Eindrapportage werkgroep Nieuwbouw huidige organisatie- organisatie 2020 Projectnummer: 2.2.1 Opdrachtnemer: Jeroen Kok
Opdrachtgever: Rob Verberne Werkgroepvoorzitter: Hans Langeveld Versie 8
1. Inleiding Deze rapportage is een neerslag van de resultaten uit de werkgroep Nieuwbouw huidige organisatie – organisatie 2020. De opdracht aan de wergroep luidt: beschrijf de huidige organisatie en formuleer een visie op de gewenste/toekomstige organisatie 2020 – 2030, vertaald naar wensen en eisen met betrekking tot de nieuwbouw met als centrale vragen: “hoe zien onze huidige organisatie en de te verwachten organisatie in 2020-2030 eruit en wat betekent dit voor de nieuwbouw?”. Voor projectinformatie verwijzen we u naar de projectrapportage van de werkgroep. In dit document komen achtereenvolgens aan de orde: - De beschrijving van de huidige organisatie (peildatum 1 januari 2008) en de organisatie in 2012, in formatie, bezetting en werkplekken - Visie op de gemeentelijke organisatie in de periode 2020-2030 - Aanbevelingen voor het PvE: een update van het PvE op basis van de actuele situatie en de ontwikkelingen tot 2012 aanbevelingen vanuit de visie op de organisatie 2020-2030 In hoofdstuk 2 wordt de omvang van de huidige organisatie behandeld en de verwachte omvang in 2012, met inachtneming van reeds genomen beslissingen met betrekking tot de formatie en het aantal werkplekken. De gegevens uit het Personeelsinformatiesysteem Beaufort zijn uitgangspunt. Hoofdstuk 3 bevat de visie-elementen voor de toekomst (2020 – 2030), voor zover deze impact hebben op de aard en omvang van de gemeentelijke organisatie. Duidelijk zal worden dat de onzekerheidsgraden hoog zijn. Vanuit een aantal aannames geeft de werkgroep advies over hoe om te gaan met deze onzekerheden. Daarbij schetsen we twee scenario‟s voor de gemeentelijke organisatie en de consequenties voor de nieuwbouw. Bijlage 1 bevat een lijst van bronnen en gebruikte gegevens. In bijlage 2 tot en met 4 vindt u de specifieke berekeningen van formatie en werkplekken.
2. Huidige organisatie en organisatie 2012: formatie en werkplekken Voor dit deel van de werkgroepopdracht heeft de werkgroep de gegevens van het huidige Programma van Eisen (d.d. 20-09-2007) bijgewerkt naar de situatie per 1 januari 2008 en een doorberekening naar 2012 gemaakt op basis van de beschikbare gegevens. Ook hebben we een aantal sleutelfiguren in de organisatie gevraagd naar de relevante ontwikkelingen op personeel en organisatorisch gebied, om daarmee een inschatting te kunnen maken van de groei danwel 1
afname van het personeelsbestand tot 2012. In de bijlagen treft u de specificaties; hieronder de belangrijkste conclusies op basis van deze specificaties en de interviews. 2.1 Formatie, bezetting en werkplekken 2008 Als uitgangspunt voor de update hebben we gebruik gemaakt van de notitie d.d. 22 -01-2007 2 betreffende werkplekken en m . In bijlage 2 vindt u een vergelijkbaar overzicht, maar dan voor de situatie per 01-01-2008. Wat opvalt, is dat de personele ontwikkeling, bij dezelfde indeling als in de eerdere plannen, miniem is. Een overzicht van de formatie en bezetting per team is opgenomen in bijlage 3. Opmerking bij de gegevens van 2008 is, dat het verschil tussen begrote en gerealiseerde fte‟s substantieel is (circa 82,5 fte). Het betreft hier geen incidentele ruimte. Uit trendanalyse van de afgelopen jaren blijkt dat de gemeente Deventer gemiddeld zo‟n 10% van haar formatie niet omzet in een vaste bezetting. Bij toepassing van de bezettingsfactor van 115% ten opzichte van de formatie gaat het om circa 95 mensen. Bij ongewijzigd beleid van de gemeente Deventer ten aanzien van de personele invulling van deze formatie, ligt het in de rede dat de factor voor ophoging voor inhuur, stagiaires en bovenformatief werk waarmee gerekend is in het PvE van 2007 (11,36%) als uitgangspunt te nemen. 2.2 Personeelsontwikkeling 2012: getalsmatig De organisatie heeft zich een taakstelling gesteld; doel is concernbreed in 2012 de formati e met 28 fte terug te brengen. Bijlage 4 bevat de doorberekening van de formatie gegeven de taakstelling. Bij gelijkblijvend beleid komt de begrote formatieruimte dan uit op 597 fte in de nieuwbouw in 2012. Overzicht formatie en werkplekken nieuwbouw: samengevat (bij ongewijzigd beleid) Jaar Formatie in Medewerkers in Werkplekken in nieuwbouw nieuwbouw nieuwbouw 1 PvE 2007 622 715 637 1 januari 2008 619 712 635 2012 597 587 611 Bij de gegevens voor 2012 vallen de volgende kanttekeningen te maken: - Zoals ook in het vorige PvE aangegeven, is de verwachting dat de vermindering in fte‟s (taakstelling) grotendeels zal wegvallen tegen toename van fte‟s vanwege andere ontwikkelingen. Het verleden leert dat taakstellingen ten aanzien van reductie van formatie in de loop der tijd worden geneutraliseerd door de creatie van nieuwe functies. - In historisch perspectief is te zien, dat het personeelsbestand de afgelopen jaren nagenoeg stabiel is met een dip in 2007. De dip is te verklaren uit het inleveren van formatie ten gunste van de personele taakstelling. In 2008 stijgt het personeelsbestand weer enigszins, dit mede ten gevolge van autonome ontwikkelingen (zoals het Arbeidstijdenbesluit waardoor ambulante diensten van de gemeente (Brandweer) hun formatie en bezetting hebben moeten ophogen om de 24 uurs dienst inhoud te geven). - Bij de berekeningen van formatie en werkplekken is uitgegaan van een flexpercentage van 10%. De werkgroep “Werkplekken” heeft uitspraken gedaan over de flexfactor waarop gekoerst gaat worden. De zogenoemde benuttingsgraad komt uit op 0,7 en voor thuiswerken 1
In een stuurgroepvergadering nieuwbouw (eerste fase) is een ander getal genoemd en vastgesteld. De werkgroep heeft dit niet kunnen verifiëren. Derhalve zijn de gegevens vanuit het personeelsinformatiesysteem hier vermeld.
2
geldt een minimum van 20% thuiswerken. Dit zal mogelijk aanpassing betekenen in de berekening van de benodigde werkplekken. 2.3 Ontwikkeling van personeel en organisatie: strategisch Uit de interviews in het kader van de strategische ontwikkelingen tot 2012 komt een aantal aandachtspunten naar voren: - Digitalisering. Dat de digitalisering van de samenleving, en daarmee de vraag om digitalisering van de overheid zal toenemen, is een gegeven. Een grote vraag is echter wat dit betekent voor de aard en omvang van organisaties. Enerzijds valt te verwachten dat een deel van de taken verder gestandaardiseerd wordt of door de burger met „self service‟ via internet geregeld wordt. Anderzijds leidt digitalisering tot meer informatie, communicatie en kwaliteit van de gemeentelijke producten en daarmee tot andersoortig extra werk. - Flex- en thuiswerken. Wordt gesignaleerd als belangrijke ontwikkeling met mogelijk verstrekkende gevolgen voor de inrichting van de nieuwbouw. De werkgroep „Werkplekken‟ ontwikkelt hier een visie op. - Landelijke ontwikkelingen. Decentralisatie van taken (actueel: AWBZ/Wmo), ontwikkeling van de gemeente als eerste overheid, nieuwe wetgeving (actueel: de Wabo), nieuwe taken (actueel: EKD), etc. - Mogelijke samenwerking met andere gemeenten en de provincie, op producten (belastingen, sociale zaken, milieu) en op ondersteunende taken via shared services arrangementen). - Ambitie van de organisatie (excellent werkgeverschap) versus positie van Deventer in de (arbeids-)markt. Hoe aantrekkelijk is de gemeente voor (potentiële) medewerkers, en hoe blijf je dat? Het blijkt bijzonder lastig deze aandachtspunten één op één door te vertalen naar formatie. Een aantal ontwikkelingen laat zich lastig voorspellen. Andere ontwikkelingen staan bovendien diametraal op elkaar: zo zullen enerzijds de komende jaren taken naar de gemeente toekomen (decentralisatie) en bestaat anderzijds de trend om op meer gebieden samen te werken met andere lokale overheden. Daarnaast is de formatieontwikkeling afhankelijk van de visie en koers die de organisatie de komende jaren kiest. Zo zal de keuze voor een regierol van de gemeente veel richting geven aan de vraag over het al dan niet op afstand plaatsen van taken. Daarmee heeft de uitwerking van de regieorganisatie betekenis voor de eigen formatie in de werkgeversrol en de daaraan verbonden rol tot huisvesting van personeel. Daarover gaat de volgende paragraaf.
3. Organisatie 2020 - 2030 3.1 Inleiding Aan de werkgroep is gevraagd een visie te geven op de toekomstige organisatie van de gemeente Deventer. Het belang daarvan is informatie genereren voor het Programma van Eisen voor de nieuwbouw. De nieuwbouw die betrokken wordt in 2012 is bij voorbaat gebaseerd op een toekomstverwachting van de organisatie. In het vorige hoofdstuk zijn de verwachtingen en onzekerheden ten aanzien van formatie en werkplekken beschreven. Naast deze verwachtingen en onzekerheden spelen veel andere factoren mee in de totstandkoming van het Programma van Eisen, zoals het vastgestelde beleid ten aanzien van Centrum Zuid, de kosten en opbrengsten van het project Nieuwbouw en de gewenste kantooromgeving in de toekomst. Over deze factoren gaat de werkgroep Werkgroep Huidige Organisatie - 2020 niet en deze factoren worden
3
hier niet uitgediept. Hieronder volgt een korte beschouwing over stad, maatschappij en organisatie in de breedte. De werkgroep belicht daarna factoren die impact hebben op de nieuwbouw. 3.2 Stad, maatschappij en organisatie in de breedte Zoals het gezegde gaat: de toekomst laat zich goed voorspellen, vooral achteraf. De VNG gaf in 2006 het document “Gemeenten in 2015” uit en gaf daarin aan welke zaken 10 jaar daarvoor – in 1996 - niet waren voorspeld. Dat waren er veel, zoals de bouwvergunning via internet, de terrorismedreiging, de wens naar risicobeheersing en toename van regeldruk en tegendruk, enz . Over de gemeente in 2015 kon de VNG in 2006 niet veel meer zeggen dan dat de gemeente een sterke, op burgers gerichte gemeentelijke organisatie zou zijn en dat regionale samenwerking belangrijk zou zijn voor een sterke positie van de gemeente. Visie op de toekomst van de organisatie betekent omgaan met onzekerheden. Onzekerheden zijn er met een meer intern karakter (zoals de vragen: welke organisatie willen wij in 2020-2030 zijn, kunnen wij hier richtinggevende uitspraken over doen?) en er zijn factoren die meer extern spelen (zoals de trend naar flexibel werken, decentralisatie). Een aantal onzekerhe den passeren in deze rapportage de revue aan de hand van onderstaand schema:
Maatschappelijke trends Visie organisatieontwikkeling
Ontwikkeling gemeente Deventer
Aard en omvang organisatie 2020-2030
3.2.1 Ontwikkeling gemeente Deventer. Deventer zal in de komende periode licht groeien en de verwachting bestaat dat de bevolking op een niveau van 100.000 inwoners stabiliseert of langzaam doorgroeit tot misschien 110.000 inwoners. Ten aanzien van sociaal-maatschappelijke ontwikkelingen en fysiek/ruimtelijkeconomische ontwikkelingen zijn door de respondenten en in de beschikbare informatie geen belangrijke aspecten genoemd waarvan gesteld kan worden dat deze een grote impact op de organisatie zullen hebben. Met andere woorden, er worden geen bijzondere ontwikkelingen voorzien die eisen dat de organisatie nadrukkelijk groeit, krimpt of anderszins verandert. 3.2.2 Maatschappelijke trends: huidige inzichten en impact op de langere termijn Hoe maatschappelijke trends door gaan werken op de organisatie is belangrijk én onzeker. Processen van ontgroening en vergrijzing en de verdergaande feminisering van de arbeid zullen invloed hebben. De verwachtingen ten aanzien van de arbeidsmarkt op langere termijn duiden op toenemende krapte, zoals zeer recentelijk ook aangegeven door de Commissie Bakker; deze verwachting wordt sterk beïnvloed door de economische ontwikkeling van Nederland op langere termijn.
4
Technologische ontwikkelingen hebben de afgelopen decennia heel veel invloed gehad op alle aspecten van organisaties. Een trend bij veel organisaties is een andere vorm van organiseren: enerzijds opschaling (het outsourcen van de werkplekondersteuning – ICT, beveiliging, onderhoud etc.) en anderzijds differentiatie die past bij de huidige netwerksamenleving. De digitale revolutie gaat versneld door. Flexibilisering van werk is mogelijk en wint nu al aan belang. Hoe de overheid van de toekomst eruit ziet, is onderwerp van veel discussie. InAxis (Commissie Innovatie Openbaar Bestuur) heeft hier debatten over georganiseerd, waaruit vergezichten komen, maar nog geen heldere richtingen op organisatieniveau. Over toekomstige herindelingen, de toekomst van de provincie en de consequenties daarvan voor gemeenten, de wens om intergemeentelijke Shared Service Centra (SSC‟s) op te richten, samenwerkingen (zoals de lopende discussie over de Omgevingsdienst, een toekomstig gedeeld klantcontactcentrum etcetera) is veel te bespreken, maar nog weinig richtinggevends te melden. Vereiste competenties voor de overheid zullen in de toekomst zeker strategisch handelen, samenwerken en omgevingsgerichtheid zijn. De gemeente streeft excellent werkgeverschap na. Dit betekent onder meer dan medewerkers van de gemeente niet alleen efficiënt en effectief werken, maar ook hun competenties ontwikkelen, groeien binnen hun functie of in de organisatie of doorstromen. Vragen van werknemers zullen prominenter worden, binden en boeien van medewerkers belangrijker, de flexibilisering van werk (onder meer thuiswerken) zal toenemen en evenals de vraag h oe men gezond en gemotiveerd langer door kan werken.Gegeven de verwachte krapte op de arbeidsmarkt en de visies op de „de ambtenaar van de toekomst‟ zal de gemeente Deventer een aantrekkelijk werkgever moeten zijn, die een concurrerend pakket secundaire arbeidsvoorwaarden biedt. 3.2.3 Visie organisatieontwikkeling gemeente Devente: huidige inzichten en impact op de langere termijn. De gemeentelijke organisatie wil zich ontwikkelen tot een regieorganisatie. In zo‟n organisatie gaat het om de strategische beleidsbepaling, het formuleren van heldere opdrachten en randvoorwaarden aan de uitvoering (opdrachtgeverfunctie) en controle op de uitvoering (monitoring en toetsing). Regiegemeente zijn betekent: gezamenlijk voordenken en doordacht lijnen uitzetten. Het concept regiegemeente kent verschillende opvattingen: i. in strikte zin: een klein slagvaardig concern, waarbij de taken ten behoeve van bestuursondersteuning en beleidsvoering de kern van de organisatie vormen en waarbij zoveel mogelijk uitvoering op afstand komt te staan. ii. in minder strikte zin: deze regieorganisatie richt zich minder op de omvang en taken op afstand, maar meer op aard, attitude en indeling van de organisatie. De gemeente Deventer heeft zich nog niet richtinggevend uitgesproken over haar opvatting over de regieorganisatie.
5
3.2.4 Samenvattend De ontwikkelingen geschetst in de bovenstaande paragrafen laten zich als volgt samenvatten: thema Overweging nieuwbouw Regieorganisatie Beslissingen die in de (nabije) toekomst genomen worden over de regieorganisatie in strikte of minder strikte zin hebben een belangrijke impact op de toekomstige formatie. Daartegenover staat, dat taken die op afstand worden geplaatst nog steeds uitgevoerd dienen te worden en uitbesteed kunnen worden op basis van het principe „organisatorisch op afstand, fysiek dichtbij‟. Daarmee stel je zeker dat een gebouw volledig gebruikt blijft. Aanbeveling: zorgen voor een flexibel gebouw, dat in de toekomst opgesplitst kan worden. Deeltijdwerken Deze factor geeft de grootste onzekerheid voor de toekomst. Het neemt toe, en thuiswerken maar hoeveel? Worden eisen van deeltijders onder invloed van arbeidsmarktkrapte leidend? Of streven zij juist naar sociale contacten en werken zij liever op kantoor? Aanbeveling: maximale flexibiliteit nastreven in de nieuwbouw. Overheid in de Vragen over decentralisatie, opschaling in samenwerking, trends in toekomst outsourcing zijn onzeker. Aanbeveling: maximale flexibiliteit nastreven in de nieuwbouw. 3.3 Twee scenario’s Het is nuttig om ter verdere toelichting van de voorafgaande paragraaf twee scenario‟s te schetsen over de toekomstige organisatie. De scenario‟s lopen met opzet behoorlijk uiteen. Het eerste scenario zet de huidige lijn van organisatie en werken door, zoals geschetst in hoofdstuk 2. Het tweede scenario richt zich op de ontwikkeling van een meer strikte gemeentelijke regieorganisatie. 3.3.1 De huidige lijn doorzetten Dit scenario is tastbaar: de organisatie maakt een keuze om pragmatisch te opereren en de aard en omvang van de organisatie niet wezenlijk te veranderen. Enkele taken worden wellicht toegevoegd aan het gemeentelijk pakket, enkele taken worden wellicht overgeheveld naar andere organisaties. Omdat de stad niet noemenswaardig groeit en steeds meer in ruimtelijke zin in een beheersrol komt en actiever is op maatschappelijk vlak, veranderen de aard en de formatie van de organisatie niet substantieel. Technologische ontwikkelingen zorgen voor meer stroomlijning en efficiency, de winst die daaruit voortvloeit wordt omgezet in de uitvoering van nieuwe taken en kwaliteitsverbetering voor de burgers en bedrijven. Vanuit deze lijn zijn de aanbevelingen voor de nieuwbouw: - beschouw de nieuwbouw als het onderkomen voor bestuur en organisatie: eigen huisvestingseisen voor vergaderen en werkplekken voorop - een unilokatie met minder tijdverlies om samen te komen en te vergaderen, vermindert verlies aan productiviteit die nu bestaat - flexibiliteit van het gebouw toespitsen op interne flexibiliteit - neem de formatie zoals aangegeven in paragraaf 1 als uitgangspunt voor het nieuwe PvE
6
3.3.2 De strikte regieorganisatie Een regieorganisatie in meer strikte zin onderkent drie hoofdfuncties binnen de gemeente Deventer: a) Bestuurscentrum: Raad en College. Een ontmoetings-, interactie-, informatie-, vergader- en besluitvormingsaccommodatie voor en van het Bestuur, voor contacten met burgers, bedrijven en overige partners; b) Klantcontactcentrum (KCC), waarin overheidsdiensten (van gemeente, provincie en verzelfstandigde diensten van het Rijk) gebundeld zijn: Dit betekent een servicepunt, (digitaal) loket en (re-)presentatieruimte waarin informatie en diensten worden geleverd . Wijkwinkels/servicepunten voor de „self service‟ burger zijn steeds meer buiten het gemeentehuis. Digitale dienstverlening is versterkt, maar de noodzaak voor face to face contact blijft. c) Supportstaf/ambtelijke ondersteuning Bestuurscentrum en KCC. Een ambtelijke supportgroep van ideeënontwikkelaars, strategen, adviseurs, politiek -bestuurlijke assistenten, opdrachtgevers aan partners van de gemeente, die invulling geven aan de kracht van de stad. De groep ondersteuners houdt het Bestuurscentrum en het KCC operationeel. Daarnaast bieden de ondersteuners een passende strategie van en voor de gemeente in opdracht van het Bestuur. Volgens dit scenario ontwikkelt de organisatie zich in de periode 2020 – 2030 als een regieorganisatie in meer strikte zin. In omvang valt te denken aan een organisatie met circa 250 tot 400 fte. Vanuit deze lijn zijn aanbevelingen voor de nieuwbouw: - beschouw de nieuwbouw als een onderkomen voor verschillende functies met de gemeentelijke regieorganisatie als hoofdfunctie en eigenaar; - spits de vereiste flexibiliteit van het gebouw toe op interne flexibiliteit plus mogelijkheden voor compartimentalisering (hoofdingangen, veiligheidszones e.d.); - redeneer niet alleen vanuit de ruimtebehoefte van een gemeentelijke regieorganisatie in strikte zin (met de omvang van de genoemde 250 - 400 fte), maar vanuit de flexibiliteit en de mogelijkheden die nieuwbouw op termijn kan geven, zoals onderkomen bieden aan verbonden (onder meer verzelfstandigde) functies van de gemeentelijke regieorganisatie , uitvoeringsfuncties van het Rijk, maatschappelijke verbonden partijen en dergelijke. Een nadere toelichting. De regieorganisatie in strikte zin stoot uitvoerende taken af en de gemeentelijke organisatie ontwikkelt zich daarmee meer tot opdrachtgever. De begroting van de gemeente zal hierdoor echter niet verminderen; de taken moeten nog steeds uitgevo erd worden. Het is denkbaar dat verzelfstandigde taken in hetzelfde gebouw gehuisvest blijven, of dat aan functies die de gemeente in de toekomst uitvoert samen met andere organisaties (zoals een Omgevingsdienst) onderkomen geboden wordt. Met andere woorden, alleen afgaan op de onzekere toekomstige ruimtebehoefte van de gemeentelijke organisatie ver mindert de flexibiliteit enorm en is daarmee niet verstandig. Redeneren vanuit de mogelijkheden die een nieuw gebouw biedt is een beter uitgangspunt: nieuwbouw dus die in 2012 de gemeentelijke organisatie huisvest en daarnaast voldoende flexibel kan inspelen op toekomstige ontwikkelingen en zo nodig onderkomen kan bieden aan organisaties die verbonden taken uitvoeren. Bij een regieorganisatie in strikte zin vermindert de eigen formatie, maar nieuwbouw kan gezien worden als kans op ontwikkeling – en niet alleen als huisvesting van de gemeentelijke organisatie. Het beginsel „organisatie op afstand, fysiek nabij
7
(living together apart)‟ kan een leidend principe zijn. Daarbij past een maximaal flexibel gebouw, dat in de toekomst op diverse manieren opgesplitst kan worden en voldoende ruimte biedt. NB: dit argument betreft niet de invalshoek vanuit het Plan Centrumontwikkeling Zuid: „zorg voor een krachtige impuls voor de ontwikkeling van dit deel van het centrum‟. Een krachtige impuls is een katalysator in de vorm van nieuwbouw van gemeentekantoor en bibliotheek, die mensen aantrekt en zorgt voor secundaire voorzieningen als horeca en detailhandel. Het argument zoals hierboven beschreven door de werkgroep gaat daar niet over, maar betreft een verstandige manier van omgaan met de onbekende toekomst, door nu voldoende volume en voldoende flexibiliteit te creëren. Daarmee kunnen toekomstige kansen voor samenwerking en gezamenlijk „onder dak‟ zijn gerealiseerd worden. Tot slot: het scenario De huidige lijn doorzetten wordt vanzelf werkelijkheid indien de organisatie geen beslissingen neemt en geen sturing geeft aan de ontwikkeling tot regieorganisatie.
4. Conclusies en aanbevelingen voor het PvE 4.1 2008 - 2012 De werkgroep verwacht dat het personeelsbestand tot 2012 niet substantieel zal veranderen. De huidige situatie sluit nagenoeg aan op het programma van eisen van 2007 en de nota die begin 2007 ten aanzien van de formatie is opgesteld. Ten aanzien van 2012 dient weliswaar een (beperkte) taakstelling gehaald te worden, maar de werkgroep vraagt zich af in hoeverre deze op korte termijn en bij gelijkblijvend beleid in die mate leidt tot een teruggang in personeel, zodat er in 2012 minder werkplekken nodig zullen zijn. Voor de korte termijn raden we aan te werken met de inschatting van werkplekken zoals die gemaakt is begin 2007, en daarnaast als eis in het PvE op te nemen dat het gebouw maximaal flexibel is met relatief eenvoudig om te bouwen werkruimtes. Daarnaast signaleren we het punt om goed te kijken naar de factor ophoging voor inhuur, stagiaires, detachering etc. In deze rapportage gaat de werkgroep er op basis van trendanalyse van uit dat het verschil tussen toegestane vaste formatie en bezetting (circa 10%) zich zal voortzetten de komende jaren. Als er wijzigingen komen in het beleid ter zake, dan heeft dit gevolgen voor de thans gebruikte factor. NB: In de berekeningen van de benodigde werkplekken is geen rekening gehouden met de resultaten van de werkgroep “werkplekken”. Deze resultaten leiden mogelijk tot bijstelling. 4.1 2020-2030 De werkgroep heeft een aantal ontwikkelingen en onzekerheden benoemd en twee scenario‟s geschetst. Aangegeven is dat de leidraad in de gegeven onzekerheid is: zorg voor flexibiliteit. Ons advies voor het PvE is dat niewbouw de beide geschetste scenario‟s moet kunnen accomoderen, dus zowel een doorzetting van de huidige organisatielijn als een doorontwikkeling naar een strikte regieorganisatie. In termen van ruimtebehoefte betekent dit dat de cijfers zoals gegeven in paragraaf 2 als uitgangspunt gebruikt kunnen worden. In tegestelling tot het PvE 2007 zijn de genoemde cijfers inclusief de cluster WIZL. Dit betekent voor het PvE flexibiliteit ten aanzien van de inrichting van de nieuwbouw voor eigen
8
gebruik (mogelijkheden voor het veranderen van werkfunctie, ontmoetingsfuncties en dergelijke) en ten aanzien van het mogelijk gebruik door partners (creëren van eigen toegang, gemeenschappelijke ontmoetings- en vergaderruimtes, eigen identiteit binnen gestelde kaders van het gebouw).
9
Bijlage 1: bronnen
Getalsmatige informatie: - Gegevens Beaufort (begrotings- en bezettingsoverzichten, peildatum 01-01-2008) - Gegevens prognose fte‟s 2010 t/m 2012: begrotingsrichtlijnen 2009 Beeldvorming en check: - Eerste concept strategische personeelsplanning (mei 2008) - Gegevens formatieontwikkeling directie Ruimte & Samenleving Interviews personele en organisatieontwikkeling 2012: - Hans Langeveld - Hans te Hedde - Richard Wielinga (per mail) - Jelle Arentsen - Jan Kloet Overbeeke - Wim de Jong - Simon Borst Externe informatie Jan Stellingwerf (projectleider nieuwbouw, gemeente Utrechtse Heuvelrug) Ministerie van BZK (website) Inaxis (website) Informatie nieuwbouw gemeentekantoren van gemeente Haren, Westland, ‟s Hertogenbosch (websites)
10
Bijlage 2: gegevens formatie, bezetting, doorberekening naar werkplekken 2008
Ter info: formatie, bezetting en berekening werkplekken 2007 (Uit: Notitie voor stuurgroep dd 22-01-07) TOTAAL aantal fte*
776,02
Aantal fte gepland in nieuwbouw** Aantal fte niet gepland in nieuwbouw: Brandweer (55,3) W&I (65,34) Musea (14,83) SAB (19,03)
621,52 154,5
* exclusief medewerkers gemeente Deventer in dienst van Deventer groenbedrijf ** aanname is centrale huisvesting voor het team toezicht. Daartoe is rekening gehouden met werkplekken voor 12 fte
Van fte ---> aantal medewerkers gemeentebreed thans ingevulde formatieplaatsen
785
aantal medewerkers waardoor deze fte's worden bezet
900
corresponderende factor fte's / medewerkers
1,15 622 fte x 1,15 = 715 medewerkers
geprojecteerd op de nieuwbouw leidt dit tot
Van aantal medewerkers --> aantal werkplekken aanname verlof en ziekte buiten vakantietijd
10%
flexfactor, zoals eerder vastgesteld
10%
corresponderende factor medewerkers / werkplekken
geprojecteerd op de nieuwbouw leidt dit tot
0,8 715 medewerkers x 0,8 = 572 werkplekken
Overige correcties aantal basiswerkplekken
ophoging voor inhuur, stagiaires en bovenformatief werk
572 werkplekken PM (vlakt uit tegen mogelijke taakuitbreiding) 65 conform eerder besluit (11,36%)
TOTAAL
637 werkplekken
invulling PT
11
Berekening formatie, bezetting en benodigde werkplekken d.d. 01-01-2008 Eenheid
14
Totaal fte realisatie 10,9473
61,3000
60
58,8172
184,0724
201
175,3798
Concerncontrol
4,0000
4
4,0000
Directie
1,0000
1
1,0000
Griffie
4,7300
5
4,4000
315,1746
293
261,1032
Bestuurs en Directieondersteuning Brandweer Eenheid Bedrijfsvoering
Eenheid Ruimte en Samenleving Eenheid Strategische Ontwikkeling Eenheid Stadthuis Totaal gemeente Deventer Uitvoeringspool (Deventer Groenbedrijf) Totaal generaal
Totaal X fte begroot 11,1500
Totaal medewerkers
18,9800
21
17,6223
238,2904
262
220,7613
839 65,0631
861 61
754 57,9597
903,7605
922
811,9908
861
Totaal fte realisatie 754
61,3000
60
58,8172
777,7
801
695,1828
Formatie in nieuwbouw (uitgaande van zelfde indeling als gemaakt in 2007) Eenheid Totaal Totaal X fte medewerkers begroot 839 Totaal gemeente Deventer -
Brandweer
Subtotaal -
Werk en Inkomen
66.8423
69
61.8183
-
Stadstoezicht
59,9059
48
45,3058
-
Musea
14,7834
17
13,4412
-
SAB
17,1814
22
17,6862
618.987
645
556.9313
619
645
557
Formatie in nieuwbouw afronding
NB: we houden in de berekening naar het aantal benodigde werkplekken de begrote formatie aan. Afhankelijk van de gekozen sortering (in- of exclusief Brandweer, W&I/Stadstoezicht/Musea/Stadsarchief en Atheneumbibliotheek (SAB) en/of Deventer Groenbedrijf (DGB)) varieert de factor medewerkers/gerealiseerde fte‟s tussen de 1,14 en 1,16. Aanbeveling is de factor op 1,15 te houden (conform vorige berekening)
factor medewerkers/fte‟s
geprojecteerd op de nieuwbouw leidt dit tot
1,15 619 fte x 1,15 = 712 (begrote) medewerkers
12
Van aantal medewerkers --> aantal werkplekken aanname verlof en ziekte buiten vakantietijd
10%
flexfactor, zoals eerder vastgesteld
10%
corresponderende factor medewerkers / werkplekken geprojecteerd op de nieuwbouw leidt dit tot
0,8 712 medewerkers x 0,8 = 570 werkplekken
Overige correcties aantal basiswerkplekken ophoging voor inhuur, stagiaires en bovenformatief werk (11,63% = 64,75 werkplek)
570 werkplekken
TOTAAL
635 werkplekken
65
13
Bijlage 3: formatie en bezetting per team, peildatum 01-01-2008
Eenheid Bestuurs en Directieondersteuning
Totaal X Totaal Totaal fte Aantal medewerkers fte 11,1500 14 10,9473 11,1500
14 10,9473
Brandweer
2,8000
3
2,4422
Team Risicobeheersing
9,5000
10
9,6111
Team Incidentbestrijding
9,0000
9
8,7639
Ploeg A
14,0000
13 13,0000
Ploeg B
13,0000
13 13,0000
Ploeg C
13,0000
12 12,0000
61,3000
60 58,8172
Eenheid Bedrijfsvoering Cluster Administratieve Service
1,0000 1,0000
1 1
1,0000 1,0000
Team Gemeenteadministratie
27,5319
32 27,4319
Team Belastingen
18,5138
19 16,7084
Cluster Personeel, Juridisch, Facilitair
1,0000
1
1,0000
Team JZ & Inkoop
8,5500
10
8,4861
Team Facilitaire Zaken
19,4600
21 18,4583
Team P&O
21,5767
22 19,6501
Projectmanagement en Advies
4,3400
4
3,4444
Cluster Informatie en Document Management
3,5000
4
3,4445
Team DM
20,0000
22 18,5005
Team IT
26,0000
25 24,6389
Team GEO
5,0000
5
4,8889
Team planning en control
9,3000
10
9,2889
Unitcontrol
7,3000
9
7,3000
Officemanagement
Concerncontrol
Directie
Griffie
Eenheid Ruimte en Samenleving
10,0000
15 10,1389
184,0724
201 175,3798
4,0000
4
4,0000
4,0000
4
4,0000
1,0000
1
1,0000
1,0000
1
1,0000
4,7300
5
4,4000
4,7300
5
4,4000
1,0000
1
1,0000
Cluster Samenleving en Inrichting Team Maatschappelijke Ontwikkeling & Milieu
1,0000 20,0000
1 1,0000 20 17,9812
Team Ruimte & Economie
20,1259
16 14,3756
Team Gebiedsontwikkeling, Inrichting en Beheer 20,0000
19 18,7389
Cluster Expertisecentrum
1,0000
1
1,0000
Team Projectleiding & Ondersteuning
24,3378
22 19,5834
Team Ruimtelijk Ontwerp & Beheer
27,5533
22 19,5333
Team Voorbereiding
24,7100
20 19,2667
14
Team Vastgoed, Milieu en Gegevensbeheer Cluster Veiligheid, Toezicht en Vergunningen
23,5451 3,8000
25 21,1557 4
3,5778
Team Toezicht
59,9059
48 45,3058
Team Vergunningen
38,4588
37 32,1383
Unitcontrol
24,2000
25 20,9985
Officemanagement
25,5378
32 25,4480
315,1746
293 261,1032
Eenheid Strategische Ontwikkeling
1,0000
1
1,0000
Team Programmering en Strategie
8,7000
10
8,0111
Team Kennis en Verkenning
9,2800
10
8,6112
18,9800
21 17,6223
Eenheid Stadthuis
1,0000
1
1,0000
Cluster Publiekszaken
1,0000
1
1,0000
Team Kwaliteitszorg & Ontwikkeling
16,7000
16 15,7000
Team Communicatie Internet en Telefoon
18,0545
20 15,9563
Team Frontoffice Publiekszaken
27,0824
35 26,4641
Cluster Werk, Inkomen, Zorg en Leefomgeving Welzijn & Zorg
1,0000 24,2279
1 1,0000 25 22,1279
Team Bewoner en Ondernemer
20,2154
18 15,0587
Werk & Inkomen administratie
24,4239
27 23,8683
Werk & Inkomen Team 1
16,2861
21 20,2861
Werk & Inkomen Team 2
26,1323
21 17,6639
Wijkaanpak
7,7890
10
7,5612
Musea
14,7834
17 13,4412
Unitcontrol
14,0585
16 13,4918
Officemanagement Stadsarchief en Athenaeumbibliotheek Boventalligen ST
Deventer Groenbedrijf
8,3556 17,1814 0,0000
10
7,4556
22 17,6862 1
1,0000
238,2904
262 220,7613
65,0631
61 57,9597
15
Bijlage 4: Berekening formatie, bezetting en benodigde werkplekken na taakstelling per 2012
Begroting fte‟s 2008 (excl DGB en Brandweer) Taakstelling t/m 2012 Begroting 2012 factor taakstelling = 0, 964
777,7 fte - 28 fte 749,7 fte
619 fte begroot (2008) in gebouw na taakstelling (2012) komt dit neer op 597 fte in gebouw
factor medewerkers/fte‟s
1,15 597 fte x 1,15 = 687 (begrote) medewerkers
geprojecteerd op de nieuwbouw leidt dit tot
Van aantal medewerkers --> aantal werkplekken aanname verlof en ziekte buiten vakantietijd
10%
flexfactor, zoals eerder vastgesteld
10%
corresponderende factor medewerkers / werkplekken
geprojecteerd op de nieuwbouw leidt dit tot
0,8 687 medewerkers x 0,8 = 549 werkplekken
Overige correcties aantal basiswerkplekken ophoging voor inhuur, stagiaires en bovenformatief werk (11,36% = 62,4 werkplek)
549 werkplekken
TOTAAL
611 werkplekken
62
16
