Daftar Isi Daftar Isi ................................................................................................
i
Pendahuluan ........................................................................................ 1 Petunjuk Umum .................................................................................... 4 Unit Pengguna .................................................................................... 04 Dokumen Yang Diperlukan ................................................................. 05 Kebutuhan Hardware & Software ....................................................... 06 Instalasi Aplikasi ................................................................................. 07 Petunjuk Pengoperasian ..................................................................... 12 Prosedur Login .................................................................................... 12 Data .................................................................................................... 14 Langkah-langkah Validasi Data Pegawai ........................................... 16 Kontrol dan Monitoring ........................................................................ 24 Cetak ................................................................................................... 26
i
Import Data ......................................................................................... 30 Import Data TXT ................................................................................. 31 Import Data Aplikasi Gaji Pegawai Pusat 2008 DJPB ........................ 36 Backup dan Restore Data ................................................................... 39 Backup / Kirim Data ............................................................................ 40 Restore Data ....................................................................................... 42 Referensi ............................................................................................. 44 Referensi Satuan Kerja ....................................................................... 45 Referensi Gabungan ........................................................................... 46 Referensi Penandatangan .................................................................. 47 Referensi User .................................................................................... 49 Keluar .................................................................................................. 50 Tip dan Trik ........................................................................................... 51 Penutup ................................................................................................. 56
ii
PENDAHULUAN Dalam pasal 11 Undang-Undang No. 17 Tahun 2003 dinyatakan antara lain bahwa Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara diperinci menurut organisasi, fungsi, dan jenis belanja. Perincian per jenis belanja meliputi Belanja Pegawai, Belanja Barang dan Belanja Modal, Bunga, Subsidi, Hibah, Bantuan Sosial, dan Belanja Lain-lain. Termasuk dalam Belanja Pegawai antara lain pembayaran gaji pegawai negeri sipil kementerian/lembaga berikut penghasilan lainnya yang melekat dengan gaji. Menurut data dari Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Badan Kepegawaian Negara bahwa jumlah Pegawai Negeri Sipil (PNS) saat ini lebih kurang sebanyak 3,8 juta pegawai dan sekitar 850.000 diantaranya merupakan PNS Pusat. Jumlah PNS yang cukup banyak dimaksud tentu membutuhkan dukungan pendanaan belanja
1
pegawai yang sangat besar pula untuk membayar gaji dan tunjangantunjangan lainnya. Sistem penganggaran berbasis kinerja yang sejak tahun 2005 mulai diperkenalkan, telah menuntut diterapkannya suatu sistem perencanaan
anggaran
yang
berorientasi
pada
output
dengan
penggunaan sumber daya dan dana yang efisien dan optimal melalui penghitungan-penghitungan kebutuhan anggaran yang tepat dan akurat. Dalam rangka menghasilkan perkiraan kebutuhan anggaran pembayaran belanja pegawai secara tepat dan akurat setiap tahun, maka Ditjen
Anggaran
Departemen
Keuangan
menggunakan
metode
penghitungan belanja pegawai berbasis database pegawai. Penggunaan metode penghitungan ini menuntut tersedianya database pegawai secara detail untuk seluruh pegawai negeri, baik PNS maupun personil TNI dan POLRI.
2
Sehubungan dengan itu, maka untuk menjamin tersedianya database pegawai yang valid secara rutin di seluruh kementerian negara/lembaga, maka diperlukan alat bantu berupa software Aplikasi Belanja Pegawai yang tata cara penggunaannya tercantum dalam Buku Petunjuk Operasional ini.
3
PETUNJUK UMUM Aplikasi Belanja Pegawai ini merupakan sarana alat bantu untuk menghasilkan data pegawai secara nasional yang valid dan uptodate untuk dijadikan bahan perencanaan belanja pegawai yang setiap tahun dialokasikan dalam APBN.
UNIT PENGGUNA Pada prinsipnya, seluruh unit pada suatu instansi dapat menggunakan aplikasi ini. Namun demikian, untuk keperluan perencanaan anggaran dan agar terdapat koordinasi dalam pelaksanaannya, maka sangat tepat apabila aplikasi ini diterapkan pada unit Sekretariat. Pimpinan Sekretariat suatu instansi dapat menunjuk salah satu diantara pejabat yang menangani keuangan, perencanaan, atau kepegawaian untuk menjadi penanggung jawab pelaksanaan kegiatan validasi lingkup instansi berkenaan.
4
Selanjutnya, penanggung jawab kegiatan validasi data pegawai yang telah ditunjuk tersebut dapat mengkoordinasikan dan menetapkan langkah-langkah teknis lebih lanjut, termasuk mendesentralisasikan pelaksanaan kegiatan dimaksud ke seluruh satker atau instansi vertikal di bawahnya apabila diperlukan.
DOKUMEN YANG DIPERLUKAN Dokumen yang perlu disiapkan dan dipenuhi oleh masing-masing pegawai dalam rangka pelaksanaan kegiatan validasi data pegawai ini sekurang-kurangnya adalah: •
SK Pangkat terakhir
•
SK Jabatan terakhir (atau surat keputusan mutasi terakhir bagi yang tidak menduduki jabatan)
•
Surat Keterangan Keluarga (KP.4) terakhir
5
KEBUTUHAN HARDWARE & SOFTWARE Kebutuhan minimum Hardware untuk menjalankan aplikasi belanja pegawai adalah sebagai berikut : 1) Prosesor Intel Pentium II, AMD, VIA atau yang bersesuaian; 2) Memori RAM 256 MB; 3) Ruang kosong Harddisk 166 MB; 4) Printer Deskjet, Inkjet atau Laserjet. Kebutuhan minimum Software untuk menjalankan aplikasi belanja pegawai adalah sebagai berikut : 1) Sistem Operasi Microsoft Windows 98, 2000, ME ke atas; 2) PDF reader atau yang bersesuaian ( seperti : Adobe Reader, Fox It ); 3) Software tambahan untuk printer ( biasanya disediakan bersama printer ).
6
INSTALASI APLIKASI Langkah langkah untuk melakukan Instalasi Aplikasi Belanja Pegawai adalah: • Masukkan CD aplikasi ke CDROM • Double click file setup bp, • kemudian muncul
Gambar 1
7
• Klik maka akan muncul gambar 2. • Pada menu ini user diperbolehkan mengubah folder instalasi (Default: C:\AplDJA\Belpeg) • klik untuk meneruskan instalasi aplikasi Gambar 2
8
• Kemudian muncul gambar 3 • Klik untuk membuat shortcut pada desktop, dan akan muncul gambar 4
Gambar 3
Gambar 4
• Untuk membuat icon dekstop klik
9
Gambar 5
• Klik
Gambar 6
untuk mengcopy file ke folder tujuan (Gambar 5)
• Proses ekstrak sedang berlangsung terlihat dari progres ekstrak (Gambar 6), apabila ingin menghentikan proses ekstrak klik tombol batal.
10
Setelah beberapa saat, maka proses instalasi selesai dan akan muncul gambar 7. untuk Klik mengakhiri instalasi. Setelah instalasi selesai maka akan muncul shortcut . Gambar 7
11
PETUNJUK PENGOPERASIAN PROSEDUR LOGIN • Pada dekstop, double klik shortcut Aplikasi Belanja Pegawai dan muncul layar aplikasi (Gambar 8) • Untuk melakukan login pertama kali, ketik super pada kolom user id dan password • Klik tombol untuk memulai aplikasi
Gambar 8
Catatan: user id dan password dapat ditambah, diubah dan dihapus pada menu referensi.
12
Apabila login berhasil, akan muncul menu awal Aplikasi Belanja Pegawai seperti Gambar 9.
Gambar 9
13
Aplikasi Belanja Pegawai terdiri atas tiga menu utama, yaitu: Data, Referensi dan Keluar.
Gambar 10
DATA Pada menu ini terdapat fasilitas untuk melakukan kegiatan pokok validasi data pegawai yang dilakukan oleh masing-masing satker. Kegiatan tersebut adalah melakukan update, validasi dan merekam semua data pegawai masing-masing satker.
14
Menu data memiliki 6 submenu: (Gambar 11)
Gambar 11
Menu untuk validasi data pegawai meliputi: rekam, upadate, hapus data Menu untuk mencetak surat pengantar dan lampirannya
Gambar 11
Backup dan restore data yang telah divalidasi
Menu untuk mengambil data pegawai dari aplikasi digitalisasi kartu pengawasan gaji yang terdapat di Bagian Keuangan
Menu untuk mengambil data pegawai dari aplikasi kepegawaian yang selama ini telah diterapkan oleh Bagian Kepegawaian satker berkenaan (dalam format txt)
15
LANGKAH-LANGKAH VALIDASI DATA PEGAWAI Untuk mempercepat proses validasi data pegawai per satker, maka aplikasi ini telah dilengkapi dengan data pegawai awal yang bersumber dari Badan Kepegawaian Negara. Apabila terdapat pegawai negeri yang datanya tidak ditemukan pada aplikasi ini, maka dilakukan perekaman baru semua elemen data pegawai berkenaan sesuai dengan form yang tersedia. Untuk memulai validasi data pegawai, terlebih dahulu buka menu Data sebagai berikut:
Klik “Data” → “R/U/H Data Pegawai” dan selanjutnya akan muncul form seperti pada gambar 12.
16
Gambar 12 Gambar 12
Setelah muncul gambar di atas, ikuti langkah-langkah sebagai berikut:
17
LANGKAH 1 : Menentukan Satuan Kerja (Satker) Masukkan kode Satker sesuai tabel referensi RKAKL 2008, kemudian di sebelah kanan akan muncul nama satker berkenaan.
Pengisian kode satker dapat dilakukan pula melalui fasilitas pencarian dengan menekan tombol sebagai berikut: untuk satker yang data pegawainya pernah di rekam, atau untuk satker yang data pegawainya belum pernah direkam. Selanjutnya akan muncul form pencarian dan ketik huruf atau kata kunci satker berkenaan. Apabila satker tersebut telah muncul dalam list, arahkan pointer mouse pada satker tersebut dan klik 2 kali. Contoh:
18
LANGKAH 2 : Masukkan NIP pegawai dan lakukan validasi atas seluruh data pegawai berkenaan • Klik “Rekam” • Masukkan kode NIP pada kolom NIP NIP
Gambar 13
Selanjutnya, isilah seluruh elemen-elemen dalam form tersebut dengan benar sesuai dengan dokumen-dokumen terakhir pegawai berkenaan.
19
Penjelasan elemen data pegawai pada form: NIP
Nomor Induk Pegawai
Nama
Nama Lengkap Pegawai
TglLahir
Tanggal Lahir Pegawai ( dd-mm-yyyy )
JenisKelamin
1 = Laki-Laki, 2 = Perempuan Klik
StatusPegawai
Golongan
kemudian pilih status yang tersedia.
Untuk pilihan status no.2 (diperbantukan) dan no.3 (dipekerjakan) agar diikuti isian kode satker tempat pegawai bersangkutan diperbantukan/dipekerjakan. Klik kemudian pilih golongan yang tersedia
20
Hakim MasaKerjaGolongan GajiPokok TMT Golongan TMT KGB
Eselon
TjStruktural
Ketik angka “1” apabila pegawai adalah hakim, dan angka “0” apabila pegawai bukan hakim. Masa kerja golongan sesuai dengan SK Kenaikan Pangkat atau SK KGB terakhir, masa kerja akan mengikuti gaji pokok yang diisikan Jumlah gaji pokok berdasarkan masa kerja Golongan atau KGB yang terakhir, tekan enter untuk melihat tabel gaji TMT Golongan sesuai dengan SK Kenaikan Pangkat terakhir ( dd-mm-yyyy ) TMT Kenaikan Gaji Berkala sesuai dengan SK KGB terakhir ( dd-mm-yyyy ) Klik kemudian pilih tingkat eselon yang tersedia, apabila tidak mempunyai jabatan isi “99” (pelaksana) Besar tunjangan struktural sesuai dengan tingkat eselon yang dipilih (terisi secara otomatis)
21
JabatanFungsional
Klik kemudian pilih jabatan fungsional yang tersedia, apabila tdk memiliki jabatan isikan “999.99” (pelaksana)
TjFungsional
Besar tunjangan fungsional sesuai dengan jabatan fungsional yang dipilih (terisi secara otomatis)
Istri/Suami
Sesuai dengan daftar gaji terakhir ( 0 : tidak kawin dan 1 : kawin )
Anak
Jumlah anak sesuai dengan daftar gaji terakhir (1 : jml anak satu, 2 : jml anak dua, 3 : jml anak tiga )
Pendidikan
Klik kemudian pilih tingkat pendidikan yang tersedia
Grade
Hanya diisi oleh Satker yang sudah memperlakukan sistem grading
22
TunjanganDTerpencil
Tunjangan khusus untuk pegawai yang bertugas di daerah terpencil
TunjanganPapua
Tunjangan khusus untuk pegawai yang bertugas di daerah Papua
TunjanganLain
Tunjangan lain adalah tunjangan selain: tunjangan istri dan anak, tunjangan beras, tunjangan struktural/fungsional, tunjangan umum, tunjangan umum tambahan, tunjangan pph, tunjangan papua dan daerah terpencil
Dasar
Peraturan atau dokumen yang menjadi dasar dibayarkannya Tunjangan Lain tersebut.
Setelah semua data terisi dengan lengkap dan benar, simpan data pegawai tersebut dengan menekan tombol
.
Ulangi langkah-langkah validasi sesuai prosedur di atas sampai semua pegawai yang ada pada satker berkenaan tersimpan.
23
KONTROL DAN MONITORING Setelah semua data disimpan, maka tabel yang terletak pada sisi kiri form akan terisi oleh data pegawai yang berhasil direkam dan secara default pointer akan berada pada posisi paling atas. Untuk menampilkan, melihat dan memonitor data seorang pegawai yang tercantum pada tabel tersebut, arahkan pointer pada nip dan nama pegawai yang diinginkan. Di bawah ini adalah daftar tombol-tombol yang dapat digunakan untuk membantu proses validasi data pegawai : menampilkan NIP dan nama pegawai yang sudah pernah diupdate/ divalidasi/direkam sebelumnya mencetak form kosong untuk diisi data pegawai, pabila data pegawai tsb. tidak ditemukan pada aplikasi ini mencetak form yang sudah terisi data awal/asli BKN sebagai bahan validasi. Isi text box yang kosong dan lakukan perubahan data pada aplikasi.
24
merekam,mengupdate,memvalidasi data pegawai baru melakukan perubahan data pegawai yang sudah direkam menghapus data pegawai yang tidak diperlukan menyimpan hasil update/validasi/rekam menyimpan data asli BKN sebagai draft awal membatalkan proses update/validasi/rekam
keluar dari menu r/u/h data pegawai
25
CETAK Setelah data berhasil direkam, maka perlu dilakukan backup data dan kemudian mengirimkan backup data tersebut kepada instansi di luar satker, baik yang merupakan instansi vertikalnya ataupun ke instansi lain yang berkepentingan. Cetak merupakan fasilitas yang disediakan aplikasi untuk melakukan pencetakan surat pengantar dan lampirannya (daftar pegawai satker). Sebelum melakukan pencetakan ada beberapa hal yang harus dilakukan, 1. Isikan identitas pejabat (NIP, nama pejabat dan jabatan) yang akan menandatangani surat pengantar tersebut pada menu, “Referensi” Æ “Penandatangan”. 2. Isikan header (kop) surat pengantar dan tembusan.
26
Isikan Nomor, Tanggal, dan Tujuan Surat Pilih Surat Pengantar, Lampiran, atau keduanya Pilih pejabat penanda tangan yang telah direkam di Referensi” Æ “Penandatangan Gambar 14
Klik tombol untuk membuat header / kop surat pengantar seperti pada gambar 16
Pilih ruang lingkup data yang akan dikirim
27
Gambar 15
Isikan Pihak – Pihak yang akan diberi tembusan surat pengantar
Isikan Departemen, Unit, Satker, dan Alamat Satker untuk membuat header / kop surat
Contoh hasil cetak surat pengantar dan lampirannya :
28
29
IMPORT DATA Dalam suatu Satker dapat dimungkinkan telah mempunyai suatu sistem aplikasi sejenis dan mempunyai elemen data yang sama atau mirip dengan Aplikasi Belanja Pegawai ini, misalnya Aplikasi Kepegawaian (diterapkan oleh unit yang menangani kepegawaian) atau Aplikasi Digitalisasi Kartu Pengawasan Pembayaran dan Gaji Pegawai Pusat 2008 (diterapkan oleh unit yang menangani keuangan). Untuk itu, Aplikasi Belanja Pegawai ini diusahakan dapat compatible dengan berbagai aplikasi yang mempunyai elemen data sejenis sehingga memudahkan user dalam melaksanakan validasi dan menghindari kegiatan yang berulang-ulang untuk tujuan yang sama. Atas pertimbangan di atas, maka dalam Aplikasi Belanja Pegawai ini terdapat fasilitas yang dapat digunakan untuk mengambil data dari
30
berbagai aplikasi sejenis berupa menu “Import Data TXT” dan “Import Data Aplikasi Gaji DJPb”.
IMPORT DATA TXT Fasilitas ini disediakan bagi satker yang telah menjalankan Sistem Aplikasi Kepegawaian. Pemanfaatan fasilitas ini memerlukan bantuan Programmer Aplikasi Kepegawaian instansi berkenaan yang dapat memodifikasi data sehingga menghasilkan file yang berisi format data TXT dengan struktur sebagai berikut: Field Field Name 1 KDSATKER
Type Width InputMask Keterangan Character 6 999999 Lihat Referensi Satker !99999999 Digit 1 angka atau huruf, digit 2-9 angka
2
NIP
Character
9
3
NAMA
Character
30
!
Huruf besar maksimal 30 digit
4
SEX
Character
1
9
1=Laki-laki 2=perempuan
5
TGLAHIR
Date
8
YYYYMMDD DD=tgl, MM=bulan, YYYY=tahun
31
6
STAPEG
Character
1
9
7
KDSATKER2
Character
6
999999
8
GOL
Character
2
9
TMTGOL
Date
8
10
MKGTH
Num eric
2
11
MKGBL
Num eric
2
12
TMTKGB
Date
8
13
KDHAKIM
Character
14
GAPOK
Num eric
15
ISTRI
Numeric
1
9
1 jika dibayar tu njangan istri. 0 jika tidak dibayar
16
ANAK
Num eric
1
9
jumlah anak yg dibayar dlm daftar gaji
17
ESE
Character
18
TSTRU
Num eric
19
KDKEL
20
KDJAB
99
Lihat Referensi S tatus Pegawai Lihat Referensi S atker, jika pegawai dipekerjakan atau diperbantu kan Lihat Referensi G olongan
YYYYMMDD DD=tgl, MM=bu lan, YYYY=tahun 99 99 YYYYMMDD DD=tgl, MM=bu lan, YYYY=tahun
1
9
10
999999999
1=ya 0=tidak
Lihat Referensi E selon
2
99
10
999999999
Character
3
999
Lihat Referensi T unjangan Fungsional
Character
2
99
Lihat Referensi T unjangan Fungsional
10
999999999
21
TFUNG
Num eric
22
TDT
Character
1
9
1=ya 0=tidak
23
TPAPUA
Character
1
9
1=ya 0=tidak
24
TLAIN
Num eric
10
999999999
25
KETLAIN
Character
50
26
KDDIDIK
Character
2
99
Lihat Referensi P endidikan
27
GRADE
Character
2
99
Bagi yang memilik i
28
KETERANGAN Character
Dasar Hukum T unjangan Lain
100
Contoh file txt yang akan diimport:
32
Setelah dihasilkan file dengan struktur data di atas, maka user dapat menggunakan menu “Import Data TXT” dengan mengikuti langkahlangkah sebagai berikut: • Pilih menu “Data” → “Import Data TXT” • Setelah itu muncul form seperti Gambar 16
• Kemudian klik memilih folder tujuan
untuk
• Setelah itu pilih folder dimana file TXT berada (nama file bebas) Gambar 16
• Apabila data text ditemukan dalam folder, maka nama file akan muncul pada form seperti Gambar 17
33
Gambar 17
• Klik
disebelah kanan nama file sehingga muncul tanda
TXT yang akan di import dapat dilihat dengan klik
. Isi file .
34
• Kemudian klik
untuk memulai proses transfer data.
• Setelah proses import selesai dillaksanakan untuk kembali ke menu sebelumnya klik
.
Setelah import data berhasil dilakukan, maka data pegawai sudah masuk ke Aplikasi Belanja Pegawai. Kegiatan update/validasi tetap dilakukan dengan membandingkan data yang muncul pada form r/u/h data pegawai dengan form data yang telah dibuat untuk masing-masing pegawai. Apabila terdapat perbedaan, maka lakukan perbaikan dan validasi sesuai langkah-langkah yang telah dijelaskan sebelumnya.
35
IMPORT DATA APLIKASI GAJI PEGAWAI PUSAT (GPP 2008) DJPB Fasilitas ini disediakan bagi satker yang telah menjalankan Sistem Gaji Pegawai Pusat (GPP 2008) yang dikembangkan oleh Direktorat Jenderal Perbendaharaan Departemen Keuangan. Pemanfaatan fasilitas ini dapat dilakukan sendiri oleh masing-masing user. Import data dilakukan dengan cara mengambil langsung data dari folder dimana aplikasi GPP 2008 disimpan. Langkah-langkah untuk melakukan import data dari aplikasi GPP 2008 adalah sebagai berikut:
• Pilih menu “Data” → “Import Data Aplikasi Gaji DJPb” • Setelah itu muncul form seperti Gambar 18
36
C:\DBGAJI8\DB\..
Gambar 18
• Klik tanda
untuk untuk memilih folder tujuan
37
• Setelah itu pilih folder C:\DBGAJI8\DB\ .. pada komputer anda. Folder tersebut merupakan folder tempat file-file database aplikasi GPP 2008 disimpan. • Apabila data pegawai ditemukan dalam folder, maka nama pegawai akan muncul pada form r/u/h data pegawai. • Klik
untuk melakukan import data dari Aplikasi Digitalisasi
Karwas Gaji (GPP 2008) ke dalam Aplikasi Belanja Pegawai. • Untuk kembali ke menu di atasnya klik Setelah import data berhasil dilakukan, maka data pegawai sudah masuk ke Aplikasi Belanja Pegawai. Kegiatan update/validasi tetap dilakukan dengan membandingkan data yang muncul pada form r/u/h data pegawai dengan form data yang telah dibuat untuk masing-masing pegawai. Apabila terdapat perbedaan, maka lakukan perbaikan dan validasi sesuai langkah-langkah yang telah dijelaskan sebelumnya.
38
BACKUP DAN RESTORE DATA Fasilitas Backup dan Restore data digunakan untuk menghasilkan file hasil validasi data yang telah dilakukan oleh masing-masing user. Fasilitas ini sangat bermanfaat apabila kegiatan validasi data ini dilakukan secara desentralisasi oleh seluruh satker dalam satu kementerian negara/lembaga atau banyak user dalam satu satker. Sehubungan dengan itu, maka ada dua tujuan kegiatan Backup dan Restore Data tersebut, yaitu: •
Pertama, untuk mengamankan data dengan cara menyimpan file ke media lain, sehingga dapat digunakan di kemudian hari apabila dibutuhkan
•
Kedua, membuat backup data untuk dikirimkan ke unit/instansi vertikal di atasnya yang berfungsi sebagai pengumpul data
39
BACKUP / KIRIM DATA Untuk melakukan backup data, pilih menu “Data” → “Backup/Kirim” Terdapat empat macam proses backup data (Gambar 19), yaitu: 1) 2) 3) 4)
Backup Satker Backup Departemen, Unit, Lokasi Backup Departemen, Unit Backup Departemen Gambar 19
Pilih ukuran file hasil backup: normal atau ZIP(dimampatkan)
40
Sebagai contoh, untuk melakukan backup per Satker, langkahlangkahnya adalah sebagai berikut: 1) Pilih satker yang mau di backup dengan melakukan klik pada check box yang ada di sisi kanan satker sehingga bertanda 2) Pilih folder tujuan back up dengan klik 3) Setelah menemukan folder tujuan, tekan membuat folder baru dapat dilakukan
atau apabila akan dengan menekan
. (Folder tujuan bisa dibuat di floppy disc, flash disc atau dimedia penyimpanan lainnya) 4) Untuk menjalankan proses backup, klik
.
5) Apabila proses backup berhasil maka akan terbentuk sebuah file backup dengan struktur penamaan sebagai berikut: g.kddept.kdunit.kdwil.kdsatker.dja (contoh: g0900301412477.dja)
41
6) Jalankan proses yang sama apabila ingin melakukan backup data pada level yang lain.
RESTORE DATA Restore data merupakan kegiatan untuk mengembalikan / memasukkan kembali data backup ke sistem aplikasi belanja pegawai. Restore juga dilakukan secara bertingkat sesuai tingkatan organisasinya. Untuk melakukan restore data, pilih menu “Data” → “Restore” Setelah muncul form restore data pegawai arahkan ke folder dimana file backup disimpan. File backup tersebut bisa berada di harddisc atau di tempat penyimpanan yang lainnya. Apabila file tersebut ditemukan maka akan terlihat pada form restore seperii gambar 20.
42
Tentukan jenis file backup yang akan di restore
Gambar 20
Pilih file yang akan di restore dengan menekan mouse pada chek box di kanan file backup sehingga menjadi
.
Apabila restore berhasil dilakukan akan muncul pesan berikut,
.
43
REFERENSI Referensi merupakan bagian dari menu utama yang berisi mengenai beberapa informasi yang akan dijadikan acuan dalam melakukan validasi data pegawai.
Berisi informasi daftar satuan kerja pembayar gaji/tunjangan dengan kode satker yang compatible dengan RKAKL dan DIPA
Berisi berbagai informasi terkait yang akan membantu user dalam melakukan validasi data pegawai
Data user yang berwenang / akan melakukan validasi data pegawai
Data pejabat yang akan memberikan tanda tangan pada lembar pengiriman hasil validasi data pegawai satker bersangkutan
44
REFERENSI SATUAN KERJA Setelah Satuan Kerja diklik, maka akan tampil tabel Referensi Satuan Kerja yang berisi kode satuan kerja, uraian satuan kerja, kode departemen, kode unit, dan kode lokasi yang merupakan data acuan untuk kolom satuan kerja.
Ketik kata kunci untuk pencarian
Gambar 21
45
REFERENSI GABUNGAN Referensi Gabungan akan menampilkan beberapa informasi tabel seperti pada gambar yang merupakan data acuan pada form isian perekaman data pegawai.
Double klik utk menayangkan
Gambar 22
46
REFERENSI PENANDATANGAN Referensi Penandatangan akan menampilkan pengisian data pejabat yang akan memberikan tanda tangan pada lembar pengiriman hasil perekaman/perubahan/penghapusan data pegawai satker bersangkutan.
Menambah pejabat penandatangan
Gambar 23
47
Langkah langkah perekaman pejabat penandatangan surat, adalah sebagai berikut : NIP
: untuk mengisikan Nomor Induk Pegawai pejabat penandatangan
NIP 2
: untuk mengisikan apabila selain NIP ( contoh : NRP )
Nama
: untuk mengisikan Nama pejabat penandatangan
Jabatan
: disini jabatan ada 4 ( empat ) kolom, yaitu untuk menyiapkan apabila nama jabatan tidak mencukupi atau lebih dari satu baris
48
REFERENSI USER Referensi User akan menampilkan penambahan user atau pengguna aplikasi pada satker bersangkutan dengan mengisikan nama pengguna dan kode sandi untuk membuka aplikasi melalui menu login.
Menambah user
Gambar 24
49
KELUAR Login menggunakan user lain tanpa keluar aplikasi
Keluar dari aplikasi belanja pegawai
50
TIP DAN TRIK Untuk mempercepat proses validasi, maka user atau penanggung jawab pelaksanaan validasi di setiap Satker dapat menyebarkan Form kepada seluruh pegawai lingkup Satker berkenaan. Ada 2 (dua) alternatif form yang dapat disebarkan kepada para pegawai, yaitu: 1. Alternatif pertama : Form kosong
Cetak form kosong
Gambar 25
51
Form kosong ini dapat dicetak dengan menekan tombol “Cetak Form Kosong” untuk selanjutnya hasil cetakan dimaksud diperbanyak dan disebarkan kepada seluruh pegawai untuk diisi dengan data yang benar sesuai dengan dokumen kepegawaian yang terakhir. 2. Alternatif Kedua, Form Draft
Cetak form isi data pegawai
Gambar 26
52
Form draft ini dapat dicetak dengan cara sebagai berikut: • Masukkan NIP Pegawai; • Selanjutnya tekan tombol
untuk menyimpan data asli
BKN; • Kilk “cetak form isi”; • Pilih data pegawai yang akan dicetak atau pilih semua data pegawai; • Teliti komponen data masing-masing pegawai; • Isi kembali text box (kotak) kosong pada form sebagai tanda telah di validasi, kemudian lakukan perubahan data pegawai pada aplikasi. Contoh form kosong dan form isi dapat dilihat pada gambar 27 dan gambar 28 Form Kosong
Form Isi
53
Gambar 27
Gambar 28
54
Dengan bantuan form-form di atas diharapkan dapat membantu user dalam melakukan proses validasi data pegawai dengan menggunakan Aplikasi Belanja Pegawai ini.
55
PENUTUP Demikian manual aplikasi ini dibuat dengan harapan menjadi pedoman dan referensi bagi user pada saat menjalankan Aplikasi Belanja Pegawai ini. Apabila ditemukan masalah atau ada materi yang ingin didiskusikan lebih lanjut, anda dapat menghubungi Help Desk Tim Aplikasi Belanja Pegawai (Uud Dinullah Ahmad dan Edy Sudarto) pada nomor dan alamat email tersebut di bawah ini: • E-mail helpdesk
[email protected] • Telepon 021 – 34357102 • Fax. 021 – 3868061 • E-mail
[email protected] • E-mail
[email protected] • E-mail
[email protected]
56
