de Belgische Staat de Rijksdienst voor Kinderbijslag voor Werknemers

BESTUURSOVEREENKOMST 2013 - 2015 tussen

de Belgische Staat en

de Rijksdienst voor Kinderbijslag voor Werknemers

INHOUDSOPGAVE

PREAMBULE ........................................................................................................................................ 1 HOOFDSTUK 1. INLEIDENDE BEPALINGEN ............................................................................... 8 ART. 1. Definities ...................................................................................................................................... 8

HOOFDSTUK 2. SPLITSING ............................................................................................................ 11 ART. 2. Splitsing ...................................................................................................................................... 11

HOOFDSTUK 3. HUIDIGE EN TE ONTWIKKELEN OPDRACHTEN ..................................... 12 AFDELING 1: REGULATOR .......................................................................................................... 12 ART. 3. Aansturing .................................................................................................................................. 12 ART. 4. Gegevensbeheer en strijd tegen de sociale fraude ....................................................................... 14 ART. 5. Controle ...................................................................................................................................... 21 ART. 6. Bemiddeling ............................................................................................................................... 28 ART. 7. Uitvoeringsevaluatie ................................................................................................................... 31

AFDELING 2: BETALING VAN DE KINDERBIJSLAG EN HET KRAAMGELD ...................... 33 ART. 8. Toelaatbaarheid .......................................................................................................................... 33 ART. 9. Toekennen en betalen ................................................................................................................. 37 ART. 10. Conformiteitstoets .................................................................................................................... 44 ART. 11. Toegankelijkheid van de diensten ............................................................................................. 50

AFDELING 3: FCUD........................................................................................................................ 53 ART. 12. Ondersteuning van het beheer................................................................................................... 53 ART. 13. Jaarlijkse toekenning van een recht op toelagen ....................................................................... 53 ART. 14. Toekenning en betaling van kwartaalvoorschotten op de toelagen ........................................... 54 ART. 15. Betaling van een definitieve toelage ......................................................................................... 55 ART. 16. Controle: toezicht op de conformiteit met de voorwaarden ...................................................... 56

AFDELING 4: BELEIDSVOORBEREIDING, -ADVISERING EN -ONDERSTEUNING ............ 58 ONDERAFDELING 1. JURIDISCHE EN JURISPRUDENTIELE TAKEN ................................. 58 ART. 17. Voorbereiden en adviseren van het beleid ................................................................................ 58 ART. 18. Waarborgen van het recht ......................................................................................................... 61 ART. 19. Opvolgen van de rechtspraak inzake kinderbijslag ................................................................... 63 ART. 20. Geschillenbeheer ...................................................................................................................... 64

ONDERAFDELING 2. KENNISBEHEER .................................................................................... 66 ART. 21. Beheer van de informatie over de regelgeving.......................................................................... 66

ONDERAFDELING 3. COMMUNICATIE................................................................................... 68 ART. 22. Informatie verstrekken aan de gezinnen ................................................................................... 68 ART. 23. Informatie verstrekken aan de beleidsmakers en de professionele wereld ................................ 69

AFDELING 5. ETHIEK EN BELEID OP HET GEBIED VAN DE HUMAN RESOURCES .......... 73 ART. 24. Ethiek en beleid op het gebied van de human resources ........................................................... 73

HOOFDSTUK 4. WELZIJN VAN DE MEDEWERIERS EN DUURZAAM ENERGIE-EN MILIEUBEHEER ...................................................................................................... 78 ART. 25. Welzijn van de medewerkers en duurzaam beheer. .................................................................. 78 ART. 26.Digitalisering. ............................................................................................................................ 80

HOOFDSTUK 5. INTERNE AUDIT ................................................................................................. 84 ART. 27. Interne audit. ............................................................................................................................. 84

HOOFDSTUK 6. INFORMATIEBEHEER ..................................................................................... 87 ART. 28. ICT continuity .......................................................................................................................... 87 ART. 29.Veiligstellen van de computerinfrastructuur van de Rijksdienst ................................................ 88 ART. 30.Vernieuwing en uitbreiding van de netwerkinfrastructuur......................................................... 89

HOOFDSTUK 7 . SYNERGIEËN MET ANDERE OISZ EN BELANGHEBBENDE ORGANISATIES ................................................................................................................................. 91 ART. 31. Synergieën. ............................................................................................................................... 91

HOOFDSTUK 8. GEMEENSCHAPPELIJKE ALGEMENE VERBINTENISSEN VOOR BEIDE PARTIJEN .............................................................................................................................. 93 ART. 32. ................................................................................................................................................... 93 ART. 33. ................................................................................................................................................... 93 ART. 34. ................................................................................................................................................... 93 ART. 35. ................................................................................................................................................... 94 ART. 36. ................................................................................................................................................... 94 ART. 37. ................................................................................................................................................... 94 ART. 38. ................................................................................................................................................... 94 ART. 39. ................................................................................................................................................... 95 ART. 40. ................................................................................................................................................... 95 ART. 41. ................................................................................................................................................... 95 ART. 42. ................................................................................................................................................... 95 ART. 43. ................................................................................................................................................... 96 ART. 44. ................................................................................................................................................... 96 ART. 45. ................................................................................................................................................... 96 ART. 46. ................................................................................................................................................... 97 ART. 47. ................................................................................................................................................... 97 ART. 48. ................................................................................................................................................... 97 ART. 49. ................................................................................................................................................... 98

HOOFDSTUK 9. SYNERGIEEN TUSSEN OISZ ............................................................................ 99 ART. 50. Gemeenschappelijke HR-bepalingen. ....................................................................................... 99 ART. 51. Gemeenschappelijke ICT-bepalingen. .................................................................................... 101 ART. 52. Gemeenschappelijke bepalingen logistiek. ............................................................................. 103 ART. 53. Gemeenschappelijke bepalingen inzake interne audit............................................................. 104 ART. 54. De synergieën openstellen voor andere partners. .................................................................... 104 ART. 55. ................................................................................................................................................. 105 ART. 56. Rapportering. .......................................................................................................................... 105

HOOFDSTUK 10. BUDGETTAIR, FINANCIEEL EN BOEKHOUDKUNDIG LUIK ............. 106 ART. 57. ................................................................................................................................................. 106 ART. 58. ................................................................................................................................................. 106 ART. 59. ................................................................................................................................................. 107 ART. 60. ................................................................................................................................................. 107 ART. 61. ................................................................................................................................................. 107 ART. 62. ................................................................................................................................................. 108 ART. 63. ................................................................................................................................................. 108 ART. 64. ................................................................................................................................................. 108 ART. 65. ................................................................................................................................................. 110 ART. 66. ................................................................................................................................................. 111 ART. 67. ................................................................................................................................................. 111 ART. 68. ................................................................................................................................................. 112

HOOFDSTUK 11. MEEWERKING AAN TRANSVERSALE PROJECTEN ............................ 113 ART. 69. ................................................................................................................................................. 113

HOOFDSTUK 12. SLOTBEPALINGEN…………………………………………………………..114 ART. 70. ................................................................................................................................................. 114

Preambule Met deze vierde bestuursovereenkomst wil de Rijksdienst bijzonder de nadruk leggen op drie voor hem essentiële principes: gelijke behandeling van de sociaal verzekerden en de betaalinstellingen, efficiënte werking en socialefraudebestrijding. Die principes komen specifiek tot uiting in de hierna beschouwde verschillende opdrachten. De twee hoofdopdrachten van de Rijksdienst zijn de gezinsbijslag regelen en betalen. Daar komen beleidsondersteuning, ondersteuning bij het uitvoeren van de juridische taken, kennisbeheer en het beheer van de opdrachten van het FCUD bij. Die opdrachten kunnen niet efficiënt worden uitgevoerd zonder de onmisbare ondersteuning door een goed beheer van de human resources en het op peil houden van het welzijn van de werknemers in combinatie met duurzaam energiebeheer. Door interne auditopdrachten uit te voeren, wordt eveneens bijgedragen aan een maximale interne en externe beheersing van de risico's die de werking van de Rijksdienst beïnvloeden en aan een verbetering van de processen die hij beheert. De informatica-infrastructuur beveiligen en verzekeren dat die permanent beschikbaar is, vormt ten slotte een laatste onmisbaar onderdeel van een efficiënt beheer van de Rijksdienst. Die ambities moeten echter worden ingetoomd door algemene bedenkingen over de volgende punten. Splitsing van de kinderbijslag en afschaffing van het FCUD in het kader van de zesde staatshervorming op basis van het regeerakkoord In deze bestuursovereenkomst worden de verbintenissen beschreven die de Rijksdienst aangaat voor het uitvoeren van al zijn huidige opdrachten en de realisatie van nieuwe projecten. Die combinatie van behoud en ontwikkeling is maar mogelijk als de in de 6de staatshervorming geplande splitsing van de kinderbijslag en afschaffing van het FCUD, waarvan momenteel nog niet vastligt hoe snel die zullen worden uitgevoerd, niet plaatsvinden voor het einde van de huidige overeenkomst. Waarschijnlijk wordt 2014, wanneer er verkiezingen zijn voor de wetgevende kamers, daarbij een sleuteljaar. Op verzoek van de Staat worden de modaliteiten om de contracten te herzien bovendien versoepeld, om een vereenvoudigde aanpassing ervan mogelijk te maken indien dat nodig zou zijn. Gedurende de hele overeenkomst zal de Rijksdienst in ieder geval de gevraagde beleidsondersteuning geven volgens de prioriteit die de Staat hieraan toekent in verhouding tot de andere verbintenissen van deze bestuursovereenkomst, zodat de splitsing zo efficiënt en zo adequaat mogelijk verloopt – in het bijzonder zodanig dat de overdracht transparant is voor

1

de sociaal verzekerden, en indien mogelijk gebeurt zonder onderbreking of cumulatie van de betalingen – en dit met inachtneming van het paritaire beheer. De Rijksdienst organiseert bovendien nu al een opleiding voor de deelstaten. Daarin worden de huidige, heel complexe mechanismen die de betaalinstellingen gebruiken voorgesteld en verklaard en krijgen de betrokken deelstaten de kans om de volledige omvang van de over te nemen bevoegdheid in te schatten. Budgettaire middelen Om de verbintenissen van deze bestuursovereenkomst uit te voeren moet de Rijksdienst voldoende budgettaire middelen ter beschikking krijgen, vooral wat betreft de correcte toewijzing van zijn eigen ontvangsten. Personeelsleden De Rijksdienst moet in het algemeen kunnen beschikken over het personeel nodig voor het uitvoeren van zijn opdrachten en van de verbintenissen die hij aangaat in deze overeenkomst. In elk geval moet het geschikte statutaire en contractuele personeel in dienst blijven tot het moment van de overdracht en/of zolang de kinderbijslag op vraag van de deelstaten voor hun rekening betaald wordt.

OPDRACHTEN VAN DE RIJKDIENST Reguleren Als regulator draagt de Rijksdienst er zorg voor dat alle gezinnen hun recht op kinderbijslag bekomen zonder langdurige en complexe administratieve procedures en dit tegen de minste kost. Om die ambitieuze opdracht te verwezenlijken, bepaalt de Rijksdienst het minimum kwaliteitsniveau van de dienstverlening die de verschillende betaalinstellingen moeten bieden aan de gezinnen. Daartoe verstrekt hij hen onderrichtingen, instructies en toelichtingen en geeft adviezen om hun competentieniveau op peil te houden, een uniforme dossierbehandeling te waarborgen en een rechtvaardige toepassing van de regelgeving veilig te stellen. Door de geleidelijke uitbreiding van de controle op het administratief beheer van de kinderbijslagfondsen tot de instellingen van de openbare sector die zelf de kinderbijslag betalen voor hun personeel, tot de RKW als fonds en tot de NMBS, beoogt de Rijksdienst de gelijke behandeling van alle instellingen die gezinsbijslag betalen. Het recht op kinderbijslag is niet alleen afhankelijk van de familiale toestand van het gezin maar ook van zijn socioprofessionele situatie. De kinderbijslag is ook een afgeleid recht waarvan de vaststelling gebaseerd is op gegevens omtrent de werk- of toekenningssituatie die door andere openbare socialezekerheidsinstellingen worden aangeleverd. Om een correcte vaststelling van het recht op kinderbijslag te verzekeren, beheert de Rijksdienst het Kadaster met alle pertinente gegevens omtrent de actoren in een 2

kinderbijslagdossier en organiseert hij een veilige gegevensuitwisseling tussen de verschillende betrokken betaalinstellingen. Op die manier beschikken ze over een betrouwbaar werkinstrument om aan de gezinnen hun rechten toe te kennen en tegelijkertijd sociale fraude aan de bron te bestrijden. De Rijksdienst geeft de betaalinstellingen bovendien de nodige ondersteuning en stelt adequate toepassingen ter beschikking om hun deelname aan het netwerk van gegevensuitwisseling te vergemakkelijken. Op die manier vormen het Kadaster en de daarop geënte gegevensuitwisseling een hefboom tot meer efficiëntie en een belangrijke administratieve vereenvoudiging voor de gezinnen die niet langer moeten worden bevraagd voor het bekomen van gegevens die beschikbaar zijn bij authentieke bronnen. In het kader van diezelfde administratieve vereenvoudiging en van de strijd tegen sociale fraude verbindt de Rijksdienst zich ertoe om nieuwe elektronische fluxen te ontwikkelen. Op die manier beschikken de betaalinstellingen altijd over de meest actuele socioprofessionele situatie van het gezin. Daardoor leunt het recht op kinderbijslag niet alleen zo dicht mogelijk tegen de werkelijke situatie aan, maar kan het ook automatisch onderzocht en vastgesteld worden. Bij het bepalen van de voorrang voor de ontwikkeling van nieuwe fluxen zal rekening moeten worden gehouden met het splitsingsproces. Maar welke richting dat ook zal uitgaan, het gebruik van socioprofessionele gegevensstromen zal relevant blijven voor het bepalen van de rechten in het kader van de toepassing van de internationale overeenkomsten op het gebied van de gezinsbijslag. Eveneens in het kader van de strijd tegen sociale fraude wenst de Rijksdienst via een heroriëntatie van het sociaal toezicht een selectie van de te bezoeken groepen sociaal verzekerden te maken, naargelang de verhoogde risico’s op onverschuldigde betalingen die die groepen lopen. Naast efficiënte socialefraudebestrijding zorgt dat er ook voor dat gecontroleerde gezinnen er zeker van kunnen zijn dat ze de bijslag ontvangen waar ze recht op hebben, waardoor een gelijke behandeling van de gezinnen gegarandeerd wordt. Kinderbijslag betalen De Rijksdienst is als operator actief in de kinderbijslagregelingen van de werknemers, van de openbare sector en de gewaarborgde gezinsbijslag, en samen met buitenlandse regelingen. De Rijksdienst wil zijn ambitieuze en maatschappelijk relevante beleidsdoelstelling om kinderbijslag toe te kennen met minimale inspanningen van de gezinnen, verder realiseren door de gegevens die nodig zijn voor de betaling uit authentieke bronnen te halen. Zo worden onderbrekingen in de betalingen voorkomen, wat de gezinnen stabiliteit biedt voor een gedeelte van hun inkomen. Hij wil ook alle gezinnen verzekeren dat ze gelijk behandeld worden door ervoor te zorgen dat ze de kinderbijslag krijgen waar ze recht op hebben. Ten opzichte van de derde bestuursovereenkomst behoudt de Rijksdienst de bovenvermelde beleidsdoelstelling, voor zover hij – zoals bepaald sinds de bijakte 2009 van de tweede bestuursovereenkomst – de eigen ontvangsten kan behouden van de administratiekosten voor de betalingen voor werkgevers van de openbare sector waarvoor hij de kinderbijslag beheert en betaalt.

3

Daartoe integreert hij als operator de kinderbijslagdossiers van de openbare sector in het Kadaster op eenzelfde kwaliteitsniveau als dat van het stelsel van de werknemers, in een eenvormig dossierbeheer volgens vastgelegde processen en volgens eenvormige regels. Zo wordt aan alle gezinnen van welke regeling dan ook verzekerd dat ze gelijk worden behandeld bij de toekenning van hun gezinsbijslag. Die gelijke behandeling zal nog worden versterkt dankzij de nieuwe applicatie van de Rijksdienst (ITinera-I). Wat de administratiekosten voor de betalingen voor werkgevers van de openbare sector betreft, brengt de Rijksdienst in herinnering dat het Rekenhof vastgesteld heeft dat die kosten lager waren dan de werkelijke kostprijs en dat het Beheerscomité een voorstel heeft gedaan tot wijziging van het koninklijk besluit van 30 november 1993 betreffende de terugbetaling van de uitgaven in verband met de gezinsbijslag die de Rijksdienst voor Kinderbijslag voor Werknemers voor rekening van bepaalde publiekrechtelijke rechtspersonen uitkeert. Bij de onderhandelingen over de derde bestuursovereenkomst erkende de regering dat de vraag om wijziging van het bovenvermelde besluit gegrond is. Die wijziging is momenteel echter nog niet uitgevoerd. De belangrijke opdrachten die de Rijksdienst kreeg voor de kinderbijslagdossiers van de openbare sector kunnen niet uitgevoerd worden via een verhoging van de al bijzonder hoge productiviteit van de medewerkers. Een cruciale omgevingsfactor is dus dat Selor het vereiste statutaire en contractuele personeel met de passende competenties ter beschikking stelt van de Rijksdienst. Bij de kinderbijslagdossiers van de werkgevers van de openbare sector die de Rijksdienst voor hun rekening beheert en betaalt, moet een onderscheid worden gemaakt tussen enerzijds de globale overnamefase van de dossiers van werkgevers voor wie de Rijksdienst de kinderbijslag beheert en betaalt (hierna ‘globale overname’) en anderzijds het beheer van de nieuwe aanvragen van de werknemers van die werkgevers na de globale overnamefase. Bij de globale overname doorlopen de op dat moment open kinderbijslagdossiers de specifieke stappen 'toelaatbaarheid' en 'toekennen en betalen'. De dossiers worden daarna volgens het genormaliseerd dossierbeheer opgevolgd. De afzonderlijke aanvragen na de globale overname worden ab initio rechtstreeks in het genormaliseerd beheersproces opgenomen. De Rijksdienst werkt als socialezekerheidsinstelling mee aan het beleid ter bestrijding van sociale fraude door in de kinderbijslagsector een preventief beleid te voeren om onverschuldigde betalingen als gevolg van frauduleuze handelingen te voorkomen. Toegang tot de kinderbijslagregeling wordt immers slechts verleend na voorafgaandelijke integratie van de gegevens in zijn Kadaster. De bestrijding van sociale fraude en het oneigenlijk gebruik van bijslag is een factor die de gelijke behandeling van de sociaal verzekerden bevordert aangezien de Rijksdienst door die fraude en dat oneigenlijk gebruik te voorkomen, er mee voor zorgt dat alle gezinnen krijgen waar ze werkelijk recht op hebben en concreet zorgt voor de ontwikkeling van de interne controle die risicobeheer als opdracht heeft. Met de door de Rijksdienst genomen verbintenissen in deze overeenkomst wil hij de door hem sinds vele jaren ondernomen acties voor efficiëntie voortzetten en benadrukken. Als operator in de kinderbijslagregelingen van de werknemers, van de openbare sector, de 4

gewaarborgde gezinsbijslag en samen met buitenlandse regelingen wil de Rijksdienst het geautomatiseerd zoeken naar gegevens in authentieke bronnen om de behandeltermijn te verkleinen benadrukken, wil hij zich vergewissen van de juistheid van de nodige gegevens om het recht te onderzoeken en wil hij ervoor zorgen dat alle sociaal verzekerden gelijk worden behandeld. De nieuwe applicatie (ITinera-I) zal een essentiële rol spelen bij de realisatie van die doelstelling. Kennisbeheer Het kennisbeheer en de professionele en tegelijk gebruikersvriendelijke communicatie ervan voor alle actoren van de kinderbijslagsector en de sociaal verzekerden zijn essentieel voor een doeltreffend beheer van het stelsel, een maximale rentabilisering van de middelen en een zo groot mogelijke transparantie. De Rijksdienst heeft ter zake meerdere verbintenissen opgenomen met als belangrijkste het kennisportaal FamiPedia. Dankzij die unieke en gecentraliseerde toegang tot de kinderbijslagreglementering beschikken de professionelen van de sector over eenduidige en betrouwbare informatie. Zo zijn de voorwaarden die nodig zijn om de reglementering eenvormig toe te passen vervuld en kunnen de dossiers van de gezinnen daadwerkelijk gelijk behandeld worden. De werking van het stelsel verloopt ook efficiënter aangezien de dossierbeheerders meteen toegang hebben tot de teksten die van toepassing zijn, zonder nog zwaar opzoekingswerk te moeten verrichten over de relevantie van de verspreide gegevens die ze vroeger konden verkrijgen. Uitvoering van de juridische opdrachten Op basis van een permanente en proactieve uitvoeringsevaluatie van de effectiviteit van het kinderbijslagstelsel en de opvolging van maatschappelijke evoluties of sociologische behoeften, formuleert de RKW gerichte adviezen of voorstellen ten behoeve van de voogdijoverheid. Hierbij worden de ontwerpen van regelgeving systematisch onderworpen aan een doelmatigheidstoets betreffende de impact op het gezinsbeleid, de budgettaire consequenties en de praktische uitvoerbaarheid door de kinderbijslagfondsen. Daarnaast zorgt de Rijksdienst, met name via de opvolging van de rechtspraak en het opstellen van richtlijnen, ervoor dat de wetgeving eenvormig wordt toegepast, waardoor hij dus bijdraagt aan de gelijke behandeling van alle sociaal verzekerden. Beheer van het FCUD Het Fonds voor Collectieve Uitrustingen en Diensten (FCUD), opgericht binnen de RKW bij de wet van 20 juli 1971, heeft als taak de toegang tot bepaalde diensten voor kinderopvang te vergemakkelijken voor werknemersgezinnen die recht hebben op kinderbijslag. Door de programmawet van 22 februari 1998 werd de taak van het FCUD toegespitst op vier specifieke vormen van kinderopvang: buitenschoolse opvang, opvang van zieke kinderen, flexibele opvang en urgentieopvang. 5

Die taken worden uitgevoerd voor 367 opvangprojecten, voor een dagelijkse opvang van meer dan 28.000 kinderen, dankzij een budgettaire enveloppe van 60 miljoen euro afkomstig van de bijdrage van 0,05 %. In het bijzonder moet opgemerkt worden dat artikel 2 van de wet van 21 april 2007 waarin de opdracht van het FCUD aangepast werd aan het arrest van 16 januari 2004 van het Grondwettelijk Hof, niet in werking getreden is bij gebrek aan een samenwerkingsovereenkomst waarin de criteria bepaald worden waaraan de voorzieningen moeten beantwoorden om kinderen die de tussenkomst van het fonds genieten, op te vangen. Zolang er geen overeenkomst is, worden de tegemoetkomingen door het fonds uitsluitend gefinancierd uit de structurele werkgeversbijdrage voor sociale zekerheid van 0,05 %. Beheer van de human resources De medewerkers zijn een fundamenteel onderdeel van de Rijksdienst waarop hij kan rekenen om zijn opdrachten te realiseren. De onzekere toekomst van de Rijksdienst en de vergrijzing van zijn medewerkers zijn echter onderdelen van een bijzondere context die met zich meebrengt dat de human resources meer dan ooit beheerd moeten worden op basis van vertrouwen, respect, transparantie en het rechtvaardig behandelen van iedereen. De Rijksdienst blijft dus alles in het werk stellen om competente en geëngageerde medewerkers aan te trekken en in dienst te houden door de ontwikkeling van hun competenties in de hand te werken, hun zoveel mogelijk carrièremogelijkheden aan te bieden en hun de mogelijkheid te bieden mee te werken aan mobiliserende projecten, zodat hun betrokkenheid binnen hun respectievelijke functies maximaal blijft. Beheer van het welzijn van de werknemers en bijdrage tot duurzame ontwikkeling De motivatie van de medewerkers steunt onder meer op hun werkomgeving. Alle medewerkers, wat ook hun taken zijn en waar ze die ook uitvoeren, moeten kunnen werken in een geschikte infrastructuur en met een gelijkwaardig werkcomfort, waarbij milieubescherming en duurzaam energiebeheer twee essentiële en onlosmakelijk met elkaar verbonden elementen zijn. Het belangrijke project voor de digitalisering van de dossiers zal actief bijdragen aan zowel de verbetering van het werkkader van de medewerkers als aan meer respect voor het milieu. Uitvoering van interne auditopdrachten De interne auditfunctie oefent toezicht uit op de strategische, administratieve, operationele, financiële en informaticaprocessen van de Rijksdienst en formuleert aanbevelingen om de efficiëntie en effectiviteit ervan te verbeteren. Door dat proces van permanente verbetering kan de Rijksdienst vlotter zijn doelstellingen realiseren. Onderhoud en beveiliging van de computerinfrastructuur Een stabiele en betrouwbare computerinfrastructuur is voor een performant beheer van de instelling onmisbaar. Enerzijds zal de vernieuwing en uitbreiding van het netwerk de antwoordtijden op de pc's verbeteren en anderzijds zal de uitwerking van het Continuïteit-plan 6

en het veiligstellen van de infrastructuur de beschikbaarheid van de applicaties verzekeren en onderbrekingen nagenoeg uitsluiten, hetgeen in beide gevallen tot een verhoogde efficiëntie van de gebruikers zal leiden.

7

Hoofdstuk 1. Inleidende bepalingen ART. 1. Definities Voor de toepassing van deze bestuursovereenkomst wordt verstaan onder: 1. recht op kinderbijslag: het meest voordelige recht voor de gezinnen dat ambtshalve wordt onderzocht door de betaalinstellingen op basis van de gegevens waartoe ze toegang hebben. De gezinnen krijgen zo de maximale kinderbijslag, het financiële voordeel dat ze zouden kunnen vragen indien ze de complexe regels van de wetgeving zouden beheersen; 2. Kinderbijslagwet Werknemers: de samengeordende wetten van 19 december 1939 betreffende de kinderbijslag voor loonarbeiders; 3. Wet Gewaarborgde Gezinsbijslag: de wet van 20 juli 1971 tot instelling van gewaarborgde gezinsbijslag; 4. sociaal handvest: het handvest van de sociaal verzekerde zoals bedoeld bij de wet van 11 april 1995 tot invoering van het 'handvest' van de sociaal verzekerde; 5. responsabiliseringsbesluit: het koninklijk besluit van 3 april 1997 houdende maatregelen met het oog op de responsabilisering van de openbare instellingen van sociale zekerheid, met toepassing van artikel 47 van de wet van 26 juli 1996 tot modernisering van de sociale zekerheid en tot vrijwaring van de leefbaarheid van de wettelijke pensioenstelsels; 6. Rijksdienst (RKW): de Rijksdienst voor Kinderbijslag voor Werknemers zoals bedoeld in artikel 2 van de wet van 26 juli 1960 tot herinrichting van de instellingen voor kinderbijslag; 7. Beheerscomité: het beheersorgaan zoals bedoeld in hoofdstuk 2, afdeling I van de wet van 25 april 1963 betreffende het beheer van de instellingen van openbaar nut voor sociale zekerheid en sociale voorzorg; 8. vrije kinderbijslagfondsen: de compensatiekassen zoals bedoeld in artikel 19 Kinderbijslagwet Werknemers; 9. bijzondere kinderbijslagfondsen: de compensatiekassen zoals bedoeld in artikel 31 Kinderbijslagwet Werknemers; 10. kinderbijslagfondsen: de vrije en bijzondere kinderbijslagfondsen; 11. openbare instellingen die zelf de kinderbijslag betalen: de openbare instellingen bedoeld in artikel 3, 2° Kinderbijslagwet Werknemers die krachtens een wet of een koninklijk besluit verplicht zijn zelf de gezinsbijslag uit te keren aan hun personeel. Die bevoegdheid wordt krachtens artikel 101 Kinderbijslagwet Werknemers bovendien niet wettelijk uitgeoefend door de RKW (betaling voor rekening van derden);

8

12. betaalinstellingen1: - de kinderbijslagfondsen, - de RKW als betaalinstelling op basis van de artikelen 33 en 101 Kinderbijslagwet Werknemers, - de openbare instellingen die zelf de kinderbijslag betalen, - de NMBS aan wie de RKW op basis van artikel 18 bis Kinderbijslagwet Werknemers de betaling van de kinderbijslag voor haar personeel heeft toevertrouwd. 13. derden: de overheden waarvan het beheer van hun kinderbijslagdossiers overeenkomstig artikel 101 Kinderbijslagwet Werknemers aan de RKW is toevertrouwd; 14. aanvraag om kinderbijslag: elke niet noodzakelijk vormgebonden vraag, op elke mogelijke drager, uitgaande van de sociaal verzekerde waaruit al dan niet expliciet de wil blijkt om gezinsbijslag te ontvangen. Daarnaast wordt elke informatie over de sociaal verzekerde die door een sociale organisatie of een andere betaalinstelling aan de RKW wordt bezorgd als een aanvraag geïnitialiseerd; 15. FCUD: het Fonds voor Collectieve Uitrustingen en Diensten ingesteld bij de wet van 20 juli 1971 tot wijziging van de samengeordende wetten betreffende de kinderbijslag voor loonarbeiders, vervangen bij de programmawet van 24 december 2002; 16. bestuursplan: het plan zoals bedoeld in hoofdstuk IV, artikel 10 van het koninklijk besluit van 3 april 1997 houdende maatregelen met het oog op de responsabilisering van de openbare instellingen van sociale zekerheid, met toepassing van artikel 47 van de wet van 26 juli 1996 tot modernisering van de sociale zekerheid en tot vrijwaring van de leefbaarheid van de wettelijke pensioenstelsels; 17. boordtabellen: de gevalideerde tabellen zoals bedoeld in hoofdstuk IV, artikel 10 van het koninklijk besluit van 3 april 1997 houdende maatregelen met het oog op de responsabilisering van de openbare instellingen van sociale zekerheid, met toepassing van artikel 47 van de wet van 26 juli 1996 tot modernisering van de sociale zekerheid en tot vrijwaring van de leefbaarheid van de wettelijke pensioenstelsels; 18. koninklijk besluit van 9 juni 1999: het koninklijk besluit van 9 juni 1999 betreffende de beheersrekening en de administratieve reserve van de kinderbijslagfondsen; 19. doorlichtingsmodel Dulbea: de wetenschappelijk onderbouwde steekproefmethode in het kader van de controle op de kinderbijslagfondsen aan de hand waarvan op diepgaande, comparatieve en extrapoleerbare wijze de werking en de dienstverlening van de kinderbijslagfondsen geëvalueerd kan worden, waarbij de resultaten van de controle bepalend zijn voor de toekenning van de toelage gebaseerd op de kwaliteit van het beheer; 20. boekhoudplan: het plan opgelegd aan de vrije kinderbijslagfondsen bij koninklijk besluit van 10 november 2006 betreffende de boekhoudkundige verplichtingen en de openbaarmaking van de jaarrekening van de vrije kinderbijslagfondsen, ter uitvoering van artikel 154 Kinderbijslagwet Werknemers;

1

De RSZPPO is in de definitie niet opgenomen omdat hij niet onderworpen is aan de controle van Rijksdienst.

9

21. financieel beheersinstrument: een informaticatool waarmee op basis van het boekhoudplan en de financiële rapportering van de kinderbijslagfondsen de toestand van deze fondsen geconsolideerd en bedrijfseconomisch geanalyseerd kan worden, zowel in de tijd als in de diepte; 22. Activity Based Budgeting (ABB): de methode om de noodzakelijke budgetten voor de realisatie van de verbintenissen van de vierde bestuursovereenkomst te ramen op basis van objectieve criteria aan de hand van de omvang en de complexiteit van de uitgevoerde activiteiten en van het vooropgestelde kwaliteitsniveau.

10

Hoofdstuk 2. Splitsing ART. 2. Splitsing 1. Beleidsdoelstelling De RKW wil de voorbereiding van de splitsing ondersteunen door zijn ervaring en kennis ter beschikking te stellen.

2. Initiatieven (verbintenissen) De RKW verbindt zich ertoe loyaal en positief mee te werken aan alle werkgroepen over de overdracht van de bevoegdheid en de inlichtingen te geven die nuttig zijn voor de voorbereidende fase van die overdracht.

3. Resultaatsindicatoren -

Aantal vergaderingen die de RKW op uitnodiging van de voogdijoverheid heeft bijgewoond.

-

Aantal voorgelegde verslagen als gevolg van de vragen om informatie van die overheid.

4. Meerwaarde De RKW kan door zijn kennis en knowhow ter beschikking te stellen er mee voor zorgen dat de voorbereiding van de splitsing van de bevoegdheid in de best mogelijke omstandigheden verloopt.

11

Hoofdstuk 3. Huidige en te ontwikkelen opdrachten Afdeling 1. Regulator ART. 3. Aansturing 1. Beleidsdoelstelling De RKW legt de betaalinstellingen en de RSZPPO de (wijzigingen in de) wetgeving uit, organiseert generieke werkprocessen en definieert het verwachte kwaliteitsniveau van de aan de gezinnen te verstrekken dienstverlening opdat aan alle gezinnen hun recht op kinderbijslag zou kunnen worden toegekend waarbij voor hen de administratieve last maximaal wordt beperkt. De Rijksdienst biedt deze betaalinstellingen daarbij maximaal ondersteuning aan.

2. Operationele doelstellingen Om aan alle gezinnen hun recht op kinderbijslag te kunnen waarborgen met een minimale tussenkomst moet de Rijksdienst thans: -

een secundair netwerk beheren waarvan de betaalinstellingen en de Rijksdienst van de Sociale Zekerheid van de Provinciale en Plaatselijke Overheidsdiensten (RSZPPO) deel uitmaken;

-

al van voor dat nieuwe maatregelen in werking treden, de betaalinstellingen en de RSZPPO informeren op een gestructureerde en precieze wijze. De verstrekte richtlijnen bevatten een eenduidige interpretatie van de wettelijke bepalingen, praktische uitvoeringsmodaliteiten, concrete toepassingsvoorbeelden en duidelijke beslissingsschema’s. Op deze wijze wil de Rijksdienst niet alleen komen tot een uniforme toekenning van de kinderbijslag maar ook de doenbaarheid van de steeds complexer wordende regelgeving veilig stellen;

-

door een permanente opvolging en voortdurende feedback van op het terrein de effectiviteit van de regeling verzekeren;

-

in samenspraak met de betaalinstellingen en de RSZPPO, gestandaardiseerde en haalbare toepassingsprocedures uitwerken rekening houdend met de toekenningsvoorwaarden en de ter beschikking gestelde socioprofessionele gegevens;

-

probleemoplossend tussenkomen bij disfuncties en anticiperen bij dreigende ongelijke behandeling van de gezinnen;

-

aan de betaalinstellingen en de RSZPPO modules ter beschikking stellen die ondersteuning bieden bij de motivering aan de gezinnen van de genomen administratieve beslissingen;

-

jaarlijks een evaluatie uitvoeren van de informatiebehoeften waarvoor de medewerking van de sociaal verzekerde niet mag worden gevraagd, om zo het aantal controleformulieren maximaal te verminderen; 12

-

standaard modelformulieren ter beschikking stellen om in klare en begrijpelijke taal de informatie die alleen bij het gezin verkrijgbaar is, te vergaren. Hiervoor vereenvoudigt, actualiseert en uniformiseert de RKW de bestaande formulieren op een permanente wijze om zo enkel de pertinente gegevens op te vragen;

-

jaarlijks de checklist met de verschillende cruciale aspecten inzake dossierbeheer actualiseren om in de hele kinderbijslagregeling een uniforme toepassing van de kinderbijslagreglementering te waarborgen en aan alle gezinnen een kwaliteitsvolle dienstverlening te garanderen.

De RKW biedt de betaalinstellingen en de RSZPPO bovendien maximaal ondersteuning in hun werking door toelichtingsvergaderingen te organiseren, door actief te interveniëren bij de informatieleveranciers wanneer anomalieën of ontbrekende attesten in de gegevensfluxen worden gesignaleerd en adviezen te geven over de toepassing van de complexe kinderbijslagwetgeving.

3. Initiatieven (verbintenissen) De Rijksdienst verbindt zich ertoe: -

het stelsel – na overleg met de betaalinstellingen en de RSZPPO – te sturen door het tijdig uitwerken van omzendbrieven, onderrichtingen en richtlijnen die de toepassing van de kinderbijslagregelgeving verduidelijken en generieke werkprocessen uit te werken die zijn afgestemd op de aftoetsing van de respectievelijke te vervullen toekenningsvoorwaarden aan de hand van de ter beschikking gestelde gegevens en op een adequate informatieverstrekking en een begrijpbare motivering van de genomen beslissingen aan de gezinnen;

-

telkens als de regelgeving of de werkprocessen ingrijpend wijzigen, ten behoeve van de betaalinstellingen en de RSZPPO toelichtingsvergaderingen te organiseren en bij die gelegenheid instrumenten ter beschikking te stellen om de toepassing van de nieuwe of de gewijzigde bepalingen met de minste administratieve last voor zowel de betaalinstellingen als voor de gezinnen te verzekeren;

-

in 70 % van de gevallen binnen 3 maanden een advies te verstrekken aan de betaalinstellingen over de voorgelegde toepassingsgevallen;

-

jaarlijks een evaluatie uit te voeren van de informatiebehoeften waarvoor de medewerking van de sociaal verzekerde niet mag worden gevraagd;

-

de nog resterende (controle)formulieren op hun klantvriendelijkheid en leesbaarheid af te toetsen en ze bij verandering van de toekenningsvoorwaarden inzake kinderbijslag te actualiseren;

-

bij wijzigingen in de toekenningsvoorwaarden inzake kinderbijslag modules op te stellen en/of bij te werken waarmee brieven opgesteld kunnen worden om de administratieve beslissingen aan de gezinnen te motiveren en mee te delen en die door alle betaalinstellingen gebruikt moeten worden;

13

-

jaarlijks de checklist met de verschillende cruciale aspecten inzake dossierbeheer te actualiseren om in de hele kinderbijslagregeling een uniforme toepassing van de kinderbijslagregelgeving te bekomen en aan alle gezinnen een kwaliteitsvolle dienstverlening te garanderen.


Omzendbrieven, dienstbrieven en richtlijnen naar de aard van de bijdrage.

-

Overleg- en toelichtingsvergaderingen met de betaalinstellingen en de RSZPPO naar de aard van de bijdrage.

-

Datum waarop de inventaris informatiebehoeften is opgemaakt.

-

Datum waarop de (controle)formulieren zijn bijgewerkt.

-

Datum waarop de motiveringsmodules en -brieven zijn bijgewerkt.

-

Datum waarop de checklist is opgemaakt.

-

Aantal binnen 3 maanden verstrekte adviezen.

5. Meerwaarde De steeds complexere regelgeving wordt voor de betaalinstellingen en de RSZPPO op een klare manier geïnterpreteerd en de uitvoerbaarheid ervan wordt door gestroomlijnde werkprocessen veilig gesteld. Daardoor wordt de kinderbijslag op uniforme wijze toegekend en wordt aan alle gezinnen een kwaliteitsvolle dienstverlening geboden. De taak van de betaalinstellingen en de RSZPPO wordt maximaal vergemakkelijkt, waardoor zij zich volledig kunnen concentreren op hun basisopdracht, het onderzoeken en betalen van het recht op kinderbijslag

ART. 4. Gegevensbeheer en strijd tegen sociale fraude 1. Beleidsdoelstelling De RKW bepaalt, organiseert en controleert op veilige wijze het beheer en de uitwisseling van socioprofessionele gegevens van de actieve en potentiële actoren in een kinderbijslagdossier, om aan de betaalinstellingen en de RSZPPO systematisch gekwalificeerde en actuele gegevens ter beschikking te stellen zodat het recht van de gezinnen op kinderbijslag gewaarborgd wordt en de administratieve last voor hen maximaal wordt beperkt, en om sociale fraude te bestrijden.

14

2. Operationele doelstellingen 2.1. Om aan de gezinnen hun recht op kinderbijslag te kunnen waarborgen met een minimale tussenkomst en om de uitkeringsfraude te bestrijden, moet de RKW thans: -

het Kadaster van de Kinderbijslag beheren. Het Kadaster is het onmisbare werken referentie-instrument om het recht op kinderbijslag vast te stellen, gegevens uit te wisselen en elke cumulatie uit te sluiten, dit in de werknemersregeling, de overheidsregeling en de regeling van de gewaarborgde gezinsbijslag. Om een recht op kinderbijslag vast te stellen, moeten namelijk alle actoren met betrekking tot dat recht in het Kadaster geïntegreerd zijn. Die voorafgaande integratie sluit elke cumulatie van bij het begin uit. Bij het beheer van het dossier wordt ook elke cumulatie vermeden doordat de betaalinstellingen iedere wijziging in de gegevens van het dossier eveneens in het Kadaster moeten integreren;

-

permanent toezien op de kwaliteit en consistentie van alle in het Kadaster opgenomen gegevens. Daartoe doet de RKW een permanente monitoring van de gegevens die de betaalinstellingen en de RSZPPO in het Kadaster invoeren;

-

daarenboven bij de authentieke bron de gekwalificeerde gegevens over de gezins- en/of socioprofessionele situatie van alle actoren in een kinderbijslagdossier inzamelen en aan de bevoegde betaalinstelling en de RSZPPO bezorgen zodat de betalingen van kinderbijslag naadloos aansluiten bij de werkelijke situatie van het gezin.

Concreet betekent dit: -

ervoor zorgen dat de ongeveer 19.000.000 gegevens van actoren in het Kadaster van de Kinderbijslag volledig, actueel en betrouwbaar zijn door een permanente monitoring van de volledigheid, de consistentie, de kwaliteit en de actualiteit ervan;

-

de gegevens beheren van meer dan 240.000 aangesloten werkgevers die in het Nationaal Repertorium van de Werkgevers (NRW) zijn opgenomen;

-

meer dan 43.800.000 elektronische berichten over de identiteit, de gezinssamenstelling en de socioprofessionele situatie van de gezinnen toewijzen aan de afdeling van de bevoegde betaalinstelling waar het dossier wordt beheerd, en ze ter beschikking stellen. Bij de verwerking van die berichten worden crosscontroles uitgevoerd om de consistentie ervan na te gaan door te verifiëren of het recht op kinderbijslag overeenstemt met de feitelijke situatie van de sociaal verzekerden;

15

ELEKTRONISCHE BERICHTEN op 31/12/2011 Berichten van het Rijksregister en de Kruispuntbank Attesten van de sector werkloosheid (tijdelijke inbegrepen) Attesten van de sector ziekte en invaliditeit Attesten van tijdkrediet Attesten van inschrijving als werkzoekende Attesten van einde wachttijd voor werkzoekenden Attesten van begin of einde van een activiteit als zelfstandige Multifunctionele OCMW-attesten RIP-attesten DMFA-attesten Attesten van arbeidsongeval Attesten van beroepsziekte Attesten van inschrijving in een school Attesten van kinderen met een aandoening TOTAAL

-

Distributie Consultatie 2.198.910 8.653.423 3.784.321 986.991 1.676.658 0 46.831 24.971 206.163 0 33.016 718.589 121.177 355.401 254.746 105.730 11.760.004 1.244.253 10.967.642 718.589 112.296 0 55.263 16.481 450.921 0 68.320 0 31.736.268 12.105.839

regelmatig de consistentie van de verdeelde elektronische berichten evalueren. Wanneer de RKW geïnformeerd wordt over ontbrekende elektronische berichten, stelt hij een systematisch onderzoek in, analyseert hij de oorzaken ervan samen met de betrokken partners en neemt hij indien nodig initiatieven om ze te verkrijgen.

De RKW gaat ook na of de gegevens die via die berichten overgedragen worden, wel degelijk beantwoorden aan de actuele behoeften van de betaalinstellingen en de RSZPPO, en voert de nodige aanpassingen uit om aan die behoeften te voldoen. De Rijksdienst zorgt ervoor dat de gegevens in het Kadaster voor de betaalinstellingen beschikbaar zijn en dat ze tijdig bijgewerkt worden volgens de modaliteiten overeengekomen met de verschillende partners van het secundaire netwerk. 2.2. Om de tussenkomst van de gezinnen bij het verkrijgen van hun recht op kinderbijslag nog verder te beperken, overlegt de RKW met interne en externe partners om nieuwe elektronische berichten te definiëren, te implementeren en te documenteren, en zo nodig de reglementering hierop af te stemmen. 2.3. Op verzoek van andere instellingen deelt de RKW individuele gegevens over de kinderbijslag mee die ze nodig hebben om hun opdracht te vervullen. De RKW heeft in samenwerking met de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) het initiatief genomen te onderzoeken hoe die informatie-uitwisseling op structurele wijze georganiseerd kan worden. 2.4. Om enerzijds te garanderen dat de gezinnen de kinderbijslag krijgen waarop ze recht hebben en anderzijds sociale fraude te bestrijden, onderzoekt de Rijksdienst via een kwalitatieve controle de manier waarop de betaalinstellingen huisbezoeken uitvoeren en zorgt hij ervoor dat de meegedeelde richtlijnen over de soorten huisbezoeken en hun frequentie beantwoorden aan de twee doelstellingen.

16

3. Initiatieven (verbintenissen) 3.1. Kadaster van de Kinderbijslag De Rijksdienst verbindt zich ertoe de werking van het Kadaster, aan de hand waarvan gekwalificeerde gegevens over de gezinssituatie en de socioprofessionele situatie met de betaalinstellingen uitgewisseld kunnen worden, te waarborgen op het niveau vooropgesteld in de derde bestuursovereenkomst. Om ervoor te zorgen dat het Kadaster ten volle benut kan worden, moeten de gegevens van onberispelijke kwaliteit zijn. Daartoe volgt de Rijksdienst permanent en proactief de kwaliteit op van de gegevens die de betaalinstellingen en de RSZPPO doorsturen. Zo wil de Rijksdienst komen tot een automatisch onderzoek van het recht op kinderbijslag, ongeacht de bevoegde instelling, en tot een eenduidige en eerlijke toepassing van het recht. Concreet betekent dit: -

de kwaliteit en consistentie van de gegevens in het Kadaster controleren op basis van 25 criteria. De betaalinstellingen en de RSZPPO worden per kwartaal geïnformeerd over de resultaten van die monitoring. Indien nodig wordt hen gevraagd de gegevens te verbeteren;

-

het SLA-contract over de beschikbaarheid en de werking van het netwerk, en de snelheid van de verwerking van de berichten voor het Kadaster, dat geldig was tot eind 2012, met elke betaalinstelling en de RSZPPO vernieuwen; het vernieuwen van dit SLA-contract zal de betaalinstellingen toelaten de nieuwe gegevens van een kinderbijslagdossier in het Kadaster bij te werken;

-

ervoor zorgen dat de gegevens in de databanken van de betaalinstellingen en het Kadaster met elkaar overeenstemmen door jaarlijks per betaalinstelling een matching tussen de gegevens uit te voeren volgens een met die instellingen afgesproken planning;

-

de informatieleveranciers aanspreken om de door de betaalinstellingen gesignaleerde onregelmatigheden weg te werken en de ontbrekende attesten in de elektronische gegevensfluxen te verkrijgen.

Omgevingsfactoren De automatische toekenning van de rechten aan de gezinnen en de efficiënte bestrijding van uitkeringsfraude is afhankelijk van de volledigheid van het Kadaster van de Kinderbijslag voor alle actoren in de kinderbijslagdossiers van alle sectoren. Dat kan pas bereikt worden als de sector van de zelfstandigen een databank aanlegt met dezelfde inhoud en dezelfde waarborgen als het Kadaster dat door de Rijksdienst wordt beheerd. In het kader van de nagestreefde synergieën is men daarin nog niet geslaagd. 3.2. Gegevensuitwisseling De Rijksdienst verbindt zich ertoe de uitwisseling van de socioprofessionele gegevens over de actieve en potentiële actoren in een kinderbijslagdossier te bepalen, te organiseren, te controleren en te verzekeren om aan de betaalinstellingen en de RSZPPO systematisch 17

gekwalificeerde en actuele gegevens ter beschikking te stellen, zodat aan de gezinnen het recht op kinderbijslag gewaarborgd kan worden waarbij voor hen de administratieve last maximaal wordt herleid, en wordt verzekerd dat de toekenningsgegevens actueel zijn. De RKW verbindt zich ertoe de gegevensuitwisseling te blijven optimaliseren door de kwaliteit van de bestaande elektronische berichten te behouden en alles in het werk te stellen om nieuwe elektronische berichten te ontwikkelen over de inkomsten afkomstig van een sociale bron, zowel in het kader van de sociale toeslagen toegekend voor sommige categorieën van personen, als voor sommige categorieën van rechtgevende kinderen zonder onvoorwaardelijk recht op gezinsbijslag. Specifiek voor de regeling van de gewaarborgde gezinsbijslag verbindt hij zich ertoe de bestaande inkomensfluxen aan te vullen of te verbeteren. Zo verbindt de RKW zich ertoe samen met de betaalinstellingen en de RSZPPO nieuwe elektronische berichten te ontwikkelen: - Inschrijving van de studenten in de Franse en Duitstalige Gemeenschap (Distributie), - Inschrijving van de studenten in de gemeenschappen (Consultatie), - ZIV-uitkeringen (Consultatie), - Arbeidsongevallen (Consultatie), - Geplaatste kinderen gemeenschappen (Distributie), - Gepensioneerden (werknemers- en overheidssector) (Distributie), - Gepensioneerden (werknemers- en overheidssector) (Consultatie), - Kinderen met een aandoening (Consultatie), - Niet-uitkeringsgerechtigde volledig werklozen, - Elektronische matching tussen de identiteit van de bijslagtrekkende en de identiteit van de titularis van het in de aanvraag vermelde bankrekeningnummer, - SED (EESSI-project), - Gegevens over verwantschap in het RNP (Distributie), - Gegevens over verwantschap in het RNP (Consultatie), - Gegevens over de verblijfssituatie voor buitenlanders in het RNP (Distributie), - Gegevens over de verblijfssituatie voor buitenlanders in het RNP (Consultatie), - Gegevens over het kadastraal inkomen via Cadnet. De ontwikkeling van die fluxen is in overeenstemming met het federaal actieplan administratieve vereenvoudiging 2012-2015. Eveneens in het kader van de gegevensuitwisseling en de opvolging van de flux Handichild verbindt de RKW zich ertoe de termijnen waarbinnen de FOD Sociale Zekerheid de medische beslissingen over de aandoening van de kinderen neemt nauwgezet op te volgen en bij structurele vertragingen actief tussen te komen, om de continuïteit in de betaling van de bijkomende bijslag voor de kinderen met een aandoening maximaal te waarborgen. Omgevingsfactoren De verbintenis om de gegevensuitwisseling uit te breiden via nieuwe elektronische berichten kan maar nagekomen worden als de betrokken derde instellingen de nodige gegevens elektronisch kunnen leveren, met name volgens de technische vereisten van de KSZ als de gegevens via die databank moeten worden doorgestuurd.

18

Om te bepalen welke gegevensuitwisseling voorrang krijgt bij de ontwikkeling ervan baseert men zich normaal gezien op de volgende elementen: 1° het belang van het gegeven voor de toekenning van kinderbijslag in de actuele wettelijke context (opvolging van de socioprofessionele situaties); 2° de complexiteit van de analyse, de ontwikkeling en de uitvoering van de flux. In de context van de uitvoering van de zesde staatshervorming moet dat op een gefaseerde manier gebeuren volgens: 1° de relevantie van dat gegeven na de splitsing voor zover kan worden ingeschat of dat gegeven al dan niet gebruikt zal worden door de deelstaten bij het opstellen van “hun” recht op kinderbijslag; 2° de relevantie van dat gegeven in internationale context, waarin de socioprofessionele gegevens een rol spelen. 3° de return on investment die verwacht kan worden door het gebruik van de flux vóór de splitsing; De vervulling van deze criteria zal via tussentijdse evaluaties worden opgevolgd, in functie van de uitvoering van de zesde staatshervorming. 3.3. Meedelen van gegevens De RKW verbindt zich ertoe aan (zowel publieke als private) instellingen op hun verzoek de gegevens van het Kadaster via consultatie ter beschikking te stellen als zij het bewijs leveren dat zij de informatie van het Kadaster nodig hebben en daartoe het akkoord van het Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid hebben gekregen. De RKW stelt, nadat er overeenstemming is bereikt over de inhoud en over de organisatorische, technische en veiligheidsvoorschriften, de informatie ter beschikking volgens de met de partner overeengekomen modaliteiten. 3.4. Huisbezoeken De Rijksdienst verbindt zich ertoe de huisbezoeken aan te passen als gevolg van de complexer geworden regelgeving en de verscheidenheid aan socioprofessionele situaties op basis waarvan een recht op een bijzonder voordeel verkregen wordt. Het doel is om meer gerichte controles uit te voeren op de situaties waarvoor een verhoogd risico op onverschuldigde betaling van kinderbijslag bestaat.

4. Resultaatsindicatoren Voor de gegevensbanken -

Het Kadaster - Jaarlijks het aantal actoren geïntegreerd in het Kadaster. - Het aantal onderzoeken door de dienst Monitoring op het vlak van mogelijke cumulatie van de wettelijke gegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen en van integratieproblemen. - De kwartaalverslagen over de criteria. - Het aantal door de betaalinstellingen goedgekeurde en ondertekende SLA. - Het aantal uitgevoerde matchings. - Het aantal gegevens ter beschikking gesteld aan derde instellingen op hun verzoek. 19

-

Het Nationaal Repertorium van de Werkgevers - Het aantal raadplegingen door Monitoring op verzoek van andere instellingen. - Het aantal behandelde onregelmatigheden over het beheer van het NRW. - Het aantal dossiers over geschillen tussen kinderbijslagfondsen. - Het aantal dossiers over de niet-onderwerping van werknemers aan de sociale zekerheid.

Voor de fluxen -

Voor de nieuwe fluxen: - De overlegvergaderingen met de informatieleveranciers. - Het aantal gerealiseerde nieuwe fluxen. - De overlegvergaderingen met de betaalinstellingen en de RSZPPO. - De tussentijdse evaluaties in functie van de zesde staatshervorming.

-

Voor de bestaande fluxen: - De overlegvergaderingen met de informatieleveranciers. - Het aantal gerouteerde berichten per type flux. - Het aantal geraadpleegde attesten per type flux. - Het aantal wijzigingen (aantal versies) aan de fluxen. - Het aantal ontbrekende berichten per type flux. - Het aantal verwerkte onregelmatigheden per type flux. - Het aantal vragen om informatie en aanvullende antwoorden per type flux. - De kwartaalstatistieken van de FOD Sociale Zekerheid met betrekking tot de ontvangen en afgehandelde aanvragen om medische vaststelling (flux Handichild). - Het evaluatieverslag inzake het beslissingsproces van de FOD Sociale Zekerheid aan het Beheerscomité (flux Handichild).

Ten opzichte van de betaalinstellingen en de RSZPPO -

De overlegvergaderingen met de betaalinstellingen en de RSZPPO naargelang de aard ervan. De richtlijnen voor de betaalinstellingen en de RSZPPO naargelang de aard ervan. Het aantal interventies op verzoek van de betaalinstellingen en de RSZPPO.

Voor de regulering van de huisbezoeken -

-

Tegen het einde van het tweede kwartaal 2013 nieuwe richtlijnen opstellen voor de huisbezoeken voor situaties met een verhoogd risico op onverschuldigde betalingen van kinderbijslag. Vanaf 2014, een jaarlijks evaluatieverslag (statistieken) van de resultaten van de huisbezoeken en in het bijzonder van de resultaten op het gebied van de strijd tegen sociale fraude op basis van het nieuwe systeem dat toegespitst is op situaties met potentiële onverschuldigde betalingen.

20

5. Meerwaarde De betaalinstellingen en de RSZPPO beschikken over een doeltreffend werkinstrument om het recht op kinderbijslag correct vast te stellen en ze kennen steeds de meest recente socioprofessionele situatie van het gezin. Zo sluit niet alleen het recht op kinderbijslag zo nauw mogelijk aan bij de werkelijkheid, maar kan ook het recht automatisch onderzocht en toegekend worden. Door huisbezoeken af te leggen bij een geselecteerde groep van sociaal verzekerden op basis van de factoren van verhoogd risico op onverschuldigde betalingen bij die groepen, kan zowel op een efficiënte manier sociale fraude bestreden worden als aan de gecontroleerde gezinnen de zekerheid geboden worden dat ze hun recht op gezinsbijslag krijgen.

ART. 5. Controle A. Toezicht op het beheer van de betaalinstellingen 1. Beleidsdoelstelling In uitvoering van zijn wettelijke opdracht oefent de RKW als regulator toezicht uit op de kwaliteit van het beheer van: - de kinderbijslagfondsen; - de openbare instellingen die zelf de kinderbijslag aan hun personeel betalen overeenkomstig artikel 18 Kinderbijslagwet Werknemers. Om een kwaliteitsvolle dienstverlening aan alle gezinnen te waarborgen biedt de Rijksdienst aan om voortaan ook kwaliteitsmetingen uit te voeren in: - de RKW als betaalinstelling; - de NMBS aan wie de RKW de betaling van de kinderbijslag voor het personeel van de NMBS heeft toevertrouwd. Dit laat toe de kwaliteit van de aan de gezinnen verstrekte dienstverlening te bewaken en de rechtmatigheid van de uitgevoerde betalingen na te gaan om zo bij te dragen tot de vaststelling van het recht enerzijds en de strijd tegen de sociale fraude anderzijds. Als regulator van de kinderbijslagregeling oefent de RKW daarnaast toezicht uit op de financiële stromen en de daarop geënte rapporteringen en geeft door de responsabilisering van de vrije kinderbijslagfondsen stimulansen ter optimalisering van de efficiëntie en de effectiviteit van het stelsel.

2. Operationele doelstellingen 2.1. Toezicht op het administratief beheer Om de kwaliteit van het dossierbeheer en de door de betaalinstellingen aan de gezinnen geleverde dienstverlening te bewaken, de vaststelling van het recht op te volgen en de correctheid van de uitgevoerde betalingen te verzekeren en zo mee de sociale fraude te bestrijden, oefent de RKW toezicht uit op hun administratief beheer. 21

Dat toezicht omvat: -

de verzameling van gegevens ter voorbereiding van de steekproef (bepalen van de populaties van elke variabele);

-

de uitvoering van een jaarlijkse controle;

-

de jaarlijkse actualisering van de controlethema’s om zo de efficiëntie en de effectiviteit van de controle permanent te waarborgen;

-

de jaarlijkse actualisering van de controlehandleiding en de checklist met de controleaspecten om een uniforme uitvoering van de controle te garanderen;

-

het opmaken voor elke betaalinstelling van een gedetailleerd auditverslag met inbegrip van een foutenanalyse en aanbevelingen ter remediëring;

-

het opvolgen van de in individuele dossiers gemaakte opmerkingen;

-

het wanneer de in artikel 28 Kinderbijslagwet Werknemers vastgelegde kritische drempel(s) voor een kwaliteitsvol dossierbeheer is (zijn) bereikt, voorzien in een strikte en individuele begeleiding en opvolging van de kinderbijslaginstelling om zo snel mogelijk een herstel van de aan de gezinnen verleende service te bewerkstelligen en zodoende de financiële stabiliteit van de gezinnen veilig te stellen.

2.2. Het financieel toezicht Om toezicht uit te oefenen op de aanwending van de ter beschikking gestelde middelen en om de financiële stromen binnen het stelsel te beheersen moet de RKW thans: -

een controle ex ante uitoefenen op de toekenning van de financiële middelen aan de kinderbijslagfondsen. De liquiditeiten worden telkens slechts ter beschikking gesteld op het gepaste tijdstip op basis van de werkelijk gerechtvaardigde maandelijkse behoeften. Elke aanvraag wordt getoetst aan de uitgaven over de referentieperiode, de demografische statistieken en het saldo op de financiële rekening;

-

ter zetel van de kinderbijslagfondsen een controle ex post uitvoeren van de aangerekende bijslagen, verleende toelagen en de gedane beheersuitgaven op basis van de gegevens opgenomen in de trimestriële financiële aangiften en de jaarrapportering inzake de rekeningen (kinderbijslag en beheer). Jaarlijks wordt een exhaustieve verificatie gewaarborgd van één van de vier volledig willekeurig en zonder voorkennis van de kinderbijslagfondsen geselecteerde trimestriële aangiften. Die controle gebeurt op basis van een controlearchitectuur die toegespitst is op de cruciale financiële transacties van de kinderbijslagfondsen. De uniforme toepassing van die controlearchitectuur wordt gewaarborgd door een handleiding opgesteld in uitvoering van de vorige bestuursovereenkomst waarin de concrete controleaspecten zijn vervat;

-

wanneer de in artikel 28 Kinderbijslagwet Werknemers voorziene kritische drempel(s) voor de financiële stabiliteit van een kinderbijslaginstelling is/zijn bereikt, voorzien in een strikte en individuele begeleiding en opvolging van de kinderbijslaginstelling om zo snel 22

mogelijk een herstel van de financiële positie van de betrokken kinderbijslaginstelling te bewerkstelligen en de door het Globaal Financieel Beheer geïnvesteerde middelen te vrijwaren; -

toezien op de uniforme implementatie door de kinderbijslagfondsen van het boekhoudplan met handleiding.

2.3. Responsabilisering van de kinderbijslagfondsen via de betoelaging Aan de kinderbijslagfondsen wordt, om hen te responsabiliseren en hun performantie te optimaliseren, jaarlijks een toelage verleend in functie van hun specifieke werklast enerzijds en van de kwaliteit van hun beheer anderzijds. Dat systeem laat toe het stelsel in zijn geheel en elk van de kinderbijslagfondsen te sturen om de efficiëntie en de effectiviteit van hun werking te verbeteren.

3. Initiatieven (verbintenissen) De Rijksdienst verbindt zich ertoe: Inzake het administratief toezicht: -

jaarlijks de controlehandleiding en de checklist te actualiseren om zo de uniforme uitvoering van de kwaliteitsmeting te garanderen;

-

jaarlijks een kwaliteitscontrole uit te voeren in alle kinderbijslagfondsen volgens de wetenschappelijk onderbouwde steekproefmethode (doorlichtingsmodel Dulbea). Aan de hand van die methode kan een kwaliteitsindicator berekend worden op basis van de representatieve controleresultaten op objectieve en uniforme wijze zowel per kinderbijslagfonds als voor het geheel van de vrije kinderbijslagfondsen. Met die methode kan ook een foutenprofiel per risico (variabele) bepaald worden en wordt de responsabiliseringstoelage tijdig uitbetaald;

-

het progressief plan voor de administratieve controle in de openbare instellingen die zelf de kinderbijslag betalen, verder uit te bouwen volgens deze timing: - in 2013 (op het beheer in 2012) een kwaliteitsmeting volgens de Dulbea-architectuur op de controlethema’s uit de checklist die transversaal betrekking hebben op alle dossiers (de algemene variabelen); - in 2014 (op de werking in 2013) een kwaliteitsmeting volgens de Dulbea-architectuur op de algemene variabelen én op de controlethema’s uit de checklist die betrekking hebben op de kinderen voor wie bijzondere toekenningsvoorwaarden gelden (de studenten, de rechtgevende kinderen andere dan de studenten, de kinderen met een aandoening en de geplaatste kinderen); - in 2015 (op de werking in 2014) een kwaliteitsmeting volgens de Dulbea- architectuur voor alle controlethema’s die in de checklist zijn opgenomen; dus inclusief de toeslagen. Bij de uitvoering van deze kwaliteitsmeting wordt voor elke variabele een steekproef van minstens 50 dossiers onderzocht of van minstens de helft van de dossiers als de populatie

23

van de variabele kleiner is dan 100; -

vanaf 2013 een administratieve controle uit voeren op de dossiers waarvoor de RKW de betaling van de kinderbijslag heeft toevertrouwd aan de NMBS en deze progressief volgens het hiernavolgende plan uit te bouwen. Daarbij geldt de volgende timing: - in 2013 (op het beheer in 2012) een kwaliteitsmeting volgens de Dulbea-architectuur op de controlethema’s uit de checklist die transversaal betrekking hebben op alle dossiers (de algemene variabelen); - in 2014 (op de werking in 2013) een kwaliteitsmeting volgens de Dulbea-architectuur op de algemene variabelen én op de controlethema’s uit de checklist die betrekking hebben op de kinderen voor wie bijzondere toekenningsvoorwaarden gelden (de studenten, de rechtgevend kinderen andere dan de studenten, de kinderen met een aandoening en de geplaatste kinderen); - in 2015 (op de werking in 2014) een kwaliteitsmeting volgens de Dulbea-architectuur voor alle controlethema’s die in de checklist zijn opgenomen; dus inclusief de toeslagen. Bij de uitvoering van deze kwaliteitsmeting wordt voor elke variabele een steekproef van minstens 50 onderzoeken ingesteld;

-

vanaf 2014 jaarlijks een administratieve controle uit te voeren op de RKW als betaalinstelling. Concreet zullen er jaarlijks 2 kwaliteitsmetingen volgens de Dulbeamethodologie worden uitgevoerd: - een controle op de dossiers waarvoor RKW de kinderbijslag betaalt ten laste van het budget van het Globaal Financieel Beheer; de residuaire rechten en de gewaarborgde gezinsbijslag worden echter niet in deze kwaliteitsmeting betrokken; - een controle op de dossiers waarvoor de RKW optreedt als operator voor de kinderbijslagdossiers van de openbare sector op basis van artikel 101 Kinderbijslagwet Werknemers. Daarbij geldt de volgende timing: - in 2014 (op de werking in 2013) een kwaliteitsmeting volgens de Dulbea-architectuur op de controlethema’s uit de checklist die transversaal betrekking hebben op alle dossiers (de algemene variabelen) en op degene die betrekking hebben op de kinderen voor wie bijzondere toekenningsvoorwaarden gelden (de studenten, de rechtgevende kinderen andere dan de studenten, de kinderen met een aandoening en de geplaatste kinderen); - in 2015 (op de werking in 2014) een kwaliteitsmeting volgens de Dulbea- architectuur voor alle controlethema’s die in de checklist zijn opgenomen; dus inclusief de toeslagen. Bij de uitvoering van deze kwaliteitsmeting wordt voor elke variabele een steekproef van minstens 50 onderzoeken ingesteld.

Omgevingsfactoren Voor de praktische organisatie van de uitvoering van deze nieuwe opdrachten moet eerst een operationeel plan worden uitgewerkt. Om de toekenning van de responsabiliseringstoelage niet in het gedrang te brengen kan de controle van de RKW als betaalinstelling met de beschikbare middelen slechts gefaseerd en vanaf 2014 worden uitgevoerd. 24

Indien de betalingen die de NMBS momenteel uitvoert, worden overgenomen door de RKW, vervalt vanaf deze overname het engagement betreffende de kwaliteitsmetingen in de NMBS. Inzake het financieel toezicht: -

de financiële middelen tijdig aan de kinderbijslagfondsen ter beschikking te stellen na hun aanvraag om voorschotten te hebben afgetoetst via het financieel beheersinstrument;

-

elk kwartaal op basis van de trimestriële aangifte de toelage voor administratiekosten gebaseerd op de werklast te bepalen;

-

de financiële gezondheid van de kinderbijslagfondsen in al zijn aspecten te bewaken via het ontwikkelde financieel beheersinstrument door de exploitatie van alle beschikbare financiële gegevens;

-

tegen 30 september 2013 een nieuwe architectuur uit te werken waarmee de aanwending van de financiële middelen gericht gecontroleerd kan worden door middel van de via het FBI uitgevoerde tijds- en structuuranalyses van zowel de kinderbijslag- als de beheersverrichtingen;

-

vanaf 1 januari 2013 de verificatie van de door de NMBS aan de RKW aangerekende uitkeringen en toelagen op te nemen in de controlecyclus van het financieel toezicht;

-

vanaf het boekjaar 2013 de duur van de controlecyclus te herleiden tot 12 maanden.

Omgevingsfactoren Momenteel bestaat inzake het financieel toezicht op de kinderbijslagfondsen een achterstand die te wijten is aan het feit dat de Rijksdienst in het verleden niet over het volledige controleeffectief voor het financieel toezicht kon beschikken. Beschikken over het volledige controleeffectief en over de tijdelijke versterking gedurende twee jaar met 3 operationele sociaal controleurs om de opgelopen achterstand weg te werken, vormen kritische succesfactoren voor het herleiden van de controlecyclus tot 12 maanden vanaf het boekjaar 2013. Inzake de responsabilisering van de kinderbijslagfondsen: -

voor 30 september van elk dienstjaar de werking van elk kinderbijslagfonds te evalueren op basis van een gemotiveerd verslag, dat aan het Beheerscomité wordt voorgelegd;

-

voor 31 oktober van elk dienstjaar het gedeelte van de toelage waarop elk kinderbijslagfonds maximaal aanspraak kan maken vast te stellen en aan het Beheerscomité voor te leggen;

-

voor 30 november van elk dienstjaar aan elk kinderbijslagfonds, met een omstandig verslag, het toegekende bedrag mee te delen;

-

in december van elk dienstjaar de responsabiliseringstoelage aan elk kinderbijslagfonds te storten.

25

4. Resultaatsindicatoren 4.1. Voor het administratief toezicht -

De aanpassing van de controlethema’s, de handleiding en checklist.

-

Het auditverslag per betaalinstelling met het aantal vastgestelde fouten en de geformuleerde aanbevelingen.

-

Het aantal auditverslagen waaruit blijkt dat de kritische drempels op het vlak van een kwaliteitsvol dossierbeheer zijn bereik.

4.2. Voor het financieel toezicht -

De datum van de storting van de voorschotten.

-

De rapporten opgemaakt in het financieel beheersinstrument (FBI).

-

Het document met de nieuwe controlearchitectuur.

-

De datum van de uitvoering van het financieel toezicht bij de NMBS.

-

De duur van de controlecyclus.

4.3. Voor de responsabilisering van de kinderbijslagfondsen via de betoelaging -

Het gedetailleerde auditverslag met foutenprofielen en aanbevelingen ter remediëring.

-

De vaststelling per fonds van de maximale toelage.

-

De vaststelling per fonds van de uit te keren toelage.

-

De datum van betaling van de responsabiliseringstoelage.

5. Meerwaarde De gezinnen zijn voor de uitoefening van hun rechten niet afhankelijk van hun kennis van de reglementering en de procedures, en het aanbod aan de burger bevat het volle recht. Alle dossiers zijn in eenzelfde procesmatige aanpak geïntegreerd. De vragen van de gezinnen om toekenning van de kinderbijslag aan de RKW, de kinderbijslagfondsen, de NMBS en de openbare instellingen die zelf de kinderbijslag betalen worden op eenzelfde wijze behandeld. Door de uitbreiding van de controle op de volledigheid van het Kadaster van de Kinderbijslag en de systematische verwerking van de gegevensfluxen (matching) wordt de strijd tegen de sociale fraude opgevoerd.

26

Door een degelijke monitoring van de financiële stromen binnen het gehele stelsel en van de financiële gezondheid van de kinderbijslagfondsen wordt een correcte en efficiënte aanwending van de ter beschikking gestelde middelen gewaarborgd en kunnen de financiële risico’s voor het Globaal Financieel Beheer worden beheerst. Via de responsabilisering van de kinderbijslagfondsen kan de werking van de kinderbijslagfondsen aangestuurd worden wat de dienstverlening aan de gezinnen en de strijd tegen de sociale fraude ten goede komt.

B. Huisbezoeken 1. Beleidsdoelstelling De RKW verzamelt alle gegevens die nodig zijn voor het uitoefenen van het recht op kinderbijslag en geeft daarbij alle mogelijke informatie en bijstand aan de gezinnen om te garanderen dat ze de kinderbijslag krijgen waar ze recht op hebben. Om sociale fraude te bestrijden onderzoekt de RKW bovendien of de voorwaarden om kinderbijslag te krijgen (nog) vervuld zijn.

2. Operationele doelstellingen In 2011 werden ongeveer 12.500 huisbezoeken uitgevoerd bij de 163.000 gezinnen die door de RKW betaald worden in de kinderbijslagregeling voor werknemers en de gewaarborgde gezinsbijslag. De momenteel uitgevoerde controles omvatten: -

de bezoeken uitgevoerd op verzoek van een dossierbeheerder als er twijfel bestaat over de juistheid van de verklaring van of de situatie beschreven door de sociaal verzekerde of als de werkelijke situatie van het gezin niet lijkt overeen te stemmen met de officiële situatie volgens de elektronische berichten van de authentieke bron. Dat is zo als personen die verklaren dat ze geen feitelijk gezin vormen officieel samenwonen en vice versa;

-

een steekproefsgewijze controle van de betaalde dossiers. Die controles zijn gericht op de situaties waarin het verschuldigde kinderbijslagbedrag op basis van specifieke voorwaarden wordt bepaald. Om de drie jaar wordt een controle uitgevoerd voor de verhoogde wezenbijslag en voor de gewaarborgde gezinsbijslag en om de tien jaar wordt een controle uitgevoerd voor alle andere vormen van verhoogde kinderbijslag of kinderbijslag met beperkende voorwaarden.

3. Initiatieven (verbintenissen) De RKW verbindt er zich toe minstens 80 % van de controles op verzoek van een dossierbeheerder binnen 4 weken na ontvangst van de aanvraag uit te voeren.

27

In het kader van de socialefraudebestrijding deelt de RKW de andere openbare socialezekerheidsinstellingen en de FOD Maatschappelijke Integratie de vaststellingen mee die werden gedaan tijdens een huisbezoek en die ook voor hen belangrijk kunnen zijn. Omgevingsfactoren Bij huisbezoeken moeten de sociaal verzekerden meewerken en moet er soms een onderzoek bij een derde worden uitgevoerd. Die moeten tijdig meewerken aan het onderzoek van de RKW.


Percentage door de dossierbeheerders aangevraagde controles die binnen 4 weken uitgevoerd zijn. Aantal naar de OISZ en naar de FOD Maatschappelijke Integratie doorgestuurde controles.

5. Meerwaarde Met de bezoeken aan huis wordt bijgedragen aan de socialefraudebestrijding en aan het vaststellen van de wettelijk verschuldigde kinderbijslag dankzij de ondersteuning die daarbij aan de gezinnen wordt gegeven.

ART. 6. Bemiddeling 1. Beleidsdoelstelling Om de rechten en de gezinsbijslag van alle gezinnen te garanderen heeft de RKW een ruim aanbod van dienstverlening: -

voor de gezinnen, de betaalinstellingen, de eerstelijnsvoorzieningen in de sociale sector en andere instanties, om hen snel en klantvriendelijk bruikbare informatie te verstrekken;

-

voor de gezinnen die een beroep doen op de RKW, door hen geïndividualiseerde en complete bijstand te bieden.

2. Operationele doelstellingen Om te garanderen dat de gezinnen volledig geïnformeerd worden en op complete bijstand kunnen rekenen, biedt de RKW nu reeds dagelijks: -

een geïntegreerde onthaalstructuur in de centrale diensten (de Frontdesk), gemakkelijk toegankelijk en met ruime openingstijden, waar ervaren en voor het contact met het publiek opgeleide medewerkers: - de vragen beantwoorden van de gezinnen die aan het loket komen, hen de nodige attesten bezorgen en hen begeleiden zodat ze met een minimum aan formaliteiten 28

de kinderbijslag ontvangen waar ze aanspraak op kunnen maken, en die kinderbijslag ook blijven ontvangen; - de gezinnen telefonisch informatie geven; - correspondentie zonder referentienummer snel ter bestemming brengen door dadelijk de dienst te identificeren die bevoegd is om er het vereiste gevolg aan te geven. Deze onthaalstructuur wordt permanent geëvalueerd op basis van geperfectioneerde en strikte indicatoren, met het oog op maximale toegankelijkheid en zo nodig een verbetering van de geboden kwaliteit. In 2011 hebben ongeveer 85.000 gezinnen naar de Frontdesk gebeld, hebben ongeveer 55.000 personen zich aan het loket aangeboden voor informatie of hulp en zijn meer dan 22.700 poststukken zeer snel aan de bestemmeling bezorgd. -

een ‘universele’ bemiddelingsdienst met drie belangrijke opdrachten: informatie, bijstand en klachtenbeheer. Die dienst is te bereiken via een gratis telefoonnummer en beantwoordt alle vragen en klachten in verband met kinderbijslag. De ‘bemiddelaars’ onderzoeken de dossiers grondig en contacteren de verschillende betrokken partijen (actoren van het dossier, eerstelijnsvoorzieningen in de sociale sector, kinderbijslagfondsen) en komen tussenbeide bij de betaalinstellingen. Iedereen die op deze dienst een beroep doet, wordt begeleid bij het uitoefenen van zijn recht op gezinsbijslag tot buiten de strikte bevoegdheidssfeer van de kinderbijslagregeling voor werknemers en zelfs tot buiten de landsgrenzen want de RKW is het ‘verbindingsorgaan’ in het kader van de Europese Verordeningen. In 2011 heeft de dienst meer dan 14.500 schriftelijke antwoorden gegeven met informatieve inhoud op een vraag om inlichtingen of op een vraag om een recht op gezinsbijslag te onderzoeken. Hij registreerde en behandelde eveneens 300 klachten tegen kinderbijslaginstellingen. In hetzelfde jaar heeft de dienst ook meer dan 28.500 telefonische oproepen beantwoord.

3. Initiatieven (verbintenissen) 3.1. Inzake onthaal, informatie en bijstand aan de gezinnen en omkadering van de kinderbijslagfondsen verbindt de RKW zich ertoe: -

elke werkdag in te staan voor het onthaal van de gezinnen die telefoneren naar de centrale diensten in Brussel of daar aan het loket komen, ononderbroken van 8 tot 16.30 uur aan de telefoon en van 9 tot 16.30 uur aan het loket;

-

minstens 85 % van de bezoekers te woord te staan binnen 10 minuten na hun aankomst aan de Frontdesk;

-

brieven en documenten zonder referentienummer aan de bestemmeling te bezorgen: - in minstens 60 % van de gevallen binnen 2 werkdagen, 29

-

in minstens 80 % van de gevallen binnen 5 werkdagen;

-

in minstens 90 % van de gevallen de vragen van de gezinnen behandelen binnen 30 dagen na ontvangst indien de vraag de toepassing van de Belgische wetgeving betreft en voor minstens 65 % van die vragen indien ze de toepassing van Europese verordeningen of een bilaterale overeenkomst tussen België en een andere staat betreffen;

-

voor minstens 80 % van de klachten, die te onderzoeken en tussenbeide te komen bij het bevoegde kinderbijslagfonds binnen 45 dagen na ontvangst.

3.2. Bovendien verbindt de RKW er zich toe tijdens het eerste semester van 2013 een nieuwe tevredenheidsenquête af te nemen bij de bezoekers van de Frontdesk (exit poll), zowel over de kwaliteit van het onthaal als over de aard van de tussenkomst en het resultaat van hun bezoek. 3.3. Als verbindingsorgaan verbindt de RKW zich ertoe zodra het EESSI-project (Electronic Exchange of Social Security Information) ingevoerd zal zijn tussen de Europese lidstaten, in te staan voor de elektronische uitwisseling van gekwalificeerde gegevens (SED – Structured Electronic Document) tussen de RKW en de instellingen van de lidstaten en diezelfde uitwisseling mogelijk te maken tussen de RKW en de betaalinstellingen via een aangepaste procedure.

4. Resultaatsindicatoren 4.1. Onthaal van personen -

Percentage bezoekers die ontvangen worden binnen 10 minuten na aankomst. Afsluitingsdatum van de tevredenheidsenquête.

4.2. Oriëntatie van de post -

Percentage poststukken dat binnen 2 dagen en binnen 5 dagen behandeld is.

4.3. Bemiddeling -

Percentage nationale bemiddelingsdossiers behandeld binnen 30 dagen. Percentage internationale bemiddelingsdossiers behandeld binnen 30 dagen. Percentage klachtendossiers behandeld binnen 45 dagen. In het kader van het EESSI-project: aantal elektronische uitwisselingen met de instellingen van de lidstaten en aantal uitwisselingen met de betaalinstellingen.

Omgevingsfactoren De verbintenis tot het ontwikkelen van administratieve procedures voor de uitwisseling van gekwalificeerde gegevens tussen de RKW en de instellingen van de lidstaten en tussen de RKW en de betaalinstellingen hangt af van de invoering en de kwalitatieve werking van het EESSI-systeem tussen de Europese lidstaten en op nationaal niveau.

30

5. Meerwaarde Ruime toegankelijkheid, professioneel en klantvriendelijk onthaal, gerichte en complete informatie, begeleiding van de gezinnen in de volledige uitoefening van hun rechten en performante bijstand, dragen ruimschoots bij tot het doel dat de RKW zich gesteld heeft, namelijk “alle gezinnen in staat stellen met een minimum aan formaliteiten het exacte bedrag aan kinderbijslag te ontvangen waarop ze recht hebben, en dat ook te blijven ontvangen”.

ART. 7. Uitvoeringsevaluatie 1. Beleidsdoelstelling De RKW wil zijn ervaring als regulator optimaal benutten voor het verhogen van de efficiëntie en effectiviteit van de regeling. Daartoe gebeurt een permanente evaluatie van de informatie bekomen uit de monitoring van het stelsel, het toezicht op de werking van de betaalinstellingen, de resultaten van de huisbezoeken en van de beslissingen in het kader van de bemiddeling. Op basis hiervan worden de leemten, anomalieën, inconsistenties en conflicten in de regelgeving of in de onderrichtingen gedetecteerd en wordt naar een passende maatregel op reglementair of uitvoerend vlak gezocht die desgevallend resulteert in een administratieve onderrichting of een voorstel tot aanpassing van de regelgeving.

2. Operationele doelstellingen De RKW verzamelt omvangrijke informatie over de werking van de regeling op basis van: -

de opvolging en de analyse van het gegevensbeheer en –uitwisseling;

-

de aard van de vragen om informatie en het profiel van enerzijds de bezoekers van de Frontdesk (fysiek en telefonisch onthaal) en anderzijds van sociaal verzekerden, betaalinstellingen, eerstelijnsvoorzieningen in de sociale sector en andere instanties die beroep doen op de dienst Bemiddeling;

-

de resultaten van het administratieve en financiële toezicht op de kinderbijslagfondsen en het evaluatieverslag over het beheer van de kinderbijslagfondsen;

-

de aard en de resultaten van de huisbezoeken;

-

de aard van de problemen en van de disfuncties, waarmee de RKW als betaalinstelling in de uitvoering van zijn specifieke opdracht wordt geconfronteerd.

Op basis van deze informatie detecteert de RKW de anomalieën, inconsistenties en conflicten in de regeling, doet op basis van zijn ervaring een doelmatigheidstoets en een doenbaarheidstoets en biedt oplossende maatregelen aan.

31

3. Initiatieven (verbintenissen) De RKW verbindt zich ertoe alle nuttige informatie over het functioneren van het stelsel, afkomstig van de Monitoring, het administratief en financieel toezicht, het evaluatieverslag over het beheer van de kinderbijslagfondsen, de dienst Bemiddeling en het departement Gezinnen systematisch en gestructureerd te verzamelen. De RKW verbindt zich ertoe de beschikbare informatie aan te wenden voor het sturen van het stelsel en ter ondersteuning van het beleid.


Systematisch verzamelen van gestructureerde informatie: ad hoc rapportering.

-

Aantal voorstellen tot aanpassing van regelgeving.

-

Aantal voorstellen van administratieve onderrichtingen.

-

Aantal uitgevoerde doelmatigheids- en budgettaire of doenbaarheidstoetsen bij nieuwe regelgeving.

5. Meerwaarde Deze uitvoeringsevaluatie is een essentiële stap in de beleidscyclus en een conditio sine qua non voor het komen tot een op de praktijk gerichte ondersteuning van het beleid.

32

Afdeling 2. Betaling van de kinderbijslag en het kraamgeld ART. 8. Toelaatbaarheid Bij het onderzoek van het recht worden de rechthebbende, de bijslagtrekkende, de kinderen en de vierde actoren (potentiële rechthebbenden) geïntegreerd in het Kadaster van de Kinderbijslag dat de regelingen van de werknemers, de openbare sector, de provinciale en lokale overheden en de gewaarborgde gezinsbijslag omvat. De integratie in het Kadaster als eerste stap van het proces is op zich al een preventie van sociale fraude en oneigenlijk gebruik.

1. Beleidsdoelstelling De RKW onderzoekt elke aanvraag, met minimale tussenkomst van de gezinnen, om te bepalen welke regeling – de kinderbijslagregeling van de werknemers, de zelfstandigen, de openbare sector, de gewaarborgde gezinsbijslag of de buitenlandse regelingen, zelfs een van de regelingen voor het personeel van instellingen van internationaal publiek recht – mogelijk moet tussenkomen. Aan de hand van dat onderzoek en zonder tussenkomst van de gezinnen wijst de RKW de aanvraag aan een van die regelingen en daarbij aan de bevoegde instelling toe zodat hij zelf kinderbijslag kan toekennen of de aanvraag kan doorsturen.

2. Operationele doelstellingen Om het recht op kinderbijslag of op kraamgeld te kunnen toekennen aan gezinnen moet de RKW jaarlijks voor meer dan 75.000 aanvragen onderzoeken in welke regeling (werknemers, zelfstandigen, openbare sector, gewaarborgde gezinsbijslag, buitenlandse regeling of instelling van internationaal publiek recht) een recht op gezinsbijslag geopend kan worden en welke instelling bevoegd is om de kinderbijslag te betalen. Daarvoor moet tussen de potentiële rechthebbenden de voorrangsgerechtigde rechthebbende worden bepaald op basis van de socioprofessionele situaties of rekening houdend met het ontbreken ervan (gewaarborgde gezinsbijslag, residuaire rechten) naargelang het al dan niet bestaan van de noodzakelijke band tussen de potentiële rechthebbende en het kind (bloed- of aanverwantschap, feitelijk gezin etc.) en rekening houdend met de cumulatieregels.

3. Initiatieven (verbintenissen) § 1. Verbintenissen voor alle dossiers De RKW verbindt zich ertoe: -

de gezinnen optimale bijstand te verlenen bij de uitoefening van hun recht;

-

zelf alle ontbrekende informatie op te zoeken door de elektronische gegevensbanken maximaal te raadplegen en de sociaal verzekerde minimaal te bevragen;

33

-

binnen een maand na ontvangst van de aanvraag een beslissing te nemen over de toelaatbaarheid van de aanvraag tot de regeling voor werknemers, zelfstandigen, de openbare sector, de gewaarborgde gezinsbijslag, een buitenlandse regeling of de regeling van een instelling van internationaal publiek recht en de aanvraag zo nodig door te verwijzen naar de bevoegde instelling of indien het onderzoek uitwijst dat de aanvraag niet toelaatbaar is aan de sociaal verzekerde een gemotiveerde kennisgeving van de weigering te sturen. De Rijksdienst verbindt zich tot het behalen van die doelstelling voor 80 % van de aanvragen. Als de aanvraag naar een andere regeling georiënteerd wordt, verbindt de Rijksdienst er zich toe de sociaal verzekerde per brief op de hoogte te stellen.

§ 2. Verbintenissen voor de globale overname van de dossiers van werkgevers van de openbare sector De Rijksdienst verbindt zich ertoe: -

planmatig de globale overname te organiseren van het beheer en de betaling van de kinderbijslagdossiers van de werkgevers van de openbare sector die dat willen, ook al zijn ze al in het Kadaster geïntegreerd, en er in het bijzonder op toe te zien dat bij die overname de continuïteit van de betalingen gevrijwaard blijft. Daarvoor zal een geschreven akkoord worden afgesloten met alle werkgevers in kwestie;

-

de dossiers van de bij de globale overname betrokken werkgevers van de openbare sector aan het bevoegde stelsel en kinderbijslagfonds toe te wijzen door op eigen initiatief zoveel mogelijk in de beschikbare databases informatie op te zoeken over de socioprofessionele situatie van de voorrangsgerechtigde rechthebbende en de gezinssamenstelling en ze met toepassing van de cumulatieregels te oriënteren naar de bevoegde betaalinstelling, ze toe te wijzen aan de Rijksdienst of als laatste optie ze te weigeren. De termijn waarin moet worden beslist of de bij de globale overname betrokken aanvraag toelaatbaar is, wordt vastgelegd in het in het eerste deel van deze paragraaf besproken akkoord;

-

alle actoren van de bij de globale overname betrokken kinderbijslagdossiers van de werkgevers van de openbare sector in het Kadaster van de Kinderbijslag te integreren.

Omgevingsfactoren voor alle dossiers Over het algemeen is het realiseren van de in dit artikel vermelde verbintenissen afhankelijk van de beschikbaarheid van gegevens over de voorrangsgerechtigde rechthebbende en de rechtgevende kinderen. De noodzakelijke gekwalificeerde informatie over de socioprofessionele situatie en de gezinssituatie van de potentiële rechthebbenden en over het kind worden in principe opgevraagd via de beschikbare socioprofessionele databanken en/of via het Rijksregister. Als geen elektronische gegevens beschikbaar zijn, moet de sociaal verzekerde of een derde instelling per brief worden bevraagd, wat de in dit artikel vastgelegde termijn om een beslissing te nemen over de toelaatbaarheid van de aanvraag met de daarvoor nodige tijd verlengt.

34

Specifieke omgevingsfactoren voor de dossiers van werkgevers van de openbare sector -

De Rijksdienst moet de eigen ontvangsten van de administratiekosten voor het beheer en de betaling van kinderbijslag voor die werkgevers kunnen behouden en moet worden vergoed voor de extra werklast die de globale overname van hun dossiers met zich meebrengt.

-

De Rijksdienst moet beschikken over een volledige inventaris van alle openbare werkgevers die kinderbijslag betalen voor (een deel van) hun personeelsleden. Die inventaris moet in samenwerking met de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid worden opgesteld.

-

De Rijksdienst moet beschikken over een volledige lijst van werkgevers voor wie de Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid budgettair instaat voor de gezinsbijslag betaald in uitvoering van artikel 101, lid 3, 2° tot 4° van de Kinderbijslagwet Werknemers. Die lijst moet in samenwerking met de FOD Sociale Zekerheid en de Pensioendienst van de Overheidssector worden opgesteld.

-

De werkgevers van de openbare sector die het beheer en de betaling van kinderbijslag aan de Rijksdienst toevertrouwen, moeten hem een bestand bezorgen dat voldoet aan de door het Beheerscomité vastgelegde criteria over de te integreren kinderbijslagdossiers en moeten actief en constructief meewerken aan het verzamelen van bijkomende gegevens die enkel op papier bestaan en gegevens waarover enkel zij beschikken.

-

De werkgevers van de openbare sector moeten correct en op tijd personeelsbewegingen via Dimona en DmfA aan de RSZ meedelen.

-

Om het de Rijksdienst mogelijk te maken de bevoegdheid van de betaalinstellingen correct te bepalen moet de openbare werkgever hem correcte informatie geven over het statuut van de personeelsleden – statutair, contractueel of gepensioneerd.

-

De Rijksdienst moet toegang hebben tot de RSZ-gegevensbank en de codes (statutaircontractueel) in de DmfA-berichten om bij globale overname alle personeelsleden en dus potentiële rechthebbenden van de publieke werkgever te kunnen opzoeken en het toepasselijke statuut te kennen.

4. Resultaatsindicatoren § 1. Resultaatsindicatoren voor alle nieuwe aanvragen De resultaatsindicator wordt bepaald op basis van de volgende kwantitatieve parameters: 1. aantal aanvragen, 2. aantal doorverwijzingen naar een andere regeling of een andere bevoegde instelling binnen een maand, 3. aantal weigeringen binnen een maand,

35

4. aantal aanvragen waarvoor de RKW zelf bevoegd is. De resultaatsindicator is het percentage van de behandelde aanvragen (punten 2, 3, 4) binnen een maand na ontvangst in verhouding tot het aantal ontvangen aanvragen (punt 1). § 2. Resultaatsindicatoren specifiek voor de globale overnames van werkgevers van de openbare sector Over de globale overnames van de kinderbijslagdossiers van de openbare instellingen wordt een verslag opgesteld. Dat verslag vermeldt het aantal kinderbijslagdossiers waarvan de werkgever vraagt dat ze overgenomen worden en het aantal effectief overgenomen dossiers waarvoor de kosten effectief voor de werkgever zijn. De resultaatsindicator wordt bepaald op basis van de volgende kwantitatieve parameters per publieke werkgever: 1. aantal kinderbijslagdossiers waarvoor wordt aangevraagd dat ze worden overgenomen en die in het bestand zijn opgenomen dat per werkgever aan de Rijksdienst wordt bezorgd, 2. aantal kinderbijslagdossiers waarvoor wordt aangevraagd dat ze worden overgenomen en die naar andere regelingen en betaalinstellingen worden doorgestuurd verdeeld per budget (nationale verdeling, regeling voor zelfstandigen, andere werkgever van de openbare sector), met een onderscheid tussen de dossiers die werden doorgestuurd binnen de termijn die in de overeenkomst met de in de globale overname betrokken werkgever werd afgesproken en die die doorgestuurd werden buiten die termijn, 3. aantal onder punt 1 bedoelde kinderbijslagdossiers die werden geweigerd, met een onderscheid tussen de dossiers die werden geweigerd binnen de termijn die in de overeenkomst met de in de globale overname betrokken werkgever werd afgesproken en die die geweigerd werden buiten die termijn, 4. aantal kinderbijslagdossiers waarvoor de RKW instaat voor het beheer en de betalingen voor rekening van de bij de globale overname betrokken openbare werkgevers. De resultaatsindicatoren (punten 2, 3 en 4) worden uitgedrukt als een percentage van het aantal kinderbijslagdossiers waarvoor werd aangevraagd ze over te dragen.

5. Meerwaarde Een snelle en correcte bepaling van het bevoegde stelsel en van de betaalinstelling voor de toekenning van de gezinsbijslag mits een minimale bevraging van de gezinnen. Voor de werkgevers van de openbare sector is de integratie het resultaat van een correcte bepaling van de bevoegdheid, en als gevolg daarvan gebeuren de boekingen op het juiste budget.

36

ART. 9. Toekennen en betalen 1. Beleidsdoelstelling De RKW bepaalt en herbekijkt op eigen initiatief het bedrag van de gezinsbijslag waarop de gezinnen recht hebben en betaalt dat snel aan de bijslagtrekkende.

2. Operationele doelstellingen Operationele doelstellingen voor alle dossiers De RKW bepaalt de persoon (bijslagtrekkende) aan wie de gezinsbijslag moet worden toegekend. Na voorafgaandelijke verificatie van de bijzondere voorwaarden voor de kinderen van meer dan 18 jaar, bepaalt de RKW de kinderbijslag waarop de gezinnen recht hebben en herbekijkt hij op eigen initiatief en grondig het recht op de volgende wijze: in hoofde van de rechthebbende -

voor de sociaal verzekerden die zich in een toekenningssituatie (werkloosheid, ziekte en invaliditeit, pensioen …) bevinden, de sociale toeslag betalen als de voorwaarden vervuld zijn;

-

op eigen initiatief de voorrangsgerechtigde rechthebbende afstand laten doen van zijn recht om zo een hogere kinderbijslag te verkrijgen;

-

het voordeligste kraamgeld betalen, rekening houdend met eerdere betalingen voor de vader of moeder;

-

de ex-werklozen, ex-GGB en ex-invaliden na het begin van een activiteit de sociale toeslagen blijven toekennen als ze verder de hoedanigheid van rechthebbende met personen ten laste behouden.

in hoofde van de bijslagtrekkende -

de kinderen groeperen naargelang hun rang en hun leeftijd zodat ze een zo hoog mogelijk basisbedrag krijgen;

-

voor de kinderen geplaatst in een onthaalgezin aan de bijslagtrekkende die het kind vóór de plaatsing opvoedde of aan een vervangende bijslagstrekkende een forfaitair bedrag toekennen;

-

in geval van plaatsing in een instelling de verschuldigde 2/3 aan de instelling toekennen en de resterende 1/3, evenals de gezinsbijslag voor andere kinderen, volgens de wisselende proportionele verdeelregels;

-

de eenoudergezinnen met een beperkt inkomen een specifieke toeslag toekennen.

37

in hoofde van het kind -

een leeftijdsbijslag toekennen overeenstemmend met de rang van het kind en met de socioprofessionele categorie van de rechthebbende of de bijslagtrekkende;

-

een jaarlijkse leeftijdsbijslag (de ‘schoolpremie’) betalen volgens de vastgelegde categorieën;

-

voor de kinderen met een handicap een bijkomende toeslag toekennen volgens de door de FOD Sociale Zekerheid vastgestelde ongeschiktheid;

-

bij overlijden van één van de ouders de wezenbijslag toekennen.

Bijkomende operationele doelstelling bij globale overname van de dossiers van een werkgever van de openbare sector Bij de globale overnames van het beheer en de betaling van kinderbijslagdossiers van werkgevers van de openbare sector optimaliseert de Rijksdienst op eigen initiatief de rechten voor alle dossiers op de hiervoor beschreven wijze. De openbare werkgever blijft verantwoordelijk voor de continuïteit van de betalingen tot de overname van de dossiers door de Rijksdienst. Om de continuïteit van de betalingen te garanderen verbindt de Rijksdienst zich tot het afsluiten van een nauwkeurig akkoord met de werkgever waarin met name bepaald wordt dat binnen een uitdrukkelijk vastgelegde termijn vastgesteld moet worden welke personen daadwerkelijk voldoen aan de wettelijke voorwaarden om de kinderbijslag te krijgen als die geen bijslagtrekkende zijn bij de werkgever van de openbare sector op het moment van de overname.

3. Initiatieven (verbintenissen) § 1. Verbintenissen voor de dossiers van de algemene regeling in een Belgische context De bepalingen van deze paragraaf zijn van toepassing op de dossiers die onderworpen zijn aan de Kinderbijslagwet Werknemers en op de aanvragen die na de globale overname worden ingediend door de werknemers van de werkgevers van de openbare sector voor wie de Rijksdienst de kinderbijslag beheert en betaalt. De RKW verbindt zich ertoe: -

na de vaststelling van de toelaatbaarheid van de aanvraag de verschuldigde kinderbijslag te bepalen door alle mogelijke stappen te ondernemen voor de samenstelling van het dossier en provisioneel of definitief te betalen of als de kinderen niet voldoen aan de bijzondere voorwaarden de toekenning van de kinderbijslag te weigeren. De Rijksdienst verbindt zich ertoe binnen de volgende termijnen te beslissen: 1 maand 2 maanden 3 maanden

65 % 75 % 85 % 38

De termijnen in de vorige alinea gaan in op de datum van de toelaatbaarheidsbeslissing; -

op eigen initiatief de voorrangsgerechtigde rechthebbende afstand te laten doen van zijn recht om als gevolg hiervan hogere kinderbijslag toe te kennen of te laten toekennen door de bevoegde instelling;

-

in afwachting van de definitieve vaststelling van de rechten van een voorrangsgerechtigde rechthebbende aan de gezinnen een provisionele betaling te waarborgen.

Omgevingsfactoren voor de dossiers van de algemene regeling in een Belgische context De hierna beschreven omgevingsfactoren zijn van toepassing op de volgende categorieën dossiers: -

de dossiers die onder de toepassing van de Kinderbijslagwet Werknemers vallen;

-

de dossiers van werknemers van werkgevers van de openbare sector voor wie de Rijksdienst de kinderbijslag beheert en betaalt als de aanvraag na de globale overname van de dossiers van de werkgever in kwestie werd ingediend.

Het naleven van de verbintenissen hangt altijd af van de beschikbaarheid en de kwaliteit van de berichten van de elektronische fluxen. Omgevingsfactoren voor de rechthebbende Om de legitimiteit van een sociale toeslag te kunnen bepalen moet de RKW over de prestaties van de rechthebbende, de gezinssamenstelling en het inkomen van het gezin beschikken. De RKW gebruikt voor de twee eerste elementen de gekwalificeerde elektronische gegevens van de beroepsgegevensbanken en het Rijksregister. Het inkomen van het gezin en de gegevens die elektronisch niet beschikbaar zijn moeten per brief aan de sociaal verzekerde gevraagd worden. Het toekennen van een sociale toeslag aan ex-werklozen, ex-GGB en ex-invaliden na het begin van een activiteit als ze verder de hoedanigheid van rechthebbende met personen ten laste behouden is een belangrijke factor in de complexiteit van het dossierbeheer. Als de rechthebbende een personeelslid van de openbare sector is, zijn de volgende specifieke omgevingsfactoren bovendien van toepassing: -

om de rechten op een eventuele sociale toeslag voor een langdurig zieke te kunnen bepalen, beschikt de Rijksdienst voor de openbare sector momenteel niet over een authentieke bron over de arbeidsongeschiktheidsgraad en de datum waarop die ongeschiktheid aanving;

-

de Rijksdienst beschikt momenteel niet over elektronische informatie over de pensionering van het personeel van de openbare sector.

39

Omgevingsfactoren voor de bijslagtrekkende Voor de groepering wordt de gezinssamenstelling van de bijslagtrekkende in principe via het Rijksregister onderzocht. Als de moeder bijslagtrekkende is moet bij co-ouderschap eveneens rekening worden gehouden met de kinderen voor wie ze bijslagtrekkende is, en die bij de vader gedomicilieerd zijn, tot de kinderen meerderjarig zijn. Om een specifieke toeslag toe te kennen aan eenoudergezinnen met een beperkt inkomen wordt gebruik gemaakt van de gezinssamenstelling in het Rijksregister. Het inkomen wordt per brief aan de sociaal verzekerde gevraagd. Omgevingsfactoren voor het kind Om de leeftijdstoeslag te berekenen en te bepalen vanaf wanneer het kind onderworpen is aan de bijzondere toekenningsvoorwaarden voor kinderen van meer dan 18 jaar wordt een beroep gedaan op het Rijksregister. De toetsing aan de voorwaarden met betrekking tot onderwijstype en aantal studiepunten voor een student vanaf 18 jaar wordt in twee verschillende procestypen uitgevoerd waarbij de gelijke behandeling een voortdurend aandachtspunt blijft. Voor studenten in het onderwijs van de Franse of Duitstalige Gemeenschap is die toetsing uitsluitend op papier. De inschrijvingen en de studiepunten van jongeren in het onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap worden via een elektronische flux aan de Rijksdienst meegedeeld. Die parallelle processen naargelang de inrichtende macht van het onderwijs vergen een bijkomende inspanning bij de ontwikkeling en het onderhoud van de processen voor het dossierbeheer en maken dat extra complex. Het toezicht op de prestaties bij tewerkstelling van studenten is afhankelijk van de beschikbaarheid en de kwaliteit van de DmfA-berichten. § 2. Verbintenissen bij globale overname van de dossiers van werkgevers van de openbare sector Tenzij een andere overeenkomst werd afgesloten met de bij de overname betrokken werkgever van de openbare sector, worden geen provisionele betalingen uitgevoerd voor de bij de globale overname betrokken dossiers. Als de toelaatbaarheid van de kinderbijslagdossiers die deel uitmaken van de globale overname vaststaat, verbindt de Rijksdienst zich ertoe: -

de enkel op papier beschikbare gegevens en de gegevens waarover enkel de werkgever beschikt, rechtstreeks aan de werkgever te vragen;

-

maximaal de in de bestanden van de overheidswerkgever ontbrekende gegevens te verzamelen door de beschikbare gegevensbanken waartoe de Rijksdienst toegang heeft, te raadplegen; 40

-

de gezinnen enkel te bevragen als dat noodzakelijk is;

-

de te betalen kinderbijslag vast te stellen binnen de termijn vastgelegd in de overeenkomst met de overheidswerkgever.

Bijkomende omgevingsfactoren voor de globale overname van dossiers van een werkgever van de openbare sector Bij de globale overname is de Rijksdienst afhankelijk van de kwaliteit van de doorgestuurde bestanden en de medewerking van de openbare werkgever. De gegevens worden correct en tijdig overgedragen door de openbare werkgever aan de RSZ via Dimona en DmfA. Om de rechten op een eventuele sociale toeslag voor een langdurig zieke te kunnen bepalen, beschikt de Rijksdienst voor de openbare sector momenteel niet over een authentieke bron over de arbeidsongeschiktheidsgraad en de datum waarop die ongeschiktheid aanving. De Rijksdienst beschikt momenteel niet over elektronische informatie over de pensionering van het personeel van de openbare sector. § 3. Specifieke verbintenissen voor de gewaarborgde gezinsbijslagdossiers en de dossiers over rechten in cumulatie met buitenlandse regelingen De RKW verbindt zich ertoe: -

na de vaststelling van de toelaatbaarheid van de aanvraag de verschuldigde kinderbijslag te bepalen door alle mogelijke stappen te zetten voor de samenstelling van het dossier en een definitieve betaling uit te voeren zodra het dossier volledig is of als de kinderen niet voldoen aan de bijzondere voorwaarden de toekenning van de kinderbijslag te weigeren. Wat de dossiers van gewaarborgde gezinsbijslag betreft, wordt er in de verbintenissen van de Rijksdienst rekening mee gehouden dat in de huidige regelgeving begrippen staan die niet eenduidig zijn en niet meer gebruikt worden in de algemene regeling. In de verbintenissen wordt er ook rekening mee gehouden dat het noodzakelijk is om systematisch over informatie van de OCMW’s te beschikken over de voorschotten die ze toegekend hebben. De Rijksdienst verbindt zich er dus toe om in 2013 de volgende termijnen te respecteren om te beslissen tot betalen of weigeren: 1 maand 2 maanden 3 maanden

25% 40% 55%

De termijnen in de vorige alinea gaan in op de datum van de toelaatbaarheidsbeslissing. Ten laatste in het kader van het verslag over de uitvoering van deze bestuursovereenkomst voor 2013 zal de Rijksdienst, rekening houdend met de opgedane ervaring bij het gebruik van ITinera-I, voorstellen om hetzij de toepassing van de termijnen in de vorige alinea te verlengen, hetzij alle of een deel van die termijnen aan te passen. Dankzij de informaticatoepassing kan immers rekening worden gehouden met 41

elementen die op grond van het handvest van de sociaal verzekerde een verlenging van de onderzoekstermijn van de aanvragen met zich brengen. Wat de dossiers over rechten in cumulatie met buitenlandse regelingen betreft, wordt er in de verbintenissen van de Rijksdienst rekening mee gehouden dat het beheer van dat soort dossiers afhangt van de medewerking van buitenlandse instellingen, het niet bestaan van fluxen waarmee de gegevens verzameld kunnen worden en de tijd die de sociaal verzekerden in kwestie en de buitenlandse instanties nodig hebben om te antwoorden. De Rijksdienst verbindt zich er dus toe om in 2013 de volgende termijnen te respecteren om te beslissen tot betalen of weigeren: 1 maand 2 maanden 3 maanden

20% 30% 40%

De termijnen in de vorige alinea gaan in op de datum van de toelaatbaarheidsbeslissing. Ten laatste in het kader van het verslag over de uitvoering van deze bestuursovereenkomst voor 2013 zal de Rijksdienst, rekening houdend met de opgedane ervaring bij het gebruik van ITinera-I, voorstellen om hetzij de toepassing van de termijnen in de vorige alinea te verlengen, hetzij alle of een deel van die termijnen aan te passen. Dankzij de informaticatoepassing kan immers rekening worden gehouden met elementen die op grond van het handvest van de sociaal verzekerde een verlenging van de onderzoekstermijn van de aanvragen met zich brengen; -

op eigen initiatief de voorrangsgerechtigde rechthebbende afstand te laten doen van zijn recht om als gevolg hiervan hogere kinderbijslag toe te kennen of te laten toekennen door de bevoegde instelling;

-

in de regeling van de gewaarborgde gezinsbijslag een provisionele betaling te garanderen aan de gezinnen in afwachting van het definitief vaststellen van de rechten van een voorrangsgerechtigde rechthebbende voor zover geen ander recht vastgesteld wordt bij het onderzoek van de aanvraag of dat het geen geplaatste kinderen betreft. Bij het toekennen van een recht in cumulatie met buitenlandse regelingen is die verbintenis enkel van toepassing in het strikte kader van de Europese verordeningen.

Omgevingsfactoren voor gewaarborgde gezinsbijslagdossiers De regeling voor gewaarborgde gezinsbijslag is vooral gericht op kwetsbare rechthebbenden en heeft specifieke voorwaarden voor het toekennen van kinderbijslag. Aangezien de Rijksdienst momenteel geen toegang heeft tot bepaalde noodzakelijke gegevens om te bepalen of aan die specifieke voorwaarden voldaan is, moet hij zich wenden tot de betrokken gezinnen die soms veel moeite hebben te begrijpen waarom hun bepaalde dingen worden gevraagd. Specifieke omgevingsfactoren voor de rechten in cumulatie met buitenlandse regelingen Voor de toekenning van rechten in cumulatie met buitenlandse regelingen is er geen enkele elektronische uitwisseling van socioprofessionele gegevens met die regelingen of met het equivalent van het Rijksregister van Natuurlijke Personen in het andere land beschikbaar. De Rijksdienst is dus volledig afhankelijk van de medewerking van de instanties van de in een 42

dossier tussenkomende andere landen. Inlichtingen kunnen dus enkel op papier worden bekomen met alle risico’s van dien. Bovendien stellen zich regelmatig taalproblemen en problemen bij het begrijpen van de gebruikte termen. Die factoren verlengen de duur van de behandeling. De invoering van elektronische uitwisseling via SED in het kader van de Europese verordening 883/2004 die nu voor 2014 aangekondigd is, zou de behandeltermijnen van die dossiers enigszins kunnen verbeteren. Naast de medewerking van de buitenlandse instellingen (eventueel via het verbindingsorgaan) is voor dat type dossiers de medewerking van de gezinnen in het buitenland en andere partijen in het dossier (school, gemeentelijke overheid enz.) een belangrijke omgevingsfactor. Als het kind in een ander land woont, moet rekening worden gehouden met de bepalingen van ofwel de bovenvermelde Europese verordening ofwel met de van toepassing zijnde bilaterale overeenkomst. In die bilaterale overeenkomst kan bepaald zijn dat het onvoorwaardelijk recht eindigt voordat het kind 18 wordt. Als het kind in een ander land naar school gaat, wordt dat enkel per brief gecontroleerd. Provisionele betalingen met een ander land brengen een heel groot risico op onverschuldigde betalingen met zich mee door de verschillen in de nationale reglementeringen, bijvoorbeeld op het niveau van de voorwaarden voor toegang tot gezinsbijslag, de bedragen ervan en aan wie die gezinsbijslag moet worden betaald. De nieuwe applicatie (ITinera) maakt het mogelijk rekening te houden met de elementen die op grond van het Handvest van de Sociaal Verzekerde, een verlenging van de onderzoekstermijn van de aanvragen met zich meebrengen.

4. Resultaatsindicatoren 4.1. Dit zijn de kwantitatieve parameters voor de resultaatsindicator voor de verbintenissen die zijn aangegaan in verband met de dossiers van de algemene regeling in een Belgische context: 1. aantal toelaatbare aanvragen, 2. aantal betaalde aanvragen, 3. aantal geweigerde aanvragen, 4. aantal naar een andere regeling of een andere bevoegde instelling doorverwezen aanvragen. Het resultaat is de verhouding tussen enerzijds de som van de parameters 2, 3 en 4 en anderzijds parameter 1. Dat resultaat wordt uitgedrukt in een percentage. 4.2. Wat betreft de verbintenissen die van toepassing zijn bij de overname van de dossiers van werkgevers in de overheidssector, wordt een verslag opgesteld over het aantal betaalde dossiers van rechthebbenden per werkgever en per kwartaal. In het verslag staat ook een

43

vergelijking tussen het aantal rechtgevende kinderen op het moment van de aanvraag en het aantal na de overname. 4.3. Dit zijn de kwantitatieve parameters voor de resultaatsindicator voor de verbintenissen die zijn aangegaan in verband met de dossiers van de regeling voor gewaarborgde gezinsbijslag: 1. aantal toelaatbare aanvragen, 2. aantal betaalde aanvragen, 3. aantal geweigerde aanvragen, 4. aantal naar een andere regeling of een andere bevoegde instelling doorverwezen aanvragen. Het resultaat is de verhouding tussen enerzijds de som van de parameters 2, 3 en 4 en anderzijds parameter 1. Dat resultaat wordt uitgedrukt in een percentage. 4.4. Dit zijn de kwantitatieve parameters voor de resultaatsindicator voor de verbintenissen die zijn aangegaan in verband met de dossiers voor de rechten in cumulatie met buitenlandse regelingen: 1. aantal toelaatbare aanvragen, 2. aantal betaalde aanvragen, 3. aantal geweigerde aanvragen. Het resultaat is de verhouding tussen enerzijds de som van de parameters 2 en 3 en anderzijds parameter 1. Dat resultaat wordt uitgedrukt in een percentage.

5. Meerwaarde Voor de uitoefening van hun rechten zijn de gezinnen niet afhankelijk van hun kennis van de reglementering en de procedures. Ze krijgen ambtshalve het meest voordelige bedrag.

ART. 10. Conformiteitstoets De Rijksdienst heeft twee fundamentele beleidsdoelstellingen: Enerzijds voor elk dossier nagaan of de voorwaarden voor het voortbestaan van het toegekende recht nog vervuld zijn; bij wijziging van de situatie of bij het ontbreken van gegevens op eigen initiatief aan de hand van de bijkomend ingewonnen gegevens, met minimale bevraging van de sociaal verzekerde, het recht van de gezinnen opnieuw bepalen – eventueel voor een andere rechthebbende. 44

Anderzijds systematisch de elementen onderzoeken die kunnen wijzen op oneigenlijk gebruik van bijslag of op sociale fraude door een optimaal, permanent en exhaustief gebruik van elektronische fluxen over de identiteit, de gezinssamenstelling, de familiebanden en de toekenningssituaties aangevuld met pertinente gegevens van derden buiten het netwerk, zoals onderwijs, en op verzoek verkregen gegevens. In 2011 ontving de Rijksdienst als betaalinstelling 4.679.222 gezins- en socioprofessionele berichten die 638.515 taken genereerden en voerde hij op eigen initiatief 2.365.783 consultaties uit in de databases waar hij toegang tot heeft. In totaal waren er dus 7.045.005 controles op mogelijke wijzigingen van de rechten. Dat resulteerde in 447.861 wijzigingen in de dossiers en 61.984 doorverwijzingen naar andere betaalinstellingen.

10.1. Maximaal gebruiken van de meest actuele, gekwalificeerde informatie De RKW wil zoveel mogelijk relevante inlichtingen voor de toekenning van kinderbijslag ophalen aan de gekwalificeerde bron en de sociaal verzekerde slechts bevragen wanneer de informatie alleen bij hem te verkrijgen is. Zodoende kan de administratieve last voor de gezinnen maximaal worden beperkt en kan op termijn de automatische toekenning van kinderbijslag verwacht worden. Met diezelfde doelstelling voor ogen zal de RKW het aantal consultaties van de databanken optimaliseren en op geautomatiseerde wijze gegevens aan de bron ophalen en in de informaticasystemen verwerken.

1. Operationele doelstelling Voor alle behandelde dossiers (in 2011: 334.183) maandelijks of trimestrieel de in de referentieperiode ontvangen gegevens toetsen aan de toekenningsvoorwaarden om: -

als de gegevens van het dossier niet veranderd zijn een stipte betaling te verzekeren aan de gezinnen de 8ste van de volgende maand voor de dossiers die onder de nationale verdeling vallen (inclusief gewaarborgde gezinsbijslag) en de voorlaatste dag van de maand voor de dossiers van de openbare sector;

-

bij wijziging of ontbreken van gegevens het recht opnieuw te onderzoeken en het bedrag waarop de gezinnen aanspraak kunnen maken toe te kennen of de onverschuldigde betaling vast te stellen;

-

de stabiliteit van de betalingen aan de gezinnen te waarborgen door in afwachting van het afronden van het onderzoek de gezinsbijslag door te betalen;

-

als aan de voorwaarden voldaan is de sociale toeslag – inclusief de toeslag voor eenoudergezinnen – waar het gezin recht op heeft toe te kennen.

45

2. Initiatieven (verbintenissen) De RKW verbindt zich ertoe: -

bij voortzetting van het recht in 97,28 % van de gevallen aan de gezinnen een stipte betaling van de gezinsbijslag op vaste datum te verzekeren, in principe de 8ste van de volgende maand voor de dossiers die onder de nationale verdeling vallen (inclusief gewaarborgde gezinsbijslag) en de voorlaatste dag van de maand voor de dossiers van de openbare sector. Voor de uitvoering van die verbintenis wordt, als kinderbijslag aan het buitenland wordt betaald, rekening gehouden met de debetdatum van de rekening van de Rijksdienst. De verbintenis is niet van toepassing op verschilbetalingen. De Rijksdienst is hiervoor afhankelijk van gegevens die hij krijgt van een instelling van een ander land en die onderworpen zijn aan internationaal vastgelegde modaliteiten. Voor dat soort betalingen verbindt de Rijksdienst zich ertoe in 95 % van de gevallen het verschuldigde bedrag aan de betrokken gezinnen te betalen binnen een maand na ontvangst van de gegevens van de instelling van het ander land die de regularisering mogelijk maken;

-

bij wijziging van het recht de gezinnen naar de bevoegde regeling en betaalinstelling door te verwijzen en de gezinsbijslag in afwachting van de overdracht van het dossier door te betalen. Als het recht op Belgische gezinsbijslag op basis van werk eindigt en er samenloop is met een buitenlandse regeling, wordt de gezinsbijslag niet langer betaald;

-

in de loop van het eerste semester van alle jaren van deze bestuursovereenkomst een sensibiliseringsactie te ondernemen bij de gezinnen om het percentage gezinnen waarbij kinderbijslag via bankoverschrijving wordt betaald te verhogen. Dat bespaart de Rijksdienst werk en is beter voor het milieu;

-

ervoor te zorgen dat zijn applicatie het mogelijk maakt dat verschuldigde gezinsbijslag aan gezinnen in het buitenland wordt betaald via bankoverschrijving, zelfs buiten de SEPA-zone, om de kosten ervan te verminderen. Als die betaalwijze mogelijk is, verbindt de Rijksdienst zich er eveneens toe een sensibiliseringscampagne bij de betrokken gezinnen te voeren.

Omgevingsfactoren voor alle dossiers Als een gegeven ontvangen wordt of ontbreekt, moet elk dossier gecontroleerd worden om zich ervan te vergewissen dat het dossier nog altijd toelaatbaar is binnen één van de regelingen en dat het vastgelegde bedrag verder betaald moet worden. Het verzamelen van gegevens voor die controle is afhankelijk van dezelfde beschikbaarheidsbeperkingen als die die in de artikelen over ‘toelaatbaarheid’ en ‘toekennen en betalen’ worden aangegeven. Omgevingsfactoren voor betalingen aan het buitenland en betalingen via circulaire cheque Voor de betaling van gezinsbijslag aan het buitenland via bankoverschrijving moet aan de volgende voorwaarden voldaan zijn: 46

-

niet alleen een aanpassing van de informaticatoepassing van de Rijksdienst maar ook de aanvaarding van die betaalwijze voor het land in kwestie door de financiële instelling waar de Rijksdienst een beroep op doet;

-

over redelijke garanties beschikken dat het effectief de bankrekening van de bijslagtrekkende is of dat hij er gebruik van mag maken zonder voorafgaandelijk akkoord van een derde.

Buiten de financiële gevolgen voor de Rijksdienst bij verlies of zelfs diefstal van de circulaire cheque maar ook voor de gezinnen die eventueel kosten moeten betalen aan de financiële instelling waar ze een beroep op doen om de door de Rijksdienst betaalde gezinsbijslag te ontvangen moet, als gezinsbijslag niet via bankoverschrijving wordt betaald, worden opgemerkt dat de Rijksdienst niet verantwoordelijk kan zijn voor vertragingen bij de verdeling van de circulaire cheques of de internationale mandaten. Specifieke bijkomende omgevingsfactor voor de dossiers van de werkgevers van de openbare sector Bij de dossiers van werkgevers van de openbare sector moet bovendien rekening worden gehouden met de correcte en tijdige overdracht van vereiste gegevens door de openbare werkgever aan de RSZ via Dimona en DmfA als iemand voor een andere openbare werkgever gaat werken.


Aantal betalingen op de vaste betaaldatum uitgedrukt in een percentage van het totaal aantal betalingen voor die maand.

-

Als indicator van de binnen de RKW opnieuw geëvalueerde dossiers: aantal gewijzigde dossiers.

-

Als indicator van de overdracht: aantal afgeleverde brevetten.

10.2. Aanvullende controles bij ontbrekende gegevens 1. Operationele doelstelling Als de gegevens die nodig zijn voor het toekennen van kinderbijslag niet uit de beschikbare gegevensbanken konden worden bekomen, moet de RKW de inlichtingen aan de sociaal verzekerde vragen die enkel feitelijke gegevens verschaft. De kwalificering ervan door ze aan de reglementering te toetsen wordt door de RKW uitgevoerd.

47

2. Initiatieven (verbintenissen) De RKW verbindt zich ertoe enkel in laatste instantie de sociaal verzekerde te bevragen als de gegevens die nodig zijn voor het toekennen van kinderbijslag niet uit de gekwalificeerde bron en niet via de raadpleging van de beschikbare gegevensbanken konden worden bekomen. De RKW verbindt zich ertoe het aantal papieren dragers voor de gegevensinzameling zoveel mogelijk te beperken. Omgevingsfactoren voor alle dossiers -

De correcte en tijdige mededeling door de werkgevers van de openbare sector aan de RSZ van de personeelsbewegingen via Dimona en DmfA.

-

De beschikbaarheid en de goede kwaliteit van de berichten van de elektronische fluxen en het Rijksregister.


Evolutie van het aantal op papier verstuurde vragen in vergelijking met 2010 rekening houdend met de evolutie van het aantal door de Rijksdienst beheerde dossiers in vergelijking met datzelfde jaar. Het resultaat wordt in een percentage uitgedrukt.

-

Aantal op papier verstuurde vragen in vergelijking met het aantal door de fluxen verstrekte gegevens. Het resultaat wordt in een percentage uitgedrukt.

-

Aantal effectief ontvangen berichten in vergelijking met het aantal berichten dat had moeten toekomen.

-

Aantal bevragingen op papier gegenereerd door de informaticatoepassing.

-

Aantal inlichtingen van het RNPP.

-

Aantal elektronische berichten van databanken met professionele gegevens.

-

Aantal taken die ontstaan door de elektronische fluxen.

-

Aantal raadplegingen van de beschikbare gegevensbanken op eigen initiatief.

10.3. Opvolging 1. Operationele doelstellingen In de strijd tegen sociale fraude en oneigenlijk gebruik en ter validering van de uitgevoerde betalingen zal de RKW de interne controle uitbouwen. De interne controle heeft als doel risicomanagement mogelijk maken en de effectiviteit en de

48

efficiëntie van de activiteiten en de conformiteit met de toepasselijke wetten en reglementeringen te bevorderen.


een redelijke zekerheid te bieden voor het behalen van de doelstellingen en de consistentie van de aangewende middelen, procedures en processen door het risico te beperken dat betekenisvolle fouten niet door de bestaande controlemaatregelen worden voorkomen (preventief) of niet tijdig worden gesignaleerd en gecorrigeerd;

-

volgens risicoprofiel van de doelgroepen (zoals wezen en eenoudergezinnen) systematisch of willekeurig de consistentie van de betalingen na te gaan en naargelang de conclusies de implementatie van de nodige correctieve maatregelen aan te sturen;

-

bij indicaties en vermoedens van fraude en oneigenlijk gebruik van kinderbijslag een onderzoek in te stellen, hierbij de nodige vaststellingen te doen en de vereiste acties ter bestrijding van de vastgestelde praktijken of de aan het licht gebrachte manipulaties voor te stellen en indien nodig de procedures te wijzigen;

-

de bevoegde inspectiediensten op de hoogte te stellen of de feiten zelfs bij de bevoegde rechtbank aan te geven als fraude(pogingen) worden vastgesteld en als onvolledige of onjuiste verklaringen worden afgelegd.

3. Resultaatsindicatoren Die verbintenissen staan in een ad-hocverslag in het kader van de verslagen over de uitvoering van de bestuursovereenkomst.

10.4. Terugvordering 1. Initiatieven (verbintenissen) De Rijksdienst verbindt zich ertoe: -

in 90 % van de gevallen de bijslagtrekkende binnen 3 maanden na de vaststelling van een onverschuldigde betaling op de hoogte te brengen;

-

als de bijslagtrekkende binnen 3 maanden na op de hoogte gebracht te zijn van de onverschuldigde betaling niet terugbetaald heeft of niet gereageerd heeft, binnen 14 dagen na het verstrijken van die termijn een rappel te versturen in 90 % van de gevallen;

-

voor de aanvragen om niet terug te vorderen, zich binnen de volgende termijn uit te spreken over de aanvaarding of de weigering ervan:

49

4 maanden 5 maanden 6 maanden

50 % 65 % 85 %

De termijn gaat in als de betrokken dienst de aanvraag ontvangt en wordt opgeschort in de gevallen en onder de voorwaarden die bepaald zijn in de van kracht zijnde omzendbrief; -

als de Rijksdienst bij het verstrijken van de in het vorige punt vastgelegde termijn van 6 maanden nog over te weinig elementen beschikt om een gerechtvaardigde beslissing te nemen, binnen 14 dagen na het verstrijken van die termijn de schuldenaar op de hoogte te brengen van de verlenging ervan.


Aantal keer dat iemand op de hoogte werd gebracht binnen de termijn.

-

Aantal rappels binnen de termijn.

-

Aantal behandelde aanvragen om verzaking binnen de termijn.

Omgevingsfactoren De versterkte verbintenis voor de rappels naleven is afhankelijk van de effectieve ingebruikneming van de module voor het beheer van onverschuldigde betalingen in de nieuwe applicatie.

ART. 11. Toegankelijkheid van de diensten 1. Beleidsdoelstelling De RKW wil garanderen dat de sociaal verzekerde maximaal wordt bijgestaan bij de uitoefening van zijn recht op kinderbijslag door hem, naast het op eigen initiatief verstrekken van informatie, een laagdrempelig onthaal en een ruime beschikbaarheid van de diensten aan te bieden.

2. Operationele doelstellingen De RKW verzekert een laagdrempelig onthaal en een ruime beschikbaarheid door: -

in de regionale betaaldiensten een klantvriendelijk onthaal aan te bieden waar de gezinnen zowel in de kantoren als telefonisch informatie krijgen over hun recht op kinderbijslag in het algemeen en over hun kinderbijslagdossier in het bijzonder;

-

aan de behoeften van de gezinnen aangepaste openingsuren aan te bieden rekening houdend met de tijd nodig voor het dossierbeheer;

50

-

de gezinnen meer mogelijkheden te bieden om de betaaldiensten en meer bepaald hun dossierbeheerder elektronisch te contacteren;

-

specifiek telefonisch onthaal te organiseren voor professionals (betaalinstellingen, vakbonden, gezinsorganisaties, OCMW’s enz.).

3. Initiatieven (verbintenissen) De RKW verbindt zich ertoe de gezinnen te informeren over en bij te staan bij de te ondernemen stappen in hun kinderbijslagdossier. Voor zover de hierna vermelde dagen openingsdagen van de kantoren van de Rijksdienst zijn, wordt het onthaal aan het loket ononderbroken verzekerd van maandag tot vrijdag van 9 uur tot 16.30 uur. Op vraag van de sociaal verzekerde kan ook een afspraak gemaakt worden tussen 7.30 uur en 9 uur of tussen 16.30 uur en 17.30 uur. De RKW verbindt zich ertoe tijdens het tweede semester 2013 een tevredenheidsenquête te houden bij de bezoekers van de provinciale bureaus (exit poll) zowel over de kwaliteit van de ontvangst als over de aard van de hulp en het resultaat van het bezoek. Voor zover de hierna vermelde dagen openingsdagen van de kantoren van de Rijksdienst zijn, wordt het telefonisch onthaal van de gezinnen, zowel in de provinciale bureaus als in Brussel, op de volgende momenten verzekerd: -

elke maandag, woensdag, donderdag en vrijdag van 8 uur tot 16.30 uur; elke dinsdag van 8 uur tot 12 uur.

Om de contacten tussen het gezin en de dossierbeheerder te vergemakkelijken zal in de brieven die naar het gezin gestuurd worden naast de naam en het telefoonnummer van de dossierbeheerder ook zijn e-mailadres en de mogelijkheid om op afspraak te komen tussen 7.30 uur en 9 uur en tussen 16.30 uur en 17.30 uur worden vermeld. Ten laatste op 1 juli 2013 zal de Rijksdienst een specifiek onthaal voor de professionals van de sector organiseren. Omgevingsfactoren De Rijksdienst moet over het nodige personeel beschikken om al zijn opdrachten als betaalinstelling te kunnen uitvoeren rekening houdend met de bijzonderheden van die opdrachten (onder andere GGB, residuaire rechten, werkloze schoolverlaters etc.) en de opdrachten waar hij aan meewerkt.

4. Resultaatsindicatoren Aantal bezoekers in de regionale diensten.

51

5. Meerwaarde De sociaal verzekerde wordt een ruime toegankelijkheid en een brede waaier aan mogelijkheden geboden om in een rechtstreeks en persoonlijk contact alle bijstand te krijgen om zijn recht op kinderbijslag volledig uit te oefenen. De relatieve beperking van de fysieke en telefonische toegankelijkheid wordt grotendeels gecompenseerd door de mogelijkheid elektronisch te communiceren. Dat zal eveneens leiden tot een kwalitatieve verbetering van het dossierbeheer.

52

Afdeling 3. FCUD ART. 12. Ondersteuning van het beheer 1. Beleidsdoelstelling De RKW zal alle mogelijke ondersteuning bieden op federaal niveau en aan de gefederaliseerde entiteiten ter voorbereiding van de stopzetting van het FCUD en de overdracht van de middelen.

2. Initiatieven (verbintenissen) De RKW verbindt zich ertoe om op vraag van de Staat deel te nemen aan alle voor de stopzetting van het FCUD en de overdracht van de middelen noodzakelijke vergaderingen. Hij verbindt zich ertoe alle door de Staat gestelde algemene vragen om informatie en analyse binnen de gestelde termijn te beantwoorden en alle voorstellen te formuleren die de overdracht kunnen vergemakkelijken.


Aantal vergaderingen waar de RKW op uitnodiging van de voogdijoverheid aan deelgenomen heeft. Aantal voorgelegde verslagen als gevolg van vragen om informatie van die voogdijoverheid.

4. Meerwaarde Door zijn kennis en zijn knowhow ter beschikking te stellen kan de RKW er mee voor zorgen dat de voorbereiding van de stopzetting van het FCUD en de overdracht van de middelen in de best mogelijke omstandigheden verlopen.

ART. 13. Jaarlijkse toekenning van een recht op toelagen 1. Beleidsdoelstelling De RKW wil de financiële stabiliteit en de operationele continuïteit van de vier bijzondere vormen van kinderopvang waarborgen door zo snel en precies mogelijk het basisrecht op toelagen te bepalen waarop de opvangvoorzieningen voor de opvang van kinderen van werknemers aanspraak kunnen maken. 2. Operationele doelstellingen Na ontvangst van de aanvraag om betoelaging worden de ontvankelijkheid en de geldigheid ervan onderzocht door die te toetsen aan de evaluatie van de opvangprestaties van het vorige dienstjaar, van de activiteiten waarvoor de toelagen worden gevraagd en van de plaatsen waar de activiteiten kunnen worden georganiseerd. De beslissing over het recht op toelagen bepaalt 53

welke types opvangactiviteiten kunnen worden uitgeoefend door de opvangvoorzieningen en in welke plaatsen, hoeveel FTE-personeelsleden kunnen worden gesubsidieerd en hoeveel werkingskosten toegekend.

3. Initiatieven (verbintenissen) De RKW verbindt zich ertoe aan alle opvangvoorzieningen de kennisgevingen van de beslissingen tot toekenning of (gedeeltelijke) weigering van de toelagen te sturen tegen 31 maart van het dienstjaar in kwestie. Daartoe is het noodzakelijk vooraf een projectenregister op te maken met alle administratieve en financiële gegevens met het oog op de goedkeuring door het Beheerscomité. Omgevingsfactoren De aanvragen moeten op straffe van verval bij de RKW toekomen voor 31 januari van het betrokken dienstjaar.

4. Resultaatsindicatoren Het projectenregister wordt opgemaakt voor het Beheerscomité van maart. De beslissing over de toelagen wordt schriftelijk betekend aan de opvangvoorzieningen tegen 31 maart van het dienstjaar.

5. Meerwaarde Deze werkwijze biedt het voordeel de opvangvoorzieningen vanaf het eerste kwartaal van het dienstjaar zekerheid te bieden over de betoelaagde tewerkstelling, de betoelaagde opvangplaatsen en de betoelaagde activiteiten, voor zover deze structuren de toekenningsvoorwaarden blijven naleven.

ART. 14. Toekenning en betaling van kwartaalvoorschotten op de toelagen 1. Beleidsdoelstelling Tijdens het dienstjaar wil de RKW periodiek aan de opvangprojecten op hun aanvraag gewettigde voorschotten toekennen op hun personeels- en werkingskosten en zo bijdragen tot de lopende financiering.

2. Operationele doelstellingen Van de opvangvoorzieningen die in hun aanvraag lieten weten dat ze voorschotten op hun toelagen wensten te ontvangen, wil de RKW op straffe van verval hun kwartaalverslagen ontvangen tegen het einde van de maand na het vorige kwartaal. Op basis van het recht op toelagen en aangegeven prestaties wordt een voorschot van 80 % voor de betoelaagde personeels- en werkingskosten toegekend aan alle opvangvoorzieningen die daarom vragen. 54

3. Initiatieven (verbintenissen) De RKW waarborgt dat aanvragen van alle opvangvoorzieningen om voorschotten op het recht op toelagen geverifieerd worden en dat het voorschot van 80 % betaald wordt voor het einde van het betrokken kwartaal. De betaling gebeurt in het lopende kwartaal via de informaticatoepassing SAP en het systeem Isabel.

4. Resultaatsindicatoren Het bedrag van de voorschotten wordt betekend aan de opvangvoorzieningen die een correct administratief kwartaalverslag indienden, op het moment dat het voorschot betaalbaar wordt gesteld.

5. Meerwaarde De RKW waarborgt een maximale financiële stabiliteit voor de initiatieven. Het FCUD biedt een aanzienlijke bijdrage waardoor de opvangvoorzieningen niet hoeven te zorgen voor een prefinanciering. Verder neemt het Fonds in ruime mate deel aan de financiering van de lopende uitgaven, waardoor de financiering van schulden voor de opvangvoorzieningen maximaal vermeden wordt.

ART. 15. Betaling van de definitieve toelage 1. Beleidsdoelstelling Na het verstreken dienstjaar en op basis van de reglementaire aangifte van de opvangvoorzieningen en de resultaten van de individuele controle wil de RKW zo snel mogelijk het definitieve bedrag van de toelage toekennen.

2. Operationele doelstellingen Na ontvangst van de resultaten van het dienstjaar worden de aangegeven prestaties geëvalueerd ten opzichte van de toelagen verkregen in verhouding tot het aantal voltijdse equivalenten en tot de administratieve conformiteit van de verrichte opvangactiviteiten en de reële werkingskosten. Die aangifte vormt de basis van de volgende controle die het definitieve bedrag van de toelagen bepaalt. 3. Initiatieven (verbintenissen) De RKW verbindt zich ertoe vóór het einde van het jaar na dat waarop de toelage betrekking heeft voor elke promotor aan wie een recht op toelagen verleend is een onderzoek uit te voeren om het bedrag van de toelage te bepalen. De definitieve toelagen met de betaalde voorschotten en de hieruit voortvloeiende afrekening worden betaald aan de

55

opvangvoorzieningen in de vorm van verschilbetalingen in de maand na de datum van het controleverslag.

4. Resultaatsindicatoren De kennisgeving van het bedrag van de toelagen gebeurt schriftelijk aan de opvangvoorzieningen die een correct administratief jaarverslag indienden en na controle ter plaatse op basis van de administratieve stukken, op het moment van de betaling van de definitieve toelagen.

5. Meerwaarde De aanzienlijke bijdrage van het FCUD waarborgt de operationele continuïteit van de opvanginitiatieven. De opvangvoorzieningen kunnen hun begroting opstellen voor de volgende jaren op basis van de toegekende toelagen.

ART. 16. Controle: Toezicht op de conformiteit met de voorwaarden 1. Beleidsdoelstelling De RKW wil waarborgen dat alle opvangvoorzieningen het recht op toelagen krijgen voor elk aspect van de betoelaging. Naast de proactieve en conformiteitscontroles worden de toepassingsmoeilijkheden zo nodig besproken met de opvangvoorzieningen of wordt de administratieve praktijk uitgelegd tijdens bezoeken ter plaatse.

2. Operationele doelstellingen De betoelaagbare personeelskosten worden herzien op basis van de individuele rekeningen, in functie van federale loonbarema’s die het de RKW mogelijk maken het te betoelagen bedrag van de lonen te verkrijgen. Dan volgt het onderzoek van de reële werkingskosten, van de relatie met de activiteit en van de juiste aanrekening. Op het vlak van de inkomsten onderzoekt men in welke mate de aangegeven cijfers volledig zijn, niet alleen voor wat betreft de registratie, maar ook het gebruik van de rechten. Uiteindelijk is er een drievoudig onderzoek van de aangegeven aanwezigheidsdagen: reële prestaties, statuut van werknemer van ten minste een van de ouders en aantal kinderen in het gezin. Voor de specifieke opvangactiviteiten (zieke kinderen, flexibele opvang en urgentieopvang) gaat men na of er medische attesten en werkgeversattesten zijn. Al die gecontroleerde elementen worden vervolgens bijeengebracht in een berekeningsschema.

3. Initiatieven (verbintenissen) De RKW verbindt zich tot het controleren van de administratieve documenten van de opvangvoorzieningen vóór het einde van het jaar na het dienstjaar van de betoelaging in

56

kwestie.

4. Resultaatsindicatoren Het aantal algemene controles en gerichte controles van bepaalde aspecten, zoals de incoherentie van de gegevens en de reële prestaties, en het aantal informatiebezoeken.

5. Meerwaarde Het doel van de RKW is te komen tot een correcte en identieke toepassing van de regelgeving op het vlak van betoelaging in alle betoelaagde projecten en te komen tot het gewenste kennis- en informatieniveau van de instellingen.

57

Afdeling 4. Beleidsvoorbereiding, -advisering en -ondersteuning Onderafdeling 1. Juridische en jurisprudentiële taken ART. 17. Voorbereiden en adviseren van het beleid 1. Beleidsdoelstelling Overeenkomstig de wet van 25 april 1963 betreffende het beheer van de instellingen van openbaar nut voor sociale zekerheid en sociale voorzorg, meer bepaald de artikelen 13 tot 18, adviseert de RKW de minister, telkens die hem erom verzoekt, over de ontwerpen van wet of besluit tot wijziging van de kinderbijslagregeling. Ook doet de RKW, op basis van een permanente evaluatie van de effectiviteit van het stelsel en van de maatschappelijke evoluties, op eigen initiatief aan de minister voorstellen tot aanpassing van de regelgeving, nadat die stelselmatig op toepasbaarheid en haalbaarheid zijn getoetst. Buiten de voormelde wettelijke context ontwerpt de RKW op vraag van de beleidscel van de minister of de FOD Sociale Zekerheid beleids- en reglementaire teksten tot aanpassing van de regeling. Met het oog op een doelmatige ondersteuning maakt hij een impact-, financiële en budgettaire analyse over elk voorstel of advies, terwijl hij meer algemeen alle nuttige demografische en financiële statistieken met de passende duiding opmaakt.

2. Operationele doelstellingen De RKW zet elke vraag of elke vastgestelde nood tot aanpassing van de kinderbijslagregeling om in wetgevende of reglementaire teksten die het beoogde doel realiseren, coherent en juridisch-technisch correct zijn en beantwoorden aan de legistieke vereisten. Meer concreet en op eigen initiatief: -

spoort hij leemten, anomalieën, inconsistenties, disfuncties en conflicten in het recht op, waarbij hij onder meer gebruik maakt van de permanente uitvoeringsevaluatie zoals nader bepaald bij artikel 7;

-

maakt het vastgestelde probleem of het voor advies voorgelegde ontwerp van regelgeving het onderwerp uit van een diepteanalyse;

-

wordt op basis van het resultaat van deze diepteanalyse een reglementaire oplossing voor het probleem uitgewerkt of een omstandig advies over het voorgelegde ontwerp uitgebracht met eventueel mogelijke alternatieven;

-

wordt de voorgestelde oplossing aan een doelmatigheidstoets onderworpen, waarbij de impact op de doelgroepen, op het budget en op de uitvoerbaarheid wordt nagegaan;

-

wordt wanneer nodig over het voor advies voorgelegde ontwerp of het uitgewerkte voorstel overlegd met de minister of zijn beleidscel, de FOD Sociale Zekerheid en de betaalinstellingen; 58

-

wordt alle relevante informatie betreffende de probleemstelling, de analyse, de voorgestelde oplossing en de impact samengebracht in een document dat nauwkeurig de beleidslijn vertaalt. Bij de redactie van de wetgevende of reglementaire ontwerpteksten wordt zorg gedragen voor de toegankelijkheid en leesbaarheid van de teksten met respect voor de legistieke regels.

3. Initiatieven (verbintenissen) De RKW verbindt zich ertoe om, overeenkomstig zijn wettelijke opdracht bepaald in de wet van 25 april 1963, de voogdijoverheden op proactieve, correcte, volledige, tijdige en voluntaristische wijze te adviseren en voorstellen te formuleren om de kinderbijslagregeling met de maatschappelijke ontwikkelingen in overeenstemming te brengen en de afstemming van de kinderbijslag op die ontwikkelingen systematisch te optimaliseren. Daartoe: -

volgt hij de maatschappelijke evoluties, de ontwikkelingen in de rechtspraak of in specifieke rechtsdomeinen op. Hij spoort mede op basis van de permanente en proactieve uitvoeringsevaluatie, zoals nader bepaald bij artikel 7, leemten en anomalieën in de eigen reglementering op, werkt hiervoor oplossingen uit en vertaalt die in wetgevende of reglementaire ontwerpteksten. Hij zet via een gestructureerde en in de organisatie ingebedde organisatie een “waakfunctie” op die op een systematische wijze deze maatschappelijke evoluties en sociologische behoeften in kaart brengt en de passende oplossingen ontwikkelt. In het kader van de ad hoc rapportering naar aanleiding van de uitvoeringsevaluatie zoals bepaald in artikel 7, vindt overleg en uitwisseling plaats via de “waakfunctie”. De voorontwerpen van wet of besluit die de RKW uitwerkt worden conform de voormelde wet vertaald in voorstellen van het Beheerscomité aan de minister;

-

toetst hij de door de minister voor advies voorgelegde ontwerpen en de door de RKW uitgewerkte voorontwerpen van regelgeving aan hun impact op het gezinsbeleid, hun budgettaire consequenties, de interne coherentie, de technisch-juridische correctheid en de praktische uitvoerbaarheid, teneinde het Beheerscomité en de minister zo adequaat mogelijk over de draagwijdte van de problematiek te informeren;

-

maakt hij met het oog op de eenvormigheid van de formulering en om de bevattelijkheid en de toepassing van de regels te vergemakkelijken, de reglementaire teksten op rekening houdend met de legistieke en taalkundige aanbevelingen en adviezen van de afdeling wetgeving van de Raad van State;

-

benut hij elke gelegenheid om voorstellen aan te voeren om de huidige regels te vereenvoudigen zodat de toekenning van kinderbijslag gerationaliseerd wordt;

-

maakt hij adviezen en voorstellen die binnen de 15 dagen na onderzoek van de problematiek door het Beheerscomité aan de minister overgemaakt worden;

-

maakt hij bij het aantreden van een nieuwe regering via een memorandum een inventaris op van de nog niet gerealiseerde voorstellen en stelt hij verbeteringen, aanpassingen en afstemmingen voor die volgens hem aan de regelgeving kunnen worden aangebracht om ze maximaal in overeenstemming te brengen met de vastgestelde noden en behoeften. Hij 59

rangschikt de voorstellen die hij aan de minister doet naar prioriteit. De minister kan zich door de voorstellen laten leiden wanneer hij zijn algemene beleidsnota opstelt. Omgevingsfactoren -

De termijn nodig om de beleidsteksten te redigeren en de financiële analyses uit te voeren wordt in belangrijke mate bepaald door de complexiteit van de vraagstelling, de essentiële informatie van derden alsook het noodzakelijke overleg met derden. Bovendien is wat de vragen om advies van de minister betreft het tijdstip van de mededeling en de complexiteit van de problematiek van essentieel belang om de resultaten van het onderzoek in een toelichtend document aan het eerstvolgende Beheerscomité te kunnen voorleggen.

-

De bevoegdheidsoverdracht naar de deelstaten in uitvoering van het regeerakkoord, zou een heroriëntering van de opdracht tot beleidsondersteuning met zich moeten brengen. Dat kan een bijkomende werklast impliceren die bij de opmaak van deze bestuursovereenkomst niet kon worden ingeschat en een adequate inzet van de beschikbare middelen kan vergen.

-

De mate waarin en de wijze waarop vragen en voorstellen van de minister in wets- en reglementsbepalingen worden omgezet, wordt mee bepaald door de uitvoerbaarheid van de voorgestelde maatregel.

-

Het risico van niet uitvoerbare maatregelen wordt mee bepaald door de mate waarin rekening wordt gehouden met de voorstellen van de RKW.


Realisatie van beleidsondersteunende acties die de politieke verwachtingen en maatschappelijke noden analyseren, toelichten en duiden via beleidsdocumenten voorgelegd aan het Beheerscomité.

-

Formulering van adviezen en voorstellen van het Beheerscomité van de RKW aan de minister tot aanpassing van de regelgeving, met inachtneming van de gestelde termijn.

-

Opmaak van een memorandum voor elke nieuwe regering.

De nakoming van de verbintenis kan op het inhoudelijke vlak niet in cijfers worden uitgedrukt. Een indicator van ondergeschikt belang heeft betrekking op het aantal documenten, voorstellen en adviezen en de termijn nodig voor de opmaak die op maandbasis gemeten worden aan de hand van de boordtabellen.

5. Meerwaarde -

Bijdragen tot een grondig en duidelijk inzicht in de mate waarin de kinderbijslag de maatschappelijke behoeften afdekt en een precieze inschatting van de impact van mogelijke aanpassingen op de gezinnen en op de financiering van het globaal beheer, teneinde de realisatie van een adequaat gezinsbeleid in overeenstemming met de politieke en maatschappelijke verwachtingen mogelijk te maken. 60

-

Bijdragen tot een systematische aanpassing aan en afstemming van de regelgeving op de evolutie van de elektronische beschikbaarheid van de socioprofessionele gegevens wat de doelmatigheid van de regeling ten goede moet komen en uiteindelijk moet leiden tot het volledig waarborgen van het recht op kinderbijslag van de gezinnen.

ART. 18. Waarborgen van het recht 1. Beleidsdoelstelling Binnen de contouren van het beheer van de kinderbijslagregeling, zoals nader bepaald in artikel 3, staat de RKW in voor het opmaken van onderrichtingen die de wijzigingen in de reglementering uitleggen en verklaren. Ze beogen een correcte en uniforme toepassing van de reglementering en zijn daarom op de dagelijkse toepassing afgestemd. Hij verschaft aan de autoriteiten en externe diensten die er om vragen juridisch advies inzake de kinderbijslagregeling en aanverwante rechtsgebieden. Meer in het algemeen verschaft de RKW de juridische interpretatie en verklaring van de reglementering aan zijn eigen diensten en de betaalinstellingen waarvoor hij bevoegd is. Op vraag of op eigen initiatief maakt hij tevens overzichten en analyses in specifieke deelgebieden van de kinderbijslag met het oog op het blootleggen van nieuwe tendensen en markante evoluties.

2. Operationele doelstellingen -

De RKW onderzoekt en beantwoordt op vraag van de minister, het parlement, de federale ombudsman en andere overheden alsook gerechtelijke instanties binnen de 21 dagen of de anders gestelde termijnen specifieke juridische kwesties.

-

Hij verstrekt binnen de 30 dagen een antwoord op vragen om interpretatie van de regelgeving en verschaft de passende verklaring.

-

Op vraag of op eigen initiatief voert de RKW overzichten en analyses uit over reglementaire kwesties of probleemgebieden in de reglementering.

3. Initiatieven (verbintenissen) Met het oog op een eenduidige interpretatie van de kinderbijslagregeling verbindt de RKW zich ertoe als juridische raadgever op te treden voor de diverse hogere overheden (bv. de minister, de beleidscel, het parlement, de federale ombudsman), de overheidsinstellingen, het Beheerscomité, de eigen diensten en de betaalinstellingen waarvoor de RKW bevoegd is en die rechtstreeks of onrechtstreeks een beroep doen op de RKW.

61

Daartoe: -

verschaft hij in 70 % van de gevallen de bevoegde autoriteiten (parlementsleden, ombudsman, minister en andere overheden) binnen de 21 dagen of binnen de anders gestelde termijn een antwoord;

-

verleent hij in 70 % van de gevallen binnen de 30 dagen juridisch advies enerzijds inzake de interpretatie van de regelgeving in individuele gevallen waarbij geijverd wordt voor een evenwichtige, rechtvaardige oplossing voor de vaak complex verweven belangen en anderzijds inzake de toepassing van verwante rechtsdomeinen met een impact op de kinderbijslagdossiers;

-

onderzoekt hij op vraag of op eigen initiatief de regelgeving en de rechtspraak in een breder verband, maakt overzichten en analyses over specifieke kennisdomeinen en realiseert vergelijkend onderzoek.

Omgevingsfactoren De termijn nodig voor het verstrekken van juridische adviezen wordt in belangrijke mate bepaald door de complexiteit van de problematiek, de essentiële informatie van derden alsook het noodzakelijke overleg met derden.


Aantal omzendbrieven van de Rijksdienst en dienstbrieven.

-

Aantal antwoorden verstrekt op parlementaire vragen, vragen van de minister of een andere overheid, vragen van de federale ombudsman en juridische adviezen m.b.t. andere vragen van interne of externe diensten of gerechtelijke instanties, met inachtneming van de gestelde termijn.

-

Aantal overzichten en analyses in specifieke kennisdomeinen.

-

Op eigen initiatief of op vraag meewerken aan colloquia.

5. Meerwaarde Door adviezen over juridische kwesties te verlenen, vergelijkende onderzoeken uit te voeren en overzichten en analyses te maken, wordt de kennis van het recht uitgebreid en wordt bijgevolg het recht uniform en correct toegepast. Dat resulteert in een grotere rechtszekerheid voor de sociaal verzekerde en minder onverschuldigde betalingen.

62

ART. 19. Opvolgen van de rechtspraak inzake kinderbijslag 1. Beleidsdoelstelling De RKW volgt de rechtspraak over dossiers waarin de kinderbijslagfondsen partij zijn systematisch op en analyseert elke uitspraak met het oog op het adequaat adviseren van de kinderbijslagfondsen in de verdediging van de belangen van de regeling en om te komen tot een uniforme toepassing van de reglementering.


Door systematische analyse van alle vonnissen en arresten waarin de kinderbijslagfondsen betrokken zijn, gaat hij de opportuniteit na van hoger beroep of voorziening in cassatie en adviseert desgevallend over de te ontwikkelen argumenten. Hij stelt daarbij het betrokken kinderbijslagfonds systematisch in kennis van het gevolg dat volgens hem aan het vonnis of het arrest zou moeten worden gegeven.

-

Van de belangwekkende vonnissen en arresten wordt een samenvatting met eventuele commentaar geredigeerd, bestemd voor publicatie in het juridisch bulletin. Het juridisch bulletin dat via de website (www.rkw.be) kan worden geconsulteerd, verstrekt daarnaast systematisch toelichting bij de actuele (binnen de maand) en relevante (na selectie) reglementering. Via links naar externe bronnen (Staatsblad, Vragen en antwoorden Kamer en Senaat, enz.), kan men de toepasselijke teksten in extenso raadplegen.

-

Een periodiek overzicht van de rechtspraak bundelt de belangrijkste vonnissen en arresten met de passende toelichting en commentaar en beoogt een bredere verspreiding.

-

Na grondige analyse van de rechtspraak van de hogere rechtscolleges, met name de arresten van het Grondwettelijk Hof en het Hof van Cassatie, worden de wetgeving en de onderrichtingen telkens als nodig bijgestuurd.

3. Initiatieven (verbintenissen) De RKW verbindt zich ertoe om de volledige rechtspraak kinderbijslag waarin de instellingen waarover hij de controlebevoegdheid heeft betrokken partij zijn, op te volgen en telkens als nodig het passende advies te verstrekken, om zo de eenvormige toepassing van de rechtsregels te waarborgen. Daartoe: -

stuurt hij het stelsel, via analyse van en advies inzake vonnissen en arresten waarin kinderbijslagfondsen partij zijn en met inachtneming van de geldende beroepstermijnen (1 maand bij beroep of verzet en 3 maanden bij cassatie), en waarborgt zo een uniforme toepassing van de regelgeving en eenheid in de rechtspraak;

-

maakt hij het recht in een breder verband kenbaar door opname van belangwekkende rechtspraak met toelichting in het juridisch bulletin, beschikbaar via de website van de RKW; 63

-

bundelt hij periodiek (om de 5 jaar) de ontwikkelingen in de jurisprudentie en brengt een systematisch overzicht van de belangrijkste rechtspraak.

Omgevingsfactoren Het onderzoek van en de adviesverstrekking over de vonnissen en arresten waarin een kinderbijslagfonds partij is, beperken zich tot de eenvormige en correcte toepassing van de rechtsregels en de administratieve onderrichtingen, met uitsluiting van een onderzoek over de feitelijke elementen van het dossier. Wat betreft de rechtspraak over de graad van ongeschiktheid van kinderen met een aandoening, is de RKW voor zijn advies om al dan niet in beroep te gaan afhankelijk van het advies van de FOD Sociale Zekerheid.


Aantal vonnissen en arresten dat wordt geanalyseerd.

-

Aantal adviezen (instellen van hoger beroep, overige adviezen) aan de kinderbijslagfondsen.

-

Aantal dossiers voor het Hof van Cassatie (waarin hetzij de RKW hetzij de kinderbijslagfondsen partij zijn), het Grondwettelijk Hof, het Hof van Justitie van de Europese Unie.

-

Aantal vonnissen en arresten dat wordt geselecteerd voor publicatie van een synthese in het juridisch bulletin alsook het aantal maandelijkse consultaties.

-

Maandelijkse mailing van de nieuwe documenten in het juridisch bulletin en het aantal abonnees op de periodieke mailing.

-

Termijn waarbinnen een periodiek overzicht van de rechtspraak wordt opgesteld.

5. Meerwaarde De systematische analyse van de volledige rechtspraak kinderbijslag, de eventuele commentaar bij de belangwekkende vonnissen en arresten en de synthese ervan, verschaffen de geïnteresseerde professionele milieus een overzicht van die informatie over deze specifieke tak van de sociale zekerheid.

ART. 20. Geschillenbeheer 1. Beleidsdoelstelling Bij het beheer van de geschillen streeft de RKW een uniforme wetstoepassing, de gelijke behandeling van alle sociaal verzekerden en het veilig stellen van de overheidsgelden na, door

64

de toegepaste regelgeving voor de arbeidsrechtbanken te verdedigen en ze door hen te laten bevestigen.


Wat de verzoeken betreft die de sociaal verzekerden tegen de RKW bij de arbeidsrechtbanken instellen (dossiers verdediging in rechte), analyseert de RKW de door de bevoegde betalingsdienst overgemaakte dossiers, verschaft alle gevraagde informatie aan het arbeidsauditoraat, stelt zo nodig voor een advocaat aan te duiden, geeft hem alle passende instructies en volgt het dossier op tot volledige afhandeling. Telkens als nodig wordt een tegeneis ingesteld.

-

Wat de gerechtelijke terugvordering betreft analyseert de RKW de dossiers die hem door de bevoegde betalingsdienst zijn overgemaakt nadat alle middelen om het debet langs administratieve weg aan te zuiveren uitgeput zijn. De dossiers worden met alle noodzakelijke informatie zowel in feite als in rechte aan een advocaat toegewezen met het doel, zo de laatste aanmaning eveneens vruchteloos blijkt, het instellen van een gerechtelijke terugvorderingsprocedure. De dossiers worden na de uitspraak door de betrokken dienst tot volledige aanzuivering, kwijtschelding of tenlastelegging van het reservefonds, verder afgehandeld.

3. Initiatieven (verbintenissen) De RKW verbindt zich ertoe om de dossiers waarin betwistingen over de toekenning van het recht of de betaalde bijslag door de sociaal verzekerde of de Rijksdienst bij de rechtbank aanhangig worden gemaakt, al dan niet met de bijstand van een advocaat, systematisch en adequaat op te volgen. Daartoe: -

volgt hij de verdere afwikkeling van betaaldossiers voor de arbeidsgerechten systematisch en accuraat op, informeert het arbeidsauditoraat volledig en instrueert de advocaat die met de verdediging van de belangen van de Rijksdienst belast is;

-

werkt hij de informatieasymmetrie die per definitie nadelig is voor de burger weg, zowel in de geschillen waarin de sociaal verzekerde voor zijn rechten vecht als in de geschillen waarbij de Rijksdienst de onverschuldigd betaalde gezinsbijslag langs gerechtelijke weg terugvordert, door alle informatie die tot de administratieve beslissing geleid heeft ter beschikking te stellen;

-

informeert hij, om de duurtijd van de procedure maximaal te beperken, op volledige wijze en in 80 % van de gevallen binnen de 2 maand na het ontvangen van het verzoekschrift de arbeidsauditeur en bezorgt bij gerechtelijke terugvordering het dossier binnen 3 maanden na de overdracht aan de aangestelde advocaat. Tevens wordt elke vraag om bijkomende informatie in 80 % van de gevallen binnen de 30 dagen behandeld.

65

Omgevingsfactoren -

Wat de verdediging in rechte betreft is de RKW niet bij machte het aantal procedures te beperken, aangezien die door de sociaal verzekerde worden ingeleid. Bij de gerechtelijke terugvordering is het aantal dossiers dat aan een advocaat wordt overgemaakt om bij de rechtbank te worden ingeleid afhankelijk van de mate waarin de betalingsdiensten erin geslaagd zijn het teveel betaalde langs administratieve weg terug te vorderen.

-

De te recupereren bedragen zijn zowel bij de dossiers verdediging in rechte met tegeneis van de Rijksdienst als bij de dossiers gerechtelijke terugvordering volledig afhankelijk van de gerechtelijke uitspraken zelf, alsook van de financiële mogelijkheden van de debiteur om zijn schuld in te lossen wanneer hij tot terugbetaling is veroordeeld.

-

Zowel bij de geschillen verdediging in rechte als bij de gerechtelijke terugvorderingsprocedures, is de gelijke behandeling van de sociaal verzekerde een belangrijke maatstaf van objectieve procesvoering, waarbij louter proceduriële motieven uitgesloten zijn.


Aantal nieuwe dossiers (verdediging in rechte/gerechtelijke terugvordering), aantal zaken hangende voor de rechtbank en aantal afgesloten dossiers.

-

Aantal dossiers overgemaakt aan de auditeur, respectievelijk advocaat binnen de termijn van 2 maanden na de kennisgeving door de auditeur respectievelijk binnen de termijn van 3 maanden na de overdracht door de betalingsdienst.

-

Aantal stukken briefwisseling afgehandeld binnen de termijn van 30 dagen.

-

Bedrag effectieve recuperatie van de onverschuldigd betaalde bijslag.

5. Meerwaarde Een goed dossierbeheer en in het verlengde ervan een degelijk beheer van de geschillen leiden tot een kwaliteitsvolle rechtspraak en een hoog percentage van uitspraken in het voordeel van de RKW. Het is de beste waardemeter van een correcte en eenvormige toepassing van de regelgeving en de kwaliteit van de door de RKW verstrekte dienstverlening ten dienste van de sociaal verzekerde.

Onderafdeling 2. Kennisbeheer ART 21. Beheer van de informatie over de regelgeving 1. Beleidsdoelstelling Met het oog op een uniforme toepassing van de regelgeving en bijgevolg een gelijke behandeling van de gezinnen wil de RKW in een ‘kenniscentrum’ betrouwbare, eenduidige en 66

gebruiksvriendelijke informatie ter beschikking stellen van de professionelen van de sector. Die informatie is ook bestemd voor het publiek en verhoogt de transparantie van het betalingscircuit.

2. Operationele doelstelling Het elektronische documentatiesysteem, toegankelijk via www.famipedia.be presenteert de geactualiseerde regelgeving van de kinderbijslag voor werknemers en de thema’s waarop die van toepassing is.

3. Initiatieven (verbintenissen) De teksten binnen de volgende termijnen bijwerken: -

wet- of reglementaire tekst: de eerste werkdag na de publicatie in het Staatsblad of de datum van inwerkingtreding;

-

MO: de eerste werkdag na de mededeling aan de Rijksdienst;

-

CO: de eerste werkdag na de ondertekening;

-

thema: binnen een maand na de interpretatieve omzendbrief of, als er geen is, binnen een maand na de publicatie van de wet- of reglementaire tekst.

Elke drie maanden een statistiek van de websitebezoekers opmaken. In 2014 een tevredenheidsenquête bij de bezoekers van de website afnemen.


Actualisering van de teksten: binnen de bepaalde termijn.

-

Driemaandelijkse statistiek van de websitebezoekers.

-

Tevredenheidsenquête in 2014.

5. Meerwaarde -

Uniforme toepassing van de wetgeving binnen de sector van de kinderbijslag voor werknemers.

-

Transparantie voor de gezinnen zelf.

67

Onderafdeling 3. Communicatie ART. 22. Informatie verstrekken aan de gezinnen 1. Beleidsdoelstelling Door de gezinnen proactief te informeren over hun recht op gezinsbijslag wil de RKW verzekeren dat zij zonder enige voorkennis van de kinderbijslagreglementering hun rechten volledig kunnen doen gelden. De informatie over de kinderbijslagregeling wordt opgesteld vanuit de informatiebehoeften van de gezinnen en wordt verspreid via een brede waaier aan media (website, folders, brochures, persberichten enz.). Naast die algemene informatie verstrekt de Rijksdienst ook individuele informatie. Via modelbrieven worden de beslissingen in een kinderbijslagdossier consistent en begrijpelijk gemotiveerd. De gezinnen en hun sociaal bemiddelaars kunnen voor inlichtingen ook schriftelijk, telefonisch en via e-mail terecht bij de dienst Bemiddeling van de RKW. Bovendien worden de gezinnen persoonlijk onthaald bij de Frontdesk en in de provinciale bureaus, waar hen professionele eerstelijnsdienstverlening wordt verstrekt.

2. Operationele doelstellingen De RKW wil een transparant en effectief informatie- en communicatiebeleid voeren door: -

aan de gezinnen actuele en toegankelijke informatie over de kinderbijslag te bieden via de website van de RKW en door regelmatig nieuws- en persberichten te publiceren over actuele thema’s of bij belangrijke wijzigingen aan de regelgeving;

-

bij elke wijziging de geactualiseerde barema’s van de kinderbijslag elektronisch te verspreiden;

-

folders te publiceren met uitleg over de grote thema’s van de kinderbijslagregelgeving voor het grote publiek. De folders worden op de website gepubliceerd.


nieuws-/persberichten te publiceren over actuele thema’s en bij iedere belangrijke wijziging in de kinderbijslagreglementering;

-

de barema’s met de kinderbijslagbedragen te actualiseren bij iedere wijziging, de nieuwe barema’s binnen vijf werkdagen in pdf-formaat op de website te publiceren en de barema’s elektronisch te verspreiden; 68

-

de bestaande folders te actualiseren bij wijzigingen in de regelgeving en ze te publiceren op de website binnen een maand na de wijziging;

-

op de website de rekenmachine voor de berekening van de kinderbijslag aan te passen en dit binnen vijf dagen na de aanpassing van het barema van de kinderbijslag;

-

te antwoorden op iedere interne of externe vraag om informatie binnen maximaal vijf werkdagen of binnen de overeengekomen termijn na de verzending van een ontvangstbevestiging binnen 5 werkdagen.


Aantal gepubliceerde nieuws-/persberichten.

-

Datum van de publicatie van de barema’s op de website.

-

Datum van de publicatie van de folders op de website.

-

Datum van het antwoord op de vraag om informatie.

-

Datum van aanpassing van de rekenmachine op de website.

5. Meerwaarde Via een goed uitgebouwde informatiestrategie die drempelverlagend werkt, krijgt de burger snel en eenvoudig correcte, geïntegreerde informatie over zijn recht op kinderbijslag en kraamgeld, en over de in de kinderbijslagregeling voor werknemers geldende bedragen.

ART. 23. Informatie verstrekken aan de beleidsmakers en de professionele wereld 1. Beleidsdoelstelling Via verschillende kanalen wordt aan de beleidsmakers en de professionele wereld op gebruikersvriendelijke wijze een uitgebreid palet aan statistisch materiaal ter beschikking gesteld. Op die manier kunnen ze de actuele evoluties in de kinderbijslagregeling stap voor stap volgen. De RKW verzamelt bij de betaalinstellingen relevante statistische gegevens. Op basis daarvan worden studies over de gezinsbijslag uitgevoerd die bestemd zijn voor: -

het Beheerscomité, om onderbouwde beslissingen te nemen;

-

de voogdijoverheid, om het sociaal beleid uit te stippelen.

De RKW verzamelt voor de dossiers die hij behandelt de pertinente gegevens per actor in het informatiesysteem.

69

Bovendien stelt de RKW de systematisch geactualiseerde rechtsdocumentatie op gestructureerde wijze ter beschikking. In het kader van de geplande bevoegdheidsoverdracht naar de deelstaten verbindt de RKW zich ertoe zijn kennis inzake het beheer van de kinderbijslagstelsels te delen.

2. Operationele doelstellingen De RKW wil op effectieve manier de bestaande informatie over de kinderbijslagregeling delen door: -

bij de betaalinstellingen de relevante statistische gegevens te verzamelen over de gezinnen die zij bedienen;

-

voor de dossiers van de RKW de pertinente gegevens per actor te verzamelen in het informatiesysteem tegen het einde van het eerste kwartaal 2013;

-

op basis van die gegevens statistische reeksen op te stellen die een duidelijk en begrijpelijk inzicht bieden in de demografische evoluties en in het profiel van de rechthebbenden, bijslagtrekkenden en rechtgevende kinderen van de kinderbijslag voor werknemers en de gewaarborgde gezinsbijslag;

-

focusstudies te publiceren die dieper ingaan op bepaalde evoluties of die specifieke thema’s of doelgroepen in kaart brengen;

-

een jaarverslag op te stellen met de belangrijkste resultaten van het afgelopen begrotingsjaar en de actuele evoluties en feiten binnen het stelsel;

-

een samenvatting met eventuele commentaar van de belangrijkste vonnissen en arresten te maken om in het juridisch bulletin te publiceren;

-

opleiding over het beheer van de kinderbijslag te verzorgen in het kader van de overdracht van de bevoegdheden naar de deelstaten.


de statistieken regelmatig te publiceren via statistische reeksen, andere studies en het statistiekportaal op de website;

-

de statistieken over de deelstaten bij de kinderbijslagfondsen te verzamelen en ze ter beschikking te stellen via de geografische tellingen en het statistiekportaal op de website (www.rkw.be);

70

Statistische aangifte Demografische statistiek Geografische statistiek Statistiek van de kinderen die in het buitenland opgevoed worden Statistiek van de werknemers met buitenlandse nationaliteit Statistiek van de rechthebbenden op kinderbijslag

Statistiek over aantallen in het eerste en tweede semester van aantallen op 31 december van aantallen op 31 december van

2013

2014

2015

x

x

x

x x

x x

x x

aantallen op 31 december van

x

x

aantallen op 31 december van

x

x

-

jaarlijks twee focusstudies te publiceren waarin belangrijke evoluties of thema’s over de kinderbijslag duidelijk worden beschreven en van adequate duiding worden voorzien. De focusstudies worden op de website gepubliceerd;

-

jaarlijks de statistieken en studies uit te geven van deze publicaties:

Publicatie Halfjaarlijkse statistieken Statistische reeksen van de werknemers Studie van de kinderen die in het buitenland opgevoed worden Studie over de werknemers met buitenlandse nationaliteit die met hun gezin in België verblijven Studie over de geografische verdeling van de bijslagtrekkende gezinnen en de rechtgevende kinderen Studie over de aantallen per kinderbijslagfonds Studie van de rechthebbenden op kinderbijslag

Termijn Beschikbaar in juni en december Beschikbaar in de loop van Beschikbaar in de loop van

2013*

2014*

2015*

x x x

x

x x x

x

Beschikbaar in de loop van

x


x


x


x

x

x

* Het zijn steeds de laatst verzamelde statistische gegevens die gepubliceerd worden.

-

het jaarverslag uiterlijk in juli aan het Beheerscomité voor te leggen;

-

het recht in een breder verband kenbaar te maken door belangrijke rechtspraak met gepaste duiding te publiceren in het juridisch bulletin. Het juridisch bulletin wordt verspreid als nieuwsbrief en is beschikbaar op de website van de RKW;

-

een ontvangstbevestiging te sturen en/of te antwoorden op iedere interne of externe informatievraag over de gepubliceerde statistieken en studies binnen maximaal vijf werkdagen;

-

opleidingsdagen te organiseren in 2013 voor de belangstellenden bij de deelstaten.


Aantal gepubliceerde focusstudies en statistieken/brochures.

71

-

Aantal verspreide studies per maand.

-

Publicatiedatum van het jaarverslag.

-

-

Termijn waarbinnen de nieuwe rechtspraak in het juridisch bulletin gepubliceerd wordt, het aantal maandelijkse raadplegingen via de website en het aantal abonnees op de periodieke mailing. Datum van het antwoord op de vraag om informatie.

-

Datums van de opleidingsdagen over het beheer van de kinderbijslag.

5. Meerwaarde Door statistieken met duiding en met een accurate beschrijving van de verschillende doelgroepen, en de maatschappelijke en demografische tendensen binnen de kinderbijslag te verspreiden, wordt een goede kwantitatieve basis geboden zodat het Beheerscomité als beheerder kwaliteitsvolle beslissingen kan nemen. De statistieken vormen bovendien een goede basis voor de voogdijminister om het sociaal beleid uit te stippelen en goed onderbouwde maatregelen te nemen. Door die informatie ook ter beschikking te stellen van de verschillende sociale organisaties en van de burgers wordt een duidelijk beeld gegeven van de belangrijke sociale rol van de kinderbijslag en de RKW in onze samenleving.

72

Afdeling 5. Ethiek en beleid op het gebied van de human resources ART. 24. Ethiek en beleid op het gebied van de human resources 1. Beleidsdoelstelling De Rijksdienst is ervan overtuigd dat zijn medewerkers zijn kostbaarste potentieel zijn. Dankzij hen kan een optimale, kwaliteitsvolle dienstverlening aangeboden worden aan de gezinnen van wie de Rijksdienst de kinderbijslagdossiers beheert. Investeren in de rekrutering en de begeleiding van de medewerkers die (in)direct werken aan die kwaliteitsvolle dienstverlening blijft dus een van de hoofdprioriteiten van de Rijksdienst. Bovendien wordt de Rijksdienst geconfronteerd met een heel bijzondere, momenteel heel onzekere, situatie die in de komende maanden of jaren duidelijk zal worden door de concretisering van de splitsing van de kinderbijslag. Een ander belangrijk aspect van de huidige situatie van de Rijksdienst is verbonden met de vergrijzing van zijn personeel. Onder die bijzondere omstandigheden is het heel erg belangrijk dat aan alle medewerkers gedacht wordt door hun voortdurende ontwikkeling mogelijk te maken en aan te moedigen om een kwaliteitsvolle dienstverlening aan de gezinnen te blijven aanbieden, een grote knowhow te behouden bij de Rijksdienst en de vereiste talenten te kunnen blijven aantrekken om de doelstellingen van de verschillende diensten te bereiken. In het ontwerp van auditrapport dat KPMG in mei 2012 maakte over de personeelsadministratie en het beheer van de referentiegegevens (master data), wordt vastgesteld dat de personeelsgegevens binnen de Rijksdienst momenteel in drie verschillende toepassingen manueel worden beheerd. Die werkwijze houdt een aantal risico’s in en vraagt ook een belangrijke tijdsinvestering van de medewerkers van de dienst Human Resources. Om dat probleem te verhelpen, wil de Rijksdienst de informaticatools optimaliseren om de gegevens over het personeel centraal te beheren. In dat kader is het beheer van de human resources vervat in drie essentiële pijlers: 1. competentiemanagement 2. betrokkenheid en motivatie 3. change management in een context van splitsing en bezuinigingen

2. Operationele doelstellingen Om zijn opdrachten tot een goed einde te kunnen brengen, moet de Rijksdienst absoluut kunnen rekenen op voldoende medewerkers die voortdurend worden aangemoedigd hun competenties te ontwikkelen en nieuwe competenties te verwerven volgens de behoeften van de diensten, behoeften die zeer onderhevig zijn aan veranderingen in een context van nakende radicale wijzigingen. Om die doelstelling te bereiken stelt de Rijksdienst in alle fasen van de loopbaan van zijn medewerkers alles in het werk opdat zoveel mogelijk selectieprocedures autonoom beheerd 73

kunnen worden, de selectieproeven nog professioneler worden, alle medewerkers de kans hebben zich te ontwikkelen, kennis wordt uitgewisseld en die uitwisseling gesystematiseerd wordt, de medewerkers zo gemotiveerd en betrokken mogelijk blijven en de radicale veranderingen waar de Rijksdienst onvermijdelijk mee geconfronteerd zal worden op een verantwoorde en efficiënte manier beheerd worden.

1. Initiatieven (verbintenissen) Competentiemanagement Rekrutering De Rijksdienst wordt zichtbaarder door zijn presentatie op de website van Selor te verbeteren en te actualiseren om ondanks de hiervoor beschreven context een aantrekkelijke werkgever te blijven. Hij professionaliseert de selectieprocedures die hij organiseert om op een zo correct mogelijke manier de nodige medewerkers te rekruteren. Hij werkt ook concreet mee aan zoveel mogelijk synergieën tussen OISZ en aan door Selor voorgestelde certificeringstrajecten om zijn rekruteringsautonomie te verhogen. Hij verbindt zich ertoe te blijven meewerken aan de benchmark Fed 20 om eventuele bijsturingen van het humanresourcesbeleid beter te kunnen afstemmen op de behoeften. Om de communicatie van informatie en de verslaggeving over de overheidsfunctie te optimaliseren, verbindt de Rijksdienst zich er ook toe om: -

tijdig kwalitatieve gegevens over Pdata, telewerk en Statform naar de FOD P&O te sturen;

-

constructief mee te werken aan toekomstige verplichtingen omtrent informatie- en verslaggevingsfluxen.

Ontwikkeling De competenties van de medewerkers zijn een grote troef om de in de bestuursovereenkomst van de Rijksdienst opgenomen doelstellingen te bereiken. De Rijksdienst moet er dus voor zorgen dat de medewerkers hun competenties (vaardigheden en technische competenties) ontwikkelen en dat ze zich naar hun verwachtingen kunnen ontplooien in hun werk. Voor zover de nodige medewerkers om zijn opdrachten uit te voeren gerekruteerd kunnen worden, verbindt de Rijksdienst zich ertoe de input van de ontwikkelcirkels meer te gebruiken door die input om te zetten in ondersteuning van de ontwikkeling van de medewerkers in kwestie. De al geleverde inspanningen voor het onthalen van nieuwe medewerkers worden eveneens voortgezet door het opleidingstraject dat hun momenteel al wordt aangeboden als ze in dienst treden, uit te breiden.

74

Kennisuitwisseling Ten slotte wordt de Rijksdienst, zoals veel andere federale instellingen, geconfronteerd met de vergrijzing van zijn personeel: momenteel is 36 % ervan 50 jaar oud of ouder en meer dan een derde van die personeelsleden gaat binnen minder dan 10 jaar met pensioen. De Rijksdienst anticipeert dus op die pensioneringen, zowel om de kennis van die medewerkers te behouden als om de rekruteringen te kunnen inplannen. Om zeker te zijn dat het grote aantal pensioneringen de kwaliteit van het door de diensten geleverde werk niet op het spel zet, werd een eerste analyse van de invoeringsvoorwaarden van een peterschapsysteem uitgevoerd. De Rijksdienst wil dat voortzetten door, ondanks de turbulente context, die kennisuitwisseling die noodzakelijk is om de kwaliteit van de aan de gezinnen aangeboden dienstverlening te behouden, concreet te organiseren. Betrokkenheid en motivatie Om de betrokkenheid en de motivatie van zijn medewerkers te optimaliseren voert de Rijksdienst een interne markt in waarbij alle medewerkers tijdens hun loopbaan van functie kunnen veranderen door voor een vacante betrekking te solliciteren. Hij probeert eveneens na te gaan waarover de medewerkers ontevreden zijn door regelmatig tevredenheidsenquêtes af te nemen en vervolgens op basis van de resultaten maatregelen te nemen of corrigerende acties te ondernemen. In dat kader verbindt de Rijksdienst zich er eveneens toe een proefproject voor telewerk te lanceren na een eerste analyse van de invoeringsvoorwaarden voor dat soort werk. Naast dat proefproject voor telewerk en steeds om de medewerkers zo tevreden mogelijk te houden, verbindt de Rijksdienst zich ertoe te bekijken of het mogelijk is in de provinciale bureaus te werken tijdens bijvoorbeeld stakingen of slechte weersomstandigheden. Een haalbaarheidsstudie zal worden uitgevoerd om de vrije werkplaatsen te bepalen waar medewerkers naar toe kunnen en om de reservatiecriteria voor die plaatsen te bepalen volgens het aantal geïnteresseerde medewerkers. De Rijksdienst blijft eveneens waken over het welzijn van zijn personeelsleden door sportdagen en informatiesessies over de gevaren van roken te organiseren en door financiële ondersteuning te bieden aan medewerkers die willen stoppen met roken. Hij verbindt zich eveneens tot het voeren van een campagne tegen alcoholmisbruik en druggebruik. Change management De Rijksdienst zal in de komende drie jaar op de een of andere manier geconfronteerd worden met grote veranderingen door de splitsing. Het is belangrijk dat die veranderingen zo efficiënt mogelijk begeleid worden. Daarom verbindt de Rijksdienst zich ertoe zijn teamverantwoordelijken op alle niveaus te ondersteunen bij de ontwikkeling van hun leiderschapscompetenties zodat de veranderingen waar zij mee te maken zullen krijgen zo goed mogelijk kunnen worden doorstaan. Informatisering van de dienst HR In de huidige bezuinigingscontext en door de impact van die context op de personeelsleden die ter beschikking gesteld worden, moet de dienst HR niet alleen actief meewerken aan de 75

door het College opgezette synergieën maar ook de informatisering voortzetten zodat het verminderde aantal medewerkers een volledig geïntegreerd werkinstrument heeft waarmee repetitief administratief werk zonder meerwaarde kan worden vermeden.

4. Resultaatsindicatoren Competentiemanagement Het personeelsplan is voor minimum 95 % ingevuld voor de jaren 2013, 2014 en 2015 via de interne markt, de bestaande rekruteringsreserves of het organiseren van examens door zoveel mogelijk een beroep te doen op synergieën waarbij rekening gehouden wordt met de behoeften van de diensten en de opgelegde besparingsmaatregelen. Elk jaar wordt een stand van zaken van de vacante betrekkingen aan de leden van de Directieraad voorgelegd zodat kan worden vastgesteld welke rekruteringen eerst moeten gebeuren. In de loop van het eerste kwartaal 2013 worden informatiesessies over het gebruik van de ontwikkelcirkels georganiseerd voor alle evaluatoren. Eind 2013 wordt het gebruik van de ontwikkelcirkels gesystematiseerd met de tool Crescendo. De input van die ontwikkelcirkels wordt beheerd door HR en indien nodig omgezet in ontwikkelvoorstellen. Het onthaaltraject van nieuwe medewerkers wordt uitgebreid met een specifieker HR-aandeel en met het verder uitwerken van nieuwe technische opleidingsmodules. Alle medewerkers die vanaf september 2013 in dienst treden, krijgen een door de dienst HR beheerd onthaaltraject bovenop de door de interne opleiders van het departement Gezinnen verzorgde onthaalopleiding. In de loop van 2013 wordt de belangrijkste knowhow van de organisatie in kaart gebracht en worden middelen in gebruik genomen om de kennisoverdracht te bevorderen. Er worden systematisch exitinterviews gehouden. De input van die gesprekken wordt geanalyseerd en wordt zo nodig gebruikt wanneer corrigerende maatregelen geconcipieerd en uitgevoerd worden. Een kwartaalverslag met de door de betrokken medewerkers opgegeven redenen voor vertrek en de eventuele voorstellen voor te nemen maatregelen na de analyse van die exitgesprekken wordt naar het Algemeen Bestuur gestuurd. Betrokkenheid en motivatie In de loop van 2014 wordt een nieuwe tevredenheidsenquête afgenomen. De resultaten van die enquête worden geanalyseerd en maatregelen worden genomen om het welzijn van de medewerkers te verbeteren. Tijdens de 3 jaren van de overeenkomst wordt de interne markt voortgezet en systematisch geoptimaliseerd om aan iedereen een zo groot mogelijke kans te bieden zich te ontwikkelen terwijl tegelijkertijd een retentiebeleid wordt gevoerd. De afwezigheden worden systematisch beheerd via opleidingen voor teamleiders, preventieve acties voor individuele gevallen en een systematische opvolging van langdurig zieke medewerkers met het oog op een vlottere reïntegratie op het werk. Die opvolging gebeurt op specifiek verzoek van een directie of nadat een medewerker langer dan zes maanden 76

ononderbroken afwezig is. Een halfjaarlijks verslag met de concrete gevolgen van die opvolging wordt naar het Algemeen Bestuur gestuurd. Naast het project waarbij medewerkers momenteel de mogelijkheid krijgen om in een satellietbureau te werken (zie artikel 31), zet de Rijksdienst in de loop van 2013 een proefproject voor telewerk op en evalueert alle aspecten van dat project. Change management Vanaf het tweede kwartaal 2013 worden de teamverantwoordelijken begeleid en krijgen ze opleidingen aangeboden om efficiënt te kunnen reageren op de nieuwe uitdagingen waarmee ze in een context met belangrijke veranderingen worden geconfronteerd. Op termijn kunnen ze ervoor zorgen dat hun medewerkers de veranderingen het hoofd kunnen bieden en dat ze gemotiveerd en bij het werk betrokken blijven. Informatisering van de dienst HR De dienst Human Resources en Vorming zet zijn informatisering voort door tegen eind 2015 de verloven, de ontwikkelcirkels en de competenties elektronisch te beheren ter bevordering van een efficiënt gedeeld beheer (HR en hiërarchie) van de human resources. Omgevingsfactoren Om al zijn verbintenissen te realiseren, moet de Rijksdienst over de in zijn bestuursovereenkomst vermelde personeelsleden kunnen beschikken. De rekruteringsprocedures voor nieuwe medewerkers om nog vacante posten in te vullen moeten bovendien binnen redelijke termijnen worden afgerond en de verwachte resultaten opleveren.

77

Hoofdstuk 4. Welzijn van de medewerkers en duurzaam energie- en milieubeheer "In het leven zijn er twee categorieën van individuen: zij die de wereld zien zoals hij is en zich afvragen waarom. En zij die zich de wereld voorstellen zoals hij zou moeten zijn en zeggen: waarom niet?"2

ART. 25. Welzijn van de medewerkers en duurzaam beheer 1. Beleidsdoelstelling Het menselijk kapitaal van de RKW is zijn kostbaarste troef. De RKW wil de gezondheid, de veiligheid en het werkcomfort van zijn medewerkers optimaal verzekeren in het essentiële en onverbrekelijk verbonden kader van de bescherming van het milieu en het duurzaam energiebeheer.

2. Operationele doelstellingen De RKW wil: -

de directe en indirecte weerslag van zijn activiteiten op het milieu beperken;

-

de energieprestaties van zijn infrastructuur verbeteren;

-

al zijn medewerkers een gelijkwaardig werkcomfort en een optimaal veiligheidsniveau bieden, ongeacht de plaats waar ze hun opdrachten uitvoeren;

-

die doelen realiseren via geschikte procedures, zoals e-procurement, en via contractuele technieken die afgestemd zijn op zijn sociale rol door in de mate van het mogelijke sociale clausules in zijn contracten op te nemen.

3. Initiatieven (verbintenissen) Beperking van de impact op het milieu De RKW verbindt zich ertoe -

systematisch te voorzien in en te kiezen voor ecologische criteria voor de aankoop van zijn benodigdheden en het gebruikte materiaal voor het onderhoud, de herstelling of de renovatie van zijn infrastructuur;

-

het papierverbruik te beperken door een meer en meer veralgemeend gebruik van elektronische communicatie en het scannen van inkomende documenten. In dit kader zal de RKW twee projecten prioritair ontwikkelen:

2

George Bernard Shaw

78

-

-

digitaliseren van de dossiers van het departement Gezinnen: zie artikel 26,

-

informatiseren van de goedkeuringsprocedure voor aanbestedingen en van de betaalopdracht, met digitalisering van de bewijsstukken: -

'Home made' ontwikkeling Eerste semester 2013: analyse van de goedkeuringsprocedure en uitwerking van een 'home made' oplossing op basis van bestaande middelen en programma’s. Derde kwartaal 2013: testlancering van de oplossing en eventuele correcties. Vierde kwartaal 2013: oplossing wordt in gebruik genomen.

-

Integratie van het deel 'geïnformatiseerde goedkeuringsprocedure van de aanbestedingen' in het project 'digitalisering van de dossiers van het departement Gezinnen' Invoering in 2015, onder voorbehoud van de vordering van het kaderproject;

zijn afvalbeleid te intensiveren via systematische selectieve sortering.

Verbetering van de energieresultaten De RKW verbindt zich ertoe: -

in 2013 een energieaudit uit te voeren voor al zijn gebouwen;

-

op basis van de resultaten van de audits initiatieven te nemen, binnen zijn budgettaire middelen, om het energieverbruik van zijn infrastructuur te beperken.

Telecommunicatie De RKW verbindt zich ertoe: de telefooninstallaties van zijn provinciale bureaus te vervangen op basis van het basissysteem VOIP dat geïnstalleerd is in de gebouwen in Brussel en momenteel geïnstalleerd wordt in de PB’s van Gent, Luik en Charleroi, naargelang de behoeften en met voorrang voor de vervanging van de telefooncentrales die wegens hun toestand of capaciteit niet meer voldoende betrouwbaar zijn: -

2013: betaalbureaus van Antwerpen en Brugge;

-

2014: betaalbureaus van Hasselt, Namen, Libramont en Eupen.


Papier: aantal afdrukken of fotokopieën per maand en per FTE.

-

Gas en elektriciteit - per gebouw: jaarverbruik in kWh, per m² en per FTE.

-

Water - per gebouw: jaarverbruik in m³ per FTE. 79

-

Afval: m³ afgevoerd per type van afval (al dan niet recycleerbaar).

-

Energie-auditverslagen.

-

In juni van elk jaar: verslag over de initiatieven genomen in het vorige jaar in verband met duurzaam energie- en milieubeheer.

-

Aantal opdrachten die toegewezen zijn volgens de e-procurement-procedure.

-

Datum van invoering van de zelf ontwikkelde geïnformatiseerde procedure voor de goedkeuring van openbare aanbestedingen.

-

Datum van invoering van de geïnformatiseerde procedure voor de goedkeuring van openbare aanbestedingen (geïntegreerd in het kaderproject “Digitalisering”).

-

Datum van inwerkingtreding van het VOIP-systeem.

Omgevingsfactoren -

Beschikbaarheid van budgettaire middelen en human resources (gevormd personeel).

-

Beschikbaarheid van bepaalde indicatoren (bijvoorbeeld sommige gebouwen die de Rijksdienst bezit als mede-eigenaar zijn niet uitgerust met individuele tellers).

5. Meerwaarde Duurzaam milieu- en energiebeheer beschermt het kostbaarste goed van de mensheid: de aarde. Door dat beheer in te voeren, zorgt de RKW voor het welzijn van zijn medewerkers en van de maatschappij, en vervult de instelling een voorbeeldfunctie voor alle burgers.

ART. 26. Digitalisering 1. Beleidsdoelstelling De Rijksdienst heeft een grootscheeps informaticaproject tot een goed einde gebracht voor de implementering van het nieuwe programma voor het beheer en de betaling van de kinderbijslag - Itinera-I. De implementering van het nieuwe programma vormt de basis van het elektronische dossier, aangezien voortaan in ieder individueel dossier de elektronische informatie, afkomstig van authentieke bronnen en noodzakelijk om het recht op kinderbijslag te bepalen en te behouden, opgeslagen wordt gedurende de tijd die nodig is voor de behandeling. De handelingen van de dossierbeheerders worden ook opgeslagen en kunnen gemakkelijk geraadpleegd worden. Er blijven echter nog gegevens binnenkomen op papieren drager, die verwerkt worden door de dienst die het dossier beheert en vervolgens in dezelfde vorm bewaard worden. Die gegevens zijn dus niet on line te consulteren.

80

Aangezien de Rijksdienst zich ertoe verbindt een proefproject voor telewerk op te zetten (cf. art. 24) is het voor het departement Gezinnen nodig de digitalisering te overwegen van de gegevens op papieren drager die noodzakelijk zijn voor het dagelijks dossierbeheer zodat de medewerkers van dat departement ook thuis zouden kunnen werken, wat door velen van hen gevraagd werd bij de laatste tevredenheidsenquête. Het digitaliseringsproject zoals het hier wordt gepland heeft niet als doel de individuele papieren kinderbijslagdossiers te vervangen door gescande documenten met dezelfde bewijskracht, een doelstelling die in de onzekere context van de splitsing van de kinderbijslag te ambitieus leek. Alleen de elementen met betrekking tot het gewone dagelijkse dossierbeheer – namelijk kinderbijslag (blijven) betalen of de betaling stoppen – worden gedigitaliseerd, waarbij daarnaast de dossiers verder compleet op papier bewaard worden voor de wettelijke verantwoording van de beslissingen. Door die gedeeltelijke digitalisering zal een aantal dossiers op gedecentraliseerde manier beheerd kunnen worden.

2. Operationele doelstelling Dankzij de digitalisering: -

kunnen de dossiers op een ander plaats beheerd worden dan daar waar ze gewoonlijk beheerd en bewaard worden;

-

kan het beheersproces verbeterd en/of versneld worden;

-

kunnen de dossiers gemakkelijker geraadpleegd en begrepen worden, los van de plaats van bewaring.

3. Initiatieven (verbintenissen) De Rijksdienst verbindt zich ertoe een digitaliseringproject in fasen op te starten: - in een eerste fase: scannen van de papieren documenten die noodzakelijk zijn voor het dagelijks elektronisch beheer van de dossiers waarvoor betaald wordt; - op termijn: scannen van alle binnenkomende bewijskrachtige documenten in verband met actieve dossiers of te reactiveren gearchiveerde dossiers. Om te beginnen wordt het project getest in een beperkt aantal betaaldiensten in Brussel. Na evaluatie kan het project dan uitgebreid worden. Bij het begin van het eerste semester 2013 wordt een projectgroep samengesteld om de contouren van het project af te bakenen en een planning voor de verschillende fasen op te stellen. De eerste fase van het project omvat in dat semester:

81

-

een evaluatie van de bestaande informaticatool (hardware en software) om na te gaan of die compatibel is met een digitaliseringproject (opslagcapaciteit, workflow van de gescande documenten enz.) en een marktonderzoek om het materiaal te vinden dat het meest aangepast is aan de bestaande applicaties,

-

een benchmarking bij enkele OISZ of andere kinderbijslaginstellingen die al de stap naar digitalisering hebben gezet,

-

een evaluatie van de behoefte aan specialisten in dit domein (zowel intern als extern via de synergieën inter-OISZ en/of via private consulting),

-

een ‘as is’-analyse van de ontvangstprocedure van binnenkomende post.

In het tweede semester 2013 wordt in een tweede fase het volgende aangepakt: -

vastleggen van de ‘to be’-situatie: wie scant wat en waar: - toewijzing van het nodige personeel, - bepalen van het soort te scannen documenten, zowel voor de nieuwe dossiers als voor de actieve of gereactiveerde, rekening houden met de ITinera-I-middelen, de wettelijke verplichtingen enz., - opstellen van richtlijnen voor het scannen (met name vastleggen van regels voor het indexeren van de documenten),

-

keuze van de scantechniek en bepalen van de regels voor kwaliteitscontrole;

-

de keuze van een operator en eventueel het uitschrijven van een aanbesteding;

-

bepalen welke bijkomende opleiding eventueel nodig is voor het personeel dat deelneemt aan het scanningproces.

In het eerste semester 2014: -

toewijzing van de opdracht en installatie van de scanapparatuur (inclusief opleiding van de gebruikers door de leverancier),

-

begin van de testfase in de daarvoor gekozen diensten: scannen van de bewijsstukken van de nieuwe, actieve en gereactiveerde dossiers.

In het tweede semester 2014: -

evaluatie van de testfase en uitbreiding naar andere betaaldiensten.

82

Omgevingsfactoren De budgettaire, technische en menselijke (voldoende opgeleid personeel) middelen moeten beschikbaar zijn en tegelijkertijd moeten de nodige middelen behouden blijven om de basisopdrachten uit te voeren.

Er zullen tussentijdse evaluaties over de voortzetting van het project uitgevoerd worden, rekening houdend met enerzijds de fase waarin het zich bevindt en anderzijds de vordering van het splitsingsproces.

4. Resultaatsindicatoren Halfjaarlijks opvolgingsverslag vanaf het tweede semester 2013 met de stand van zaken van de verschillende fasen van het project (in de betrokken periode gerealiseerde initiatieven en resultaten) en met de agenda van het volgende semester (vooropgestelde initiatieven, binnen welke termijn, met welk doel).

5. Meerwaarde Dankzij de benchmarking kunnen eventuele synergieën tot stand gebracht worden en kan er rekening gehouden worden met de verworven ervaringen. Dankzij het gebruik van volledig elektronische dossiers verloopt de organisatie efficiënter en zal in het grootste departement van de Rijksdienst telewerk ingevoerd kunnen worden.

83

Hoofdstuk 5. Interne audit ART. 27. Interne audit 1. Beleidsdoelstelling De Rijksdienst beschikt sinds oktober 2007 over een interne auditfunctie, die tot 31 januari 2013 uitbesteed wordt aan een gespecialiseerde firma, KPMG Advisory. De interne auditfunctie onderzoekt op een systematische en methodische wijze het doelmatig en doeltreffend functioneren van de processen voor risicobeheer, interne controle en goed beheer en formuleert adviezen om deze processen te verbeteren. Zo draagt de interne auditfunctie bij tot een optimale beheersing van de interne en externe risico’s die de werking van de Rijksdienst beïnvloeden, en garandeert ze maximaal de manier waarop de Rijksdienst zijn processen beheerst. Op 1 mei 2012 creëerde de Rijksdienst zijn eigen dienst Interne Audit, die tot eind januari 2013 kan genieten van de begeleiding en ondersteuning door KPMG. Vanaf 1 februari 2013 wordt de dienst Interne Audit belast met de autonome en kwalitatieve uitvoering van alle auditwerkzaamheden die binnen de RKW dienen te gebeuren. De Rijksdienst streeft ernaar om zijn dienst Interne Audit uit te bouwen tot een dienst die dankzij zijn gekwalificeerde en ervaren auditoren toegevoegde waarde creëert en bijdraagt tot een verbetering van zijn processen. Zo kan de Rijksdienst zijn opdrachten beter verwezenlijken en tegemoetkomen aan de verwachtingen van de burgers inzake efficiëntie en effectiviteit, wat bijdraagt tot de legitimiteit van de instelling.

2. Operationele doelstellingen Tot eind januari 2013 zal KPMG Advisory de interne auditoren van de Rijksdienst opleiden, zodat zij vanaf februari 2013 zelfstandige en op kwaliteitsvolle wijze de auditopdrachten kunnen uitvoeren. De auditoren zullen het door het Beheerscomité gevalideerde auditplan voor 2013 uitvoeren, de goedgekeurde actieplannen opvolgen en stelselmatig rapporteren aan het Auditcomité. Ook zal de dienst Interne Audit in 2013 een nieuw meerjarenauditplan ontwikkelen voor de periode 2014-2016. Dit nieuwe plan zal gebaseerd worden op een uitgebreide analyse van de risico’s die de werking van de Rijksdienst kunnen beïnvloeden. Vanaf 2014 zal de auditdienst de door het Beheerscomité gevalideerde auditplannen voor 2014 en 2015 uitvoeren, op de realisatie van de goedgekeurde acties toezien en systematisch rapporteren aan het Auditcomité. In 2012 heeft de werkgroep Interne Audit van het College verder gewerkt aan de operationalisering van de interne auditfunctie bij de OISZ. Gemeenschappelijke charters voor het Auditcomité en voor de interne auditfunctie werden ontwikkeld en ter validatie aan de beheersorganen van de OISZ voorgelegd. De Rijksdienst zal deze charters implementeren op een datum die door het Beheerscomité vastgelegd zal worden.

84

Het College heeft in 2012 ook besloten om een platform voor interne audit, PLATINA, te creëren dat zal bestaan uit de hoofden van de auditdiensten van de OISZ. Dit netwerk zal een coördinerende en ondersteunende rol spelen voor de ontwikkeling en maturiteitsopbouw van interne controle en interne audit in de OISZ. De RKW zal actief deelnemen aan dit netwerk zodra het opgericht wordt.

3. Initiatieven (verbintenissen) De RKW verbindt zich ertoe om: -

het auditplan 2013, dat deel uitmaakt van het gevalideerde meerjarenauditplan 2011-2013, uit te voeren;

-

tegen eind 2013 een nieuw meerjarenauditplan 2014-2016, waarin jaarlijks 7 auditopdrachten voorzien worden, te ontwikkelen en door het Auditcomité en het Beheerscomité te laten goedkeuren;

-

de gevalideerde auditplannen voor 2014 en 2015 uit te voeren;

-

systematisch de realisatie van de goedgekeurde actieplannen op te volgen;

-

minstens 4 keer per jaar aan het Auditcomité te rapporteren over onder meer de uitvoering van de auditwerkzaamheden;

-

een jaarrapport van het Auditcomité op te stellen en door het Auditcomité te laten valideren;

-

de gemeenschappelijke charters van het College te implementeren op een datum die door het Beheerscomité bepaald zal worden;

-

actief deel te nemen aan PLATINA van zodra het opgericht wordt.


Jaarlijks: uitvoering van de gevalideerde auditplannen.

-

2013: opmaak van het meerjarenauditplan 2014-2016 en validatie door het Auditcomité en het Beheerscomité.

-

Twee keer per jaar: opvolging van de realisatie van de gevalideerde actieplannen.

-

Vier keer per jaar: rapportering aan het Auditcomité.

-

Jaarlijks tegen eind juni: opmaak en validatie van het jaarrapport van het Auditcomité.

-

Op datum bepaald door het Beheerscomité: invoering van de gemeenschappelijke charters van het College en opheffing van de bestaande charters van de Rijksdienst.

85

-

Vanaf de oprichting ervan: actieve deelname aan PLATINA.

Omgevingsfactor De invoering van de gemeenschappelijke charters van het College en de oprichting van PLATINA maken deel uit van het auditproject van het College. De verbintenissen die hiermee verband houden, kunnen bijgevolg enkel gerealiseerd worden indien het College én alle OISZ verder gaan met dit project.

5. Meerwaarde Door de verdere ontwikkeling en professionalisering van zijn dienst Interne Audit verkrijgt de Rijksdienst een toegenomen zekerheid over de mate waarin hij zijn werking en processen beheerst.

86

Hoofdstuk 6. Informatiebeheer Het ICT-beleid ondersteunt de activiteiten van de Rijksdienst. Wat als ICT-inbreng verwacht wordt in het kader van de verbintenissen die de departementen aangaan en die een ICT-luik bevatten, is opgenomen in de desbetreffende hoofdstukken. Dit hoofdstuk omvat de generieke of globale ICT-verbintenissen die noodzakelijk zijn voor de dienstverlening in verband met de activiteiten van de Rijksdienst, zowel voor de in exploitatie zijnde toepassingen en diensten als voor de nieuwe projecten.

ART. 28. ICT continuity 1. Beleidsdoelstelling De business requirements op het gebied van ‘continuïteit’ zijn de input voor het ICTcontinuïteitsbeleid. Deze continuïteit moet worden verzekerd bij normale werking. De interne audit door KPMG had hieromtrent een aantal aanbevelingen, waaraan de Rijksdienst in zijn aanpak tegemoet zal komen.

2. Operationele doelstellingen De ‘continuïteit’ van ICT-diensten en -applicaties kan worden bedreigd door normale defecten (materiële defecten, bugs in de software en menselijke fouten…) waarvan de impact geneutraliseerd wordt door permanente preventieve maatregelen, en reactiveringsplannen. Het geheel van die preventieve maatregelen valt onder het domein ‘ICT-continuïteit’. Dit is de ‘continuïteitsvoorziening’. Voor het verzekeren van de continuïteit (normale omstandigheden) worden volgende principes gehanteerd: -

de beschikbaarheid moet maximaal verzekerd worden. Dit wordt per toepassing en service vastgelegd in samenspraak met de departementen;

-

data mogen nooit verloren gaan;

-

kosten/baten evenwicht.

3. Initiatieven (verbintenissen) De Rijksdienst engageert zich om het beleid en de implementatie in verband met de continuïteit van de ICT-toepassingen en -diensten in detail vast te leggen in drie documenten: -

ICT-continuitëit Policies

-

ICT-continuïteit

87

‘ICT-continuitëit Policies’ bevat het beleid, de strategie en de algemene RKW-oplossingen die voorzien zijn om de ICT-continuïteit te garanderen. ‘ICT-continuitëit’ bevat: -

de operationele doelstellingen die verzekerd moeten worden;

-

de vertaling van die operationele doelstellingen in objectieven en randvoorwaarden voor de ICT-dienstverlening;

-

de (geconsolideerde) Service Level Objectieven (SLO’s) per ICT-service & -toepassing;

-

de beschrijving van de ICT-‘continuïteitvoorzieningen’ voor alle ICT-services & -toepassingen en voor de generieke infrastructuurentiteiten.

4. Resultaatsindicatoren De documenten zoals beschreven onder 'Initiatieven' zijn volledig uitgewerkt en goedgekeurd tegen volgende data: -

ICT-continuitëit Policies’: eerste kwartaal 2013

-

ICT-continuïteit: juni 2013

5. Meerwaarde De verzekering in alle omstandigheden van de continuïteit van de applicaties en diensten voor de ondersteuning van de operationele processen.

ART. 29. Veiligstellen van de computerinfrastructuur van de Rijksdienst 1. Beleidsdoelstelling De Rijksdienst waakt erover dat de computerinfrastructuur over twee sites gespreid wordt en ondergebracht wordt in computercentra die voldoen aan de betreffende veiligheidsnormen en dat tegen marktconforme voorwaarden.

2. Operationele doelstellingen De centrale computerinfrastructuur van de RKW is ondergebracht in twee computercentra van Smals, waarvan één niet meer aan de huidige industrienormen beantwoordt. Tegen eind 2012 bouwt Smals een nieuw computercentrum aan het Noordstation in Brussel. De Rijksdienst zal een deel van haar computerinfrastructuur naar dat nieuwe computercentrum verhuizen en er daarbij voor zorgen dat alle hardware op de huidige productiesite ook aanwezig zal zijn op de tweede site als back-up. 88

3. Initiatieven (verbintenissen) De Rijksdienst engageert zich om de verhuis van de betrokken apparatuur uit te voeren in het eerste kwartaal van 2013. De Rijksdienst staat in voor het plannen en coördineren, in afstemming met Smals, van de noodzakelijke activiteiten om de verhuis uit te voeren met een minimale impact op de beschikbaarheid van de toepassingen en diensten voor de gebruikers. Omgevingsfactoren Het verhuizen van een deel van de computerinfrastructuur van de RKW naar het nieuwe computercentrum van Smals hangt af van de planning van de werken door Smals.

4. Resultaatsindicatoren Verhuis van de betrokken computerinfrastructuur van de RKW naar het nieuwe computercentrum van Smals tegen maart 2013.

5. Meerwaarde Het nieuwe computercentrum van Smals biedt aanzienlijk meer veiligheid op verschillende vlakken: toegangsbeveiliging, elektrische stabiliteit, fysieke veiligheid.

ART. 30. Vernieuwing en uitbreiding van de netwerkinfrastructuur 1. Beleidsdoelstelling Een betrouwbaar netwerk met voldoende capaciteit voor de datacommunicatie is noodzakelijk voor een vlotte werking in de verschillende sites van de RKW, zowel centraal in Brussel als in de provinciale bureaus. Het strategisch objectief houdt in dat de netwerkinfrastructuur de evolutie van de behoeften op het vlak van communicatie op de voet volgt.

2. Operationele doelstellingen De centrale netwerkinfrastructuur in Brussel bestaat uit een redundante configuratie van core switches in de twee RKW-gebouwen en in de twee computercentra van Smals. Die zijn verouderd en moeten worden vernieuwd. Door toename van het aantal gebruikers, van nieuwe toepassingen en van het externe netwerkverkeer, wordt de capaciteitslimiet van de communicatielijnen naar een aantal PB’s stilaan bereikt. Na de inproductiestelling van Itinera-I en de vernieuwing van het computerpark zal de belasting van deze lijnen in kaart gebracht worden en zal in de nodige uitbreiding voorzien worden om de antwoordtijden voor de gebruikers op een verantwoord niveau te houden.

89

Het toegenomen professioneel gebruik van het internet vereist een uitbreiding van de bandbreedte om betere antwoordtijden te verzekeren.


de centrale core switchen te vernieuwen tegen juli 2013;

-

de noodzakelijke capaciteitsuitbreidingen van de bandbreedte van de telecommunicatielijnen naar de provinciale bureaus door te voeren in het tweede kwartaal 2013;

-

de antwoordtijden naar het internet te verbeteren tegen maart 2013.

4. Resultaatsindicatoren Vernieuwing en uitbreidingen zoals beschreven onder ‘Initiatieven’.

5. Meerwaarde De Rijksdienst zal een betrouwbaar netwerk van voldoende capaciteit ter beschikking stellen om een vlotte werking in de verschillende sites van de RKW te verzekeren.

90

Hoofdstuk 7. Synergieën met andere OISZ en belanghebbende organisaties ART. 31. Synergieën 1. Beleidsdoelstelling Om bij te dragen tot een nog efficiënter gebruik van het overheidsgeld beoogt de RKW zijn kennis over en ervaringen met zijn beheersmethodes en managementinstrumenten belangeloos ter beschikking te stellen van andere overheidsinstellingen van sociale zekerheid of belanghebbende organisaties.

2. Operationele doelstellingen Tijdens het voorbije decennium heeft de RKW binnen de toegekende beheersenveloppe verschillende projecten uitgewerkt voor de verdere optimalisering van zijn beheer en de uitvoering van zijn operationele taken. De kennis en ervaringen die de RKW daarbij verworven heeft, kunnen nuttig zijn voor andere instellingen.

3. Initiatieven (verbintenissen) De RKW verbindt zich ertoe om zijn kennis over en ervaringen met de volgende beheersmethodes en applicaties ter beschikking te stellen van geïnteresseerde instellingen op hun verzoek: -

uitvoering van de operationele taken: Norma (procesdesign), ITinera (ICTondersteuning);

-

responsabilisering van de kinderbijslagfondsen: Dulbea-methode, financieel beheersinstrument;

-

interne audit: uitbouw van een interne auditfunctie volgens internationaal aanvaarde normen en oprichting van een Auditcomité;

-

human resources: nieuw informaticasysteem voor het beheer van de bezoldigingen en de automatisering van bepaalde aspecten van het beheer van de human resources;

-

opmaak van de begroting: analytische boekhouding, ABB-methode, ABC-methode;

-

kennisbeheer: Kenniscentrum, Statistiekportaal en Informatiesysteem.

De RKW verbindt zich er ook toe om zijn bestekken opgesteld in het kader van de regels over openbare aanbestedingen, mee te delen aan elke socialezekerheidsinstelling of andere organisaties die erom vraagt. De RKW verbindt zich er bovendien toe om de nodige stappen te ondernemen ten aanzien van instelling(en) of organisatie(s) wanneer blijkt dat daarmee een synergie tot stand gebracht 91

kan worden om zijn taken en projecten te realiseren of om aan nieuwe behoeften te beantwoorden. Zo heeft de Rijksdienst aan de RSVZ voorgesteld om hem de ervaring met het opstellen en beheren van een kadaster ter beschikking te stellen zodat er voor de zelfstandigenregeling een equivalent en compatibel instrument bestaat en de gegevens efficiënt geconsulteerd en uitgewisseld kunnen worden tussen de twee gegevensbanken. Bovendien was de Rijksdienst bereid om het door het College opgezette proefproject in de satellietbureaus mee te concretiseren. Daarbij krijgen personeelsleden de kans om in een partnerinstelling dichtbij huis hun werk uit te voeren. Omgevingsfactoren De naleving van het eerste deel van deze verbintenis is afhankelijk van de vragen van geïnteresseerde instellingen. Bovendien zal voor de nagestreefde synergieën de kwaliteit van de effectieve samenwerking een voorwaarde zijn voor de kwaliteit van de resultaten. In dat opzicht is de Rijksdienst van oordeel dat voor de afstemming van de prestaties in de zelfstandigenregeling op die in de werknemersregeling onderling equivalente en compatibele kadasters noodzakelijk zijn. Aangezien de reeds voorgestelde synergie geen resultaat opleverde, meent de Rijksdienst dat daarvoor een wettelijk initiatief genomen moet worden.


Aantal vragen van geïnteresseerde instellingen.

-

Aantal stappen ondernomen ten aanzien van andere OISZ of organisaties om synergieën tot stand te brengen.

5. Meerwaarde Door zijn kennis en knowhow ter beschikking te stellen of voordeel te halen uit de synergieën, kan de RKW ertoe bijdragen dat de gelden van de overheid in het algemeen en van de sociale zekerheid in het bijzonder nog efficiënter en effectiever gebruikt worden. Door zich te baseren op ervaring om aan de behoeften te voldoen, zal men rationeel kunnen omgaan met de schaarse middelen.

92

Hoofdstuk 8. Gemeenschappelijke algemene verbintenissen voor beide partijen Juridisch kader van de overeenkomst ART. 32. De beleidskeuze voor de rechtsfiguur van de overeenkomst leidt tot een vervanging van de klassieke gezagsverhouding door een meer contractuele. Beide partijen verbinden zich derhalve tot structureel overleg en wederzijdse akkoorden als evenwaardige partners. Opdat de instelling haar opdracht op een kwaliteitsvolle wijze kan uitvoeren, verbindt de federale Staat zich ertoe de instelling de overeengekomen middelen ter beschikking te stellen. Dit is een substantiële voorwaarde opdat de instelling zou kunnen worden gehouden tot de naleving van de verbintenissen van deze overeenkomst.

Beheerprincipes ART. 33. De overeenkomstsluitende partijen verbinden zich ertoe de principes van het paritair beheer na te leven. Het Beheerscomité en de verantwoordelijken voor het dagelijks bestuur treden op als echte partners.

ART. 34. De overeenkomstsluitende partijen verbinden zich ertoe alles in het werk te stellen om gunstige voorwaarden te scheppen met het oog op de uitvoering van de wederzijdse verbintenissen die in deze overeenkomst zijn vastgelegd. Op dat vlak vormt het eerbiedigen van het voorafgaande overleg bedoeld in artikel 42 een kritische succesfactor. Indien de instelling in het kader van een wettelijke opdracht moet samenwerken met een federale overheidsinstelling, verbindt de federale Staat zich ertoe alle acties te ondernemen om de samenwerking van de overheidsinstelling met de instelling te waarborgen.

Inwinnen van adviezen en voorafgaand overleg en informatieverstrekking ART. 35. In overeenstemming met de bepalingen van de wet van 25 april 1963 legt de federale Staat elk voorontwerp van wet of besluit tot wijziging van de wetgeving die de instelling moet toepassen voor advies aan het beheersorgaan van de instelling voor. In dit kader verbindt de federale Staat zich ertoe de instelling op de hoogte te houden van de verschillende relevante legistieke fasen en de eventuele in de loop van de procedure aangebrachte wijzigingen mee te delen.

93

De Staat verbindt zich ertoe contacten te leggen met de instelling om, enerzijds, rekening te houden met de technische aspecten en de haalbaarheid op het vlak van de toepassing van de overwogen wettelijke en reglementaire wijzigingen en anderzijds, haar in staat te stellen de nodige aanpassingen voor te bereiden binnen een redelijke tijdspanne. Na overleg met de instelling legt de federale Staat de datum van inwerkingtreding van de overwogen wijzigingen of nieuwe maatregelen vast, onder meer rekening houdend met de nodige tijd die vereist is om eventuele informatica-aanpassingen uit te voeren en een goede informatie aan de betrokkenen te verzekeren.

Verbintenissen over de wijzigingen van de overeenkomst Wijziging van de overeenkomst ART. 36. De aanpassingen ingevolge objectieve parameters voorzien in de bestuursovereenkomst, namelijk de aanpassingen van opdrachten, taken, doelstellingen of indicatoren vermeld in de overeenkomst die geen weerslag hebben op de globale enveloppen voorzien in de overeenkomst, zullen worden uitgevoerd volgens de procedure voorzien in artikel 8, § 3, van het koninklijk besluit van 3 april 1997. Deze aanpassingen zullen worden meegedeeld aan de voogdijminister die haar beslissing binnen de 30 werkdagen zal nemen en ze zullen ter informatie worden overgemaakt aan de Ministers van Begroting en van Ambtenarenzaken. Na deze termijn en indien geen beslissing wordt genomen, worden de aanpassingen beschouwd als zijnde goedgekeurd.

ART. 37. Iedere nieuwe opdracht toegewezen aan de openbare instelling van sociale zekerheid, bij of krachtens een wet, wordt in een aanhangsel bij de overeenkomst opgenomen. Over dit aanhangsel wordt onderhandeld door de voogdijminister, de minister bevoegd voor begroting, de minister tot wiens bevoegdheden de ambtenarenzaken behoren, de stemgerechtigde beheerders aangewezen door het beheersorgaan, evenals door de persoon belast met het dagelijks beheer en zijn adjunct. Dit aanhangsel wordt pas gesloten na goedkeuring van het beheersorgaan en treedt pas in werking na goedkeuring door de Koning en op de door Hem bepaalde datum. Iedere andere aanpassing, voorgesteld door één van de partijen of door beide partijen, gebeurt overeenkomstig artikel 7 van het koninklijk besluit van 3 april 1997.

ART. 38. Voor een vlotte opvolging van de verbintenissen van beide partijen zullen alle wijzigingen bij de uitvoering van de overeenkomst worden geconsolideerd in hetzelfde document.

94

Mededeling van de beslissingen ART. 39. De federale Staat verbindt zich ertoe de beslissingen genomen tijdens het begrotingsconclaaf zo spoedig mogelijk aan de instellingen mee te delen. De Regeringscommissarissen zullen erop toezien dat deze beslissingen aan de instellingen optimaal worden medegedeeld.

Verbintenissen over de opvolging van de uitvoering van de overeenkomsten Opvolging van het bereiken van de doelstellingen ART. 40. De federale Staat en de instelling verbinden zich ertoe het bereiken van de doelstellingen en het uitvoeren van de projecten zoals beschreven in de bestuursovereenkomst aandachtig op te volgen.

ART. 41. Met het oog op de jaarlijkse toetsing van de uitvoering van de wederzijdse verbintenissen verbinden de overeenkomstsluitende partijen zich ertoe overeenkomstig artikel 8, § 3, derde lid, van het koninklijk besluit van 3 april 1997 jaarlijks en per instelling, een overlegvergadering te beleggen tussen de Regeringscommissarissen en de vertegenwoordigers van de instelling. Over de resultaten van dit overleg wordt door de deelnemers een tegensprekelijk en gemotiveerd verslag opgesteld, dat met betrekking tot de aangelegenheden waarover geen overeenstemming wordt bereikt, de onderscheiden standpunten weergeeft.

Periodiek overleg ART. 42. Om de correcte en adequate uitvoering, door de federale Staat en door de openbare instellingen van sociale zekerheid, van de verbintenissen die uit deze bestuursovereenkomst voortvloeien mogelijk te maken, zal de federale Staat een overleg organiseren met betrekking tot budgettaire maatregelen en maatregelen inzake het openbaar ambt die een betekenisvolle impact kunnen hebben op de lopende bestuursovereenkomsten. Bovendien organiseert de federale staat een regelmatig overleg met de instellingen van sociale zekerheid en de sociale gesprekspartners over de uitvoering van dit hoofdstuk en de engagementen die er in zijn voorzien.

95

Planning ART. 43. De overeenkomstsluitende partijen verbinden zich er toe een planning na te leven voor de rapporterings- en opvolgingsopdrachten waarmee de Regeringscommissarissen en de instellingen zijn belast. De planning wordt vastgelegd in gezamenlijk overleg tussen de Regeringscommissarissen en de instelling. Hij wordt aan de voogdijminister(s) en aan de Minister van Begroting en aan de Minister van Ambtenarenzaken voorgelegd. Deze planning voor de jaarlijkse evaluatie mag evenwel geen termijnen voorzien die de hieronder vermelde termijnen overschrijden : -

bezorgen van een ontwerp van toetsing van de uitvoering van de wederzijdse verbintenissen door de instelling aan de Regeringscommissarissen ten laatste op 31 maart van het jaar dat volgt op het te evalueren jaar;

-

overlegvergadering binnen de 15 werkdagen volgend op de indiening van het ontwerp van toetsing van de uitvoering van de wederzijdse verbintenissen door de instelling;

-

bezorgen van het tegensprekelijk en gemotiveerd verslag over de resultaten van het overleg binnen de 15 werkdagen die volgen op de overlegvergadering;

-

in voorkomend geval, aanpassing van de bestuursovereenkomst aan de gewijzigde situatie ter uitvoering van artikel 8, § 3, eerste lid, van het koninklijk besluit van 3 april 1997.

Verbintenissen na de evaluatie van de uitvoering van de overeenkomsten Weerslag van de maatregelen waarover werd beslist na de ondertekening van de overeenkomst ART. 44. In het kader van de jaarlijkse toetsing van de uitvoering van de wederzijdse verbintenissen opgenomen in de bestuursovereenkomst en in de context van het sluiten van bestuursovereenkomsten zal de federale Staat rekening houden met de weerslag van de maatregelen waarover werd beslist of die werden ingevoerd na het sluiten van onderhavige overeenkomst en die hebben geleid tot een relevante en meetbare stijging van de taken of van hun complexiteit of van sommige uitgaven, voor zover de instelling de weerslag van deze wijzigingen tijdig heeft meegedeeld.

Naleving van de verbintenissen ART. 45. Wanneer één van de partijen de aangegane verbintenissen niet volledig of slechts gedeeltelijk kan naleven, zal deze partij de andere partij hiervan onmiddellijk op de hoogte brengen en zal

96

ze met de andere partij overleg plegen om maatregelen af te spreken om die situatie te verhelpen of op te vangen. In geval van een geschil over de al dan niet naleving van alle of een gedeelte van de in deze overeenkomst opgenomen verbintenissen of in geval van een fundamenteel meningsverschil over de maatregelen die moeten worden genomen om een tekortkoming te verhelpen, zullen de partijen trachten, in de mate van het mogelijke, het met elkaar eens te worden. In geval van blijvende onenigheid worden de partijen het in een tegensprekelijk verslag eens over de beste manier om hierover te beslissen. Bij gebrek aan een afgesproken akkoord of in geval van niet-naleving van het gevolg dat aan dergelijk akkoord wordt gegeven, zal het dossier worden voorgelegd aan de Ministerraad, na advies van het Beheerscomité van de betrokken instelling en van het College van de openbare instellingen van sociale zekerheid.

Veiligheidsnormen ART. 46. De instelling verbindt zich ertoe om de minimale veiligheidsnormen na te leven die binnen het netwerk van de sociale zekerheid van toepassing zijn.

Verbintenissen over het beheer van de financiering ART. 47. Na overleg met de RSZ en het RSVZ en met respect voor het begrotingsbeleid, verbindt de Staat er zich toe het thesaurieplan na te leven dat jaarlijks opgesteld wordt voor de storting van de financiële middelen (rijkstoelagen, alternatieve financiering en andere) door de Federale Overheid aan het Globaal financieel beheer van het stelsel van de werknemers en van het sociaal statuut van de zelfstandigen.

ART. 48. De Staat verbindt zich ertoe aan de instelling de noodzakelijke basishypotheses mee te delen voor het opmaken van de opdrachtenbegroting, tussen 12 en 17 werkdagen vóór de vergadering van het Beheerscomité van de sociale zekerheid (of van de Raad van Bestuur van het RSVZ) tijdens dewelke het budgettair verslag aan de regering wordt opgemaakt of vóór de einddatum voorzien voor het bezorgen van de begrotingstabellen indien dit vroeger wordt gevraagd. Het gaat hier om de basishypotheses die door het Wetenschappelijk Comité voor de economische begroting worden vastgelegd.

97

Overheveling van bevoegdheden ART. 49. De Staat verbindt zich ertoe de overheveling van bevoegdheden voorzien in het kader van de staatshervorming te laten verlopen in overleg met de betrokken instellingen, met eerbiediging van het paritair beheer, om een optimale overheveling te garanderen, namelijk voor de personeelsleden die thans werkzaam zijn bij deze instellingen, en om de sociaal verzekerde verder een doeltreffende en kwaliteitsvolle dienstverlening te kunnen aanbieden. De instelling verbindt zich ertoe om deel te nemen aan elke technische werkgroep met betrekking tot de overdracht van bevoegdheden en om nuttige inlichtingen te verschaffen tijdens de voorbereidende fase van deze overdracht. De Staat verbindt zich ertoe om de instelling in elke opgerichte werkgroep op te nemen met het oog op de voorbereiding van de overheveling van bevoegdheden. De instellingen die betrokken zijn bij de overdracht van bevoegdheden moeten de in het kader van de gemeenschappelijke bepalingen aangegane verbintenissen echter slechts naleven als die verenigbaar zijn met de beleidsbeslissingen die in het kader van die overdrachten zullen worden genomen.

98

Hoofdstuk 9. Synergieën tussen OISZ ART. 50. Gemeenschappelijke HR-bepalingen 1. Loonmotor Een impact- en haalbaarheidsstudie aangaande de oprichting van een gemeenschappelijk platform van diensten inzake wedden (loonmotor, opvolging van de wetgeving personeel en organisatie op het vlak van statuut en loopbaan,…), met inbegrip van de beoogde efficiëntiewinsten, zal gerealiseerd worden tegen 30 juni 2013. Bij de uitvoering wordt rekening gehouden met de contractuele verplichtingen van de instellingen die over een eigen of specifieke loonmotor beschikken alsook met de door hen te verrichten investeringen. Indien uit de impact- en haalbaarheidsstudie een batig kostenresultaat blijkt, zal een wettelijk kader voor de oprichting van een gemeenschappelijke Dienst Wedden in de schoot van een bestaande OISZ tegen 31 december 2013 gecreëerd worden. De doelstelling is het aansluiten van een maximaal aantal OISZ bij deze Dienst Wedden vóór het einde van deze bestuursovereenkomst.

2. E-HR toepassingen De OISZ engageren zich om tegen het einde van de bestuursovereenkomst, e-hr-toepassingen te ontwikkelen zodat de reglementair voorziene papierstromen inzake personeelsaangelegenheden tegen het einde van de bestuursovereenkomst in iedere instelling kunnen verminderd worden met 33 %.

3. Werkmeting De OISZ engageren zich om tegen het einde van de bestuursovereenkomst een methodologie te ontwikkelen voor de werkmetingen, die als objectieve basis zullen dienen voor het opstellen van het personeelsplan van de operationele diensten. De conceptuele en de ondersteunende diensten zullen in een later stadium aan bod komen.

4. New Way of Working De OISZ engageren zich om tegen het einde van de bestuursovereenkomst aan tenminste 30% van hun medewerkers de mogelijkheid te bieden om te telewerken, thuis of in een satellietkantoor (2013-10%; 2014-20%; 2015-30%). Bovendien zal er, na syndicaal overleg in de basisoverlegcomités van de instellingen, een aangepaste vorm van arbeidstijdregeling worden voorgesteld, waarbij rekening zal gehouden worden met deze nieuwe vormen van werken.

99

5. Selectie & Werving Het College van OISZ zal jaarlijks van zodra het budgettaire kader vaststaat, op basis van de afzonderlijke personeelsplannen, afspraken maken omtrent gemeenschappelijke initiatieven voor het organiseren van wervings- en/of bevorderingsselecties, overeenkomstig de samenwerkingsovereenkomst met Selor, afgesloten op 17 februari 2012. De wervingsselecties kunnen zowel extern als via de interne markt georganiseerd worden en zullen het diversiteitsbeleid van de regering ondersteunen. De OISZ verbinden er zich toe om de helft van alle vacatures ook via de interne markt (federale mobiliteit) open te stellen. 12 maanden na de inwerkingtreding van het contract zal deze doelstelling worden geëvalueerd en eventueel herzien worden in overleg met de Staatssecretaris bevoegd voor Ambtenarenzaken. Er wordt systematisch overleg gepleegd tussen de OISZ en Selor op alle gebieden van het personeelsbeheer, namelijk om de nieuwe taken waarmee Selor zou belast worden over te dragen aan de OISZ, in voorkomend geval door de nodige reglementaire aanpassingen aan te brengen of door SLA's te sluiten, zoals voorzien bij voormelde samenwerkingsovereenkomst tussen de OISZ en Selor.

6. Opleiding & Ontwikkeling -

Vanaf 2013 zal op initiatief van het College van OISZ een gemeenschappelijke opleiding “Sociale Zekerheid” voor alle medewerkers van de OISZ, ingericht worden.

-

Jaarlijks zal het College van OISZ de, in de afzonderlijke instellingen, bestaande opleidingen die in synergie kunnen aangeboden worden aan de medewerkers van de verschillende OISZ, bundelen en delen.

-

Het College van OISZ zal jaarlijks van zodra het budgettaire kader vaststaat, op basis van de opleidingsplannen van de verschillende OISZ, afspraken maken omtrent nieuwe gemeenschappelijke initiatieven met betrekking tot opleiding en ontwikkeling van hun medewerkers.

7. Diversiteit De OISZ verbinden zich ertoe de diversiteit te promoten door te zorgen voor de gelijkheid van kansen voor mannen en vrouwen, voor personen van vreemde origine of voor personen met een handicap, wat betreft de aanwerving, de vorming, de ontwikkeling van de vaardigheden en de evolutie van de loopbaan, zowel in het kader van de selectie- en promotieprocedures als in het kader van het dagelijkse werk. De OISZ zullen ernaar streven om tegen het einde van de bestuursovereenkomst een tewerkstellingsgraad van drie procent personen die erkend zijn als personen met een handicap te hebben, door het systematisch raadplegen van de specifieke lijst van de aparte wervingsreserve van Selor. In dezelfde periode zullen de OISZ een tewerkstellingsgraad van minstens één derde vrouwen in de mandaat- en directiefuncties en in de functies van niveau A3 tot A5 proberen te bereiken. 100

8. Communicatie en reporting De OISZ verbinden zich ertoe hun verplichtingen inzake communicatie en reporting over het openbaar ambt na te leven en op constructieve wijze aan elke toekomstige verplichting ter zake mee te werken. In dit opzicht verbindt de federale Staat zich ertoe vooraf overleg te plegen over de meest doeltreffende manier om informatie uit te wisselen. Fed 20 is een eenvoudige door de FOD P&O voor de federale overheidsdiensten ontwikkelde scorecard die de mogelijkheid biedt om de huidige HR-aanpak op een vrijwillige basis en aan de hand van een beperkt aantal indicatoren te meten en te evalueren, op een pragmatische en onmiddellijk bruikbare wijze. Zo beschikken de diensten over een intern strategisch evaluatieinstrument en kunnen ze deelnemen aan benchmarking omtrent het HR-beleid. De OISZ verbinden zich ertoe om deel te nemen aan het netwerk van Fed 20 door, in de mate dat die vanaf 2013 in hun eigen organisatie ontwikkeld zijn, de data in verband met de desbetreffende HR-indicatoren aan te leveren.

ART. 51. Gemeenschappelijke ICT-bepalingen 1. Virtualisering De OISZ engageren zich ertoe om de infrastructuurkosten ICT te verminderen via volgende twee initiatieven, met name: a. OISZ servers virtualiseren voor betere kosten-baten ratio en hogere stabiliteit b. OISZ virtuele desktop / thin mobile client om veiliger en mobieler te kunnen werken

2. Centraliseren van printing De OISZ verbinden zich ertoe om tegen het einde van de bestuursovereenkomst - de lokale of individuele printers binnen de OISZ te vervangen door een beperkter aantal multifunctionele toestellen die door verschillende personen worden gebruikt (verdieping, groep van gebruikers, dienst,…) om de kostprijs per blad te verbeteren en de verbruikskosten te drukken (toners, onderhoud, enz.) -

de drukopdrachten en verzendingen van papieren documenten zo veel mogelijk te centraliseren door functies die momenteel op een decentraal of extern niveau worden uitgevoerd, over te nemen.

Bovendien zal een studie worden gerealiseerd om de beschikbare centrale productiecapaciteit binnen de OISZ meer optimaal te benutten of die te delen met andere FOD’s.

101

Met het oog op een lean effect zullen alle binnenkomende of uitgaande papieren stromen die niet wettelijk verplicht zijn, zowel intern als extern worden afgeschaft en indien nodig worden vervangen door IT-oplossingen (internet, intranet, e-box, elektronische gegevensstromen, documentatie online, ….) die onder punt 4 van dit artikel worden beschreven.

3. Centraliseren van ICT aankopen en ICT beheer De OISZ zullen het “aankoopcentrale-model” gebruiken met behoud van onafhankelijkheid qua aantallen en met een proces om binnen de OISZ naar een aantal type oplossingen te evolueren om maximale recurrente voordelen te kunnen bekomen op volgende domeinen: a. IT diensten (IT lastenboeken, IT project beheer, IT Disaster Recovery Planning, IT helpdesk, IT monitoring, IT opleidingen, data archivering, sociale media opvolging) b. Centrale data center c. Hardware oplossingen d. Databank software licenties e. Toepassingssoftware licenties (zowel algemene als specifieke) f. Operating systeem software en middleware licenties g. Telecommunicatie kosten (VoIP, netwerkverbindingen) h. IT consultants

4. Elektronisch document beheer en elektronisch workflow beheer De OISZ zullen een analyse maken over de haalbaarheid van een gecoördineerde aanpak voor scanning en elektronische document afhandeling via een gemeenschappelijk platform. Het gebruik van de eBox voor elektronische communicatie met de burger zal maximaal worden gepromoot, bij voorkeur binnen gestroomlijnde, herkenbare en toegankelijke omgevingen voor de sociaal verzekerden. Tenslotte zal worden nagegaan hoe jaarlijkse verzendingen kunnen worden gegroepeerd in gemeenschappelijke zendingen (bijvoorbeeld fiscale fiches en pensioenfiches samen opsturen). Ook het gebruik van de aangetekende zendingen zal worden gereduceerd zo nodig mits aanpassing van het reglementaire kader.

5. Afstemming van regelgeving en ICT Gelijke situaties op het terrein die door de wetgeving substantieel anders worden benaderd hebben een impact op de ICT kost en de OISZ werkingskost. Bijkomende kosten kunnen ook worden vermeden door het ontwikkelen van een goed releasebeleid en de hergroepering van 102

bepaalde functionaliteiten. De OISZ verbinden zich ertoe om een inventaris tegen eind 2013 op te stellen van concrete verbeteringen, ondermeer door een vereenvoudiging en standaardisering van begrippen.

ART. 52. Gemeenschappelijke bepalingen logistiek De OISZ zullen actief meewerken aan het Optifed-programma. Op basis van de costing-outanalyses van het Optifed-programma zullen de aanbevelingen of suggesties worden doorgevoerd. Zoals hoger aangegeven (artikelen 50 en 51), schakelen de OISZ zich ook expliciet in in transversale ICT-projecten en in nieuwe vormen van werken. Een kadaster van het onroerend patrimonium van het geheel van de OISZ zal opgericht worden tegen het einde van het eerste trimester van 2013. Vanaf 1 april 2013 zal elke vraag tot huur, koop, verhuur, verkoop en grondige renovatie van gebouwen vooraf voorgelegd moeten worden aan het College van OISZ, dat een gemotiveerd advies zal geven met betrekking tot de toereikendheid en de samenhang met het globaal beheersplan van het onroerend patrimonium van het geheel van de OISZ. Op basis daarvan zal tegen eind 2013 eveneens een impact- en haalbaarheidsanalyse worden uitgevoerd (situatie as is en to be, organisatorisch model voor het concrete beheer van de gebouwen, SLA, enz…) om, in het kader van een interne en voor alle OISZ gemeenschappelijke dienstverlening, te evolueren naar een algemeen beheer van de gebouwen van de OISZ, waaronder ook de aspecten in verband met de infrastructuur, energieverbruik, verzekeringen, enz. Met het oog op een optimaal beheer van de gebouwen zal een SLA worden afgesloten. De OISZ zullen nagaan of de door de Regie der Gebouwen vastgestelde normen worden nageleefd. Zij zullen eveneens streven naar een optimale spreiding en verdeling van de beschikbare ruimtes. e-Procurement is de verzamelterm voor het gebruik van elektronische methodes in verschillende fases van het aankoopproces van de overheid. Deze fases zijn in grote lijnen: het bekendmaken van de overheidsopdracht en de aanverwante documenten, het indienen bij de administratie, via het internet, van aanvragen tot deelneming (kandidaturen) en offertes door potentiële leveranciers, het evalueren en gunnen van de opdracht aan de leverancier met de offerte met de beste verhouding inzake prijs en kwaliteit en het factureren en uitvoeren van de betalingen. Ook het organiseren van omgekeerde elektronische veilingen, waarbij kan worden bepaald welke leverancier de laagste prijs vraagt, en de terbeschikkingstelling van dynamische producten en catalogi van diensten zijn mogelijkheden. De dienst e-Procurement van de FOD P&O verzekert de ontwikkeling, de implementatie en het onderhoud van de toepassingen en stelt ze kosteloos ter beschikking van alle overheden. De OISZ verbinden er zich toe om ten laatste tegen het einde van de bestuursovereenkomst hun overheidsopdrachten elektronisch af te handelen. De timing die is opgenomen in de omzendbrief P&O/2012/e-Proc. van 30 november 2012 – Overheidsopdrachten - Gebruik van de e-Procurement-toepassingen door de diensten van de federale Staat, gepubliceerd in het Staatsblad van 7 december 2012, zal hierbij als uitgangspunt genomen worden.

103

De OISZ verbinden zich tot het respecteren van de instructies voor de aankoopdiensten, die de versterking van de duurzaamheid van de federale overheidsopdrachten beogen en zijn opgenomen in het handboek van de duurzame aankopen alsook in de gids van de duurzame aankopen.

ART. 53. Gemeenschappelijke bepalingen inzake interne audit Wat de synergie inzake de opstart en uitbouw van de interne auditfuncties en auditcomités in hun instellingen betreft, engageren de OISZ zich tot de volgende gemeenschappelijke doelstellingen: ‐

tegen het einde van de looptijd van de Bestuursovereenkomst 2013-2015 zal elke OISZ, alleen of gemeenschappelijk met andere OISZ, beschikken over een operationele functie van interne audit;

‐

tegen eind 2013 zal het College een definitief voorstel formuleren inzake de positie, organisatie en samenstelling van de Auditcomités in de OISZ;

‐

tijdens de looptijd van de Bestuursovereenkomst 2013-2015 zal onder de coördinatie van het College van OISZ een gemeenschappelijk initiatief worden genomen met het oog op de afstemming van de planning en methoden van de interneauditfuncties met de activiteiten van de andere toezichtsactoren binnen de OISZ, in eerste instantie het Rekenhof, bijvoorbeeld door het afsluiten van een protocol;

‐

er zullen per kalenderjaar minstens 4 bijeenkomsten van het PLATINA-netwerk worden georganiseerd met het oog op de gemeenschappelijke opbouw, afstemming en uitwisseling tussen de interneauditfuncties van de OISZ van kennis en goede praktijken op conceptueel, methodologisch en organisatorisch vlak;

‐

voor het einde van het eerste trimester van elk jaar zal het PLATINA-netwerk ten behoeve van het College van OISZ en de afzonderlijke auditcomités een rapport opmaken met daarin een overzicht van de activiteiten van het netwerk in het voorbije kalenderjaar, de voornaamste evoluties op vlak van interne audit binnen de afzonderlijke OISZ, alsook de initiatieven die werden genomen op vlak van de afstemming en samenwerking met de andere toezichtsactoren in de OISZ.

ART. 54. De synergieën openstellen voor andere partners De OISZ wensen de synergieën open te stellen voor hun partners van het secundaire netwerk zodat die kunnen profiteren van de effectieve besparingen die daaruit kunnen voortvloeien op het vlak van hun werkingskosten, in samenhang met hun financieringsniveau, zodat het optimale beheer van hun opdrachten gewaarborgd blijft. In het kader daarvan stellen de OISZ voor om met hun secundaire netwerk overleg te plegen over een uitwisseling van de goede praktijken inzake synergieën en na te gaan in welke domeinen die zouden kunnen worden ontwikkeld. 104

Er zou daarbij een gemeenschappelijk actieplan of een plan voor de uitbreiding van de synergieën kunnen worden uitgewerkt, rekening houdend met de respectieve statuten van de instellingen van de secundaire netwerken.

ART. 55. Het College van OISZ en de sociale gesprekspartners zullen in gezamenlijk overleg een haalbaarheidsanalyse maken en scenario’s voorstellen m.b.t. een herziening van administratieve organisatie van de sociale zekerheid. Doel is om, met respect van de principes van het paritair beheer, na te gaan hoe schaalvoordelen kunnen worden gerealiseerd, o.m. op het vlak van integratie van beheersprocessen en -structuren. Hierbij zullen de meewerkende instellingen worden betrokken.

ART. 56. Rapportering De OISZ zullen bij de voorbereiding en uitwerking van de voorziene initiatieven beroep doen op een aangepaste projectstructuur waartoe iedere instelling bijdraagt en die rapporteert aan het College van OISZ. Per project zal een actieplan worden opgesteld. Het College van de OISZ zal jaarlijks een verslag opstellen in verband met de verwezenlijkingen en de gerealiseerde besparingen met betrekking tot de artikelen 50, 51, 52 et 53 alsook in verband met het eerbiedigen van het overleg bedoeld in artikel 42, ter attentie van de Federale Staat en de sociale partners.

105

Hoofdstuk 10. Budgettair, financieel en boekhoudkundig luik De inhoud van dit hoofdstuk wordt geregeld bij het KB van 3 april 1997 houdende maatregelen met het oog op de responsabilisering van de openbare instellingen van sociale zekerheid, het KB van 22 juni 2001 tot vaststelling van de regelen inzake de begroting, de boekhouding en de rekeningen van de openbare instellingen van sociale zekerheid die zijn onderworpen aan het bovenvermelde KB van 3 april 1997 en de respectieve omzendbrieven. Definities en algemene bepalingen ART. 57. De beheersbegroting omvat het geheel van de ontvangsten en uitgaven die op het beheer van de instelling betrekking hebben, zoals opgesomd in bijlagen 1 en 2 van de omzendbrief van 19 juli 2007 aan de openbare instellingen van sociale zekerheid. In het jaar van de overgang naar het systeem van vastgesteld recht moet de Regering éénmalig de nodige personeelskredieten voorzien voor de betaling van 13 maanden aan weddes.

ART. 58. De eigen ontvangsten, die voortvloeien uit prestaties die kaderen binnen de opdrachten van de instelling, en geleverd worden aan derden op basis van een terugvordering van de kosten, worden toegevoegd aan de beheersenveloppe van het lopende jaar mits naleving van de procedure inzake bepaling en aanpassing van de budgetten, zoals vastgelegd in het koninklijk besluit van 3 april 1997. De eigen beheersontvangsten, die voortvloeien uit de terugbetaling van personeels- en andere werkingskosten die een instelling van sociale zekerheid heeft verricht voor rekening van een andere OISZ in het kader van de ter beschikking stelling van personeelsleden (b.v. voor een gemeenschappelijke Auditdienst) of in het kader van de levering van diensten (b.v. drukwerken), worden toegevoegd aan de beheersenveloppe van het lopende jaar mits het akkoord wordt bekomen van de regeringscommissarissen van de betrokken instellingen en de FOD Budget en Beheerscontrole regelmatig wordt geïnformeerd. Als incentive voor goed beheer mogen de eigen beheersontvangsten die tijdens het lopende jaar ontstaan ingevolge de verhuur van onroerende goederen worden toegevoegd aan de beheersenveloppe van het volgende jaar ofwel volledig in geval van verhuur tegen kostprijs aan een andere overheidsdienst, ofwel voor de helft in geval van verhuur tegen marktprijs aan een andere derde. Het betreft hier een bijkomende beheersenveloppe voor het volgende jaar, waarvoor een gunstig advies van de Regeringscommissaris, die de Minister van Begroting vertegenwoordigt, vereist is. De OISZ mogen bovendien diensten (b.v. drukwerken) leveren aan derden, andere dan OISZ, welke gefactureerd worden tegen marktprijs. De bij deze levering gemaakte personeels- en andere werkingskosten mogen integraal worden toegevoegd aan de beheersenveloppe van het volgend jaar. Als incentive voor goed beheer, mag het verschil tussen de gefactureerde 106

marktprijs en de gemaakte personeels- en andere werkingskosten voor de helft worden toegevoegd aan de beheersenveloppe van het volgende jaar. Het betreft hier een bijkomende beheersenveloppe voor het volgende jaar, waarvoor een gunstig advies van de Regeringscommissarissen, die de Minister van Begroting en de voogdijminister(s) vertegenwoordigen, vereist is.

ART. 59. Indien tijdens de uitvoeringsperiode van deze bestuursovereenkomst de instelling bijkomende opdrachten (in front- en/of backoffice) dient uit te voeren die aanleiding geven tot een verhoogde beheerskost, worden haar beheerskredieten verhoogd met een noodzakelijk geacht bedrag bepaald (na analyse van de behoeften binnen het kader van de toegekende enveloppen) in onderling overleg tussen de instelling en de Regering, vertegenwoordigd door de voogdijminister(s) de Minister van Begroting en, in voorkomend geval, de Minister van Ambtenarenzaken. Indien de beschikbare middelen (inzake personeel of budget) worden verminderd of de opdrachten worden uitgebreid zonder dat de kredieten worden verhoogd, zal dit gebrek aan middelen zijn weerslag hebben op de uitvoering van de doelstellingen van de overeenkomst, op basis van een objectief meetinstrument en na een constructief overleg.

ART. 60. De verdeling van de begrotingsartikelen in de verschillende categorieën geschiedt in overeenstemming met de omzendbrief van 19 juli 2007 houdende richtlijnen betreffende het budgettaire luik van de bestuursovereenkomsten van de openbare instellingen van sociale zekerheid. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen: -

de personeelsuitgaven;

-

de gewone werkingsuitgaven;

-

de informaticawerkingsuitgaven;

-

de investeringsuitgaven verdeeld in drie deel : onroerende goederen, informatica en roerende goederen.

ART. 61. De beheersbegroting bevat enkel limitatieve kredieten, met uitzondering van de kredieten met betrekking tot de directe en indirecte belastingen, vergoedingen verschuldigd als gevolg van fiscale bepalingen of uitgaven ten gevolge van gerechtelijke procedures of uitspraken.

107

ART. 62. De overdrachten tijdens eenzelfde begrotingsjaar tussen de kredieten, zoals voorzien in artikel 14, § 1, van het KB van 3 april 1997, worden zo spoedig mogelijk door de Regeringscommissaris van Begroting behandeld, onder de voorwaarden voorzien in voormeld artikel 14, § 1.

ART. 63. De overdracht van kredieten naar het volgende begrotingsjaar wordt onder de voorwaarden voorzien in artikel 14, § 2, van hetzelfde besluit toegestaan. De kredieten die op reglementair correcte wijze van het ene naar het andere jaar worden overgedragen, worden aan de kredieten van het lopende jaar toegevoegd.

Beheersbegroting voor de jaren 2013, 2014 en 2015 ART. 64. De beheersbegroting van de instelling voor de jaren 2013, 2014 en 2015, die overeenkomstig artikel 57 en de beslissing van de Ministerraad van 30 november 2012 werd bepaald, wordt als volgt vastgelegd: 2013

2014(1)

2015(1)

Personeelsuitgaven

54.753.109

53.716.746

54.090.102

Werkingsuitgaven

12.643.536

12.026.464

12.407.797

waarvan: Gewone werking

4.080.000

4.080.000

4.080.000

8.563.536

8.026.464

8.327.797

Investeringen

2.191.295

2.323.216

1.707.936

waarvan: Roerende investeringen

250.000

55.000

30.000

Informatica-investeringen

1.425.444

2.197.016

1.547.327

Onroerende investeringen

515.851

71.200

130.609

69.587.940

68.146.426

68.205.835

Informatica

Total (1)

voor de begrotingsjaren 2014 en 2015 : berekening in prijzen van 2013

108

Deze beheersenveloppe omvat eveneens de kredieten voor de uitvoering van goedgekeurde regeringsmaatregelen en voor de uitvoering van moderniseringsprojecten, zoals beschreven in de bestuursovereenkomst. Overeenkomstig artikel 5 van het KB van 3 april 1997 wordt het maximumbedrag van de kredieten voor het statutair personeel vastgelegd op 49.583.004 voor het jaar 2013, op 50.822.579 voor het jaar 2014 en op 52.093.143 voor het jaar 2015. De bedragen die zullen dienen als basis voor de berekening van de patronale pensioenbijdragen voor de Pool der parastatalen, zullen instelling per instelling bepaald worden in overleg met het College, de PDOS en de FOD Budget en Beheerscontrole. De betaling door de OISZ van de patronale pensioenbijdragen voor de Pool der parastatalen vormt een neutrale financiële en budgettaire operatie. De uitvoering van de begroting 2013 zal geschieden overeenkomstig de beslissingen van de Ministerraad van 30 november 2012. Voor zover dit mechanisme nog toepasselijk is en in de mate dat dit het geval zal zijn, zal jaarlijks een provisie voor de uitbetaling van de achterstallige competentiepremies die verschuldigd zullen zijn, worden aangelegd. Het bedrag van de per OISZ toegestane personeelsuitgaven, zoals vermeld in de bestuursovereenkomst, zal worden verhoogd met het nodige bedrag voor de uitbetaling van de achterstallen betreffende de in september uitbetaalde competentiepremies, voor zover het totaal van de bedragen van alle instellingen het totaal bedrag van de provisie niet overschrijdt. Deze verhoging zal in de maand oktober worden toegestaan door de minister van Begroting, op voorstel van de voogdijminister(s) van de betrokken instelling en op basis van bewijsstukken voor de verrichte uitbetalingen en op advies van de Regeringscommissaris die de Minister van Begroting bij de instelling vertegenwoordigt. De begrotingsbedragen voor de jaren 2014 en 2015 worden verkregen op basis van de berekeningsmethode eigen aan de instelling en op basis van de huidige hypotheses. Deze bedragen kunnen jaarlijks worden herzien en worden dus ter informatie vermeld. In de mate van het mogelijke en binnen de mogelijkheden van het begrotingsbeleid van de federale Staat verbindt de federale Staat zich niettemin ertoe de ingeschreven bedragen (of de opnieuw geschatte bedragen in geval van herschatting) maximaal in acht te nemen voor de werkingsjaren 2014 en 2015. Indien de federale Staat dit begrotingskader niet in acht kan nemen binnen de context van het begrotingsbeleid van de Staat en voor zover de begrotingsbeslissingen de realisatie van bepaalde in deze overeenkomst opgenomen projecten of doelstellingen in gevaar zouden kunnen brengen, zal de instelling, in voorkomend geval, na overleg met de voogdijminister en de minister van Begroting, de te bereiken doelstellingen met een overeenkomstig bedrag aanpassen aan de hand van haar model inzake automatische bepaling van de beheerskredieten. Bij de evaluatie van de overeenkomst zal rekening worden gehouden met de tussentijdse aanpassing van de doelstellingen.

109

Jaarlijkse herziening ART. 65. Bij ongewijzigd beleid zullen voor de jaren 2014 en 2015 de bedragen van elke uitgavencategorie op de volgende manier herzien worden, na toepassing van de begrotingsbesparingen die beslist worden door de overheid en eventuele verdere heronderhandeling van de verbintenissen van de OISZ: a. Personeelskredieten De personeelskredieten zullen in functie van de evolutie van de gemiddelde vereffeningscoëfficiënt geparametriseerd worden volgens de formule : Gemiddelde vereffeningscoëfficiënt van de lonen jaar N (1) Gemiddelde vereffeningscoëfficiënt van de lonen jaar N-1 (2) (1)

Hypothese van het economisch budget van het Planbureau

(2)

Reële coëfficiënt

Indien het globaal bedrag van het personeelskrediet berekend volgens bovenstaande formule evenwel lager is dan het bedrag bekomen door middel van de berekeningsmethode eigen aan de instelling, vermeld in artikel 64 van deze bestuursovereenkomst, en voor zover daardoor het bereiken van bepaalde doelstellingen of de realisatie van bepaalde projecten zoals opgenomen in deze overeenkomst in gevaar zou komen, zal deze problematiek op initiatief van de betrokken instelling besproken worden tijdens de begrotingsvoorafbeelding of de begrotingscontrole en kunnen bijkomende kredieten eventueel worden toegekend. De verplichte, noodzakelijke en onvoorziene bijkomende personeelsuitgaven die het gevolg zijn van een beslissing van de Regering zullen aan de personeelskredieten worden toegevoegd overeenkomstig de aanpassingsprincipes vermeld in artikel 44. b. Werkings- en investeringskredieten met uitzondering van de onroerende investeringskredieten De kredieten van het vorige jaar evolueren in functie van het gezondheidsindexcijfer, die beschreven wordt in het economisch budget, dat als basis dient voor de vaststelling van het budget van het betrokken jaar. Indien door de toepassing hiervan de realisatie van bepaalde projecten of het bereiken van bepaalde doelstellingen opgenomen in deze overeenkomst in gevaar zou komen, zal deze problematiek op initiatief van de instelling besproken worden tijdens de begrotingsvoorafbeelding of de begrotingscontrole en kunnen bijkomende kredieten eventueel worden toegekend. c. Onroerende investeringskredieten De onroerende investeringskredieten worden elk jaar in functie van de behoeften bepaald, voor zover de Regeringscommissaris van Begroting hieromtrent een gunstig advies heeft verleend en voor zover ze zich inschrijven in een meerjarig programma.

110

Onroerende verrichtingen ART. 66. Binnen de grenzen van haar opdrachten kan de instelling beslissen over de verwerving, de aanwending of de vervreemding van lichamelijke en onlichamelijke goederen en de vestiging of de opheffing van zakelijke rechten op deze goederen, alsmede over de uitvoering van dergelijke beslissingen. Elke beslissing tot verwerving, oprichting, renovatie of vervreemding van een onroerend goed of recht, waarvan het bedrag 5 miljoen euro overschrijdt, is onderworpen aan de voorafgaande machtiging van de voogdijminister(s) en van de minister tot wiens bevoegdheid de begroting behoort. Voor zover de instelling behoort tot het Globaal beheer, vereisen de bestemming van de opbrengst van een vervreemding van de onroerende goederen en de toevoeging van deze opbrengst aan de beheersenveloppe van het lopende jaar het voorafgaand akkoord van de voogdijminister(s) en van de minister bevoegd voor begroting. Deze bijkomende beheersenveloppe moet worden gebruikt voor de oprichting of aankoop van een ander gebouw of voor renovatiewerken in een bestaand gebouw, in het kader van een beleid van optimaal gebruik van de onroerende goederen (b.v. bij de uitrol van telewerk).

Analytische boekhouding ART. 67. De instelling verbindt zich ertoe een boekhoudplan gebaseerd op het genormaliseerd boekhoudplan voor de openbare instellingen van sociale zekerheid te uit te werken en toe te passen. De instelling zal de periode van deze overeenkomst ten volle benutten om een systeem van analytische boekhouding te ontwikkelen of uit te diepen. Dat systeem moet de mogelijkheid bieden de kosten van de voornaamste basisactiviteiten alsook van de ontwikkeling en het onderhoud van nieuwe projecten te bepalen. Dat systeem zal volgens de algemeen aanvaarde procedures van interne controle en interne audit geëvalueerd worden. De openbare instellingen van sociale zekerheid zullen een contacten uitwisselingsnetwerk van methodologieën en technieken betreffende bovenvermelde materies organiseren. De Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole zal hiervoor bijstand verlenen.

111

Bezorgen van periodieke staten ART. 68. De instelling zal, overeenkomstig de richtlijnen van de Regering, aan de voogdijminister(s) en aan de minister bevoegd voor begroting, evenals aan de FOD Sociale Zekerheid en aan de FOD Budget en Beheerscontrole, een staat van de ontvangsten en uitgaven aangaande het beheer bezorgen.

112

Hoofdstuk 11. Meewerking aan transversale projecten ART. 69. De OISZ engageren zich ertoe, ieder wat hen betreft, om mee te werken aan de uitvoering van de programma’s inzake administratieve vereenvoudiging, inzake armoedebestrijding en inzake bestrijding van sociale fraude. Ze zullen ook in hun dagdagelijks beheer aandacht hebben voor initiatieven met betrekking tot het beleid van duurzame ontwikkeling. De instelling zal toezien op de toepassing van het beginsel van “handistreaming”, in overeenstemming met de bepalingen van het VN-verdrag inzake de rechten van personen met een handicap, waarbij op transversale wijze de integratie van personen met een handicap in alle domeinen van het maatschappelijk leven bevorderd wordt, door een beroep te doen op de contactpersoon die in elke instelling aangeduid werd en in samenwerking met het federale coördinatiemechanisme opgericht bij de FOD Sociale Zekerheid.

113

Hoofdstuk 12. Slotbepalingen ART. 70. De verbintenissen van deze bestuursovereenkomst doen geen afbreuk aan de verplichting van de instelling om de diverse wettelijke en reglementaire teksten na te leven die algemene richtlijnen bevatten voor de instellingen van sociale zekerheid bij het onderzoek van de rechten op prestaties en in de relaties met de sociaal verzekerden, met name: -

de wet van 29 juli 1991 op de uitdrukkelijke motivering van bestuurshandelingen;

-

het Handvest van de gebruiker van overheidsdiensten van 4 december 1992;

-

de wet van 11 april 1994 met betrekking tot de openbaarheid van bestuur;

-

de wet van 11 april 1995 tot invoering van het handvest van de sociaal verzekerde.

Voor iedere dienst waarvoor er contacten met de sociaal verzekerden zijn, gelden de bepalingen van het Handvest van de sociaal verzekerde en moeten de verbintenissen nageleefd worden. De in deze bestuursovereenkomst vervatte verbintenissen doen geen afbreuk aan de verplichting van de instelling om op een efficiënte manier de andere wettelijke opdrachten uit te voeren waarvoor geen specifieke doelstelling wordt bepaald.

114

Getekend te Brussel op …… 2013 In 2 exemplaren Voor de RKW

Voor de Staat

De vertegenwoordigers van de werknemers-, werkgevers- en gezinsorganisaties, aangeduid door het Beheerscomité

De Vice-Eerste Minister en Minister van Sociale Zaken en Volksgezondheid

Anneleen Bettens

Laurette Onkelinx De Staatssecretaris voor Sociale Zaken, Gezinnen en Personen met een handicap

Anne-Marie Drieskens

Philippe Courard Koen Meesters

Jean-François Tamellini

De Vice-Eerste Minister en Minister van Financiën en Duurzame Ontwikkeling, belast met Ambtenarenzaken

Het Algemeen Bestuur Steven Vanackere

Tania Dekens

Anne Ottevaere

De Minister van Begroting en Administratieve Vereenvoudiging

Olivier Chastel

de Belgische Staat de Rijksdienst voor Kinderbijslag voor Werknemers

Recommend Documents