Kennispublicatie
Evenementenveiligheid
Infopunt Veiligheid
“Evenementen: een groot feest of incident? Over het algemeen verlopen evenementen zonder noemenswaardige incidenten, maar het verleden laat ook enkele incidenten tijdens evenementen zien. Evenementen waar het ernstig misging en waar bezoekers, hulpdiensten, organisatoren en gemeenten zich achteraf afvroegen: ‘hoe heeft het zover kunnen komen?’. De Handreiking Evenementenveiligheid is niet geschreven vanuit de angst om grote incidenten te beheersen, maar is geschreven om een bijdrage te leveren aan de veiligheid rondom een evenement. De handreiking draagt bij aan een uniforme werkwijze in heel Nederland. Het doel is inzicht te geven in de uniforme processen en de factoren rondom evenementenveiligheid, om uiteindelijk een evenement een groot feest te laten worden voor alle partijen.” Herman van Hijum, projectleider Handreiking Evenementenveiligheid Deze kennispublicatie schetst de inhoud van de Handreiking Evenementenveiligheid (vanaf nu handreiking genoemd). Voor de volledige handreiking (inclusief verantwoording en verwijzingen) zie het dossier Evenement en Veiligheid op www.infopuntveiligheid.nl
Handreiking Evenementenveiligheid Hoe is de handreiking vormgegeven en voor wie is deze relevant?
De basis: Deel I: Een uiteenzetting van de context van de handreiking en de te nemen stappen bij evenementenveiligheid, vormgegeven in een procesmodel. Deel II: Aan de hand van het procesmodel is het volledige proces evenementenveiligheid weergegeven, inclusief de rol van de adviserende hulpdiensten bij dit proces. Uitwerkingen van specifieke onderdelen of voor specifieke doelgroepen: Deel III: Een uitwerking van de gemeentelijke rol bij evenementen met aandacht voor de specifieke werkzaamheden en taken van de gemeente. Deel IV: Een beschrijving van de ‘Evenement assistent’, een mogelijk vergunningaanvraag softwaresysteem voor gemeenten. Deel V: Een uitwerking van de tool voor het uitvoeren van de risicoanalyse met daaraan verbonden capaciteiten, het zogenaamde ‘risicoprofiel van een evenement’.
Wat is het doel? De handreiking is een hulpmiddel om evenementenveiligheid in gemeenten en veiligheidsregio’s vorm te geven. Mede daarom richt de handreiking zich op het verlenen van de evenementenvergunning door de gemeente en het (integraal) adviseren van de hulpdiensten (politie, brandweer en GHOR) aan de gemeente bij een evenement. Voor wie is de handreiking bedoeld? De handreiking is primair geschreven voor de vakvolwassen professional. De handreiking is te gebruiken als ondersteuning op het terrein van evenementenveiligheid. Het is wenselijk om basiskennis te hebben, evenals ervaring bij het benutten van de handreiking. De handreiking heeft als primaire doelgroep de gemeenten, veiligheidsregio’s en de betrokken hulpdiensten politie, brandweer en GHOR op lokaal of regionaal niveau. Hoe is de handreiking ingedeeld? De handreiking bestaat uit min of meer vijf zelfstandige delen. Deze zijn verbonden aan elkaar, maar kunnen ook los worden gebruikt. De handreiking bestaat uit een basis en aanvullende onderdelen:
2
3
Wat moet ik weten? Bij het gebruik van de handreiking is een aantal uitgangspunten leidend. Allereerst wordt aangesloten bij de bestaande kaders en wet- en regelgeving. De gehanteerde werkwijze in de handreiking komt voort uit de Wet veiligheidsregio’s. Hierdoor staan centraal in de handreiking de dreigende risico’s voor de samenleving en specifieker de risico’s voor burgers en het evenement. De werkwijze is samen te vatten in de volgende drie vragen: • Welke risico’s bedreigen de regio (specifiek: het evenement) en hoe erg is dat? • Wat moeten we dan kunnen en wat hebben we daarbij nodig? • Wie doet dan wat voor wie?
De inhoud van de handreiking Waar bestaat de handreiking uit en wat is het verband tussen de diverse delen? Deel I en II: welke stappen doorloop ik? Deel I van de handreiking beschrijft de context en de verschillende processtappen van evenementenveiligheid. Een vereenvoudigde weergave van het model met de processtappen is opgenomen achterin deze kennispublicatie.
De handreiking gaat door deze werkwijze in de delen I, II en V uit van een risicovol evenement, dat als volgt gedefinieerd is. Definitie risicovol evenement: • ‘Een voorzienbare of onvoorzienbare gebeurtenis, die
toegankelijk is voor een verzameling mensen, plaatsheeft
binnen een bepaalde tijd en binnen een bepaalde
omgeving en
• waarbij het (zeer) waarschijnlijk is dat die gebeurtenis leidt
tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid,
de volksgezondheid of het milieu en
• maatregelen of voorzieningen vergt van het daartoe bevoegd
gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke
gevolgen te beperken’.
In de handreiking staan centraal: welke processtappen zijn te doorlopen bij evenementenveiligheid? Welke informatie is nodig om de juiste stappen te kunnen nemen? En: welke informatie is minimaal nodig om een vervolgstap te kunnen uitvoeren? Let wel: er is geen 100% veiligheid te garanderen bij evenementen, maar deze werkwijze maakt het mogelijk om de stappen op het terrein van evenementenveiligheid te onderscheiden. Hierdoor is het eveneens mogelijk om de juiste rollen en bijbehorende taken te beschrijven.
4
De relevante stappen zijn de volgende: Stap 1: melden en aanvragen vergunning evenement Aankondigen, melden en aanvragen van een vergunning en of ontheffing bij de gemeente door de organisator van het evenement. Stap 2: behandelaanpak bepalen Betrokken actoren (gemeente en hulpdiensten) bepalen aan de hand van de beschikbare informatie welke behandelaanpak het evenement krijgt. Dit vindt plaatst aan de hand van de evenementenkalender en de risicoscan. Een voorbeeld risicoscan is te vinden in het dossier op Infopunt Veiligheid (‘risicoscan better practise’). Een behandelaanpak kan het verlenen van een standaard vergunning zijn of juist de hulpdiensten om advies vragen.
5
Stap 3: signaleren en integraal adviseren Afhankelijk van de gekozen behandelaanpak wordt advies ingewonnen bij de hulpdiensten en wordt het integraal veiligheidsadvies opgesteld met input van de hulpdiensten, gemeente en de organisator. Hiervoor worden de risico’s inzichtelijk gemaakt, de impact van de risico’s ingeschat en de inzet van capaciteit (mensen en middelen) bepaald. Dit krijgt vorm in het risicoprofiel van het evenement. Op basis van het risicoprofiel wordt het integraal veiligheidsadvies opgesteld. Stap 4: bepalen strategie en vergunning evenement Aan de hand van het integraal veiligheidsadvies wordt de strategie bij het evenement vastgesteld en kunnen de maatregelen worden bepaald. De betrokken partijen maken hierover met elkaar afspraken, waarbij de vergunning leidend is. In deze stap is het mogelijk de vergunning vast te leggen en te laten goedkeuren door de burgemeester als bestuurlijke verantwoordelijke van de gemeente. Stap 5: operationeel voorbereiden In stap vijf wordt operationeel invulling gegeven aan stap vier: de regels, aanpak en ondersteunende werkzaamheden worden bepaald voor de uitvoering. Dit wordt integraal met de betrokken partijen vormgegeven. Stap 6: uitvoeren van het evenement In stap zes wordt daadwerkelijk uitvoering gegeven aan het evenement. Door middel van maatregelen en voorzieningen is te sturen op het verloop van het evenement. Stap 7: evalueren en verbeteren Stap zeven houdt in het evalueren en verbeteren van het evenement. De informatie en ervaringen zijn te gebruiken om het de volgende keer beter te doen. Deze stappen zijn uniform, zodat ze in elke gemeente en veiligheidsregio zijn te gebruiken. Afhankelijk van de situatie en het evenement doorlopen gemeenten en hulpdiensten alle zeven stappen. Het kan zijn dat een nietrisicovol evenement is af te doen met een standaardvergunning, zodat het proces direct stopt na stap 2. De volgorde van de stappen blijft hetzelfde.
Deel III: wat moet ik doen en weten als gemeente? Deel I en II van de handreiking maken het proces inzichtelijk en positioneren de hulpdiensten in hun adviestaak. Deel III gaat specifiek in op de gemeentelijke rol bij de verschillende stappen. De focus ligt op evenementen met een vergunning, waarbij diverse activiteiten in de gemeente wel soortgelijke kenmerken kunnen hebben (zoals openbare manifestatie en markt).
Deel III gaat in op de gemeente als regievoerder en de burgemeester als bestuurlijk verantwoordelijke. De burgemeester is de bestuurlijke verantwoordelijke voor het verlenen van de vergunning. De gemeente is daarom de regievoerder bij het verlenen van de vergunning. Deel III behandelt de juridische context, het gemeentelijke evenementenbeleid, de organisatorische aandachtspunten voor de gemeentelijke organisatie en de behandelaanpak voor de gemeente. Tevens beschrijft deel III het gebruik van de risicoscan, de evenementenkalender en biedt het een checklist bij de processtappen.
“In feite is het ook logisch: je moet eerst weten waar je het over hebt, voordat je er maatregelen tegen kunt nemen.” Peter Kroep, Bureau Conf lict- en Crisisbeheersing, Regionaal Adviseur Evenementenveiligheid Hollands Midden, in een interview op vdmmp.nl/ervaringendeelnemers
6
7
“Het risicoprofiel evenement is feitelijk de onderbouwing van het integraal veiligheidsadvies aan het bevoegd gezag. En dat is waar ik zelf graag inzicht in krijg: hoe is nu dat integraal operationeel advies opgebouwd? Omvang? Locatie? Bereikbaarheid? Dus welke risico’s zijn er te verwachten? En welke capaciteiten zetten de hulpdiensten dan in?” Burgemeester Guus Swillens van Wijk bij Duurstede in interview in ‘De Veiligheidsregio’ december 2011
Deel IV: hoe is mijn vergunningensysteem te verbeteren? Deel IV geeft een beschrijving weer van een softwaresysteem met de naam de ‘Evenement assistent’. Het softwaresysteem heeft als doel: lastenreductie door slimmer samenwerken tussen de organisatoren en overheden. Het systeem ondersteunt de interactie tussen de organisator, de gemeente en de (advies)hulpdiensten. Het is hiermee een systeem dat functionaliteiten biedt bij de risicoscan (in deel IV quickscan genoemd), aanvraagformulieren voor het evenement bij de gemeente, dossiervorming, functionaliteiten voor het afhandelen van de aanvragen en een regionale of landelijke evenementenkalender. Voor meer informatie over het gebruik van het softwaresysteem zie www.evenementassistent.nl
Deel V: wat bedreigt het evenement en hoe erg is dat? Deel V is een uitwerking van stap drie in het processchema evenementenveiligheid. Het volgen van de wettelijk voorgeschreven werkwijze van de veiligheidsregio’s betekent eerst nadenken over de risico’s van een evenement alvorens andere stappen te nemen. Nadat de risico’s inzichtelijk zijn gemaakt door de waarschijnlijkheid en impact per risico in te schatten, is het ook mogelijk de inzet van capaciteit (mensen en middelen) te bepalen. Het inschatten van de risico’s en de daaraan verbonden capaciteit vormen samen het risicoprofiel van een evenement. Het risicoprofiel is de basis voor het integraal operationeel advies richting de burgemeester voor de vergunningverlening van het betreffende evenement. Van deze stap is alleen sprake bij een risicovol evenement. Deel V levert daarnaast nog een overzicht aan mogelijke maatregelen (aandachtspunten) en een uitgebreide lijst met tips en trucs bij de verschillende fases van een evenement. “Verder word je door het risicoprofiel gedwongen om gestructureerd en multidisciplinair naar risico’s te kijken, inclusief de evenementenorganisatie. Hierdoor wordt er een risicobewustzijn gecreëerd bij alle betrokkenen.” Arjan Venema, Specialist Ruimtelijke Ordening en Infrastructuur team Kenniscentrum in interview op vdmmp.nl/ervaringendeelnemers
Hoe nu verder? Wat kunt u nu met de handreiking? Hoe moet u nu verder na het lezen van deze kennispublicatie of de handreiking zelf? Het antwoord is: nu mag u zelf aan de slag. De handreiking is ter ondersteuning voor de gemeenten, veiligheidsregio’s, hulpdiensten en (indirect) voor de organisatoren van evenementen. Evenementenveiligheid is een van de thema’s die spelen bij evenementen. Het is aan de bestuurders en uitvoerders om hier de juiste afweging in te maken en evenementenveiligheid een onderdeel te maken van het evenementenbeleid. Met deze handreiking is u een ‘handreiking’ gedaan dit op de juiste manier vorm te geven. Hoe wordt de kennis en implementatie geborgd? “Alle vijf de delen zijn te downloaden via Infopunt Veiligheid in het dossier ‘Evenement en veiligheid’. In dit dossier zijn ook andere gerelateerde onderzoeken, protocollen, ervaringen en dergelijke gedeeld. Dit is dan ook de plek waar u nieuwe documentatie kunt verwachten of zelf kunt delen. Voor een vraag kunt u ook bij dit dossier terecht. Voor een inhoudelijke vraag of discussie met professionals uit het werkveld kunt u terecht in de LinkedIn groep ‘project handreiking evenementenveiligheid’.” Jocko Rensen, coördinator Infopunt Veiligheid
8
9
De handreiking is digitaal beschikbaar gesteld aan het veiligheidsdomein. Het is mogelijk verschillende opleidingsmodules te volgen (bijvoorbeeld bij VDMMP en KCEV), zoals de risicoanalyse, de rol van de gemeente, crowdmanagement en sociale media bij evenementen. Ook is het startpunt van de organisatie te bepalen. Dit is mogelijk via een scan van beschikbare documenten en of een diagnosebijeenkomst. Kijk voor actuele informatie over opleidingen in het dossier Evenement en veiligheid, bij de rubriek opleidingen op www.infopuntveiligheid.nl
Bijlage: de zeven stappen van evenementenveiligheid Hieronder is het processchema met de zeven processtappen van evenementenveiligheid vereenvoudigd weergegeven. Zie de handreiking voor een uitgebreidere variant. Het duidt het volledige proces, van aanvraag en of melding van het evenement tot evalueren. Binnen de handreiking zijn alleen de stappen 1 tot en met 5 uitgewerkt. De stappen 6 en 7 maken onderdeel uit van de standaard werkzaamheden van de betrokken organisaties en zijn daarom niet uitgewerkt. “Alleen al het procesmodel helpt bij het inzicht krijgen in hoe evenementenveiligheid tot stand komt. Het model bestaat uit zeven processtappen. De eerste stap begint bij het melden en aanvragen van een evenement. De laatste stap in het proces eindigt met verbeterpunten. Kortom: de cirkel wordt rond gemaakt.” Burgemeester Guus Swillens van Wijk bij Duurstede in interview in ‘De Veiligheidsregio’ december 2011
1.
Melden en aanvragen vergunning evenement
7.
2.
Evalueren en verbeteren
Behandelaanpak bepalen (soms standaard vergunning)
6.
3.
Uitvoeren evenement
Signaleren en integraal adviseren
5.
Operationeel voorbereiden
4.
Bepalen strategie en vergunning bij evenement
10
Colofon Dit is een uitgave van Infopunt Veiligheid, november 2012. Bij deze kennispublicatie hoort ook een online dossier Evenement en veiligheid. Zie ook de rubriek dossiers op: www.infopuntveiligheid.nl Samenstelling Tekst: Adviesbureau VDMMP. Adviesbureau VDMMP heeft de focus van haar werk op veiligheid. De specialismen zijn communicatie, beleid en onderzoek. Meer informatie: www.vdmmp.nl De delen I, II en V van de handreiking zijn in opdracht geschreven van en vastgesteld door het Veiligheidsberaad. Het ministerie van Veiligheid en Justitie is opdrachtgever voor deel III en het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie is opdrachtgever voor deel IV. 11
Infopunt Veiligheid Infopunt Veiligheid, onderdeel van het Nederlands Instituut Fysieke Veiligheid (NIFV), is hét centrale vraag- en informatieloket op het gebied van fysieke veiligheid. Beroepsbeoefenaars kunnen hier hun vragen voorleggen aan vakspecialisten. Dat kan telefonisch, per e-mail of via een webformulier. De toegang tot de informatieservice en informatiebemiddeling is laagdrempelig en kosteloos. Actuele dossiers Infopunt Veiligheid biedt ook inzage in een online kennisbank met dossiers die actueel worden gehouden door een redactieteam van kennismakelaars en deskundigen uit de praktijk. U hebt 24 uur per dag toegang tot enkele duizenden kennisdocumenten verdeeld over meerdere kennisgebieden. Een belangrijke kennisbron voor veiligheidsregio’s, hulpverleningsdiensten, landelijke, provinciale en gemeentelijke overheden en organisaties in de vitale sectoren. Kennispartners Om meer doelgroepen van dienst te kunnen zijn en de kennis verder te verbreden, werkt Infopunt Veiligheid samen met kennispartners zoals: het Centrum Industriële Veiligheid (CIV), GHOR Nederland, de Nederlandse Vereniging voor Brandweerzorg en Rampenbestrijding (NVBR) en het Centrum voor Criminaliteitspreventie en Veiligheid (CCV). Het informatiepunt wordt ondersteund door een gebruiks vriendelijke, interactieve website: www.infopuntveiligheid.nl
Infopunt Veiligheid Kemperbergerweg 783 Postbus 7010 6801 HA Arnhem T 0900 235 112 112 (lokaal tarief) F 026 351 50 51 E
[email protected] www.infopuntveiligheid.nl
november 2012
Als veiligheid ook úw punt is!
