FERNANDO MCDOUGAL CAROLINE VAN TEEFFELEN DORIEN BLOKHUIS NATHALIE LEENEN AMSTERDAM, OKTOBER 2015

‘In principe kan ik alles vinden, als ik weet waar het staat’ Een geïntegreerd rapport op basis van kwantitatief en kwalitatief onderzoek naar de huidige onderwijslogistiek onder docenten, studieloopbaanbegeleiders, studenten en experts van de Hogeschool van Amsterdam

FERNANDO MCDOUGAL CAROLINE VAN TEEFFELEN DORIEN BLOKHUIS NATHALIE LEENEN AMSTERDAM, OKTOBER 2015

INHOUDSOPGAVE

VOORAF AANLEIDING EN DOEL 04 OVER DIT RAPPORT 05 ONZE VISIE ONZE VISIE 07 DEELCONCLUSIES DEELCONCLUSIES DOCENTEN EN STUDIELOOPBAANBEGELEIDERS 10 DEELCONCLUSIES STUDENTEN 38 BIJLAGEN ONDERZOEKSVERANTWOORDING VRAGENLIJST TABELLEN ANTWOORDEN OPEN VRAGEN RESPONDENTENOVERZICHT

TOPIC LISTS

2

Ruigrok | NetPanel - oktober 2015

VOORAF

VOORAF

AANLEIDING EN DOEL ONDERZOEK

De Hogeschool van Amsterdam heeft vanuit eerdere onderzoeken (NSE, gebruikersonderzoek van de Studiegids door Valsplat en het onderzoek onder het HvA-studentenpanel over informatievoorziening) stevige signalen gekregen dat de onderwijslogistieke processen van de HvA, en het systeem (SIS) dat deze processen ondersteunt, op een aantal punten verbeterd kan worden, maar heeft geen concrete handvatten om hiermee aan de slag te gaan. Doel onderzoek

Bij de HvA is er behoefte aan een concrete verdiepingsslag, zodat de adviesgroep SOL HvA-brede vervolgstappen en verbeteracties kan bespreken en vaststellen. Het doel is om hiermee de medewerker- en studenttevredenheid over de onderwijslogistiek te vergroten. De vervolgstappen kunnen op verschillende terreinen liggen, namelijk in de dienstverlening, communicatie, onderwijslogistieke processen en in de systemen en automatisering van SIS. Onderzoeksvraag Wat zijn de ervaringen, wensen en behoeften van studenten en docenten ten aanzien van de onderwijslogistieke processen van de HvA en het systeem (SIS) dat deze processen ondersteunt? Methode De onderzoeksvraag wordt op basis van een kwantitatief onderzoek en een kwalitatief vervolgonderzoek beantwoord in deze geïntegreerde rapportage. In de bijlagen is de volledige onderzoeksopzet te vinden.

4


VOORAF

OVER DIT RAPPORT

Het doel van dit rapport is om een situatieschets te maken van de onderwijslogistiek binnen de HvA. De kwantitatieve resultaten zijn leidend in deze rapportage, waarbij de bevindingen uit het kwalitatieve onderzoek aanvullend zijn.

Hoofdconclusies

Onze visie

Subconclusies en resultaten kwalitatief en kwantitatief onderzoek

Bijlagen

We starten met een overzicht van de hoofdconclusies en de daarbij horende deelconclusies van het onderzoek. Vervolgens bespreken we elk van de deelconclusies. We beginnen met de docenten en studieloopbaanbegeleiders en bespreken daarna de deelconclusies van de studenten Als we in dit rapport spreken over docenten spreken we over docenten die lesgeven, maar waarvan ook een deel studieloopbaanbegeleider (SLB’er) is. Studieloopbaanbegeleiders zijn altijd docenten, maar docenten zijn niet altijd studieloopbaanbegeleiders. De quotes van deelnemers aan het onderzoek geven we in de rapportage cursief weer. De percentages in het rapport zijn afgerond. Daardoor kan het totaal incidenteel optellen tot meer of minder dan 100%. In de bijlage hebben we een uitgebreide onderzoeksverantwoording opgenomen.

5


CONCLUSIES

OVERALL GEBRUIK EN WAARDERING SIS

Docenten zijn vooral ontevreden over SIS in het algemeen en het invoeren van cijfers, studieloopbaanbegeleiders zijn ontevreden over het gebruik van SIS bij hun taken 1. Overall gebruik en waardering SIS

2. Inzicht in groepen en klassen

3. Cijfers invoeren

4. Studieloopbaanbegeleider activiteiten

Pagina 10-15

Pagina 16-22

Pagina 23-29

Pagina 30-36

Een meerderheid van de docenten is ontevreden over SIS in het algemeen

Twee op de vijf docenten zijn ontevreden over het overzicht van hun groep of klas

De helft van de docenten is ontevreden over het proces van cijferinvoer in SIS

SLB’ers zijn ontevreden over SIS als het gaat om het uitvoeren van hun taken

Een ruime meerderheid van de docenten heeft uitleg of instructies gehad over SIS, maar meer begeleiding is gewenst

Veel diversiteit in de manier waarop medewerkers inzicht krijgen in hun groep of klas

Bijna alle docenten voeren zelf cijfers in, vaak individueel per student

SIS is een veelgebruikt kanaal om informatie over de studievoortgang van studenten te verzamelen

Vragen over SIS stelt men voornamelijk aan collega’s

Docenten hebben regelmatig te maken met niet kloppende gegevens in overzichten

Niet kloppende cijfers aanpassen in SIS gebeurt op veel verschillende manieren

Veel SLB’ers missen gedetailleerde informatie over hun studenten

15%

7

56%



Studenten zijn redelijk tevreden over het inzien van cijfers, maar minder tevreden over het inschrijven voor (her)tentamens 1. Overall gebruik en waardering SIS

2. Inschrijven voor een minor

3. Inschrijven voor een (her)tentamen

4. Cijfers inzien

5. Overige onderwijslogistieke processen

Pagina 38-42

Pagina 43-49

Pagina 50-57

Pagina 58-65

Pagina 66-72

Studenten hebben een verdeelde mening als het gaat om de tevredenheid over SIS in het algemeen

Niet alle studenten zijn tevreden over de manier waarop zij zich moeten inschrijven voor een minor

Relatief groot deel studenten ontevreden over het inschrijven voor een (her)tentamen in SIS

Studenten zijn redelijk tevreden over de manier waarop zij inzicht krijgen in hun behaalde cijfers

De meeste studenten raken op de hoogte van hun herinschrijving voor hun studie via e-mail. Het proces is hen duidelijk

Ideaal beeld voor studenten: één systeem, minder versnippering

Studenten horen gemiddeld op twee verschillende manieren dat zij zich moeten inschrijven voor een minor

Er is veel diversiteit in de manier waarop studenten geïnformeerd worden over inschrijvingen voor (her)tentamens

Studenten kijken in SIS voor cijfers, maar worden he liefst per e-mail geïnformeerd over een behaald cijfer .

Zeer weinig studenten kennen en gebruiken ‘Mijn Communicatie’ in SIS

Cijfers zijn voor studenten verreweg de belangrijkste functie binnen SIS

Studenten informeren zich voornamelijk over minoren via de minoren webpagina en via de DLWO

Via een e-mail of een aankondiging op de DLWO zijn de beste manieren om studenten in te lichten over inschrijvingen voor (her)tentamens

Studenten missen functionaliteiten voor meer inzicht in cijfers

Studielink wordt regelmatig bezocht om naam of adresgegevens te controleren of wijzigen

De manier van informatie verzamelen voor een minor verschilt per fase

De ideale manier om in te schrijven voor (her)tentamens heeft een meer persoonlijk karakter

Het merendeel van de studenten controleert zelf eens of hun cijfers goed staan in studievereisten

Studenten horen over hun groep of klas via de DLWO of via een e-mail van een docent

Studenten zijn tevreden met de duidelijkheid van hun studievereisten in SIS

De DLWO is een plek waar studenten op zoek gaan naar informatie over het aanvragen van hun diploma, uitschrijven zouden zij doen via Studielink

30%

8

34%


38%

32%

25%

40%

53%

15%

Docenten en studieloopbaanbegeleiders




3. Cijfers invoeren


Pagina 11-16

Pagina 17-23

Pagina 24-30

Pagina 31-37













15%

10

56%



EEN MEERDERHEID VAN DE DOCENTEN IS ONTEVREDEN OVER SIS IN HET ALGEMEEN (1/2)

Van de docenten gebruikt drie vijfde SIS minimaal een keer per week. Meer dan de helft van de medewerkers is (zeer) ontevreden over SIS in het algemeen.

Hoe vaak werk je met het Studenten Informatie Systeem? 33%

Docenten die minder vaak met SIS werken zijn vaker (zeer) ontevreden over SIS (dagelijks: 32%, wekelijks: 54%, maandelijks: 65%). Domeinen • Docenten van DG maken vaker dan de andere domeinen dagelijks gebruik van SIS. Zij zijn ook het vaakst tevreden over het systeem (22%), al is 39% van hen alsnog ontevreden. • Docenten van DOO (71%) en DMCI (67%) zijn relatief vaak ontevreden over SIS in het algemeen.

14%

11%

Dagelijks

Meerdere keren per week

16%

14%

12%

Eens per Eens per Eens per Minder dan week twee weken maand eens per maand

Hoe tevreden of ontevreden ben jij in het algemeen over SIS? Zeer tevreden

Tevreden

Neutraal

Ontevreden

Zeer ontevreden

1%

14%

28%

33%

23%

15%

Weet ik niet

1%

56% Basis: allen (n=368)

11



EEN MEERDERHEID VAN DE DOCENTEN IS ONTEVREDEN OVER SIS IN HET ALGEMEEN (2/2)

Verschillende redenen waardoor sis niet intuïtief wordt bevonden Vrijwel alle docenten vinden SIS weinig intuïtief. Ze weten vaak niet waar ze moeten klikken omdat de termen die gehanteerd worden in SIS, niet begrijpelijk of logisch zijn. Daarnaast wordt er vaak veel onnodige informatie getoond op de schermen. Deze informatie wordt door docenten als compleet overbodig gezien, zij willen liever alleen getoond hebben wat voor hen relevant is: • Ik open SIS en dan staan er 16 onderwerpen en ik heb er maar 2 nodig. Waarom dan al die andere tonen?

• Het is net alsof deze computer denkt dat hij met een andere computer communiceert, niet dat wij mensen zijn die er mee moeten werken. Voor docenten die deeltijd lesgeven lijkt het werken met SIS de grootste uitdaging. Dit omdat men er te weinig gebruik van maakt waardoor men telkens opnieuw moet uitzoeken hoe het invoeren van cijfers ook alweer moest. Hoe meer men met SIS werkt, hoe gemakkelijker het wordt: • Je voelt je soms net een botsautootje, maar je leert ermee omgaan; • Nu ik er geregeld mee werk ben ik er handiger in geworden; • Als je eenmaal weet hoe het werkt ga je er wel snel doorheen, maar het duurt even voordat je zover bent; • Ik gebruik het systeem niet veel en het is alsof ik elke keer het wiel opnieuw moet uitvinden; • Omdat ik SIS niet veel gebruik heb ik een papiertje waar precies op staat hoe ik het moet doen, als ik dat kwijt ben heb ik een enorm probleem. Daarnaast is de lay-out van SIS niet in overeenstemming met de HvA-huisstijl. Hierdoor lijkt het niet een systeem van de HvA. Ook vinden meerdere docenten ‘de grote witte vlakken’ onnodig en zonde van de pagina: • Toen ik het systeem met een beamer ging projecteren voor een SLB-les, dacht ik dat de beamer kapot was! Maar de layout is helemaal links uitgelijnd, dat hoort zo!!! 12



EEN RUIME MEERDERHEID VAN DE DOCENTEN HEEFT UITLEG OF INSTRUCTIES GEHAD OVER SIS, MAAR MEER BEGELEIDING IS GEWENST (1/2) De meeste docenten hebben wel eens instructies of begeleiding gehad bij het werken met SIS. Trainingen, uitleg van een collega en instructies via een handleiding zijn de begeleidingsmiddelen die men het meeste gebruikt. De mate van instructies of uitleg die de docenten hebben gehad is voor de helft van de docenten maar voldoende, een kwart zou graag meer begeleiding willen. Van de medewerkers die geen begeleiding of uitleg hebben gehad, heeft de helft hier wel behoefte aan. Een deel geeft echter aan dit niet nodig te vinden. Domeinen

Heb je begeleiding of uitleg gehad over hoe SIS werkt? Basis: allen (n=368) Ja

82%

64% Uitleg van een collega:50% Via een handleiding: 46% Training gevolgd:

(n=303)

Meer behoefte aan? (zeker) wel: (zeker) niet:

Wel behoefte aan?

24% 51% (n=303)

13


18%

Wat voor begeleiding of uitleg?

• Docenten van DEM (42%) en DMR (51%) hebben relatief weinig een training gevolgd voor SIS. • Bij DG heeft 52% van de docenten die al wel eens begeleiding of uitleg hebben gehad behoefte aan meer begeleiding.

Nee

50% (zeker) niet: 22% (zeker) wel:

(n=66)


EEN RUIME MEERDERHEID VAN DE DOCENTEN HEEFT UITLEG OF INSTRUCTIES GEHAD OVER SIS, MAAR MEER BEGELEIDING IS GEWENST (2/2) Training alleen niet voldoende om SIS te kunnen gebruiken De docenten vertellen dat zij een training SIS hebben gehad toen zij kwamen werken bij de HvA of bij de introductie van SIS in 2015. Enkele docenten laten doorschemeren dat zij deze training ietwat overdreven vonden: Je moest 1,5 dag vrij roosteren voor het LEREN INVOEREN van cijfers! HOE kan dat??? Sommige docenten zijn van mening dat een training SIS alleen niet voldoende is. Zij hebben behoefte aan een opfriscursus die specifieke vragen beantwoordt waar docenten vaak tegenaan lopen in SIS. • Een drie uur durende training samen met tientallen andere collega’s is niet genoeg voor een volledige overgang; • Instructies ‘on the job’ zouden effectiever zijn. Weer andere docenten willen juist graag meer kennisdeling op het gebied van SIS: • Support kan ook op een andere manier, meer zoiets als: wist je dat? Wat zijn nou leuke, slimme, aardige dingen in SIS?

Centrale begeleiding niet gewenst Centraal georganiseerde hulp lijkt niet wenselijk, omdat docenten direct geholpen willen worden als zij ergens tegenaan lopen. Dan is binnenlopen bij een collega sneller en efficiënter: • Wij willen juist geen centrale punten! Alles wordt gecentraliseerd, dat maakt het voor ons steeds moeilijker; • Voor ICT hulp moeten we naar helpdeks, als je in een lokaal staat en iets werkt niet moet je weer ergens heen. Naast face-to face hulp, bestaat er onder docenten ook behoefte aan online begeleiding of een hulp-functie binnen SIS. Een enkele docent weet de SIS handleiding te vinden op DLWO. • Ik heb behoefte aan een (digitaal) handboek in SIS met tips en tricks, die mij helpen mijn administratie op een effectieve en efficiënte wijze uit te voeren.

14



VRAGEN OVER SIS STELT MEN VOORNAMELIJK AAN COLLEGA’S

Medewerkers die tegen vragen rondom SIS aanlopen raadplegen voornamelijk een collega (78%). Ongeveer de helft (48%) neemt dan contact op met het onderwijs- / bedrijfsbureau.

Wat doe je als je een vraag hebt over SIS? Ik vraag het aan een collega

Ruim een kwart (28%) zoekt bij vragen naar informatie op SIS zelf. Andere maatregelen die men neemt bij vragen zijn het bellen of laten langskomen van een SIS specialist of het bekijken van het cursusmateriaal.

78%

Ik neem contact op met het onderwijs- / bedrijfsbureau

48%

Ik zoek naar informatie in SIS

28%

Ik zoek naar informatie op de AZlijst op de DLWO-pagina’s

14%

Ik zoek naar informatie op de DLWO Ik neem contact op met mijn teamleider

11%

5%

Anders

Weet ik niet

12%


15


INZICHT IN GROEPEN EN KLASSEN



3. Cijfers invoeren


Pagina 11-16

Pagina 17-23

Pagina 24-30

Pagina 31-37





19%

16

39%











TWEE OP DE VIJF DOCENTEN ZIJN ONTEVREDEN OVER HET OVERZICHT VAN HUN GROEP OF KLAS (1/2)

Een of twee weken voor aanvang van de eerste les is voor bijna de helft van de docenten vroeg genoeg om de informatie over de groep of klas waar men onderwijs aan geeft te ontvangen. Als we vragen naar de kwaliteit van deze overzichten zien we dat hier wel wat ontevredenheid over is. Uit de toelichting blijkt dat men het meeste problemen heeft met het halen van deze informatie uit de DLWO en uit SIS. Domeinen • Docenten van DEM hebben vaker een maand of langer van te voren informatie nodig over een groep of klas (40%). • Docenten van DOO zijn relatief vaak ontevreden over het overzicht (44%).

Wanneer heb je informatie nodig over de groep of klas waar je onderwijs aan geeft? 46%

17% 5%


13%

Bij aanvang Een of twee Een tot twee Ongeveer Langer dan Weet ik niet van de dagen van weken van een maand een maand eerste les tevoren tevoren van tevoren van tevoren

Hoe tevreden of ontevreden ben jij in het algemeen over het overzicht van je groep of klas? Zeer tevreden

Tevreden

Neutraal

Ontevreden

Zeer ontevreden

2%

17%

32%

27%

12%

19%

17

14%

6%

39%

Weet ik niet

9%

Basis: allen (n=368)


TWEE OP DE VIJF DOCENTEN ZIJN ONTEVREDEN OVER HET OVERZICHT VAN HUN GROEP OF KLAS (2/2)

Klassenlijsten vooral voor bijhouden presentie en actuele situatie De meeste docenten gebruiken de klassenlijst om de presentie van de studenten bij te houden en om inzicht te krijgen in de studenten die daadwerkelijk in de klas zitten. De docenten die aangeven tevreden te zijn over het overzicht van hun groep of klas, gebruiken over het algemeen andere systemen dan SIS om hier inzicht in te krijgen:

• Zo lang ik de overzichten krijg van het onderwijsbureau ben ik tevreden; • Wij werken met een aparte klassenlijst buiten SIS om, dit werkt goed; • Intern wordt altijd een overzicht met foto’s van de studenten geregeld en dat is zeer prettig; • De Excel sheet die op Moodle staat is erg prettig.

18



VEEL DIVERSITEIT IN DE MANIER WAAROP MEDEWERKERS INZICHT KRIJGEN IN HUN GROEP OF KLAS (1/2)

Docenten krijgen op veel verschillende manieren inzicht in hun groep of klas. De DLWO groepenpagina, e-mails van de teamleider of onderwijscoördinator en SIS zijn de belangrijkste bronnen.

Hoe krijg je inzicht in de groep of klas waar je onderwijs aan geeft? Via de DLWO groepenpagina

36%

Domeinen

• Docenten van DMCI krijgen minder vaak inzicht in hun groep of klas via SIS (9%) dan de andere docenten. • Docenten van DT (10%) en DMCI (24%) gebruiken relatief weinig de DLWO-pagina voor dit inzicht. DT krijgt vaak een e-mail van de teamleider/coördinator of zij hebben een eigen samengesteld groepenoverzicht in Excel. • Docenten van DMCI maken relatief vaak gebruik van een aparte applicatie van het domein (30%).

Via een e-mail van de teamleider/(onderwijs)coördinator

26%

Via SIS Via een aparte applicatie van mijn domein Via een e-mail van het onderwijs- / bedrijfsbureau

24%

10%

8%

Op een andere manier

Weet ik niet

30%

7%


19



VEEL DIVERSITEIT IN DE MANIER WAAROP MEDEWERKERS INZICHT KRIJGEN IN HUN GROEP OF KLAS (2/2)

De groepsfunctionaliteit in SIS is niet bekend of werkt omslachtig Een groot deel van de docenten maakt geen gebruik van SIS voor een overzicht van groepen of klassen. In sommige gevallen kennen docenten deze functionaliteit in SIS niet, in andere gevallen zijn docenten van mening dat het uitdraaien van een klassenlijst uit SIS teveel tijd kost: Ik ben echt uren aan het zoeken voordat ik mijn klas heb gevonden in SIS. Dit zorgt ervoor dat docenten op andere manieren hun klassenlijst bijhouden, waar zij over het algemeen tevreden over zijn:

• Ik maak dus een schakelmail. Ik gebruik dat als basis en ik heb mijn eigen Excel waar ik de aanwezigheid van de studenten bijhoud; • Via SIS is een vrij technische manier. Ik zie dan de groepslijst met emailadressen en naam, die kan ik dan kopiëren naar word. DWLO is wat gebruiksvriendelijker; • Bij de eerste les zie ik welke studenten er in mijn groep zitten; • V-schijf met klassenlijsten;

• De Virtuele Leer Omgeving; het ouderwetse, maar goed te gebruiken online omgeving van het ICT domein; • Eigen lijsten bijhouden; • Via het rooster; • Spreadsheet op Google Drive. Wanneer we vragen naar ontbrekende functionaliteiten in SIS of wat de ideale situatie voor de klassenlijst is, krijgen we verschillende antwoorden: • Het zou zo mooi zijn als ik in mijn rooster door kan klikken op mijn klas en dat ik dan de klassenlijst krijg; • Wat ik mis zijn studenten die wel meedoen maar niet ingeschreven staan. Dat je die wel makkelijk kunt invoeren.

20



DOCENTEN HEBBEN REGELMATIG TE MAKEN MET NIET KLOPPENDE GEGEVENS IN DE OVERZICHTEN (1/2)

Ruim twee derde van de medewerkers heeft wel eens te maken met niet kloppende gegevens in het overzicht van hun groep of klas. Als er iets niet klopt in de lijst gaat men naar het onderwijsbureau, de teamleider of de coördinator. Andere acties die docenten ondernemen zijn bijvoorbeeld navraag doen bij de SLB’er van de groep, zelf de lijsten aanpassen of navraag doen bij de studenten in kwestie.

Hoe vaak kloppen er gegevens niet in het overzicht van je klas of groep? 25%

20% 12%

20% 13%

11%

Domeinen • Docenten van DT stappen bij fouten relatief weinig naar het onderwijsbureau (18%), zij nemen eerder contact op met de teamleider/onderwijscoördinator (38%) of vragen dit aan een andere docent (35%).

(Vrijwel) nooit

Soms

Regelmatig

Vaak

(Vrijwel) altijd

Weet ik niet


Wat doe je als iets niet klopt in de lijst? Ik ga naar het onderwijsbureau

43%

Ik neem contact op met de teamleider / (onderwijs)coördinator

30%

Ik onderneem geen actie

19%

Ik vraag dit aan een andere docent

16%

Anders Weet ik niet

21% 1%

Basis: wel eens te maken met fouten in de lijst (n=253)

21



DOCENTEN HEBBEN REGELMATIG TE MAKEN MET NIET KLOPPENDE GEGEVENS IN DE OVERZICHTEN (2/2)

Klassenlijst uit SIS vaak niet up-to-date Uit het onderzoek blijkt dat de niet kloppende gegevens in veel gevallen te maken hebben met studenten die niet meer studeren maar niet uit de lijsten zijn gehaald. Of dat studenten er niet op staan die wel in de klas zitten. Dit leidt ertoe dat docenten zelf een uitdraai maken van de lijst en deze handmatig of in Excel bijhouden en bijwerken. Een niet up-to-date database zou de oorzaak zijn van niet kloppende gegevens volgens een aantal docenten:

• Doordat de gegevens niet actueel zijn vertroebelen lijsten met studenten die nog voor vakken staan ingeschreven en niet meer studeren.

22


CIJFERS INVOEREN



3. Cijfers invoeren


Pagina 11-16

Pagina 17-23

Pagina 24-30

Pagina 31-37





23%

23

51%










CIJFERS INVOEREN

DE HELFT VAN DE DOCENTEN IS ONTEVREDEN OVER HET PROCES VAN CIJFERINVOER IN SIS (1/2)

Hoe tevreden of ontevreden ben jij over het hele proces van cijferinvoer in SIS?

Zeer tevreden

Tevreden

2%

21% 23%

Neutraal

26%

Ontevreden

Zeer ontevreden

34%

17%

Weet ik niet

0%

51%

• De inschrijvingen en codes kloppen perfect. Het enige is dat het nu veel knip en plakwerk en lay-outen vergt. Je wilt dat studenten voor het doorboeken ook hun voorlopig cijfer kunnen inzien. • Sinds je overzichten uit Excel kunt plakken en verwerken verloopt het invoeren een stuk sneller. • Dit werkt in principe prima, al moet je soms wat meer doorklikken dan me lief is. • Het kost veel te veel tijd en levert geen overzichtelijke administratie op. • Als cijfers niet kloppen, levert dit heel veel (papier) werk op.

Basis: Heeft te maken met cijfers invoeren (n=351)

Domeinen • Docenten van DMCI (62%) en DOO (64%) zijn relatief vaak (zeer) ontevreden over het hele proces van cijferinvoer in SIS. Docenten van DG (31%) en DEM (30%) zijn iets vaker tevreden.

24


• Er zitten veel onlogische dingen in die het veel werk maken. Bijvoorbeeld overal een ,0 achter moeten zetten, of alleen met de muis een cel kunnen aanklikken.

• Zeer arbeidsintensief. De mogelijkheid een hele lijst met Excel in te voeren is mij onbekend. • Gebruiksonvriendelijk systeem, traag en onlogisch.

CIJFERS INVOEREN

DE HELFT VAN DE DOCENTEN IS ONTEVREDEN OVER HET PROCES VAN CIJFERINVOER IN SIS (2/2)

SIS volgt het cijferproces niet Wat het invoeren van cijfers bemoeilijkt, is dat in SIS alleen doorgeboekte cijfers zichtbaar zijn voor studenten. Maar omdat de cijfers pas definitief worden doorgeboekt na de mogelijkheid van inzage door studenten, moeten studenten op een andere manier op de hoogte worden gebracht van hun cijfers. Sommige docenten mailen hun studenten de conceptcijfers met studentnummer en cijfer; soms vanuit SIS, soms per HvA-mail. Na inzage voeren zij de cijfers definitief in in SIS. Docenten hadden liever gezien dat ook niet doorgeboekte, dus nog conceptcijfers, zichtbaar zijn voor studenten. Daarnaast komt het voor dat het invoeren van cijfers wordt opgedeeld tussen docenten vanwege de omvang van de klas. SIS voorziet niet in de functionaliteit dat een deel van de cijfers kan worden ingevoerd en opgeslagen en dat op een later moment de rest van de cijfers kan worden ingevoerd. Ook houden niet alle docenten zich aan de termijn van 2 weken om de cijfers in SIS in te voeren. Dit frustreert docenten die moeten wachten tot hun collega’s de cijfers hebben ingevoerd. Andere aspecten met betrekking tot cijfers invoeren in SIS die tot onbegrip leiden: • Het moet worden KLAAR GEZET. Alsof je bestelling bij de melkboer hebt; • Als je op backspace drukt in SIS raakt ie al je cijfers kwijt; • Als ik in mijn cijferlijsten kijk, dan zie ik ook steeds alle doorgeboekte lijsten omdat dat vinkje standaard aanstaat. Wat is het excuus daarvan van de SIS-boys? Functionaliteiten die men graag bij het cijfers invoeren zou willen hebben in SIS: • Die codes die je er allemaal ziet staan die zijn heel kortaf. Als ik nu een veld zou hebben waar ik mijn eigen aantekeningen kon maken, dan zou het duidelijker zijn welk vak wat is; • Ik zou graag studenten die niet op de tentamenlijst staan handmatig kunnen invoeren onderaan deze cijferlijst; • Ik zou een controlemechanisme in SIS willen hebben, dat hij telt hoeveel cijfers ik heb ingevoerd bijvoorbeeld. 25


CIJFERS INVOEREN

BIJNA ALLE DOCENTEN VOEREN ZELF CIJFERS IN, VAAK INDIVIDUEEL PER STUDENT (1/2)

De meeste docenten voeren zelf cijfers in in SIS. In mindere mate geven docenten lijsten met cijfers door aan een andere medewerker van de HvA. Het invoeren van cijfers in SIS gaat niet altijd op dezelfde wijze. Het individueel invoeren per student komt het meeste voor, maar ook via een lijst worden cijfers regelmatig ingevoerd in SIS. Domeinen • Docenten van DMCI geven vaker dan docenten van andere domeinen aan dat zij een lijst met cijfers aan de teamleider geven, die ze dan vervolgens invoert (32%). • Docenten van DMR geven een lijst met cijfers relatief vaak aan het onderwijs-/bedrijfsbureau (31%).

Welke activiteiten voer je uit als het gaat om het invoeren van cijfers? Ik voer zelf cijfers in in SIS

95%

Ik geef een lijst met cijfers aan het onderwijs- / bedrijfsbureau

17%

Ik geef een lijst met cijfers door aan de teamleider Ik heb niets te maken met het invoeren van cijfers

13% 2%

Anders


Hoe voer je cijfers in SIS in?

• Bij DEM (48%) en bij DMR (38%) worden cijfers minder vaak via een lijst met meerdere cijfers ingevoerd dan bij de andere domeinen.

81% Individueel per student

66% Via een lijst met meerdere cijfers

10% Anders

Basis: Heeft te maken met cijfers invoeren (n=351)

26


CIJFERS INVOEREN

BIJNA ALLE DOCENTEN VOEREN ZELF CIJFERS IN, VAAK INDIVIDUEEL PER STUDENT (2/2)

Individueel invoeren van cijfers zorgt vaak voor frustratie In SIS voeren docenten zowel individueel als per lijst cijfers in. Voor sommige docenten is dit de enige reden waarom zij SIS openen: Alleen als ik cijfers in moet vullen, open ik SIS. De mate waarin men tevreden is over het invoeren van cijfers in SIS lijkt sterk af te hangen van de manier waarop men deze invoert (individueel of per lijst). Docenten die veelal gebruik maken van de ‘çopy-paste’ functionaliteit, zijn over het algemeen tevreden over het invoeren van cijfers. Zij zijn vaak van mening dat dit geen tijdrovend proces is. Echter, niet alle docenten zijn op de hoogte van de ‘çopypaste’ mogelijkheid in SIS, waarmee men Excel-bestanden met cijfers kan uploaden in SIS. Docenten die de cijfers individueel invoeren zijn in veel mindere mate tevreden over het invoeren van cijfers. Vooral wanneer men grote klassen heeft, is het een tijdrovende klus. Zij zijn vaak van mening dat dit hen afleidt van hun primaire taak: • Ik ben geen administrateur, ik ben docent. Bij mijn sollicitatie werd gevraagd of ik ook goede administratieve kwaliteiten had; • Alles is zo gereguleerd ter bescherming van de student dat ik soms meer met opvolging dan met voortgang bezig ben. Andere manieren waarop cijfers worden ingevoerd in SIS zijn: • Cijfers inleveren bij SIS zelf; • Formuliertje dat ik handmatig moet invullen. Dan afgeven aan het onderwijsbureau die het dan handmatig in SIS moet zetten;

• Ik geef cijfers soms ook door aan collega's die ze moeten invoeren omdat ik niet de juiste rechten heb. Voor beide manieren geldt dat de uitzonderingen op de regel het proces van cijfers invoeren frustreren. Bijvoorbeeld het feit dat herkansers niet in de lijst staan en dus handmatig moeten worden toegevoegd door het onderwijsbureau.

27


CIJFERS INVOEREN

NIET KLOPPENDE CIJFERS AANPASSEN IN SIS GEBEURT OP VEEL VERSCHILLENDE MANIEREN (1/2)

Het merendeel van de docenten heeft wel eens te maken met cijfers in SIS die niet kloppen. Bij een kwart gaat dit zelfs om vijf of meer fouten per jaar.

Hoe vaak heb je te maken met cijfers in SIS die niet kloppen? 24%

26%

De meeste docenten benaderen het onderwijs-/bedrijfsbureau als zij te maken hebben met een cijfer dat niet klopt.

19% 9%

Domeinen • Docenten van DG (45%) en DT (51%) nemen relatief weinig contact op met het onderwijs-/bedrijfsbureau als er cijfers in SIS niet kloppen.

Nooit

16%

6%

1-2 keer per 3-4 keer per 5-6 keer per jaar jaar jaar

7 keer of Weet ik niet vaker per jaar Basis: allen (n=368)

Wat doe je er een cijfer in SIS niet klopt? Ik ga naar het onderwijs- / bedrijfsbureau Ik neem contact op met de teamleider / (onderwijs)coördinator Ik vraag dit aan een andere docent Anders

69% 21% 19% 30%

Basis: wel eens te maken met cijfers die niet kloppen (n=220)

28


CIJFERS INVOEREN

NIET KLOPPENDE CIJFERS AANPASSEN IN SIS GEBEURT OP VEEL VERSCHILLENDE MANIEREN (2/2)

Cijfers wijzigen gaat omslachtig Wanneer doorgeboekte cijfers niet blijken te kloppen, vullen docenten een wijzigingsverzoek in inclusief handtekening die moet worden afgegeven bij het onderwijsbureau. Zij wijzigen het cijfer. Veel docenten vinden deze manier zeer omslachtig. Een enkele docent geeft aan daarom wel eens om de regels heen te werken: Ik sjoemel daar trouwens ook wel eens mee. Stel je voor de student heeft een 6 gehaald en ik heb per ongeluk een 4 ingevuld. In SIS voer ik dan twee cijfers in. Dat klopt dan eigenlijk niet. Dan zeg ik; kijk, alsjeblieft je hebt een 6. Het is wel makkelijker. Buiten het onderwijsbureau, contact opnemen met de teamleider of de vraag stellen aan een andere collega, benaderen docenten bij fouten ook wel eens andere bronnen: • De examencommissie; • Het formulier (papier!!) invullen en bij een ander gebouw inleveren; • Ik pas het zelf aan;

• Meestal ben ik gemachtigd, dus kan ik zelf het cijfer herstellen/invoeren; • Via het cijferwijzigingsformulier. Docenten geven aan dat cijfers invoeren precisie werk is. Dit is de reden dat docenten cijfers vaak op hun PC invoeren: Cijfers invoeren doe je niet even snel, dat is nauwkeurig werk. Ik doe dit nooit op mijn mobiel! Veel te onhandig.

29


STUDIELOOPBAANBEGELEIDER ACTIVITEITEN



3. Cijfers invoeren


Pagina 11-16

Pagina 17-23

Pagina 24-30

Pagina 31-37





13%

30

64%











STUDIELOOPBAANBEGELEIDERS ZIJN ONTEVREDEN OVER SIS ALS HET GAAT OM HET UITVOEREN VAN HUN TAKEN (1/2)

Hoe tevreden of ontevreden ben je over SIS als het gaat om je taken als studieloopbaanbegeleider?

• Biedt voldoende inzicht in de studievoortgang. • Ik ben hierover redelijk tevreden.

Zeer tevreden

Tevreden

1%

12%

13%

Neutraal

19%

Ontevreden

Zeer ontevreden

42%

22%

Weet ik niet

4%

64%

Basis: SLB’ers (n=153)

• Ik denk dat er meer mogelijk moet zijn dan dat we nu gebruiken.

• Voor mijn SLB-taken kan ik weinig tot niks met SIS. • SIS zou gebruikt kunnen worden als dossiervormend instrument voor de SLBer, dit gebeurt (nog) niet. • Autorisatie moet ik zelf regelen.

• Er staan vaak studenten in het overzicht waar ik geen SLB-er van ben. Cijfers zijn niet up tot date waardoor het begeleiden onnodig inefficiënt is. • De overzichtspagina van de student heeft allemaal losse onderdelen. Vaak moet ik handmatig optellen hoeveel studiepunten de student daadwerkelijk heeft. • Geen mogelijkheid zelf snel voortgangsoverzicht uit te draaien. • Simpele dingen opzoeken kost veel te veel tijd.

31



STUDIELOOPBAANBEGELEIDERS ZIJN ONTEVREDEN OVER SIS ALS HET GAAT OM HET UITVOEREN VAN HUN TAKEN (2/2) Weinig studieloopbaan activiteiten in SIS Studieloopbaanbegeleiders doen weinig in SIS als het gaat om studieloopbaan activiteiten. Dit heeft vooral te maken met het feit dat de overzichten die men wil hebben niet makkelijk uit SIS zijn te halen. Naast de voortgangsoverzichten per student kan een studieloopbaanbegeleider niets in SIS. Hierover is men enigszins teleurgesteld: • De studieloopbaan activiteiten zouden ook helemaal in SIS komen. Er is niet helemaal uitgekomen wat er beloofd is.

Als er wordt gesproken over mogelijke studieloopbaan functionaliteiten in SIS, zoals dossiers opbouwen, reageert men tweezijdig. Vanuit professioneel oogpunt zou dossiervorming in SIS volgens studieloopbaanbegeleiders goed zijn, bijvoorbeeld voor de overdracht. Tegelijkertijd hebben zij ernstige twijfels bij de bescherming van de privacy van studenten als alle docenten de aantekeningen in het dossier van een student kunnen inzien: • Ik vind dat het iets is tussen die student en mij, dat gaat anderen niet aan; • Die informatie zou de docenten kunnen beïnvloeden in de manier waarop zij naar een student kijken, de student kan dan niet ‘opnieuw’ beginnen. Dat is niet goed.

32



SIS IS EEN VEELGEBRUIKT KANAAL OM INFORMATIE OVER DE STUDIEVOORTGANG VAN STUDENTEN TE VERZAMELEN (1/2) Studieloopbaanbegeleiders verzamelen informatie over de voortgang van een student door dit op te zoeken in SIS of deze informatie aan de student zelf te vragen.

Hoe verzamel je informatie over de studievoortgang van studenten die je begeleidt? Ik zoek dit op in SIS

79%

Ik vraag aan de studenten of zij mij van deze informatie willen voorzien

56%

Ik krijg deze informatie van mijn teamleider

16%

Ik krijg deze informatie van het onderwijs- / bedrijfsbureau

Ik zoek dit op in HvA data

9%

2%

Ik gebruik een ander kanaal, namelijk… Weet ik niet

17%

1% Basis: SLB’ers (n=153)

33



SIS IS EEN VEELGEBRUIKT KANAAL OM INFORMATIE OVER DE STUDIEVOORTGANG VAN STUDENTEN TE VERZAMELEN (2/2) SLB’ers zoeken naar alternatieven wegens niet volledig voldoen van SIS voorgangsoverzichten Studieloopbaanbegeleiders hebben elk hun eigen manier ontwikkeld om hun activiteiten te kunnen uitvoeren. De meeste studieloopbaanbegeleiders hebben behoefte aan overzichten, enkele weten uit hun hoofd hoe het met hun mentorstudenten gaat en hoe zij ervoor staan. Om hun studieloopbaan-activiteiten goed te kunnen uitvoeren en gesprekken met studenten te kunnen voorbereiden, hebben de meeste studieloopbaanbegeleiders voortgangsoverzichten nodig. Deze overzichten vindt men per student in SIS, hoewel deze overzichten niet geheel voldoen aan de verwachtingen of niet altijd kloppen: • Ik zou zo graag willen dat je per groep de voortgang kunt zien. Dat is zo’n ideaalbeeld voor mij dat ik denk ‘zit er echt niet in’; • Sommige dingen die zijn er wel en dat weet ik maar ik zou er zo graag heel makkelijk bij kunnen. Nu loop ik vaak naar een collega. Ik vraag aan haar hoe ik daar kom en dan schrijft ze het elke keer weer op; • Met een reguliere student is alles duidelijk. Maar studenten die een tijdje weg zijn geweest vereist het kennis van het programma en van SIS en wat slimheid. Ontbrekende cijfers en dat soort dingen kost veel uitzoekwerk. Omdat de overzichten niet altijd kloppen, niet altijd voldoen aan de verwachtingen of omdat het zoeken ervan teveel tijd kost, hebben studieloopbaanbegeleiders zich andere manieren eigen gemaakt om overzicht in hun studenten te krijgen. Andere kanalen die studieloopbaanbegeleiders bijvoorbeeld gebruiken om deze informatie te verzamelen, zijn: • Navraag doen bij de docenten van de verschillende vakken; • Via de SM&O applicatie die is ontwikkeld; • Ik gebruik een heel handige Excelsheet met gegevens uit SIS waar ik allemaal selecties en overzichten uit kan maken; • Via een overzicht dat vanuit de opleiding zelf gemaakt wordt, inclusief pasfoto en data aanwezigheidsregistratie; • Ik laat een lijstje invullen; wat heb je vorig jaar niet gehaald. Dat laat ik ze zelf invoeren. Dat is mijn leidraad. Degelijk handwerk, dat is de snelste manier. 34



VEEL SLB’ERS MISSEN GEDETAILLEERDE INFORMATIE OVER HUN STUDENTEN (1/2)

Mis je informatie dat je werk eenvoudiger zou maken?

• Aanvragen die bij de examencommissie lopen. • Cc van e-mails die aan de studenten van mijn SLB-groep gezonden worden. • Ik kan niet zien hoe applicaties eruit zien voor de student (SIS, Centurie, DLWO), waardoor het lastig is om te helpen bij vragen. • Eenvoudige overzichten per student.

44%

20%

Ja, namelijk…

Nee

36% Weet ik niet

Basis: SLB’ers (n=153)

Ook binnen het systeem zelf ziet men verbeteringen: • Een heldere handleiding, overzicht codes etc. die je kennelijk moet invoeren als je lijsten moet maken, mogelijkheid om voortgangsoverzichten uit te draaien. • Een goed systeem, bedacht vanuit de gebruiker. • Ik weet nu bijna niet wat ik als SLB'er meer kan dan als docent. • Printbare documenten.

35



VEEL SLB’ERS MISSEN GEDETAILLEERDE INFORMATIE OVER HUN STUDENTEN (2/2)

Studieloopbaanbegeleiders zouden geholpen zijn met meer specifieke informatie in de voortgangsoverzichten. Omdat deze informatie nu ontbreekt in het overzicht, moeten zij deze informatie handmatig bijhouden en bijwerken in bijvoorbeeld Excel. Als in dat lijstje zou staan waar ze stage lopen, zou dat geweldig zijn. Ideaal zou dat zijn! Derdejaars kunnen keuzeprogramma’s kiezen en stage lopen, ik moet met de HAND bijhouden wat ze doen! Onder meer specifieke informatie per student verstaan zij:

• studievoortgang per groep; • hoe de student ervoor staat; • hoeveel punten de student voor welk vak heeft; • hoeveel punten de student had kunnen hebben en daadwerkelijk heeft; • Individuele keuzes zoals keuzes voor stages, minoren.

36


Studenten


Studenten zijn redelijk tevreden over het inzien van cijfers, maar minder tevreden over het inschrijven voor (her)tentamens 1. Overall gebruik en waardering SIS



4. Cijfers inzien


Pagina 39-43

Pagina 44-50

Pagina 51-58

Pagina 59-66

Pagina 67-73






















30%

38

34%


38%

32%

25%

40%

53%

15%


STUDENTEN HEBBEN EEN VERDEELDE MENING ALS HET GAAT OM DE TEVREDENHEID OVER SIS IN HET ALGEMEEN

• Ik vind SIS duidelijk en overzichtelijk.

Hoe vaak werk je met het Studenten Informatie Systeem?

• Het doet wat het hoort te doen.

28% 21%

19%

16%

13%

• Wanneer je eenmaal je weg hebt gevonden, is het werkbaar. • Wat verouderd systeem maar prima voor sporadisch gebruik.

3% Dagelijks

Meerdere keren per week

Eens per Eens per Eens per week twee weken maand

Minder dan eens per maand

Hoe tevreden of ontevreden ben jij in het algemeen over SIS? Zeer tevreden

Tevreden

Neutraal

Ontevreden

Zeer ontevreden

1%

29%

36%

26%

8%

30%

Weet ik niet

0%


39


• Als je nog niet bekend bent met de website kan het onduidelijk overkomen. • Veel dingen zijn omslachtig. • De grafische interface is erg gedateerd en de gebruiksvriendelijkheid is niet optimaal.

• Zeer ouderwets en omslachtig systeem.

Domeinen • Studenten van DG maakt het vaakste wekelijks gebruik van SIS (52%), ook studenten van DEM maken er relatief vaak eens of vaker per week gebruik van (40%). • Drie vijfde (61%) van de studenten van DMCI zijn (zeer) ontevreden over SIS in het algemeen.


IDEAAL BEELD VOOR STUDENTEN: ÉÉN SYSTEEM, MINDER VERSNIPPERING

Studenten kunnen op veel verschillende manieren de belangrijkste informatie tot zich nemen. Dat is de reden waarom sommige studenten SIS slechts twee keer per jaar bekijken. Studenten kunnen dus alle informatie die voor hen relevant is vinden, maar zij zijn niet gecharmeerd van het versnipperde informatieaanbod: • In principe kun je alles vinden; als je weet waar het staat. Het is voor veel studenten vooral tijdens hun eerste jaar erg wennen om de gewenste informatie te vinden. Vooral de omgang met SIS is dan ook niet vanzelfsprekend. • In het begin gaat de eerste SLB-les erover, maar dan ben je er niet mee bezig. Als je het nodig hebt gaat het los op Facebook!; • In mijn eerste jaar had ik veel moeite met wat ik waar kon vinden; • Je hebt na je eerste jaar meer handigheid gevonden om met chaos om te gaan!

Naast het versnipperde karakter van het informatieaanbod van de HvA, zijn studenten ook kritisch ten aanzien van het gebruik van SIS. • SIS is een moetje en geen liefde, je kunt niet met elke browser inloggen bij SIS; • Bij SIS moet je zoveel doorklikken, dat is typisch voor wat ik in SIS doe. Bij het beginscherm moet ik bijvoorbeeld al 2 keer klikken voordat ik eindelijk op het echte startscherm kom!

Eén centraal systeem waar studenten alleen voor hen relevante informatie (zoals roosters, cijfers, inschrijvingen, studievoortgang, studievereisten) makkelijk kunnen terugvinden, is een duidelijke wens van studenten. Daarnaast moet het systeem worden ingericht met de student als uitganspunt, wat is belangrijk voor de student: • In een ideale wereld moet DLWO, mail en SIS alles bij elkaar zijn, één HvA systeem waar alles inkomt; • Je moet je kunnen richten op je studie en niet op de administratie. 40



CIJFERS ZIJN VOOR STUDENTEN VERREWEG DE BELANGRIJKSTE FUNCTIE BINNEN SIS (1/2)

Welke functies binnen SIS vind jij het belangrijkste?

Cijfers

94%

Studievereisten

64%

Inschrijven voor tentamen of herkansingen

Mijn communicatie

21%

7%

4%

Anders, namelijk…

2%

Weet ik niet


41


• Vooral voor studenten van DEM (84%) en van DOO (83%) is het inschrijven voor tentamens of herkansingen een belangrijke functie van SIS. • Studenten van DG hebben relatief veel belang bij de studievereisten (76%). • Het kunnen inschrijven voor minoren is vooral voor studenten van DMR (29%) en DMCI (27%) van belang.

45%

Inschrijven voor minoren Verzoekschriften indienen

Domeinen


CIJFERS ZIJN VOOR STUDENTEN VERREWEG DE BELANGRIJKSTE FUNCTIE BINNEN SIS (2/2)

SIS vooral gebruikt om resultaten en voortgang te bekijken Voor studenten zijn het bekijken van cijfers en studievereisten belangrijke functionaliteiten in SIS. • Ik check mijn cijfers in SIS en de minoren, en welke vakken ik nog moet. Liever zou ik een checklist hebben: zoveel studiepunten moet je doen, en dat je kan afvinken wat je hebt gedaan zodat overblijft wat je nog moet doen; • Ik kijk alleen nog op SIS voor vrijstellingen en mijn propedeuseaanvraag; • Mijn cijfers goed kunnen zien is het enige wat ik belangrijk vind in SIS; • Het doet momenteel wat ik ervan verwacht: mijn cijfers en studiepunten weergeven. Voor sommige studenten geldt het raadplegen van SIS vaak als ‘noodzakelijk kwaad’. Zij proberen, als het even kan, informatie op een andere manier te vergaren dan uit SIS: • Ik check mijn cijfers via de resultaten app, dat gaat veel makkelijker!

42


INSCHRIJVEN VOOR EEN MINOR

Studenten zijn redelijk tevreden over het inzien van cijfers, maar minder tevreden over het inschrijven voor (her)tentamens

43

1. Overall gebruik en waardering SIS



4. Cijfers inzien


Pagina 39-43

Pagina 44-50

Pagina 51-58

Pagina 59-66

Pagina 67-73























38%

32%


NIET ALLE STUDENTEN ZIJN TEVREDEN OVER DE MANIER WAAROP ZIJ ZICH MOETEN INSCHRIJVEN VOOR EEN MINOR (1/2) Hoe heb je je ingeschreven voor je minor? • Alleen geen duidelijke bevestiging van inschrijving ontvangen, verder duidelijk stappenplan kunnen volgen.

77%

12% Rechtstreeks via Via een link op de SIS minoren webpagina

8%

• Het inschrijven gaat min of meer hetzelfde als voor het inschrijven voor een herkansing of tentamen.

2%

Anders

Weet ik niet

Hoe tevreden of ontevreden ben jij over de manier waarop je je moest inschrijven voor een minor? Zeer tevreden

Tevreden

Neutraal

Ontevreden

Zeer ontevreden

Weet ik niet

• Ik wist hoe het werkte, maar echt gemakkelijk wordt het ons niet gemaakt.

• Het was niet meteen duidelijk of ik wel echt ingeschreven was.

• Ik vind dat je veel stappen moet nemen om je daadwerkelijk in te schrijven. • Ik had het niet zonder uitleg gekund. Er is qua duidelijkheid een hoop te verbeteren.

4%

34%

30%

21%

11%

0%

• De procedure is onduidelijk, veel minoren zijn moeilijk te vinden in SIS. • Het is veel zoekwerk, met onbegrijpelijke codes.

38%

33% Basis: het afgelopen jaar ingeschreven voor een minor (n=97)

44


• Ik kon de minor niet vinden, code klopte niet.


NIET ALLE STUDENTEN ZIJN TEVREDEN OVER DE MANIER WAAROP ZIJ ZICH MOETEN INSCHRIJVEN VOOR EEN MINOR (2/2) Behoefte aan meer duidelijkheid rondom vereisten van minoren Het is studenten niet altijd duidelijk wat de studievereisten zijn om een minor te kiezen en welke vereisten er nog meer gelden om een minor te kunnen volgen. Voor sommige minoren geldt dat er toestemming van de examencommissie moet worden gevraagd. Dit is voor studenten essentiële informatie die zij nodig hebben bij het kiezen van een minor. • Volgens mij zijn er studenten die dubbel toestemming hebben gevraagd bij de examencommissie, er worden documenten aangevraagd waarvan niet iedereen weet wat het is. Verschillende studenten zien verbeterpunten als het gaat om het informatieaanbod van minoren. Een van de belangrijke verbeterpunten zit in het feit dat studenten niet zeker weten of hun inschrijving van een minor is gelukt. In sommige gevallen twijfelen studenten hieraan en ontvangen zij graag een automatische bevestiging van inschrijving voor een minor per mail. Daarnaast zijn er nog verschillende verbeteringen die studenten zien in het proces van het inschrijven voor minoren.

• Een stappenplan op het DLWO. Als zo’n stappenplan wordt geschreven en verspreid deel het dan uit aan studenten. Ik denk dat je dat een keer zou kunnen doen bij minorenmarkt, voor de inschrijvingen, bij de deadline van de inschrijvingen. Hoe? Via de mail of Facebook vind ik ook prima. Per opleiding wat je wilt gaat doen, binnen je domein, buiten je domein. Informatie over de minor zelf is niet nodig, daar verdiep je jezelf in. Dat je dan alleen maar makkelijk kunt vinden: zo ga ik me inschrijven. Als je dan nog niet weet welke minor je gaat doen dan gebruik je het linkje. • Een tabblad zou ik willen: welke minoren er zijn en hoe je je kan inschrijven. In plaats van het hele winkelwagensysteem. • Kies op Maat, thema, ondernemen. Beetje als een goedwerkende webshop. • Vanuit Kies op Maat kun je niet direct doorklikken naar de HvA. Je moet eerst naar de HvA-pagina waar je moet inloggen, daarna kom je pas op de minorenpagina. • Je hebt de minorenmarkt op Amstel. Dan heb je nog Kies op Maat, maar voor buitenlandminoren ga je een gesprekje doen en je krijgt foldertjes. 45



STUDENTEN HOREN GEMIDDELD OP TWEE VERSCHILLENDE MANIEREN DAT ZIJ ZICH MOETEN INSCHRIJVEN VOOR EEN MINOR Studenten raken veelal op de hoogte dat zij zich moeten inschrijven voor een minor doordat zij een aankondiging zien op een webpagina van de HvA of het horen via een docent, tijdens een college of van een medestudent. Studenten horen dit gemiddeld via twee verschillende kanalen. Andere manieren waarop studenten dit te weten komen zijn: • Ik weet dat een minor volgen verplicht is dus ik ben zelf op zoek gegaan naar deze informatie;

Hoe wist jij dat je je moest inschrijven voor een minor? Via een aankondiging op een webpagina van de HvA (bv de DLWO)

47%

Via een e-mail van een docent

38%

Mondeling via een docent

36%

• Ik zag dit via een bericht op Facebook; • Een melding op de minoren webpagina. Dit werd verteld tijdens college

33%

Via een medestudent

Via een e-mail van iemand anders

Anders, namelijk...

29%

4%

10%

Basis: het afgelopen jaar ingeschreven voor een minor (n=97)

46



STUDENTEN INFORMEREN ZICH VOORNAMELIJK OVER MINOREN VIA DE MINOREN WEBPAGINA EN VIA DE DLWO

Studenten zoeken vooral naar meer informatie over hun minor via de minoren webpagina, via de DLWO of zij praten hierover met docenten.

Hoe heb jij je geïnformeerd over de minor waar je je voor in hebt geschreven? Via de minoren webpagina

We zien dat relatief veel studenten aangeven ook op een andere manier informatie te hebben verzameld. De meeste studenten hiervan geven aan dat zij hiervoor de minorenmarkt hebben bezocht.

59%

Via de DLWO

44%

Via een docent Andere manieren waarop studenten hier informatie over verzamelen zijn: • Ik heb gekeken naar de modules van vorig jaar op de DLWO. • Via kiesopmaat.nl.

27%

Via een medestudent

19%

Via de A-Z lijst

18%

Via mijn studieloopbaanbegeleider

18%

Via SIS Via het onderwijsbureau Op een andere manier, namelijk…

5% 3%

23% Basis: het afgelopen jaar ingeschreven voor een minor (n=97)

47



MANIER VAN INFORMATIE VERZAMELEN VOOR MINOR VERSCHILT PER FASE (1/2)

Er lijkt een verschil te bestaan in informatiebehoefte tussen studenten die weten welke minor ze willen volgen en studenten die nog aan het oriënteren zijn. Studenten die al weten welke minor ze willen volgen, hebben hiervoor bronnen als de website Kies op Maat, de minorenmarkt of de minorenwebsite van de HvA gebruikt: • Kies op maat laat het aanbod in heel Nederland zien. Vervolgens kun je klikken op de HvA en krijg je meer informatie.

Hun informatiebehoefte ligt vooral op het gebied van de studievereisten voor deze minor, de manier van inschrijven, de termijn waarop men zich kan en moet inschrijven en hoe men een eventueel akkoord van de examencommissie kan krijgen. Studenten die nog geen idee hebben welke minor ze gaan volgen, omdat het voor hen nog een ver-van-mijn-bed-show is of om andere redenen, laten zich vooral informeren door hun SLB-er tijdens klassikale lessen of individuele gesprekken. Daarnaast gaan zij te rade bij ouderejaars studenten over hoe zij het kiezen van een minor hebben aangepakt. De informatiebehoefte van deze studenten is gericht op inzicht krijgen in het aanbod van minoren, welke minoren zij kunnen kiezen binnen hun profiel en hoe een minor precies werkt. • Ik heb echt nog geen idee welke minoren je kunt kiezen. Tijdig informeren vooral van belang bij buitenland minoren Vooral studenten die bezig zijn met een eventuele minor in het buitenland of buiten ‘het gebaande pad ‘een minor kiezen, willen graag op tijd geïnformeerd worden over de gang van zaken rondom minoren en de inschrijvingstermijn. • Ik denk zeker wel een jaar van tevoren dat je ermee begint, dat je er dan op geattendeerd wordt, het liefst door je SLB-er. • Een jaar van tevoren is goed denk ik, dat je niet straks schrikt ‘ oh ik ben te laat’.

48



MANIER VAN INFORMATIE VERZAMELEN VOOR MINOR VERSCHILT PER FASE (2/2)

Dit tijdige attenderen en informeren geldt niet voor de ‘reguliere’ minoren. Als studenten te vroeg worden geattendeerd over de ‘reguliere’ minoren, zijn zij bang dat men het op het moment van inschrijving weer is vergeten. Vandaar dat deze studenten een herinneringsbericht wenselijk achten. Dit herinneringsbericht ontvangen de studenten graag via een e-mail of een pop-up wanneer zij inloggen met hun HvA-account. • Veel mensen die een gewone minor willen doen en hier een jaar van tevoren van horen, die zijn het een maand voor aanvang van de minor vergeten. Dus herinner ze tijdig!

• Het valt mij erg mee hoe erg ik gespamd word in mijn HvA-mail! Er kan wel meer gemaild worden.

49


INSCHRIJVEN VOOR EEN (HER)TENTAMEN


50




4. Cijfers inzien


Pagina 39-43

Pagina 44-50

Pagina 51-58

Pagina 59-66

Pagina 67-73























25%

40%


RELATIEF GROOT DEEL VAN DE STUDENTEN IS ONTEVREDEN OVER DE MANIER WAAROP ZIJ ZICH MOETEN INSCHRIJVEN VOOR EEN (HER)TENTAMEN IN SIS (1/3) Hoe tevreden of ontevreden ben jij over de manier waarop je je moet inschrijven voor een (her)tentamen via SIS? Zeer tevreden

3%

Tevreden

22%

25%

Neutraal

32%

Ontevreden

Zeer ontevreden

33%

7%

Weet ik niet

4%

40%

Basis: het afgelopen jaar ingeschreven voor tentamen of herkansing (n=158)

• Als je weet hoe het werkt is het wel te doen. • In het begin moet je echt het stappenplan ernaast houden, daarna gaat het wel. • De stappen spreken voor zich. • Het stappenplan is helder geschreven. • Er zijn teveel stappen die je moet doorlopen en het is erg onoverzichtelijk. • Heel onduidelijk en veel werk. • Heel veel stappen, bovendien zijn de nummers van de toetsen super lastig te vinden op DLWO. • Je weet nooit of je de goede code hebt, hierdoor twijfel je altijd aan de juistheid. • Vooral die winkelwagen is onzin en zorgt voor verwarring. • Het is altijd lastig, de ene keer moet het met een code en dan weer op naam. • Je weet nooit zeker of het verzoek echt is doorgestuurd. • Je moet oneindig klikken, zeer gebruiksonvriendelijk.

51



RELATIEF GROOT DEEL VAN DE STUDENTEN IS ONTEVREDEN OVER DE MANIER WAAROP ZIJ ZICH MOETEN INSCHRIJVEN VOOR EEN (HER)TENTAMEN IN SIS (2/3) Het inschrijven voor een (her)tentamen is een belangrijke maar geen eenvoudige handeling Voor verschillende studenten is het inschrijven voor (her)tentamens een stressvolle aangelegenheid. Dit wordt onder andere veroorzaakt door de omslachtige manier waarop dit proces verloopt en de vele stappen die men moet doorlopen. Daarnaast is men niet altijd zeker of het inschrijven is gelukt omdat het moment waarop men een bevestigingsmail ontvangt sterk kan verschillen per vak: • Inschrijven voor tentamens is stressvol, je hoopt dat het goed is gegaan, je krijgt een bevestigingsmail, dat winkelmandje, breek me de bek niet open, de ene keer duurt dat langer dan de andere keer. Wanneer studenten zich moeten inschrijven voor (her)tentamens, gebeurt dit veelal via SIS. Het proces dat men moet doorlopen in SIS typeren verschillende studenten als ‘omslachtig’ en ‘veel klikken’. Men moet verschillende vakcodes invoeren en verschillende programma’s open hebben staan (zoals bijvoorbeeld DLWO en Excel). Wanneer een vak uit verschillende onderdelen bestaat moet men zich apart voor deze onderdelen inschrijven en men krijgt veel overbodige informatie te zien waar men doorheen moet klikken om verder te komen. •

Dat verloopt helemaal top…nou nee! Dat winkelmandje??? En als je je wilt inschrijven voor een herkansing, moet je veel stappen doorlopen;

• Voor de eerste lessen word je bij ons automatisch ingeschreven. Van de opleiding krijg je de nummers van de vakken waar je je voor moest inschrijven. Bij ons gaat het fout bij de herkansingen, studenten vergeten het en het is onduidelijk; • Cijfer van het vak vind ik hier, maar als je wilt zien uit welke delen het vak bestaat moet je doorklikken; • Ik vind het onhandig dat je de hele tijd 1 voor 1 moet doen. Niet 1 keer kan aanvinken en dan doorklikken; • Ik ben me nu aan het inschrijven voor een herkansing. DLWO codes erbij, Excel open, markeren wat ik nodig heb, anders klik ik op de verkeerde. Dan SIS openen en inschrijven.

52



RELATIEF GROOT DEEL VAN DE STUDENTEN IS ONTEVREDEN OVER DE MANIER WAAROP ZIJ ZICH MOETEN INSCHRIJVEN VOOR EEN (HER)TENTAMEN IN SIS (3/3) Om hulp te krijgen bij het inschrijven voor (her)tentamens stelt een student voor dat er een you tube-filmpje gemaakt wordt waarin stap voor stap wordt uitgelegd wat men moet doen: wat de belangrijkste functies zijn, hoe je je inschrijft voor hertentamens, dat je je inschrijflijst ziet en dat je kunt zien dat je bent ingeschreven. Een dergelijk filmpje moet het proces van inschrijven voor studenten makkelijker en minder stressvol maken.

53



ER IS VEEL DIVERSITEIT IN DE MANIER WAAROP STUDENTEN GEINFORMEERD WORDEN OVER INSCHRIJVINGEN VOOR TENTAMENS OF HERKANSINGEN (1/2) Studenten raken op verschillende manieren op de hoogte van het feit dat het tijd is om zich in te schrijven voor een tentamen of herkansing. Bijna de helft heeft een e-mail gekregen met deze informatie. Het gaat hierbij om e-mails vanuit diverse bronnen, waarschijnlijk is dit domeinafhankelijk: • De HvA zelf. Het was een algemene e-mail dat herkansing inschrijvingen waren begonnen. • Onderwijsbureau. • Examencommissie. • Opleidingsmanager. • Resultaten administratie. • Toetsrooster e-mailadres.

Hoe wist jij dat je je moest inschrijven voor een tentamen of herkansing? Via een e-mail van iemand anders

47%

Via een docent

44%

Via een medestudent

31%

Via een aankondiging op een webpagina van de HvA

24%

Ik moet me altijd aanmelden voor tentamens of herkansingen

23%

Ik heb dit zelf opgezocht Andere manieren waarop studenten dit te weten komen zijn via docenten, medestudenten en aankondigingen op een HvA-webpagina.

13%

Via social media

3%

Via de MijnHvApp

1%

Domeinen • Studenten van DEM (65%) en DOO (58%) krijgen relatief vaak een e-mail over het moment dat zij zich kunnen inschrijven. • Studenten van DMCI horen dit vaak via een docent (60%). • Studenten van DOO geven het vaakste aan dat zij gewend zijn aan het moeten inschrijven voor tentamens (44%).

54


Anders, namelijk… Weet ik niet

5% 1% Basis: het afgelopen jaar ingeschreven voor tentamen of herkansing (n=158)


ER IS VEEL DIVERSITEIT IN DE MANIER WAAROP STUDENTEN GEINFORMEERD WORDEN OVER INSCHRIJVINGEN VOOR TENTAMENS OF HERKANSINGEN (2/2) Informatie over het inschrijven voor (her)tentamens verloopt via algemene kanalen Dat studenten zich überhaupt moeten inschrijven voor tentamens en hertentamens krijgen zij vaak te horen van de docent bij het introductie college van een vak. De manier waarop het inschrijven voor (her)tentamens verloopt lijkt enigszins te verschillen per domein. Voor een enkel domein geldt dat het onderwijsbureau de studenten inschrijft voor tentamens, voor andere domeinen moeten studenten het zelf doen via SIS. • Het goeie is dus dat die inschrijving uit handen is genomen, dus ik heb er geen omkijken naar. Perfect;

• Ik volg de lessen, heb het gemeld bij docent en denk; prima. Ik hoop dat hij mij inschrijft of mij erop wijst. Studenten die zich zelf moeten inschrijven worden geattendeerd op het openen van een specifieke inschrijfperiode via een bericht op DLWO: • Bij ons gebeurt dat omdat het op DLWO wordt gezet. Je krijgt 5 berichtjes, eerst als attachment aan een mededeling die verloopt. Dan berichtje: inschrijfperiode gaat open. Dan berichtje dat de inschrijfperiode gaat sluiten;

• Wij krijgen bericht van DLWO wanneer je je moet inschrijven. Via de mail zouden verschillende studenten een persoonlijke reminder voor het inschrijven willen ontvangen, waarbij men zich direct kan inschrijven voor de vakken die nog open staan: • Ik zou via de mail niet erg vinden. Waarop je naar die link klikt, dan vak klikken, klaar; • Een berichtje via de mail van ‘hee je moet je nog voor dit en dit inschrijven’;

• Als je per mail je cijfer krijgt en het is onvoldoende dat je direct kan doorklikken of je wilt herkansen of niet?; • Stuur een mailtje met een linkje waar je je kunt inschrijven.

55



VIA EEN E-MAIL OF EEN AANKONDIGING OP DE DLWO ZIJN DE BESTE MANIEREN OM STUDENTEN IN TE LICHTEN OVER INSCHRIJVINGEN VOOR TENTAMENS OF HERKANSINGEN De meeste studenten vinden het prettig om een e-mail te ontvangen als zij zich moeten inschrijven voor een tentamen of herkansing. Een aankondiging op de DLWO, een mededeling van een docent of een melding op HvApp zijn ook goede manieren om studenten in te lichten.

Hoe wil jij het liefste geïnformeerd worden over de inschrijvingen voor een tentamen of herkansing? Via een e-mail

89%

Domeinen

• Vooral studenten van DOO (36%), DMR (31%) en DG (29%) zijn enthousiast over een melding via de MijnHvApp.

Via een aankondiging op de DLWO

44%

Via een docent

28%

Via de MijnHvApp

24%

Via een melding in SIS

Anders, namelijk..

Ik wil hier niet over geïnformeerd worden

20%

3%

1% Basis: het afgelopen jaar ingeschreven voor tentamen of herkansing (n=158)

56



DE IDEALE MANIER OM IN TE SCHRIJVEN VOOR (HER)TENTAMENS HEEFT EEN MEER PERSOONLIJK KARAKTER Verschillende studenten zijn op zoek naar meer op maat mogelijkheden om zich voor (her)tentamens in te schrijven. Sommige studenten willen dat SIS wat slimmer wordt. Zij willen graag, nadat men zich heeft ingelogd, dat het systeem weet wie men is en welke vakken men dan nog heeft openstaan en welke herkansingen men nog moet doen. Men wil dan een overzicht in SIS van de vakken die nog niet zijn behaald en daarachter een button waarop men kan klikken ‘schrijf je nu in’: • Dat SIS weet wie je bent, wat voor vak je doet.

Daarnaast zijn er studenten die graag zouden zien dat die studenten die voor een vak staan ingeschreven, automatisch ook ingeschreven staan voor tentamens. Als men een tentamen niet wil maken, moet men actie ondernemen en zich uitschrijven in plaats van andersom. Dit heeft als reden dat de meeste studenten een tentamen willen maken en de uitzondering zit in de studenten die het niet willen maken. De default-instelling wordt omgekeerd. Hiermee wordt voorkomen dat veel studenten het proces van zich inschrijven moeten doorlopen, met alle bijbehorende vragen. Slechts een kleine groep, namelijk de studenten die zich willen uitschrijven, zal het proces nog doorlopen: • Normaal ga je gewoon je tentamen maken. Waarom is SIS niet zo aangepast aan die studenten die ze ook horen te maken. Gewoon automatisch inschrijven. Nu moet iedereen het gebruiken terwijl het simpeler kan. Gebruik SIS voor mensen die het anders willen..

57


CIJFERS INZIEN


58




4. Cijfers inzien


Pagina 39-43

Pagina 44-50

Pagina 51-58

Pagina 59-66

Pagina 67-73























53%

15%

CIJFERS INZIEN

STUDENTEN ZIJN REDELIJK TEVREDEN OVER DE MANIER WAAROP ZIJ INZICHT KRIJGEN IN HUN BEHAALDE CIJFERS (1/2)

Hoe tevreden of ontevreden ben jij over de manier waarop jij inzicht in je behaalde cijfers krijgt? Zeer tevreden

Tevreden

7%

46%

Neutraal

30%

Ontevreden

Zeer ontevreden

13%

2%

Weet ik niet

2%

• Automatische mails van SIS zijn heel fijn, hoef ik niet zo vaak zelf te kijken. • Er is altijd inzage mogelijk. • Ik vind het heel fijn als ik van de docent(e) een mail krijg met daarin mijn cijfer. Via SIS is een stuk onpersoonlijker.

• Het mailtje met gelijk je cijfer is handig, bespaart je veel zenuwen. • Ik gebruik graag resultaten.hva.nl of de app.

53%

15%


• Je weet nooit waar je aan toe bent, de ene docent doet het via mail, de ander in SIS, de ander in de klas etc. • Het duurt vaak erg lang. Cijfers worden niet tegelijk op DLWO en/of op SIS gepubliceerd.

Domeinen • Studenten van DG (22%) en DMCI (21%) zijn relatief vaak (zeer) ontevreden over de manier waarop zij inzicht krijgen in een behaald cijfer.

59


• Een eenheid voor alle vakken zou fijn zijn. Het verschilt nu zo vaak per vak en cijfer. Je weet nooit waar je moet zoeken. • Graag vaker mailtjes als een cijfer binnen is. Nu houden studenten elkaar op de hoogte via Whatsapp en Facebookgroepen.

CIJFERS INZIEN

STUDENTEN REDELIJK TEVREDEN OVER DE MANIER WAAROP ZIJ INZICHT KRIJGEN IN HUN BEHAALDE CIJFERS (2/2)

Vooral als studenten automatische mails krijgen zijn zij tevreden over het bekijken van hun cijfers in SIS.

Hoe tevreden of ontevreden ben jij over het bekijken van je cijfer in SIS Zeer tevreden

Tevreden

6%

48% 54%

Neutraal

26%

Ontevreden

Zeer ontevreden

16%

3%

Weet ik niet

1%


Domeinen • Studenten van DMCI zijn relatief vaak (zeer) ontevreden over het bekijken van cijfers in SIS (36%).

60


• Het overzicht is duidelijk en inzichtelijk. • Best duidelijke lijst met cijfers, maar wel moeilijk te vinden in SIS. • Ik krijg een melding via een automatisch gegeneerde email, dit vind ik fijn zodat ik snel kan checken of de ingevoerde cijfers in SIS correct zijn. • Dit is het beste onderdeel van SIS naar mijn mening. • Op zich ben ik tevreden, al duurt het soms lang. • Via je docent of via de DLWO cijfers zien is heel gemakkelijk, in SIS een heel ander (lastiger) verhaal. • Als je docent geen actie onderneemt is SIS de meest trage manier om op de hoogte te raken van resultaten. • Terwijl docenten cijfers al hebben ingevoerd kan het lang duren voordat deze zichtbaar zijn. • Zoals eerder benoemd, je moet veel klikken voor je je cijfers ziet.

CIJFERS INZIEN

STUDENTEN KIJKEN IN SIS VOOR INZICHT IN CIJFERS, MAAR WORDEN HET LIEFST PER E-MAIL GEINFORMEERD OVER EEN BEHAALD CIJFER (1/2) Hoe wil jij het liefste geïnformeerd worden over een behaald cijfer?

Hoe krijg jij informatie over een behaald cijfer? Ik kijk rechtstreeks in SIS

68%

Via een e-mail van de docent

48%

Via een automatische e-mail uit SIS

36%

Via de DLWO

34%

Via medestudenten

29%

Via de MijnHvApp 5%

Op een andere manier, namelijk…

7%


Via een e-mail van een docent

49%

MijnHvApp

31%

Via een mededeling op de DLWO

31% 29%

Mondeling via een docent Anders, namelijk… Basis: allen (n=365)

Domeinen • Vooral studenten van DG (78%), DMCI en DOO (beide 75%) kijken vaak rechtstreeks in SIS om cijfers in te zien. • Studenten van DEM (72%), DOO (65%) en DMCI (57%) krijgen cijfers vaak via een e-mail van de docent. • Automatische e-mails vanuit SIS zijn vooral bekend bij DEM (71%), DT (67%) en DMR (64% • Studenten van DT gebruiken vaak de DLWO voor het bekijken van cijfers. 61

64%

Via een melding in SIS

23%

Via een document op de gang

Via een e-mail vanuit SIS

Weet ik niet

13% 4% 1%


Domeinen • Studenten uit alle domeinen geven aan het liefst geïnformeerd te worden via een e-mail vanuit SIS. • Studenten van DMR (36%) en DMCI (38%) zouden ook blij zijn met een melding in SIS. • Studenten van DT zouden relatief vaak graag een melding op de DLWO krijgen (41%).

CIJFERS INZIEN

STUDENTEN KIJKEN IN SIS VOOR INZICHT IN CIJFERS, MAAR WORDEN HET LIEFST PER E-MAIL GEINFORMEERD OVER EEN BEHAALD CIJFER (2/2) De meeste studenten kijken voor hun cijfers in SIS. Zij geven aan dat cijfers op een onoverzichtelijke manier gepresenteerd worden, omdat de cijfers uit alle jaren door elkaar staan. Dit bemoeilijkt het snel kunnen vinden van het cijfer. Sommige studenten raadplegen, als zij hun cijfer er niet tussen zien staan, hun studievereisten. In de studievereisten worden de cijfers wel gesorteerd getoond. Een enkele student krijgt op een andere manier zijn cijfer te horen:

• Wij krijgen een mail met een volgnummer, dan een enquête. En dan zoek je je volgnummer en krijg je je cijfer. Het werkt helemaal niet, maar ik hoeft tenminste niet op SIS te kijken. Ik vind het niet erg, dat het zo gaat vind ik prima. Alle ingevoerde cijfers worden tegelijk verwerkt. Hier ondervinden verschillende studenten hinder van. Bijvoorbeeld wanneer de tentamens van een andere groep nog niet is nagekeken. Deze studenten worden erop aangesproken middels een mail dat zij punten missen, terwijl zij in feite deze punten wel hebben gehaald maar deze nog niet zijn verwerkt in het systeem. Dit wekt irritatie en onzekerheid op bij studenten: • Ik had een project gehaald en het cijfer kon niet verwerkt worden omdat de andere groepen nog niet waren nagekeken. Ik kreeg een mailtje ‘je mist punten’. Toen zei ik: dat is niet zo.

62


CIJFERS INZIEN

STUDENTEN MISSEN FUNCTIONALITEITEN VOOR MEER INZICHT IN CIJFERS

Ten aanzien van het inzicht in cijfers, missen studenten enkele functionaliteiten. Hierdoor moeten zij soms zelf op een creatieve en provisorisch manier aan de slag. Zij ervaren dit als weinig professioneel. • Voor buitenlandse minoren moet je je cijferlijst inleveren. Er moet een exporteerfunctie zijn voor je cijfers; • Een uitprintfunctionaliteit! Nu moet je een printscreen maken en dat zou minder omslachtig kunnen. Soms heb je het nodig als ze uitleg willen geven. Makkelijk als je een Excelbestandje zou krijgen, om het gewoon zelf te hebben; • Ik wil graag weten hoe ik het heb gedaan ten opzichte van mijn klasgenoten. Ik vind het prettig om ook de cijfers van mijn medestudenten te zien, waar zit ik; • Ik vraag me altijd af wat de weging is van onderdelen van een vak en of ik dan gemiddeld een voldoende sta. Dat zou ik willen zien in SIS. Daarnaast zien studenten verbeterpunten voor SIS als het gaat om het inzicht in cijfers. • Teveel overbodige informatie. Laat alleen datgene zien dat relevant is voor studenten en laat de rest weg;

• Ik vind het design van SIS niet aansluiten, dit lijkt niet op hva.nl. Alles is apart, het moet een systeem worden; • Liever zou ik een checklist hebben, zoveel studiepunten moet je doen, en dat je kan afvinken wat je nog moet doen.

63


CIJFERS INZIEN

HET MERENDEEL VAN DE STUDENTEN CONTROLEERT ZELF OF HUN CIJFERS GOED STAAN IN STUDIEVEREISTEN

De meeste studenten controleren wel eens of hun behaalde cijfers goed staan in hun studievereisten in SIS. 29% van de studenten doet dit zelfs (vrijwel) altijd. Als een cijfer niet klopt in SIS benaderen bijna alle studenten (90%) de betrokken docent. Een enkeling neemt contact op met het onderwijsbureau (1%) of meldt dit via het Digitaal Servicepunt (1%). Slechts 2% onderneemt helemaal geen actie:

Hoe vaak controleer je zelf of je cijfer goed staat in je studievereisten in SIS? 29% 22%

20%

16% 12%

• In eerste instantie geen actie, het zal wel aan SIS zelf leggen, als dat lang aanhoudt stuur ik een mail naar de docent van het vak. 1% Een belangrijke reden waarom studenten hun studievereisten inzien, is uit nieuwsgierigheid naar hun voortgang. Hoe ver ben ik al, wat heb ik al gehaald en hoeveel punten moet ik nog? Dit motiveert verschillende studenten om de schouders er weer onder te zetten en vakken te halen. Idealiter kunnen zij dan ook direct doorklikken om zich in te schrijven voor een tentamen wanneer zij bepaalde vakken nog open hebben staan. Een enkeling is zelfs van mening dat als het overzicht van de studievereisten wat wordt aangevuld dit het cijferoverzicht zou kunnen vervangen: • Als studievereisten duidelijker zou worden, dan zou mijn studieresultaten weg kunnen.

64


(Vrijwel) nooit

Soms

Regelmatig

Vaak

(Vrijwel) altijd

Weet ik niet


Domeinen • Studenten van DEM controleren opvallend vaak hun cijfers in hun studievereisten. 38% geeft aan dit (vrijwel) altijd te doen. • Studenten van DT controleren hun cijfers het minste.

CIJFERS INZIEN

STUDENTEN ZIJN TEVREDEN MET DE DUIDELIJKHEID VAN HUN STUDIEVEREISTEN IN SIS Hoe vaak bekijk jij je studievereisten in SIS? 33%

• Studievereisten zijn al een stuk beter geworden, maar er is nog ruimte voor verbetering, vooral in weergave.

29%

20% 7%

5%

6%

• De studievereisten zijn prima, maar ik heb hier liever het gemiddelde dan het afgeronde cijfer staan. • Studievereisten zijn overzichtelijk.

Meerdere keren per maand

Ongeveer Een aantal eens per keer per maand jaar

Eens per jaar of minder

Nooit

Ik ken deze pagina niet


Hoe tevreden of ontevreden ben jij over de duidelijkheid van je studievereisten? Zeer tevreden

Tevreden

11%

45% 66%

Neutraal

29%

Ontevreden

Zeer ontevreden

11%

2%

Weet ik niet

1%

13% Basis: Bekijken wel eens hun studievereisten in SIS (n=324)

65


• Om je studievereisten te zien moet je dieper in de structuur gaan dan je eigenlijk zou willen (inloggen, selfservice, studentencentrum, mijn studiegegevens, mijn studievereisten).Veel klikken dus! • Een uitdraai maken van het studievereisten overzicht zou makkelijker moeten zijn. • Wanneer je naar studievereisten gaat duurt het erg lang voordat deze pagina geladen is.

Domeinen • Studenten van DG bekijken hun studievereisten vaker maandelijks dan studenten van andere domeinen (68%). • Studenten van DMCI zijn relatief vaak (zeer) ontevreden over de duidelijkheid van hun studievereisten (23%).

OVERIGE ONDERWIJSLOGISTIEKE PROCESSEN


66




4. Cijfers inzien


Pagina 39-43

Pagina 44-50

Pagina 51-58

Pagina 59-66

Pagina 67-73
























DE MEESTE STUDENTEN RAKEN OP DE HOOGTE VAN HUN HERINSCHRIJVING VIA EEN E-MAIL

Het merendeel van de studenten leest in een e-mail dat zij zich moeten herinschrijven voor hun studie. Een aantal studenten geven expliciet aan dat het gaat om een e-mail vanuit Studielink: • Ik kreeg een automatische email van Studielink. Andere manieren waarop men op de hoogte raakt dat men zich moest herinschrijven voor de studie:

Hoe wist jij wanneer je je moest herinschrijven voor je studie?

Via een e-mail

86%

Via een aankondiging op een webpagina van de HvA

28%

• Na drie jaar weet ik inmiddels dat het elk jaar in mei zover is; • Ik schrijf dit elk jaar op in mijn agenda.

Via een medestudent

6%

Via een docent

6%

Via social media

Anders, namelijk…

3%

6%

Basis: het afgelopen jaar heringeschreven voor studie (n=118)

67



STUDENTEN VINDEN DE MANIER WAAROP ZIJ ZICH MOETEN HERINSCHRIJVEN VOOR HUN STUDIE DUIDELIJK

Studenten weten over het algemeen goed hoe zij zich moeten herinschrijven voor hun studie. Voor drie kwart was dit duidelijk. Een derde gebruikt bij hun inschrijving het stappenplan in de A-Z lijst, maar de meeste studenten kennen of gebruiken dit stappenplan niet.

Hoe duidelijk of onduidelijk was voor jou de manier waarop je je moest herinschrijven voor je studie? Zeer duidelijk

Duidelijk

Neutraal

Onduidelijk

Zeer onduidelijk

26%

47%

15%

6%

3%

73%

Weet ik niet

2%

9%

Heb je hierbij gebruik gemaakt van het stappenplan in de A-Z lijst? Ja

2%

32% 43%

Nee, maar ik ken het stappenplan wel Nee, ik ken het stappenplan niet Weet ik niet

23% Basis: het afgelopen jaar heringeschreven voor studie (n=118)

68



ZEER WEINIG STUDENTEN KENNEN EN GEBRUIKEN ‘MIJN COMMUNICATIE’ IN SIS

Het overzicht ‘Mijn communicatie’ in SIS is voor de studenten onbekend gebied. Drie vijfde van de studenten kent deze pagina niet, nog eens een kwart kent de pagina maar gebruikt deze nooit.

Hoe vaak bekijk jij het overzicht ‘Mijn communicatie’ in SIS? 59%

26% De studenten die ‘Mijn communicatie’ wel eens gebruiken doen dit sporadisch en hebben hier dan ook een neutrale mening over. De studenten die de pagina niet kennen, zijn tweezijdig in hun mening over het nut van de pagina. Aan de ene kant vindt men het prettig dat men alle belangrijke HvA-correspondentie bij elkaar heeft en dat men niet hoeft te zoeken in de eigen mail. Aan de andere kant zijn er studenten die deze pagina overbodig vinden omdat deze correspondentie ook in je mailbox zit. Ook dekt de titel de lading niet volgens enkele studenten. Men heeft andere verwachtingen bij ‘Mijn communicatie’, het lijkt door de titel minder relevant volgens deze studenten.

1%

5%

1%

7%

1%

Meerdere Ongeveer Een Eens per keren per eens per aantal jaar of maand maand keer per minder jaar

Nooit

Ik ken deze pagina niet

Weet ik niet


Hoe tevreden of ontevreden ben jij over het overzicht ‘Mijn communicatie’? Zeer tevreden

Tevreden

Neutraal

Ontevreden

Zeer ontevreden

2%

17%

55%

8%

0%

19%

Weet ik niet

19%

8% Basis: Bekijken wel eens ‘Mijn Communicatie’ in SIS (n=53)

69



STUDIELINK WORDT REGELMATIG BEZOCHT OM NAAM OF ADRESGEGEVENS TE CONTROLEREN OF TE WIJZIGEN

Van de studenten die het afgelopen jaar hun naam of adresgegevens hebben gecontroleerd of gewijzigd weten veel studenten niet meer hoe ze dit precies hebben gedaan. De studenten die dit nog wel weten geven aan dat zij dit in Studielink hebben gedaan, maar uit de antwoorden op open vragen lijkt ook SIS een plek te zijn waar studenten op zoek gaan naar deze informatie: • Door zelf door SIS heen te navigeren, kijken waar alles te vinden is in SIS;

Hoe wist jij hoe je jouw naam- of adresgegevens kon controleren of wijzigen? Via…

Studielink

De AZ-lijst

25%

11%

• Ik vond SIS een logische plek waar schoolgegevens verzameld zijn; • Op SIS zelf. Het onderwijsbureau

Een andere pagina of plek, namelijk…

Weet ik niet

5%

16%

43%

Basis: het afgelopen jaar naam of adresgegevens gecontroleerd of gewijzigd (n=100)

70



STUDENTEN HOREN OVER HUN GROEP OP KLAS VIA DE DLWO OF VIA EEN E-MAIL VAN DE DOCENT

De meeste studenten kijken op de DLWO of lezen in een e-mail van de docent in welke groep of klas zij zitten. Sommige studenten geven aan dat dit niet op hun van toepassing is omdat zij altijd in dezelfde groep zitten: • Dit is niet van toepassing, bij mijn studie is er maar één klas;

• Er is maar één voltijd klas van mijn jaar. Andere manieren waarop studenten hiervan op de hoogte raken zijn:

Hoe zoek jij op in welke groep/klas jij zit? Ik kijk op de DLWO

48%

Ik lees dit in een e-mail van de docent

29%

Ik lees dit in een e-mail van het onderwijsbureau

13%

Ik vraag dit na bij de docent

11%

• Via de HvApp; • Contact opnemen met studentadministratie; • In het rooster kijken; • Navraag doen bij de mentor; • Via lijsten in de gang.

Domeinen • Studenten van DOO en DT (beide 80%) gebruiken relatief vaak de DLWO om te bekijken in welke groep of klas zij zitten. • Studenten van DMCI krijgen vaak een e-mail van de docent (46%) . • Bij DEM geven relatief veel studenten aan dat zij een e-mail ontvangen van het onderwijsbureau (28%). 71


Ik kijk in SIS

6%

Anders, namelijk…

11%

Weet ik niet



DE DLWO IS EEN PLEK WAAR VEEL STUDENTEN OP ZOEK GAAN NAAR INFORMATIE OVER HET AANVRAGEN VAN HUN DIPLOMA De meeste studenten zouden op de DLWO of in de A-Z lijst kijken om meer informatie te krijgen over het aanvragen van hun diploma. Ook het onderwijsbureau is voor studenten een logische plek om hiervoor te bezoeken. Andere manieren waarop studenten hierover informatie verzamelen zijn:

Stel dat jij je diploma wilt aanvragen, waar zou jij op zoek gaan naar informatie over hoe dat werkt? DLWO

54%

A-Z lijst

29%

• Via een docent of mijn studieloopbaanbegeleider; • Bij mijn mentor;

Het onderwijsbureau

24%

• Via de studiegids; • Google.

Er zijn ook studenten die er vanuit gaan dat zij zelf niet hoeven te zoeken naar deze informatie maar dat deze hun aangeboden wordt op het moment dat het zover is: • Ik mag toch hopen dat deze informatie aan ons verschaft wordt, en dat we dit niet zelf op hoeven te gaan zoeken.

Studielink

13%

SIS

12%

Digitaal Servicepunt Anders, namelijk…

7%

14%

Domeinen • Studenten van DMR gaan relatief vaak opzoek in de A-Z lijst (46%). • Studenten van DG (62%) en DMR (63%) zoeken vaak op de DLWO. • Studenten van DMCI zouden vaak het onderwijsbureau benaderen voor informatie (46%). 72


Weet ik niet



STUDENTEN ZOUDEN STUDIELINK OF DE DLWO GEBRUIKEN OM OP TE ZOEKEN HOE ZIJ ZICH MOETEN UITSCHRIJVEN VOOR HUN STUDIE Studielink en de DLWO zijn websites die studenten zouden bezoeken om op te zoeken hoe zij zich uit moeten schrijven voor hun studie. Andere plekken waar studenten op zoek gaan naar informatie:

Stel dat jij je wilt uitschrijven voor je studie, waar zou jij op zoek gaan naar informatie over hoe dat werkt? Studielink

58%

• Ik zou zoeken via Google; • Vragen aan mijn mentor;

DLWO

29%

• Vragen aan een docent; • DUO;

Het onderwijsbureau

19%

• HvA.nl. A-Z lijst

SIS

Digitaal Servicepunt Anders, namelijk…

Weet ik niet

16%

6%

4%

9%


73


BIJLAGEN

74

BIJLAGEN

ONDERZOEKSAANPAK

Wij volgen onderstaand traject voor het gehele onderzoek. De kwantitatief verkregen resultaten dienen als input voor het kwalitatieve vervolg.

Kwantitatief

Vragenlijst opstellen

Datacollectie online onderzoek

Studenten

HvAstudentenpanel

Docenten en SLB’ers

E-mailbestand /verspreiding door de HvA

Analyse en rapportage

Analyse en geïntegree rde rapportage

Kick-off meeting Topic list maken

Kwalitatief

75


Studenten

Topic list definitief maken Input vanuit kwantitatief Input vanuit kwantitatief

Docenten en SLB’ers Ondersteunend personeel

Definitief maken

Technisch personeel

Definitief maken

Interviews

Groepsgesprekken Groepsgesprekken Individuele gesprekken Individuele gesprekken

BIJLAGEN

ONDERZOEKSVRAGEN

Voor het onderzoek geldt de volgende onderzoeksvraag: Wat zijn de ervaringen, wensen en behoeften van studenten en medewerkers ten aanzien van de onderwijslogistieke processen van de HvA en het systeem (SIS) dat deze processen ondersteunt? Subvragen: • Op welke manier doorloopt men de onderwijslogistieke processen? • Welke triggers en barrières zijn er ten aanzien van de onderwijslogistieke processen van de HvA? • Welke triggers en barrières zijn er ten aanzien van het ondersteunende systeem (SIS)? • Wat zijn de wensen en behoefte van gebruikers ten aanzien van het onderwijslistieke proces op de HvA? • Wat zijn de wensen en behoeften van gebruikers voor ondersteunende systeem (SIS)? • Welke verbeterpunten zien gebruikers in de onderwijslogistieke processen en het system van de HvA?

76


BIJLAGEN

ONDERZOEKSVERANTWOORDING KWANTITATIEF ONDERZOEK Methode Een kwalitatieve vragenlijst is onder de doelgroepen verstuurd. De vragenlijst voor docenten en studieloopbaanbegeleiders is door de HvA via een mailing onder de verschillende domeinen verspreid. 368 docenten en/of studieloopbaanbegeleiders hebben de vragenlijst helemaal ingevuld. Het onderzoek voor studenten is uitgevoerd onder het HvA-studentenpanel. 365 studenten hebben de vragenlijst helemaal ingevuld. Docenten en/of studieloopbaanbegeleiders Omschrijving

77

Studenten Aantal

Omschrijving

Aantal

Gestart met vragenlijst

505

Aantal uitnodigingen (bruto steekproef)

Afgehaakt

137

Bouncers (niet bereikt)

0

Gekwalificeerde respondenten (netto steekproef)

368

Gestart met vragenlijst

397

Afgehaakt

32

Gekwalificeerde respondenten (netto steekproef)

365


938

BIJLAGEN

ONDERZOEKSVERANTWOORDING KWANTITATIEF ONDERZOEK

Steekproefomvang en betrouwbaarheid Voor het onderzoek is gebruik gemaakt van een steekproef, niet iedereen uit de populatie heeft zijn of haar mening gegeven. Als de uitkomsten van dit onderzoek worden gebruikt om over de populatie uitspraken te doen, dan moeten betrouwbaarheidsmarges in acht worden genomen. Bij een steekproefomvang van n=368 of n=365 bedraagt de maximale marge bij 95% betrouwbaarheid 2,2%.

Vragenlijst De vragenlijst heeft online gestaan van 12 juni 2015 tot en met 28 juni 2015. De vragenlijst is in nauw overleg met de Hogeschool van Amsterdam tot stand gekomen. Gemiddeld hebben docenten en/of studieloopbaanbegeleiders 11 minuten nodig gehad om de vragenlijst in te vullen, voor studenten was de invulduur gemiddeld 9 minuten.

78


BIJLAGEN

ONDERZOEKSVERANTWOORDING KWANTITATIEF ONDERZOEK

Profiel docenten en studieloopbaanbegeleiders

Profiel studenten

Functie

Activiteiten in het afgelopen jaar

Docent

95%

Cijfers bekeken

99%

SLB ‘er

42%

43%

Anders

20%

Ingeschreven voor (her)tentamen Heringeschreven opleiding

32%

Ingeschreven minor

27% 5%*

Verzoekschrift ingediend

3%*

---------------------------------------------------

---------------------------------------------------

Domein

Domein

DMCI

21%

DMCI

15%

DEM

21%

DEM

18%

DT

17%

DT

15%

DOO

14%

DOO

14%

DMR

13%

DMR

20%

DG

10%

DG

14%

DBSV

6%

---------------------------------------------------

79

Vrijstelling aangevraagd

DBSV

4%

---------------------------------------------------

* Het aantal waarnemingen voor deze onderwijslogistieke processen is te laag om hier uitspraken over te kunnen doen


BIJLAGEN

ONDERZOEKSVERANTWOORDING KWALITATIEF ONDERZOEK

Respondenten In het kwalitatieve onderzoek zijn 7 docenten, 5 studieloopbaanbegeleiders en 10 studenten gesproken. De docenten en studenten zijn geworven uit het HvA-panel, de experts zijn aangedragen door de HvA. Alle deelnemers zijn door een professioneel respondentenselectiebureau* nagebeld en bevestigd van deelname. Bij de selectie is gestreefd naar een spreiding op:

• Voor studenten: bachelor en master; • Voor docenten en experts: hoelang men werkzaam is bij HvA; • Faculteit; • Geslacht; • Leeftijd.

* Multifunktionals voldoet aan de kwaliteitseisen conform het Research Keurmerk [based on ISO 20252]. Dat houdt onder andere in dat respondenten de afgelopen zes maanden niet mogen hebben meegedaan aan kwalitatief onderzoek.

80


BIJLAGEN

ONDERZOEKSVERANTWOORDING KWALITATIEF ONDERZOEK

Focusgroepen De focusgroepen met docenten en studenten hebben plaatsgevonden op woensdag 23 en donderdag 24 september in de onderzoeksbox van Ruigrok | NetPanel aan de Silodam in Amsterdam. Tijdens de gesprekken is gebruik gemaakt van een topic list die in overleg met de HvA tot stand is gekomen.

81


COLOFON

COLOFON

In opdracht van Hogeschool van Amsterdam, oktober 2015

Caroline van Teeffelen, [email protected] Dorien Blokhuis, [email protected] Fernando McDougal, [email protected] Nathalie Leenen, [email protected]

Silodam 1a, 1013 AL Amsterdam, Telefoon 020-6238512, e-mail: [email protected], KvK 34135878, BTW 809001469B01, Bank 659170264 82


FERNANDO MCDOUGAL CAROLINE VAN TEEFFELEN DORIEN BLOKHUIS NATHALIE LEENEN AMSTERDAM, OKTOBER 2015

Recommend Documents