Cuti 03 ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI SAKIT STAF TETAP

S SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA OKONGAN PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 03 ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI SAKIT STAF TETAP

Halaman: 1/27 No. Semakan: 01 No. Isu: 02 Tarikh: 08/08/2011

1.0 TUJUAN Arahan Kerja ini bertujuan untuk menerangkan tatacara pengurusan CS staf berjawatan tetap. 2.0 SKOP Arahan Kerja ini meliputi pengurusan penerimaan, permohonan dan kelulusan CS staf. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Perintah-Perintah Am (Bab C) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 1985 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 9 Tahun 1991

Tajuk Dokumen Cuti Perwakilan Kuasa Dari Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Kepada Ketua-Ketua Setiausaha Kementerian Pelaksanaan Sistem Saraan Baru Berdasarkan Laporan Jawatankuasa Khas Kabinet Mengenai Gaji Sektor Awam 1991

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002

Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 2006

Pindaan Peraturan Berkaitan Sijil Sakit Swasta Untuk Tujuan Kemudahan Cuti Sakit

Surat Edaran JPA.(S)TT343 Jld.2(67)bth 26 Mac 2010

Tindakan Tatatertib Ke Atas Pegawai Awam Yang Mengemukakan Sijil Cuti Sakit Palsu Atau Meminda Sijil Cuti Sakit

Surat Edaran JPA (S)223/8/3 Klt. 15 (9) bth 21 Oktober 2010

Penambahbaikan Dasar Mengenai Penerimaan Sijil Sakit Yang Dikeluarkan Oleh Hospital/Klinik Di Singapura

-

E-Panduan Kemudahan Cuti

-

Panduan Cuti On Web (Kerani)

-

Panduan Cuti On Web (Umum)



4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN CS

:

Cuti Sakit

CR

:

Cuti Rehat

CSL

:

Cuti Sakit Lanjutan

CK

:

Cuti Kerantina

CC

:

Cuti Kecederaan

CTKB

:

Cuti Tibi, Kusta dan Barah

CSG

:

Cuti Separuh Gaji

CTG

:

Cuti Tanpa Gaji

CT

:

Cuti Tambahan

e-Cuti

:

Sistem Permohonan Cuti Online

PEND

:

Pejabat Pendaftar

KB

:

Ketua Bahagian

KS

:

Ketua Seksyen

PTJ

:

Pusat Tanggungjawab

KPTJ

:

Ketua Pusat Tanggungjawab

KJ

:

Ketua Jabatan

PT PT PTJ

: :

Pegawai Tadbir (Pejabat Pendaftar) Pegawai Tadbir (Pusat Tanggungjawab)

PL

:

Pegawai Pelulus

PS

:

Pegawai Penyokong

PT(P/O)

:

PYM

:

Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pejabat Pendaftar Pegawai yang Melaksana Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pusat Tanggungjawab Setiausaha Pejabat Pusat Tanggungjawab Pembantu Makmal Pembantu Perpustakaan



Penolong Pegawai Sains Penolong Pegawai Tadbir Penolong Pengurus Asrama Pegawai Sains PT SPPP

:

Pegawai Tadbir Seksyen Perubatan dan Perhubungan Pekerja

5.0 TANGGUNGJAWAB Naib Canselor, Pendaftar, Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Ketua Seksyen Pengesahan, Cuti dan Persaraan dan Ketua Pusat Tanggungjawab adalah bertanggungjawab untuk menentukan arahan kerja ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi arahan kerja ini.



6.0 CARTA ALIR

7.4

7.26

7.5

7.40

Tidak

Tidak Ambil CR/CG/ CTG

7.42 7.31

7.8

7.30

Ya

Lapor Diri Bertugas (CSG)

Sembuh ?

7.9

Tidak

7.32

Semak Kelulusan CS

7.34

Ya

7.33

CS Melebihi 90 hari (kedua)? 7.12

Ya Majukan ke Pejabat Pendaftar

Tidak

Rekod Kelulusan CK Ke Dalam Sistem e-Cuti

Tidak

Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu

Ya

Tidak

7.56

Mohon Untuk Mula CTKB

7.50

Maklum Keputusan Kuasa Tertentu

7.57

Terima dan Semak Permohonan

7.38

Tidak

Bertugas Semula 7.62

Ambil CR Yang Layak 7.63

Ya Sembuh ?

Tidak

7.16

7.64

CSG Tidak Melebihi 12 Bulan

Rekod Kelulusan CS Ke Dalam Sistem e-Cuti 7.17

7.66

7.65

Tidak

CS Melebihi 180 hari ?

Ya Lapor Diri Bertugas (CSG)

Sembuh ? Tidak 7.18

Ya

7.61

Ya Sembuh ?

7.15

Tidak

Masih Belum Sembuh dan Kehabisan CR?

7.20

Tubuh Lembaga Perubatan (Pemeriksaan) 7.21

Maklum Keputusan Lembaga Perubatan 7.22

7.67

Cuti Tambahan

Ambil CR yang layak 7.19

Tidak

CS Melebihi 45 Hari atau Lebih Untuk Tempoh 3 Tahun Berturutturut?

Ya

Sembuh ? 7.49


7.60

Lapor Diri Bertugas (CSG/ CTG)


Ya

Bertugas Semula

7.59

Bersara Dengan Perakuan Lembaga Perubatan

7.14

7.55

Ya

7.54


7.37

7.13

Ya

7.53

7.58

7.35

Sembuh ?

Tidak Layak?

Ya

Ambil CS Maksimum 180 hari


CSG/CTG Kali Ke Dua 7.36

Semak dan Sahkan Jumlah CS

7.43

Dapatkan Sokongan dan Kelulusan KPTJ/KJ

Lapor Diri Bertugas (CTG)

Sembuh ? Tidak

7.47

7.48

Tidak

7.52 Disahkan Mengidap Sakit Tibi, Kusta dan Barah ?

Semak dan sahkan Jumlah CS

Hantar Borang Permohonan

7.44

CTG Maksimum 90 Hari 7.10

Laksana Pemantauan

Hantar Laporan

7.41

Isi Borang Permohonan

7.29

CSG Maksimum 90 Hari

Rekod Dalam Sistem e-Cuti

Cuti Tibi, Kusta dan Barah (CTKB)

7.46

Maklum / Lapor Ke PTJ Bertugas Semula

Sembuh ? 7.7

7.51

7.45

Cuti Kecederaan (CC)

7.28

Ya

7.27

Dapatkan Kelulusan

7.11

7.2

Cuti Kerantina (CK)

Terima Laporan dan Tubuh Lembaga Perubatan

Hantar Sijil CS

Lulus?

Kenal Pasti Jenis Cuti Atas Sebab Perubatan (CSP)

7.39

Cuti Sakit Lanjutan (CSL)

Ya

7.1

7.25

7.3

Cuti Sakit (CS)

7.6

Mula

7.23

Hantar Laporan 7.24


7.68

Kemaskini Rekod 7.69

Tamat



7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan

Tanggungjawab

7.1

Mula

7.2

Kenal pasti Jenis Cuti Atas Sebab Perubatan 7.2.1 Kenal pasti jenis Cuti Atas Sebab Perubatan yang hendak dipohon berdasarkan peraturan dan syaratsyarat kelayakan. Rujuk : Perintah Am; E-Panduan Kemudahan Cuti Jika memohon : Cuti Sakit (CS), ikut langkah 7.3 Cuti Sakit Lanjutan (CSL), ikut langkah 7.25 Cuti Kerantina(CK), ikut langkah 7.39 Cuti Kecederaan(CC), ikut langkah 7.45 Cuti Tibi, Kusta dan Barah (CTKB), ikut langkah 7.51

7.3

Pemohon/PYM

Cuti Sakit (CS) 7.3.1 Terima CS yang dikeluarkan oleh Pegawai Perubatan dalam tahun semasa (tertakluk kepada perakuan dan kelulusan oleh KPTJ/KJ/PL/PS) sehingga had berikut; Menerima rawatan sebagai pesakit luar di hospital swasta/ klinik swasta /klinik panel, sijil CS tanpa sokongan oleh Pegawai Perubatan Kerajaan boleh diterima tidak melebihi 15 (Lima Belas) hari dalam sesuatu tahun semasa. Menerima rawatan sebagai pesakit dalam di hospital atau klinik swasta, sijil CS yang boleh diterima tidak melebihi 180 hari dalam sesuatu tahun semasa. Jumlah CS 90 hari pertama diluluskan di peringkat PTJ dan CS 90 hari seterusnya hendaklah diluluskan oleh Kuasa Tertentu (Naib Canselor/Pendaftar).

Pemohon/PYM



Rujuk: Perintah Am Bab C; Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 2006. 7.4

7.5

7.6

Hantar Sijil CS 7.4.1 Hantar sijil CS ke PTJ dalam tempoh tiga (3) hari bekerja setelah staf kembali bertugas semula daripada bercuti sakit.

Pemohon/ PYM

7.4.2 Tampal sijil Cuti Sakit (CS) pada borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 16 (Pengesahan Sijil Cuti Sakit/Perakuan Bersalin/’Time Slip’) untuk diperakui dan diluluskan/tidak diluluskan dan hantar kepada Ketua Jabatan/Pegawai Pelulus.

Pemohon/ PYM

7.4.3 Beri kenyataan pada ruangan ulasan di borang jika sijil CS di serahkan lebih daripada tempoh yang di nyatakan pada 7.4.1.

Pemohon / PYM

7.4.4 Semak dan sahkan jumlah CS yang telah diambil pada tahun semasa di Sistem e-Cuti.

PYM

Dapatkan Kelulusan 7.5.1 Hantar untuk dapat kelulusan CS.

Pemohon/PYM

7.5.2 Rekod tarikh dan nombor sijil CS pada ruangan yang disediakan.

Pemohon/PYM

7.5.3 Sahkan CS pada borang samada diperakui dan diluluskan/tidak diluluskan.

KPTJ/KJ/PL/PS

Lulus? 7.6.1 Jika ya, ikut langkah 7.8. 7.6.2 Jika tidak, ikut langkah 7.7.

PYM Pemohon/ PT PTJ/PYM

S SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA OKONGAN PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 03 ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI SAKIT STAF TETAP 7.7

7.8

No. Isu: 02 Tarikh: 08/08/2011

7.7.1

Ambil CR atau CG yang berkelayakan jika CS tidak diluluskan.

Pemohon/PT PTJ /PYM

7.7.2

Ambil CTG jika tiada kelayakan CR atau CG untuk pemotongan emolumen atau gaji. Isi borang SOK/BUM/BRO1/B-Cuti 18 (Arahan Melucut Hak Emolumen).

Pemohon/ PT PTJ/PYM

7.7.3

Kemukakan ke Pejabat Pendaftar bagi tujuan pemotongan emolumen atau gaji. Lampirkan penyata kehadiran staf dan Sijil CS yang tidak diluluskan.

PT PTJ/PYM

Rekod Dalam Sistem e-Cuti PYM

Semak Kelulusan CS 7.9.1

7.10

No. Semakan: 01

Ambil CR/CG/CTG

7.8.1 Rekod data cuti sakit (tarikh, nombor siri, nama klinik/hospital) yang telah diperakui dan di luluskan/tidak diluluskan ke dalam Sistem e-Cuti selepas ditandatangani oleh PS/PL/KPTJ/KJ. 7.9

Halaman: 7/27

Semak kelulusan CS melalui e-mel putra samada diperakui dan diluluskan/tidak diluluskan.

Pemohon

Laksana Pemantauan 7.10.1 Pantau dan semak jumlah pengambilan CS di Sistem e-Cuti supaya tidak melebihi jumlah 90 hari. Pihak PTJ hanya boleh meluluskan CS setakat 90 hari sahaja pada tahun semasa. Cuti Sakit 90 hari seterusnya hendaklah dihantar ke Pejabat Pendaftar untuk mendapatkan kelulusan Kuasa Tertentu. Rujuk : Perintah Am Bab C; Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 2006 (Pindaan Peraturan Berkaitan Sijil Sakit Swasta Untuk Tujuan Kemudahan Cuti Sakit)

PT PTJ/PYM

S SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA OKONGAN PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 03 ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI SAKIT STAF TETAP 7.10.2 Pantau dan semak jumlah pengambilan CS di Sistem e-Cuti supaya tidak melebihi jumlah maksimum 180 hari pada tahun semasa. Tiada kelayakan CS yang boleh diluluskan selepas jumlah ini. 7.11

7.11.2 Jika tidak, ikut langkah 7.68.

7.12.2 Masuk salinan sijil CS dan surat rasmi memohon kelulusan CS ke dalam Fail Cuti Staf.

7.13.2 Sahkan jumlah CS pada penyata cuti/memo.

PT PTJ/PYM

PT PTJ/PYM PYM

PT PTJ/PYM

PYM

PT(P/O)

PT/PT(P/O)

Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu 7.14.1 Hantar sijil CS yang melebihi 90 hari (kedua) beserta surat rasmi untuk dapat kelulusan Kuasa Tertentu (Naib Canselor/Pendaftar).

7.15

Tarikh: 08/08/2011

Semak dan Sahkan Jumlah CS 7.13.1 Buat penyemakan menerusi penyata cuti di Sistem e-Cuti jumlah CS dan cetak penyata.

7.14

No. Isu: 02

Majukan ke Pejabat Pendaftar 7.12.1 Majukan sijil CS 90 hari (kedua) beserta surat rasmi memohon kelulusan ke Pejabat Pendaftar.

7.13

No. Semakan: 01

CS melebihi 90 hari (kedua)? 7.11.1 Jika ya, ikut langkah 7.12.

7.12

Halaman: 8/27

NC/Pendaftar/ PT/PT (P/O)

Maklum Keputusan Kuasa Tertentu 7.15.1 Hantar surat rasmi kelulusan permohonan CS yang melebihi 90 hari (kedua) kepada pemohon dan KPTJ.

PT/PT (P/O)


7.17

Tarikh: 08/08/2011

PYM

7.16.2 Cetak penyata cuti dan masukkan ke dalam Fail Cuti Staf.

PYM

CS Melebihi 180 Hari ? Pemohon PYM

Ambil CR Yang Layak 7.18.1 Ambil CR yang berkelayakan jika masih tidak sihat untuk bertugas.

Pemohon

Masih Belum Sembuh dan Kehabisan CR? 7.19.1 Jika ya, ikut langkah 7.20. Dapatkan laporan status kesihatan daripada PTJ. 7.19.2 Jika tidak, ikut langkah 7.68.

7.20

No. Isu: 02

7.16.1 Rekod jumlah hari CS yang telah mendapat kelulusan ke dalam Sistem e-Cuti selewat-lewatnya dalam tempoh tiga (3) hari bekerja dari tarikh terima surat kelulusan.


7.19

No. Semakan: 01

Rekod Kelulusan CS Ke Dalam Sistem e-Cuti

7.17.1 Jika ya, ikut langkah 7.18.

7.18

Halaman: 9/27

PT PTJ/PYM

PYM

Tubuh Lembaga Perubatan (Pemeriksaan) 7.20.1 Dapatkan laporan status kesihatan daripada PTJ. Majukan permohonan penubuhan Lembaga Perubatan (pemeriksaan) kepada Seksyen Perubatan dan Perhubungan Pekerja.

PT/PT (P/O)

7.20.2 Sertakan penyata cuti sakit.

PT/PT (P/O)

7.20.3 Dapatkan maklum balas status permohonan dari Seksyen Perubatan dan Perhubungan Pekerja bagi tujuan rekod.

PT SPPP


7.22

No. Isu: 02 Tarikh: 08/08/2011

7.21.1 Maklum keputusan akhir yang diambil oleh ahli panel Lembaga Perubatan kepada KPTJ/KJ dan staf berkenaan.

PT SPPP

7.21.2 Hantar salinan keputusan akhir Lembaga Perubatan kepada Seksyen Pengesahan, Cuti dan Persaraan bagi tujuan rekod.

PT SPPP

CS 45 Hari atau Lebih Untuk Tempoh Tiga (3) Tahun Berturut-turut?


PT PTJ/PYM PYM

Hantar Laporan 7.23.1

7.24

No. Semakan: 01

Maklum Keputusan Lembaga Perubatan


7.23.

Halaman: 10/27

Pantau dan semak penyata/kedudukan CS di Sistem e-Cuti jika telah mencapai jumlah 45 (Empat Puluh Lima) hari atau lebih untuk tempoh tiga (3) tahun berturut-turut. Rujuk: Perintah Am Bab C.

PT PTJ/PYM

7.23.2 Hantar laporan ke Pejabat Pendaftar bagi tujuan penubuhan Lembaga Perubatan (pemeriksaan).

PT PTJ/PYM

Semak dan Sahkan Jumlah CS 7.24.1 Buat penyemakan pada penyata cuti di Sistem eCuti dan sahkan jumlah CS 45 (Empat Puluh Lima) hari atau lebih jika telah diambil bagi tempoh tiga (3) tahun berturut-turut.

PT/PT(P/O)

7.24.2 Ikut langkah 7.20 dan 7.21.

PT/PT(P/O)/ PT SPPP

7.24.3 Ikut langkah 7.68.

PYM



Cuti Sakit Lanjutan 7.25.1 Hantar laporan ke Pejabat Pendaftar jika didapati staf mengalami sakit berpanjangan dan;

PT PTJ/PYM

telah menghabiskan kelayakan CS bergaji penuh selama 180 hari. telah menggunakan semua CR yang berkelayakan Rujuk: Perintah Am Bab C. 7.26

7.27

7.28

Terima Laporan dan Tubuh Lembaga Perubatan 7.26.1 Terima laporan yang dikemukakan oleh PTJ, semak dan majukan kepada Seksyen Perubatan dan Perhubungan Pekerja (SPPP) untuk penubuhan Lembaga Perubatan.

PT/PT (P/O)

7.26.2 Terima syor daripada Lembaga Perubatan memperakukan staf tidak sihat untuk bertugas tetapi masih ada harapan untuk sihat semula untuk berkhidmat dan memerlukan masa berehat. Rujuk: Perintah Am Bab C.

PT SPPP/Lembaga Perubatan

7.26.3 Beri tempoh bercuti tidak melebihi tiga (3) bulan atas syor dan perakuan oleh Lembaga Perubatan.

PT SPPP/Lembaga Perubatan

Sembuh ? 7.27.1 Jika ya, ikut langkah 7.28.

Pemohon/ PT PTJ/PYM


Pemohon/ PT PTJ/PYM

Bertugas Semula 7.28.1 Hadir bertugas semula jika telah sembuh.

Pemohon


7.30

No. Semakan: 01 No. Isu: 02 Tarikh: 08/08/2011

CSG Maksimum 90 Hari 7.29.1 Beri CSG maksimum sehingga 90 hari jika didapati staf masih tidak sihat untuk bertugas semula dengan perakuan daripada Lembaga Perubatan.

Lembaga Perubatan/ PT SPPP

7.29.2 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai untuk dihantar ke Pejabat Bendahari bagi tujuan pelarasan gaji (CSG) dalam tempoh lima (5) hari bekerja setelah menerima keputusan daripada Lembaga Perubatan.

PT (P/O)

7.29.3 Rekod maklumat CSG ke dalam Sistem e-IHRAMS.

PT (P/O)

Sembuh? 7.30.1 Jika ya, ikut langkah 7.31. 7.30.2 Jika tidak, ikut langkah 7.32.

7.31

Halaman: 12/27

Pemohon/PYM PT/PT (P/O)

Lapor Diri Bertugas (CSG) 7.31.1 Lapor diri untuk bertugas semula di PTJ.

Pemohon

7.31.2 Isi borang SOK/BUM/BR01 CUTI 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji).

Pemohon/PYM

7.31.3 Dapatkan pengesahan lapor diri bertugas semula daripada Ketua PTJ.

Pemohon/PYM

7.31.4 Hantar borang lapor diri ke Pejabat Pendaftar.

Pemohon/PYM

7.31.5 Hantar Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai ke Pejabat Bendahari untuk pelarasan semula gaji CSG dalam tempoh lima (5) hari bekerja daripada tarikh borang diterima.

PT (P/O)



CTG Maksimum 90 Hari 7.32.1 Beri CTG maksimum sehingga 90 hari jika didapati PT SPPP/ staf masih tidak sihat untuk bertugas semula Lembaga Perubatan setelah menghabiskan CSG dengan perakuan daripada Lembaga Perubatan.

7.33

7.32.2 Sediakan Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai untuk dihantar ke Pejabat Bendahari bagi tujuan pemberhentian gaji (CTG) dalam tempoh lima (5) hari bekerja setelah menerima keputusan daripada Lembaga Perubatan.

PT (P/O)

7.32.3 Rekodkan maklumat CTG ke dalam Sistem eIHRAMS.

PT (P/O)


7.34

Pemohon PT PTJ/PYM

Lapor Diri Bertugas (CTG) 7.34.1 Lapor diri untuk bertugas semula di PTJ.

Pemohon

7.34.2 Isi borang SOK/BUM/BR01 CUTI 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan).

Pemohon/PYM

7.34.3 Dapatkan pengesahan lapor diri bertugas semula daripada Ketua PTJ. 7.34.4 Hantar borang lapor diri ke Pejabat Pendaftar.

Pemohon/PYM

7.34.5 Hantar Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai ke Pejabat Bendahari untuk mengaktifkan semula gaji CTG dalam tempoh lima (5) hari bekerja daripada tarikh borang diterima.

PT (P/O)

Pemohon/PYM



CSG/CTG Kali Kedua 7.35.1 Dapatkan perakuan daripada Lembaga Perubatan PT SPPP/ untuk diberi CSG selama 90 hari dan CTG selama 90 Lembaga Perubatan hari untuk kali kedua jika masih tidak sihat untuk bekerja serta memerlukan masa berehat yang panjang. 7.35.2 Ulang semula proses 7.29 hingga 7.32.

7.36

7.37

PT/PT SPPP/ PT (P/O)/ Lembaga Perubatan

7.35.3 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai untuk dihantar ke Pejabat Bendahari bagi tujuan pelarasan gaji (CSG)/ pemberhentian gaji (CTG) dalam tempoh lima (5) hari bekerja setelah menerima keputusan daripada Lembaga Perubatan (pemeriksaan).

PT (P/O)

7.35.4 Rekod maklumat CTG ke dalam Sistem e-IHRAMS

PT (P/O)

Sembuh? 7.36.1 Jika ya, ikut langkah 7.37.

Pemohon/ PT PTJ/PYM


PT/PT (P/O)

Lapor Diri Bertugas (CSG/CTG) 7.37.1 Lapor diri untuk bertugas semula di PTJ.

Pemohon


Pemohon/ PYM


Pemohon/PYM


Pemohon/ PYM

S SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA OKONGAN PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 03 ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI SAKIT STAF TETAP 7.37.5 Hantar Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai ke Pejabat Bendahari untuk pelarasan semula gaji (CSG)/mengaktifkan semula gaji (CTG) dalam tempoh lima (5) hari bekerja daripada tarikh borang diterima. 7.38

Bersara Dengan (Pemeriksaan)

Perakuan

Lembaga


PT/PT (P/O)

Perubatan

7.38.1 Majukan laporan ke Lembaga Perubatan (pemeriksaan) jika CSG kali kedua telah diambil dan perlu mengambil CTG untuk kali kedua sekiranya didapati staf masih juga belum sembuh untuk bertugas.

PT/PT SPPP/ PT (P/O)

7.38.2 Terima syor dan perakuan daripada Lembaga PT/PT SPPP/ Perubatan (pemeriksaan) membenarkan staf PT (P/O)/ dibersarakan. Lembaga Perubatan 7.38.3 Hantar laporan rasmi untuk melaksanakan proses persaraan staf ke Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA). Rujuk Prosedur Proses Persaraan atas sebab Kesihatan. 7.38.4 Ikut langkah 7.68. 7.39

PT SPPP

PYM

Cuti Kerantina (CK) 7.39.1 Mohon CK jika berlaku kes berikut; ditahan di mana-mana stesyen kerantina (dalam perjalanan balik ke Malaysia dari luar negeri) oleh pihak berkuasa kesihatan di pelabuhan/lapangan terbang yang berlaku wabak penyakit merebak. dikurung di rumahnya oleh mana-mana kuasa kesihatan kerana berlaku wabak penyakit merebak di rumahnya.

Pemohon/PYM



7.40

Maklum/Lapor Ke PTJ Pemohon

7.41

7.40.1 Hubungi PTJ (telefon, e-mel dll) untuk memaklumkan tentang penahanan oleh pihak berkuasa kesihatan kerana berlakunya wabak penyakit merebak. Isi Borang Permohonan 7.41.1 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 02 (Permohonan Cuti Tidak Berekod) dalam tempoh tiga (3) hari bekerja setelah hadir bertugas semula.

Pemohon/PYM

7.42

Hantar Borang Permohonan 7.42.1 Hantar borang permohonan lengkap disertakan surat/dokumen pengesahan kejadian oleh pihak berkuasa kesihatan kepada PYM di PTJ.

7.43

Dapatkan Sokongan dan Kelulusan KPTJ/KJ 7.43.1 Hantar borang permohonan yang telah lengkap untuk dapat sokongan dan kelulusan daripada KPTJ/KJ.

7.44

7.45

Pemohon/ PT PTJ/PYM

KPTJ/KJ PT PTJ/PYM

Rekod Kelulusan CK ke dalam Sistem e-Cuti 7.44.1 Rekod kelulusan permohonan CK ke dalam Sistem e-Cuti dan masukkan borang permohonan ke dalam Fail Cuti Staf.

PYM


PYM

Cuti Kecederaan (CC) 7.45.1 Beri CC jika berlaku kes berikut; mengalami kecederaan semasa menjalankan tugas rasmi; dan telah menghabiskan kelayakan CS bergaji penuh selama 180 hari; dan

PYM

S SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA OKONGAN PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 03 ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI SAKIT STAF TETAP telah menggunakan semua berkelayakan. Rujuk: Perintah Am Bab C. 7.46

CR

PT PTJ/PYM

7.47.1 Buat penyemakan menerusi penyata cuti di Sistem e-Cuti jumlah CS dan CR yang telah diambil

PT(P/O)

7.47.2 Semak kriteria pemberian CC di 7.45.1.

PT(P/O) PT/PT(P/O)

Layak?


PT/PT(P/O) PT(P/O)

Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu 7.49.1 Buat surat rasmi untuk mohon kelulusan CC daripada Kuasa Tertentu (Naib Canselor/ Pendaftar).

7.50

Tarikh: 08/08/2011



7.49

No. Isu: 02

Hantar Laporan

7.47.3 Sahkan jumlah CS dan CR yang diambil pada penyata cuti/memo. 7.48

No. Semakan: 01

yang

7.46.1 Hantar laporan ke Pejabat Pendaftar untuk memohon CC. Lampirkan salinan sijil CS, laporan Pegawai Perubatan, penyata cuti dan penyata kehadiran. 7.47

Halaman: 17/27

NC/Pendaftar/ PT /PT (P/O)

Maklum Keputusan Kuasa Tertentu 7.50.1 Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk maklum keputusan permohonan (lulus/tidak diluluskan).

PT/PT(P/O)


7.51


7.50.2 Rekod kelulusan CC ke dalam Sistem e-Cuti dalam tempoh tiga (3) hari bekerja dari tarikh terima surat kelulusan.

PYM

7.50.3 Masuk surat kelulusan CC ke dalam Fail Cuti Staf.

PYM


PYM

Cuti Tibi, Kusta dan Barah (CTKB) 7.51.1 Beri kelulusan Cuti Sakit Tibi, Kusta dan Barah seperti berikut :

Pemohon/ PT PTJ/PYM

diluluskan CS bergaji penuh 12 bulan jika mengidap sakit tibi; atau diluluskan CS bergaji penuh 24 bulan jika mengidap sakit kusta atau barah. Rujuk: Buku Perintah Am Bab C; Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 9 Tahun 1991. 7.52

Disahkan Mengidap Sakit Tibi, Kusta atau Barah? 7.52.1 Jika ya, ikut langkah 7.53. 7.52.2 Jika tidak, ikut langkah 7.68.

7.53

Pemohon/ PT PTJ/PYM PYM

Ambil CS Maksimum 18O hari 7.53.1 Ambil CS sehingga maksimum 180 hari dalam tahun semasa atau sehingga di dapati telah sembuh.

Pemohon/ PT PTJ/PYM

7.53.2 Ambil CR yang masih berkelayakan jika masih tidak sembuh setelah habis guna CS maksimum 180 hari.

Pemohon/ PT PTJ/PYM



7.57

Pemohon PT PTJ/PYM

Pemohon

7.56.1 Buat surat permohonan untuk diberi kelulusan CTKB ke Pejabat Pendaftar.

PT PTJ/PYM

7.56.2 Lampir laporan Pegawai Perubatan yang mengesahkan staf mengidap sakit tibi, kusta atau pun barah.

PT PTJ/PYM

Terima dan Semak Permohonan 7.57.1 Terima dan semak laporan Pegawai Perubatan.

PT/PT (P/O)

7.57.2 Semak dan cetak penyata cuti di Sistem e-Cuti.

PT(P/O) PT/PT(P/O)

Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu 7.58.1 Buat surat rasmi untuk mohon kelulusan CTKB daripada Kuasa Tertentu (Naib Canselor/ Pendaftar).

7.59

Tarikh: 08/08/2011

Mohon Untuk Mula CTKB

7.57.3 Sahkan jumlah CS yang telah diambil pada penyata cuti/memo. 7.58

No. Isu: 02

Bertugas Semula 7.55.1 Hadir bertugas semula jika telah sembuh.

7.56

No. Semakan: 01


7.55

Halaman: 19/27

NC/Pendaftar/ PT /PT (P/O)

Maklum Keputusan Kuasa Tertentu 7.59.1 Hantar surat rasmi kelulusan permohonan CTKB kepada pemohon dan KPTJ.

PT/PT(P/O)

7.59.2 Rekod kelulusan CTKB ke dalam Sistem e-Cuti dalam tempoh tiga (3) hari bekerja dari tarikh terima surat kelulusan.

PYM

7.59.3 Masuk surat kelulusan CTKB ke dalam Fail Cuti Staf.

PYM



Pemohon/PYM Pemohon/PT PTJ/PYM

Pemohon/PYM

Pemohon/PYM


7.64

Tarikh: 08/08/2011

Ambil CR Yang Layak 7.62.1 Ambil CR yang masih berkelayakan jika masih belum sembuh.

7.63

No. Isu: 02

Bertugas Semula 7.61.1 Hadir bertugas semula di PTJ jika telah sembuh.

7.62

No. Semakan: 01


7.61

Halaman: 20/27

Pemohon/PYM Pemohon/PT PTJ/PYM

CSG Tidak Melebihi 12 Bulan 7.64.1 Buat surat permohonan untuk diberi CSG selama 12 bulan ke Pejabat Pendaftar jika masih tidak sembuh untuk bertugas.

PT PTJ/PYM

7.64.2 Semak permohonan dan maju surat untuk mendapat kelulusan daripada Kuasa Tertentu (Naib Canselor/Pendaftar).

PT/PT (P/O)

7.64.3 Terima kelulusan secara rasmi dari Pejabat Pemohon/KPTJ/KJ/ Pendaftar dan masukkan ke dalam Fail Cuti Staf. PT PTJ/PYM 7.64.4 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai untuk dihantar ke Pejabat Bendahari dalam tempoh lima (5) hari bekerja daripada tarikh permohonan yang telah diluluskan diterima. 7.64.5 Rekod kelulusan CSG ke dalam Sistem e-IHRAMS.

PT/ PT (P/O)

PT (P/O)



No. Isu: 02 Tarikh: 08/08/2011

Pemohon/PYM PT PTJ/ PT/PT (P/O)/PYM

Lapor Diri Bertugas (CSG) 7.66.1 Lapor diri untuk bertugas semula di PTJ.

Pemohon


Pemohon/PYM


Pemohon/PYM


Pemohon/PYM

7.66.5 Hantar Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai ke Pejabat Bendahari untuk pelarasan semula gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja daripada tarikh borang diterima. 7.67

No. Semakan: 01

Sembuh? 7.65.1 Jika ya, ikut langkah 7.66

7.66

Halaman: 21/27

PT/PT (P/O)

Cuti Tambahan 7.67.1 Beri kelulusan cuti tambahan samada bergaji penuh atau separuh gaji dengan budi bicara Kuasa Tertentu setelah meneliti Laporan Lembaga Perubatan (pemeriksaan).

NC/Pendaftar PT/PT (P/O)/

7.67.2 Dibersara daripada perkhidmatan jika layak tertakluk kepada keputusan Kuasa Tertentu dan Laporan Lembaga Perubatan (pemeriksaan). Rujuk Prosedur Proses Persaraan atas sebab Kesihatan.

NC/Pendaftar


PYM



Kemaskini Rekod 7.68.1 Masuk ke dalam Fail Pegawai mana-mana rekod kualiti yang berkenaan: sijil CS (90 hari kedua dan seterusnya dalam tahun semasa); surat permohonan; surat rasmi kelulusan Kuasa Tertentu; surat rasmi keputusan Lembaga Perubatan; laporan Pegawai Perubatan; borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Borang Permohonan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan); borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan); SOK/BUM/BR01/B-Cuti 18 (Arahan Melucut Hak Emolumen), dan Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai. 7.68.2 Masuk ke dalam Fail Cuti Staf mana-mana rekod kualiti yang berkenaan: sijil CS; surat/laporan daripada PTJ; borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 01 (Permohonan Cuti Rehat) yang lengkap bagi Anggota Keselamatan Bertugas Syif (AKBS) dan permohonan cuti yang diuruskan secara manual jika sistem e-Cuti tidak berfungsi; borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 05 (Permohonan Cuti Gantian); borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Borang Permohonan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan); borang lapor diri SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa

PT (P/O)

PYM

S SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA OKONGAN PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 03 ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI SAKIT STAF TETAP Gaji/Lanjutan); borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 18 (Arahan Melucut Hak Emolumen); penyata cuti; surat rasmi kelulusan Kuasa Tertentu; dan surat rasmi keputusan Lembaga Perubatan (pemeriksaan). 7.69

Tamat



REKOD KUALITI

Bil

Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod/Alamat IP

1.

UPM/(No. Staf)

Tanggungjawab Menyelenggara PT (P/O)


Tempat dan Tempoh Simpanan

Kuasa Melupus

Bilik Rekod Fail Pejabat Pedaftar

Pendaftar

Sepanjang tempoh perkhidmatan

Arkib

Fail Pegawai Sijil CS 90 hari kedua yang telah disahkan dan ditampal pada borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 16 (Borang Pengesahan Sijil Cuti Sakit/Perakuan Bersalin/’Time Slip’) yang lengkap. SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Borang Permohonan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan) yang lengkap. SOK/BUM/BRO1/B-Cuti 18 (Arahan Melucut Hak Emolumen) yang lengkap. Surat permohonan rasmi cuti sakit 90 hari kedua Surat rasmi kelulusan cuti sakit 90 hari kedua Surat laporan pengambilan cuti sakit melebihi 180 dalam setahun Surat laporan pengambilan cuti sakit melebihi 45 hari dalam tempoh tiga tahun berturut-turut Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai yang lengkap Surat permohonan Penubuhan Lembaga Perubatan Surat permohonan/laporan memohon cuti tibi, kusta atau barah, cuti kecederaan, CSG, CTG dll

Seksyen Pengurusan Rekod dan Data


Bil

Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Surat kelulusan Kuasa Tertentu SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan) yang lengkap.

2.

UPM/CUTI/(No. Staf) Fail Cuti Staf

Sijil CS 90 hari kedua yang telah disahkan dan ditampal pada borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 16 (Borang Pengesahan Sijil Cuti Sakit/Perakuan Bersalin/’Time Slip’) yang lengkap. SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Borang Permohonan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan) yang lengkap. SOK/BUM/BRO1/B-Cuti 18 (Arahan Melucut Hak Emolumen) yang lengkap. Surat permohonan rasmi cuti sakit 90 hari kedua Surat rasmi kelulusan cuti sakit 90 hari kedua Surat laporan pengambilan cuti sakit melebihi 180 dalam setahun Surat laporan pengambilan cuti sakit melebihi 45 hari dalam tempoh tiga tahun berturut-turut Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai yang lengkap Surat permohonan/laporan memohon cuti tibi, kusta atau barah, cuti kecederaan, CSG, CTG dll

Tanggungjawab Menyelenggara



Kuasa Melupus


Bil

Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Menyelenggara


Surat kelulusan Kuasa Tertentu SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan) yang lengkap. Penyata Cuti sebelum dan selepas cuti tibi, kusta atau barah, cuti kecederaan, CSG,CTG dan lain-lain kelayakan cuti yang telah disemak dan disahkan

3.

e-IHRAMS Sistem Bersepadu Pengurusan Sumber Manusia (Intergrated Human Resource Management Systems)

e-Cuti Sistem Permohonan Cuti Online (www.putra.upm.edu.my) 4.

UPM/(kod PTJ /500-9/1 (Pengurusan Hal Ehwal Cuti) UPM/(kod PTJ /100-43/2/7 (Sistem e-Cuti)

Pegawai Teknologi Maklumat iDEC iDEC Ketua Seksyen Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT)

Pegawai Teknologi Maklumat iDEC PYM

iDEC

PTJ


Kuasa Melupus



9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu

No. Semakan

No. CPD

Kelulusan Mesyuarat

02

00

Keseluruhan

Keluaran Pertama untuk satu pensijilan

02

01

SOK (BUM) 3/2011

Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Kali Ke-2

Disedia/ Disemak Oleh KB Pengurusan Sumber Manusia KB Pengurusan Sumber Manusia

Disahkan Oleh

Tarikh Kuat kuasa

WP

15/02/2011

WP

08/08/2011

Cuti 03 ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI SAKIT STAF TETAP

Recommend Documents