Driebaansweg naar bereikbaarheid. Mobiliteitsmanagement en arbeidsvoorwaarden

Driebaansweg naar bereikbaarheid Mobiliteitsmanagement en arbeidsvoorwaarden

Projectleiding

Maurice Rojer

Tekst

Corien Lambregtse

Eindredactie

Jacqueline Kooi

Ontwerp

Studio 4 | Amsterdam (Madzy Dekema bno, Ancel Riesener bno)

Druk

Nederlof | Cruquius-Heemstede

© awvn, vno-ncw, ewerkforum, 2008

Driebaansweg naar bereikbaarheid Mobiliteitsmanagement en arbeidsvoorwaarden

Mobiliteitsmanagement

Inhoud Voorwoord 1

Waar een wil is, is een weg

5

2

Elk bedrijf een eigen aanpak

8

3 Driebaansweg naar bereikbaarheid a Vermijden autogebruik b Werken op afstand c Flexibele werktijden Ten slotte 4

Routeplan naar mobiliteitsmanagement

Interessante links en informatie

2

3

11 13 19 25 26 29 32


Voorwoord De filedruk in Nederland neemt onrustbarend toe. Dat is slecht voor de economie, voor bedrijven en voor regio’s. Om nog maar te zwijgen over het milieu. Er wordt veel over de files geklaagd, er wordt nog lang niet alles aan gedaan. Oplossen is een groot woord, maar we kunnen als bedrijfsleven, burgers en overheid zeker wat doen om het fileleed te verminderen. De werkgeversorganisaties vno-ncw en awvn zien vele mogelijkheden om stilstand om te zetten in vooruitgang. Deze notitie biedt verschillende oplossingsrichtingen en praktische handvatten voor verbetering van de bereikbaarheid. Mobiliteit is namelijk ook een kwestie van management. Geen illusies: er bestaat niet één maatregel die hét antwoord is op alle vraagstukken en problemen rond bereikbaarheid. De oplossing ligt in een combinatie van maatregelen, ondersteund in de arbeidsvoorwaarden. Maar het begint allemaal met het bewustzijn dat we in Nederland op een andere manier met mobiliteit moeten omgaan. De techniek is er al klaar voor, nu de mensen nog.

3


1 Waar een wil is, is een weg Als we niets doen, wordt bereikbaarheid alleen maar een groter probleem. De filedruk is in 2007 met maar liefst 10 procent toegenomen ten opzichte van het jaar 2006. De behoefte aan mobiliteit blijft de komende jaren nog steeds stijgen door demografische, ruimtelijke, sociaal-economische en sociaal-culturele ontwikkelingen. Volgens berekeningen van het Centraal Planbureau neemt het personenvervoer tot 2020 met ongeveer 20 procent toe en het goederenvervoer met 15 tot 80 procent – afhankelijk van de economische ontwikkeling.

De toenemende files veroorzaken veel schade. Reizen wordt duurder en minder betrouwbaar, zakelijke afspraken lopen mis, werknemers zijn steeds langer onderweg en hebben steeds meer moeite met taakcombinaties werk-privé. Dit maakt het voor bedrijven urgent om op zoek te gaan naar mogelijkheden om het woon-werkverkeer en het zakelijk verkeer efficiënter te laten verlopen. Steeds meer bedrijven zijn op zoek naar manieren om anders om te gaan met mobiliteit. Ze maken daarover ook afspraken in de arbeidsvoorwaarden, bijvoorbeeld in de cao of op ondernemingsniveau. Er zijn al heel wat praktische ideeën en handvatten voor bedrijven die met mobiliteitsmanagement aan de slag willen gaan. Want waar een wil is, is een weg.

Weer en verkeer

Een belangrijke oorzaak van de sterke groei van de filedruk is volgens de Verkeersinformatiedienst dat de capaciteit op de weg ‘op’ is. Automobilisten zijn efficiënter gaan rijden, met minder dan een seconde afstand. Ze kunnen niet nóg dichter op elkaar gaan rijden. Als auto’s bij slecht weer meer afstand moeten houden, geeft dat meteen heftige reacties op het verkeer. Groot onderhoud aan belangrijke snelwegen is ook een belangrijke factor in de filegroei.

Slimmer reizen Mobiliteit is een kostenpost, ook los van de files. Bedrijven wegen de kosten van diverse vervoermiddelen tegen elkaar af: kosten van aanschaf, onderhoud

5


en afschrijving, kosten van brandstof of kilometervergoedingen, administratieve kosten, kosten van parkeergelegenheid en van schade en/of letsel door reisongevallen. Natuurlijk spelen ook aspecten als tijdwinst, benutting van reistijd voor productieve activiteiten en effecten op de gesteldheid en gezondheid van werknemers in de afweging een rol. Dat heeft alles te maken met mobiliteitsmanagement: de zoektocht naar de meest efficiënte vorm van vervoer en de optimale verhouding tussen kosten en baten. Bedrijven zoeken naar manieren om ‘slimmer’ te reizen.

een kilometerheffing, maar ook via regelgeving over werktijden (Arbeidstijdenwet) en openingstijden van bedrijven en instellingen (Winkeltijdenwet). Decentrale overheden bepalen ook het ruimtelijke ordeningsbeleid, het locatiebeleid, het parkeer-, fietsen ov-beleid en het bouw- en milieubeleid, en hebben daarmee ook invloed op het mobiliteitsvraagstuk en op het gedrag van mensen.

Samenwerken Bedrijven kunnen veel problemen zelf oplossen, maar het mobiliteitsvraagstuk kan alleen in samenwerking met de overheden worden aangepakt.

Ook sociale partners kunnen het gedrag beïnvloeden, onder meer door voorlichting en communicatie over mobiliteitsmanagement of door het aandragen van voorbeelden en werkwijzen. Daarnaast kunnen werkgevers en werknemers in cao’s of arbeidsvoorwaardenregelingen afspraken maken over flexibilisering van werktijden en het gebruik van alternatieve vervoersmiddelen.

Centrale en decentrale overheden zijn primair verantwoordelijk voor een goede infrastructuur en adequaat openbaar vervoer. Daarnaast kunnen overheden het gedrag van werkgevers en werknemers beïnvloeden, bijvoorbeeld via fiscale faciliteiten of

Overheden en bedrijfsleven kunnen met het oog op een betere bereikbaarheid ook bredere samenwerkingsverbanden aangaan, bijvoorbeeld door een convenant te sluiten, met afspraken over wederzijdse inspanningen en investeringen.

Mobiliteitsmanagement: de zoektocht naar de meest efficiënte vorm van vervoer en de optimale verhouding tussen kosten en baten.

6


2 Elk bedrijf een eigen aanpak Zoveel bedrijven, zoveel verschillen. De praktijk laat zien dat bedrijven hun eigen specifieke mobiliteitsvraagstuk hebben en daarbij een eigen aanpak kiezen. Voor veel bedrijven is de bereikbaarheid van de eigen locatie een zorg. Die bereikbaarheid kan slechter worden door de filedruk, maar ook door tijdelijk groot onderhoud aan het nabijgelegen wegennet, of door een parkeerprobleem rond de bedrijfslocatie. Voor andere bedrijven ligt het probleem breder, omdat er niet alleen sprake is van woon-werkverkeer, maar ook van veel zakelijk verkeer naar andere bestemmingen dan de eigen bedrijfslocatie. De filedruk kan daarbij een belangrijke tijd- en dus kostenfactor worden. Veel bedrijven willen de kosten van zowel woon-werkverkeer als van zakelijk reizen beheersbaar maken, of de werknemers meer keuzemogelijkheden bieden. Soms willen bedrijven hun kantoorruimte beter benutten, en ook dat kan te maken hebben met mobiliteitsbeleid. Bij sommige bedrijven speelt het mobiliteitsbeleid een rol bij het verkrijgen van een milieuvergunning. Andere bedrijven verbinden mobiliteitsmanagement met gezondheidsbeleid (meer mensen laten bewegen, dus laten fietsen) en duurzaamheidsbeleid.

Vanwege al die verschillende achtergronden en motieven, bestaat er geen blauwdruk voor het optimale pakket van mobiliteitsmaatregelen en mobiliteitsgerelateerde arbeidsvoorwaarden.

Het managen van mobiliteit is maatwerk om het juiste pakket maatregelen en arbeidsvoorwaarden te vinden.

8

Het managen van mobiliteit is maatwerk. Om het juiste pakket maatregelen en arbeidsvoorwaarden te vinden, kan het volgende stappenplan echter behulpzaam zijn.


Stappenplan mobiliteitsmanagement 1 Formuleer zo helder mogelijk het mobiliteitsvraagstuk of -probleem van uw bedrijf. Indien gewenst kan een projectteam verantwoordelijk worden gesteld voor de probleemanalyse, het ontwikkelen van nieuw beleid, het implementatieplan, en eventueel de uitvoering van een pilot. 2 Maak een analyse van de elementen die het mobiliteitsvraagstuk bepalen: a de bereikbaarheid van de bedrijfslocatie b het verplaatsingsgedrag van werknemers (woon-werk en/of zakelijk) en klanten, eventueel het verplaatsingsgedrag in de omgeving c (eventuele) mobiliteitsknelpunten d toereikendheid van de bestaande mobiliteitsregelingen en –maatregelen e mogelijke nieuwe of aangepaste mobiliteitsmaatregelen f een kosten/baten-analyse

3 Ontwikkel aan de hand van deze analyse een mobiliteitsplan met doelstellingen, randvoorwaarden, voorgenomen maatregelen en een communicatieplan. 4 Kies desgewenst voor een proef of een pilot om te bezien of de voorgenomen maatregelen haalbaar zijn en/of bijstelling behoeven. De praktijk van verplaatsingsgedrag is vaak weerbarstig. Het gedrag van werknemers wordt beïnvloed door externe factoren die nooit helemaal beheersbaar zijn. Proefdraaien kan daarom nuttig zijn. 5 Houd continu in de gaten of de arbeidsvoorwaardelijke regelingen aanpassing behoeven om een ander mobiliteitsgedrag te ondersteunen of te stimuleren.

De analyse kan duidelijk maken dat aanpassingen van mobiliteitsgerelateerde arbeidsvoorwaarden nodig zijn. Dit vraagt vroegtijdige betrokkenheid van werknemersorganisaties en/of medezeggenschap.

9


3 Driebaansweg naar bereikbaarheid Bedrijven en organisaties kunnen zelf verschillende maatregelen nemen om anders om te gaan met mobiliteit. In grote lijnen zijn er drie oplossingsrichtingen voor het mobiliteitsprobleem. Die kunnen natuurlijk ook in combinatie worden toegepast. A zoveel mogelijk vermijden van autogebruik, door inzet van alternatieve vervoermiddelen B stimuleren van werken op afstand C stimuleren van (meer) flexibele werkpatronen

Arbeidsvoorwaardelijke afspraken kunnen een krachtig instrument zijn om het verplaatsingsgedrag van werknemers te beïnvloeden. Het gaat in de praktijk om vier categorieën: reiskostenvergoedingen, verhuiskostenvergoedingen, afspraken over ewerken (vergoedingen, rechten en plichten) en werktijdenregelingen.

Hierna worden de drie bovengenoemde mobiliteitsmaatregelen toegelicht, in samenhang met de relevante arbeidsvoorwaardelijke regelingen en de eventuele fiscale faciliteiten.

Arbeidsvoorwaardelijke afspraken kunnen een krachtig instrument zijn om het verplaatsingsgedrag van werknemers te beïnvloeden.

11


A Vermijden van autogebruik Mobiliteitsmaatregelen Openbaar vervoer Het autogebruik kan omlaag door het openbaar vervoer aantrekkelijker te maken. Het openbaar vervoer (ov) is in veel gevallen een aantrekkelijk alternatief voor de auto. Bedrijven kunnen het gebruik van openbaar vervoer stimuleren met behulp van vergoedingsregelingen, maar ook door kortingen te bedingen bij ov-aanbieders vanwege bulkafname van abonnementen. Eventueel kan een bedrijf vervoer organiseren van ov-haltes naar de bedrijfslocatie. Bedrijven en (regionale) overheden kunnen in een convenant afspraken maken over het aanbod van openbaar vervoer. Fiets Een ander alternatief is de fiets. De meeste verplaatsingen voor woon-werkverkeer zijn minder dan 7 à 8 km. In die gevallen is de fiets een zeer efficiënt, milieuvriendelijk en gezond alternatief. De fiets zorgt vaak ook voor aansluiting op het ov: van huis naar ov-halte en/of van ov-halte naar bedrijfslocatie. Voor verplaatsingen in woon-werkverkeer van minder dan zeven à acht kilometer is de fiets een efficiënt,

Beschikbaarstelling van fietsen voor woon-werk verkeer en ook op de werkplek is fiscaal gefaciliteerd en kan onderdeel zijn van mobiliteitsmanagement. Voor incidenteel zakelijk verkeer kan de ov-fiets aantrekkelijk zijn.

OV-fiets

Werknemers die regelmatig met het ov reizen, kunnen een abonnement nemen op de ov-fiets. De ov-fiets is een huurfiets die binnen een minuut is te verkrijgen op meer dan 100 locaties, vooral bij stations. www.ov-fiets.nl

Carpoolen Naast vervoersalternatieven voor de auto zijn er ook maatregelen, waarmee het autogebruik op zichzelf efficiënter kan worden gemaakt en het aantal autokilometers kan worden verminderd. Bijvoorbeeld door carpooling. Bedrijven kunnen dit stimuleren en administratief ondersteunen. Daarbij is praktische eenvoud in de uitvoering van het hoogste belang. Carpooling kan worden gestimuleerd door bijvoorbeeld aantrekkelijke reisvergoedingsregelingen en de koppeling met parkeerrechten en/of -tarieven.

milieuvriendelijk en gezond alternatief.

13


Parkeerbeleid Menzis: voorrangsregeling carpoolers

Een van de vestigingen van Menzis heeft voor hooguit eenderde van de werknemers parkeerruimte. Menzis introduceerde daarom een parkeerbeleid waarbij medewerkers die carpoolen voorrang krijgen. – Medewerkers die binnen 10 km van het werk wonen, krijgen geen toegang tot het parkeerterrein. – Parttimers (minder dan 4 dagen in de week) krijgen geen toegang tot het parkeerterrein: het parkeerprobleem is voor hen makkelijker op te lossen dan voor wie 4 of 5 dagen werkt. – Medewerkers die fulltime werken, verder dan 10 km van het werk wonen en carpoolen hebben altijd recht op een parkeerplaats. – Medewerkers die fulltime werken, verder dan 10 km van het werk wonen en niet carpoolen, krijgen de resterende plaatsen, te beginnen bij de medewerkers met de verste reisafstand. Inmiddels zijn 44 carpoolteams gevormd, met een gemiddelde bezetting van 2,3 personen per auto. Dat is 20 procent van de medewerkers die verder dan 10 km van het werk wonen. De resterende parkeerplaatsen werden op de genoemde manier verdeeld. Dit betekent dat medewerkers die verder dan 14 à 15 km van het werk wonen, een parkeerplaats hebben. Voor medewerkers die dichter bij het werk wonen en niet carpoolen, is geen parkeerplek beschikbaar. De bestaande vergoedingsregeling voor woon-werkverkeer bleef ongewijzigd. Beneden de 10 km afstand geldt geen vergoeding. Boven de 10 km ontvangen medewerkers die met de auto komen een vergoeding op basis van ov, gemaximaliseerd op 30 km. Wie aantoonbaar met het ov reist, krijgt op vertoon van zijn maandkaart de volledige reiskosten vergoed tot 50 km. Bron: www.slimreizen.nl

14

Spits mijden Een andere manier om de filedruk te verminderen, is het vermijden van de verkeersspits. Er zijn diverse manieren om dat mogelijk te maken of te stimuleren. Zo is al geëxperimenteerd met het belonen van spitsmijdend reizen, met positieve ervaringen. Reisgedrag kan ook worden beïnvloed door werknemers te laten betalen voor het parkeren van hun auto bij de bedrijfslocatie of door parkeerrechten te koppelen aan spitsmijdend reisgedrag. Het mijden van de spits is soms lastig of zelfs onmogelijk omdat bedrijfs- en/of werktijden daar niet op zijn afgestemd. Het verruimen van het dagvenster van bedrijfsopeningstijden en werktijden kan daarbij helpen. Dit heeft in veel gevallen ook arbeidsvoorwaardelijke gevolgen, bijvoorbeeld in de sfeer van overwerk en toeslagen, en is daarmee niet zonder meer een simpele of snelle maatregel. Toch kan het in de bredere context van bereikbaarheid en productiviteit de moeite van het overwegen waard zijn. Bewuste keuzes stimuleren Werknemers zijn primair zelf verantwoordelijk voor hun mobiliteit, maar vanuit algemeen en bedrijfsbelang kunnen bewuste en efficiënte individuele keuzes worden bevorderd. Bijvoorbeeld door reizen met openbaar vervoer of spitsmijdend vervoersgedrag te belonen, of door reisvergoedingen te verstrekken die niet de keus voor de auto bevorderen. Een andere mogelijkheid is een persoonsgebonden mobiliteitsbudget, waaruit werknemers de voor hen optimale mobiliteit bekostigen. Keuzevrijheid en flexibiliteit voor werknemers kunnen een onderscheidende arbeidsvoorwaarde en bindingsfactor zijn voor een bedrijf.


Deze aanpak brengt administratieve en organisatorische lasten met zich mee. Die spelen uiteraard mee in de algehele afweging. Eventueel kan een externe marktpartij worden ingeschakeld om het mobiliteitsbudget te beheren en de voorzieningen te verzorgen.

Meer vrijheid in mobiliteitskeuze

Verkleinen woon-werkafstand Een rigoureuze manier om autogebruik terug te brengen, is het verkleinen van de woon-werkafstand. Dat kan door werknemers te stimuleren dichter bij het werk te gaan wonen, bijvoorbeeld via verhuiskostenvergoedingen, óf als dat mogelijk is: door de vestigingslocatie van een bedrijf af te stemmen op het reisgedrag en/of woonlocaties van (potentiële) werknemers.

Capgemini heeft de ns-Business Card opgenomen in het mobiliteitsbudget van de leaseautorijder. Dit is een creditcardachtige kaart waarmee telefonisch of via internet een treinreis kan worden geboekt en betaald. De kaart geldt als vervoersbewijs. Ook kunnen consultants van Capgemini hiermee betalen voor de treintaxi en de speciale q-Park parkeerplaatsen. Capgemini ontvangt maandelijks een gespecificeerde factuur met voor iedere kaart de abonnementskosten en de kosten voor trein, treintaxi en q-Park. Voor treinreizen in de daluren geldt een korting van 20 procent, voor iedere taxirit 10 procent. Twynstra Gudde heeft naast de introductie van de ns-Business Card een integraal pakket voor mobiliteitsmanagement afgenomen van een leasemaatschappij. In het pakket zitten verschillende mogelijkheden voor zakelijke reizen: naast de trein en ov-fiets, is er ook toegang tot (trein)taxi’s, p+r parkeren, pool- & huurauto’s. De kilometerdeclaraties worden elektronisch verwerkt op basis van persoonsgebonden mobiliteitsbudgetten. De uitgebreide reismogelijkheden en het reisadvies van deur tot deur hebben bij de medewerkers van Twynstra Gudde een verschuiving teweeg gebracht van de auto naar het ov. Bron: www.slimreizen.nl

Eventueel kan een externe marktpartij worden ingeschakeld om het mobiliteitsbudget te beheren en de voorzieningen te verzorgen.

15


Arbeidsvoorwaarden Maatregelen gericht op vermindering van het autogebruik of het efficiënter gebruik van de auto kunnen met arbeidsvoorwaardelijke afspraken worden ondersteund. Alternatieve vervoermiddelen, efficiëntere manieren van reizen en het verkleinen van de woon-werkafstand kunnen aantrekkelijker worden door vergoedingsregelingen. In veel cao’s en arbeidsvoorwaardenregelingen komen al afspraken voor over reiskostenvergoedingen en verhuiskostenvergoedingen, maar die kunnen in veel gevallen beter worden ingepast in het geheel van het mobiliteitsmanagement van een bedrijf. Reiskostenvergoedingen Er is een onderscheid in vergoedingen voor reiskosten met de (eigen) auto of met het openbaar vervoer of de fiets. Om de bereikbaarheid te bevorderen, kunnen bedrijven vergoedingen voor het reizen met openbaar of ander vervoer gunstiger maken dan voor reizen met de (eigen) auto. Bijvoorbeeld door voor openbaar vervoer de werkelijk afgelegde reisafstand te vergoeden, terwijl autovervoer maar tot een maximum reisafstand of juist vanaf een minimumaantal kilometers wordt vergoed. Een verdergaande vorm is alleen openbaar vervoer te vergoeden en autogebruik in het geheel niet (of slechts indien noodzakelijk).

De druk van woon-werkverkeer gaat ook omlaag als werknemers dichter bij het werk komen wonen.

16

Fiscaal kader

Fiscaal bestaat er sinds 1 januari 2004 geen onderscheid meer tussen woon-werkkilometers en dienstreiskilometers. De werkgever kan alle zakelijke kilometers (inclusief woon-werkverkeer) aan zijn werknemers fiscaal onbelast vergoeden tot een maximum van € 0,19 per kilometer, ongeacht de wijze van vervoer. De werkgever kan in plaats van een kilometervergoeding ook de aanschaf van een fiets vergoeden. De werknemer hoeft deze vergoeding niet bij te tellen bij het inkomen, als de fiets niet duurder is dan € 749. De werknemer wordt direct eigenaar van de fiets. In dit geval is sprake van eigen vervoer. Dit betekent dat in beginsel ook een onbelaste vergoeding van € 0,19 per kilometer moet kunnen worden gegeven. Naast de mogelijkheid om onbelast € 0,19 per kilometer te vergoeden, kan de werkgever ook de feitelijke kosten van het plaatsbewijs of abonnement voor het openbaar vervoer vergoeden.


Verhuiskostenvergoedingen De druk van woon-werkverkeer gaat ook omlaag als werknemers dichter bij het werk komen wonen. Een verhuisregeling, met een (gedeeltelijke) kostenvergoeding, kan dit bevorderen. In cao’s of arbeidsvoorwaardenregelingen is vaak geregeld welke kosten de werkgever bereid is (onbelast) te vergoeden. Voorbeelden verhuiskostenvergoedingen in CAO’s

De werknemer komt in aanmerking voor een verhuisvergoeding, als hij op verzoek van de werkgever, door overplaatsing, of vanwege een nieuwe functie een langere reistijd krijgt. Vergoeding omvat: in- en uitpakkosten, transportkosten en herinrichtingskosten, ten bedrage van 2x bruto maandsalaris, minimaal € 3.176 en maximaal € 5.445. De werkgever bepaalt in overleg met de or het woongebied van de werknemer. De noodzaak tot verhuizing die hieruit voortvloeit, geeft recht op een verhuiskostenvergoeding van maximaal 12% en minimaal 4% van het jaarsalaris, afhankelijk van het wel of niet voeren van een eigen huishouden.

Fiscaal kader:

De verhuiskosten van de werknemer in het kader van zijn dienstbetrekking, komen in de volgende situaties in aanmerking voor een fiscale faciliteit: – de werknemer gaat wonen binnen een afstand van 10 kilometer van zijn arbeidsplaats, terwijl hij eerst op een afstand van meer dan 10 kilometer woonde; – door de verhuizing verkort de werknemer de reisafstand tussen zijn woning en de arbeidsplaats met ten minste 50 procent en ten minste 10 kilometer. Houdt de verhuizing verband met de dienstbetrekking, dan is een vrijgestelde vergoeding mogelijk voor de kosten van het overbrengen van de inboedel, ongeacht het bedrag van die kosten. De overige kosten, inclusief herinrichtingskosten, kunnen vrij worden vergoed tot maximaal 12% van het jaarloon, met een maximum van € 5.445. De werkgever kan eveneens onbelast de kosten voor huisvesting buiten de woonplaats vergoeden of huisvesting buiten de woonplaats verstrekken, zodat de werknemer niet met dubbele woonlasten zit. Dit kan maximaal voor een periode van twee jaar.

De werknemer die verplicht is te verhuizen of op grond van een medische noodzaak verhuist, heeft recht op een verhuisvergoeding en een vergoeding van de reiskosten voor het woon-werkverkeer bij verhuizing. De werkgever treft in overleg met de or of pvt een verhuiskostenvergoeding.

17


B Stimuleren van werken op afstand Mobiliteitsmaatregelen Een manier om het woon-werkverkeer substantieel te verminderen, is thuiswerken en ewerken met behulp van informatietechnologie. Hierdoor daalt niet alleen het autogebruik per werknemer, maar ook de reistijd in het algemeen. Ewerken stelt hoge eisen aan de organisatie en de uitvoering van het werk. Dit vraagt aandacht voor aspecten als arbeidsvoorwaarden, bescherming van gegevens en privacy, aanschaf en gebruik van apparatuur, veiligheid en gezondheid, scholing en de organisatie van het werk. Zowel voor de werkgever als de werknemer moet duidelijk zijn wat de voorwaarden en afspraken over ewerken zijn.

Dit kan worden vastgelegd in regelingen en overeenkomsten met werknemers, met behulp van collectieve instrumenten (arbeidsvoorwaardenregeling, cao, afspraken met de or/pvt) of op individueel niveau. Ook dat is maatwerk. Los van de organisatorische en/of arbeidsvoorwaardelijke aspecten, vraagt ewerken ook een cultuuromslag, zowel bij het management als bij werknemers. Ewerken heeft niet alleen gevolgen voor de managementstijl van leidinggevenden, maar vergt van werknemers ook het vermogen om de grenzen tussen werk en privé te managen.

Een manier om het woon-werkverkeer substantieel te verminderen, is thuiswerken en ewerken met behulp van informatietechnologie.

19


KPN:

eWerkconcept

heeft gekozen voor de inrichting van flexwerkplekken op kantoor en de stapsgewijze introductie van eWerken. Alle kantoormedewerkers met een mobiele functie (consultants, account- en projectmanagers) werken formeel vanuit huis. KPN

Faciliteiten ewerken – Thuis: de medewerkers zijn uitgerust met een adsl-aansuiting, laptop, docking station, muis, toetsenbord, voeding, printer met een servicecontract en veelal een blackberry of smartphone. – Onderweg: een mobiel internet kaart voor de laptop van iedere medewerker, zodat zij via umts/hsdpa en hotspots overal toegang kunnen krijgen tot het bedrijfsnetwerk. – Kantoor: 1 werkplek op 4 flexwerkers; iedere medewerker heeft een locker. Medewerkers doen in principe het standaardbureauwerk thuis. De werkplekken op kantoor zijn beschikbaar voor afspraken of kantoorwerk tussen twee afspraken in. De werknemer beschikt thuis over een werkplek die aan de arbo-eisen voldoet. De teleflexregeling biedt de mogelijkheid één keer in de vijf jaar kantoormeubilair aan te schaffen dat voldoet aan de arbo-eisen. Alle mobiele werkers beschikken over een lease- of bedrijfsauto. Een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer is niet van toepassing.

Flexibele werktijden Medewerkers op een hoger functieniveau kunnen desgewenst een functiecontract afsluiten, dat is vastgelegd in de cao. kpn gaat er vanuit dat een organisatie die flexibiliteit van de medewerkers vraagt, door bijvoorbeeld ’s avonds een keer door te werken, medewerkers ook de gelegenheid moet bieden tijdens werktijden privé-zaken uit te voeren. In het contract worden afspraken gemaakt over de werkzaamheden die de medewerker binnen een bepaalde periode en met een bepaalde kwaliteit verricht. Ook worden afspraken gemaakt over zijn bereikbaarheid. De medewerker bepaalt vervolgens zelf hoe hij de werkzaamheden invult. Wie kiest voor het functiecontract kan zijn atvdagen inruilen voor een financiële vergoeding of opsparen voor bijvoorbeeld een sabbatical leave, ouderschaps- of studieverlof. In de praktijk kiest een overgrote meerderheid van de werknemers voor de financiële vergoeding.

ewerken met IP-technologie Een nieuwe stap in het eWerkconcept is het werken op basis van ip-technologie (internet protocoltechnologie). Hierdoor ontstaat er binnen kpn één volledig geïntegreerd communicatienetwerk, New Multimedia office (nemo) genoemd, waarmee medewerkers kunnen (beeld)bellen, faxen, e-mailen, chatten en bijvoorbeeld op afstand kunnen samenwerken aan één document. Medewerkers zijn beter bereikbaar doordat zij bijvoorbeeld doorschakelingen kunnen instellen en kunnen aangeven dat zij online zijn. De pc fungeert als een soort privételefooncentrale. Alle voicemail-, faxen e-mailberichten komen binnen in één mailbox. Bron: www.slimreizen.nl

20


Ewerken gebeurt niet alleen vanuit huis. Bedrijven kunnen ook andere locaties gebruiken die qua bereikbaarheid minder problematisch zijn, waar technische mogelijkheden in de sfeer van telefonie, internet, videoconferenties en flexwerkplekken aanwezig zijn.

Videovergaderen

Videoconferentie is real time communicatie in beeld en geluid over grote afstanden tussen twee of meer participanten. Nog niet zo lang geleden was videovergaderen in een redelijke resolutie met werkbaar geluid behoorlijk prijzig. Met de komst van dsl en andere breedbandverbindingen zijn videoconferenties een stuk voordeliger geworden. Videoconferenties hebben een groot aantal voordelen: tijdsbesparing, minder jetlags, lagere reisen verblijfskosten, om nog te zwijgen over de risico’s van bijvoorbeeld een ongeluk, ontvoering, geweld tegen officials of ziekten. Videoconferenties verhogen de efficiency van informatie-overdracht en het samenwerken aan projecten, in vergelijking tot telefoon, e-mail of fax. De toepassingen zijn legio: overleggen van marketing & sales, crisisoverleg, r&d-besprekingen, projectoverleg met thuiswerkers en tele-educatie. Videovergaderen is bij uitstek geschikt voor frequente korte bijeenkomsten over afstanden van meer dan 30-60 minuten reistijd, en zeker om even een inkoper in Taiwan virtueel face-to-face te ontmoeten. Over het algemeen geldt: hoe langer een vergadering duurt, des te acceptabeler de reisen verblijftijd. Bij twee uur reizen om een uurtje te vergaderen, levert videoconferentie twee uur besparing op. Bij een vergadering van drie uur is het rendement al minder.

Een nieuwe stap in het ewerkconcept is het werken op basis van IP-technologie (internet protocoltechnologie).

21


Arbeidsvoorwaarden Het stimuleren, faciliteren en organiseren van thuiswerken en ewerken heeft natuurlijk ook te maken met arbeidsvoorwaarden. Dit betreft onder meer eventuele vergoedingen van computerapparatuur, de inrichting van de thuiswerkplek, de internet- en telefoonverbinding, de arbeidsomstandigheden en afspraken over de minimale of maximale thuiswerkfrequentie. Afspraken over thuiswerken en ewerken kunnen als raamwerk in de cao of arbeidsvoorwaardenregeling worden vastgelegd, en in overleg met medezeggenschapsorganen of met individuele werknemers verder worden uitgewerkt.

Voorbeelden van CAO-afspraken over thuis- en/of ewerken

Als de bedrijfsvoering aanleiding geeft tot telewerken en dit op vrijwillige basis gebeurt, is tele/thuiswerken in principe mogelijk. In overleg met het medezeggenschapsorgaan wordt het aantal dagen thuiswerk minimaal 1 keer per jaar besproken en eventueel bijgesteld.

Thuiswerken is toegestaan als het minimaal één dag per week plaatsvindt en voor maximaal 50 procent van de arbeidsduur, en als het aan de arbo- en fiscale voorwaarden voldoet. Thuiswerken mag niet leiden tot kostenverhogingen, en gebeurt alleen op basis van vrijwilligheid.

22

Fiscale kader

De werkgever heeft mogelijkheden om onbelaste vergoedingen te verstrekken voor het gebruik van een thuis- of ewerkplek door de werknemer. Voor een zelfstandige werkruimte thuis geldt een vrijstelling van maximaal 20 procent van de huur of huurwaarde, vast te stellen op basis van een staffel van woz-waarden. De inrichting van een werkruimte komt onder voorwaarden in aanmerking voor een onbelaste vergoeding: één keer in de vijf jaar een bedrag van € 1.815 (inclusief btw). De werknemer moet dan ten minste één dag per week thuis werken en de inrichting moet voldoen aan de arbo-eisen. Sinds 1 januari 2007 komen ook internet- en telefoonaansluitingen in aanmerking voor een onbelaste vergoeding, mits de werknemer die faciliteiten voor meer dan 10 procent zakelijk gebruikt.

Werkgevers zouden hun werknemers een onbelaste anti-filebonus moeten kunnen geven als zij ewerken.


Aanbevelingen verruiming van het fiscale kader ewerken

vno-ncw heeft enkele aanbevelingen gedaan om de fiscale faciliteiten voor thuis- en/of ewerken te verruimen: 1 Verruiming fiscale mogelijkheden werkruimte De kosten van de werkruimte mogen alleen vergoed worden als de werkruimte een zelfstandig gedeelte van de woning is. Deze zelfstandigheidseis is per 1 januari 2005 in de wet gekomen en heeft ertoe geleid dat veel werkruimtes niet meer voldeden aan de criteria. Ook zzp’ers konden de kosten van hun werkruimte aan huis niet langer in aftrek brengen. Door het schrappen van deze zelfstandigheidseis zou de regeling weer nieuw leven ingeblazen kunnen worden. Dit zou tevens een groot probleem oplossen van veel zzp’ers die kantoor aan huis houden.

3 Anti-filebonus Om congestie verder terug te dringen, kan het ewerken ook op een andere manier fiscaal worden gestimuleerd. Werkgevers zouden hun werknemers een onbelaste anti-filebonus moeten kunnen geven als zij ewerken. De extra kosten voor de werkgever worden in eerste instantie gecompenseerd door toename van de arbeidsparticipatie en een vermindering van de reistijd van het personeel. Om de extra kosten verder te verminderen, dient de anti-filebonus te worden opgenomen in het cafetariastelsel. Met andere woorden: een stukje brutoloon wordt uitgeruild tegen de onbelaste anti-filebonus.

2 Verruiming vergoeding inrichting werkruimte De huidige fiscale regeling staat eens per vijf jaar een vergoeding toe voor de inrichting van de werkruimte thuis van maximaal € 1.815. De regeling geldt uitsluitend voor werknemers die minimaal één hele dag per week ewerken. Door de eis van één hele dag per week te vervangen door acht uur per week is de regeling ook toepasbaar als bijvoorbeeld twee keer een halve dag wordt ge-ewerkt, of een aantal keer per week de spits wordt vermeden. Naast deze flexibilisering van de regeling, dient de vergoeding te worden verhoogd tot een bedrag van € 3.000. Het huidige bedrag is sinds de invoering in 1997 niet geïndexeerd en niet meer toereikend.

23


C Stimuleren van flexibele werktijden Voor de woon-werkmobiliteit zijn ook de dagelijkse werktijden van belang. Hoe ruimer het ‘dagvenster’, hoe meer variatie in aanvangs- en eindwerktijden van individuele werknemers. Dat maakt meer spreiding van woon-werkverkeer mogelijk. De werktijden van de 25 grootste bedrijfstak- en onderneming-cao’s variëren tussen 06:00-08:00 uur ’s ochtends en 18:00-21:30 uur ’s avonds. De omvang van het dagvenster varieert daarmee tussen de 10 en 15,5 uren. De cao’s bieden op zichzelf dus al aardig wat ruimte voor gespreid woon-werkverkeer.

Bavaria: Flexibeler werktijden

De medewerkers van Bavaria krijgen meer invloed op hun werktijden. De chauffeurs werkten vijf dagen per week, maar waren vanwege alle files vaak niet om vijf uur ’s middags terug. Er werden dus veel dure overuren gedraaid, en daar wilde Bavaria van af. De chauffeurs werken nu vier lange dagen per week, in plaats van vijf normale dagen met overuren. En ze mogen die ene vrije dag zo veel mogelijk zelf inplannen. Dat was eerst even wennen, maar inmiddels zijn de meeste werknemers enthousiast. Bron: Het Financieele Dagblad 9 oktober 2007

Ook de inrichting van roosters en de manier van roosteren bieden gelegenheid tot verdere flexibilisering van werktijden. Afhankelijk van de aard van het werk kunnen de werktijden roosterwensen van werknemers en de wensen van de werkgever rond beschikbaarheid van productiecapaciteit op elkaar worden afgestemd. Dit draagt bij aan het mobiliteitsmanagement van de onderneming. De werktijden en de personeelsinzet zijn op die manier ook beter af te stemmen op het dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse of seizoensgebonden werkaanbod.

Hoe ruimer het ‘dagvenster’, hoe meer variatie in aanvangs- en eindwerktijden van individuele werknemers.

25


Ten slotte Mobiliteitsmanagement hoeft zich niet op één maatregel te richten. Het past in de eerder beschreven aanpak om een mix van maatregelen in te zetten. Een bedrijf dat werk wil maken van mobiliteitsmanagement doet er goed aan zijn arbeidsvoorwaarden tegen het licht te houden van gericht mobiliteitsbeleid. De cao of arbeidsvoorwaardenregeling kan worden benut om:

Ministerie van Verkeer en Waterstaat

In 2006 sloot de gemeente Den Haag in verband met wegwerkzaamheden een aantal belangrijke toevoerwegen af. 2750 medewerkers van het ministerie van Verkeer en Waterstaat zouden daar direct hinder van ondervinden. De gemeente gaf het dringende advies de auto tijdens de werkzaamheden te laten staan en gebruik te maken van alternatief vervoer. Het projectteam FileProof Voorbeeldfunctie VenW greep de wegwerkzaamheden aan om een aantal experimenten uit te voeren rond flexibel reizen en werken. De pilot kreeg een brede opzet en richtte zich op zowel automobilisten als niet-automobilisten. Ze haakte ook aan bij een trend binnen het ministerie, waarbij in toenemende mate (inter)departementaal wordt samengewerkt en medewerkers steeds vaker op verschillende locaties in projecten samenwerken.

26

– het gebruik van de fiets en het ov te stimuleren; – autogebruik slimmer te combineren met mogelijkheden van openbaar vervoer; – dichter bij het werk wonen te stimuleren; – thuis- en/of ewerken te stimuleren en daarbij duidelijke (arbeidsvoorwaardelijke) randvoorwaarden vast te leggen (collectief en/of individueel); – werktijdenregelingen en arbeidstijdmanagement af te stemmen op spitstijden.

Het projectteam FileProof kwam met een breed maatregelenpakket: – een volledige vergoeding van trein- of strippenkaartkosten vanaf een trein-/ov-locatie (auto parkeren en met het ov verder); – een ov-fiets vanaf station Den Haag Centraal of Hollands Spoor (kosten voor de werkgever); – tijdelijke werk-/vergaderruimtes Den Haag cs en andere locaties, zoals flexplekken bij station Zoetermeer; – ruimere kantooropeningstijden en de mogelijkheid het werkritme te verschuiven naar 11.0019.30 uur of 7.00-15.30 uur; – een ontbijtbuffet op kantoor (vanaf 7.00 uur, niet gratis); – gebruik van WebAccess om eerst thuis te werken en na de spits naar Den Haag te reizen;. – thuis of elders werken faciliteren door doorschakeling van de vaste telefoon naar mobiel. Bron: www.slimreizen.nl


4 Routeplan naar mobiliteitsmanagement Mobiliteitsmanagement biedt handvatten om de filedruk te verminderen. Dit gebeurt door de efficiency in het verplaatsingsgedrag van werknemers te bevorderen en de kosten en baten van mobiliteit beter in balans te brengen. Mobiliteitsmanagement wil werknemers stimuleren tot bewuste keuzes of en wanneer de reis wordt gemaakt en met welk vervoermiddel.

Een bedrijf dat werk wil maken van mobiliteitsmanagement doet er goed aan zijn arbeidsvoorwaarden tegen het licht te houden van een gericht mobiliteitsbeleid. De arbeidsvoorwaarden dienen het mobiliteitsmanagement te ondersteunen.

29

Aanpak Stappenplan Mobiliteitsmanagement is maatwerk. Om de juiste mix van maatregelen te vinden, kan het volgende stappenplan behulpzaam zijn:

Mogelijke maatregelen Bedrijven kunnen zelf (een mix van) verschillende maatregelen toepassen om de bereikbaarheid te verbeteren.

1 Formuleer zo helder mogelijk het mobiliteitsvraagstuk van uw bedrijf. 2 Maak een analyse van: a de bereikbaarheid van uw bedrijfslocatie b het verplaatsingsgedrag van werknemers, klanten en omgeving c de mobiliteitsknelpunten d de toereikendheid van de bestaande mobiliteitsregelingen en -maatregelen e mogelijke nieuwe of aangepaste mobiliteitsmaatregelen f een kosten/baten-analyse. 3 Ontwikkel aan de hand van deze analyse een mobiliteitsplan met doelstellingen, randvoorwaarden, voorgenomen maatregelen en een communicatieplan. 4 Draai desgewenst eerst een pilot om te bezien of de voorgenomen maatregelen haalbaar zijn of bijstelling behoeven. 5 Houd continu in de gaten of de arbeidsvoorwaardelijke regelingen aanpassing behoeven om een ander mobiliteitsgedrag te ondersteunen of te stimuleren.

30

1 Zoveel mogelijk vermijden van autogebruik, door: Mobiliteitsmaatregelen: a aantrekkelijker maken van het gebruik van openbaar vervoer b aantrekkelijker maken van het gebruik van fiets c organiseren en stimuleren van carpooling d opzetten van een project spits mijden e keuzevrijheid en flexibiliteit voor werknemers te stimuleren f het verkleinen van de woon-werkafstand. Arbeidsvoorwaarden: – gebruik ov en/of fiets meer vergoeden dan autogebruik (fiscaal gefaciliteerd) – vergoedingen van verhuiskosten.


2 Stimuleren van werken op afstand, door:

3 Stimuleren van flexibeler werkpatronen, door:

Mobiliteitsmaatregelen: a stimuleren en organiseren van thuiswerken b stimuleren en organiseren van ewerken (onderweg werken, videovergaderend, flexwerkplekken)

Mobiliteitsmaatregelen/arbeidsvoorwaarden: a verruimen van dagvensters: vervroegen aanvangswerktijden en/of latere eindwerktijden mogelijk maken b flexibeler afstemming roosters op werktijdwensen van werknemers en wensen van werkgevers rond beschikbaarheid productiecapaciteit, in relatie tot het werkaanbod.

Arbeidsvoorwaarden: – afspraken rechten en plichten – fiscaal gefaciliteerde vergoedingen voor gebruik en/of inrichting thuiswerkplek

Een bedrijf dat werk wil maken van mobiliteitsmanagement doet er goed aan zijn arbeidsvoorwaarden tegen het licht te houden van een gericht mobiliteitsbeleid. De arbeidsvoorwaarden dienen het mobiliteitsmanagement te ondersteunen.

31


Interessante links en informatie www.awvn.nl Voor documenten als: – overzicht fiscale maatregelen ter bevordering mobiliteitsmanagement – voorbeeld ewerk-contract – voorbeeld ewerk-overeenkomst www.vno-ncw.nl Zie dossiers Infrastructuur, Prijsbeleid en Verkeer en Vervoer www.ewerkforum.nl Zie met name de brochure Telewerken: iets voor u? en de uitgebreide pagina met (internationale) links

32

www.verkeerenwaterstaat.nl Zie Mobiliteit en bereikbaarheid en Openbaar vervoer www.transumo.nl Transumo (transition sustainable mobility) is een platform van bedrijven, overheden en kennisinstellingen die gezamenlijk kennis ontwikkelen op het gebied van duurzame mobiliteit www.slimreizen.nl Onder andere voor meer inspirerende voorbeelden

Meer informatie:

AWVN-werkgeverslijn (070) 850 86 05 [email protected] www.awvn.nl

EWERKFORUM

VNO-NCW

AWVN

‘Malietoren’

‘Malietoren’

‘Malietoren’

Bezuidenhoutseweg 12



Postbus 93002

Postbus 93002

Postbus 93050

2509 AA Den Haag

2509 AA Den Haag

2509 AB Den Haag

Telefoon (070) 349 02 06

Telefoon (070) 349 03 49

awvn-werkgeverslijn

Fax (070) 349 03 00

Fax (070) 349 03 00

(070) 850 86 05

Internet www.ewerkforum.nl

E-mail [email protected]

E-mail [email protected]

Internet www.vno-ncw.nl

Telefoon (070) 850 86 00 Fax (070) 850 86 01 Internet www.awvn.nl

Driebaansweg naar bereikbaarheid. Mobiliteitsmanagement en arbeidsvoorwaarden

Recommend Documents