Developed by PT.ARFADIA

Developed by PT.ARFADIA Portal Intranet User Manual

1

Arfadia

KATA PENGANTAR

Portal Intranet adalah sebuah media yang menyatukan akses ke semua informasi perusahaan, media untuk bertukar informasi dan berkomunikasi antar karyawan, serta media untuk menyatukan aplikasi di internal perusahaan. Ini adalah alat yang membantu perusahaan mengelola data, aplikasi, dan informasi agar lebih mudah. PT. Arfadia merupakan sebuah perusahaan Information Technology yang memberikan layanan pembuatan intranet dengan menggunakan fitur yang sangat terkini. Hal ini didasari oleh permintaan dan kebutuhan akan intranet yang terus berkembang dari perusahaan-perusahaan, terutama pelanggan-pelanggan PT. Arfadia sendiri. Dalam implementasinya, ada 4 (empat) faktor yang menunjang keberhasilan sebuah intranet, yaitu : pemanfaatan waktu, komunikasi, kerangka perubahan budaya kerja dan hemat biaya. Apabila keempat faktor tersebut terpenuhi maka dapat dikatakan pengimplementasian intranet berhasil. Agar terwujudnya keberhasilan tersebut dibutuhkan fitur-fitur intranet yang mendukung keempat faktor tersebut. Intranet yang dikembangkan oleh PT. Arfadia memiliki fitur-fitur yang mendukung kegiatan perusahaan dan mudah untuk digunakan, sehingga dapat diakses oleh siapa pun dalam organisasi dan perusahaan tersebut. Dengan fitur-fitur ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja karyawan dan efisiensi dalam berinteraksi dan berkomunikasi dengan seluruh karyawan dalam perusahaan, mulai dari Level Top Management, Middle Management, sampai karyawan. Untuk lebih memahami dan dapat memanfaatkan semua fitur-fitur yang ada dalam intranet ini, maka dibuatlah sebuah Buku Panduan Penggunaan Intranet (User Manual Book) yang dapat menjadi panduan dan memudahkan bagi seluruh pengguna dalam menjalankan fitur-fitur dalam intranet ini. Sehingga implementasi intranet dalam sebuah perusahaan tersebut dapat sukses dan berhasil.

Tim Portal Intranet Arfadia

2

Portal Intranet User Manual

Arfadia

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR 2 DAFTAR ISI 3 DAFTAR GAMBAR 6

BAB 1 PORTAL INTRANET 14 1.1

Memulai Portal Intranet

16

1.1.1 Masuk 16 1.1.2 Lupa Sandi 17 1.1.3 Membuat Default Password 18

BAB 2 FASILITAS CARI 19 BAB 3 MENU HORIZONTAL 20 3.1 Beranda 20 3.2 Administrator 21 3.2.1 Konten > Tentang Kami 21 3.2.2 Konten > Berita 23 3.2.3 Konten > Divisi 27 3.2.4 Konten > Prosedur 29 3.2.5 Konten > Announcement 33 3.2.6 Konten > Quick Link 37 3.2.7 Konten > Foto 40 3.2.8 Pengguna > Pengaturan Peran 41 3.2.9 Pengguna > Pengaturan Pengguna 44 3.2.10 Menu > Pengaturan Akses Peran 48 3.2.11 Menu > Menu Manager 50 3.2.12 Situs > Daftar Proses DB 52 3.2.13 Situs > Statistik Pengunjung 52 3.2.14 Situs > Service Manager 55 3.2.15 Data Master > Position Data 55 3.2.16 Data Master > Departement Data 57


3

BAB 4 EMPLOYEE SPOTLIGHT 60 BAB 5 MENU VERTIKAL 61 5.1 Profil 61 5.2 Workspace 63 5.2.1 Task 63 5.2.2 Workgroup 66 5.2.3 Quick Link 69

5.3 Workgroup 70 5.3.1 Menuliskan pesan 70

5.4 Notes 79 5.4.1 Membuat Notes 79 5.4.2 Mengubah Notes 81 5.4.3 Mencetak Notes 82 5.4.4 Menghapus Notes 83

5.5 Berkas 85 5.5.1 Mengunggah Berkas 86 5.5.2 Membagi Berkas 88 5.5.3 Membuat Folder Baru 89 5.5.4 Mengunduh Berkas 89 5.5.5 Menghapus Berkas 90 5.5.6 Mengganti Nama Berkas 91 5.5.7 Memindahkan Berkas 92

5.6 Conversation 93 5.6.1 Memulai Conversation 93 5.6.2 Join Work Group 95 5.6.3 Upload File 98 5.6.5 Melakukan Chatting 101

4


5.7 Jadwal 102 5.8 Proyek 106 5.8.1 Membuat Proyek 106 5.8.2 Mengubah Data Proyek 107 5.8.3 Menghapus Data Proyek 108 5.8.4 Menambah Task pada Proyek 108 5.8.5 Tampilan Task 110

5.9 Foto 112 5.9.1 Menambahakan Album Foto

112

5.10 Setting 117 5.11 Keluar 118

BAB 6 KOTAK BANTUAN 119


5

Arfadia

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1

Tampilan Front End Intranet

9

Gambar 1.2

Tampilan Tombol Masuk

11

Gambar 1.3 Untuk Masuk Intranet

11

Gambar 1.4

Lupa Kata Sandi

12

Gambar 1.5

Kotak Lupa Kata Sandi

12

Gambar 1.6

Kotak Lupa Kata Sandi

13

Gambar 1.7

Setting Default Password

13

Gambar 1.8

Menyimpan Default Password

13

Gambar 2.1

Tampilan Hasil Pencarian

14

Gambar 3.1 Tampilan Beranda 15 Gambar 3.2

Memilih Submenu Tentang Kami, Visi Misi

16

Gambar 3.3

Memilih Tombol Ubah Pada Submenu Visi Misi

16

Gambar 3.4

Kotak Editor Menu Konten

17

Gambar 3.5

Pemilihan Submenu Berita

18

Gambar 3.6

Menambah Berita Baru

18

Gambar 3.7

Kotak Editor Penambahan Berita Baru

19

Gambar 3.8

Tampilam Pesan Broadcast

19

Gambar 3.9

Tampilan Broadcast Berita Berdasarkan Departemen

20

Gambar 3.10 Tampilan Ubah Berita

20

Gambar 3.11 Tampilan Menghapus Berita

21

Gambar 3.12 Konfirmasi Menghapus Pesan

21

Gambar 3.13 Memilih menu Konten – Divisi

22

Gambar 3.14 Tombol Ubah 22

6

Gambar 3.15 Tampilan Editor Ubah Submenu Divisi

23

Gambar 3.16 Konfirmasi Simpan Data Konten

23

Gambar 3.17 Memilih Submenu Prosedur

24

Gambar 3.18 Memilih Tombol Tambah Menu Prosedur

24

Gambar 3.19 Memilih Kategori Departemen

24

Gambar 3.20 Tampilan Pemilihan Kategori pada Menu Prosedur

25

Gambar 3.21 Tampilan Mengubah Kategori pada Menu Prosedur

25

Gambar 3.22 Tampilan Menghapus Kategori pada Menu Prosedur

26


Gambar 3.23 Tampilan Penambahan File pada Menu Prosedur

26

Gambar 3.24 Tampilan pemilihan File pada Menu Prosedur

27

Gambar 3.25 Tampilan Mengunggah File Pada Menu Prosedur

27

Gambar 3.26 Tampilan Menyimpan File Pada Menu Prosedur Berhasil

28

Gambar 3.27 Memilih Submenu Announcement

29

Gambar 3.28 Tampilan Menambah Pengumuman

29

Gambar 3.29 Tampilan Pengisian Isi Pesan dalam Pengumuman

29

Gambar 3.30 Tampilan List Pengumuman

30

Gambar 3.31 Tampilan Mengubah Pengumuman

30

Gambar 3.32 Tampilan Mengubah Pengumuman

30

Gambar 3.33 Tampilan Mengubah Isi Pengumuman

31

Gambar 3.34 List Pengumuman telah diubah

31

Gambar 3.35 Tampilan Menghapus Pegumuman

31

Gambar 3.36 Konfirmasil Hapus Pengumuman

31

Gambar 3.37 Tombol Tambah pada Menu Quick Links

32

Gambar 3.38 Tampilan Pengisian Quick Link

32

Gambar 3.39 Daftar Quick Link 33 Gambar 3.40 Memilih Tautan Yang Akan Diubah Pada Menu Quick Link

33

Gambar 3.41 Tombol Ubah Quick Link

33

Gambar 3.42 Tampilan Mengubah Isi Quick Link

33

Gambar 3.43 List Quick Link Yang Telah Diubah

34

Gambar 3.44 Memilih Tautan Yang Akan Dihapus

34

Gambar 3.45 Konfirmasi Menghapus Tautan

35

Gambar 3.46 List Quick Link Yang Telah Dihapus

35

Gambar 3.47 Tampilan Submenu Foto

36

Gambar 3.48 Tombol Tambah Pada Menu Submenu Pengaturan Peran

36

Gambar 3.49 Tampilan Mengisi Nama Peran

37

Gambar 3.50 List Nama Peran Yang Telah Ditambah

37

Gambar 3.51 Mengubah Nama Peran

37

Gambar 3.52 Tampilan Mengubah Nama Peran

38

Gambar 3.53 List Nama Peran Yang Telah Diubah

38

Gambar 3.54 Memilih Nama Peran Yang Akan Dihapus

38

Gambar 3.55 Konfirmasi Menghapus Nama Peran

39


7

Gambar 3.56 List Nama Peran Yang Telah Dihapus

39

Gambar 3.57 Tampilan Setting Default Password

39

Gambar 3.58 Tombol Tambah Pada Pengaturan Pengguna

40

Gambar 3.59 Tampilan Menambah Pengguna

41

Gambar 3.60 Memilih Pengguna Yang Ingin Diubah

41

Gambar 3.61 Tampilan Mengubah Informasi Pengguna

42

Gambar 3.62 Mengubah Kata Sandi

42

Gambar 3.63 Memilih Pengguna Yang Ingin Dihapus

43

Gambar 3.64 Konfirmasi Menghapus Pengguna

43

Gambar 3.65 Tombol Tambah pada Pengaturan Akses Peran

43

Gambar 3.66 Kotak Pengaturan Akses Menu

44

Gambar 3.67 Mengubah Akses Peran

44

Gambar 3.68 Penghapusan Akses Peran

45

Gambar 3.69 Menambah Submenu 46 Gambar 3.70 Memilih Induk Submenu

46

Gambar 3.71 Mengisi Nama Submenu

46

Gambar 3.72 Konfirmasi Mengisi konten

47

Gambar 3.73 Daftar Proses DB 47 Gambar 3.74 Statistik Pengunjung 48 Gambar 3.75 Grafik Pengunjung Setiap Login

49

Gambar 3.76 Grafik Pengunjung Dalam Satu Hari Dihitung Satu Walau Login Berkali - kali 50 Gambar 3.77 Grafik Frekuensi Per Halaman

50

Gambar 3.78 Grafik Pengunjung Per Kota

50

Gambar 3.79 Peta Pengunjung 50

8

Gambar 3.80 Tampilan Service Manager

50

Gambar 3.81 Tombol Tambah Pada Submenu Position Data

51

Gambar 3.82 Mengisi Jabatan Baru

51

Gambar 3.83 Memilih Jabatan Yang Akan Diubah

51

Gambar 3.84 Klik Tombol Ubah pada Submenu Position Data

52

Gambar 3.85 Mengubah Nama Jabatan Yang Baru

52

Gambar 3.86 Memilih Jabatan yang Akan Dihapus

52

Gambar 3.87 Konfirmasi Menghapus Jabatan

52


Gambar 3.88 Menambah Departemen Baru

53

Gambar 3.89 Mengisi Nama Departemen

53

Gambar 3.90 Memilih Departemen yang Akan dihapus

54

Gambar 3.91 Tombol Ubah Pada Submenu Departemen Data

54

Gambar 3.92 Mengubah Departemen

54

Gambar 3.93 Memilih Departemen Yang Akan Dihapus

54

Gambar 3.94 Tombol Hapus Departemen Data

54

Gambar 3.95 Konfirmasi Menghapus Departemen

54

Gambar 5.1 Menu Profile 56 Gambar 5.2

Halaman Profile

56

Gambar 5.3

Tombol Ubah

56

Gambar 5.4

Fitur Upload Foto

56

Gambar 5.5

Pilih Profile

57

Gambar 5.6

Data Profile

57

Gambar 5.7

Submenu Task

58

Gambar 5.8

Data Task 58

Gambar 5.9

Task Setelah Disimpan

59

Gambar 5.10 Tombol Status Task

59

Gambar 5.11 Checklist Sub-Task 59 Gambar 5.12 Tombol dan Link untuk Melihat Detail Task

60

Gambar 5.13 Tampilan Detail Task

60

Gambar 5.14 Tombol Ubah Task

60

Gambar 5.15 Tombol Hapus Task

61

Gambar 5.16 Submenu Workgroup 61 Gambar 5.17 Data Workgroup 61 Gambar 5.18 Menu Workgroup 62 Gambar 5.19 Pilihan Workgroup 62 Gambar 5.20 Tombol Ubah Workgroup

62

Gambar 5.21 Edit Data Group 63 Gambar 5.22 Tombol Hapus Workgroup

63

Gambar 5.23 Konfirmasi Hapus Workgroup

63

Gambar 5.24 Submenu Quick Link

64


9

Gambar 5.25 Data Quick Link 64 Gambar 5.26 Tampilan Quick Link

64

Gambar 5.27 Tab Pesan 65 Gambar 5.28 Tombol Unggah File

65

Gambar 5.29 Open File 66 Gambar 5.30 Mention Pengguna Lain

66

Gambar 5.31 Pilih Pengguna pada Saat Mention

67

Gambar 5.32 Mention Pengguna Tertentu

67

Gambar 5.33 Icon Topik 67 Gambar 5.34 Tombol send 68 Gambar 5.35 Tampilan Setelah Pesan Terkirim

68

Gambar 5.36 Notifikasi 69 Gambar 5.37 Tab Task 69 Gambar 5.38 New Task 70 Gambar 5.39 Tampilan Task 70 Gambar 5.40 Tombol Mulai 71 Gambar 5.41 Checklist Sub Task

71

Gambar 5.42 Tombol Tautan 71 Gambar 5.43 Tampilan Detail Task

72

Gambar 5.44 Tombol Ubah 72 Gambar 5.45 Tombol Hapus 72 Gambar 5.46 Tambah Judul Announcement

73

Gambar 5.47 Checklist SMS dan Email

73

Gambar 5.48 Menu Notes 74 Gambar 5.49 Tombol Tambah 74 Gambar 5.50 Isian Kategori 74 Gambar 5.51 Klik Kategori 74 Gambar 5.52 Tambah Notes 75 Gambar 5.53 Edit Notes 75 Gambar 5.54 Isi Notes 75 Gambar 5.55 Proses Ubah Kategori

76

Gambar 5.56 Ubah Kategori 76 Gambar 5.57 Tombol Edit Judul Note

10

76


Gambar 5.58 Proses Edit Judul Note

77

Gambar 5.59 Tombol Edit Note 77 Gambar 5.60 Tombol Simpan Note

77

Gambar 5.61 Tombol Cetak 77 Gambar 5.62 Print Preview 78 Gambar 5.63 Tombol Delete 78 Gambar 5.64 Tombol Hapus 78 Gambar 5.65 Konfirmasi Hapus Kategori

79

Gambar 5.66 Menu Berkas 80 Gambar 5.67 Tampilan Menu Berkas

80

Gambar 5.68 Tombol Unggah 81 Gambar 5.69 Tombol Tambah File

81

Gambar 5.70 Pilih Berkas 81 Gambar 5.71 Tombol Mulai Unggah

82

Gambar 5.72 Tombol Keluar 82 Gambar 5.73 Tampilan Berkas setelah Diunggah

82

Gambar 5.74 Cara Berbagi Berkas

83

Gambar 5.75 Memilih Pengguna untuk Berbagai Berkas

83

Gambar 5.76 Berkas yang Dihargai

83

Gambar 5.77 Tombol Folder Baru

84

Gambar 5.78 Buat Folder Baru 84 Gambar 5.79 Unduh Berkas 84 Gambar 5.80 Status Unduh 84 Gambar 5.81 Berkas yang Diunduh

85

Gambar 5.82 Tombol Hapus 85 Gambar 5.83 Konfirmasi Menghapus Berkas

85

Gambar 5.84 Ganti Nama Berkas

86

Gambar 5.85 Merubah Nama Berkas

86

Gambar 5.86 Tampilan Setelah Dirubah

87

Gambar 5.87 Tombol Pindahkan 87 Gambar 5.88 Pindah Folder 87 Gambar 5.89 Memilih Tombol Conversation

88

Gambar 5.90 Tampilan Sesi BT COCOA

88


11

Gambar 5.91 Tampilan Conversation 89 Gambar 5.92 Tampilan Log Out Conference

90

Gambar 5.93 Konfirmasi Log Out dari Conference

90

Gambar 5.94 Memilih Workgroup dan Bergabung

91

Gambar 5.95 Tampilan Tombol Allow

91

Gambar 5.96 Tampilan Audio dan Join Group

92

Gambar 5.97 Tampilan Change Microphone

92

Gambar 5.98 Tampilan Memilih Upload File

93

Gambar 5.99 Tampilan Upload File

93

Gambar 5.100 Browsing File 93 Gambar 5.101 Tampilan File yang Akan diupload

94

Gambar 5.102 Tampilan File Telah Berhasil Diupload

94

Gambar 5.103 Tampilan File Yang Diupload

94

Gambar 5.104 Tampilan File Preview dan Whiteboard

95

Gambar 5.105 Melakukan chating 96 Gambar 5.106 Mengubah Warna Text 96 Gambar 5.107 Menu Jadwal 97 Gambar 5.108 Board Harian 97 Gambar 5.109 Board Minggu 97 Gambar 5.110 Board Bulanan 97 Gambar 5.111 Tabel Schedule 98 Gambar 5.112 Detail Schedule 98 Gambar 5.113 Preview Jadwal 99 Gambar 5.114 Notifikasi Jadwal 99 Gambar 5.115 Tampilan Proyek 101 Gambar 5.116 Tambahkan Proyek 101 Gambar 5.117 Tombol “Ubah” 102 Gambar 5.118 Ubah Proyek 102 Gambar 5.119 Hapus Proyek 103 Gambar 5.120 Tambah Aktifitas 103 Gambar 5.121 Detail Kegiatan 103 Gambar 5.122 Open File 104 Gambar 5.123 Tambah Sub-kegiatan 104

12


Gambar 5.124 Simpan Komentar 105 Gambar 5.125 Tombol Close Detail Kegiatan

105

Gambar 5.126 Pemindahan Task 105 Gambar 5.127 Pilih Tujuan Pemindahan 106 Gambar 5.128 Task Berpindah 106 Gambar 5.129 Penempatan 106 Gambar 5.130 Notifikasi 106 Gambar 5.131 Menu Foto 107 Gambar 5.132 Tampilan Album 107 Gambar 5.133 Tombol Tambah 107 Gambar 5.134 Tambah File 107 Gambar 5.135 Open File 108 Gambar 5.136 Mulai Unggah 108 Gambar 5.137 Proses Mengunggah 109 Gambar 5.138 Pemindahan Urutan 109 Gambar 5.139 Tambah Album 109 Gambar 5.140 Berbagi File 110 Gambar 5.141 Berbagi File dengan Beberapa Pengguna

110

Gambar 5.142 Berbagi File dengan Beberapa Pengguna

110

Gambar 5.143 Album Foto 111 Gambar 5.144 Album Foto 111 Gambar 5.145 Foto Album 111 Gambar 5.146 Menu Setting 112 Gambar 5.147 Tombol Edit 112 Gambar 5.148 Edit Background, Format Waktu, dan Mode Bahasa

112

Gambar 5.149 Menu Keluar dari Mode Pengguna

113

Gambar 6.1 Contact Help 114 Gambar 6.2

Tampilan Kotak Kontak Bantuan

114

Gambar 6.3 Konfirmasi Terkirim 114


13

Arfadia

BAB 1 PORTAL INTRANET

Portal intranet terdiri dari 2 (dua) bagian, yaitu bagian front end dan bagian back end. Bagian Front end dari intranet ini adalah tampilan informasi-informasi yang berkaitan dengan perusahaan. Bagian ini dapat diakses oleh seluruh pengguna intranet.

Gambar 1.1 Tampilan Front End Intranet

Komponen-komponen bagian ini antara lain : - Logo Perusahaan - Tombol Masuk ke dalam Portal Intranet - Fasilitas Cari - Informasi waktu, meliputi Hari, Tanggal dan Jam - Menu Horizontal yang terdiri dari Beranda, Tentang Kami, Prosedur, Berita,

14


- Divisi dan Daftar Karyawan - Berita, yang terdiri dari Berita Internal dan Eksternal - Employee Spotlight - Kalender Kegiatan - Informasi ulang tahun karyawan - File yang dibagi - Quick links - Kontak Bantuan - Footer Untuk mengelola (menambah, mengubah dan menghapus) komponen-komponen diatas dapat dilakukan pada bagian back end, yang disebut dengan Content Management System. Hal ini akan dijelaskan pada Bagian Kedua dari Buku Panduan ini. Sementara bagian backend adalah bagian yang lebih private, hanya dapat diakses oleh pengguna yang memiliki ID user dan password untuk masuk ke dalamnya. Pada bagian ini terdapat fasilitas Content Management System (CMS), yang berfungsi untuk mengatur (mengubah, menghapus, menambah) informasi-informasi yang ada pada bagian front end. Komponen-komponen yang membedakan antara front end dan back end adalah adanya menu vertikal (Menu Privat Setelah Login), yang terdiri dari beberapa fitur yaitu : • Profil • Workspace • Workgroup • Notes • Berkas • Conversation • Jadwal • Project • Photos • Setting • Keluar • Anouncement • Status Jumlah Karyawan yang sedang online • Notifikasi


15

1.1 Memulai Portal Intranet 1.1.1 Masuk Fitur ini digunakan untuk masuk sebagai pengguna yang memiliki peran tertentu, pembedaan peran pengguna ini digunakan untuk mengakses menu – menu yang tidak muncul pada mode tampilan umum. Langkah – langkahnya adalah sebagai berikut : 1. Klik tombol Masuk.

Gambar 1.2. Tampilan Tombol Masuk

2.

Isikan alamat email atau NIK dan password pada kotak yang muncul.

Gambar 1.3. Untuk Masuk Intranet

3. Klik tombol OK, halaman akan refresh dan menu yang diberikan kepada peran pengguna ini akan muncul

16


1.1.2 Lupa Sandi Jika pengguna lupa sandi yang digunakan untuk masuk intranet ini dengan menggunakan peran aksesnya maka fitur ini bisa digunakan. Langkah – langkahnya adalah sebagai berikut : 1. Pada kotak masuk klik link Lupa Kata Sandi Anda ?

Gambar 1.4. Lupa Kata Sandi

2.

Pada kotak yang muncul isikan alamat email dan kode verifikasi. Setelah diisi semua, klik Kirim Pesan

Gambar 1.5. Kotak Lupa Kata Sandi


17

3.

Klik tombol Kirim Pesan, dan klik tombol pemberitahun bahwa password baru telah terkirim ke email pengguna.

Gambar 1.6. Kotak Lupa Kata Sandi

4.

Pada saat yang sama, password baru akan dikirim ke email.

1.1.3 Membuat Default Password Setelah masuk ke dalam Intranet, maka hal pertama yang harus dilakukan oleh Administrator adalah membuat default password dan membagikan atau menginformasikan default password ini kepada seluruh pengguna. Pengguna yang telah menerima default password ini dapat menggunakannya untuk masuk ke dalam Portal Intranet. Cara membuat default password adalah : 1. Administrator masuk (log in) dengan user ID dan password admin. 2. Masuk ke Pengaturan Pengguna dengan memilih menu Administrator, Pengguna dan Pengaturan Pengguna.

Gambar 1.7. Setting Default Password

3. 4.

Klik Setting Default Password. Masukkan Default Password dan simpan.

Gambar 1.8. Menyimpan Default Password

5. 18

Informasikan Default Password kepada seluruh pengguna. Portal Intranet User Manual

Arfadia

BAB 2 FASILITAS CARI

Fitur ini berfungsi untuk menampilkan informasi dari kata kunci yang dicari. Caranya adalah masukkan kata kunci yang ingin dicari. Kemudian klik Cari.

Gambar 2.1


Tampilan Hasil Pencarian

19

Arfadia

BAB 3 MENU HORIZONTAL

3.1 Beranda Pada halaman ini berisi rangkuman informasi aktual meliputi artikel terbaru, berita eksternal terbaru, kalender kegiatan, karyawan yang berulang tahun hari ini, besok dan lusa, file yang disharing untuk umum, dan quick link.

Gambar 3.1

20

Tampilan Beranda


Arfadia

BAB 4 EMPLOYEE SPOTLIGHT

Menu ini berisikan tentang informasi karyawan yang meliputi foto, biodata karyawan, job description. Informasi tersebut dapat diganti sesuai dengan keinginan. Untuk dapat mengakses menu ini silahkan masuk ke menu Berita, dengan memilih Administrator, Konten, dan Berita . Menu ini dapat ditambah, diubah dan dihapus. Untuk menambah, mengubah dan menghapus menu ini langkah-langkahnya sama dengan menambah, mengubah dan menghapus menu berita..

60


Arfadia

BAB 5 MENU VERTIKAL

5.1 Profil Menu ini bertuliskan nama dari pengguna yang sedang login, yang berisi data detail dari pengguna. Data ini dapat diubah oleh pengguna tersebut. Langkah – langkahnya adalah : 1. Buka menu

Gambar 5.1 Menu Profile

2.

Tampilan data pengguna

Gambar 5.2 Halaman Profile

3.

Klik tombol ubah

Gambar 5.3 Tombol Ubah

4.

Pada kotak yang muncul lakukan pengubahan data. Untuk mengupload foto, klik tombol choose file.

Gambar 5.4 Fitur Upload Foto


61

Pilih foto dari drive, klik dua kali atau klik sekali kemudian klik tombol open.

Gambar 5.5 Pilih Profile

5.

Isian yang wajib diisi ditandai dengan tanda bintang, sedangkan isian yang tidak boleh diganti oleh pengguna ditampilkan dengan warna abu – abu. Setelah selesai melakukan perubahan data klik tombol simpan.

Gambar 5.6 Data Profile 62


5.2 Workspace Menu ini disediakan untuk mengelola 3 hal yaitu, Task, Workgroup, dan Quick Link yang muncul di halaman beranda.

5.2.1 Task Langkah – langkah untuk menambahkan task adalah : 1. Klik tombol panah di sebelah kanan tambah.

Gambar 5.7

2.

Submenu Task

Isikan data – data task.

Gambar 5.8 Portal Intranet User Manual

Data Task 63

3. 4.

Klik tombol simpan. Tampilan setelah disimpan.

Gambar 5.9

5.

Task Setelah Disimpan

Jika task tersebut sudah dimulai maka pada icon segitiga di bagian status klik kemudian start task.

Gambar 5.10

6.

Jika salah satu sub kegiatan sudah selesai dilakukan, centang checkbox yang disediakan.

Gambar 5.11

64

Tombol Status Task

Checklist Sub-Task


7.

Untuk melihat detail dari kegiatan, klik tautan atau link nama tasknya.

Gambar 5.12

8.

Tombol dan Link untuk Melihat Detail Task

Berikut ini tampilan detail tasknya.

Gambar 5.13

9.

Tampilan Detail Task

Untuk mengubah data task, klik tombol pada kolom tindakan, kemudian pilih ubah.


Tombol Ubah Task 65

10. Lakukan perubahan data kemudian klik tombol simpan. 11. Untuk menghapus data task, lalu data task akan terhapus.

Gambar 5.15

Tombol Hapus Task

5.2.2 Workgroup Workgroup disini yang dimaksud adalah deskripsi dari workgroup, sedangkan untuk detailnya disediakan menu tersendiri untuk pengelolaannya. Langkah – langkah untuk menambahkan data workgroup : 1. Klik tambah

Gambar 5.16

2.

Pada kotak yang muncul isikan data workgroup.

Gambar 5.17 66

Submenu Workgroup

Data Workgroup Portal Intranet User Manual

3. 4.

Klik tombol untuk menyimpan. Data workgroup yang ditambahkan akan muncul di menu workgroup untuk dapat diakses oleh pengguna yang telah diundang. Klik menu workgroup.

Gambar 5.18

5.

Berikut ini tampilan workgroup di menu workgroup.

Gambar 5.19

6.

Menu Workgroup

Pilihan Workgroup

Untuk mengubah deskripsi workgroup, setelah memilih workgroup yang dimaksud maka klik tombol ubah.

Gambar 5.20


Tombol Ubah Workgroup

67

7.

Lakukan perubahan data.

Gambar 5.21

8.

Untuk menghapus workgroup, pada workgroup yang dipilih klik tombol hapus.

Gambar 5.22

9.

Tombol Hapus Workgroup

Pada konfirmasi yang muncul klik tombol oke.

Gambar 5.23

68

Edit Data Group

Konfirmasi Hapus Workgroup


5.2.3 Quick Link Submenu ini berfungsi untuk mengatur jalur cepat ke halaman yang dimaksud. Quick Link akan disediakan di halaman sebelah kanan pengguna yang login. Langkah – langkah menambahkan quick link adalah : 1. Klik submenu quick link.

Gambar 5.24

2.

Isikan data – datanya kemudian klik tombol simpan.

Gambar 5.25

3.

Submenu Quick Link

Data Quick Link

Berikut ini tampilan quick link nya.

Gambar 5.26


Tampilan Quick Link

69

5.3 Workgroup Menu ini berfungsi untuk mengelola data kerja kelompok yang dibentuk, masing – masing pengguna yang dimasukkan dalam workgroup dapat : 1. Menuliskan pesan pada detail workgroup tersebut, bisa ditujukan juga kepada pengguna tertentu. 2. Menambahkan task, mengubah task sesuai progress yang berlangsung. 3. Membuat announcement / pengumuman melalui sms ataupun email ke seluruh pengguna.

5.3.1 Menuliskan pesan Langkah – langkahnya adalah : 1. Klik tab pesan.

Gambar 5.27

2. 3.

Tulis pesan di bagian pengisian pesan. Untuk mencantumkan file, klik tombol panah.

Gambar 5.28

70

Tab Pesan

Tombol Unggah File


4.

Pada kotak yang muncul pilih file kemudian klik tombol open.

Gambar 5.29

5.

Open File

Untuk menunjuk pengguna tertentu klik tombol gambar orang sehingga di isian pesan muncul tanda @.

Gambar 5.30


Mention Pengguna Lain

71

6.

Ketik nama pengguna yang dituju, maka akan muncul listing pengguna yang mengandung karakter tersebut.

Gambar 5.31

7.

Pilih Pengguna pada Saat Mention

Saat dipilih salah satu pengguna yang dimaksud maka di bagian pesan akan muncul NIK (Nomor Induk Karyawan).

Gambar 5.32

8.

Mention Pengguna Tertentu

Untuk menambahkan topic klik tombol symbol kotak maka akan muncul isian topic.

Gambar 5.33 72

Icon Topik Portal Intranet User Manual

9.

Setelah topic diisi klik tombol send.

Gambar 5.34

Tombol send

10. Pesan akan tersimpan di baris workgroup dan juga terkirim ke pengguna yang dituju. Pengguna lain dapat menambahkan komentar dengan mengeklik komentar.

Gambar 5.35


Tampilan Setelah Pesan Terkirim

73

11. Pada pengguna yang disebutkan pada pesan, menerima notifikasi yang jika di-klik akan mengarah ke pesan ini.

Gambar 5.36

Notifikasi

5.3.2 Mengelola task Langkah – langkah menambahkan task : 1. Klik tab task, kemudian klik tombol create task.

Gambar 5.37

74

Tab Task


2.

Tambahkan data task kemudian klik tombol simpan.

Gambar 5.38

3.

New Task

Tampilan task yang dibuat akan muncul di tab task.

Gambar 5.39


Tampilan Task

75

4.

Untuk memulai task, klik tombol panah di status kemudian pilih start.

Gambar 5.40

5.

Pada sub task yang sudah selesai dikerjakan, centang checklist yang disediakan.

Gambar 5.41

6.

Checklist Sub Task

Untuk melihat detail dari task ini, klik tindakan > tautan atau link dari judul task.

Gambar 5.42

76

Tombol Mulai

Tombol Tautan


Berikut tampilan detailnya :

Gambar 5.43

7.

Tampilan Detail Task

Untuk Mengubah data task, klik tombol pada tindakan dan pilih ubah, lakukan perubahan data kemudian klik tombol simpan.

Gambar 5.44

8.

Tombol Ubah

Untuk menghapus task, klik tombol pada tindakan dan pilih hapus.


Gambar 5.45

Tombol Hapus

77

5.3.3 Membuat announcement / pengumuman Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : 1. Klik tab Announcement, kemudian klik pada icon kotak sebelah kiri bawah untuk menambahkan judul.

Gambar 5.46

2.

Tambah Judul Announcement

Centang di checklist icon handpone untuk mengirimkan ke sms semua karyawan, dan centang di checklist icon email untuk mengirim ke email semua karyawan. Kemudian klik tombol send.

Gambar 5.47

78

Checklist SMS dan Email


5.4 Notes Menu ini merupakan fitur untuk menambahkan note / catatan sesuai kategori tertentu yang dapat dimasukkan oleh pengguna. Note dikelompokkan dalam kategori tertentu yang dapat ditambahkan lebih dari satu judul notes beserta detailnya. Pengguna dapat menambahkan, mengubah, menghapus, dan mencetak note pada menu ini.

5.4.1 Membuat Notes Langkah – langkah untuk membuat notes adalah sebagai berikut : 1. Buka menu notes

Gambar 5.48

2.

Klik tombol tambah pada toolbar

Gambar 5.49

3. 4.

Isian Kategori

Kategori tersebut akan tersimpan. Untuk menambahkan notes detailnya, klik deskripsi kategori tersebut.

Gambar 5.51

7.

Tombol Tambah

Masukkan kategori pada kotak yang muncul. Klik tombol simpan.

Gambar 5.50

5. 6.

Menu Notes

Klik Kategori

Pada detail yang muncul masukkan judul note yang akan dibuat.


79

8.

Lalu klik tombol tambah.

Gambar 5.52

9.

Tambah Notes

Judul note tersebut berupa link text yang jika diklik akan muncul area isian untuk menuliskan detail dari note tersebut.

Gambar 5.53

Edit Notes

10. Klik tombol centang untuk menyimpan note.

Gambar 5.54

Isi Notes

11. Atau klik tombol silang untuk membatalkan pengisian.

80


5.4.2 Mengubah Notes Langkah – langkah untuk mengubah notest adalah sebagai berikut : 1. Untuk mengubah kategori, klik kategori yang akan diubah kemudian klik tombol ubah pada toolbar.

Gambar 5.55

2. 3.

Proses Ubah Kategori

Pada kotak yang muncul lakukan perubahan kategori. Klik tombol simpan.

Gambar 5.56

4. 5.

Untuk mengubah judul note, klik note yang akan diubah. Pada note detail yang muncul, klik tombol bergambar pensil di sebelah kanan judul note.

Gambar 5.57

6. 7.

Ubah Kategori

Tombol Edit Judul Note

Pada isian yang muncul, ubah judul note tersebut. Klik tombol centang untuk menyimpan perubahan.


81

8.

Atau klik tombol silang untuk membatalkan perubahan.

Gambar 5.58

9.

Proses Edit Judul Note

Untuk mengubah isi dari note, klik tombol gambar pensil dibagian isi note.

Gambar 5.59

Tombol Edit Note

10. Lakukan perubahan isi notes. 11. Klik tombol centang untuk menyimpan data. 12. Atau klik tombol silang untuk membatalkan perubahan data.

Gambar 5.60

Tombol Simpan Note

5.4.3 Mencetak Notes Langkah – langkah untuk mencetak notes adalah sebagai berikut : 1. Pada isi note, klik tombol bergambar icon printer.

Gambar 5.61 82

Tombol Cetak Portal Intranet User Manual

2. 3. 4.

Lakukan pensettingan media yang akan digunakan. Klik tombol print. Atau klik cancel untuk membatalkan proses.

Gambar 5.62

Print Preview

5.4.4 Menghapus Notes Langkah – langkah menghapus notes adalah sebagai berikut : 1. Untuk menghapus salah satu note, klik tombol dengan icon tempat sampah pada isi note.

Gambar 5.63

2.

Tombol Delete

Untuk menghapus semua note dalam satu kategori, klik kategori yang semua notenya akan dihapus.


Tombol Hapus 83

3. 4.

Kemudian klik tombol hapus pada toolbar. Klik tombol Ok untuk konfirmasi bahwa seluruh note beserta kategorinya akan dihapus.

Gambar 5.65

5.

84

Konfirmasi Hapus Kategori

Atau klik cancel untuk membatalkan proses.


5.5 Berkas Menu ini berfungsi untuk mengunggah berkas yang berupa dokumen digital, membagi akses berkas dengan pengguna lain, dan mengunduh berkas yang telah diunggah atau dibagi aksesnya dari pengguna lain. Fitur pengaturan penyimpanan berkas disediakan disini, meliputi : 1. Mengunggah berkas 2. Berbagi berkas 3. Membuat folder baru 4. Mengunduh berkas 5. Menghapus berkas 6. Mengganti nama berkas 7. Memindahkan lokasi berkas Untuk membuka menu berkas dengan mengeklik tombol berkas maka akan tampil tampilan tabel berkas dengan tombol – tombol yang mewakili masing – masing fasilitas yang disediakan menu ini.

Gambar 5.66

Gambar 5.67


Menu Berkas

Tampilan Menu Berkas

85

5.5.1 Mengunggah Berkas Langkah-langkah untuk menggungah berkas, adalah : 1. Klik tombol unggahan

Gambar 5.68

2.

Klik tombol tambah berkas

Gambar 5.69

3.

Tombol Unggah

Tombol Tambah File

Pilih berkas yang akan diunggah

Gambar 5.70

86

Pilih Berkas


4.

Klik tombol mulai unggah untuk mengunggah berkas tersebut

Gambar 5.71

5.

Tombol Mulai Unggah

Setelah status menjadi 100 % dan muncul centang hijau, jika akan ditambah lagi berkas lain silakan ulangi proses sebelumnya dari pada saat memilih berkas. Tetapi jika sudah selesai klik tombol keluar.

Gambar 5.72

6.

Tombol Keluar

Berkas akan tampil di tabel


Tampilan Berkas setelah Diunggah 87

5.5.2 Membagi Berkas Langkah – langkah membagi berkas dengan pengguna lain : 1. Pilih salah satu berkas yang akan dibagi kepada user lain. 2. Klik tombol berbagi

Gambar 5.74

3.

4.

Untuk berbagi kepada semua pengguna maka centang checkbook berbagi kepada semua, sedangkan untuk berbagi dengan satu atau beberapa pengguna maka tuliskan nama di bagian isian kemudian klik tombol plus, lakukan sebanyak pengguna yang akan dibagi berkasnya. Klik tombol simpan.

Gambar 5.75

5.

Memilih Pengguna untuk Berbagai Berkas

Berkas tersebut akan tampil di halaman berkas pengguna yang ditunjuk.

Gambar 5.76 88

Cara Berbagi Berkas

Berkas yang Dihargai Portal Intranet User Manual

5.5.3 Membuat Folder Baru Langkah-langkah membuat folder baru, adalah : 1. Klik tombol Folder Baru.

Gambar 5.77

2.

Tombol Folder Baru

Tulis nama foldernya.

Gambar 5.78

3.

Buat Folder Baru

Klik tombol simpan.

5.5.4 Mengunduh Berkas Langkah – langkah mengunduh berkas 1. Pilih satu atau lebih berkas dengan klik atau tekan CTRL + klik berkas yang dimaksud. 2. Klik tombol unduh

Gambar 5.79

3.

Unduh Berkas

Berkas akan diunduh ke folder yang disetting untuk unduh di komputer pengguna dalam bentuk .rar


Status Unduh 89

4.

Ekstract berkas yang sudah diunduh dan cek apakah sesuai.

Gambar 5.81

Berkas yang Diunduh

5.5.5 Menghapus Berkas Langkah – langkah menghapus berkas, adalah : 1. Pilih satu atau lebih berkas dengan klik atau tekan CTRL + klik berkas yang dimaksud. 2. Klik tombol hapus

Gambar 5.82

3.

Pada tampilan pesan yang muncul klik tombol ok.

Gambar 5.83 90

Tombol Hapus

Konfirmasi Menghapus Berkas Portal Intranet User Manual

5.5.6 Mengganti Nama Berkas 1. 2.

Pilih satu berkas Klik tombol ganti nama.

Gambar 5.84

3. 4.

Lakukan perubahan nama berkas Klik tombol simpan

Gambar 5.85

5.

Ganti Nama Berkas

Merubah Nama Berkas

Berkas akan berubah namanya

Gambar 5.86


Tampilan Setelah Dirubah

91

5.5.7 Memindahkan Berkas Langkah – langkah memindahkan berkas : 1. Pilih berkas yang akan dipindahkan. 2. Klik tombol Pindahkan.

Gambar 5.87

3.

Pilih folder yang akan dituju, kemudian klik tombol simpan.

Gambar 5.88

92

Tombol Pindahkan

Pindah Folder


5.6 Conversation Fitur ini berfungsi untuk melakukan perbincangan (chat), video conference dan sharing file. Untuk fitur ini disarankan menggunakan webcam, headset dan microphone, agar dapat melakukan pembicaraan dan video conference.

5.6.1 Memulai Conversation Fitur ini dapat dimulai dengan cara : 1. Memilih fitur conversation dan secara otomatis akan masuk ke sesi BT COCOA.

Gambar 5.89 Memilih Tombol Conversation

Gambar 5.90 Tampilan Sesi BT COCOA

2.

Klik tombol Allow, kemudian pilih tombol Play Test Sound untuk mencoba audio dan klik Join Audio


93

3.

Kemudian Anda akan masuk ke dalam Sesi Conversation BT COCOA

Gambar 5.91 Tampilan Conversation

94

-

Share my desktop, untuk membagi layar desktop kepada pengguna lain, sehingga pengguna lain dapat melihat desktop Anda. Caranya hanya dengan mengklik icon share my desktop , maka desktop Anda dapat dilihat oleh pengguna lain.

-

Share my microphone, untuk membagi microphone kepada pengguna lain, sehingga pengguna lain dapat mendengar suara Anda dan melakukan perbincangan. Caranya hanya dengan mengklik icon share my microphone .

-

Share my camera, untuk membagi webcam, sehingga pengguna lain dapat melihat Anda melalui webcam dan dapat berkomunikasi (video conference). Caranya hanya dengan mengklik icon share my camera .

-

Pengguna yang aktif, adalah daftar pengguna yang sedang aktif dalam sesi tersebut. Disini juga tercantum peran, nama dan status dari pengguna.

-

Pendengar (listener), daftar pengguna yang dapat mendengar suara Anda.

-

Video Dock, merupakan area Video


-

Upload file, berfungsi untuk mengupload file dan dapat dibagi kepada seluruh anggota pada sesi tersebut.

-

Page file adalah informasi tentang jumlah halaman dari file. Dan terdapat juga tombol untuk melanjutkan ke halaman berikutnya.

-

Zoom untuk membesarkan dan mengecilkan tampilan file.

-

Page size untuk mengatur tampilan file.

-

Show whiteboard, untuk menampilkan whiteboard tools yang berada di sebelah kanan file preview. Terdiri dari tombol pensil, recentangle, circle, clear page, undo, warna pencil dan ketebalan pencil.

5.6.2 Join Work Group Untuk masuk atau join ke dalam work group, langkah-langkahnya adalah 1. Log Out dari sesi BT COCOA, dengan mengklik tombol Log Out di sebelah kanan atas.

Gambar 5.92 Tampilan Log Out Conference

2.

Kotak konfirmasi log out dari sesi akan keluar, dan klik OK

Gambar 5.93 Konfirmasi Log Out dari Conference


95

3. 4.

Pilih salah satu work group yang ada di list ( jika Anda termasuk di dalam work group). Kemudian klik Bergabung untuk join dan bergabung dengan work group tersebut.

Gambar 5.94 Memilih Workgroup dan Bergabung

5.

Maka akan muncul tampilan seperti di gambar. Klik Allow untuk dapat menggunakan kamera, headset dan microphone.

Gambar 5.95 Tampilan Tombol Allow

96


6.

Kemudian akan muncul tampilan seperti gambar dibawah. Klik Play Test Sound untuk memastikan suara dari headset dapat didengar. Untuk mengatur micro phone dapat memilih tombol Change Microphone.

Gambar 5.96

Tampilan Audio dan Join Group

Tombol Change Microphone akan memberikan informasi dan Pilihan tentang Adobe Flash Player Setting (Display, Privacy, Local Storage, Microphone, dan Camera).

Gambar 5.97 Tampilan Change Microphone Portal Intranet User Manual

97

7. 8.

Kemudian klik tombol Join Audio, untuk masuk ke dalam work group. Setelah itu akan muncul tampilan seperti sesi BT COCOA, (Gambar Tampilan Conversation).

5.6.3 Upload File Fitur conversation juga memungkinkan untuk melakukan upload file, caranya adalah sebagai berikut : 1. Pilih tombol upload file.

Gambar 5.98

2.

Tampilan Memilih Upload File

Pilih File yang ingin diupload dengan mengklik tombol tambah file

Gambar 5.99

Tampilan Upload File

Gambar 5.100

98

Browsing File


3.

Setelah nama file muncul, klik tombol upload file

Gambar 5.101

4.

File telah berhasil diupload

Gambar 5.102

5.

Tampilan File yang Akan diupload

Tampilan File Telah Berhasil Diupload

File yang telah berhasil diupload akan diconvert dan ditampilkan di File Preview.

Gambar 5.103 Tampilan File Yang Diupload


99

Untuk menampilkan dan menyembunyikan whiteboard tools dapat dilakukan dengan mengklik icon show whiteboard . Maka tools akan muncul disebelah kanan dari File Preview. Untuk menyembunyikannya klik lagi icon show white board.

5.6.4 Tools dalam Whiteboard Ada beberapa tools yang ada di whiteboard, yaitu : Highlighter Rectangle Circle Clear Page Undo Select Color Change thickness

Gambar 5.104 Tampilan File Preview dan Whiteboard 100


5.6.5 Melakukan Chatting Untuk melakukan chatting (conversation), caranya adalah : 1. Ketik pesan yang akan dikirim.

Gambar 5.105 Melakukan chating

Warna dari tulisan juga dapat diubah, caranya adalah klik text color dan pilih warna yang diinginkan.

Gambar 5.106

2.

Mengubah Warna Text

Klik kirim untuk mengirim pesan.


101

5.7 Jadwal Menu ini berfungsi untuk mengatur jadwal baik jadwal pribadi ataupun umum. Board yang disediakan bisa dipilih dalam bentuk harian, minggu, atau bulanan. Untuk membukanya klik menu jadwal.

Gambar 5.107

Menu Jadwal

Berikut ini tampilan board jadwal yang disediakan : 5.7.1 Board Harian

Gambar 5.108

Board Harian

Gambar 5.109

Board Minggu

5.7.2 Board Mingguan

5.7.3 Board Bulanan

Gambar 5.110 102

Board Bulanan Portal Intranet User Manual

5.7.4 Membuat Jadwal Cara membuat jadwal adalah sebagai berikut : 1. Pilih salah satu board, misalnya akan dibuat jadwal dalam satu hari tertentu. Pada board harian, klik dan tekan jam even akan dimulai kemudian drag sampai jam selesai kemudian lepas.

Gambar 5.111

2.

Tabel Schedule

Setelah drag dilepas akan muncul kotak untuk melakukan pengisian data jadwal yang lebih detail.

Gambar 5.112


Detail Schedule

103

3. 4.

Klik tombol save untuk menyimpan jadwal tersebut. Untuk jadwal public, di halaman home akan muncul jadwal tersebut jika diklik tanggal yang bertanda merah.

Gambar 5.113

5.

Pada saat jadwal public dibuat, maka di setiap akun pengguna akan muncul notifikasi tentang jadwal tersebut.

Gambar 5.114

104

Preview Jadwal

Notifikasi Jadwal


6.

Untuk membuat jadwal mingguan lakukan langkah – langkah seperti langkah ke 1 sampai 3 pada board mingguan. Begitu pula untuk jadwal dalam satu bulan.


105

5.8 Proyek Menu ini berfungsi untuk mengelola pelaksanaan proyek serta berkomunikasi dengan orang – orang yang terkait di dalamnya. Pada tampilannya terdapat 2 bagian yaitu data proyek dan daftar aktifitas dari perubahan data proyek baik yang dilakukan oleh sendiri ataupun pengguna lain.

Gambar 5.115

Tampilan Proyek

Nama proyek tersebut dapat diklik untuk melihat detailnya. Bagian detailnya terdiri dari Judul Proyek, team proyek, tanggal mulai, tanggal selesai, 3 board status yang berisi task pekerjaan, dan task pekerjaan.

5.8.1 Membuat Proyek Langkah – langkah menambahkan proyek adalah sebagai berikut : 1. Klik tombol tambah 2. Isikan Nama Proyek, Waktu, Penempatan, kemudian klik tombol simpan.

Gambar 5.116 106

Tambahkan Proyek Portal Intranet User Manual

5.8.2 Mengubah Data Proyek Langkah – langkah mengubah data proyek : 1. Pilih baris yang akan diubah datanya. 2. Klik tombol ubah.

Gambar 5.117

3.

Lakukan pengubahan data.

Gambar 5.118

4.

Tombol “Ubah”

Ubah Proyek

Klik tombol simpan.


107

5.8.3 Menghapus Data Proyek Sedangkan untuk menghapus datanya, langkah – langkahnya adalah : 1. Pilih baris yang akan dihapus dengan mencentangnya.

Gambar 5.119

2. 3.

Hapus Proyek

Klik tombol hapus. Pada konfirmasi yang muncul klik tombol oke.

5.8.4 Menambah Task pada Proyek Untuk menambahkan task, klik proyek untuk menampilkan halaman detail. Langkah selanjutnnya : 1. Pada board To Do List klik link tambah. Pada kotak yang muncul isikan nama task / aktivitas dan klik tombol simpan.

Gambar 5.120

2.

Pada kotak detail yang muncul isikan deskripsi aktifitas dan klik tombol centang.

Gambar 5.121 108

Tambah Aktifitas

Detail Kegiatan Portal Intranet User Manual

3.

Untuk menambahkan file yang mendukung task ini klik tombol choose file. Pada kotak open pilih file kemudian klik tombol open.

Gambar 5.122

4.

Open File

Untuk menambahkan Sub dari kegiatan klik link Tambah Sub Kegiatan. Isikan deskripsi kemudian klik tombol centang.

Gambar 5.123


Tambah Sub-kegiatan

109

5.

Untuk menambahkan komentar klik link Tambah Komentar. Isikan komentar kemudian klik tombol centang.

Gambar 5.124

6.

Simpan Komentar

Setelah selesai melakukan pengubahan data, klik tombol close.

Gambar 5.125

Tombol Close Detail Kegiatan

5.8.5 Tampilan Task Terdapat 3 board yaitu To Do List, On Progress, dan Done. Task tersebut dapat dipindahkan dari satu board ke board lain sesuai dengan perkembangan proyek, biasanya dimulai dari board To Do List, kemudian jika sedang dikerjakan task dipindah ke board On Progress, dan jika sudah selesai dipindah ke board Done. Langkah – langkah pemindahan task : 1. Klik tombol di pojok kanan kotak task, kemudian pilih pemindahan.

Gambar 5.126 110

Pemindahan Task


2.

Pilih board tujuan.

Gambar 5.127

3.

Pilih Tujuan Pemindahan

Task akan berpindah.

Gambar 5.128

Task Berpindah

Masing – masing task tersebut dapat ditempatkan orang yang mempunyai responsible dari task tersebut. Caranya adalah dengan mengeklik tombol panah dipojok atas task dan memilih penempatan. Centang responsible dari task.

Gambar 5.129

Penempatan

Semua kegiatan pengeditan data di proyek ini akan tercatat dan diberitahukan ke semua pengguna yang memiliki responsible pada proyek ini. Pada masing-masing pengguna akan dikirim notifikasi dari aktifitas apa saja yang berkaitan dengan tugasnya. Klik pada notification di sebelah kanan bawah layar maka akan muncul kotak berisi semua notifikasi yang berkaitan dengannya.


Notifikasi 111

5.9 Foto Pada menu ini bisa dimasukkan foto – foto dan disimpan dalam beberapa album. Foto utama dari masing – masing album akan tampil sebagai cover album yang dibuat. Untuk menampilkan menu foto, klik menu bertuliskan foto dengan icon berikut.

Gambar 5.131

Gambar 5.132

Menu Foto

Tampilan Album

5.9.1 Menambahakan Album Foto Langkah – langkah menambahkan album foto adalah sebagai berikut : 1. Klik tombol tambah.

Gambar 5.133

2.

Pada kotak yang muncul, klik tombol tambah file.

Gambar 5.134 112

Tombol Tambah

Tambah File Portal Intranet User Manual

3.

Pilih gambar yang akan dimasukkan kemudian klik tombol open.

Gambar 5.135

4.

Open File

Klik tombol mulai unggah.

Gambar 5.136


Mulai Unggah

113

5.

Tunggu beberapa saat sampai indikator unggah file menunjukkan 100%.

Gambar 5.137

6.

Untuk memindahkan urutan foto silakan klik dan tahan kemudian drag ke urutan yang diinginkan. Untuk foto utama adalah foto yang akan tampil di cover album yang dibuat.

Gambar 5.138

7.

Pemindahan Urutan

Tambahkan album dengan klik link tambah album.

Gambar 5.139

114

Proses Mengunggah

Tambah Album


8.

Disediakan pilihan berbagi file, yaitu :

Gambar 5.140

Untuk tidak berbagi file pilih tidak, dan untuk berbagi ke semua pengguna pilih pengguna. Sedangkan untuk berbagi file ke pengguna tertentu pilih pilihan dan lakukan langkah berikut : i. Masukkan kata kunci ke filter yang disediakan, kemudian klik pengguna yang muncul di listing bawahnya.

Gambar 5.141

Berbagi File

ii.

Berbagi File dengan Beberapa Pengguna

Atau gunakan pencarian berdasarkan departemen dan workgroup dan klik pengguna yang dimaksud. Pengguna yang akan dibagi akses filenya akan muncul di kotak sebelah kanan.

Gambar 5.142


Berbagi File dengan Beberapa Pengguna

115

9.

Klik tombol simpan.

Gambar 5.143

Album Foto

10. Foto album yang sudah berhasil dibuat, klik untuk melihat foto – foto di album ini. Untuk mengubah album klik icon ubah dan untuk menghapus album klik icon hapus.

116

Gambar 5.144

Album Foto

Gambar 5.145

Foto Album


5.10 Setting Menu ini berfungsi untuk mengubah warna atau motif background, format jam, dan bahasa. Langkah – langkahnya adalah sebagai berikut : 1. Buka menu setting dengan mengeklik tombol setting.

Gambar 5.146

2.

Klik menu edit di toolbar.

Gambar 5.147

3. 4. 5. 6.

Menu Setting

Tombol Edit

Pada kotak yang muncul, klik background yang dipilih. Pilihan format jam yang disediakan dalam format 12 jam dan 24 jam. Klik radio button dari format yang dipilih. Pilihan bahasa disediakan untuk bahasa Indonesia dan bahasa English. Klik radio button dari pilihan bahasa yang dipilih. Setelah selesai pensettingan, klik tombol save untuk menyimpan data.


Edit Background, Format Waktu, dan Mode Bahasa 117

5.11 Keluar Menu ini dilakukan untuk keluar dari mode akun pengguna. Caranya dengan mengeklik menu keluar. Setelah itu tampilan akan kembali ke mode public.

Gambar 5.149

118

Menu Keluar dari Mode Pengguna


Arfadia

BAB 6 KOTAK BANTUAN

Fitur ini berfungsi untuk melihat feed back, saran, atau masukan dari para pengguna intranet ini. Fitur ini terdapat pada kanan bawah page. Untuk membuka fitur ini, langkah-langkahnya adalah : 1. Klik icon telefon

Gambar 6.1 Contact Help

2.

Masukkan komentar, dan saran

Gambar 6.2 Tampilan Kotak Kontak Bantuan

3.

Bila telah diisi klik Kirim Pesan untuk mengirim pesan dan pesan telah dikirim

Gambar 6.3


Konfirmasi Terkirim

119

Arfadia 120

The City Tower (TCT) 12th floor - 1N Jl. MH Thamrin No.81, Menteng Jakarta Pusat 10310, Indonesia P : +62 21 2955 7526 F : +62 21 2955 7527 www.arfadia.com Portal Intranet User Manual

Developed by PT.ARFADIA

Recommend Documents