Evidence a INVENTARIZACE majetku s využitím čárového kódu ZÁKLADNÍ SEZNÁMENÍ S VYUŽITÍM ČÁROVÉHO KÓDU v SSČ v.v.i.
Ing. Martin Richtr Ing. Dana Pavelková 1
Základní podmínky Zavedení využití čárového kódu pro evidenci majetku má několik podmínek: ∗ Vůli vedení organizace k zavedení čárového kódu, ∗ Pracovníka, který má chuť a snahu se tím zabývat a má podporu vedení a pracovníků IT, ∗ Schopného a ochotného pracovníka IT ∗ Základní pořádek v evidenci majetku, ∗ Vytvořený číselník budov a místností (číselník lokalit),
2
Základní postup ∗ Vytvoření vhodného týmu ∗ Práci na zavedení evidence přes čárový kód je nutné začít po ukončení inventarizace majetku. ∗ Nutno vyřadit různé zbytečně evidované předměty, které bylo nutné do evidence zavést před mnoha lety ∗ Je třeba rozhodnout, co i nadále v majetku evidovat a co čárovým kódem označit.
3
Základní postup ∗ Sjednocení názvosloví majetku ∗ V názvosloví je nutno, z důvodu čitelnosti kódu, omezit znaky (např. pomlčky a středníky). ∗ Typ čárového kódu majetku musí být rozdílný od typu kódu pro lokalitu . ∗ Typy kódů se liší úrovní zabezpečení
4
Kód majetku
5
Číselník a kódy lokalit ∗ Nezbytné je vytvořit číselník lokalit ∗ každé budově (a místnosti) je přiřazen jedinečný devítimístný kód. Číselník je uložen ve FISu Kód lokality obsahuje: číslo Areálu _ _, číslo Budovy _ _, číslo Nadzemního podlaží _ _, číslo Místnosti _ _ _.
6
Postup Po vyřešení číselníků lokalit a názvosloví majetku řešíme v týmu: ∗ Tisk kódů (iFIS, BarTendr), zvláště hromadný tisk ∗ Umístění kódů na majetku – jednoduchá pravidla. ∗ Co s majetkem, který polepit nelze nebo není vhodné ho polepovat (sdružené inventární karty) 7
Sdružené inventární karty majetku ∗ Sdružené inventární karty majetku - pro inventarizaci majetku, který nelze jednoduše označit čárovým kódem nebo kde by takovéto označení bylo nevhodné (např. historický nábytek). ∗ V SSČ v.v.i. byly zavedeny 2 typy těchto karet 1)
KA – karta pro drobný majetek typu mobilní telefon, datová karta, iPOD apod. 2) KM – karta pro majetek, který je příslušný k určené lokalitě bez ohledu na odpovědnou osobu a nelze čárovým kódem označit (lustry, koberce apod).
∗ Oba typy karet vytváří jedna osoba – nejlépe správce majetku. ∗ Majetek umístěný na kartě KA nebo KM je tímto symbolem označen v majetkové evidenci iFIS. 8
Sdružená inventární karta KA
9
Sdružená inventární karta KM
10
E - INVENTARIZACE ∗ Inventura majetku s využitím čárového kódu - výhradně podle lokality na základě vytvořené „Inventární dávky“. ∗ Inventární dávky se tvoří podle objektů (nebo lokalit) nebo jejich logických celků. ∗ Inventární dávky tvoří referent majetkové správy ∗ Do čtečky lze nahrát pouze jednu dávku ∗ Načítají se veškeré předměty v místnosti umístěné ∗ Účelem je zjistit skutečný aktuální stav.
11
Postup E-inventarizace ∗ Úkolem obsluhy je nejprve určit aktuální lokalitu – sejmutím čárového kódu lokality. ∗ Bude-li sejmuta lokalita, která není v číselníku lokalit obsažena, nabídne se její přidání do číselníku. ∗ Naposledy načtenou lokalitu (tedy „aktuální lokalitu“) si čtečka pamatuje až do načtení další lokality. Aktuální lokalita se průběžně zobrazuje na displeji. ∗ Stejné předměty nesmí být snímány různými čtečkami, došlo by k duplicitě dat při vyhodnocení.
12
Postup E-inventarizace ∗ Určením aktuální lokality začíná pořizování dat. ∗ Následně obsluha snímá čárové kódy vyjadřující Evidenční čísla z jednotlivých sledovaných předmětů. ∗ Každý z nich se zobrazí na displeji, k němu se automaticky doplní na displej informace o předmětu (údaje načtené z databáze). ∗ Pokud je kód předmětu nečitelný, lze jej zadat ručně. ∗ Změnu aktuální lokality lze provést po stisknutí klávesy
(zobrazí se „Formulář pro určení aktuální lokality“) nebo načtením kódu příslušné lokality. 13
Postup E-inventarizace ∗ Při načtení evidenčního číslo, které není v inventární dávce, objeví se displeji varování „Není v seznamu. STISKNI KLAVESU“. ∗ Po stisknutí klávesy - výzva, zda chce obsluha nasnímaný předmět přidat. ∗ Uložený předmět se zobrazí na displeji bez dalších informací (název, komentář, očekávaná lokalita). ∗ Stiskem funkčních kláves (šipka vlevo) ( nebo u terminálu OPTICON) se terminál dostane do režimu listování v databázi předmětů v rámci aktuální lokality dle filtru „jen nenasnímané předměty“.
14
Postup E-inventarizace ∗ Pokud jsou všechny předměty nasnímány, objeví se na displeji hláška „V dané lokalitě žádný nenasnímaný není. STISKNI KLAVESU“. ∗ Mezi požadovanými předměty lze listovat pomocí šipky nahoru a šipky dolů. ∗ Na displeji se zobrazují kromě inventárních čísel též názvy předmětů. ∗ Předměty, které nejdou polepit štítky s čárovým kódem jsou vytištěny na kartách typu KA (např. mobilní telefony..) nebo KM (např. lustry a koberce). 15
Postup E-inventarizace ∗ Inventura u předmětů umístěných na kartách KA je rozložena do dvou etap. 1) Fyzická kontrola předmětů osobou, u které je karta uložena (dle termínu inventury). ∗ Fyzickou kontrolu potvrdí podpisem pověřená osoba před načtením karet předsedovi komise.
2) Načtení předmětů uvedených na kartě KA inventarizační v termínu určeném příkazem ředitele. 16
Postup E-inventarizace ∗ Karty KM : ∗ jsou uloženy u referenta majetkové správy a vydávané předsedovi příslušné komise před zahájením inventury podle lokalit (místností, objektů), které má tato komise kontrolovat. ∗ Kontrola se provádí v okamžiku možné vizuální kontroly a to načtením kódu příslušné lokality a předmětu. ∗ Při načítání majetku čtečkou ČK provádí zároveň jeden člen DIK fyzickou kontrolu, kdy kontrolovaný majetek porovnává s vytištěným seznamem. 17
Postup E-inventarizace ∗ Po načtení všech inventarizovaných předmětů předá předseda DIK používané čtečky ČK neprodleně referentu majetkové správy ∗ Referent majetkové správy zajistí přenos načtených dat určeným způsobem do systému iFIS. ∗ Inventura je vyhodnocována v iFIS. ∗ Každá DIK vyhodnocuje svou inventurní dávku, zpracovává inventární zápis (a další nutné doklady). ∗ Celkové vyhodnocení roční inventury provádí HIK (hlavní inventarizační komise) v iFIS. (Pozn. DIK = Dílčí inventarizační komise) 18
19
SHRNUTÍ ∗ Hlavní výhodou je zkrácení času fyzické inventury (budova Národní má 10 432 položek, inventura byla zvládnuta za 4 dny, v 18 lidech, se 4 čtečkami). ∗ Po vyhodnocení v iFISu se generují hromadné změnové doklady. ∗ Tento způsob inventury vás donutí odstranit „kostlivce ze skříně“. ∗ Lze propojit majetek tak, že je možné se podívat, na půdorysu budovy, ve které místnosti je předmět umístěn. ∗ Lze říci, že tímto způsobem prováděná inventura je pro zúčastněné zábavnější – nejde jenom o odškrtávání položek. ∗ Náročnější je výběr pracovníků do inventurních komisí. ∗ Zvyšuje se náročnost na následné zpracování výsledků. ∗ V neposlední řadě zavedení ČK také něco stojí, jak časově, tak finančně. 20
21
22
DĚKUJEME ZA POZORNOST
23
