Klein onderhoud / dagelijks onderhoud Buiten het geplande onderhoud, ofwel planmatig onderhoud genoemd, zullen er ook onderhoudsverzoeken komen van eigenaren. In de splitsingsakte die u bij de koop van uw appartement heeft ontvangen, is veelal een opsomming (wettelijk bepaald) gegeven van de onderhoudswerkzaamheden die voor uw verantwoordelijkheid (privé eigendom) zijn en die voor verantwoordelijkheid zijn van de VvE (Gemeenschappelijk gedeelte). Onderhoud aan privé eigendom of gemeenschappelijke gedeelte Hieronder geven wij enkele 'standaard' voorbeelden inzake het privé eigendom en de gemeenschappelijke zaken. In sommige VvE’s kan van deze 'standaard' afgeweken worden. Raadpleeg hiervoor uw splitsingsakte. Mijn combiketel in het appartement functioneert niet meer, komen deze kosten voor de VvE? Dit voorbeeld betreft een ketel in uw eigen appartement en heeft geen relatie tot de gemeenschap. U dient zelf een installateur te bellen. Moet ik bij klachten aan mijn radiator zelf een installateur bellen? Hier dient u zich eerst af te vragen of het hier een individuele ketel betreft, zoals hierboven beschreven, of dat het een blokverwarming betreft (Eén centrale stookketel die appartementen van het gehele complex verwarmen). Blokverwarming: de gehele CV-‐installatie is gemeenschappelijk, denk hierbij ook aan de radiatorkranen, de leidingen, en de radiatoren in uw woning. Klachten/storingen dienen gemeld te worden aan onze afdeling Technische Dienst en de kosten zullen (in principe) voor de VvE komen. Moet ik meebetalen aan de kosten van vervanging van de raamkozijnen van mijn buren? Ja, als de buren onderdeel uitmaken van uw VvE en de raamkozijnen tot de gemeenschappelijke gedeelten behoren. In het splitsingsreglement wordt meestal een opsomming gegeven van de gemeenschappelijke gedeelten. Als in deze opsomming de raamkozijnen zijn opgenomen dan komen de kosten van vervanging van deze raamkozijnen voor rekening van alle eigenaren gezamenlijk, ieder voor hun aandeel (breukdeel). Het doet er hierbij in principe niet toe of u in het verleden de raamkozijnen van uw eigen appartement zelf en voor eigen rekening heeft vervangen. Het appartementencomplex waarin ik woon heeft een lift. Ik woon op de begane grond en ik maak bijna nooit gebruik van deze lift. Moet ik dan toch meebetalen in de kosten van onderhoud/reparatie van deze lift? Over het algemeen is het antwoord hierop: Ja. Dit is afhankelijk van wat in uw splitsingsreglement is bepaalt. Valt de lift onder de gemeenschappelijke gedeelten, dan komen de kosten van onderhoud van de lift voor rekening van de gezamenlijke eigenaren of te wel de VvE. Het splitsingsreglement kan echter ook bepalen dat de kosten van onderhoud slechts voor rekening komen een bepaald aantal eigenaren, bijvoorbeeld alleen voor rekening van de eigenaren vanaf de eerste verdieping en dan bijvoorbeeld ieder voor een gelijk deel. Het is dus verstandig om de splitsingsakte en het daarbij behorende splitsingsreglement
goed door te nemen. Indien de splitsingsakte geen uitzondering aangeeft zullen zelfs eigenaren van een garagebox dienen mee te betalen aan het onderhoud van de lift. Mijn eigen voordeur bel werkt niet meer, dien ik dit zelf op te lossen? Bij een defect aan uw eigen voordeurbel dient u zelf zorg te dragen voor reparaties. Het betreft een privé eigendom in uw appartement. Mijn bel / zoemer van de intercom/videofoon werkt niet, wat doe ik nu? Het wordt inderdaad anders wanneer het een bel of zoemer betreft van uw intercom of videofoon. Dit betreft namelijk een gemeenschappelijke installatie en hier zult u melding van moeten maken. Indien u twijfelt of het privé of gemeenschappelijk betreft dan biedt onze Afdeling Technische Dienst wellicht een uitkomst. Dus bij twijfel belt u ons. Afhandeling van onderhoudsverzoeken Bij de afhandeling van de onderhoudsverzoeken maken wij onderscheid tussen dringende en niet dringende onderhoudsverzoeken. Onze technische dienst beoordeelt ieder verzoek op een zorgvuldige manier. Wij voeren onderhoudswerkzaamheden niet zelf uit, hiervoor verstrekken wij namens de VvE aan erkende installateurs / aannemers opdrachten. Het kan zijn dat een onderhoudsverzoek wordt meegenomen in het planmatig (groot) onderhoud. Wanneer dat het geval is, melden wij u dat. Contact Zijn er problemen of vragen, neemt u dan contact met ons op. Het is immers onze taak om rekening te houden met het belang van alle leden van de VvE. Nadat de klacht aan ons is doorgegeven, wordt deze digitaal geregistreerd. Naar gelang de urgentie van de klacht wordt deze ingepland. Hebt u een klacht gemeld die betrekking heeft op uw appartement en het betreft gemeenschappelijk eigendom, dan zult u van ons een brief ontvangen waarin uw klacht staat vermeld. In deze brief staat ook het onderhoudsbedrijf vermeld die opdracht heeft gekregen voor het verhelpen van de klacht. Heeft het betreffende bedrijf binnen een termijn van drie dagen geen afspraak met u gemaakt, dan kunt u zelf bellen voor een afspraak. Meldingen die betrekking hebben op gemeenschappelijk eigendom buiten uw appartement zult u van ons geen bevestigingsbrief ontvangen. Tegelijk met versturen van de bevestigingsbrief heeft het bedrijf dat wij hebben ingehuurd een schriftelijke opdracht van ons ontvangen. De contactgegevens voor onderhoudsverzoeken vindt u hier. Afhandeling schade Ook zorgen wij van begin tot het einde voor uw afhandeling van inbraak-‐, glas-‐, storm-‐ en opstalschade en het indienen van deze schade bij de verzekeraar. Niet alle schade is verzekerd (sommige VvE’s hebben geen glasverzekering en in vele gevallen zal er ook een eigen risico gelden). Mocht u twijfelen of er sprake is van verzekerde schade, neem dan contact met ons op.
Klacht over de afhandeling van uw onderhoud / schade verzoek Wij doen ons uiterste best om u zo goed mogelijk van dienst te zijn. Het is mogelijk dat u vindt dat uw klacht niet afdoende of te laat verholpen is of dat u zich onjuist behandeld voelt door het door ons ingehuurd bedrijf. Hebt u een dergelijke klacht, dan staan wij open voor uw mening. Wij verzoeken u hieromtrent onze technische dienst te informeren. De contactgegevens voor klachten onderhoud afhandeling vindt u hier. Onderhoud buitenruimte(n) Als mede-‐eigenaar heeft u ook de verplichting dat u de bij het appartement behorende buitenruimte(n) als goede bewoner onderhoud (privé tuinen, balkons). Smaken verschillen natuurlijk en de keuze van inrichting van deze buitenruimte(n) is geheel aan u. Belangrijk is echter dat u door de manier waarop u de buitenruimte(n) hebt ingericht, geen overlast en/of hinder veroorzaakt aan (de eigendommen van) omwonenden. Zorgt u er bij de aanleg en het onderhoud van de buitenruimte(n) wel voor dat u de ventilatieopeningen vrijhoud. Daarnaast moet u rekening houden met een goede afwatering, zodat bijvoorbeeld hemelwaterafvoer geen vochtoverlast in uw, of onderliggende appartement, veroorzaakt. Wanneer u uw buitenruimte(n) niet goed onderhoud dan kan de VvE een derde opdracht geven zonodig de buitenruimte(n) in orde te maken. De gemaakte kosten zullen bij de betreffende eigenaar in rekening gebracht worden. Bereikbaar zijn wanneer u ons nodig heeft U kunt ons op werkdagen bellen voor al uw vragen op 026 312 15 20. Ook kunt u ons altijd mailen via het formulier of een e-‐mail sturen naar
[email protected]. Snel en adequaat reageren bij calamiteiten Bij calamiteiten zijn wij telefonisch 24 uur per dag, 7 dagen per week bereikbaar, zodat wij in geval van nood direct actie kunnen ondernemen.
Groot onderhoud / planmatig onderhoud Meerjaren Onderhouds Plan Het is voor elke VvE van essentieel belang om een goede Meerjaren Onderhouds Plan te hebben. Op basis van dit plan weet de VvE wanneer groot onderhoud moet worden uitgevoerd en kan er op tijd geld worden gereserveerd (niet teveel, maar ook zeker niet te weinig). Vanaf 1 mei 2008 is iedere VvE wettelijk verplicht om een reservefonds te hebben waaruit de kosten voor groot onderhoud gefinancierd kunnen worden. Wat is een Meerjaren Onderhouds Plan? Groot onderhoud is niet jaarlijks noodzakelijk. Zo komt de schilder eens in de paar jaren en moet het dak ongeveer eens in de 30 jaar vervangen worden. Maar ook het straatwerk op het terrein verzakt en moet af en toe opnieuw worden gelegd. In een Meerjaren Onderhouds Plan worden alle noodzakelijke onderhoudswerkzaamheden voor de komende jaren vastgelegd. Elk gebouwonderdeel / technische installatie staat apart beschreven. Er staat wat het onderhoud per onderdeel gaat kosten en in welk jaar het naar verwachting zal moeten worden uitgevoerd. Op basis van dit plan weet de VvE hoeveel het totale onderhoud gaat kosten. De VvE kan dan op tijd geld reserveren voor het groot onderhoud. De uitgangspositie van dit plan is 'het in stand houden van het complex'. Uiteraard kunnen ook niet noodzakelijke grote uitgaven worden begroot (bijvoorbeeld de aanleg van automatische deuropeners). Dit is mogelijk maar zal uiteindelijk door de ledenvergadering van de VvE goedgekeurd dienen te worden. Een Meerjaren Onderhouds Plan maken Heeft uw VvE nog geen (actueel) Meerjaren Onderhouds Plan? Dan moet deze binnenkort gemaakt worden. In overleg met uw bestuur of technische commissie kunnen wij dit plan voor uw opstellen. Indien gewenst kan er zelfs een externe bouwkundige worden ingeschakeld. De benodigde gegevens welk nodig zijn voor een goede planning verzamelen wij door middel van inspectie en onderhoudsgegevens van het complex. De ledenvergadering van de VvE zal de begroting (en de bijbehorende financiële gevolgen) uiteraard dienen goed te keuren. Up-‐to-‐date houden van het Meerjaren Onderhouds Plan Het Meerjaren Onderhouds Plan dient elk jaar opnieuw bekeken te worden en daar waar nodig in overleg met bestuur of technische commissie aangepast worden.
Uitvoeren van het groot onderhoud Als VvE manager zijn wij verantwoordelijk voor tijdige uitvoering van de goedgekeurde werkzaamheden op het Meerjaren Onderhouds Plan. Voordat de werkzaamheden starten worden er bij verschillende aanbieders offertes opgevraagd en worden prijs en kwaliteit uitvoerig vergeleken. Ook hierin hebben het bestuur en/of technische commissie medezeggenschap over welke aanbieders er benaderd kunnen worden. De ledenvergadering van de VvE besluit uiteindelijk welke offerte wordt geaccepteerd. Tijdens de uitvoering controleren wij de werkzaamheden uiteraard.
