Draaiboek Senioren Zomerschool Houten

Draaiboek Senioren Zomerschool Houten

versie 1.2-20120113

Senioren Zomerschool Houten een Samenwerkingsproject van de Samenwerkende Bonden Ouderen Houten, en “van Houten&co”


Deze handleiding voor de werkgroep zal indien nodig steeds verbeterd worden.

Senioren Zomerschool Houten, p/a ‘vanHouten&co’, Hollandspoor 37, 3994 VT, Houten. E-mail: [email protected]

-0-


versie 1.2-20120113

Inhoud

blz

1. De bestuurlijke organisatie en doelstelling • De Senioren Zomerschool Houten • De doelstelling • De ondersteuningsovereenkomst met vanHouten&co • Kostenberekening • Naam, adres, woonplaats werkgroepleden

2 2 2 2 2 3

2. Takenoverzicht Seniorenzomerschool Houten • Organisatie • Financiering en Budgettering • Programmeren • Planning • Boekje maken • Inschrijvingen • Publiciteit • Begeleiding activiteiten • Evaluatie

4 4 4 4 4 4 5 5 5 5

3. Tijdsplan met: • Vergaderschema • Samenstellen activiteiten voor boekje klaar op • Wanneer kan men inschrijvingen • Publiciteit (schema opstellen persberichten) • Maken en verdeling boekjes • Telefoondiensten (wanneer bereikbaar voor de Zomerschool)

6 6 6 6 6 6 6

4. Verkort programma overzicht 2012 • Bijhouden overzicht van de al vastgelegde of nog voor te bereiden activiteiten

7 7

5. Rol en taken begeleiders: (begeleiders protocol) • contact leggen met de te bezoeken organisaties/instanties • gastheer/gastvrouw en contactpersoon naar de organisatie/instantie

8 8 8

6. In te vullen formulier benodigde gegevens per activiteit • nodig voor maken planning, boekje en begroting

9 9

7. Inschrijvingsregels Senioren Zomerschool Houten (komen in boekje)

10

8. Inschrijfformulier Senioren Zomerschool Houten (komt in boekje)

11

9. Distributielijst boekjes

12

10. Begroting (alleen op verzoek beschikbaar voor werkgroepleden)

13

11. Financiëel overzicht (alleen op verzoek beschikbaar voor werkgroepleden)

13

12. Evaluatieformulier (in te vullen door de begeleiders)

14

13. Bijlagen: • Voorbeeld van de deelnemerslijsten voor de begeleiders (uit database) • Voorbeeld aantallen deelnemers alle activiteiten (uit database) • Voorbeelden van te schrijven brieven door DB

15 16 17/18

-1-

Draaiboek Senioren Zomerschool Houten 1.

versie 1.2-20120113

Bestuurlijke organisatie en doelstelling

De ‘Senioren Zomerschool Houten’ is een samenwerkingsproject van de Samenwerkende Bonden Ouderen Houten (SBOH) en ‘van Houten&co’, hierna kortweg te noemen de Zomerschool. De ‘werkgroep Senioren Zomerschool Houten’ is een zo zelfstandig mogelijk werkende groep vrijwilligers, die het samenwerkingsproject organiseert en ten uitvoer brengt, hierna kortweg te noemen de werkgroep. Het Dagelijks Bestuur is onderdeel van deze werkgroep en kan namens deze werkgroep optreden, hierna kortweg te noemen DB. Het DB houdt de activiteiten-, inschrijvings- en financiële- administratie bij. Iedere begeleider kan altijd contact opnemen met het DB ( [email protected]) ter ondersteuning van haar/zijn taken. De werkgroep bestaat uit ca. 15 vrijwilligers, zij kiezen ieder jaar na de evaluatie van de zomeractiviteiten van dat jaar het bovengenoemde DB, bestaande uit 3 personen. Daarna worden de taken verdeeld zoals bij ‘takenoverzicht Senioren Zomerschool’ verderop in dit draaiboek aangegeven.

De doelstelling van de Zomerschool is om de Houtense senioren (50 plus), tijdens de stille weken van de zomerschoolvakantie, een gevarieerd programma van activiteiten met een recreatief, educatief en / of cultureel element aan te bieden. Gebleken is dat tijdens deze periode wegens vakanties veel organisaties hun deuren sluiten en de kinderen en kleinkinderen op vakantie gaan, terwijl de senioren juist in die periode thuis blijven. De werkgroep organiseert verdeeld over de 6 weken van de zomervakantie ca. 24 activiteiten. Een deel daarvan moet ook geschikt zijn voor mensen die niet zo goed ter been zijn.

Ondersteuningsovereenkomst met vanHouten&co Er is een mondelinge ondersteuningsovereenkomst met ‘vanHouten&co’. Deze wordt momenteel op papier gezet, daar is nog overleg over door het DB namens de werkgroep en Fleur Esmeijer en Willy Lageveen namens vanHouten&co.

Kosten deelname: De totale kosten voor de te ondernemen activiteiten moeten door de deelnemers worden opgebracht, dus proberen we deze zo laag mogelijk te houden. Wel gaan we ook een tweede tarief hanteren voor deelnemers met een U-pas. Voor die kosten en de zogenaamde ‘overhead’ kosten proberen we één of meerdere sponsoren te vinden. De namen (advertenties) van die sponsoren worden in het activiteiten boekje vermeld. De regels die vanHouten&co hanteert zijn de leidraad voor het berekenen van de kosten die de begeleiders moeten betalen. D.w.z. dat de begeleiders niet mee hoeven te betalen in de kosten voor huur ruimten, docenten en rondleiders. Zij betalen wel gewoon voor eventuele entreekosten, drank en etenswaren. Dit betekent dat voor iedere activiteit apart bekeken wordt wat de kosten voor de begeleider(s) zijn.

-2-


versie 1.2-20120113

Adressen en telefoonnummers van de werkgroepleden (De 06 nummers alleen gebruiken na speciale toestemming en tijdens activiteiten van de zomerschool) Werkgroep Senioren Zomerschool Houten, Zomer 2011 Telefoon mobiel dhr. dhr.

dhr.

P.J.W. Peters (Peter) Kooikerseind 15

6375546

J.A.M. Goes (Jan) Bosmeer 14

6371827

B. Dijkman (Ben) Pr. Hendrikweg 38

3995 BM 3994 HE

mevr. L. Haak (Liesbeth) Gravenborch 62

6374927

dhr.

6012524

W. v den Heuvel(Wim) Grootslag 57

3992 CC 3991 RB

mevr. I. Köhlenberg (Ina) Wolvenakker 34

6353158

mevr. S. Meijers (Sep) Vossenakker 6

6377288

dhr.

6379163

J.W. Nellestijn (Jon) Keltenpoort 21

3994 EB 3994 ES

3991 JX

Houten 06-10300303 [email protected] Houten [email protected]

Houten 06 44504720 [email protected] Houten 06-23819305 [email protected] Houten 06-33718588 [email protected] 06 51851252 [email protected]

06-39421925 [email protected]

3994 ES

Houten

dhr.

J. van der Werf (Jan) Saksenpoort 14

6377639

06 50863710 [email protected]

J. Koster (Jan) Daalderslag 43

6350545 3991 RE

Houten

L. van Zijl (Leon) Vlasoord 15

6376708

06 11317813 [email protected] Houten

J.C. Siebrasse (Hans) Heemcamp 16

6376844

dhr

mevr. H. Zwamborn (Hetty) De Poort 21

3991 XC 3992 SJ 2731731 3991 DX

secretaris / draaiboekcie / project “Best practice”

Houten 06-49217455 [email protected].

dhr.

sponsorcie

Houten

6351884

dhr.

sponsorcie

Houten

mevr. C.W. Rossel (Tineke) Vossenakker 3

3991 JN

wgfunctie

06 22897950 [email protected]

06 6243711 3991 BT

E-mailadres / Vakantieper

1 nov 2011

sponsorcie / “Best practice” Voorzitter / “Best practice”

Houten [email protected]

draaiboekcie Project “Best practice”

[email protected] Penningmeester Houten 0629623229 [email protected] Project “Best practice” Houten

diverse contacten dhr.

C. van der Veen Schuilhoeve 11

6351189 3992 NC

06 50973604 [email protected] Houten

vanHouten&co mevr. F. Esmeijer (Fleur)

6364255

[email protected]

[email protected] Bankrekening nr. 32.98.49.794 t.n.v. ‘vanHouten&co’ t.g.v. Senioren Zomerschool grootboeknr: 503404 - 36

-3-

Activiteiten Bureau


versie 1.2-20120113

Takenoverzicht Seniorenzomerschool Houten

Organisatie

Taakomschrijving

Wie in 2012

Beleggen vergaderingen Vergaderruimte reserveren Agenda opstellen en stukken voorbereiden Rol voorzitterschap Verslagen maken vergaderingen Correspondentie naar werkgroepleden Nieuwe begeleiders benaderen voor excursies en bijeenkomsten overleggen met van Houten&co instructies recepties vH&c

secr + vz secr

Begroten (in z'n geheel) Financiering Budgettering Begroten (per programmaonderdeel) Sponsors benaderen Controle grootboekrekeningen

Opmerkingen

secr + vz vz secr secr werkgroep DB secr + vz DB wg beslist hoofdbegeleider wg beslist sponsorcie secr + vz penningmeester / via vH&c / AB

Takenbevoegdheid facturering

secr + vz

Programmeren

Zicht hebben op aanbod Organisaties benaderen Data activiteiten reserveren

DB maandelijks voorleggen aan wg hoofdbegeleider invullijst per activiteit vlgs draaiboek hoofdbegeleider na overleg in werkgroep

Planning

Planning alle werkzaamheden

draaiboekcie

zie planning vorige jaren vlgs draaiboek

Overzicht bijhouden planning alle activiteiten

secr

vlgs lijst uit draaiboek

Correspondentie naar organisaties (bevestigingen)

DB

ontwerp algemene teksten boekje tekst inschrijvingsregels tekst inschrijfformulier tekst en foto per activiteit oplage vaststellen verspreiden boekje

secr werkgroep werkgroep werkgroep begeleiders werkgroep werkgroep

Boekje maken

-4-

penningmeester / via vH&c / AB

zelfde als vorig jaar? teksten vorig jaar eventueel updaten teksten vorig jaar eventueel updaten teksten vorig jaar eventueel updaten aanleveren invullijst per activiteit volgens lijst draaiboek


Inschrijvingen

Public Relations

voorbereiden inschrijfdatabase coördinatie verwerken inschrijvingen inschrijvingen verwerken telefoon beantwoorden (09.0013.00) mutaties inschrijvingen verwerken behandelen uitzonderingen Controle proefdrukken betalingslijsten maken lijsten deelnemers per activiteit verspreiden vervoer regelen op verzoek klachten behandeling Via organen (bladen) ouderenbonden Persberichten plaatselijk nieuws

Zomervakantie Begeleiden activiteiten Evaluatie

Legenda

Verzorgen vervoersvragen

Opstellen evaluatieformulier analyseren begeleiders evaluaties

versie 1.2-20120113

DB adm AB AB adm / AB adm werkgroep adm / AB

secr / penningmeester

adm / AB adm / AB DB

later behandelen in werkgroep

DB DB werkgroep begeleiders / AB werkgroep DB / werkgroep

zie begeleiders protocol (draaiboek) zie begeleiders protocol (draaiboek)

formulier vorige jaren (draaiboek) eerste vergadering na zomervakantie

DB = Dagelijks bestuur AB = Activiteiten Bureau van Houten&co (vH&c) vz = (voorzitter) 2012 Jan van der Werf, adm = (administrateur ) 2012 Ludo van Blijdenstein, secr = (secretaris) 2012 Jon Nellestijn wg = werkgroep: alle leden werkgroep Senioren Zomerschool Houten

-5-


versie 1.2-20120113

Tijdplan Senioren Zomerschool Houten, 2012 maand sep okt

dec

jan

febr.

maart

april

mei

juni

juli

aug.

sep

Vergaderingen werkgroep op vrijdag DB op maandag

14-okt

9-dec

13-jan 10-feb

9-mrt

13-apr 11-mei

5-dec

9-jan

5-mrt

9-apr

6-feb

22-jun

7-sep

7-mei

2-sep

Organisatie draaiboek maken

9-dec

Start Inschrijvingen

16-mei

Sluiting inschrijving

17-jun

Start telefoondienst

16-mei

Stop telefoondienst

17-aug week 26

Inning inschrijfgeld Sponsoren zoeken

9-mrt

Activiteiten Voorstel activiteiten Definitieve keus Data afgesproken

12-jan 10-feb 10-feb 9-mrt

Prijzen bepalen

13-apr

activiteiten gereed uiterlijk inleveren lijsten actviteiten

13-apr

Uitvoering activiteiten

9-jul

Boekje Kopij klaar

18-apr

Boekje gereed

1-mei

Aanbieding boekje

16-mei

Verspreiding boekje

week

PR Artikel schrijven

11-mrt

22-apr

11-mrt

tot

naar 'tGroentje naar Trefpunt Uitnodigen pers

-6-

18-mei 2-mei

20

17-aug


versie 1.2-20120113

Verkort programma overzicht 2012 Opm.: Probeer opties voor meerdere data te krijgen. Alle 24 activiteiten moeten zo mooi mogelijk verdeeld worden over 6 weken. Als alle plannen bekend zijn, in februari/maart, dan wordt er in het rooster geschoven om een zo evenwichtig mogelijk programma te krijgen. Nr Dag Datum

Omschrijving

Aanvang

Aantal dlnmrs

Locatie

Contactpersoon

Kosten pp

(1e week) ma 9 juli di 10 juli wo 11 juli do 12 juli vr 13 juli ma di wo do vr

16 juli 17 juli 18 juli 19 juli 20 juli

ma di wo do vr

23 juli 24 juli 25 juli KNMI 26 juli 27 juli

ma di wo do vr

30 juli 31 juli 1 aug 2 aug 3 aug

ma di wo do vr

6 aug 7 aug 8 aug 9 aug 10 aug

10.00 u

2 x 30

De Bilt

ma 13 aug di 14 aug wo 15 aug do 16 aug vr 17 aug

-7-

Jon Nellestijn

10

Opmerkingen

Draaiboek Senioren Zomerschool Houten Rol en taken begeleiders:

versie 1.2-20120113

(begeleiders protocol)

Je vertegenwoordigt de organisatie van de Senioren Zomerschool. Indirect ben je representatief voor de deelnemende ouderenbonden en ‘van Houten&co’. Deze organisaties verwachten dat de begeleider altijd attent, beleefd en voorkomend is. De begeleiders zijn lid van de werkgroep Senioren Zomerschool 2011. Het Dagelijks Bestuur(DB) houdt de activiteiten-, inschrijvings- en financiële- administratie bij. Iedere begeleider kan altijd contact opnemen met het DB ( [email protected]) ter ondersteuning van haar/zijn taken. Kosten die gemaakt worden t.b.v. de organisatie van een activiteit kunnen bij de penningmeester gedeclareerd worden. De taken van de (hoofd)begeleiders zijn tweeledig: 1. Je legt contacten met de te bezoeken organisaties/instanties en/of docenten/cursusleiders/ sprekers etc. van de te ondernemen activiteit. (Dit kan, indien gewenst, geheel of gedeeltelijk door het DB worden gedaan) 2. Je vervult de rol van gastheer/gastvrouw naar de deelnemers en bent contactpersoon naar de organisatie/instantie of docent/cursusleider tijdens de activiteit. Tijdens de contacten met: organisaties / instanties / docenten / cursusleiders en of sprekers vertegenwoordigen de (hoofd)begeleiders de werkgroep Senioren Zomerschool 2011 namens de ouderenbonden en ‘van Houten&co’: 1) Nadat in een wg-vergadering is afgesproken welke activiteiten mogelijk ondernomen worden, wordt ook afgesproken wie de contacten legt. 2) Tijdens die contacten moeten de volgende gegevens worden verzameld (zie ook het invulformulier) a) juiste naam/bezoekadres/telefoonnummer/email van de instelling en/of contactpersoon b) naam activiteit c) een korte beschrijving van de activiteit d) zo mogelijk een digitale foto die de activiteit representeert e) mogelijke data met begin- en eindtijd f) minimum en maximum aantal deelnemers g) rolstoeltoegankelijk ja of nee h) kosten: toegang / koffie etc… i) wijze van betaling: liefst ontvangen we na afloop een factuur, maar ook anders mogelijk (contant/gift/etc..) j) eventueel parkeermogelijkheid etc…. 3) Daarnaast moeten er goede afspraken worden gemaakt over: a) hoe wordt er gereisd? - eigen vervoer, we verzamelen op de plaats van de activiteit - gezamenlijk per fiets/trein/auto, we verzamelen in/bij Markant (vooraf melden bij Diane Hasken) b) deelnemers die ruim van te voren (b.v. tot twee weken) hebben aangegeven, dat ze willen meerijden, worden ingedeeld bij deelnemers, die aangegeven hebben dat ze iemand mee kunnen nemen c) Indien per auto wordt gereisd, één auto in reserve houden, om problemen te voorkomen in geval van afzeggingen door een chauffeur met auto op het laatste moment (ziekte o.i.d.) 4) Eventueel een ruimte bespreken bij vanHouten&co. De begeleider(s) hebben tijdens (en voor) een activiteit de volgende taken: 1. De hoofdbegeleider is de eerste contactpersoon naar de (mogelijke) deelnemers. Haar/zijn naam is vermeld in de zomerschool-activiteitengids. 2. De contacten tussen DB / begeleider en telefonistes van De Vuurtoren worden via e-mail ([email protected]) en het in de zomerschool-gids vermelde telefoonnummer onderhouden. 3. De hoofdbegeleider houdt eventuele mutaties op de deelnemerslijst nauwkeurig bij. Deze deelnemerslijsten worden, na sluiting van de inschrijvingstermijn, vooraf per mail naar de betreffende begeleiders gestuurd. Het kan voorkomen dat er voor een niet volgeboekte activiteit toch nog een enkele inschrijving binnenkomt. 4. De hoofdbegeleider probeert oplossingen te vinden voor vervoersproblemen. Je kunt maar hoeft na sluiting van de in het boekje genoemde termijn (ca één week voor de activiteit) geen actie te ondernemen. Wel altijd alles melden aan het DB via [email protected] 5. Je bent aanspreekpersoon namens de Senioren Zomerschool voor: a. de gehele groep (allen) b. de organisatie/instantie waar we op bezoek zijn of de docent/cursusleider/spreker 6. Je controleert of iedereen aanwezig is. Deze controle vindt aan het begin en aan het einde van de excursie plaats. Het aantal uiteindelijke deelnemers inleveren bij het DB. 7. Aan het begin van de activiteit heet je, als vertegenwoordiger van ‘van Houten&co’ en de SBOH, iedereen van harte welkom. 8. Aan het einde van de activiteit dank je iedereen hartelijk voor haar/zijn aanwezigheid. Docenten, sprekers en cursusleiders (alleen vrijwilligers) krijgen soms een attentie. Dit wordt, i.o.m. het DB, verzorgd door de hoofdbegeleider. 9. De begeleiders stellen na afloop van een activiteit een (korte)evaluatie op, die ingeleverd wordt bij het DB. 10. De begeleiders zorgen ervoor dat alle andere reacties (van deelnemers e.a.) altijd bij het DB terecht komen. 11. Klachten altijd serieus nemen, deze worden z.s.m. door het DB behandeld.

-8-


versie 1.2-20120113

In te vullen formulier benodigde gegevens per activiteit

Naam excursie: Tekst:

Foto

Bijgevoegd j/n

Datum: Deelnemers:

Tijd: min:

max:

Roelstoeltoegankelijk / men moet goed ter been zijn Locatie: Vervoer: Begeleider(s): Om een juiste prijs per deelnemer te berekenen zijn de volgende gegevens nodig: Kosten (Indien van Toepassing)

docent / rondleider: lesmateriaal: vervoerskosten: entree p/p:

huur ruimte: huur geluid/beamer: koffie: lunch: postzegels: overig:

totale kosten: berekend bij min deelname

-9-


versie 1.2-20120113

Inschrijvingsregels Senioren Zomerschool Houten Inschrijven Vul het bij dit boekje gevoegde inschrijfformulier volledig in. Er moet voor iedere deelnemer één formulier worden ingevuld. Elke activiteit is gebonden aan een maximum aantal deelnemers. Bij een te gering aantal deelnemers wordt de activiteit geannuleerd. Inschrijving geschiedt op volgorde van binnenkomst van het inschrijfformulier. Zijn er te veel deelnemers, dan vallen de laatst ontvangen inschrijvingen af. Inschrijftermijn en inleveren formulieren De inschrijfformulieren moeten vóór woensdag half juni worden ingeleverd bij ‘van Houten&co’ in één van de centra: o Centrum Lorech, Hollandsspoor 37, 3994 VT, Houten o Wijkcentrum De Vuurtoren, Zijdemos 30, 3994 KE, Houten (tel. 030 6364255 van 09:00 – 13:00 uur) o Centrum Markant, ’t Kant 199, 3995 GZ, Houten, o Wijkcentrum/Cultuurhuis Schoneveld, Zonnehout 36, 3991 MX, Houten U kunt zich via het bij deze brochure gevoegde inschrijfformulier, of een kopie daarvan, inschrijven. Extra exemplaren zijn verkrijgbaar bij ‘van Houten&co’, zie bovenstaande adressen. Financiën Het inschrijfformulier is tevens een machtigingsformulier tot éénmalige automatische incasso voor de kosten voor deelname aan de activiteiten waarvoor u zich heeft opgegeven. U hoeft dus zelf geen betaling te doen! ‘van Houten&co’ zal in juli het verschuldigde bedrag automatisch inhouden. Activiteiten waarvoor u zich heeft aangemeld, maar die geen doorgang kunnen vinden wegens te weinig deelnemers of het bereiken van het maximum aantal deelnemers, worden u vanzelfsprekend niet in rekening gebracht. Denkt u aan het zetten van uw handtekening voor de automatische incasso? Aansprakelijkheid Deelname aan de activiteiten van de Senioren Zomerschool Houten geschiedt voor eigen risico. De Senioren Zomerschool Houten is niet aansprakelijk voor eventuele schade. Vervoer U dient zelf voor vervoer van en naar de locatie van de activiteit te zorgen. Indien het vervoer naar een locatie buiten Houten een probleem voor u is, dan vragen we u minimaal 10 dagen van te voren contact op te nemen met Wijkcentrum De Vuurtoren tel. 030 6364255 (van 09:00-13:00 uur). Beschikt u over een auto? Dan graag op het inschrijfformulier aangeven of en hoeveel deelnemers u mee wilt nemen. Er wordt contact met u opgenomen om af te spreken wie er mee rijdt en waar vandaan. Weersomstandigheden Een aantal activiteiten speelt zich in de open lucht af. Ook bij minder goed weer gaan deze activiteiten gewoon door. Zorgt u in dat geval zelf voor regenkleding. Indien door extreme omstandigheden de activiteit geen doorgang kan vinden, wordt het bedrag gerestitueerd. Bevestiging U krijgt geen bevestiging van uw inschrijving! Schrijf dus meteen uw activiteit(en) op de kalender, en maak een kopie van uw inschrijfformulier. Als er activiteiten vervallen of verschuiven krijgt u tijdig bericht. Annulering Bij verhindering wegens een calamiteit, dit graag doorgeven bij Wijkcentrum De Vuurtoren tel. 030 6364255 (van 09:00 – 13:00 uur). Eventuele restitutie van de deelnemerskosten is ter beoordeling van de organisatie van de Senioren Zomerschool Houten. U dient een verzoek hiertoe schriftelijk in te dienen. Restitutie van bedragen onder € 5,00 is niet mogelijk. Wél hebt u altijd het recht om iemand anders in uw plaats te laten deelnemen, mits u dit dan tijdig aan de organisatie: 030 6364255 (van 09:00 – 13:00 uur) heeft gemeld. Voor vragen kunt u terecht bij Wijkcentrum De Vuurtoren tel. 030 6364255 (van 09:00 – 13:00 uur)

- 10 -


versie 1.2-20120113

Inschrijfformulier Senioren Zomerschool Houten 2011 Dhr. / Mevr.** Voorletters:

Naam:

** doorhalen wat niet van toepassing is

Adres: Postcode:

Woonplaats:

Telefoon: E-mailadres: Bankrekeningnummer: Indien een partner meegaat: Dhr./Mevr.** Voorletters:

Naam:

** doorhalen wat niet van toepassing is

Gebruiker van:

rolstoel

rollator

Ik beschik over een auto, men mag mee rijden

met

personen

Opmerkingen:

Geeft zich op voor de hiernaast aangekruiste activiteiten. Betaling: éénmalige machtiging.

Hierbij machtig ik ‘van Houten&co’ tot automatische incasso van het verschuldigde bedrag voor de hiernaast aangekruiste activiteiten, o.v.v. Senioren Zomerschool Houten . Deze toestemming is uitsluitend bestemd voor de activiteiten waarvoor ik mij hierbij heb ingeschreven. Plaats en datum:

Handtekening:

Wij adviseren u om een kopie van dit formulier te maken of tenminste goed in het boekje aan te kruisen of op uw kalender te zetten voor welke activiteiten u zich opgeeft.

Dit formulier inleveren vóór woensdag half juni. Plaats een 1 bij de activiteit waarvoor u zich op wil geven. Indien u zich met uw partner (zelfde adres en bankrekening) opgeeft een 2 (twee) plaatsen. Als u meer deelnemers op wil geven, graag een nieuw inschrijvingsformulier gebruiken. z.o.z. aanta nr. datum activiteit prijs 1 of 2 1 € 2 €

- 11 -


versie 1.2-20120113

Distributielijst boekjes -

onderstaande aantallen worden ieder jaar voordat het boekje wordt gedrukt bepaald. i.v.m. de inschrijvingsregelregel: “inschrijving geschiedt op volgorde van binnenkomst van het inschrijfformulier”, moet de verdeling van de boekjes zoveel mogelijk tegelijkertijd gedaan worden. om iedereen zoveel mogelijk dezelfde kans op deelname te geven, moet de datum van uitgifte ieder jaar aan de hand van de bezorgdata door de bonden, worden vastgesteld.

Aantal

Opmerkingen

Organisaties: KBO

550

PCOB

180

ANBO

225

vH&co Schalkwijk

25

vH&co Tull ‘tWaal

25

vH&co ’t Goy

25

docenten organisaties

20

Bingo

15

De Vuurtoren

25

Markant

25

Lorech

25

Bibliotheek

40

Gemeentehuis

40

Theater ad Slinger

20

Collega’s vH&co

20

Werkgroep Zomerschool

30

Zwembad

15

Medische centra

20

Wim en Aad de Wit ? Herman van Noort

Leon Jan Konings

Ludo

Via Houten

20

Ouderensoos

20

Jan vd Werf

20

Ina Köhlenberg

totaal

1385

- 12 -


v.b. Begroting

versie 1.2-20120113

alleen beschikbaar voor werkgroepleden

v.b. Financiëel overzicht

alleen beschikbaar voor werkgroepleden

Kop- en voettekst brieven:

Senioren Zomerschool Houten een Samenwerkingsproject van de Samenwerkende Bonden Ouderen Houten, en “van Houten&co”

Voettekst:

Senioren Zomerschool Houten, p/a ‘vanHouten&co’, Hollandspoor 37, 3994 VT, Houten. [email protected]

- 13 -


versie 1.2-20120113

EVALUATIEFORMULIER “Senioren Zomerschool Houten 2011” Algemene informatie: Nummer en Naam activiteit: Datum: Begeleider / ingevuld door: Deelnemers 1.

aantal opgegeven:

Wat vond u van de activiteit?

Thema / inhoud: Duur: Educatieve waarde: Geschikt voor de doelgroep: Presentatie / vormgeving: 2.

aantal aanwezig:

negatief negatief negatief negatief negatief

1 1 1 1 1

2 2 2 2 2

3 3 3 3 3

4 4 4 4 4

5 5 5 5 5

positief positief positief positief positief

4

5

helemaal

Heeft de opzet / inhoud aan uw verwachting voldaan? niet

1

2

3

Eventuele toelichting:

3.

Hoe waren de reacties van de deelnemers?

Tijdens: Vlak na: Er werd achteraf:

0 duidelijk geboeid 0 enthousiast 0 nog druk

0 geïnteresseerd 0 positief 0 een beetje

0 passief 0 storend 0 negatief 0 niet meer over gepraat.

Eventuele toelichting:

4.

Wat betreft voorbereiding / verwerking

Is er vooraf genoeg aandacht besteed aan de activiteit? toelichting:

Ja/ nee

Is er iets waar een volgende keer speciaal aandacht aan besteedt moet worden? toelichting:

Ja/ nee

5.

Eventuele ideeën/ suggesties of opmerkingen:

We willen u verzoeken het ingevulde evaluatieformulier in te leveren bij het Dagelijks Bestuur. Ook gemaakte foto’s/filmpjes graag naar het DB: [email protected]

- 14 -


versie 1.2-20120113

Voorbeeld van de lijsten die de begeleiders ontvangen na de inschrijvinsperiode: (Ook in volgorde van inschrijving aanwezig)

Inschrijvingen per activiteit nr: 6 Excursie Militair Luchtvaartmuseum, Soesterberg datum: vr 8 jul 2011 kosten: € 5,00 aanvang: 10:00 uur kostencp: € 3,00 einde: 16:00 locatie: Kampweg 120, Soesterberg deelnemers: max. 15 opmerkingen: incl. koffie rolstoeltoegang Inschrijvingen dd naam 19‐5‐2011 16‐5‐2011 20‐5‐2011 20‐5‐2011 30‐5‐2011 30‐5‐2011 25‐5‐2011 3‐6‐2011 26‐5‐2011 8‐6‐2011 14‐6‐2011 9‐6‐2011 9‐6‐2011 8‐6‐2011 1‐6‐2011 26‐5‐2011 23‐5‐2011 23‐5‐2011 20‐5‐2011 20‐5‐2011 19‐5‐2011 5‐6‐2011 6‐6‐2011 8‐6‐2011 27‐5‐2011 27‐5‐2011 27‐5‐2011 27‐5‐2011

telefoon bijzonderheden

adres

Mevr. C.W. Rossel ‐ v. Beek Vossenakker 3 3994 ES Houten Dhr. J. van der Werf Saksenpoort 14 3991JN Houten Dhr. J van Dalen Schuilhoeve 56 3992NE Houten Mevr. W van Dalen – Sacré Schuilhoeve 56 3992NE Houten Dhr. G. Dijkstra Ruitercamp 151 3992BZ Houten Mevr. F. Dijkstra‐Esink Ruitercamp 151 3992BZ Houten Dhr. G. van Esseveld Tolmuur 8 3991 EZ Houten Dhr. J.A. van Griethuizen Kriekengaarde 17 3992KH Houten Mevr. T.J.M. Hendrickx Boogmuur 65 3991 RR Houten Dhr. G.J. Hendriks Guldenslag 9 3991WB Houten Dhr. R. Hofman Dwarscamp 11 3992BL Houten Dhr. E. Hogenberg Gaffelveld 24 3993RC Houten Mevr. M.J. Hogenberg Gaffelveld 24 3993RC Houten Mevr. E. Hoogenhout Valkeniersborch 75 3992CS Houten Mevr. H. Hoogewoud Roerdompweide 18 3993EV Houten Dhr. J. Knepper Randhoeve 88 3992XH Houten Mevr. I. Köhlenberg Wolvenakker 34 3994EB Houten Dhr. A. Lublink Molenaarserf 40 3991KP Houten Mevr. P. Meijerink Het Spoor 106 3994AL Houten Dhr. H.J. Meijerink Het Spoor 106 3994AL Houten Dhr. P. Rossel Vossenakker 3 3994 ES Houten Mevr. H.J. Slik Melkhoeve 2 3992XT Houten Mevr. A.I. Veld, in 't Wolvenakker 6 3994EB Houten Mevr. J.A. Vermeulen–Kik Gaffelveld 30 3993 RC Houten Mevr. A. Voskuilen Burg. Haefkensstraat 17 3991DA Houten Dhr. T.H. Voskuilen Burg. Haefkensstraat 17 3991DA Houten Dhr. S. Wever Kooikerseind 1 3995BM Houten Mevr. M.J. Wever Kooikerseind 1 3995BM Houten

Totaal aantal deelnemers

28

- 15 -

030 6351884 030 6377639 030 6352908 030 6352908 030 6379885 030 6379885 030 6038388 0306911198 030 6563416 030 6380164 030‐6379885 030‐6379459 030‐6379459 030 6371666 030 2658051 030 6017078 030 6353158 030 6341552 030 2657266 030‐2657266 030 6351884 030 6376391 030 6371775 030 6377013 030‐6371550 030 6371550 030 6372698 030‐6372698

auto+2 auto+2

auto+1 S'berg auto+3 auto+3

auto+2:Meerijden kan met meerijden meerijden

meerijden

auto+2 auto+3 auto+3: Bogerd,Berkel mee auto+2 auto+2 kleine auto+2 auto+2


versie 1.2-20120113

Voorbeeld lijst aantal deelnemers alle activiteiten:

Totaal Alle Inschrijvingen Per Activiteit. nr naam

deelnemers

Aantal

1 Zomercursus filosofie

max. 20

19

2 Excursie stuw Hagestein

max 40

37

3 Medische Fitness, Medisch Centrum Dorp

min. 5 ‐ max. 10

11

4 Excursie Broedergemeente Zeist

max. 25

28

5 "Koffie fit" uurtje, Body Business

max. 20

16

6 Excursie Militair Luchtvaartmuseum, Soesterberg

max. 15

29

7 Excursie Slot Zuylen

max. 20

36

8 Excursie Rechtbank Utrecht

max. 25

38

9 Fietstochtje naar Fort Rijnauwen

max. 25

22

10 Workshop fotoalbum maken

max. 7

21

11 Stadswandeling IJsselstein en bezoek Korenmolen

max. 30

27

12 Dagje Leerdam, de Glasblazerij, lunch en boottocht op de Linge

max. 30

59

13 Wandeling Utrecht, bierproeverij

max. 20

22

14 Botanische tuinen, de Uithof

max. 15 p/g

26

15 Excursie KNMI en lunch, De Bilt

max. 30 p/g

67

16 Workshop Ketting / Armband maken van kralen

max 8

18

17 Vaartochtje Kromme Rijn, Bunnik

max. 32

60

18 Bezoek Universiteitsmuseum Utrecht

max 15

26

19 Workshop koken: luxe lunch

max. 20

18

20 Mandala tekenen

max. 25

20

21 Excursie stadion Galgenwaard, FC Utrecht

max. 25

20

22 Excursie Crematorium Noorderveld, Nieuwegein

max. 35

25

23 Bezoek Moluks kerkelijk Centrum, Houten

max. 60

75 Pagina 1 van 1

donderdag 15 september 2011

- 16 -


versie 1.2-20120113

voorbeelden brieven: Aan: dhr/mevr …….

Datum Ons kenmerk Betreft

: 19 februari 2012 : afzeggingen : Afzegging deelname excursie of workshop Senioren Zomerschool Houten

Geachte meneer en/of mevrouw, U heeft zich opgegeven voor een aantal excursies/workshops van de Senioren Zomerschool. De belangstelling voor deze excursies/workshops is dit jaar bijzonder groot. Voor de inschrijving hebben we ons daarom laten leiden door de datum van aanmelding. Daarom moeten we u helaas melden dat u voor een aantal van de door u opgegeven excursies/workshops jammer genoeg niet in aanmerking komt. Wel houden wij u op de reservelijst. Zodra er mensen annuleren brengen wij u hiervan op de hoogte. U kunt dus niet meer deelnemen aan de volgende excursie(s): # # We hopen dat u hiervoor begrip kunt tonen. Ondanks deze mededeling danken we u hartelijk voor uw interesse.

Met vriendelijke groeten, Namens de Senioren Zomerschool Houten

Aan: de deelnemers Dagje Leerdam.

Houten, 18 juni

Betreft: Uw deelname aan Dagje Leerdam, 20 juli 2011 Bijlage: deelnemerslijst met indeling auto’s

Beste Deelnemer, Bij wijze van uitzondering ontvangt u bij deze excursie wèl een inschrijvingsbevestiging, omdat we graag het volgende onder uw aandacht willen brengen: De belangstelling voor deze excursie is bijzonder groot, daarom hebben we, om het vervoer in goede banen te leiden, een indeling van auto’s gemaakt aan de hand van de inschrijfformulieren. Bijgaand treft u een lijst met deze indeling aan. U wordt geacht om voor 09.00 uur aanwezig te zijn in of bij Markant (Het Kant 199), waarvandaan we in een (losse) colonne vertrekken naar Leerdam. We parkeren aan de Lingedijk (iets voorbij Royal Leerdam aan de linkerkant). Indien er vragen of andere opmerkingen over deze indeling of het dagje Leerdam zijn kunt u dit melden bij de Senioren Zomerschool via tel: 030 6364255 (tussen 09.00 en 13.00 uur). Wij danken u hartelijk voor uw interesse in deze excursie en wensen u een prettige dag toe.

Met vriendelijke groet, Namens de Senioren Zomerschool Houten

- 17 -


versie 1.2-20120113

Aan: de deelnemers Excursie KNMI, De Bilt Houten, 18 juni Betreft: Uw deelname aan Excursie KNMI, woensdag 27 juli 2011

Beste Deelnemer, Bij wijze van uitzondering ontvangt u bij deze excursie wèl een inschrijvingsbevestiging, omdat we graag het volgende onder uw aandacht willen brengen: Door de grote belangstelling voor deze excursie hebben we een extra groep kunnen organiseren. U bent ingedeeld in de eerste groep. We verwachten u om 10.00 uur bij het KNMI. Adres: Wilhelminalaan 10, 3732 GK De Bilt Dringend verzoek: Uit veiligheidsvoorschrift worden bezoekers van het KNMI geacht een geldig legitimatiebewijs mee te nemen. Indien er vragen of andere opmerkingen over deze excursie zijn kunt u dit melden bij de Senioren Zomerschool via tel: 030 6364255 (tussen 09.00 en 13.00 uur). Wij danken u hartelijk voor uw interesse in deze excursie en wensen u een prettige dag toe.

Met vriendelijke groet, Namens de Senioren Zomerschool Houten Bezoekerscentrum Rivierengebied VOF t.a.v. Dhr J. Hoogendoorn p/a Koenestraat 2a 3958 XG Amerongen

Houten, 20 juni

Ons kenmerk Uw kenmerk Betreft

: nr. 2 Excursie Hagestein : DR/RLS 11/1039 : Aantal deelnemers en bevestiging

Geachte heer Hoogendoorn, Zoals afgesproken geef ik u het aantal deelnemers door, die uw organisatie zullen bezoeken in het kader van de Senioren Zomerschool 2011. Mochten er nog vragen zijn dan kunt u contact opnemen met de Senioren Zomerschool via tel. 030-6364255 (tussen 09.00 uur en 13.00 uur). De volgende gegevens zijn voor uw organisatie van belang: Aantal deelnemers: ca. 36 (onder voorbehoud van mogelijke afzeggingen) Contactpersoon: Dhr. J. Nellestijn De Excursie stuw Hagestein zal plaatsvinden op 5 juli vanaf 10.00 uur. Uw factuur kunt u sturen naar : Senioren Zomerschool 2011 Houten, p/a “van Houten&co” Hollandspoor 37 3994 VT Houten

Wij danken u voor de fijne samenwerking en wensen u een plezierige excursie toe.

Hoogachtend, namens de Senioren Zomerschool 2011, Houten,

- 18 -

Draaiboek Senioren Zomerschool Houten

Recommend Documents