editační okénko adresa aktivní buňky

Microsoft Excel

XP

Původním úkolem počítačů, od kterého je koneckonců odvozeno i slovo počítač, je počítání, tj. matematické operace s čísly. Pokud se dnes podíváme, k čemu jsou počítače v normálním životě nejvíc používány, zjistíme, že většina činností nemá s počítáním nic společného. Na počítačích se píší texty, sestavují databáze, připravují prezentace a v neposlední řadě také hrají hry. Jedinými aplikacemi, které mají za úkol opravdu pracovat s čísly jsou tabulkové kalkulátory, cizím slovem spreadsheety. Asi nejpoužívanějším z nich je program Microsoft Excel, který je součástí kancelářského balíku Microsoft Office a kterému budou věnována i následující praktická cvičení. Spuštění programu a první seznámení s ním Stejně jako MS Word se i Excel spustí nejjednodušeji kliknutím LTM na položku Excel, která je v menu Programs pod tlačítkem Start (viz MS Word). Po spuštění programu se na obrazovce objeví okno, které se v mnohém podobá oknu programu Word. Stejná je hlavní lišta, velmi podobné si jsou příkazové lišty a lišty s tlačítky. Nejvíce se liší samozřejmě obsah hlavní části okna, které neobsahuje bílou nepopsanou stránku, ale zatím prázdnou tabulku.

editační okénko aktivní buňka adresa aktivní buňky

záložky listů

Tabulka je tvořena buňkami, které jsou seřazeny do sloupců a řádek. Sloupce se označují písmeny abecedy, řádky čísly. Každá buňka má svou adresu, určenou písmenem sloupce1 a číslem řádku, mezi nimiž není mezera (např. buňka v levém horním rohu je A1, buňka napravo od ní B1, buňka pod ní A2 atd.). Jedna tabulka obsahuje 65 536 x 256 buněk (A1 x IV65536).V jednom souboru může být i více takovýchto tabulek, každá na zvláštním listu. List může kromě tabulek obsahovat 1

Sloupce jsou značeny v abecedním pořádku, přičemž po Z pokračuje značení AA, AB, AC, AD … IS, IT, IU, IV. Písmena použitá ke značení sloupců vycházejí z anglické abecedy, sloupce s háčky a čárkami proto neexistují.

1

např. grafy nebo grafické objekty (od verze Excel 97). Mezi jednotlivými listy lze přepínat pomocí kliknutí LTM na jejich záložky (viz. obrázek). Kromě tabulky a prvků, které známe již z okna programu Word je zde ještě řádka umístěná mezi tabulkou a spodní lištou s tlačítky, v níž je (zprava) uvedena adresa aktivní buňky a následně její obsah v editačním okénku. Více o něm najdete v kapitole Editace buněk. Pohyb po tabulce Důležitým prvkem v tabulce je aktivní buňka. Jen do aktivní buňky můžeme zadávat data a jen v aktivní buňce můžeme data editovat. Aktivní buňka je vždy po svém obvodu zvýrazněna tlustou černou čarou v jejímž pravém dolním rohu je malý čtverec, který zde slouží v podstatě jako kursor. Abychom mohli do tabulky zadávat data, musíme se nejprve naučit s tímto kurzorem pohybovat . Při spuštění Excelu je aktivní buňkou vždy buňka v levém horním rohu tabulky, buňka A1. Všimněte si, že adresa A1 je uvedena i v řádce pod tlačítkovou lištou. Chceme-li kurzor aktivní buňky přesunout, můžeme tak učinit stejně jako v textovém editoru buď pomocí klávesnice nebo myší. K posunování kurzoru slouží na klávesnici kurzorová tlačítka, která posunují kurzor vždy o 1 buňku v daném směru. Všimněte si, že při přesouvání kurzoru se zároveň mění i adresa aktivní buňky v řádce pod tlačítky. Pomocí kláves PageUp a PageDown můžeme posunovat kurzorem vždy o 1 obrazovku směrem nahoru či dolů. Používáme-li k přesunu myš, stačí najet nad vybranou buňku křížem2 a stisknout LTM. Kurzor se automaticky přemístí. Protože na obrazovce je obvykle jen malá část tabulky, můžeme pomocí posuvných lišt zobrazenou část měnit. Všimněte si, že se při posunování obsahem okna nemění nastavení aktivní buňky, která se tak může ocitnout mimo obrazovku. Zvláště při práci s velkými tabulkami mohou být užitečné i klávesové zkratky, jejichž seznam je v následující tabulce Klávesová zkratka

Její význam Přesune kurzor na první řádek vybraného sloupce

+ Přesune kurzor na poslední řádek vybraného sloupce + Přesune kurzor na první sloupec vybraného řádku + Přesune kurzor na poslední sloupec vybraného řádku + Přesune kurzor na buňku A1 + Přesune kurzor na poslední neprázdnou buňku vpravo dole +

!

Chceme-li co nejrychleji přesunout kurzor na buňku kdesi v hloubi tabulky, jejíž adresu známe, můžeme použít příkazu EDIT » GO TO (CTRL+G), do okna, které se objeví, vepsat adresu a potvrdit klávesou Enter. Kurzor se na danou buňku okamžitě přesune. Vkládání dat do tabulky Chceme-li do buňky vložit data, nejprve na ni přesuneme kurzor, čímž ji učiníme aktivní. Poté na klávesnici napíšeme požadovaný řetězec a stiskneme klávesu Enter. Kurzor se posune o 1 buňku 2

Všimněte si, že se kurzor myši (šipka) při pohybu nad tabulkou mění v bílý kříž, stejně, jako se při pohybu nad textem v MS Word měnil ve svislou čáru.

2

níže3 a v tabulce zůstane námi zadaný řetězec. Všimněte si, že při vkládání dat se v buňce objevil textový kurzor (svislá čára) a že zadávaný řetězec se zobrazil zároveň vedle pole s adresou buňky. Pozor: pokud byste se spletli a chtěli se, podobně jako v textovém editoru, vrátit pomocí kurzorových šipek zpět a chybu opravit, Excel chybný řetězec uloží do buňky a místo textového kurzoru přesune daným směrem aktivní buňku. Pamatujte si proto, že při vkládání se lze vracet v řetězci zpět klávesou Backspace, která ovšem znaky maže. Excel automaticky rozlišuje 3 typy dat v buňkách: texty čísla vzorce Texty Za text považuje Excel jakýkoli řetězec, který nezačíná rovnítkem („=“) a není číslem. Excel text zobrazí ve stejné formě, jak byl zadán a to i tehdy, bude-li jeho délka větší, než je šířka aktivní buňky. V takovém případě bude text zasahovat v tabulce i do buněk následujících, aniž by se však stal jejich obsahem. Snadno se o tom můžeme přesvědčit tím, že na ně přesuneme kurzor, a v poli vedle adresy aktivní buňky odečteme jejich obsah. Čísla Za číslo považuje Excel jakýkoli řetězec znaků, který obsahuje pouze číslice 0..9. Výjimkou jsou znaménka plus („+“) či mínus („-“) na první pozici v řetězci a písmeno E použité při zadávání čísla v logaritmickém tvaru4. Vzorce Vzorce jsou tím, co činí tabulku tabulkou. S jejich pomocí můžeme operovat s pevně zadanými hodnotami, tj. texty a čísly, a získávat tak nové informace. Za vzorec je tabulkou považován každý řetězec, který začíná rovnítkem „=“. Po rovnítku Excel očekává zápis vzorce, kterému by rozuměl a mohl ho zpracovat. Jakmile zadání vzorce potvrdíme stiskem klávesy ENTER, Excel ho zpracuje a v buňce zobrazí jeho výsledek. To je rozdíl oproti pevně zadaným hodnotám – vlastní obsah buňky (tj. vzorec) se zobrazuje pouze v řádku pod tlačítky a buňka v tabulce ukazuje už jen jeho výsledek. Podívejme se nyní na připojený obrázek a rozeberme si v něm uvedený jednoduchý vzorec. Na obrázku vidíme aktivní buňku B1, ve které je vzorec „=A1+1“, což znamená vezmi hodnotu v buňce A1 a přičti k ní 1. Jak vidíte, ve vzorcích se odkazuje na obsah příslušné buňky její adresou (v našem příkladě A1). Pokud bychom obsah buňky, na kterou je ve vzorci odkaz, změnili, přepočítá se automaticky i obsah buňky se vzorcem. To je jedna ze základních vlastností tabulkových procesorů. Pokud bychom nyní do buňky B2 v naší tabulce vepsali vzorec „=B1*A1“, zobrazila by se tam hodnota 2. Jak vidíte, ve vzorcích je možné uvádět i odkazy na buňky, které samy vzorce obsahují. V takovém případě Excel počítá s jejich výsledkem, nikoli se vzorcem, podle kterého byl vypočítán. Jak jste jistě zaznamenali, ve vzorcích se používá základních matematických operátorů, jejichž seznam je uveden v následující tabulce.

3

To, kam se kurzor po stisku klávesy Enter posune, můžeme nastavit v okně TOOLS » PROPERTIES na záložce XXXX. 4 Číslo v logaritmickém tvaru vypadá následovně: <+/-><+/->E<exponent>. Příklady: -1,2E12; 56,238E-9 apod.

3

OPERÁTOR VÝZNAM + Součet Rozdíl * Součin / Podíl ^ Umocnění

Ve vzorcích je uplatňována přednost matematických operací, tzn., že nejprve se vyhodnocuje umocňování, následně násobení a dělení a nakonec sčítání a odečítání. Ve vzorcích je samozřejmě v případě, kdy chceme přednost matematických operací změnit, možné použít závorky.

PŘÍKLAD =B8+B9+5 =N11-7 =A1*B2 =1/C3 =D1^2 (D1 na druhou)

Funkce Protože jsou tabulkové procesory určeny ke zpracovávání složitých matematických, ale i ekonomických a statistických úloh, jsou kromě výše uvedených základních matematických operací vybaveny i rozsáhlou sadou různých funkcí, které můžeme ve vzorcích využít. Pokud by ani to nestačilo, dává Excel uživateli možnost naprogramovat si vlastní pomocí poměrně výkonného programovacího jazyka VBA (Visual Basic for Applications). Pro účely našich praktických cvičení však budeme pracovat pouze s několika málo již předdefinovanými funkcemi. Používáme-li ve vzorci funkci, musíme dodržet její základní syntaxi, která je následující:

<jméno_funkce> ( <parametr> , <parametr> , … ) Nejprve tedy uvádíme jméno funkce, za ním v závorkách její jednotlivé parametry oddělené od sebe středníky. Základní funkce jsou uvedeny v tabulce. FUNKCE SQRT(výraz) SIN(výraz) COS(výraz) TG(výraz) LN(výraz)

POPIS Odmocní číslo v závorce Vypočítá sinus čísla v závorce Vypočítá cosinus čísla v závorce Vypočítá tangens čísla v závorce Vypočítá přirozený logaritmus čísla v závorce LOG(výraz) Vypočítá dekadický logaritmus čísla v závorce EXP(výraz) Umocní Eulerovo číslo závorkou PI() Vrátí hodnotu Ludolfova čísla pí MIN(výraz, výraz, …) Vrátí nejmenší z hodnot v závorce MAX(výraz, výraz, …) Vrátí největší z hodnot v závorce MEDIAN(výraz, výraz, …) Vrátí medián hodnot v závorce SUMA(výraz, výraz, …) Sečte hodnoty v závorce AVERAGE(výraz, výraz,…) Vypočte průměr z hodnot v závorce KDYŽ(Podmínka, Ano, Ne) Ověří zda je podmínka splněna a vrátí jednu hodnotu s výsledkem PRAVDA, a jinou hodnotu s výsledkem NEPRAVDA

PŘÍKLAD =SQRT(A2) =SIN(56.2) =COS(B4*2) =TG(A1) =LN(B2*B3) =LOG(10) =EXP(2) =PI()*2 =MIN(A1:A10) =MAX(B6:B14) =MEDIAN(1,1,5,6,2) =SUMA(A1,B2:B8) =AVERAGE(A1:B5) =KDYŽ(A2<0;"zápor né číslo";"kladné číslo")

Pokud jste četli tabulku pečlivě, jistě jste si u statistických funkcí všimli parametru tvořeného dvojicí adres buněk odděleného dvojtečkou. Takto se v Excelu označuje souvislá skupina buněk přičemž adresy kolem dvojtečky udávají levou horní a pravou dolní buňku výběru. Na obrázku jsou pro názornost některé takové skupiny A1:A4 označeny. Pokud tedy zadáme Excelu vzorec C1:D5 =MIN(A1:B5,C1:C4) A7:D7

4

! ! ! ?

Excel mi vrátí jednu hodnotu, která se bude rovnat nejmenší z hodnot v buňkách A1 A2 A3 A4 A5 B1 B2 B3 B4 B5 C1 C2 C3 a C4. Obdobně fungují i ostatní uvedené statistické funkce. Pokud chceme rychle sečíst čísla napsaná pod sebou ve sloupci či vedle sebe v řadě, stačí když posuneme kurzor na buňku těsně pod (popř. vedle) sady čísel a stiskneme tlačítko suma. Excel sám „inteligentně“ odhadne rozsah sady a my jeho obvykle přesný odhad jen potvrdíme klávesou ENTER. Problémy mohou nastat v případě, kdy nahrajeme tabulku s funkcemi vytvořenou v anglické verzi programu Excel do verze české a naopak. Při národní lokalizaci totiž nedošlo k překladu nejen u příkazových menu a hlášení v oknech, ale i názvů některých funkcí. Funkce AVERAGE se v české verzi jmenuje PRŮMĚR, funkce SQRT ODMOCNINA a podobně. Ačkoli je jejich funkce stejná nebudou v jiných národních verzích fungovat. Pokud bychom přesto chtěli například v české verzi používat anglické funkce (což není nerozumné), museli bychom vyměnit jeden ze souborů tvořících program Excel. Tuto záměnu však nikdy nedělejte sami ! S počešťováním souvisí i další problém – používání desetinné čárky. Zatímco čeština a s ní i český Excel používají desetinnou čárku, Angličané užívají desetinnou tečku. Chtěl bych používat i jiné funkce, než jen ty výše uvedené. Existuje nějaký jejich seznam ? Ano, pokud si chcete používat další funkce, můžete tak učinit příkazem INSERT »FUNCTION, popřípadě příslušným tlačítkem. Objeví se okno, ve kterém jsou vypsány všechny funkce řazené podle kategorií, z nichž si už stačí jen vybrat. Kopírování a přesunování buněk Představme si situaci, kdy chceme vytvořit tabulku, v níž bude jeden sloupec tvořen cenami procesorů bez DPH a následující odpovídajícími cenami s DPH. Je jasné, že první sloupec bude tvořen čísly, druhý potom vzorci pro výpočet ceny s DPH. Předpokládáme-li DPH 22%, bude vzorec následný: „=*1,22”. Pokud bychom měli dostatek času a trpělivosti, mohli bychom samozřejmě vzorec napsat do každé buňky zvlášť. Existuje však jednodušší postup, jak kýženého výsledku dosáhnout a tím je kopírování. Chceme-li obsah některé buňky zkopírovat, nejprve na ni přesuneme kurzor, poté přejedeme myší nad její pravý dolní roh tak, aby se bílý křížek změnil na černý (viz obrázek), stiskneme a podržíme LTM a způsobem drag and drop označíme oblast, kam chceme obsah buňky zkopírovat. Jakmile uvolníme tlačítko obsah buňky se do označené oblasti zkopíruje. Podíváme-li se na obrázek znázorňující situaci po kopírování, může nás překvapit, že přestože operoval původní vzorec s buňkou B2, ve zkopírovaných buňkách se místo ní „inteligentně“ objevily adresy buněk v odpovídajících si řádcích. To umožnila vlastnost tabulkových procesorů nazývaná relativní adresování, kterou si blíže vysvětlíme v následující kapitole. Absolutní a relativní adresování Při tvorbě tabulek se často setkáváme se situacemi, jaká byla popsána v předešlém příkladu – potřebujeme zkopírovat obsah buňky se vzorcem tak, aby se adresy buněk v něm obsažené měnily s měnícími se sloupci i řádkami, a zachovávaly tak určité schéma celého vzorce. V takovýchto situacích je nutné ve vzorci použít relativní adresování buněk. Relativní proto, protože pak při

5

kopírování nepřesunuje Excel pevně danou adresu, ale spíše vztah (relaci) mezi adresou kopírované buňky a adresou buňky ve vzorci. Za relativní odkazy se pokládají všechny adresy buněk ve vzorcích, zapsané stylem <číslo_řádku>. Pro lepší pochopení je možné podívat se na minulý příklad. Buňka C2 obsahovala vzorec „=B2*1,22“, ve kterém byla adresa B2 uvedena relativně – Excel ji chápal jako buňku ve stejné řádce a předešlém sloupci vzhledem k C2 a při kopírování v dceřiných buňkách tento vztah zachoval. Pokud bychom tento vzorec kopírovali například do buňky H10, byla by jeho výsledná podoba „=G10*1,22“, čímž by byl zachován vztah „vynásob obsah buňky v předešlém sloupci číslem1,22.“ Opakem relativního je absolutní adresování. Při něm se v kopírovaném vzorci odkaz na buňku nemění. Při absolutním adresování zapisujeme odkaz takto: $ $<číslo_řádku>. Můžeme používat i kombinované adresování a dolar, znak absolutního adresování předřadit pouze sloupci či řádce.

?

Označení více buněk najednou Chceme-li kopírovat více buněk najednou, musíme je nejprve označit. To provedeme metodou drag and drop, přičemž nejprve najedeme myší nad buňku v libovolném rohu budoucího výběru, stiskneme a podržíme LTM, táhnutím vybereme buňky, které „zčernají“ a LTM uvolníme. Pokud bychom chtěli označit více navzájem spolu nesouvisejících oblastí, podržíme vždy při stisku LTM navíc klávesu CRTL na klávesnici (obdoba označování více souborů v Exploreru). Lze kopírovat buňky i do oblastí, které s původní buňkou nesouvisí ? Ano, pomocí příkazů clipboardu COPY a PASTE. Při tom nejprve označíme buňku, jejíž obsah chceme kopírovat, poté zvolíme příkaz EDIT » COPY (popř. jeho tlačítko či klávesovou zkratku CTRL + C), označíme oblast, kam má být buňka zkopírována a zvolíme EDIT » PASTE (CTRL + V). Přesunování buněk Kromě kopírování umožňuje Excel i přesunování obsahu buněk. Při něm nejprve označíme přesunovanou oblast, poté najedeme myší na její okraj tak, aby se kříž změnil ve standardní šipku a metodou drag and drop buňky přesuneme na cílové místo. Při přesunování by měl být pod šipkou vidět obrys přesunované oblasti vykreslený přerušovanou čarou. Po uvolnění LTM se obsah buněk přesune, přičemž se původní oblast vyplní prázdnými buňkami5. Pozor – při přesunování jsou všechny odkazy pokládány za absolutní, takže obsah nových buněk je zcela totožný s původním. Editace buněk V případě, že chceme měnit obsah buněk, které již nejsou prázdné, dává nám Excel v podstatě dvě možnosti. Tou první je prosté přepsání původního obsahu jiným, při němž přesuneme kurzor na přepisovanou buňku a stejně, jako kdyby byla prázdná, do ní vepíšeme nový obsah a potvrdíme ho klávesou ENTER. V případě, že si změny ještě před stiskem ENTER rozmyslíme, můžeme je stornovat stiskem klávesy ESC. Druhou možností, jak obsah změnit, je editace toho původního. Stejně jako v prvním případě i tady nejprve přesuneme kurzor na opravovanou buňku. Poté máme na výběr – buď stiskneme klávesu F2 a opravy provedeme přímo v buňce, nebo klikneme LTM nad editačním okénkem. V obou případech by se na vybraném místě měl objevit textový kurzor (svislá čárka) a my můžeme obsah buňky opravit stejně, jako by to byl řádek v textovém editoru6. Pomocí kurzorových šipek můžeme pohybovat textovým kurzorem v textu, klávesy DEL a BACKSPACE mažou znaky a pomocí 5 6

V případě, že cílová oblast není prázdná, si Excel ještě vyžádá potvrzení přesunu. Excel navíc barevně odliší všechny buňky, na něž jsou v editované buňce odkazy.

6

klávesy INS volíme mezi přepisovacím a vkládacím režimem (viz příslušné kapitoly v MS Word). Opravy jako vždy potvrdíme stiskem klávesy ENTER a i zde je možnost návratu k předešlému obsahu klávesou ESC. Funkce UNDO a REDO Stejně jako textový editor Word nabízí i Excel možnost vrátit několik svých kroků zpět pomocí funkcí UNDO a REDO. Jejich použití i význam jsou stejné jako v programu Word, proto zájemce o ně odkazujeme na příslušné kapitoly v návodu MS Word. Mazání obsahu buněk Chceme-li smazat obsah buňky či buněk, stačí na ně přesunout kurzor (v případě více buněk je označit) a stisknou klávesu DEL. Formátování buněk Program Excel umožňuje zvyšovat názornost a přehlednost tabulky pomocí formátování vzhledu jednotlivých buněk. Pro účely praktických cvičení se seznámíme pouze s tím nejzákladnějším z mnoha nabízených. Formátování tabulky Excel dovoluje měnit vzhled písma v jednotlivých buňkách způsobem totožným s formátováním písma v programu MS Word, proto se o něm zde zmíníme jen stručně. Základní pravidlo pro formátování, tj. že nejprve označíme to, co chceme měnit, platí i zde stejně jako v textovém editoru. Poté můžeme buď zvolit příkaz FORMAT >> CELLS a na kartách PÍSMO a ZAROVNÁNÍ příslušné formátování nastavit, nebo použít tlačítka v horní liště či klávesové zkratky, jejichž seznam je uveden v připojené tabulce. Při zarovnávání FORMÁT PÍSMA se obsah buněk řídí aktuální Tučné písmo šířkou buněk. Italika Jednotlivá písmena lze Podtržené písmo formátovat i Změna fontu v editačním Změna velikosti písma módu a přímo při psaní do Zarovnání na levý okraj buněk. Obojí se Zarovnání na pravý okraj řídí stejnými pravidly jako Zarovnání na střed formátování při psaní v textovém editoru.

TLAČÍTKO

KLÁVESOVÁ ZKRATKA CTRL + B CTRL + I CTRL + U CTRL + SHIFT + F CTRL + SHIFT + CTRL + L CTRL + R CTRL +

Změna výšky a šířky buněk Začínáme-li pracovat se zcela novou tabulkou, mají všechny buňky v ní stejnou výšku i šířku. Excel nám ovšem nabízí možnost jak šířku tak výšku buněk změnit. Platí však, že všechny buňky v jednom sloupci či řádce mají vždy stejnou šířku popř. výšku a není tedy možné upravovat tyto parametry každé buňce zvlášť7. Chceme-li měnit šířku sloupce, přejedeme myší nad mezeru mezi jeho názvem a názvem sloupce následujícího tak, aby se kurzor myši změnil ve 7

Určitou výjimku tvoří buňky sloučené, těmi se ale při praktických cvičeních zabývat nebudeme.

7

!

vodorovnou dvojšipku poté stiskneme LTM a metodou drag and drop šířku upravíme. Stejným způsobem můžeme upravit i výšku buněk, která se navíc automaticky přizpůsobuje výšce nejvyššího písmene v řádce. Excel navíc umí upravit automaticky i šířku sloupce podle nejdelší buňky v něm a to tak, že dvakrát klikneme LTM na výše zmíněnou mezeru mezi názvy sloupců. Automatickou změnu šířky lze s výhodou využít tam, kde je číslo v buňce širší než buňka sama a Excel nám místo něho zobrazí řadu symbolů „vězení“ - ########. Formátování čísel Zvláštní kapitolou je změna formátu čísel. Pokud zadáváme čísla do nové tabulky, zobrazují se nám tak, jak jsou na klávesnici zadána. Protože je ale Excel určen ke zpracování matematických, finančních a dalších úloh, má pro tyto účely připraveno mnoho zvláštních formátů. Stejně jako při formátování písma i zde nejprve označíme buňky, jejichž formát chceme měnit, a poté si z karty NUMBER příkazu FORMAT >> CELLS vybereme příslušný formát. Jak je vidět na připojeném obrázku, Excel umožňuje navíc všechny číselné formáty dále upravovat tak, aby co nejvíce odpovídaly našim přáním. V následujících odstavcích si stručně popíšeme vlastnosti několika nejdůležitějších formátů, se kterými se v tabulkovém procesoru můžeme setkat. Formát obecný (general) Čísla formátovaná tímto formátem se v tabulce zobrazují tak, jak byla napsána na klávesnici, přičemž se odstraní přebytečné nuly před a za číslem. To znamená, že řetězec „002,250“ se do buňky v obecném formátu zapíše jako 2,25.

Druh formátu

Formát číslo (number) Formát číslo je podobný formátu obecnému s tím, že u něj navíc můžeme nastavovat pevný počet desetinných míst a zapnout oddělování tisíců. Nastavením počtu desetinných míst se „nadbytečné“ číslice neztrácejí, protože formátování platí jen pro zobrazení v tabulce.

?

Upřesňující nastavení

Formát datum (date) Datum je zvláštní formát pro práci s časovými údaji. Datum můžeme zadávat buď přímo, a to tak, že do buňky zadáme řetězec formátu den.měsíc.rok8 v různých variacích (např. 26.7.1998, 26/07/98, 26.červenec, 26.7., 26.VII.98 apod.), přičemž Excel automaticky datum rozpozná a naformátuje, nebo do buňky vepíšeme číslo, rovnající se počtu dní, které do zadávaného data uplynuly od začátku našeho století a následně číslo naformátujeme jako datum (to je skutečně možné, ale poněkud nepraktické) Jak je možné, že když napíši na klávesnici obyčejné číslo, Excel ho automaticky zobrazí jako datum ?

8

Pozor na anglické verze programu v nich je nutné zadávat datum ve formátu měsíc.den..rok. (7.26.1998).

8

Grafy Snad každý tabulkový procesor nabízí možnost prezentovat číselná data ve formě grafů. I Excel nabízí uživateli širokou paletu různých druhů grafů a možností jejich úprav. Ještě než si popíšeme, jak se graf vytváří, popíšeme si na sloupcovém grafu jeho základní části.

Ukázkový graf 16 000

Osa Y

Nadpis grafu

14 000 12 000 Tržba v Kč

!

Při mazání obsahu buněk klávesou DEL si Excel pamatuje jejich formát, kterým poté upravuje do buňky zadávané hodnoty. Chceme-li tomu předejít, je dobré občas buňky po smazání ještě naformátovat obecným formátem. Při zadávání řady po sobě jdoucích datumů si můžeme usnadnit práci využitím „inteligence“ tabulkového procesoru. Zadáme-li první z řady datumů tak, aby ho Excel jako datum rozeznal a potom ho budeme do dalších buněk kopírovat metodou drag and drop, Excel ho bude postupně zvětšovat o nejmenší časovou jednotku v něm uvedenou. Budeme-li tedy kopírovat datum „leden 1998“ objeví se v následujících buňkách „únor 1998“, „březen 1998“ atd. V případě, že budeme kopírovat „14.5“, objeví se v dalších buňkách „15.5“, „16.5“ apod (platí u České verse).

10 000

Mřížka

Popisky dat

8 000

Datové řady

tržba firmy A tržba firmy B

6 000 4 000 2 000

Název osy Y

Osa X

0

leden

únor

Popisky kategorií

březen

duben

květen

Měsíc

Legenda

červen červenec

Název osy X

Základem každého grafu je zobrazovaná oblast s datovými řadami, která je až na výjimky (koláčový – pie -graf) ohraničená osami X a Y. Nad zobrazovanou oblastí je obvykle umístěn název grafu, napravo od ní legenda k datovým řadám. Osy X a Y mohou být navíc popsány vlastními popiskami a názvy. Pro větší přehlednost lze do zobrazované oblasti přidat mřížku, a to jek horizontální, tak vertikální. Je ale nutné připomenout, že graf žádnou z popisovaných součástí obsahovat nemusí. Tvorba grafu Rozhodneme-li se vytvořit graf, označíme nejprve data, ze kterých bude výsledný graf sestaven. Jednotlivá data mohou být tvořena jak sloupci, tak řádky. Poté zvolíme příkaz INSERT >> CHART, popřípadě stiskneme příslušné tlačítko a začneme postupně vyplňovat čtyři dialogová okna, mezi nimiž se pohybujeme pomocí tlačítek PREVIOUS a NEXT. Okno Typ grafu V tomto okně zvolíme základní typ budoucího grafu. Excel těchto typů nabízí 14 s více než 70 podtypy. My si zde popíšeme jen ty nejdůležitější

9

• •

sloupcový graf se sestává ze sloupců, jejichž výška odpovídá hodnotám jednotlivých dat. Daty, která se pro prezentaci ve sloupovém grafu hodí, jsou např. volební výsledky, výskyt nemocí za jednotlivá roční období apod. výsečový, nebo také koláčový graf je tvořen kruhem, rozděleným podle procentuelního zastoupení jednotlivých dat na jednotlivé kruhové výseče. Jeho použití je vhodné zejména tam, kde součet dat tvoří 100%. Příkladem výsečového grafu může být podíl národností na celkovém složení obyvatel republiky, rozdělení bolestí hlavy podle vyvolávajícího činitele atd. • spojnicový graf se používá zejména v případech, kdy chceme zvýraznit časový vývoj jedné veličiny. Spojnicovým grafem může být např. vývoj hrubého domá-cího produktu či teploty pacienta. • XY bodový graf (scatter) je zvláštním případem grafu spojnicového, ve kterém ovšem číselné hodnoty tvoří kromě osy Y také osu X. Proto je nutné při označování dat označit více sloupců či řádek, jinak si Excel za osu X dosadí číselnou řadu přirozených čísel (1, 2, 3 …). Scatter graf je určen k zobrazení matematických a fyzikálních funkcí. Typickým příkladem takového grafu je prahová křivka slyšitelnosti z praktických cvičení z biofyziky.

Okno zdrojových dat Ve druhém okně můžeme určit, z jakých dat má být graf sestaven. Pokud jsme ještě před započetím tvorby grafu tyto data označili, můžeme toto okno jednoduše přeskočit. Jestliže jsme však data neoznačili, musíme odkazy na ně do příslušného řádku v tomto

10

okně vepsat, a to ve stejném formátu, jakým se označuje souvislá skupina buněk (viz kapitola Funkce), který si Excel sám převede na absolutní odkazy a přidá před něj název listu, ze kterého jsou data vybírána. V případě, že data jsou tvořena více v tabulce spolu nesouvisejícími skupinami, oddělíme odkazy na skupiny od sebe středníkem. Přepínačem navíc můžeme dodatečně určit, budouli za datové řady považovány sloupce či řádky. Okno s možnostmi formátování grafu Předposlední okno obsahuje několik karet, pomocí kterých můžeme ovlivnit konečný vzhled grafu. Na kartě NÁZVY můžeme vyplnit řádky pro název grafu a popisky jednotlivých os. V kartě OSY určíme, které osy se mají v grafu zobrazit, na kartě MŘÍŽKY zvolíme viditelnost mřížek, na kartě LEGENDA rozhodneme, zdali chceme připojit ke grafu i legendu. Karta POPISKY dat nám umožní přidat popisky k jednot-livým datovým řadám a konečně TABULKA DAT přidá pod graf i samotná data, z nichž je vytvořen. Okno umístění grafu Ve čtvrtém okně určíme, má-li se graf přidat do aktivního listu jako samostatný objekt, nebo jestli se pro něj má vytvořit vlastní list. Poté již jen stiskneme tlačítko DOKONČIT a na obrazovce se objeví námi definovaný graf. Následné úpravy grafu Chceme-li jakoukoli část grafu odstranit, klikneme na ni LTM a stiskneme tlačítko DEL. Nejsme-li s nějakou částí grafu spokojeni, stačí na ni dvakrát kliknout LTM9 a v okně, které se objeví její parametry upravit. Protože je popis všech možných úprav nad možnosti tohoto návodu, zmíníme se zde jen o úpravách měřítek číselných os. Při nich klikneme dvakrát na osu X nebo Y a v objevivším se okně vybereme kartu SCALE. Na ní poté můžeme ručně upravit maximální a minimální hodnoty na ose zobrazené a také přepnout z dekadického do logaritmického měřítka. 9

Nejsme-li si jisti, na kterou část zrovna myší ukazujeme, stačí chvíli myší nepohybovat a počkat na zobrazení malého žlutého okénka se jejím jménem.

11

Ukládání a otevírání souborů Ukládání a otevírání souborů v tabulkovém procesoru Excel je totožné s ukládáním a otevíráním dokumentů v textovém editoru Word. Proto se o něm zde nezmiňujeme. Jediným rozdílem je třípísmenná extenze, která je u tabulek .XLS. Tisk tabulek a grafů Chceme-li vytisknout tabulku, zvolíme příkaz PRINT v menu FILE. V okně, které se objeví, zadáme parametry tisku (viz obrázek) a stiskem tlačítka OK odešleme data tiskárně. Pokud chceme tisknou celý list, postupujeme přesně tak, jak bylo výše popsáno. V případě, že chceme tisknout jen část listu, musíme ji nejprve označit, poté okno s parametry tisku vyvolat a v něm v části Co tisknout zvolit možnost Výběr. Obdobně postupujeme v případě, že chceme tisknout samotný graf, který musíme nejprve kliknutím LTM označit. V tiskovém okně se pak v části Co tisknout objeví pouze položka Graf. Ještě před tiskem si můžeme pomocí tlačítka PREVIEW na obrazovce budoucí výtisk prohlédnout.

Vybraná tiskárna Rozsah tisku

Co tisknout

Pokud chceme tisknout rovnou, aniž bychom vyvolávali okno s tiskovým nastavením, můžeme stisknout tlačítko v tlačítkové liště.

12

Úkol: Procvičení dosažených znalostí z MS Excelu. 1. Vytvořte níže uvedený dokument pro výpočet BMI indexu. BMI index vypočítáte podle vztahu BMI =

•

Pozor si dejte na jednotky (výška ve sloupci C je v cm).

•

Pro stanovení tělesného stavu použijte funkci podmínky.

Příjmení Vomáčka Kukačka Plachá Kupec Bláhová Machovec Bedřich Koudelová

BMI BMI BMI

váha(kg )

•

Jméno Karel Tomáš Marie František Klára Josef Karel Jana

Výška (cm) 185 170 165 190 174 173 186 159

méně než 19 19 - 24 25 - 29

podváha normální váha obezita

výška(m )

2

Váha (kg) BMI index 90 26 68 24 48 18 80 22 69 23 70 23 86 25 100 40

BMI =

13

Tělesný stav obezita normální váha podváha normální váha normální váha normální váha obezita těžká nadváha

VÁHA(kg ) VÝŠKA(m) 2