Effectiever aanbesteden van INTERIEURBEPLANTING

Effectiever aanbesteden van INTERIEURBEPLANTING

Januari 2012 Auteur: Gaby Hoof-Sattler

INLEIDING ........................................................................................................................................................ 4 VHG VAKGROEP INTERIEURBEPLANTERS ...................................................................................................................... 4 TENDERCOACH........................................................................................................................................................ 4 OPDRACHTOMSCHRIJVING ......................................................................................................................................... 5 WERKWIJZE EN LEESWIJZER........................................................................................................................................ 6 1 HET PRODUCT INTERIEURBEPLANTING.......................................................................................................... 8 PRODUCT ............................................................................................................................................................... 8 CONTRACTVORMEN ................................................................................................................................................. 9 MILIEU .................................................................................................................................................................. 9 2 AANBESTEDEN............................................................................................................................................. 10 AANBESTEDEN VAN INTERIEURBEPLANTING ................................................................................................................. 11 TERMINOLOGIE ..................................................................................................................................................... 12 3 BEVINDINGEN.............................................................................................................................................. 14 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT ............................................................................................................................. 14 Functioneel versus technisch specificeren .................................................................................................... 14 Fouten in de uitvraag ................................................................................................................................... 14 Omschrijving van de bestaande situatie ...................................................................................................... 15 ONDERHOUD ........................................................................................................................................................ 15 Planteenheden.............................................................................................................................................. 15 Kwaliteit bestaande beplanting ................................................................................................................... 15 Vervanging ................................................................................................................................................... 16 LEVERANTIES ........................................................................................................................................................ 16 Levend materiaal.......................................................................................................................................... 16 Zijden en kunstbloemen en gemummificeerd plantmateriaal...................................................................... 16 Kerstbomen .................................................................................................................................................. 16 GESCHIKTHEIDS- EN SELECTIE-EISEN ........................................................................................................................... 17 GUNNINGSCRITERIA ............................................................................................................................................... 18 Kwaliteit ....................................................................................................................................................... 18 Prijsvechten .................................................................................................................................................. 18 Presentatie: inrichten van ruimte ................................................................................................................. 18 Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen ............................................................................................... 19 BUITEN DE AANBESTEDING....................................................................................................................................... 19 Onderaannemerschap .................................................................................................................................. 19 Contract management ................................................................................................................................. 19 4 OVERIGE INTERVIEWS ................................................................................................................................. 21 ONDERNEMINGORGANISATIE SCHOONMAAK- EN BEDRIJFSDIENSTEN ............................................................................... 21 Kwaliteit ....................................................................................................................................................... 21 Facilitair managers....................................................................................................................................... 22 Onafhankelijke experts................................................................................................................................. 22 Geïntegreerd facilitair management............................................................................................................ 22 Onderaannemers.......................................................................................................................................... 22 Samenwerking met (andere)facilitaire diensten .......................................................................................... 23 Contractmanagement .................................................................................................................................. 23 Benadering aanbestedende dienst ............................................................................................................... 23

Effectiever aanbesteden van interieurbeplanting

2

PIANOO ............................................................................................................................................................. 24 PIANOo marktdossiers.................................................................................................................................. 24 PIANOo congres............................................................................................................................................ 24 Categoriemanagers Rijksoverheid................................................................................................................ 25 Beeldbestek .................................................................................................................................................. 25 Best value procurement................................................................................................................................ 25 Prijsvechten .................................................................................................................................................. 25 5 AANBEVELINGEN ......................................................................................................................................... 26 1 Website...................................................................................................................................................... 26 2 Interieurbeplanting product en markt....................................................................................................... 26 3 Checklist locatie ......................................................................................................................................... 27 4 Standaarden en beeldmateriaal................................................................................................................ 27 5 Kwalitatieve gunningscriteria.................................................................................................................... 27 6 Onafhankelijke expertise ........................................................................................................................... 28 7 Samenwerking met facilitaire branches .................................................................................................... 28 8 Categoriemanager Rijksoverheid .............................................................................................................. 28 9 PIANOo marktdossier ................................................................................................................................ 28 10 PIANOo congres....................................................................................................................................... 28 CONCLUSIE ..................................................................................................................................................... 29 BIJLAGE 1 CONTACTGEGEVENS EN WEBSITES VOOR VERDERE INFORMATIE .................................................. 30 1A GEÏNTERVIEWDE PARTIJEN .................................................................................................................................. 30 1B OVERIGE CONTACTPERSONEN .............................................................................................................................. 30 1C RELEVANTE WEBSITES......................................................................................................................................... 31 BIJLAGE 2 OPZET INTERVIEWS........................................................................................................................ 32 2A INTERVIEW ONDERNEMERS ................................................................................................................................. 32 2B OVERIGE INTERVIEWS ........................................................................................................................................ 36


3

Inleiding In opdracht van de Vakgroep Interieurbeplanters van branchevereniging VHG hebben wij een onderzoek uitgevoerd naar de uitdagingen waarvoor bedrijven in de sector zich geplaatst zien bij het inschrijven op aanbestedingen en mogelijke oplossingen. Het doel van het onderzoek is het ontwikkelen van een aantal aanbevelingen ter verbetering van aanbestedingen, die de vakgroep als handreiking aan de aanbestedende diensten kan aanbieden. We hebben ons hierbij vooral geconcentreerd op het afspreken en communiceren van kwaliteits- en andere standaarden vanuit de vakgroep voor zowel leveranties als onderhoud van binnengroen.

VHG Vakgroep Interieurbeplanters Namens de ondernemers in de branche brengt de VHG de maatschappelijke en economische meerwaarde van groen onder de aandacht bij de politiek, institutionele partijen en burgers. Lobby is hierbij een belangrijk instrument. VHG zit aan tafel met de politiek en sociale partners, is vertegenwoordigd in verschillende overlegorganen en zoekt gerichte samenwerking met andere organisaties. Denk aan de VNG, het Hoveniers Informatie Centrum, Groenforum, Stichting Groenkeur, Stichting Tuinpromotie Nederland en het Productschap Tuinbouw. Het werkgebied van de VHG beslaat vijf categorieën, met ieder een eigen vakgroep: hoveniers, groenvoorzieners, boomverzorgers, dak- en gevelbegroeners en interieurbeplanters. In de VHG Vakgroep Interieurbeplanters zijn ruim 25 toonaangevende bedrijven vertegenwoordigd. De missie van de vakgroep is het bevorderen van de Interieurbeplanting in Nederland en het behartigen van de collectieve belangen van de leden. Doelstelling van de vakgroep zijn onder andere het overtuigen van het Nederlandse bedrijfsleven en overheidsinstellingen van de mogelijkheden en positieve werking van planten als onmisbaar onderdeel van de inrichting, het kwantificeren van de economische en maatschappelijke toegevoegde waarde van interieurbeplanting en het versterken van het vakmanschap en daarmee het imago van de branche. De vakgroep realiseert deze doelen door actieve lobby in de politiek, kennisontwikkeling (onderzoek), organiseren van kennisuitwisseling door middel van symposia, publicaties en ledenbijeenkomsten en het organiseren van de unieke Basisopleiding Interieurbeplanting. De Vakgroep Interieurbeplanters stelt elk jaar een vakgroepplan op. In dit plan staat beschreven op welke punten de vakgroep specifiek actie zal ondernemen. In 2011 richtte de vakgroep zich onder andere op het ontwikkelen van een standaard voor de uitwerking van bestekken.

TenderCoach TenderCoach heeft ruime ervaring met het begeleiden van organisaties op het inschrijven op (overheids)aanbestedingen. Gedurende de afgelopen 10 jaar hebben wij ongeveer 500 begeleidingen uitgevoerd. Het overdragen van kennis over aanbesteden naar de klant vinden wij daarbij van groot belang. Naast begeleiding bij specifieke aanbestedingen biedt TenderCoach onder andere algemene en maatwerk trainingen en signaleringsdiensten. Ook zijn wij nauw betrokken bij initiatieven die tot


4

doel hebben de ‘kloof’ tussen aanbestedende diensten en het bedrijfsleven te verkleinen en het wederzijds begrip te vergroten. De opdracht van de Vakgroep Interieurbeplanting past uitstekend binnen deze laatste doelstelling.

Opdrachtomschrijving Het aantal (openbare)aanbestedingen in de interieurbeplanting neemt toe. Slechts weinig aanbestedende diensten beschikken echter over kennis van het product interieurbeplanting en de markt in Nederland. Mede hierdoor zijn uitvragen voor interieurbeplanting vaak niet duidelijk en leiden niet tot het gewenste resultaat: de economisch meest voordelige inschrijving.1 Problemen zijn onder andere:   

Disproportionele geschiktheids- en selectie-eisen Een programma van eisen dat om onmogelijke diensten of producten vraagt of dat opdrachtgevers overvraagd Kwalitatieve wensen die inschrijvers onvoldoende de mogelijkheid bieden zich te onderscheiden of die een subjectieve beoordeling in de hand werken

Het onderhavige project beoogt een praktisch handvat te bieden met daarin aanbevelingen voor een goed bestek, door te komen tot meer uniformering in het uitvragen van opdrachten. Hierdoor zal het voor inschrijvers eenvoudiger worden in te schrijven en voor opdrachtgevers eenvoudiger worden inschrijvingen te vergelijken. Algemene problemen als het stapelen van eisen en clusteren van opdrachten komen zijdelings aan de orden, maar behoorden niet tot de prioriteiten van dit project. Het project zal met name ingaan op de specifieke aspecten van interieurbeplanting:     

Tekst en uitleg over het ‘product’ interieurbeplanting Tekst en uitleg over het basisdiploma Inventarisatie van interieurbeplanting in een pand Welke aspecten op te nemen in een aanbesteding (o.a. welke verzorging is nodig in een jaar) Verkennen of het mogelijk is om te komen tot uniformiteit zoals verzorgingseenheden in Hydro, loopafstanden e.d.

In eerste instantie werd afgesproken dat het eindproduct een tekst voor een brochure zou zijn, met praktische informatie over interieurbeplanting en aanbevelingen over het maken van interieurbeplantingsbestekken en het aanbesteden daarvan. De brochure zou beschikbaar worden gesteld aan de opdrachtgevers en interieurbeplanters. Naar aanleiding van het deskresearch en de eerste interviews is in samenspraak tussen VHG en TenderCoach besloten dat het eindproduct niet een brochure zou zijn, maar een rapport met een aantal aanbevelingen die de vakgroep zelf verder zal uitwerken tot een set concrete handreikingen aan aanbestedende diensten op de website van de VHG. Daarnaast zullen enkele aanbevelingen worden gedaan over te ondernemen acties om de handreiking onder aandacht van de aanbestedende diensten te brengen. 1

Vrijwel alle aanbestedingen in de Interieurbeplanting worden gegund op basis van het criterium Economisch Meest Voordelige Inscrhijving


5

Werkwijze en leeswijzer TenderCoach is begonnen met deskresearch om vast te stellen of en hoe vaak interieurbeplanting separaat openbaar werd aanbesteed, hoe de aanbestedingen werden gepubliceerd en wie de aanbestedende diensten zijn. Daarnaast hebben wij op aangeven van ondernemers uit de branche een aantal ‘goede’ en ‘slechte’ aanbestedingen bestudeerd. We hebben de in de stukken gebruikte geschiktheidseisen en gunningscriteria in kaart gebracht. De verkregen inzichten en informatie vormden de basis voor de rest van het project. Daarnaast hebben we kort onderzoek gedaan naar het product interieurbeplanting. In hoofdstuk 1 van dit rapport hebben wij kort de aspecten van de branche beschreven, waarvan wij denken dat ze interessant zijn voor aanbestedende diensten. In hoofdstuk 2 zijn wij kort ingegaan op enkele basisprincipes van het aanbesteden die voor de branche van belang zijn. De tweede fase van het onderzoek bestond uit het houden van uitgebreide interviews met drie leden van de Vakgroep Interieurbeplanting: Ambius, Ten Brinke Interieurbeplanting en Zuidkoop Natural Projects. Het doel van het interviews was een beeld te krijgen van de uitdagingen waarmee interieurbeplanters bij aanbestedingen worden geconfronteerd en samen met hen tot potentiële oplossingen te komen. In bijlage 2 vindt u een overzicht van de gespreksthema’s die de basis vormden voor de interviews. De bevindingen uit deze gesprekken vindt u in hoofdstuk 3. De specifieke uitdagingen van de interieurbeplantersbranche en de potentiële oplossingen hebben wij vervolgens in fase drie voorgelegd aan enkele belangrijke spelers in de aanbestedingswereld: de ondernemingsorganisatie Schoonmaak- en Bedrijfsdiensten (OSB) en PIANOo, het Nederlands expertisecentrum voor aanbesteden. We hebben gekozen voor de schoonmaakbranche omdat deze zich de afgelopen jaren een voortrekkersrol heeft gespeeld ten aanzien van de verbetering van aanbestedingen. Zij hebben onder andere de ‘Code Verantwoordelijk Marktgedrag’ opgesteld en samen met andere facilitaire branches het ‘Bidbook Facilitair Management 2011’. We hebben bij de organisaties tevens gevraagd om suggesties voor te nemen vervolgstappen. In bijlage 2 vindt u een overzicht van de gespreksthema’s. Een uitwerking van de interviews vindt u in hoofdstuk 4. Tenslotte hebben wij op basis van de verzamelde informatie, suggesties en adviezen 10 aanbevelingen ontwikkeld, waarvan een aantal direct kan worden opgepakt en een aantal verder moet worden uitgewerkt door de leden van de vakgroep. De aanbevelingen zijn beschreven in hoofdstuk 5 van dit rapport.


6


7

1 Het product interieurbeplanting

2

Planten brengen een prettige sfeer die zowel door de medewerkers als door bezoekers positief wordt gewaardeerd. Ze brengen letterlijk en figuurlijk leven in een gebouw. Mensen associëren groen met positieve waarden. Een omgeving met planten wordt door iedereen als prettig ervaren. Planten zijn bepalend voor de uitstraling van een gebouw en kunnen een positieve bijdrage leveren aan het imago van een organisatie. Daarnaast leiden planten tot een verhoging van het welbevinden, tot minder gezondheidsklachten en tot een hogere productiviteit van de medewerkers. Verschillende onderzoeken naar de effecten van planten op productiviteit laten een stijging van 6 tot 12 procent bij kantoorwerk zien. Uit een Noors onderzoekt blijkt tevens dat het ziekteverzuim aanzienlijk afneemt bij de plaatsing van planten in de werkomgeving. Mede door deze bevindingen is er een groeiende aandacht voor groen in de omgeving van gebouwen, maar ook in de gebouwen zelf. Ook de moderne architectuur met veelal transparante gebouwen, open ruimtes en meer daglicht maakt het houden van planten aantrekkelijker. Planten kunnen onder andere worden ingezet:    

Als natuurlijke scheiding tussen verschillende functies in een ruimte (bijvoorbeeld tussen loopen zitplekken) De verhoging van privacy (bijvoorbeeld tussen werkplekken) In grote ruimten, bijvoorbeeld in entrees en hallen van moderne gebouwen, om een gevoel van geborgenheid en menselijk schaal te realiseren In lange gangen om de eentonige zichtlijn van een gang te onderbreken

Een beplantingsadviseur kan, eventueel in samenwerking met de architect of interieurontwerper, aan de hand van schetsen aangeven hoe het gebouw of de werkplek, met behulp van planten optimaal kan worden ingericht tot een prettige en functionele werkomgeving.

Product Het product interieurbeplanting bestaat eigenlijk uit verschillende deelproducten die al dan niet in combinatie kunnen worden afgenomen:     

Ontwerp groendesign / beplantingsconcept Levering of lease van nieuwe producten Onderhoud van binnengroen, al dan niet inclusief de vervanging van kwalitatief mindere of dode planten Lease en plaatsing van kerstbomen en andere kerstversiering Ook de levering, het planten en het onderhoud van seizoensbeplanting kan in een contract worden opgenomen

Alle positieve eigenschappen die we aan planten toekennen gelden alleen voor gezonde, vitale en goed onderhouden planten. De juiste combinatie van plantsoorten, potten, containers, 2

Bergs ir J. en ir. S. Seitz (2009), Plants at Work: Toepassingsmogelijkheden van planten in gebouwen, Houten, VHG branchevereniging voor ondernemers in het groen.


8

interieurbeplanter ontwikkelt, in samenwerking met de opdrachtgever, het optimale beplantingsconcept binnen diens budget. Naast levende planten, met de bijbehorende potten, substraten en bewateringssystemen, bestaat het aanbod van interieurbeplanters ook zijden en andere kunstplanten, gemummificeerd plantmateriaal, kerstbomen en kerstversiering en vaak ook seizoensbeplanting voor binnen en buiten. Naast het uitgangsmateriaal en de condities van de plek, zijn de verzorging en het onderhoud bepalend voor het kwaliteitsbehoud en de levensduur van de planten. Het betreft hier onder andere bewatering, voeding, bestrijding van ongedierte en andere plagen en het snoeien en reinigen van de planten. Een goede verzorging vereist kennis, aandacht en zorgvuldigheid. Een vaste vakbekwame verzorger kent de planten en de omgeving en weet welke verzorging optimaal is. Hij moet in staat zijn uit de verschijningsvorm van een plant af te leiden of deze in goede conditie verkeerd. Als dit niet zo is, moet hij onmiddellijk de juiste herstellende maatregelen kunnen treffen.

Contractvormen Hieronder worden de drie meest gangbare contractvormen besproken. Variaties daarop zijn natuurlijk mogelijk. Lease contract: Planten en potten blijven eigendom van de groenleverancier die het volledige onderhoud en de vervanging verzorgt. De gebruiker heeft geen investeringskosten, maar alleen vaste jaarlijkse kosten voor het beheer. Verzorgingscontract: De opdrachtgever heeft planten en potten zelf aangekocht. Alleen het onderhoud ligt bij de interieurbeplanter. Er kan hierbij gekozen worden voor volledige verzorging of gedeeltelijke verzorging, waarbij de opdrachtgever zelf water geeft. Volledig onderhoudscontract voor verzorging en vervanging: planten en potten worden aangekocht bij de interieurbeplanter die ook zorg draagt voor onderhoud en vervangen van slechte of dode planten. Deze contractvorm is vooral aan te bevelen bij grotere hoeveelheden of duurdere planten of bomen. Zij biedt de opdrachtgever de garantie dat de leverancier gemotiveerd blijft om planten zo lang mogelijk vitaal te houden om zo veel duurdere vervanging te voorkomen. De optimale duur van het contract is afhankelijk van de kosten van de beplanting en de afschrijvingstermijn. Een leverancier met een hoogwaardige verzorging zal geen problemen hebben met een langjarig volledig contract. Voorwaarde is wel een optimale plaatsing van de plant binnen een gebouw, met name in relatie tot de lichthoeveelheid.

Milieu Naast kleur, vorm en materiaal kunnen ook milieuaspecten van de interieurbeplanting een rol spelen. Er bestaan diverse keurmerken en certificaten voor duurzame bloemen en planten waarvan Milieu Project Sierteelt (MPS) het grootste marktaandeel heeft. Andere keurmerken zijn het milieukeur, het EKO-keurmerk en het Fair Flowers Fair Plants (FFP) keurmerk. Ook bij het onderhoud van de planten staat een beperking van de milieubelasting centraal. Hierbij valt onder andere te denken aan de biologische bestrijding van plagen en het hergebruik of de recycling van restmateriaal.


9

2 Aanbesteden Aanbesteden is gebaseerd op vier basisprincipes die ongeacht de gebruikte procedure, in acht moeten worden genomen. De principes zijn: 1. Gelijke behandeling: elke aanbieder moet op dezelfde wijze worden behandeld en moet kunnen beschikken over dezelfde informatie. 2. Objectiviteit: de aanbesteder moet de inschrijvingen op objectieve basis beoordelen, dus zonder subjectieve overwegingen. 3. Transparantie: de aanbesteder moet vooraf zo exact mogelijk omschrijven wat hij van de aanbieder verwacht en hij moet zijn beslissingen duidelijk motiveren en communiceren. 4. Proportionaliteit: de procedure, de technische specificaties, uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, selectie- en gunningscriteria moeten relevant zijn en in verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht. In het kader van de bevordering van de interne markt heeft de Europese Unie haar lidstaten een aantal basisbepalingen opgelegd, waaronder het vrije verkeer van goederen, diensten en werknemers en de vrijheid van vestiging. Ook publieke aanbestedingen vallen binnen de interne markt. De Europese Unie heeft bepaald dat aanbestedingen boven bepaalde drempelwaarden moeten worden aanbesteed volgens Europees recht. Deze drempelwaarden worden elke twee jaar opnieuw vastgesteld. Vanaf 01-01-2012 gelden voor goederen en diensten drempelwaarden van 200.000 euro (excl. BTW) voor decentrale overheden en 130.000 euro (excl. BTW) voor centrale overheden. Voor deze aanbestedingen heeft de EG richtlijnen opgesteld waaraan alle overheidsinstellingen zich moeten houden:  

Richtlijn 2004/18/EG betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van opdrachten voor werken, leveringen en diensten, ook wel de algemene aanbestedingsrichtlijn. Richtlijn 2004/17/EG betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van opdrachten in de nutsectoren (water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten).

In Nederland zijn de Europese richtlijnen omgezet in respectievelijk het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO) en het Besluit Aanbestedingen Speciale Sectoren (BASS) voor nutsectoren. Het BAO gaat nauwelijks in op aanbestedingen onder de drempelwaarden. Het laat de aanbesteders vrij voor opdrachten onder de drempelwaarden hun eigen inkoopbeleid te hanteren en zelf te bepalen welke procedure zij volgen. Ze moeten echter wel zorgen voor een eerlijke competitie en de basisprincipes van het aanbesteden in acht nemen. In de praktijk betekent dit dat elke aanbesteder een eigen aanbestedingsbeleid heeft. Sommigen gebruiken voor alle aanbestedingen onder de drempelwaarden een systeem van meervoudige onderhandse gunning, maar de meeste aanbesteders gebruiken voor grotere opdrachten onder de drempelwaarde een nationale openbare procedure.


10

De Nederlandse overheid is al enige jaren geleden begonnen met het opstellen van een nieuwe aanbestedingswet die naar verwachting in de loop van 2012 in werking zal treden. Een van de doelstellingen van de wet is het verbeteren van de mogelijkheden voor het MKB om in te schrijven op aanbestedingen. Er zijn verschillende groepen maatregelen die daartoe zouden moeten leiden, waaronder:   



Het inperken van de administratieve lasten, waardoor de kosten voor inschrijving lager worden Het beperken van de clustering van opdrachten, waardoor opdrachten kleiner worden en meer partijen in staat zijn in te schrijven Het strikter handhaven van het proportionaliteitsbeginsel, waardoor met name geschiktheidseisen (referenties, omzeteisen etc.) soepeler worden en meer partijen hieraan kunnen voldoen Het invoeren van een klachtenregeling, waardoor aanbestedende diensten gemakkelijker op hun handelen kunnen worden aangesproken

Ook de Europese Commissie heeft onlangs voorstellen gepresenteerd voor een herziening van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Met de herziening wil de Commissie de Europese aanbestedingsrichtlijnen de aanbestedingsregels en –procedures eenvoudiger en flexibeler maken, zodat inkopers doeltreffender en efficiënter kunnen inkopen. Daarnaast wil de Commissie de mogelijkheden verbeteren om bij overheidsopdrachten duurzame en sociale aspecten mee te kunnen wegen, en de toegang van het MKB tot overheidsopdrachten verder te vergroten. Ervaring uit het verleden leert echter dat de daadwerkelijke herziening van de richtlijnen veel tijd kost. Zo hebben de besprekingen over de huidige richtlijnen vier jaar geduurd, waarna de lidstaten twee jaar de tijd kregen om de richtlijn om te zetten in eigen wetgeving.

Aanbesteden van interieurbeplanting Interieurbeplanting wordt zowel separaat als, als onderdeel van een groter facilitair pakket aanbesteed. In dit project zijn wij in eerste instantie uitgegaan van separate interieurbeplantingsaanbestedingen. In de aanbevelingen wordt echter ook kort ingegaan op samenwerking met facilitaire bedrijven. Voor de publicatie van leveranties in de interieurbeplanting worden een aantal CPV-codes gebruikt, waaronder:    

03120000 - Tuinbouw- en Kwekerijproducten 39293200 - Kunstbloemen 39298910 - Kerstboom 03121100 - Levende planten, bollen, wortels, stekken en enten

Het onderhoud binnen de Interieurbeplanting valt samen met buitengroen in dienstencategorie 27, met CPV code 77310000-6. Deze categorie is een zogenaamde 2B-dienst. Van dergelijke diensten wordt aangenomen dat zij ofwel alleen door Nederlandse bedrijven kunnen worden uitgevoerd, of onvoldoende interessant zijn voor buitenlandse inschrijvers om Europees te worden aanbesteed. Ook als deze opdrachtwaarde boven de Europese drempelwaarde komt, hoeven zij niet volgens de


11

Europese procedures te worden aanbesteed. In de praktijk worden voor 2B-diensten vaak de nationale openbare of meervoudige onderhandse procedure gebruikt.

Terminologie In onderstaande beschrijving van de bevindingen en de daaruit voortkomende aanbevelingen worden een aantal typische aanbestedingstermen gebruikt die misschien enige uitleg behoeven. Bestek: (ook wel aanbestedingsdocument, -stukken, -leidraad, offerteaanvraag of offerteverzoek) bestaat over het algemeen uit een beschrijving van de aanbesteder, de achtergrond van de opdracht, de opdrachtvorm, de contractvoorwaarden, de procedurele eisen aan de inschrijving en de planning. De belangrijkste aspecten van het bestek zijn echter de beschrijving van de opdracht, uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, selectiecriteria en gunningscriteria. Uitsluitingsgronden: volgens het aanbestedingsrecht mogen publieke instellingen alleen opdrachten verlenen aan integere bedrijven. Om dit te beschrijven de richtlijnen een aantal verplichte uitsluitingsgronden (onherroepelijke veroordelingen voor verschillende (economische) delicten en facultatieve uitsluitingsgronden (waaronder faillissement, beroepsfouten, belastingschulden, valse verklaringen). Als een van de uitsluitingsgronden op een inschrijver van toepassing is, is de aanbestedende dienst verplicht deze uit te sluiten van de procedure. Geschiktheids- of selectie-eisen: zijn bedoeld om vast te stellen of de inschrijver in staat mag worden geacht de opdracht uit te voeren. Inschrijvers moeten aan alle eisen voldoen om voor gunning van de opdracht in aanmerking te kunnen komen. De wetgeving vereist dat geschiktheidseisen proportioneel zijn, dus dat alleen eisen worden gesteld die van belang zijn voor de uitvoering van de opdracht. Er zijn drie soorten geschiktheidseisen:  Financiële en economisch draagvlak (veelal omzeteisen, bankverklaring, accountantsverklaring, beroepsverzekering)  Technische en beroepsbekwaamheid (referenties, aantal personeelsleden, opleidingniveau, technische uitrusting)  Beroepsbevoegdheid (komt niet voor in deze branche) Gunningscriteria: deze criteria hebben altijd betrekking op de uitvoering van de opdracht (het voorstel). In de basis bestaan voor aanbestedingen slechts twee gunningscriteria: de laagste prijs of de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). De meeste aanbestedingen in de interieurbeplanting worden gegund op basis van EMVI. Dit betekent dat naast prijs een of meerdere kwaliteitsaspecten als subgunningscriteria worden meegewogen. De wet beperkt de aanbesteder niet in het gebruik van het aantal of soort subgunningscriteria, maar eist wel dat zij betrekking moeten hebben op de uitvoering van de opdracht. Ze moeten voor iedereen gelijk, transparant en proportioneel zijn en moeten objectief kunnen worden beoordeeld. De aanbestedingsregels kennen een strikte scheiding tussen geschiktheidseisen en gunningscriteria.


12

Programma van Eisen( en wensen): heeft betrekking op de gunning en omschrijft de minimale eisen die de opdrachtgever aan de te leveren prestaties stelt. De eisen in het PvE gelden als knock-out criteria. Als de aanbieding niet aan alle eisen voldoet, wordt deze uitgesloten. Daarnaast geeft de aanbesteder aan wat zijn wensen zijn met betrekking tot de gevraagde prestatie. De beoordeling van de wensen vormt de basis voor de rangschikking van alle inschrijvingen die aan de eisen voldoen. Voor het beschrijven van zijn behoeften kan een aanbesteder twee soorten specificaties gebruiken: technische specificaties en functionele specificaties. In de praktijk wordt meestal een combinatie gebruikt. Technische specificaties: beschrijven de technische eisen aan het product of de dienst. Vertaald naar de interieurbeplanting is dit bijvoorbeeld het gedetailleerd voorschrijven welke planten op een bepaalde plek moeten staan en hoe vaak welke vorm van onderhoud moet worden gepleegd. Functionele specificatie: beschrijven het gebruiksdoel of de prestatie van het product of de dienst. Zij zijn geschikt als de aanbesteder zelf niet over gedetailleerde kennis beschikt en gebruik wil maken van de kennis en ervaring van de markt. Hij beschrijft bijvoorbeeld het beoogde resultaat van de dienst en laat de inschrijver relatief vrij om te bepalen hoe hij dat resultaat denkt te bereiken. Vertaald naar de interieurbeplanting betekent dit bijvoorbeeld dat de opdrachtnemer verantwoordelijk wordt gesteld voor een ‘goede, gezonde en representatieve staat’ van de interieurbeplanting. Het aantal onderhoudsbezoeken is daarbij ‘ter beoordeling van de opdrachtnemer’.


13

3 Bevindingen Zoals beschreven in de werkwijze heeft TenderCoach drie leden van de vakgroep interieurbeplanting geïnterviewd om een beeld te krijgen van de problemen die zij ondervinden bij het inschrijven op aanbestedingen en eventuele suggesties die zij hebben voor verbetering. Hieronder vindt u een overzicht van de bevindingen, inclusief potentiële oplossingen. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen de verschillende onderdelen van het aanbestedingsproces: de omschrijving van de opdracht; de geschiktheidseisen en/of selectiecriteria; en de gunningscriteria. Tot slot is nog een aantal punten beschreven die min of meer buiten het proces vallen, maar hiervoor wel van belang zijn: onderaannemerschap en contractmanagement. De aanbevelingen die voortkomen uit deze bevindingen worden in een volgend hoofdstuk besproken, evenals de bevindingen uit interviews met andere partijen.

Beschrijving van de opdracht Functioneel versus technisch specificeren De meeste opdrachten zijn technische gespecificeerd, dat wil zeggen dat de aanbestedingstukken voorschrijven hoe veel keren per jaar de planten bewaterd, bemest, gesnoeid moeten worden etc. Aanbestedende diensten zien vaak af van functionele specificaties omdat ze niet weten hoe ze de opdracht moeten formuleren, hoe ze objectief kunnen beoordelen en hoe ze vervolgens de kwaliteit moeten bewaken. Een verkeerde uitvraag en gebrekkig contractmanagement scheppen mogelijkheden voor partijen die het niet zo nauw nemen met de uitvoering van de opdracht. Twee van de geïnterviewde bedrijven gaven aan een voorkeur te hebben voor meer functionele specificatie van opdrachten. Voorwaarde is wel dat gedurende de uitvoering van de opdracht kwaliteit gewaardeerd en goed gecontroleerd wordt. Potentiële oplossing: het inzetten van een onafhankelijke expert, die periodiek de kwaliteit van de beplanting kan controleren. Fouten in de uitvraag Ondernemers geven aan dat er bij elke aanbesteding onduidelijke of tegenstrijdige punten zijn. Het is moeilijk deze allemaal te benoemen, omdat ze telkens weer anders zijn. Meestal gaat het hierbij om slordigheden die op aangeven van de inschrijver eenvoudig kunnen worden hersteld. Dit is vervelend en tijdrovend, maar zeker niet uniek voor de interieurbeplanting. In deze rapportage zullen we hier dan ook niet verder op ingaan. Naast bovengenoemde slordigheden worden in bestekken ook onmogelijke producten of diensten uitgevraagd. Voor de handliggende voorbeelden zijn natuurlijk te grote planten in kleine potten en beplanting in een veel te donkere omgeving. Ook dit wordt meestal hersteld op aangeven van de inschrijver. Potentiële oplossing: beschikbaar stellen van productinformatie door de branche.


14

Omschrijving van de bestaande situatie Ondernemers geven aan dat bestekken vaak (te) weinig informatie bevatten over de betreffende locatie(s). Een van de geïnterviewde ondernemers stelt dat voor het opstellen van een goede aanbieding het van belang is een aantal kenmerken van de locatie te kennen. Het gaat daarbij onder andere om de aanwezigheid van watertappunten en liften, loopafstanden, informatie over de beveiliging, openingstijden en bereikbaarheid van een gebouw. Inschrijvers krijgen vaak wel de mogelijkheid een schouw bij te wonen, maar dan het betreft slechts een locatie binnen een opdracht met meerdere locaties. Potentiële oplossing: naast het organiseren van een (representatieve) schouw, het opstellen en beschikbaar stellen van een checklist van informatie over de locatie die een aanbestedende dienst dient op te nemen in het bestek.

Onderhoud Planteenheden Aanbestedende diensten geven meestal een aantal eenheden, maar het is niet altijd duidelijk wat die eenheden inhouden: is een planteenheid een pot met een aantal planten, een grote bak met planten, of misschien een enkele plant in een pot op een bureau. Voor een goede aanbieding is het van belang dat alle inschrijvers hetzelfde beeld hebben bij een eenheid. Potentiële oplossing: het binnen de branche gezamenlijk vaststellen van planteenheden, het opstellen van een beschrijving, eventueel ondersteund door beeldmateriaal en het communiceren van deze informatie naar de aanbestedende dienst. Kwaliteit bestaande beplanting Bij vrijwel alle overheidsopdrachten is sprake van bestaande beplanting die onderdeel wordt van het onderhoudscontract met de nieuwe opdrachtnemer. Een aanbestedende dienst beschikt voor niet over voldoende kennis om de kwaliteit van planten te bepalen en te beschrijven. Een inschrijver weet dus niet welke kwaliteit hij kan verwachten. Zoals eerder beschreven, wordt meestal wel een schouw georganiseerd, maar slechts op een locatie terwijl de kwaliteitsverschillen tussen de locaties groot kunnen zijn. Het bovenstaande vormt vooral een probleem als vervanging van dode of kwalitatief slechte planten onderdeel uitmaakt van de opdracht. De inschrijver kan onmogelijk een goede inschatting maken van het aantal planten dat hij moet vervangen, waardoor hij een behoorlijk risico moet nemen. Door het aanbesteden is er niet langer een relatie tussen een goede uitvoer van een opdracht en het verkrijgen van de vervolgopdracht. Dit leidt er soms toe dat de aandacht voor de kwaliteit van de planten van opdrachtnemers naar het einde van het project verslapt. Dit heeft natuurlijk effect op de kwaliteit van de (levende) planten bij aanvang van de nieuwe opdracht. Potentiële oplossing: inzet van een onafhankelijk expert die vaststelt wat de kwaliteit van de planten is en bijvoorbeeld aangeeft welk percentage planten in het eerste jaar vervangen moet worden. Een andere mogelijkheid is het instellen van een maximum percentage dat in het eerste jaar op kosten van de opdrachtnemer vervangen moet worden. Als toch meer planten vervangen moeten worden, gebeurt dit op kosten van de opdrachtgever.


15

Vervanging Vervanging van dode of kwalitatief slechte planten is een belangrijk deel van een onderhoudscontract. Het is echter niet altijd duidelijk wat wordt verstaan onder kwalitatief slechte planten en daarmee wanneer planten vervangen moeten worden. In de interieurbeplanting wordt de kwaliteit van planten bepaald door hun visuele waarde, een zeer subjectief criterium. Verschillende interieurbeplanters hanteren verschillende criteria. Potentiële oplossing: maken van afspraken binnen de branche, eventueel ondersteund door beeldmateriaal en het communiceren daarvan naar de aanbestedende diensten. Een andere oplossing zou kunnen zijn het inzetten van een onafhankelijk expert.

Leveranties Levend materiaal In Nederland zijn slechts enkele kwekers/importeurs van (grote) binnenplanten en slechts enkele producenten/importeurs van potten. Interieurbeplanters kunnen zich maar beperkt onderscheiden de soort of de prijs van de plant of pot. Zij kunnen zich het best onderscheiden door het totaal product, de pot met beplanting. Ook bij de levering van nieuwe beplanting is het gebrek aan goede definities en standaarden het grootste probleem. Opdrachtgevers hebben vaak onvoldoende kennis van zaken om te beschrijven wat zij precies willen. Over het algemeen blijft het bij de potmaat en de hoogte van de plant(eenheid), waarbij het vaak niet eens duidelijk is of de hoogte inclusief of exclusief de pot moet worden gemeten. Het belangrijkste visuele aspect van een planteenheid is echter vaak juist het volume: het maakt een groot verschil of er in een bepaalde pot een, twee of vijf takken/planten staan. Het volume van de plant is ook bepalend voor de kosten. Een interieurbeplanter kan veel geld besparen door slechts een (jonge) plant in een pot te plaatsen. Daarmee voldoet hij waarschijnlijk aan de uitvraag, maar niet aan de verwachtingen van de opdrachtgever. Potentiële oplossing: met de branche enkele categorieën voor planteenheden vaststellen (bijvoorbeeld standaard, luxe en exclusieve vulling), deze beschrijven, voorzien van foto’s en beschikbaar stellen. Zijden en kunstbloemen en gemummificeerd plantmateriaal Interieurbeplantingscontracten bevatten soms ook levering van niet levende materialen. Aanbestedende diensten zijn zich meestal niet bewust van de kwaliteits- en prijsverschillen tussen met name verschillende zijden producten en stellen geen kwaliteitseisen. Hierdoor voldoet het product soms niet aan de verwachtingen. Kerstbomen De kerstaankleding van gebouwen valt ook steeds vaker onder het contract met de interieurbeplanter. Meestal wordt alleen het aantal en de hoogte van de gewenste kerstbomen opgegeven. De geïnterviewde ondernemers geven aan dat zij daarbij het liefst zo veel mogelijk vrijheid krijgen om zo een creatieve versiering te verzorgen. Het is daarbij wel van belang dat de aanbestedende dienst weet wat hij mag verwachten.


16

Potentiële oplossing: indien gewenst zou de branche standaarden kunnen afspreken voor de dichtheid van de kerstversiering. Hierbij kan gedacht worden aan een aantal onderwerpen per oppervlak. Een andere manier zou kunnen zijn het beschikbaar stellen van beeldmateriaal en beschrijving van bijvoorbeeld standaard, luxe en exclusieve versiering.

Geschiktheids- en selectie-eisen Zoals eerder besproken mogen geschiktheidseisen alleen betrekking hebben op de inschrijvende partij. Uit de gesprekken met de ondernemers blijkt vooral de proportionaliteit een probleem te zijn. Alle eisen moeten relevant zijn en in verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht. In de praktijk stellen aanbestedende diensten vaak veel eisen voor relatief kleine opdrachten gesteld en is de relevantie niet altijd duidelijk. Hierbij worden hoge omzet en verzekeringseisen genoemd, maar ook Verklaringen Omtrent Gedrag en het bezit van certificaten zoals VGM (Veiligheid Gezondheid en Milieu) Checklist Aannemers (VCA). De bedrijven geven zelfs aan soms af te zien van inschrijving Geschiktheidseisen die wel relevant zijn voor het bepalen van de geschiktheid van de inschrijver, worden vaak juist niet gebruikt. Een goed voorbeeld hier is het vakdiploma interieurbeplanting. Aanbestedende diensten zijn niet op de hoogte van dit certificaat. Potentiële oplossing: een betere kennis van de branche biedt aanbestedende diensten de mogelijkheid een meer proportionele uitvraag te doen. Als de aanbesteder desondanks disproportionele eisen stelt, is het van belang dat de inschrijver hierover kritische vragen stelt tijdens de daarvoor bestemde periode aan het begin van het aanbestedingstraject. Het is daarbij vooral van belang dat de aanbestedende diensten worden gewezen op het vakdiploma voor interieurbeplanters. In aanbestedingen voor de levering van bloemen wordt bijvoorbeeld regelmatig geëist dat de in te zetten bloemisten moeten beschikken over de noodzakelijke studie- en beroepsdiploma’s, of zelfs meer specifiek over een vakdiploma bloemsierkunst. Aanbestedende diensten mogen waarschijnlijk niet van de inschrijvers eisen dat alle in te zetten medewerkers het vakdiploma interieurbeplanting hebben behaald, omdat de opleiding niet voor iedereen toegankelijk is en niet door een erkende instelling wordt gegeven. Zij mogen echter wel eisen dat medewerkers beschikken over een certificaat voor interieurbeplanters of een ‘gelijkwaardig’ certificaat. Een ander probleem op dit gebied is dat aanbestedende diensten geschiktheidseisen in hun bestek opnemen, maar deze vervolgens niet op de juiste wijze beoordelen. Aanbestedende diensten vragen niet om bewijsmiddelen of controleren deze niet. Zelfs niet van de gegunde partij. Het komt voor dat opdrachten worden gegund aan partijen, van wie de gehele branche weet dat zij de geëiste jaaromzet niet halen of niet het minimum aantal medewerkers in dienst hebben. Geschiktheidseisen zijn altijd knock-out eisen: als een inschrijver niet voldoet, moet de aanbestedende dienst hem uitsluiten. De geïnterviewde interieurbeplanters gaven aan dat aanbestedende diensten geschiktheidseisen vaak wat losser interpreteren, bijvoorbeeld met het excuus dat ze de opdracht gunnen aan lokale partijen. Elke rechter zou een dergelijke gang van zaken afkeuren. Inschrijvers starten echter geen juridische procedure, omdat de kosten daarvan niet opwegen tegen de relatief kleine opdrachten.


17

Potentiële oplossing: om de aanbestedende dienst aan te moedigen kritischer om te gaan met de geschiktheidseisen, kan een inschrijver in de vragenronde expliciet vragen stellen over het aanleveren van de bewijsmiddelen en de controle daarvan. Verder is het van belang dat een inschrijver die de opdracht niet gegund krijgt altijd een evaluatie gesprek aanvraagt, waarbij hij ook bovenstaande zaken op kan brengen. Ook kan de inschrijver het probleem voorleggen aan de VHG.

Gunningscriteria Kwaliteit In de interieurbeplanting wordt vrijwel altijd gegund op basis van de Economisch meest voordelige inschrijving, waarbij de weging meestal 40 procent prijs en 60 kwaliteit. Toch lijkt prijs de belangrijkste component. Hiervoor werden verschillende oorzaken genoemd. Een daarvan is dat het aanbestedende diensten niet lukt de kwaliteitscriteria zo te stellen dat inschrijvers zich op het gebied van kwaliteit kunnen onderscheiden. Omdat alle inschrijvers op deze manier hoog kunnen scoren op kwaliteit, wint de aanbieder met de laagste prijs. Kwaliteitscriteria bestaan nu veelal uit het opstellen van een plan van aanpak, het beschrijven van het kwaliteitsbeleid en het MVO-beleid (milieu, sociale en arbeidsaspecten en social return). De interieurbeplanters die werden geïnterviewd kwamen ook niet met suggesties voor criteria die aanbestedende diensten zouden kunnen gebruiken om beter op kwaliteit te kunnen selecteren. Potentiële oplossing: een discussie met de aanbestedende dienst om een beter beeld te krijgen wat zij echt belangrijk vinden bij interieurbeplanting en samen met hen tot goede kwaliteitscriteria te komen. Prijsvechten De ondernemers geven aan dat er in de branche soms sprake is van prijsvechters: inschrijvers die voor een onrealistisch lage prijs aanbieden. Een van de ondernemers gaf aan dat sommige partijen aanbestedingen op een geheel eigen manier benaderen: hun doel is niet een goed product te leveren, maar om de opdracht te krijgen. De lage prijs in de aanbieding wordt vervolgens gecompenseerd door meerwerk, of door het laag houden van de kosten door minimale inzet. Met het oog op de economische crisis en de eventuele afname als gevolg daarvan zullen in de toekomst misschien meer bedrijven zich genoodzaakt zien onder de kostprijs aan te bieden. Potentiële oplossing: allereerst is goed contractmanagement van groot belang. Daarnaast zijn mogelijkheden om prijsvechten te voorkomen. Een aanbestedende dienst kan ervoor kiezen in het bestek een marge voor de prijzen te geven, waarbij bijvoorbeeld afwijkingen van meer dan 20 procent van de gemiddelde prijs niet worden geaccepteerd. Of zij kan een prijstabel geven waarbij bedragen gekoppeld zijn aan te behalen punten. Ook gunnen op waarde is een optie. De aanbestedende dienst zal dit echter alleen doen als zij ervan overtuigd is dat zij zelf hinder van het prijsvechten ondervindt, bijvoorbeeld omdat de kwaliteit van de opdrachtnemer niet aan de verwachtingen voldoet. Presentatie: inrichten van ruimte Soms wordt een aanbestedingsprocedure afgesloten met een presentatie. De aanbestedende dienst nodigt dan de beste inschrijvers uit een ruimte in te richten. Vaak beschikt de aanbestedende dienst echter over onvoldoende kennis om de opstellingen op objectieve wijze te kunnen beoordelen.


18

Daarnaast komt het voor dat partijen hiervoor dure, exclusieve materialen gebruiken die zij niet in hun aanbieding hebben opgenomen en die de opdrachtgever waarschijnlijk ook niet zal afnemen. Beoordelaars zijn echter niet altijd in staat dit op te merken en kijken vooral naar het visuele effect van de opstelling. Potentiële oplossing: ook hier zou het zinvol zijn als de aanbestedende dienst een onafhankelijk expert zou inzetten, die in staat is een opstelling te beoordelen aan de hand van objectieve criteria. Verder is het van belang dat aanbestedende dienst eist dat inschrijvers bij een presentatie alleen producten mogen gebruiken die zij ook hebben opgenomen in hun offerte. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen Alle drie geïnterviewde partijen geven aan dat milieu- en sociale aspecten een belangrijk onderdeel van hun bedrijfsvoering vormen en vinden het vanzelfsprekend dat de aanbestedende diensten hierover vragen stellen. Vaak is het echter niet duidelijk wat de aanbestedende diensten precies willen weten en met welke antwoorden zij punten kunnen scoren. Dit probleem is overigens niet uniek voor de interieurbeplanting, maar geldt in vrijwel elke branche. Duurzaam inkopen is een relatief nieuw thema dat vaak is opgenomen in het inkoopbeleid van een organisatie, zonder dat precies is bepaald wat daarmee wordt bedoeld. Potentiële oplossing: in plaats van de vraag voor de aanbestedende dienst in te vullen, kunnen inschrijvers het best expliciet vragen wat de aanbestedende dienst precies wil weten en hoe zij de maximale score kunnen behalen. In januari 2012 is MVO-Nederland van start gegaan met de MVO-wijzer. Deze geeft een goede indicatie welke aspecten een ondernemer kan meenemen in de MVO beschrijving van zijn organisatie. Als laatste kan de Vakgroep bij de aanbestedende diensten natuurlijk suggesties aandragen van MVO aspecten die voor de branche van belang zijn.

Buiten de aanbesteding Enkele van de punten die opkwamen tijdens de interviews behoren wel tot het inkoopproces, maar vormen geen onderdeel van het aanbestedingsproces. Onderaannemerschap Interieurbeplanting wordt regelmatig indirect aanbesteed als onderdeel van een groter facilitair pakket. Interieurbeplanters treden dan op als onderaannemer van grotere facilitaire dienstverleners. Het is niet duidelijk welk percentage van de opdrachten het betreft. Over het algemeen geven de ondernemers de voorkeur aan separate aanbestedingen voor interieurbeplanting. In het volgende hoofdstuk zal hier verder op worden ingegaan. Contract management Zoals in vele branches is ook in de interieurbeplanting contract management vaak onvoldoende. In het bestek wordt vaak opgenomen dat tussentijds gerapporteerd moet worden en dat op regelmatige basis een externe expert de kwaliteit van de beplanting zal controleren. Dit gebeurt echter zelden of nooit. Als er al sprake is van contractmanagement gaat het vaak om een


19

aanwezigheidscontrole, waarbij bijvoorbeeld de facilitair manager aftekent wanneer een verzorgen de locatie bezoekt. Dit zegt echter weinig over de kwaliteit van het gepleegde onderhoud. Het belang van contractmanagement kwam eerder ter sprake in de paragrafen over bestaande beplanting en prijsvechten.


20

4 Overige interviews Naast de interviews met de ondernemers heeft TenderCoach enkele interviews gehouden met belangrijke spelers in de aanbestedingswereld.

Ondernemingorganisatie Schoonmaak- en Bedrijfsdiensten Als eerste hebben we gesproken met de Ondernemingsorganisatie Schoonmaak- en Bedrijfsdiensten (OSB), die zich de afgelopen jaren sterk heeft ingezet voor de verbetering van aanbestedingen in de schoonmaakbranche. De OSB is de werkgeversorganisatie van de schoonmaak- en glazenwasserbranche in Nederland. OSB’s belangrijkste doel is het behartigen van de belangen van de aangesloten leden. Aangezien een aanzienlijk deel van de schoonmaakopdrachten worden aanbesteed, spant OSB zich in om dit proces voor alle partijen zo soepel mogelijk te laten verlopen. Een recent resultaat hiervan is de Code Verantwoordelijk Marktgedrag, een gedragscode voor de schoonmaakbranche. In de code is vastgelegd dat alle betrokken partijen bij de aanbesteding niet alleen kijken naar de prijs, maar dat juist kwaliteit van de uitvoering van schoonmaakwerk en de arbeidsomstandigheden moeten worden meegewogen. In de code staat duurzaam en maatschappelijk verantwoord ondernemen centraal. Verantwoord uitbesteden en werk aannemen in de schoonmaakbranche hoort daarbij. Onlangs heeft OSB, in samenwerking met de brancheorganisaties voor catering en beveiliging, het bidbook 2011 voor de facilitaire dienstverlening opgesteld. In het bidbook worden handreikingen gedaan welke stappen de brancheorganisaties - samen met de overheid - willen zetten om de dienstverlening op peil te houden. Voorbeelden van die stappen zijn:     

herstel persoonlijk contact tussen opdrachtgever en opdrachtnemer bij aanbestedingen (mindere rol voor intermediairs) langere looptijd van contracten transparanter maken inkoopproces en opstellen meetinstrumenten beperken onmogelijke contractvoorwaarden Code Verantwoord Marktgedrag versneld verbreden

De huidige omstandigheden in de schoonmaakbranche vertonen veel gelijkenissen met die in de (buiten)groenvoorziening. De neergaande prijsspiraal die onder andere door het aanbesteden is ontstaan heeft grote consequenties voor de omstandigheden van de veelal laaggeschoolde werknemers in de branche. De situatie van de interieurbeplanters lijkt overeenkomsten te vertonen met de kleinste tak van de OSB, de glazenwasserbranche. Het gaat vaak om kleinere bedrijven met gespecialiseerde werknemers, die werken met duurdere apparatuur. Zij hebben een hele andere kostenstructuur dan schoonmaakbedrijven. Kwaliteit Interieurbeplanters geven aan dat in de aanbesteding kwaliteit meer gewaardeerd zou moeten


21

worden. Het enige dat echt telt is echter: wat betekent kwaliteit voor de aanbestedende dienst? En heeft de aanbestedende dienst wel behoefte aan meer kwaliteit? Misschien is de aanbestedende dienst zich niet bewust van wat hogere kwaliteit voor hen kan betekenen en zijn ze tevreden met mindere kwaliteit voor een lagere prijs. Bedrijven willen zich onderscheiden met vakmanschap, maar het is de vraag of vakmanschap wel het onderscheidend criterium is. Momenteel hanteren zowel opdrachtgevers als een deel van de opdrachtnemers vaak andere onderscheidende eigenschappen. De relatie tussen vakmanschap en kwaliteit moet beter worden aangetoond. Als die al bestaat. Facilitair managers Het is van belang onderscheid te maken tussen de inkopers en de gebruikers, meestal facilitair managers. Aanbieders moeten zich verdiepen in de facilitair managers: waarop wordt hij beoordeeld als het gaat om de interieurbeplanting en waarop beoordeelt hij vervolgens de interieurbeplanter. Het is van belang haakjes te vinden die voor een facilitair manager van belang zijn, bijvoorbeeld de beleving van de gebruikers van het kantoor. Die kan worden gemeten met een tevredenheidonderzoek. In de facilitaire wereld worden die regelmatig gehouden. Het is niet duidelijk of interieurbeplanting hierin wordt meegenomen. Interieurbeplanters moeten benadrukken dat binnengroen een grote invloed heeft op het welbevinden, het ziekteverzuim en de productiviteit. Dit alles maakt het aanbesteden niet direct gemakkelijker. Het kan de positie van de branche echter wel versterken, waardoor aanbestedende diensten openstaan voor dialoog. Onafhankelijke experts Het is niet waarschijnlijk dat de expertise bij de aanbestedende diensten zal toenemen en helaas is het bij de gespecialiseerde aanbestedingsbureaus niet veel beter. Het is daarom van belang dat informatie over het product en de markt beschikbaar is op het moment dat een aanbesteding plaatsvindt. Daarnaast is de aanwezigheid van onafhankelijk expertise van belang. In de schoonmaak zijn veel intermediairs en schoonmaakmakelaars actief, die zich vaak ook bezighouden met kwaliteitsmeting. Zij spelen bijvoorbeeld een belangrijke rol bij nulmetingen bij de start van het contract en tussentijdse kwaliteitscontroles. Onderhoud kan heel goed kwalitatief en objectief worden gemeten door iemand die werkelijk verstand van zaken heeft. Geïntegreerd facilitair management Grote facilitaire concerns ontwikkelen zich steeds meer richting one-stop-shopping, waarbij zij zelf alle takken van sport uitvoeren of een maincontracting - subcontracting model. Om kosten te besparen proberen zij dezelfde persoon in te zetten voor meerdere takken van sport. Als deze trend doorzet en overslaat naar interieurbeplanting, zou dit in de toekomst kunnen betekenen dat een beveiliger ’s avonds zijn rondje maakt met een bloemengieter in zijn hand. Op deze wijze gaan zij zeer efficiënt om met hun personeel. Er is geen sprake meer van vakspecialisten, maar zoals eerder besproken wordt hier lang niet altijd om gevraagd. Voor de Vakgroep is het dus van belang de noodzaak van specifieke vakkennis te benadrukken. Onderaannemers Het is niet duidelijk welk deel van de interieurbeplantingsopdrachten zelfstandig wordt aanbesteed en welk deel is opgenomen in grote facilitaire contracten. Glasbewassing wordt vaak meegenomen in


22

de algemene schoonmaak- of grote facilitaire contracten. Het vormt slechts een heel klein deel van het totale contract, maar weegt relatief zwaar mee in de aanbesteding. Glasbewassing wordt dan onder de kostprijs in de aanbieding opgenomen. Het werk wordt uitgevoerd door ongekwalificeerd personeel of glazenwassers worden voor een minimale marge als onderaannemer ingezet. De rest van het verlies wordt gecompenseerd met de andere activiteiten in het contract. Uit de gesprekken met de interieurbeplanters is niet gebleken dat zij momenteel met dezelfde omstandigheden te maken hebben, maar dit zou in de toekomst kunnen gebeuren. Het is dan ook belangrijk de unieke positie van interieurbeplanting te benadrukken en te proberen de aanbestedende dienst ertoe te bewegen een aparte aanbesteding, of indien dat niet mogelijk is tenminste een apart perceel, voor interieurbeplanting te houden. Als ook dat laatste niet mogelijk is, zou de aanbestedende dienst kunnen eisen dat onderaannemers bij de inschrijving bekend worden gemaakt en dat ook zij moeten voldoen aan geschiktheidseisen. Samenwerking met (andere)facilitaire diensten Interieurbeplanting is een tussencategorie: het lijkt dichter te liggen bij facilitaire dienstverlening dan bij buitengroen. Zoals eerder beschreven is interieurbeplanting soms een onderdeel van een groot facilitair contract. Samenwerking met andere facilitaire branches, zoals de schoonmaak, catering en beveiliging, lijkt dan ook belangrijk. Deze drie branches hebben onlangs samen een bidbook gemaakt. Dit gaat onder andere over het behoud van specialismen. Contractmanagement Ook in de schoonmaakbranche is het contractmanagement slecht. Het is een zaak tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer. Vanaf het moment dat een contract getekend is, lijken zij er slechts op gericht te zijn elkaar met minimale inzet tevreden te houden. Om opdrachtgevers en – nemers aan hun afspraken te houden is het van belang duidelijk met facilitair managers en kantoorgebruikers te communiceren wat er is ingekocht en wat zij mogen verwachten. Zij zullen zich melden als zij niet tevreden zijn. Mede hierom is de code verantwoordelijk marktgedrag opgesteld. De code beperkt zich niet alleen tot fatsoenlijk aanbesteden, maar spreekt opdrachtgevers en opdrachtnemers ook aan op hun verantwoordelijkheden in de uitvoering van het contract. De code is de start van een gedragsverandering: het is een lang traject, maar het leeft wel, dus de verwachtingen zijn goed. Benadering aanbestedende dienst Het is goed om een catalogus te maken, maar het belangrijkste is dat je boodschap landt bij de opdrachtgever. Ook de timing is daarbij van groot belang. VHG moet hierin een voortrekkersrol in spelen. OSB probeert in nauwe samenwerking met PIANOo (zie volgende paragraaf) aanbestedende diensten te professionaliseren. Zij worden aangemoedigd nauwkeurig te bepalen wat zij willen inkopen en zich te oriënteren op de markt. Hiervoor hebben OSB en PIANOo een aantal marktontmoetingen tussen opdrachtgevers en schoonmaakbedrijven georganiseerd. Individuele opdrachtgevers organiseren voorafgaand aan aanbestedingen soms marktconsultaties, waarbij zij een aantal potentiële inschrijvers uitnodigen om zoveel mogelijk kennis uit de markt te halen.


23

De Rijksoverheid heeft onlangs een systeem van categoriemanagers ingevoerd. Een Categoriemanager moet een brug vormen tussen de overheid en de markt. Hij/zij heeft de taak om kennis uit de markt te halen en de inkopers op te voeden.

PIANOo PIANOo, is het Nederlandse expertisecentrum voor aanbesteden en valt onder het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie. Het belangrijkste doel van PIANOo is de professionalisering van inkoop bij alle overheden. PIANOo werkt voor en met een netwerk van ruim 3.500 inkopers en aanbesteders. PIANOo brengt experts op inkoop- en aanbestedingsgebied bij elkaar, bundelt kennis en ervaring en geeft advies en praktische tips. Verder stimuleert het expertisecentrum de dialoog tussen opdrachtgevers bij de overheid en het bedrijfsleven. Dit maakt PIANOo tot het startpunt voor de Vakgroep Interieurbeplanting. PIANOo is bereid de Vakgroep Interieurbeplanting te helpen door haar platform beschikbaar te stellen. Er zijn twee instrumenten die hiervoor geschikt zijn: een marktdossier op de PIANOo website en een marktsessie tijdens het jaarlijkse PIANOo congres. Daarnaast kan PIANOo ondernemers doorverwijzen naar de juiste contactpersonen bij de aanbestedende diensten. Voorwaarde v oor hulp is wel dat de Vakgroep zich proactief opstelt. PIANOo marktdossiers In de loop van haar ruim 5-jarig bestaan is bij PIANOo, Expertisecentrum Aanbesteden het inzicht gegroeid dat er in het algemeen bij aanbesteden weinig aandacht is voor kennis van de markt. PIANOo ziet marktkennis als een essentieel onderdeel van het inkopen en aanbesteden van overheidsopdrachten. Ken de markt. Hoe beter de inkoper zijn markt kent, des te beter kan hij zijn inkoopvraag opstellen en de inschrijvingen. Het is echter onmogelijk voor één aanbestedende dienst om van alle markten thuis te zijn. Het is wel mogelijk om de marktkennis van alle aanbestedende diensten met elkaar te delen, bijvoorbeeld op de website van PIANOo. Hierop staan steeds meer dossiers met kennis van specifieke markten. In samenwerking met PIANOo kan de Vakgroep Interieurbeplanting een marktdossier samenstellen dat vervolgens zal worden geplaatst op de PIANOo website. In het dossier komen zaken aan de orde als: wat is het product, hoe is de markt opgebouwd, waar moeten organisaties opletten bij de inkoop van interieurbeplanting, maar ook informatie over het keurmerk en het vakdiploma interieurbeplanting passen prima in het marktdossier. Het is geen probleem dat het een relatief kleine markt is. PIANOo congres Met een jaarlijks landelijk congres geeft PIANOo inkopers en aanbesteders uit de publieke sector de gelegenheid kennis en kennissen op te doen. Een congres dat veel en gevarieerde informatie aanbiedt in lezingen en workshops, gepresenteerd door vakgenoten en specialisten van verschillende organisaties. Een van de onderdelen van het congres zijn marktsessies, waarbij bedrijven uit verschillende sectoren hun branche presenteren. In 2011 trok het PIANOo congres ongeveer 900 deelnemers. PIANOo is graag bereid ook een sessie over Interieurbeplanting te organiseren.


24

Categoriemanagers Rijksoverheid Aanbestedende diensten zijn zich veelal bewust van hun tekortkomingen, waaronder een gebrekkige kennis van de markt. Om dichter bij de markt te komen heeft de Rijksoverheid Categoriemanagers aangewezen, die ieder verantwoordelijk zijn voor een of enkele sectoren. De meeste categoriemanagers zijn nog zoekende naar een goede invulling van hun taak en staan zijn vaak blij als de markt zich meldt om hen daarbij te helpen. Beeldbestek Het is een goede eerste stap om standaarden te definiëren en te ondersteunen met beeldmateriaal. In de(buiten)groenvoorziening wordt in onderhoudscontracten gebruik gemaakt van beeldbestekken. Dit zou ook een optie voor de interieurbeplanting zijn. Zij moeten wel uitkijken dat dit het onderscheidend vermogen niet verder beperkt, maar kwaliteit zit over het algemeen niet in individuele planten. Die moet op een andere manier worden uitgevraagd. Best value procurement Naast functioneel specificeren zou best value procurement een optie zijn. Daarbij stelt de aanbestedende dienst een budget en minimum eisen op en vraagt zij vervolgens de inschrijvers wat zij binnen dat raamwerk kunnen bieden. Deze vorm van aanbesteden wordt nog niet veel gebruikt. Vooral omdat een objectieve beoordeling niet altijd gemakkelijk is. Prijsvechten Aanbestedende diensten zouden gebruik kunnen maken van een prijsmarge, maar dat is eigenlijk symptoom bestrijding. Als de prijs zo bepalend is voor de aanbesteding, is de basis niet goed. Het is beter een stap terug te doen en te zorgen dat de kwalitatieve uitvraag meer onderscheidend en daarmee bepalend is, dan in een later stadium te corrigeren.


25

5 Aanbevelingen Op basis van het deskresearch en de interviews met drie leden van de vakgroep, de Ondernemingorganisatie Schoonmaak- en Bedrijfsdiensten en PIANOo is TenderCoach tot de volgende 10 aanbevelingen gekomen. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Website Interieurbeplanting product en markt Checklist locatie Standaarden en beeldmateriaal Kwalitatieve gunningscriteria Onafhankelijk expertise Samenwerking met facilitaire branches Categoriemanager Rijksoverheid PIANOo marktdossier PIANOo congres

1 Website In de oorspronkelijke opdrachtomschrijving was opgenomen dat het eindresultaat een brochure met aanbevelingen voor aanbestedende diensten zou zijn. Al in het begin van het project bleek echter dat een brochure niet het meest geschikte instrument zou zijn om aanbestedende diensten te bereiken. Vooral omdat aanbestedende diensten slechts sporadisch met interieurbeplanting te maken krijgen, is het van belang dat zij over (actuele) informatie kunnen beschikken wanneer zij die nodig hebben. Een papieren brochure is hiervoor minder geschikt. Onderwerpen die in elk geval op de website moeten worden beschreven zijn:     

Het product interieurbeplanting De samenstelling van de markt Checklist locatie Standaarden en beeldmateriaal Beschikbare onafhankelijke experts

2 Interieurbeplanting product en markt Een van de punten die op de website zou moeten worden opgenomen is een korte heldere beschrijving van het product interieurbeplanting en de markt. Meer kennis van het product is een voorwaarde voor een betere kwalitatieve uitvraag en minder fouten en een beter inzicht in de markt zou de proportionaliteit van de geschiktheidseisen kunnen verbeteren. In hoofdstuk 1 van dit rapport is een stuk over het product interieurbeplanting opgenomen dat als voorbeeld kan dienen. Punten die in elk geval aan de orde zouden moeten komen:   

De voordelen van binnengroen Een beschrijving van de verschillende onderdelen van het product De mogelijke contractvormen


26

  

Milieu Samenstelling van de markt Het vakdiploma

3 Checklist locatie In de meeste interieurbeplantingsbestekken is weinig informatie over locatie opgenomen. De informatie die er is, staat vaak verspreid door het document. De Vakgroep zou op zijn website op de website van een checklist voor de aanbestedende dienst, met daarop punten die van belang zijn om een goed beeld te krijgen van een bepaalde locatie beschikbaar stellen. Zaken die in deze checklist zouden kunnen worden opgenomen zijn: watertappunten, liften, loopafstanden, beveiliging, openingstijden, bereikbaarheid, de aanwezigheid van apparatuur enz. De punten kunnen natuurlijk worden aangevuld door de vakgroep. 4 Standaarden en beeldmateriaal Een volgende aanbeveling is dat de vakgroepleden afspraken maken over bepaalde eenheden en standaarden. In bestekken wordt vaak wel gesproken over ‘planteenheden’, maar daarvan wordt geen definitie gegeven. Het gaat daarbij om:   

 

Planteenheden Wat is een eenheid? Een plant, een bak? Hoogte Wordt de hoogte exclusief of inclusief de pot opgegeven? Volume van beplanting Is de pot bijvoorbeeld standaard, luxe of exclusief gevuld? En wat betekenen die begrippen concreet Vervanging Wanneer moet een plant vervangen worden Kerstversiering Ook hier kan onderscheid worden gemaakt tussen standaard, luxe of exclusieve al naar gelang de dichtheid van de versiering

Bovenstaande standaarden moeten door de branche zelf worden ingevuld. Ze moeten concreet en helder worden omschreven en worden ondersteund met beeldmateriaal. Het is van belang dat de gehele branche achter de definities staat. Door gebruik van standaarden in bestekken, weet de aanbestedende dienst wat het kan verwachten bij een bepaalde uitvraag en wordt voorkomen dat zij bij de beoordeling van de inschrijvingen appels met peren moet vergelijken. Een aanbestedende dienst zou het beeldmateriaal zelfs kunnen inzetten in de vorm van een soort beeldbestekken, zoals die in de groenvoorziening voorkomen. 5 Kwalitatieve gunningscriteria Het is van belang een algemeen beeld te krijgen van de wensen van de potentiële opdrachtgevers. Wat willen zij bereiken met binnengroen? Waar moet de beplanting aan voldoen? Wat zijn hun verwachtingen ten aanzien van de kwaliteit van de beplanting? Wat verwachten zij van de interieurbeplanters? Alleen als deze en andere vragen zijn beantwoord, kan de Vakgroep suggesties opstellen voor aanpassing van de kwalitatieve gunningscriteria.


27

6 Onafhankelijke expertise Beschikbaarheid van onafhankelijke expertise voor opdrachtgevers zal gunstige effecten hebben voor zowel de aanbestedende dienst als de inschrijvers. De aanbestedende dienst zou de expert kunnen gebruiken in verschillende fases van het inkooptraject. Bijvoorbeeld tijdens het opstellen van het aanbestedingsdocument zou de expert de kwaliteit van de bestaande beplanting kunnen beoordelen en een inschatting kunnen geven welk percentage op korte termijn vervangen dient te worden. Ook zou de expert nulmeting, tussenmetingen en een eindmeting kunnen uitvoeren om de kwaliteit van de beplanting te monitoren. Daarbij zou hij kunnen aangeven of en hoeveel planten op een gegeven moment onder de kwaliteitsnorm zitten. 7 Samenwerking met facilitaire branches Er bestaan raakvlakken tussen interieurbeplanting en andere facilitaire branches, zoals de schoonmaak, catering en beveiliging. Deze brancheverenigingen werken individueel en gezamenlijk aan een beter aanbestedingsregime. Voorbeelden hiervan zijn de ‘Code Verantwoordelijk Gedrag’ in de schoonmaakbranche en het ‘Bidbook 2011’ van de drie brancheverenigingen. De OSB nodigt de Vakgroep Interieurbeplanting van harte uit voor een gesprek. 8 Categoriemanager Rijksoverheid De Rijksoverheid heeft onlangs categoriemanagers aangesteld om een brug te vormen tussen de markt en de aanbestedende diensten. Deze staan open voor input vanuit de markt. De Vakgroep kan contact opnemen met de betreffende categoriemanager, de heer Ramesh Ghurahoo, bij het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. 9 PIANOo marktdossier De informatie die PIANOo via haar websites beschikbaar stelt, wordt door vrijwel alle aanbestedende diensten in Nederland geraadpleegd. PIANOo, biedt de Vakgroep de mogelijkheid een marktdossier op de PIANOo website te plaatsen. Input voor het marktdossier komt grotendeels overeen met deinformatie die op de website van de VHG zal worden geplaatst. Voorbeelden van marktdossiers zijn te vinden op www.pianoo.nl/dossiers/markten . 10 PIANOo congres Het jaarlijkse PIANOo congres is het belangrijkste evenement voor aanbestedende diensten in Nederland. In 2011 trok het congres 900 vertegenwoordigers van aanbestedende diensten. Tijdens elk congres biedt PIANOo verschillende branches de mogelijkheid een marktsessie te organiseren om het product en de markt aan de aanbestedende diensten te presenteren en te discussiëren over problemen en suggesties met het aanbesteden. Om hiervoor in aanmerking te komen is het zaak snel contact op te nemen met PIANOo.


28

Conclusie Op basis van het deskresearch en een aantal interviews met vakgroepleden en belangrijke spelers in de aanbestedingswereld heeft TenderCoach 10 aanbevelingen opgesteld. De laatste vier aanbevelingen (Samenwerking facilitaire branches, Categoriemanager Rijksoverheid, PIANOo marktdossier en PIANOo congres) kunnen het best zo snel mogelijk worden opgepakt door de VHG. Zo is de OSB geïnteresseerd in samenwerking en heeft PIANOo concrete voorstellen gedaan. De contactpersonen van beide organisaties zijn opgenomen in bijlage 1. Ook het opzetten van de website en de beschrijving van het product en de markt interieurbeplanting (voor zover die moet worden aangevuld) kunnen het best worden uitgevoerd door de VHG. Voor de verdere uitwerking en invulling van enkele andere aanbevelingen (de checklist locatie, de standaarden en het beeldmateriaal, de kwalitatieve gunningscriteria en het eventueel identificeren van een onafhankelijke expert) is de input van de ondernemers van belang. Een goede werkwijze zou zijn om hiervoor een of enkele workshops te organiseren.


29

Bijlage 1 Contactgegevens en websites voor verdere informatie 1a Geïnterviewde partijen Ambius

Dhr. Cees Podt Area Managing Director Central- and Northern Europe [email protected] 026-319 55 00 Dhr. Marc Schoutens Commercial Director [email protected] 026-319 55 00

Ten Brinke Interieurbeplanting Dhr. Pascal Ten Brinke Directeur [email protected] 0316-33 24 00 Zuidkoop Natural Projects Dhr. Dennis Zuidgeest Coördinator Interieurbeplanting [email protected] 0174-51 46 66 Ondernemingsorganisatie Schoonmaak- en Bedrijfsdiensten Dhr. Nico Koch Beleidssecretaris KAM en Economie [email protected] 073-648 38 50 PIANOo Expertisecentrum Aanbesteden Dhr. Kees Tazelaar [email protected] 070-349 07 77

1b Overige contactpersonen Categoriemanager Rijksoverheid Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Dhr. Ramesh Ghurahoo [email protected] 070-333 46 86


30

1c Relevante websites Aanbestedingskalender De aanbestedingskalender publiceert (Europese) openbare en niet-openbare aanbestedingen. www.aanbestedingskalender.nl Aanbestedingsmonintor Biedt een overzicht van de Nederlandse gemeenten, hun aanbestedingsbeleid, de drempelbedragen die zij hanteren voor openbare, meervoudige onderhandse en enkelvoudig onderhandse procedures. www.aanbestedingsmonitor.nl Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten (BAO) http://wetten.overheid.nl/BWBR0018607 Besluit Aanbestedingen Speciale Sectoren (BASS) http://wetten.overheid.nl/BWBR0018608/geldigheidsdatum_04-01-2012 Bidbook Facilitair Management 2011 www.veneca.nl/websites/veneca/docs/Ontwerp_Bidbook_A4_versie_def_(hoge_resolutie).pdf Europa decentraal Europa decentraal is het kenniscentrum voor Europees recht en beleid voor decentrale overheden. www.europadecentraal.nl Gedragscode Schoonmaakbranche www.osb.nl/gedragscodeschoonmaakbranche MVO-wijzer www.de-mvowijzer.nl Ondernemingsorganisatie Schoonmaak- en Bedrijfsdiensten www.osb.nl PIANOo: Expertisecentrum voor Aanbesteden www.pianoo.nl PIANOo Marktdossiers www.pianoo.nl/dossiers/markten TenderCoach www.tendercoach.nl TenderNed TenderNed publiceert openbare en niet openbare aanbestedingen. www.tenderned.nl


31

VHG www.vhg.org

Bijlage 2 Opzet interviews 2a Interview ondernemers Aanleiding: Het aantal opdrachten in de interieurbeplanting dat wordt aanbesteed neemt toe. Slechts weinig aanbestedende diensten beschikken echter over specifieke kennis van interieurbeplanting, wat vaak resulteert in disproportionele geschiktheidseisen en selectiecriteria, een programma van eisen dat onmogelijke diensten uitvraagt, of dat opdrachtgevers overvraagt. Het project beoogt een praktisch handvat te bieden met daarin aanbevelingen voor een goed bestek, door te komen tot meer uniformering in het uitvragen van opdrachten. Doel van het project: het ontwikkelen van een standaard voor de uitwerking van bestekken. Doel van het interview: onderzoeken welke aspecten volgens ondernemers in de sector moeten worden opgenomen in de bestekken (verzorgingseenheden per jaar enz.) en of het mogelijk is te komen tot uniforme standaarden (verzorgingseenheden in Hydro, opgave van loopafstanden enz.) Gespreksthema’s Hieronder heb ik zes gespreksthema’s opgesomd en uitgewerkt. Het is mijn bedoeling om de vragen zoveel mogelijk open te laten om de te interviewen personen zoveel mogelijk ruimte te geven om zelf met ideeën / suggesties te komen. De gedetailleerde uitwerking (bullits) is slechts bedoeld als kapstok voor mijzelf, eventueel ter illustratie en om het gesprek op gang te houden. De te interviewen personen krijgen voorafgaand aan het interview een kort overzicht met (alleen) de gespreksthema’s. 1. Kennismaking 

Achtergrond en doel project



Rol interviews

2. Interieurbeplanting algemeen (aanbestedende diensten hebben onvoldoende kennis van de markt) 

Waar blijkt dat uit?



Wat zouden ze over interieurbeplanting moeten weten?

3. Ervaring met aanbesteden 

Onderhands / Openbaar / Europees



Problemen ondervonden

4. Hoe zou het anders kunnen?


32



Contractvorm raamovereenkomst? Contractduur?



Perceelindeling



Publicatie VHG?



Laagste prijs versus EMVI



Verdeling prijs/kwaliteit, bijvoorbeeld 70/30



Schouwing



Omschrijving bestaande interieurbeplanting o



Voorbeeld Excel spreadsheet BZK

Geschiktheidseisen en selectiecriteria (waar moet het bedrijf aan voldoen) o

Bijvoorbeeld: omzet eisen – referenties inhoud – referentie waarde (verhouding levering/onderhoud) – verzekering – diploma’s – opleidingsniveau (percentage personeel dat over relevante LBO/MBO opleiding beschikt) – personeelsbezetting – milieueisen (ISO 14001) – kwaliteitseisen (ISO 9001) technische uitrusting

o

Introductie basisdiploma



Gunningscriteria (waar moet de inschrijving aan voldoen)



Functionele specificatie (aantal bezoeken etc. ter beoordeling aan inschrijver) o

Voorbeeld functioneel BZK (VVI volledige verzorging inclusief vervanging, VE verzorgingseenheid (=1 plant), HVZ/HVK/HVM halfjaarlijkse verzorging zijden, kunst, gemummificeerde planten)



Technische specificatie (handelingen voorgeschreven) o



Minimum eisen o



Aantal keren water geven / snoeien / ziekte bestrijden / voeden etc Rapportage

Wensen Nieuwe planten - vervangen - onderhoud/verzorging o

Plan van aanpak – levertijden – communicatie – kwaliteit – klachten – handelswijze bij schades - presentatie



Prijs o

Sprake van prijsduikers?

o

Verhouding onderhoud en leveranties

o

Offerte nieuwe beplanting (niet vervanging)

o

Prijsberekening (bijvoorbeeld marge voor levering bakken op basis van bruto inkoopprijs leverancier?)


33

5. Standaardisering 







Beschrijving situatie o

Locaties/afstanden

o

Loopafstanden

o

Bakken/planten/verzorgingseenheden

o

Af te voeren planten

o

Nulmeting

Selectiecriteria o

Omzet …x opdrachtwaarde

o

Referenties

o

Certificaten en diploma’s (VCA, basisdiploma)

Prijs o

Standaardeenheden

o

Prijsberekening nieuwe planten/bakken

Eisen / wensen dienstverlening o

Verzorgingseenheden

o

Volledige verzorging inclusief vervanging

o

Volledige verzorging exclusief vervanging

o

Periodieke verzorging zijde, kunst en gemummificeerde planten (bijv. halfjaarlijks)





Eisen / wensen leveranties o

Offerte nieuwe eenheden

o

Plantenboek (digitaal) met beschikbare bakken en planten (huisstijl)

Standaard teksten o

Passage vervanging planten schade veroorzaakt door derden

o

Passage steekproefsgewijze kwaliteitsmeting door derden

o

Bestrijding ziekten en plagen met biologische middelen

o

Terugname en verwerking (groen) afval

6. Ideeën over te nemen acties 

Overeenstemming binnen de branche



Brochure



Presentatie


34


35

2b Overige Interviews Aanleiding: Het aantal opdrachten in de interieurbeplanting dat wordt aanbesteed neemt toe. Wij hebben gemerkt dat de specifieke kennis over de branche bij aanbestedende diensten soms beperkt is, wat kan leiden tot onnodig complexe aanbestedingsbestekken en geschiktheidseisen en programma’s van eisen waaraan geen of slechts heel weinig inschrijvers kunnen voldoen. Het resultaat is dat (geschikte) potentiële opdrachtnemers afzien van inschrijving. Het doel van dit project is tweeledig: 1. met de branche komen tot standaardisering van diensten/leveranties (verzorgingseenheden enz.) 2. het bieden van een praktisch handvat voor aanbestedende diensten met aanbevelingen voor een goed bestek Doel van het interview: onderzoeken hoe de schoonmaakbranche soortgelijke uitdagingen (succesvol) heeft opgepakt. Daarbij zijn we met name geïnteresseerd de suggesties voor verbetering van bestekken en de concrete aanpak op het gebied van standaardisering de samenwerking met aanbestedende diensten. Gespreksthema’s Hieronder heb ik vier gespreksthema’s opgesomd en uitgewerkt. Het is mijn bedoeling om de vragen zoveel mogelijk open te laten om de te interviewen personen zoveel mogelijk ruimte te geven om zelf met ideeën / suggesties te komen. De gedetailleerde uitwerking (bullits) is slechts bedoeld als kapstok voor mijzelf, eventueel ter illustratie en om het gesprek op gang te houden. De te interviewen personen krijgen voorafgaand aan het interview een kort overzicht met (alleen) de gespreksthema’s. 1. Kennismaking 

Achtergrond en doel project



Rol interviews



Verschillen met de schoonmaakbranche: o

project niet zozeer gericht op uitsluiten prijsduiken, verbetering marges etc, maar echt op de verbetering van de bestekken

o

Minder aanbestedingen, dus minder kennis bij de AD

2. Ervaring met kwalitatieve verbetering aanbestedingen en standaardisering diensten a. Verkrijgen van eenheid binnen de branche 

Schouwing en omschrijving bestaande situatie


36

o

Locaties

o

Loopafstanden

o

Nulmeting

b. Geschiktheidseisen / selectiecriteria Omzeteisen – Referenties – Verzekering – Opleidingsniveau - Specifieke diploma’s – personeelsbezetting – milieueisen – kwaliteitseisen - technische uitrusting 

Functionele versus technische specificaties o



Verzorgingseenheden versus aantal bezoeken per maand etc.

Functionele standaarden uitwerken o

Verzorging natuurlijke planten

o

Verzorgen kunst/zijde/gemummificeerde planten

o

Vervanging planten

o

Bestrijding herbiciden en pesticiden



Prijstabellen / prijsberekening / vergelijking



Rapportage c. Standaard teksten o

Passage vervanging planten schade veroorzaakt door derden

o

Passage steekproefsgewijze kwaliteitsmeting door derden

o

Bestrijding ziekten en plagen met biologische middelen

o

Terugname en verwerking (groen) afval

3. Tegen welke valkuilen liep de OSB aan in het bereiken van soortgelijke doelstelling in de schoonmaakbranche. 4. Doordringen tot de Aanbestedende diensten a. Brochure b. Presentatie c. Vinden van juiste contactpersonen / champions


37

Effectiever aanbesteden van INTERIEURBEPLANTING

Recommend Documents