Ellenőrzési rendszerek sza sz abályzata
2015 2015. 15.
ELLENŐRZÉSI RENDSZEREK SZABÁLYZATA
Kiadás: 00.
Szabályzat
Oldal: 2/23.
Készítette
Ellenőrizte
Beosztás
belső ellenőr
kancellár
Név
Ficzere Péter
Szentgyörgyvölgyi László Zoltán
Jóváhagyta Szenátus nevében: a rektor Helgertné Dr. Szabó Ilona Eszter
2015. február 13.
2015. február 17.
2015. február 26.
Aláírás Kelt
Tartalomjegyzék Szabályzat célja .......................................................................................................................... 4 Szabályzat hatálya ...................................................................................................................... 4 Kapcsolódó dokumentumok....................................................................................................... 4 Fogalmak és meghatározások..................................................................................................... 5 Általános előírások ..................................................................................................................... 6 I. fejezet ...................................................................................................................................... 6 A folyamatok azonosítása .......................................................................................................... 6 II. fejezet..................................................................................................................................... 7 A kontrolltevékenységeket megvalósító ellenőrzési rendszerek................................................ 7 Munkafolyamatba épített ellenőrzési rendszer........................................................................... 8 Vezetői ellenőrzési rendszer....................................................................................................... 8 Az ellenőrzési nyomvonal kialakításának célja ......................................................................... 8 Az ellenőrzési nyomvonal elkészítése........................................................................................ 9 Vezetői átvilágítások / belső audit ............................................................................................. 9 A függetlenített belső ellenőrzési rendszer ................................................................................ 9 A függetlenített belső ellenőrzés feladata ................................................................................ 10 A kancellár felelőssége............................................................................................................ 10 A belső ellenőr jogállása és jogai ............................................................................................. 11 A belső ellenőrzés feladata....................................................................................................... 11 A belső ellenőrzés eljárásrendje ............................................................................................... 12 A Belső ellenőrzési kézikönyv ................................................................................................. 15 III. fejezet ................................................................................................................................. 16 Megelőző tevékenység ............................................................................................................. 16 A kockázatkezelési rendszer .................................................................................................... 16 A kockázatok azonosítása ........................................................................................................ 17 A kockázatok értékelése........................................................................................................... 17 Az elfogadható kockázati szint meghatározása........................................................................ 18 Intézkedések a kockázat csökkentésére.................................................................................... 18 A maradványkockázat meghatározása ..................................................................................... 18 A bevezetett kockázatcsökkentő intézkedések hatásosságának ellenőrzése ............................ 19 Nem rendszeresen végzett megelőző tevékenységek............................................................... 19 IV. fejezet ................................................................................................................................. 19 Nemmegfelelőségek kezelése .................................................................................................. 19
ELLENŐRZÉSI RENDSZEREK SZABÁLYZATA
Kiadás: 00.
Szabályzat
Oldal: 3/23.
A nemmegfelelőségek észlelése............................................................................................... 20 Helyesbítő intézkedések ........................................................................................................... 20 A helyesbítő tevékenységek átvizsgálása, eredményességének értékelése.............................. 20 A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje ....................................................................... 21 A szabálytalanságok észlelése.................................................................................................. 21 Szabálytalanság esetén alkalmazott eljárások .......................................................................... 21 A szabálytalanságok helyesbítésének nyilvántartása, beszámolás........................................... 22 Vezetői továbbképzésre vonatkozó rendelkezések .................................................................. 22 Kapcsolódó feljegyzések.......................................................................................................... 23
Kiadás 00.
Fejezet száma
ELLENŐRZÉSI RENDSZEREK SZABÁLYZATA
Kiadás: 00.
Szabályzat
Oldal: 4/23.
Változás tárgya
Kiadás dátuma
78/2014/2015. SZN határozat Kiadás Ellenőrzési rendszerek szabályzata (2011) 01. kiadásának hatályon kívül helyezése
2015.03.01.
Szabályzat célja 1.§ (1) A Szabályzat célja a Károly Róbert Főiskola figyelemmel kísérési, mérési és egyes fejlesztést szolgáló rendszerei működtetésének szabályozása, különös figyelemmel a a) b) c) d) e)
folyamatok azonosítására; a folyamatokba épített, és a vezetői ellenőrzési rendszerre; a függetlenített belső ellenőrzési rendszerre; a helyesbítő- és megelőző tevékenységekre; a nemmegfelelőségek, a szabálytalanságok kezelésére.
(2) Az intézmény kontrollrendszerén belül a megfelelően kialakított kontrollkörnyezetben, az arra alkalmas információs és kommunikációs rendszerek segítségével hatékonyan működtetni a kockázatkezelési rendszert, kontrolltevékenységeket és a monitoring rendszert. Szabályzat hatálya 2.§ (1) A Szabályzat hatálya kiterjed a főiskola valamennyi meglévő és tervezett folyamatára, szervezeti egységére és munkatársára, beleértve a költségtérítéses tevékenységeket is. Kapcsolódó dokumentumok 3.§ – az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény; – az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet; – a költségvetési szervek belső kontroll rendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet; – a nemzeti felsőoktatásról szóló 2011. évi CCIV. törvény; – a Nemzetgazdasági Minisztérium által közzétett módszertani útmutatók: www.kormany.hu; – MSZ EN ISO 9001:2009; – MSZ EN ISO 14001:2005; – MSZ EN ISO 19011:2003;
ELLENŐRZÉSI RENDSZEREK SZABÁLYZATA
Kiadás: 00.
Szabályzat
Oldal: 5/23.
– Belső ellenőrzési kézikönyv; – Minőségbiztosítási szabályzat, integrált minőség- és környezetközpontú irányítási kézikönyv. Fogalmak és meghatározások 4.§ (1) Jelen Szabályzat értelmében: a) Belső ellenőr: a főiskolán főállásban foglalkoztatott, a belső ellenőrzési tevékenységet ellátó közalkalmazott. b) Belső ellenőrzés: az főiskola eredményességét növelő, független, tárgyilagos, bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, amely értékeli, illetve fejleszti a szervezet kockázatkezelési, valamint kontroll és szervezetirányítási eljárásainak eredményességét. c) Belső szabályozó dokumentum: szabályzatok, utasítások, határozatok, körlevelek, Minőség és környezeti politika, Minőség és környezetközpontú irányítási Kézikönyv, dokumentált eljárások. d) Ellenőrzés: a megfelelőség kiértékelése megfigyeléssel és ítéletalkotással, méréssel, vizsgálattal. Annak megállapítása, hogy egy adott folyamat és annak jellemzői az előírásoknak megfelelnek, vagy sem. e) Ellenőrzési nyomvonal: a főiskola tervezési, végrehajtási –beleértve a pénzügyi lebonyolítási- és ellenőrzési folyamatainak leírása. f) FEUVE: folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzési rendszer - a Gazdasági Igazgatóság által folytatott első szintű pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszeren túl -, a főiskola minden folyamatára kiterjedő vezetői irányítási és ellenőrzési rendszer, amely a főiskola szabályozásában – beleértve jelen szabályzatot - ölt testet. g) Folyamatgazda: a folyamat irányításához szükséges jogosultságokkal (magasabb vezető, szervezeti egység vezető, intézetigazgató, koordinátor, szakfelelős, projektvezető) rendelkező személy. h) Helyesbítő intézkedés: tevékenység egy észlelt nemmegfelelőség vagy más nem kívánatos helyzet okának kiküszöbölésére. A helyesbítő tevékenységet a nemmegfelelőség ismételt előfordulásának megelőzésére hajtják végre. i) Informatikai rendszerek ellenőrzése: az informatikai rendszerek megbízhatóságának, biztonságának, valamint a rendszerben tárolt adatok teljességének, megfelelőségének, szabályosságának és védelmének vizsgálata. j) Kockázat: minden olyan esemény vagy bekövetkezésének lehetősége, tevékenység, vagy azok elmaradása, elmulasztása, ideértve ezek következményeit is, amely a főiskola céljainak elérésére lényegi, kedvezőtlen befolyással bírhat, esetleg vészhelyzetet okozhat. k) Követelmény: kinyilvánított igény vagy elvárás, amely általában magától értetődő vagy kötelező. l) Megelőző tevékenység: tevékenység egy lehetséges nemmegfelelőség vagy más nem kívánatos helyzet okának kiküszöbölésére. A megelőző tevékenységet a nemmegfelelőség előfordulásának megelőzésére hajtják végre. m) Nemmegfelelőség: szabálytalanság, vagy dokumentált követelmény nem teljesülése. n) Nemzetközi belső ellenőrzési standardok: a Belső Ellenőrök Nemzetközi Szervezete által kiadott és a nemzetgazdasági miniszter által közzétett iránymutatások, amelyek segítik meghatározni a belső ellenőrzés céljai eléréséhez szükséges tevékenységeket és eljáráso-
o) p) q) r) s)
ELLENŐRZÉSI RENDSZEREK SZABÁLYZATA
Kiadás: 00.
Szabályzat
Oldal: 6/23.
kat, valamint viszonyítási alapot adnak a belső ellenőrzési tevékenység eredményeinek értékeléséhez. Rendszerellenőrzés: rendszerek (irányítási, végrehajtási, pénzügyi lebonyolítási, beszámolási és ellenőrzési) működésének átfogó vizsgálata, melynek keretében a szabályszerűség, szabályozottság, gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség kerül ellenőrzésre. Szabályszerűségi ellenőrzés: annak ellenőrzése, hogy az adott szervezet, vagy szervezeti egység működése, illetve tevékenysége megfelelően szabályozott-e, és érvényesülnek-e a hatályos jogszabályok, belső szabályzatok és vezetői rendelkezések előírásai. Szabálytalanság: jogszabály, belső szabályozó dokumentum, munkaköri leírás, írásbeli és szóbeli utasítás megszegése; fegyelmi vétség, szabálysértés, bűncselekvény. Teljesítményellenőrzés: a végzett tevékenységek egy jól körülhatárolható területén a működés, illetve a forrás felhasználás gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének vizsgálata. Vevő: : belső vevők a főiskola munkatársai, külső vevők a hallgatók, a munkaerőpiacnak és a társadalomnak azon szegmensei, akik a képzési szolgáltatást igénybe veszik, valamint a fenntartó. Általános előírások 5.§
(1) Jelen szabályzat által előírt feljegyzések kezelésére, irattárolására, selejtezésére vonatkozó előírásokat az Iratkezelési szabályzat, az Informatikai biztonsági szabályzat és a Belső adatvédelmi és közzétételi szabályzat tartalmazza. (2) A megfelelő kontrollkörnyezetet biztosító szabályozást és előírásokat, az információs és kommunikációs rendszereink működtetését, a használatra vonatkozó utasításokat a Szervezeti és Működési Szabályzat 1. kötete, illetve a mellékleteit alkotó szabályzatok tartalmazzák. (3) A főiskola monitoring rendszerén belül az ellenőrzési tevékenységek által feltárt nem megfelelőségek, illetve szabálytalanságok helyesbítésére és megszüntetésére tett intézkedések nyilvántartására és nyomonkövetésére, az ellenőrzési nyomvonalak és kockázatkezelés felülvizsgálatára, az eredményesség figyelemmel kísérésére és a beszámolásra vonatkozó előírásokat jelen szabályzat tartalmazza. (4) Az elvégzett helyesbítő- és megelőző intézkedések eredményességének átvizsgálására és igazolására az alkalmazott űrlapok garanciát biztosítanak, miután azok az eredményesség vizsgálatát követően kerülhetnek át lezárt státuszba. I. fejezet A folyamatok azonosítása 6.§ (1) A főiskola céljainak elérését folyamatainak tervezésével, működtetésével, figyelemmel kísérésével és fejlesztésével biztosítja. (2) A belső ellenőr felelős:
ELLENŐRZÉSI RENDSZEREK SZABÁLYZATA
Kiadás: 00.
Szabályzat
Oldal: 7/23.
a) a főiskola működését teljes körűen lefedő fő- és alfolyamatok és azok folyamatgazdáinak - szabályozó dokumentumok alapján történő azonosításáért és feljegyzésben történő rögzítéséért; b) az azonosított folyamatok részletes dokumentálására szolgáló Ellenőrzési nyomvonal formanyomtatvány tartalmi elemeinek – a figyelemmel kísérésre, mérésre, ellenőrzési rendszerek működtetésére vonatkozó jogszabályok, szabványok és a minőségfejlesztés igénye szerinti – kialakításáért; c) az a) szerinti feljegyzések felhasználásával a főiskola összesített, átfogó folyamatleírásának elkészítéséért; d) az a),b),c) szerinti dokumentáció folyamatos felülvizsgálatáért és módosításáért; (3) az (2)a),(2)b),(2)c)szerinti feljegyzések munkatársak számára történő nyilvánossá tételéért. (4) A folyamatgazda felelős: a) a felügyelete alá tartozó folyamat Ellenőrzési nyomvonal formanyomtatványon történő rögzítésének, a feljegyzés folyamatos, de legalább évente október 15-éig történő felülvizsgálatának és módosításának koordinálásáért, valamint belső ellenőrhöz történő eljuttatásáért. (5) A folyamatot a tervezéstől a végrehajtáson és az ellenőrzésen át az átvizsgálásig le kell írni. (6) Az (2)c) szerinti feljegyzést az Intézményi Minőségügyi Bizottság hagyja jóvá. II. fejezet A kontrolltevékenységeket megvalósító ellenőrzési rendszerek 7.§ (1) A főiskola folyamatainak, szolgáltatásainak és irányítási rendszereinek figyelemmel kísérését négyszintű, párhuzamosan működő ellenőrzési rendszer valósítja meg: a) Munkafolyamatba épített ellenőrzési rendszer b) Vezetői ellenőrzési rendszer c) Függetlenített belső ellenőrzési rendszer (Együtt: intézményi ellenőrzési rendszerek) d) Külső ellenőrzés (2) Az ellenőrzési rendszerek működtetésének célja a) a bekövetkezett nemmegfelelőségek felismerése, b) a lehetséges nemmegfelelőségek felismerése és c) a követelmények teljesülésének igazolása. (3) A vezetői ellenőrzési rendszer a munkafolyamatba épített ellenőrzési rendszer, a függetlenített belső ellenőrzés a munkafolyamatba épített ellenőrzési rendszer és a vezetői ellenőrzési rendszer megfelelőségét is vizsgálja, szabályozását módosítja, illetve arra javaslatot tesz. (4) A folyamatok figyelemmel kísérése során kapott adatokat, megállapításokat a főiskola eredményességének fejlesztéséhez használja fel.
ELLENŐRZÉSI RENDSZEREK SZABÁLYZATA
Kiadás: 00.
Szabályzat
Oldal: 8/23.
Munkafolyamatba épített ellenőrzési rendszer 8.§ (1) A munkafolyamatba épített ellenőrzés az ismétlődő munkafolyamatok szabályozott ellenőrzési rendszere. (2) Feladata: – folyamatok működés közbeni figyelemmel kísérése, – folyamat eredményének mérése, – megfelelőség igazolása. (3) A követelményeket: a) a folyamatot szabályozó belső szabályozó dokumentum, b) nem dokumentált eljárás, c) esetenként jogszabály határozza meg, amelyet a munkatársnak munkaköri kötelessége megismerni és betartani, illetve a folyamatgazda felelőssége megismertetni és betartását ellenőrizni. (4) A folyamatgazdáknak a folyamatokat úgy kell megtervezni és szabályozni, hogy az egyes műveletek egyben a megelőző művelet munkafolyamatba épített ellenőrzését és a nemmegfelelő eredmény helyesbítését is megvalósítsák. Vezetői ellenőrzési rendszer 9.§ (1) A folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés megszervezéséért és hatékony működtetéséért, valamint a főiskola ellenőrzési nyomvonala elkészítésének koordinálásáért a kancellár felelős. (2) A vezetői ellenőrzés kiterjed a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítésére (tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerződések, a ki- és befizetések), az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzésre, a pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottsági szempontból történő jóváhagyására, illetve ellenjegyzésére, a gazdasági események elszámolásának kontrolljára. Az ellenőrzési nyomvonal kialakításának célja 10.§ (1) Az ellenőrzési nyomvonal kialakításának célja: a) feltérképezhetővé váljon az intézmény összes folyamatában rejlő működési kockázat; b) a főiskola valamennyi folyamatában meghatározhatók legyenek a felelősök és az ellenőrzési pontok; c) könnyen és gyorsan azonosítható legyen a nemmegfelelőség; d) lehetővé váljon a folyamatok egymáshoz való viszonyának meghatározása.
ELLENŐRZÉSI RENDSZEREK SZABÁLYZATA
Kiadás: 00.
Szabályzat
Oldal: 9/23.
Az ellenőrzési nyomvonal elkészítése 11.§ (1) A folyamatgazda a III. fejezet szerinti kockázatértékelés során azonosítja azokat a pontokat, amelyeknél a folyamat megakadhat, eltérülhet – veszélyeztetve a folyamat céljának elérését, vagy megfelelőségét –, esetleg vészhelyzet állhat elő. (2) A folyamatgazda a kockázat jelentkezésének helyén – lehetséges kockázatcsökkentő intézkedésként – ellenőrzési pontot (kontroll pontot) állít fel. (3) A folyamatleírásokból az ellenőrzési pontok figyelembe vételével alakul ki az ellenőrzési nyomvonal. (4) A folyamatgazda felelőssége – a kockázatértékelés aktualizálásával együtt, illetve a tevékenység változása esetén – a már érvényben lévő ellenőrzési nyomvonalat folyamatosan, de legalább évente, október 15-éig felülvizsgálni – ha szükséges – módosítani és a 6.§ (4) bekezdés szerint továbbítani. Vezetői átvilágítások / belső audit 12.§ (1) Az ellenőrzési nyomvonal alapján a folyamatgazda évente ismétlődő vezetői átvilágítás(oka)t tervez, amelyet a 902 Éves ellenőrzési terv formanyomtatványon dokumentál. (2) A folyamatgazda, illetve az általa megbízott vizsgálatvezető az átvilágítás tervezését a 903 Ellenőrzési program formanyomtatványon dokumentálja. (3) Az átvilágítás során feltárt nemmegfelelőségek dokumentálását és helyesbítését a IV. fejezet szabályozza. (4) A folyamatgazda egyes ellenőrzési feladatait munkatársaival megoszthatja, ez azonban felelősségét nem érinti. (5) A vezetői átvilágítás során keletkezett dokumentációt a folyamatgazda a függetlenített belső ellenőrzés számára hozzáférhetővé teszi. (6) Az integrált minőség- és környezetközpontú irányítási rendszer működésével kapcsolatos vezetői átvilágítások esetében az átvilágítást az MSZ EN ISO 19011 szabványnak megfelelően kell elvégezni, és a vizsgálatba az auditori oklevéllel rendelkező munkatársakat be kell vonni. A függetlenített belső ellenőrzési rendszer 13.§ (1) A főiskola működésének fejlesztése és eredményességének növelése érdekében független, tárgyilagos, rendszerszemléletű megközelítéssel bíró belső ellenőrzési rendszer működtetésére kötelezett. (2) A főiskola belső ellenőrzési szervezetének irányítója a kancellár és ezt a felelősségét másra nem ruházhatja át.
ELLENŐRZÉSI RENDSZEREK SZABÁLYZATA
Kiadás: 00.
Szabályzat
Oldal: 10/23.
(3) Az ellenőrzési szervezet feladatainak végrehajtója a belső ellenőr. A függetlenített belső ellenőrzés feladata 14.§ (1) A függetlenített belső ellenőrzés feladata: a) átvizsgálni és értékelni a főiskola ellenőrzési rendszereinek kiépítését, működése jogszabályoknak, szabványoknak és szabályzatoknak való megfelelését; b) átvizsgálni és értékelni az irányítási rendszer – ezen belül a pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszerek – gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét; c) átvizsgálni az erőforrásokkal való gazdálkodást, a vagyon megóvását és gyarapítását, valamint az elszámolások, beszámolók megbízhatóságát; d) megállapításokat és fejlesztésre vonatkozó ajánlásokat tenni; e) elemzéseket, értékeléseket készíteni a kancellár számára az irányítási rendszer megfelelőségéről és eredményességéről; f) ajánlásokat és javaslatokat megfogalmazni a kockázati tényezők megszüntetésére, a nemmegfelelőségek megelőzésére, illetve helyesbítésére; g) elvégezni az ellenőrzési rendszerek minőségértékelését; h) nyomon követni az ellenőrzési jelentések alapján megtett helyesbítő intézkedéseket; i) a főiskolán belül a nemzetközi belső ellenőrzési standardok és a belső ellenőrzési kézikönyvben rögzítettek szerint tanácsadási tevékenységet ellátni. (2) A belső ellenőrzési rendszer: a) szabályszerűségi, b) pénzügyi, c) (irányítási-, ellenőrzési- stb.) rendszer- és teljesítményellenőrzéseket, illetve d) informatikai rendszert érintő ellenőrzéseket végez. (3) A függetlenített belső ellenőrzés területeket és folyamatokat vizsgál. (4) A függetlenített belső ellenőrzési tevékenység részletes szabályozását a vonatkozó jogszabályok, a nemzetközi belső ellenőrzési standardok, a nemzetgazdasági miniszter által közzétett módszertani útmutatók és a Belső ellenőrzési kézikönyv tartalmazza. A kancellár felelőssége 15.§ (1) A kancellár a) felelős a főiskola belső ellenőrzési rendszerének kialakításáért és a működéséhez szükséges források biztosításáért; b) azonosítja és alkalmazza a belső ellenőr kinevezésére, jogállására, függetlenségének biztosítására, összeférhetetlenségére és felmentésére vonatkozó jogszabályi követelményeket; c) biztosítja a belső ellenőr szakmai továbbképzését; d) jóváhagyja és a munkatársak számára nyilvánossá teszi a Belső ellenőrzési kézikönyvet;
e) f) g) h)
ELLENŐRZÉSI RENDSZEREK SZABÁLYZATA
Kiadás: 00.
Szabályzat
Oldal: 11/23.
az egyes vizsgálatokhoz – a belső ellenőr javaslatára – külső szakértőt kér fel; szükség esetén soron kívüli belső ellenőrzést rendel el; elvégzi a belső ellenőrzés eljárásrendje szerinti feladatait; a felügyeleti szerv felé javaslatot tesz a belső ellenőr megbízására, illetve kezdeményezheti a megbízás visszavonását. A belső ellenőr jogállása és jogai 16.§
(1) A belső ellenőr: a) tevékenységét közvetlenül a kancellárnak alárendelve végzi; b) a belső ellenőrzésen kívül más tevékenység végrehajtásába nem vonható be; c) a belső ellenőrzés tervezése és végrehajtása – különösen az éves ellenőrzési terv és az ellenőrzési programok kidolgozása és végrehajtása, az alkalmazott módszerek kiválasztása és a következtetések, ajánlások kidolgozása – során befolyástól mentesen, önállóan jár el; d) az adott egységvezető tudtával a főiskola bármely helyiségébe beléphet, akadálytalanul hozzáférhet az ellenőrzés tárgyához kapcsolódó irathoz, adathoz, informatikai rendszerhez – beleértve az államtitkot, szolgálati titkot, üzleti titkot tartalmazó iratokat is –, illetve személyes adatot kezelhet; e) tevékenységét a vonatkozó jogszabályok, a nemzetközi belső ellenőrzési standardok, a nemzetgazdasági miniszter által közzétett módszertani útmutatók, a vonatkozó szabványok és a Belső ellenőrzési kézikönyv szerint végzi. (2) A belső ellenőr az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvény 3.§ (1) c) pontja alapján köteles vagyonnyilatkozatot tenni. A belső ellenőrzés feladata 17.§ (1) A belső ellenőr feladata: a) figyelemmel kíséri és alkalmazza, illetve a szabályozásban átvezeti a belső ellenőrzésre vonatkozó jogszabályi követelményeket és szakmai ajánlásokat; b) elkészíti, rendszeresen, de legalább kétévente felülvizsgálja és a – jogszabályok vagy módszertani útmutatók változásai, illetve a működés igénye szerint – módosítja és jóváhagyásra a kancellár felé felterjeszti a Belső ellenőrzési kézikönyvet; c) megtervezi és végrehajtja a belső ellenőrzés eljárásrendjének megfelelően az ellenőrzéseket; d) szükség esetén soron kívüli belső ellenőrzést kezdeményez; e) a jogszabályok, szakmai ajánlások és a működés igényének megfelelően karbantartja a belső ellenőrzés feljegyzéseinek elkészítéséhez szükséges formanyomtatványokat. (2) A belső ellenőr feladatait, jogait és kötelezettségeit részletesen a Belső ellenőrzési kézikönyv tartalmazza.
ELLENŐRZÉSI RENDSZEREK SZABÁLYZATA
Kiadás: 00.
Szabályzat
Oldal: 12/23.
A belső ellenőrzés eljárásrendje 18.§ Művelet
Felelős
a belső ellenőrzés stratégiai ter- belső ellenőr vének elkészítése, illetve módosítása, előterjesztése a kancellár felé a 901 Stratégiai terv (belső ellenőrzés) jóváhagyása
Gyakoriság / Kapcsolódó határidő feljegyzés 4 évente, össz- 901 Stratégiai terv hangban az IFT- (belső ellenőrzés) vel
kancellár
a belső ellenőrzéssel érintett te- belső ellenőr rületek meghatározása, az ellenőrzés ütemezése
évente 902 Éves ellenőrzési november 1-jéig terv
902 Éves ellenőrzési terv jóvá- kancellár hagyása
évente november 10-ig
902 Éves ellenőrzési terv meg- belső ellenőr küldése a felügyeleti szerv felé
megelőző év november 15-ig
szükség esetén javaslattétel kül- belső ellenőr ső szakértő(k) felkérésére a belső ellenőr javaslata esetén kancellár szakértő(k) felkérése szakértő(k) felkérése esetén kancellár megbízólevél kiállítása
904 Megbízólevél
ellenőrzési programok tervezése belső ellenőr a jóváhagyott 902 Éves ellenőrzési terv alapján
903 Ellenőrzési program
Művelet
ELLENŐRZÉSI RENDSZEREK SZABÁLYZATA
Kiadás: 00.
Szabályzat
Oldal: 13/23.
Felelős
a folyamatgazda(k) / érintett ve- belső ellenőr zető(k) értesítése az ellenőrzési program végrehajtásának céljáról, formájáról (adat-, dokumentum bekérés, helyszíni ellenőrzés) ütemezéséről, várható időtartamáról
Gyakoriság / Kapcsolódó határidő feljegyzés legalább 3 nap- 903 Ellenőrzési pal a helyszíni program kivonata vizsgálat előtt
az ellenőrzés lefolytatása belső ellenőr 903 Ellenőrzési (az ellenőrzést a belső ellenőr (szakértők), érin- program szerint legfeljebb 30 naptári napra tett munkatársak megszakíthatja vagy felfüggesztheti) az ellenőrzés lefolytatásának belső ellenőr megszakítása vagy felfüggesztése esetén az érintettek tájékoztatása, a szükséges intézkedések és határidők megjelölése büntető-, szabálysértési, kártérí- belső ellenőr tési, illetve fegyelmi eljárás kezdeményezésére okot adó cselekmény, hiányosság, vagy mulasztás esetén a kancellár értesítése 705 Nemmegfelelőségi jegyző- belső ellenőr könyv átadása/megküldése a érintett munkatársnak 705 Nemmegfelelőségi jegyző- érintett munkatárs könyv megállapításainak véleményezése
az ellenőrzés megállapításainak, belső ellenőr következtetéseinek és javaslatainak a feljegyzése
kötetlen formátumú feljegyzés
haladéktalanul
705 Nemmegfelelőségi jegyzőkönyv
1 munkanapon belül 3 munkanapon kötetlen formátumú belül feljegyzés
907 Ellenőrzési jelentés tervezet (illetve összefoglaló ellenőrzési jelentés tervezet)
Művelet
ELLENŐRZÉSI RENDSZEREK SZABÁLYZATA
Kiadás: 00.
Szabályzat
Oldal: 14/23.
Felelős
Gyakoriság / határidő
Kapcsolódó feljegyzés
ellenőrzési jelentés tervezet belső ellenőr megküldése egyeztetés céljából az érintett folyamatgazdá(k)nak/ szervezeti egység vezető(k)nek. észrevételek a belső ellenőr felé érintett visszajuttatása folyamatgazdá(k) / szervezeti egység vezető(k)
a kézhezvételtől 907 Ellenőrzési jeszámított 15 lentés tervezet munkanapon belül
– amennyiben az érintettek a belső ellenőr belső ellenőrzés megállapításait vitatják –, levezető elnök felkérése tárgyalás lefolytatására
haladéktalanul
megbeszélés lefolytatása
a kézhezvételtől számított 8 munkanapon belül
– a vitatott megállapításokkal kapcsolatban kialakított állásfoglalásokat tartalmazó – kötetlen formátumú feljegyzés
a döntés dokumentálása, meg- a tárgyalást lefoly- a megbeszéléstől küldése az érintettek felé tató elnök számított 5 munkanapon belül a döntésnek megfelelően az el- belső ellenőr lenőrzési jelentés módosítása, lezárása és megküldése a folyamatgazdá(k)nak / szervezeti egység vezető(k)nek,
döntést tartalmazó kötetlen formátumú feljegyzés
belső ellenőr, érintett folyamatgazdá(k) / szervezeti egység vezető(k), a vizsgálat tárgya vagy megállapításai miatt meghívott személyek
az ellenőrzési jelentés alapján folyamatgazdá(k) / intézkedési terv készítése – a szervezeti egység nemmegfelelőségek helyesbíté- vezető(k), sére, illetve megelőző intézkedések bevezetésére – és megküldése a belső ellenőr felé
907 Ellenőrzési jelentés
a kézhezvételtől 705 számított 15 Nemmegfelelőségi munkanapon be- jegyzőkönyv lül
ELLENŐRZÉSI RENDSZEREK SZABÁLYZATA
Kiadás: 00.
Szabályzat
Oldal: 15/23.
Művelet
Felelős
705 Nemmegfelelőségi jegyző- belső ellenőr könyv véleményezése 705 Nemmegfelelőségi jegyző- belső ellenőr könyvben foglaltak megvalósulásának nyomonkövetése a végre nem hajtott intézkedési belső ellenőr terveket, a céljukat el nem ért vagy meg nem valósított kockázatcsökkentő intézkedéseket részletesen tartalmazó jelentés összeállítása
Gyakoriság / határidő a kézhezvételtől számított 8 munkanapon belül évente
éves ellenőrzési jelentés meg- kancellár küldése a EMMI illetékes vezetője felé belső ellenőrzés feljegyzéseinek belső ellenőr nyilvántartása, irattárazása
705 Nemmegfelelőségi jegyzőkönyv 902 Éves ellenőrzési terv
a tárgyévet kö- 908 Éves ellenőrzési vető január 31-ig jelentés
a belső ellenőrzés minőségére, belső ellenőr tárgyi, személyi feltételeire vonatkozó önértékelés elkészítése éves ellenőrzési jelentés jóváha- kancellár gyása
Kapcsolódó feljegyzés
kötetlen formátumú feljegyzés a tárgyévet követő március 10ig legkésőbb a tárgyévet követő március 15-ig folyamatosan
(1) A belső ellenőrzés végrehajtásának részletes szabályait, a belső ellenőr és az ellenőrzött egységek, munkatársak jogait a Belső ellenőrzési kézikönyv tartalmazza. (2) Az ellenőrzött munkatársak kötelesek: a) b) c) d)
együttműködni, a kért tájékoztatást, felvilágosítást, nyilatkozatot megadni, a dokumentációkba a betekintést biztosítani, kérésre, a rendelkezésre bocsátott dokumentáció teljességéről a 905 Teljességi nyilatkozat formanyomtatványon nyilatkozni. A Belső ellenőrzési kézikönyv 19.§
(1) A Belső ellenőrzési kézikönyv tartalmazza a) a belső ellenőrzés hatáskörét, feladatait és céljait meghatározó belső ellenőrzési alapszabályt;
ELLENŐRZÉSI RENDSZEREK SZABÁLYZATA
Kiadás: 00.
Szabályzat
Oldal: 16/23.
b) a belső ellenőrre vonatkozó szakmai etikai kódexet; c) a főiskola szervezeti ábrájára történő hivatkozást; d) a belső ellenőrzési tevékenységre vonatkozó belső szabályokat és eljárásokat, módszertani útmutatókat, az egyes ellenőrzési módszerek főbb lépéseit, szakaszait; e) a belső ellenőrzés kockázatelemzési módszertanát; f) a belső ellenőrzési tevékenység minőségét biztosító szabályokat; g) az ellenőrzési dokumentumok formai követelményeit, a dokumentumok megőrzési rendjét; h) a kötött formátumú feljegyzések alapjául szolgáló formanyomtatványokra történő hivatkozást; i) az ellenőrzési jelentések szerkezetére, tartalmára vonatkozó előírásokat; j) az ellenőrzési megállapítások hasznosításának, az ellenőrzést követő intézkedések elrendelésének szabályait; k) az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság feltárása esetén alkalmazandó eljárást; l) belső ellenőr folyamatos továbbképzésére vonatkozó alapelveket; m) a külső szakértők bevonására vonatkozó előírásokat. III. fejezet Megelőző tevékenység 20.§ (1) A nemmegfelelőségek megelőzését (vagy más nem kívánatos helyzet okának kiküszöbölését) a főiskola egyebek között a) b) c) d) e)
a követelmények azonosításával, a követelményeket és célkitűzéseket teljesíteni képes belső szabályozás kialakításával, kockázatkezelési rendszer működtetésével, ellenőrzési rendszer működtetésével, és a folyamatos fejlesztéssel biztosítja. A kockázatkezelési rendszer 21.§
(1) A kockázatkezelési rendszer célja szabályozott, rendszeres megelőzési tevékenység végzése a nemmegfelelőségek bekövetkezésének megelőzése érdekében. (2) A kockázatkezelés állandó, ismétlődő folyamat, amely kiterjed: a) b) c) d) e) f)
a kockázatok azonosítására, a kockázatok értékelésére, az elfogadható kockázati szint meghatározására, intézkedések a kockázat csökkentésére, a maradványkockázat meghatározására, a bevezetett kockázatcsökkentő intézkedések hatásosságának ellenőrzésére,
ELLENŐRZÉSI RENDSZEREK SZABÁLYZATA
Kiadás: 00.
Szabályzat
Oldal: 17/23.
g) a kockázatkezelő rendszer eredményességének értékelésére. (3) A kockázatkezelési rendszert a főiskola minden rendszeres, vagy eseti folyamatára, valamint a stratégiai tervezésre kell működtetni. (4) A kockázatkezelés a folyamatgazdák felelőssége. (5) A kockázatkezelés hierarchikus felépítésű; a legmagasabb szinten elhelyezkedő kockázatkezelő folyamatgazda a Vezetői Értekezlet. (6) A kockázatkezelés dokumentálására a Kockázatfelmérés és a Kockázat-nyilvántartó formanyomtatvány szolgál. A kockázatok azonosítása 22.§ (1) A kockázatok azonosítása – a folyamatok működése, a főiskola stratégiai és a folyamatra/szervezeti egységre vonatkozó éves célkitűzések ismeretében – a lehetséges kockázati események felismerése. (2) A kockázatok azonosításánál különösen a következő fő kockázati típusokra célszerű tekintettel lenni: a) b) c) d) e)
külső kockázatok (pl. környezeti változások); pénzügyi kockázatok; tevékenységi kockázatok (pl. nem megfelelő szabályozás, ellenőrzés hiánya); emberi erőforrás kockázatok, (pl. létszámhiány, kompetenciák, motiváltság hiánya); a főiskola által a környezetre gyakorolt hatások kockázata (környezeti és társadalmi hatások); f) a főiskola szolgáltatásnyújtási folyamatait igénybevevők által okozott kockázat (hallgató részvétele a főiskola folyamataiban).
(3) A folyamatgazda felelőssége – az ellenőrzési nyomvonal aktualizálásával együtt, illetve szükség esetén – a már érvényben lévő kockázatértékelést folyamatosan, de legalább évente, október 15-éig felülvizsgálni és módosítani. A kockázatok értékelése 23.§ (1) Az azonosított kockázatot vizsgálni kell a kockázati esemény bekövetkezésének valószínűsége és a kockázati esemény hatása szempontjából. (2) A két tényező eredője a kockázati érték (amennyiben mód van mennyiségi elemzésre). (3) A mátrixban szereplő kockázati értékek: 1 és 3 között alacsony, 4 és 6 között közepes, 8 és 12 között magas, 15 és 25 között szélsőséges
Hatás Valószínűség* Valószínűtlen Ritka Lehetséges Valószínű Majdnem biztos
Jelentéktelen
ELLENŐRZÉSI RENDSZEREK SZABÁLYZATA
Kiadás: 00.
Szabályzat
Oldal: 18/23.
Alacsony
1 1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
Közepes
2 2 4 6 8 10
Jelentős
3 3 6 9 12 15
Meghatározó
4 4 8 12 16 20
5 5 10 15 20 25
* Az egyes valószínűségekhez rendelt számértékek az egyszerűbb kezelhetőséget hivatottak szolgálni és nem tényleges valószínűségi értékeket jelölnek.
(4) Nem szükséges értékelni azokat az azonosított kockázatokat, amelyekre jogszabály vészhelyzeti terv készítését írja elő. Az elfogadható kockázati szint meghatározása 24.§ (1) Az elfogadható kockázati szint nem haladhatja meg a 23.§ szerint számított közepes értéket. Intézkedések a kockázat csökkentésére 25.§ (1) Amennyiben a kockázati szint meghaladja az elfogadható szintet, a folyamatgazda felelőssége saját hatáskörén belül kockázatcsökkentő intézkedés bevezetésével annak elfogadható kockázati szint alá csökkentése. (2) A kockázatcsökkentő intézkedés – egyebek között – lehet a) b) c) d) e) f) g) h) i)
folyamat módosítása, szabályozás módosítása, munkafolyamatba épített vagy vezetői ellenőrzési pont felállítása, erőforrás megosztás módosítása, erőforrások fejlesztése, vészhelyzeti terv készítése, követelmény felülvizsgálata, a kockázat hatásának megosztása vagy áthárítása, a kockázatos tevékenység megszüntetése. A maradványkockázat meghatározása 26.§
(1) A kockázatcsökkentő intézkedésről történt döntés után a folyamatgazda újra elvégzi a kockázatértékelést, figyelembe véve az intézkedés várható hatását.
ELLENŐRZÉSI RENDSZEREK SZABÁLYZATA
Kiadás: 00.
Szabályzat
Oldal: 19/23.
(2) A folyamatgazda a kockázat kezelését delegálja a felettes folyamatgazdának, amennyiben a kockázati érték továbbra is az elfogadható kockázati szint feletti, illetve nem lehetséges saját hatáskörén belül kockázatcsökkentő intézkedést hozni. (3) A felettes folyamatgazda a számára delegált kockázattal a 23.§ –26.§ szerint jár el. A bevezetett kockázatcsökkentő intézkedések hatásosságának ellenőrzése 27.§ (1) A kockázatcsökkentő intézkedések bevezetését és hatásosságát a belső ellenőrzési rendszer vizsgálja a 902 Éves ellenőrzési tervben foglaltak szerint. (2) A belső ellenőr a 908 Éves ellenőrzési jelentésben részletesen kitér az eltervezett, de be nem vezetett, illetve célját el nem érő kockázatcsökkentő intézkedésekre. Nem rendszeresen végzett megelőző tevékenységek 28.§ (1) Megelőző tevékenységet minden munkatárs kezdeményezhet kötetlen formátumú feljegyzésben, amelyet a megelőző intézkedésre jogosult folyamatgazda felé továbbít. (2) A potenciális nemmegfelelőség felismerése egyebek között történhet a) b) c) d) e) f) g) h) i)
az ellenőrzési rendszerek működtetése, vészhelyzet bekövetkezésének veszélye, a dokumentáció átvizsgálása, mérési adatok, tendenciák elemzése, folyamatok, műveletek közvetlen megfigyelése, hallgatók, az érdekelt felek javaslatainak megismerése, a működés tesztelése, a külső feltételek változásának figyelése, esettanulmányok, vonatkozó szakmai ajánlások felkutatása során.
(3) A folyamatgazda a 23.§ –26.§ szerint jár el; azonosított kockázatként kezelve a megelőző tevékenységre vonatkozó kezdeményezést. IV. fejezet Nemmegfelelőségek kezelése 29.§ (1) A főiskola folyamataiban – különösen a képzési szolgáltatásnyújtásban – bekövetkezett nemmegfelelőségek kezelésének célja: a) a nemmegfelelőségek átvizsgálása, okaik megállapítása, b) amennyiben szükséges, a nemmegfelelőség ismételt bekövetkezésének megakadályozásra irányuló helyesbítő/megelőző intézkedés bevezetése, c) A helyesbítő intézkedések eredményének átvizsgálása
ELLENŐRZÉSI RENDSZEREK SZABÁLYZATA
Kiadás: 00.
Szabályzat
Oldal: 20/23.
A nemmegfelelőségek észlelése 30.§ (1) A nemmegfelelőség észlelése történhet: a) a főiskola bármely folyamatában – különösen az ellenőrzési rendszerek működtetése során; b) a szolgáltatásokat igénybevevők – elsősorban hallgatók által; c) külső ellenőrzés során. (2) Amennyiben jelen szabályzat, vagy más szabályozó dokumentum a nemmegfelelőség feljegyzését másként nem szabályozza, az észlelő, illetve a reklamációt fogadó a 705 Nemmegfelelőségi jegyzőkönyv formanyomtatványon rögzíti a nemmegfelelőséget. A 705 Nemmegfefelőségi jegyzőkönyv formanyomtatvány folyamatgazdához történő mielőbbi eljuttatásáért a minőségirányítási koordinátor felelős. Helyesbítő intézkedések 31.§ (1) Amennyiben jelen szabályzat, vagy más szabályozó dokumentum a nemmegfelelőség kezelését másként nem szabályozza, a folyamatgazda kivizsgálja az okokat, és egyebek között a) a folyamatos fejlesztés követelményét, b) a főiskola céljait, c) az ismételt kockázatértékelés eredményét figyelembe véve dönt helyesbítő intézkedés szükségességéről, illetve annak kezdeményezéséről. (2) A nemmegfelelőségek helyesbítésére, illetve megelőző intézkedések bevezetésére a folyamatgazda – a 705 Nemmegfelelőségi jegyzőkönyv formanyomtatványon rögzített – intézkedési tervet készít és vezet be. (3) Amennyiben a folyamatgazda a nemmegfelelőséget szabálytalanságként értékeli, a 33.§ szerint jár el. (4) A hallgató egyedi kérelmeinek elbírálása során előforduló nemmegfelelőségek kezelését a Hallgatói Követelményrendszer szabályozza. (5) A (4) bekezdésbe nem tartozó hallgatói észrevételek esetén a folyamatgazda a (1)–(3) szerint jár el. A helyesbítő tevékenységek átvizsgálása, eredményességének értékelése 32.§ (1) A helyesbítő intézkedések bevezetését és hatásosságát a belső ellenőrzési rendszer, a folyamatgazda, illetve vezetői átvilágítás / belső audit vizsgálja az 902 Éves ellenőrzési tervben foglaltak szerint.
ELLENŐRZÉSI RENDSZEREK SZABÁLYZATA
Kiadás: 00.
Szabályzat
Oldal: 21/23.
(2) A belső ellenőr az 908 Éves ellenőrzési jelentésben részletesen kitér az eltervezett, de be nem vezetett, illetve célját el nem érő helyesbítő intézkedésekre A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje A szabálytalanságok észlelése 33.§ (1) Amennyiben a) munkatárs észleli a szabálytalanságot, a 705 Nemmegfelelőségi jegyzőkönyv formanyomtatványon haladéktalanul az érintett szervezeti egység vezető/folyamatgazda (ha a folyamatgazda érintett, a magasabb vezető) tudomására hozza, aki – ha szükségesnek látja, értesíti a magasabb vezetőt, illetve a kancellárt, egyidejűleg a 31.§ szerint jár el; b) a belső ellenőrzés észleli a szabálytalanságot, a belső ellenőr a belső ellenőrzés eljárásrendje szerint jár el; c) külső ellenőrzési szerv észleli a szabálytalanságot: – megállapításait ellenőrzési jelentésben fogalmazza meg. Büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenőrző szervezet működését szabályozó törvény, rendelet alapján jár el. – A kancellár felelős a 705 Nemmegfelelőségi jegyzőkönyvben történő dokumentálásáért, az intézkedési terv kidolgoztatásáért és megvalósításáért, amely felelősségét átruházhatja. (2) Tekintettel arra, hogy a szándékosság kérdése az adott eljárások lefolytatása során, a megfelelő szankciók kiszabásakor kerül értékelésre, jelen szabályzat nem foglalkozik ezzel a megkülönböztetéssel, a szabálytalanságokat azonos alapon kezeli. Szabálytalanság esetén alkalmazott eljárások 34.§ (1) Bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja esetén a kancellár értesíti az illetékes szerveket annak érdekében, hogy megalapozottság esetén az illetékes szerv a megfelelő eljárásokat megindítsa. (2) Fegyelmi vétség gyanúja esetén a fegyelmi jogkör gyakorlója (rektor/kancellár) a Kjt. szerint vizsgálatot rendel el a tényállás tisztázására. (3) Ha a főiskola dolgozója a közalkalmazotti jogviszonyából, illetve vezetői megbízásából eredő kötelezettségeit úgy szegi meg, vagy egyéb szabálytalanságot úgy követ el, hogy a szabályszegés nem minősül az (1) vagy (2) bekezdés szerinti cselekménynek, akkor a közvetlen munkahelyi vezető köteles az érintettnek szóbeli utasítást adni a szabálytalanság megszüntetésére. Amennyiben a szabálytalanság – annak megszüntetésére, kiküszöbölésére adott határidőn túl is – folytatódik, vagy megismétlődik a vezető szóban, súlyosabb vagy ismételt szabályszegés esetén írásban figyelmezteti a szabálytalanságot elkövető személyt.
ELLENŐRZÉSI RENDSZEREK SZABÁLYZATA
Kiadás: 00.
Szabályzat
Oldal: 22/23.
(4) Az érintett területet felügyelő magasabb vezető az egységvezetőnél kezdeményezheti a figyelmeztetésben részesítést. (5) A szóbeli figyelmeztetést azonnal, a figyelmeztető levelet, a feladást követő 5. munkanapon kézbesítettnek kell tekinteni. (6) Ha a második írásbeli figyelmeztetés is eredménytelen, akkor az ügyben fegyelmi eljárást kell kezdeményezni. (7) A figyelmeztetésben részesített személy a kézbesítéstől illetve a figyelmeztetésről való tudomásszerzéstől számított 5 munkanapon belül a közvetlen munkahelyi vezetőnél, magasabb vezető által kezdeményezett figyelmeztetés esetében a kezdeményezőnél írásban, vagy szóban észrevételt tehet. Az észrevételre a címzett 8 napon belül köteles az észrevételnek megfelelő formában reagálni. (8) A szóbeli észrevételről a nyilvántartási kötelezettség végett feljegyzés készül, amelynek elkészítéséről az egységvezető gondoskodik. (9) Ha a szabálytalanság megállapítását követően a felelősség eldöntéséhez és/vagy a hasonló esetek megelőzése érdekében szükséges intézkedések meghatározásához nem elég a rendelkezésre álló információ, vizsgálat elrendelése szükséges. (10) Fegyelmi eljárás, illetve felelősség tekintetében az Mt. és a Kjt. megfelelő rendelkezései az irányadók. A szabálytalanságok helyesbítésének nyilvántartása, beszámolás 35.§ (1) A szabálytalanságért felelős : felügyeli a szabályzatban előírtak betartását, elősegíti a szabálytalanságok megelőzését és kezelését, dokumentálja a megelőzést szolgáló képzéseket, gondoskodik a szabálytalanságok nyilvántartásának naprakész vezetéséről, minősíti a feltárt szabálytalanságokat. (2) A belső ellenőr: nyomon követi az elrendelt vizsgálatokat, a meghozott döntések végrehajtását, illetve a megindított eljárások helyzetét. (3) A kancellár a 908 Éves ellenőrzési jelentés alapján beszámol az EMMI Ellenőrzési Főosztályának az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések számáról és röviden összefoglalja azokat. Vezetői továbbképzésre vonatkozó rendelkezések 36.§ (1) A rektor és a kancellár, vagy az általuk írásban kijelölt vezető – aki nem lehet a főiskola gazdasági igazgatója – kétévente, a gazdasági igazgató kétévente köteles a belső kontroll rendszerek témakörében a nemzetgazdasági miniszter által meghatározott továbbképzésen részt venni. A részvételt kötelesek a felügyeleti szerv vezetője felé az adott év december 31-ig igazolni.
ELLENŐRZÉSI RENDSZEREK SZABÁLYZATA
Kiadás: 00.
Szabályzat
Oldal: 23/23.
(2) Az (1) bekezdésben foglaltak nem vonatkoznak az adott évben azon személyekre, akit július 1. után bíznak meg a vezetői feladattal. Kapcsolódó feljegyzések 901 Stratégiai terv (belső ellenőrzés) 902 Éves ellenőrzési terv 903 Ellenőrzési program 904 Megbízólevél 905 Teljességi nyilatkozat 907 Ellenőrzési jelentés 908 Éves ellenőrzési jelentés 705 Nemmegfelelőségi jegyzőkönyv Ellenőrzési nyomvonal Kockázatfelmérés Kockázat-nyilvántartó