Eindrapportage. Formatieonderzoek SNN

Eindrapportage

Formatieonderzoek SNN

Zwolle, 27 oktober 2006

Uitgebracht aan: Samenwerkingsverband Noord-Nederland (SNN) De heer R.A. Engelsman

Zwolle, 27 oktober 2006 De heer drs. M.A. Muntinga De heer drs. D.P. Noordhoek Mevrouw drs. R.M. Roos

2 Munthoff & Partners

Eindrapportage

Opdrachtgever:

Samenwerkingsverband Noord-Nederland

Contactpersoon:

De heer R.A. Engelsman

Opdracht:

Formatieonderzoek toekomstige programmaperiode

Versie:

Eindrapportage

Doorlooptijd:

eind september t/m eind oktober

Datum opmaak:

27 oktober 2006

Uitvoerend adviseurs Munthoff & Partners:

drs. M.A. Muntinga drs. D.P. Noordhoek drs. R.M. Roos

Verantwoordelijk partner:

drs. M.A. Muntinga

Kenmerk Munthoff & Partners:

2042.Rmm27106

Deze rapportage is bestemd voor vertrouwelijk gebruik door de geadresseerde binnen zijn eigen organisatie. Voor iedere vorm van bewerking en/of gebruik van dit rapport door derden, dan wel voor verspreiding, vermenigvuldiging en/of publicatie van de inhoud of gedeelten daarvan, dient vooraf de schriftelijke toestemming van onze besloten vennootschap, als houder van het auteursrecht, te zijn verkregen.


INHOUD

HOOFDLIJN VAN HET ONDERZOEK

6

1.

8

2.

3.

4.

INLEIDING 1.1

Focus van het onderzoek

1.2

Onderzoeksaanpak

10

9

1.3

Routing van dit document

11

1.4

Doorlooptijd en breedte van het onderzoek

11

1.5

Leeswijzer

11

ACTUELE STAND VAN ZAKEN EN UITGANGSPUNTEN VOOR ONDERZOEK

12

2.1

Verheldering aflopende contracten

13

2.2

Omzet van de Uitvoeringsorganisatie 2007-2013

14

2.3

Vergelijking met andere uitvoeringsorganisaties

15

ANALYSE UITVOERINGSORGANISATIE SNN (UO-SNN)

17

3.1

Coördinerende- en managementfuncties UO-SNN

18

3.2

Rekenmodel

18

3.3

Uitkomst rekenmodel 2007-2010

21

ANALYSE ALGEMEEN SECRETARIAAT SNN (AS-SNN)

24

4.1

Directie

24

4.2

Lobby activiteiten

25

4.3

Projecten

26

4.4

Bestuurs- en directieondersteuning

26

4.5

Adviesorganen

27

4.6

Twee scenario’s

27

5.

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

29

6.

BIJLAGE I

32

7.

BIJLAGE II REKENMODEL

AANNAMEN REKENMODEL

35


8.

BIJLAGE III NAMENLIJST INTERVIEWS

40

9.

BIJLAGE IV GEBRUIKTE LITERATUUR

41

10. BIJLAGE V ORGANISATIESCHEMA SNN

43


HOOFDLIJN VAN HET ONDERZOEK 1. Dit is een onderzoek naar de toekomstige formatie van SNN. Op het moment van onderzoek is er sprake van een formatie van 48,8 fte, waarvan 34,54 fte UO-SNN (Uitvoeringsorganisatie SNN) en 14,28 fte AS-SNN (Algemeen Secretariaat SNN, inclusief Adviesraden). Deze formatie omvat de vaste formatie plus 15% flexibele inzet. Wanneer er in deze rapportage gesproken wordt over ‘formatie’ wordt de vaste formatie inclusief de flexibele formatie bedoeld. 2. De start van het onderzoek is bepaald door het feit dat met ingang van de nieuwe periode 2007-2010 de totale hoeveelheid toekenningen in euro’s van de UO-SNN zal gaan veranderen. Voor de huidige programma’s (periode 2000 – 2006) bedroegen de toekenningen gemiddeld € 110 miljoen per jaar en voor de nieuwe programma’s (periode 2007-2010) bedraagt deze gemiddeld € 78 miljoen per jaar. Dit totaal aan toekenningen in euro’s per jaar noemen wij de omzet. De werkzaamheden, gekoppeld aan deze uitgifte van geld, vinden plaats over een periode van meerdere jaren. Het toekennen van het geld leidt direct tot werkzaamheden. In de periode na toekenning is er sprake van een veelheid aan beheer-, controle- en administratieve werkzaamheden. In dit onderzoek hanteren wij een ratio tussen het uitgegeven geld en de daarmee samenhangende werklast (totaal aan werkzaamheden), verdeeld over meerdere jaren. 3. Uitgaande van de nu bekende vermindering van de omzet voor de nieuwe programma’s, is aangenomen dat de UO-SNN zal gaan krimpen. Aangenomen is ook dat dit gevolgen zal hebben voor de formatie of werkwijze van het AS-SNN. In het kader van onze opdracht moest a) een nieuwe formatie worden vastgesteld voor de periode 2007 - 2010 en daarna b) een rekenmodel worden ontwikkeld om eventuele schommelingen mee te kunnen opvangen. Dit moest gesplitst gebeuren voor de UO-SNN en het AS-SNN, omdat de aard van de werkzaamheden van het AS enkele elementen omvat die wezenlijk anders van aard zijn dan die van de UO. 4. In de loop van ons onderzoek is gebleken dat de afname van de omzet in de komende periode zich niet direct zal vertalen in een krimp van de UO-SNN. De veronderstelling dat de lagere omzet van de nieuwe programma’s direct leidt tot een vermindering van de totale werklast, blijkt niet te kloppen. De werklast die voortkomt uit de afwikkeling van de lopende programma’s is dusdanig groot dat per saldo de werklast stijgt in 2007 en 2008. Een krimp in de UO-SNN zal zich vanaf 2009 voordoen en een versnelling kennen na 2010. 6 Munthoff & Partners

5. Een verlaging van de werklast (met consequenties voor de formatie) van de UOSNN in de komende periode wordt versneld als wordt uitgegaan van een uniform toepassen van een mogelijke EZ-systematiek waarbij de nadruk ligt op parapluprogramma’s. Dit betekent dat door de toenemende omvang van de toekenningen de omzet per medewerker zal kunnen groeien. 6. Naast de omzet en de omvang van de toekenningen is de omvang van de controlelast een derde bepalende factor voor de werklast. Er zijn harde, maar nog geen definitieve indicaties dat deze controlelast verder zal toenemen. Indien de controlelast toeneemt, leidt dit tot een verhoging van de werklast. 7. Voor dit onderzoek gaan we er, mede vanwege een reeks onzekerheden in de besluitvorming, van uit dat de ontwikkelingen rondom de omvang van de toekenningen (punt 5) en de controlelast (punt 6) elkaar in evenwicht houden. Zodra er meer feiten bekend zijn (besluitvorming EZ en EU) kan de exacte invloed op de werklast vastgesteld worden. 8. In het kader van dit onderzoek is uitgegaan van wat nu bekend is over de effectiviteit en efficiency van de werkwijze van SNN. Vergelijking (benchmark) met andere dedicated uitvoeringsorganisaties van andere provincies leert dat de omvang van de organisaties (en efficiency van werkwijzen) daar sterk wordt bepaald door de keuzen die worden gemaakt als het gaat om de verdeling van wat een provincie doet en wat de uitvoeringsorganisatie doet. Om die reden is een rechtstreekse vergelijking niet mogelijk. Tevens moet in ogenschouw worden genomen welke taken een provincie zelf voor haar rekening neemt. 9. Het is een (bestuurlijke) keuze hoe omgegaan wordt met de taken die ondergebracht zijn in het AS-SNN. Dit volgt niet vanzelfsprekend uit de inhoud van de taken. Er zijn twee scenario’s denkbaar: 1) Bij substantiële krimp van de UOSNN de AS-SNN taken mee laten krimpen. 2) Het handhaven van de huidige ASSNN taken vanwege een zelfstandig bestaansrecht. Het gekozen scenario kan vervolgens worden uitgewerkt in haar organisatorische consequenties. 10. Voor een verdere beoordeling van de manier waarop de formatie van zowel de UOSNN als het AS-SNN zich de komende jaren zal ontwikkelen, is het noodzakelijk om te kijken naar de wijze waarop nu binnen de drie provincies werkzaamheden worden verricht die raken aan die van SNN.


1.

INLEIDING Het Dagelijks bestuur van SNN wil in het najaar van 2006 inzicht krijgen in de noodzakelijke omvang van de toekomstige organisatie van de Uitvoeringsorganisatie SNN (UO-SNN) en het Algemeen Secretariaat SNN (AS-SNN) voor de periode 2007 2010. Aanleiding hiervoor is gelegen in een aantal veranderingen die tegelijkertijd op het SNN afkomen: -

de omvang van de Rijks- en Europese budgetten gaat verminderen;

-

de wijze van toekennen van deze budgetten gaat veranderen (meer nadruk op programmasubsidies);

-

de adviesorganen AMa en ArA verdwijnen;

-

de complexiteit van de ‘controletoren’ neemt toe;

-

een zich ontwikkelende bestuurlijke visie op de Noordelijke samenwerking.

Uitgangspunt bij het onderzoek is dat de Colleges van GS van mening zijn dat: -

de Noordelijke samenwerking een feit is, en dat zelfs indien er geen fondsen meer te verdelen zijn, een hechte relatie tussen de Noordelijke provincies ondertussen niet meer weg te denken is;

-

de ambtelijke organisatie ‘lean and mean’ moet zijn;

-

de samenwerking met de 4 grote Noordelijke gemeenten nader gestalte moet krijgen;

-

het SNN-beleid een groot draagvlak in de Noordelijke samenleving behoudt.

Dit onderzoek beperkt zich tot de consequenties voor de formatie van het SNN. De volgende vragen zijn leidend in het onderzoek: -

Wat is de noodzakelijke omvang van de UO - SNN voor de periode 2007 2010?

-

Wat is de noodzakelijke omvang van het AS-SNN bij teruglopende Rijks- en Europese middelen bij het UO-SNN 2007 - 2010?

Op verzoek van de opdrachtgever is de provinciale organisatie (functies die SNN gerelateerd zijn) geen onderdeel geweest van het onderzoek. Tevens heeft op verzoek van de opdrachtgever in het kader van dit formatieonderzoek geen verkenning plaatsgevonden van de ambities die de Noordelijke provincies hebben ten aanzien van de samenwerking.


1.1

Focus van het onderzoek

Gedurende het onderzoek hebben we ons gericht op het volgende: 1. De basisformatie van SNN, in eerste instantie van de Uitvoeringsorganisatie (UO-SNN), later ook van het Algemeen Secretariaat (AS-SNN). Beide worden apart in beeld gebracht. Onderzoek hierna is gericht op: a. het bepalen van de huidige formatie en de vergelijking met de formatie van organisaties met een identieke taak; b. het motiveren van de huidige formatie op basis van elementen als de door SNN beschreven processtappen, competenties, taken en werklast; c. het in beeld brengen van de consequenties van externe ontwikkelingen voor de formatie (schommelingen in Europese en nationale budgetten, controlelasten); d. het onderzoeken van de minimale basis, c.q. de ondergrens in formatie waarbij SNN nog zelfstandig levensvatbaar is; e. het verzamelen van elementen die de effectiviteit en efficiency van het werk binnen en door SNN bepalen, waaronder mogelijkheden voor flexibiliseren van de formatie en de mogelijkheden voor in- en uitbesteding; f.

de effecten van de doorloop van af te bouwen regelingen en programma’s.

2. Elementen voor het rekenmodel, dat we willen gebruiken om ook voor de langere termijn handvaten te geven voor de discussie over de formatie. Dit mede in het licht van toekomstige te verwachten omzetschommelingen. Daarvoor hebben we gezocht naar: a. vaste elementen, met de basisformatie als startpunt; b. variabele elementen of elementen die variabel te maken zijn. 3. Randvoorwaarden voor de besluitvorming rondom de formatie en het werken met het rekenmodel. Deze zijn zowel geformuleerd met het oog op een technisch juiste hantering van het rekenmodel als met het oog op een zorgvuldige besluitvorming.


4. Mogelijkheden voor benchmarking. De vergelijking is gezocht met: a. provincie Overijssel (Europaloket); b. samenwerkingsverband provincies Noord-Brabant, Limburg en Zeeland (Stimulus); c. informatie over de lobby-activiteiten van de verschillende provincies; d. daarnaast zijn referenties gevraagd bij het ministerie van EZ en is geput uit eigen benchmarkinformatie.

1.2

Onderzoeksaanpak

Ons onderzoek is gebaseerd op gesprekken en bronnenonderzoek bij SNN zelf. Daarnaast zijn enkele gesprekken gevoerd met belanghebbenden en is vergelijkend onderzoek uitgevoerd. Voor het onderzoek naar de formatie binnen SNN hebben we ons in eerste instantie gebaseerd op het onderzoek uit 2001 van Vermeulen Advies. Het onderzoek bleek minder bruikbaar voor het bepalen van de noodzakelijke (basis)formatie. Dit heeft zowel te maken met het niet kunnen achterhalen van een aantal veronderstellingen waarop het rapport is gebaseerd, als met veranderingen die er sindsdien hebben plaatsgevonden. Binnen SNN wordt niet gedaan aan systematisch tijdschrijven. Dit betekent dat we ons meer hebben moeten verlaten op secundaire bronnen om de formatie mee te bepalen dan gehoopt. Niettemin denken we dat we voldoende basisinformatie hebben weten te achterhalen om plausibele uitspraken te kunnen doen. SNN beschikt over een AO en er bleek vrij veel beschikbaar in termen van planningsdocumenten, taakomschrijvingen, competentieoverzichten, e.d. Parallel hieraan is een beknopte benchmark uitgevoerd met de provincie Overijssel en de provincie Noord-Brabant. De interviews, de documentenanalyse en de benchmark hebben inzichten opgeleverd die na een grondige analyse zijn omgezet in een voorstel voor de formatieomvang van de totale SNN organisatie. Tevens wordt een rekenmodel gegeven voor de bepaling van de formatie van de Uitvoeringsorganisatie in de toekomst.


1.3

Routing van dit document

Munthoff & Partners heeft gewerkt met een adviesteam van drie adviseurs. Gedurende het onderzoek heeft het adviesteam intensief contact onderhouden met de directie, de OR en de betrokken ambtelijke leiding van de drie provincies. Het concept eindrapport is besproken met de directie van SNN (23 oktober 2006). Daarna heeft een gezamenlijke presentatie plaatsgevonden voor de directie, OR en de CAS-leden (gezamenlijke bijeenkomst op 24 oktober). Feitelijke onjuistheden die in deze bijeenkomst aan de orde kwamen zijn in het definitieve eindrapport gewijzigd. De OR SNN en de CAS hebben hun eigen advies geformuleerd en/of toelichting bij het rapport van Munthoff & Partners verzorgd. Op basis hiervan vindt 31 oktober 2006 in het DB besluitvorming plaats.

1.4

Doorlooptijd en breedte van het onderzoek

Na de start van het onderzoek (eind september 2006) is op verzoek van de opdrachtgever de doorlooptijd beperkt tot vier weken. Dit maakt behandeling in de DB vergadering van 31 oktober 2006 mogelijk. Tegelijkertijd heeft een verbreding van het onderzoek plaatsgevonden en is, naast het formatie onderzoek van UO-SNN, het ASSNN toegevoegd. Overeengekomen is dat beide formaties separaat kunnen worden beoordeeld.

1.5

Leeswijzer

Hoofdstuk 2 bevat een beschrijving van de feitelijke formatiesituatie in oktober 2006. Hoofdstuk 3 bevat de analyse van de UO-SNN en een rekenmodel voor vaststelling van toekomstige formatie. In hoofdstuk 4 wordt ingegaan op de formatievraag ten aanzien van AS-SNN. Hoofdstuk 5 bevat de conclusies en aanbevelingen.


2.

ACTUELE STAND VAN ZAKEN EN UITGANGSPUNTEN VOOR ONDERZOEK Op het moment van onderzoek staan er bij het SNN 48,8 fte op de ‘loonlijst’. Hierbij zijn vanzelfsprekend niet de ambtenaren meegenomen die bij individuele provincies werken aan ‘SNN gerelateerde zaken’.

Totaal fte

Totaal fte

Waarvan

in loon-

gedetacheerd

tijdelijke

dienst bij

vanuit

contracten

SNN

provincies

die aflopen

UO-SNN

34,54 fte1

-

AS-SNN

9,732

2,3 fte

5 fte

Advies-raden

4,55

0

3 fte

Totaal SNN

48,8 fte

2,3 fte

12,8 fte

per 01/01/07 4,8 fte3

Tabel 1. Overzicht van totaal aantal fte’s en tijdelijke contracten SNN

1) Exclusief 2 fte uitzendcontracten die lopen tot 1 januari 2007 2) Inclusief 1 fte Manager Kompas, functie wordt na fpu medio 2007 niet opnieuw ingevuld. De Haagsche Lobbyist is in dienst van de provincie Fryslân, niet gedetacheerd, en wordt voor 0,5 fte ingehuurd door SNN voor de belangenbehartiging van het Noorden. Hij valt daarmee buiten het bovenstaande overzicht. 3) De 4,8 fte zijn verdeeld over 5 contracten. Deze lopen tot 1 januari 2007. Daarnaast loopt binnen UO-SNN één contract tot 1 november 2007 en één contract tot 1 februari 2007. SNN werkt met een flexibel formatie budget van 15% van de vastgestelde vaste formatie van de UO-SNN (vastgestelde formatie UO-SNN is 31,55 fte). Het budget wordt gebruikt om ziekte vervanging te regelen, structureel (i.v.m. flexwet) en incidenteel capaciteit mee uit te bereiden, tijdelijke contractuitbreidingen te regelen, e.d.. Een scherp onderscheid in begrotingspost per fte is niet te maken aangezien dit per moment verschilt. De bovenstaande cijfers zijn inclusief een gedeelte van het 15% flexibele budget.


Uitgangspunt 1: Voor het onderzoek gaan wij uit van een totale omvang van SNN van 48,8 fte, waarvan 34,54 fte UO-SNN en 14,28 fte AS-SNN (inclusief Adviesraden).

Wij constateren dat de werkdruk op dit moment hoog is, c.q. als hoog ervaren wordt. Dit hangt samen met onder andere de afbouw van lopende programma’s. De consequentie is dat de flexibele ruimte geheel benut wordt, extra krachten worden ingeschakeld en er relatief veel wordt overgewerkt. Het valt voor de medewerkers van SNN niet mee om als het ware over deze piek heen te kijken naar de komende periode. Tegelijk is er druk om snel tot besluitvorming over te gaan ten aanzien van aflopende contracten.

2.1

Verheldering aflopende contracten

Per 1 januari 2007 lopen diverse tijdelijke contracten af. Over continuering van het dienstverband per 1 januari dient nog besloten te worden. UO-SNN: -

Juridisch adviseur (heeft reeds uitzicht gekregen op vaste aanstelling) (1fte)

-

Senior Projectmedewerker (1 fte)

-

Juridisch Controller (heeft al uitzicht gekregen op vaste aanstelling) (1 fte)

-

Drie medewerkers projecten algemeen (3 fte)

-

IPR behandelaar (1 fte)

AS-SNN: -

Directeur SNN (1 fte)

-

Management assistent (heeft reeds uitzicht gekregen op vaste aanstelling) (1 fte)

-

Communicatie medewerker NOA (0,5 fte)

-

Communicatieadviseur (1fte)

-

Manager Interreg (0,8 fte)

Overig: -

Secretaresse AMa (0,5 fte)

-

Secretaresse ArA (0,5 fte)

-

Secretaris AMa (1 fte)

-

Secretaris ArA (1 fte) 13 Munthoff & Partners

Overige functies die komen te vervallen binnen afzienbare termijn, en niet meer worden ingevuld: Manager KOMPAS (1 fte, medio 2007)

-

2.2

Omzet van de Uitvoeringsorganisatie 2007-2013

De huidige omzet van het UO-SNN is gemiddeld circa € 110.000.000 per jaar. De totale omzet van de UO-SNN in de nieuwe programma’s de komende jaren is niet definitief vast te stellen. Voor de formatie berekeningen op basis van omzet gaan wij uit van het onderstaande overzicht. Hierbij is er sprake van ongelijke delen EFRO over de jaren 2007-2013 en “Co-financiering rijk” volgens EZ-model. Fonds

2007 – 2010

2011 – 2013

EFRO

€ 29.000.000

€ 12.000.000

Pieken in de Delta

€ 30.000.000

€ 10.000.000

“Co-financiering” rijk

€ 17.000.000

€

UILNN

€

6.000.000

2.000.000

pm

Waddenfonds

pm

pm

Regiospecifiek alt. ZZL

pm

pm

€ 78.000.000

€ 28.000.000

TOTAAL PER JAAR

Tabel 2. Omzet toekomstige programmaperiode

Uitgangspunt 2: Voor de berekening van de toekomstige formatie gaan wij uit van een jaaromzet voor de UO-SNN van € 78.000.000.

De berekening van de jaaromzet is de gebaseerd op wat nu bekend is over de door SNN uit te voeren taken. Uitbreiding van deze taken is primair de uitkomst van een politiek-bestuurlijke afweging waarover in het kader van dit onderzoek geen uitspraken worden gedaan.


2.3

Vergelijking met andere uitvoeringsorganisaties

In het kader van dit onderzoek is nadrukkelijk gekeken naar de omzet en omvang van vergelijkbare ‘dedicated’ organisaties bij andere provincies. Het Europaloket in Overijssel en Stimulus, een uitvoeringsorganisatie voor een samenwerkingsverband tussen Noord-Brabant, Zeeland en Limburg, zijn daarvoor met name in ogenschouw genomen. In de vergelijking hebben we gemerkt dat we binnen de gestelde termijn wel nuttige elementen hebben gevonden (deze zijn verwerkt), maar geen verantwoorde uitspraken kunnen doen over de effectiviteit en efficiency. Zowel het Europaloket als Stimulus zijn verantwoordelijk voor geldstromen die in omvang vergelijkbaar zijn met de productgroep Regioprogramma’s van UO-SNN. Beide voeren, ook in de toekomst, deels dezelfde programma’s uit. In het geval van het Europaloket gaat het om een totale formatie van 20,5 fte, waarvan 5 fte op basis van detachering binnen diverse provinciale eenheden en 4 fte extern zijn uitbesteed met het oog op de administratieve verwerking. Met deze formatie wordt circa € 75 miljoen per jaar verwerkt voor de provincie Overijssel. Het Europaloket is een onderdeel van de provinciale organisatie. In het geval van Stimulus gaat het om een formatie van 9 fte. Er worden nu vier programma’s uitgevoerd voor Zuid-Nederland. In de komende periode zullen er extra programma’s bijkomen en zal er circa € 140 miljoen ter beschikking komen voor de drie provincies gezamenlijk. In dat geval verwacht men enige stijging in de formatie, vooral ten aanzien van de financiële administratie. Stimulus is een organisatie die op afstand is geplaatst van de provincie. Daarnaast beschikt elke provincie over een aparte eenheid (bijvoorbeeld Bureau Europa binnen Noord-Brabant) die zich op het niveau van beleid en communicatie bezig houdt met de verschillende programma’s. Voor een goede vergelijking is zicht nodig op de exacte verdeling van taken en functies tussen de uitvoeringsorganisatie en de betrokken provinciale organisaties. Deze gegevens zijn binnen de voor dit onderzoek geldende termijnen niet voorhanden. Daarbij spelen definitieproblemen ook een rol.


Uitgangspunt 3: Uitspraken over de effectiviteit en efficiency kunnen in vergelijkende zin niet worden gedaan, omdat de wisselwerking met de provinciale organisatie daarvoor een te bepalende factor is.


3.

ANALYSE UITVOERINGSORGANISATIE SNN (UO-SNN) De huidige formatie van de UO-SNN is 34,54 fte. In tabel 3 treft u een overzicht aan van de huidige formatie van de UO onderverdeeld naar de hoofdfuncties. Hoofdfunctie

Vast-

Bezetting

Boven

Totale

gestelde

op formatie

formatief

formatie

formatie

Plaatsen

(fte)

(fte)

plaatsen

(fte)

(flexibel

(incl.

budget)

flexb.) 2

(fte) UO-Algemeen

2

2

0

Regioprogramma’s

7,75

7,59

1,5

9,09

Subsidieregelingen

9,8

9,85

2

11,85

Financiën

4,6

4,9

0

4,3 1

Juridische Zaken

2

2,1

0,2

2,3

Office-management

5,4

5,4

0,4

5,0 2

Totaal

31,55

31,84

4,1

34,54

Tabel 3. Overzicht formatie UO-SNN per oktober 2006.

Activiteiten die zijn uitbesteed Naast deze formatie zijn de financiële administratie (provincie Groningen), treasury (provincie Groningen), salarisadministratie (provincie Groningen) en controles (provincie Fryslân, Ernst & Young) uitbesteed. De dienstverlening van de financiële administratie (snelheid van reageren, tijdig en correcte beschikbaarheid van cijfermateriaal, digitale aanlevering) kan verbeterd worden, daarover vinden gesprekken plaats. Over de treasury is men tevreden. Het besluit is genomen om de accountantscontroles, die nu door de interne accountants van Fryslân worden uitgevoerd, in 2007 in zijn geheel extern aan te besteden. Er is vooralsnog geen aanleiding om bovenstaande activiteiten ‘in te besteden’. Noch is er aanleiding om additionele activiteiten uit te besteden. Flexibel budget, ziekteverzuim en niveau medewerkers De UO-SNN beschikt over een flexibel budget van 15% van de totale vastgestelde formatie (zijnde 31,55 fte). In 2006 wordt dit flexbudget waarschijnlijk geheel gebruikt. Het werken met een flexibel budget heeft naar tevredenheid gefunctioneerd.

1

Dit getal is verkregen door rekening te houden met ouderschapsregelingen, ouderenregelingen en

tijdelijke detachering bij de provincie. 2

De getallen is verkregen door rekening te houden met tijdelijke detachering bij de provincie. 17 Munthoff & Partners

Het ziekteverzuim van het gehele SNN is 2%. Verdere efficiency winst in terugdringing van het ziekteverzuim is slechts zeer gering te behalen. De huidige formatie kent een, in verhouding tot de taken, hoog opleidingsniveau. Dit is primair ingegeven door de lokale arbeidsmarkt.

3.1

Coördinerende- en managementfuncties UO-SNN

Op dit moment bestaat er een vrij omvangrijke organisatie aan coördinerende en managementfuncties. De coördinerende functies betreffen het hoofd regioprogramma’s (60% coördinerend, zie bijlage I), hoofd subsidieregelingen (60% coördinerend), office manager (25% coördinerend) en concerncontroller. De managementfunctie betreft het hoofd UO. Ook de directeur SNN besteedt een beperkt deel van zijn tijd aan het aansturen van de UO-SNN. Deze meerlagigheid is vooral ontstaan door de verplichting tot functiescheiding tussen programma’s en regelingen, beheer en betaalautoriteit. Dit blijft in stand in de periode 2007 – 2008. In de jaren daarna, met name bij de veronderstelde krimp na 2010, adviseren wij om de coördinerende taken geleidelijk te laten vervallen. Hierdoor kan uiteindelijk met een managementlaag minder worden geopereerd. De operationele werkzaamheden die naast de coördinerende taken worden verricht binnen de coördinerende functie, kunnen in een andere functie worden vormgegeven.

3.2

Rekenmodel

Wij hanteren voor het berekenen van de benodigde omvang een ‘omzet afhankelijke methode’. Op basis van de huidige werkzaamheden van medewerkers is een ratio tussen werkzame uren en omzet vastgesteld (zie bijlage I). Hieruit blijkt dat er grofweg een verhouding is tussen 1 fte directe medewerker en € 4.800.000,-. Uitgangspunt 4: Een fulltime directe medewerker kan € 4.800.000 aan subsidieaanvragen per jaar verwerken, uitgaande van de huidige werkwijze.


Ten behoeve van het rekenmodel hebben we een inventarisatie gemaakt van alle factoren die de omvang van de formatie kunnen beïnvloeden: •

vermindering geldstromen / omzet (x basiseenheidbedrag);

•

vergroting van de omvang van de toekenningen;

•

vermindering aantal aanvragen (factoren: afloop bestaande programma's / opstarten nieuwe programma's);

•

vermindering complexiteit programma's en regelingen;

•

vermindering administratielasten;

•

verhoging controlelasten;

•

verhoging efficiency;

•

verhoging flexibiliteit;

•

aanwezige expertise.

Op basis van de gesprekken hebben we al deze factoren nader onderzocht en gewogen. Elke factor is vertaald in een reeks elementen en van een wegingsfactor voorzien. De meeste van deze wegingsfactoren zijn echter eerder kwalitatief dan kwantitatief te benoemen en voor veel factoren moet gelden dat er eenvoudig te weinig bekend is over de exacte toekomstige ontwikkelingen om een realistische inschatting van het effect te kunnen maken. Om die reden hebben we met het oog op het rekenmodel drie factoren er uitgelicht als sterk bepalend voor de toekomstige formatie van UO-SNN. Een vierde factor, efficiency, wordt alleen meegenomen voor zover het direct een uitvloeisel is van een verandering in de omvang van de organisatie.

Omzet De factor omzet wordt in het hierna volgende als primaire factor genomen voor het vaststellen van de omvang van de formatie. Daarbij wordt rekening gehouden met de overlappen van aflopende en nieuwe programma’s.


Omvang van de toekenningen Het werken met parapluprogramma’s (meerjarige lumpsum toekenningen) betekent in potentie een forse omvang van de omzet per medewerker. Een verdere uniformering op basis van een vaste EZ-systematiek is in bespreking en zou een impuls kunnen betekenen voor het vergroten van de omvang van de toekenningen. Hiertoe is echter nog niet besloten. Daarbij betekent een vergroting van de omvang van de toekenningen nog niet per definitie een vermindering van de werklast. Deze is minstens zozeer afhankelijk van het werk dat moet gebeuren om de samengestelde onderdelen van een aanvraag te onderzoeken.

Controlelasten Op het moment dat dit onderzoek plaats vindt, is duidelijk aan het worden dat er extra controleverplichtingen aan komen van de zijde van zowel de EU als het ministerie van EZ. In algemene zin kan worden geconstateerd dat de controlelasten sinds het begin van de huidige periode exponentieel zijn toegenomen en te verwachten valt dat dit in de komende periode niet wezenlijk anders zal zijn. Dit betekent een verhoging van de werklast voor (een deel van) SNN. In het model moet dus rekening worden gehouden met een verhoging van de controlelast, al is de exacte omvang ervan alleen bij benadering aan te geven.

Efficiency De druk op de huidige formatie is groot bij SNN. Een van de manieren om daar wat aan te doen is het verhogen van de efficiency. Uit de gesprekken is gebleken dat niet overal planmatig wordt gewerkt. Dit kan samenhangen met de aard van de werkzaamheden (programma’s versus regelingen), maar het heeft ook te maken met de inrichting van de werkzaamheden en de hoeveelheid overleg. De omvang van de mogelijke efficiencywinst valt niet vast te stellen zonder nader feitenonderzoek.

Uitgangspunt 5: De factoren omzet, omvang van toekenningen en controlelasten bepalen in hoofdzaak de benodigde formatieomvang.


Het model voor het berekenen van de formatieomvang (X) maakt een onderscheid tussen de formatie die nodig is voor het uitvoeren van het primaire proces en de formatie die nodig is voor de ondersteuning hiervan. Met het oog op het vaststellen van de formatie wordt geen onderscheid gemaakt tussen programma’s en regelingen. Beide productgroepen worden gerekend onder het primaire proces. Samengevat is het rekenmodel te vatten in: Primair proces: XP = 0,Z(G/4.800.000) * (1,Y) Ondersteuning: XO = 0,5XP * (1,Y) Totaal benodigde fte: X = XP + XO

In deze formule geldt: X = Formatie omvang UO-SNN XP = Formatie omvang primair proces UO-SNN XO = Formatie omvang ondersteuning UO-SNN G = Omzet per jaar Y = Werklast verhogend percentage volgend uit toenemende controlelast Z = Werklast verlagend percentage volgend uit invoering paraplu-programma’s. In bijlage II wordt het rekenmodel nader toegelicht.

3.3

Uitkomst rekenmodel 2007-2010

In deze paragraaf wordt het in de voorgaande paragraaf beschreven rekenmodel gebruikt om de benodigde formatieomvang UO-SNN te berekenen voor de periode 2007-2010. PRIMAIR PROCES A. Stap 1 De omzet wordt voor de komende periode bepaald door de volgende factoren: •

Start van nieuwe programma’s.

•

Doorloop en afbouw van de huidige programma’s.


Voor de berekening van de omzet, zie tabel 4. 2007 Omzet huidige

2008

2009

2010

€ 81.000.000

€ 81.000.000

€ 20.250.000

€ 20.250.000

€ 42.900.000

€ 60.450.000

€ 78.000.000

€ 78.000.000

€ 123.900.000

€ 141.450.000

€ 98.250.000

€ 98.250.000

programma’s (doorloop en afbouw) Omzet nieuwe programma’s Totale omzet

Tabel 4. Berekening van de omzet voor de komende periode

Toelichting tabel 4 Hier wordt de omzet weergegeven als gevolg van doorloop en afbouw van huidige en nieuwe programma’s: -

Bij inventarisatie van het aantal uren per project is een onderscheid te maken tussen werkzaamheden, zijnde ‘A-werkzaamheden’ en ‘B-werkzaamheden’. ‘A werkzaamheden’ betreffen het beoordelen en beschikken van de projecten en ‘B-werkzaamheden’ betreffen het bevoorschotten, projectbezoeken, wijzigen, verlengen en eindafrekenen.

-

De totale tijdsbesteding kent ongeveer een verdeling van 55% ‘A-werkzaamheden’ en 45% ‘B-werkzaamheden’.

-

Voor de huidige programma’s zijn na 2006 nagenoeg alle ‘A-werkzaamheden’ afgerond. In de periode tot en met 2010 zullen echter nog ‘B-werkzaamheden’ voor de huidige programma’s worden uitgevoerd.

-

De verdeling van de werkzaamheden van de huidige programma’s over 2007, 2008, 2009 en 2010 zal verlopen in een ritme van 40%, 40%, 10% en 10% van de resterende omzet oude programma’s.

-

Van de aan het eind van 2006 toegekende € 800.000.000 is eind derde kwartaal van 2006 € 300.000.000 afgerekend en € 100.000.000 bevoorschot. Wij gaan er van uit dat ½ van het bevoorschotte bedrag nog ‘B-werkzaamheden’ bevat. Dit betekent dat er nog € 450.000.000 aan ‘B-werkzaamheden’ de komende jaren gedaan moet worden. 45% van € 450.000.000, verdeeld over de jaren met 40%, 40%, 10% en 10%, geeft het bovenstaande beeld 3 .

-

De omzet per jaar van de nieuwe programma’s worden geschat op € 78.000.000 per jaar.

3

Deze berekeningen zijn gebaseerd op informatie verkregen van de directeur en concerncontroller van

SNN. Alle verdere berekeningen zijn onder voorbehoud van correctheid van deze gegevens. 22 Munthoff & Partners

-

In 2007 zullen echter alleen nog maar ‘A-werkzaamheden’ voor de nieuwe programma’s worden uitgevoerd. Dit betekent dat de omzet die verwerkt moet worden in dat jaar voor de nieuwe programma’s 55% van € 78.000.000 bedraagt.

-

In 2008 zal, naast de ‘A-werkzaamheden’, voor een gedeelte worden begonnen met ‘B-werkzaamheden’ (dit wordt geschat op de helft). Dit betekent dat de omzet die verwerkt moet worden in dat jaar voor de nieuwe programma’s 55% van € 78.000.000 + ½ van 45% van € 78.000.000 bedraagt.

Na 2010 zijn de werkzaamheden uit de huidige programma’s nihil. Wanneer de komende programmaperiode eenzelfde verloop kent als de huidige programmaperiode zullen er in 2011 en 2012 nog een forse hoeveelheid ‘B-werkzaamheden’ liggen met betrekking tot de afronding van de nu nieuwe programma’s. De stappen 3, 4 en 5 alsmede 7 en 8 uit het rekenmodel worden vooralsnog niet genomen, aangezien er vanuit wordt gegaan dat het percentage van krimp als gevolg van het werken met de paraplusystematiek en het groeipercentage als gevolg van de toename van de controlelasten tegen elkaar weg vallen. De stappen 2 en 6, alsmede de totale benodigde formatie voor de UO-SNN door de jaren heen in de periode 2007-2010 worden weergegeven in tabel 5. 2007

2008

2009

2010

Stap 2:

€123.900.000/

€141.450.000/

€ 98.250.000/

€ 98.250.000/

Benodigde

€ 4.800.000

€ 4.800.000

€ 4.800.000

€ 4.800.000

proces

= 25,81 fte

= 29,46 fte

= 20,46 fte

= 20,46 fte

Stap 6:

0,5 * 25,81 fte

0,5 * 17,7 fte

0,5 * 20,46 fte

0,5 * 20,46 fte

= 12,9 fte

= 14,73 fte

= 10,23 fte

= 10,23 fte

44,19 fte

30,69 fte

30,69 fte

formatie primair

Benodigde formatie ondersteuning Totale formatie UO-SNN

38,71 fte

Tabel 5. Berekening formatie UO-SNN met het rekenmodel voor de periode 2007-2010

We constateren hiermee dat de formatie in 2007 en 2008 niet zal krimpen, maar juist moet toenemen om de werklast aan te kunnen. In de jaren 2009 en 2010 zal de formatie terugvallen tot iets minder dan het huidige niveau. In de jaren daarna zal er sprake zijn van een versnelde krimp, naarmate de nieuwe programma’s steeds verder zijn afgerond. 23 Munthoff & Partners

4.

ANALYSE ALGEMEEN SECRETARIAAT SNN (AS-SNN) De taken die zijn ondergebracht in het AS-SNN zijn niet direct afhankelijk van de totale omzet in de uitvoeringsorganisatie. Het al dan niet onderbrengen van de taken binnen het SNN is een (bestuurlijke) keuze. Wij redeneren om deze reden vanuit de (bestuurlijke) wenselijkheid en/of noodzaak van de taken. De huidige omvang van het AS-SNN is 14,28 fte. Totaal fte

Totaal fte

Ingehuurd bij

Waarvan

in loon-

gedetacheerd

prov Fryslân

tijdelijke

dienst bij

vanuit

contracten

SNN

provincies

die aflopen

directie

1

-

-

1 fte

Lobbyisten Den

1

1 (Groningen)

0,5

-

0,8

-

1,3 fte

per 01/01/07

Haag / Brussel Projecten

3,3

(Groningen) Bestuurs- en

4,43

-

-

2 fte

Adviesraden

4,55

-

-

3 fte

Totaal

14,28 fte

1,8 fte

0,5 fte

7,3 fte

directieondersteuning incl. P&O

Tabel 6. Overzicht huidige omvang AS-SNN per oktober 2006.

4.1

Directie

De directeur SNN is, binnen de door het DB gestelde kaders, integraal verantwoordelijk. Hij heeft als taak: -

de zorg voor een efficiënt en doelgericht functionerende SNN-organisatie, inclusief het ontwikkelen van een strategische visie;

-

de advisering van DB en AB.


In onze optiek blijft de noodzaak tot het hebben van een directeur bestaan zolang er taken bij SNN zijn ondergebracht. Wel zullen de werkzaamheden van de directeur in de loop van de tijd verschuiven. Vanaf 2010 kan hij de managerial taken van het hoofd UO overnemen.

4.2

Lobby activiteiten

Bij SNN is een EU lobbyist in dienst. De tweede EU lobbyist is gedetacheerd vanuit de provincie Groningen. De Haagsche lobbyist is in Friese dienst en niet formeel gedetacheerd. Er vindt wel verrekening plaats. Vanuit de Noordelijke drie partners is aangegeven, dat er vooralsnog geen aanleiding bestaat om de lobby activiteiten anders vorm te geven. Een beknopte vergelijking van de lobby activiteiten van andere provincies geeft het globale beeld dat de Noordelijke provincies met minder fte’s per provincie werken. Provincie /

Aantal fte’s

organisatie

lobbywerk in

Landsdeel

Aantallen fte’s lobbywerk EU

Den Haag

Noord

2 fte

Fryslan

0,5 fte

Oost:

7 fte

SNN

0,5 fte

2 provincies

Overijssel en

2 fte

netwerkstad Twente

Gelderland Flevoland

0,5 fte

KAN

Utrecht

1 fte

Zuid:

Noord Brabant

1 fte

2 Provincies

Limburg

0,5 fte (tot 1 fte in

Brabantstad

ontwikkeling)

Sittard-Geleen

Zuid Holland

1 fte

Tripool Limburg

Noord Holland

1 fte

Heerlen

Gemeente

1,5 fte

West:

1,5 fte

G4

Rotterdam Gemeente

9 fte

11 fte

4 provincies

Amsterdam Gemeente Almere

1,5 fte

Tabel 7. Aantallen fte’s lobbywerk

Wij adviseren, zolang er geen inhoudelijke of strategische aanleiding is, om de formatie voor lobby werkzaamheden vooralsnog niet aan te passen.


4.3

Projecten

Bij het AS-SNN zijn een tweetal projecten ondergebracht: Noordelijke Ontwikkelingsas en de Interreg manager. De functies worden kwalitatief goed ingevuld. De gezamenlijke invulling van de Interreg functie geeft efficiencywinst. De keuze over het handhaven van deze functie bij SNN ligt in het verlengde van een strategische keuze over de koers van SNN. Zonder wijziging van strategie adviseren wij deze taak gezamenlijk invulling te blijven geven. Het project NOA is onlangs gestart. Er is vooralsnog geen inhoudelijke aanleiding om de formatieomvang aan te passen. Overweging kan zijn om projecten als deze in het vervolg onder te brengen bij een van de drie provincies. Dit is echter afhankelijk van de strategische afweging van de drie provincies. Hiertoe worden aansluitend twee scenario’s geformuleerd. De 3,3 fte is inclusief 1 fte Manager Kompas, functie wordt na fpu medio 2007 niet opnieuw ingevuld.

4.4

Bestuurs- en directieondersteuning

Het Algemeen secretariaat en de P&O- en communicatiefunctie omvat op dit moment 4,43 fte. De functieomschrijvingen zijn terug te vinden in de AO. De omvang van het algemeen secretariaat is afgeleid van de keuzes die er zijn gemaakt over de positionering van het SNN. Bijvoorbeeld, de huidige keuze voor het werken met een DB leidt tot behoefte van secretariële ondersteuning in de vorm van begeleiding en voorbereiding van de DB-vergaderingen. Er zijn reguliere verhoudingen tussen het aantal formatieplaatsen en de formatie voor de P&O taken. Voor een kennis-intensieve en administratieve organisatie als het SNN, is dit per 85 fte, 1 fte P&O ondersteuning. Dit betekent dat de huidige formatie van 0,6 fte P&O taken ruim bemeten is. Rekening houdend met de formatieontwikkelingen tot 2010, adviseren wij om na die periode de P&O functie geleidelijk af te bouwen. Het handhaven van de communicatiefunctionaris is direct afhankelijk van het te kiezen scenario. Bij een meer passieve invulling van de rol van SNN kan de communicatiefunctie worden overgenomen door de provincies.


4.5

Adviesorganen

De medewerkers van SEAN, AMa en ArA zijn in dienst van het SNN. De medewerkers van AMa en ArA krijgen geen verlenging van hun contract na 31 december 2006. Voor de SEAN wijzigt zich niets. De formatie loopt daarmee terug van 4,5 fte naar 1,5 fte.

4.6

Twee scenario’s

Bestuurlijk is in november 2005 aangegeven dat men de Noordelijke samenwerking wil continueren. Dit ook los van de ontwikkeling van de UO-SNN: “Als er geen cent te verdelen is in de UO, willen we de samenwerking toch overeind houden”. De nadruk van de samenwerking ligt dan in toenemende mate op de AS-taken. De organisatorische consequentie van deze wens is echter niet concreet gemaakt en de beelden hierover verschillen. Het vaststellen van de wenselijke formatie is hierdoor op dit moment niet mogelijk. Wij presenteren twee scenario’s om de besluitvorming over mogelijke organisatorische vormgeving en bijbehorende taken te faciliteren. De scenario’s beschrijven extremen en zijn geen voorstellen op zichzelf. Ze geven een denkrichting aan. Een keuze uit de scenario’s kan vervolgens worden omgezet in onder te brengen taken en bijbehorende formatietoedeling.

Scenario 1. Leve(nde) de Noordelijke samenwerking In dit scenario volgt AS-SNN direct de ontwikkeling van UO-SNN. In de periode tot 2010 blijft de formatieomvang van UO-SNN nagenoeg gelijk. Een afname in de formatieomvang na 2010 van de UO-SNN kan opheffen van de organisatie SNN betekenen. Voor de AS-SNN taken kan dit betekenen: •

Het onderbrengen van lobby-, projecten communicatiefunctie bij individuele provincies. En vervolgens zaken gezamenlijk oppakken;

•

Zodra de UO-SNN onder de grens van 12 - 15fte komt wordt het SNN opgeheven (omwille van behoud en onderhoud van benodigde expertise en efficiency). De resterende taken worden dan of bij de provincies ondergebracht, of extern uitbesteed. 27 Munthoff & Partners

Scenario 2. Het SNN blijft het voertuig voor de Noordelijke Samenwerking In dit scenario wordt de AS-organisatie zelfstandig gehandhaafd met het oog op haar blijvende taken, ongeacht de omvang van de UO-SNN. Voortzetting van SNN is in beginsel ook denkbaar zonder de uitvoerende taken die er nu aan verbonden zijn. Dit betekent: •

Mogelijke versteviging van de lobby-, projecten communicatiefunctie;

•

Mogelijk ontstaat de noodzaak voor extra strategische of thematische taken.

Om de voortgang in de ontwikkeling van de Noordelijke samenwerking te behouden doen wij de suggestie om per provincie een dossier ‘Toekomst organisatie Noordelijke Samenwerking’ samen te stellen. Deze dossiers kunnen gebaseerd worden op de uitwerking van een van beide scenario’s. Hierin maakt de provincie haar positie ten opzichte van de Noordelijke samenwerking geheel helder. Tevens kunnen de dossiers een rol spelen in de collegevorming na de verkiezingen in maart.


5.

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

1.

Wij constateren dat het verloop van de toekenningen huidige programma’s niet lineair over de jaren is verdeeld. Hier is niet (extra) op gestuurd. Mede daardoor is nu sprake van een forse werkvoorraad van activiteiten die samenhangen met de afloop van de programma’s en regelingen (zogenaamde ‘B-werkzaamheden’) binnen de UO-SNN, voor de projecten in de huidige programma’s.

2.

De werklast van de UO-SNN voor de komende periode wordt deels bepaald door de uitloop van de huidige programma’s en deels door de start van de nieuwe programma’s. Na een toenemende werklast in 2007 en 2008 zal de werklast gaan afnemen. Na 2010 vindt er een forse reductie van de werklast plaats.

3.

Meerdere factoren beïnvloeden de toekomstige formatie van de UO-SNN. De belangrijkste is de verandering in omzet. Van circa € 110 miljoen nu, tot circa € 140 miljoen in 2008, naar circa € 100 miljoen in 2009 – 2010, tot een halvering na 2010 (op basis van de huidige verwachtingen en beschikbare gegevens).

4.

De formatiekrimp van de UO-SNN na 2010 wordt versneld als wordt uitgegaan van een uniform toepassen van een mogelijke EZ-systematiek waarbij de nadruk ligt op paraplu-programma’s. Dit betekent dat door de toenemende omvang van de toekenningen, de omzet per medewerker verder zal kunnen groeien.

5.

Naast de omzet en de omvang van de toekenningen is de omvang van de controlelast een derde bepalende factor voor de werklast van de UO-SNN. Er zijn harde, maar nog geen definitieve indicaties dat deze controlelast verder zal toenemen. Indien de controlelast toeneemt leidt dit tot een verhoging van de werklast.

6.

Het rekenmodel waarmee de formatieomvang van de UO-SNN vastgesteld kan worden luidt: - Primair proces: XP = 0,Z(G/4.800.000) * (1,Y) - Ondersteuning: XO = 0,5XP * (1,Y) - Totaal benodigde fte: X = XP + XO


In deze formule geldt: X = Formatie omvang UO-SNN XP = Formatie omvang primair proces UO-SNN XO = Formatie omvang ondersteuning UO-SNN G = Omzet per jaar Y = Werklast verhogend percentage volgend uit toenemende controlelast Z = Werklast verlagend percentage volgend uit invoering parapluprogramma’s. 7.

Voor het vaststellen van de formatie van de UO-SNN in de huidige situatie veronderstellen wij dat, mede vanwege een reeks onzekerheden in de besluitvorming, de ontwikkelingen rondom de omvang van de toekenningen (punt 4) en de controlelast (punt 5) elkaar in evenwicht houden.

8.

Er is vooralsnog geen aanleiding om reeds uitbestede activiteiten ‘in te besteden’.

9.

Er is vooralsnog geen aanleiding om, naast de reeds uitbestede taken, activiteiten uit te besteden.

10. Werken met een flexibel formatiepercentage van 15% van de formatie UOSNN is effectief. 11. Wanneer de werklast afneemt (naar verwachting vanaf 2010) adviseren wij om geleidelijk de coördinerende taken binnen de UO-SNN te laten vervallen. 12. Wanneer de werklast afneemt (naar verwachting vanaf 2010) adviseren wij om geleidelijk de leiding van de UO-SNN te integreren met die van het ASSNN. 13. Definitieve keuzen over de toekomstige taken in het AS-SNN dienen te zijn gebaseerd op een gedeelde heldere toekomst visie op Noordelijke samenwerking. Gedeeltelijk is deze ontwikkeld in de bijeenkomsten eind 2005 en begin 2006. Vervolg hierop met een heldere en concrete organisatorische vertaling is wenselijk. 14. Bij ongewijzigde strategische visie op de taken die zijn ondergebracht bij het AS-SNN is verlenging van de tijdelijke contracten bij het AS-SNN een logische consequentie. 30 Munthoff & Partners

15. Er is ons geen inhoudelijke of strategische aanleiding bekend die nu reden geeft tot het aanpassen van de formatie voor de lobby werkzaamheden. 16. De P&O functie van SNN kan na 2010 geleidelijk worden ondergebracht bij een provincie. 17. Het in stand houden van de (omvang van) het AS-SNN na 2010 is afhankelijk van het te kiezen scenario. 18. De voornemens van het ministerie van EZ ten aanzien van de wijze van subsidieverstrekking zal van directe invloed kunnen zijn op de werkwijze van SNN en de provincies. Na besluitvorming hierover is het verstandig het rekenmodel nader te specificeren. 19. De ontwikkelingen rondom de controlelast mogen niet worden onderschat. Het is zaak hier het overzicht van te behouden. Bij wijzigingen bevelen wij aan hier het rekenmodel nader op te specificeren.


6.

BIJLAGE I

AANNAMEN REKENMODEL

Voor de UO-SNN gaan wij uit van gemiddeld 36 uur per week voor een voltijd aanstelling. Dit betekent 1300 werkzame uren per jaar bij een voltijd aanstelling (1 fte). De opbouw hiervan is terug te vinden in de bijlagen. De berekeningen uit februari 2006 van de concerncontroller van UO-SNN zijn als startpunt genomen. Deze berekeningen vindt u hieronder. Beschikt bedrag per persoon per jaar In onderstaand overzicht zijn alle personeelsleden opgenomen, die per 31 januari 2006 in dienst zijn. Een aantal van deze mensen wordt uit het flexibel budget betaald. Aangezien deze mensen op dit moment nodig zijn voor de dagelijkse gang van zaken, worden zij volledig meegeteld voor de omzet per persoon. De personeelsleden van SNN Algemeen/SEAN, ArA en AMa zijn in de omzetberekening niet meegenomen. Naam

Uren per week

Afdeling

36

Algemeen

E.S.J. Wesselius

28,8

Algemeen

G.H. Ruitenberg

29,7

Algemeen

J. Ulrich

36

Algemeen

M. Werkman

36

Algemeen

M. Sollie

36

Algemeen

P.J. ten Kate

36

Algemeen

R.A. Engelsman

36

Algemeen

K.M.A. Kalverboer

36

AMa

T.J. Plenter-Berg

18

AMa

E.J. Luitjens

36

ArA

M.J. Buikema

20

ArA

R. Postma

36

Gedetach.

B.M. Dijk

20

SEAN

W.J. Mansveld

36

SEAN

A.W.J. Roona

Bij de personeelsleden van de UO is vervolgens een inschatting gemaakt van het percentage dat zij direct productief zijn. Ik heb ingeschat dat de secretariaatsmedewerk(st)ers voor 75% van hun werk afhankelijk zijn van de omzet. De coördinatoren Aline Pruntel en Herman Cock zijn 40% direct. Bij JuZa zou je nog (deels) een link kunnen leggen met de omvang van de bedrijfsactiviteiten. Vooralsnog deze mensen voor 100% indirect aangemerkt. 32 Munthoff & Partners

Naam

Uren

Afd.

per

% direct

FTE voor

productief

omzetberek.

Progr.

Regel.

week A. Stuivenberg A.T. Tuitman

36

UO

100

1,00

1

21,6

UO

100

0,60

0,3 0,84

0,3

30,32

UO

100

0,84

C. van Rosendal

36

UO

100

1,00

D.J. Oudman

36

UO

100

1,00

D.P. Drolenga

36

UO

100

1,00

E.J. Liewes

36

UO

100

1,00

H. de Vos

36

UO

100

1,00

1

H. Grooten

36

UO

100

1,00

1

J. de Waaij

28,8

UO

100

0,80

0,8

J.P. Hoekstra

27

UO

100

0,75

0,75

K.Luchies

36

UO

100

1,00

0,5

M. Lourens

36

UO

100

1,00

1

P.T.W. Vos

34,11

UO

100

0,95

0,95

R. Vlonk

36

UO

100

1,00

R. Otten

32,4

UO

100

0,90

0,9

R.H. Kempinga

36

UO

100

1,00

1

R.J.U. Jansma

36

UO

100

1,00

1

S.A. Werkman

36

UO

100

1,00

1

T.S. Hazenberg

36

UO

100

1,00

1

W.R. v/d Velde

23,4

UO

100

0,65

C. Opten

36

UO

75

0,75

0,38

0,37

R.J. Dik

36

UO

75

0,75

0,38

0,37

32,4

UO

75

0,68

0,34

0,34

Y. Klompe

36

UO

75

0,75

0,38

0,37

A. Pruntel

34,11

UO

40

0,38

28,8

UO

0

0,00

36

UO

0

0,00

21,6

UO

0

0,00

G. van Drecht

36

UO

0

0,00

G.J. de Beer

36

UO

0

0,00

H.H. van Voorn

36

UO

0

0,00

21,6

UO

0

0,00

C. Barkelau

S Raghoe-Soebeda

C.A.B. Bock C.W.M. Lander D.M. Visser-Oostd.

J. Carrière-Bokma

1 1 1 1

0,5

1

0,65

0,38


Naam

Uren

Afd.

per

% direct

FTE voor

productief

omzetberek.

Progr.

Regel.

week J.H. Cock

36

UO

40

0,40

JJJ Heeringa /verv.

36

UO

0

0,00

K. Poppinga

36

UO

0

0,00

L. Hulsman

36

UO

0

0,00

32,4

UO

0

0,00

M.P. Gabry

18

UO

0

0,00

T. Jongsma

32,4

UO

0

0,00

36

UO

0

0,00

M Dijkstra-Zwartb.

Z.J. Bos

TOTAAL

Beschikkingen

23,19

* € 1.000

0,4

10,27

12,93

Progr.

Regel.

2000

34.970

15.471

19.499

2001

141.818

94.395

47.423

2002

110.559

71.335

39.224

2003

163.706

126.287

37.419

2004

107.903

70.408

37.495

111.791

75.579

36.212

4.820

7.359

2.801

Gemiddeld per jaar Gemiddeld bedrag beschikkingen per pers.lid per jaar Afgerond 7 miljoen euro voor de afdeling programma’s en 2,8 miljoen euro voor de afdeling regelingen. Als je de norm alleen baseert op het bedrag van de beschikkingen van 2004, dan bedraagt het bedrag per direct personeelslid

4.652

6.856

2.900

Volgens de zogenaamde grove benadering is het totaal beschikte bedrag in 2004 (107,9 miljoen) gedeeld door het aantal werknemers volgens het formatieplan (30,5). Afgerond kom je dan op een omzet van 3,6 miljoen per medewerker. Voor een omzet van 70 miljoen zijn dan 19,5 fte’s nodig. In de zogenaamde fijnmazige methode is het gemiddelde bedrag over de jaren 2000 t/m 2004 ad € 4.820,00 gerelateerd aan een omzet van 70 miljoen. Afgerond kom je dan op 14,6 direct productieve medewerkers.


7.

BIJLAGE II

REKENMODEL

Samengevat is het rekenmodel te vatten in: Primair proces: XP = 0,Z(G/4.800.000) * (1,Y) Ondersteuning: XO = 0,5XP * (1,Y) Totaal benodigde fte: X = XP + XO

In deze formule geldt: X = Formatie omvang UO-SNN XP = Formatie omvang primair proces UO-SNN XO = Formatie omvang ondersteuning UO-SNN G = Omzet per jaar Y = Werklast verhogend percentage volgend uit toenemende controlelast Z = Werklast verlagend percentage volgend uit invoering paraplu-programma’s. In deze bijlage wordt het rekenmodel nader toegelicht.

PRIMAIR PROCES De omvang van de formatie die nodig is voor uitvoeren van het primaire proces van UO-SNN wordt voornamelijk bepaald door de factoren: A. Omzet B. Omvang van de toekenningen en C. Controlelast. De formatie voor het primaire proces (XP) kan berekend worden door de stappen binnen A, B en C te doorlopen. A. Omzet De omzet van SNN is in de basis bepalend voor de omvang van de benodigde formatie. De omzet van SNN wordt bepaald door de omvang van de geldstromen in de programma’s.


Een fulltime directe medewerker kan € 4.800.000 aan subsidieaanvragen per jaar verwerken, uitgaande van de huidige werkwijze. Stap 1: Bereken de omzet/geldstromen voor de periode waarover de formatie berekend dient te worden. Dit is de variabele G Stap 2: Bereken de benodigde formatie door de omzet te delen door de omzet die 1 fte directe medewerker kan verwerken. G / 4.800.000 = XA B. Omvang van de toekenningen Wanneer er gewerkt gaat worden met parapluprogramma’s (EZ-systematiek, zie eerdere opmerkingen), zullen grote sommen geld in een keer aan een project worden toegekend (lump sum). De mogelijke verdeling van het geld in meerdere, kleinere projecten behoort dan niet tot de werkzaamheden van UO-SNN. Het aantal aanvragen dat de UO-SNN heeft te verwerken, zal afnemen wanneer de paraplusystematiek wordt ingevoerd. Onderkend wordt dat het toekennen van het geld aan een parapluproject waarschijnlijk complexer is dan aan een regulier kleiner project. In totaal zullen er voor de UO-SNN echter minder werkzaamheden zijn om uit te voeren, wanneer het project eenmaal beschikt is. Per saldo zal de UO-SNN minder werkkracht nodig hebben wanneer de paraplusystematiek in werking wordt genomen. Wanneer de UO-SNN voor de nieuwe programma’s gaat werken met de paraplusystematiek, zal zij ongeveer Y% minder formatie nodig hebben. Hierbij dient in acht genomen te worden dat de Y% een schatting is op basis van de kwalitatieve informatie die tijdens dit onderzoek is verzameld. Het percentage kan bijgesteld worden, wanneer er verdergaande besluiten zijn genomen door EZ over het werken met parapluprogramma’s. Dit betekent voor de rekenformule het volgende: Stap 3: Bepaal of er wordt gewerkt volgens de paraplusystematiek. Stap 4: Bereken de gevolgen voor de benodigde formatie Wel paraplusystematiek: 0,Z * XA = XB B

Geen paraplusystematiek: XA = XB B


C. Controlelast Zowel vanuit de medewerkers, de organisaties die betrokken zijn bij de benchmark, als vanuit EZ komen signalen dat de controlelast toe zal nemen de komende jaren. Voor de werkzaamheden in het primaire proces betekent dit onder meer: •

meer registreren;

•

brieven schrijven in plaats van de telefoon pakken in verband met traceerbaarheid;

•

mogelijk al bij de bevoorschotting een verzameling van nota’s in plaats van een declaratie van de eindbegunstigde;

•

meer werkzaamheden door voorbereiden op interne controles door ondersteuning;

•

meer werkzaamheden door voorbereiden van externe controles;

•

beschikbaar zijn tijdens externe controles;

•

centrale bijeenkomsten bijwonen naar aanleiding van bevindingen van controles.

De werkzaamheden voor de nieuwe programma’s kennen waarschijnlijk een toenemende controlelast. Ook ten aanzien van de oude programma’s is een extra controlelast waarschijnlijk als aanvullende eisen worden gesteld. Gelet op de grote hoeveelheid projecten die in het kader van de oude programma’s nog moeten worden afgerond moet er al worden uitgegaan van aanzienlijke controleactiviteiten in de periode 2007 – 2008. Versterking van de controlelasten zal de werklast navenant doen stijgen. Deze toenemende controlelast is bij schrijven van dit rapport nog niet in een eenduidig percentage uit te drukken. Wel kan er het volgende over de controlelast in relatie tot de nieuwe programma’s worden opgemerkt: •

In de loop van de programmaperiode zal de UO in haar primaire proces meer formatie nodig hebben om te kunnen voldoen aan de controle eisen.

•

In 2007 zullen er relatief gezien meer aanvragen zijn onder de nieuwe programma’s en vinden er nagenoeg geen eindafrekeningen plaats onder deze nieuwe programmas. Er zullen als gevolg daarvan ook minder werkzaamheden zijn voor de externe controles voor de nieuwe programma’s. Wel gelden de extra registratiewerkzaamheden en bevoorschotregelingen al.


•

In 2008 zullen er meer bevoorschottingen en eindafrekeningen plaatsvinden voor de nieuwe programma’s.

•

In de jaren 2009 en 2010 is het accent van de werkzaamheden verschoven van aanvragen naar bevoorschotten en eindafrekeningen. Er zal meer formatie nodig zijn om te kunnen voldoen aan de controle vereisten.

Plus

formatie

formatie

formatie

formatie

2007

2008

2009

2010

Y%

Y%

Y%

Y%

percentage Stap 5: XB * 1,Y = XP B

ONDERSTEUNING De staf van de UO-SNN wordt gevormd door de financiële en juridische ondersteuning van het primaire proces, het office management, programmabeheer en de coördinatoren van UO. De omvang van de formatie die nodig is voor uitvoeren van de ondersteuning van de UO-SNN wordt voornamelijk bepaald door de factoren D. Formatie primaire proces (XP) en E. Controlelast. De formatie voor de ondersteuning (XO) kan berekend worden door de stappen binnen D en E te doorlopen. D. Afgeleide van formatieomvang primair proces De formatie voor de ondersteuning is een directe afgeleide van de formatieomvang van het primaire proces (XP). Uitgaande van de verhouding staf – primair anno 2006: 50%. Stap 6: XP * 0,5 = XD


E. Controlelast Zowel vanuit de medewerkers, de organisaties die betrokken zijn bij de benchmark, als vanuit EZ komen signalen dat de controlelast toe zal nemen de komende jaren. Voor de werkzaamheden in het ondersteunende proces betekent dit onder meer: •

De medewerkers in het ondersteunende proces voeren controles uit op de medewerkers in het primaire proces.

•

medewerkers in het primaire proces intensiever bijstaan

•

De omvang en frequentie van interne controles neemt toe.

•

voorbereidende werkzaamheden voor de externe controles.

•

toezien op nakomen aanbevelingen uit externe en interne controles.

Plus

formatie

formatie

formatie

formatie

2007

2008

2009

2010

Y%

Y%

Y%

Y%

percentage Stap 7: XD * 1,Y = XO Stap 8: Bereken de benodigde formatie (X) X = XP + XO


8.

BIJLAGE III NAMENLIJST INTERVIEWS Hieronder vindt u een overzicht van de personen waarmee interviews zijn gehouden voor dit onderzoek. •

de heer J.G.M. Alders, Commissaris van de Koningin Groningen

•

mevrouw A.M. Andriesen, gedeputeerde provincie Fryslân

•

de heer H. Bleker, gedeputeerde provincie Groningen

•

mw. J. Carrière, personeelsadviseur

•

dhr. H. Cock, cöordinator productgroep regioprogramma’s

•

dhr. R.A. Engelsman, directeur SNN

•

dhr. R. Lander, hoofd Uitvoeringsorganisatie SNN

•

mw. A. Pruntel, coördinator productgroep subsidieregelingen

•

de heer S.B Swierstra, gedeputeerde provincie Drenthe

•

dhr. H.H. van Voorn, concerncontroller

•

Commissie Ambtelijke Samenwerking:

•

•

o

dhr. J. Nauta, provinciesecretaris Drenthe

o

dhr. J. Wibier, provinciesecretaris Fryslân

o

dhr. H.J. Bolding, provinciesecretaris Groningen

o

dhr J.H. Vos

o

dhr. H. Hiemstra

OR SNN: o

dhr. Kh. Wesselius, interreg manager

o

dhr. Tj. Hazenberg, medewerker productgroep regioprogramma’s

o

mw. J. Ulrich, bestuurssecretariaat

o

mw. J. de Waay, medewerker productgroep subsidieregelingen

o

dhr. B. Liewes, medewerker projecten

Provincie Noord-Brabant: o

De heer M. Oor, beleidsmedewerker Bureau Europa provincie NoordBrabant.

o

Mevrouw I. Orbon, programmamanager Bureau Europa provincie NoordBrabant.

•

Provincie Overijssel: o

De heer J.I.H. de Haan, teamleider Europaloket


9.

BIJLAGE IV GEBRUIKTE LITERATUUR • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Elsevier, Commissie dreigt subsidiestop Nederland vr. 6 okt. 2006 MarktTracé, onderzoeksbureau “Eindrapport onderzoek klanttevredenheid SNN, februari 2003” Ministerie van Economische Zaken, Pieken in de delta, gebiedsgerichte economische perspectieven, Den Haag, april 2006 PWC, Eerste voortgangsrapportage inzake Stichting IT Atelier, d.d. februari 2006 SNN, Aanbevelingen bij de notitie “naar een nieuwe fase in de Noordelijke Samenwerking’aangepast n.a.v. de GS-conferentie van 1 november 2005 SNN, AO SNN, boek 1 (hoofdtekst), 2 (richtlijnen) en 3 (Uitvoeringsorganisatie SNN) SNN, Bouwstenen voor een opdrachtformulering ‘toekomstige inrichitng SNNtaken” Vos, J.10-06-2005 SNN, Competentiecatalogus SNN SNN, Competentieprofielen SNN Algemeen en UO SNN, DB vergaderingstuk 3 oktober 2006, agendapunt 6B: Eindrapportage SNN in het Interreg IIIB Noordzeeprogramma SNN, De koers verlegd, aanpak tot transitie naar een kenniseconomie in NoordNederland, uitgave SNN SNN, Formatieplan SNN, 2006 SNN, Functieomschrijvingen SNN, Gemeenschappelijke regelingen en reglementen SNN, 2003 SNN, Inhoud en organisatie Concurrentie- en Transitieprogramma: wat zijn de opties voor het SNN? concept 6 december 2005 SNN, Jaaractiviteiten Khoji Wesselius SNN, Mandaatbesluit “Mandaat Leader en gelden van het Dagelijks Bestuur van het Samenwerkingsverband Noord-Nederland” SNN, Mandaatbesluit “Ondermandatering Bestuurscommissie Economische Zaken van het Samenwerkingsverband Noord-Nederland” SNN, Mandaatbesluit “Ondermandatering Bestuurscommissie Landelijk Gebied van het Samenwerkingsverband Noord-Nederland” SNN, Mandaatbesluit “Ondermandatering Bestuurscommissie Stedelijke Ontwikkeling van het Samenwerkingsverband Noord-Nederland” SNN, Mandaatbesluit P- en O-bevoegdheden; SNN, Naar Nieuwe vormen van samenwerking in Noord-Nederland SNN, Nieuwe wegen, jaarverslag 2005 SNN SNN, Organisatieschema SNN, Organogram SNN organisatie SNN, Over de gecombineerde uitvoering van het OP EFRO en het transitieprogramma Pieken in de Delta SNN, Overwerkrooster regelingen 2005 SNN, Overzicht aantal vergaderingen van SNN bestuursorganen SNN, Overzicht van alle medewerkers SNN bij naam, type dienstverband en werktijd van SNN AO en SNN UO SNN, Overzicht van de benutting van het flexibele budget voor de jaren 2006, 2005, 2004 en 2003, opgesteld in september van elk jaar. SNN, Overzicht van de personele bezetting van SNN-UO. jaren 2006, 2005, 2004 en 2003. 41 Munthoff & Partners

• • • • • • • • • • • • • • •

SNN, Overzicht vergaderingen SNN vanaf 1999 tot heden SNN, Overzicht vergaderingen SNN vanaf 2000-heden SNN, Plan van aanpak klanttevredenheidsonderzoek (n.a.v. eindrapport MarktTracé) SNN, Projectbezoeken en einddata Leader SNN, Projectbezoeken Kompas SNN, Reorganisatieplan SNN, 2006 SNN, Sociaal convenant SNN, definitieve versie juni 2006 SNN, Strategische Agenda voor Noord-Nederland, 2006 SNN, Subsidies voor ambitieuze ondernemers, folder SNN, Werken zonder grenzen Noord-Nederland in het Interreg IIIB Noordzeeprogramma, eindrapportage 2000-2006 SNN, Werkzaamheden NOA projectbureau SNN, Administratieve Organisatie Bestuurssecretariaat SNN, versie 2 2006 SNN, Werkvelden SNN-beheer Interreg IIIB Noordzeeprogramma 2000-2006 Staatscourant, Erkenning van fouten bij subsidies komt te vroeg, 6 okt 2006 Vermeulen advies, Rapport uitvoeringskosten Kompas voor het Noorden, augustus 2001


10.

BIJLAGE V

ORGANISATIESCHEMA SNN

ALGEMEEN BESTUUR BESTUURSCOMMISSIES EN ADVIESCOMM. EUR. AANGEL.

DAGELIJKS BESTUUR

CAS

PBC DIRECTEUR SNN

PUK

pg SNN

communicatie adv.

secretaresse

personeels adv.

algemeen secretariaat

(hoofd) UO

lobbyisten

manager

secretaris-

NOA

Interreg

Brussel

Kompas-

sen AMa,

projectl.

coördi-

Den Haag

impl.

ArA en

project-

nator

SEAN

mdw.

financieel

office-

cluster

management

juridische control

productgroep

productgroep

programma’s

regelingen


Eindrapportage. Formatieonderzoek SNN

Recommend Documents