Enterprise and Global Management of Information Technology (Summary)
Bagian 1. MENGELOLA TEKNOLOGI INFORMASI Salah satu komponen yang penting dalam menentukan keberhasilan suatu bisnis adalah Teknologi Informasi. Akan tetapi teknologi informasi juga merupakan sumberdaya bisnis penting yang harus dikelola dengan baik dan benar. Teknologi informasi telah terbukti memberikan kontribusi dan peranan penting pada keberhasilan atau kegagalan usaha bisnis strategis perusahaan. Mengelola sistem dan teknologi informasi yang mendukung proses bisnis modern perusahaan pada saat ini adalah sebuah tantangan besar untuk para manajer bisnis dan TI serta para praktisi bisnis. Untuk mengelola teknologi informasi dilakukan dengan pendekatan manajerial yang terdiri dari tiga komponen utama yaitu: 1. Mengelola pengembangan dan implementasi bersama berbagai strategi bisnis atau teknologi informasi. Pendekatan ini dipimpin oleh CEO dan CIO pada perusahaan tersebut 2. Mengelola pengembangan dan implementasi aplikasi dan teknologi bisnis
atau Teknologi informasi. Pendekatan ini adalah tanggung jawab utama dari CIO dan CTO. Area manajemen TI ini melibatkan pengelolaan proses pengembangan sistem informasi dan implementasinya. 3. Mengelola organisasi TI dan infrastruktur TI. Tanggungjawab ini ditujukan kepada CIO dan para manajer IT untuk mengelola pekerjaan pakar IT yang diatur kedalam berbagai tim proyek serta subunit organisasi lainnya.
Perencanaan Bisnis/ TI Proses perencanaan bisnis atau TI megarah pada pengembangan model strategi dan bisnis untuk berbagai aplikasi, proses, produk dan layanan baru. Baik CEO atau CIO perusahaan harus mengelola pengembangan strategi pelengkap dalam bisnis dan TI untuk memenuhi nilaipelanggan dan visi nilai bisnis. Proses perencanaan bisnis atau TI memiliki 3 komponen utama: 1. Pengembangan strategi.
1
Mengembangkan berbagai strategi bisnis yang mendukung visi bisnis perusahaan. 2. Menajemen sumberdaya. Mengembangkan berbagai rencana strategi untuk mengelola atau melakukan outsourcing atas sumberdaya TI perusahaan, termasuk personel SI, hardware, software, data dan sumberdaya jaringan. 3. Arsitektur teknologi. Membuat pilihan TI strategis yang mencerminkan arsitektur teknologi informasi yang didesain untuk mendukung usaha bisnis atau TI perusahaan. Arsitektur TI yang dibuat oleh proses perencanaan strategis bisnis atau TI adalah desain konseptual, atau cetak biru, yang meliputi komponen utama berikut ini: a.
Platform teknologi. Internet, ekstranet, intranet, dan jaringan lainnya, sistem komputer, software sistem, serta software aplikasi perusahaan terintegrasi, memberikan struktur, atau flatform, untuk komputasi dan komunikasi yang mendukung penggunaan strategis teknologi informasi bagi e-business, e-commerce, dan aplikasi bisnis atau TI lainnya.
b. Arsitektur aplikasi. Aplikasi bisnis dari teknologi informasi didesain sebagai arsitektur terintegrasi atau portofolio dari sistem perusahaan yang mendukung usaha bisnis strategis, serta proses lintas fungsi bisnis. Contohnya, arsitektur aplikasi harus meliputi dukungan untuk ERP terintegrsai dan aplikasi CRM. c. Organisasi TI. Struktur organisasi dari fungsi SI dalam perusahaan dan penyebaran para pakar SI didesain untuk memenuhi strategi yang berubah dari bisnis. Bentuk dari organisasi TI bergantung pada filosofi manajerial dan strategi bisnis atau TI yang dibentuk selama proses perencanaan strategis.
2
Gambar 2. Proses perencanaan bisnis atau TI menekankan pada fokus nilai pelanggan dan bisnis untuk mengembangkan strategi dan model bisnis, serta arsitektur TI untuk aplikasi bisnis.
Mengelola Pengembangan Aplikasi Manajemen pengembangan aplikasi melibatkan pengelolaan berbagai aktivitas seperti analisis dan desain sistem, pembuatan prototipe, pemrograman aplikasi, manajemen proyek, jaminan kualitas, dan pemeliharaan sistem untuk semua
proyek
pengembangan
bisnis
atau
TI
yang
besar.
mengelola
pengembangan aplikasi membutuhkan berbagai aktivitas tim yang terdiri dari analisis sistem, pengembang software dan pakar SI lainnya yang bekerja dalam berbagai proyek pengembangan sistem informasi. Sehingga manajemen proyek adalah kunci tanggung jawab manajemen TI apabila menginginkan proyek bisnis atau TI diselesaikan tepat waktu dan dalam batas anggaran mereka.
Manajemen operasi SI Manajemen operasi berkaitan dengan penggunaan sumber daya hardware, software, jaringan, dan sumber daya manusia dalam perusahaan atau pusat data unit bisnis dari sebuah organisasi. Aktivitas operasional yang harus dikelola meliputi operasi sistem komputer, manajemen jaringan, pengendalian produksi, dan dukungan produksi. 3
Sebagian besar aktivitas manejemen diotomatisasi melalui penggunaan paket software manajemen kinerja sistem komputer. Pemonitor kinerja sistem melakukan
monitoring
pemprosesan
pekerjaan
komputer,
membantu
mengembangkan jadwal terencana operasi komputer yang dapat mengoptimalkan kinerja sistem komputer serta menghasilkan statistik terinci untuk perencanaan dan pengendalian kapasitas komputer yang efektif.
Manajemen Sumber Daya Manusia dalam TI Keberhasilan atau kegagalan dari organisasi layanan informasi terutama terletak pada kualitas orang-orangnya. Banyak perusahaan yang menggunakan komputer merekrut, melatih, dan melatih kembali personel SI yang berkualifikasi. Salah satu pekerjaan yang paling penting dari para manajer layanan informasi adalah untuk merekrut personel yang berkualifikasi dan untuk mengembangkan, mengatur, serta mengarahkan kemampuan kinerja yang ada saat ini. Dengan melatih karyawan secara kontinu diharapkan karyawan dapat mengejar perkambangan terakhir dalam bidang yang berkembang dengan cepat dan sangat berbau teknis.
CIO dan Eksekutif TI Lainnya Direktur teknologi informasi (CIO) mengawasi semua penggunaan teknologi informasi dalam banyak perusahaan, dan menyesuaikannya dengan tujuan strategis bisnis. Jadi semua layanan komputer tradisional, teknologi internet, layanan jaringan telekomunikasi dan teknologi SI lainnya yang mendukung jasa adalah tanggung jawab CIO. CIO berkonsentrasi pada perencanaan dan strategi bisnis atau TI dan bekerjasama dengan CEO dan eksekutif puncak lainnya untuk mengembangkan penggunaan yang strategis atas teknologi informasi dalam e-business dan e-commerce yang membantu membuat perusahaan menjadi lebih kompetitif
Manajemen Teknologi Manajemen dari teknologi yang berubah dengan cepat adalah hal penting untuk organisasi apapun. Perubahan dalam teknologi informasi seperti PC, 4
jaringan klien/server, dan intranet serta internet datang secara cepat dan diperkirakan akan berlanjut di masa datang. Semua teknologi informasi harus dikelola sebagai platform teknologi karena melakukan integrasi secara internal berfokus pada atau secara eksternal menghadapi berbagai aplikasi bisnis. Teknologi tersebut meliputi Internet, Intranet dan berbagai e-commerce dan berbagai teknologi kerja sama serta software perusahaan terintregrasi untuk manajanemen pelanggan, ERP dan manajemen rantai pasokan. Manajemen teknologi merupakan tanggung jawab CTO (Chief Technology Officer).
Mengelola Layanan Pemakai Tim dan kelompok kerja para praktisi bisnis umumnya menggunakan terminal kerja PC, berbagai paket software, dan internet, intranet, serta jaringan lainnya untuk mengembangkan dan mengaplikasikan teknologi informasi atas aktivitas mereka. Jadi, banyak perusahaan telah merespons dengan membuat fungsi-fungsi layanan pemakai (user service), atau layanan klien untuk mendukung serta mengelola komputasi pemakai akhir dan kelompok kerja.
Kegagalan dalam Manajemen TI Mengelola teknologi informasi bukanlah tugas yang mudah. Fungsi sistem informasi memiliki masalah kinerja dalam banyak organisasi. Manfaat yang dijanjikan dalam teknologi informasi belum muncul dalam banyak kasus perusahaan. Penelitian yang dilakukan oleh perusahaan memperlihatkan bahwa banyak perusahaan yang belum berhasil mengelola penggunaan teknologi informasi. Contohnya: Teknologi informasi tidak digunakan secara efektif oleh berbagai perusahaan yang menggunakan TI terutama untuk mengkomputerisasikan proses bisnis tradisional dan bukannya untuk mengembangkan proses e-business yang inovatif dengan melibatkan pelanggan, pemasok, dan mitra bisnis lainnya, ecommerce, serta pendukung keputusan yang dijalankan melalui web. Teknologi informasi tidak digunakan secara efisien oleh sistem informasi yang memberi waktu respons yang lama dan sering kali mati, atau pakar dan
5
konsultan SI yang mengelola berbagai proyek pengembangan aplikasi dengan tidak benar.
Keterlibatan dan Tata Kelola Manajemen Tidak ada solusi yang cepat dan mudah dari kegagalan dalam fungsi sistem informasi. Akan tetapi, pengalaman dari berbagai perusahaan yang berhasil menunjukkan bahwa keterlibatan tingkat manaerial dan pemakai akhir yang ekstensif dan berarti, adalah bahan utama dari kinerja sistem informasi yang berkualitas tinggi. Melibatkan para manajer bisnis dalam keterbukaan dari fungsi SI dan praktisi bisnis dalam pengembangan aplikasi SI, seharusnya akan membentuk respons dari manajemen atas berbagai tantangan dalam meningkatkan nilai bisnis teknologi informasi.
BAGIAN II. MENGELOLA TI GLOBAL Dimensi internasional telah menjadi bagian penting dalam mengelola perusahaan di ekonomi global yang saling berhubungan dan pasar saat ini dan akan dipengaruhi oleh perkembangan bisnis internasional, dan berhubungan dalam cara tertentu dengan berbagai orang, produk, atau jasa yang asalnya bukan dari negara asal.
Manajemen TI Global Semua aktivitas global harus disesuaikan untuk memperhitungkan tantangan budaya, politik, dan geekonomi yang ada dalam masyarakat bisnis internasional. Mengembangkan strategi bisnis dan TI yang tepat untuk pasar global harus merupakan langkah awal dalam manajeman teknologi informasi global. Begitu hal tersebut dilakukan, pemakai akhir dan para manajer SI dapat berpindah ke pengembangan portofolio aplikasi bisnis yang diperlukan untuk mendukung strategi bisnis atau TI.
6
Tantangan Budaya, Politik, dan Geoekonomi Bisnis yang biasa tidak cukup bagus dalam operasi bisnis global. Hal yang sama juga benar untuk manajemen teknologi e-business global. Terdapat terlalu banyak kenyataan budaya, politik, dan geoekonomi yang harus diahadapi agar dapat berhasil dalam pasar global. Tantangan politik terbesar adalah banyak negara yang memiliki peraturan yang meregulasi atau melarang transfer data lintas batas nasional (aliran data lintas batas) terutama informasi personal seperti catatan pribadi. Negara lainnya sangat keras, mengenakan pajak, atau melarang impor hardware dan software. Sedangkan yang lainnya memiliki materi lokal yang menspesifikasikan sejmlah bagian dari nilai produk harus ditambahkan di negara bersangkutan jikla ingin dijual di negara tersebut. Tantangan geoekonomi dalam bisnis global dan TI merujuk pada pengaruh geografi atas kenyataan ekonomi dalam aktifitas bisnis internasional. Jauhnya jarak fisik yang terlibat masih merupakan masalah utama, bahkan dalam era telekomunikasi Internet dan perjalanan dengan pesawat jet. Tantangan budaya menghadapi bisnis global dan para manajer TI memasukan berbagai perbedaan dalam bahasa, ketertarikan budaya, agama, kebiasaan, perilaku sosial, dan filosofi politik. Tentu saja para manajer TI global harus dilatih dan menajamkan pemahaman atas perbedaan budaya semacam ini sebelum mereka dikirim ke luar negeri atau dibawa ke negara asal perusahaan.
Strategi Bisnis atau TI Global Banyak perusahaan yang bergeser menuju strategi lintas negara yang mengintegrasikan aktivitas bisnis atau TI global mereka melalui kerja sama dekat dan saling ketergantungan antara anak perusahaan mereka di seluruh dunia dengan kantor pusat perusahaan. Bisnis bergeser menjauh dari strategi multinasional dengan anak perusahaan di luar negri beroperasi secara mandiri, strategi internasional dengan anak perusahaan mandiri tetapi tergantung pada kantor pusat untuk berbagai proses, produk, dan ide baru dan strategi global, dengan operasi perusahaan di seluruh dunia dikelola secara intensif oleh kantor pusat. 7
Aplikasi Bisnis atau TI Global Aplikasi teknologi informasi yang dikembangkan oleh perusahaan global bergantung pada strategi bisnis dan TI serta keahlian dan pengalamannya dalam TI. Akan tetapi, aplikasi TI juga bergantung pada berbagai jenis penggerak bisnis global yaitu permintaan bisnis yang disebabkan oleh sifat industri dan persaingan atau
tekanan lingkungannya.
Salah satu
contohnya
adalah perusahaan
penerbangan atau jaringan hotel yang memiliki pelanggan global, yaitu pelanggan yang melakukan perjalanan di banyak tempat atau memiliki operasi global.
Standar TI Global Manajemen atas standar teknologi (juga disebut sebagai infrastruktur teknologi) adalah dimensi lain dari manajemen TI global – yaitu, mengelola hardware, software, sumber daya data, jaringan telekomunikasi, dan fasilitas komputasi yang mendukung operasi bisnis global. Manajemen dari standar TI global bukan hanya secara teknis rumit, tetapi juga memiliki implikasi besar atas politik dan budaya. Mengelola jaringan komunikasi data internasional, termasuk internet, intranet, ekstranet, dan jaringan lainnya, adalah tantangan utama TI global. Membuat fasilitas komputasi secara internasional adalah tantangan global lainnya. Perusahaan dengan operasi bisnis global biasanya membuat atau menyewa integrator sistem untuk pusat-pusat data tambahan dalam anak-anak perusahaan mereka di berbagai negara lain. Pusat-pusat data ini memenuhi kebutuhan komputasi lokal dan regional, dan bahkan membantu menyeimbangkan beban kerja komputasi global melalui hubungan dengan satelit komunikasi. Standar TI Global Manajemen atas standar teknologi adalah dimensi lain dari manajemen TI global yaitu mengelola hardware, software sumber daya data, jaringan telekomunikasi dan fasilitas komputasi yang mendukung operasi bisnis global. Manajemen standar dari standar TI global bukan hanya secara teknis rumit tetapi juga memiliki implikasi yang besar atas politik dan budaya. Sebagai contoh pemilihan hardware adalah sebuah pilihan sulit di beberapa negara karena harga yang sangat mahal, pajak yang mahal, larangan 8
impor, waktu tunggu yang lama untuk persetujuan pemerintah, kurangnya jasa perbaikan atau suku cadang lokal seta kurangnya dokumentasi yang disesuaikan dengan kondisi setempat. Hal ini juga terjadi pada pemilihan software. Perbedaan paket yang dikembangkan di berbagai wilayah bisa saja tidak sesuai dengan versi lainnya.
Berbagai Isu Akses Data Global Isu-isu akses data global selama ini merupakan subjek kontroversi politik dan hambatan teknologi dalam operasi bisnis global selama bertahun-tahun, tetapi telah menjadi makin jelas bersama dengan pertumbuhan internet serta tekanan ecommerce. Contoh utama adalah isu tentang aliran data lintas negara (transborder data flow – TDF) yang memungkinkan aliran data melintasi batas internasional melalui jaringan telekomunikasi sistem informasi global. Banyak negara, terutama yang termasuk uni Eropa melihat TDF sebagai pelanggaran hukum privasi mereka karena dalam banyak kasus, data mengenai individu dipindahkan keluar dari negara tersebut tanpa penjagaan privasi yang jelas.
Berbagai Isu Akses Internet Reporters Without Borders (RSF) adalah sebuah organisasi yang bermarkas di Paris yang melaporkan bahwa terdapat 45 negara yang membatasi warga negara mereka mengakses internet. Pada dasarnya, perjuangan antara sensor internet dengan keterbukaan di tingkat nasional berputar di sekitar hal-hal utama: mengendalikan saluran, menyaring aliran, dan memberi hukuman pada pemberi informasi. Di negara-negara seperti Birma, Libya, Korea Utara, Siria, dan negara-negara Asia Tengah dan Kaukasia, akses internet dilarang atau diberi batasan keras melalui ISP yang dikendalikan oleh pemerintah.
Perkembangan Sistem Global Jumlah Negara dan budaya yang mnggunakan sistem e-business global itu adalah tantangan dari mengelola perkembangan sistem global. Pada dasarnya terdapat konflik antara persyaratan sistem lokal dengan global, dan terdapat
9
kesulitan dan menyepakati fitur sistem bersama seperti interface pemakai yang multibahasa serta standar desain yang fleksibel.
Strategi Pengembangan Sistem Beberapa strategi dapat digunakan untuk mengatasi beberapa masalah pengembangan sistem yang timbul dalam TI global diantaranya a. mengubah aplikasi yang digunakan oleh kantor induk kedalam aplikasi global. b. memastikan desain system tersebut sesuai dengan kebutuhan situs lokal dan pusat. c. pengembangan parallel, bagian-bagian dari sistem ditugaskan ke anak perusahaan yang berbeda dan kantor induk untuk mengembangkan sistem pada saat yang bersamaan, berasarkan pada keahlian dan pengalaman setiap lokasi. d. pendekatan centers of excellence, dimana seluruh sistem dapat ditugaskan untuk pengembangan anak perusahaan tertentu berdasarkan pada keahlian mereka dalam dimensi bisnis atau teknis yang dibutuhkan untuk keberhasilan pengembangan. e. pendekatan outsorching, kegiatan pengembangan dilakukan oleh perusahaan pengembangan global atau luar negeri yang memiliki keahlian serta pengalaman yang dibutuhkan untuk menegmbangkan aplikasi bisnis / TI global.
10
