D o o r : J a a p v a n Re e s
DE INFORMATIERUIMTE, HET KENOBJECT VAN DE INFORMATIEKUNDE
G e e n ke n o bje c t, ge e n v ak. H et v ak ge bie d info r matie ku n d e is eige nlijk no oit uit de schaduw van het vakgebied infor matica gekomen. De o or z aak daar vo or lig t in het feit dat infor matieku nd e n o oit e en eige n ke n o bje c t h e eft ge had. Info r matie ku ndigen h o u d en z ich b e z ig m et h e t ve r b a n d tu s s e n o r g a ni s at i e e n i nfo r m at i e. M a a r o r g a ni s at i e i s h e t ke n o bje c t v an d e o rganis atiele er e n d e info r matie s y ste m e n z ijn h et ke n o bje c t v an d e info r matica (I C T ). N u k an m e n altijd ze gg e n dat infor matiekunde z ich bez ighoudt met e en spe cifiek aspe ct van de o r g a n i s a t i e, h e t a s p e c t i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g o f m e t e e n s p e c i f i e k a sp e c t v an d e info r matie s y ste m e n, nam elijk h et fu n c tio n ele a sp e c t. M aar h et blijft altijd m e e pr ate n over e en o nd er wer p w aarover and eren het voor touw hebben. Bouwkundig architecten bev inden zich in een vergelijkbare
analogie door trekken kunnen we voor een informatiekundige
situatie. Architecten ontwerpen gebouwen maar bouwen die
tot de conclusie komen dat deze zich bezighoudt met het
zelf niet. Sterker nog in de opleiding van architecten komen
inr ichten van de informatieruimte. Een even abstract begr ip
een aantal essentiële vakken niet voor die nodig zijn om de
als het fysieke ruimte begr ip. Daarover gaat dit ar tikel.
constructieberekeningen van een gebouw te maken. Dat is allang het vakgebied van de weg- en waterbouw ingenieur,
De informatieruimte
de constructeur. Wat doet de bouwkundig architect dan
Het begr ip (v ir tuele) informatieruimte kan het best
wel? Het antwoord is: de bouwkundig architecten houden
worden geïntroduceerd met een simpel voorbeeld. Figuur
zich bezig met het indelen en inr ichten van de ruimte.
1 is een model van een veel voorkomende situatie in een
Ruimtelijke ordening heet het dan ook wanneer het gaat over
organisatie: tijdregistratie. In dit diagram zien we twee
de ruimte buiten het gebouw. Maar ook voor de binnenkant
informatieruimten (IR’n): de IR van een teamlid en de IR van
van gebouwen zijn de tekeningen van de bouwkundig
de teamleider. Het teamlid toont zijn tijdverantwoording
architect vooral ger icht op de ruimte. Waar de bouwkundig
aan de teamleider met behulp van een toonvenster in zijn
architect kijkt naar de w itte vlakken, kijken de aannemer en
IR. Vanuit het oogpunt van de teamleider kunnen we dit
de constructeur naar de z war te strepen. Wanneer we deze
formuleren als: de teamleider heeft de mogelijkheid in de IR van het teamlid te kijken door middel van het kijk venster in de IR van de teamleider.
Merk op dat als regel een kijk venster in de ene IR is verbonden met een toonvenster in een andere IR. Deze verbinding kan worden gelegd door elke vorm van informatietechnologie: fa x, webcam, papieren formulier, ERP-systeem of smar tphone app. In de figuur 1 zien we in de IR van het teamlid nog een ander soor t venster (reëel venster) dat niet verbonden is met een andere IR, maar met een oog op de wereld. Het staat voor de waarnemingen die gedaan kunnen worden van uit de IR van het teamlid aan de processen in de werkelijkheid, in dit geval de eigen tijdbesteding van een teamlid.
Het schema leest als volgt: een teamlid heeft in zijn Figuur 1: Voorbeeld informatieruimte
informatieruimte de mogelijkheid om zijn eigen activ iteiten
.ego
3
waar te nemen (reëel venster) en een beeld te vormen van
functie van de muren. De architect LeCorbusier formuleerde
dit aspect van de wereld. Dit beeld van de wereld (en vele
als een van de grondbeginselen van het Modernisme in de
andere over wegingen niet weergegeven in dit model, zoals
architectuur: een str ikte scheiding van ondersteunende
reacties van de teamleider op eerdere tijdrappor tages) zal
elementen en ruimteverdelende elementen in de constructie
worden gebruikt om te beslissen wat het teamlid zal tonen
van een gebouw.
in het toonvenster om het beeld te beïnvloeden dat de teamleider vormt door het bekijken van zijn tijdregistratie
Voor het begr ip v ir tuele informatieruimte is het essentieel in
kijk venster.
te zien dat de datasystemen aan de ene kant ondersteunen, door het transpor t en de opslag van data, en aan de andere
Een fysieke informatieruimte is een locatie waar men
kant kanaliseren en mensen beperken in het vormen van
naar toe kan gaan om een beeld te vormen van een bepaald
beelden van de wereld waarover zij denken en praten.
onder werp. Binnen een fysieke informatieruimte wordt
Voorbeelden van dit soor t beperkingen die zeer succesvol
een persoon omr ingd door de muren van de ruimte en door
blijken zijn SM S-ber ichten en Tw itter. Voor professionals
voor werpen en gegevens over het betreffende onder werp.
in de IT is het een onbegr ijpelijk fenomeen dat mensen die
Een v ir tuele informatieruimte (IR) is een digitale analogie
e-mail en bloggen bij de hand hebben de voorkeur geven aan
van dit fysieke begr ip. In een v ir tuele informatieruimte
het gebruik van deze beperkte en vaak duurdere diensten.
wordt een persoon omgeven door datasystemen. Ik gebruik
Waarom zijn ze succesvol? De beperking is klaarblijkelijk
de term informatieruimte voor de v ir tuele ruimte tussen de
een essentiële functie, die voor tkomt uit de behoefte
datasystemen waar een mens de typisch menselijke mentale
aan autonomie van de mens en daarmee onderdeel is van
activ iteit uitvoer t van het vormen van beelden van (een relevant deel van) de wereld.
Ondersteunen en verdelen Essentieel voor het begr ip van informatieruimte is het idee dat datasystemen twee functies hebben: (1) datasystemen ver werken en leveren data en (2) datasystemen scheiden de informatieruimte aan de invoer kant van de informatieruimte aan de uitvoer kant van het Figuur 2: Basissymbolen
datasysteem. Een datasysteem is als een muur in de fysieke wereld. Deze tweede functie van
Basissymbolen
een datasysteem is er altijd geweest, maar het
Een zeshoek s taat voo r een i nfo r matie r ui mte (I R). I n
is nieuw om het te bekijken als een essentieel
f ig uu r 2 z ien we t wee i nfo r matie r ui mten, A en B. D e
element in de informatiearchitectuur. Deze
ve r b i nd i ng tus sen de i nfo r matie r ui mten A en B i s een
stap in de ontw ikkeling in ons denken over
l i j n met aan het ene uitei nde een ci r kel (I R A) en aan
de informatievoor ziening is vergelijkbaar met
de ande re kant d r ie s t repen (I R B). D e ci r kel s taat voo r
een soor tgelijke stap in de ontw ikkeling van
een k i j k vens te r dat een pe r soon i n I R A i n s taat s telt
de fysieke architectuur. Muren in gebouwen
te k i j ken i n de I R B. D e ci r kel i s g ekozen naa r ana l og ie
hebben ook twee functies. (1) Een muur is een
met een k i j kgat of een ve rg rootg l as. H et s ymboo l i n I R
ondersteunend element in de constructie van
B s taat voo r een toonvens te r.
het gebouw. Ondersteuning van het dak of hoger gelegen verdiepingen van het gebouw. En (2)
H et ee r s te idee was om het s y mboo l te g eb r ui ken voo r
muren verdelen de verdieping in de kamers.
een pag i na met d r ie l i j nen a l s voo r een i nvu lfo r m u l ie r.
Zolang de bouwmater ialen en technieken beperkt
Maa r daa r na we rd bes l oten om de rand weg te l aten
waren, domineerde de ondersteunende functie
en het b i j de d r ie l i j nen te l aten. D it doet ook den ken
het ontwerp (de plattegrond) van de kamers
aan ho r i zonta l e l amel l en. E n dat l igt d icht b i j wat
en verdiepingen. De verdeling moest worden
e r i n de p rak ti j k g ebeu r t met een toonvens te r : het
geaccepteerd. Men had grotere kamers kunnen
bepe r k t het z icht. Of bete r g efo r m u l ee rd het g eef t
wensen, maar de technologie stond dat niet toe.
een pe r soon i n I R B de mog el i j k heid om het z icht
In het begin van de 20 e eeuw openden beton,
te bepe r ken dat een pe r soon vanuit I R A heef t i n
staal en kennis over de sterkteberekening in
I R B. Een pe r soon i n B kan g eb r ui k maken van het
pr incipe de mogelijkheid om kamers zo groot te
toonvens te r om het beel d te man i pu l e ren dat een
maken als de gehele verdieping. Hierdoor werd
pe r soon i n A vo r mt.
de aandacht gevestigd op de ruimteverdelende
4
.ego
De informatieruimte
het model blijkt dat de manager in zijn kijk venster een
Het reële venste r Een pe r soon i n een i nfo r matie r ui mte kan, afgez ien van het k i j k vens te r natuu r l i j k z i j n eigen waa r nem i ng en doen aan de objecten i n de we r kel i j k heid. D it wo rdt gemodel l ee rd doo r een reëel vens te r. Dat i s een k i j k vens te r dat n iet ve r bonden i s met een ande re I R maa r met een oog op de rel evante obj ecten. D it i s te z ien i n f ig uu r 3. E s sentieel voo r d it t ype van waa r nem i ng i s dat e r g een ande re I R bi j bet rok ken i s. E r i s g een mensel i j ke ve r taa l stap tus sen de pe r soon i n de I R en het deel van de echte we rel d waa r van h i j een beeld vo r mt. D aa r b i j k un nen wel a l l e r l ei techn i sche hu l pm iddel en wo rden geb r ui k t. Waa r nem i ng s i ns t r umenten a l s een b r i l, een m icroscoop, een ve r rek i j ke r, een Geige r tel l e r, een came ra met een LE D - sche r m, een a utomati sche i nf ra rood tel l e r en zovoo r t s.
geaggregeerd rappor t kr ijgt waar in hij niet kan zien wat de afzonderlijke bijdragen zijn van de teamleden of de teamleider.
Alternatieven en de invloed van de organisatiecultuur De tijdrappor tage aan de manager in figuur 4 is samengesteld uit de tijdrappor tages die de teamleden en teamleider in hun toonvensters hebben getoond. Op deze manier gemodelleerd zal het een neutrale samenvatting zijn die is afgeleid van de gedetailleerde data die door het team werd verstrekt in de toonvensters. Als alternatief zou de teamleider de gelegenheid w illen hebben om w ijzigingen of correcties aan te brengen vóór het verslag naar de manager gaat . “Aanpassingen van data om te voorkomen dat er discussies ontstaan als gevolg van verkeerde interpretaties door de manager, die de context niet kent”. Dit is weergegeven in figuur 5, waar de teamleider de tijdbesteding van het team rappor teer t door middel van een toonvenster aan het kijk venster van de manager.
Een derde mogelijkheid is weergegeven in figuur 6, waar de manager toegang heeft tot dezelfde toonvensters van de indiv iduele teamleden als de teamleider. Het zal duidelijk zijn dat deze dr ie verschillende modellen van de tijdrappor tage staan voor dr ie verschillende stijlen van management of beter dr ie verschillende manieren om samen te werken, dr ie verschillende weergaven van de autonomie van de teamleden en vooral van de teamleider.
Verschillende rollen en mogelijkheden voor het manipuleren Figuur 3: Waarnemen van de werkelijkheid
van de beeldvorming van personen in andere IR’n,
de cultuur van een samenlev ing en van organisaties. Dit inzicht leidt tot het idee dat een informatieruimte wordt begrensd door datasystemen, de scheidingswanden, die een beperkte kijk in andere informatieruimten faciliteren. De datasystemen ondersteunen de data en scheiden informatieruimten.
Geneste informatieruimten Een informatieruimte kan onderdeel zijn van een grotere informatieruimte en kan zelf informatieruimten omvatten. Figuur 4 toont het schema van een tijdregistratie uitgebreid met de manager. Hier zien we dat de informatieruimten van de teamleden en van de teamleider onderdeel zijn van een omvattende informatieruimte van het team. Zij hebben een gemeenschappelijk toonvenster voor de tijdverantwoording aan de manager. Dit leidt tot een regel voor het indelen in informatieruimten: personen bev inden zich in dezelfde informatieruimte als ze een of meer toon- of kijk vensters gemeenschappelijk hebben. Merk op dat in dit geval uit
Figuur 4: Geneste informatieruimten
.ego
5
een plattegrond in de fysieke wereld. Stel bij tw ijfel altijd de vraag: hoe zou het eruit zien in de fysieke plattegrond? Natuurlijk zijn er verschillen, die vooral worden veroor zaakt door de beperking in de fysieke wereld tot dr ie dimensies. Deze beperkingen hebben we niet bij informatieruimten, maar afgezien daar van is de analogie groot.
De belangr ijk ste punten van overeenkomst zijn:
Technologie is “transparant” In de plattegrond van een gebouw zien we niet hoe de wanden van binnen zijn geconstrueerd. Evenzo zien we in een IR-diagram niet hoe het datasysteem in elkaar zit.
Geen processen Het IR diagram is geen procesbeschr ijv ing, zoals de plattegrond van een kantoorgebouw geen processen Figuur 5: Alternatief 2
beschr ijft. Beide zijn modellen van de ruimte of ruimten die nodig zijn om processen uit te voeren.
met andere woorden verschillende culturen. En dit is precies het doel van het IR-diagram: het weergeven van
Geen tijd
de informatie aspecten van de organisatiecultuur of
In een plattegrond wordt niet aangegeven welke persoon
misschien beter weergeven van de cultuur aspecten van de
en op welk tijdstip in een ruimte zal zijn of wanneer
informatievoor ziening.
iemand in een kamer uit het raam zal kijken. Het toont alleen de faciliteiten die beschikbaar zijn. Op dezelfde
Het IR-diagram als plattegrond
manier zegt de verbinding van een toonvenster met een
Wanneer men de IR-diagrammen begint te gebruiken is het
kijk venster niets over het moment waarop een persoon
nuttig om te onthouden dat een IR-diagram heel erg lijkt op
gegevens invoer t in een toonvenster en wanneer een
6
.ego
De informatieruimte
persoon aan de andere kant, in een andere IR zal kijken naar het betreffende kijk venster. Bijvoorbeeld: op een sociale netwerk site zoals Facebook kan men kijken naar de persoonsgegevens van iemand (kijk venster) die soms dr ie jaar eerder door die persoon werden verstrekt (toonvenster).
Verdeling, maar niet opsluiten Een plattegrond met kamers laat zien welke mogelijkheden personen, die werken of wonen in deze kamers, hebben om hun eigen autonome plek te creëren. Maar in de plattegrond zien we niet, noch wordt het verboden, dat iemand van de ene kamer naar een andere kamer kan lopen om met een collega te spreken. Evenzo zijn er allerlei vormen van communicatie mogelijk tussen personen die werk zaam zijn in verschillende informatieruimten, zoals gesprekken in de koffiehoek of discussies in vergader ingen. Figuur 6: Alternatief 3 1 http://www.euronet.nl/~jaapvanrees/irpatronen.htm
Nieuwe definitie van Informatiekunde We kunnen de indeling in informatieruimten als uitgangspunt
Een volgende stap in de ontw ikkeling van de theor ie is
nemen voor het inr ichten van de informatievoor ziening
het opstellen van ontwerppatronen voor het inr ichten van
van een organisatie. Van elke informatieruimte stellen we
informatieruimten.1
ver volgens vast welke kijk- en toonvensters nodig zijn om de bewoner van die ruimte in zijn werk te ondersteunen. Op
Met Informatieruimte als kenobject kunnen we ook het vak
deze manier stellen we de mens centraal in tegenstelling
Informatiekunde opnieuw definiëren:
tot het denken van de ICT waar de systemen centraal staan.
Infor matiekunde is het va kgebied dat zich bezig houdt met het indelen en inrichten va n infor matier uimten, gebr uik ma kend va n de mogelijk heden va n de infor matietechnologie
Over de auteur Jaap van Rees (194 5) s tudee rde w i sk unde aan de TU D elf t, we r k te a l s s ysteemont we r pe r b i j Shel l en a l s wetenschappel i j k medewe r ke r b i j de TU D elf t. E i nd 198 0 r icht te h i j z i j n Adviesbu rea u voo r I nfo r matiek unde op en i nt roducee rde daa r mee de te r m I nfo r matiek unde i n de N ede r l andse taa l. Si nds d ie ti jd we r k t h i j a l s zelf s tand ig advi seu r en docent. K i j k voo r mee r i nfo r matie op w w w. jaapvan rees. n l en w w w. i nfo r matie r ui mte. n l
.ego
7
