Developed by PT.ARFADIA Portal Intranet User Manual
1
Arfadia
KATA PENGANTAR
Portal Intranet adalah sebuah media yang menyatukan akses ke semua informasi perusahaan, media untuk bertukar informasi dan berkomunikasi antar karyawan, serta media untuk menyatukan aplikasi di internal perusahaan. Ini adalah alat yang membantu perusahaan mengelola data, aplikasi, dan informasi agar lebih mudah. PT. Arfadia merupakan sebuah perusahaan Information Technology yang memberikan layanan pembuatan intranet dengan menggunakan fitur yang sangat terkini. Hal ini didasari oleh permintaan dan kebutuhan akan intranet yang terus berkembang dari perusahaan-perusahaan, terutama pelanggan-pelanggan PT. Arfadia sendiri. Dalam implementasinya, ada 4 (empat) faktor yang menunjang keberhasilan sebuah intranet, yaitu : pemanfaatan waktu, komunikasi, kerangka perubahan budaya kerja dan hemat biaya. Apabila keempat faktor tersebut terpenuhi maka dapat dikatakan pengimplementasian intranet berhasil. Agar terwujudnya keberhasilan tersebut dibutuhkan fitur-fitur intranet yang mendukung keempat faktor tersebut. Intranet yang dikembangkan oleh PT. Arfadia memiliki fitur-fitur yang mendukung kegiatan perusahaan dan mudah untuk digunakan, sehingga dapat diakses oleh siapa pun dalam organisasi dan perusahaan tersebut. Dengan fitur-fitur ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja karyawan dan efisiensi dalam berinteraksi dan berkomunikasi dengan seluruh karyawan dalam perusahaan, mulai dari Level Top Management, Middle Management, sampai karyawan. Untuk lebih memahami dan dapat memanfaatkan semua fitur-fitur yang ada dalam intranet ini, maka dibuatlah sebuah Buku Panduan Penggunaan Intranet (User Manual Book) yang dapat menjadi panduan dan memudahkan bagi seluruh pengguna dalam menjalankan fitur-fitur dalam intranet ini. Sehingga implementasi intranet dalam sebuah perusahaan tersebut dapat sukses dan berhasil.
Tim Portal Intranet Arfadia
2
Portal Intranet User Manual
Arfadia
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR 2 DAFTAR ISI 3 DAFTAR GAMBAR 6
BAB 1 PORTAL INTRANET 14 1.1
Memulai Portal Intranet
16
1.1.1 Masuk 16 1.1.2 Lupa Sandi 17 1.1.3 Membuat Default Password 18
BAB 2 FASILITAS CARI 19 BAB 3 MENU HORIZONTAL 20 3.1 Beranda 20 3.2 Administrator 21 3.2.1 Konten > Tentang Kami 21 3.2.2 Konten > Berita 23 3.2.3 Konten > Divisi 27 3.2.4 Konten > Prosedur 29 3.2.5 Konten > Announcement 33 3.2.6 Konten > Quick Link 37 3.2.7 Konten > Foto 40 3.2.8 Pengguna > Pengaturan Peran 41 3.2.9 Pengguna > Pengaturan Pengguna 44 3.2.10 Menu > Pengaturan Akses Peran 48 3.2.11 Menu > Menu Manager 50 3.2.12 Situs > Daftar Proses DB 52 3.2.13 Situs > Statistik Pengunjung 52 3.2.14 Situs > Service Manager 55 3.2.15 Data Master > Position Data 55 3.2.16 Data Master > Departement Data 57
Portal Intranet User Manual
3
BAB 4 EMPLOYEE SPOTLIGHT 60 BAB 5 MENU VERTIKAL 61 5.1 Profil 61 5.2 Workspace 63 5.2.1 Task 63 5.2.2 Workgroup 66 5.2.3 Quick Link 69
5.3 Workgroup 70 5.3.1 Menuliskan pesan 70
5.4 Notes 79 5.4.1 Membuat Notes 79 5.4.2 Mengubah Notes 81 5.4.3 Mencetak Notes 82 5.4.4 Menghapus Notes 83
5.5 Berkas 85 5.5.1 Mengunggah Berkas 86 5.5.2 Membagi Berkas 88 5.5.3 Membuat Folder Baru 89 5.5.4 Mengunduh Berkas 89 5.5.5 Menghapus Berkas 90 5.5.6 Mengganti Nama Berkas 91 5.5.7 Memindahkan Berkas 92
5.6 Conversation 93 5.6.1 Memulai Conversation 93 5.6.2 Join Work Group 95 5.6.3 Upload File 98 5.6.5 Melakukan Chatting 101
4
Portal Intranet User Manual
5.7 Jadwal 102 5.8 Proyek 106 5.8.1 Membuat Proyek 106 5.8.2 Mengubah Data Proyek 107 5.8.3 Menghapus Data Proyek 108 5.8.4 Menambah Task pada Proyek 108 5.8.5 Tampilan Task 110
5.9 Foto 112 5.9.1 Menambahakan Album Foto
112
5.10 Setting 117 5.11 Keluar 118
BAB 6 KOTAK BANTUAN 119
Portal Intranet User Manual
5
Arfadia
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1
Tampilan Front End Intranet
9
Gambar 1.2
Tampilan Tombol Masuk
11
Gambar 1.3 Untuk Masuk Intranet
11
Gambar 1.4
Lupa Kata Sandi
12
Gambar 1.5
Kotak Lupa Kata Sandi
12
Gambar 1.6
Kotak Lupa Kata Sandi
13
Gambar 1.7
Setting Default Password
13
Gambar 1.8
Menyimpan Default Password
13
Gambar 2.1
Tampilan Hasil Pencarian
14
Gambar 3.1 Tampilan Beranda 15 Gambar 3.2
Memilih Submenu Tentang Kami, Visi Misi
16
Gambar 3.3
Memilih Tombol Ubah Pada Submenu Visi Misi
16
Gambar 3.4
Kotak Editor Menu Konten
17
Gambar 3.5
Pemilihan Submenu Berita
18
Gambar 3.6
Menambah Berita Baru
18
Gambar 3.7
Kotak Editor Penambahan Berita Baru
19
Gambar 3.8
Tampilam Pesan Broadcast
19
Gambar 3.9
Tampilan Broadcast Berita Berdasarkan Departemen
20
Gambar 3.10 Tampilan Ubah Berita
20
Gambar 3.11 Tampilan Menghapus Berita
21
Gambar 3.12 Konfirmasi Menghapus Pesan
21
Gambar 3.13 Memilih menu Konten – Divisi
22
Gambar 3.14 Tombol Ubah 22
6
Gambar 3.15 Tampilan Editor Ubah Submenu Divisi
23
Gambar 3.16 Konfirmasi Simpan Data Konten
23
Gambar 3.17 Memilih Submenu Prosedur
24
Gambar 3.18 Memilih Tombol Tambah Menu Prosedur
24
Gambar 3.19 Memilih Kategori Departemen
24
Gambar 3.20 Tampilan Pemilihan Kategori pada Menu Prosedur
25
Gambar 3.21 Tampilan Mengubah Kategori pada Menu Prosedur
25
Gambar 3.22 Tampilan Menghapus Kategori pada Menu Prosedur
26
Portal Intranet User Manual
Gambar 3.23 Tampilan Penambahan File pada Menu Prosedur
26
Gambar 3.24 Tampilan pemilihan File pada Menu Prosedur
27
Gambar 3.25 Tampilan Mengunggah File Pada Menu Prosedur
27
Gambar 3.26 Tampilan Menyimpan File Pada Menu Prosedur Berhasil
28
Gambar 3.27 Memilih Submenu Announcement
29
Gambar 3.28 Tampilan Menambah Pengumuman
29
Gambar 3.29 Tampilan Pengisian Isi Pesan dalam Pengumuman
29
Gambar 3.30 Tampilan List Pengumuman
30
Gambar 3.31 Tampilan Mengubah Pengumuman
30
Gambar 3.32 Tampilan Mengubah Pengumuman
30
Gambar 3.33 Tampilan Mengubah Isi Pengumuman
31
Gambar 3.34 List Pengumuman telah diubah
31
Gambar 3.35 Tampilan Menghapus Pegumuman
31
Gambar 3.36 Konfirmasil Hapus Pengumuman
31
Gambar 3.37 Tombol Tambah pada Menu Quick Links
32
Gambar 3.38 Tampilan Pengisian Quick Link
32
Gambar 3.39 Daftar Quick Link 33 Gambar 3.40 Memilih Tautan Yang Akan Diubah Pada Menu Quick Link
33
Gambar 3.41 Tombol Ubah Quick Link
33
Gambar 3.42 Tampilan Mengubah Isi Quick Link
33
Gambar 3.43 List Quick Link Yang Telah Diubah
34
Gambar 3.44 Memilih Tautan Yang Akan Dihapus
34
Gambar 3.45 Konfirmasi Menghapus Tautan
35
Gambar 3.46 List Quick Link Yang Telah Dihapus
35
Gambar 3.47 Tampilan Submenu Foto
36
Gambar 3.48 Tombol Tambah Pada Menu Submenu Pengaturan Peran
36
Gambar 3.49 Tampilan Mengisi Nama Peran
37
Gambar 3.50 List Nama Peran Yang Telah Ditambah
37
Gambar 3.51 Mengubah Nama Peran
37
Gambar 3.52 Tampilan Mengubah Nama Peran
38
Gambar 3.53 List Nama Peran Yang Telah Diubah
38
Gambar 3.54 Memilih Nama Peran Yang Akan Dihapus
38
Gambar 3.55 Konfirmasi Menghapus Nama Peran
39
Portal Intranet User Manual
7
Gambar 3.56 List Nama Peran Yang Telah Dihapus
39
Gambar 3.57 Tampilan Setting Default Password
39
Gambar 3.58 Tombol Tambah Pada Pengaturan Pengguna
40
Gambar 3.59 Tampilan Menambah Pengguna
41
Gambar 3.60 Memilih Pengguna Yang Ingin Diubah
41
Gambar 3.61 Tampilan Mengubah Informasi Pengguna
42
Gambar 3.62 Mengubah Kata Sandi
42
Gambar 3.63 Memilih Pengguna Yang Ingin Dihapus
43
Gambar 3.64 Konfirmasi Menghapus Pengguna
43
Gambar 3.65 Tombol Tambah pada Pengaturan Akses Peran
43
Gambar 3.66 Kotak Pengaturan Akses Menu
44
Gambar 3.67 Mengubah Akses Peran
44
Gambar 3.68 Penghapusan Akses Peran
45
Gambar 3.69 Menambah Submenu 46 Gambar 3.70 Memilih Induk Submenu
46
Gambar 3.71 Mengisi Nama Submenu
46
Gambar 3.72 Konfirmasi Mengisi konten
47
Gambar 3.73 Daftar Proses DB 47 Gambar 3.74 Statistik Pengunjung 48 Gambar 3.75 Grafik Pengunjung Setiap Login
49
Gambar 3.76 Grafik Pengunjung Dalam Satu Hari Dihitung Satu Walau Login Berkali - kali 50 Gambar 3.77 Grafik Frekuensi Per Halaman
50
Gambar 3.78 Grafik Pengunjung Per Kota
50
Gambar 3.79 Peta Pengunjung 50
8
Gambar 3.80 Tampilan Service Manager
50
Gambar 3.81 Tombol Tambah Pada Submenu Position Data
51
Gambar 3.82 Mengisi Jabatan Baru
51
Gambar 3.83 Memilih Jabatan Yang Akan Diubah
51
Gambar 3.84 Klik Tombol Ubah pada Submenu Position Data
52
Gambar 3.85 Mengubah Nama Jabatan Yang Baru
52
Gambar 3.86 Memilih Jabatan yang Akan Dihapus
52
Gambar 3.87 Konfirmasi Menghapus Jabatan
52
Portal Intranet User Manual
Gambar 3.88 Menambah Departemen Baru
53
Gambar 3.89 Mengisi Nama Departemen
53
Gambar 3.90 Memilih Departemen yang Akan dihapus
54
Gambar 3.91 Tombol Ubah Pada Submenu Departemen Data
54
Gambar 3.92 Mengubah Departemen
54
Gambar 3.93 Memilih Departemen Yang Akan Dihapus
54
Gambar 3.94 Tombol Hapus Departemen Data
54
Gambar 3.95 Konfirmasi Menghapus Departemen
54
Gambar 5.1 Menu Profile 56 Gambar 5.2
Halaman Profile
56
Gambar 5.3
Tombol Ubah
56
Gambar 5.4
Fitur Upload Foto
56
Gambar 5.5
Pilih Profile
57
Gambar 5.6
Data Profile
57
Gambar 5.7
Submenu Task
58
Gambar 5.8
Data Task 58
Gambar 5.9
Task Setelah Disimpan
59
Gambar 5.10 Tombol Status Task
59
Gambar 5.11 Checklist Sub-Task 59 Gambar 5.12 Tombol dan Link untuk Melihat Detail Task
60
Gambar 5.13 Tampilan Detail Task
60
Gambar 5.14 Tombol Ubah Task
60
Gambar 5.15 Tombol Hapus Task
61
Gambar 5.16 Submenu Workgroup 61 Gambar 5.17 Data Workgroup 61 Gambar 5.18 Menu Workgroup 62 Gambar 5.19 Pilihan Workgroup 62 Gambar 5.20 Tombol Ubah Workgroup
62
Gambar 5.21 Edit Data Group 63 Gambar 5.22 Tombol Hapus Workgroup
63
Gambar 5.23 Konfirmasi Hapus Workgroup
63
Gambar 5.24 Submenu Quick Link
64
Portal Intranet User Manual
9
Gambar 5.25 Data Quick Link 64 Gambar 5.26 Tampilan Quick Link
64
Gambar 5.27 Tab Pesan 65 Gambar 5.28 Tombol Unggah File
65
Gambar 5.29 Open File 66 Gambar 5.30 Mention Pengguna Lain
66
Gambar 5.31 Pilih Pengguna pada Saat Mention
67
Gambar 5.32 Mention Pengguna Tertentu
67
Gambar 5.33 Icon Topik 67 Gambar 5.34 Tombol send 68 Gambar 5.35 Tampilan Setelah Pesan Terkirim
68
Gambar 5.36 Notifikasi 69 Gambar 5.37 Tab Task 69 Gambar 5.38 New Task 70 Gambar 5.39 Tampilan Task 70 Gambar 5.40 Tombol Mulai 71 Gambar 5.41 Checklist Sub Task
71
Gambar 5.42 Tombol Tautan 71 Gambar 5.43 Tampilan Detail Task
72
Gambar 5.44 Tombol Ubah 72 Gambar 5.45 Tombol Hapus 72 Gambar 5.46 Tambah Judul Announcement
73
Gambar 5.47 Checklist SMS dan Email
73
Gambar 5.48 Menu Notes 74 Gambar 5.49 Tombol Tambah 74 Gambar 5.50 Isian Kategori 74 Gambar 5.51 Klik Kategori 74 Gambar 5.52 Tambah Notes 75 Gambar 5.53 Edit Notes 75 Gambar 5.54 Isi Notes 75 Gambar 5.55 Proses Ubah Kategori
76
Gambar 5.56 Ubah Kategori 76 Gambar 5.57 Tombol Edit Judul Note
10
76
Portal Intranet User Manual
Gambar 5.58 Proses Edit Judul Note
77
Gambar 5.59 Tombol Edit Note 77 Gambar 5.60 Tombol Simpan Note
77
Gambar 5.61 Tombol Cetak 77 Gambar 5.62 Print Preview 78 Gambar 5.63 Tombol Delete 78 Gambar 5.64 Tombol Hapus 78 Gambar 5.65 Konfirmasi Hapus Kategori
79
Gambar 5.66 Menu Berkas 80 Gambar 5.67 Tampilan Menu Berkas
80
Gambar 5.68 Tombol Unggah 81 Gambar 5.69 Tombol Tambah File
81
Gambar 5.70 Pilih Berkas 81 Gambar 5.71 Tombol Mulai Unggah
82
Gambar 5.72 Tombol Keluar 82 Gambar 5.73 Tampilan Berkas setelah Diunggah
82
Gambar 5.74 Cara Berbagi Berkas
83
Gambar 5.75 Memilih Pengguna untuk Berbagai Berkas
83
Gambar 5.76 Berkas yang Dihargai
83
Gambar 5.77 Tombol Folder Baru
84
Gambar 5.78 Buat Folder Baru 84 Gambar 5.79 Unduh Berkas 84 Gambar 5.80 Status Unduh 84 Gambar 5.81 Berkas yang Diunduh
85
Gambar 5.82 Tombol Hapus 85 Gambar 5.83 Konfirmasi Menghapus Berkas
85
Gambar 5.84 Ganti Nama Berkas
86
Gambar 5.85 Merubah Nama Berkas
86
Gambar 5.86 Tampilan Setelah Dirubah
87
Gambar 5.87 Tombol Pindahkan 87 Gambar 5.88 Pindah Folder 87 Gambar 5.89 Memilih Tombol Conversation
88
Gambar 5.90 Tampilan Sesi BT COCOA
88
Portal Intranet User Manual
11
Gambar 5.91 Tampilan Conversation 89 Gambar 5.92 Tampilan Log Out Conference
90
Gambar 5.93 Konfirmasi Log Out dari Conference
90
Gambar 5.94 Memilih Workgroup dan Bergabung
91
Gambar 5.95 Tampilan Tombol Allow
91
Gambar 5.96 Tampilan Audio dan Join Group
92
Gambar 5.97 Tampilan Change Microphone
92
Gambar 5.98 Tampilan Memilih Upload File
93
Gambar 5.99 Tampilan Upload File
93
Gambar 5.100 Browsing File 93 Gambar 5.101 Tampilan File yang Akan diupload
94
Gambar 5.102 Tampilan File Telah Berhasil Diupload
94
Gambar 5.103 Tampilan File Yang Diupload
94
Gambar 5.104 Tampilan File Preview dan Whiteboard
95
Gambar 5.105 Melakukan chating 96 Gambar 5.106 Mengubah Warna Text 96 Gambar 5.107 Menu Jadwal 97 Gambar 5.108 Board Harian 97 Gambar 5.109 Board Minggu 97 Gambar 5.110 Board Bulanan 97 Gambar 5.111 Tabel Schedule 98 Gambar 5.112 Detail Schedule 98 Gambar 5.113 Preview Jadwal 99 Gambar 5.114 Notifikasi Jadwal 99 Gambar 5.115 Tampilan Proyek 101 Gambar 5.116 Tambahkan Proyek 101 Gambar 5.117 Tombol “Ubah” 102 Gambar 5.118 Ubah Proyek 102 Gambar 5.119 Hapus Proyek 103 Gambar 5.120 Tambah Aktifitas 103 Gambar 5.121 Detail Kegiatan 103 Gambar 5.122 Open File 104 Gambar 5.123 Tambah Sub-kegiatan 104
12
Portal Intranet User Manual
Gambar 5.124 Simpan Komentar 105 Gambar 5.125 Tombol Close Detail Kegiatan
105
Gambar 5.126 Pemindahan Task 105 Gambar 5.127 Pilih Tujuan Pemindahan 106 Gambar 5.128 Task Berpindah 106 Gambar 5.129 Penempatan 106 Gambar 5.130 Notifikasi 106 Gambar 5.131 Menu Foto 107 Gambar 5.132 Tampilan Album 107 Gambar 5.133 Tombol Tambah 107 Gambar 5.134 Tambah File 107 Gambar 5.135 Open File 108 Gambar 5.136 Mulai Unggah 108 Gambar 5.137 Proses Mengunggah 109 Gambar 5.138 Pemindahan Urutan 109 Gambar 5.139 Tambah Album 109 Gambar 5.140 Berbagi File 110 Gambar 5.141 Berbagi File dengan Beberapa Pengguna
110
Gambar 5.142 Berbagi File dengan Beberapa Pengguna
110
Gambar 5.143 Album Foto 111 Gambar 5.144 Album Foto 111 Gambar 5.145 Foto Album 111 Gambar 5.146 Menu Setting 112 Gambar 5.147 Tombol Edit 112 Gambar 5.148 Edit Background, Format Waktu, dan Mode Bahasa
112
Gambar 5.149 Menu Keluar dari Mode Pengguna
113
Gambar 6.1 Contact Help 114 Gambar 6.2
Tampilan Kotak Kontak Bantuan
114
Gambar 6.3 Konfirmasi Terkirim 114
Portal Intranet User Manual
13
Arfadia
BAB 1 PORTAL INTRANET
Portal intranet terdiri dari 2 (dua) bagian, yaitu bagian front end dan bagian back end. Bagian Front end dari intranet ini adalah tampilan informasi-informasi yang berkaitan dengan perusahaan. Bagian ini dapat diakses oleh seluruh pengguna intranet.
Gambar 1.1 Tampilan Front End Intranet
Komponen-komponen bagian ini antara lain : - Logo Perusahaan - Tombol Masuk ke dalam Portal Intranet - Fasilitas Cari - Informasi waktu, meliputi Hari, Tanggal dan Jam - Menu Horizontal yang terdiri dari Beranda, Tentang Kami, Prosedur, Berita,
14
Portal Intranet User Manual
- Divisi dan Daftar Karyawan - Berita, yang terdiri dari Berita Internal dan Eksternal - Employee Spotlight - Kalender Kegiatan - Informasi ulang tahun karyawan - File yang dibagi - Quick links - Kontak Bantuan - Footer Untuk mengelola (menambah, mengubah dan menghapus) komponen-komponen diatas dapat dilakukan pada bagian back end, yang disebut dengan Content Management System. Hal ini akan dijelaskan pada Bagian Kedua dari Buku Panduan ini. Sementara bagian backend adalah bagian yang lebih private, hanya dapat diakses oleh pengguna yang memiliki ID user dan password untuk masuk ke dalamnya. Pada bagian ini terdapat fasilitas Content Management System (CMS), yang berfungsi untuk mengatur (mengubah, menghapus, menambah) informasi-informasi yang ada pada bagian front end. Komponen-komponen yang membedakan antara front end dan back end adalah adanya menu vertikal (Menu Privat Setelah Login), yang terdiri dari beberapa fitur yaitu : • Profil • Workspace • Workgroup • Notes • Berkas • Conversation • Jadwal • Project • Photos • Setting • Keluar • Anouncement • Status Jumlah Karyawan yang sedang online • Notifikasi
Portal Intranet User Manual
15
1.1 Memulai Portal Intranet 1.1.1 Masuk Fitur ini digunakan untuk masuk sebagai pengguna yang memiliki peran tertentu, pembedaan peran pengguna ini digunakan untuk mengakses menu – menu yang tidak muncul pada mode tampilan umum. Langkah – langkahnya adalah sebagai berikut : 1. Klik tombol Masuk.
Gambar 1.2. Tampilan Tombol Masuk
2.
Isikan alamat email atau NIK dan password pada kotak yang muncul.
Gambar 1.3. Untuk Masuk Intranet
3. Klik tombol OK, halaman akan refresh dan menu yang diberikan kepada peran pengguna ini akan muncul
16
Portal Intranet User Manual
1.1.2 Lupa Sandi Jika pengguna lupa sandi yang digunakan untuk masuk intranet ini dengan menggunakan peran aksesnya maka fitur ini bisa digunakan. Langkah – langkahnya adalah sebagai berikut : 1. Pada kotak masuk klik link Lupa Kata Sandi Anda ?
Gambar 1.4. Lupa Kata Sandi
2.
Pada kotak yang muncul isikan alamat email dan kode verifikasi. Setelah diisi semua, klik Kirim Pesan
Gambar 1.5. Kotak Lupa Kata Sandi
Portal Intranet User Manual
17
3.
Klik tombol Kirim Pesan, dan klik tombol pemberitahun bahwa password baru telah terkirim ke email pengguna.
Gambar 1.6. Kotak Lupa Kata Sandi
4.
Pada saat yang sama, password baru akan dikirim ke email.
1.1.3 Membuat Default Password Setelah masuk ke dalam Intranet, maka hal pertama yang harus dilakukan oleh Administrator adalah membuat default password dan membagikan atau menginformasikan default password ini kepada seluruh pengguna. Pengguna yang telah menerima default password ini dapat menggunakannya untuk masuk ke dalam Portal Intranet. Cara membuat default password adalah : 1. Administrator masuk (log in) dengan user ID dan password admin. 2. Masuk ke Pengaturan Pengguna dengan memilih menu Administrator, Pengguna dan Pengaturan Pengguna.
Gambar 1.7. Setting Default Password
3. 4.
Klik Setting Default Password. Masukkan Default Password dan simpan.
Gambar 1.8. Menyimpan Default Password
5. 18
Informasikan Default Password kepada seluruh pengguna. Portal Intranet User Manual
Arfadia
BAB 2 FASILITAS CARI
Fitur ini berfungsi untuk menampilkan informasi dari kata kunci yang dicari. Caranya adalah masukkan kata kunci yang ingin dicari. Kemudian klik Cari.
Gambar 2.1
Portal Intranet User Manual
Tampilan Hasil Pencarian
19
Arfadia
BAB 3 MENU HORIZONTAL
3.1 Beranda Pada halaman ini berisi rangkuman informasi aktual meliputi artikel terbaru, berita eksternal terbaru, kalender kegiatan, karyawan yang berulang tahun hari ini, besok dan lusa, file yang disharing untuk umum, dan quick link.
Gambar 3.1
20
Tampilan Beranda
Portal Intranet User Manual
Arfadia
BAB 4 EMPLOYEE SPOTLIGHT
Menu ini berisikan tentang informasi karyawan yang meliputi foto, biodata karyawan, job description. Informasi tersebut dapat diganti sesuai dengan keinginan. Untuk dapat mengakses menu ini silahkan masuk ke menu Berita, dengan memilih Administrator, Konten, dan Berita . Menu ini dapat ditambah, diubah dan dihapus. Untuk menambah, mengubah dan menghapus menu ini langkah-langkahnya sama dengan menambah, mengubah dan menghapus menu berita..
60
Portal Intranet User Manual
Arfadia
BAB 5 MENU VERTIKAL
5.1 Profil Menu ini bertuliskan nama dari pengguna yang sedang login, yang berisi data detail dari pengguna. Data ini dapat diubah oleh pengguna tersebut. Langkah – langkahnya adalah : 1. Buka menu
Gambar 5.1 Menu Profile
2.
Tampilan data pengguna
Gambar 5.2 Halaman Profile
3.
Klik tombol ubah
Gambar 5.3 Tombol Ubah
4.
Pada kotak yang muncul lakukan pengubahan data. Untuk mengupload foto, klik tombol choose file.
Gambar 5.4 Fitur Upload Foto
Portal Intranet User Manual
61
Pilih foto dari drive, klik dua kali atau klik sekali kemudian klik tombol open.
Gambar 5.5 Pilih Profile
5.
Isian yang wajib diisi ditandai dengan tanda bintang, sedangkan isian yang tidak boleh diganti oleh pengguna ditampilkan dengan warna abu – abu. Setelah selesai melakukan perubahan data klik tombol simpan.
Gambar 5.6 Data Profile 62
Portal Intranet User Manual
5.2 Workspace Menu ini disediakan untuk mengelola 3 hal yaitu, Task, Workgroup, dan Quick Link yang muncul di halaman beranda.
5.2.1 Task Langkah – langkah untuk menambahkan task adalah : 1. Klik tombol panah di sebelah kanan tambah.
Gambar 5.7
2.
Submenu Task
Isikan data – data task.
Gambar 5.8 Portal Intranet User Manual
Data Task 63
3. 4.
Klik tombol simpan. Tampilan setelah disimpan.
Gambar 5.9
5.
Task Setelah Disimpan
Jika task tersebut sudah dimulai maka pada icon segitiga di bagian status klik kemudian start task.
Gambar 5.10
6.
Jika salah satu sub kegiatan sudah selesai dilakukan, centang checkbox yang disediakan.
Gambar 5.11
64
Tombol Status Task
Checklist Sub-Task
Portal Intranet User Manual
7.
Untuk melihat detail dari kegiatan, klik tautan atau link nama tasknya.
Gambar 5.12
8.
Tombol dan Link untuk Melihat Detail Task
Berikut ini tampilan detail tasknya.
Gambar 5.13
9.
Tampilan Detail Task
Untuk mengubah data task, klik tombol pada kolom tindakan, kemudian pilih ubah.
Gambar 5.14 Portal Intranet User Manual
Tombol Ubah Task 65
10. Lakukan perubahan data kemudian klik tombol simpan. 11. Untuk menghapus data task, lalu data task akan terhapus.
Gambar 5.15
Tombol Hapus Task
5.2.2 Workgroup Workgroup disini yang dimaksud adalah deskripsi dari workgroup, sedangkan untuk detailnya disediakan menu tersendiri untuk pengelolaannya. Langkah – langkah untuk menambahkan data workgroup : 1. Klik tambah
Gambar 5.16
2.
Pada kotak yang muncul isikan data workgroup.
Gambar 5.17 66
Submenu Workgroup
Data Workgroup Portal Intranet User Manual
3. 4.
Klik tombol untuk menyimpan. Data workgroup yang ditambahkan akan muncul di menu workgroup untuk dapat diakses oleh pengguna yang telah diundang. Klik menu workgroup.
Gambar 5.18
5.
Berikut ini tampilan workgroup di menu workgroup.
Gambar 5.19
6.
Menu Workgroup
Pilihan Workgroup
Untuk mengubah deskripsi workgroup, setelah memilih workgroup yang dimaksud maka klik tombol ubah.
Gambar 5.20
Portal Intranet User Manual
Tombol Ubah Workgroup
67
7.
Lakukan perubahan data.
Gambar 5.21
8.
Untuk menghapus workgroup, pada workgroup yang dipilih klik tombol hapus.
Gambar 5.22
9.
Tombol Hapus Workgroup
Pada konfirmasi yang muncul klik tombol oke.
Gambar 5.23
68
Edit Data Group
Konfirmasi Hapus Workgroup
Portal Intranet User Manual
5.2.3 Quick Link Submenu ini berfungsi untuk mengatur jalur cepat ke halaman yang dimaksud. Quick Link akan disediakan di halaman sebelah kanan pengguna yang login. Langkah – langkah menambahkan quick link adalah : 1. Klik submenu quick link.
Gambar 5.24
2.
Isikan data – datanya kemudian klik tombol simpan.
Gambar 5.25
3.
Submenu Quick Link
Data Quick Link
Berikut ini tampilan quick link nya.
Gambar 5.26
Portal Intranet User Manual
Tampilan Quick Link
69
5.3 Workgroup Menu ini berfungsi untuk mengelola data kerja kelompok yang dibentuk, masing – masing pengguna yang dimasukkan dalam workgroup dapat : 1. Menuliskan pesan pada detail workgroup tersebut, bisa ditujukan juga kepada pengguna tertentu. 2. Menambahkan task, mengubah task sesuai progress yang berlangsung. 3. Membuat announcement / pengumuman melalui sms ataupun email ke seluruh pengguna.
5.3.1 Menuliskan pesan Langkah – langkahnya adalah : 1. Klik tab pesan.
Gambar 5.27
2. 3.
Tulis pesan di bagian pengisian pesan. Untuk mencantumkan file, klik tombol panah.
Gambar 5.28
70
Tab Pesan
Tombol Unggah File
Portal Intranet User Manual
4.
Pada kotak yang muncul pilih file kemudian klik tombol open.
Gambar 5.29
5.
Open File
Untuk menunjuk pengguna tertentu klik tombol gambar orang sehingga di isian pesan muncul tanda @.
Gambar 5.30
Portal Intranet User Manual
Mention Pengguna Lain
71
6.
Ketik nama pengguna yang dituju, maka akan muncul listing pengguna yang mengandung karakter tersebut.
Gambar 5.31
7.
Pilih Pengguna pada Saat Mention
Saat dipilih salah satu pengguna yang dimaksud maka di bagian pesan akan muncul NIK (Nomor Induk Karyawan).
Gambar 5.32
8.
Mention Pengguna Tertentu
Untuk menambahkan topic klik tombol symbol kotak maka akan muncul isian topic.
Gambar 5.33 72
Icon Topik Portal Intranet User Manual
9.
Setelah topic diisi klik tombol send.
Gambar 5.34
Tombol send
10. Pesan akan tersimpan di baris workgroup dan juga terkirim ke pengguna yang dituju. Pengguna lain dapat menambahkan komentar dengan mengeklik komentar.
Gambar 5.35
Portal Intranet User Manual
Tampilan Setelah Pesan Terkirim
73
11. Pada pengguna yang disebutkan pada pesan, menerima notifikasi yang jika di-klik akan mengarah ke pesan ini.
Gambar 5.36
Notifikasi
5.3.2 Mengelola task Langkah – langkah menambahkan task : 1. Klik tab task, kemudian klik tombol create task.
Gambar 5.37
74
Tab Task
Portal Intranet User Manual
2.
Tambahkan data task kemudian klik tombol simpan.
Gambar 5.38
3.
New Task
Tampilan task yang dibuat akan muncul di tab task.
Gambar 5.39
Portal Intranet User Manual
Tampilan Task
75
4.
Untuk memulai task, klik tombol panah di status kemudian pilih start.
Gambar 5.40
5.
Pada sub task yang sudah selesai dikerjakan, centang checklist yang disediakan.
Gambar 5.41
6.
Checklist Sub Task
Untuk melihat detail dari task ini, klik tindakan > tautan atau link dari judul task.
Gambar 5.42
76
Tombol Mulai
Tombol Tautan
Portal Intranet User Manual
Berikut tampilan detailnya :
Gambar 5.43
7.
Tampilan Detail Task
Untuk Mengubah data task, klik tombol pada tindakan dan pilih ubah, lakukan perubahan data kemudian klik tombol simpan.
Gambar 5.44
8.
Tombol Ubah
Untuk menghapus task, klik tombol pada tindakan dan pilih hapus.
Portal Intranet User Manual
Gambar 5.45
Tombol Hapus
77
5.3.3 Membuat announcement / pengumuman Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : 1. Klik tab Announcement, kemudian klik pada icon kotak sebelah kiri bawah untuk menambahkan judul.
Gambar 5.46
2.
Tambah Judul Announcement
Centang di checklist icon handpone untuk mengirimkan ke sms semua karyawan, dan centang di checklist icon email untuk mengirim ke email semua karyawan. Kemudian klik tombol send.
Gambar 5.47
78
Checklist SMS dan Email
Portal Intranet User Manual
5.4 Notes Menu ini merupakan fitur untuk menambahkan note / catatan sesuai kategori tertentu yang dapat dimasukkan oleh pengguna. Note dikelompokkan dalam kategori tertentu yang dapat ditambahkan lebih dari satu judul notes beserta detailnya. Pengguna dapat menambahkan, mengubah, menghapus, dan mencetak note pada menu ini.
5.4.1 Membuat Notes Langkah – langkah untuk membuat notes adalah sebagai berikut : 1. Buka menu notes
Gambar 5.48
2.
Klik tombol tambah pada toolbar
Gambar 5.49
3. 4.
Isian Kategori
Kategori tersebut akan tersimpan. Untuk menambahkan notes detailnya, klik deskripsi kategori tersebut.
Gambar 5.51
7.
Tombol Tambah
Masukkan kategori pada kotak yang muncul. Klik tombol simpan.
Gambar 5.50
5. 6.
Menu Notes
Klik Kategori
Pada detail yang muncul masukkan judul note yang akan dibuat.
Portal Intranet User Manual
79
8.
Lalu klik tombol tambah.
Gambar 5.52
9.
Tambah Notes
Judul note tersebut berupa link text yang jika diklik akan muncul area isian untuk menuliskan detail dari note tersebut.
Gambar 5.53
Edit Notes
10. Klik tombol centang untuk menyimpan note.
Gambar 5.54
Isi Notes
11. Atau klik tombol silang untuk membatalkan pengisian.
80
Portal Intranet User Manual
5.4.2 Mengubah Notes Langkah – langkah untuk mengubah notest adalah sebagai berikut : 1. Untuk mengubah kategori, klik kategori yang akan diubah kemudian klik tombol ubah pada toolbar.
Gambar 5.55
2. 3.
Proses Ubah Kategori
Pada kotak yang muncul lakukan perubahan kategori. Klik tombol simpan.
Gambar 5.56
4. 5.
Untuk mengubah judul note, klik note yang akan diubah. Pada note detail yang muncul, klik tombol bergambar pensil di sebelah kanan judul note.
Gambar 5.57
6. 7.
Ubah Kategori
Tombol Edit Judul Note
Pada isian yang muncul, ubah judul note tersebut. Klik tombol centang untuk menyimpan perubahan.
Portal Intranet User Manual
81
8.
Atau klik tombol silang untuk membatalkan perubahan.
Gambar 5.58
9.
Proses Edit Judul Note
Untuk mengubah isi dari note, klik tombol gambar pensil dibagian isi note.
Gambar 5.59
Tombol Edit Note
10. Lakukan perubahan isi notes. 11. Klik tombol centang untuk menyimpan data. 12. Atau klik tombol silang untuk membatalkan perubahan data.
Gambar 5.60
Tombol Simpan Note
5.4.3 Mencetak Notes Langkah – langkah untuk mencetak notes adalah sebagai berikut : 1. Pada isi note, klik tombol bergambar icon printer.
Gambar 5.61 82
Tombol Cetak Portal Intranet User Manual
2. 3. 4.
Lakukan pensettingan media yang akan digunakan. Klik tombol print. Atau klik cancel untuk membatalkan proses.
Gambar 5.62
Print Preview
5.4.4 Menghapus Notes Langkah – langkah menghapus notes adalah sebagai berikut : 1. Untuk menghapus salah satu note, klik tombol dengan icon tempat sampah pada isi note.
Gambar 5.63
2.
Tombol Delete
Untuk menghapus semua note dalam satu kategori, klik kategori yang semua notenya akan dihapus.
Gambar 5.64 Portal Intranet User Manual
Tombol Hapus 83
3. 4.
Kemudian klik tombol hapus pada toolbar. Klik tombol Ok untuk konfirmasi bahwa seluruh note beserta kategorinya akan dihapus.
Gambar 5.65
5.
84
Konfirmasi Hapus Kategori
Atau klik cancel untuk membatalkan proses.
Portal Intranet User Manual
5.5 Berkas Menu ini berfungsi untuk mengunggah berkas yang berupa dokumen digital, membagi akses berkas dengan pengguna lain, dan mengunduh berkas yang telah diunggah atau dibagi aksesnya dari pengguna lain. Fitur pengaturan penyimpanan berkas disediakan disini, meliputi : 1. Mengunggah berkas 2. Berbagi berkas 3. Membuat folder baru 4. Mengunduh berkas 5. Menghapus berkas 6. Mengganti nama berkas 7. Memindahkan lokasi berkas Untuk membuka menu berkas dengan mengeklik tombol berkas maka akan tampil tampilan tabel berkas dengan tombol – tombol yang mewakili masing – masing fasilitas yang disediakan menu ini.
Gambar 5.66
Gambar 5.67
Portal Intranet User Manual
Menu Berkas
Tampilan Menu Berkas
85
5.5.1 Mengunggah Berkas Langkah-langkah untuk menggungah berkas, adalah : 1. Klik tombol unggahan
Gambar 5.68
2.
Klik tombol tambah berkas
Gambar 5.69
3.
Tombol Unggah
Tombol Tambah File
Pilih berkas yang akan diunggah
Gambar 5.70
86
Pilih Berkas
Portal Intranet User Manual
4.
Klik tombol mulai unggah untuk mengunggah berkas tersebut
Gambar 5.71
5.
Tombol Mulai Unggah
Setelah status menjadi 100 % dan muncul centang hijau, jika akan ditambah lagi berkas lain silakan ulangi proses sebelumnya dari pada saat memilih berkas. Tetapi jika sudah selesai klik tombol keluar.
Gambar 5.72
6.
Tombol Keluar
Berkas akan tampil di tabel
Gambar 5.73 Portal Intranet User Manual
Tampilan Berkas setelah Diunggah 87
5.5.2 Membagi Berkas Langkah – langkah membagi berkas dengan pengguna lain : 1. Pilih salah satu berkas yang akan dibagi kepada user lain. 2. Klik tombol berbagi
Gambar 5.74
3.
4.
Untuk berbagi kepada semua pengguna maka centang checkbook berbagi kepada semua, sedangkan untuk berbagi dengan satu atau beberapa pengguna maka tuliskan nama di bagian isian kemudian klik tombol plus, lakukan sebanyak pengguna yang akan dibagi berkasnya. Klik tombol simpan.
Gambar 5.75
5.
Memilih Pengguna untuk Berbagai Berkas
Berkas tersebut akan tampil di halaman berkas pengguna yang ditunjuk.
Gambar 5.76 88
Cara Berbagi Berkas
Berkas yang Dihargai Portal Intranet User Manual
5.5.3 Membuat Folder Baru Langkah-langkah membuat folder baru, adalah : 1. Klik tombol Folder Baru.
Gambar 5.77
2.
Tombol Folder Baru
Tulis nama foldernya.
Gambar 5.78
3.
Buat Folder Baru
Klik tombol simpan.
5.5.4 Mengunduh Berkas Langkah – langkah mengunduh berkas 1. Pilih satu atau lebih berkas dengan klik atau tekan CTRL + klik berkas yang dimaksud. 2. Klik tombol unduh
Gambar 5.79
3.
Unduh Berkas
Berkas akan diunduh ke folder yang disetting untuk unduh di komputer pengguna dalam bentuk .rar
Gambar 5.80 Portal Intranet User Manual
Status Unduh 89
4.
Ekstract berkas yang sudah diunduh dan cek apakah sesuai.
Gambar 5.81
Berkas yang Diunduh
5.5.5 Menghapus Berkas Langkah – langkah menghapus berkas, adalah : 1. Pilih satu atau lebih berkas dengan klik atau tekan CTRL + klik berkas yang dimaksud. 2. Klik tombol hapus
Gambar 5.82
3.
Pada tampilan pesan yang muncul klik tombol ok.
Gambar 5.83 90
Tombol Hapus
Konfirmasi Menghapus Berkas Portal Intranet User Manual
5.5.6 Mengganti Nama Berkas 1. 2.
Pilih satu berkas Klik tombol ganti nama.
Gambar 5.84
3. 4.
Lakukan perubahan nama berkas Klik tombol simpan
Gambar 5.85
5.
Ganti Nama Berkas
Merubah Nama Berkas
Berkas akan berubah namanya
Gambar 5.86
Portal Intranet User Manual
Tampilan Setelah Dirubah
91
5.5.7 Memindahkan Berkas Langkah – langkah memindahkan berkas : 1. Pilih berkas yang akan dipindahkan. 2. Klik tombol Pindahkan.
Gambar 5.87
3.
Pilih folder yang akan dituju, kemudian klik tombol simpan.
Gambar 5.88
92
Tombol Pindahkan
Pindah Folder
Portal Intranet User Manual
5.6 Conversation Fitur ini berfungsi untuk melakukan perbincangan (chat), video conference dan sharing file. Untuk fitur ini disarankan menggunakan webcam, headset dan microphone, agar dapat melakukan pembicaraan dan video conference.
5.6.1 Memulai Conversation Fitur ini dapat dimulai dengan cara : 1. Memilih fitur conversation dan secara otomatis akan masuk ke sesi BT COCOA.
Gambar 5.89 Memilih Tombol Conversation
Gambar 5.90 Tampilan Sesi BT COCOA
2.
Klik tombol Allow, kemudian pilih tombol Play Test Sound untuk mencoba audio dan klik Join Audio
Portal Intranet User Manual
93
3.
Kemudian Anda akan masuk ke dalam Sesi Conversation BT COCOA
Gambar 5.91 Tampilan Conversation
94
-
Share my desktop, untuk membagi layar desktop kepada pengguna lain, sehingga pengguna lain dapat melihat desktop Anda. Caranya hanya dengan mengklik icon share my desktop , maka desktop Anda dapat dilihat oleh pengguna lain.
-
Share my microphone, untuk membagi microphone kepada pengguna lain, sehingga pengguna lain dapat mendengar suara Anda dan melakukan perbincangan. Caranya hanya dengan mengklik icon share my microphone .
-
Share my camera, untuk membagi webcam, sehingga pengguna lain dapat melihat Anda melalui webcam dan dapat berkomunikasi (video conference). Caranya hanya dengan mengklik icon share my camera .
-
Pengguna yang aktif, adalah daftar pengguna yang sedang aktif dalam sesi tersebut. Disini juga tercantum peran, nama dan status dari pengguna.
-
Pendengar (listener), daftar pengguna yang dapat mendengar suara Anda.
-
Video Dock, merupakan area Video
Portal Intranet User Manual
-
Upload file, berfungsi untuk mengupload file dan dapat dibagi kepada seluruh anggota pada sesi tersebut.
-
Page file adalah informasi tentang jumlah halaman dari file. Dan terdapat juga tombol untuk melanjutkan ke halaman berikutnya.
-
Zoom untuk membesarkan dan mengecilkan tampilan file.
-
Page size untuk mengatur tampilan file.
-
Show whiteboard, untuk menampilkan whiteboard tools yang berada di sebelah kanan file preview. Terdiri dari tombol pensil, recentangle, circle, clear page, undo, warna pencil dan ketebalan pencil.
5.6.2 Join Work Group Untuk masuk atau join ke dalam work group, langkah-langkahnya adalah 1. Log Out dari sesi BT COCOA, dengan mengklik tombol Log Out di sebelah kanan atas.
Gambar 5.92 Tampilan Log Out Conference
2.
Kotak konfirmasi log out dari sesi akan keluar, dan klik OK
Gambar 5.93 Konfirmasi Log Out dari Conference
Portal Intranet User Manual
95
3. 4.
Pilih salah satu work group yang ada di list ( jika Anda termasuk di dalam work group). Kemudian klik Bergabung untuk join dan bergabung dengan work group tersebut.
Gambar 5.94 Memilih Workgroup dan Bergabung
5.
Maka akan muncul tampilan seperti di gambar. Klik Allow untuk dapat menggunakan kamera, headset dan microphone.
Gambar 5.95 Tampilan Tombol Allow
96
Portal Intranet User Manual
6.
Kemudian akan muncul tampilan seperti gambar dibawah. Klik Play Test Sound untuk memastikan suara dari headset dapat didengar. Untuk mengatur micro phone dapat memilih tombol Change Microphone.
Gambar 5.96
Tampilan Audio dan Join Group
Tombol Change Microphone akan memberikan informasi dan Pilihan tentang Adobe Flash Player Setting (Display, Privacy, Local Storage, Microphone, dan Camera).
Gambar 5.97 Tampilan Change Microphone Portal Intranet User Manual
97
7. 8.
Kemudian klik tombol Join Audio, untuk masuk ke dalam work group. Setelah itu akan muncul tampilan seperti sesi BT COCOA, (Gambar Tampilan Conversation).
5.6.3 Upload File Fitur conversation juga memungkinkan untuk melakukan upload file, caranya adalah sebagai berikut : 1. Pilih tombol upload file.
Gambar 5.98
2.
Tampilan Memilih Upload File
Pilih File yang ingin diupload dengan mengklik tombol tambah file
Gambar 5.99
Tampilan Upload File
Gambar 5.100
98
Browsing File
Portal Intranet User Manual
3.
Setelah nama file muncul, klik tombol upload file
Gambar 5.101
4.
File telah berhasil diupload
Gambar 5.102
5.
Tampilan File yang Akan diupload
Tampilan File Telah Berhasil Diupload
File yang telah berhasil diupload akan diconvert dan ditampilkan di File Preview.
Gambar 5.103 Tampilan File Yang Diupload
Portal Intranet User Manual
99
Untuk menampilkan dan menyembunyikan whiteboard tools dapat dilakukan dengan mengklik icon show whiteboard . Maka tools akan muncul disebelah kanan dari File Preview. Untuk menyembunyikannya klik lagi icon show white board.
5.6.4 Tools dalam Whiteboard Ada beberapa tools yang ada di whiteboard, yaitu : Highlighter Rectangle Circle Clear Page Undo Select Color Change thickness
Gambar 5.104 Tampilan File Preview dan Whiteboard 100
Portal Intranet User Manual
5.6.5 Melakukan Chatting Untuk melakukan chatting (conversation), caranya adalah : 1. Ketik pesan yang akan dikirim.
Gambar 5.105 Melakukan chating
Warna dari tulisan juga dapat diubah, caranya adalah klik text color dan pilih warna yang diinginkan.
Gambar 5.106
2.
Mengubah Warna Text
Klik kirim untuk mengirim pesan.
Portal Intranet User Manual
101
5.7 Jadwal Menu ini berfungsi untuk mengatur jadwal baik jadwal pribadi ataupun umum. Board yang disediakan bisa dipilih dalam bentuk harian, minggu, atau bulanan. Untuk membukanya klik menu jadwal.
Gambar 5.107
Menu Jadwal
Berikut ini tampilan board jadwal yang disediakan : 5.7.1 Board Harian
Gambar 5.108
Board Harian
Gambar 5.109
Board Minggu
5.7.2 Board Mingguan
5.7.3 Board Bulanan
Gambar 5.110 102
Board Bulanan Portal Intranet User Manual
5.7.4 Membuat Jadwal Cara membuat jadwal adalah sebagai berikut : 1. Pilih salah satu board, misalnya akan dibuat jadwal dalam satu hari tertentu. Pada board harian, klik dan tekan jam even akan dimulai kemudian drag sampai jam selesai kemudian lepas.
Gambar 5.111
2.
Tabel Schedule
Setelah drag dilepas akan muncul kotak untuk melakukan pengisian data jadwal yang lebih detail.
Gambar 5.112
Portal Intranet User Manual
Detail Schedule
103
3. 4.
Klik tombol save untuk menyimpan jadwal tersebut. Untuk jadwal public, di halaman home akan muncul jadwal tersebut jika diklik tanggal yang bertanda merah.
Gambar 5.113
5.
Pada saat jadwal public dibuat, maka di setiap akun pengguna akan muncul notifikasi tentang jadwal tersebut.
Gambar 5.114
104
Preview Jadwal
Notifikasi Jadwal
Portal Intranet User Manual
6.
Untuk membuat jadwal mingguan lakukan langkah – langkah seperti langkah ke 1 sampai 3 pada board mingguan. Begitu pula untuk jadwal dalam satu bulan.
Portal Intranet User Manual
105
5.8 Proyek Menu ini berfungsi untuk mengelola pelaksanaan proyek serta berkomunikasi dengan orang – orang yang terkait di dalamnya. Pada tampilannya terdapat 2 bagian yaitu data proyek dan daftar aktifitas dari perubahan data proyek baik yang dilakukan oleh sendiri ataupun pengguna lain.
Gambar 5.115
Tampilan Proyek
Nama proyek tersebut dapat diklik untuk melihat detailnya. Bagian detailnya terdiri dari Judul Proyek, team proyek, tanggal mulai, tanggal selesai, 3 board status yang berisi task pekerjaan, dan task pekerjaan.
5.8.1 Membuat Proyek Langkah – langkah menambahkan proyek adalah sebagai berikut : 1. Klik tombol tambah 2. Isikan Nama Proyek, Waktu, Penempatan, kemudian klik tombol simpan.
Gambar 5.116 106
Tambahkan Proyek Portal Intranet User Manual
5.8.2 Mengubah Data Proyek Langkah – langkah mengubah data proyek : 1. Pilih baris yang akan diubah datanya. 2. Klik tombol ubah.
Gambar 5.117
3.
Lakukan pengubahan data.
Gambar 5.118
4.
Tombol “Ubah”
Ubah Proyek
Klik tombol simpan.
Portal Intranet User Manual
107
5.8.3 Menghapus Data Proyek Sedangkan untuk menghapus datanya, langkah – langkahnya adalah : 1. Pilih baris yang akan dihapus dengan mencentangnya.
Gambar 5.119
2. 3.
Hapus Proyek
Klik tombol hapus. Pada konfirmasi yang muncul klik tombol oke.
5.8.4 Menambah Task pada Proyek Untuk menambahkan task, klik proyek untuk menampilkan halaman detail. Langkah selanjutnnya : 1. Pada board To Do List klik link tambah. Pada kotak yang muncul isikan nama task / aktivitas dan klik tombol simpan.
Gambar 5.120
2.
Pada kotak detail yang muncul isikan deskripsi aktifitas dan klik tombol centang.
Gambar 5.121 108
Tambah Aktifitas
Detail Kegiatan Portal Intranet User Manual
3.
Untuk menambahkan file yang mendukung task ini klik tombol choose file. Pada kotak open pilih file kemudian klik tombol open.
Gambar 5.122
4.
Open File
Untuk menambahkan Sub dari kegiatan klik link Tambah Sub Kegiatan. Isikan deskripsi kemudian klik tombol centang.
Gambar 5.123
Portal Intranet User Manual
Tambah Sub-kegiatan
109
5.
Untuk menambahkan komentar klik link Tambah Komentar. Isikan komentar kemudian klik tombol centang.
Gambar 5.124
6.
Simpan Komentar
Setelah selesai melakukan pengubahan data, klik tombol close.
Gambar 5.125
Tombol Close Detail Kegiatan
5.8.5 Tampilan Task Terdapat 3 board yaitu To Do List, On Progress, dan Done. Task tersebut dapat dipindahkan dari satu board ke board lain sesuai dengan perkembangan proyek, biasanya dimulai dari board To Do List, kemudian jika sedang dikerjakan task dipindah ke board On Progress, dan jika sudah selesai dipindah ke board Done. Langkah – langkah pemindahan task : 1. Klik tombol di pojok kanan kotak task, kemudian pilih pemindahan.
Gambar 5.126 110
Pemindahan Task
Portal Intranet User Manual
2.
Pilih board tujuan.
Gambar 5.127
3.
Pilih Tujuan Pemindahan
Task akan berpindah.
Gambar 5.128
Task Berpindah
Masing – masing task tersebut dapat ditempatkan orang yang mempunyai responsible dari task tersebut. Caranya adalah dengan mengeklik tombol panah dipojok atas task dan memilih penempatan. Centang responsible dari task.
Gambar 5.129
Penempatan
Semua kegiatan pengeditan data di proyek ini akan tercatat dan diberitahukan ke semua pengguna yang memiliki responsible pada proyek ini. Pada masing-masing pengguna akan dikirim notifikasi dari aktifitas apa saja yang berkaitan dengan tugasnya. Klik pada notification di sebelah kanan bawah layar maka akan muncul kotak berisi semua notifikasi yang berkaitan dengannya.
Gambar 5.130 Portal Intranet User Manual
Notifikasi 111
5.9 Foto Pada menu ini bisa dimasukkan foto – foto dan disimpan dalam beberapa album. Foto utama dari masing – masing album akan tampil sebagai cover album yang dibuat. Untuk menampilkan menu foto, klik menu bertuliskan foto dengan icon berikut.
Gambar 5.131
Gambar 5.132
Menu Foto
Tampilan Album
5.9.1 Menambahakan Album Foto Langkah – langkah menambahkan album foto adalah sebagai berikut : 1. Klik tombol tambah.
Gambar 5.133
2.
Pada kotak yang muncul, klik tombol tambah file.
Gambar 5.134 112
Tombol Tambah
Tambah File Portal Intranet User Manual
3.
Pilih gambar yang akan dimasukkan kemudian klik tombol open.
Gambar 5.135
4.
Open File
Klik tombol mulai unggah.
Gambar 5.136
Portal Intranet User Manual
Mulai Unggah
113
5.
Tunggu beberapa saat sampai indikator unggah file menunjukkan 100%.
Gambar 5.137
6.
Untuk memindahkan urutan foto silakan klik dan tahan kemudian drag ke urutan yang diinginkan. Untuk foto utama adalah foto yang akan tampil di cover album yang dibuat.
Gambar 5.138
7.
Pemindahan Urutan
Tambahkan album dengan klik link tambah album.
Gambar 5.139
114
Proses Mengunggah
Tambah Album
Portal Intranet User Manual
8.
Disediakan pilihan berbagi file, yaitu :
Gambar 5.140
Untuk tidak berbagi file pilih tidak, dan untuk berbagi ke semua pengguna pilih pengguna. Sedangkan untuk berbagi file ke pengguna tertentu pilih pilihan dan lakukan langkah berikut : i. Masukkan kata kunci ke filter yang disediakan, kemudian klik pengguna yang muncul di listing bawahnya.
Gambar 5.141
Berbagi File
ii.
Berbagi File dengan Beberapa Pengguna
Atau gunakan pencarian berdasarkan departemen dan workgroup dan klik pengguna yang dimaksud. Pengguna yang akan dibagi akses filenya akan muncul di kotak sebelah kanan.
Gambar 5.142
Portal Intranet User Manual
Berbagi File dengan Beberapa Pengguna
115
9.
Klik tombol simpan.
Gambar 5.143
Album Foto
10. Foto album yang sudah berhasil dibuat, klik untuk melihat foto – foto di album ini. Untuk mengubah album klik icon ubah dan untuk menghapus album klik icon hapus.
116
Gambar 5.144
Album Foto
Gambar 5.145
Foto Album
Portal Intranet User Manual
5.10 Setting Menu ini berfungsi untuk mengubah warna atau motif background, format jam, dan bahasa. Langkah – langkahnya adalah sebagai berikut : 1. Buka menu setting dengan mengeklik tombol setting.
Gambar 5.146
2.
Klik menu edit di toolbar.
Gambar 5.147
3. 4. 5. 6.
Menu Setting
Tombol Edit
Pada kotak yang muncul, klik background yang dipilih. Pilihan format jam yang disediakan dalam format 12 jam dan 24 jam. Klik radio button dari format yang dipilih. Pilihan bahasa disediakan untuk bahasa Indonesia dan bahasa English. Klik radio button dari pilihan bahasa yang dipilih. Setelah selesai pensettingan, klik tombol save untuk menyimpan data.
Gambar 5.148 Portal Intranet User Manual
Edit Background, Format Waktu, dan Mode Bahasa 117
5.11 Keluar Menu ini dilakukan untuk keluar dari mode akun pengguna. Caranya dengan mengeklik menu keluar. Setelah itu tampilan akan kembali ke mode public.
Gambar 5.149
118
Menu Keluar dari Mode Pengguna
Portal Intranet User Manual
Arfadia
BAB 6 KOTAK BANTUAN
Fitur ini berfungsi untuk melihat feed back, saran, atau masukan dari para pengguna intranet ini. Fitur ini terdapat pada kanan bawah page. Untuk membuka fitur ini, langkah-langkahnya adalah : 1. Klik icon telefon
Gambar 6.1 Contact Help
2.
Masukkan komentar, dan saran
Gambar 6.2 Tampilan Kotak Kontak Bantuan
3.
Bila telah diisi klik Kirim Pesan untuk mengirim pesan dan pesan telah dikirim
Gambar 6.3
Portal Intranet User Manual
Konfirmasi Terkirim
119
Arfadia 120
The City Tower (TCT) 12th floor - 1N Jl. MH Thamrin No.81, Menteng Jakarta Pusat 10310, Indonesia P : +62 21 2955 7526 F : +62 21 2955 7527 www.arfadia.com Portal Intranet User Manual