BALATONFÜRED VÁROS ÖKORMÁNYZATA
POLGÁRMESTER 8230 Balatonfüred, Szent István tér 1. Szám: Elıkészítı: Király Péterné ELİTERJESZTÉS a Képviselı-testület 2012. április 26-i ülésére Tárgy: Balatonfüred Város Önkormányzatának 2011. évi, éves ellenırzési jelentése belsı ellenırzési feladat ellátásáról.
Tisztelt Képviselı-testület! Magyarországon - az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvénynek (a továbbiakban: Áht.), a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvénynek (a továbbiakban: Ötv.), valamint a költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendeletnek (a továbbiakban: Ber.) megfelelıen - a közpénzek felhasználásában résztvevı költségvetési szervek kötelesek belsı ellenırzési rendszert mőködtetni abból a célból, hogy a szervezet vezetıje számára bizonyosságot nyújtsanak az általa kiépített és mőködtetett pénzügyi irányítási és kontroll rendszerek megfelelıségét illetıen. A belsı ellenırzés éves munkájáról, az Ötv., a Ber., valamint a Belsı Ellenırzési Kézikönyv alapján Éves Ellenırzési Jelentést kell készíteni, melyet az éves beszámolóval egyidejőleg kell a Képviselı-testület elé terjeszteni. A költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló – 2011. évben hatályos - 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet 31. § (3) bekezdésének megfelelıen, a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutató figyelembevételével készítette el a belsı ellenır az éves összefoglaló ellenırzési jelentést. Kérem a Képviselı-testületet, az elıterjesztés alapján a határozati javaslatot fogadja el. Balatonfüred, 2012. április 2.
dr. Bóka István polgármester
1
HATÁROZATI JAVASLAT
…………./2012. (IV. 26.) határozat Balatonfüred Város Önkormányzatának Képviselı-testülete a 2011. évi, éves belsı ellenırzési jelentést megismerte és elfogadja.
2
2011. évi, éves ellenırzési jelentés Vezetıi összefoglaló A belsı ellenır, a 2011. évi belsı ellenırzési munkatervet - 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet 21. §-ának megfelelıen - munkaerıkapacitás-felmérés és kockázatelemzés alapján állította össze, melyet Balatonfüred Város Képviselıtestülete a 397/2011.(XI. 24.) számú határozatával elfogadott. A tervezett vizsgálatok számát tekintve a belsı ellenırzés a 2011. évi munkatervét 100 %-ban teljesítette. Áthúzódó és Terven felüli vizsgálatra nem került sor. A tervezett és elvégzett vizsgálatok és az azokhoz kapcsolódó tervezett és felhasznált revizori napok összhangban voltak. A belsı ellenır 2011. évben készített belsı ellenırzési jelentései az elıírt formai követelmények figyelembevételével készültek. Az ellenır az ellenırzési programfegyelmet betartva, megállapításokat tett, következtetéseket - jogszabályi hivatkozást – tartalmazó, hasznosítható javaslatokat fogalmazott meg. Az elvégzett ellenırzési feladatok a Ber., valamint az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. Törvény (Áht.) elıírása szerint történtek. A belsı ellenırzési tevékenység során nagyrészt pénzügyi és szabályszerőségi ellenırzésekre került sor, az éves ellenırzési tervnek megfelelıen, amelyek kockázatelemzéssel felállított prioritásokon alapultak. A 2011. évben végzett ellenırzések megállapításai azt bizonyítják, hogy folyamatba épített, elızetes, utólagos és vezetıi ellenırzés gyakorlati megvalósítása, a mindennapok teendıibe való beépítése megtörtént, de javításra, fejlesztésre szorul. A vonatkozó, gazdálkodást érintı szabályzatok folyamatos kontrolálása szükséges - állandó jogszabályi változázok - hogy az elvárásoknak megfeleljen. A kockázatok felmérése, értékelése, és a szabálytalanságok kezelése a gyakorlatban még elmarad az elvárásoktól.
a) a belsı ellenırzés által végzett tevékenység bemutatása. A belsı ellenır tevékenységét a Ber.18.- 28. § elıírásainak, a nemzetközi belsı ellenırzési standardok figyelembevételével, a belsı ellenırzési kézikönyv, a stratégiai terv, a Balatonfüredi Kistérségi Többcélú Társulás 41/2010. (XII. 09.) határozatával, valamint Balatonfüred Város Képviselıtestülete a 397/2011.(XI. 24.) számú határozatával jóváhagyott, 2011. évi, éves ellenırzési terv alapján végezte. A Társulás, az elızı évekhez hasonlóan, egy fı, fıállású belsı ellenır foglalkoztatásával biztosította a feladat ellátását. A 2011. évi ellenırzési feladatok végrehajtásához külsı szakértı bevonására nem került sor. A belsı ellenır - amennyiben a költségvetési szervnél egy fı látja el a belsı ellenırzést, elvégzi a Ber.12. §-ában foglalt tevékenységeket - szervezi az ellenırzési munkát, ellátja valamennyi ellenırzési ág vonatkozásában a Ber.- ben a belsı ellenırzési vezetı feladatkörébe utalt teendıket (kézikönyv elkészítése, felülvizsgálása, tervek készítése, testületi jóváhagyatása, ellenırzési tevékenység megszervezése, összehangolása, végrehajtásuk irányítása, az ellenırzési dokumentumok folyamatos felülvizsgálata, jelentések kiküldését. Szükség esetén egyeztetı megbeszélés lefolytatását, az éves jelentés és összefoglaló jelentés elkészítését, a Társulási Tanács illetve a Képviselı- testület elé 3
terjesztését, a belsı ellenırzési nyilvántartásokról és a dokumentumok megırzésérıl való gondoskodást, az ellenırzések nyilvántartásával kapcsolatos elıírások - a Ber. 32. § vezetését, továbbá soron kívüli esetekben külön jegyzıi megbízással egyéb tevékenységet végez. Az ellenırzések lefolytatásához, a jogszabálynak megfelelı tartalommal, a stratégiai tervvel összhangban a belsı ellenır ellenırzési programot, a lefolytatott vizsgálat után ellenırzési jelentést készített, a javaslatok végrehajtására vonatkozóan intézkedési terv készítését kérte az ellenırzött szervek vezetıitıl a szükséges intézkedések végrehajtásáért felelıs személyek és a vonatkozó határidık megjelölésével.
aa) az ellenırzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése, a tervtıl való eltérések indoka, a terven felüli ellenırzések indokoltsága. Az ellenırzési terv részben a kötelezıen ellátandó feladatok – normatíva ellenırzés, Közbeszerzési eljárás beszámolás, statisztikai jelentés elıtti vizsgálata, részben az igényekbıl kiválasztott feladatok – a kockázat elemzésnek is megfelelı - ellátásán alapult. A 2011. évben elvégzett pénzügyi és szabályszerőségi ellenırzésekre a kockázat-elemzéssel alátámasztott ellenırzési tervnek megfelelıen került sor. Áthúzódó és Terven felüli vizsgálatra, nem került sor, ellenırzés nem maradt el. Pénzügyi ellenırzés keretében az adott szervezeteknél a pénzügyi elszámolások, valamint az ezek alapjául szolgáló számviteli nyilvántartások kontrolálása volt a feladat. A szabályszerőségi ellenırzés során vizsgálat tárgyát képezte, hogy az adott szervezet vagy szervezeti egység mőködése, illetve tevékenysége megfelelıen szabályozott-e, és érvényesülnek a hatályos jogszabályok, belsı szabályzatok és vezetıi rendelkezések elıírásai. A szabályszerőség a szabályzatoknak, terveknek, eljárásoknak, jogszabályoknak, rendelkezéseknek, szerzıdéseknek és más követelményeknek való megfelelés. A kockázatelemzésben a magas kockázatúnak értékelt területek ellenırzése megvalósult. A vizsgálatok az éves belsı ellenırzési tervben foglaltak alapján teljesültek. Az ellenırzés, társulási szinten összességében 23 tervszerinti vizsgálatot tartott –, melybıl 12 ellenırzés érintette Balatonfüred Város Önkormányzatát -, amelyre összeségében, 184 revizori nap állt rendelkezésre. A végrehajtott vizsgálatok az ellenırzés típusa szerint pénzügyi és szabályszerőségi, cél és utó ellenırzések voltak. Az utó vizsgálatokra – Ber. 8.§ f) és 12. § n) pontja – Tanúsítvány alkalmazásának módszere kerül bevezetésre, mely a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutató figyelembevételével kerül kialakításra és amellyel a belsı ellenırzési jelentésben tett megállapítások és javaslatok alapján készült intézkedési tervben foglalt feladatok végrehajtása nyomon követhetı válik. Az ellenırzéseket minden esetben részben helyszíni vizsgálattal, illetve bekért anyagokból a belsı ellenıri irodában végezte az ellenır. A belsı ellenır az ellenırzésekrıl írásos jelentést készített, melyet az ellenırzött szervezetek vezetıinek és a vizsgálatot elrendelı személynek megküldött, illetve átadott. A belsı ellenırzési jelentéstervezetben foglalt megállapításokat az ellenırzött szervezetek, intézmények nem vitatták, az ellenırzési jelentéstervezetek, illetve a végleges jelentések módosítására nem került sor. A megállapításokat elfogadták, a hiányosságok megszüntetésére, az intézkedési terveket elkészítettek - Ber. 29.§ (1) – a felelıs személyek és a vonatkozó határidık megjelölésével, és megküldték az ellenırzést végzı részére.
4
A helyi önkormányzatok normatív hozzájárulásai, a helyi önkormányzatok normatív, kötött felhasználású támogatásainak felülvizsgálata Balatonfüred város 9 intézményében, a Társulás önkormányzatai által felügyelt további 7 intézménynél valósult meg. A szabályszerőségi és téma vizsgálatok köré a Közbeszerzési eljárás beszámolás, statisztikai jelentés elıtti vizsgálata, egy kijelölt beruházás szabályszerőségi, valamint a leltárak és a leltározás szabályszerőségi vizsgálata képezte. Egyéb feladatként került ellátásra a képviselıtestület elé kerülı árhatósági jogkörrel összefüggı számítások ellenırzése és a 2010. évi normatívára vonatkozó beszámoló dokumentáció prezentálása.
ab) az ellenırzések minıségét, személyi és tárgyi feltételeit, a tevékenységet elısegítı és akadályozó tényezık (önértékelés alapján) Az ellenırzést 2011. évben az elızı beszámolási idıszakhoz viszonyítva változatlanul egy fı szakalkalmazott végezte. A belsı ellenır a Ber. 11. § (1) bekezdésében elıírt képzettségi, illetve képesítési követelményeknek maradéktalanul megfelelt. A belsı ellenırt a 18/2009. (X. 6.) PM rendeletben foglaltak szerint a Pénzügyminisztérium nyilvántartásba vette. A hivatkozott rendeletben elıírt „ÁBPE - továbbképzés II.” 2012. évben aktuális. A Ber. 12.§ k) pontnak megfelelıen a szakmai továbbképzés – tanfolyamok, szakmai anyagok - biztosított. A belsı ellenır, a regisztrált mérlegképes könyvelık évenkénti, kötelezı továbbképzési kötelezettségét teljesítette. A belsı ellenırzés területén is fontos a szakmai felkészültség, annak folyamatos szinten tartása, fejlesztése. A jogszabályi változások, a megjelenı szakmai kiadványok folyamatos figyelemmel kísérésével biztosítható az ismeretek szinten tartása. A belsı ellenır éves átlag eredményességi (a tervhez viszonyított megvalósítás) mutatói szerint, minden helyszíni ellenırzést a programban elıírt meghatározott idıpontig befejezte. Két év viszonylatában (2010.- 2011.) nem változott a határidıben elkészített (100 %-os) ellenırzések aránya. Az ellátott feladat 2011. évben (összeségében) a 2010. évhez képest 15%-al nıtt (20 feladat helyett 23 került ellátásra) A 2011. évre tervezett és ténylegesen teljesített revizori napok száma azonos volt a tervezett és ténylegesen végrehajtott téma, pénzügyi, szabályszerőségi és utóvizsgálatok számával. Az ellenırzési munka eredményeként - a normatíva ellenırzések nélkül - összesen 25 jobbító javaslat született. Az elvégzett ellenırzéseknél az ellenırzöttek nem vitatták az ellenıri megállapításokat. A belsı ellenır tevékenységét a jegyzınek közvetlenül alárendelve végzi (Ber. 6. § (2). A belsı ellenır funkcionális, feladatköri függetlensége nem sérült, mivel függetlensége a belsı ellenırzési módszer kiválasztásakor, a jelentés elkészítésekor és a javaslatok megfogalmazása során is érvényesült (Ber. 6. §). A Ber. 15. §-ában megfogalmazott összeférhetetlenség nem állt fenn. A belsı ellenır más irányítási, végrehajtási feladatot nem végzett. Az ellenırzési munkát az ellenırzöttek nem akadályozták, együttmőködtek az ellenırrel, biztosították a dokumentumokhoz való hozzáférést (Ber. 13.§). Az ellenırzési munkához szükséges tárgyi feltételek a 2011. évben is biztosítottak voltak (számítógépek, fénymásoló, fax, jogszabályi háttér, internet hozzáférés). A mőszaki technikai ellátottság a monitor és a nyomtató cseréje következtében javult.
5
ac) az ellenırzések fontosabb megállapításai, következtetései, javaslatai - A kötelezıen ellátandó feladatok közé tartozott a Normatívák igénybevételének és elszámolásának felülvizsgálata, melynek alapja a 2011. évre vonatkozó 2009. évi CXXX. Törvény a Magyar Köztársaság 2010. évi költségvetésérıl 3. számú, és a 2010. évi CLXIX. Törvény a Magyar Köztársaság 2011. évi költségvetésérıl 3. számú melléklete. „A helyi önkormányzatok normatív hozzájárulásai” és a “A helyi önkormányzatok normatív, kötött felhasználású támogatásai” – a normatívák igénybevétele, elszámolásainak ellenırzése Balatonfüred város kilenc, a Társulás önkormányzatainak hét intézményében valósult meg. Ellenırzés célja annak megállapítása volt, hogy a költségvetési normatív támogatások igénylése megfelel-e a hatályos jogszabályoknak, az ellenırzés módszere a dokumentum és nyilvántartás vizsgálat volt. A felülvizsgálatok eredményeképpen elszámolási különbözetek - többlettámogatási jogosultság és visszafizetési kötelezettségek – is keletkeztek. Az ellenırzés megállapításait egy – két esetben a MÁK vizsgálat felülbírálta. 2011. évre a MÁK kiadott – Normatívák tárgyában - egy 230 oldalas Segédletet, melynek bevezetıjében az alábbiak olvashatók: „Tekintettel arra, hogy az összeállítás kizárólag a jogszabályi elıírásokat tartalmazza, így minden részletkérdést nem válaszolhat meg. A kincstári felülvizsgálat során megállapított hiányosságok tekintetében természetszerőleg nem hivatkozhatnak rá jogalapként a teljes körőség hiánya miatt.” A munkaterv szerint ellátott további feladatok összefoglalói a következık: - Közbeszerzési eljárás beszámolás, statisztikai jelentés elıtti vizsgálata, Balatonfüred város Polgármesteri Hivatalánál valósult meg. A 2010. évre hatályos, közbeszerzési eljárások helyi szabályozását Balatonfüred Város Önkormányzata a Képviselı- testület 83/2010. (III. 25.) számú határozatával - a módosításokkal egységes szerkezetbe foglalva - jóváhagyta. A hivatkozott és jóváhagyott közbeszerzési szabályzat már tartalmazza az Európai uniós támogatással megvalósuló beszerzések speciális szabályait is. Balatonfüred Város Önkormányzata a közbeszerzésekrıl szóló törvény 5. § (1) bekezdésében meghatározott idıpontig, a költségvetési törvényben meghatározott közbeszerzési értékhatárokat betartva, készítette el a 2010. évi közbeszerzési tervét, melyet négy alkalommal módosított. A közbeszerzési terv a Közbeszerzések Tanácsa, mintája és ajánlása alapján készült. A közbeszerzés értékét (becsült érték) annak tartalmát a törvény 36-40. §-a határozza meg, melyet a terv elkészítésénél figyelembe vettek – a Mővelıdési, Oktatási, Sport és Idegenforgalmi osztály kivételével - különös tekintettel az egybeszámítás feltételeire. A becsült érték alapján, megalapozottan választották ki az alkalmazandó közbeszerzési eljárásrendet. A 18 közbeszerzési eljárásból, 17 esetben hivatalos közbeszerzési tanácsadót alkalmaztak, betartva a Kbt. 9. §.(1) bekezdésének követelményeit. A közbeszerzési tanácsadó, tevékenységének a felhívás és a dokumentáció elkészítésével tett eleget. A közbeszerzés eljárás formájának meghatározásánál figyelembe vették a beszerzés szakmai indokoltságát, a környezeti hatásokat, a költségeket és forrásokat. A közbeszerzési eljárások elıkészítettsége megfelelı volt, a tervezett beszerzésekhez a pénzügyi fedezet minden esetben rendelkezésre állt, az éves költségvetési rendeletekben saját forrás és külsı források bevonásával. Balatonfüred Város Önkormányzata képviselı- testületének 2/2010. (III. 1.) számú rendelete az önkormányzat 2010. évi költségvetésérıl 6. sz. melléklete – Intézményi felújítások -, valamint 7. sz. melléklete - felhalmozási kiadások – tartalmazza a közbeszerzési eljárás kötelezettsége alá tartozó beruházások fedezetét. A támogatások igénybevétele a támogatási
6
szerzıdésekben meghatározott elıírások szerint történtek. A támogatási szerzıdésben szereplı célokat a szerzıdésben rögzített „projekt költségvetés” szerinti kiadási keretösszegen belül és az elıírt határidıben teljesítették. Vizsgálat tárgyát képezte – véletlenszerő kiválasztás alapján, mely egyben európai uniós forrásból támogatott beruházás - a TIOP – 1.1.1.-07/1- 2008-0870 kódszámú, „Az egyenlı hozzáférést biztosító IKT infrastruktúra megteremtése négy, Balatonfüred Város Önkormányzata által fenntartott általános iskolában” címő elızetes támogatói döntéssel rendelkezı pályázati projekt megvalósításához kapcsolódó informatikai eszközök beszerzése” tárgyú eszközbeszerzése. A közbeszerzés eljárási formája: nemzeti nyílt, a közbeszerzésekrıl szóló 2003. évi CXXIX. Törvény VI. fejezete szerinti egyszerő közbeszerzési eljárás volt. Az eljárás menetének során betartották a Közbeszerzési törvény és a helyi Közbeszerzési Szabályzat 5-10. pontjában - az általános szabályok, az eljárásban résztvevı személyek, célok, a Bíráló Bizottság által ellátott feladatok, döntéshozatal, eredményhirdetés, szerzıdéskötés meghatározottakat. A közbeszerzés eljárási formájának meghatározásánál figyelembe vették a beszerzés szakmai indokoltságát, a környezeti hatásokat, a költségeket és forrásokat. A közbeszerzési eljárások elıkészítettsége megfelelı volt, a tervezett beszerzésekhez a pénzügyi fedezet minden esetben rendelkezésre állt, az éves költségvetési rendeletekben saját forrás és külsı források bevonásával. Balatonfüred Város Önkormányzata Képviselı- testületének 2/2010. (III. 1.) számú rendelete az önkormányzat 2010. évi költségvetésérıl, és annak módosításainak 6. sz. melléklete – Intézményi felújítások - valamint 7. sz. melléklete - felhalmozási kiadások – tartalmazza a közbeszerzési eljárás kötelezettsége alá tartozó beruházások fedezetét. A TIOP informatikai eszközök beszerzésére, a Közbeszerzési Értesítıben közzétett „Egyszerő Eljárás Ajánlattételi Felhívásra – három ajánlattétel érkezett, melybıl a hiánypótlás után a Bíráló Bizottság írásbeli szakvéleménye egy ajánlattevıt érvénytelennek minısített. Az egy, nem támogatott pályázat esetében az elutasítás indoka az volt, hogy az nem felelt meg a pályázati kiírás feltételeinek. A szakmai bírálati szempontnál, az összességében legelınyösebb ajánlat dominált, a részszempontok – ajánlati ár, mőszaki tartalom, jótállási idı, teljesítési határidı – alapján. A szakmai zsőri Balatonfüred Város Önkormányzata Közbeszerzési Szabályzatának megfelelıen járt el. Az értékelési és bírálati szempontrendszert célszerően alakították ki, amely biztosította a beszerzések célszerő megvalósulását. Az összességében legelınyösebb ajánlat szempontjainak alkalmazása esetén a rész szempontokat, a súlyszámokat, a ponthatárokat és az elbírálás módszerét meghatározták. Az európai uniós forrás igénybevételére benyújtott pályázat kapcsolódott a gazdasági programhoz. A vizsgálat tárgyát képezı európai uniós forrásból történı (100%-os) beruházás, eszközbeszerzés szállítói finanszírozás keretében valósult meg. A szállítói teljesítés legkésıbbi határidejét 2011. február 25–ben határozták meg. Az eszközbeszerzésre vonatkozó számla kiegyenlítése, 38 704 625,- Ft, 2011. 05. 24-én - a Kbt. 305. § (3) bekezdésének a)-i) pontjával összhangban - az ellenırzés ideje alatt megtörtént, melyet az EMIR (Egységes Monotoring Információs Rendszer Pályázói Tájékoztatás) rendszer igazolt. A beszerzéssel kapcsolatos egyéb költségek az Önkormányzat 2010. és 2011. évi könyvviteli nyilvántartásában megjelentek és utófinanszírozás keretében fog érvényesülni. A beszerzés bevételi és kiadási (felhalmozási) tételei Balatonfüred Város Önkormányzatának 2011. évi költségvetésében jelenik meg.
7
A Kbt. 16. § -a rendelkezik az éves statisztikai összegzés módjáról, határidejérıl és megküldésérıl a Közbeszerzések Tanácsának. 2010. évrıl – hasonlóan 2009. évhez – kettı összegzést kellett készíteni a Kbt. évközi változásai miatt. A referensek egyeztetett nyilvántartásai szolgáltak alapul, hogy az 5/2009. (III. 31.) IRM és a 14/2010. (X. 29.) NFM rendeletben - A közbeszerzési és tervpályázati hirdetmények, a bírálati összegezések és az éves statisztikai összegezések mintáiról – foglaltaknak, megfelelı formában, tartalommal tartalmazza a közbeszerzési terv tételeit. A közbeszerzésekhez kapcsolódó szerzıdéseket, amelyek közérdekő adatnak minısülnek, az Önkormányzat, mint ajánlatkérı a honlapján közzétette (Kbt. 17/C. §). A pályázati referens az éves statisztikai jelentést határidıre elkészítette, és a helyben kialakított gyakorlat szerint az éves összegzésrıl a Képviselıtestületet tájékoztatta.
- Balatonfüred Polgármesteri Hivatal: árhatósági jogkörrel összefüggı számítások ellenırzésére három alkalommal került sor a helyi közlekedés, a hulladék gazdálkodás és a táv-hı szolgáltatás tárgyában. Ezekrıl írásos jelentés – jellege miatt - nem készült. A képviselı-testület elé kerülı elıterjesztésben, az árhatósági jogkörrel összefüggı számítások felülvizsgálatát, jogszabályi elıírásoknak való megfelelését a belsı ellenır aláírásával igazolta.
- Balatonfüred P.H./Városi Kincstár: A leltárak és a leltározás szabályszerőségi vizsgálata (2010. év) A számvitelrıl szóló 2000. évi C. törvény (továbbiakban Szt.) elıírásainak megfelelıen a szervezeteknél a beszámoló elkészítéséhez olyan leltárt kell összeállítani, és a törvény elıírásai szerint megırizni, amely tételesen, ellenırizhetı módon tartalmazza a mérleg fordulónapján meglévı eszközöket és forrásokat mennyiségben és értékben. Leltározási kötelezettséget, azaz tényleges mennyiségi felvételt kell végezni olyan eszközök vonatkozásában, ahol a számviteli alapelveknek megfelelı mennyiségi analitikus nyilvántartást nem kell vezetni, illetve a csak értékben kimutatott eszközöknél és forrásoknál egyeztetési kötelezettség áll fenn. Balatonfüred Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala a számvitelrıl szóló 2000. évi C. törvény és a költségvetés alapján gazdálkodó szervek beszámolási és könyvvezetési kötelezettségérıl rendelkezı 249/2000. (XII.24.) számú Korm. rendelet 37. §-a alapján elkészítette a Leltározási Szabályzatát, mely 2007. január 1-én lépett hatályba, és amely kiterjed az Önkormányzat Intézményeire, valamint a Balatonfüredi Kistérségi Többcélú Társulásra is. A fenti jogszabályi hivatkozásoknak megfelelıen – 2007. január1-ei hatály - elkészítették az önkormányzatra vonatkozó Szabályzatot a felesleges vagyontárgyak hasznosításáról és selejtezésérıl. A leltározás elıkészítése során, a leltározás elıtt el kell végezni az évenkénti selejtezést a Selejtezési Szabályzat és a számvitelrıl szóló 2000. évi C. törvény 14. § (5) - elıírásai szerint. Az eszközök, készletek leltározása elıtt, négy intézmény kivételével – Zene iskola, Bem iskola, Városi könyvtár, Városi bölcsıde – a selejtezésekrıl gondoskodtak, a jegyzıkönyveket elkészítették, A selejtezésre javasolt vagyontárgyak feleslegessé válását indokolták, szükség esetén szakértıi véleménnyel alátámasztották, a megsemmisítési jegyzıkönyvben rögzítették annak módját, és a kijelölt dolgozók aláírásukkal igazolták a feladat elvégzését. A leltározásra való felkészülés jól dokumentált, a végrehajtása szabályos volt. A keletkeztetett iratokat a szabályzatban rögzített módon kezelték. Leltárhiányt vagy többletet nem mutattak
8
ki, és így leltárfelelısség, kártérítés megállapítására nem került sor. A leltározást az elıírt határidıben, és szabályszerően dokumentálva bonyolították le. A pénzeszközök leltárfelvételekor, a vizsgálat során megállapítást nyert: - A pénz és értékkezelési szabályzat hatálya nem nevesíti a kiterjesztést a Cigány Kisebbségi Önkormányzatra, de a hivatkozott szabályzat 9. pontja rendelkezett a készpénz kezelés módjáról. - A kezelt kifizetı/ellátmányt kezelı helyek záró egyenlegei, rovancsolás – számlálás – után a pénztárnapló és a fıkönyv adataival egyezıek, a megállapított záró keretet nem haladta meg. - A valutapénztárnak, a pénzintézetbe vissza nem fizethetı aprópénz következtében volt egyenlege, melyet nyilvántartási árfolyamon átszámított forintértéken könyveltek. A valutapénztár egyenlege nem haladta meg az ellátmánykeretként meghatározott 500 Eurónak megfelelı valutát. A mérleg alátámasztás dokumentumai alapján az ellenırzés megállapította: - a pénzintézettel szemben mutatkozó követeléseket az év utolsó napjával a kivonatok, bankértesítések alapján egyeztetéssel leltározták - az egyéb aktív pénzügyi elszámolások leltározása során, a számlarendben foglalt elıírások alapján, az elszámolások rendezése után kerültek felvételre - a kötelezettségeket a fıkönyvi számlák és az analitikus nyilvántartások, valamint a követelésekre vonatkozó okmányok egyeztetése után vették leltárba - a beruházási hitelek, egyéb hosszúlejáratú kötelezettségek állományának egyeztetését elvégezték a hitelt, kölcsönt folyósító hitelintézeteknek a december 31-i állapotra vonatkozó bankkivonata, illetve más szervezet/szervezetek által történı finanszírozás esetében a folyósító dokumentumai alapján - a szállítók leltározásakor a kötelezettségeket a leltárba tételesen, szállítónként vették fel. A vizsgálat során megállapítást nyert, hogy a leltár felvételkor nem minden intézmény szerepeltette a leltárában az értékcikkre és az ellátmányra vonatkozó megállapítás tényét. A Pénz- és értékkezelési szabályzat nem rendelkezett a pénzkezelı helyek év végi záró állományáról. A leltárívek oldalankénti aláírása/szignálása egy-két intézménynél hiányzott, amely szabályszerőség és vagyonvédelem szempontjából jogos elıírás. A mérlegtételek értékelése során betartották a számvitelrıl szóló 2000. évi C. törvény, valamint az önkormányzat számlarendjében foglalt elıírásokat.
- Balatonfüred P.H./ Városfejlesztési és Üzemeltetési Osztály, Városi Kincstár: Egy önkormányzati beruházás szabályszerőségi vizsgálata (2010. év) Az elvégzett kockázatelemzés értelmében, 2011. év egyik ellenırzési feladataként, egy önkormányzati beruházás 2010. évi szabályszerőségi vizsgálatát terveztük. A véletlenszerően kiválasztott beruházás „Útépítés” címszó alatt szerepelt a 2/2010. (III. 1.) számú költségvetési rendelet 6. számú - felhalmozási kiadások - mellékletében. Beruházási terv az önkormányzatnál nem készült, a fejlesztéseket az aktuális – a 2010. évi költségvetési rendelet 6. számú - felhalmozási kiadások - melléklete tartalmazza. A táblázatban szerepeltetett beruházás – a tartalomra vonatkozóan - nem ad megfelelı pontosítást, azonosíthatóságot. A rendelkezésre átadott anyagok alapján, az „Útépítés” címszó alatt nevesített fejlesztés megfelelıje a közbeszerzési tervben az „Útépítési munkák I. ütem, utak karbantartása” elnevezéső, közbeszerzés. A beruházás tervezett értéke alapján közbeszerzési eljárás kötelezettsége alá tartozott.
9
A vizsgálat során megállapítást nyert, hogy a becsült értéket - Madách utca, út- és járda felújítási munkái – részfeladatnál meghatározták, a másik három részfeladatnál nem, ellentétben a közbeszerzésekrıl szóló 2003. évi CXXIX. Törvény (Kbt.) 39.§ (2) bekezdésével, miszerint „Ha az építési beruházás több részbıl áll, illetıleg több szerzıdés alapján kerül teljesítésre, mindegyik rész becsült értékét egybe kell számítani. „ A közbeszerzési eljárás során a VeszprémBer Zrt.-t, mint hivatalos közbeszerzési tanácsadót alkalmazták, betartva a Kbt. 9. §.(1) bekezdésének követelményeit. Az eljárás menetének során betartották a Közbeszerzési törvény és a helyi Közbeszerzési Szabályzat 5-10. pontjában - az általános szabályok, az eljárásban résztvevı személyek, célok, a Bíráló Bizottság által ellátott feladatok, döntéshozatal, eredményhirdetés, szerzıdéskötés meghatározottakat. A megrendelı önkormányzat és a beruházást végzı vállalkozó, Vállalkozói Szerzıdést kötött, melyet egy esetben módosítottak az eredeti szerzıdés 4.) pontja – teljesítési határidı – és az 5.) pont - végszámla esedékességének idıpontja - vonatkozásában. A vállalkozói szerzıdésben - 17 pontban - rögzítették a kétoldalú feltételeket, a szerzıdés tárgyát, összegét, a szerzıdés, teljesítési határidıit, mőszaki - pénzügyi ütemezését. A végszámla teljesítését, hiány és hibamentes lezárt mőszaki átadás-átvételi jegyzıkönyv átadásához kötötték. A vállalkozói szerzıdés 13. pontjában rendelkeztek a jótállási és szavatossági feltételekrıl. A Vállalkozónak, nettó vállalkozási díj 3%-os jóteljesítési biztosítékot kellett – Kbt. 53.§ (6) – vállalnia, ezen kötelezettségének „Bankgarancia” biztosításával tett eleget. Az Áfa elszámolása során - az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény 142. §-a értelmében - a fordított adózás szabályai szerint jártak el, vallották be és számolták el. Az építési munkák lezárását, Mőszaki Átadás – Átvételi Jegyzıkönyvben rögzítették. Az ott mellékelt Nyilatkozatok szerint kifogások merültek fel. A 2011. évi garanciális bejáráskor hiányosságokat állapítottak meg, melynek elvégzési és készre jelentési idıpontját 2011. augusztus19 – ei határidıvel állapították meg. A Vállalkozó 2011. decemberében küldte el a garanciális készre jelentést. A Vállalkozási szerzıdések, utalványlapok, számlák a pénzgazdálkodással kapcsolatos kötelezettségvállalás, érvényesítés, utalványozás és ellenjegyzés hatásköri rendjében felhatalmazottak igazolták betartva az Ámr. 74-78.§ elıírásait. Az ellenırzés a nyilvántartásokból megállapította, hogy a beruházások aktiválásakor az állományba vételi bizonylatokat kiállították, az aktiválási érték meghatározásánál figyelembe vették a számvitelrıl szóló 2000. évi C. törvényben beruházás, címen elıírtakat. A FEUVE mellékletét képezı ellenırzési nyomvonalban rögzített folyamatok (5.3 - 5.8. pontjai) meghatározó része teljesült.
ad) az ellenırzések során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések számát és rövid összefoglalása, Balatonfüred Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalánál és intézményeinél az ellenırzések során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja nem merült fel, ezáltal az elvégzett ellenırzések kapcsán, büntetı, szabálysértési, kártérítési eljárás illetve fegyelmi eljárás megindítására nem került sor.
10
ae) a belsı kontrollrendszer szabályszerőségére, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok, Az Ámr. 155. - 158. §-aiban meghatározott belsı kontrollrendszer (kontrollkörnyezet, kockázatkezelés, kontrolltevékenységek) bizonyos szinten és mértékig kialakításra és mőködtetésre került. Folyamatos feladat, hogy a kötelezıen elıírt szabályzatokat –ahol még hiányzik, a legrövidebb idın belül pótolni kell pl: Belsı Kontrollok Szabályzata – (az ellenırzési nyomvonal, kockázatkezelés, szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje) folyamatosan karban kell tartani/aktualizálni. A szabályzatokban foglaltaknak le kell fedni az ellátott/ellátandó feladatok végrehajtása érdekében az összhang megteremtését, gyakorlati alkalmazását az államháztartási belsı kontroll standardokra vonatkozó irányelvek szerint. A belsı kontrollrendszer részeként létrehozott, mőködtetett folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzés (FEUVE), mint a szervezeten belüli elsı szintő pénzügyi irányítási és ellenırzési rendszernek ki kell szolgálnia, meg kell felelnie a gyakorlati alkalmazásnak, lehetıvé téve azok nyomon követését és utólagos ellenırzését. Fontos, hogy a FEUVE rendszerrel összhangban, a kapcsolódó ellenırzési feladatok a megfelelı, gazdálkodásra vonatkozó szabályzatokba, munkaköri leírásokba, ügyrendbe, SZMSZ-be beépüljenek. A helyszíni ellenırzések során a belsı ellenır javasolta a már meglévı FEUVE szabályzatok felülvizsgálatát, ezen belül kiemelten az ellenırzési nyomvonalak kialakítását illetve amár meglévık pontosítását, dokumentálását, az érintett dolgozókkal való megismertetését.
b) a belsı ellenırzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosítása, ba) az intézkedési tervek megvalósításáról szóló beszámolás a 12. § n) pontjában meghatározott nyilvántartási rendszer alapján, figyelembe véve a 29/A. § (4) és (5) bekezdésében meghatározottakat, Az ellenırzések megállapításai és javaslatai alapján az ellenırzött szervezetek, szervezeti egységek vezetıi elkészítették az intézkedési terveket, melyek minden esetben tartalmazták a Ber. 29 §. (1) bekezdés szerinti szükséges intézkedések végrehajtásáért felelıs személyek, és a vonatkozó határidık megjelölését, és megküldték a belsı ellenırnek. Az ellenırzés a közzétett módszertani útmutató figyelembevételével, kialakította és mőködteti – több, kevesebb sikerrel, az ellenırzöttek fogadókészsége - az olyan nyilvántartási rendszert, amellyel a belsı ellenırzési jelentésben tett megállapítások és javaslatok alapján készült intézkedési tervben foglalt feladatok végrehajtását nyomon követheti.
bb) az ellenırzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok, A belsı ellenırzéssel szemben alapvetı elvárás, hogy tárja fel az esetleges szabálytalanságokat, továbbra is biztosítani kell az irányítói segítséget. Ahhoz, hogy az önkormányzatok, intézmények mőködésében, gazdálkodásában, pénzügyi irányítási rendszerében minél alacsonyabb kockázati tényezık jelenjenek meg, a belsı kontroll környezet (vezetık, alkalmazottak belsı kontrollokhoz való viszonyát) erısítése indokolt.
11
A belsı kontroll rendszer kialakításánál, felülvizsgálatánál, mőködtetésénél, rá kell világítani a belsı kontroll rendszer erıs vagy gyenge pontjaira, és javaslatokat kell tenni a gyenge pontok megszüntetésére. Az ellenırzések során kiemelten kell kezelni: • a belsı kontroll rendszerek kialakítását, azoknak a mindennapokban való érvényesülését, gyakorlati mőködését/mőködtetését, • a gazdálkodó szervezetek jogszabályi elıírásoknak megfelelı szabályozottságát, Az éves ellenırzési tervek kidolgozásakor továbbra is törekedni kell azon területek kiválasztására, ahol magas a kockázatok bekövetkezésének valószínősége, pl: rendszerellenırzés. Az ellenırzési tevékenység fejlesztése érdekében, erısíteni kell az utóellenırzéseket. A belsı ellenırzés során feltárt hibák kijavításának utóellenırzése az ellenıri kapacitás szők keresztmetszete miatt, írásos beszámoltatással „Tanúsítvány” alkalmazásával oldható meg. Balatonfüred, 2011. április 2.
Király Péterné belsı ellenır
Mellékletek: 1. számú: Az ellenırzések/feladatok nyilvántartása, 2011. év 2. számú: Ellenırzési mérleg, 2011. év
12
1. sz. melléklet
Az ellenırzések/feladatok nyilvántartása 2011. év. *(ellenır: Király Péterné) A Ber. 32. § (1) A költségvetési szerv belsı ellenırzési vezetıje köteles nyilvántartást vezetni az elvégzett ellenırzésekrıl és gondoskodni az ellenırzési dokumentumok megırzésérıl. (2) A nyilvántartás tartalmazza: a) az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egységek megnevezését, azonosítóját; b) az elvégzett ellenırzések témájának megnevezését, tárgyát; c) az ellenırzések kezdetének és lezárásának idıpontját, d) az ellenırzés kezdetének és lezárásának idıpontját; e) az ellenırzés lefolytatásában részt vett vizsgálatvezetı, a belsı ellenır* és a szakértı nevét f) a vizsgált idıszakot; g) az intézkedési terv készítésének szükségességét.
Sorszám/ Ellenırzés azonosítója 1. 1/248/2011 2. 1/249/2011 3. 1/251/2011 4. 1/253/2011 5. 1/252/2011 6. 1/818/2011 7. 1/819/2011 8. 1/820/2011. 9. 1/1185/2011 10. 1/1323/2011 11. 1/1473/2011 12. 1/1710/2011 13. 13/a.
Ellenırzött szerv Bf. II. sz. Óvoda Bf. I. sz. Óvoda Bf. III. sz. Óvoda és tagóvoda Pécsely Bf. Ferencsik János Alapfokú Mőv. Okt. Int. Bf. Városi Bölcsıde Bf. Eötvös Loránd Általános Iskola Bf. Bem József Általános Iskola és tagiskolája Pécsely Bf. Radnóti Miklós Általános Iskola Bf.-i Szociális Alapszolgáltatási Központ Balatonakali óvoda Balatoncsicsó :iskola Sz.antalfa: óvoda Csopak Óvoda - Ált. Iskola Balatonfüred P.H. Balatonfüred Polg. Hiv. és Bf. Kistérségi Többcélú Társulás
Ellenırzés/Feladat témája-tárgya (vizsgált idıszak) 2010. évi normatíva elszámolás 2010. évi normatíva elszámolás 2010. évi normatíva elszámolás 2010. évi normatíva elszámolás
Ell. idıpontja (kezdete, lezárás idıpontja) 2011. január 10. 2011. január 12. 2011. január 12. 2011. január 13.
2010. évi normatíva elszámolás 2010. évi normatíva elszámolás 2010. évi normatíva elszámolás
2011. január 14.
2010. évi normatíva elszámolás 2010. évi normatíva elszámolás
2011. január 20.
2010. évi normatíva elszámolás 2010. évi normatíva elszámolás 2010. évi normatíva elszámolás 2010. évi Beszámoló készítés (norm.) 2010. évi éves beszámolók, nyilvántartások elkészítése.
2011. január 28.
2011. január 18. 2011. január 19.
2011. január 24 – 26.
2011.február 2– 4. 2011. február 9. 2011. március 2011. március - április
Intézkedés/ Intézkedési terv szükségessége Elszámolás a költségvetéssel Elszámolás a költségvetéssel Elszámolás a költségvetéssel Elszámolás a költségvetéssel Elszámolás a költségvetéssel Elszámolás a költségvetéssel Elszámolás a költségvetéssel Elszámolás a költségvetéssel Elszámolás a költségvetéssel Elszámolás a költségvetéssel Elszámolás a költségvetéssel Elszámolás a költségvetéssel (adatszolgáltatások)
(elıterjesztések)
13
14. 1/1930/2011 15. 1/4510/2011 16. 1/4513/2011
Zánka Bölcsıde, Óvoda, Ált. Isk. Bf. Polg. Hiv. Jegyzıi Kabinet (pályázat kezelés) Balatonszepezd P.H.
17. 1/5330/2011
Balatonudvari P.H.
18. 1/6068/2011
Aszófı P.H.
19. 1/6257/2011
BalatonszılısPécsely körjegyzıség
20. 1/6428/2011
Lovas - Paloznak körjegyzıség
21. 1/7137/2011
Tihany – Örvényes körjegyzıség
22. 1/8531/2011
Balatonfüred P.H./Városi Kincstár
23. 1/8876/2011
Balatonfüred P.H./ Városfejlestési és Üz. Oszt. Városi Kincstár
2010. évi normatíva elszámolás 2010. évi közbeszerzési eljárások
2011. február 16 18. 2011. május 12. – május 31
Elszámolás a költségvetéssel A Kbt. 36. §. (2) bekezd. betartása.
Beruházás szabályszerőségi, Helyi adók eljárásrendje, P.maradv. elsz. szabálysz. (2010. év) Beruházás szabályszerőségi, Helyi adók elj.rendje, P.maradv. elsz. szabálysz. (2010. év) Beruházás szabályszerőségi, Helyi adók eljárásrendje, P.maradv. elsz. szabálysz. (2010. év) Beruházás szabályszerőségi, Helyi adók eljárásrendje, P.maradv. elsz. szabálysz. (2010. év) Beruházás szabályszerőségi, Helyi adók eljárásrendje, P.maradv. elsz. szabálysz. (2010. év) Beruházás szabályszerőségi, Helyi adók eljárásrendje, P.maradv. elsz. szabálysz. (2010. év) A leltárak és a leltározás szabályszerőségi vizsgálata (2010. év) Egy önkormányzati beruházás szabályszerőségi vizsgálata (2010. év)
2011. május 16. május 31.
Intézkedési terv szerint
2011. június 27.július 11.
Intézkedési terv szerint
2011. július 21.augusztus 05.
Intézkedési terv szerint
2011. július 29.augusztus 175.
Intézkedési terv szerint
2011. aug. 05. – augusztus 17.
Intézkedési terv szerint
2011. szeptember 14.- szeptember 30.
Intézkedési terv szerint
2011. november 18.- december 2.
Intézkedési terv szerint
2011.december 7 - december 31.
Intézkedési terv szerint
14
2. sz. melléklet
Ellenırzési mérleg a Balatonfüredi Kistérségi Többcélú Társulásnál 2011. évben elvégzett ellenırzésekrıl
Megnevezés
Összes ellenırzés (feladat) db
Tervben szereplı
Intézm. (Bf.) Polg. Hiv. (Bf.) Társulási Önkor mányzatok
10
10
3
3
10
10
Összesen
23
23
Soron kívüli
Szabályszerőségi Tervben szereplı
Soron kívüli
Pénzügyi Tervben szereplı
Soron kívüli
9 3
-
Tervben szereplı
Soron kívüli
1
-
1
-
-
6
4
(9 intézm.)
(7 intézm.)
9
Egyéb
-
13
-
Balatonfüred, 2012. április 2.
Király Péterné belsı ellenır
15
