Főnix rendszer – kulcs a korszerű önkormányzati gazdálkodáshoz
A helyi önkormányzatok a törvényben előírt feladatok ellátásához a mindenkori költségvetési törvényben meghatározott mértékű és elosztási rendszerű állami hozzájárulásban részesülnek. Az igényjogosultság szabályrendszerének változásaiból azonban 1996. óta egyre inkább érzékelhető a helyi önkormányzatokra átterhelt feladatok növekedése, ezzel párhuzamosan pedig az önkormányzatoknak juttatott, működési célú állami források csökkenő aránya. Ez a tendencia leginkább az átengedett állami bevételek (SZJA, gépjárműadó, illetékbevétel) illetőleg a jellemzően feladatmutatóhoz kötött állami hozzájárulások és támogatások nyomon követésével érhető tetten. A központi forrásszabályozás változásai nyilvánvalóvá tették, hogy az önkormányzati intézményrendszer elavult tárgyi eszközeinek újrapótlásához, valamint az intézményüzemeltetési kiadásokhoz szükséges fedezetet az önkormányzatoknak teljes egészében maguknak kell előteremteniük. Ennek általánosan elfogadott, leggyakrabban alkalmazott módszerei: • a helyi adóbevételek növelése, • az önkormányzati vagyon részbeni értékesítése, • külső tőkebevonással történő vagyonhasznosítás, • és/vagy a mindenkori folyó – főként az intézményi – kiadások csökkentése. E törekvéseknek azonban gátat szab: az önkormányzati törzsvagyon védelme, a lakosság és a helyi vállalkozások teherbíró képessége, az ágazati feladatellátáshoz kapcsolódó, költségigényes eszköz-és személyi feltételrendszer. Égető szükséglet tehát a meglévő belső tartalékok feltárása és kiaknázása, melynek segítségével a korlátozó tényezők mellett is költséghatékonyabbá válhat az önkormányzati gazdálkodás. A Főnix rendszer az önkormányzati gazdálkodásban az eddig ismert megoldásoktól gyökeresen eltérő, új lehetőséget biztosít e cél megvalósításához, az adott település működési feltételrendszeréhez igazodóan. A Főnix rendszer elméleti alapjait az Ötv., az Áht., az Ámr. és az államháztartás alrendszereinek könyvvezetési és beszámolási kötelezettségeiről szóló jogszabályok alkotják.
Phoenix®
1
A Főnix rendszer az eddig ismert megoldásoktól gyökeresen eltérő, új lehetőséget biztosít az önkormányzati gazdálkodásban, az adott település működési feltételrendszeréhez igazodóan, a meglévő belső tartalékok feltárásával és kiaknázásával. 1. Intézmény-mátrix intézménykódokkal 2. Költségvetési térháló előirányzatkódokkal 3. Egységes számlarend forrás- és feladatkódokkal 4. Bérgazdálkodás jogviszonykódokkal 5. Feladatmutatókhoz kapcsolódó, közoktatási és szociális célú normatív állami hozzájárulások és támogatások igénylése és elszámolása adatlapokkal 6. Többlépcsős, csoportos adatfeldolgozás adatszolgáltatás adatelemzés 7. Rendszerüzemeltetés lokális számítógépeken intranet hálózaton internet hálózaton
Önkormányzati intézménymátrix könyvtárstruktúrája
Phoenix®
2
Mire nyújt lehetőséget és informatikai megoldást a Főnix rendszer? • Az intézményi gazdálkodási folyamatok egységes, fenntartói szabályozására, • egységes gazdálkodási fogalomrendszer kialakítására, • az intézményi bevételek egységes felhasználási rendjének kialakítására, • az intézményi bevételekhez kapcsolódó kiadások előirányzat- és teljesítés szintű könyvviteli elkülönítésére, • a gazdálkodási folyamatokban részt vevő intézmények működési és finanszírozási sajátosságainak fenntartói szintű számbavételére (intézmény-analízis), • az intézményspecifikációkat is figyelembe vevő, egységes finanszírozási rendszer kialakítására, • a gazdálkodási folyamatok egységes forrás- és feladatrendszerének kiépítése a könyvviteli rendszerben és a kísérő analitikákban is, • egységes számlarend/számlatükör bevezetésére, • a gazdálkodási folyamatokhoz kapcsolódó adatfeldolgozások egységesítésére, • a gazdálkodási folyamatok integrált kontrollrendszerének kialakítására, • az integrált kontrollrendszer eredményeinek visszacsatolására a gazdálkodási egységekhez, • a gazdálkodási folyamatokban keletkező adathalmazok rendszerezésére, és a rendszerezett gazdálkodási adatok fenntartói szintű transzformációjára, • a gazdálkodás eredményességének összehasonlító vizsgálatára (bevétel/költségarányok, feladatmutató elemzések), a tendenciákból várható éves teljesítési adatkalkulációkra, és ez alapján az intézményi gazdálkodási folyamatok korrekciójára, • az elvégzett korrekciók hatásvizsgálatára, • átfogó értékelő- és elemzőrendszer működtetésére.
A Főnix rendszer az önkormányzati fenntartású költségvetési szervek gazdálkodásában a vonatkozó jogszabályokon (különös tekintettel az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény, az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998.(XII.30) Kormányrendelet, a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény, az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségeinek sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Kormányrendelet, a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény, továbbá az önkormányzati feladatellátás részletes szabályait tartalmazó ágazati jogszabályok, illetve a költségvetési szervek gazdálkodására vonatkozó egyéb jogszabályok) alapuló, működő, egységes fogalom-értelmezéssel kialakított, egységes finanszírozási feltétel-rendszert biztosító, integrált számítógépes költségvetési adattároló-és feldolgozó rendszer. A rendszer know-how-ként üzemel, melynek neve: „Főnix (idegen nyelven Phoenix) adattároló- és feldolgozó, költségvetési információs rendszer" rövidített néven: Főnix rendszer. A Főnix rendszer, mint szerzői jogi védelem alá eső számítógépes adatfeldolgozással alátámasztott know-how, biztosítja az önkormányzati intézményhálózatnál az egységes, korszerű számítástechnikai alkalmazásokat, az egységes, a vonatkozó jogszabályokkal szinkronban lévő költségvetési gazdálkodási szemléletet intézményenként, ágazatonként és önkormányzati szinten. A Főnix rendszer országos bemutatására 2000. szeptember 15-én Siófokon, a VIII. Országos Közigazgatási Konferencia keretén belül került sor.
Phoenix®
3
A Főnix rendszer főbb elemei
Normatív állami hozzájárulások kiszámítása (adatszolgáltatás a TÁH-felé)
KÖZO modul
Létszám- és bérgazdálkodás (létszám-előirányzatok lekötése, üres állások nyilvántartása, foglalkoztatottsági mutatók, illetménykeret-követés, adatszolgáltatás, bérfejlesztés)
Bér-munkaügyi modul
Bevételi és kiadási előirányzat-gazdálkodás, költségvetés tervezés, végrehajtás, beszámolás
Költségvetési modul
Iktatórendszer, körlevelezés, dokumentumsablonok, kötelezettségvállalás, utalványozás, szerződés-nyilvántartás, adatszolgáltatás
Ügyviteli modul
Ellátmány/előleg-kezelés, csoportos átutalások, karbantartás, beszerzés, élelmezés, feladás a számviteli modulhoz
Gazdasági modul
Automatikus kontírozás és főkönyvi könyvelés, Áfa-és folyószámlakönyvelés, készlet, eszköz-nyilvántartás, analitikák, mérleg, költségvetési jelentés, forrás- és feladat, valamint támogatás- és bevétel mátrixban, feladás a költségvetési modulhoz
Számviteli modul
Gazdálkodási adatok értékelő elemzése, kimutatások, analitikák elkészítése, kontrolling
Monitor modul
A fentiekben meghatározott modulok a cél és alkalmazási körnek megfelelően a Főnix rendszer önkormányzati, költségvetési, gazdálkodási folyamataiban jelennek meg, támogatva a többlépcsős, csoportos adatfeldolgozást, adatszolgáltatást, adatelemzést. A rendszerüzemeltetés történhet az igényeknek és a technikai környezeti feltételeknek megfelelően lokális számítógépeken, intranet és/vagy internet hálózaton.
Phoenix®
4
Az önkormányzati költségvetési gazdálkodás főbb folyamatai a Főnix rendszerben
Phoenix®
5
Milyen informatikai eszközöket kínál a megoldáshoz a Főnix rendszer? 1. A Főnix rendszer KÖZO modulja zárt rendszerben biztosítja a feladatmutatókhoz kapcsolódó, közoktatási és szociális célú normatív állami hozzájárulások és támogatások igénylésénél és elszámolásánál, a lehető legpontosabb, ellenőrizhető és azonnal számszerűsíthető, egységes adatszolgáltatást és központi adatfeldolgozást. A normatív állami hozzájárulások igénylésének és elszámolásának rendje rendkívül bonyolult, több jogszabály átfogó ismeretét kívánja meg, amelyre az egyes intézmények nincsenek felkészülve. A KÖZO modul alkalmazásával az igénylések és az elszámolások közötti különbözet az évek átlagában nem haladja meg a 2-3 %-ot, rugalmasan igazodik a mindenkori jogszabályi változásokhoz. A program könnyen és gyorsan kezelhető, az intézményektől nem igényli különösebb számítási eljárások alkalmazását, csak a szakmai statisztikai adatok hiteles szolgáltatását.
Phoenix®
6
2. Az intézményi előirányzatok tervezésénél, a jóváhagyott előirányzatok felhasználásánál és a költségvetési beszámoló készítésénél a Főnix rendszer 2.1. Bér-és munkaügyi modulja biztosítja az egységes bér és munkaügyi nyilvántartást, központi adatbázissal. A modul alkalmazható az intézményi létszám- és bérgazdálkodás nyilvántartásához, ellenőrzéséhez, a jóváhagyott létszám- és illetménykeret felhasználásának nyomon követéséhez. Az alkalmazott jogviszonykódok alapján folyamatosan nyomon követhető többek között a saját bevételből, a túlóra keret terhére, illetve a tartósan távollevők helyettesítésére foglalkoztatottak létszám-és béradatai. A Főnix rendszer bér- és létszám-adatbázisa szolgál alapul az önkormányzat költségvetési koncepciójának kidolgozásához, a Kjt. szerinti kötelező illetményelemek kiszámításához, a feladatellátáshoz szükséges létszám-keret megállapításához és a rendszeres személyi juttatások keretösszegeinek meghatározásához egyaránt.
A Főnix rendszer egyik indítópultja az intézmény számítógépén
A Főnix rendszer Munkaügyi moduljának bejelentkező képernyője
Phoenix®
7
A Főnix rendszer Munkaügyi moduljának egyik adatlapja
2.2. Számviteli modulja, minden más, eddig ismert könyvviteli programtól eltérően, • az önkormányzati szintű, egységes könyvviteli rend kialakításával, • az előirányzatkódok (bevételből, vagy támogatásból finanszírozott kiadás) bevezetésével és a főkönyvi alábontások helyett, forrás-és feladatkódok alkalmazásával, • valamint a könyvelési adatok központi, adatbázis szintű feldolgozásával naprakészen követi mind a számviteli szabályok, mind pedig az Ámr. változásait. A rendszer lehetővé teszi, hogy minden egyes intézmény gazdálkodási adatai önállóan és összevontan is – megfelelő technikai háttér esetében – akár naponta is áttekinthetők, s bármikor lekérdezhetők legyenek a felügyeleti szerv számára is. A Számviteli modul tartalmazza többek között az előkontírozással megvalósuló automatikus főkönyvi könyvelést, a folyószámla-könyvelést, a készletés eszköznyilvántartást, Áfa- analitikákat, pénztárkezelést és számlázást, és a mérleg alátámasztását szolgáló egyéb analitikus nyilvántartásokat is.
Phoenix®
8
2.3. Ügyviteli modulja biztosítja az egységes gazdálkodási, és ügyviteli rend kialakítását és működtetését, amelynek segítségével a jogszabályokban előírt kötelezettségvállalási, utalványozási és számviteli rend betartatható és ellenőrizhető, a bizonylatok kezelése és feldolgozása naprakészen nyomon követhető.
2.4. Költségvetési modulja - az Ámr. elveit követve -, a kiadási előirányzatokat és felhasználásokat megbontva (támogatásból és bevételből finanszírozott kiadások), a PM által előírt adattartalmú elemi költségvetési és beszámoló nyomtatványgarnitúrákat állítja elő. A beszámoló a központi könyvelési adatbázisból bármikor, akár havonként is, automatikusan előhívható, a szöveges értékelés sablonjaival együtt. E funkció működése jelentősen meggyorsítja, és lényegesen leegyszerűsíti az intézmények elemi szintű, költségvetés-tervezési, módosítási és beszámolási feladatait. Biztosítja a lehetőséget a bevételek teljesítési ütemének ellenőrzésére, a bevételből és támogatásból finanszírozott kiadási előirányzatok felhasználásának folyamatos nyomon követésére, valamint a szükséges korrekciók megfelelő időben történő végrehajtására.
Phoenix®
9
2.5. Gazdasági modulja a gazdálkodás rendjét biztosító, egységes analitikus nyilvántartásokat és a gazdálkodási folyamatokban szükséges, különböző segédprogramokat (pl. bankbontó, csoportos átutalások, bérfeladás, ellátmányelszámolás, élelmezés-nyilvántartás, stb.) tartalmazza. A modul a költségvetési év folyamán bármikor lehetővé teszi többek között a célfeladatok, a felhasználási kötöttségű normatív állami hozzájárulások, az üzemeltetési és fenntartási költségek részletes elemzését is. 2.6. A Főnix rendszer Monitor adatbázis-kezelő modulja bármilyen adatbázisból képes keresztreferencia készítésére, tetszőleges adatbázisokból kigyűjtött
adatok
összehasonlító
elemzésének előkészítésére, az elkészített lekérdezések tárolására és fájl-exportálásra egyaránt. A Monitor segítséget nyújt a költségvetési gazdálkodás önkormányzati szintű átfogó elemzéséhez, a várható tendenciák kiszámításához, az önkormányzat gazdálkodási stratégiájának kidolgozásához, a feladatmutatók és a kapcsolódó fajlagos költségek értékeléséhez és kontrolljához.
A Főnix rendszer a szegedi önkormányzatnál 1999. óta zökkenőmentesen biztosítja az intézményhálózat gazdálkodásának fenntartói irányítását. A Főnix rendszer a hatékony önkormányzati gazdálkodás megvalósításához korszerű, a XXI. század igényeinek megfelelő színvonalú megoldást kínál, rugalmasan igazodva az önkormányzatok lehetőségeihez és igényeihez. A Főnix rendszer önálló szoftver-elemei külön-külön, ám teljes rendszerben is képesek kiszolgálni a különböző önkormányzati igényeket, egyedi, intranetes és internetes hálózati alkalmazásokban egyaránt.
Phoenix®
10
A Főnix rendszer módszertana: A költségvetési gazdálkodási folyamatok újraszervezése (BPR) • Célmeghatározás • A meglévő folyamatok felmérése, elemzése • Többváltozatú jövőkép felvázolása • Döntés-előkészítés • A meghozott döntés alapján » folyamat-leírások » humán-erőforrás tervezés » szabályrendszer kidolgozása » adatmodell-struktúrák kialakítása » rendszer-specifikáció Rendszerbevezetés • Humán-erőforrás oktatása • Rendszer-telepítés- próbaüzemre • Tesztelés • Hibajavítás • Adatmigráció előkészítése • Adatmigráció • Adathelyesség-ellenőrzés • Rendszer-telepítés • Rendszer üzembe helyezése Minőségbiztosítás • Humán-erőforrás rendszeres oktatása • Felhasználói tapasztalatok rendszerbe építése • Szakmai tanácsadás • Support • Jogszabálykövető rendszer-aktualizálás • Folyamat-elemzések • Folyamat-korszerűsítések
Phoenix®
11
Főnix Adattároló és -feldolgozó Költségvetési Információs Rendszer magyarországi forgalmazója: A
a Városi Jegyzõk Egyesületének (VJE – www.jegyzo.hu) partnercége. A Pramonteam Kft. a Városi Jegyzők Egyesületével fennálló együttműködési megállapodás alapján a VJE referencia-helyei, illetőleg más tagjai részére kedvezményes feltételeket biztosít a rendszer/vagy egyes rendszerelemek bevezetéséhez.
Székhely: 6726 Szeged, Radnóti u. 19. Telephely: 6724 Szeged, Csuka u. 12. web-lap: www.prnt.hu e-mail:
[email protected] Telefon: 06-30-229-3620 • 06-30-229-3622 Telefax: 06-62-401-742
Phoenix®
12
