Interne controle en deugdelijk bestuur in de publieke en non-profitsector IBR 17 oktober 2008
Financieel Beheersinstrument Rijksdienst voor Kinderbijslag voor Werknemers: governance hefboom Johan Verstraeten, administrateur-generaal RKW Johan Christiaens, bedrijfsrevisor
1
De kinderbijslagsector voor werknemers • 4 miljard EUR uitbetaalde kinderbijslag (7,62 % sociale zekerheid)
• aan 1.100.000 bijslagtrekkende gezinnen • voor 1.900.000 rechtgevende kinderen • span/kind tussen laagste en hoogste bedrag: 700 % 2
Opdrachten van RKW • Regulator
Doen doen
• Operator
doen (aandeel van 15,10 %)
• Kennisondersteuning − Kenniscentrum: centraal informatieplatform (Famidoc, Statistiekportaal, …) − Informatiesysteem: kadaster van de kinderbijslag 3
Identiteitsverklaring “ De gezinnen maximaal bijstaan in de volledige en effectieve uitoefening van hun potentiële rechten op gezinsbijslag, met zo min mogelijk tussenkomst van hun kant en het behoud ervan verder waarborgen. ”
4
Invulling door visie • Het Beheerscomité treft alle passende maatregelen voor de algemene controle op de kinderbijslagfondsen.
(Wet van 26-07-60 tot herinrichting van de instellingen voor kinderbijslag, KB van 1-09-60 tot inrichting van de RKW, Speciaal reglement nr. 4)
• Vóór 1 oktober van ieder jaar zenden de kinderbijslagfondsen aan de bevoegde minister de balans der algemene rekening, alsook de balans en de winst- en verliesrekening van het voorafgaand dienstjaar. ... De rekenplichtige stukken zullen opgemaakt worden overeenkomstig een bij MB te bepalen model. (Artikel 140 kinderbijslagwetgeving)
5
RKW als regulator Monitoring: samenwerkingverband met 20 autonome kinderbijslagfondsen in overleg met de toezichthoudende overheid Controle kinderbijslagfondsen: op kwalitatief en financieel vlak Mediatie: informatie en bijstand aan alle gezinnen Frontdesk: 8-17 u elke werkdag 6
RKW als regulator 1. Normalisatie van de dienstverlening productdefinitie checklist + informatievergaring
2. Normering van de dienstverlening vaststellen van het verwachte kwaliteitsniveau 7
RKW als regulator Normering • Concrete objectieven voor kwaliteit van dienstverlening aan gezinnen Dulbea-model (sinds 1999) - Wetenschappelijk onderbouwd doorlichtingsmodel: toetsing van beheer aan strikte kwaliteitsnormen (16 kwaliteitsindicatoren) - Resultaten bepalen tot 15 % van de toelage (2010)
8
RKW als regulator Normering • Objectieven voor kwaliteit financieel beheer Æ optimalisering betoelaging fondsen: meer autonomie + grotere financiële verantwoordelijkheid − Toelage in functie van werklast (objectieve parameters) − Gesloten enveloppe die alle kosten moet dekken − Stijgend deel van de toelage in functie van de kwaliteit van beheer: van 5 % naar 15 % in 2010 − Nadruk op autofinanciering en aanmoediging uitbouw reserves − Herstelplan indien ontoereikend financieel en administratief beheer (2 in recent verleden) 9
Nood aan versterkt toezicht • Bewaking publiek belang in sector met marktwerking: bankcrisis ! • Progressieve toename van autonomie van kinderbijslagfondsen • Inzicht in financieel gebeuren op niveau van Dulbea voor kwaliteitsbeheer brengen 10
Basis = Nieuw boekhoudplan • Uniformiteit: normalisatie boekhoudprincipes + optimalisering financiële rapportering In overeenstemming met nieuwe VZW-wet Æ voorbeelden: − Dubieuze debiteuren − Provisies (risico’s en kosten) en schulden (vakantiegeld)
Reeds van toepassing vanaf 1 januari 2005 Jaarlijkse financiële rapportering: tot kleinste detail van het boekhoudplan 11
Basis = Nieuw boekhoudplan (2) • Dieptezicht / Transparantie: inzicht in de financiële verrichtingen Groter inzicht in de gehele financiële werking van de fondsen, inclusief verbonden entiteiten Snelle informatiedoorstroming en –verwerking: knipperlichtfunctie Aggregatie gehele stelsel benchmarking Regels voor een rechtmatige en efficiënte aanwending van de beheerskosten, inclusief gemeenschappelijke kosten Neerlegging jaarrekening bij Balanscentrale volgens standaardschema’s: transparantie voor publiek 12
Rechtmatige en efficiënte aanwending beheerskosten • Werkelijke kosten die een band vertonen met de kinderbijslagactiviteit • Gemeenschappelijke kosten (kosten doorgerekend door verbonden entiteit): drie principes − aparte boeking van de gemeenschappelijke kosten (detectie van verhoogd risico) − vaststelling type verdeelsleutels: uniforme en objectieve principes − documentatieplicht voor verdelende organismen: nagaan van realiteit van de doorgerekende kosten 13
UITDAGING Exploitatie van kwaliteitsvolle financiële gegevens (tot op het grootste detailniveau en over verschillende boekjaren heen) in het kader van een bedrijfsmatige opvolging van de financiële toestand van de kinderbijslagfondsen en van de financiële stromen binnen het stelsel Î uitdaging op operationeel vlak Î uitdaging op informatica vlak
14
Financieel beheersinstrument Doelstellingen - Functies • Kwaliteit van de ontvangen financiële gegevens • Diepte-analyse: tijds- en structuuranalyse + beleidsratio’s en dit zowel op niveau van kinderbijslagfondsen als op niveau van het stelsel (geïntegreerde module voor financiële analyse) • Aggregeren van de financiële gegevens van het stelsel voor het uitvoeren van een benchmarking
15
Financieel beheersinstrument Doelstellingen - Functies (2) • Uitvoeren controle op basis van bedrijfsmatige analyse - gebruik ratio’s Æ normeren - detectie risico’s - gerichte controle i.p.v. exhaustieve controle • Monitoren van de financiële draagkracht van de kinderbijslagfondsen Æ knipperlichtfunctie
16
Financieel beheersinstrument Implementatie • Dubbele functie: bedrijfseconomische analyse van de fondsen + gerichte financiële controle op basis van risico’s • Centrale database via software “Rapportering & Business Intelligence” • Bevat alle financiële gegevens van de fondsen: maandelijkse, driemaandelijkse en jaarlijkse rapporteringen 17
Beschikbare rapporteringen – functionaliteiten • Maandelijkse rapportering Verzekeren van optimale afstemming van de voorschotten met werkelijk uitbetaalde gezinsbijslag ÎBeperking van de geldmiddelen in circulatie ÎResultaat is mee bepalend voor de hoogte van de toelage in functie van de kwaliteit van het financieel beheer 18
Beschikbare rapporteringen – functionaliteiten • Driemaandelijkse rapportering − Afrekening voorschotten met werkelijk betaalde bijslag − Afrekening debiteuren van ten onrechte uitbetaalde bijslag (financiering door fondsen met eigen middelen en slechts uitzonderlijk met kredietopeningen ten laste van het globaal beheer sociale zekerheid) − Opvolgen van de openstaande saldi van de debiteuren (o.m. de dubieuze debiteuren) − Berekening van de toelage op basis van de werklast − Aanwending van de toelage: opvolging beheerskosten 19
Beschikbare rapporteringen – functionaliteiten • Jaarlijkse rapportering − Opvolging van balansrekeningen Æ zicht op o.m. liquiditeit en solvabiliteit − Opvolging van resultaat resultatenrekening Æ zicht op rentabiliteit (winstgevendheid): zowel de mate als de samenstelling (bedrijfs-, financiële en uitzonderlijke resultaten) − Opvolging van kosten- en opbrengstenrekeningen tot op het grootse detail Æ zicht op de definitieve besteding van de toelage naar aard en structuur, met afzonderlijke vermelding van de rechtstreekse en gemeenschappelijke kosten en opbrengsten (detectie van verhoogd risico) − Opvolging van opbouw reserves Æ zicht op financieringscapaciteit inzake debiteuren, uitbetaling kinderbijslag en investeringen 20
Beschikbare rapporteringen – functionaliteiten • Jaarrekening neergelegd bij Nationale Bank − Overeenstemming met jaarrapportering RKW en boekhouding kinderbijslagfondsen − Extra informatie in toelichting en in de sociale balans
• Verslagen bedrijfsrevisoren − Driemaandelijks toezicht op de interne controle inzake kritische gegevens nodig voor het betalen van de kinderbijslag − Driemaandelijks toezicht op de financiële verrichtingen
21
Opbouw van financieel beheersinstrument INLEIDING • Overheden laatste jaren hervormd met nadruk ondernemingsmanagement (NPM) • Cameralistische BH Æ Vermogensboekhouding • Transparantie en “what have you done with our money?” • Harmonisatie jaarrekeningen VZWs + IT Î Modernisering regulerende rol overheid Î Financieel beheersinstrument 22
Opbouw van financieel beheersinstrument 1 Controles 1.1 Protocollair nazicht (vormvereisten e.d.) 1.2 Coherentiecontroles 1) tekencontroles 2) rekenkundige controles 3) logische controles − Zaken die niet tegelijk kunnen of die net wel tegelijk moeten voorkomen − Niet nul kunnen zijn van bepaalde rubrieken, bv.: ‘Nog te betalen’ bijslagen <> 0 23
Opbouw van financieel beheersinstrument 1 Controles 4) aansluitingscontroles 5) verbandscontroles bv.: Eindsaldo laatste dag maand van financieringsplan reconciliëren met eindsaldo eerste dag v/d maand 6) waarschijnlijkheidscontroles bv.: is niet plausibel dat ‘Beginsaldo eerste financiële rekening’ zelfde is als eindsaldo 24
Opbouw van financieel beheersinstrument 2 Ratios, indicatoren en knipperlichten 2.1 Maandelijkse documenten bv.: − Zijn de voorschotten die men vraagt redelijk gelet op de later werkelijk uitbetaalde bedragen? − Hoeveel bedraagt het gemiddeld bedrag in euro per dag op de verschillende financiële rekeningen en kan dit bedrag redelijk genoemd worden? − Enz. 25
Opbouw van financieel beheersinstrument 2 Ratios, indicatoren en knipperlichten 2.2 Trimesteriële rapportering bv.: − Hoe ziet gemiddeld uitbetaald bedrag gezinsbijslag eruit in het fonds met ook vergelijking in de tijd en vergelijking andere fondsen? − Hoeveel bedraagt het gemiddeld bedrag debiteuren per openstaand geval? Hoeveel bedraagt het gemiddeld bedrag aan verrichtingen per kwartaal? 26
Opbouw van financieel beheersinstrument 2 Ratios, indicatoren en knipperlichten − Hoe ziet het kostenprofiel eruit? bv.: • Gebouwkosten per rechthebbende? • Kantoorkosten per rechthebbende? • Kosten betwiste zaken / totaal bedrijfskosten? • ... − Rentabiliteit beheersrekening fonds? • Bedrijfswinst / Bedrijfsopbrengsten • Bedrijfswinst per rechthebbende − Enz. 27
Opbouw van financieel beheersinstrument 2 Ratios, indicatoren en knipperlichten 2.3 Jaarlijkse rapportering bv.: − Hoe snel roteren de debiteuren in het algemeen? − Vergelijking over fondsen − Traagheid van terugvordering: Æ Debiteuren / Ten onrechte uitbetaalde bijslag − Vervaldagbalans − Enz. 28
Opbouw van financieel beheersinstrument 3 Rapportering Differentiëren naargelang niveau van de gebruikers bv.: − Foutenlijsten coherentiecontroles Æ administratie − Rapporten met beheersmatige elementen met statistieken en profielen Æ beleidsvoerders 29
Opbouw van financieel beheersinstrument 3 Rapportering De voordelen van gesystematiseerde rapportering • Verschaffen beheersinformatie naar verantwoordelijken • Aansturing beleid en controle fondsen met inbegrip van professionalisering van controleaanpak van fondsen • Legitimering en verantwoordelijksbeperking rekenplichtigheid (“accountability”) RKW 30
Financieel beheersinstrument Sterkten • Preliminaire controles op de verstrekte financiële gegevens worden geautomatiseerd en uitgebreid Toename kwaliteit en consistentie Vlotte bijsturing van de reglementering inzake het financieel beheer door betere diagnose
31
Financieel beheersinstrument Sterkten (2) • Ruim aanbod aan beleidsrelevante gegevens: analyse in de tijd + ratio’s en indicatoren Benchmarking: onderlinge vergelijking van de fondsen Definiëring van financiële normen Vergelijking van de werkelijke financiële prestaties met de gedefinieerde normen 32
Financieel beheersinstrument Sterkten (3) • Modernisering financieel toezicht op de kinderbijslagfondsen van een exhaustieve conformiteitscontrole naar een bedrijfsmatige audit Preventief
optreden op basis van knipperlichten Æ onmiddellijke aanpassing van de financiering of eventueel opleggen van een herstelplan Op basis van benchmarking en risk assessement wordt gerichte controle uitgevoerd, o.m. inzake efficiënte en effectieve aanwending v/d gemeenschappelijke kosten Zelfde criteria als om financiële toestand van een onderneming te meten Æ rendabiliteit, liquiditeit, solvabiliteit en cashflow 33
CONCLUSIE Het financieel beheersinstrument is het sluitstuk van een volledig instrumentarium om het integraal beheer van de fondsen te evalueren Dulbea-model: gerichte kwaliteitscontrole op dienstverlening aan de gezinnen Æ risico voor de gezinnen Fin. beheersinstrument: bedrijfsmatige monitoring van alle fin. verrichtingen en bewaken van de fin. gezondheid van de fondsen Æ detectie van de financiële risico’s in het stelsel op basis van bedrijfsmatige ratio’s en indicatoren 34
