EU-aanbesteding leerlingenvervoer gemeenten Eindhoven en Waalre Programma van Eisen (C04)

EU-aanbesteding leerlingenvervoer gemeenten Eindhoven en Waalre Programma van Eisen (C04)

!

EU-aanbesteding leerlingenvervoer Eindhoven en Waalre

Programma van Eisen

in opdracht van Gemeenten Eindhoven en Waalre

4 oktober 2012 Kenmerk: 0936-PvE-C04

© Copyright 2012 Forseti Tender Management, Rosmalen Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. No part of this book may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means without written permission from the publisher.

Inhoudsopgave 1! OMVANG OPDRACHT

1!

1.1! Beschrijving dienst

1!

1.2! Omvang opdracht

1!

1.3! Beleid

1!

1.4! Wet op het passend onderwijs

1!

2! UITVOERING

3!

2.1! Uitvoering van de dienst

3!

2.2! Ritplanning

3!

2.3! Combinatiebeperkingen

4!

2.4! Nieuwe bestemmingen

5!

2.5! Ophaal- en afzetmarges

5!

2.6! Individuele verblijfstijd in een voertuig

5!

2.7! Op- en overstapplaatsen

5!

2.8! Chauffeursinzet

6!

2.9! Begeleiding

6!

2.10! Rookverbod, alcoholverbod en orde

6!

2.11! Hulpmiddelen

6!

3! PERSONEEL

9!

3.1! Chauffeurs

9!

3.2! Verklaring omtrent het gedrag

10!

3.3! Overig personeel

11!

3.4! Social Return

11!

4! MATERIEEL

15!

4.1! Voertuigtypen

15!

4.2! Algemene eisen

15!

4.3! Milieueisen

15!

4.4! Aanvullende eisen rolstoelvervoer

16!

5! COMMUNICATIE

17!

5.1! Bereikbaarheid centrale

17!

5.2! Communicatie

17!

6! KLACHTEN EN MELDINGEN

19!

6.1! Klachten

19!

6.1.1! Aanname en registratie

19!

6.1.2! Afhandeling

19!

6.2! Meldingen

19!

7! REGISTRATIE EN EVALUATIE

21!

7.1! Ritadministratie

21!

7.2! Evaluatie

21!

8! FINANCIEEL

23!

8.1! Vergoeding

23!

8.1.1! Starttarief

23!

8.1.2! Tarief per beladen voertuiguur

23!

8.1.3! Voorbeeld vergoeding

24!

8.2! Mutaties

25!

8.3! Efficiënte planning ritten

26!

8.4! Kostenverdeling

26!

8.5! Facturatie

27!

8.6! Indexering

27!

8.7! Opslagpercentage bij individueel vervoer

28!

8.8! Opslagpercentage bij bezit TX-keurmerk

28!

8.9! Sanctiebeleid

28!

9! OVERIG

31!

9.1! Implementatieplan

31!

9.2! Controle en toezicht

31!

9.3! Continuïteit

31!

9.4! Aansprakelijkheid

31!

9.5! Persoonsgegevens

32!

BIJLAGE 1

Digitale bijlage

2

Klachtenprocedure


1

Omvang opdracht

1.1

Beschrijving dienst De uitvoering van het leerlingenvervoer voor leerlingen die woonachtig zijn in de gemeenten Eindhoven en Waalre.

1.2

Omvang opdracht Momenteel betreft het totale vervoer circa 720 leerlingen. Het aantal leerlingen, de herkomsten (woonadressen en ophaaladressen) en bestemmingen (scholen, stageplaatsen, buitenschoolse opvanglocaties en opvoedkundige centra) kunnen voor aanvang en ook gedurende de contractperiode wijzigen. Voor een beschrijving van de herkomsten, bestemmingen, type scholen, schooltijden en frequentie van het vervoer wordt verwezen naar de digitale bijlage.

1.3

Beleid De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om gedurende de contractperiode alternatieven te onderzoeken voor het vervoer. Hierdoor kan het aantal leerlingen fluctueren. Toekomstige aanpassingen omtrent weten regelgeving en (financierings)beleid in het doelgroepenvervoer kunnen ertoe leiden dat wijzingen moeten worden doorgevoerd in de exploitatie van de onderhavige opdracht. Wijzigingen of aanpassingen worden uitsluitend doorgevoerd na overleg tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Tijdens de overlegmomenten tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer worden de ontwikkelingen besproken en eventuele consequenties in kaart gebracht.

1.4

Wet op het passend onderwijs Met ingang van 1 augustus 2014 treedt waarschijnlijk de Wet op het passend onderwijs in werking. Deze wet heeft ook gevolgen voor het leerlingenvervoer. Zo moeten alle leerlingen die het voortgezet speciaal onderwijs bezoeken gedurende een bepaalde periode stage lopen. Duur, omvang etcetera is nog niet bekend. Op basis van de huidige informatie houdt dit het volgende in: leerlingen met recht op aangepast vervoer gaan vanuit de ouderlijke woning of school stage lopen. Er zullen diverse, individuele, vervoersbewegingen plaatsvinden die gekoppeld zijn aan de werktijden.

Forseti

pagina 1


Een ander gevolg van deze wet is dat leerlingen zoveel mogelijk onderwijs volgen in hun eigen wijk- of buurtschool. Met andere woorden: het aantal leerlingen die thans een school voor speciaal basis of speciaal (voortgezet) onderwijs bezoekt kan aanzienlijk afnemen. Algemeen uitgangspunt hierbij is dat deze leerlingen zoveel mogelijk zelfstandig (op eigen gelegenheid) naar school te gaan. De effecten van deze maatregel zullen in de loop van de komende jaren pas goed tot uitdrukking komen en zijn op dit moment (nog) niet in aantallen concreet te maken. Tijdens de overlegmomenten tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer zullen de ontwikkelingen worden besproken en eventuele consequenties worden in beeld gebracht. De opdrachtnemer is verplicht medewerking te verlenen aan deze ontwikkeling en eventuele aanpassingen met betrekking tot de uitvoering van het leerlingenvervoer uit te voeren.

Forseti

pagina 2


2

Uitvoering

2.1

Uitvoering van de dienst Ten aanzien van de uitvoering van de dienst vindt opdrachtgever het principieel onwenselijk dat zij in de praktijk te maken heeft met een hoofdaannemer die niet zelf de opdracht uitvoert. Om deze reden stelt de opdrachtgever de eis dat het weliswaar is toegestaan om binnen ieder perceel een deel in onderaanneming uit te voeren, maar dit mag niet meer dan 20% van het vervoer binnen het betreffende perceel zijn. Hiervoor is bepalend dat minimaal 80% van de in te zetten chauffeurs in dienst moet zijn van de hoofdaannemer. Indien de inschrijver voornemens is om onderaannemers in te zetten, dient de inschrijver in zijn aanbieding te bewijzen dat hij in de uitvoeringsfase daadwerkelijk kan beschikken over de in te zetten middelen van de onderaannemer(s). Hiertoe is in geval van het inhuren van personeel en/of wagenpark en/of centrale door een onderaannemer een getekende overeenkomst vereist. Deze overeenkomst dient bij de offerte te worden gevoegd en geeft aan dat er een gezagsverhouding is tussen de hoofdaannemer en de onderaannemer en dat de

onderaannemer

de

betreffende

middelen

beschikbaar

stelt

gedurende

de

contractperiode. De hoofdaannemer (contractant) blijft echter verantwoordelijk voor de uitvoering van de overeenkomst.

2.2

Ritplanning Het leerlingenvervoer van de gemeenten Eindhoven en Waalre is exclusief. Het is niet toegestaan dit vervoer te combineren met andere vormen van vervoer, zonder voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van de opdrachtgever. In de inschrijving dient het formulier met de ritplanningsindicatoren opgenomen te worden. Het formulier uit de digitale bijlage is hiervoor leidend en dient volledig ingevuld bij de offerte te worden gevoegd. De gegevens op dit formulier dienen in ieder geval te voldoen aan de in de volgende paragrafen opgenomen criteria. Het bijvoegen van de complete ritplanning bij de inschrijving papier is derhalve niet noodzakelijk. Wel dient de bij de inschrijving gehanteerde planning bij de digitale versie (CDRom) van de offerte te worden gevoegd. De informatie dient te worden aangeleverd conform de ritplanningsformulieren (zie digitale bijlage). De inschrijver dient uit te gaan van een ritplanning waarbij voor iedere leerling gedurende de gehele week, dezelfde rit geldt (vaste tijdstippen, voertuig, medepassagiers en dergelijke), tenzij dit organisatorisch/vervoerkundig niet haalbaar is. Tijdens de uitvoering dient het ritplanningsformulier naast de gegevens in de digitale bijlage tevens de tijden en dagen te vermelden waarop het vervoer plaatsvindt. Bovendien dient deze planning uit te gaan van de laagst mogelijke kosten voor de opdrachtgever.

Forseti

pagina 3


Met nadruk wordt gesteld dat de in dit Bestek verstrekte gegevens op een momentopname gebaseerd zijn en dat de opdrachtnemer door de opdrachtgever in een later stadium kan worden gewezen op een alternatieve planning. De opdrachtgever heeft gedurende de opdracht te allen tijde het recht een planning te wijzigen, bijvoorbeeld doordat leerlingen niet (meer) gecombineerd mogen worden of omdat kostenbesparingen kunnen worden gerealiseerd. Deze wijzigingen dienen door de opdrachtnemer zonder nadere voorwaarden en tegen de op dat moment geldende tarieven, per omgaande te worden uitgevoerd. De benodigde informatie voor de definitieve ritplanning wordt gedurende de looptijd van de overeenkomst door de opdrachtgever aangereikt. Het betreft onder andere van toepassing zijnde adressen, vervoerkenmerken per leerling en type school. De begin- en eindtijdstippen van de scholen moeten door de opdrachtnemer zelf up to date gehouden worden. Tijdens de uitvoering zal de opdrachtnemer de opdrachtgever informeren over de data van schoolvakanties en andere vaste vrije dagen per school. De opdrachtnemer onderhoudt hierover contact met de scholen. De opdrachtnemer is verplicht de door de opdrachtgever nieuw aangemelde leerlingen, uiterlijk de vijfde schooldag, maar indien mogelijk sneller, te vervoeren.

2.3

Combinatiebeperkingen Voor de leerlingen uit de gemeente Eindhoven is het niet toegestaan om ZMOK-leerlingen te combineren met andere type leerlingen. De ZMOK-leerlingen van de gemeente Eindhoven mogen echter wel, indien van toepassing, gecombineerd worden met ZMOK-leerlingen uit de gemeente Waalre. Verder gelden vooralsnog geen combinatiebeperkingen van bijvoorbeeld verschillende type leerlingen binnen de uitvoering van het leerlingenvervoer. Gedurende de uitvoering kan echter blijken dat bepaalde (type) leerlingen niet gecombineerd mogen worden, dan is de opdrachtgever gerechtigd een combinatiebeperking op te leggen. De opdrachtnemer is verplicht hieraan medewerking te verlenen. Het combineren van leerlingen uit andere gemeenten dan de gemeenten Eindhoven en Waalre is toegestaan mits dit niet in strijd is met de eisen zoals beschreven in dit Programma van Eisen en na uitdrukkelijk toestemming van de opdrachtgever. Indien gedurende de looptijd van de overeenkomst blijkt dat de opdrachtnemer dan wel de opdrachtgever mogelijkheden heeft om leerlingen van eenzelfde school maar vanuit een andere gemeente gecombineerd te vervoeren en dat hierdoor een kostenvoordeel kan ontstaan voor de opdrachtgever, dan dient de opdrachtnemer mee te werken aan een eventuele wens van de opdrachtgever de besparing te realiseren. De opdrachtgever beslist na overleg én na vastlegging van het financiële voordeel omtrent de wijziging. Dit kan ook betekenen dat bepaalde leerlingen van de opdrachtgever via de vervoerder van een andere gemeente reizen.

Forseti

pagina 4


2.4

Nieuwe bestemmingen Leerlingen die naar nieuwe bestemmingen moeten worden vervoerd, vallen binnen de overeenkomst die tussen opdrachtgever en opdrachtnemer wordt afgesloten. De opdrachtnemer is verplicht deze leerlingen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk de vijfde schooldag na aanmelding te vervoeren.

2.5

Ophaal- en afzetmarges De aflevertijd en ophaaltijd aan school moet gelegen zijn binnen een tijdsmarge van 15 minuten vóór het aanvangstijdstip respectievelijk 15 minuten ná het eindtijdstip van lesactiviteiten van de desbetreffende leerlingen. Inschrijvers dienen in de offerte uit te gaan van voorgaande ophaal- en afzetmarges. Tijdens de uitvoering van het vervoer kan de tijdsmarge in uitzonderingssituaties met een kleine afwijking worden verruimd. De opdrachtnemer kan hiervoor schriftelijk een beargumenteerd voorstel indienen bij de opdrachtgever. Verruiming vindt nadrukkelijk én uitsluitend plaats na schriftelijke toestemming van de opdrachtgever.

2.6

Individuele verblijfstijd in een voertuig De individuele reistijd (verblijfstijd in het voertuig per rit) per leerling is gelimiteerd tot maximaal 60 minuten voor alle leerlingen uit de gemeenten Eindhoven en Waalre met bestemmingen binnen de gemeentegrenzen van Eindhoven en Waalre. Hierbij is tevens de richtlijn van toepassing dat 70% van de leerlingen maximaal 45 minuten in het voertuig mogen zitten. Voor alle leerlingen uit de gemeenten Eindhoven en Waalre die reizen naar bestemmingen buiten de gemeentegrenzen van Eindhoven en Waalre geldt een individuele verblijfstijd in het voertuig van maximaal 90 minuten. Ook voor deze leerlingen geldt dat, indien mogelijk, de verblijfstijd zo beperkt mogelijk is. Combinatie van leerlingen mag niet leiden tot overschrijding van het gestelde reistijd criteria. Voor de bepaling van de individuele verblijfstijd geldt de werkelijke, in de praktijk gerealiseerde, reistijd. Deze tijd wordt bepaald vanaf het moment van het instappen tot het moment van uitstappen van een leerling. Afwijking van de maximale individuele verblijfstijd is alleen toegestaan, indien het door afstand niet mogelijk is binnen deze maximale tijdsduur te blijven. Dit kan overigens alleen na overleg en toestemming van de opdrachtgever.

2.7

Op- en overstapplaatsen Het is niet toegestaan om bij de uitvoering van het vervoer gebruik te maken van op- en/of overstapplaatsen.

Forseti

pagina 5


2.8

Chauffeursinzet De voorkeur van de opdrachtgever gaat uit naar één vaste chauffeur per route, maar per route is de inzet van twee vaste chauffeurs, volgens een vaste wekelijkse structuur, ook toegestaan. De inzet van een andere chauffeur op een rit wordt uitsluitend toegestaan in geval van ziekte, vakantie of ontslag van de vaste chauffeur(s). In voornoemde gevallen dienen alle ouders/verzorgers en de opdrachtgever in de betreffende rit binnen 24 uur door de opdrachtnemer te worden geïnformeerd over genomen maatregelen. Een opdrachtnemer kan zich niet beroepen op de onmogelijkheid om tijdig voldoende chauffeurs te werven.

2.9

Begeleiding Indien, gedurende de looptijd van de overeenkomst naar inzicht van de opdrachtnemer danwel een ouder/verzorger danwel een school, blijkt dat in een voertuig begeleiding noodzakelijk is, dan dient daarover onverwijld overleg plaats te vinden tussen opdrachtnemer en opdrachtgever. Voor alle ritten geldt dat door de opdrachtnemer geen begeleiding ingezet dient te worden. De opdrachtgever acht de ouders/verzorgers verantwoordelijk voor eventuele noodzakelijke begeleiding tijdens het vervoer. In het geval dat een ouder/verzorger de rit begeleid, mag de extra benodigde tijd die nodig is om de begeleider naar huis (het oorspronkelijke ophaaladres) te brengen of op te halen (in geval van de middagrit), in rekening worden gebracht tegen het op dat moment geldende beladen uurtarief (berekend op basis van de vastgestelde rekensystematiek).

2.10

Rookverbod, alcoholverbod en orde • De opdrachtnemer zet enkel en alleen rookvrije voertuigen in. De chauffeur en/of begeleider roken niet binnen en buiten het voertuig tijdens de uitvoering van de rit. Dit geldt ook voor eventuele wachtmomenten voor, tijdens en na de rit. • De opdrachtnemer verplicht zich er op toe te zien dat er in de door hem gebruikte vervoermiddelen te allen tijde niet wordt gerookt en/of alcoholhoudende dranken worden gebruikt. Verder geldt er een verbod ten aanzien van andere verslavende middelen, waaronder (soft)drugs en medicijnen die de rijvaardigheid negatief kunnen beïnvloeden. • Het is niet toegestaan dat er in het voertuig wordt gegeten. • De opdrachtnemer draagt zorg voor orde, rust en veiligheid in de voertuigen overeenkomstig artikel 72 Wet personenvervoer 2000 en artikel 52 van het Besluit personenvervoer.

2.11

Hulpmiddelen In voorkomende situaties kan tijdens het vervoer een zitverhoger of kinderstoel gewenst zijn. De opdrachtgever stelt de ouders/verzorgers verantwoordelijk voor de verstrekking van een dergelijk hulpmiddel.

Forseti

pagina 6


Daarnaast kan het voorkomen dat een leerling een hulphond, sociale hond (soho) of blindengeleidehond mee moet nemen tijdens het vervoer. De opdrachtnemer dient hieraan kosteloos alle medewerking te verlenen.

Forseti

pagina 7


Forseti

pagina 8


3

Personeel

3.1

Chauffeurs Aan de in te zetten chauffeurs worden de volgende eisen gesteld: de chauffeur: • Voldoet aan de wettelijke eisen voor taxichauffeur. • Is herkenbaar als chauffeur door middel van een uniform en/of duidelijk zichtbare badge. • Is nooit als verdachte in contact geweest met justitie voor relevante zaken die jeugdigen betreffen of veroordeeld voor dergelijke zaken. • Heeft – aantoonbaar door de opdrachtnemer – met goed gevolg een training gevolgd van Het Nieuwe Rijden en past dit toe in de dagelijkse praktijk. • Is

verantwoordelijk

voor

veilig

vervoer

en

past

de

rijstijl

aan

aan

de

weersomstandigheden. • Heeft een servicegerichte instelling. • Past goede sociale vaardigheden toe. • Beschikt aantoonbaar over kennis (door ervaring of door een door de opdrachtnemer te verzorgen instructie) van omgang met de doelgroep en leerlingenvervoer en heeft minimaal de cursus Leergang Leerlingenvervoer (SFT) gevolgd. Deze cursus dient voorafgaand aan het moment dat een chauffeur voor het eerst wordt ingezet, met goed gevolg te worden afgesloten. • Heeft een goede kennis van wegen, straten en locaties van de scholen binnen het vervoersgebied. • Heeft een goede mondelinge uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse taal. • Heeft voldoende kennis van het schriftelijk hanteren van de Nederlandse taal zodat begrijpelijke rapportage mogelijk is. • Is in het bezit van het certificaat levensreddend handelen. Op verzoek dienen certificaten te worden overhandigd aan de opdrachtgever. • De opdrachtnemer en chauffeurs zijn op de hoogte van het gebruik van de Taxipaspoort en dient hieraan actief medewerking te verlenen (zoals het informeren van ouders/verzorgers over het bestaan ervan en het gebruiken/inzien van het Taxipaspoort in noodzakelijke situaties). Aan de dienstverlening van de chauffeur worden de volgende eisen gesteld: • Blijft bij het ophalen en wegbrengen van een leerling toezicht houden op de overige leerlingen in het voertuig. • Ziet erop toe dat de leerling daadwerkelijk naar binnen gaat dan wel opgevangen wordt door een ouder/verzorger of een medewerker van de school. • Zorgt, indien noodzakelijk, ervoor dat de leerlingen achter de voordeur van de school worden afgezet. De leerlingen worden niet in de klas gebracht. • Zorgt voor een vaste zitplaatsverdeling in het voertuig. Deze verdeling dient voor ouder/verzorger, leerkracht, leerlingen en chauffeur zichtbaar aanwezig te zijn in het voertuig. • Ziet erop toe dat de gordels op de juiste wijze worden gebruikt. • Ziet erop toe dat rolstoelen altijd goed worden vastgezet alvorens te gaan rijden. Forseti

pagina 9


• Zorgt ervoor dat er altijd via een vaste rit wordt gereden, tenzij er wegomleidingen zijn en/of wanneer er andere instructies zijn gegeven door het vervoersbedrijf. • De bediening van de portieren en ramen geschiedt alleen door de chauffeur. • Bij problemen met de kinderen of incidenten/calamiteiten tijdens de rit worden de betrokkenen (ouders/verzorgers, de school en het vervoerbedrijf) onverwijld daarvan op de hoogte gesteld. De opdrachtnemer brengt in geval van incidenten/calamiteiten de opdrachtgever direct op de hoogte. • De chauffeur maakt voor/bij de start van een nieuw schooljaar, alsmede voor en bij de start van het vervoer bij tussentijdse instromende leerlingen, kennis met de ouders/verzorgers en de leerlingen. De opdrachtnemer neemt hiertoe het initiatief. Dit wordt door de opdrachtgever actief gecontroleerd. • Bij wisseling van (één van) de vaste chauffeur(s) gedurende het schooljaar, dient de nieuwe chauffeur vooraf kennis te maken met de ouders/verzorgers en de leerlingen. • Indien de opdrachtgever dit wenselijk acht, dient de opdrachtnemer kosteloos deel te nemen aan informatiebijeenkomsten door en voor chauffeurs op scholen (circa 4 uur per schooljaar per school). • Tijdens de contractperiode is elke chauffeur verplicht om actief deel te nemen aan de door de opdrachtgever georganiseerde bijeenkomsten (1x per jaar) voor chauffeurs. De (aantoonbaar) aanwezige chauffeurs krijgen voor de aanwezige tijd het regulier (dag)uurloon betaald door de opdrachtgever. Voor iedere chauffeur die ingezet wordt voor het vervoer van rolstoelafhankelijke leerlingen gelden de volgende aanvullende eisen: • Praktische vaardigheden bezitten betreffende het vervoeren van rolstoelgebruikers. • Kennis hebben van de in de voertuigen gehanteerde rolstoelinzittenden beveiligingssystemen (RIBS) dan wel de bereidheid deze kennis door middel van een cursus te verkrijgen. • Certificaat levensreddend handelen is verplicht. Op verzoek dienen certificaten te worden overhandigd aan de opdrachtgever. • Heeft aantoonbaar ervaring in de omgang met kinderen met een handicap.

3.2

Verklaring omtrent het gedrag De opdrachtnemer dient voorafgaand aan de start van de overeenkomst voor iedere (potentieel) in te zetten chauffeur en betaalde begeleider een verklaring omtrent het gedrag (VoG) te verstrekken die maximaal zes maanden oud mag zijn op de dag dat deze chauffeur voor het eerst ingezet wordt. Indien gedurende de contractperiode een nieuwe chauffeur wordt ingezet van wie nog niet eerder een VoG is verstrekt, dient deze verklaring derhalve vóór de eerste keer dat deze chauffeur ingezet wordt aan de opdrachtgever overhandigd te worden. De kosten komen geheel voor rekening van de opdrachtnemer. Daarnaast heeft in individuele gevallen de opdrachtgever te allen tijde het recht om een nieuwe recente VoG op te vragen. De kosten voor deze (nieuw) op te vragen verklaring voor de betreffende chauffeur komt voor rekening van de opdrachtgever.

Forseti

pagina 10


3.3

Overig personeel Voor het overige personeel gelden de volgende eisen: • De planners moeten de omgeving kennen waar het leerlingenvervoer plaatsvindt. • De coördinator van het leerlingenvervoer dient al vanaf de implementatie van de onderhavige opdracht betrokken te zijn bij het vervoer. • Daarnaast dient de coördinator leerlingenvervoer de nodige kennis van en minimaal twee jaar ervaring te hebben met coördinatie en planning van het leerlingenvervoer • De projectleider van de implementatie van het leerlingenvervoer moet in het verleden meerdere implementaties van leerlingenvervoer hebben begeleid. • De projectleider van de implementatie mag in het verleden niet uit zijn functie zijn ontheven ten gevolge van een slechte implementatie van het leerlingenvervoer.

3.4

Social Return • De opdrachtnemer neemt de verplichting op zich om mensen die behoren tot de doelgroep van Wet werken naar vermogen, dan wel WWB, Wajong en/of WSW een arbeidscontract aan te bieden. Deze inzet van mensen met een grotere afstand tot de arbeidsmarkt heet ‘Social Return’. • De opdrachtnemer zal, na een aanloopperiode, arbeidsovereenkomsten hebben afgesloten met de doelgroep, waarvan het totale aantal uren gelijk is aan 5% van het aantal uren dat aan de uitvoering van de opdracht besteed wordt. • Het aantal uren waarvan uitgegaan wordt is de som van de berekende tijden van alle ritten die gereden worden. • Deze verplichting gaat in 6 maanden na ingangsdatum van deze overeenkomst. Van 6 maanden tot 9 maanden na ingangsdatum geldt een percentage van 2% van het aantal uren. Van 9 maanden tot 12 maanden na ingangsdatum van deze overeenkomst geldt een percentage van 4% van het aantal uren. Na 12 maanden moet de opdrachtnemer de in lid 1 genoemde 5% realiseren. • Alleen medewerkers die na ingangsdatum van de overeenkomst in dienst treden, tellen mee in het gerealiseerde percentage en wel de gehele periode dat zij in dienst blijven. • De opdrachtnemer stuurt de opdrachtgever een functieprofiel toe voor de vacatures te vervullen in het kader van ‘Social Return’. De opdrachtgever spant zich in om kandidaten aan te leveren die voldoen aan het functieprofiel dat de opdrachtnemer aanlevert. • De gemeentelijke projectleider ‘Social Return’ is contactpersoon voor de opdrachtnemer voor wat betreft de rechten en plichten verwoord in dit artikel. • Kandidaten kunnen 1 maand bij de opdrachtnemer worden ingezet met behoud van uitkering. Na die periode moet de opdrachtnemer de kandidaat, bij gebleken geschiktheid, een dienstverband aanbieden voor minimaal 6 maanden. Pas indien opdrachtnemer de kandidaat een betaald dienstverband aanbiedt voor minimaal 6 maanden en kandidaat deze heeft aanvaard, telt de kandidaat mee in het percentage voor Social Return. • De opdrachtnemer rapporteert eens per kwartaal de resultaten van ‘Social Return’ volgens een vooraf in overleg vastgesteld format. De opdrachtgever kan desgewenst onderbouwende stukken bij de opdrachtnemer opvragen.

Forseti

pagina 11


• De opdrachtgever ziet toe op de naleving van de afspraken die gemaakt zijn met alle betrokken partijen. • Indien de opdrachtnemer de verplichtingen uit ‘Social Return’ niet of niet geheel nakomt, zal de opdrachtgever het “gemiste” percentage aan uren inhouden op de betalingen aan de opdrachtnemer. De verrekening vindt per kwartaal plaats. Van deze inhouding kan worden afgezien als de oorzaak hiervan met goede redenen wordt omkleed en in de kwartaalrapportage aan de projectleider Social Return is gemeld. De opdrachtnemer moet dan aantonen dat hij zich maximaal heeft ingespannen om personen uit de doelgroep in dienst te nemen. • De opdrachtnemer mag gebruik maken van een onderaannemer bij het voldoen aan deze ‘Social Return’ bepaling, maar blijft ook dan verantwoordelijk voor resultaten. • De praktische gang van zaken wordt door de projectleider Social Return met de opdrachtnemer besproken en vastgelegd.

Forseti

pagina 12


Forseti

pagina 13


Forseti

pagina 14


4

Materieel

4.1

Voertuigtypen Al het vervoer dient plaats te vinden met de volgende voertuigen: • taxi/personenauto (maximaal vier zitplaatsen voor passagiers); • taxibus (maximaal acht zitplaatsen voor passagiers); • rolstoelbus (maximaal acht zitplaatsen voor passagiers).

4.2

Algemene eisen Voor alle in te zetten voertuigen gelden de volgende eisen: • Alle voertuigen zijn door de Rijksdienst voor het Wegverkeer goedgekeurd voor taxivervoer. De voertuigen voldoen tevens aan de Regeling permanente eisen taxi’s c.q. bus (Wet Personenvervoer). • In het voertuig dienen een verbandtrommel, brandblusser, noodhamer en gordelsnijder aanwezig te zijn. De opdrachtnemer ziet er op toe dat de inventaris indien nodig wordt aangevuld. • In het voertuig is een lijst (op papier of digitaal) aanwezig waarop zijn aangegeven: naam, huisadres, (waarschuwings)telefoonnummer, schooladres en specifieke omstandigheden van de vervoerde leerlingen. • De voertuigen hebben een fatsoenlijk uiterlijk (bijvoorbeeld: geen deuken en geen afwijkende kleuren) en zien er aan de binnenzijde representatief uit. Het voeren van reclame is toegestaan, mits vooraf schriftelijk goedgekeurd door de opdrachtgever. • In de voertuigen is communicatieapparatuur voor directe communicatie tussen centrale en voertuig aanwezig. • Elke zitplaats is voorzien van een veiligheidsgordel die geschikt is voor kinderen. Indien de medische situatie van een leerling het noodzakelijk maakt dient een voertuig met airco te worden ingezet. • De inschrijver draagt te allen tijde zorg voor veilig vervoer. Dit betekent dat het verplicht is om in de winterperiode de voertuigen zijn voorzien van winterbanden of dat er all weather banden gebruikt worden. • Ieder voertuig is voorzien van een kinderslot. • Maximale leeftijd van de voertuigen gedurende de uitvoering bedraagt 6 jaar.

4.3

Milieueisen De opdrachtgever streeft ernaar om het gebruik van schone en duurzame transportbrandstoffen te stimuleren. Gedurende de looptijd van het contract treden opdrachtgever en opdrachtnemer met elkaar in overleg hoe verder bijgedragen kan worden aan deze doelstelling. Tijdens de overlegmomenten worden de ontwikkelingen besproken.

Forseti

pagina 15


Ten aanzien van milieuvriendelijkheid hanteert de opdrachtnemer gedurende de uitvoering van onderhavige overeenkomst de criteria conform de criteria voor duurzaam inkopen van leerlingenvervoer zoals deze zijn opgesteld door Agentschap NL in opdracht van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu.

4.4

Aanvullende eisen rolstoelvervoer • De opdrachtnemer dient zich te conformeren aan de richtlijnen voor chauffeurs van de Code

Veilig

Vervoer

Rolstoelinzittenden

(VVR)

van

het

Kwaliteits-

en

Bruikbaarheidsonderzoek van Hulpmiddelen voor gehandicapten en ouderen (stichting Vilans). • De rolstoelplaats wordt bereikt middels een lift of een oprijplaat waarvan de hellingshoek zodanig moet zijn dat het inrijden van de rolstoel ergonomisch verantwoord kan plaatsvinden. • De rolstoelplaats is voorzien van een voor alle rolstoeltypen veilige bevestiging voor zowel rolstoel als leerling. Deze bevestiging dient als zodanig gebruikt te worden. De chauffeur is verantwoordelijk voor het verantwoord en veilig vastzetten van de rolstoel.

Forseti

pagina 16


5

Communicatie

5.1

Bereikbaarheid centrale De centrale van de opdrachtnemer is op alle dagen dat het leerlingenvervoer operationeel is bemand en persoonlijk telefonisch bereikbaar, vanaf een half uur voor het moment dat het vervoer aanvangt tot 18.00 uur. De opdrachtnemer dient in de inschrijving aan te geven op welke manier de centrale bereikbaar is (openingstijden, telefoon, e-mail, etc.). De opdrachtnemer moet buiten de voorgenoemde bereikbaarheidstijden telefonisch bereikbaar zijn door middel van een antwoordapparaat.

5.2

Communicatie • De opdrachtgever zal ieder schooljaar zo snel mogelijk de volgende informatie verstrekken

aan

de

opdrachtnemer:

leerlingenlijst

(NAW,

eventuele

afwijkende

schooltijden, adressen en reisdagen); • De opdrachtnemer zal ieder schooljaar de volgende informatie verstrekken aan de opdrachtgever: scholenlijst (NAW, schooltijden, adressen, vakanties en studiedagen). • De opdrachtnemer informeert de ouders/verzorgers van de leerling mondeling (tijdens een kennismakingsgesprek met de chauffeur), en schriftelijk uiterlijk in de week vóór de eerste schooldag van elk schooljaar. Daarnaast zo spoedig mogelijk, telefonisch of schriftelijk, gedurende het schooljaar bij belangrijke wijzigingen in de ritplanningen en/of chauffeur. Bij tussentijdse wijziging van de vaste chauffeur dient de chauffeur persoonlijk vooraf kennis te komen maken met de ouders/verzorgers en leerlingen. • De informatie bevat alle door de opdrachtnemer noodzakelijk geachte gegevens doch minimaal het ophaaltijdstip, het tijdstip waarop de leerling wordt thuisgebracht, informatie over de chauffeur, de locatie van ophalen, telefoonnummers waarop de opdrachtnemer bereikbaar is en informatie met betrekking tot het melden van klachten. Indien er sprake is van een wijziging gedurende het schooljaar, dan bevat de informatie uitsluitend de noodzakelijke gegevens, zoals een gewijzigde ophaaltijd of gewijzigde chauffeur. • De opdrachtnemer dient uiterlijk twee weken voor aanvang van het nieuwe schooljaar de opdrachtgever de concept-ritplanning voor het betreffende schooljaar toe te sturen. • Uiterlijk drie weken na de start van het nieuwe schooljaar ontvangt de opdrachtgever van de opdrachtnemer de definitieve ritplanning. • De opdrachtnemer benoemt een “coördinator leerlingenvervoer” die zowel voor de opdrachtgever

als

voor

de

ouders/verzorgers

en

de

onderwijslocaties

direct

aanspreekbaar is. • De opdrachtgever benoemt eventueel een (externe) toezichthouder die het contract tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer bewaakt. De toezichthouder zal tevens contact onderhouden met de opdrachtnemer betreffende de naleving van het contract, waaronder eventueel factuurcontrole. • Bij vertraging en/of calamiteiten neemt de opdrachtnemer zo spoedig mogelijk contact op met de betrokkenen (ouders/verzorgers, school en opdrachtgever). Forseti

pagina 17


• De opdrachtnemer zorgt ervoor dat ieder voertuig, dat wordt ingezet voor het leerlingenvervoer van de opdrachtgever, zichtbaar is voorzien van een pictogramkaart. Deze kaart geeft op een eenvoudige manier voor de leerlingen de regels in de taxi weer.

Forseti

pagina 18


6

Klachten en meldingen

6.1

Klachten • Een klacht is iedere uiting (zowel schriftelijk als mondeling) van ongenoegen over de uitvoering van het leerlingenvervoer in de breedste zin des woords, van de leerling, de ouders/verzorgers van de leerling of van ieder ander die direct of indirect met het vervoer te maken heeft. • De opdrachtnemer dient in overleg met opdrachtgever een protocol/informatiefolder op te stellen met gedragsregels dat voor de start van het vervoer aan ouders/verzorgers, schoolleiding en opdrachtgever wordt overhandigd.

6.1.1

Aanname en registratie • De opdrachtgever zorgt voor de ontvangst en registratie van alle klachten die schriftelijk, telefonisch, per e-mail en via de chauffeur zijn ingediend. • De klachtenprocedure van de opdrachtgever is als bijlage bijgevoegd.

6.1.2

Afhandeling • De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de afhandeling van gemelde klachten. • In het periodieke overleg worden gemelde klachten en de afhandeling ervan besproken. Wanneer er naar het oordeel van de opdrachtgever sprake is van structurele klachten wordt van de opdrachtnemer een plan van aanpak verlangd. Hierbij geldt als eis een parameter van maximaal twee gegronde klachten per 1.000 uitgevoerde ritten. Indien het aantal gegronde klachten genoemde parameter gedurende twee achtereenvolgende maanden heeft overschreden, zal de opdrachtnemer binnen 14 dagen een plan van aanpak opstellen met maatregelen teneinde zorg te dragen dat het aantal klachten tot onder genoemde parameter daalt. De hieruit voortvloeiende kosten zijn voor rekening van de opdrachtnemer. • Indien een klacht naar het oordeel van de indiener van de klacht niet goed wordt afgehandeld, kan deze zich wenden tot de gemeente (geschillencommissie).

6.2

Meldingen • Een melding is iedere uiting die directe actie behoeft. Te denken valt aan een ouder/verzorger of andere betrokkene, zoals een school, die meldt dat een leerling die ochtend niet is opgehaald. • De opdrachtnemer stuurt dagelijks een overzicht met de meldingen van die dag digitaal naar de opdrachtgever en de, indien van toepassing, toezichthouder. • Meldingen over de uitvoering van het vervoer dienen door de opdrachtnemer in ontvangst te worden genomen en dienen door de opdrachtnemer zo snel mogelijk te worden opgelost.

Forseti

pagina 19


• De opdrachtnemer registreert van elke melding de volgende gegevens:

Forseti

•

naam indiener melding.

•

aard en inhoud van melding.

•

datum en aanvangstijdstip rit.

•

nummer route en naam school.

•

Naam en geboortedatum leerling.

pagina 20


7

Registratie en evaluatie

7.1

Ritadministratie Voor analyse- en controlemogelijkheden van het vervoer door de opdrachtgever verzamelt de opdrachtnemer de volgende gegevens en legt deze gegevens digitaal vast in een door de opdrachtgever vastgesteld format: • totaal aantal uitgevoerde leerlingenritten; • ritplanning (leerlingnamen, volgorde en tijden ophalen en wegbrengen, voertuigtypen); • aantal nog vrije zitplaatsen; • naam ingezette chauffeur per rit; • kenteken ingezet voertuig; • overschrijding van de ophaal- en afzetmarges en de reden daarvan; • incidenten tijdens het vervoer (zoals ongevallen met voertuigen of passagiers); • een opeenvolgend genummerde klachtenregistratie. Bij elke klacht dienen datum en aanvangstijdstip van de rit en naam en geboortedatum van de leerling te worden geregistreerd. Alle bovenstaande gegevens moet de opdrachtnemer maandelijks, gelijktijdig met de maandfactuur, kosteloos aan de opdrachtgever en de eventuele toezichthouder verstrekken. Daarnaast dient de opdrachtnemer alle mutaties door te geven en dient deze de opdrachtgever in te lichten indien een leerling gedurende een langere periode (meer dan vier schooldagen)

afwezig

is.

De

opdrachtgever

behoudt

zich

het

recht

voor

om

(steekproefsgewijs) de betrouwbaarheid van de ritadministratie te (laten) controleren.

7.2

Evaluatie • De opdrachtgever en de eventuele toezichthouder ontvangt maandelijks van de opdrachtnemer een overzicht van de geregistreerde klachten. • De opdrachtnemer rapporteert de opdrachtgever op basis van de unieke nummering van de klachten maandelijks over de stand van zaken met betrekking tot de afhandeling. • Gedurende de eerste zes maanden zal minimaal één maal per twee maanden overleg plaatsvinden tussen vertegenwoordigers van de opdrachtgever, de adviesraden en de opdrachtnemer. Tijdens dit overleg komt de gang van zaken aan bod en worden eventuele klachten en/of onvolkomenheden van het systeem afgehandeld. Na een half jaar wordt de overlegfrequentie nader bezien. De opdrachtgever heeft de intentie om dit overleg in het vervolg twee keer per schooljaar te houden. Dit vervolgoverleg kan ook telefonisch plaatsvinden. • Naast de overlegmomenten tussen opdrachtgever en opdrachtnemer kan, op aangeven van de opdrachtgever, één keer per jaar overleg plaatsvinden tussen de opdrachtgever, opdrachtnemer, (vertegenwoordigers van) ouders/verzorgers (adviesraden) en scholen.

Forseti

pagina 21


Forseti

pagina 22


8

Financieel

8.1

Vergoeding De vergoeding aan de opdrachtnemer bestaat uit twee tariefonderdelen, te weten: • starttarief per rit (vast tarief); • tarief per beladen voertuiguur (variabel tarief). Het tarief per beladen voertuiguur, het variabele tarief, dient de inschrijver in deze procedure te offreren.

8.1.1

Starttarief Voor het starttarief per rit gelden de volgende tarieven per voertuigtype die gedurende de gehele contractperiode (exclusief prijsindexering) worden gebruikt: • Taxipersonenauto/taxibus: ! 9,00 per rit (exclusief BTW); • Rolstoelbus:

! 16,00 per rit (exclusief BTW).

Het starttarief voor een rolstoelbus geldt alleen indien daadwerkelijk een rolstoel met het voertuig wordt vervoerd. Onder rit wordt de afstand tussen het opstappunt van de eerste leerling tot en met het uitstappunt van de laatste leerling verstaan, ongeacht het aantal scholen dat in de route wordt aangedaan (dus enkele reis). 8.1.2

Tarief per beladen voertuiguur • De vergoeding aan de opdrachtnemer wordt gebaseerd op de beladen reistijd van de ritten. • De beladen reistijd wordt bepaald aan de hand van de laatste versie van routeplanner Easy Travel, uitgaande van de snelste route van het eerste huisadres/opstappunt van een leerling, via eventuele tussenpunten (huisadres/opstappunt) van andere leerlingen, naar de eindbestemming (school). Hierbij dient gebruik gemaakt te worden van de 6 karakters

postcode

(4

cijfers

+

2

letters)

van

huisadressen/opstappunten

en

eindbestemming (school). In geval van afwijkingen in de door de opdrachtnemer gebruikte versie van Easy Travel en de door de opdrachtgever gebruikte versie van Easy Travel gaat de meest recente versie voor. • De laatste (stand alone) versie op dit moment is Easy Travel Europa 2012. Gedurende de contractperiode kan het zijn dat er updates volgen. Indien dit aan de orde is, zullen de opdrachtgever en opdrachtnemer gezamenlijk het moment van overstappen naar de update afspreken. • Er gelden geen blokkades voor de instellingen van Easy Travel, tenzij dit in overeenstemming tussen opdrachtnemer en opdrachtgever wordt besloten.

Forseti

pagina 23


• Voor Easy Travel gelden, ongeacht in te zetten voertuigen, de volgende instellingen: Wegtype

Snelheden (in km/h)

Autosnelweg

100

Hoofdverbinding 1

80

Hoofdverbinding 2

70

Verbindingsweg

60

Doorgaande weg

40

Lokale weg

30

Wegverdeling

Percentages (in %)

Enkele rijbaan

88

Stedelijk

50

Speciale wegtypen

Snelheden (in km/h)

Onverhard

30

Woonerf

4

Veerdienst

6

30 km

20

Tabel 1.1:

instellingen Easy Travel

• Naast de beladen reistijd die resulteert uit Easy Travel mag 1 minuut instaptijd per leerling worden opgeteld. • Wachttijden (binnen bepaalde grenzen én boven de vastgestelde marge van 15 minuten) bij de school als gevolg van verschillende eindtijden van leerlingen in één en dezelfde (terug)rit mogen, na overleg en toestemming met de opdrachtgever, opgeteld worden bij de beladen reistijd. Dit dient wel afzonderlijk te worden weergegeven op de factuur. • Er wordt geen rekening gehouden met (tijdelijke) wegonderbrekingen, omleidingen en files. Deze eventuele extra beladen reistijd kan niet in rekening worden gebracht. • De totale beladen reistijd wordt per maand rekenkundig afgerond op hele minuten. 8.1.3

Voorbeeld vergoeding In onderstaande figuur is een voorbeelduitwerking opgenomen van de aangehouden vergoedingssystematiek voor het vervoer van de opdrachtgever.

Leerling 1

Leerling 2

(postcode 0001)

(postcode 0002)

Leerling 4 (postcode 0004)

Leerling 3 (postcode 0003)

School (postcode 0005)

Forseti

pagina 24


De bij de figuur behorende berekening van de vergoeding voor de opdrachtnemer is uitgewerkt in onderstaande tabel.

Gegevens rit

Vergoeding voor de rit

Voertuigtype

Taxi

Aantal leerlingen

4

Tarief per beladen voertuiguur

! 30,00

Vaste vergoeding (starttarief)

! 9,00

Som vaste vergoeding

! 9,00

Variabele vergoeding Beladen reistijd (Easy Travel)

58 min

Extra reistijd door instap (1 min/ll)

4 min

Totaal beladen reistijd

62 min

Som variabele vergoeding

! 31,00

Vergoeding van de rit

! 40,00

N.B. Bovenstaand is alleen de berekening van de heenrit (van huis/opstapadres naar school) weergegeven. De berekening van de terugrit (van school naar huis/afzetadres) verloopt via dezelfde systematiek.

8.2

Mutaties • Gedurende het schooljaar en de contractperiode treden mutaties op in het aantal te vervoeren leerlingen en bestemmingen. Hierdoor zal de ritplanning en/of voertuiginzet mogelijk veranderen. • Daarbij geldt dat ziekte of afwezigheid van een leerling van minder dan vijf schooldagen niet als mutatie hoeft te worden ingediend. Is deze periode langer dan vier aaneengesloten dagen (dus vanaf de vijfde dag), dan is de opdrachtgever geen vergoeding verschuldigd voor het vervoer van die zieke leerling(en). • Als door ziekte van één of meerdere leerlingen een rit of route niet wordt gereden is de opdrachtgever geen vergoeding verschuldigd vanaf de eerste dag dat deze situatie zich voor doet. Dit is tevens van toepassing in geval van bijvoorbeeld studiedagen. • Een gewijzigde ritplanning kan enerzijds leiden tot een wijziging (toe- of afname) van de beladen reistijd en anderzijds tot een gewijzigde inzet van voertuigtypes. • De gewijzigde ritplanning dient zodanig te zijn dat de kosten (ofwel de totale reistijd) voor de opdrachtgever altijd zo laag mogelijk zijn. Bovendien dient de opdrachtgever altijd toestemming te geven, bij een gewijzigde planning. De opdrachtgever gaat ervan uit dat de voertuigen altijd zo vol mogelijk zullen rijden en dat wagentypes worden gekozen die dit mogelijk kunnen maken. De opdrachtnemers dienen ervoor te zorgen dat er genoeg voertuigtypen in reserve zijn om te zorgen dat de efficiëntie gewaarborgd blijft en dat flexibel kan worden omgegaan met gewijzigde omstandigheden.

Forseti

pagina 25


• Voor de vergoeding van mutaties binnen het vervoer geldt één tarief per beladen uur (de voertuigtypes: taxi/personenauto, taxibus en rolstoelbus), het zogenaamde geoffreerde variabele tarief voor het betreffende perceel. • Voordat de opdrachtnemer tot een veranderde ritplanning en/of inzet van voertuigen komt, dient de opdrachtgever goedkeuring aan de wijziging te geven. • Voor de vergoeding van het vervoer dat plaatsvindt geldt het tarief per beladen uur voor het betreffende perceel.

8.3

Efficiënte planning ritten • De opdrachtnemer maakt voor het vervoer van alle leerlingen een zo (kosten) efficiënt mogelijke planning van ritten en voertuigen, uitgaande van de randvoorwaarden van het Programma van Eisen. Deze planning dient reëel te zijn en dient als referentiepunt voor de start van het nieuwe schooljaar. De opdrachtgever kan hierbij ook dwingend in voorkomende gevallen het in te zetten voertuigtype bepalen. • Vlak voor het begin van het schooljaar wordt een eerste ritplanning gemaakt die goedgekeurd dient te worden door de opdrachtgever. De ritplanning zoals ingediend in de inschrijving geldt als referentiepunt. • Elke verplaatsing van A (1e ophaaladres), via eventuele tussenpunten, naar B (eindbestemming) wordt gezien als een afzonderlijke rit. Dit betekent dat een ochtendrit afzonderlijk wordt gezien van een middag(retour)rit. • Iedere unieke rit dient per periode (ochtend/middag) een uniek nummer te krijgen. In de ritplanning geeft de opdrachtnemer aan hoeveel keer per maand een bepaalde unieke rit gereden is. • Voor elke rit wordt de beladen reistijd bepaald conform de uitgangspunten van paragraaf 8.1.

8.4

Kostenverdeling De kosten voor de opdrachtgever worden verdeeld op basis van een verdeelsleutel. De verdeelsystematiek wordt gebaseerd op de individuele directe reistijden (zonder combinatie) van een leerling naar zijn schoolbestemming. Deze reistijden worden conform de instellingen uit dit aanbestedingsdocument bepaald en leveren zodoende van iedere leerling een directe reistijd op. In het volgende voorbeeld is de berekening voor een gecombineerde rit uitgewerkt en toegelicht. Het betreft een fictief voorbeeld van in totaal 4 leerlingen (A t/m D) uit de deelnemende gemeenten die naar school XX in Eindhoven gaan.

Forseti

pagina 26


Leerling

Gemeente

Directe reistijd naar XX,

Subtotaal reistijden

volgens Easy Travel

per gemeente

A

Waalre

A -> XX = 29

B

Waalre

B -> XX = 26

C

Eindhoven

C -> XX = 18

D

Eindhoven

D -> XX = 12 Totaal

55

30 85

Stel: totale kosten van deze rit, exclusief BTW: ! 45,00 Euro Verdeling kosten tussen gemeenten: Waalre:

(55/85) x ! 45,00 = ! 29,12

Eindhoven:

(30/85) x ! 45,00 = ! 15,88

Tijdens de uitvoering van het contract dient de opdrachtnemer verplicht op deze wijze te factureren. Iedere gemeente ontvangt maandelijks een eigen factuur.

8.5

Facturatie Iedere maand vindt verrekening plaats door de som van de beladen reistijd x het betreffende tarief per beladen voertuiguur zoals geoffreerd in de inschrijving + het starttarief per rit per voertuigtype x het aantal uitgevoerde ritten. • De opdrachtnemer geeft in een maandfactuur de onderbouwing weer van de gereden ritten plus de gegevens zoals vermeld in hoofdstuk 7. Hierin dienen wijzigingen in de ritplanning eveneens in meegenomen te worden. • De opdrachtnemer dient de facturen binnen 14 kalenderdagen na het einde van de desbetreffende maand digitaal in te dienen. • De opdrachtnemer dient zich tijdens de uitvoering te houden aan het facturatieformat dat als bijlage bij dit Programma van Eisen is opgenomen. Het volledig ingevulde format dient maandelijks digitaal (in xls-bestandsformaat) te worden verstrekt aan de opdrachtgever. • De opdrachtgever is gerechtigd om wijzigingen op het facturatieformat door te voeren. • De opdrachtnemer dient er rekening mee te houden dat de in dit hoofdstuk vastgelegde vergoedingssystematiek kan afwijken van de werkelijke reistijd.

8.6

Indexering • Jaarlijks, per 1 januari, worden de tarieven geïndexeerd (NEA-index). • De kostenontwikkeling in de tarieven worden jaarlijks berekend door het NEA te Zoetermeer. Deze indexering is doorgaans in november bekend.

Forseti

pagina 27


• De opdrachtnemer deelt de bedoelde kostenontwikkeling jaarlijks binnen tien werkdagen na bekendmaking door het NEA schriftelijk mede aan de opdrachtgever, voorzien van een onderbouwing. • De eerste indexering vindt plaats per 1 januari 2014.

8.7

Opslagpercentage bij individueel vervoer Indien een leerling individueel vervoerd dient te worden mag de opdrachtnemer voor de betreffende ritten een opslagpercentage van 15% in rekening brengen, bovenop de geoffreerde beladen uurtarieven. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het al dan niet toewijzen van individueel vervoer. Dit geldt alleen voor individueel vervoer op basis van (medische) indicatie en uitsluitend in opdracht van de gemeente. In dergelijke situaties is het nooit toegestaan om leerlingen te combineren met andere leerlingen tijdens een rit. Deze opslag is niet van toepassing bij individueel vervoer doordat combinatie met andere leerlingen om vervoer technische redenen onmogelijk is, waardoor een leerling alleen in een rit zit, zoals bij afwijkende bestemmingen en/of afwijkende schooltijden. In deze situaties is er dus geen sprake van een door de opdrachtgever afgegeven indicatie voor individueel vervoer.

8.8

Opslagpercentage bij bezit TX-keurmerk Indien de opdrachtnemer in het bezit is van een geldig officieel landelijk kwaliteitskeurmerk voor het taxivervoer (TX-keur), dan wel het ISO 9001:2008 certificaat indien het een niet daadwerkelijk bij de uitvoering betrokken partij betreft, mag een opslagpercentage van 3% op de geoffreerde uurtarieven voor taxi/taxibus/rolstoelbus worden gefactureerd. De volgende voorwaarden gelden daarbij: • De opslag mag enkel worden doorberekend indien alle bij de uitvoering betrokken opdrachtnemers voor het betreffende perceel in het bezit zijn van een geldig TX-keur. Dit geldt derhalve specifiek ingeval van hoofdaannemer met onderaannemers, alswel voor combinaties. Indien één van de partijen geen geldig TX-keur bezit vervalt de opslag per de eerste dag van de eerstvolgende maand. • Op eerste verzoek van opdrachtgever dient de opdrachtnemer de geldige certificaten te vertonen. Controlerapporten die vanuit de controlerende instanties worden opgesteld dienen aan de opdrachtgever te worden overhandigd.

8.9

Sanctiebeleid Indien bij herhaling sprake is van niet, niet tijdige, niet deugdelijke, niet gehele nakoming van de overeenkomst en na schriftelijke in gebreke stelling van de opdrachtnemer heeft de opdrachtgever het recht om de opdrachtnemer (of onderaannemer) één of meerdere ritten/routes te ontnemen en hiervoor een andere partij/chauffeur in te schakelen.

Forseti

pagina 28


De opdrachtnemer zal in dat geval verantwoordelijk worden gehouden voor de door de opdrachtgever te maken extra kosten. Er wordt een boete in rekening gebracht van ! 5.000,- per situatie wanneer de uitvoerder van de opdracht in gebreke wordt gesteld bij een schriftelijke aanmaning waarbij hem een redelijke termijn voor de nakoming wordt gesteld, en nakoming binnen deze redelijke termijn uitblijft. Indien nakoming anders dan door overmacht blijvend onmogelijk is geworden, is de boete onmiddellijk in haar geheel verschuldigd. Ook voor het niet (tijdig) aanleveren van de periodiek gevraagde (management)informatie kan deze sanctie opgelegd worden. De opdrachtgever heeft het recht een onafhankelijk adviesbureau in te schakelen om tekortkomingen in het vervoer te onderzoeken.

Forseti

pagina 29


Forseti

pagina 30


9

Overig

9.1

Implementatieplan De winnende inschrijver(s) moet(en) uiterlijk tien werkdagen na definitieve gunning van de opdracht een implementatieplan aanleveren aan de opdrachtgever. • In het implementatieplan zijn de maatregelen en acties beschreven die nodig zijn voordat het vervoer van start kan gaan. Een onderdeel van het plan is een gedetailleerde tijdsplanning die de acties beschrijft die de inschrijver zal ondernemen om een goede implementatie vorm te geven. • Het implementatieplan besteedt aandacht aan de inrichting van de centrale, het werven van nieuw personeel, opleiding en instructie van het personeel en de eventuele aanschaf of aanpassing van voertuigen. • Tijdens de uitvoering van de implementatie dient de opdrachtgever periodiek in kennis gesteld te worden van de uitvoering van het implementatieplan. De opdrachtgever maakt hierover na gunning aanvullende afspraken met de opdrachtnemer.

9.2

Controle en toezicht De opdrachtgever heeft het recht om steekproefsgewijs controle te (laten) houden. Dit kunnen zowel aangekondigde als onaangekondigde controles betreffen. Tijdens deze controles wordt getoetst of door de opdrachtnemer en/of haar onderaannemers aan de in de aanbestedingsdocumenten gestelde eisen wordt voldaan.

9.3

Continuïteit De opdrachtnemer verplicht zich gedurende de vastgestelde contractperiode het vervoer te verzorgen, zonder zich te kunnen beroepen op eventuele belemmeringen als ziekte van chauffeurs en/of mankementen aan het materiaal en/of een tekort aan materiaal. Dit geldt ook voor combinanten en hoofd- onderaannemers.

9.4

Aansprakelijkheid • De

opdrachtnemer

dient

zich

tegen

aansprakelijkheid

te

verzekeren

en

zijn

onderaannemers te verplichten dezelfde verzekeringen af te sluiten. • De

opdrachtnemer

dient

Aansprakelijkheidsverzekering

zich

te

verzekeren

Motorvoertuigen

op

(WAM).

grond De

van

de

dekking

Wettelijke dient

voor

taxivoertuigen (tot en met acht passagiers) minimaal 5 miljoen euro per gebeurtenis te bedragen voor schade aan personen en minimaal 1 miljoen Euro per gebeurtenis voor schade aan zaken.

Forseti

pagina 31


• De opdrachtnemer dient te beschikken over een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering voor schade die het gevolg is van de indirecte bedrijfsuitvoering, waarvoor de WAM geen of onvoldoende dekking geeft. De verzekerde som dient minimaal 1 miljoen euro per aanspraak te zijn en 2 miljoen per jaar te bedragen. • Opdrachtnemer dient over bovengenoemde verzekeringsdekkingen te beschikken en deze gedurende de gehele contractperiode in stand te houden. De opdrachtnemer dient zijn polis en die van de ingezette onderaannemers op eerste verzoek van de opdrachtgever te overhandigen.

9.5

Persoonsgegevens Vanwege privacygevoelige informatie gelden de volgende voorwaarden: • Bij beëindiging van de overeenkomst zal de opdrachtnemer, zonder gerechtelijke tussenkomst en/of ingebrekestelling en op haar kosten, alle actuele en historische gegevensbestanden noodzakelijk voor de uitvoering van het vervoersysteem binnen de door de opdrachtgever daarvoor gestelde termijn in het alsdan door de opdrachtnemer gebruikte format teruggeven aan de opdrachtgever en kopieën of delen ervan die in eigen programma’s bij de opdrachtnemer zijn opgenomen uitwissen dan wel vernietigen. • Beide partijen nemen strikte vertrouwelijkheid in acht ten aanzien van de informatie over elkaars organisatie en de leerlingen- en ritdata. Behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij, zal ieder der partijen informatie en gegevensdragers welke haar ter beschikking staan, niet buiten het kader van deze overeenkomst aan derden ter beschikking stellen en aan haar personeel slechts bekend maken voor zover dat nodig is voor het verrichten van de overeengekomen prestaties. • De door de opdrachtgever aan de opdrachtnemer aangeleverde klantgegevens zullen door de opdrachtnemer uitsluitend worden gebruikt voor de uitvoering van de ritten overeenkomstig de bepalingen van deze overeenkomst. • De door de opdrachtnemer verwerkte leerlingen- en ritgegevens zullen door de opdrachtnemer uitsluitend worden verstrekt aan de opdrachtgever of aan een door de opdrachtgever daartoe schriftelijk aan te wijzen derde. • De opdrachtnemer verbindt zich ten opzichte van de opdrachtgever de aangeleverde persoonsgegevens overeenkomstig de Wet bescherming persoonsgegevens te verwerken en de verplichtingen die op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens op de verantwoordelijke rusten na te komen.

Forseti

pagina 32

BIJLAGE

1 Digitale bijlage De volgende documenten zijn digitaal (in *.xls) bestandsformaat te downloaden vanaf de aanbestedingskalender: -

Leerlingen- en scholenlijst

-

Invulformulier indicatoren ritplanning

-

Format ritplanning

-

Format maandfactuur

2 Klachtenprocedure Artikel 1 Begrippenlijst Leerling:

Degene die vervoerd wordt of “voornemens was te worden vervoerd”

Vervoerder:

De uitvoerder van de vervoersovereenkomst

Uitvoering:

Het daadwerkelijk vervoeren van leerlingen van de woning naar de school vice versa, dan wel buitenschoolse opvang per taxi of taxibus

Klacht:

Een

mondeling

of

schriftelijk

ingediend

probleem

over

het

leerlingenvervoer dat (niet) direct oplosbaar is, of langere tijd aanhoudt of niet naar tevredenheid wordt opgelost Klager:

De indiener van de klacht

Vervoersovereenkomst:

De

schriftelijke

overeenkomst

waarbij

vervoerder

zich

heeft

verbonden om het “Leerlingenvervoer gemeente Eindhoven en Waalre” uit te voeren Opdrachtgever:

Gemeente Eindhoven en gemeente Waalre

Toezichthouder:

In opdracht van het college van B&W aangesteld controlerend adviesbureau

Adviesraad:

Adviesraad Leerlingenvervoer Gemeente Eindhoven & Adviesraad Leerlingenvervoer Gemeente Waalre

Artikel 2 Doelstelling klachtenprocedure 1. Het afhandelen dan wel laten afhandelen van een klacht waardoor recht wordt gedaan aan een correcte en klantvriendelijke uitvoering van het leerlingenvervoer. 2. Het verzamelen van klachten teneinde de kwaliteit van de uitvoering van het leerlingenvervoer van de opdrachtgever te bewaken en te optimaliseren en daardoor beter te kunnen inspelen op de behoefte van de gebruiker van het leerlingenvervoer. Artikel 3 Indienen klacht 1. Een klacht wordt binnen drie weken na de dag waarop deze is ontstaan dan wel is geconstateerd, door de klager ingediend bij de opdrachtgever. 2. Klachten welke niet binnen de in het vorige lid genoemde termijn zijn ingediend worden als nietontvankelijk beschouwd. 3. Een mondelinge klacht wordt bij het daartoe aangewezen telefoonnummer 040-238 2832 (Eindhoven) of 040-2282500 (Waalre) ingediend. Mondelinge klachten kunnen telefonisch worden ingediend op werkdagen tussen 08.00 uur en 17.00 uur en worden door opdrachtgever geregistreerd. 4. Daarnaast kunnen er schriftelijk klachten worden ingediend. Een schriftelijke klacht kan per email ingediend worden via emailadres: [email protected] of [email protected] of via postadres: Gemeente Eindhoven Sector M&M Onderdeel Jeugd afdeling Leerlingenzorg Postbus 90150 5600 RBCJ Eindhoven.

Gemeente Waalre Team Maatschappelijke Zaken Postbus 10.000 5580 GA Waalre 5. In ieder geval bevat de mondelinge en schriftelijke klacht ten minste: " naam en adres van klager; " datum; " de datum, het tijdstip van de rit, de aard en omschrijving van de klacht; " naam en adres van de leerling; " naam van de school. 6. Een klacht wordt niet behandeld als: " de klacht te laat is ingediend; " de klacht geen betrekking heeft op de uitvoering of organisatie van de dienstverlening in vervolg op een toegekende verstrekking; " de gedraging aan het oordeel van een andere instantie of rechter is onderworpen, dan wel onderworpen is geweest; " de klacht niet voldoet aan de in deze klachtenprocedure genoemde vereisten. 7. De opdrachtgever beoordeelt of een klacht ontvankelijk is of niet. 8. Indien een klacht niet ontvankelijk is wordt de klager hiervan uiterlijk binnen 5 werkdagen na ontvangstbevestiging in kennis gesteld, onder vermelding van reden(en). Artikel 4 Klacht afhandeling door de vervoerder, taken en bevoegdheden 1. Een door de opdrachtgever ontvangen klacht wordt, indien en voor zover de klacht betrekking heeft op de dienstverlening door de vervoerder, binnen 2 werkdagen na ontvangst doorgestuurd aan de vervoerder en de toezichthouder. De indiener van de klacht wordt hiervan op de hoogte gebracht, telefonisch of schriftelijk. De opdrachtgever maakt hiervan een aantekening in het dossier. 2. Indien de klacht geen betrekking heeft op de dienstverlening door de vervoerder zal de klacht, mits ontvankelijk, binnen 5 werkdagen worden afgehandeld door de opdrachtgever. 3. De vervoerder treedt in overleg met de opdrachtgever voordat de klacht wordt afgehandeld. 4. De vervoerder draagt binnen 5 werkdagen na ontvangst van de klacht zorg voor een zorgvuldige, mondelinge en schriftelijke afhandeling van deze klacht naar de klager. De opdrachtgever en de toezichthouder ontvangen een afschrift van de afhandeling brief. 5. Indien de klacht naar het oordeel van de opdrachtgever niet afdoende is opgelost, treedt de opdrachtgever, onverlet het bepaalde in het zesde lid, in overleg met de vervoerder (en brengt de toezichthouder hiervan op de hoogte), om tot een andere oplossing te komen. 6. De vervoerder kan de klacht van de klager, gemotiveerd en gegrond of gedeeltelijk gegrond of ongegrond verklaren en brengt de opdrachtgever en de toezichthouder hiervan op de hoogte. 7. De opdrachtgever bepaalt of de klacht na overleg met de vervoerder voldoende is opgelost of beraadt zich op verdergaande maatregelen. Artikel 5 Registratie en administratie 1. De toezichthouder en de vervoerder registreren de klachten en de afhandeling daarvan. 2. a. De toezichthouder publiceert in tussenrapportages en de jaarrapportage een geanonimiseerd overzicht van de klachten. b. De Adviesraad ontvangt een afschrift van voornoemde rapportages. 3. a. Naar aanleiding van de jaarrapportage zal het klachtenoverzicht besproken worden met de vervoerder en de toezichthouder.

b. De Adviesraad kan gevraagd of ongevraagd een advies uitbrengen. Artikel 6 Overige bepalingen 1. De klachtenprocedure is kosteloos. Dit geldt niet ten aanzien van de eventuele kosten die het inroepen van een adviseur met zich meebrengt. Deze kosten zijn voor rekening van degene die de bijstand van een adviseur inroept. 2. a. Deze klachtenprocedure wordt jaarlijks in overleg met de vervoerder geëvalueerd. Wijzigingen van deze procedure behoeven overeenstemming tussen opdrachtgever en vervoerder. b. Bij wijziging wordt de Adviesraad vooraf op de hoogte gebracht en kan gevraagd of ongevraagd een advies uitbrengen. 3. Deze klachtenprocedure ligt ter inzage bij de gemeente Eindhoven respectievelijk is te downloaden via website www.eindhoven.nl/leerlingenvervoer. De klachtenprocedure wordt op verzoek toegezonden. 4. De klachtenprocedure treedt in werking op 1 september 2013. 5. Deze klachtenprocedure kan worden aangehaald als “Klachtenprocedure Uitvoering Leerlingenvervoer gemeente Eindhoven en Waalre”.

EU-aanbesteding leerlingenvervoer gemeenten Eindhoven en Waalre Programma van Eisen (C04)

Recommend Documents