozást szakítjuk meg,
S SDA Stúdió Kft.
26. oldal
NEPTUN_PENZUGY vagy a Hibalistára gombbal átléphetjük. Ez utóbbi esetben a hibát kézzel kell később orvosolni, ami rengeteg hibalehetőséget rejt magában, ezért a használatát nem javasoljuk. Amennyiben mégis erre van szükség, akkor ezt a következőképpen tehetjük meg: létre kell hozni egy felhasználót arra a célra, hogy az ilyen tételeket nála tároljuk (a neve legyen pl. „Korrekciós számla”). A hozzá tartozó Neptunos azonosítót be kell írni a banki felhasználó „régi kód” mezőjébe (minden bankhoz külön!). Ezután minden ilyen tétel erre a számlára kerül (természetesen negatív előjellel). A banki oldalon az ilyen illegális tételeket ezután olyan utalásokkal lehet javítani, amelyek ennek a speciális felhasználónak szólnak. A hibás tételt okozó probléma tényleges orvoslását ezután a rendszer keretein belül kell elvégezni. A gyakorlatban eddig egy olyan eset fordult elő, ahol erre rendszeresen szükség lehetett, ez pedig az az eset, ha a bankkal nem sikerül megegyezni abban, hogy az utalásokat ne terhelje semmilyen díj. Ekkor valamilyen időközönként megjelenik a számlán egy összesített terhelési tétel, amit a bank a forgalom alapján határoz meg. Ebben az esetben is gondoskodni kell arról, hogy ez a tétel „eltűnjön”, azaz valakinek a megfelelő összeget át kell utalnia a gyűjtőszámlára, kedvezményezettként a korrekciós számlát megjelölve. A megszakítást választva a program visszavonja az összes addig jóvá nem hagyott műveletet, ezért célszerű közvetlenül a beolvasás előtt belépni a későbbi problémák, tévedések elkerülése érdekében.
S SDA Stúdió Kft.
27. oldal
NEPTUN_PENZUGY 4.2. Átutalások végrehajtása Itt van lehetőségünk arra, hogy a rendszerben felgyülemlett utalásokat ténylegesen végrehajtsuk. Az utalások alapján egy .dbf file keletkezik, amit (az esetleges konvertálási lépések után) a gyűjtőszámlát vezető bank felé kell továbbítani. Az utalásba a következő tételek kerülnek bele: -
Az intézménynek szóló hallgatói befizetések, jogcímenként összesítve. (2.1.2.5. fejezet) A rendszerbe érkezett, de valamilyen oknál fogva visszautasított (hibás) befizetési tételek. (4.1. fejezet) A hallgatók által a saját bankszámlájukra utalt tételek. (2.6. fejezet) A banki felhasználó által kezdeményezett visszautalások (4.4. fejezet)
S SDA Stúdió Kft.
28. oldal
NEPTUN_PENZUGY 4.3. Függő tételek lekérdezése Gyakorlatilag az előző ponthoz hasonló listát állíthatunk össze itt is, amelyben azok a tételek fognak szerepelni, amiket abban a pillanatban már el lehetne utalni. A következő különbségekkel bír az előző ponthoz képest: -
-
A tételeket a rendszer nem tekinti utaltnak, így a gombot kétszer megnyomva ugyanazt a listát kapjuk meg. (Az előző esetben a második gombnyomásra egy üres utalási file generálódik, hacsak nem történt hallgatói művelet a két gombnyomás közt.) Az így keletkezett lista formátuma megegyezik az előzőével, de adatokkal úgy van feltöltve, hogy ennek ellenére utalási file-ként (szándékos módosítás nélkül) nem lehet felhasználni.
S SDA Stúdió Kft.
29. oldal
NEPTUN_PENZUGY 4.4. Számlamódosítás Ennek a funkciónak a használatára akkor van szükség, ha egy hallgató számlájára téves utalás érkezett, és ezt szeretnénk korrigálni. Mint arról már korábban szó volt, a gyűjtőszámla sajátosságai miatt erre a banki oldalon nincs lehetőség (kivéve azt az esetet, ha a hibás tétel és a hozzá kapcsolódó sztornó tétel ugyanabban a banki kimutatásban érkezik), ezért itt kell ezt megoldani. Erre szolgál a következő felület:
23. ábra Pénzvisszautalás Itt a visszautalandó összeget, az érintett hallgató egyénkódját valamint azt a számlaszámot kell megadni, ahova a pénzt utalni szeretnénk. A program ellenőrzi, hogy van-e elegendő pénz a hallgató egyenlegén a művelet végrehajtásához.
S SDA Stúdió Kft.
30. oldal
NEPTUN_PENZUGY 4.5. Számlaműveletek Itt a rendszerbe érkező és azt elhagyó tételek, illetve a belőlük képzett csomagok (kötegek) adatait lehet megtekinteni.
24. ábra Hallgatói befizetések szűrése Háromfajta szűrésre van lehetőség: - Teljesítetlen átutalások listázása: Itt kérdezhetjük le azokat a tételeket, amelyeknek az utalását már kezdeményeztük, de a teljesítésről még nem érkezett igazolás. Amennyiben egy bizonyos időn túl sem érkezik meg az igazolás, akkor a bankkal egyeztetve új utalást kell indítani. - Kötegazonosító szerinti keresés: Amennyiben a keresett köteg azonosítója ismert, akkor az alapján is listázhatjuk a hozzá tartozó tételeket. - Keletkezési dátum szerinti keresés: nem szorul magyarázatra. Az így kapott tétellista a következő ablakban jelenik meg:
S SDA Stúdió Kft.
31. oldal
NEPTUN_PENZUGY
25. ábra A keresés eredménye
S SDA Stúdió Kft.
32. oldal
NEPTUN_PENZUGY 4.6. Archívum A banktól származó kimutatásokat a rendszer archiválja, és ebben az archívumban lehet itt különböző szempontok szerint keresni. Ennek akkor van főleg haszna, ha egy hallgató a meg nem érkezett befizetései iránt érdeklődik. Ilyenkor a neve, egyénkódja, vagy a közleményben megadott egyéb adatok alapján azonosíthatjuk a megfelelő banki sort, és ennek az elemzésével kideríthetjük, hogy mi is történt. Az első lépés a szűrési feltételek megadása:
26. ábra Banki tételek szűrése A keresési intervallum ugyanúgy működik, mint máshol, erre nem is érdemes több szót vesztegetni. Az adatmező és a szövegmező egyaránt tartalmazhatja a keresett adatokat. Az első az utalás adatait tárolja (dátum, összeg, egyénkód), a második pedig a közleményt. Emiatt az ismert adatnak megfelelően kell meghatározni a keresési feltételeket. A keresés során a „*” és a „?” helyettesítő karakterek is használhatóak. A kapott lista az eredmény fileba kerül, majd a Képernyőre gomb megnyomásával meg is tekinthető.
S SDA Stúdió Kft.
33. oldal
NEPTUN_PENZUGY
5. A gazdasági felület
27. ábra Pénzügyi modul – Gazdasági felület
A gazdasági felületen a rendszerben levő különböző gazdasági adatokat és funkciókat érhetjük el (ezek az adatok és funkciók a rendszer – és az intézmény gazdálkodásának – szempontjából kulcsfontosságúak, ezért ügyelni kell arra, hogy kik kapják meg az erre vonatkozó jogosultságot). Ezek a funkciók sorrendben a következők:
S SDA Stúdió Kft.
34. oldal
NEPTUN_PENZUGY 5.1. Postai állomány felvitele Itt van arra lehetőség, hogy a hallgatók által postai csekken befizetett pénzekről szóló igazolásokat (amelyek egy előre rögzített formátumú file-ban érkeznek) automatikusan rögzítsük. Amennyiben a hallgató egy kiírt tételt úgy teljesít, hogy hivatkozik a tételazonosítóra (pl. egy előre kinyomtatott csekket fizet be), akkor arra sincs szükség, hogy a csekk adatait a dékáni hivatalban rögzítsék, mert ekkor a rendszer minden szükséges adatot képes itt rögzíteni. A kapott adatok alapján jogcím szerinti összesítést készít a program, illetve szükség esetén egy külön állományba kigyűjti a hibás tételeket. A beérkezett átutalásokról szóló információkat szintén itt kell felvinni a rendszerbe, a korábban már említett állományformátumot használva.
5.2. Igazolatlan befizetések Itt azokat a befizetési tételeket lehet listáztatni, amelyekre az adott pillanatig nem érkezett igazolás. Itt a kijelölt tétel kézi igazolására, valamint a teljes lista file-ba mentésére van lehetőség. Annak a szabályzása, hogy milyen esetben legyen lehetőség egy tétel kézi igazolására, illetve hogy mi történjen akkor, ha egy tétel egy adott időn túl sem válik igazolttá, mindig az adott intézmény döntése kell hogy legyen,
28. ábra A szűrés eredménye
S SDA Stúdió Kft.
35. oldal
NEPTUN_PENZUGY 5.3. Hallgatói befizetések A hallgatók különböző befizetéseinek vizsgálatakor először a szűrési feltételeket kell megadni. Amennyiben valamelyik mezőt üresen hagyjuk, akkor arra nem végez el szűrést (ha mindet üresen hagyjuk, akkor értelemszerűen minden tételt leválogat, de a tételszámot figyelembe véve ez a művelet sokáig fog tartani)
29. ábra Hallgatói befizetések szűrése
S SDA Stúdió Kft.
36. oldal
NEPTUN_PENZUGY A Listázás gombot megnyomva a szűrési feltételeknek megfelelő tételek listáját kapjuk meg. A lista kinyomtatható vagy file-ba menthető.
30. ábra A szűrés eredménye A Befizető adatai gomb itt is ugyanúgy működik, mint a korábban már látott részekben, az egyetlen különbség az, hogy itt a felhasználónak lehetősége van arra, hogy a már kinyomtatott igazolások adatait is módosítsa. Ekkor azonban a program figyelmeztet arra, hogy a már kiadott igazolásokat vissza kell venni. A Sztornó gomb megnyomásával lehet egy kijelölt tételt sztornózni. Ezzel a folyamattal bővebben a 8. fejezet foglalkozik.
S SDA Stúdió Kft.
37. oldal
NEPTUN_PENZUGY 5.4. Szolgáltatások Itt van lehetőség a rendszerben aktív szolgáltatások adatainak megtekintésére, módosítására, valamint új szolgáltatások felvitelére. Az első ablakon az éppen élő szolgáltatások listáját láthatjuk.
31. ábra Szolgáltatások Az Új szolgáltatás vagy az Adatok gomb megnyomásakor megjelenő ablakban lehet a kiválasztott szolgáltatás adatait módosítani, illetve új szolgáltatást felvinni.
32. ábra Szolgáltatások adatai
S SDA Stúdió Kft.
38. oldal
NEPTUN_PENZUGY Az itt látható mezők jelentése a következő: Megnevezés: A szolgáltatás neve, ami alapján a hallgatók azonosítják. Pénzügyi kód: A szolgáltatás pénzügyi jogcíme Tulajdonos: A tanszék, amelyik a befizetett pénzeket kapja, illetve amelyik a befizetések adatait megtekintheti Kar: Itt adható meg, hogy melyik kar hallgatóinak szól a szolgáltatás. A kitöltése nem kötelező Képzés: Itt adható meg, hogy melyik képzés hallgatóinak szól a szolgáltatás. A kitöltése nem kötelező. (Így adhatóak meg olyan szolgáltatások, amelyekre egy teljes kar, vagy akár egy teljes intézmény hallgatói is befizethetnek) Érvényesség: A szolgáltatásra ezen időpontok közt lehet befizetni.
S SDA Stúdió Kft.
39. oldal
NEPTUN_PENZUGY 5.5. Tandíj Ezen a felületen adhatjuk meg az egyes képzéseken a különböző tandíjakat, azok pénzügyi adatait, valamint a második fülön a hozzájuk tartozó összegeket.
33. ábra A kari tandíjak pénzügyi kódjai
34. ábra A kari tandíjak összege
S SDA Stúdió Kft.
40. oldal
NEPTUN_PENZUGY 5.6. Házipénztár adatok Ez a felület szolgál arra, hogy a csekkes befizetéseknél (3.2.) már említett házipénztáras befizetések adatait különböző szempontok szerint vizsgáljuk. A képernyő bal oldalán a szűrési feltételeknek megfelelő tételek láthatóak, a táblázat alatt az éppen kijelölt tétel adatait, míg a jobb oldalon a tételek jogcím szerinti összesítését láthatjuk. A Tételeket nyomtat és az Összesítést nyomt. gombok hatására a bal -, illetve a jobb oldali táblázatot nyomtathatjuk ki.
35. ábra Házipénztár adatok A Szűrés gomb megnyomásakor megjelenő felületen a következő adatok alapján szűrhetünk:
36. ábra Pénztári befizetések szűrése
S SDA Stúdió Kft.
41. oldal
NEPTUN_PENZUGY 5.7. Sztornó lista Itt egy olyan listát lehet készíteni, ami a sztornózás miatt visszautalandó tételeket tartalmazza. (Minden tétel csak 1 listán szerepelhet) Ez alapján lehet majd az intézményi pénzügyi rendszerből ténylegesen az utalást kezdeményezni. A listában a következő adatok szerepelnek: • • • • • •
Név Cím Bankszámlaszám Jóváíró számla száma Összeg Eredeti tranzakció jogcíme
S SDA Stúdió Kft.
42. oldal
NEPTUN_PENZUGY
6. A tanszéki felület A tanszéki felület az adott tanszék számára befizetett tételek adatainak megjelenítésére szolgál. A tételeket szűrhetjük a befizető, a befizetés jogcíme és a befizetés időpontja alapján. A szűrés során a befizetett különeljárási díjakat és szolgáltatásokat külön listázhatjuk. Az így meghatározott tételeket a Listázás gomb megnyomásával jeleníthetjük meg. A lista ugyanazokkal a tulajdonságokkal bír, mint amiket a hallgatói résznél már láthattunk. A Kiírt kötegek gomb megnyomásával a 3.5. pontban ismertetett, a Szolgáltatások megnyomásával pedig a 3.4. pontban ismertetett funkció érhető el.
37. ábra Pénzügyi modul – Tanszéki felület
S SDA Stúdió Kft.
43. oldal
NEPTUN_PENZUGY
7. A befizetők adatainak megadása A program képes a hallgatói befizetések, illetve az azokhoz megadott befizetési adatok alapján igazolások és számlák nyomtatására. A befizetési adatokat négyféleképpen lehet megadni, ezek a következők: -
Megosztási szabályokkal A kiírt vagy teljesített tételeknél közvetlenül Számlázáskor vagy az adóigazoláskor a nyomtatás előtt
Ugyanezeket a szabályokat használja a rendszer akkor is, ha egy tételt sztornózni kell, ekkor ez fogja meghatározni, hogy kinek és milyen számlaszámra kell visszautalni az érintett összeget.
7.1. Megosztási szabályok használata A megosztási szabályok használatával a hallgatóknak lehetőségük nyílik arra, hogy előre megadják, hogy az általuk fizetendő különböző díjakat milyen arányban szeretnék majd megosztani a különböző befizetők közt (pl. feléről adóigazolást kér az apja nevére, a másik feléről pedig egy számlát a munkahelye számára). Jelenleg ez a funkció a Tanulmányok/Tárgyak ablakon levő Megosztási szabályok gomb megnyomásával érhető el. Ekkor a következő ablak jelenik meg, ahol az adott hallgató kiválasztott képzésén és félévében érvényes szabályok láthatóak:
S SDA Stúdió Kft.
44. oldal
NEPTUN_PENZUGY Új szabály felvitelére, illetve a meglevők módosítására a következő felület szolgál:
A mezők közül egyedül az Arány szorul magyarázatra: ez mondja meg, hogy az adott befizető a teljes összeg mekkora hányadát vállalta. A szabályok arányszámainak összege értelemszerűen nem haladhatja meg a 100-at. Amennyiben ezek nem fedik le teljesen a teljesítendő összeget, akkor a tételkiírás során létrejön még egy tétel, ami a maradékot tartalmazza, de ennél a befizetők adatai nem lesznek kitöltve. A tételkiírás során a program természetesen rákérdez arra, hogy alkalmazza-e ezeket a szabályokat, hiszen ennek nem mindig van értelme (tandíjnál van, de egy elvesztett index pótlásáért befizetendő összegnél valószínűleg nincs). A többi esetben (kiírt vagy teljesített tételek adatainak megadása, számlák és igazolások nyomtatása) a befizetők adatai már egy konkrét tételhez tartoznak, ekkor az adatok felvitelére a következő felület szolgál:
Az előbb említett szabálymegadó felülettől ez csak annyiban tér el, hogy itt az éppen érintett tétel Összeg-ét lehet látni a megosztási arány helyett, és emiatt ez a mező itt nem is módosítható.
S SDA Stúdió Kft.
45. oldal
NEPTUN_PENZUGY
9. Számlák, tranzakciók sztornózása
Itt négy esetet lehet megkülönböztetni, attól függően, hogy milyen tételt akarunk sztornózni (kiírt vagy teljesített), illetve hogy tartozik-e az adott tételhez számla. Ez a művelet 3 helyről indítható: - Egy kiírt tétel törlésével - Egy hallgatói pénzművelet sztornózásával - Egy kiadott számla sztornózásával Az egyes esetek lépései a következők:
S SDA Stúdió Kft.
46. oldal
NEPTUN_PENZUGY 9.1. Kiírt tétel törlése A kiírt tétel törlésekor a rendszer először ellenőrzi, hogy tartozik-e a tételhez kiadott számla. Amennyiben nem, akkor a kiírt tétel állapota „törölt”-re változik, és az eljárás véget ér. Ha viszont a számla már kiadásra került, akkor a felhasználó a lent látható felületen választhat, hogy sztornó vagy pedig jóváíró számlát kíván-e kiadni. Az első esetben a kiírt tétel szintén „törölt” állapotúvá válik, és ekkor sztornó számla is nyomtatódik, majd pedig ha a felhasználó kéri, akkor a rendszer a törölt tételt újra kiírja. A jóváíró számla készítését választva meg kell adni, hogy a teljes összegről kell-e jóváíró számlát kiadni, vagy csak egy részéről, majd az így meghatározott összegről szóló számla kinyomtatásra kerül. A felhasználó megadhatja, hogy vissza kell-e utalni az érintett összeget a hallgatónak. Jóváíró számla készítésére akkor lehet itt szükség, ha a felhasználónak már tudomása van arról, hogy az eredeti összeget befizették, de ez a Neptun nyilvántartásában még nem jelent meg.
9.2. Hallgatói pénzművelet sztornózása A teljesített tétel törlésekor a rendszer először ellenőrzi, hogy tartozik-e a tételhez kiadott számla. Mivel itt minden esetben jóváíró tétel keletkezik, ez a vizsgálat csak azt dönti el, hogy kell-e jóváíró számlát nyomtatni. A következő ellenőrzés a törlendő tételhez kiadott adóigazolás meglétét ellenőrzi, és szükség esetén figyelmezteti erre a felhasználót. Itt is meg kell adni, hogy a teljes összegről kell-e jóváíró tételt készíteni, vagy csak egy részéről, majd szükség esetén az így meghatározott összegről szóló számla kinyomtatásra kerül. A felhasználó megadhatja, hogy vissza kell-e utalni az érintett összeget a hallgatónak (erre a kérdésre akkor lehet pl. „nem” a válasz, ha a teljesített tétel hibás adatrögzítés miatt keletkezett). Amennyiben erre a kérdésre „nem” a válasz, és a tétel egy házipénztáras befizetésből származik, akkor a változtatásokat a rendszer kérésre a házipénztárba is átvezeti. Itt még azt lehet megadni, hogy a változtatás az aktuális, vagy pedig az eredeti dátummal kerüljön be a házipénztárba. Az elsőt akkor célszerű választani, ha tényleges kifizetés történik a pénztárból a jóváírás miatt, a másodikat pedig akkor, ha hibás adatrögzítés miatt van szükség erre a műveletre.
S SDA Stúdió Kft.
47. oldal
NEPTUN_PENZUGY 9.3. Számla sztornózása Ez a funkció a hallgatónak kiadott számlákat kezelő részből érhető el. A program először eldönti, hogy tartozik-e teljesített hallgatói pénzművelet a sztornózandó számlához, és ennek megfelelően vagy a 9.1. vagy pedig a 9.2. pontokban leírtaknak megfelelően jár el (természetesen mindkét esetben figyelembe veszi a kiadott számla meglétét).
9.4. Jóváíró számla sztornózása Jóváíró tételek illetve számlák törlésekor a következő lépéseket hajtja végre a rendszer: -
A jóváírást jelölő (negatív összegű) tranzakciós tétel típusa „sztornózott”-ra változik Amennyiben a tételhez házipénztáras bejegyzés tartozott, akkor ez a bejegyzés törlődik (erre figyelmeztet a program) Amennyiben korábban a jóváíró tétel/számla visszautalását kérte az illetékes felhasználó, akkor a visszautalásról szóló rekord is törlődik. Amennyiben a visszautalás már megtörtént, akkor a jóváíró tétel/számla sztornózására már nincs lehetőség (erre a program szintén figyelmeztet).
S SDA Stúdió Kft.
48. oldal
