Controleprotocol OCW 2007

Controleprotocol OCW 2007

ISSN 1873 - 9687

CFI 67036

(versie 08 januari 2008)

Welkom

1 december 2006

Dit is het controleprotocol OCW 2007. De structuur van de onderdelen controle op de jaarstukken en controle op de bekostigingsgegevens van het controleprotocol OCW 2007 is veranderd ten opzichte van de vorige versie. Ook is de navigatiestructuur verder verbeterd. De webapplicatie van het controleprotocol biedt OCW de mogelijkheid om snel aanpassingen aan te brengen als dat nodig blijkt. Daarvan maakt OCW zeker gebruik waar het gaat om taalkundige onvolkomenheden. Maar als van die mogelijkheid tot snelle aanpassing gebruik zou worden gemaakt om gaandeweg het controletraject tussentijds ook andere aanpassingen aan te brengen, dan schuilt daarin het gevaar van een steeds verschuivend controleprotocol. Om dat te voorkomen zal OCW inhoudelijke aanvullingen of aanpassingen op twee vaste data in het jaar publiceren, namelijk op 1 juli en 1 december. De Gebruiksaanwijzing geeft handige tips bij het gebruik van de site. Een verzameling van internetadressen, die van pas kunnen komen, is opgenomen bij Onderwijslinks. Verder wordt een PDF-versie aangeboden die bijzonder geschikt is om het controleprotocol geheel of gedeeltelijk af te drukken. Bovendien kunt u die altijd ter hand nemen, mocht u op enig moment geen beschikking hebben over een internetverbinding. De onderliggende documenten (links) kunt u raadplegen in de webapplicatie en het Zip-bestand. Naast de webapplicatie via het internet en de PDF-versie van het controleprotocol kunt u ook nog het ZIPbestand installeren op uw computer. Na installatie kunt u zonder internetverbinding het controleprotocol raadplegen. Deze versie biedt u dezelfde faciliteiten als de webapplicatie, zoals de sectorselectie en de links naar diverse internetsites en documenten. In het onderdeel “Gebruiksaanwijzing” staat beschreven hoe u op eenvoudige wijze het ZIP-bestand kunt installeren op uw computer. De aangeboden PDF-versie is bijzonder geschikt om het controleprotocol geheel of gedeeltelijk af te drukken. Bovendien kunt u die altijd ter hand nemen, mocht u op enig moment geen beschikking hebben over een internetverbinding. Suggesties of opmerkingen? Heeft u redactionele suggesties of opmerkingen bij de website? Wilt u een link melden die niet werkt? Neem dan contact op via de functie “Contact” of via e-mail [email protected]. Voor inhoudelijke vragen over bijvoorbeeld de interpretatie van weten regelgeving wordt u verwezen naar [email protected].

Gebruiksaanwijzing

1 december 2007

Vanaf het kalenderjaar 2006 verschijnt het controleprotocol OCW alleen nog als webapplicatie. Dat is even wennen als u jarenlang de papieren versie heeft gebruikt. Hieronder enkele tips. Navigeren De inhoud van het controleprotocol is, voor zover noodzakelijk, gewijzigd t.o.v. 2006. De structuur van het controleprotocol 2007 is t.o.v. 2006 fundamenteel gewijzigd. In plaats van hoofdstukken en paragrafen wordt gebruik gemaakt van een boomstructuur. Er zijn drie hoofdonderdelen:

•

Algemene uitgangspunten

•

Controle op de jaarstukken

•

Controle bekostigingsgegevens

Door te klikken op het plusteken naast een hoofdonderdeel verschijnen de onderliggende onderdelen. Sommige daarvan kunnen op hun beurt op dezelfde wijze uitgeklapt worden. Ten behoeve van de leesbaarheid van de items in de navigatiestructuur zijn de titels ingekort. Soms zijn teksten die op een onderwerp betrekking hebben bij elkaar op één pagina gezet. Bovenaan de pagina vindt u dan een opsomming (blauw gekleurd). Klik op een link als u direct door wilt naar een onderwerp. Bent u uitsluitend geïnteresseerd in teksten voor een bepaalde sector, dan kunt u (in de keuzebalk bovenin) uw sector selecteren. Op de zeer algemene onderwerpen na (de sectoren worden in de teksten genoemd), zult u van andere sectoren geen teksten zien. Wijzigingen In het onderdeel “Wijzigingen 2007” vindt u de aanpassingen die in het controleprotocol zijn verwerkt. Bij elk onderwerp is boven de daarop betrekking hebbende passages de datum vermeld waarop de tekst voor het laatst is gewijzigd. Installeren ZIP-bestand In de downloadbare versie van het controleprotocol zijn de bestanden samengevoegd tot een ZIP-bestand. Windows XP biedt de mogelijkheid om dit bestand uit te pakken. Indien u geen gebruik maakt van Windows XP kunt u een uitpakprogramma downloaden vanaf www.winzip.com. Dubbelklik op de volgende link om het controleprotocol OCW 2006 en 2007 te downloaden: •

Controleprotocol.zip

U kunt de downloadversie het beste eerst openen en dan opslaan op uw lokale computer; u kunt de lokatie waar u het controleprotocol wilt opslaan, zelf bepalen.

Open uw verkenner en ga naar het bestand “Controleprotocol.zip”. Klik met uw rechtermuisknop op het bestand en kies dan “Alles uitpakken”. U krijgt dan een wizard te zien waarmee u het controleprotocol kunt uitpakken. Hierna dient u dubbel te klikken op het bestand “Welkom.html” in de map waarin u het controleprotocol geplaatst heeft. Er verschijnt een wit scherm met de tekst “Start Controleprotocol”, dit item klikt u aan en de statische versie van het controleprotocol is klaar voor gebruik. Links In het controleprotocol staan twee pagina’s met links, die u nog meer informatie geven, t.w.

•

Onderwijslinks, hier vindt u de internetadressen van onderwijsgerelateerde organisaties.

•

Informatie/documentatie, hier vindt u informatie die van belang is bij het uitvoeren van de

controle door de instellingsaccountant.

Zoeken De functies Zoek en Zoeken zijn de snelste manieren om op trefwoord een tekst te zoeken in het controleprotocol. U hebt de keuze uit twee manieren: •

Eenvoudig: gebruik de Zoek-functie rechtsboven in het scherm.

•

Geavanceerd: klik op zoeken in het navigatiemenu. Hier kunt u uw zoekopdracht verfijnen met

een datum en/of een sector.

Inhoudsopgave

1


8

1.1

Algemeen

8

1.1.1

Doelstelling

8

1.1.2

Achtergrond controleprotocol

8

1.1.3

Uitgangspunt bij het opstellen van dit controleprotocol

8

1.1.4

Indeling van het controleprotocol

9

1.1.5

Accountantsproducten / Rapportering

9

1.1.6

Handreiking Controleprotocollen

10

1.2

Definities

10

1.2.1

Onderwijssectoren

10

1.2.2

Referentiekader

13

1.2.3

Minimale controlewerkzaamheden

13

1.2.4

Rechtmatigheid

14

1.3

Procedures

14

1.4

Wijzigingen 2007

14

1.5

Informatie/documentatie

17


18

2.1

Doelstelling controle op de jaarstukken

18

2.2

Definities

19

2.2.1

Jaarstukken

19

2.2.2

Referentiekader

20

2.2.3

Betrouwbaarheid en nauwkeuringheid van de jaarrekeningcontrole

21

2.2.4

Tolerantietabel

22

2.2.5

Omgaan met fouten (foutdefinities)

22

2.3

Jaarrekening algemeen

23

2.3.1

algemeen

23

2.3.2

Richtlijnen jaarverslaggeving per sector

24

2.3.3

Bestuurlijke fusie

26

2.3.4

Europese aanbesteding

26

2.3.5

Treasurybeleid

27

2.3.5.1

Algemeen

27

2.3.5.2

Minimale controlewerkzaamheden ten aanzien van inhoudelijke eisen

28

2.3.5.3

Minimale controlewerkzaamheden met betrekking tot de ao/ib

28

2.3.5.4

Verslaggevingscriteria

29

2.3.6

Afhandeling jaarrekeningen

29

2.3.7

Afhandelingscorrespondentie voorgaande jaren

29

2.4

Jaarrekening per post

30

2.4.1

Materiële vaste activa

30

2.4.2

Eigen vermogen

31

2

2.4.3

Schulden

32

2.4.4

Normatieve bekostiging en rijksbijdrage OCW

33

2.4.5

Overige subsidies OCW/LNV

35

2.4.6

Overige baten

41

2.4.7

Personele lasten

44

2.4.8

Overige instellingslasten

51

2.5

Jaarverslag / Bestuursverslag

52

2.6

Accountantsverklaringen inzake de jaarrekening

54

3


70

3.1

Inleiding

70

3.2

Controleprocedure bekostigingsgegevens sector PO

72

3.2.1

Leerlinggegevens

72

3.2.1.1

Beschrijving van de systematiek

72

3.2.1.2

Controle-object voor de instellingsaccountant

72

3.2.1.3

Inrichting van de controle

74

3.2.1.3.1

Overige controlewerkzaamheden

74

3.2.2

Gewogen gemiddelde leeftijd leraren

74

3.2.2.1


74

3.2.2.2


75

3.2.2.3


75

3.2.2.4

Controle-items

76

3.2.3

Jaarlijkse afrekening opgave uitkeringen

76

3.2.3.1


76

3.2.3.2


77

3.2.3.3


77

3.2.4

Regionale expertisecentra (REC’s)

77

3.2.4.1


77

3.2.4.2


78

3.2.4.3


78

3.2.5

Documenten PO

78

3.2.6

Assurance-rapporten

79

3.3

Controleprocedure bekostigingsgegevens sector VO

82

3.3.1

Algemeen

82

3.3.2


83

3.3.2.1


83

3.3.2.2

Controle-objecten voor de instellingsaccountant

84

3.3.2.3


85

3.3.3

Controle-items

86

3.3.4

Mutatieformulier

90

3.3.5

Praktijkonderwijs VO

92

3.3.6

Assurance-rapport

94

3.4

Controleprocedure bekostigingsgegevens sector BVE

97

3.4.1

Invoering experimentele opleidingen

97

3.4.2

Notitie Helderheid BVE

97

3.4.3


97

3.4.3.1


97

3.4.3.2

Controle objecten voor de instellingsaccountant

99

3.4.3.3


100

3.4.4

Controle-items

101

3.4.5

Mutatieformulier

110

3.4.5.1

Waarmerking (controle) accountantsmutaties

110

3.4.5.2

Registreren / muteren BRON in uitzonderlijke situaties

110

3.4.5.3

Bijlage: Bepalen controlegetal instellingsaccountant

110

3.4.6

Specifieke zaken LNV

111

3.4.7

Assurance-rapporten

112

3.5

Controleprocedure bekostigingsgegevens sector HO

115

3.5.1

Algemeen

115

3.5.2

Doel, reikwijdte en inhoud

115

3.5.2.1


115

3.5.2.2

Geen goedkeurend rapport bij de bekostigingsgegevens

116

3.5.2.3

Globale beschrijving van de keten voor de ho-bekostiging

116

3.5.3

Controle bekostigingsgegevens ho-instellingen

121

3.5.3.1

Algemeen

121

3.5.3.2

Tijdpad van de procedure voor de vaststelling van de bekostigingsgegevens

122

3.5.3.3

Normenkader voor de bekostigingsgegevens ho-instellingen

123

3.5.4

Toetsingskader

123

3.5.5

Assurance-rapport

136

3.5.6

Casuïstiek en interpretatievraagstukken

138

4

Onderwijslinks

140

1


1.1 Algemeen

•

Doelstelling

•

Achtergrond controleprotocol

•

Uitgangspunten bij het opstellen van dit controleprotocol

•

Indeling van het controleprotocol

•

Accountantsproducten / Rapportering

•

Handreiking controleprotocollen

1 december 2007

1.1.1 Doelstelling Het controleprotocol beoogt de verwachtingskloof te verkleinen ten aanzien van de accountantscontrole van scholen en instellingen voor onderwijs en onderzoek tussen OCW en LNV en de instellingsaccountants. Het controleprotocol geeft daarbij, aanvullend op de NIVRA-voorschriften, limitatief aan welke onderwerpen door de instellingsaccountant gecontroleerd moeten worden. 1.1.2 Achtergrond controleprotocol Voor elke onderwijssector is in een wet, een (bekostigings)besluit, of in een ministeriële regeling geregeld dat bepaalde informatie (jaarrekening en opgave van bekostigingsgegevens of over besteding van bekostiging) moet zijn voorzien van een accountantsverklaring en dat de minister via een ministeriële regeling aanwijzingen of voorschriften kan geven voor de controle door de instellingsaccountant. Hier is invulling aan gegeven door middel van het controleprotocol (CP). Het controleprotocol vormt daarmee de schakel tussen enerzijds de weten regelgeving en anderzijds de uit te voeren werkzaamheden door instellingsaccountants. Het geeft een toelichting op het te hanteren referentiekader, het accountantsonderzoek en de gewenste accountantsproducten. Het vormt daarmee een instrument ter verduidelijking en ter sturing, om richting te geven aan de werkzaamheden van de instellingsaccountant via voorbeelden en uitwerkingen van begrippen. Er wordt duidelijk gemaakt aan welke voorwaarden de verkrijging en besteding van de bekostiging, de verantwoording hierover en het bijbehorende accountantsproduct moeten voldoen. Ook is opgenomen welke aspecten onderzocht moeten worden, welke maatstaven gelden en op welke wijze wordt gerapporteerd. 1.1.3 Uitgangspunt bij het opstellen van dit controleprotocol Uitgangspunt is het zo min mogelijk voorschrijven. In dit controleprotocol zijn daarom alleen die elementen opgenomen die niet al adequaat in de 'Nadere voorschriften Controle - en overige voorwaarden' (NV COS), Raad voor de Jaarverslaggeving (RJ) en de inhoudelijk van toepassing zijnde weten regelgeving zijn geregeld. Recente ontwikkelingen in de beroepsvoorschriften voor instellingsaccountants maken het mogelijk het controleprotocol te beperken. Voorbeelden zijn de richtlijnen ten aanzien van het ontdekken en melden van fraude en die over de risicoanalyse en de omvang en diepgang van controlemaatregelen. Deze minimale opzet vraagt echter van de instellingsaccountant dat hij op een goede wijze invulling geeft aan zijn maatschappelijke verantwoordelijkheid. Dit komt met name tot uitdrukking in het specifiek maken van zijn controleopdracht met inachtneming van de omstandigheid dat de gecontroleerde school of instelling overwegend met rijksmiddelen wordt gefinancierd. Deze omstandigheid heeft een grote invloed op de inrichting en uitvoering van zijn controle, vooral door de invloed van het begrip rechtmatigheid. Dit komt bijvoorbeeld ook tot uiting in de

werkzaamheden zoals deze voortvloeien uit COS240 (Fraude). Mede gelet op de rechtmatigheidsaspecten wordt van de instellingsaccountant een diepgaande en kritische uitvoering van deze richtlijn gevraagd. 1.1.4 Indeling van het controleprotocol

Het controleprotocol heeft betrekking op de volgende controleobjecten: •

controle op de jaarstukken:

•

de inrichting van de jaarstukken en de controle daarop; de jaarstukken kunnen bestaan uit:

•

een bestuurs- of directieverslag;

•

een jaarrekening;

•

overige gegevens.

•

controle op de rechtmatige besteding van de rijksbijdrage;

•

controle op de bekostigingsgegevens;

•

controle op de rechtmatige verkrijging van de rijksbijdrage.

1.1.5 Accountantsproducten / Rapportering De accountantscontrole op de jaarstukken mondt uit in een accountantsverklaring. De controle van de bekostigingsverantwoording, waaronder de leerlingentelling, leidt tot een assurance-rapport. Deze laatste aanduiding wordt in het controleprotocol gehanteerd, hoewel de term ‘accountantsverklaring’ (nog) in de OCWwet- en regelgeving staat vermeld. De instellingsaccountant maakt voor beide producten gebruik van de in het controleprotocol opgenomen modelteksten. De rapportagetolerantie geeft aan vanaf welke omvang fouten gemeld moeten worden. Het controleprotocol geeft per onderdeel aan welke rapportagetolerantie van toepassing is zodra dit afwijkt van het standaardpercentage van 0,1%. Omdat het uitgangspunt wordt gehanteerd dat geconstateerde fouten zoveel mogelijk moeten worden gecorrigeerd beperkt de instellingsaccountant zich tot een uitzonderingsrapportage. Hiervoor gebruikt hij een rapport van bevindingen, waarin hij de aard en omvang van de geconstateerde fouten vermeldt. Op het aanbiedingsformulier geeft de instellingsaccountant aan dat er sprake is van een rapport van bevindingen. De instelling stuurt in een dergelijk geval het rapport van bevindingen samen met de accountantsverklaring en verantwoording naar OCW. Het bestuur kan daarbij aangeven hoe hij heeft ge(re)ageerd op de geconstateerde bevindingen. Voor wat betreft het omgaan met geconstateerde fouten wordt verwezen naar de in de hoofdstukken jaarstukken (2) en bekostigingscontrole (3) daarover opgenomen toelichting.

Tabel accountantsproducten Soort controle

Product

Jaarrekeningcontrole

• Accountantsverklaring

CFI

• Rapport van bevindingen

Postbus 606

Ontvanger

(uitzonderingsrapportage)

2700 ML Zoetermeer

Bekostigingscontrole

• Assurance-rapport sector PO

CFI

Postbus 606

2700 ML Zoetermeer

• Assurance-rapport

sectoren VO en BVE

IB-Groep

Afdeling OS/Onderwijsnummer

Postbus 30152

9700 LC Groningen

• Asssurance-rapport sector HO

IB-groep

Afdeling OS/Informatiepunt Hoger

onderwijs

Postbus 30152

9700 LC Groningen

• Rapport van bevindingen

(uitzonderingsrapportage)

CFI Postbus 606 2700 ML Zoetermeer

1.1.6 Handreiking Controleprotocollen Het controleprotocol is opgesteld naar analogie van de door het NIVRA uitgegeven ‘Handreiking Controleprotocollen”. De daarin opgenomen uitgangspunten zijn specifiek gemaakt voor de OCW-situatie. Waar mogelijk zijn tekstpassages uit de handreiking in dit controleprotocol overgenomen. 1.2 Definities

•

Onderwijssectoren

•

Referentiekader

•

Minimale controlewerkzaamheden

•

Rechtmatigheid

1 december 2007

1.2.1 Onderwijssectoren Het controleprotocol is van toepassing op de onderwijssectoren PO, VO, BVE, HO en de door het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit bekostigde instellingen in de onderwijssectoren BVE en HO.

10

Het controleprotocol geldt ook voor subsidies die door LNV aan instellingen worden verstrekt vanuit het vakdepartementaal onderwijsbeleid. Deze subsidies worden eventueel ook verantwoord volgens hiervoor binnen LNV geldende en met de betreffende scholen en instellingen gecommuniceerde aanvullende voorwaarden. Voorts geldt het controleprotocol voor de subsidies die door het ministerie van SZW verstrekt worden aan ROC’s of hieraan gelieerde rechtspersonen, voor het verzorgen en verder ontwikkelen van Hoofdelijk Versnelde Scholing. Vanaf 2007 zijn in dit controleprotocol ook de aanwijzingen van de controle van de instellingen waarop de Wet subsidiëring landelijke onderwijsondersteunende activiteiten (SLOA) van toepassing is, opgenomen. De SLOAinstellingen zijn gerangschikt onder de sector VO. De gangbare term voor bekostigde onderwijsinstellingen is “instelling”. Omdat in de Wet op het primair onderwijs (WPO), de Wet op de expertisecentra (WEC) en de Wet op het voortgezet onderwijs (WVO) niet de term “instelling” wordt gebruikt, maar “school”, is in dit controleprotocol daarop zo nauw mogelijk aangesloten. Met de term “instelling” wordt bedoeld een ROC, vakinstelling, instituut voor doven, AOC, IPC Vakinstelling, Kenniscentrum Beroepsonderwijs Bedrijfsleven, Technocentrum, hogeschool of universiteit. Dit controleprotocol geldt dus niet voor gesubsidieerde instellingen voor Cultuur, voor instellingen uit de sector Onderzoek- en wetenschapbeleid (OWB) en de specifieke uitkeringen. Voor deze instellingen gelden aparte controleprotocollen. Het controleprotocol is van toepassing op de hierna per sector opgenomen bekostigde scholen en instellingen voor onderwijs en onderzoek. Sector PO

1 december 2007

Voor de sector PO zijn dit de (het): •

basisschool;

•

speciale school voor basisonderwijs;

•

school voor (voortgezet) speciaal onderwijs;

•

Centrale Dienst (hierna te noemen CD);

•

Regionaal Expertise Centrum (hierna te noemen REC);

•

Instellingen voor visueel gehandicapten.

Voor de sector PO is het controleprotocol een leidraad/regeling als bedoeld in artikel 171, 4e lid, van de Wet op het Primair Onderwijs (WPO) en in artikel 157, 4e lid van de Wet op de Expertisecentra. In het hoofdstuk ‘Controle op de bekostigingsgegevens’ van dit controleprotocol wordt, door een afwijkende controleprocedure voor de REC’s en de overige besturen binnen de sector PO een onderscheid gemaakt tussen: •

REC’s;

•

de overige besturen. Dit zijn de besturen van alle overige scholen die onder de sector Primair

Onderwijs vallen, inclusief de Centrale Diensten.

Sector VO

1 december 2007

Voor de sector VO gaat het om: •

een school voor havo;

•

een school voor vwo;

•

een school voor vmbo;

11

•

een school voor praktijkonderwijs;

•

een scholengemeenschap waarin twee of meer van deze scholen zijn samengevoegd.

Voor deze sector is het controleprotocol een leidraad die ingevolge de artikel 14a, 3e lid, en artikel 18, 6e lid, van het Bekostigingsbesluit W.V.O. in een ministeriële regeling wordt vastgesteld. De WVO vermeldt in de hoofdstukken I, III en IV de bekostigingsvoorwaarden van een school. Op het agrarisch VBO, dat deel uitmaakt van een AOC, is voor de bekostiging de WEB van toepassing en de controle daarop dient bij de sector VO te worden meegenomen. In het controleprotocol zijn de SLOA-instellingen gerangschikt onder de sector VO, omdat de beleidsdirectie VO belast is met de coördinatie van de subsidiestroom van alle SLOA-instellingen en met uitzondering van het CINOP beleidsverantwoordelijk is voor deze instellingen. De beleidsdirectie BVE is beleidsverantwoordelijkheid voor het CINOP. De SLOA-instellingen voeren onderwijsondersteunende activiteiten uit die sectoroverstijgend zijn. Volgens artikel 5 van het Uitvoeringsbesluit Wet SLOA is het controle-object het financieel verslag dat onderdeel uitmaakt van de jaarrekening. De minimale controlewerkzaamheden zijn opgenomen ten aanzien van: •

Besteding van de geoormerkte subsidies 2007 van OCW (Zie Overige subsidies OCW/LNV).

•

Richtlijnen voor de verslaggeving (zie Referentiekader).

•

Afhandelingscorrespondentie van voorgaande jaren (zie afhandelingscorrespondentie voorgaande

jaren).

•

Aansluiting tussen rijksbijdragebrieven en jaarrekening (zie overige subsidies OCW/LNV).

•

Europese aanbesteding (zie Europese aanbesteding).

•

Overheidsgelden mogen worden doorbetaald of ter beschikking worden gesteld aan derden,

indien daar een schriftelijk vastgelegde economische tegenprestatie tegenover staat, de doorbetaling

of de terbeschikkingstelling past binnen de wettelijke taakuitvoering van de instelling en de minister

daar vooraf in de beschikking toestemming voor heeft gegeven.

(zie Overige baten).

Voor de SLOA-instellingen vloeit dit controleprotocol voort uit artikel 5, lid 5 van het Uitvoeringsbesluit Wet SLOA en is van toepassing op: •

Stichting voor Leerplanontwikkeling (SLO).

•

Stichting CITO Instituut voor Toetsontwikkeling (CITO).

•

Stichting Algemeen Pedagogisch Studiecentrum (APS).

•

Stichting KPC Onderwijs Innovatie Centrum (KPC Groep).

•

Stichting Christelijk Pedagogisch Studiecentrum (CPS).

•

Stichting Centrum voor Innovatie van Opleidingen (CINOP).

Sector BVE

1 december 2007

Voor de sector BVE zijn dit: •

de instellingen voor educatie en beroepsonderwijs als bedoeld in de artikelen 1.3.1., 1.3.2., 1.3.2a.,

1.3.3., 1.2.3.8. en 12.3.9. van de Wet educatie en beroepsonderwijs (WEB);

•

de Kenniscentra Beroepsonderwijs Bedrijfsleven als bedoeld in artikel 1.5.1. van de WEB;

•

de agrarische innovatie- en praktijkcentra (artikel 1.3.4. WEB);

•

de technocentra als bedoeld in artikel 1.h van de Kaderregeling Technocentra 2006 tot en met 2010

van 28 februari 2006, kenmerk BVE/I&I/2006/7696);

•

overige instellingen en organisaties in de BVE-sector.

12

Het controleprotocol voor deze sector vloeit voort uit artikel 2.5.7.A. van de WEB. Het controleprotocol is een leidraad, die ingevolge artikel 5.2.5. van het Uitvoeringsbesluit WEB in een ministeriële regeling wordt vastgesteld. Sector HO

1 december 2007

Voor de sector HO zijn dit: •

de hogescholen en universiteiten bedoeld in artikel 1.8 van de Wet op het hoger onderwijs en

wetenschappelijk onderzoek (WHW) zoals genoemd in de bijlage van de WHW:

•

Instellingen voor hoger beroepsonderwijs (inclusief agrarische hogescholen.

•

Instellingen voor wetenschappelijk onderwijs (inclusief de landbouwuniversiteit van

Wageningen.

•

Open Universiteit (OUNL)

•

de aangewezen universiteiten bedoeld in artikel 16.21, eerste en tweede lid, van de wet:

•

Universiteit van Humanistiek te utrecht (UvH).

•

Protestantse Theologische Universiteit te Kampen (PThU).

•

Theologische Universiteit Apeldoorn (ThUA).

Het controleprotocol voor deze sector bevat aanwijzingen voor de controle die ten grondslag liggen aan het afgeven van de accountantsverklaring, zoals genoemd in artikel 2.9 van de WHW. 1.2.2 Referentiekader Het referentiekader voor de controle ligt vast in de weten regelgeving. Het controleprotocol treedt niet in de plaats van de oorspronkelijke weten regelgeving. Het controleprotocol verwijst expliciet naar de relevante weten regelgeving. Verwijzingen zijn opgenomen per post en als totaaloverzicht. Het controleprotocol verduidelijkt de in de oorspronkelijke weten regelgeving opgenomen criteria en geeft een limitatieve opsomming van de relevante bepalingen die in de controle moeten worden betrokken. 1.2.3 Minimale controlewerkzaamheden

1 december 2007

Per onderdeel van het controleobject zijn aanwijzingen opgenomen: •

een duidelijke omschrijving van het object (of onderdeel daarvan);

•

het referentiekader: controle- en verslaggevingscriteria;

•

reikwijdte en diepgang van de accountantscontrole:

•

betrouwbaarheid en nauwkeurigheid

•

de uit te voeren controles.

Voor de controle van de jaarstukken en de bekostigingsgegevens zijn verplichte teksten voor de accountantsverklaring(en) en assurance-rapport(en) opgenomen. Het controleprotocol bevat: •

minimale controlewerkzaamheden;

Waarin de minimale werkzaamheden ten aanzien van de betreffende criteria vetgedrukt zijn

opgenomen;

•

niet vetgedrukte toelichtingen op deze werkzaamheden

Minimale controlewerkzaamheden genoemd in het controleprotocol worden in de controle betrokken op basis van de door de instellingsaccountant, binnen de geldende algemene controlerichtlijnen en controletoleranties, te bepalen controle-aanpak tenzij ten aanzien van de verwachte intensiteit en diepgang van de controle nadrukkelijk anders is aangegeven.

13

1.2.4 Rechtmatigheid

1 juli 2007

De instellingsaccountant moet controleren of de rijksbijdrage rechtmatig is verkregen (controle bekostigingsverantwoording) en besteed (controle jaarrekening). Hiertoe stelt hij vast dat de in de bekostigingsverantwoording van de school of instelling opgenomen aantallen en de in de jaarstukken van de school of instelling verantwoorde baten, lasten en balansmutaties voldoen aan de eisen van rechtmatigheid. Dit houdt in dat deze aantallen en bedragen in overeenstemming zijn met de in de relevante weten regelgeving opgenomen bepalingen, zoals die in het controleprotocol OCW 2007 zijn vermeld. Wat betreft de jaarrekening is sprake van financiële rechtmatigheid en wordt het oordeel van de accountant weergegeven in een verklaring bij de jaarrekening. Wat betreft de bekostigingsverantwoording is sprake van de rechtmatigheid van niet-financiële informatie en geeft de instellingsaccountant een assurance-rapport bij de bekostigingsverantwoording af. Bij de invulling van het rechtmatigheidsbegrip gelden de volgende uitgangspunten: •

De bestedingsvrijheid en autonomie van de scholen en instellingen staan binnen de kaders van

de weten regelgeving centraal.

•

Het controleprotocol OCW 2007 geeft limitatief aan welke bepalingen van de weten regelgeving

door de instellingsaccountant in de controle moeten worden betrokken. Dit staat overigens los van

de verantwoordelijkheid van de scholen en instellingen om de weten regelgeving na te leven.

•

Er wordt rekening gehouden met de beschikbare jurisprudentie en de bij de tekst van de weten

regelgeving horende toelichtingen (die de bedoeling van de wetgever weergeven). Voorbeelden van

nadere (authentieke) interpretaties van weten regelgeving zijn de Notities Helderheid BVE en HO en

de brief die de staatssecretaris van OCW op 20 juli 2005 naar de Tweede Kamer heeft gestuurd.

1.3 Procedures

1 december 2007

Het controleprotocol wordt jaarlijks opgesteld en als ministeriële regeling gepubliceerd door OCW. Deze publicatie geschiedt niet dan nadat het concept is besproken met vertegenwoordigers van alle betrokken partijen. Bespreking van het concept-controleprotocol met sectororganisaties c.q. hun koepelorganisaties is mede bedoeld ter voorkoming van formuleringen die onbedoeld in het nadeel van de scholen en instellingen kunnen worden uitgelegd. Op de derde woensdag van de maand november vindt het jaarlijkse afstemmingsoverleg plaats met instellingsaccountants over de uiteindelijke tekst, die de op dat moment meest actuele stand van zaken weergeeft. Nieuwe versies van het controleprotocol worden bij ministeriële regeling vastgesteld. De regeling wordt in de Staatscourant geplaatst met uitzondering van de bijlage, het controleprotocol. Het controleprotocol wordt ter inzage gelegd in de bibliotheek van het ministerie van OCW en wordt bekend gemaakt op de internetsite van CFI. De publicatie van het definitieve controleprotocol OCW 2007 vindt plaats in december 2007. 1.4 Wijzigingen 2007

1 december 2007

Algemeen Als het nodig blijkt en het gaat het om taalkundige onvolkomenheden zal OCW gaande het jaar snel aanpassingen aanbrengen in de tekst van het controleprotocol. Voor overige aanpassingen van meer ingrijpende aard wordt rekening gehouden met het feit dat het controleprotocol een stabiel document moet zijn. Deze aanpassingen worden daarom pas verwerkt in het definitieve controleprotocol dat in december van het betreffende jaar verschijnt.

14

De volgende aanpassingen zijn verwerkt: Aanpassingen in verband met wijziging weten regelgeving. PO

•

In navolging van het hoger onderwijs, het beroepsonderwijs en volwasseneneducatie en het

voortgezet onderwijs is per 1 augustus 2006 ook in het primair onderwijs

lumpsumbekostiging ingevoerd. Bij lumpsumbekostiging hoort een verantwoording over de

besteding van de rijksmiddelen die aan een bevoegd gezag ter beschikking zijn gesteld. De

verantwoording over deze middelen vindt plaats op de in de desbetreffende sectorale weten

regelgeving voorgeschreven wijze.

VO

•

Lumpsum praktijkonderwijs

•

Financiële vermogenspositie in het voortgezet onderwijs

•

Decentralisatie arbeidsvoorwaarden

•

Toelichting verstrekken over de financiële vermogenspositie

•

Mutatiedatum onderwijsnummergegevens

•

De instellingsaccountant moet bij de regeling Innovatiebox controleren of de instelling heeft

BVE

voldaan aan de eis van co-financiering.

De volgende controle-items zijn in 2007 vervallen:

•

Aantal risicodeelnemers BBL

•

Aantal deelnemers voorbereidende en ondersteunende activiteiten

•

Telling leerbedrijven KBB

•

De meeste inhoudelijke wijzigingen hangen samen met de wijziging van het

HO

Uitvoeringsbesluit WHW 2008. Ook zijn er tekstuele wijzigingen naar aanleiding van

de evaluatie van het Procesmodel WO 2008.

Overige aanpassingen Algemeen In 2007 is de structuur van het controleprotocol ingrijpend gewijzigd. Ook zijn de algemene uitgangspunten verder verduidelijkt. De belangrijkste wijzigingen zijn:

•

Het controleprotocol is teruggebracht tot 3 hoofdstukken. Na het hoofdstuk waarin de

algemene uitgangspunten worden geformuleerd volgen de hoofdstukken ‘controle op de

jaarstukken’ en ‘controle op de bekostigingsgegevens’.

In het hoofdstuk ‘controle op de jaarstukken’ is voor de rubricering van de

•

controlewerkzaamheden aansluiting gezocht bij de posten van de balans en

exploitatierekening.

De basis van het controleprotocol bestaat nu uit door de instellingsaccountant uit te voeren

•

minimale controlewerkzaamheden ten aanzien van duidelijk gedefinieerd objecten,

met inachtneming van controle- en verslaggevingscriteria en een gedefinieerde

goedkeurings- en rapportagetolerantie. Per onderdeel wordt dit middels een tabel duidelijk

gemaakt. 15

•

Voor een vijftal onderwerpen is een specifieke controletolerantie en rapportagetolerantie

opgenomen. Dit wordt per post zichtbaar gemaakt door het opnemen van een afzonderlijke

tolerantietabel. De fouten die bij deze controlewerkzaamheden worden geconstateerd worden

door de instellingsaccountant ook betrokken in de foutevaluatie bij de oordeelvorming bij de

jaarrekening als geheel.

Het uitgangspunt om zo min mogelijk voor te schrijven is geoperationaliseerd door reeds

•

adequaat en duidelijk in de Controle- en overige standaarden (COS), Raad voor de

Jaarverslaggeving (RJ) en de inhoudelijk van toepassing zijnde weten regelgeving

opgenomen bepalingen niet langer in het controleprotocol op te nemen.

De passage ‘omgaan met fouten’ is herschreven omdat in de praktijk bleek dat het

•

onduidelijk was vanaf welk bedrag fouten en onzekerheden moeten worden gecorrigeerd

dan wel gemeld. Ook de bijlage bij de accountantsverklaring riep vaktechnische vragen

op. Daarom is het begrip rapportagetolerantie geïntroduceerd en de uitzonderingsrapportage

‘rapport van bevindingen’. De rapportagetolerantie geeft aan vanaf welke omvang

fouten gemeld moeten worden. Het controleprotocol geeft per onderdeel aan welke

rapportagetolerantie van toepassing is zodra dit afwijkt van het standaardpercentage van

0,1%. Omdat het uitgangspunt wordt gehanteerd dat geconstateerde fouten zoveel mogelijk

moeten worden gecorrigeerd beperkt de instellingsaccountant zich tot een

uitzonderingsrapportage.

Om aan te sluiten bij de overige (rijks)overheden is de definitie van (financiële)

•

rechtmatigheid aangescherpt.

In het hoofdstuk ‘controle op de bekostigingsgegevens’ is getracht om de minimale

•

controlewerkzaamheden van de instellingsaccountant prominenter weer te geven.

Door de wijziging van het verklaringenstelsel geeft de instellingsaccountant vanaf 2007 niet

•

langer een accountantsverklaring af bij de bekostigingsgegevens maar een

assurance-rapport. Deze laatste aanduiding wordt in het controleprotocol gehanteerd, hoewel

de term ‘accountantsverklaring’ (nog) in de OCW-weten regelgeving staat vermeld.

Er is zoveel mogelijk aangesloten op de door het NIVRA uitgegeven

•

‘Handreiking Controleprotocollen”.

PO

•

De instellingsaccountant moet controleren of de verklaring omtrent het gedrag aanwezig is in het personeelsdossier.

VO

•

De controle of de gebruikte elementcodering voorkomt in de elementcodetabel en of de

school een goedkeuring heeft om de desbetreffende opleiding aan te bieden is vervallen.

De instellingsaccountant moet controleren of de verklaring omtrent het gedrag aanwezig is in

•

het personeelsdossier.

•

Vanaf 2007 is het controleprotocol OCW ook van toepassing op de SLOA-instellingen.

•

Vanaf 2007 is het controleprotocol OCW ook van toepassing op de Technocentra

•

Medio 2007 zijn de HVS-subsidies definitief vastgesteld. Aangezien de regeling geen vervolg

BVE

kent, komt de controle op de HVS-subsidies door de instellingsaccountant te vervallen.

De instellingsaccountant moet controleren of de verklaring omtrent het gedrag aanwezig is

•

in het personeelsdossier.

16

1.5 Informatie/documentatie

1 december 2007

Hier vindt u aanvullende informatie die bij de controle door de instellingsaccountant relevant is. •

Onderzoeken door de Auditdienst (AD OCW dan wel AD LNV)

•

Overzicht short list / long list van zaken die nog zullen worden opgepakt in het kader van

de herziening van het controleprotocol

•

Overzicht weten regelgeving

•

Regeling controleprotocol

•

Notitie “Helderheid in de bekostiging van het beroepsonderwijs en volwasseneneducatie 2004”

•

De oorspronkelijk in 2003 uitgebrachte notitie “Helderheid in de bekostiging van het Hoger Onderwijs”

•

De aanvulling in 2004 op de notitie “Helderheid in de bekostiging van het hoger onderwijs”

•

Procedure ontoereikende accountantscontrole

•

Brief HO/CBV/05/22162 van 20 juli 2005 over de verantwoording inzet publieke middelen

•

Informatie van Gemeenschappelijk procesmanagement over inschrijving en registratie van deelnemers

•

Wet SLOA (Staatsblad 1997. 290)

•

Uitvoeringsbesluit Wet SLOA (Staatsblad 1999, 357)

•

Herziene versie subsidiëringsmodel SLOA t.b.v. uitvoering 2007 en aanvragen 2008

17

2


2.1 Doelstelling controle op de jaarstukken

1 december 2007

In dit deel van het controleprotocol staan de jaarstukken 2007 centraal. Met “jaarstukken” wordt in dit controleprotocol bedoeld: het bestuursverslag, de jaarrekening, de overige gegevens en de bijlagen zoals vermeld in de voor de betreffende onderwijssector relevante Richtlijn Jaarverslaggeving. Bij de technocentra wordt met jaarstukken bedoeld: het jaarverslag, bedoeld in artikel 18, en de jaarrekening, de overige gegevens en de bijlagen, zoals bedoeld in artikel 23 van de Kaderregeling Technocentra 2006 tot en met 2010. Bij de SLOA-instellingen wordt met jaarstukken bedoeld: Het financieel verslag als bedoeld in artikel 8, derde lid van de Wet subsidiëring landelijke onderwijsondersteunende activiteiten (SLOA) dat bestaat uit het verrekenformulier voorschotten en een activiteitenverslag. Het financieel verslag is onderdeel van de jaarrekening en gaat vergezeld van een vergelijking tussen de uitgaven en inkomsten die aan de projecten verbonden zijn in de periode waarop het financieel verslag betrekking heeft. Het financieel verslag beoogt de aanvraag tot vaststelling van de subsidie en gaat vergezeld van een afschrift van de jaarrekening van de aanvragende instelling betreffende het kalenderjaar of eventueel kalenderjaren waarop het financieel verslag betrekking heeft. De accountantsverklaring van de instellingsaccountant bij de jaarrekening betreft de getrouwheid van de grootte en de samenstelling van het vermogen en het resultaat, evenals de naleving van de weten regelgeving voor zover deze betrekking heeft op de toewijzing en de besteding van de rijksbekostiging door de school of de instelling. Het oordeel omtrent de naleving van weten regelgeving vloeit voort uit het voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. De instellingsaccountant stelt verder vast dat de overige onderdelen van de jaarstukken verenigbaar zijn met de jaarrekening. De bijlagen bij de jaarrekening zoals vermeld in de OCW-Richtlijnen Jaarverslaggeving, die ook gelden voor LNV-instellingen, zijn een toelichting op de daarmee corresponderende posten van de balans en/of exploitatierekening en maken daardoor onderdeel uit van controle van de jaarrekening met het daarvoor geldende referentiekader en de relevante toleranties.

18

De accountantscontrole en bijhorende accountantsproducten kunnen als volgt schematisch worden weergegeven:

2.2 Definities

•

Jaarstukken

•

Referentiekader

•

Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid van de jaarrekeningcontrole

•

Tolerantietabel

•

Omgaan met fouten (foutdefinities)

1 december 2007

2.2.1 Jaarstukken Jaarstukken zijn de documenten met financiële en niet-financiële verantwoordingsgegevens, die op grond van wettelijke bepalingen door het bevoegd gezag van de bekostigde school of instelling voor onderwijs- en/ of onderzoek moeten worden opgesteld en ingediend bij het ministerie. In de sector Hoger Onderwijs omvat het begrip jaarstukken ook de onderdelen van het jaarverslag zoals beschreven in de betreffende richtlijn. Bij de andere onderwijssectoren zijn deze jaarverslagelementen thans nog optioneel. Ondanks het feit dat de vigerende weten regelgeving bij de verschillende onderwijssectoren niet eenduidig is waar het gaat om begripsomschrijving van het jaarverslag, is de navolgende algemene benadering te hanteren. Het jaarverslag omvat alle elementen van rapportage. Deze zijn zowel financieel als niet-financieel. Als een jaarverslag beperkt blijft tot een financiële rapportage, dan spreekt men van een financieel jaarverslag. Dit financieel jaarverslag bestaat uit het bestuursverslag, de jaarrekening, de overige gegevens alsmede de al dan niet door OCW voorgeschreven bijlagen. 19

De jaarrekening bevat de financiële verantwoording volgens een voorgeschreven model. Onder bestuursverslag wordt in dit kader verstaan: toelichtingen en achtergronden met betrekking tot het gevoerde beleid, voor zover dit gevolgen heeft voor het financiële beleid of beheer en deze informatie voor de lezer of gebruiker van het financiële jaarverslag nodig is voor het verkrijgen van een goed beeld van het gehele financiële beleid en de financiële positie. Ook bevat het bestuursverslag een analyse van de financiële positie en van het financiële beleid in relatie tot de begroting en het jaar t-1. 2.2.2 Referentiekader De instellingsaccountant heeft te maken met verschillende typen weten regelgeving, nl.: •

de onderwijswet- en regelgeving en de daarop gebaseerde normatieve bekostiging;

•

aanvullende bekostiging waarvoor specifieke bestedingsaanwijzingen zijn verstrekt; (geoormerkte

aanvullende subsidies) zoals beschreven in het overzicht weten regelgeving

•

als voorgaand punt, maar dan zonder specifieke bestedingsvoorschriften (niet-geoormerkte

aanvullende subsidies, ook wel bestedingssuggesties genaamd);

•

de overige weten regelgeving, niet vanwege het ministerie van OCW of LNV, maar algemeen

geldend (Belastingwetgeving, ARBO-wetgeving etc.). Op deze categorie wordt in het controleprotocol

niet verder ingegaan.

Voorschrift PO

1 juli 2007

Volgens artikel 171 in de Wet op het primair onderwijs en artikel 157 van de Wet op de expertisecentra stelt het primair onderwijs jaarlijks een jaarverslag op. Daarnaast zijn besturen voor het primair onderwijs verplicht de cijfers uit de jaarrekening elektronisch aan te leveren aan CFI. De voorschriften voor de inrichting van het jaarverslag voor de sector primair onderwijs, zijn vastgelegd in de brochure “OCW-voorschrift Jaarverslaggeving voor de sector Primair Onderwijs” van januari 2005. Richtlijnen VO/BVE

1 december 2007

Voor de sector VO gaat het op grond van artikel 18 van het Bekostigingsbesluit W.V.O. alleen om de verplicht in te sturen jaarrekening waarin het bevoegd gezag verantwoording aflegt over het financieel beheer. Voor het bestuursverslag wordt verwezen naar pagina 10 van de brochure “OCenW-Richtlijn Jaarverslaggeving sectoren VO en BVE” met ingang van 2002. In de brochure “OCenW-Richtlijn Jaarverslaggeving sectoren VO en BVE met ingang van het verslagjaar 2002” zijn twee regelingen opgenomen. Deze betreffen de “Regeling Jaarverslag scholen voor Voortgezet onderwijs met ingang van het verslagjaar 2002” voor scholen voor voortgezet onderwijs en de “Regeling Financieel Jaarverslag voor instellingen/organen in de BVE-sector met ingang van het verslagjaar 2002” voor de instellingen voor de roc’s, de aoc’s, Agrarische innovatie- en praktijkcentra, de vakinstellingen en de kenniscentra beroepsonderwijs bedrijfsleven in de BVE-sector. De regeling voor de sector VO geldt voor het verslagjaar 2002 e.v. De regeling voor de sector BVE is voor het laatst gewijzigd met de brief van OCW gedateerd 12 januari 2004 met kenmerk F&A 2003/132762M en geldt met ingang van 2003. De regeling voor de sector VO wordt met ingang van het kalenderjaar 2007 gewijzigd. Dit houdt verband met de verplichting voor schoolbesturen om bij de jaarrekening een toelichting te verstrekken over de financiële positie. Dit betreft een nadere detaillering van de bestaande verplichting om balansposten van een toelichting te voorzien. In de brief van 23 januari 2007, kenmerk VO/F-2007/2051 is onder de kop ‘inhoudelijk’ uitvoerig beschreven wat de bedoeling is. (zie Jaarverslag).

20

Technocentra De voorschriften van de Regeling Financieel jaarverslag (jaarrekening) voor instellingen/organen in de BVEsector met ingang van het verslagjaar 2002 zijn ook van toepassing op de jaarrekening van het technocentrum (artikel 23 lid 4 van de Kaderregeling Technocentra 2006 tot en met 2010). SLOA-instellingen De “Regeling Jaarverslag scholen voor Voortgezet onderwijs met ingang van het verslagjaar 2002” is niet van toepassing op de SLOA-instellingen. Deze instellingen hebben als referentiekader het gestelde in de Wet SLOA, het Uitvoeringsbesluit Wet SLOA en de Handleiding subsidiëringmodel Wet SLOA. De SLOA-instellingen dienen voor het vaststellen van de subsidie jaarlijks een jaarrekening, een verrekenformulier voorschotten en het activiteitenverslag in. Richtlijnen HO

1 juli 2007

Voor het bestuursverslag wordt verwezen naar pagina 11 van de brochure “OCenW-Richtlijn Jaarverslaggeving Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek”. Volgens artikel 2.9 van de Wet op het Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek dient een instelling voor hoger onderwijs jaarlijks voor 1 juli van het jaar t+1 bij de minister een verslag in, dat bestaat uit een jaarrekening met vergelijkende begrotingscijfers, het jaarverslag en overige financiële gegevens. Voor hogescholen en universiteiten is de “Richtlijn Jaarverslaggeving Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek” van kracht. Deze is voor het laatst gewijzigd met de “Regeling tot wijziging van de richtlijn jaarverslaggeving hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek” d.d. 21 december 2004, HO/BS2004/61760, gepubliceerd in Gele Katern nr. 1, 2005 en met CFI/EFA-2005/130785 d.d. 18 oktober 2005 (wijziging i.v.m. de verantwoording van de topsalarissen) De brochures zijn ook elektronisch gepubliceerd, zie www.CFI.nl. Van de “Richtlijn jaarverslaggeving hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek” is een versie beschikbaar waarin alle successievelijke wijzingen tot en met 13 maart 2004 (exclusief het model jaarrekening) zijn verwerkt. 2.2.3 Betrouwbaarheid en nauwkeuringheid van de jaarrekeningcontrole 1 december 2007 Het begrip omvangsbasis geeft aan tegen welke omvang (bedrag) het percentage goedkeuringstolerantie moet worden afgezet, bijvoorbeeld een bepaalde geldstroom of post in de verantwoording. De te hanteren omvangsbases bij de controle van de jaarstukken zijn afhankelijk van de te controleren massa de totale bijdrage OCW/LNV, bestedingen van de (geoormerkte) aanvullende subsidies/bekostiging, de balans en de exploitatierekening. Bij zijn oordeelsvorming over de naleving van de bekostigingsvoorwaarden streeft de instellingsaccountant naar een hoge mate van zekerheid. De instellingsaccountant richt zijn controle daartoe zodanig in, dat hij met een redelijke mate van zekerheid kan verklaren dat in de jaarrekening geen onjuistheden voorkomen met een belang dat groter is dan de voorgeschreven toleranties. Indien dit begrip voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, moet uitgegaan worden van een betrouwbaarheid van 95 procent. Voor de materialiteit of goedkeuringstolerantie geldt: een accountantsverklaring met een goedkeurende strekking impliceert dat, gegeven eerder genoemde betrouwbaarheid, de meest waarschijnlijke fout niet groter is dan één procent van die verantwoording voor wat betreft de rechtmatigheid. Voor de strekking van de accountantsverklaring zijn de volgende toleranties bepalend:

21

2.2.4 Tolerantietabel

1 juli 2007

Onjuistheden (in de verantwoording

Onzekerheden (in de controle)

Beperking

Afkeuring

Beperking

Oordeelonthouding

Rechtmatigheid

A Rechtmatigheid

>1 en <3

≥3

>3 en <10

≥10

>5 en <10

≥10

>5 en <10

≥10

>2 en <5

≥5

>5 en <10

≥10

besteding (% van de totale bijdrage OCW of LNV) Getrouwheid

B Balans (% van

de (geconsolideerde) balanstelling) C Exploitatierekening (% van de totale baten)

De toleranties onder A zijn ontleend aan het Handboek Auditing Rijksoverheid (HARo) 2006 van het Interdepartementaal Overleg Departementale Auditdiensten (IODAD). De toleranties onder B en C zijn voorgeschreven om te zorgen voor eenduidigheid in de omvang en diepgang van de door instellingsaccountants uit te voeren accountantscontrole. 2.2.5 Omgaan met fouten (foutdefinities)

1 december 2007

Van een fout in de verantwoording is sprake indien naar aanleiding van de uitgevoerde controle is gebleken dat een (gedeelte van) een post niet in overeenstemming is met één of meer aspecten van de weten regelgeving. Fouten worden in absolute zin opgevat, voor zover het de naleving van de bekostigingsvoorwaarden betreft. Saldering van fouten is daarom niet toegestaan. Van een onzekerheid in het onderzoek is sprake als er onvoldoende (controle-)informatie beschikbaar is om een (gedeelte van een) post als goed of fout aan te merken. Kortom als onzekerheid bestaat over het wel of niet voldoen aan de bekostigingsvoorwaarden. Voor een adequate onderbouwing van het oordeel is het noodzakelijk dat de instellingsaccountant fouten en onzekerheden zoveel mogelijk kwantificeert. Het uitgangspunt is dat geconstateerde fouten zoveel mogelijk door de school/instelling moeten worden gecorrigeerd. Ten aanzien van fouten in de jaarstukken geldt dat correctie veelal niet mogelijk is omdat de besteding reeds plaats heeft gevonden. Voor wat betreft het omgaan met geconstateerde fouten geldt voor de accountantscontrole van de jaarstukken: •

Ten aanzien van het getrouwe beeld van de jaarrekening hoeven scholen en instellingen fouten

beneden de controletolerantie niet te corrigeren en de instellingsaccountant hoeft ze niet te

rapporteren. Het effect op de vermogenspositie (de belangrijkste informatievraag voor OCW) is

namelijk gering.

22

•

Met betrekking tot de rechtmatigheid van de besteding van de rijksbijdrage wordt onderscheid

gemaakt tussen materiele en niet-materiële fouten. De school/instelling corrigeert voor zover

mogelijk geconstateerde fouten. De school of instelling kan echter dergelijke fouten meestal

niet corrigeren. De instellingsaccountant informeert het bestuur en het interne toezichthoudende

orgaan hierover conform de geldende beroepsvoorschriften. Materiële fouten (dwz fouten groter dan

de goedkeuringstolerantie) hebben invloed op de strekking van de accountantsverklaring en worden

uit dien hoofde in de accountantsverklaring toegelicht. Ten aanzien van niet-materiële fouten (dwz

fouten kleiner dan de goedkeuringstolerantie) stelt de instellingsaccountant een rapport van

bevindingen op zoals opgenomen in Accountantsproducten / Rapportering met inachtneming van de

geldende rapportagetolerantie.

2.3 Jaarrekening algemeen

•

Algemeen

•

Richtlijnen jaarverslaggeving per sector

•

Bestuurlijke fusie

•

Europese aanbesteding

•

Treasurybeleid

•

Afhandeling jaarrekeningen

•

Afhandelingscorrespondentie voorgaande jaren

2.3.1 algemeen

1 december 2007

1 december 2007

Dit controleprotocol geeft per post van de jaarrekening: •

het referentiekader:

•

de controlecriteria

De controlecriteria worden altijd gevormd door de beroepsvoorschriften voor

instellingsaccountants zoals opgenomen in de Controle- en Overige Standaarden (COS). Met

betrekking tot een aantal posten en/of stromen zijn in dit controleprotocol ook een aantal

specifieke criteria opgenomen die voortvloeien uit weten regelgeving. De school/instelling

dient zich te houden aan deze weten regelgeving. De instellingsaccountant stelt vast dat

dit is gebeurd.

de verslaggevingscriteria

•

De verslaggevingscriteria vloeien voornamelijk voort uit de specifieke verslaggevingsrichtlijn

per sector, maar in een aantal gevallen kan ook andere weten regelgeving bepalingen

bevatten over de wijze waarop een school/instelling verslag doet.

•

de toleranties

•

Voor elke post gelden voor de foutevaluatie bij de oordeelvorming de goedkeuringstoleranties

op jaarrekeningniveau zoals opgenomen in de tolerantietabel. Op basis van

de goedkeuringstolerantie bepaalt de instellingsaccountant of hij al dan niet een

goedkeurende accountantsverklaring af kan geven bij de jaarrekening.

Voor alle posten, exclusief de hieronder opgenomen posten, geldt een standaard

•

rapportagetolerantie van 0,1%. De rapportagetolerantie geeft aan vanaf welke omvang

fouten gemeld moeten worden. Zie verder omgaan met fouten.

Voor de posten/onderwerpen:

•

•

Geoormerkte aanvullende subsidies / bekostiging met een bestedingsverplichting

(1% CT, 0% RT)

•

Europese aanbesteding (1% CT, 0% RT)

•

Treasurybeleid (0% CT, 0% RT)

•

Topinkomens (0% CT, 0% RT) 23

Wachtgelden (0% CT, 0% RT)

•

is een specifieke controletolerantie (CT) en rapportagetolerantie (RT) opgenomen.

Dit wordt per post zichtbaar gemaakt door het opnemen van een afzonderlijke

tolerantietabel. OCW hanteert als uitgangspunt een controle door de instellingsaccountant

aan de hand van de in de tolerantietabel opgenomen goedkeuringstoleranties. Dit levert voor

het grootste gedeelte voldoende controlezekerheid op. Echter ten aanzien van bovenstaande

onderwerpen wordt meer controle-inspanning en –informatie verlangd. De

instellingsaccountant controleert dat onderwerp, onderdeel, post of stroom aan de

hand van de gegeven specifieke controletolerantie en rapportagetolerantie. De fouten die bij

deze controlewerkzaamheden worden geconstateerd worden door de instellingsaccountant

ook betrokken in de foutevaluatie bij de oordeelvorming bij de jaarrekening als geheel.

Waar in dit controleprotocol geen specifieke CT is opgenomen is het vaststellen van de CT de

•

vaktechnische verantwoordelijkheid van de instellingsaccountant. Het vaststellen

van de controletolerantie is mede gericht op de bepaling van de aard, omvang en timing van

de controlewerkzaamheden.

•

Minimale controlewerkzaamheden (vetgedrukt)

Waarin de minimale werkzaamheden ten aanzien van de betreffende criteria zijn opgenomen. Dit

betreft een limitatieve extract uit het van toepassing zijnde controle- of verslaggevingscriterium.

•

Toelichtingen op de minimale controlewerkzaamheden (niet vetgedrukt).

2.3.2 Richtlijnen jaarverslaggeving per sector

1 december 2007

De school of instelling richt de jaarstukken in op basis van de geldende richtlijnen (zie opsomming per sector in Inleiding controle op de jaarstukken). Deze richtlijnen zijn de enige die van kracht zijn en het is de school of instelling niet toegestaan om af te wijken van de inrichtingsvoorschriften. OCW streeft naar stabilisatie over meerdere jaren i.v.m. beperking regeldruk. Tussentijdse aanpassing op grond van wijzigingen in de richtlijnen van de RJ gelden niet voor de OCW-richtlijnen, tenzij dit separaat formeel kenbaar wordt gemaakt. Afwijkingen van de OCW-richtlijn zijn alleen toegestaan in situaties waarin de OCW-richtlijnen niet of onvoldoende voorzien. In dat geval moet aansluiting worden gezocht bij de bepalingen uit het BW en RJ. Per sector is een brochure over de richtlijn uitgegeven. Het onderdeel “Algemene uitgangspunten” van de brochure bevat alle voor de inrichting van de jaarstukken noodzakelijke informatie. De instellingsaccountant controleert of deze Richtlijnen zijn gevolgd. Hij controleert daarbij: •

de toepassing van de voorgeschreven grondslagen voor de jaarrekening;

•

de volledigheid en juistheid bij de indeling van de jaarstukken; en

•

de toelichtingen en de naleving van de consolidatiebepalingen.

De instellingsaccountant stelt vast dat de voorgeschreven bijlagen zijn toegevoegd. Voor posten waar geen andere dan verslaggevingsvereisten gelden is géén onderwerp opgenomen in “Jaarrekening per post”. Van deze posten stelt de instellingsaccountant vast dat de verslaggevingsrichtlijn juist is toegepast. Het gaat om de volgende posten:

24

Post

HO*

Immateriele vaste activa

art 11

Financiele vaste activa

art 13 en 28

Voorraden

art 15

Vorderingen

art 16

Effecten

art 17

Liquide middelen

art 18

Egalisatierekening investeringssubsidies

art 20

Voorzieningen

art 21

Overzicht verbonden partijen

art 23

Niet in de balans opgenomen verplichtingen

art 24

Posten exploitatierekening

art 25

Kasstroomoverzicht

art 27

Overige gegevens

art 31

* = Voor de sector HO is op artikelniveau in de ‘Richtlijn Jaarverslaggeving Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek’ vastgelegd waar de desbetreffende posten aan dienen te voldoen, voor de overige sectoren is gekozen voor een bijlage bij de regeling waarin dit specifiek is opgenomen. In het onderdeel ‘model voor het jaarverslag’ daarvan is de verplichte indeling en specifieke aanwijzingen opgenomen. Technocentra De technocentra richten de jaarrekening in overeenkomstig de voorschriften van de Regeling Financieel Jaarverslag voor instellingen/organen in de bve-sector met ingang van het verslagjaar 2002. Daarnaast moet voor de vaststelling van de speerpuntsubsidie na afloop van het project verantwoording worden afgelegd over het hele project. Deze verantwoording vindt plaats in een aparte bijlage bij de jaarrekening van het jaar waarin het project is beëindigd. De accountant van het technocentrum controleert of deze inrichtingsvoorschriften zijn gevolgd. SLOA-instellingen Naast de Handleiding subsidiëringmodel WSLOA geldt er een aantal algemene bepalingen voor instellingen die omvangrijke gesubsidieerde activiteiten uitvoeren. De instellingsaccountant controleert of deze bepalingen zijn gevolgd.

25

2.3.3 Bestuurlijke fusie

1 juli 2007

Als sprake is van een bestuurlijke fusie gedurende het boekjaar, waarbij de nieuwe rechtspersoon verantwoording aflegt over de periode vanaf de fusiedatum, moet de rechtspersoon bij de jaarrekening een aparte bijlage verstrekken. Die bijlage bevat het jaartotaal van de exploitatiegegevens van alle (voormalige) scholen of instellingen die bij de fusie zijn betrokken. De instellingsaccountant stelt vast dat een goedkeurende verklaring is verstrekt bij de financiële verantwoording(en) van de (voormalige) rechtspersonen waaruit deze gegevens afkomstig zijn. Ontbreekt zo’n goedkeurende accountantsverklaring of zijn in de goedkeurende accountantsverklaring in een toelichtende paragraaf aanvullende opmerkingen gemaakt of bevat de jaarrekening zelf onzekerheden, dan neemt de instellingsaccountant dit op in een rapport van bevindingen zoals vermeld in Accountantsproducten / rapportering. Daarin zijn dan ook de eventuele opmerkingen uit de desbetreffende accountantsverklaringen van de (voormalige) rechtspersonen opgenomen. Zijn de verstrekte exploitatiegegevens van de voorgaande rechtspersoon of rechtspersonen niet in overeenstemming met de grondslagen voor resultaatbepaling van de nieuwe rechtspersoon, dan meldt de instellingsaccountant dat eveneens. Bij de jaarrekening moet dan een afschrift van de desbetreffende deelexploitatierekening(en) worden gevoegd. 2.3.4 Europese aanbesteding

1 december 2007

Referentiekader: Controlecriteria

* COS

* Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten


NVT

Toleranties:

voor deze post geldt de tolerantietabel en onderstaande

specifieke rapportagetolerantie.

Specifieke tolerantie:

Rapportagetolerantie

Rechtmatigheid

Getrouwe weergave

0%

NVT

De richtlijnen met betrekking tot Europese aanbesteding zijn van toepassing op een aanbestedende dienst. Dit is het bevoegd gezag/bestuur van de school/instelling maar kan onder voorwaarden ook een school of instelling zijn. Zie hiervoor de voorlichting Leidraad Europees aanbesteden, vraag en antwoordrubriek, Gele Katernnummer 7, 2005. Met ingang van 1 december 2005 is onder andere het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten in werking getreden. Hierin zijn de nieuwe aanbestedingsrichtlijnen van 31 maart 2004 (2004/18/EG) omgezet in Nederlandse wetgeving. Het Besluit is gepubliceerd in Staatsblad 408 en uitgegeven op 6 september 2005. De controle door de instellingsaccountant richt zich op de uitkomst van het aanbesteden als zodanig (is de juiste beslissing genomen t.a.v. het al dan niet Europees aanbesteden?). Een inhoudelijke toetsing van het proces is niet aan de orde. De instellingsaccountant stelt daartoe ten eerste de rechtmatigheid vast van betalingen die voortvloeien uit contracten die Europees aanbesteed dienen te zijn. Ten tweede stelt hij vast dat contracten opgenomen onder de ‘niet uit de balans blijkende verplichtingen’ die daarvoor in aanmerking komen, Europees zijn aanbesteed. 26

Van lopende contracten stelt hij vast dat de maximale looptijd niet is overschreden. Fouten kunnen zich voordoen in (contracten ten aanzien van) investeringen en één- of meerjarige leveringen en diensten. De toerekening van deze fouten verloopt als volgt: •

Investeringen leiden bij het aangaan van de besteding tot een balansmutatie ter

grootte van de investering. Bij de desbetreffende jaarrekening wordt het totale

bedrag van de investering meegenomen in de rechtmatigheidscontrole en

oordeelvorming. In de volgende jaren wordt niet gekeken naar de rechtmatigheid

van de oorspronkelijke investering.

•

Bij leveringen en diensten neemt de instellingsaccountant bij de eerste

jaarrekening waarin een contract zijn uitwerking heeft (heeft geleid tot lasten)

voor de totale contractwaarde éénmalig mee in zijn controle en oordeelvorming.

Voor deze post geldt een specifieke raportagetolerantie (Zie Algemeen voor een toelichting). De rapportagetolerantie voor deze post is 0%. Voor de controle/goedkeuringstolerantie hanteert de instellingsaccountant de tolerantietabel. Dit betekent dat de instellingsaccountant de controle van deze post inricht gebaseerd op de goedkeuringstolerantie op jaarrekeningniveau, maar van alle geconstateerde fouten de aard en geraamde waarde per opdracht vermeldt in een rapport van bevindingen zoals vermeld in het onderdeel “Rapportering” van het onderwerp Accountantsproducten / rapportering. Het al dan niet Europees aanbesteden kan invloed hebben op de controle van verschillende balans- en exploitatierekeningposten. Om dubbele teksten te voorkomen is ervoor gekozen om bij de uitwerking van die posten te verwijzen naar dit onderwerp in het controleprotocol. 2.3.5 Treasurybeleid

•

Algemeen

•

Minimale controlewerkzaamheden ten aanzien van inhoudelijke eisen

•

Minimale controlewerkzaamheden met betrekking tot de ao/ib

•


2.3.5.1 Algemeen

1 december 2007

1 december 2007

De regeling beleggen en belenen stelt enerzijds inhoudelijke eisen waaraan transacties moeten voldoen en stelt anderzijds eisen aan de administratieve organisatie en interne beheersing (ao/ib). Omdat voor de minimale controlewerkzaamheden afzonderlijke toleranties gelden voor inhoudelijke controle en ao/ib worden deze in onderstaande tabel afzonderlijk weergegeven. De regeling beleggen belenen is niet van toepassing op de SLOA-instellingen.

27


* COS

*Artikel 3 van de Regeling beleggen en belenen door instellingen


voor onderwijs en onderzoek * Artikel 2 van de Regeling beleggen en belenen door instellingen voor onderwijs en onderzoek

Toleranties:

de tolerantietabel en standaard rapportagetolerantie zijn van

toepassing op de onderstaande minimale controlewerkzaamheden

ten aanzien van inhoudelijke eisen.

Specifieke toleranties met betrekking de onderstaande minimale controlewerkzaamheden met betrekking tot de ao/ib.

Rechtmatigheid

Getrouwe weergave

Controle tolerantie

0%

NVT


0%

NVT

2.3.5.2 Minimale controlewerkzaamheden ten aanzien van inhoudelijke eisen 1 december 2007 De instellingsaccountant stelt vast dat: •

De instelling publieke middelen en overige middelen, voor zover deze niet zijn

afgescheiden van de publieke middelen, risicomijdend belegt en beleent;

•

De transacties, bedoeld in de eerste bullit, alleen worden aangegaan met:

•

financiële instellingen of door financiële instellingen uitgegeven papier met

minimaal een A rating, afgegeven door tenminste één erkende rating

agency; of met

•

rechtspersonen voor wier papier een solvabiliteitsratio van 0% geldt; of met

•

financiële instellingen, met een kredietwaardigheid vergelijkbaar met het

gestelde onder a, voorzover vastgelegd en onderbouwd door de instelling.

2.3.5.3 Minimale controlewerkzaamheden met betrekking tot de ao/ib

1 december 2007

Voor deze post geldt een specifieke controle- en rapportagetolerantie (zie Algemeen voor een toelichting). Het voorschrijven van een controle- en rapportagetolerantie verhoudt zich lastig tot werkzaamheden van de instellingsaccountant die zijn gericht op het vaststellen van elementen van administratieve organisatie en interne beheersing. In dit geval wordt hiermee bedoeld dat de instellingsaccountant ongeacht de materialiteit vaststelt dat de school/instelling de hieronder bedoelde vastlegging toereikend heeft uitgevoerd. Indien dit niet het geval is dan neemt de instellingsaccountant dit op in een rapport van bevindingen zoals vermeld in Accountantsproducten / rapportering.

28

De instellingsaccountant stelt vast dat: •

De instellingen de hoofdlijnen van de op het beleggen en belenen betrekking

hebbende administratieve organisatie en interne beheersing vastlegt, waaronder in

ieder geval wordt begrepen:

•

de verdeling van taken en bevoegdheden,

•

de voor de instelling toegestane beleggings- en beleningsvormen,

•

de bijbehorende informatievoorziening minimaal bestaande uit een

kasstroomprognose afgestemd op de beleggingshorizon, de

verantwoordingsinformatie en de wijze waarop onderscheid wordt

aangebracht tussen publieke en overige middelen.

2.3.5.4 Verslaggevingscriteria

1 juli 2007

De instellingsaccountant stelt vast dat de verantwoording voldoet aan de in de tabel genoemde verslaggevingscriteria. De regeling beleggen en belenen kan invloed hebben op verschillende balansposten. Om dubbele teksten te voorkomen is ervoor gekozen om bij de uitwerking van die posten indien van toepassing te verwijzen naar dit onderwerp in het controleprotocol. 2.3.6 Afhandeling jaarrekeningen

1 december 2007

CFI handelt de jaarrekeningen van de OCW-scholen en -instellingen af. De jaarrekeningen van de agrarische instellingen worden voor wat betreft de door CFI in opdracht van LNV uitgevoerde rijksbijdrage afgehandeld door CFI, de door LNV zelf uitgevoerde aanvullende subsidies worden afgehandeld door LNV. Dit houdt in dat de jaarrekeningen van Wageningen Universiteit, Aequor en IPC’s door LNV in zijn geheel worden afgehandeld. Eventuele vorderingen op en/of schulden aan OCW en/of LNV kunnen hierbij verrekend worden. Bij de afhandeling van de jaarrekeningen in voorgaande jaren was het in een aantal situaties niet eenvoudig om de verantwoorde vorderingen en/of schulden te traceren wegens onvoldoende onderbouwing of toelichting. De instellingsaccountant stelt vast dat deze posten in de jaarrekening voldoende zijn toegelicht, inclusief verwijzingen naar relevante correspondentie (met briefnummer en datum). Indien de toelichting ontbreekt dan neemt de instellingsaccountant dit op in een rapport van bevindingen zoals vermeld in Accountantsproducten / rapportering. CFI gebruikt de gegevens in de jaarrekeningen voor het uitvoeren van financiële analyses van de individuele scholen en instellingen en de onderwijssector als geheel. CFI maakt de gegevens uit de jaarrekeningen ook openbaar en koppelt deze terug naar de school of instelling: Onderwijs in Cijfers. De jaarrekeningen moeten daarom eenduidig zijn opgesteld, in overeenstemming met de voorgeschreven richtlijnen. 2.3.7 Afhandelingscorrespondentie voorgaande jaren

1 juli 2007

CFI stuurt jaarlijks een brief aan de school of instelling over de afhandeling van de jaarrekening. De instellingsaccountant stelt vast dat de school of de instelling de aanwijzingen heeft verwerkt en/of de correcties heeft opgevolgd waarover CFI eerder met de school of de instelling heeft gecorrespondeerd. Indien de aanwijzingen niet zijn verwerkt en/of de correcties niet zijn opgevolgd dan neemt de instellingsaccountant dit op in een rapport van bevindingen zoals vermeld in Accountantsproducten / rapportering.

29

2.4 Jaarrekening per post

•

Materiële vaste activa

•

Eigen vermogen

•

Schulden

•

Normatieve rijksbijdrage OCW

•

Overige subsidies OCW/LNV

•

Overige baten

•

Personele lasten

•

Overige instellingslasten

2.4.1 Materiële vaste activa

1 december 2007

1 december 2007


* COS


* OCW-voorschrift Jaarverslaggeving PO

* OCW-Richtlijn Jaarverslaggeving VO/BVE

* OCW-Richtlijn Jaarverslaggeving HO, artikelen 12, 14, 28 en 29

* Uitvoeringsbesluit Wet SLOA

* Kaderregeling Technocentra 2006 tot en met 2010

Toleranties: voor deze post geldt de tolerantietabel en indien van toepassing de standaard rapportagetolerantie.

•


•

Vermelding actuele waarde gebouwen (art 28, lid 2)

•

Waardering naar twee gezichtspunten (art 29, lid 6)

•

Europees aanbesteden


1 juli 2007

De instellingsaccountant stelt vast dat de verantwoording voldoet aan de in de tabel genoemde verslaggevingscriteria, en specifiek met betrekking tot: Vermelding actuele waarde gebouwen HO

juli 2007

De instellingsaccountant stelt vast dat in de toelichting de actuele waarde van de gebouwen wordt vermeld indien deze belangrijk afwijkt van de historische kosten. Waardering naar twee gezichtspunten HO

juli 2007

De instellingsaccountant stelt vast dat de waardering van het onroerend goed naar twee gezichtspunten is weergegeven als de instelling afwijkt van de voorgeschreven afschrijvingstermijnen (artikel 29, lid 6 van de OCW-Richtlijn Jaarverslaggeving). Europees aanbesteden

1 juli 2007

Europees aanbesteden kan van toepassing zijn op deze post. Zie “Europese aanbesteding” voor een toelichting en minimale controlewerkzaamheden.

30

2.4.2 Eigen vermogen

1 december 2007


* COS

* Regeling reserves VO 2007 met kenmerk VO/F-2007/31684 van

16 oktober 2007




* OCW-Richtlijn Jaarverslaggeving HO, artikelen 19




•

Financiële vermogenspositie VO

•

Verslaggevingscriteria.

Financiële vermogenspositie VO

1 december 2007

De instellingsaccountant stelt vast dat het bevoegd gezag in of bij de jaarrekening verslag doet over de financiële vermogenspositie en ook inzicht verschaft in de hoogte van het weerstandsvermogen. Onder weerstandsvermogen wordt verstaan: het eigen vermogen uitgedrukt in een percentage van alle baten in een jaar inclusief de financiële baten en exclusief de buitengewone baten. De Regeling Jaarverslag scholen voor Voortgezet Onderwijs, zoals deze geldt vanaf het verslagjaar 2002, voorziet in het aanbrengen van een onderscheid tussen algemene reserves en bestemmingsreserves. Scholen geven aan welk gedeelte van de algemene reserves worden aangeduid als bestemmingsreserve. Sinds de publicatie van deze regeling is de financiële positie van schoolbesturen in het voortgezet onderwijs een actueel thema. In de brief aan de Tweede Kamer van 28 februari 2007 , is over dit onderwerp een uitvoerige toelichting gegeven, waarbij ook is aangegeven dat in overleg met de VO-raad overeenstemming is bereikt over de te hanteren begrippen bij het beoordelen van de reservepositie. Ook is overeenstemming bereikt over de signaleringsgrenzen van het weerstandsvermogen. In een brief aan alle scholen voor voortgezet onderwijs d.d. 23 januari 2007 zijn de scholen uitvoerig geïnformeerd over de achtergronden van deze aanpassing en is aangegeven dat verwacht wordt dat het bevoegd gezag in het financieel jaarverslag inzicht geeft in de voorgenomen aanwending en onderbouwing van diverse reserves en voorzieningen. Daarbij is als vuistregel een indicatie gegeven van grenzen van het weerstandsvermogen, die van belang zijn bij de beoordeling daarvan. De VO-raad heeft aansluitend daarop een eigen schrijven aan haar leden gezonden, waarbij deze beleidslijn, alsook de keuze van het kengetal weerstandsvermogen en de signaleringsgrenzen worden onderschreven. De Regeling reserves VO 2007 met kenmerk VO/F-2007/31684 van 16 oktober 2007 voorziet in een aanpassing van de Regeling Jaarverslaglegging scholen voor voortgezet onderwijs 2002. Met de Regeling reserves worden voor het verslagjaar 2007 voorwaarden gesteld aan de wijze van de onderbouwing van de financiële positie.

31

De instellingsaccountant stelt vast dat: •

Het bevoegd gezag in het financieel jaarverslag in de toelichting op de balanspost

Bestemmingsreserve aangeeft:

•

het bedrag van iedere bestemmingsreserve;

•

de specifieke bestemming van iedere bestemmingsreserve;

•

op welke termijn aanwending van iedere bestemmingsreserve wordt voorzien;

•

of het bevoegd gezag zelf of derden de specifieke bestemming van de

bestemmingsreserve hebben aangebracht; en

bij door derden aangebrachte bestemmingsreserve de voorwaarden die bij de

•

specifieke bestemmingsreserve zijn gesteld en door wie.

•

Het bevoegd gezag in het financieel jaarverslag in de toelichting op de balanspost

Algemene reserve aangeeft wat de voorgenomen bestemming is, onderscheiden naar

algemene reserves die:

•

zijn vastgelegd in materiële vaste activa;

•

zijn bedoeld voor het afdekken van toekomstige risico’s in de financiële

bedrijfsvoering; en

•

beschikbaar zijn als financieringsbron voor nieuwe activiteiten en investeringen.

•

Het verloop van iedere balanspost van het Eigen vermogen in de toelichting in een sluitend

overzicht uiteen wordt gezet.


1 december 2007

De instellingsaccountant stelt vast dat de verantwoording voldoet aan de in de tabel genoemde verslaggevingscriteria. 2.4.3 Schulden

1 december 2007


* COS

* Rijksgegarandeerde leningen




* OCW-Richtlijn Jaarverslaggeving HO; artikel 22,




•

Rijksgegarandeerde leningen

•

Verslaggevingscriteria.

Rijksgegarandeerde leningen

1 december 2007

Op de balanspost Vreemd Vermogen op lange termijn kunnen in de onderwijssectoren VO, BVE en HO ook Rijksgegarandeerde leningen voorkomen. Rijksgegarandeerde leningen zijn leningen waarbij OCW of LNV en het Ministerie van Financiën schriftelijk hebben bevestigd dat de Staat der Nederlanden zich met de schuldovereenkomst tussen de school/instelling en de geldgever akkoord verklaart en zich garant stelt voor 32

de aflossing van de lening. De scholen/instellingen die ultimo 2006 rijksgegarandeerde leningen hadden, ontvangen begin 2008 een geactualiseerde specificatie van de rijksgegarandeerde leningen ultimo 2007. Op nieuwe leningen wordt geen rijksgarantie verleend, in verband met de decentralisatie van de huisvestingsverantwoordelijkheid. De instellingsaccountant controleert de juistheid en volledigheid van de specificatie van rijksgegarandeerde leningen ultimo 2007 (die van CFI is ontvangen) en de mutaties gedurende 2007. Eventuele correcties worden aangebracht op de specificatie van CFI. Correcties voor Wageningen Universiteit dienen op de specificatie van LNV te worden aangebracht. De specificatie wordt gewaarmerkt door de instellingsaccountant en meegezonden met het formulier “Aanbieding jaarstukken 2007 Instellingen VO/BVE Regionale Opleidingscentra of Hoger onderwijs”. De wijzigingen die de instellingsaccountant heeft aangebracht, brengt CFI tot uitdrukking op het overzicht ultimo 2008. Daarnaast stelt de instellingsaccountant vast of in de jaarrekening 2007 een correcte specificatie is opgenomen van de rijksgegarandeerde geldleningen ultimo 2007. Deze controle richt zich uitsluitend op afgesloten lopende leningcontracten voorzien van rijksgarantie en niet op eventuele zogenoemde “fictieve” leningen en vaste vergoedingen (die vóór de decentralisatie van de huisvesting ook via het departementale leningensysteem werden vergoed). Deze vergoedingen waren namelijk niet gebaseerd op een leningcontract met een expliciete garantieverklaring van het Rijk. Voor universiteiten betreft dit nog uitsluitend academische ziekenhuizen. Indien het ministerie van Financiën en het ministerie van OCW niet van tevoren toestemming hebben verleend voor omzetting van een rijksgegarandeerde lening, vervalt de rijksgarantie voor die lening. Verslaggevingscriteria

1 december 2007

De instellingsaccountant stelt vast dat de verantwoording voldoet aan de in de tabel genoemde verslaggevingscriteria. 2.4.4 Normatieve bekostiging en rijksbijdrage OCW

1 december 2007


* COS

* academische ziekenhuizen: art. 2.12 WHW





* OCW-Richtlijn Jaarverslaggeving HO, artikel 26


Specifieke toleranties met betrekking tot aansluiting rijksbijdrage en academische ziekenhuizen:

Rechtmatigheid

Getrouwe weergave

Controletolerantie

NVT


NVT

2% van de totale baten 0%

33 33

•

Aansluiting tussen bekostigings-/rijksbijdragebrief/overige subsidies en jaarrekening

•

Samenwerking universiteit en academisch ziekenhuis

•

Technocentra

•

SLOA-instellingen

•


Aansluiting tussen bekostigings-/rijksbijdragebrief/overige subsidies en jaarrekening Algemeen

1 juli 2007

Scholen en instellingen ontvangen van CFI jaarlijks een beschikking (toewijzingsbrief) waarin het definitieve bekostigingsbedrag voor de personeels- en exploitatiekosten gezamenlijk is opgenomen. De instellingsaccountant stelt de aansluiting vast tussen de definitieve toewijzingsbrieven van OCW dan wel LNV en de verantwoording daarvan in de jaarrekening. De instellingsaccountant stelt voor wat betreft VO en BVE vast dat ook de leerlingen- c.q. deelnemersgegevens die in de rijksbijdragebrief vermeld staan, overeenkomen met de basisgegevens. Voor het VO gaat het om de eerdere controle van de bekostigingsgegevens op 1 oktober 2006 voor de bekostiging van het kalenderjaar 2007. Voor BVE gaat het om de deelnemersgegevens per 1 oktober 2005 c.q. de diplomagegevens over het jaar 2005. Samenwerking universiteit en academisch ziekenhuis (artikel 2.12 WHW)

1 juli 2007

Dit controlepunt geldt alleen voor universiteiten, waaraan een medische faculteit en een academisch ziekenhuis zijn verbonden. De universiteit die ondersteund wordt door het academisch ziekenhuis met onderwijs en onderzoek, krijgt voor deze werkplaatsfunctie een rijksbijdrage toegekend. De instellingsaccountant controleert of deze bijdrage onverwijld aan het academisch ziekenhuis is doorbetaald. Technocentra

1 december 2007

De voorschriften van de Regeling Financieel jaarverslag (jaarrekening) voor instellingen/organen in de BVEsector met ingang van het verslagjaar 2002 zijn van toepassing op de jaarrekening van het technocentrum. Het niet bestede deel van de subsidie wordt door het technocentrum aan het einde van het boekjaar in de jaarrekening opgenomen onder de overlopende passiva. De specificatie van dit bedrag moet geschieden volgens model D2 punt 2.6.9 van deze Regeling. Bij beëindiging van de subsidie aan het technocentrum, dan wel aan het einde van de subsidieperiode, moet de niet bestede speerpuntsubsidie worden terugbetaald aan de minister. De accountant van het technocentrum stelt de aansluiting vast tussen de (definitieve) toewijzingsbrieven van OCW en de verantwoording daarvan in de jaarrekening. De accountant stelt bovendien vast dat bijlage D2 bij de jaarrekening juist is opgesteld. Deze bijlage bevat ondermeer de opgave en het verloop van de overige OCW subsidies (speerpuntsubsidies). Basissubsidie De accountant van het technocentrum stelt vast of de basissubsidie rechtmatig is besteed. Hiervan is sprake als de geformuleerde voorwaarden voor de subsidie zijn nageleefd en als de subsidie op een redelijke en doelmatige wijze is besteed aan de taken, zoals omschreven en bedoeld in de van toepassing zijnde weten regelgeving. De basissubsidie mag uitsluitend wordt aangewend voor de doelen, welke zijn omschreven in artikel 7, lid 1 van de Kaderregeling Technocentra 2006 tot en met 2010.

34

De basissubsidie wordt jaarlijks vastgesteld op het bedrag van de verleende subsidie, tenzij uit de jaarrekening blijkt dat de subsidie niet of niet volledig is besteed, dan wel niet is besteed in overeenstemming met het doel en de bepalingen van de regeling. SLOA-instellingen

1 december 2007

1 juli 2007

Deze jaarrekeningpost is niet van toepassing op de SLOA-instellingen. Verslaggevingscriteria

De instellingsaccountant stelt vast dat de verantwoording voldoet aan de in de tabel genoemde verslaggevingscriteria. 2.4.5 Overige subsidies OCW/LNV

1 december 2007


* COS

* Regeling LGF MBO

* Regeling visueel gehandicapten voor de BVE-sector


*Kaderregeling Technocentra 2006 t/m 2010





Toleranties: voor deze post geldt de tolerantietabel en indien van toepassing de standaard rapportagetolerantie. Specifieke toleranties met betrekking tot geoormerkte aanvullende subsidies

Rechtmatigheid

Controletolerantie

1% van het totaal van

de jaarlijkse bestedingen van

de geoormerkte

aanvullende subsidies


Getrouwe weergave

2% van de totale baten

0%

0%

•

Aansluiting tussen rijksbijdragebrief/overige subsidies en jaarrekening

•

Verantwoording van de aanvullende bekostiging/subsidies

•

Besteding in 2007 van aanvullende subsidies met een bestedingssugestie

•

Geoormerkte aanvullende subsidies met een bestedingsverplichting

•


35

Aansluiting tussen rijksbijdragebrief/overige subsidies en jaarrekening Zie normatieve bekostiging

1 juli 2007

De instellingsaccountant stelt de aansluiting vast tussen de definitieve toewijzingsbrieven van OCW dan wel LNV en de verantwoording daarvan in de jaarrekening. Verantwoording van de aanvullende bekostiging/subsidies

1 december 2007

Alle aanvullende subsidies van OCW dan wel LNV worden in de jaarrekening verantwoord en nader gespecificeerd zoals aangegeven in bijlage D2 van “Het OCW- voorschrift Jaarverslaggeving” voor de sector Primair Onderwijs en “De OCW- Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving” voor de overige onderwijssectoren. Deze bijlage bevat ondermeer de opgave en het verloop van de overige OCW- dan wel LNV-subsidies. De instellingsaccountant stelt vast dat bijlage D2 bij de jaarrekening juist is opgesteld. De ministeries van OCW en LNV verstrekken naast de bekostiging/rijksbijdrage ook aanvullende bekostiging/ subsidies: * aanvullende bekostiging/subsidies met een bestedingssuggestie * geoormerkte aanvullende bekostiging/subsidies met bestedingsverplichting * geoormerkte subsidies met een bestedingsverplichting op basis van de Wet SLOA Bij een bestedingssuggestie is een alternatieve aanwending toegestaan. Een geoormerkte aanvullende bekostiging/subsidie met bestedingsverplichting mag uitsluitend worden besteed aan het doel dat in de regeling omschreven is. Besteding in 2007 van aanvullende subsidies met een bestedingssuggestie 1 juli 2007 Bij de controle op aanvullende subsidies met een bestedingssuggestie gelden dezelfde bepalingen als bij de controle op de besteding van de normatieve rijksbijdrage. Als gekozen wordt voor een andere aanwending dan het doel van de subsidieregeling, moet de besteding in ieder geval passen binnen de kaders van de wettelijke onderwijstaak. De instellingsaccountant stelt vast dat een andere aanwending past binnen de kaders van de wettelijke onderwijstaak. Geoormerkte aanvullende subsidies met een bestedingsverplichting

1 december 2007

•

Algemeen

•

Besteding in 2007 van geoormerkte subsidies met een bestedingsverplichting op basis van

de Wet SLOA

•

Regeling LGF MBO

•

Visueel gehandicapten MBO

•

Wijzigingsregeling innovatiebox beroepsonderwijs 2006 tot en met 2009

•

Lokalen Bètavakken Sector VO

•

Praktijkgerichte leeromgeving VMBO/PRO 2006

•

Technocentra

•

NWO-subsidies

Algemeen

1 december 2007

De instellingsaccountant stelt op grond van de bekostigings/subsidievoorwaarden vast dat de (geoormerkte) aanvullende bekostiging/subsidie met bestedingsverplichting rechtmatig is besteed. Hij let daarbij ook op de looptijd van de regeling. Als de school/instelling de subsidie/bekostiging in het verslagjaar moet afrekenen en eventuele overschotten met OCW dan wel LNV moet verrekenen, dan stelt de instellingsaccountant vast dat deze verrekening in de jaarrekening is verantwoord.

36

Voor nog te besteden (geoormerkte) aanvullende bekostiging/subsidies uit voorgaande jaren blijven de aanwijzingen uit voorgaande controleprotocollen van kracht (overzicht weten regelgeving). Voor deze post geldt een specifieke controle- en rapportagetolerantie (zie Algemeen voor een toelichting). Het totaalbedrag van de bestedingen van de geoormerkte aanvullende bekostiging/subsidies vormt een afzonderlijke massa waarop de toleranties voor de controle van de bestedingen moeten worden toegepast. De instellingsaccountant richt zijn controle zodanig in dat hij kan verklaren dat geen onrechtmatige bestedingen voorkomen met een belang dat groter is dan 1% van de totale bestedingen van de (geoormerkte) aanvullende bekostiging/subsidies. Als deze tolerantie wordt overschreden, maar de tolerantiegrens voor de jaarrekeningcontrole niet, dan heeft dit geen invloed op de accountantsverklaring bij de jaarrekening. Zie voor een nadere toelichting Algemeen. Het kan eventueel voor de instelling wel consequenties hebben voor terugbetalingsverplichtingen, zoals uit de desbetreffende regeling blijkt. Als de instellingsaccountant bestedingen constateert die in strijd zijn met de subsidievoorwaarden dan wel bekostigingsvoorwaarden en deze hebben mogelijk invloed op de totale omvang van de (geoormerkte) aanvullende subsidies/bekostiging, dan moet de school/instelling deze corrigeren. Indien de instellingsaccountant constateert dat de bekostiging niet rechtmatig is, dan ziet de instellingsaccountant erop toe dat de instelling dit corrigeert. Indien de correctie niet plaatsvindt dan neemt de instellingsaccountant dat op in een rapport van bevindingen zoals vermeld in Omgaan met fouten. De instellingsaccountant controleert alle geoormerkte subsidies met een bestedingsverplichting. Ten aanzien van onderstaande geoormerkte subsidies schrijft het controleprotocol minimale controlewerkzaamheden voor. Besteding in 2007 van geoormerkte subsidies met een bestedingsverplichting op basis van de Wet SLOA

1 december 2007

De instellingsaccountant stelt vast dat de geoormerkte subsidies van OCW rechtmatig zijn besteed. Onder geoormerkte subsidies worden subsidies verstaan die het ministerie van OCW heeft verstrekt op basis van de wet SLOA. Er zijn derhalve specifieke rechtmatigheideisen die worden gesteld aan de besteding. Overheidsgelden mogen worden doorbetaald of ter beschikking worden gesteld aan derden, indien daar een schriftelijk vastgelegde economische tegenprestatie tegenover staat, de doorbetaling of de terbeschikkingstelling past binnen de wettelijke taakuitvoering van de instelling en de minister daar vooraf in de beschikking toestemming voor heeft gegeven. Indien uit de toewijzingsbrief blijkt dat de projecten in het verslagjaar moeten worden afgerekend of dat eventuele overschotten moeten worden gerestitueerd aan OCW, dan stelt de instellingsaccountant vast of afrekening of restitutie reeds heeft plaatsgevonden en/of de gespecificeerde schulden aan OCW in de jaarrekening zijn verantwoord. Gaat het om subsidies of vergoedingen, die voor meerdere jaren zijn verstrekt, dan is het gebruikelijk de eindverantwoording daarvan op te nemen in het jaar waarin de activiteiten zijn afgerond dan wel moeten zijn afgerond. Meerjarige subsidies zijn in de SLOA-systematiek echter uitzondering. In het algemeen zullen de reguliere subsidies binnen een boekjaar uitgevoerd worden. De additionele subsidies dienen per boekjaar in het financieel verslag (zie verrekenformulier en toelichting verrekenformulier in bijlagen SLOA-instellingen) te worden opgenomen. Eventuele reserves (egalisaties) worden overgeheveld naar het volgend boekjaar. In het activiteitenverslag worden de meerjarige additionele subsidies opgenomen in het jaar dat het project afloopt. 37

De instellingsaccountant controleert de voorschotten op het verrekenformulier en ziet erop toe dat de instelling de noodzakelijke correcties aanbrengt, ook als bij deze correcties de tolerantiegrens niet wordt overschreden. Vervolgens waarmerkt de instellingsaccountant het verrekenformulier ter indentificatie. Regeling LGF MBO

1 december 2007

De regeling LGF MBO (geldt ook voor AOCs) is gepubliceerd op 7 december 2005 met kenmerk BVE/Stelsel2005/51571. De regeling is gewijzigd op 15 mei 2007 met kenmerk BVE/Stelsel/2007/2752 met bijlage. De LGF procedure is in praktijk een meldingsprocedure. De school stuurt een meldingsformulier aan CFI/GEG. Bij wijziging van opleidingsniveau en/of leerweg en/of voor uitschrijving van de deelnemer dient de instelling gebruik te maken van een terugmeldingsformulier voor de wijzigingen (zie formulier “Terugmeldingsformulier Geïndiceerde Leerling / Deelnemer”). CFI stuurt een bevestiging aan de instelling van zowel het meldingsformulier als van het terugmeldingsformulier. Op het formulier moet een aantal gegevens betreffende de geïndiceerde leerling worden opgenomen. CFI heeft geen instrument tot controle van de onderliggende gegevens. De instellingaccountant stelt vast dat er overeenstemming bestaat tussen: •

de door de Commissie van indicatiestelling afgegeven beschikking;

•

de op het meldingsformulier resp. terugmeldingsformulier voor de wijzigingen

opgenomen informatie;

•

de onderwijsovereenkomst bij de inschrijving van de deelnemer voor het volgen

van de beroepsopleiding;

•

het door CFI verstrekte terugmeldingsformulier enerzijds;

•

de door CFI afgegeven subsidiebeschikking anderzijds.

De instellingsaccountant stelt daarnaast vast dat de maximale leeftijd van 30 jaar van de deelnemer niet wordt overschreden. In de praktijk blijkt dat scholen in het administratieve proces niet consequent de toegevoegde letters van de CvI-beschikking verwijderen, waardoor er geen overeenstemming is met de subsidiebeschikking. Dit kan tot gevolg hebben dat de instellingsaccountant ten onrechte deelnemers als niet-rugzak leerling aanmerkt. Instellingsaccountants mogen ervan uitgaan dat wanneer de cijfers van de CvI-nummers op genoemde documenten overeenkomen, er sprake is van dezelfde deelnemer. Visueel gehandicapten MBO

1 december 2007

De regeling visueel gehandicapten MBO is op 7 december 2005 gepubliceerd met kenmerk BVE/Stelsel2005/51572. De regeling omvat de mogelijkheid dat instellingen voor de begeleiding van visueel gehandicapte deelnemers vanaf januari 2006 in aanmerking kunnen komen voor een vergoeding bij plaatsing in het MBO-onderwijs. Voorwaarden voor de toekenning zijn inschrijving bij het MBO op basis van een onderwijsovereenkomst op peilmoment 1 oktober 2006 en een verklaring van een medisch specialist. De vergoeding wordt verstrekt op basis van melding door het bevoegd gezag bij CFI. De instellingsaccountant controleert of in de administratie van de instelling de verklaring van de medisch specialist voor de desbetreffende deelnemer(s) aanwezig is alsook of de deelnemer op 1 oktober 2006 is ingeschreven.

38

Wijzigingsregeling innovatiebox beroepsonderwijs 2006 tot en met 2009

1 december 2007

De regeling innovatiebox beroepsonderwijs 2006 tot en met 2009 van 24 mei 2006 met kenmerk BVE/ IenI-2006/22578 is gewijzigd bij de regeling van 9 juli 2007 met kenmerk BVE/Stelsel/2007/46814. In tegenstelling tot de vorige regeling is ten aanzien van de FES- middelen 2007 een voorwaarde van cofinanciering opgenomen. Dat houdt in dat de instellingen ( inclusief aoc’s) voor ieder van de drie FES- doelen afzonderlijk maximaal 65 % van de projectkosten uit de FES- middelen dienen te financieren en 35 % van de projectkosten door derden dienen te worden gefinancierd. De instelling kan bij de 35 % co-financiering ook eigen middelen inzetten. De 3 FES-doelen zijn in de toelichting van de wijzigingsregeling opgenomen. Nieuw is dat in de financiële verantwoording de gerealiseerde co-financiering inzichtelijk moet worden gemaakt door de instelling (zie artikel 9 van de wijzigingsregeling). De instellingsaccountant stelt vast dat de instelling heeft voldaan aan de eis van co-financiering. Indien de instelling niet aan de eis van co-financiering heeft voldaan, dient het bedrag dat de instelling heeft ontvangen aan FES- middelen 2007 , volledig of voor een deel via de jaarrekening te worden gecorrigeerd. Zie artikel 9a, zesde lid van de wijzigingsregeling. De instellingsaccountant controleert of het bevoegd gezag deze correctie heeft verwerkt in de jaarrekening. Lokalen Bètavakken Sector VO

1 juli 2007

Op 30 maart 2007 is de Regeling aanvullende bekostiging lokalen bètavakken havo/vwo gepubliceerd. Op grond hiervan kunnen scholen voor havo en vwo een aanvraag indienen voor een nieuwe inrichting en/of kleine bouwkundige voorzieningen in relatie tot de lokalen voor het onderwijs in de bètavakken. Het gaat om FES-middelen die zijn geoormerkt en afzonderlijk zichtbaar gemaakt moeten worden in de jaarrekening. De gelden worden beschikbaar gesteld in 2007 en 2008. Praktijkgerichte leeromgeving vbo/praktijkonderwijs

1 december 2007

Op basis van de regelingen aanvullende bekostiging praktijkgerichte leeromgeving (VO/BenB-2005/55174 van 21 november en VO/BenB-2007/26205 van 25 juni 2007) is aan scholen voor vbo, praktijkonderwijs en vbo-groen aan AOC’s aanvullende bekostiging verstrekt om het onderwijs praktijkgerichter vorm te geven via de aanpassing van lokalen en eventueel de inrichting. Het gaat hierbij om FES-middelen die zijn geoormerkt en afzonderlijk zichtbaar gemaakt moeten worden in de jaarrekening. Daarbij wordt ook de bouwkundige prestatieverklaring betrokken zoals bedoeld in artikel 17, respectievelijk 11 van de regelingen. Technocentra

1 december 2007

Speerpuntsubsidie(s) De speerpuntsubsidie wordt aangewend voor de doelen, welke zijn omschreven in artikel 7, lid 3 van Kaderregeling Technocentra 2006 tot en met 2010. De accountant let daarbij ook op de looptijd van het speerpuntproject. Als het technocentrum de speerpuntsubsidie(s) in het verslagjaar moet afrekenen en eventuele overschotten met OCW moet verrekenen, stelt de accountant van het technocentrum vast dat deze verrekening in de jaarrekening juist is verantwoord. Voor nog te besteden subsidies uit voorgaande jaren blijven de aanwijzingen uit voorgaande protocollen van kracht.

39

De accountant van het technocentrum richt zijn controle zodanig in dat hij kan verklaren dat geen onrechtmatige bestedingen voorkomen met een materieel belang dat groter is dan 1% van de totale bestedingen van de (geoormerkte) speerpuntsubsidies. Toleranties van de controle van de (geoormerkte) speerpuntsubsidies zijn gebaseerd op percentages die gelden voor het financieel jaarverslag van OCW, op grond van de richtlijnen van het Interdepartementaal Overleg Departementale Accountantsdiensten, alleen is de basis waarop deze tolerantie wordt bepaald geringer dan die van de jaarrekeningtolerantie. Het totaalbedrag van de bestedingen van de (geoormerkte) speerpuntsubsidies vormt een afzonderlijke massa waarop de toleranties voor de controle van de bestedingen moeten worden toegepast. Als de accountant van het technocentrum bestedingen constateert die in strijd zijn met de subsidievoorwaarden en deze hebben mogelijk invloed op de totale omvang van de (geoormerkte) speerpuntsubsidies, dan moet het technocentrum deze corrigeren. Als het technocentrum dit nalaat, dan neemt de instellingsaccountant dat op in een rapport van bevindingen, zoals vermeld in Accountantsproducten / rapportering. De speerpuntsubsidie wordt na beëindiging van het project vastgesteld op basis van de werkelijke kosten van het speerpuntproject met als maximum het bedrag van de verleende subsidie. Niet bestede subsidie moet worden terugbetaald. NWO-subsidies

1 december 2007

Naast OCW verstrekt ook de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO) subsidies aan de universiteiten. Onder deze subsidies worden ook begrepen de subsidies van Technologiestichting STW (STW) en ZonMw. De financiële verantwoording over deze subsidies vindt plaats via de jaarrekening van de universiteit. Bij de controle van deze subsidies gelden dezelfde bepalingen en controletoleranties, zoals vermeld in deze paragraaf voor de besteding van geoormerkte aanvullende subsidies. De controlecriteria vloeien voort uit de afzonderlijke subsidiebeschikkingen. De instellingsaccountant controleert de rechtmatigheid van de besteding van deze subsidiegelden. In afwijking van hetgeen is opgenomen in Accountantsproducten / rapportering, stuurt de instelling, indien van toepassing, een rapport van bevindingen naar NWO. Verslaggevingscriteria

1 juli 2007

De instellingsaccountant stelt vast dat de verantwoording voldoet aan de in de tabel genoemde verslaggevingscriteria.

40

2.4.6 Overige baten

1 juli 2007


* COS

* Regeling tot wijziging van de Subsidieregeling ESF-3 voor onderwijsinstellingen

2000-2006, bijlage 4 (controleprotocol)

* EU verdrag oneerlijke concurrentie

* Notitie Helderheid








•

Projecten in het kader van het Europees Sociaal Fonds

•

Contractactiviteiten voor derden

•

Notitie Helderheid BVE

•

Notitie Helderheid HO

•

Expertisecentrum Publiek-Privaat

•


Projecten in het kader van het Europees Sociaal Fonds

1 juli 2007

Scholen voor voortgezet onderwijs, ROC’s, AOC’s en Kenniscentra Beroepsonderwijs Bedrijfsleven kunnen deelnemen aan ESF-projecten in het kader van “ESF 2000-2006”. Voor deze regeling(en) zullen aanvullende accountantsverklaringen noodzakelijk zijn. Zie de Subsidieregeling gepubliceerd in Uitleg/Gele katern nr. 15 van 6 juni 2001, nr. 18a, deel 2, van 25 juli 2001, nr. 4 van 27 februari 2002, nr. 24 van 30 oktober 2002 , nr. 10 van 15 juni 2005 (voor de jaren 2000-2006) en de regeling van 21 april 2006 (Staatscourant van 28 april 2006 nummer 83). Voor de controle op ESF-subsidies bestaat een apart controleprotocol. Kortheidshalve wordt hier naar verwezen. Contractactiviteiten voor derden

1 juli 2007

Overheidsgelden mogen niet worden doorbetaald of ter beschikking worden gesteld aan derden zonder dat daar een schriftelijk vastgelegde economische tegenprestatie tegenover staat of als de doorbetaling niet past binnen de wettelijke taakuitvoering van de school of de instelling. Als er een economische tegenprestatie is vastgelegd, moet deze in verhouding staan tot de omvang van de overheidsgelden die ermee zijn gemoeid. Een gelijkwaardige tegenprestatie heeft te maken met ‘value for money’. Integrale kostprijs bestaat uit zowel vaste als variabele kosten. Afwijkingen van deze kostprijsberekening zijn toegestaan indien sprake is van producten of diensten die niet uit de markt kunnen worden gehaald, waaromtrent geen concurrentie bestaat of waar sprake is van een zodanige combinatie van of relatie met leer- en of onderzoekselementen dat het vervaardigen daarvan tot een unieke ervaring leidt. Overheidsgelden mogen niet zodanig worden aangewend dat er oneerlijke concurrentie ontstaat. Dit wettelijke verbod vloeit voort uit een EU-verdrag. Bij contractactiviteiten en andere vormen van maatschappelijke dienstverlening wordt ten minste de integrale kostprijs berekend en in rekening gebracht. 41

Het is de verantwoordelijkheid van de school of de instelling om te komen tot kostendekkende afspraken. Er mag geen concurrentievervalsing ontstaan. Van de instellingsaccountant wordt geen marktonderzoek verlangd. Wel stelt hij vast dat een kostendekkend tarief is berekend. Notitie Helderheid BVE (Publieke middelen in private activiteiten)

1 juli 2007

Voor het aanwenden van publieke middelen voor private activiteiten gelden de volgende voorwaarden: •

aan de wettelijke waarborgen die zijn gecreëerd rond het bekostigde onderwijs (dus de eisen omtrent

kwaliteit, toegankelijkheid en doelmatigheid) moet onverkort worden voldaan. Te allen tijde moet

de instelling die de bekostiging ontvangt zich jegens deelnemers en rijksoverheid controleerbaar

kunnen verantwoorden over alle uit de wet voortvloeiende verplichtingen;

•

publiek-private samenwerking is toegestaan, als daarmee een bijdrage kan worden geleverd aan het

realiseren van de doelstellingen van het beroepsonderwijs;

•

bij investering in een private rechtspersoon moet de doelstelling van die rechtspersoon (zoals

neergelegd in de statuten) in lijn zijn met de kerntaak waarvoor de instelling een rijksbijdrage

ontvangt (te weten: het verzorgen van beroepsonderwijs conform de WEB);

•

de investering in private activiteiten mag niet uitsluitend vanuit financieel oogmerk tot stand zijn

gebracht, maar moet bijdragen aan de kwaliteitsverhoging van het onderwijs en in het belang van de

deelnemers zijn;

•

de instelling dient zich ervan te overtuigen dat de activiteiten waarvoor de investering geschiedt

adequaat worden uitgevoerd;

•

de investering dient in redelijke verhouding te staan tot de te verwachten opbrengsten. Het

is de verantwoordelijkheid van de instelling om te komen tot kostendekkende afspraken. Er mag geen

concurrentievervalsing ontstaan;

•

de Regeling beleggen en belenen door instellingen voor onderwijs en onderzoek moet worden

nageleefd;

•

de instelling moet inzichtelijk maken hoeveel van de rijksbijdrage wordt besteed aan welke

werkzaamheden in het kader van publiek-private samenwerking.

Het is instellingen dus in beginsel toegestaan publieke middelen voor private activiteiten aan te wenden. Wel zal dan aan voornoemde voorwaarden moeten worden voldaan. Het is onrechtmatig om: •

restcapaciteit die (mede) met publiek geld is gefinancierd voor private activiteiten in te zetten zonder

ten minste de integrale kostprijs in rekening te brengen;

•

de rijksbijdrage aan te wenden om risico’s voortkomend uit de niet-primaire processen door

bijvoorbeeld een garantstelling af te dekken.

De instelling heeft een proces ingericht om vast te stellen of niet-gesubsidieerde of niet bekostigde activiteiten een meerwaarde hebben voor de publieke activiteiten in de zin van de door de staatssecretaris van Onderwijs omschreven wijze (Tweede Kamer 28 248, nr. 84). Voor verdere uitleg van de toegestane aanwending en verantwoording van publieke middelen voor private activiteiten wordt verwezen naar de brief met kenmerk HO/CBV/05/22162 die staatssecretaris Rutte op 20 juli 2005 aan de Tweede Kamer heeft gezonden. De instellingsaccountant stelt vast dat de instelling heeft voldaan aan de in Notitie Helderheid opgenomen voorwaarden ten aanzien van de aanwending van publieke middelen in private activiteiten.

42

Notitie Helderheid HO (Publieke middelen in private activiteiten)

1 juli 2007

Voor het aanwenden van publieke middelen voor private activiteiten gelden de volgende voorwaarden: •

De activiteit is in lijn met de werkzaamheden waarvoor de hogeschool of universiteit een rijksbijdrage

van de overheid ontvangt. Als activiteiten worden uitbesteed aan een private rechtspersoon, blijft de

hogeschool of universiteit verantwoordelijk voor de kwaliteit van de uitgevoerde activiteiten.

•

Uitgangspunt bij investeringen in private activiteiten is dat deze aansluiten op vastgestelde

onderwijscurricula en onderzoekslijnen en deze ondersteunen.

•

Investeren in een private activiteit moet dus bijdragen aan:

•

de kwaliteitsverhoging van het onderwijs en/of het onderzoek en/of

•

de kennisoverdracht aan de maatschappij en/of

•

de doelmatigheid of toegankelijkheid van het onderwijs.

De investering moet in redelijke verhouding staan met wat de uitvoerder moet doen. Het is de verantwoordelijkheid van de hogeschool of universiteit om afspraken te maken die de kosten van de private partij dekken. Er mag door de investering geen concurrentievervalsing ontstaan. Het is instellingen in beginsel dus toegestaan publieke middelen voor private activiteiten aan te wenden. Wel zal dan aan voornoemde voorwaarden moeten worden voldaan. Het is onrechtmatig om: •

restcapaciteit die (mede) met publiek geld is gefinancierd voor private activiteiten in te zetten zonder

ten minste de integrale kostprijs in rekening te brengen;

•

de rijksbijdrage aan te wenden om risico’s voortkomend uit de niet-primaire processen door

bijvoorbeeld een garantstelling af te dekken.

De instelling heeft een procedure ingericht om vast te stellen of niet bekostigde activiteiten een meerwaarde hebben voor de publieke activiteiten in de zin van de door de staatssecretaris van Onderwijs omschreven wijze (Tweede Kamer 28 248, nr. 84). Voor verdere uitleg van de toegestane aanwending en verantwoording van publieke middelen voor private activiteiten wordt verwezen naar de brief met kenmerk HO/CBV/05/22162 die staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap op 20 juli 2005 aan de Tweede Kamer heeft gezonden. De instellingsaccountant stelt vast dat de instelling heeft voldaan aan de in Notitie Helderheid opgenomen voorwaarden ten aanzien van de aanwending van publieke middelen in private activiteiten. Expertisecentrum Publiek-Privaat

1 juli 2007

OCW heeft het initiatief genomen om een expertisecentrum Publiek-Privaat (EPP) in te richten. Het expertisecentrum is opgezet vanaf 1 januari 2007. Het EPP zorgt voor het uitwerken en uitvoeren van het beleid van OCW over het gebruik door scholen/instellingen van publieke middelen voor private activiteiten. De taakopdracht van het EPP omvat alle onderwijssectoren en de sector wetenschap. Doel is de onderwijs en wetenschapsinstellingen – vooraf – duidelijkheid te geven over bestedingsdoeleinden van publieke middelen. Instellingen en instellingsaccountants kunnen contact opnemen met het expertisecentrum via mailadres [email protected]. Verslaggevingscriteria

1 juli 2007

De instellingsaccountant stelt vast dat de verantwoording voldoet aan de in de tabel genoemde verslaggevingscriteria.

43

2.4.7 Personele lasten

1 december 2007


* COS

* PO: art. 137 WPO

* PO: art. 131 WEC

* PO/VO: regeling zij-instromers

* PO/VO/BVE: subsidieregeling toekenning leraren in opleiding

* PO: Kaderbesluit Rechtspositie PO

* VO: Kaderbesluit rechtspositie VO (tot 1 juli 2007)

* CAO-PO

* CAO-VO

* CAO-BVE

* Regeling achterwege laten vermindering van de bekostiging bij niet-

herbenoeming ontslaguitkeringsgerechtigde ex-werknemers primair

onderwijs regeling, kenmerk CFI/BPO-2005/57525 van 17 mei 2005







* WOPT


•

Algemeen

•

Sector PO

•

Sector VO

•

Sectoren BVE/HO

•

Korting ziekteverlof

•

Topinkomens

•

Bezoldiging bestuurders sector HO

•

Wachtgelden PO

•

Werkloosheidsuitgaven VO

•

Werkloosheidsuitgaven hogescholen

•

Zij-instroom

Algemeen

1 januari 2006

Betrouwbaarheid van de verwerking van de salarisgegevens Met betrekking tot de betrouwbaarheid van de verwerking van salarisgegevens door het CASO-systeem wordt jaarlijks een “Third party mededeling” afgegeven. Op basis hiervan mag bij aanlevering door de school (van juiste en geautoriseerde salarismutaties) worden uitgegaan van een juiste verwerking en rapportage door het CASO-systeem.

44

Sector PO

1 december 2007

Verklaring omtrent gedrag Op grond van artikel 3, eerste lid van de Wet op het Primair Onderwijs en de Wet op de Expertisecentra moet de school van elke leerkracht beschikken over een verklaring omtrent gedrag. De instellingsaccountant controleert of de verklaring omtrent gedrag is opgenomen in het personeelsdossier. Kaderbesluit rechtspositie en CAO Het kaderbesluit rechtspositie PO is tot 1 juli 2007 van toepassing en dus relevant voor de controle. In het kaderbesluit zijn o.a. opgenomen de algemene arbeidsduur, functieomschrijving, uitgangspunten functiewaarderingssysteem van het personeel en functiebeloning. Ook de regels rond vakantie-uitkering en toekenning van een 13e maand zijn in het kaderbesluit opgenomen. De salaristabellen zijn de bijlagen bij het kaderbesluit. Het besluit geeft de kaders waarbinnen men verder zelf in de CAO afspraken kan maken. De instellingsaccountant controleert of de PO-school het kaderbesluit naleeft, vooral waar het gaat om aanstellingen, inschalingen, overige beloningen en ontslagbepalingen. Met ingang van 1 juli 2007 vervalt het kaderbesluit rechtspostie PO en gelden de CAO-afspraken voor de sector primair onderwijs die niet tot de OCW-regelingen behoren. De instellingsaccountant controleert of overeenkomstig de CAO-PO is gehandeld. Van de CAO afwijkende betalingen zijn onrechtmatig als zij in strijd zijn met de wettelijke bepalingen rond aanstelling en inschaling. Rechtmatig is alles wat binnen de CAO-afspraken valt, zolang deze niet strijdig zijn met de wet. Voor de sector PO gelden de financiële arbeidsvoorwaarden vermeld in de publicaties AP/A&A-2007/1990II van 16 februari 2007 en AP/A&A-2007/11262 van 11 april 2007. Sector VO

1 juli 2007

Verklaring omtrent gedrag Op grond van artikel 33, eerste lid, van de Wet op het voortgezet onderwijs moet de school van elke leraar beschikken over een verklaring omtrent gedrag. De instellingsaccountant controleert of de verklaring omtrent gedrag is opgenomen in het personeelsdossier. Kaderbesluit rechtspositie en CAO Het kaderbesluit rechtspositie VO is tot 1 juli 2007 van toepassing en dus relevant voor de controle. In het kaderbesluit zijn o.a. opgenomen de algemene arbeidsduur, functieomschrijving, uitgangspunten functiewaarderingssysteem van het personeel en functiebeloning. Ook de regels rond vakantie-uitkering en toekenning van een 13e maand zijn in het kaderbesluit opgenomen. De salaristabellen zijn de bijlage bij het kaderbesluit. Het besluit geeft de kaders waarbinnen men verder zelf in de CAO afspraken kan maken. De instellingsaccountant controleert of de VO-school het kaderbesluit naleeft, vooral waar het gaat om aanstellingen, inschalingen, overige beloningen en ontslagbepalingen. Met ingang van 1 juli 2007 vervalt het kaderbesluit rechtspositie VO en gelden de CAO-afspraken voor de sector voortgezet onderwijs die niet tot de OCW-regelingen behoren. De instellingsaccountant controleert of overeenkomstig de CAO-VO is gehandeld.

45

Van de CAO afwijkende betalingen zijn onrechtmatig als zij in strijd zijn met de wettelijke bepalingen rond aanstelling en inschaling. Rechtmatig is alles wat binnen de CAO-afspraken valt, zolang deze niet strijdig zijn met de wet. Voor de sector VO gelden de financiële arbeidsvoorwaarden vermeld in de publicaties AP/A&A-2007/1990II van 16 februari 2007 en AP/AenA-2007/11262 van 11 april 2007. Sectoren BVE/HO

1 december 2007

Verklaring omtrent gedrag in de BVE-sector Op grond van artikel 4.2.1., eerste lid respectievelijk 4.2.2., eerste lid respectievelijk 4.2a.1. van de WEB moet de instelling van elk personeelslid beschikken over een verklaring omtrent gedrag. De instellingsaccountant controleert of de verklaring omtrent gedrag is opgenomen in het personeelsdossier. CAO De instellingsaccountant controleert of overeenkomstig de CAO-BVE en HO is gehandeld. Van de CAO afwijkende betalingen zijn onrechtmatig als zij in strijd zijn met de wettelijke bepalingen rond aanstelling en inschaling. Rechtmatig is alles wat binnen de CAO-afspraken valt, zolang deze niet strijdig zijn met de wet. Korting ziekteverlof Sector PO/VO

1 januari 2006

De loondoorbetaling tijdens de eerste twee ziektejaren zal in totaal niet meer zijn dan 170% van het laatst verdiende loon. De loondoorbetaling vanaf het tweede ziektejaar wordt beperkt tot 70% over de verlofuren wegens ziekte. De instellingsaccountant stelt vast dat de loondoorbetaling in overeenstemming is met bovengenoemde percentages. Topinkomens

1 december 2007

Specifieke toleranties met betrekking tot topinkomens: Toleranties:

Rechtmatigheid

Getrouwe weergave

Controle tolerantie

0%

2% van de totale baten


0%

0%

46

•

Algemeen

•

Sector HO

Algemeen

1 december 2007

Op 1 maart 2006 is de Wet openbaarmaking uit Publieke middelen gefinancierde Topinkomens (WOPT) in werking getreden. De Wet is gepubliceerd in het Staatsbladnummer 95 d.d. 9 februari 2006. Op grond van deze wet moeten rechtspersonen of organisaties die volledig of in aanzienlijke mate uit publieke middelen worden gefinancierd beloningen openbaar maken voor zover deze het gemiddelde belastbare loon per jaar van ministers te boven gaat. In artikel 3 en artikel 7 van de wet is geregeld welke rechtspersonen onder de werking van de wet vallen. Het openbaar maken van de zogenoemde topinkomens moet plaatsvinden op de wijze zoals is geregeld in artikel 6 van de wet in het financieel verslagleggingsdocument; voor de rechtspersonen binnen de onderwijssectoren betekent dit het financiële jaarverslag, t.w. de jaarrekening (artikel 1 van de wet) en door het aanmelden bij de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). De accountantscontrole •

Voor deze post geldt een specifieke controle- en rapportagetolerantie (zie Algemeen voor

een toelichting).

•

De instellingsaccountant stelt, aan de hand van de administratie van de school/instelling

integraal vast of de opgave van de school/instelling op grond van de Wet openbaarmaking

uit Publieke middelen gefinancierde Topinkomens (WOPT) juist en volledig is.

•

De instellingsaccountant stelt in geval van een instelling in het Hoger Onderwijs tevens

integraal vast dat de afzonderlijke opgave van het bedrag van de bezoldiging per

(gewezen) lid van het College van Bestuur of de Centrale Directie en leden van de

Raad van Toezicht zoals vermeld in artikel 26, lid 12 van de Richtlijn jaarverslaggeving

Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek (zie ook artikel 640.425 van de

Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving) juist en volledig is.

•

De instellingsaccountant controleert in geval van de instelling in het Hoger Onderwijs of is

voldaan aan AMvB’s 308 en 518. Ook dit betreft een integrale controle.

De instellingsaccountant neemt geconstateerde fouten op in een rapport van bevindingen zoals vermeld in Accountantsproducten / rapportering. In aanvulling hierop neemt de instellingsaccountant, ongeacht de materialiteit, indien niet voldaan is aan de WOPT de standaard tekstpassage hieromtrent op in de accountantsverklaring onder de “Verklaring betreffende andere wettelijke voorschriften en/of voorschriften van regelgevende instanties”. Onderzoek moet op persoonsniveau worden uitgevoerd. Indien op persoonsniveau het belastbaar loon (samen met voorzieningen van beloningen betaalbaar op termijn) en/of uitkeringen in enige vorm, die het gevolg is van beëindiging van de arbeidsrelatie hoger zijn dan de norm, dan behoeft alleen de functie(s) in het financiële jaarverslag (jaarrekening) te worden vermeld. Reden hiervoor is dat één persoon soms binnen een organisatie meerdere functies kan bekleden, waaraan een aparte bezoldiging is verbonden. Documenten: •

Wet openbaarmaking uit Publieke middelen gefinancierde Topinkomens (WOPT);

Staatsblad nummer 95 d.d. 9-2-2006.

•

Wet op de Loonbelasting 1964.

•

Wijziging Richtlijn jaarverslaggeving hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek,

Staatscourant nummer 210, oktober 2005.

47

•

Informatiebrief over de Wet Openbaarmaking uit Publieke middelen gefinancierde Topinkomens

(WOPT), brief BZK dd. 8 februari 2006, zonder kenmerk. Inclusief het stroomschema waarmee kan

worden bepaald of de rechtspersoon onder de Wet valt.

•

Informatiebrief over de Wet Openbaarmaking uit Publieke middelen gefinancierde Topinkomens

(WOPT), brief BZK dd. 21 maart 2006, kenmerk 2006-0000086399.

Bezoldiging bestuurders sector HO

1 juli 2007

Naast de opname van de gegevens in verband met de invoering van de WOPT (zie het item Topinkomens voor alle onderwijssectoren) is voor de sector HO in de Richtlijn jaarverslaggeving hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek bepaald dat de beloning-/uitkeringsgegevens over (gewezen) leden van het College van Bestuur en leden van de Raad van Toezicht in het financiële jaarverslag (jaarrekening) moeten zijn opgenomen ongeacht de hoogte van beloning. In de brief van 31 januari 2007 met kenmerk CFI/EFA-2007/12520 M staat dat de Richtlijn en de WOPT verschillende uitgangspunten hanteren met betrekking tot de inkomensbegrippen en de te verstrekken gegevens en daarom is besloten de Richtlijn op dit punt aan te passen. Deze aanpassing zal worden meegenomen in de algehele bijstelling van de inrichtingsvereisten van het jaarverslag, die thans in voorbereiding zijn. Vooruitlopend hierop dient u ten behoeve van het jaarverslag 2007 zonder inachtneming van het gestelde in het 12e lid van artikel 26 van de eerdergenoemde Richtlijn, conform onderstaande tekst te handelen: “Opgegeven worden in de toelichting op de exploitatierekening de gegevens zoals die opgenomen dienen te worden krachtens de ‘Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens’ (WOPT). Van de afzonderlijke leden en gewezen leden van het College van Bestuur dienen deze gegevens te worden opgenomen ongeacht de hoogte van de bezoldiging”. In dit kader wordt voor hogescholen ook verwezen naar het Besluit (308) van 26 juni 2001, houdende regels betreffende de rechtspositie van de leden van de centrale directies en de colleges van bestuur van de hogescholen. Voor universiteiten is van belang het Besluit (518) van 6 augustus 1998, houdende onder meer nadere voorschriften betreffende de rechtspositie van leden van de colleges van bestuur van openbare universiteiten en van de Open Universiteit. De minimale controlewerkzaamheden zijn beschreven in het voor alle sectoren geldende gedeelte met betrekking tot Topinkomens. Wachtgelden PO

1 december 2007

Specifieke toleranties met betrekking tot wachtgelden: Toleranties:

Rechtmatigheid

Controletolerantie

0%


0%

Getrouwe weergave 2% van de totale baten

0%

48

1 december 2007

Voor deze post geldt een specifieke controle- en rapportagetolerantie (zie Algemeen voor een toelichting) De instellingsaccountant controleert of het bevoegd gezag de bepalingen over voorrang bij benoemingen (eigenwachtgelderbepalingen) naleeft. Bij het aanbieden van vacatures moet de school rekening houden met de (rest)beschikbaarheid die de wachtgelders hebben op grond van hun uitkeringen. Als deze bepalingen niet worden nageleefd controleert de instellingsaccountant of op de bekostiging in mindering gebracht is: de salarissen, toelagen, uitkeringen of andere bijdragen waarop aanspraak wordt gemaakt door personeel dat is benoemd met voorbijgaan aan de eigenwachtgelderbepalingen of aan personeel dat gebruik maakt van een regeling voor onvrijwillige werkloosheid of taakvermindering. Dit betekent dat de school vacatures moet splitsen als de omvang van de (rest)beschikbaarheid van de eigen wachtgelder(s) kleiner is dan de omvang van de vacatures. Dit geldt uiteraard niet als CFI de school heeft ontheven van de herbenoemingsverplichting. De publicatie “Toepassing bepaling eigen wachtgelders” van 1 november 1995 met kenmerk CFI/FPV-95/1680 (Uitleg/Gele Katern 1995, nummer 26 van 8 november 1995) gaat in op de verplichting om vacatures bij voorrang schriftelijk aan te bieden aan eigen wachtgelders, daarvan ontheffing te vragen en weigering van aangeboden vacatures te melden bij CFI. Als het bevoegd gezag wil afzien van het aanbieden van een vacature aan een eigen wachtgelder, zonder dat dit gevolgen heeft voor de rijksbijdrage, kan het bevoegd gezag een verzoek om ontheffing van de aanbiedingsverplichting indienen. Er moet dan wel worden voldaan aan de voorwaarden voor de ontheffing vermeld in de publicatie CFI/FPV-95/1680 (Uitleg/Gele Katern 1995, nummer 26 van 8 november 1995). In de “Regeling achterwege laten vermindering van de bekostiging bij niet-herbenoeming ontslaguitkeringsgerechtigde ex-werknemers primair onderwijs” van 17 mei 2005 met kenmerk CFI/BPO-2005/57525 (Gele Katern nummer 9 van 1 juni 2005) staat bij welk soort verzoeken, in welke omstandigheden en onder welke voorwaarden er geen ontheffingsverzoek meer behoeft te worden ingediend. De instellingsaccountant stelt in geval van vacatures waarbij voorbij is gegaan aan een (toekomstige) ontslaguitkeringsgerechtigde ex-werknemer (eigen wachtgelder) vast dat: •

geen nieuw personeel is aangesteld;

•

van geen enkel personeelslid de betrekkingsomvang is uitgebreid;

•

van geen enkel personeelslid de tijdelijke aanstelling is verlengd;

•

van geen enkel personeelslid de tijdelijke aanstelling is omgezet in een vast dienstverband.

De benoeming in een vacature van een ander dan een eigen wachtgelder blijft alleen zonder financiële gevolgen als: •

de administratie van het bevoegd gezag van de school een beschikking van CFI bevat waarin bepaald

is dat geen korting op de rijksbijdrage zal worden toegepast;

•

schriftelijk aangetoond kan worden dat een eigen wachtgelder van 57,5 of ouder afziet van

aanvaarding van een vacature; deze mogelijkheid is uitsluitend mogelijk voor ontslaggenietenden die:

•

vanaf 1 januari 2003 een WW-uitkering krijgen;

•

op 1 januari 2003 57,5 jaar of ouder waren, en;

•

tot 1 januairi 2003 op grond van de overgangsbepaling BWOO onder het BWOO vielen.

49

•

aangetoond kan worden dat de vacature schriftelijk is aangeboden aan alle eigen wachtgelders die

deze kunnen vervullen én dat alle benaderde wachtgelders te kennen hebben gegeven de aangeboden

functie niet te willen aanvaarden;

•

aangetoond kan worden dat is voldaan aan de criteria voor automatische ontheffing als bedoeld in de

regeling CFI/BPO-2005/57525.

De instellingsaccountant controleert of het bevoegd gezag de salarissen, toelagen, uitkeringen of andere bijdragen waarop aanspraak wordt gemaakt door personeel dat langer dan 1 jaar anders dan wegens vervanging onafgebroken, met een onderbreking van een week of minder, dan wel met een of meer onderbrekingen gedurende een schoolvakantie, in een gelijksoortige functie in tijdelijke dienst verbonden is geweest aan een school van het bevoegd gezag op de bekostiging in mindering heeft gebracht. De instellingsaccountant controleert of het bevoegd gezag op de bekostiging in mindering heeft gebracht: de kosten van werkloosheidsuitkeringen, suppleties inzake arbeidsongeschiktheid alsmede uitkeringen wegens ziekte en arbeidsongeschiktheid van gewezen personeel anders dan op grond van de Ziektewet. Dit is niet van toepassing, indien het Participatiefonds voorafgaand aan het ontslag heeft ingestemd met het ten laste van het Participatiefonds brengen van de kosten van uitkeringen of suppleties als bedoeld in de eerste volzin. De instellingsaccountant moet de toepassing van bovenstaande procedures jaarlijks integraal controleren. Als blijkt dat een bevoegd gezag zich niet aan de wachtgeldregelgeving heeft gehouden, neemt de instellingsaccountant dit op in een rapport van bevindingen zoals vermeld in Accountantsproducten / rapportering. De instellingsaccountant vermeldt de financiële gevolgen van het niet-naleven van de wachtgeldbepalingen. Uiterlijk 1 maart 2008 ontvangen de instellingen een overzicht eigen wachtgelders. Kosten werkloosheidsuitkeringen VO

1 juli 2007

Kosten van werkloosheidsuitkeringen, suppleties inzake arbeidsongeschiktheid alsmede uitkeringen wegens ziekte en arbeidsongeschiktheid anders dan op grond van de Ziektewet. Met ingang van 1 januari 2007 zijn artikel 96n van de WVO en artikel 15f van het bekostigingsbesluit WVO i n werking getreden. Deze artikelen hebben betrekking op de vermindering van de bekostiging van de VO-scholen met de kosten van uitkeringen als hierboven bedoeld. In het kort komt het er op neer dat in de reguliere bekostiging voor het jaar 2007 (en verder) een component is opgenomen ter bestrijding van de kosten van uitkeringen. Een deel van de kosten wordt door de sector VO als collectief gedragen. Dit gebeurt via een inhouding op de reguliere bekostiging. Een deel moet door de scholen als individuele werkgevers worden gedragen. Hiervoor worden beschikkingen (rekeningen) aan de scholen gezonden. Het betreft dan kosten van de kosten behorend bij oude ontslagen die door het PF zijn aangemerkt als vermijdbaar (de negatief getoetste ontslagen) en 25% van nieuwe uitkeringen, gerelateerd aan ontslagen op of na 1-1-2007. Voor meer informatie wordt verwezen naar: •

de algemene informatie brief van de minister van OCW die u in november 2006 heeft ontvangen

(VO/F-2006/39399) en

•

de tekst van de hierboven genoemde artikelen ( 96n WVO en 15f bekostigingsbesluit WVO) en

•

de Regeling nadere voorschriften met betrekking tot de verrekening van de uitkeringskosten

van 16-11-2006 (VO/F-2006/40694).

50

Werkloosheidsuitgaven

1 juli 2007

Hogescholen Door de decentralisatie van de arbeidsvoorwaarden naar de werkgevers in de hbo-sector is er sprake van de uitvoering van een zogenaamde derdenopdracht door CFI, waarvoor de minister van OCW geen opdrachtgever is. Derhalve is besloten dat CFI haar taken m.b.t. de administratievoering van de wachtgelden per 1 januari 2007 zal neerleggen. De taken zijn per die datum –in opdracht van de HBO-Raad- overgenomen door LMA (Loyalis Maatwerk Administraties) te Heerlen. Zij-instroom

Sector PO en VO

1 juli 2007

De regeling zij-instromers 2004-2006 (Gele katern nummer 11/12 van 7 juli 2004) is niet geoormerkt. Hierdoor hoeft geen verrekening meer plaats te vinden van de eventueel niet-bestede gelden of overschotten, tenzij er sprake is van een voortijdige beëindiging van het dienstverband van de zij-instromer die niet wordt gevolgd door een andere benoeming of aanstelling als zij-instromer. In dit geval moet de ontvangen subsidie voor die zij-instromer, verminderd met de al voor die zij-instromer gemaakte kosten, worden verrekend. De instellingsaccountant controleert of in bijlage D2 van het jaarverslag bij rubriek 3 Niet geoormerkt in de kolom Te verrekenen de ontvangen subsidie voor de zij-instromer die voortijdig het dienstverband heeft beëindigd, verminderd met de al voor deze zij-instromer gemaakte kosten, als positief bedrag is opgenomen. De instellingsaccountant adviseert de school de noodzakelijke correctie in de jaarrekening te verwerken. Als de instellingsaccountant constateert dat de correctie niet heeft plaatsgevonden dan neemt de instellingsaccountant dit op in een rapport van bevindingen zoals vermeld in Accountantsproducten / rapportering. 2.4.8 Overige instellingslasten

1 juli 2007


* COS








51

•

Vergoeding tweede correctie ondergebracht in lumpsum VO

•

Europees aanbesteden

•


Vergoeding tweede correctie ondergebracht in lumpsum VO

Sector VO

1 juli 2007

De onkostenvergoeding voor de tweede correctie eindexamens is met ingang van 1 januari 2007 opgenomen in de lumpsum bekostiging VO. De vergoeding is een tegemoetkoming in de gemaakte kosten door de corrector en is uitdrukkelijk niet bedoeld als vergoeding voor verrichte werkzaamheden. De tweede corrector kan zich voor een vergoeding voortaan wenden tot het bevoegd gezag en geen declaratie meer indienen bij de IB-Groep. Het bevoegd gezag bepaalt zelf hoe het hierin handelt. Voor docenten in het VAVO en het particulier onderwijs blijft de situatie ongewijzigd. Europees aanbesteden

1 juli 2007

Europees aanbesteden kan van toepassing zijn op deze post. Zie Europese aanbesteding voor een toelichting en minimale controlewerkzaamheden. Verslaggevingscriteria

1 juli 2007

De instellingsaccountant stelt vast dat de verantwoording voldoet aan de in de tabel genoemde verslaggevingscriteria. 2.5 Jaarverslag / Bestuursverslag

1 juli 2007


* COS




* OCW-Richtlijn Jaarverslaggeving HO, Hoofdstuk 3 en 4

* Notitie Helderheid

* Regeling beleggen en belenen door instellingen voor onderwijs en

onderzoek, kenmerk FVE-2001/57965N van 13 juli 2001

* Besluit samenwerking VO-BVE

* WVO artikel 25a

52

•

Algemeen

•

Voldoen aan de wettelijke bepalingen

•

Specifieke elementen

•

Verenigbaarheid met de jaarrekening

•

SLOA-instellingen

•

Rapportering

Algemeen

1 juli 2007

Met betrekking tot het jaarverslag voert de instellingsaccountant de volgende werkzaamheden uit: •

hij stelt vast dat het jaarverslag aan de wettelijke bepalingen voldoet;

•

hij stelt vast dat het jaarverslag/bestuursverslag verenigbaar is met de jaarrekening.

Voldoen aan de wettelijke bepalingen

1 december 2007

OCW legt instellingen/scholen via verschillende weten regelgeving op om bepaalde informatie in het jaarverslag op te nemen. Daarmee is dat een rechtmatigheidscriterium voor de accountantscontrole. Het betreft hier een formele controle: de instellingsaccountant stelt vast dat de instelling/school volledig voldaan heeft aan haar plicht om gegeven de in de weten regelgeving genoemde elementen verslag te doen in het jaarverslag. De instellingsaccountant stelt daarmee vast dat de verantwoording voldoet aan de in de tabel genoemde verslaggevingscriteria. Zie voor de limitatieve opsomming de verslaggevingscriteria in de hierboven opgenomen tabel. De hieronder opgenomen specifieke elementen bevatten een concretisering van enkele verslaggevingscriteria. Specifieke elementen

1 december 2007

•

Helderheid BVE

De instellingsaccountant stelt vast dat aan de in de helderheidsnotitie opgenomen

verslaggevingseisen is voldaan. Hij stelt tevens vast dat over niet-gesubsidieerde of niet

bekostigde activiteiten verslag wordt gedaan in het jaarverslag/bestuursverslag.

•

Helderheid HO

De instellingsaccountant stelt vast dat aan de in de helderheidsnotitie opgenomen

verslaggevingseisen is voldaan. Hij stelt tevens vast dat over niet bekostigde activiteiten

verslag wordt gedaan in het jaarverslag/bestuursverslag.

•

Samenwerkingsverbanden VO/BVE

De instellingsaccountant stelt vast dat in de jaarstukken van zowel de BVE-instelling als

de VO-school een overzicht wordt verstrekt van leerlingen die overstappen van

een VO-school naar een andere VO-school resp. BVE-instelling in het kader van deze

samenwerkingsverbanden. Het overzicht wordt gesorteerd per periode van overstap (een

periode van 3 maanden) en onderwijssoort/studie van overstap (BOL of BBL

of andere school).

•

Artikel 2 van de regeling beleggen en belenen door instellingen voor onderwijs en onderzoek

(Treasurybeleid)

De instellingsaccountant stelt vast dat de instelling in het jaarverslag ten aanzien van de

publieke middelen ten minste verslag doet van:

•

het beleid en de uitvoering ten aanzien van het beleggen

en belenen;

•

de soorten en omvang van de beleggingen en beleningen;

•

de looptijden van de beleggingen en beleningen.

53

Verenigbaarheid met de jaarrekening

1 juli 2007

Bij het vaststellen van de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening neemt de instellingsaccountant in zijn beoordeling de van toepassing zijnde (zie hierboven) weten regelgeving mee in zijn vaststelling. Daarmee heeft het vaststellen van de verenigbaarheid een andere reikwijdte dan voor accountants gebruikelijk is. Immers, door het gedetailleerd voorschrijven van op te nemen informatie in het jaarverslag neemt ook de kans toe dat deze informatie niet verenigbaar is met de jaarrekening. SLOA-instellingen

1 december 2007

1 juli 2007

SLOA-instellingen hoeven geen jaarverslag of bestuursverslag in te dienen. Rapportering

De instellingsaccountant brengt zijn oordeel omtrent de verenigbaarheid tot uitdrukking in de accountantsverklaring (Verklaring betreffende andere wettelijke voorschriften en/of voorschriften van regelgevende instanties). Als het jaarverslag van de school/instelling niet verenigbaar is met de jaarrekening of het jaarverslag bevat niet alle verplichte elementen dan neemt de instellingsaccountant dit op in een rapport van bevindingen zoals vermeld in Accountantsproducten / rapportering. 2.6 Accountantsverklaringen inzake de jaarrekening

1 december 2007

•

Algemeen

•

Sector PO

•

Sector PO (gemeentelijke scholen voor PO zonder zelfstandige rechtspersoonlijkheid)

•

Sector PO (REC’s)

•

Sector VO

•

Sector VO (gemeentelijke scholen voor VO zonder zelfstandige rechtspersoonlijkheid)

•

Sector VO (SLOA-instellingen)

•

Sector BVE (ROC’s, AOC’s, IPC’s, Vakinstellingen, de instituten voor doven,

de Hogescholen die deeltijd BOL in het mbo verzorgen en Kenniscentra

Beroepsonderwijs Bedrijfsleven)

•

Sector BVE (Technocentra)

•

Sector HO

Algemeen

1 december 2007

Als de instellingsaccountant op grond van zijn bevindingen een andere dan een goedkeurende verklaring afgeeft, moet hij een afwijkende tekst hanteren. Het feit dat hij een andere dan een goedkeurende verklaring heeft afgegeven moet hij vermelden op het zogenoemde Aanbiedingsformulier, dat bij de indiening van de jaarrekening bij CFI moet worden gebruikt. Ook geeft de instellingsaccountant op het Aanbiedingsformulier aan of er een afzonderlijk rapport van bevindingen is opgesteld. Aandachtspunt: Als de instellingsaccountant een andere dan een goedkeurende verklaring afgeeft, dan sluit hij voor wat betreft de oordeelsparagraaf aan bij de teksten van hoofdstuk 1 van de “Controle en Overige Standaarden” deel Voorbeeldteksten), uitgegeven door het NIVRA.

54

Sector PO

1 december 2007

Goedkeurende accountantsverklaring: jaarrekening PO zelfstandige scholen (1a) Aan: Opdrachtgever Accountantsverklaring Verklaring betreffende de jaarrekening Wij hebben de (in dit verslag/rapport opgenomen) jaarrekening 2007 van … (naam entiteit) te … (statutaire vestigingsplaats) bestaande uit de balans per … 2007 en de exploitatierekening over 2007 met de toelichting gecontroleerd. Verantwoordelijkheid van het bestuur Het bestuur van de entiteit is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening die het vermogen en resultaat getrouw dient weer te geven, alsmede voor het opstellen van het bestuursverslag, beide in overeenstemming met de Regeling jaarverslag primair onderwijs en (voortgezet) speciaal onderwijs (PO/B&V2005/11131). Tevens is het bestuur van de entiteit verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de in de relevante weten regelgeving opgenomen bepalingen. Deze verantwoordelijkheden omvatten onder meer: het ontwerpen, invoeren en in stand houden van een intern beheersingssysteem relevant voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van vermogen en resultaat, zodanig dat deze geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevat en voor de naleving van de relevante weten regelgeving, het kiezen en toepassen van aanvaardbare grondslagen voor financiële verslaggeving en het maken van schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle, als bedoeld in artikel 171, vierde lid van de Wet op het primair onderwijs respectievelijk artikel 157, vierde lid van de Wet op de expertisecentra

*).

Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands

recht waaronder het controleprotocol OCW 2007. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico’s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van vermogen en resultaat alsmede het voor de naleving van de betreffende wet en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van de entiteit. Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving en van de redelijkheid van schattingen die het bestuur van de entiteit heeft gemaakt, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. 55

Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Oordeel Naar ons oordeel geeft de jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van … (naam entiteit) per … 2007 en van het resultaat over 2007 in overeenstemming met de Regeling jaarverslag primair onderwijs en (voortgezet) speciaal onderwijs (PO/B&V-2005/11131). Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties over 2007 voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming zijn met de in de relevante weten regelgeving opgenomen bepalingen, zoals die in het controleprotocol OCW 2007 zijn vermeld. Verklaring betreffende andere wettelijke voorschriften en/of voorschriften van regelgevende instanties

1)

Verder melden wij dat het bestuursverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. Voorts merken wij op dat niet is voldaan aan de wettelijke verplichting tot vermelding van de informatie over topinkomens (artikel 6 van de Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens).

2)

Plaats, datum Naam accountantsorganisatie Naam externe accountant en ondertekening met die naam

*)

Opnemen in de verklaring hetgeen van toepassing is op het betreffende bestuur.

1)

Indien geen voorschriften van toepassing zijn op basis waarvan de accountant een afzonderlijke verklaring dient af te geven, dan wordt

de verklaring betreffende andere wettelijke voorschriften en/of voorschriften van regelgevende instanties achterwege gelaten.

2)

Uitzonderingsrapportage indien niet is voldaan aan de WOPT.

Sector PO (scholen zonder zelfstandige rechtspersoonlijkheid) 1 december 2007 Goedkeurende accountantsverklaring: financiële jaarverslaggeving PO gemeentelijke scholen (1b) Aan: Opdrachtgever Accountantsverklaring Verklaring betreffende de financiële jaarverslaggeving Wij hebben de (in dit verslag/rapport opgenomen) financiële jaarverslaggeving 2007 van de gemeentelijke scho(o)l(en) voor primair onderwijs zonder zelfstandige rechtspersoonlijkheid van gemeente … (naam gemeente) bestaande uit de balans per … 2007 en de exploitatierekening over 2007 met de toelichting gecontroleerd. Verantwoordelijkheid van het bestuur Het College van Burgemeester en Wethouders van gemeente …(naam gemeente) is verantwoordelijk voor het opmaken van de financiële jaarverslaggeving die het vermogen en resultaat getrouw dient weer te geven, 56

alsmede voor het opstellen van het bestuursverslag, beide in overeenstemming met de Regeling jaarverslag primair onderwijs en (voortgezet) speciaal onderwijs (PO/B&V-2005/11131). Tevens is het College van Burgemeester en Wethouders verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de financiële jaarverslaggeving verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de in de relevante weten regelgeving opgenomen bepalingen. Deze verantwoordelijkheden omvatten onder meer: het ontwerpen, invoeren en in stand houden van een intern beheersingssysteem relevant voor het opmaken van en getrouw weergeven in de financiële jaarverslaggeving van vermogen en resultaat, zodanig dat deze geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevat en voor de naleving van de relevante weten regelgeving, het kiezen en toepassen van aanvaardbare grondslagen voor financiële verslaggeving en het maken van schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de financiële jaarverslaggeving op basis van onze controle, als bedoeld in artikel 171, vierde lid van de Wet op het primair onderwijs respectievelijk artikel 157, vierde lid van de Wet op de expertisecentra

*).

Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming

met Nederlands recht waaronder het controleprotocol OCW 2007. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de financiële jaarverslaggeving geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de financiële jaarverslaggeving. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico’s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in de financiële jaarverslaggeving van vermogen en resultaat alsmede het voor de naleving van de betreffende wet en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van de entiteit. Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving en van de redelijkheid van schattingen die het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente heeft gemaakt, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de financiële jaarverslaggeving. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Oordeel Naar ons oordeel geeft de financiële jaarverslaggeving een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van de gemeentelijke scho(o)l(en) voor primair onderwijs zonder zelfstandige rechtspersoonlijkheid van gemeente … (naam gemeente) per … 2007 en van het resultaat over 2007 in overeenstemming met de Regeling jaarverslag primair onderwijs en (voortgezet) speciaal onderwijs (PO/B&V2005/11131).

57

Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze financiële jaarverslaggeving verantwoorde baten, lasten en balansmutaties over 2007 voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming zijn met de in de relevante weten regelgeving opgenomen bepalingen, zoals die in het controleprotocol OCW 2007 zijn vermeld. Verklaring betreffende andere wettelijke voorschriften en/of voorschriften van regelgevende instanties.

3)

Verder melden wij dat het bestuursverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de financiële jaarverslaggeving. Voorts merken wij op dat niet is voldaan aan de wettelijke verplichting tot vermelding van de informatie over topinkomens (artikel 6 van de Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens).

4)


*)

Opnemen in de verklaring hetgeen van toepassing is op het betreffende bestuur.

3)



4)


Sector PO (REC’s)

1 december 2006

Goedkeurende accountantsverklaring: jaarrekening REC’s (1d) Aan: Opdrachtgever Accountantsverklaring Verklaring betreffende de jaarrekening Wij hebben de (in dit verslag/rapport opgenomen) jaarrekening 2007 van … (naam entiteit) te … (statutaire vestigingsplaats) bestaande uit de balans per … 2007 en de exploitatierekening over 2007 met de toelichting gecontroleerd. Verantwoordelijkheid van het bestuur Het bestuur van de entiteit is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening die het vermogen en resultaat getrouw dient weer te geven, alsmede voor het opstellen van het bestuursverslag, beide in overeenstemming met de Regeling jaarverslag primair onderwijs en (voortgezet) speciaal onderwijs (PO/B&V2005/11131). Tevens is het bestuur van de entiteit verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de in de relevante weten regelgeving opgenomen bepalingen. Deze verantwoordelijkheden omvatten onder meer: het ontwerpen, invoeren en in stand houden van een intern beheersingssysteem relevant voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van vermogen en resultaat, zodanig dat deze geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevat en voor de naleving van de relevante weten regelgeving, het kiezen en toepassen van

58

aanvaardbare grondslagen voor financiële verslaggeving en het maken van schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle, als bedoeld in artikel 157, vierde lid van de Wet op de expertisecentra. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht waaronder het controleprotocol OCW 2007. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico’s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van vermogen en resultaat alsmede het voor de naleving van de betreffende wet en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van de entiteit. Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving en van de redelijkheid van schattingen die het bestuur van de entiteit heeft gemaakt, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Oordeel Naar ons oordeel geeft de jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van … (naam entiteit) per … 2007 en van het resultaat over 2007 in overeenstemming met de Regeling jaarverslag primair onderwijs en (voortgezet) speciaal onderwijs (PO/B&V-2005/11131). Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties over 2007 voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming zijn met de in de relevante weten regelgeving opgenomen bepalingen, zoals die in het controleprotocol OCW 2007 zijn vermeld. Verklaring betreffende andere wettelijke voorschriften en/of voorschriften van regelgevende instanties.

5)


6)

Plaats, datum Naam accountantsorganisatie Naam externe accountant en ondertekening met die naam 59

5)

Indien geen voorschriften van toepassing zijn op basis waarvan de accountant een afzonderlijke verklaring dient af te geven,dan wordt

de verklaring betreffende andere wettelijke voorschriften en/of voorschriften van regelgevende instantiesachterwege gelaten.

6)


Sector VO

1 december 2007

Goedkeurende accountantsverklaring: jaarrekening VO zelfstandige scholen (2a) Aan: Opdrachtgever Accountantsverklaring Verklaring betreffende de jaarrekening Wij hebben de (in dit verslag/rapport opgenomen) jaarrekening 2007 van … (naam bevoegd gezag) te … (statutaire vestigingsplaats) bestaande uit de balans per … 2007 en de exploitatierekening over 2007 met de toelichting gecontroleerd. Verantwoordelijkheid van het bevoegd gezag Het bevoegd gezag van de scho(o)l (en) is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening die het vermogen en resultaat getrouw dient weer te geven, alsmede voor het opstellen van het bestuursverslag, beide in overeenstemming met de Regeling jaarverslag scholen voor voortgezet onderwijs met ingang van verslagjaar 2002 (CFI-FVE-2001/119406). Tevens is het bevoegd gezag bestuur van de scho(o)l (en) verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de in de relevante weten regelgeving opgenomen bepalingen. Deze verantwoordelijkheden omvatten onder meer: het ontwerpen, invoeren en in stand houden van een intern beheersingssysteem relevant voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van vermogen en resultaat, zodanig dat deze geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevat en voor de naleving van de relevante weten regelgeving, het kiezen en toepassen van aanvaardbare grondslagen voor financiële verslaggeving en het maken van schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle, als bedoeld in artikel 18, derde lid van het Bekostigingsbesluit W.V.O. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht waaronder het controleprotocol OCW 2007. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico’s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van vermogen en resultaat alsmede het voor de naleving van de betreffende wet en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van de scho(o)l (en). Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie 60

van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving en van de redelijkheid van schattingen die het bevoegd gezag van de scho(o)l (en) heeft gemaakt, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van jaarrekening. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Oordeel Naar ons oordeel geeft de jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van … (naam bevoegd gezag) per … 2007 en van het resultaat over 2007 in overeenstemming met de Regeling jaarverslag scholen voor voortgezet onderwijs met ingang van verslagjaar 2002 (CFI-FVE2001/119406). Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties over 2007 voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming zijn met de in de relevante weten regelgeving opgenomen bepalingen, zoals die in het controleprotocol OCW 2007 zijn vermeld. Verklaring betreffende andere wettelijke voorschriften en/of voorschriften van regelgevende instanties.

7)


8)


7)



8)


Sector VO (gemeentelijke scholen)

1 december 2007

Goedkeurende accountantsverklaring: financiële jaarverslaggeving VO gemeentelijke scholen (2b) Aan: Opdrachtgever Accountantsverklaring Verklaring betreffende de financiële jaarverslaggeving Wij hebben de (in dit verslag/rapport opgenomen) financiële jaarverslaggeving 2007 van de gemeentelijke scho(o)l(en) voor voortgezet onderwijs zonder zelfstandige rechtspersoonlijkheid van gemeente … (naam gemeente) bestaande uit de balans per … 2007 en de exploitatierekening over 2007 met de toelichting gecontroleerd.

61

Verantwoordelijkheid van het bevoegd gezag Het bevoegd gezag van de scho(o)l (en) is verantwoordelijk voor het opmaken van de financiële jaarverslaggeving die het vermogen en resultaat getrouw dient weer te geven, alsmede voor het opstellen van het bestuursverslag, beide in overeenstemming met de Regeling jaarverslag scholen voor voortgezet onderwijs met ingang van verslagjaar 2002 (CFI-FVE-2001/119406). Tevens is het bevoegd gezag verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de financiële jaarverslaggeving verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de in de relevante weten regelgeving opgenomen bepalingen. Deze verantwoordelijkheden omvatten onder meer: het ontwerpen, invoeren en in stand houden van een intern beheersingssysteem relevant voor het opmaken van en getrouw weergeven in de financiële jaarverslaggeving van vermogen en resultaat, zodanig dat deze geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevat en voor de naleving van de relevante weten regelgeving, het kiezen en toepassen van aanvaardbare grondslagen voor financiële verslaggeving en het maken van schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de financiële jaarverslaggeving op basis van onze controle, als bedoeld in artikel 18, derde lid van het Bekostigingsbesluit W.V.O. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht waaronder het controleprotocol OCW 2007. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de financiële jaarverslaggeving geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de financiële jaarverslaggeving. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico’s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in de financiële jaarverslaggeving van vermogen en resultaat alsmede het voor de naleving van de betreffende weten regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van de entiteit. Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving en van de redelijkheid van schattingen die het bevoegd gezag heeft gemaakt, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de financiële jaarverslaggeving. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Oordeel Naar ons oordeel geeft de financiële jaarverslaggeving een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van de gemeentelijke scho(o)l(en) voor voortgezet onderwijs zonder zelfstandige rechtspersoonlijkheid van gemeente … (naam gemeente) per … 2007 en van het resultaat over 2007 in overeenstemming met de Regeling jaarverslag scholen voor voortgezet onderwijs met ingang van verslagjaar 2002 (CFI-FVE-2001/119406).

62

Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze financiële jaarverslaggeving verantwoorde baten, lasten en balansmutaties over 2007 voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming zijn met de in de relevante weten regelgeving opgenomen bepalingen, zoals die in het controleprotocol OCW 2007 zijn vermeld. Verklaring betreffende andere wettelijke voorschriften en/of voorschriften van regelgevende instanties.

9)

Verder melden wij dat het bestuursverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de financiële jaarverslaggeving. Voorts merken wij op dat niet is voldaan aan de wettelijke verplichting tot vermelding van de informatie over topinkomens (artikel 6 van de Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens).

10)


9)



10)


Sector VO (SLOA-instellingen)

1 december 2007

Goedkeurende accountantsverklaring: jaarrekening SLOA-instellingen (2e) Aan: Opdrachtgever Accountantsverklaring Verklaring betreffende de jaarrekening Wij hebben de (in dit verslag/rapport opgenomen) jaarrekening 2007 van … (naam bevoegd gezag) te … (statutaire vestigingsplaats) bestaande uit de balans per … 2007 en de exploitatierekening over 2007 met de toelichting gecontroleerd. Verantwoordelijkheid van het bestuur Het bestuur van de instelling is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening die het vermogen en resultaat getrouw dient weer te geven in overeenstemming met de Wet subsidiëring landelijke onderwijsondersteunende activiteiten (SLOA). Tevens is het bestuur van de instelling verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de in de relevante weten regelgeving opgenomen bepalingen. Deze verantwoordelijkheden omvatten onder meer: het ontwerpen, invoeren en in stand houden van een intern beheersingssysteem relevant voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van vermogen en resultaat, zodanig dat deze geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevat en voor de naleving van de relevante weten regelgeving, het kiezen en toepassen van aanvaardbare grondslagen voor financiële verslaggeving en het maken van schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn.

63

Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle, als bedoeld in artikel 5, tweede lid van het Uitvoeringsbesluit Wet SLOA. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht waaronder het controleprotocol OCW 2007. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico’s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van vermogen en resultaat alsmede het voor de naleving van de betreffende wet en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van de instelling. Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving en van de redelijkheid van schattingen die het bestuur van de instelling heeft gemaakt, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van jaarrekening. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Oordeel Naar ons oordeel geeft de jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van … (naam bevoegd gezag) per … 2007 en van het resultaat over 2007 in overeenstemming met de Wet subsidiëring landelijke onderwijsondersteunende activiteiten (SLOA). Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties over 2007 voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming zijn met de in de relevante weten regelgeving opgenomen bepalingen, zoals die in het controleprotocol OCW 2007 zijn vermeld. Verklaring betreffende andere wettelijke voorschriften en/of voorschriften van regelgevende instanties.

11)


12)


64

11)



12)


Sector BVE

1 december 2006

Goedkeurende accountantsverklaring: jaarrekening BVE (3a) Aan: Opdrachtgever Accountantsverklaring Verklaring betreffende de jaarrekening Wij hebben de (in dit verslag/rapport opgenomen) jaarrekening 2007 van … (naam entiteit) te … (statutaire vestigingsplaats) bestaande uit de balans per … 2007 en de exploitatierekening over 2007 met de toelichting gecontroleerd. Verantwoordelijkheid van het bestuur Het bestuur van de entiteit is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening die het vermogen en resultaat getrouw dient weer te geven, alsmede voor het opstellen van het bestuursverslag, beide in overeenstemming met de Regeling Financieel jaarverslag voor instellingen/organen in de sector BVE met ingang van het verslagjaar 2002 (CFI-FVE-2001/119405) en brief F&A 2003/13276M. Tevens is het bestuur van de entiteit verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de in de relevante weten regelgeving opgenomen bepalingen. Deze verantwoordelijkheden omvatten onder meer: het ontwerpen, invoeren en in stand houden van een intern beheersingssysteem relevant voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van vermogen en resultaat, zodanig dat deze geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevat en voor de naleving van de relevante weten regelgeving, het kiezen en toepassen van aanvaardbare grondslagen voor financiële verslaggeving en het maken van schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle, als bedoeld in artikel 2.5.3, tweede lid van de Wet educatie en beroepsonderwijs. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht waaronder het controleprotocol OCW 2007. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico’s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van vermogen en resultaat alsmede het voor de naleving van de betreffende wet en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van de entiteit. Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving en van de redelijkheid van schattingen die het bestuur van de entiteit heeft gemaakt, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening.

65

Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Oordeel Naar ons oordeel geeft de jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van … (naam entiteit) per … 2007 en van het resultaat over 2007 in overeenstemming met de Regeling Financieel jaarverslag voor instellingen/organen in de sector BVE met ingang van het verslagjaar 2002 (CFI-FVE-2001/119405) en brief F&A 2003/13276M. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties over 2007 voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming zijn met de in de relevante weten regelgeving opgenomen bepalingen, zoals die in het controleprotocol OCW 2007 zijn vermeld. Verklaring betreffende andere wettelijke voorschriften en/of voorschriften van regelgevende instanties. 13) Verder melden wij dat het bestuursverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. Voorts merken wij op dat niet is voldaan aan de wettelijke verplichting tot vermelding van de informatie over topinkomens (artikel 6 van de Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens).

14)


13)



14)


Sector BVE (Technocentra)

1 december 2007

Goedkeurende accountantsverklaring: jaarrekening Technocentrum (3d) Aan: Opdrachtgever Accountantsverklaring Verklaring betreffende de jaarrekening Wij hebben de (in dit verslag/rapport opgenomen) jaarrekening 2007 van … (naam entiteit) te … (statutaire vestigingsplaats) bestaande uit de balans per … 2007 en de exploitatierekening over 2007 met de toelichting gecontroleerd. Verantwoordelijkheid van het bestuur Het bestuur van de entiteit is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening die het vermogen en resultaat getrouw dient weer te geven, alsmede voor het opstellen van het bestuursverslag, beide in overeenstemming met de Regeling Financieel jaarverslag voor instellingen/organen in de sector BVE met ingang van het verslagjaar 2002 (CFI/FVE-2001/119405). Tevens is het bestuur van de entiteit verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de in de relevante 66

weten regelgeving opgenomen bepalingen. Deze verantwoordelijkheden omvatten onder meer: het ontwerpen, invoeren en in stand houden van een intern beheersingssysteem relevant voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van vermogen en resultaat, zodanig dat deze geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevat en voor de naleving van de relevante weten regelgeving, het kiezen en toepassen van aanvaardbare grondslagen voor financiële verslaggeving en het maken van schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle, als bedoeld in artikel 23 lid 3 van de Kaderregeling Technocentra 2006 tot en met 2010. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht waaronder het controleprotocol OCW 2007. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico’s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van vermogen en resultaat alsmede het voor de naleving van de betreffende wet en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van de entiteit. Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving en van de redelijkheid van schattingen die het bestuur van de entiteit heeft gemaakt, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Oordeel Naar ons oordeel geeft de jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van … (naam entiteit) per … 2007 en van het resultaat over 2007 in overeenstemming met de Regeling Financieel jaarverslag voor instellingen/organen in de sector BVE met ingang van het verslagjaar 2002 (CFI/FVE-2001/119405). Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties over 2007 voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming zijn met de in de relevante weten regelgeving opgenomen bepalingen, zoals die in het controleprotocol OCW 2007 zijn vermeld. Verklaring betreffende andere wettelijke voorschriften en/of voorschriften van regelgevende instanties

15)

Verder melden wij dat het bestuursverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. Voorts merken wij op dat niet is voldaan aan de wettelijke verplichting tot vermelding van de informatie over topinkomens (artikel 6 van de Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens)

16)

67


15)


de verklaring betreffende andere wettelijke voorschriften en/of voorschriften van regelgevende instanties achterwege gelaten

16)

Uitzonderingsrapportage indien niet is voldaan aan de WOPT

Sector HO

1 december 2006

Goedkeurende accountantsverklaring: jaarrekening HBO en WO (4a) Aan: Opdrachtgever Accountantsverklaring Verklaring betreffende de jaarrekening Wij hebben de (in dit verslag/rapport opgenomen) jaarrekening 2007 van … (naam entiteit) te … (statutaire vestigingsplaats) bestaande uit de balans per … 2007 en de exploitatierekening over 2007 met de toelichting gecontroleerd. Verantwoordelijkheid van het bestuur Het bestuur van de entiteit is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening die het vermogen en resultaat getrouw dient weer te geven, alsmede voor het opstellen van het jaarverslag, beide in overeenstemming met de Richtlijn jaarverslaggeving hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek, laatstelijk gewijzigd op 18 oktober 2005(CFI/EFA-2005/130785). Tevens is het bestuur van de entiteit verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de in de relevante weten regelgeving opgenomen bepalingen. Deze verantwoordelijkheden omvatten onder meer: het ontwerpen, invoeren en in stand houden van een intern beheersingssysteem relevant voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van vermogen en resultaat, zodanig dat deze geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevat en voor de naleving van de relevante weten regelgeving, het kiezen en toepassen van aanvaardbare grondslagen voor financiële verslaggeving en het maken van schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle, als bedoeld in artikel 2.9, derde lid van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht waaronder het controleprotocol OCW 2007. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico’s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van vermogen en resultaat 68

alsmede het voor de naleving van de betreffende wet en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van de entiteit. Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving en van de redelijkheid van schattingen die het bestuur van de entiteit heeft gemaakt, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Oordeel Naar ons oordeel geeft de jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van … (naam entiteit) per … 2007 en van het resultaat over 2007 in overeenstemming met de Richtlijn jaarverslaggeving hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek, laatstelijk gewijzigd op 18 oktober 2005(CFI/EFA-2005/130785). Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties over 2007 voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming zijn met de in de relevante weten regelgeving opgenomen bepalingen, zoals die in het controleprotocol OCW 2007 zijn vermeld. Verklaring betreffende andere wettelijke voorschriften en/of voorschriften van regelgevende instanties. Verder melden wij dat het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening zoals vereist in artikel 34, lid 5 van de Richtlijn jaarverslaggeving hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek, laatstelijk gewijzigd op 18 oktober 2005(CFI/EFA-2005/130785). Voorts merken wij op dat niet is voldaan aan de wettelijke verplichting tot vermelding van de informatie over topinkomens (artikel 6 van de Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens).

17)


17)


Aandachtspunt: De hogeschool en universiteit verstrekt de jaarrekening, de daarbij behorende accountantsverklaring en het jaarverslag aan CFI met het formulier “Aanbieding jaarstukken 2007 Instellingen/organisaties WO universiteiten”. Volgens artikel 2.9 van de WHW moet voor 1 juli volgend op het verslagjaar een verslag ingezonden worden bestaande uit de jaarrekening met bijbehorende begroting, het jaarverslag en overige financiële gegevens.

69

3 Controle bekostigingsgegevens

3.1 Inleiding

1 december 2007

De bekostigingsgegevens bepalen in belangrijke mate de hoogte van de bekostiging/rijksbijdrage. Het is daarom van groot belang dat de instellingsaccountant primair de juistheid van deze bekostigingsgegevens vaststelt. Hij geeft daarover een afzonderlijk assurance-rapport af. Krachtens de onderwijswetgeving wordt een accountantsverklaring bij de bekostigingsgegevens gevraagd. Door de wijziging van het verklaringenstelsel geeft de instellingsaccountant vanaf 2007 echter niet langer een accountantsverklaring af bij de bekostigingsgegevens maar een assurance-rapport. Deze rapportagevorm wordt gebruikt als andere aspecten dan alleen de getrouwheid van de financiële informatie moeten worden getoetst en als het andere informatie dan historische financiële informatie betreft, zoals bij de bekostigingsgegevens het geval is. Voor een assurance-rapport is COS 3000 leidend, waarbij OCW bepaalt dat het assurance-rapport hetzelfde zekerheidsniveau dient te verschaffen als voorheen de accountantsverklaring. Assurance-opdrachten die leiden tot een assurance-rapport moeten aan vergelijkbare kwaliteitseisen voldoen als assuranceopdrachten die leiden tot een accountantsverklaring. In dit controleprotocol wordt voor elke sector in een afzonderlijk gedeelte de werking van het bekostigingssysteem kort beschreven en de zaken die van belang zijn bij de controle door de instellingsaccountant op de bekostigingsgegevens. Vervolgens worden het tijdpad en de wijze waarop de controle moet worden uitgevoerd geschetst. Aan het einde van elk onderdeel treft u de tekst aan van het af te geven goedkeurende assurance-rapport. Voor het omgaan met geconstateerde fouten met betrekking tot de rechtmatigheid geldt voor de accountantscontrole van de bekostigingsgegevens dat fouten die invloed kunnen hebben op de hoogte van de rijksbijdrage OCW/LNV moeten worden gecorrigeerd door de school/instelling. Als deze fouten niet door de school/instelling (kunnen) worden gecorrigeerd dan informeert de instellingsaccountant het bevoegd gezag/bestuur en het interne toezichthoudende orgaan hierover conform de geldende beroepsvoorschriften en handelt als volgt: •

bij materiële fouten (≥ 1% van de rijksbijdrage): materiële fouten hebben invloed op de strekking

van het assurance-rapport en worden uit dien hoofde in het assurance-rapport toegelicht;

•

bij niet-materiële fouten (< 1% van de rijksbijdrage): niet-materiële fouten worden opgenomen

in een rapport van bevindingen zoals uiteengezet in Accountantsproducten / rapportering. Omdat

OCW het uitgangspunt hanteert dat fouten door de instelling worden gecorrigeerd is dit rapport een

uitzonderingsrapportage en wordt door de instelling, indien van toepassing, aan CFI gezonden.

Het is de verantwoordelijkheid van de school/instelling in de sectoren VO, BVE en HO om de bekostigingsgegevens voorzien van een goedkeurend assurance-rapport bij de IB-Groep in te dienen. De IBGroep accepteert alleen goedkeurende assurance-rapporten. De IB-Groep kan en zal geen interpretatie doen van de gestuurde gegevens. Niet-goedkeurende assurance-rapporten en/of die niet voldoen aan de eisen van dit controleprotocol, worden door de IB-groep teruggestuurd naar de school/instelling. De instelling is ervoor verantwoordelijk dat er alsnog binnen de gestelde termijn een assurance-rapport wordt ingestuurd dat voldoet aan de eisen van dit controleprotocol.

70

De scholen in de sector PO sturen het assurance-rapport naar CFI. Als de instellingsaccountant op grond van zijn bevindingen een ander dan een goedkeurend assurance-rapport afgeeft, moet hij een afwijkende tekst hanteren. Zie hiervoor Standaard 3000 vanaf paragraaf 51 van de ‘Nadere voorschriften Controle- en overige standaarden (NV COS)’ van het NIVRA. Het feit dat hij een ander dan een goedkeurend assurance-rapport afgeeft of een eventueel separaat rapport van bevindingen moet hij duidelijk aangeven op de aanbiedingsbrief bij het assurance-rapport en het aanbiedingsformulier dat bij de indiening van de (jaarrekening bij CFI) moet worden gebruikt. Daarbij worden alle fouten, onjuistheden en onzekerheden opgenomen die van invloed (kunnen) zijn op de totale omvang van de door OCW dan wel LNV verstrekte en/of te verstrekken bijdragen. Tot slot wordt opgemerkt dat bij het ontbreken van een tijdig ingediend goedkeurend assurance-rapport voor de betreffende scholen/instellingen het sanctiebeleid van toepassing is.

71

3.2 Controleprocedure bekostigingsgegevens sector PO

1 december 2007

De besturen ontvangen met ingang van 1 augustus 2006 een lumpsumbudget dat is gebaseerd op een bedrag per leerling. De personele lumpsum is opgebouwd uit een vast basisbedrag en variabele bedragen die worden berekend met de leerlingtelgegevens, de gewogen gemiddelde leeftijd van de leraren en de te verrekenen uitkeringen. De bekostigingsgegevens PO bestaan uit de volgende controleobjecten: •

overzicht Geregistreerde Telgegevens (OGT). In dit overzicht zijn de leerlinggegevens opgenomen;

•

formulier “Gewogen gemiddelde leeftijd per 1 oktober 2007”. Dit formulier bevat de gegevens over de

gewogen gemiddelde leeftijd van leraren;

•

overzicht “Ontvangen uitkeringen in mindering gebracht”. Dit formulier bevat een overzicht van

de bedragen die in het voorgaande jaar in de periode vanaf december (t-2) tot en met november

(t-1) in mindering zijn gebracht.

De controleprocedure voor Regionale expertisecentra (REC’s) is afzonderlijk opgenomen.

Het controleobject is het Overzicht Geregistreerde Telgegevens (OGT).

3.2.1 Leerlinggegevens 3.2.1.1 Beschrijving van de systematiek

1 december 2007

Bij alle scholen in het primair onderwijs vormt het aantal leerlingen per leeftijdsgroep én per gewichtscategorie op de peildatum 1 oktober (t-1), de grondslag voor de berekening van de rijksbijdrage. In tegenstelling tot de overige bekostigingsgegevens in het PO wordt ten aanzien van de controle van de leerlinggegevens geen inhoudelijke controle van de instellingsaccountant gevraagd, maar een administratieve aansluiting. De inhoudelijke juistheid van de leerlinggegevens inclusief leerling gebonden financiering (rugzak) wordt gewaarborgd door werkzaamheden van de Auditdienst van OCW. De instellingsaccountant formuleert in het assurance-rapport zijn conclusie omtrent de juistheid van de bekostigingsgegevens. Met betrekking tot de leerlinggegevens wordt daarmee de juistheid van de administratieve aansluiting bedoeld. 3.2.1.2 Controle-object voor de instellingsaccountant

1 december 2007

Het controleobject in het kader van de leerlinggegevens is het Overzicht Geregistreerde Telgegevens (OGT), en maakt daarmee onderdeel uit van de bekostigingsgegevens PO. Het primair onderwijs kent vier schoolsoorten en per schoolsoort wijkt de controle op de leerlinggegevens enigszins af. Per schoolsoort wordt aangegeven waarop de berekening van het lumpsumbudget wordt gebaseerd: •

Basisscholen:

•

het aantal leerlingen van 4 tot en met 7 jaar;

•

het aantal leerlingen van 8 jaar en ouder;

•

het aantal leerlingen in een bepaalde gewichtscategorie;

•

Speciale scholen voor basisonderwijs:

•

het aantal leerlingen;

•

het aantal leerlingen dat behoort tot een culturele minderheid;

•

Scholen voor (voortgezet) speciaal onderwijs (WEC-scholen):

•

het aantal leerlingen tot 8 jaar, onderscheiden naar schoolsoort;

•

het aantal leerlingen van 8 jaar en ouder, onderscheiden naar schoolsoort;

•

het aantal leerlingen dat behoort tot een culturele minderheid; 72

•

Centrale diensten van de samenwerkingsverbanden WSNS:

•

voor een centrale dienst wordt de bekostiging afgeleid van de gegevens die bij de basisscholen al door de instellingsaccountant zijn gecontroleerd;

De instellingsaccountant controleert de volgende leerlingentellingen en GGL: Schoolsoort

Groei-

Groei-

1-10-‘07

16-1-‘08

1-3-‘08

GGL

tellingen

tellingen

leerlingen

groei-

groei-

1-10

1-1-’07 t/m

eerste

telling

telling

2007

1-06-‘07

schooldag

2007 t/m

1-12-‘07

Basisschool

P

P

P+M

-

M

P

-

-

P+M

-

-

P

-

-

P+M

P+M

-

P

expertisecentra -

-

P+M

-

-

-

Varende kleuters -

-

P+M

-

-

-

-

-

-

-

-

Speciale school voor Basisonderwijs (SBAO) School voor (voorgezet) Speciaal onderwijs Regionale

Rijdende scholen*)

-

-

= n.v.t.

P

= personele vergoeding is hierop gebaseerd

M

= materiële vergoeding is hierop gebaseerd

*

= rijdende scholen geen controle op tellingen

73

3.2.1.3 Inrichting van de controle

1 december 2007

De instellingsaccountant voert de volgende controles uit: Voor de basisschool stelt hij vast dat: •

het aantal leerlingen per leeftijdsgroep en

•

het aantal leerlingen per gewichtscategorie

volgens de Overzicht Geregistreerde Telgegevens (OGT-formulier) overeenkomt met •

het telformulier en

•

de leerlingenlijst

Voor de speciale scholen voor basisonderwijs stelt hij vast dat: •

het aantal leerlingen en

•

het aantal leerlingen dat behoort tot een culturele minderheid


het telformulier en

•

de leerlingenlijst

Voor de Scholen voor (voortgezet) speciaal onderwijs (WEC-scholen) stelt hij vast dat: •

het aantal leerlingen tot 8 jaar, onderscheiden naar schoolsoort;

•

het aantal leerlingen van 8 jaar en ouder, onderscheiden naar schoolsoort;

•

het aantal leerlingen dat behoort tot een culturele minderheid;


het telformulier en

•

de leerlingenlijst

3.2.1.3.1 Overige controlewerkzaamheden De instellingsaccountant stelt vast dat de leerlingenlijst is ondertekend door de directeur van de school. Als de instellingsaccountant onjuistheden constateert bij de uitvoering van bovenstaande controles dan meldt de instellingsaccountant dit aan het bestuur. Op basis van de bevindingen van de instellingsaccountant wijzigt het bestuur het OGT-formulier, dat vervolgens door de instellingsaccountant wordt gewaarmerkt, waarna het bestuur het formulier opstuurt naar CFI. De instellingsaccountant controleert bij de controle van het volgende jaar of de bevindingen door CFI juist zijn verwerkt. 3.2.2 Gewogen gemiddelde leeftijd leraren

3.2.2.1 Beschrijving van de systematiek

1 december 2007

In het primair onderwijs wordt voor elke school een lumpsumbudget vastgesteld dat vrij besteedbaar is. De gewogen gemiddelde leeftijd (GGL) van de leraren van een school speelt een belangrijke rol bij de berekening van het lumpsumbudget. De gewogen gemiddelde leeftijd wordt bepaald naar de situatie op de peildatum 1 oktober. De GGL wordt als volgt berekend:

74

GGL=

Som (Betrekkingsomvang leraar X leeftijd) van alle leraren Som betrekkingsomvang van alle leraren op de school

Daarbij geldt voor de berekening:

•

Leraren ouder dan 50 jaar

= 50 jaar

•

GGL uitkomst < 30 jaar

= 30 jaar

•

Uitkomsten tussenberekeningen

: sommen worden afgerond op

•

GGL uitkomst

4 decimalen : wordt afgerond op 2 decimalen.

Begrip Leraar voor de berekening: Onder leraar als bedoeld in het eerste lid wordt verstaan elk personeelslid dat is aangesteld in een onderwijsgevende functie als bedoeld in artikel 151 van Rechtspositiebesluit WPO/WEC, zoals dat luidde op 31 juli 2005, met uitzondering van: leraren in opleiding als bedoeld in artikel 191, onderdeel a, van dat besluit en personeelsleden die in dienst zijn of van wie de betrekkingsomvang is uitgebreid in verband met vervanging, voor zover de kosten van deze dienstbetrekking of uitbreiding van de betrekkingsomvang ten laste komen van de in artikel 183 van de WPO of artikel 169 van de WEC bedoelde rechtspersoon. Samenvoeging scholen: In geval van een samenvoeging wordt er één GGL, als boven, berekend voor alle leraren van de bij de samenvoeging betrokken scholen. 3.2.2.2 Controle-object voor de instellingsaccountant

1 december 2007

Het controleobject in het kader van de ‘gewogen gemiddelde leeftijd leraren’ (GGL) is het Formulier “Gewogen gemiddelde leeftijd per 1 oktober 2007”, en maakt daarmee onderdeel uit van de bekostigingsgegevens PO. 3.2.2.3 Inrichting van de controle

1 december 2007

•

De besturen ontvangen begin 2008 ten behoeve van de controle door de instellingsaccountant het

voorbedrukte formulier ‘Gewogen gemiddelde leeftijd per 1 oktober 2007’.

•

De instellingsaccountant richt de controle zodanig in dat onjuistheden groter dan 1% van

de gewogen gemiddelde leeftijd worden ontdekt. Uiteraard moeten alle geconstateerde

fouten, ongeacht het materiële belang, worden gecorrigeerd. Op basis van de bevindingen van de

instellingsaccountant brengt het bestuur op het formulier “Gewogen gemiddelde leeftijd”

per 1 oktober 2007 correcties aan, dat vervolgens door de instellingsaccountant wordt gewaarmerkt.

Daarna stuurt het bevoegd gezag dit gecorrigeerde formulier tezamen met het assurance-rapport

bij de bekostigingsgegevens naar CFI. De instellingsaccountant controleert bij de controle van

het volgende jaar of de bevindingen door CFI juist zijn verwerkt.

•

Bij het bepalen van de bekostiging speelt de GGL geen rol bij de Centrale Dienst (CD) en bij het

Regionale Expertise Centrum.

•

Het is de school niet toegestaan om voorafgaand aan de teldatum personeel tijdelijk te ontslaan,

uitsluitend met het oogmerk de GGL positief te beïnvloeden.

75

3.2.2.4 Controle-items

1 december 2007

Bij de controle op de juistheid van de geregistreerde leeftijden en betrekkingsomvang van de leraren die voor de GGL van belang zijn, stelt de instellingsaccountant vast dat: •

de personeelsleden die zijn uitgezonderd op het begrip leraar buiten de gegevens voor

de berekening zijn gelaten;

•

alle personeelsleden die bij de berekening betrokken moeten worden ook daadwerkelijk in

de berekeningen zijn opgenomen;

•

direct voor de teldatum ontslagen leraren en de aanstellingen direct daarna. Als de

instellingsaccountant hierbij acties constateert die uitsluitend de bedoeling hebben om de

GGL positief te beïnvloeden of bij twijfel hierover, dan neemt de instellingsaccountant dat

op in een rapport van bevindingen.

Het bestuur van de school kan ervoor kiezen om de controle op de juistheid van de berekening van de GGL door de instellingsaccountant te laten ondersteunen door een third party mededeling (TPM) over de juistheid van de berekening door het salarispakket. 3.2.3 Jaarlijkse afrekening opgave uitkeringen

1 december 2007


1 december 2007

Het gaat hierbij om de uitkeringen of toelagen betreffende personeelsleden welke in het jaar 2007 zijn ontvangen ingevolge de volgende wetten: •

de ziektewet (ZW);

•

de Wet arbeid en zorg (WAZO);

•

de Wet op de arbeidsongeschiktheidsverzekering (WAO);

•

en de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA).

Uitkeringen ingevolge genoemde wetten worden door het UWV betaald aan het bestuur. Naast deze uitkering ontvangt het bestuur ook een lumpsumbudget. Om een dubbele bekostiging te voorkomen moet het bestuur de ontvangen uitkeringen met het ministerie verrekenen. Dit geldt alleen voor personeel dat voor de verplichte verzekering is aangesloten bij het Vervangingsfonds (dit is uiteengezet in de regeling “In mindering brengen uitkeringen”, kenmerk PO/BenB-2006/26267 gepubliceerd in Staatscourant nummer 227 van 21 november 2006). Het bestuur meldt de ontvangen uitkeringen maandelijks aan CFI. CFI verrekent per kwartaal de opgegeven uitkeringen met de bekostiging bedoeld in artikel 137 van de WPO respectievelijk 131 van de WEC. Het bestuur ontvangt jaarlijks, uiterlijk in februari, van CFI een overzicht van de bedragen die in het voorafgaande jaar, In de periode vanaf december (t-2) tot en met november (t-1), in mindering zijn gebracht (overzicht ‘Ontvangen uitkeringen in mindering gebracht’). Uiterlijk 1 juli van elk jaar wordt bij het Assurance-rapport over de bekostigingsgegevens een door de instellingsaccountant gewaarmerkt overzicht ‘Ontvangen uitkeringen in mindering gebracht’ gevoegd. CFI verrekent de correcties die bij de accountantscontrole zijn aangebracht met de bekostiging. Specifiek gaat het in de praktijk onder meer over uitkeringen in de volgende situaties: •

zwangerschapsverlof/bevallingsverlof;

•

herintredende arbeidsgehandicapten;

•

werknemers die niet kunnen werken omdat ze een orgaan afstaan;

•

stagiaires en oproep- of invalkrachten die ziek worden;

•

werknemers die ziek zijn bij ontslag;

76

•

werknemers van wie het dienstverband is beëindigd en die hierna ziek worden;

•

adoptie- en pleegzorgverlof;

•

palliatief verlof.

3.2.3.2 Controle-object voor de instellingsaccountant

1 december 2007

Het controleobject in het kader van de ‘Jaarlijkse afrekening opgave uitkeringen’ is het Overzicht “Ontvangen uitkeringen in mindering gebracht”, en maakt daarmee onderdeel uit van de bekostigingsgegevens PO. De besturen ontvangen begin 2008 het overzicht “Ontvangen uitkeringen in mindering gebracht”. 3.2.3.3 Inrichting van de controle

1 december 2007

De instellingsaccountants stelt vast dat: •

de bedragen vermeld op het CFI- overzicht ‘Ontvangen uitkeringen in mindering gebracht’

overeenkomen met de ontvangen uitkeringen, zoals geregistreerd in de administratie van

de instelling gedurende de overeenkomstige periode;

•

de bij CASO aangesloten besturen de in 2006 niet verrekende bedragen (alsnog) in de

vangnetapplicatie hebben ingebracht;

•

voor uitkeringen of toelagen betreffende personeelsleden welke in het jaar 2007 zijn

ontvangen op grond van de Wet op de arbeidsongeschiktheidsverzekering (WAO),

voor zover de gelden betrekking hebben op personeelsleden die langer dan 30 maanden

arbeidsongeschikt zijn, geldt het volgende. Wanneer de kosten van de vervanging van het

personeelslid voor wie recht bestaat op de uitkering of toelage na 30 maanden

arbeidsongeschikt ten laste komen van het Vervangingsfonds, stelt de instellingsaccountant

vast dat de ontvangen uitkering of toelage aan het Vervangingsfonds is afgedragen.

Indien er afwijkingen zijn in de bedragen, vermeldt hij deze afwijkingen op het overzicht ‘Ontvangen uitkeringen in mindering gebracht’. Hij waarmerkt het overzicht, waarna het bestuur het gewaarmerkte overzicht uiterlijk 1 juli van elk jaar inzendt. Indien het schoolbestuur heeft verzuimd om een of meer ontvangen uitkeringen tijdig te melden op een zodanig moment dat CFI deze uiterlijk 30 november 2006 heeft kunnen inhouden, dan wordt het betreffende bedrag als schuld opgenomen in de jaarrekening. Het schoolbestuur draagt er zorg voor dat het bedrag alsnog aan CFI wordt gemeld op een zodanig tijdstip dat CFI het bedrag in december 2008 kan inhouden. Deze melding moet op de gebruikelijke wijze worden gedaan. Deelnemers aan Caso moeten het te corrigeren bedrag aan Caso melden vóór de sluitingsdatum van november 2008. Bevoegde gezagsorganen die gebruik maken van een ander salarisverwerkingssysteem moeten het bedrag aan CFI melden voor 20 november 2008. 3.2.4 Regionale expertisecentra (REC’s) 3.2.4.1 Beschrijving van de systematiek

1 december 2006

Voor de gehandicapte kinderen in het primair onderwijs zijn in het kader van de Wet op de expertisecentra 33 REC’s opgericht. De REC’s hebben naast het coördineren van ondersteuningstaken op het onderwijskundige gebied eveneens de taak tot het instandhouden van een commissie voor de indicatiestelling. Voor de uitvoering van haar taken ontvangt het REC een vergoeding van het rijk. De vergoeding voor een REC wordt per schooljaar vastgesteld en wordt in twaalf gelijke maandelijkse betalingen voldaan. Aan het begin van elk schooljaar stuurt CFI een beschikking met de door hem berekende vergoeding.

77

De grondslag voor de vergoeding is gebaseerd op de Wet op de Expertisecentra (WEC) en bestaat uit de volgende componenten: •

Vaste voet

•

Het aantal scholen dat deelneemt aan het REC op de peildatum 1-8-(t)

•

Het aantal leerlingen dat in de periode van 1 oktober (t-2) tot 1 oktober (t-1), op grond van artikel

28c, eerste lid WEC, een bevestigende beoordeling heeft ontvangen. Dit aantal wordt verhoogd met

een bij algemene maatregel van bestuur vastgesteld percentage, dat afhankelijk kan zijn van het

cluster, bedoeld in artikel 2, vierde lid WEC, waartoe het REC behoort. Het verhoogde aantal

leerlingen wordt rekenkundig afgerond op een geheel getal.

Jaarlijks, voor 15 oktober (t) zendt het REC een opgave in van de leerlingen die in de periode van 1 oktober (t-1) tot 1 oktober (t) een bevestigende beoordeling hebben ontvangen. 3.2.4.2 Controle-object voor de instellingsaccountant

1 december 2007

Het controleobject in het kader van de controle van de bekostigingsgegevens van de Regionale expertisecentra zijn de Overzichten Geregistreerde Telgegevens (OGT) op peildatum 1 oktober van jaar t-1 en 1 oktober van jaar t. Voor de controle door de instellingsaccountant is de bekostigingsbeschikking het uitgangspunt. De juistheid van de gegevens vermeld in deze beschikking kan worden vastgesteld aan de hand van het aantal afgegeven bevestigende beoordelingen. 3.2.4.3 Inrichting van de controle

1 december 2007

De instellingsaccountant stelt vast dat het aantal opgegeven bevestigende beoordelingen in de periode van 1 oktober 2006 tot 1 oktober 2007 zoals opgenomen in de bekostigingsbeschikking overeenkomt met de leerlingenadministratie en het Overzicht geregistreerde telgegevens (OGT-formulier) op de peildatum 1 oktober 2007 Als de instellingsaccountant onjuistheden constateert bij de uitvoering van bovenstaande controles dan meldt de instellingsaccountant dit aan het bestuur. Op basis van de bevindingen van de instellingsaccountant wijzigt het bestuur het OGT-formulier, dat vervolgens door de instellingsaccountant wordt gewaarmerkt, waarna het bestuur het formulier opstuurt naar CFI. De instellingsaccountant controleert bij de controle van het volgende jaar of de bevindingen juist zijn verwerkt. 3.2.5 Documenten PO •

Documenten PO

•

REC’s

Documenten PO

1 december 2007

Het bevoegd gezag van een instelling stuurt vóór 1 juli 2008 naast het jaarverslag de onderstaande documenten naar CFI, postbus 606, 2700 ML Zoetermeer: •

een accountantsverklaring inzake de jaarrekening;

•

een assurance-rapport inzake de juistheid van de bekostigingsgegevens, te weten:

•

de gewaarmerkte ‘Overzichten Geregistreerde Telgegevens’ indien de instellingsaccountant hierop

correcties heeft aangebracht;

•

de gewaarmerkte formulieren ‘Gewogen gemiddelde leeftijd’, indien de instellingsaccountant hierop

correcties heeft aangebracht.

•

het gewaarmerkte overzicht “Ontvangen uitkeringen in mindering gebracht”, indien de

instellingsaccountant hierop correcties heeft aangebracht.

78

Documenten REC’s

1 december 2007

Het bevoegd gezag van het REC stuurt voor 1 juli 2008 naast het jaarverslag het onderstaande document naar CFI, postbus 606, 2700 ML Zoetermeer: •

een accountantsverklaring inzake de jaarrekening;

•

een assurance-rapport inzake de juistheid van de bekostigingsgegevens, te weten:

•

de gewaarmerkte ‘Overzichten Geregistreerde Telgegevens’ indien de instellingsaccountant hierop

correcties heeft aangebracht;

•

het gewaarmerkte overzicht “Ontvangen uitkeringen in mindering gebracht”, indien de

instellingsaccountant hierop correcties heeft aangebracht.

3.2.6 Assurance-rapporten • Algemeen • Assurance-rapport PO • Assurance-rapport REC’s Algemeen

1 december 2007

Als de instellingsaccountant een andere dan een goedkeurende verklaring afgeeft, dan moet hij aansluiten bij de teksten vermeld in de Controle- en overige standaarden (COS), uitgegeven door het NIVRA. Goedkeurend assurance-rapport PO

1 december 2007

Voorgeschreven tekst voor het goedkeurende assurance-rapport over de juistheid van de bekostigingsgegevens voor scholen voor Primair Onderwijs (1c) Aan: Opdrachtgever Assurance-rapport bij de bekostigingsgegevens ten behoeve van de rijksbijdrage 2008, afgegeven ten behoeve van de Informatie Beheer Groep en de minister van onderwijs, cultuur en wetenschap. Opdracht en verantwoordelijkheden Wij hebben onderzocht of de bijgevoegde, door ons gewaarmerkte opgave(n) van de bekostigingsgegevens van ... (naam school) … te … (zetel) de bekostigingsgegevens ten behoeve van de berekening van de rijksbijdrage 2008, als bedoeld in artikel 69, lid 1 van de wet op het primair onderwijs juist weergeeft (weergeven). Deze bekostigingsgegevens betreffen de leerlinggegevens vermeld op het formulier per telling genaamd: het Overzicht Geregistreerde Telgegevens (OGT), de gegevens van leraren vermeld op het formulier “Gewogen gemiddelde leeftijd per 1 oktober 2007” (GGL) en de gegevens van de uitkeringen vermeld op het formulier “Ontvangen uitkeringen in mindering gebracht”. De opgave(n) is (zijn) opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bevoegd gezag van de school. Het is onze verantwoordelijkheid een assurance-rapport inzake de juistheid van de opgave(n) te verstrekken. Werkzaamheden Wij hebben ons onderzoek verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het Controleprotocol OCW 2007 en Standaard 3000 Assurance-opdrachten anders dan opdrachten tot controle en beoordeling van historische financiële informatie. Dienovereenkomstig dienen wij ons onderzoek zodanig te plannen en uit te voeren, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de opgave geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een assurance-opdracht omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van assuranceinformatie over de controletotalen in de opgave(n). De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico’s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en juist weergeven in de opgave(n) van controletotalen 79

alsmede het voor de naleving van de betreffende wet en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de assurance-werkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van de school/instelling. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Conclusie Op grond van onze werkzaamheden komen wij tot de conclusie dat de opgave(n) van de bekostigingsgegevens, de bekostigingsgegevens ten behoeve van de berekening van de rijksbijdrage 2008 in alle van materieel belang zijnde aspecten juist weergeeft (weergeven) in overeenstemming met het Controleprotocol OCW 2007. Overige aspecten – beperking in gebruik en verspreidingskring De opgave(n) van de controletotalen en ons assurance-rapport daarbij zijn uitsluitend bedoeld voor de school, de Informatie Beheer Groep en het Ministerie van OCW en kunnen derhalve niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Plaats, datum Naam accountantsorganisatie Naam externe accountant en ondertekening met die naam Goedkeurend assurance-rapport REC’s

1 december 2007

Voorgeschreven tekst voor het goedkeurende assurance-rapport over de juistheid van de bekostigingsgegevens van Regionale expertisecentra (REC) (1e) Aan: Opdrachtgever Assurance-rapport bij de bekostigingsgegevens ten behoeve van de rijksbijdrage 2008, afgegeven ten behoeve van de Informatie Beheer Groep en de minister van onderwijs, cultuur en wetenschap. Opdracht en verantwoordelijkheden Wij hebben onderzocht of de bijgevoegde, door ons gewaarmerkte opgave(n) van de bekostigingsgegevens van ... (naam) … te … (zetel) de bekostigingsgegevens ten behoeve van de berekening van de rijksbijdrage 2008, als bedoeld in artikel 71a van de wet op de expertisecentra, juist weergeeft (weergeven). Deze bekostigingsgegevens betreffen voor de bekostiging van het schooljaar 2008-2009 het aantal bevestigende beoordelingen vermeld op het Overzicht Geregistreerde Telgegevens op peildatum 1 oktober 2007. De opgave(n) is (zijn) opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bevoegd gezag van het expertisecentrum. Het is onze verantwoordelijkheid een assurance-rapport inzake de juistheid van de opgave(n) te verstrekken. Werkzaamheden Wij hebben ons onderzoek verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het Controleprotocol OCW 2007 en Standaard 3000 Assurance-opdrachten anders dan opdrachten tot controle en beoordeling van historische financiële informatie. Dienovereenkomstig dienen wij ons onderzoek zodanig te plannen en uit te voeren, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de opgave geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een assurance-opdracht omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van assurance80

informatie over de controletotalen in de opgave(n). De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico’s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en juist weergeven in de opgave(n) van controletotalen alsmede het voor de naleving van de betreffende wet en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de assurance-werkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van de school/instelling. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Conclusie Op grond van onze werkzaamheden komen wij tot de conclusie dat de opgave(n) van de bekostigingsgegevens, de bekostigingsgegevens ten behoeve van de berekening van de rijksbijdrage 2008 in alle van materieel belang zijnde aspecten juist weergeeft (weergeven) in overeenstemming met het Controleprotocol OCW 2007. Overige aspecten – beperking in gebruik en verspreidingskring De opgave(n) van de controletotalen en ons assurance-rapport daarbij zijn uitsluitend bedoeld voor het expertisecentrum, de Informatie Beheer Groep en het Ministerie van OCW en kunnen derhalve niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Plaats, datum Naam accountantsorganisatie Naam externe accountant en ondertekening met die naam

81

3.3 Controleprocedure bekostigingsgegevens sector VO 3.3.1 Algemeen

1 december 2007

CFI stelt de bekostiging vast voor alle VO-scholen met lumpsumbekostiging. Op grond van de Wet op het voortgezet onderwijs berekent CFI de bekostiging voor het kalenderjaar 2008 op grond van de leerlingengegevens op de teldatum 1 oktober 2007 die de scholen op elektronische wijze uiterlijk 15 oktober 2007 met het persoonsgebonden nummer aan de IB-Groep hebben geleverd. Dit controleprotocol voor de sector VO geldt ook voor de scholen voor praktijkonderwijs die op 1 augustus 2006 zijn overgegaan op de lumpsumbekostiging VO. Net als voor de overige VO-scholen berekent CFI voor deze scholen de bekostiging voor het kalenderjaar 2008 op basis van de leerlingengegevens op de teldatum van 1 oktober 2007. Alleen de aanlevering van de leerlingengegevens wijkt af van de procedure voor de overige VO-scholen. Voor deze scholen voor praktijkonderwijs is het persoonsgebonden nummer (onderwijsnummer) namelijk nog niet ingevoerd. Tot het moment van invoering leveren deze scholen hun leerlingengegevens nog aan met behulp van de integrale leerlingentelling (ILT). De Regeling gegevenslevering onderwijsnummer VO is hiervoor gewijzigd (zie VO/F-2006/26882 van 7 augustus 2006) en er is voorlichting verstrekt via de Voorlichtingspublicatie overgang praktijkonderwijs naar lumpsumbekostiging VO per 1 augustus 2006 (Mededeling OCW van 1 augustus 2006, kenmerk VO/F-2006/26884). Met ingang van 1 oktober 2008 wordt het persoonsgebonden nummer ook voor deze scholen ingevoerd. Het schooljaar 2007/2008 wordt daarom gebruikt als testjaar voor het zogenaamde schaduwdraaien. Dit betekent dat de gegevens van het schaduwbestand vergeleken worden met de ILT-telling van 1 oktober 2007. Deze en overige specifieke aandachtspunten voor het praktijkonderwijs zijn o.a. in het controleprotocol onder de kop Praktijkonderwijs VO opgenomen. Een specificatie van de te leveren leerlingengegevens is vermeld in de ministeriële regeling Regeling gegevenslevering onderwijsnummer VO (Uitleg/Gele Katern van 25 juni 2003 nr. 17). In artikel 2, Specificatie van inschrijvingsgegevens, is opgenomen welke gegevens het betreft. Het programma van eisen (pve) inschrijvingsgegevens bevat de nadere technische specificaties. Dit pve staat op de site van de IB-Groep. De scholen dienen uiterlijk 15 oktober ook een volledigheidsverklaring te leveren aan de IB-Groep. Het persoonsgebonden nummer is het sofi-nummer van de leerling, of indien de leerling niet over een sofi-nummer beschikt het door de IB-Groep verstrekte onderwijsnummer. In het algemeen wordt de term onderwijsnummer gebruikt voor de aanduiding van het persoonsgebonden nummer. Voor wat betreft de bekostiging van het VMBO onderwijs in een AOC verschilt het voorbereidend beroepsonderwijs van het MAVO. Het voorbereidend beroepsonderwijs in een AOC wordt geheel bekostigd op grond van de WEB, overeenkomstig artikel 2.3.2 van het Uitvoeringsbesluit WEB. In tegenstelling tot het BVEonderwijs wordt hier uitgegaan van de teldatum t-1. De bekostigingssystematiek wijkt af van die welke voor het overige VMBO wordt toegepast. Er is hier sprake van een prijs per leerling. Het MAVO in een AOC wordt, voor wat betreft de huisvesting, bekostigd op grond van de WEB en voor het overige op grond van de WVO. Gegevenslevering vindt, zowel voor het voorbereidend beroepsonderwijs als voor het MAVO, plaats op grond van de regeling gegevenslevering onderwijsnummer VO. In dit controleprotocol staan de aanwijzingen voor de controle van de inschrijvingsgegevens die de scholen(met uitzondering van de scholen voor praktijkonderwijs die met ingang van 1 augustus 2006 zijn overgegaan op de lumpsumbekostiging VO) met het persoonsgebonden nummer aan de IB-Groep hebben aangeleverd (controleprocedure bekostigingsgegevens sector VO aangeleverd via het persoonsgebonden nummer). Allereerst is de werking van de systematiek kort beschreven, evenals zaken die van belang zijn bij de controle van de inschrijvingsgegevens door de instellingsaccountant. Vervolgens wordt aangegeven hoe de 82

instellingsaccountant de controle moet uitvoeren en hoe het assurance-rapport moet worden aangeleverd. Hierbij is belangrijk te melden dat het bevoegd gezag van de school het assurance-rapport over de leerlingengegevens op de teldatum aan de IB-Groep moet sturen (artikel 14a, tweede lid, van het Bekostigingsbesluit W.V.O., Stb. 323 van 11-8-2003). Adres: IB-Groep t.a.v. OS/Onderwijsnummer, Informatiepunt Onderwijs, Postbus 30152, 9700 LC Groningen. 3.3.2 Controle bekostigingsgegevens 3.3.2.1 Beschrijving van de systematiek

1 december 2007

Met ingang van 1 januari 2006 wordt de bekostiging per kalenderjaar berekend en vastgesteld. Basis voor de kalenderjaarbekostiging is de 1 oktober telling van het voorafgaande kalenderjaar. De leerlingtelling voor de scholen voor praktijkonderwijs die op 1 augustus 2006 zijn overgegaan op de lumpsumbekostiging VO gaat echter nog via de ILT-procedure met een assurance-rapport naar CFI en niet via het Onderwijsnummer met de verklaring van de IB-Groep. De overige VO-scholen (m.u.v. de hiervoor vermelde scholen) leveren (via het bij de school gebruikte administratiepakket) elektronisch voor 16 oktober 2007 de inschrijvingsgegevens met een volledigheidsverklaring van het bevoegd gezag aan bij de IB-Groep te Groningen. De IB-Groep voert aan de hand van de door CFI opgestelde controleregels een aantal harde en zachte controles uit op de gegevens (zie de brochure van de IB-Groep Elektronische gegevensuitwisseling vo-scholen en IB-Groep in vijftien stappen). De IB-groep meldt de eventuele bevindingen naar aanleiding van voornoemde controles terug aan de school via signaallijsten. De scholen ontvangen altijd van de IB-Groep een overzicht van de gegevens die de IB-Groep heeft opgenomen in het systeem Basisregister Onderwijs (BRON). Na 16 oktober 2007 levert de IB-Groep de gegevens (hierna te noemen: foto) aan CFI en de scholen. CFI bepaalt aan de hand van de weten regelgeving welke leerling wel en welke leerling niet voor bekostiging in aanmerking komt en constateert ook dubbele inschrijvingen (Beslisboom 2006, status toekenning op basis van voorlopige gegevens van de IB-Groep). CFI stuurt het bevoegd gezag van de school in december 2007 het Overzicht geregistreerde leerlingen VO per 1 oktober 2007 met de bekostigde leerlingen op geaggregeerd niveau met de bijbehorende signalen en de leerlingen die dubbel zijn geteld of die te jong of te oud voor het praktijkonderwijs zijn om te kunnen worden ingeschreven. Een signaal geeft aan wat de reden van nietbekostigen is en vereist van de school of haar instellingsaccountant extra aandacht. In december 2007 stuurt CFI de school de bekostigingsbeschikking voor het kalenderjaar 2008 op basis van de aantallen leerlingen die staan vermeld op het gelijktijdig verzonden overzicht geregistreerde leerlingen per 1 oktober 2007. Vooruitlopend op de te wijzigen ministeriële regeling kan de school tot 1 juni 2008 zonder assurance-rapport bekostigingsgerelateerde wijzigingen doorvoeren in het BRON bestand. Scholen kunnen tot 1 juni 2008 zelf via het Informatie Punt Onderwijsnummer een mutatiestop laten instellen op een moment dat zij dat zelf wensen. Voor de scholen die op 1 juni 2008 de mutatiestop nog niet zelf hebben ingesteld, wordt deze automatisch ingesteld. Wijzigingen na de mutatiestop dienen (allemaal) te worden geleverd vergezeld van de formulieren bijlage accountantsmutaties, begeleiding accountantsmutaties en een assurance-rapport. De IB-Groep stuurt met het instellen van de mutatiestop een actuele foto (via de beveiligde internetsite) aan de scholen ten behoeve van de accountantscontrole. De IB-Groep levert in de foto een controletotaal als zegel op de bekostigingsinhoud van het bestand. De instellingsaccountant neemt dit controletotaal op in de gewaarmerkte bijlage bij zijn assurance/rapport. Indien er mutaties moeten worden uitgevoerd, kan hij een nieuw controletotaal berekenen en de school stemt dit af met de IB-Groep. De instellingsaccountant controleert de in de actuele foto opgenomen gegevens op juistheid en administratieve volledigheid, aan de hand van de geldende criteria en foutdefinities. Voor het uitvoeren van de controle op de gegevens, inclusief het indienen van het assurance-rapport krijgen de scholen tot uiterlijk 1 juli 2008 de tijd. Na deze datum verwerkt de IBGroep geen bekostigingsgerelateerde wijzigingen meer op de telling van 1 oktober 2007.

83

Aandachtspunt: Ten aanzien van de administratieve volledigheid gaat het in ieder geval om de volgende documenten: •

Het advies van de basisschool voor de leerling.

•

Het inschrijfformulier (ondertekend door ouders of voogd).

•

Het uitschrijfbewijs van de oude school.

Artikel 14a, derde lid van het Bekostigingsbesluit W.V.O. vormt de grondslag voor het model van het assurance-rapport over de juistheid van de leerlingengegevens die de IB-Groep in het BRON-bestand heeft opgenomen. De IB-Groep verwerkt de mutaties en controleert het controletotaal, zoals opgenomen in de gewaarmerkte bijlage bij het assurance-rapport. Indien dit correct is maakt de IB-Groep uiterlijk 21 juli 2008 een definitieve stand in de vorm van een foto op naar de teldatum van 1 oktober 2007. De IB-Groep levert deze definitieve stand aan CFI en de school krijgt hiervan een afschrift. Uiterlijk oktober 2008 stuurt CFI, indien er zich wijzigingen in de bekostiging voordoen, een nieuw overzicht bekostigde leerlingen en een gewijzigde bekostigingsbeschikking aan de school. Voor alle scholen wordt dan een nieuwe bekostigingsbeschikking gemaakt omdat de inhouding in verband met uitkeringskosten van alle scholen wijzigt. 3.3.2.2 Controle-objecten voor de instellingsaccountant

1 december 2007

Leerlingengegevens Voor het VMBO in een AOC geldt onderstaande onverkort. Voor de instellingsaccountant zijn beschikbaar: •

de actuele foto van de IB-Groep (dit is een afslag van BRON inclusief de mutaties die de school heeft

aangebracht). Voor de betekenis van de uitgevoerde controles en eventuele signalen wordt verwezen

naar de handleiding BRON die op de school aanwezig is (en beschikbaar is via de algemene site van

de IB-Groep)

•

het Overzicht geregistreerde leerlingen VO van CFI, bestaande uit:

•

informatie ten behoeve van personele- en materiële bekostiging

•

nieuwkomers-gegevens

•

signalen bekostigde en niet bekostigde leerlingen op geaggregeerd en individueel niveau

De AD OCW heeft geconstateerd dat de scholen geregeld de administratie niet op orde hebben dan wel dat gegevens ontbreken (bijvoorbeeld uitschrijfbewijzen of specifieke gegevens over leerlingen op grond waarvan aanvullende bekostiging wordt verstrekt). De instellingsaccountant stelt vast dat de leerlingenadministratie voldoet aan de minimaal daaraan te stellen eisen en aan de bewaartermijn genoemd in artikel 6 van het Bekostigingsbesluit W.V.O. (Dit artikel luidt: De gegevens die in de leerlingenadministratie zijn opgenomen, blijven daarvan in ieder geval deel uitmaken gedurende 5 jaar nadat de desbetreffende leerling van de school is uitgeschreven). Aandachtspunt 1: Voor de bekostiging van de school tellen de leerlingen mee die op 1 oktober 2007 op de school staan ingeschreven en daadwerkelijk schoolgaand zijn. Leerlingen die vanaf het begin van het schooljaar (de eerste werkelijke schooldag) tot de teldatum meer dan de helft van het aantal schooldagen zonder geldige reden hebben verzuimd (zie hoofdstuk controle-items onder Ongeoorloofd verzuim) tellen niet mee (zie artikel 7, eerste en tweede lid, van het Bekostigingsbesluit W.V.O). Aandachtspunt 2: Op grond van artikel 7 van het Bekostigingsbesluit W.V.O. kunnen leerlingen alleen voor bekostiging in aanmerking komen als ze het onderwijs volgen op de school (brinnummer) waar ze staan ingeschreven. Indien dat niet het geval is, kunnen deze leerlingen niet in voor bekostiging in aanmerking komen.

84

Uitzondering hierop is de situatie waarin sprake is van een Samenwerkingsverband zoals bedoeld in artikel 25a WVO. Zie ook aandachtspunt 3. Aandachtspunt 3: De controle op de rechtmatigheid van inschrijving van de VO-leerling vindt plaats bij de VO-school. Dat geldt dus ook voor de VO-leerlingen, die onderwijs volgen aan een andere school of instelling op basis van een samenwerkingsovereenkomst (zoals benoemd in het hoofdstuk Samenwerkingsverbanden VO/BVE en artikel 25a WVO). Deze controle loopt mee met de controle op inschrijving van alle VO-leerlingen. In het geval sprake is van een samenwerkingsovereenkomst dient dit apart in het jaarverslag te worden gerapporteerd (met vermelding van school en instelling en nominatieve vermelding van de leerlingen). 3.3.2.3 Inrichting van de controle

1 december 2007

De instellingsaccountant richt de controle zodanig in dat onjuistheden groter dan 1% van het aantal leerlingen per 1 oktober 2007 worden ontdekt. Uiteraard moeten alle geconstateerde fouten in de leerlingengegevens, ongeacht het materiële belang, worden gecorrigeerd. De school geeft de daaruit volgende mutaties elektronisch door aan de IB-Groep en brengt de correcties in de administratie aan. Het staat de school, in overleg met de instellingsaccountant, vrij om daarbij één van de volgende twee wegen te bewandelen: •

de instellingsaccountant geeft zijn goedkeurende assurance-rapport af bij de nieuw berekende

controletotalen (het rapport is aangevuld met de mededeling “met inbegrip van de mutaties zoals

vermeld in de gewaarmerkte [aantal] bijlagen”). Het assurance-rapport wordt niet eerder

geaccepteerd dan nadat deze mutaties ook digitaal (BRON) zijn verwerkt en dit heeft geleid tot een

overeenkomstig controlegetal in BRON. Als er geen sprake is van een overeenkomstig controlegetal

zal de instellingsaccountant opnieuw een assurance-rapport moeten opstellen, ondertekenen en aan

de IB-groep (laten) insturen.

•

de instellingsaccountant geeft nog geen assurance-rapport af. De school wacht tot er een

terugkoppeling is van de IB-Groep. Dan komt de instellingsaccountant nogmaals langs, controleert de

verwerking van de mutaties door de IB-Groep en geeft daarna pas zijn goedkeurende assurance-

rapport af bij de nieuw berekende controletotalen.

De IB-Groep levert in de foto een controletotaal als een zegel op de bekostigingsinhoud van het bestand. De instellingsaccountant neemt dit of een o.b.v. accountantsmutaties nieuw berekend controletotaal op in de gewaarmerkte bijlage bij zijn assurance-rapport. Indien er mutaties moeten worden uitgevoerd, berekent hij een nieuw controletotaal (toelichting: bepalen controletotaal). Het bevoegd gezag van de school stuurt onderstaande documenten vóór 1 juli 2008 naar de IB-Groep t.a.v. OS/Onderwijsnummer, Informatiepunt Onderwijs, Postbus 30152, 9700 LC GRONINGEN: •

het goedkeurende assurance-rapport van de instellingsaccountant opgesteld conform het model zoals

opgenomen in Assurance-rapport hierna en voorzien van de handtekening van de instellingsaccountant

•

de door de instellingsaccountant gewaarmerkte bijlage met het correcte controletotaal

•

als de school accountantsmutaties heeft aangeleverd moeten de volgende twee formulieren als

gewaarmerkte bijlagen aan het rapport worden toegevoegd:

•

Formulier Begeleiding accountantsmutaties.

•

Formulier Bijlage accountantsmutaties.

Het inzenden van bovengenoemde twee formulieren kan achterwege blijven indien de school gebruik maakt van de door IB-Groep ontwikkelde macro accountantmutaties. Deze macro is te downloaden van de site www.ib-groep.nl (optie “zakelijk”en achtereenvolgens de optie VO, de optie accountantsverklaring en de optie 85

macro “accountantmutaties”). Op het formulier accountantsmutaties dient de instellingsaccountant aan te geven in welk bestand welke soort mutaties per leerling is aangeleverd. De school stuurt alleen goedkeurende assurance-rapporten op. Indien het assurance-rapport een oordeelonthouding omvat of een beperkend oordeel of een afkeurend oordeel, dan wel vermeld wordt dat niet aan de gestelde eisen is voldaan, retourneert de IB-Groep het rapport aan de school met de mededeling: •

het moet een goedkeurend rapport zijn;

•

het rapport moet volgens het controleprotocol zijn opgesteld;

•

er moet een handtekening van de instellingsaccountant op staan

•

het aantal bijlagen moet overeen komen met het aantal genoemde bijlagen op het rapport;

•

de bijlagen moeten door de instellingsaccountant worden gewaarmerkt als behorende bij het

assurance-rapport.

De IB-Groep accepteert alleen “goedkeurende” assurance-rapporten. De IB-Groep kan en zal geen interpretatie doen van de gestuurde gegevens. Indien de IB-Groep het “niet goedkeurende” assurance-rapport heeft geretourneerd, dient de school bij het “nieuwe” assurance-rapport het formulier Begeleiding accountantsmutaties, het formulier Bijlage accountantsmutaties opnieuw met het controletotaal mee te leveren. 3.3.3 Controle-items •

Datum geboorte

•

Datum in- en uitschrijving

•

Ongeoorloofd verzuim

•

Nieuwkomers-categorie en Nieuwkomers-ratio

•

Postcode

•

Licenties

•

Leerjaar

•

Intrasectorale programma’s

•

Praktijkonderwijs/LWOO

•

Visueel gehandicapte leerlingen

•

Leerlinggebonden financiering (LGF)

•


Datum geboorte

1 januari 2006

De instellingsaccountant controleert of de leerling niet te jong of te oud is voor het praktijkonderwijs (zie respectievelijk artikel 7 van het Inrichtingsbesluit W.V.O. en artikel 27, lid 3 van de WVO. Datum in- en uitschrijving

1 december 2007

Van alle leerlingen die voor of op 1 augustus 2002 bij een school voor voortgezet onderwijs stonden ingeschreven, heeft de IB-Groep bij de start van het onderwijsnummer de inschrijfdatum als 1 augustus 2002 in BRON geregistreerd. Van alle leerlingen die na 1 augustus 2002 werden of worden ingeschreven neemt de IB-Groep de daadwerkelijke inschrijfdatum op. Alle leerlingen, bekostigd en niet bekostigd, zijn in de actuele foto opgenomen. De leerlingen die voor bekostiging in aanmerking komen zijn leerlingen met een inschrijfdatum van 1 oktober 2007 of daarvoor. Indien de inschrijfdatum naar aanleiding van de controle gemuteerd moet worden naar een datum na 1 oktober 2007 dan mogen de items van deze leerling niet worden meegenomen in de bepaling van het controletotaal. Dit betreft een controle op grond van artikel 14a, tweede lid, van het Bekostigingsbesluit W.V.O. 86

Leerlingen mogen niet op twee verschillende scholen tegelijkertijd staan ingeschreven. De signaleringslijst van CFI geeft aan waar dat wel het geval is. Bij de controle dient hier speciale aandacht voor te zijn. Ongeoorloofd verzuim

1 december 2007

Leerlingen die vanaf het begin van het schooljaar (eerste werkelijke schooldag) tot de teldatum meer dan de helft van het aantal schooldagen zonder geldige reden hebben verzuimd, tellen niet mee voor de bekostiging (zie artikel 7, eerste en tweede lid van het bekostigingsbesluit W.V.O.). De software van de administratiepakketten laat op dit punt geen adequate mutaties toe en dat leidt tot de mutatieprocedure, waarbij het bevoegd gezag van de school deze leerlingen op dient te geven met gebruikmaking van het formulier “Overzicht leerlingen ongeoorloofd verzuim”. De instellingsaccountant moet dit formulier ondertekenen. Dit formulier is te downloaden van de website van de IB-Groep en moet worden meegezonden met het assurance-rapport aan de IB-Groep. De IB-Groep zal dit formulier doorsturen naar CFI. CFI zal de mutaties uiteindelijk in de systemen aanbrengen; deze mutatieprocedure is te vergelijken met de procedure voor de onderwijskaarten (inmiddels wettelijk afgeschaft). Wellicht ten overvloede: de leerlingen ongeoorloofd verzuim tellen dus mee bij de bepaling van het controletotaal. De mutaties waaruit blijkt dat deze leerlingen buiten de bekostiging moeten blijven kunnen niet worden gecorrigeerd in BRON en dus ook niet tot correctie leiden van het controletotaal. Deze leerlingen worden derhalve op het formulier “Overzicht leerlingen ongeoorloofd verzuim” vermeld. De instellingsaccountant stelt tevens vast dat het bevoegd gezag een procedure omtrent de ingevolge artikel 27a, vijfde lid, van de WVO, verplichte melding aan de IB-Groep volgt en indien noodzakelijk meldingen doet over alle leerlingen die zonder opgave van geldige reden gedurende een aaneengesloten periode van ten minste 5 weken zonder opgave van geldige reden niet aan het onderwijs hebben deelgenomen. Indien de school deze procedures niet volgt, dan neemt de instellingsaccountant dit op in een rapport van bevindingen. Nieuwkomers-categorie en Nieuwkomers-ratio

1 december 2007

De bekostiging van de regeling Leerplusarrangement VO en Nieuwkomers VO is vanaf 1-1-2007 van kracht. In deze regeling wordt een nieuwkomer als volgt gedefinieerd: Leerling is korter dan één jaar, danwel één tot twee jaar in Nederland en de leerling is vreemdeling volgens de Vreemdelingenwet; m.a.w. deze leerling heeft niet de Nederlandse nationaliteit en wordt niet op grond van een wettelijke bepaling als Nederlander behandeld. Is er sprake van dubbele nationaliteit en één van de nationaliteiten is de Nederlandse dan voldoet deze leerling niet aan de gestelde criteria in de regeling. In geval van dubbele nationaliteit zal de instellingsaccountant hierop controleren aan de hand van de gegevens in de administratie van de school. Nieuwkomers die Internationaal Baccalaureaat of Engelstalig onderwijs volgen komen niet in aanmerking voor de aanvullende bekostiging ingevolge de regeling Leerplusarrangement VO en Nieuwkomers VO. Het gaat om de leerlingen die zijn geregistreerd onder de elementcodes 0700 (Engelse stroom) en 0800 (Internationaal Baccalaureaat). De instellingsaccountant controleert verder alleen de Nieuwkomersgegevens waarvan de opgave van de school afwijkt van het GBA en de school daarvoor een signaal heeft gekregen van de IB-Groep. De instellingsaccountant controleert alleen op juistheid van de door de school vermelde gegevens. Daar waar de opgave van de school afwijkt van het GBA moet een document in de administratie aanwezig zijn waaruit de juistheid blijkt. Het gaat om de gegevens ‘nationaliteit’ en ‘datum van vestiging in Nederland’. In de bijlage bij de regeling is een limitatieve lijst van documenten opgenomen die de school hiervoor kan hanteren. Postcode

1 juli 2006

In het kader van de nieuwe regeling Leerplusarrangement VO en Nieuwkomers VO die m.i.v. 1-8-2006 in werking is getreden, is voor het gedeelte leerplusarrangement het numerieke deel van de postcode van

87

de leerling een belangrijk gegeven. Aan de hand van deze postcode wordt gekeken of een leerling uit een probleemcumulatiegebied komt zoals aangegeven in de armoedemonitor van het CBS. Heeft een school op 2 achtereenvolgende teldata t.o.v. het totaal aantal leerlingen van de school minimaal 30% van deze leerlingen uit een probleemcumulatiegebied, dan krijgt deze school voor deze leerlingen aanvullende bekostiging. De instellingsaccountant controleert aan de hand van de administratie van de school alleen de postcode indien sprake is van opgave door de school, omdat de betreffende leerling nog niet in het GBA geregistreerd staat (zie artikel 4, lid 4 van de regeling Leerplusarrangement VO en Nieuwkomers VO). Licenties

1 januari 2006

De instellingsaccountant controleert aan de hand van de gegevens in de administratie van de school (bijvoorbeeld leerlingenlijsten en klassenboek) of de leerling daadwerkelijk de soort onderwijs (indien van toepassing de leerweg, sector, afdeling of profiel) volgt op de vestiging zoals geregistreerd is in de basisregistratie onderwijsnummer. De instellingsaccountant controleert de naleving van de regelgeving (zie artikel 26 en 27 van het Inrichtingsbesluit WVO) voor wat betreft het vanaf 1 augustus 2005 verzorgen van intrasectorale programma’s (ISP’s) en het laten verzorgen van onderwijsprogramma vbo door een andere school voor vbo (de zgn. Zwolse variant). Leerjaar

1 januari 2006

De instellingsaccountant controleert of de leerling in het juiste leerjaar (bij praktijkonderwijs inschrijvingsjaar genoemd) is ingeschreven. Dit betreft ook een controle op grond van artikel 14a, tweede lid, van het Bekostigingsbesluit W.V.O. Intrasectorale programma’s

1 januari 2006

Als een school het intrasectorale programma Zorg-en Welzijnbreed of het intrasectorale programma Handel en Administratie verzorgt terwijl de school uitsluitend beschikt over een licentie voor de onderliggende afdeling Uiterlijke Verzorging (de afdeling Verzorging ontbreekt) respectievelijk de onderliggende afdeling Mode en Commercie (de afdelingen Handel en Verkoop en Administratie ontbreken) controleert de instellingsaccountant of de noodzakelijke verklaring/verklaringen van geen bezwaar van de belanghebbende school/scholen in de regio aanwezig is/zijn in de administratie. Alleen als deze verklaring/verklaringen aanwezig is/zijn komen de betreffende leerlingen voor bekostiging in aanmerking. Praktijkonderwijs/LWOO

1 december 2007

De instellingsaccountant controleert of de regionale verwijzingscommissie voor leerlingen praktijkonderwijs (pro) en leerwegondersteunend onderwijs (lwoo) die per 1 oktober 2007 voor het eerst als leerling pro of lwoo staan ingeschreven, voor 15 november 2007 een beschikking heeft afgegeven waaruit blijkt dat betrokkene toelaatbaar is. Als deze beschikking niet beschikbaar is dan mag de leerling niet als leerling pro of lwoo worden aangemerkt voor de bekostiging (zie artikel 7a van het Bekostigingsbesluit W.V.O.). Zie voor de nadere regelgeving hieromtrent het Besluit RVC’s, regionaal zorgbudget (Stb. 262 van 27 mei 2003) laatstelijk gewijzigd bij Stb. 49 van 19 januari 2006 en artikel 10e en 10g van de WVO. De instellingsaccountant dient na te gaan of de leerling rechtmatig is ingeschreven op het praktijkonderwijs. Een leerling mag geen praktijkonderwijs volgen aan een school of afdeling voor praktijkonderwijs als hij op 1 oktober jonger is dan 12 jaar. Een leerling mag geen praktijkonderwijs meer volgen aan een school of afdeling voor praktijkonderwijs na afloop van het schooljaar waarin hij de leeftijd van 18 jaar heeft bereikt. Op een daartoe strekkend verzoek van het bevoegd gezag, kan de inspectie toestaan dat de leerling het daaropvolgende schooljaar praktijkonderwijs kan blijven volgen. De inspectie kan dit overeenkomstig toepassen in het schooljaar waarin de leerling de leeftijd van 19 jaren heeft bereikt (artikel 27, derde lid van de WVO). Visueel gehandicapte leerlingen

1 juli 2006

Indien een school aanvullende bekostiging ontvangt voor de begeleiding van visueel gehandicapte leerlingen 88 controleert de instellingsaccountant of de verklaring van een medisch specialist voor de desbetreffende

leerling(en) in de administratie van de school aanwezig is en of de leerling op de teldatum 1 oktober op de school staat ingeschreven. Zie de regeling VO/S&O-2005/4605 in Gele Katern nr 7 van 4 mei 2005. Leerlinggebonden financiering (LGF)

1 december 2007

De LGF is geen geoormerkte subsidie, maar een aanvullende bekostiging met een bestedingssuggestie. Er moet een controle worden gedaan op de rechtmatigheid van de verkrijging en de besteding van de bekostiging. De LGF procedure is in praktijk een meldingsprocedure. De school stuurt een meldingsformulier aan CFI/GEG. Op het formulier moet een aantal gegevens betreffende de geïndiceerde leerling worden opgenomen. CFI heeft geen instrument tot controle van de onderliggende gegevens. De instellingaccountant stelt vast dat er overeenstemming bestaat tussen: •

de door de Commissie van indicatiestelling afgegeven beschikking;

•

de op het meldingsformulier LGF opgenomen informatie;

•

het door CFI verstrekte terugmeldingsformulier enerzijds;

•

de door CFI afgegeven bekostigingsbeschikking anderzijds (regeling: PO/KB-2004/27214,

Gele Katern 2004, nr. 9 voor schooljaar 2004/2005 en PO/ZO-2005/19480, Gele Katern 2005, nr. 9

voor schooljaar 2005/2006).

Indien de instellingsaccountant constateert dat de verkregen bekostiging niet rechtmatig is, omdat niet voldaan wordt aan bovenstaande eis, dan ziet de instellingsaccountant erop toe dat de school dit corrigeert. Indien deze correctie niet plaatsvindt, neemt de instellingsaccountant dit op in een separate melding aan CFI. Aandachtspunt: Bij de controle of er overeenstemming bestaat tussen de CvI-beschikking en de bekostigingsbeschikking van CFI moet de instellingsaccountant alleen de cijfers van het CVI-nummer in de controle betrekken en de toegevoegde letters buiten beschouwing laten. In de praktijk is namelijk gebleken dat de betrokken partijen in het administratieve proces niet consequent de toegevoegde letters verwijderen. Dit kan tot gevolg hebben dat de instellingsaccountant ten onrechte leerlingen als niet-rugzak leerling aanmerkt. Instellingsaccountants mogen ervan uitgaan dat wanneer de cijfers van de CvI-nummers op genoemde documenten overeenkomen, er sprake is van dezelfde leerling. Samenwerkingsverbanden VO/BVE

1 december 2007

Dit punt geldt alleen voor de samenwerking van VO-scholen met andere VO-scholen of met BVE-instellingen (ROC’s, AOC’s en vakinstellingen). Het aantal gevallen dat een VO-school voor een bepaalde categorie leerlingen de bekostiging bij een andere school of instelling mag besteden is verruimd. Er zijn drie categorieën leerlingen waarvoor de rijksbijdrage van een VO-school kan worden overgedragen aan een BVE-instelling: •

VO-scholen die het onderwijs gedeeltelijk door een BVE-instelling laten verzorgen; de leerling volgt

een VO-programma voor minstens 50% van de klokuren per schooljaar bij de VO-school zelf;

•

leerlingen van 16 jaar en ouder die niet over een VO-diploma beschikken en via VAVO-route alsnog

een diploma willen halen. Het hele programma kan worden verzorgd bij een ROC. De

verantwoordelijkheid voor de leerling blijft bij de VO-school. Indien een leerling die via VAVO route

een VO-diploma wil halen 18 jaar of ouder is dan moet de leerling direct voorafgaande aan de

quitplaatsing bij het ROC schoolgaand zijn geweest bij de VO-school;

•

leerlingen die na de teldatum overgaan naar een ROC. In dit geval gaat de leerling definitief over naar

het ROC en de VO-school is niet meer verantwoordelijk voor de leerling.

Voor nadere toelichting van de voorwaarden waaraan de samenwerking dient te voldoen wordt verwezen naar de voorlichtingsbrochure en stroomschema’s die via de website van OCW beschikbaar zijn. Van toepassing zijnde weten regelgeving:

89

•

Staatsblad 2005, nr. 512: wetswijziging (nw. Artikel 25a WVO), memorie van toelichting 30068, nr. 3.

•

Staatsblad 2005; nr. 642: Besluit samenwerking VO/BVE.

•

Staatsblad 2005, nr. 630: Datum inwerkingtreding 1 januari 2006.

•

Voorlichting: brief 1 juli 2005, kenmerk VO/B&B/2005/29389: onderzoek samenwerkingsconstructies

VO/BVE (plus 2 bijlagen: Voorwaarden samenwerkingsverbanden voor het schooljaar 2005-2006 en

Brief aan de TK van 30/6/2005, kenmerk S3/Dir/2005/29838).

•

Brochure van oktober 2005: Meer ruimte voor samenwerking VO/BVE.

•

CFI-site: keuzemodule van toegestane samenwerking VO/BVE.

Leerlingen die in het kader van een samenwerkingsverband VO-BVE lessen volgen aan een ROC bij het VAVO, moeten met speciale elementcodes worden opgegeven (40xx reeks). Als het om leerlingen gaat die voor het examen gezakt waren en het bij de VAVO nog een keer proberen (zgn. teruggekeerde gezakten) tellen deze leerlingen voor de bekostiging maar voor de helft mee (zie het nieuwe artikel 7b, Bekostigingsbesluit WVO). Gecontroleerd moet worden of voor deze leerlingen de juiste 40xx codes zijn gebruikt (de codes die eindigen op 5 of 6). Aandachtspunt: Categorie overstap na teldatum Bij de categorie leerlingen die na de teldatum worden overgedragen aan het ROC controleert de instellingsaccountant de volledigheid en juistheid van het door de VO-school en de BVE-instelling verstrekte overzicht van die leerlingen/deelnemers. De instellingsaccountant controleert dat de leerling per 1 oktober schoolgaand is geweest bij de VO-school en pas na 1 oktober is overgegaan naar het ROC. 3.3.4 Mutatieformulier

•

Bepalen controlegetal

•

Mutatieformulier

•

Registreren / muteren BRON in uitzonderlijke situaties

Bepalen controletotaal

1 december 2007

1 januari 2006

De IB-Groep levert in de foto een controletotaal op. Dit controletotaal is op te vatten als een soort waarmerk van de foto. Indien de instellingsaccountant onjuistheden vindt in de foto dan muteert hij de leerlingengegevens. Het controletotaal past vervolgens niet meer als waarmerk bij de gewijzigde foto. De instellingsaccountant moet een nieuw controletotaal berekenen. De instellingsaccountant gaat bij zijn berekening uit van het door de IB-Groep geleverde controletotaal en verwerkt daarin de plussen en/of minnen die volgen uit zijn mutaties. Het controletotaal wordt berekend door een totalisering over de inhoud van de volgende bekostigingsrelevante items van alle inschrijvingen die in de foto aanwezig zijn. •

Brinvolgnummer (= volgnummer van de vestiging)

•

Datum uitschrijving

•

Nieuwkomers-categorie

•

Nieuwkomers-ratio

•

Leerjaar (alleen wanneer de elementcode niet “0090” is)

•

Jaren praktijkonderwijs (alleen wanneer de Elementcode “0090” is)

Let op: de “datum geboorte” en de “datum inschrijving” worden niet genoemd. Deze items worden niet meegenomen in het controletotaal, maar de instellingsaccountant moet ze wel controleren (zoals beschreven in de Controle-items datum geboorte en de datum inschrijving). 90

Bij de berekening van het controletotaal geldt een “algoritme”. Alle letters, zowel kleine letters als hoofdletters, worden vervangen door hun plaats in het Nederlandse alfabet. Dus a = 1 of A = 1 tot en met z = 26 of Z = 26. De cijfers volgens het decimale getalstelsel behouden hun waarde: 2 = 2, enzovoorts. Alle overige tekens hebben als waarde 0. Voorbeeld berekening controletotaal voor één leerling: Bij de berekening vervangt de instellingsaccountant per controle-item de letters in de kolom “WAARDE” door de bedoelde plaats in het alfabet. De cijfers van de getallen in de kolom “WAARDE” telt de instellingsaccountant per controle-item bij elkaar op. De waarde volgens het alfabet (zie 1) én de waarde van de opgetelde cijfers (zie 2) bij elkaar opgeteld vormen één nieuw getal per controle-item dat de instellingsaccountant invult in de kolom “TOTAAL”. De instellingsaccountant telt de getallen in de kolom “TOTAAL” bij elkaar op en vergelijkt zijn som met de waarde van de som van de kolom “TOTAAL” van vóór zijn mutaties. Het verschil tussen de beide sommen is een plus of min op het controletotaal zoals hierboven bedoeld. Veld

Waarde

Totaal

Brinvolgnummer

‘02’

2

Datum uitschrijving

‘ ‘

0

Nieuwkomers-categorie

‘3a’

4

Nieuwkomers-ratio

‘A5’

6

Leerjaar

‘1’

1

Jaren praktijkonderwijs

‘ ‘

0

13

Mutatieformulier

1 januari 2006

Indien de school accountantsmutaties heeft aangeleverd moet het assurance-rapport zijn voorzien van het formulier accountantsmutaties. Op dit formulier dient de instellingsaccountant aan te geven in welk bestand welke soort mutaties per leerling is aangeleverd. Dit formulier met de bijbehorende invulinstructie is door de school te downloaden van de beveiligde site van de IB-Groep. Registeren / muteren BRON in uitzonderlijke situaties

1 december 2007

Indien zich buiten de invloedsfeer en verantwoordelijkheid van de instelling en accountant, na de mutatiestop en nog vóór de definitieve foto, een bijzonder probleem voordoet waardoor naar de mening van de accountant een bekostigingsrelevant gegeven niet in BRON kan worden geregistreerd of gemuteerd, bestaat de mogelijkheid om op de IB-groep een beroep te doen. Als een dergelijke uitzonderlijke situatie zich voordoet dan kan het bevoegd gezag van de school samen met de instellingsaccountant zich tot uiterlijk 15 mei wenden tot de IB-groep. De IB-Groep geeft een oordeel over de validiteit van de argumenten van de school en bepaalt of ze de benodigde mutaties nog tijdig door kan voeren in BRON (d.w.z.: vóór het leveren van de definitieve BRON-foto aan CFI). Indien dit het geval is, zal de IB-Groep het document “Spelregels muteren door de IBGroep in BRON” doen toekomen aan de school waarin staat aangegeven hoe verder te handelen.

91

3.3.5 Praktijkonderwijs VO

1 december 2007

Binnen het voortgezet onderwijs bestaat het praktijkonderwijs uit scholen en afdelingen voor praktijkonderwijs. Tot 1 augustus 2006 bestond er nog onderscheid in bekostigingssystematiek. Een aantal scholen en alle afdelingen voor praktijkonderwijs werd bekostigd op basis van de lumpsumbekostiging VO en ongeveer honderd scholen voor praktijkonderwijs werden op declaratiebasis bekostigd. De laatste categorie is per 1 augustus 2006 overgegaan op de lumpsumbekostiging en valt vanaf 1 augustus 2006 onder dezelfde weten regelgeving als de overige zelfstandige scholen voor praktijkonderwijs met lumpsumbekostiging. Een uitzondering betreft de leerlingentelling. De eerste categorie levert de leerlingengegevens via het onderwijsnummer aan bij de IB-Groep te Groningen en de laatste categorie (lumpsum vanaf 1 augustus 2006) verstrekt deze gegevens, tot het moment dat ook bij deze scholen het onderwijsnummer is ingevoerd, nog aan CFI met behulp van de integrale leerlingentelling (ILT). Voor het gehele praktijkonderwijs geldt dat de personele en materiële bekostiging voor het kalenderjaar 2008 door CFI wordt berekend op basis van de leerlingengegevens op de teldatum van 1 oktober 2007.

Voor de categorie scholen die nog gebruik maakt van de ILT-procedure dient door de instellingsaccountant m.b.v. de leerlingenlijst te controleren of het aantal leerlingen per leeftijdsgroep overeenkomt met het telformulier van 1 oktober en aansluit bij het aantal leerlingen per leeftijdsgroep vermeld op het formulier Overzicht Geregistreerde Telgegevens (OGT-formulier). Verder moet het totaal van het aantal leerlingen overeenkomen met het totaal vermeld op de leerlingenlijst. De bevindingen van de AD OCW zijn hierbij een belangrijk aandachtspunt. Aandachtspunt: De directeur van de school moet de leerlingenlijst ondertekend hebben. Deze telling dient gecontroleerd en gewaarmerkt te worden op het initiële telformulier. Een leerling kan tot een school voor praktijkonderwijs worden toegelaten indien hij/zij de leeftijd van tenminste 12 jaar heeft bereikt (Inrichtingsbesluit W.V.O., artikel 7) en voor de plaatsing een beschikking is afgegeven door de Regionale Verwijzingscommissie (RVC). Voor leerlingen in hogere inschrijvingsjaren gelden de in eerdere schooljaren afgegeven adviezen en beschikkingen van de RVC’s. Het gaat hierbij om het jaar van inschrijving al dan niet bij één en dezelfde school. Wanneer al eerder inschrijving heeft plaatsgevonden op een andere school waar praktijkonderwijs, svo/mlk of svo/lom werd gevolgd, dienen deze inschrijvingsjaren hierbij geteld te worden. De inschrijvingsjaren welke onderscheiden worden zijn: 1e, 2e, 3e, 4e, 5e, 6e of hoger. Een leerling mag geen praktijkonderwijs meer volgen na afloop van het schooljaar waarin de leerling 18 jaar is geworden . De inspectie kan zonodig beperkt verlenging verlenen (artikel 27, 3e lid WVO). De licentie voor het verzorgen van praktijkonderwijs door de school moet blijken uit een door het ministerie afgegeven instellingsbeschikking. Als de instellingsaccountant onjuistheden constateert bij de uitvoering van bovenstaande controles dan vermeldt hij die op het telformulier van 1 oktober en bij het aantal leerlingen per leeftijdsgroep, vermeld op het OGT-formulier. Vervolgens meldt de instellingsaccountant dit aan het bestuur. Dit dient hij ook te doen als het totaal van het aantal leerlingen niet overeenkomt met het totaal vermeld op de leerlingenlijst. Op basis van de bevindingen van de instellingsaccountant wijzigt het bestuur het OGT-formulier of het Overzichtsformulier ILT, dat vervolgens door de instellingsaccountant wordt gewaarmerkt, waarna het bestuur het formulier opstuurt naar CFI. De instellingsaccountant controleert bij de controle van het volgende jaar of de bevindingen juist zijn verwerkt. 92

Voor wat betreft de zogenaamde cumi-telling is het volgende van belang. Bij een school voor praktijkonderwijs die op 1 augustus 2006 is overgegaan op de lumpsumbekostiging VO is het niet meer noodzakelijk om de cumi-telgegevens te vermelden. Met ingang van 1 augustus 2006 zijn de cumi-telgegevens niet meer van toepassing in verband met het afschaffen van de desbetreffende regeling. Deze scholen komen vanaf 1 januari 2007 ook niet in aanmerking voor leerplusarrangement en de nieuwkomersregeling VO. De reden is dat bij deze scholen het persoonsgebonden nummer (waarmee de levering van de leerlingengegevens elektronisch plaatsvindt aan de IB-Groep) nog niet is ingevoerd. Op het moment dat deze scholen de leerlingengegevens wel elektronisch aan de IB-Groep gaan leveren met het persoonsgebonden nummer (onderwijsnummer), doen zij -mits voldaan wordt aan de voorwaarden van de regeling- mee met het leerplusarrangement en de nieuwkomersregeling VO. Voor deze scholen is dan ook vanaf 1 augustus 2006 tot en met 31 december 2010 een tijdelijke overgangsvoorziening getroffen (zie artikel 4 van de Regeling overgang scholen voor praktijkonderwijs naar lumpsumbekostiging per 1-8-2006, kenmerk VO/F-2006/24327 van 14 juni 2006, gepubliceerd in Staatscourant 30 juni 2006, nummer 125).

Aandachtspunt: Voor de scholen voor praktijkonderwijs die op 1 augustus 2006 zijn overgegaan naar de lumpsumbekostiging VO is de volgende weten regelgeving van belang: •

Besluit van 19 januari 2006, houdende wijziging van onder meer het Besluit RVC’s, regionaal

zorgbudget en praktijkscholen met declaratiebekostiging in verband met beëindiging

declaratiebekostiging praktijkonderwijs en overgang naar lumpsumbekostiging (Staatsblad nr. 49);

•

Brochure lumpsumbekostiging voor het praktijkonderwijs van april 2006;

•

Regeling overgang scholen voor praktijkonderwijs naar lumpsumbekostiging per 1 augustus 2006

(Staatscourant van 30 juni 2006, nr. 125;

•

Regeling overlopende personeelskosten scholen voor praktijkonderwijs met declaratiebekostiging 2006

(Staatscourant van 14 juli, nr. 135);

•

Voorlichtingspublicatie overgang praktijkonderwijs naar lumpsumbekostiging vo per 1 augustus 2006

(www.cfi.nl: Mededeling OCW van 1 augustus 2006);

•

Wijziging van de Regeling gegevenslevering onderwijsnummer VO i.v.m. de overgang van scholen

voor praktijkonderwijs naar de lumpsumbekostiging VO per 1 augustus 2006 (Staatscourant van

17 augustus 2006, nr. 159).

Schooljaar 2007/2008 Met ingang van 1 oktober 2008 wordt het persoonsgebonden nummer ingevoerd voor scholen voor praktijkonderwijs die per 1 augustus 2006 zijn overgegaan van declaratiebekostiging op lumpsumbekostiging. De gegevens van de individuele leerlingen zullen dan elektronisch door het bevoegd gezag aan de IB-Groep moeten worden aangeleverd. Aangezien het hier gaat om een voor scholen voor praktijkonderwijs geheel nieuwe manier van gegevensuitwisseling, wordt het schooljaar 2007-2008 gebruikt als testjaar. Dit betekent dat de gegevenslevering van de individuele leerlingen die staan ingeschreven op 1 oktober 2007, in dat jaar worden gebruikt voor het zogenaamde schaduwdraaien. Dit betreft het testen van de gegevensuitwisseling tussen de scholen, de IB-Groep en CFI en het testen van het gebruik van de ingediende gegevens voor de bekostiging. Daarbij worden ook de gegevens van het schaduwbestand vergeleken met de ILT telling van 1 oktober 2007. Deze ILT-telling wordt nog gebruikt voor de vaststelling van de bekostiging voor het kalenderjaar 2008. Na vergelijking van deze telling met het elektronische schaduwbestand kunnen door de scholen nog mutaties worden doorgevoerd. Bij de accountantscontrole over 2007 zal hierop door de instellingsaccountant gecontroleerd worden, zodat de juistheid van de gegevens in zowel het elektronische schaduwbestand als de ILT-telling met een assurance-rapport worden bekrachtigd. Het schaduwdraaitraject wordt door de IB-Groep begeleid en aangestuurd. IB-Groep zal de scholen tijdig informeren over de geplande activiteiten.

93

Er wordt vanuit gegaan dat alle scholen meedoen in het schaduwdraaitraject. Daarover zijn met de Vereniging Landelijk Werkverband voor Praktijkonderwijs afspraken gemaakt. Dit werkverband zal er alles aan doen om scholen te bewegen mee te doen met schaduwdraaien, ook de IB-Groep zet hier acties op in. Als extra stimulans wordt via een afzonderlijke regeling geregeld dat het (gevalideerde) schaduwbestand per 1-10-2007 meetelt in de bepaling van de bekostiging in het kader van het leerplusarrangement in 2009. Bij de bepaling of een school in aanmerking komt voor de aanvullende personele bekostiging, wordt getoetst aan de drempel van minimaal 30% L+A leerlingen per school in een cyclus van steeds twee achtereenvolgende teldata. Door het schaduwbestand van 2007 als basis te gebruiken, kunnen scholen, naast de bekostiging in het kader van de overgangsregeling, dus één jaar eerder in aanmerking komen voor leerplusarrangement. De hiervoor vermelde Regeling schaduwdraaien onderwijsnummer Praktijkonderwijs, waarin ook de randvoorwaarden staan vermeld, zal binnenkort verschijnen. 3.3.6 Assurance-rapport

1 december 2007

•

Algemeen

•

Assurance-rapport VO

•

Assurance-rapport scholen voor praktijkonderwijs die op 1 augustus 2006 zijn overgegaan op

de lumpsumbekostiging VO

Algemeen

1 december 2007

Als de instellingsaccountant een andere dan een goedkeurend assurance-rapport afgeeft, dan moet hij aansluiten bij de teksten vermeld in de Controle- en overige standaarden (COS), uitgegeven door het NIVRA. Goedkeurend assurance-rapport VO

1 december 2007

De voorgeschreven tekst voor het goedkeurende assurance-rapport over de juistheid van de bekostigingsgegevens per school voor Voortgezet Onderwijs (2c) Aan: Opdrachtgever Assurance-rapport bij de bekostigingsgegevens ten behoeve van de Rijksbijdrage 2008, afgegeven ten behoeve van de Informatie Beheer Groep en de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Opdracht en verantwoordelijkheden Wij hebben onderzocht of de bijgevoegde, door ons gewaarmerkte opgave(n) van de controletotalen van ... (naam VO-school) … te … (zetel) de bekostigingsgegevens ten behoeve van de berekening van de rijksbijdrage 2008, als bedoeld in artikel 96d van de WVO juist weergeeft (weergeven). Deze bekostigingsgegevens zijn op de datum van het assurance-rapport opgenomen in BRON en betreffen de stand op 1 oktober 2007. De opgave(n) is (zijn) opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de school. Het is onze verantwoordelijkheid een assurance-rapport inzake de juistheid van de opgave(n) te verstrekken. Werkzaamheden Wij hebben ons onderzoek verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het Controleprotocol OCW 2007 en Standaard 3000 Assurance-opdrachten anders dan opdrachten tot controle en beoordeling van historische financiële informatie. Dienovereenkomstig dienen wij ons onderzoek zodanig te plannen en uit te voeren, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de opgave geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een assurance-opdracht omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van assuranceinformatie over de controletotalen in de opgave(n). De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico’s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de 94

accountant in aanmerking het voor het opmaken van en juist weergeven in de opgave(n) van controletotalen alsmede het voor de naleving van de betreffende wet en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de assurance-werkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van de school. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Conclusie Op grond van onze werkzaamheden komen wij tot de conclusie dat de opgave(n) van de controletotalen de bekostigingsgegevens ten behoeve van de berekening van de rijksbijdrage 2008 in alle van materieel belang zijnde aspecten juist weergeeft (weergeven) in overeenstemming met het Controleprotocol OCW 2007. Overige aspecten – beperking in gebruik en verspreidingskring De opgave(n) van de controletotalen en ons assurance-rapport daarbij zijn uitsluitend bedoeld voor de school, de Informatie Beheer Groep en het Ministerie van OCW en kunnen derhalve niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Plaats, datum Naam accountantsorganisatie Naam externe accountant en ondertekening met die naam Goedkeurend assurance-rapport scholen voor praktijkonderwijs die op 1 augustus 2006 zijn overgegaan op de lumpsumbekostiging VO

1 december 2007

Voorgeschreven tekst voor het goedkeurende assurance-rapport over de juistheid van de bekostigingsgegevens van scholen voor praktijkonderwijs die op 1 augustus 2006 zijn overgegaan op de lumpsumbekostiging VO (2d) Aan: Opdrachtgever Assurance-rapport bij de bekostigingsgegevens ten behoeve van de rijksbijdrage 2008, afgegeven ten behoeve van de Informatie Beheer Groep en de minister van onderwijs, cultuur en wetenschap. Opdracht en verantwoordelijkheden Wij hebben onderzocht of de bijgevoegde, door ons gewaarmerkte opgave(n) van de bekostigingsgegevens van ... (naam school) … te … (zetel) de bekostigingsgegevens ten behoeve van de berekening van de rijksbijdrage 2008, als bedoeld in artikel 96d van de wet op het voortgezet onderwijs, juist weergeeft (weergeven). Deze bekostigingsgegevens betreffen de leerlingengegevens vermeld op het Overzicht Geregistreerde Telgegevens (OGT) en ILT-formulier van de telling per 1 oktober 2007. De opgave(n) is (zijn) opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de school. Het is onze verantwoordelijkheid een assurance-rapport inzake de juistheid van de opgave(n) te verstrekken. Werkzaamheden Wij hebben ons onderzoek verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het Controleprotocol OCW 2007 en Standaard 3000 Assurance-opdrachten anders dan opdrachten tot controle en beoordeling van historische financiële informatie. Dienovereenkomstig dienen wij ons onderzoek zodanig te plannen en uit te 95

voeren, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de opgave geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een assurance-opdracht omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van assuranceinformatie over de controletotalen in de opgave(n). De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico’s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en juist weergeven in de opgave(n) van controletotalen alsmede het voor de naleving van de betreffende wet en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de assurance-werkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van de school.

Wij zijn van mening dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Conclusie Op grond van onze werkzaamheden komen wij tot de conclusie dat de opgave(n) van de bekostigingsgegevens, de bekostigingsgegevens ten behoeve van de berekening van de rijksbijdrage 2008 in alle van materieel belang zijnde aspecten juist weergeeft (weergeven) in overeenstemming met het Controleprotocol OCW 2007. Overige aspecten – beperking in gebruik en verspreidingskring De opgave(n) van de controletotalen en ons assurance-rapport daarbij zijn uitsluitend bedoeld voor de school, de Informatie Beheer Groep en het Ministerie van OCW en kunnen derhalve niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Plaats, datum Naam accountantsorganisatie Naam externe accountant en ondertekening met die naam

96

3.4 Controleprocedure bekostigingsgegevens sector BVE 3.4.1 Invoering experimentele opleidingen

1 december 2007

Experimentele opleidingen, vooruitlopend op de nieuwe kwalificatiestructuur in de BVE-sector, starten met ingang van het schooljaar 2005/2006. Deze opleidingen met de door CFI toegekende CREBO-nummers kunnen door de instelling worden gebruikt bij de aanlevering van inschrijvingen aan BRON. Deze kunnen voor de controle worden beschouwd als CREBO-opleidingen, mits het Gemeenschappelijk Procesmanagement een beschikking heeft verstrekt voor de toewijzing van de CREBO-nummers aan de instelling. De controle op een deelnemer aan een experimentele opleiding is identiek aan de controle op een ingeschreven deelnemer aan een bestaande CREBO-opleiding. Betreffende de administratieve handelingen in het kader van inschrijving van deelnemers bij de experimentele opleidingen heeft het Gemeenschappelijk Procesmanagement op de website www.herontwerpmbo.nl informatie verstrekt. Deze informatie is van belang bij de vaststelling of door de betrokken deelnemer aan de bekostigingseisen betreffende onderwijsovereenkomst en/of BPV overeenkomst wordt voldaan. Het gaat om de notitie “Registratie beroepsopleidingen en onderwijsnummer” (betreft punt 3 van de notitie) en “Voortzetting proeftuinen in experimenten: addendum onderwijs- en praktijkovereenkomst van september 2005”. 3.4.2 Notitie Helderheid BVE

1 januari 2006

In het kader van de notitie “Helderheid in de bekostiging Beroepsonderwijs en Volwasseneneducatie 2004” moet de instelling een aantal onderwerpen verantwoorden in het jaarverslag. De instellingsaccountant moet de vermelding van deze onderwerpen in het jaarverslag marginaal toetsen op juistheid zoals beschreven in de overige controlepunten inzake de jaarstukken. Het is aan te bevelen deze marginale toetsing in het kader van de jaarstukken te betrekken bij de controle van de bekostigingsgegevens. 3.4.3 Controle bekostigingsgegevens •


•

Controleobjecten voor de instellingsaccountant

•



1 december 2007

De bekostigingsgegevens bepalen in belangrijke mate de hoogte van de rijksbijdrage. Het is daarom van groot belang dat de instellingsaccountant primair de juistheid van deze bekostigingsgegevens in BRON vaststelt. Hij geeft daarover een assurance-rapport af. Hieronder wordt de werking van de bekostigingssystematiek kort beschreven en de zaken die van belang zijn bij de controle door de instellingsaccountant op de bekostigingsgegevens. Vervolgens worden het tijdpad en de wijze waarop de controle moet worden uitgevoerd geschetst. Aan het einde van dit hoofdstuk treft u de tekst aan van het af te geven goedkeurende assurance-rapport. De bekostiging voor het kalenderjaar 2009 wordt voor de BVE-instellingen vastgesteld op grond van de deelnemergegevens op de peildatum 1 oktober 2007 en diplomagegevens van het kalenderjaar 2007. Een specificatie van de te leveren deelnemergegevens is vermeld in de ministeriële regeling “Regeling gegevensverstrekking met persoonsgebonden nummer BVE ( 4 december 2006, kenmerk BVE/Stelsel/2006/34665).” De rijksbijdrage voor het voorbereidend beroepsonderwijs in een AOC vindt plaats overeenkomstig artikel 2.3.2 van het Uitvoeringsbesluit WEB. Voor de toelichting daarop wordt verwezen naar het onderdeel bekostiging BVE van het controleprotocol. MAVO onderwijs in een AOC wordt, voor wat betreft de huisvesting, bekostigd op grond van de WEB en voor het overige op grond van de WVO. Gegevenslevering vindt voor zowel het VBO, als het MAVO plaats op grond van en op de wijze zoals aangegeven in de regeling gegevenslevering onderwijsnummer VO.

97

De instellingen van OCW en LNV zijn over het onderwijsnummer bij brief van 4 oktober 2006, kenmerk BVE/ Stelsel/2006/36635 respectievelijk de brief van 26-09-2006, kenmerk TRCDK-DH/06/2393 geïnformeerd. De inschrijvingsgegevens op de peildatum 1 oktober 2007 en de diplomagegevens van het jaar 2007 liggen ten grondslag aan de bekostiging 2009 beide krachtens art. 2.2.2 van de WEB, nader uitgewerkt in art. 2.2.3 en 2.2.4 van het Uitvoeringsbesluit WEB. Met de levering van de inschrijvingen diplomagegevens aan de IB-Groep, registreren de instellingen de gegevens in BRON (Basisregister Onderwijs). De IB-Groep voert op de gegevens een aantal harde en zachte controles uit (zie de handleiding BRON) op basis van de door CFI opgestelde controleregels. De IBGroep meldt aan de instelling terug welke gegevens zij heeft opgenomen in BRON alsmede de eventuele bevindingen naar aanleiding van voornoemde controles. De instellingen dienen uiterlijk 15 oktober 2007 een volledigheidsverklaring door het bevoegd gezag te leveren aan de IB-Groep over de gegevens die in BRON geregistreerd staan. Op 1 november 2007 stuurt de IB-Groep het bestand met instellingen zonder volledigheidsverklaringen aan CFI. CFI voert dan het sanctiebeleid uit. De instellingen ontvangen hierover bericht van CFI. Op 20 november stuurt IB-Groep de 1e Bron-foto naar CFI. In december 2007 stuurt CFI een overzicht van de geregistreerde bekostigingsgegevens naar de instellingen. Hierna kan de instelling de gegevens completeren (toevoegen van de BPV’s en diploma’s) en muteren tot 1 maart 2008. Op deze datum gaat de zogenaamde mutatiestop in. De IB-Groep stuurt op 15 januari 2008 een attenderingsbericht naar de instellingen. Op 5 maart 2008 stuurt de IB-Groep de tweede voorlopige Bron-foto’s naar CFI en de instellingen. Hierna zullen alleen nog accountantsmutaties op bekostigingsrelevante gegevens met peildatum 1 oktober 2007 worden geaccepteerd (dit zijn door de instellingsaccountant voorgestelde mutaties die door de instelling zowel elektronisch als op papier aan de IB-Groep worden geleverd). CFI stuurt de instellingen eind maart 2008 een brief met een terugmeldingsoverzicht van de gegevens van de tweede Bron-foto. Alle signalen van de IB-Groep en CFI moeten zoveel mogelijk door de instellingen zelf worden afgewikkeld ten behoeve van de accountantscontrole. Deze gegevens zullen worden gecontroleerd door de instellingsaccountant. Indien nodig brengt de instelling mutaties aan, zowel elektronisch als op papier. De mutaties op papier worden door de instellingsaccountant gewaarmerkt en samen met een opgave van het door BRON aangepaste controlegetal opgestuurd. In plaats van controlegetal wordt in sommige stukken de term (accountants) controletotaal gehanteerd; hiermee wordt hetzelfde bedoeld (zie Bijlage; bepalen van het controlegetal). De instellingsaccountant hoeft het controlegetal niet zelf te berekenen. Let op: indien het aantal elektronische mutaties afwijkt van het aantal bij het assurance-rapport gevoegde gewaarmerkte mutaties of indien het controlegetal onjuist is berekend, zal de IB-Groep het rapport terugsturen. Het is dan ook cruciaal om tijdig met dit proces te beginnen. Een goedkeurend rapport dient uiterlijk 1 juli 2008 bij de IB-Groep te zijn ontvangen. Om dit te realiseren zal de IB-Groep op 1 juni 2008 nog een attenderingsbericht verzenden aan de instellingen. Op 9 juli 2008 stuurt de IB-Groep aan CFI informatie over instellingen die geen goedkeurend assurance-rapport hebben ingezonden. Tevens stuurt de IB-Groep de definitieve Bron-foto’s aan CFI. De verplichting tot het inzenden van een goedkeurend assurance-rapport blijft echter bestaan. De IB-Groep zal dan ook de definitieve Bron-foto aan CFI aanleveren van een instelling zodra deze alsnog een goedkeurend assurance-rapport heeft ingezonden. In september 2008 zal CFI ter informatie nog een overzicht van de voorgekomen signalen (afwijzingen) aan de instellingen versturen. Aandachtspunt: In artikel 4 van de Regeling gegevensverstrekking met persoonsgebonden nummer BVE van 4 december 2006 met kenmerk BVE/Stelsel/2006/34665 is bepaald dat instellingen nieuwe gegevens van deelnemers

98

en mutaties in de bestaande gegevens van deelnemers uiterlijk binnen 4 weken na mutatie moeten leveren aan de IB-Groep. Onder gegevens van deelnemers en de mutaties daarop wordt ondermeer de datum van inschrijving en uitschrijving van de deelnemers bij de instelling bedoeld. Kenniscentra KBB Met de kenniscentra is afgesproken de bekostiging per 2007 te bevriezen. De reden hiervoor is de ontwikkeling van de nieuwe kwalificatiestructuur met de nieuwe competentiegerichte opleidingen. De nieuwe opleidingen zijn over het algemeen door meer dan één kenniscentrum ontwikkeld. Hierdoor zijn de bekostigingsgegevens voor de kenniscentra, zoals het aantal ingeschreven deelnemers aan een opleiding, niet meer rechtstreeks aan één kenniscentrum toe te rekenen. De bevriezing van de bekostiging impliceert ook dat het aantal leerbedrijven dat erkend is door het kenniscentrum, tot de invoering van een nieuw bekostigingsmodel niet als bekostigingsgegeven wordt gebruikt. Het aantal leerbedrijven dat op 1 oktober 2007 is erkend door het kenniscentrum is daarom niet bepalend voor de bekostiging voor 2009. De controle door de instellingsaccountant op de opgave van het aantal leerbedrijven op 1 oktober 2007 kan daardoor vervallen en daarmee ook het rapport over de juistheid van dit gegeven.

Het aantal leerbedrijven wordt wel nog opgevraagd bij de kenniscentra voor beleidsinformatie. Zodra meer zicht is op een nieuwe bekostiging voor de kenniscentra en de rol van het aantal erkende leerbedrijven bij deze bekostiging, zal het controleprotocol hierop worden aangepast. Met de kenniscentra is afgesproken dat de inspectie onder meer toezicht gaat houden op de kwaliteit van de erkenning van de leerbedrijven door de kenniscentra. 3.4.3.2 Controle objecten voor de instellingsaccountant

1 december 2007

Voor de instellingsaccountant is beschikbaar: Deelnemer- en diplomagegevens: •

de actuele Bron-foto van de IB-Groep: dit is een afslag van BRON voor de betreffende

instelling inclusief de mutaties die de instelling heeft aangebracht tot de mutatiestop. Na elke batch

mutaties zal de IB-Groep een nieuwe actuele Bron-foto aanleveren. Voor de betekenis van de

uitgevoerde controles en eventuele signalen wordt verwezen naar de handleiding BRON die op de

instelling aanwezig is (of beschikbaar via de site van de IB-Groep);

•

het overzicht aantallen te bekostigen inschrijvingen en diploma’s, afkomstig van CFI;

•

een lijst van accountantsmutaties;

•

de afgegeven signalen inzake niet bekostigde inschrijvingen en diploma’s op geaggregeerd en

individueel niveau (als onderdeel van het overzicht van CFI).

Onderwijskaarten: Voor de instellingsaccountant is een overzicht beschikbaar van de IB-Groep (afdeling Klantenservice). De IB Groep maakt uiterlijk begin december 2007 een voorlopig overzicht waarop alle deelnemers staan vermeld die per 1 oktober 2007 met een onderwijskaart bij de IB-Groep zijn geregistreerd. Het overzicht wordt aan de instelling verzonden. In dat voorlopig overzicht is ook af te lezen bij welke deelnemer er sprake is van een onvolledig ingevulde of niet ondertekende onderwijskaart. Tot 1 februari 2008 kan de instelling de ontbrekende gegevens van de in de lijst van begin december 2007 opgenomen deelnemers alsnog bij de IB-Groep indienen.

99

Vervolgens leidt dit tot een definitief overzicht van deelnemers die per 1 oktober 2007 met een onderwijskaart zijn geregistreerd bij de IB-Groep. Dit definitieve overzicht (definitieve tellijst) wordt uiterlijk in de maand mei 2008 aan de instelling verstuurd. Wanneer van een deelnemer van 18 jaar of ouder geen onderwijskaart aanwezig is bij de IB-Groep en vervolgens de deelnemer niet in het definitieve overzicht van de IB-Groep is opgenomen dient de indicatie bekostiging door de instelling op ‘’Nee’’ gezet te worden voor elke voltijdse BOL inschrijving van die deelnemer. Hierop is een uitzondering mogelijk. Kortheidshalve wordt verwezen naar het onderdeel “deelnemers beroepsopleidende leerweg (BOL) voltijd en deeltijd” van het controleprotocol. NB. Lesgeld en onderwijskaarten zijn voor 16- en 17-jarigen niet meer van toepassing (vanaf schooljaar 2005/2006). 3.4.3.3 Inrichting van de controle

1 december 2006

De instellingsaccountant richt de controle zodanig in dat onjuistheden groter dan 1% worden ontdekt. Uiteraard moeten alle geconstateerde fouten, ongeacht het materiële belang, worden gecorrigeerd. De instelling brengt de daaruit volgende correcties aan in de eigen administratie en levert de mutaties elektronisch aan de IB-Groep. De instelling wacht tot er een terugkoppeling is van de IB-Groep (nieuwe Bron-foto met nieuw controlegetal). De instellingsaccountant komt nogmaals langs, controleert de verwerking van de mutaties door de IB-Groep. De IB-Groep levert in de Bron-foto een controlegetal mee als een zegel op de bekostigingsinhoud van het bestand. De instellingsaccountant neemt dit - of een op basis van accountantsmutaties nieuw berekend controlegetal op in de gewaarmerkte bijlage bij zijn assurance-rapport. Vanwege de verwerkingstijd en eventuele signalen en/of noodzakelijke mutaties wordt met klem aangeraden het assurance-rapport bij voorkeur vóór 15 juni 2008 in te zenden. De deadline is 1 juli 2008. Let op, het rapport moet aan de volgende eisen voldoen: •

het betreft een goedkeurend rapport;

•

het rapport moet volgens het controleprotocol zijn opgesteld;

•

er moet een handtekening van de instellingsaccountant op staan;

•

het aantal mutaties moet overeen komen met het aantal genoemd in de bijlage bij het rapport;

•

de bijlage (= lijst van mutaties) moet door de instellingsaccountant worden gewaarmerkt als

behorende bij het assurance-rapport;

•

de instellingsaccountant moet het (op basis van doorgevoerde correcties aangepaste) controlegetal

opnemen in een gewaarmerkte bijlage bij het assurance-rapport.

De instelling stuurt het assurance-rapport met de daarbij behorende gewaarmerkte bijlagen in het gevraagde model naar:

IB-Groep t.a.v. OS/Onderwijsnummer

Informatiepunt Onderwijs

Postbus 30152

9700 LC GRONINGEN

De IB-Groep accepteert alleen goedkeurende rapporten. De IB-Groep kan en zal geen interpretatie doen van de gestuurde gegevens. Indien de IB-Groep het assurance-rapport heeft geretourneerd, dienen bij het “nieuwe” assurance-rapport wederom alle accountantsmutaties schriftelijk, met het (door BRON aangepaste) controlegetal te worden meegeleverd.

100

3.4.4 Controle-items

1 december 2007

•

Algemeen

•

Datum inschrijving

•

Datum uitschrijving

•

Onderwijsovereenkomst van deelnemers;

•

Ondergrens in de bekostiging van 300 en 850 klokuren onderwijstijd (IIVO)

•

Presentie van deelnemers/Deelnemersmutaties BRON m.b.t. in- en uitschrijving van deelnemers

•

Deelnemergegevens beroepsopleidende leerweg (BOL) en intensiteit (voltijd/deeltijd);

•

Deelnemergegevens beroepsbegeleidende leerweg (BBL) en praktijk overeenkomst (bpv)

•

BBL deelnemers ingeschreven per 1 oktober 2007 die niet voldoen aan de BPV vereisten

•

Diplomagegevens in kalenderjaar 2007

•

Koppelingswet

•


•

Specifieke zaken LNV

Algemeen

1 december 2007

De te controleren bekostigingsgegevens bij de instellingen zijn de inschrijvingen en diplomagegevens. Voor de bekostiging van de instelling worden de deelnemers meegeteld die op 1 oktober 2007 op de instelling staan ingeschreven en daadwerkelijk schoolgaand zijn. N.B. Indien niet aan alle voorwaarden wordt voldaan, dient het veld ‘indicatie bekostiging inschrijving’ c.q. ‘indicatie bekostiging BPV’c.q. ‘indicatie bekostiging diploma’ voor de betreffende peildatum door de instelling op ‘Nee’ gezet te worden. Datum inschrijving

1 december 2006

In de actuele foto zijn alle inschrijvingen, bekostigd en niet bekostigd, opgenomen. De inschrijvingen die voor bekostiging in aanmerking komen zijn deelnemers met een inschrijfdatum van 1 oktober 2007 of daarvoor. Indien de inschrijfdatum naar aanleiding van de controle gemuteerd moet worden naar een datum na 1 oktober 2007, dan zullen de items van deze inschrijvingen niet meegenomen worden in de bepaling van het controlegetal. Datum uitschrijving

1 december 2006

Deelnemers die vóór 1 oktober 2007 zijn uitgeschreven worden niet meegenomen voor de bekostiging in het jaar 2009. Deze kunnen echter wel voorkomen in de Bron-foto (t.b.v. beleidsinformatie). Onderwijsovereenkomst van deelnemers

1 december 2007

Voor elke BOL- en BBL-deelnemer moet een onderwijsovereenkomst aanwezig zijn. De onderwijsovereenkomst moet voldoen aan alle eisen van artikel 8.1.3 van de WEB. Voor de telling 1 oktober 2007 moet daarbij tenminste worden vermeld: •

de NAW- gegevens van de deelnemer

•

de kwalificatiecode en de leerweg

•

BOL-opleiding in deeltijd (opleiding met minder dan 850 klokuren IIVO = In Instellingstijd Verzorgd

Onderwijsprogramma met cursusgeldplicht voor deelnemers ouder dan 18 jaar) of in voltijd

(opleiding met tenminste 850 klokuren IIVO zoals blijkt uit de onderwijs- en examenregeling (OER)

met lesgeldplicht voor deelnemers ouder dan 18 jaar). Bij deeltijd BOL zullen de daarbij horende

kwalificaties in de onderwijsovereenkomst zijn opgenomen.

•

ondertekening door of namens het bevoegd gezag en de deelnemer

101

De kwalificatiecode en de leerweg moeten daarbij overeenkomen met de gegevens in BRON. Voor de deelnemers zonder (juiste) overeenkomst of bij wie dit niet gecontroleerd kan worden, moet de indicatie bekostiging door de instelling op NEE worden gesteld. Indien de ontbrekende gegevens op de onderwijsovereenkomst kunnen worden aangevuld uit bijvoorbeeld een klassenrooster en/of de aanwezigheidsregistratie bij de instelling als onderdeel van het daadwerkelijk volgen van onderwijs, kan de instellingsaccountant besluiten om de indicatie bekostiging op JA te handhaven. Aandachtspunt 1: Het niet synchroon lopen van de contract-ingangsdatum en de feitelijke ondertekening kan problemen geven, maar als aannemelijk kan worden gemaakt dat aan alle voorwaarden en intenties is voldaan kan het voorkomen dat de ondertekening vertraging heeft opgelopen. Dit ter beoordeling van de instellingsaccountant. Aandachtspunt 2: Nu het onderwijsnummer door OCW wordt gebruikt, is opname van een deelnemer in BRON met het SOFInummer voldoende bewijs voor de identificatie. Voor overige deelnemers blijft een ander bewijs nodig. Onderscheid: •

Deelnemers met een vervangend onderwijsnummer: die zullen meestal niet in GBA voorkomen.

Zij dienen zich bijvoorbeeld met een paspoort of verblijfsvergunning te identificeren.

•

Sommige deelnemers worden niet door BRON geaccepteerd maar wel door de instellingsaccountant

erkend (ambtshalve mutaties). Van deze deelnemers is een uittreksel uit de GBA of een van de onder

de eerste bullit genoemde bewijzen nodig.

Voor de volledigheid wordt verwezen naar bijgevoegde brief BVH/BCK-2006/70453 over het kalenderjaar 2005. Ondergrens in de bekostiging van 300 en 850 klokuren onderwijstijd (IIVO) Ondergrens 300 klokuren onderwijstijd

1 december 2006

In de notitie Helderheid 2004 (in hoofdstuk Aanvullende vragen en antwoorden 2004; vraag E) van de BVE sector is het volgende opgenomen: “ Om voor voltijds bekostiging in aanmerking te komen moeten deelnemers een opleiding volgen waarvan het in instellingstijd verzorgde onderwijsprogramma (met inbegrip van BPV) tenminste 850 uur per jaar moet omvatten. Voor deeltijd BOL opleidingen is de 300-urennorm aangekondigd; de daartoe strekkende wetswijziging is in voorbereiding. De 300-urennorm gaat ook voor BBL- opleidingen gelden. Opleidingen die minder dan 300 uur op jaarbasis beslaan komen niet voor (input)bekostiging in aanmerking. Deelnemers die een opleiding volgen van minder dan 300 uur op jaarbasis mogen bij het behalen van het diploma wel meegeteld worden voor de outputbekostiging.” Bedoelde wetswijziging is tot stand gekomen (zie Staatsblad 2006 nummer 128 artikel I onderdeel B). De wetswijziging treedt in werking met ingang van 1 augustus 2006 en is dus relevant bij de vaststelling van het aantal te bekostigen deelnemers op 1 oktober 2007. Ondergrens 850 klokuren onderwijstijd

1 december 2007

Voor de voltijds opleidingen in de beroepsopleidende leerweg is in de wet een ondergrens vastgesteld van 850 klokuren aan onderwijstijd. De inspectie en Auditdienst hebben over de naleving van de 850 uren norm een rapport uitgebracht. Het rapport geeft aan dat bij 28 procent van de opleidingen door instellingen niet aan deze ondergrens wordt voldaan. OCW heeft op 7 september 2006 een beleidsreactie op het inspectieonderzoek naar naleving van de urennorm in MBO en VO aan de Tweede Kamer gestuurd (BVE /Stelsel/2006/35263). Verder zijn de instellingen op 7 september 2006 met brief BVE/Stelsel/2006/34390 en 12 februari 2007 met kenmerk BVE/Stelsel/2007/3815 op de hoogte gebracht van de resultaten van genoemd rapport inzake de 102

naleving van de 850 uren norm en de brief aan de Tweede Kamer. In § 1.3. van de brief van 7 september 2006 aan de instellingen is uitleg gegeven over wat meetelt voor de berekening van het aantal onderwijsuren. In hoofdstuk 2 van die brief zijn de aanvullende maatregelen aangegeven om de naleving van de 850 uren op orde te krijgen, waaronder de (in § 2.2) verscherpte accountantscontrole. De in die brief genoemde criteria en activiteiten die meetellen voor de omvang van het in instellingstijd verzorgd onderwijs zijn met de invoering van de bovengenoemde wetswijziging mede van toepassing op de 300 uren voor deeltijd BOL en BBL opleidingen. Controle ondergrens bekostiging 300 en 850 klokuren onderwijstijd

1 december 2006

Naast de opgave in de onderwijs- en examenregeling (OER) controleert de instellingsaccountant aan de hand van een op uren herleidbaar plandocument zoals een lesrooster, een optelling van perioderoosters of een jaarplan dat de instelling aantoonbaar ten minste een reëel lesaanbod heeft geprogrammeerd van 850 klokuren per studiejaar voor voltijd deelnemers of 300 klokuren per studiejaar voor deeltijd deelnemers. De instellingsaccountant toetst daartoe de programmering aan de volgende punten: •

een voldoende omvang van het aantal geplande uren (850 voor vt en 300 voor dt);

•

de activiteiten in die uren voldoen aan de criteria en omschrijving van de brief van 7 september die

de Minister aan de instellingen heeft gezonden zonder daarbij een onderwijskundige toetsing uit te

voeren;

•

rekening is gehouden met voorzienbare uitval wegens feestdagen, cursussen, vergadertijden en

inschatbare ziekte van docenten. Hierbij beoordeelt de instellingsaccountant of de instelling in de

benadering van dergelijke voorzienbare omstandigheden reële inschattingen heeft gemaakt,

bijvoorbeeld aan de hand van ervaringspercentage ziekteverzuim van de instelling en de mogelijkheid

tot vervanging van zieke docenten;

•

de reële omvang van de geplande toetsuren en werkweken en de reële haalbaarheid van geplande

inhaallessen na toetsweken. Een extra aandachtspunt hierbij is de planning en de voorzienbare uitval

in de laatste weken van het schooljaar. Uit het onderzoek van de Inspectie en de Auditdienst is

gebleken dat juist dan veel lessen uitvallen.

Hoewel de beoordeling van de instellingsaccountant gebaseerd zal zijn op een mix van ex-ante documenten (zoals de OER en het lesrooster van het laatste kwartaal) en ex-post documenten (zoals lesroosters van de afgelopen kwartalen), is de beoordeling niet gericht op de realisatie van het aantal uren. De deelnemer van wie in dat leerjaar is vastgesteld dat de geprogrammeerde uren niet aan de minimale urennorm voldoet, mag niet worden meegeteld voor bekostiging. De bekostigingsindicatie is dan NEE. Presentie van de deelnemers / Deelnemersmutaties BRON m.b.t. in- en uitschrijving van deelnemers

1 december 2007

Presentie van deelnemers De instelling moet een sluitend en controleerbaar systeem hebben voor de registratie van de presentie van elke BOL - en BBL- deelnemer. Onder een sluitend en controleerbaar systeem wordt verstaan: een systeem, dat garandeert dat de presentie door de daartoe aangewezen personen systematisch wordt genoteerd in een daartoe opgezet (elektronisch) registratiesysteem dat voldoende is beveiligd tegen ongewenste aanpassing door onbevoegde derden. Voor de deelnemers van wie de presentie en het daadwerkelijk volgen van de opleiding niet sluitend is geregeld of bij wie dit niet gecontroleerd kan worden, moet de indicatie bekostiging op “Nee” worden gezet. Voor deelnemers die vallen onder de Wet studiefinanciering 2000 of de Wet tegemoetkoming onderwijsbijdrage en schoolkosten geldt het artikel 8.1.7 van de WEB. Volgens dit artikel stelt de instelling vast of deze deelnemer gedurende een aaneengesloten periode van tenminste 5 weken zonder geldige reden niet

103

aan het onderwijs heeft deelgenomen. Het bevoegd gezag moet dit melden aan de IB-Groep (afdeling Klantenservice). De instellingsaccountant stelt vast dat de instelling voor het voorgaande een procedure heeft opgesteld (opzet) en, indien noodzakelijk, meldingen verricht aan de IB-Groep (vaststellen van de werking van de procedure). Naast het toetsen van de werking van de procedure zal de instellingsaccount de juistheid en de volledigheid van de meldingen beoordelen. In artikel 8.1.7 lid 9 van de WEB is vermeld wat onder deelnemer wordt verstaan. Het komt er op neer dat een beperkte groep deelnemers aan de IB-groep gemeld worden Het betreft dan deelnemers die een niveau 1 of 2 voltijd-BOL- opleiding volgen en deelnemers die voor 1 augustus 2005 studiefinanciering ontvingen op grond van de Wet studiefinanciering 2000. Verder moet betaling van cursusgeld door elke deelnemer hebben plaatsgevonden of de betalingsverplichting moet zijn aangegaan door middel van een schriftelijke vastlegging (geen vormvoorschriften) aangevuld met aanmaning voor betalingsachterstanden. Voor specifieke deelnemers staat het de instelling vrij om het cursusgeld te voldoen uit een fonds dat niet mag worden gevoed vanuit de Rijksbijdrage. Het gebruik van het fonds dient te worden opgenomen in het financiële jaarverslag. Het is mogelijk dat derden (een bedrijf of organisatie, niet zijnde de instelling) het cursusgeld voor de deelnemer betaalt. In dit geval is daartoe een expliciete machtiging van de cursist vereist. De instellingsaccountant ziet toe op de naleving van dit punt. Voor de rechtsgeldige betaling van cursusgeld kan ook de ouder of voogd van de deelnemer zorg dragen. De ouder of voogd wordt niet als derde aangemerkt. Aandachtspunten De volgende situaties binnen de instelling zijn denkbaar op het peilmoment 1 oktober 2007 (aanwezigheid deelnemers). •

De inschrijving van een deelnemer voor twee of meer voltijds beroepsopleidingen in enig

kalenderjaar geldt als twee inschrijvingen, waarbij voor één inschrijving eventueel een bekostiging

kan worden gegenereerd.

In de WEB (Korte Klap) wordt met voltijdse beroepsopleiding bedoeld: VT.BOL

•

De inschrijving van een deelnemer voor twee of meer deeltijdse beroepsopleidingen in enig

kalenderjaar geldt als één inschrijving. In de WEB wordt met deeltijdse beroepsopleiding bedoeld: DT.

BOL en BBL.

•

Inschrijving van een deelnemer voor zowel voltijdse als deeltijdse beroepsopleidingen in enig

kalenderjaar geldt voor toepassing van de bekostiging als inschrijving voor een voltijdse opleiding.

•

Inschrijving door de deelnemer bij een instelling voor zowel DT.BOL als voor BBL geldt als twee

inschrijvingen, waarbij voor één inschrijving eventueel een bekostiging kan worden gegenereerd.

Het bovenstaande houdt in dat slechts één inschrijving per jaar binnen de instelling kan meetellen voor de bekostiging. De instelling kan de inschrijving opgeven waarvoor eventueel een bekostiging kan worden gegenereerd. Indien van eenzelfde deelnemer meerdere inschrijvingen in hetzelfde kalenderjaar een indicatie bekostiging ”Ja” krijgen, worden ze geen van alle bekostigd. De instelling moet zelf de keuze maken voor één inschrijving. Deelnemersmutaties BRON m.b.t. in- en uitschrijving van deelnemers Op basis van het persoonsgebonden nummer zijn de instellingen verplicht om bekostiging- en beleidsgegevens van ingeschreven deelnemers te leveren aan de IB groep als uitvoeringsorganisatie van BRON. In artikel 4 van de Regeling gegevensverstrekking met persoonsgebonden nummer BVE van 4 december 2006 met kenmerk BVE/Stelsel/2006/34665 is bepaald dat instellingen nieuwe gegevens van deelnemers en mutaties in de bestaande gegevens van deelnemers uiterlijk binnen 4 weken na mutatie moeten leveren aan de IB-Groep. 104

In een bijlage bij de regeling is aangegeven welke gegevens aan de IB-groep aangeleverd dienen te worden. Onder gegevens van deelnemers en de mutaties daarop wordt ondermeer de datum van inschrijving en uitschrijving van de deelnemers bij de instelling bedoeld. Deze gegevens zijn bijvoorbeeld van belang bij de vaststelling van de hoogte van de tegemoetkoming in de studiefinanciering (SF) en de tegemoetkoming in de onderwijsbijdrage en schoolkosten (WTOS). De instellingsaccountant stelt vast dat de instelling een procedure heeft opgesteld (opzet) die garandeert dat de melding door de instelling van mutaties in de deelnemersgegevens binnen 4 weken na de betreffende mutatiedatum aan de IB-Groep plaatsvindt. Daarnaast stelt de instellingsaccountant de werking van deze procedure vast en de juistheid en de volledigheid van de gemelde gegevens. Als de instellingsaccountant dit niet kan vaststellen dan neemt de instellingsaccountant dit op in een rapport van bevindingen. Deelnemers beroepsopleidende leerweg (BOL) en intensiteit (voltijd/deeltijd) 1 december 2007 Een voltijdsdeelnemer in de beroepsopleidende leerweg is een deelnemer die volgens een onderwijsovereenkomst een opleidingstraject volgt op basis van een door het bevoegd gezag vastgestelde onderwijs- en examenregeling. Daarbij voldoet de opleiding aan de ureneisen van hoofdstuk II van de Wet studiefinanciering 2000 of van hoofdstuk 2 van de Wet tegemoetkoming onderwijsbijdrage en schoolkosten. Dit kan ook een deelnemer zijn die volledig leerplichtig is. Voltijdsdeelnemers van 18 jaar of ouder die lesgeldplichtig zijn, moeten voorkomen op het door de IB-Groep aan de onderwijsinstelling verstrekte overzicht (de zgn. definitieve tellijst). Hierop is een uitzondering van toepassing. Deelnemers die niet op lijst van onderwijskaarten van de IB-Groep voorkomen kunnen toch voor de bekostiging van de instelling meetellen als aan de volgende drie voorwaarden is voldaan: •

voor deze deelnemer is uiterlijk voor de start van de controle voldaan aan de inzendplicht aan de

IB-Groep (afdeling Klantenservice) van de volledig ingevulde en ondertekende onderwijskaart.

•

de bijzondere omstandigheden zijn volgens de instellingsaccountant niet aan de instelling toe te

rekenen;

•

de deelnemer voldoet per 1 oktober 2007 wel aan de overige voorwaarden voor de bekostiging.

De indicatie bekostiging moet daarbij zonodig worden aangepast. Als de instellingsaccountant de aansluiting kan vaststellen met de deelnemersadministratie dan is verder geen controle noodzakelijk. De instellingsaccountant behoeft niet vast te stellen dat de onderwijskaarten in de administratie zijn opgenomen. Deelnemers kunnen delen van een opleiding in de BOL volgen. Indien voor de deelnemer de intensiteit door de instelling is vastgesteld op een getal tussen 300 en 850 klokuren kunnen deze deelnemers dus - mits aan de voorwaarden is voldaan (zoals ingeschreven op 1 oktober; de aanwezigheid van een geldige onderwijsovereenkomst op 1 oktober; voldaan aan de cursusgeldverplichtingen; ingeschreven in een CREBOopleiding) – worden gerangschikt onder deeltijdsdeelnemer BOL. Hiermee kan vervolgens een bekostiging worden gegenereerd (met een bekostigingsindicatie van JA). Zie verder controle item “Ondergrens in de bekostiging van 300 en 850 klokuren onderwijstijd IIVO”. Aandachtspunt: Deelnemers die op 1 augustus van het peiljaar 16 jaar of ouder zijn, moesten zich in de BOL (voltijds) bij het MBO inschrijven met behulp van de onderwijskaart. De ondertekening van de onderwijskaart is primair bedoeld om ouders of deelnemers ervoor te laten tekenen dat zij het lesgeld zullen betalen.

105

Er is een wetswijziging aangenomen (met terugwerkende kracht tot 1 augustus 2005 )inhoudende dat voltijds BOL deelnemers, die op 1 augustus jonger zijn dan 18 jaar, niet meer lesgeldplichtig zijn. Inzending van de onderwijskaart is daardoor voor de BOL deelnemers jonger dan 18 jaar als eis vervallen. Voor de 16- en 17 jarige deelnemer in de BOL waarbij de presentie en het daadwerkelijk volgen van de opleiding niet sluitend is geregeld of bij wie dit niet gecontroleerd kan worden, moet de indicatie bekostiging op “Nee” worden gezet. Deelnemersgegevens beroepsbegeleidende leerweg (BBL)

1 december 2007

Voor deelnemers in de beroepsbegeleidende leerweg gelden de volgende voorwaarden voor het meetellen voor de bekostiging met betrekking tot: •

De onderwijsovereenkomst en presentie.

•

Betaling van cursusgeld moet door of namens elke deelnemer hebben plaatsgevonden of de

betalingsverplichting moet in de controleperiode (tussen 1 augustus 2007 en 1 januari 2008)

schriftelijk zijn vastgesteld met aanmaningen voor betalingsachterstanden. Voor specifieke

deelnemers staat het de instelling vrij om het cursusgeld te voldoen uit een fonds dat niet mag

worden gevoed vanuit de rijksbijdrage. Het is mogelijk dat een derde (een bedrijf of organisatie, niet

zijnde de instelling) het cursusgeld voor de deelnemer betaalt. In dit geval is daartoe een expliciete

machtiging van de cursist vereist.

•

De praktijkovereenkomst.

Voor deelnemers die per 1 oktober 2007 zijn ingeschreven moet op of vóór 31 december 2007 een

praktijkovereenkomst zijn afgesloten die op of vóór 31 december 2007 is ingegaan.

Deze praktijkovereenkomst beroepsbegeleidende leerweg moet mede ondertekend zijn door

het kenniscentrum dat de eindtermendocumenten heeft vastgesteld. Zie ook voor de mogelijkheid

van elektronische ondertekening de regeling “Elektronische ondertekening praktijkovereenkomst (pok)

door Kenniscentra voor beroepsonderwijs en bedrijfsleven”, gepubliceerd in Uitleg/Gele Katern nr.13

van 21 mei 2003.

Dit mag ook een verklaring van het kenniscentrum zijn die ten minste de volgende gegevens bevat: •

gegevens van de deelnemer: naam, voorletters, geboortedatum, adres en huisnummer,

postcode en plaats;

•

gegevens van de praktijkbiedende organisatie: naam leerbedrijf, adres en huisnummer,

postcode en plaats, CREBO-code en leerweg van de opleiding;

•

aanvangsdatum en einddatum van de overeenkomst.

De feitelijke ondertekening of medeondertekening van de praktijkovereenkomst door partijen mag later plaatsvinden dan 31 december 2007; de volledige ondertekening van de overeenkomsten moet wel uiterlijk op orde zijn bij de start van de controle door de instellingsaccountant (dit laat onverlet de ingangsdatum van de overeenkomst van uiterlijk 31 december 2007). Uitzondering geldt voor de opleidingen verpleging en verzorging, waarbij de praktijkovereenkomst moet zijn afgesloten vóór 31 december 2007 en moet zijn ingegaan vóór 1 juni 2008. Aandachtspunten: 1.

Voor deelnemers die aan alle bovenstaande eisen voldoen dient de indicatie bekostiging op JA

te worden gesteld.

2.

Voor deelnemers die niet aan de eisen v.w.b. onderwijsovereenkomst of cursusgeldverplichting

voldoen dient de indicatie bekostiging op NEE te worden gesteld.

3.

Voor deelnemers die uitsluitend niet voldoen aan de BPV vereisten wordt naar het controle item

“BBL deelnemers ingeschreven per 1 oktober 2007 die niet voldoen aan de BPV vereisten” verwezen. 106

4.

Het is niet te vermijden dat deelnemers in individuele gevallen een andere opleiding na

1 oktober gaan volgen ( omzwaaiers) dan in de onderwijsovereenkomst in eerste instantie is

vastgelegd. Dat geldt ook voor deelnemers die van leerweg veranderen. De onderwijsovereenkomst

dient dan overeenkomstig te worden aangepast. Zie thema 6 van de notitie Helderheid bij

“Het veranderen van opleiding/leerweg tijdens het schooljaar (omzwaai)”.

BBL deelnemers ingeschreven per 1 oktober 2007 die niet voldoen aan de BPV vereisten (BBL zonder BPV)

1 december 2007

Bij Staatsblad 2007, nummer 81 en 127 is de bekostigingsgrondslag geregeld in het Uitvoeringsbesluit WEB voor de BBL deelnemers: •

die op 1 oktober zijn ingeschreven en waarbij is voldaan aan de vereisten inzake

onderwijsovereenkomst en cursusgeldverplichtingen,

•

doch niet voldoen aan de vereiste voorwaarden betreffende de praktijkovereenkomst.

De bekostigingsgrondslag geldt vanaf 1 oktober 2006. Dit werkt dus ook door in de bekostigingsgegevens van de BBL deelnemers op peilmoment 1 oktober 2007. Voor deze categorie deelnemers kan de bekostigingsindicatie JA zijn als aan de volgende eisen wordt voldaan: •

er is een onderwijsovereenkomst aanwezig

•

er is cursusgeld betaald door de deelnemer of door een derde (of er is een betalingsverplichting

aangegaan);

•

de Crebo code klopt met de afgesloten onderwijsovereenkomst;

•

er moet voor deze deelnemer worden voldaan aan de 300 urengrens onderwijstijd.

Verder moet de deelnemer uiteraard ingeschreven zijn op peildatum 1 oktober 2007. Aandachtspunt 1: Een bekostiging als BBL zonder BPV kan slechts 1 keer (dus voor 1 bekostigingsjaar) bij een instelling. De betrokken deelnemer kan niet voor een tweede keer (een tweede bekostigingsjaar) bij die instelling in aanmerking komen voor bekostiging als ” BBL zonder BPV”. De bekostigingsindicatie wordt in dat geval dan NEE. Voor de controle kan de accountant onder andere gebruik maken van het terugmeldingsoverzicht (signaal 5 Signalen laag tarief op individueel niveau) van CFI dat de instelling heeft ontvangen bij de terugkoppeling van de bekostigingsgegevens deelnemers 1 oktober 2006 (bekostiging kalenderjaar 2008). Aandachtspunt 2: Voor de BBL deelnemers ingeschreven in een opleiding verpleging en verzorging, geldt een andere datum. Indien voor deze deelnemers uiterlijk op 1 juni 2008 de BPV niet daadwerkelijk is ingegaan, wordt deze categorie ook aangemerkt als “BBL zonder BPV” Diploma’s in het kalenderjaar 2007

1 december 2006

Voor de bekostigingstelling beroepsonderwijs moet het aantal afgegeven diploma’s in het kalenderjaar 2007 zijn gecontroleerd. Deze diploma’s moeten zijn afgegeven in dit kalenderjaar door een examencommissie en de desbetreffende deelnemers moeten tijdens het examen zijn ingeschreven bij de instelling voor een opleiding die de instelling ooit heeft mogen geven; dan wel als extraneus. Dit kan zijn een inschrijving voor een CREBOopleiding of als examendeelnemer op basis van een onderwijsovereenkomst of examenovereenkomst. De datum waarop het diploma is behaald is bepalend voor het jaar waarin het meetelt voor de bekostiging. (Praktisch is dat de datum waarop de examencommissie een beslissing neemt). Als bewijsstukken voor de controle gelden de volgende documenten: 107

•

afschriften van diploma’s

•

diplomalijsten ondertekend door examencommissies

Bij het ontbreken van een diploma of een bewijsstuk moet de bijbehorende ‘indicatie bekostiging diploma’ op “Nee” gezet worden. Aandachtspunt: Een deelnemer of examendeelnemer kan meerdere diploma’s per jaar behalen, maar één diploma telt slechts mee voor de bekostiging. Door de instelling en uiteindelijk gecontroleerd door de instellingsaccountant kan het diploma worden opgegeven waarvoor eventueel een bekostiging kan worden gegenereerd. Indien van eenzelfde deelnemer meerdere diploma’s in hetzelfde kalenderjaar een indicatie bekostiging ”Ja” krijgen, worden ze geen van alle bekostigd. De instelling moet zelf de keuze maken voor één diploma. Koppelingswet

1 december 2007

Verwezen wordt naar de circulaire “Invoering zogenoemde Koppelingswet”, zoals gepubliceerd in Uitleg/Gele Katern nr. 16 van 17 juni 1998. Hierbij is voor de controle door de instellingsaccountant vanaf het studiejaar 2002/2003 van belang dat: •

de instellingen een procedure hanteren voor het toepassen van de Koppelingswet die goed beschreven

is en toegankelijk is voor de instellingsaccountant;

•

de instellingen bij elke inschrijving registreren hoe zij zich van het verblijfsrecht van de deelnemer

vergewist hebben. Ook deze registratie is toegankelijk voor de instellingsaccountant.

Benadrukt wordt dat de instellingen de controle op de verblijfsrechtelijke status uitsluitend hoeven uit te voeren bij de eerste inschrijving. De instellingsaccountant controleert de verblijfsrechtelijke status van nieuw ingeschreven deelnemers. Voor informatie en aanwijzingen over de echtheidskenmerken van de identiteitspapieren kunt u terecht op de website Nederlandse Reisdocumenten onder de optie “documenten”. Het is niet nodig dat de verblijfsrechtelijke status periodiek wordt gecontroleerd. Bij het ontbreken van de verblijfsrechtelijke status zal de deelnemer niet voor bekostiging in aanmerking worden genomen. Dit geldt alleen voor deelnemers van 18 jaar en ouder, omdat jongere deelnemers altijd recht hebben op onderwijs. Aandachtspunt: Als een deelnemer naar een andere instelling gaat, dan is de deelnemer voor die andere instelling wel een deelnemer die voor het eerst wordt ingeschreven. Bij alleen de eerste inschrijving van de opleiding, op de eerste dag dat de opleiding begint, moet voldaan zijn aan de voorwaarde dat de vreemdeling rechtmatig in Nederland verblijft conform de uitgangspunten van artikel 8 van de Vreemdelingenwet. Op basis hiervan is als bewijsstuk relevant: •

een definitieve verblijfsvergunning;

•

een bewijs tot aanvraag tot verblijfsvergunning c.q. Machtiging tot Voorlopig Verblijf;

•

een bewijs van een verzoek tot verlenging van een verblijfsvergunning;

•

een ontvangstbevestiging van de IND en het verzoek tot overmaken van de leges hiervoor;

•

Bewijs van betaling van bovengenoemde leges.

N.B. Onder een bewijs tot aanvraag tot verblijfsvergunning c.q. Machtiging tot Voorlopig Verblijf wordt ook begrepen: een brief van de IND aan een persoon die op grond van de Pardonregeling voor een verblijfsvergunning in aanmerking kan komen. 108

Als binnen een instelling een deelnemer van opleiding “switcht” is een nieuwe controle door de instellingsaccountant inzake Koppelingswet niet noodzakelijk. Samenwerkingsverbanden VO/BVE

1 december 2007

Dit punt geldt alleen voor de samenwerking van VO-scholen met andere VO-scholen of met BVE-instellingen (ROC’s, AOC’s en vakinstellingen). Het aantal gevallen dat een VO-school voor een bepaalde categorie leerlingen de bekostiging bij een andere school of instelling mag besteden is verruimd. Er zijn drie categorieën leerlingen waarvoor de rijksbijdrage van een VO-school kan worden overgedragen aan een BVE-instelling: •

VO-scholen die het onderwijs gedeeltelijk door een BVE-instelling laten verzorgen; de leerling volgt

een VO-programma voor minstens 50% van de klokuren per schooljaar bij de VO-school zelf;

•

leerlingen van 16 jaar en ouder die niet over een VO-diploma beschikken en via VAVO-route alsnog

een diploma willen halen. Het hele programma kan worden verzorgd bij een ROC.

De verantwoordelijkheid voor de leerling blijft bij de VO-school. Indien een leerling die via

VAVO route een VO-diploma wil halen 18 jaar of ouder is dan moet de leerling direct voorafgaande

aan de uitplaatsing bij het ROC schoolgaand zijn geweest bij de VO-school;

•

leerlingen die na de teldatum overgaan naar een ROC. In dit geval gaat de leerling definitief over naar

het ROC en de VO-school is niet meer verantwoordelijk voor de leerling.

Voor nadere toelichting van de voorwaarden waaraan de samenwerking dient te voldoen wordt verwezen naar de voorlichtingsbrochure en stroomschema’s die via de website van OCW beschikbaar zijn. Van toepassing zijnde weten regelgeving: •

Staatsblad 2005, nr. 512: wetswijziging (nw. Artikel 25a WVO), memorie van toelichting 30068, nr. 3.

•

Staatsblad 2005; nr. 642: Besluit samenwerking VO/BVE.

•

Staatsblad 2005, nr. 630: Datum inwerkingtreding 1 januari 2006.

•

Voorlichting: brief 1 juli 2005, kenmerk VO/B&B/2005/29389: onderzoek samenwerkingsconstructies

VO/BVE (plus 2 bijlagen: Voorwaarden samenwerkingsverbanden voor het schooljaar 2005-2006 en

Brief aan de TK van 30/6/2005, kenmerk S3/Dir/2005/29838).

•

Brochure van oktober 2005: Meer ruimte voor samenwerking VO/BVE.

•

CFI-site: keuzemodule van toegestane samenwerking VO/BVE.

Aandachtspunt: Categorie overstap na teldatum Bij de categorie leerlingen die na de teldatum worden overgedragen aan het ROC controleert de instellingsaccountant de volledigheid en juistheid van het door de VO-school en de BVE-instelling verstrekte overzicht van die leerlingen/deelnemers. De instellingsaccountant controleert dat de leerling per 1 oktober schoolgaand is geweest bij de VO-school en pas na 1 oktober is overgegaan naar het ROC. Specifieke zaken LNV

1 december 2006

De hierboven beschreven werkwijze en controle items gelden onverkort voor het BVE deel van de AOC’s. Voor wat betreft de bekostiging van het VMBO in een AOC verschilt het voorbereidend beroepsonderwijs van het MAVO. Het voorbereidend beroepsonderwijs in een AOC wordt geheel bekostigd op grond van de WEB, overeenkomstig artikel 2.3.2 van het Uitvoeringsbesluit WEB. In tegenstelling tot het BVE- onderwijs wordt hier uitgegaan van de teldatum t-1. De bekostigingssystematiek wijkt af van die welke voor het overige VMBO wordt toegepast. Er is hier sprake van een prijs per leerling. Het MAVO in een AOC wordt, voor wat betreft de huisvesting, bekostigd op grond van de WEB en voor het overige op grond van de WVO. Voor de controle van de VMBO gegevens gelden de controle-items van de sector VO.

109

3.4.5 Mutatieformulier

1 december 2006

Indien de instelling elektronische accountantsmutaties heeft aangeleverd moet het assurance-rapport zijn voorzien van het formulier accountantsmutaties. Op dit formulier dient de accountant aan te geven in welk bestand welke soort mutatie per deelnemer is aangeleverd. Dit formulier met de bijbehorende invulinstructie is door de instelling te downloaden via de beveiligde internetsite www.ib-groep.nl. (keuze “onderwijsinstelling” - ”regelen” - ”BVE/VO inloggen” - ”handleidingen”) . 3.4.5.1 Waarmerking (controle) accountantsmutaties

1 december 2006

Het wordt aan de instellingsaccountant overgelaten in welke mate de accountantsmutaties worden gecontroleerd. Hij zal hierbij de normen die voor dit werk bestaan, dienen te volgen. Dat kan bijvoorbeeld betekenen dat hij, als het aantal mutaties in de honderden loopt, ze niet alle controleert, maar alleen een steekproef. Hij dient zelf te bepalen hoe groot die moet zijn om op de gewenste betrouwbaarheid uit te komen (99% voor de gehele bekostiging). De mutaties die hij zelf heeft opgedragen, dient hij in ieder geval te controleren. 3.4.5.2 Registreren / muteren BRON in uitzonderlijke situaties

1 december 2007

Indien zich buiten de invloedsfeer en verantwoordelijkheid van de instelling en accountant, na de mutatiestop en nog vóór de definitieve foto, een bijzonder probleem voordoet waardoor naar de mening van de accountant een bekostigingsrelevant gegeven niet in BRON kan worden geregistreerd of gemuteerd, bestaat de mogelijkheid om op de IB-groep een beroep te doen. Als een dergelijke uitzonderlijke situatie zich voordoet dan kan het bevoegd gezag van de instelling samen met de instellingsaccountant zich tot uiterlijk 15 mei wenden tot de IB-groep. De IB-Groep geeft een oordeel over de validiteit van de argumenten van de instelling en bepaalt of ze de benodigde mutaties nog tijdig door kan voeren in BRON (d.w.z.: vóór het leveren van de definitieve BRONfoto aan CFI). Indien dit het geval is, zal de IB-Groep het document “Spelregels muteren door de IB-Groep in BRON” doen toekomen aan de instelling waarin staat aangegeven hoe verder te handelen. 3.4.5.3 Bijlage: Bepalen controlegetal instellingsaccountant

1 december 2007

Het controlegetal is op te vatten als een soort waarmerk van het bestand met inschrijvingsgegevens. Het wordt berekend door het totaliseren van de inhoud van de volgende bekostigingsrelevante gegevens van alle inschrijvingen beroepsonderwijs met peildatum 1 oktober 2007 die in de Bron-foto aanwezig zijn. Zie ook bijlage 3 van het Programma van eisen elektronische gegevensuitwisseling tussen BVE-instellingen en de IB-Groep, versie 1.1.7 via de algemene IB-Groep site. •

Kwalificatie behaald *

•

Kwalificatie **

•

Indicatie bekostiging inschrijving

•

Leerweg **

•

Intensiteit **

* = Alleen in controlegetal voor zover het een kwalificatie betreft (dus geen deelkwalificaties) en voor zover ¬Datum behaald in kalenderjaar v/d zekere peildatum en voor zover Indicatie bekostiging diploma = “J”. In dat geval de waarde gebruiken uit het EXN-record. ** = Alleen in het controlegetal voor zover de Indicatie bekostiging inschrijving op de betreffende peildatum gelijk is aan “Ja”

Bij de berekening van het controlegetal geldt een “algoritme”. Alle letters, zowel kleine letters als hoofdletters, worden vervangen door hun plaats in het Nederlandse alfabet. Dus a =1 of A = 1 tot en met z = 26 of Z = 26. De cijfers volgens het decimale getalstelsel behouden hun waarde: 2 = 2, enzovoorts. Alle overige tekens hebben als waarde 0.

110

Voorbeeld berekening controlegetal voor één inschrijving: Veld

Waarde

Totaal

Kwalificatie behaald

J

10

Kwalificatie

10783

19

Indicatie bekostiging inschrijving

J

10

Leerweg

1 (= BOL)

1

Intensiteit

VT

42

82

N.B. Inschrijvingen die geldig zijn op 1 oktober van het peiljaar worden meegenomen in het controlegetal. Uitschrijvingen op 1 oktober van het peiljaar worden ook meegenomen in het controlegetal. Diploma’s behaald in het kalenderjaar van de peildatum worden eveneens meegenomen in het controlegetal. Indien een inschrijving of diploma niet moet worden bekostigd (indicatie bekostigen = ‘N’), dan heeft het controlegetal voor de betreffende inschrijving de waarde van ‘N’=14. De overige velden tellen in dat geval niet mee. Voor het VMBO in een AOC geldt hetgeen is vermeld bij het VO. 3.4.6 Specifieke zaken LNV •

Controle items AOC’s

•

Telling leerbedrijven Aequor

•

Bekostiging VMBO in een AOC

Controle-items AOC’s

1 december 2006

De controle-items gelden onverkort voor het BVE-deel van de AOC’s. Voor de controle van de bekostigingsgegevens voor het VMBO in een AOC wordt verwezen naar het onderdeel controle-items voor de sector VO. Telling leerbedrijven Aequor

1 juli 2006

De telling leerbedrijven en de controle hierop is niet van toepassing op het Kenniscentrum voor Beroepsonderwijs en Bedrijfsleven van LNV. Bekostiging VMBO in een AOC

1 december 2006

Voor wat betreft de bekostiging van het VMBO onderwijs in een AOC verschilt het voorbereidend beroepsonderwijs van het MAVO. Het voorbereidend beroepsonderwijs in een AOC wordt geheel bekostigd op grond van de WEB, overeenkomstig artikel 2.3.2 van het Uitvoeringsbesluit WEB. In tegenstelling tot het BVE- onderwijs wordt hier uitgegaan van de teldatum t-1. De bekostigingssystematiek wijkt af van die welke voor het overige VMBO wordt toegepast. Er is hier sprake van een prijs per leerling. Het MAVO in een AOC wordt, voor wat betreft de huisvesting, bekostigd op grond van de WEB en voor het overige op grond van de WVO. Gegevenslevering vindt, zowel voor het voorbereidend beroepsonderwijs als voor het MAVO, plaats op grond van de regeling gegevenslevering onderwijsnummer VO. 111

De controle van de instellingsaccountant richt zich op het aantal leerlingen dat op 1 oktober 2007 aan het desbetreffende agrarisch opleidingscentrum staat ingeschreven. 3.4.7 Assurance-rapporten •

Algemeen

•

Assurance-rapport BVE

•

Assurance-rapport AOC

Algemeen

1 december 2007

Als de instellingsaccountant een andere dan een goedkeurend assurance-rapport afgeeft, dan moet hij aansluiten bij de teksten vermeld in de Controle- en overige standaarden (COS), uitgegeven door het NIVRA.

Goedkeurend assurance-rapport BVE

1 december 2007

Voorgeschreven tekst voor het goedkeurende assurance-rapport over de juistheid van de bekostigingsgegevens van ROC’s, Vakinstellingen, de instituten voor doven en de Hogescholen, die deeltijd BOL in het mbo verzorgen (3b) Aan: Opdrachtgever Assurance-rapport bij de bekostigingsgegevens ten behoeve van de rijksbijdrage 2009, afgegeven ten behoeve van de Informatie Beheer Groep en de minister van onderwijs, cultuur en wetenschap. Opdracht en verantwoordelijkheden Wij hebben onderzocht of de bijgevoegde, door ons gewaarmerkte opgave(n) van de controletotalen van ... (naam bve-instelling) … te … (zetel) de bekostigingsgegevens ten behoeve van de berekening van de rijksbijdrage 2009, als bedoeld in artikel 2.2.1, lid 1 van de wet educatie en beroepsonderwijs, juist weergeeft (weergeven). Deze bekostigingsgegevens betreffende de deelnemersgegevens op de peildatum 1 oktober 2007 en de diplomagegevens over het kalenderjaar 2007 zijn op de datum van het assurance-rapport opgenomen in BRON. De opgave(n) is (zijn) opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de instelling. De opgave(n) sluiten met een controlegetal van ……… (zie ook de bijlage). Het is onze verantwoordelijkheid een assurance-rapport inzake de juistheid van de opgave(n) te verstrekken. Werkzaamheden Wij hebben ons onderzoek verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het Controleprotocol OCW 2007 en Standaard 3000 Assurance-opdrachten anders dan opdrachten tot controle en beoordeling van historische financiële informatie. Dienovereenkomstig dienen wij ons onderzoek zodanig te plannen en uit te voeren, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de opgave geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een assurance-opdracht omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van assuranceinformatie over de controletotalen in de opgave(n). De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico’s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en juist weergeven in de opgave(n) van controletotalen alsmede het voor de naleving van de betreffende wet en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de assurance-werkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van de school/instelling.

112

Wij zijn van mening dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Conclusie Op grond van onze werkzaamheden komen wij tot de conclusie dat de opgave(n) van de controletotalen de bekostigingsgegevens ten behoeve van de berekening van de rijksbijdrage 2009 in alle van materieel belang zijnde aspecten juist weergeeft (weergeven) in overeenstemming met het Controleprotocol OCW 2007. Overige aspecten – beperking in gebruik en verspreidingskring De opgave(n) van de controletotalen en ons assurance-rapport daarbij zijn uitsluitend bedoeld voor de instelling, de Informatie Beheer Groep en het Ministerie van OCW en kunnen derhalve niet voor andere doeleinden worden gebruikt.

Plaats, datum Naam accountantsorganisatie Naam externe accountant en ondertekening met die naam Goedkeurend assurance-rapport AOC

1 december 2007

Voor LNV geldt dat dit assurance-rapport wordt afgegeven t.b.v. de minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit. Aangezien er één rapport wordt afgegeven voor het AOC bestaande uit een BVE- en VO-deel is de tekst anders omdat de teldatum 1-10-2007 voor het VO voor de bekostiging 2008 geldt en voor het MBO (inclusief de diploma’s kalenderjaar 2007) voor de bekostiging 2009. Bij het oordeel dient het controletotaal VO en het controletotaal BVE te worden genoemd. De voorgeschreven tekst voor het goedkeurende assurance-rapport over de juistheid van de bekostigingsgevens voor AOC-instellingen (3c) Aan: Opdrachtgever Assurance-rapport bij de bekostigingsgegevens per 1 oktober 2007 en kalenderjaar 2007 voor diploma’s BOL/BBL, afgegeven ten behoeve van de Informatie Beheer Groep en de minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit Opdracht en verantwoordelijkheden Wij hebben onderzocht of de bijgevoegde, door ons gewaarmerkte opgave(n) van de controletotalen van ... (naam AOC-instelling) … te … (zetel) de bekostigingsgegevens ten behoeve van de berekening van de rijksbijdrage 2009 voor het BVE en de rijksbijdrage 2008 voor het VO juist weergeeft (weergeven). Deze bekostigingsgegevens betreffende de deelnemersgegevens op de peildatum 1 oktober 2007 en de diplomagegevens over het kalenderjaar 2007 voor de diploma’s BOL/BBL zijn op de datum van het assurancerapport opgenomen in BRON. De opgave(n) is (zijn) opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de instelling. De opgave(n) sluiten met een controlegetal van ………voor het BVE en ………. voor het VO (zie ook de bijlagen). Het is onze verantwoordelijkheid een assurance-rapport inzake de juistheid van de opgave(n) te verstrekken.

113

Werkzaamheden Wij hebben ons onderzoek verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het Controleprotocol OCW 2007 en Standaard 3000 Assurance-opdrachten anders dan opdrachten tot controle en beoordeling van historische financiële informatie. Dienovereenkomstig dienen wij ons onderzoek zodanig te plannen en uit te voeren, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de opgave geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een assurance-opdracht omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van assuranceinformatie over de controletotalen in de opgave(n). De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico’s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en juist weergeven in de opgave(n) van controletotalen alsmede het voor de naleving van de betreffende wet en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de assurance-werkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van de school/instelling.

Wij zijn van mening dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Conclusie Op grond van onze werkzaamheden komen wij tot de conclusie dat de opgave(n) van de controletotalen de bekostigingsgegevens ten behoeve van de berekening van respectievelijk de rijksbijdrage 2008 en rijksbijdrage 2009 in alle van materieel belang zijnde aspecten juist weergeeft (weergeven) in overeenstemming met het Controleprotocol OCW 2007. Overige aspecten – beperking in gebruik en verspreidingskring De opgave(n) van de controletotalen en ons assurance-rapport daarbij zijn uitsluitend bedoeld voor de instelling, de Informatie Beheer Groep en het Ministerie van OCW en kunnen derhalve niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Plaats, datum Naam accountantsorganisatie Naam externe accountant en ondertekening met die naam

114

3.5 Controleprocedure bekostigingsgegevens sector HO 3.5.1 Algemeen

1 december 2007

Voor het controlejaar 2007 zijn de procedures voor de hogescholen (hbo) en voor de universiteiten (wo) in één beschrijving opgenomen. Daarbij is aangegeven welke minimale controlewerkzaamheden specifiek gelden voor wo of welke specifiek voor hbo. De gemeenschappelijke controlewerkzaamheden zijn aangeduid met controlewerkzaamheden voor ho-instellingen. In deze beschrijving is eveneens rekening gehouden met de brief van de staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 17 november 2006 met kenmerk HO/ CBV/2006/44022. De wijzigingen die in deze brief zijn voorzien worden neergelegd in een aanpassing van de bepalingen inzake de bekostiging van het hoger onderwijs. Deze wijziging behelst dat het Bekostigingsbesluit WHW vervalt en dat de bepalingen uit dat besluit worden opgenomen in het Uitvoeringsbesluit WHW 2008, dat daarna Uitvoeringsbesluit WHW 2008 heet. Tevens zijn diverse inhoudelijke en technische wijzigingen voorzien waarmee in dit controleprotocol rekening wordt gehouden. In dit controleprotocol is voor alle ho-instellingen rekening gehouden met één model voor de uitwisseling van de studentgegevens. Dit betekent dat voor de universiteiten ook de uiterste datum van 1 december 2007 van toepassing is voor de registratie van de voor bekostiging relevante inschrijvingen en graden. Het controleprotocol ho wordt conform de WHW en krachtens algemene maatregel van bestuur vastgesteld bij ministeriële regeling. Met de wettelijke basis wordt niet beoogd om via het controleprotocol bekostigingsvoorwaarden te stellen. Het controleprotocol bevat uitsluitend de vertaalslag van de bekostigingsvoorwaarden uit de weten regelgeving naar de minimale controlewerkzaamheden die ten grondslag liggen aan het afgeven van het assurance-rapport (voorheen accountantsverklaring), zoals genoemd in artikel 2.9 lid 3 van de WHW. Voor de tekst van het assurance-rapport is een format opgenomen dat door de instellingsaccountant wordt gebruikt. Hiermee wordt tevens het sluitstuk van het toezicht verankerd. Het onderdeel controle bekostigingsgegevens HO is van toepassing op de in de onderwijssectoren genoemde instellingen. 3.5.2 Doel, reikwijdte en inhoud

3.5.2.1 Inrichting van de controle

1 december 2007

De controle vindt plaats in opdracht van het instellingsbestuur van de ho-instelling. Het instellingsbestuur draagt ervoor zorg dat tijdig de benodigde informatie over de gecontroleerde bekostigingsgegevens en het daarop betrekking hebbende assurance-rapport voor OCW aan de IB-Groep wordt verstrekt. Voor de OUNL en de kerkelijke en levensbeschouwelijke instellingen moet de genoemde informatie met assurance-rapport worden verstrekt aan CFI. Het instellingsbestuur is uiteindelijk verantwoordelijk voor de activiteiten en het resultaat van de accountantscontrole. Voor de uitvoering en de inrichting van de accountantscontrole is uiteraard de instellingsaccountant verantwoordelijk. De controle op de CRI-HO-gegevens wordt zodanig ingericht dat het aantal aanwezige foutieve records in het CRI-HO-bestand kleiner is dan 1% van het totale aantal records van de relevante studiejaren. Het gaat hierbij om het totale aantal records over de studiejaren 2006/2007 (voor de graden) en 2007/2008 (voor de inschrijvingen per peildatum 1 oktober 2007). Het aantal fouten wordt bepaald door het aantal bekostigingsrelevante records te tellen die onjuistheden bevatten. Specifiek controleobject voor de universiteiten is de opgave met de aantallen promoties en de gecertificeerde ontwerpers, beiden over het kalenderjaar 2007. Alle geconstateerde onjuistheden moeten altijd in CRI-HO en de administratie van de instelling worden gecorrigeerd. Indien de instellingsaccountant constateert dat studenten niet terecht voor bekostiging in aanmerking zijn gebracht, dient de hogeschool de gegevens in CRI-HO en de administratie van de instelling 115

aan te passen. Als de hogeschool dit nalaat, meldt de instellingsaccountant dit in een rapport van bevindingen. In dit rapport moeten alle niet gecorrigeerde onjuistheden worden gespecificeerd en toegelicht. Deze specificatie moet ook elektronisch, in de vorm van een spreadsheet, beschikbaar worden gesteld aan CFI middels een diskette of CD-rom indien het aantal bevindingen groter is dan 10 records. De specificatie moet de volgende items bevatten: •

Brinnummer instelling.

•

Inschrijvingsjaar.

•

OCW-correspondentienummer.

•

Opleidingscode.

3.5.2.2 Geen goedkeurend rapport bij de bekostigingsgegevens

1 december 2007

In aanvulling op de in de inleiding van de controle van de bekostigingsgegevens opgenomen procedure in geval de instellingsaccountant geen goedkeurend assurance-rapport af kan geven vermeldt hij in het rapport van bevindingen ook de niet-materiële afwijkingen t.o.v. het CRI-HO-bestand zodat duidelijk wordt wat niet of niet goed is opgenomen in het CRI-HO-bestand. 3.5.2.3 Globale beschrijving van de keten voor de ho-bekostiging •

Algemeen

•

Inschrijving en start keten voor de bekostiging

•

Registreren inschrijving

•

Verwerken verleende graad

•

Afronding vaststelling bekostigingsgegevens en het ho-controleproces

Algemeen

1 december 2007

De punten zoals opgenomen in de notitie “Helderheid in de bekostiging van het Hoger Onderwijs” en de aanvulling op de “Helderheid in de bekostiging voor het Hoger Onderwijs” zijn meegenomen in dit hoofdstuk bij de uitwerkingen van de controlerichtlijnen en controle-items voor de controle op de bekostigingsgegevens. Deze notities behoeven in dit kader dan geen afzonderlijke aandacht meer bij de controle. De strekking van de Notitie Helderheid is, dat elk gedrag dat uitsluitend gericht is op financieel gewin, onaanvaardbaar is. Dit uitgangspunt is van belang bij elke controle-item. Inschrijving en de Start keten voor de bekostiging

1 december 2007

De instellingen zijn verantwoordelijk voor het inschrijfproces van alle studenten. Dit inschrijfproces verloopt, waar mogelijk, elektronisch. Een elektronisch inschrijvingsverzoek van een geïdentificeerde en geverifieerde student gelijkgesteld aan een ondertekend inschrijfformulier. Met dit inschrijfproces start de keten voor de registratie en de bekostiging. Vanaf dit punt start ook de lijn voor het controleprotocol en de accountantscontrole. Indien naar het oordeel van de ho-instelling voldaan is aan alle inschrijvingsvoorwaarden kan de student (via Studielink) worden ingeschreven door de instelling. De instellingen sturen de inschrijvingsgegevens (inschrijvingen, wijzigingen op de inschrijving en beëindigingen van de inschrijving) naar de IB-Groep voor registratie in CRI-HO. De instellingen kunnen bij de validatie van de inschrijfgegevens steunen op de beschikbare bronbestanden en registraties (zoals voor de studentgegevens het GBA) en BRON/ERR. Registreren inschrijving

1 december 2007

De IB-Groep voert een aantal controles uit op de van de instelling ontvangen inschrijvingsgegevens en registreert de (gewijzigde) inschrijving van de desbetreffende student. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het GBA en de historie in CRI-HO van de student met de bekende inschrijvingen, vooropleidingen en verleende graden. De instelling krijgt een overzicht van het resultaat van de uitgevoerde controles en de geregistreerde gegevens. De instelling kan deze informatie gebruiken voor de controle op de verwerking van mutaties

116

in CRI-HO. Verwerken verleende graad

1 december 2007

De instelling verwerkt de door die instelling aan studenten en extraneï verleende graden in de administratie en stuurt de gegevens daarover naar de IB-Groep. De IB-Groep voert een aantal controles uit op de door de instelling aangeleverde gegevens en registreert de graad van de student. Afronding vaststelling bekostigingsgegevens en het ho-controleproces

1 december 2007

Voor de ho-instellingen is de datum 1 december 2007 de uiterste datum voor het vastleggen van de voor de bekostiging relevante inschrijf- en examenresultaatrerecords. De geregistreerde inschrijvingen en examenresultaten kunnen daarna worden gecorrigeerd in CRI-HO en de mutaties op deze geregistreerde gegevens zijn dan ook relevant voor de bekostiging. Nieuwe inschrijvingen (SM-01-mutaties) en nieuwe registraties van examenresultaten (SM-14-mutaties) na 1 december moeten wel blijven plaatsvinden maar spelen geen rol meer voor de bekostiging, ook als ze voldoen aan de bekostigingscriteria. Deze mutaties worden door de IB-Groep met een code ‘te laat’ gelabeld. Op 14 december 2007 maakt de IB-Groep een voorlopige CRI-foto van de gegevens van de studiejaren 2006/2007 en 2007/2008. Voor het wo bevat het bestand ook van studenten die in deze jaren waren ingeschreven de inschrijvingen in de studiejaren 2001/2002 tot en met 2005/2006. Voor de inschrijvingen is de stand op de peildatum 1 oktober 2007 relevant. Voor de hbo-graden loopt de periode voor de bekostiging vanaf 1 oktober 2006 tot 1 oktober 2007 en voor de wo-graden is de periode vanaf 1 september 2006 tot 1 oktober 2007 relevant. De historische gegevens in het wo zijn nodig om te bepalen of een student eerstejaars is en of hem al een hbo-graad is verleend. Per ho-instelling wordt een voorlopige CRI-foto met de basisgegevens gemaakt. Met behulp van de bijbehorende controletotalen kan worden vastgesteld dat de elektronische gegevens van deze voorlopige CRI-foto compleet beschikbaar zijn. De voorlopige CRI-foto is beschikbaar voor de instellingsaccountant voor de accountantscontrole. De CRI-foto wordt door de IB-Groep aan de ho-instelling beschikbaar gesteld op 14 december 2007. De foto is voor de instelling beschikbaar via de secure-site van de IB-Groep. CFI ontvangt eveneens op 14 december 2007 de voorlopige CRI-foto. CFI stuurt de universiteit op 15 januari 2008 en de hogeschool op 24 februari 2008 de voorlopige statustoekenning voor het bekostigingsjaar 2009 toe. De instellingsaccountant controleert de records in de CRI-foto op juistheid op basis van de controle-items in dit controleprotocol. Het tijdpad bij de universiteiten verschilt ten opzichte van die van de hogescholen; de procedure is wel gelijk. Bij de voorlopige statustoekenning krijgt de ho-instelling van CFI de BIOS om de controle te ondersteunen. Alle fouten of onvolledigheden moeten gecorrigeerd worden en de ho-instelling geeft de mutaties hiervan door aan de IBGroep en/of brengt correcties aan in de studentenadministratie. Als bij de accountantscontrole wordt vastgesteld dat de inhoud van de actuele CRI-foto voldoet aan de eisen en dat de ingediende mutaties naar aanleiding van de accountantscontrole zijn verwerkt door de IB-Groep, dan kan de ho-instelling bij de IB-Groep een mutatiestop op CRI-HO aanvragen. Met de mutatiestop wordt zeker gesteld dat instellingsmutaties, die in de pijplijn zitten, geen effect hebben op de gegevens die voor de bekostiging door de instellingsaccountant gecontroleerd zijn. Na bevestiging van de mutatiestop door de IB-Groep neemt de instellingsaccountant de controletotalen van de actuele CRI-foto op in een gewaarmerkt overzicht bij het assurance-rapport. Ook indien de instelling géén gebruik maakt van het instrument mutatiestop, dient de instelling zo spoedig mogelijk kenbaar te maken dat de betreffende actuele foto door de accountant is goedgekeurd. De IB-Groep dient de betreffende actuele foto dan namelijk veilig te stellen. Dit proces is pas goed verlopen, indien accountant, instelling én IB-Groep overeenstemming hebben over de controletotalen. 117

Voor het uitvoeren van de controle op de records (inclusief het indienen van het assurance-rapport) in het CRI-HO krijgen de ho-instellingen tot uiterlijk 15 april 2008 de tijd. De ho-instelling verstuurt het assurancerapport en de gewaarmerkte bijlage met de controletotalen in het gevraagde format naar de IB-Groep, t.a.v. de afdeling OS/Informatiepunt Hoger Onderwijs, Postbus 30152, 9700 LC Groningen. Specifiek controleobject voor de universiteiten is de opgave van de aantallen promoties en de gecertificeerde ontwerpers, beide over het kalenderjaar 2007. Deze opgave stuurt de universiteit gewaarmerkt mee met het assurance-rapport naar de IB-Groep en een kopie van de set met het assurance-rapport stuurt de universiteit eveneens rechtstreeks naar CFI. Wageningen Universiteit stuurt tevens een kopie van de set met het assurance-rapport naar LNV. De definitieve CRI-foto wordt –op basis van de actuele CRI-foto waarmee de instellingsaccountant akkoord is gegaan- door de IB-Groep ter beschikking gesteld aan de ho-instelling en aan CFI. Tevens verstrekt de IB-Groep een kopie van het assurance-rapport met de gewaarmerkte bijlage van de ho-instellingen aan CFI. CFI bepaalt de definitieve statustoekenning van de studenten ten behoeve van de berekening van de rijksbijdrage 2009. CFI koppelt deze definitieve statustoekenning terug aan de ho-instellingen door middel van de definitieve BIOS (LNV voor Wageningen Universiteit). CFI meldt per brief de geraamde rijksbijdrage 2009, na vaststelling, een beschikking waarop de reguliere beroepsprocedures van toepassing zijn. Samenvatting controleobject en gegevensdragers voor ho (hbo en wo)

118

Controleobject accountantscontrole 2007 voor de rijksbijdrage 2009 Hogescholen (hbo)

Universiteiten (wo)

De inschrijvingsgegevens van de hbo-studenten

De inschrijvingsgegevens van de eerstejaarsstudente

(geen extraneï)

per 1 oktober 2007 Eerstejaars zijn de studenten

(geen extraneï) die in de 5 jaren voorafgaand aan

de peildatum niet als student op 1 oktober waren

ingeschreven bij de universiteit

De gegevens inzake graadverlening gaan

De gegevens inzake graadverlening gaan

over de periode vanaf 1 oktober 2006

over de periode vanaf 1 september 2006 tot

tot 1 oktober 2007.

1 oktober 2007.

De opgave met het aantal promoties en

ontwerperscertificaten over het kalenderjaar 2007.

Relevante gegevensdragers voor de controle op de bekostigingsgegevens hogescholen (hbo) en de universiteiten (wo) •

Naar de situatie op 1 december een voorlopige CRI-foto en daarna actuele foto’s van de IB-Groep.

•

het overzicht met de controletotalen bij de voorlopige CRI-foto en de actuele foto’s.

•

De BIOS van CFI met de voorlopige statustoekenning van CFI voor bekostigingsjaar 2009

•

De instellingsadministratie inclusief de bewijsstukken, zowel schriftelijke als elektronische, voor de

inschrijf- en studentgegevens, de gegevens over graden en de aantallen promoties en certificaten

voor de universiteiten.

Het assurance-rapport gaat over de actuele CRI-foto van de IB-Groep en het overzicht met de controletotalen bij de betreffende foto. Voor de universiteiten heeft deze mede betrekking op de opgave met de aantallen promoties en certificaten. Op basis van de actuele foto met het assurance-rapport maakt de IB-Groep voor de betreffende instelling de definitieve CRI-foto, die voor de bekostiging relevant is. In uitzonderingssituaties worden mutaties die, naar oordeel van de IB-groep, niet of niet tijdig in CRI-HO kunnen worden geregistreerd, door de instelling op een lijst gezet en deze wordt door de accountant gewaarmerkt bij het assurance-rapport. Deze mutaties zijn dan ook bekostigingsrelevant

Format bekostigingsverantwoording hbo geregistreerd in CRI-HO Controle items

Actuele foto

Correcties

Definitieve foto

Totaal inschrijvingsjaar Totaal aantal records Totaal administratienummer OWI

119

Totaal opleidingscode Totaal opleidingsfase Totaal opleidingsvorm Totaal inschrijvingsvorm Totaal maand vanaf Totaal maand tot Totaal code bekostiging Totaal code beëindiging Totaal maand examenresultaat Totaal code examenresultaat Totaal

Format bekostigingsverantwoording hbo niet geregisteerd in CRI-HO*) Brinnummer instelling

OCW-correspondentienr.

Opleidingscode Opleidingsvorm

Voorbeeld: 28XX

2168643612875

51285

vt

Format bekostigingsverantwoording wo verwerkt in CRI-HO Controle items

Actuele foto

Totaal inschrijvingsjaar

Totaal aantal records

Totaal administratienummer OWI

Totaal opleidingscode

Totaal opleidingsvorm

Totaal opleidingsfase

Totaal inschrijvingsvorm

Totaal maand vanaf

Correcties

Definitieve foto

120

Totaal maand tot

Totaal code bekostiging

Totaal maand examenresultaat

Totaal code examenresultaat

Totaal

Format bekostigingsverantwoording wo niet geregisteerd in CRI-HO*) Brinnummer instelling

OCW-correspondentienr.

Opleidingscode Opleidingsvorm

Voorbeeld: 28XX

2168643612875

51285

vt

*) Het gaat hier om graden in het hbo en promoties, ontwerpers en graden in het wo, die niet zijn geregistreerd in CRI-HO, waarvoor de instelling recht heeft op bekostiging (zie de toelichting in Verleende graden, ho3). In de link “toelichting berekening controletotalen” is vermeld hoe de controletotalen worden berekend 3.5.3 Controle bekostigingsgegevens ho-instellingen 3.5.3.1 Algemeen

1 december 2007

In Tijdpad van de procedure voor de vaststelling van de bekostigingsgegevens is het tijdpad voor de procedure van de vaststelling van de bekostigingsgegevens opgenomen. In Normenkader voor de bekostigingsgegevens ho-instellingen is het normenkader opgenomen waarin de relatie wordt gelegd tussen de controle-items en de daaraan ten grondslag liggende weten regelgeving. Voorts wordt in deze paragraaf ingegaan op het controletotaal. In het onderwerp Toetsingskader is het toetsingskader voor de uit te voeren controle opgenomen. Hierin wordt onder meer verwoord wat in het kader van de accountantscontrole van de instellingsaccountant wordt verwacht. De indeling is als volgt: 1.

Rolverdeling en verantwoordelijkheden

Hierbij wordt een korte schets gemaakt van de verschillende rollen en de verantwoordelijkheden en

afhankelijkheden bij het controlepunt.

2.

De gegevensdragers

Het betreft de relevante gegevensdragers die beschikbaar zijn voor de controle zoals verwoord in het

schema bij het onderwerp Globale beschrijving van de keten voor de ho-bekostiging.

3.

Gecertificeerde bron (beschikbaarheid voor controlepunt of de ontwikkelingen)

In dit punt wordt de relatie aangegeven met huidige bronbestanden die voor de controle en de

activiteiten van belang zijn (zoals GBA, BRIN, CROHO en CRI-HO). Er wordt aangegeven welke

bronbestanden in de (nabije) toekomst een rol spelen en ook eventuele andere verdere

ontwikkelingen worden opgenomen (waar gaan we naar toe).

4.

Uitgewerkt normenkader

Deze richtlijnen zijn afgeleid uit de bekostigingsvoorwaarden.

121

5.

Minimale controlewerkzaamheden voor de instellingsaccountant

Dit betreft de items waarop de instellingsaccountant de toepassing van de bekostigingsvoorwaarden

dient te controleren. Per item is aangegeven of dit geldt voor alle ho-instellingen (hbo en wo) of

alleen voor de hogescholen (hbo) of de universiteiten (wo).

Het is bekend dat de gegevens van de inschrijvingen en de door de OUNL verleende graden nog niet zijn geregistreerd in het CRI-HO. Het is de bedoeling om dat op termijn wel te gaan doen en daarover lopen al de contacten met de IB-Groep. Voor de OUNL is daarom een apart controlepunt opgenomen in het onderwerp Controles bij de OUNL, UvH, PThU en ThUA waarin, gegeven het gestelde tijdpad en de controle-items, de specifieke richtlijnen zijn opgenomen.

3.5.3.2 Tijdpad van de procedure voor de vaststelling van de bekostigingsgegevens

1 december 2007

Het tijdpad van de procedure voor de vaststelling van de bekostigingsgegevens verloopt als volgt: Deadline:

Mijlpaal of activiteit:

1 oktober 2007

Peildatum voor de inschrijvingsgegevens. Tevens is dit de einddatum van de

peilperiode voor de diplomagegevens. Voor hbo start deze periode op 1 oktober

2006, voor wo start deze periode op 1 september 2006.

1 december 2007

Uiterste datum voor het vastleggen in CRI-HO door de instellingen van de

inschrijvingsgegevens van de peildatum 1 oktober 2007 en van de diplomagegevens

tot 1 oktober 2007. De IB-Groep maakt een foto van de stand van de gegevens op

deze datum.

14 december 2007

De IB-Groep levert vanuit het CRI-HO bestand aan de instelling en aan CFI

een voorlopige CRI-foto. De voorlopige CRI-foto (die permanent voor de instelling

beschikbaar is) en de mutatiebestanden zijn voor de instellingsaccountant de basis

voor de start van de controle.

22 januari 2008

CFI stuurt de universiteiten de voorlopige statustoekenning voor het

wo

bekostigingsjaar 2009 toe. Bij de voorlopige statustoekenning krijgt de universiteit

de wo-BIOS om de controle te ondersteunen.

22 februari 2008

CFI stuurt de hogescholen de voorlopige statustoekenning voor het

hbo

bekostigingsjaar 2009 toe. Bij de voorlopige statustoekenning krijgt de hogeschool

de hbo-BIOS om de controle te ondersteunen.

15 april 2008

Uiterste datum waarop het assurance-rapport (incl. de gewaarmerkte bijlage

met controletotalen) van de instellingen door de IB-Groep (LNV voor Wageningen

Universiteit) moet zijn ontvangen. Vanaf deze datum verwerkt de IB-Groep geen

bekostigingsrelevante wijzigingen meer in het CRI-HO naar de situatie

op 1 oktober 2007.

2 mei 2008

De definitieve foto wordt door de IB-Groep ter beschikking gesteld aan de

instellingen en aan CFI. Tevens wordt een kopie van het assurance-rapport met

gewaarmerkte bijlage aan CFI verstrekt.

122

13 juni 2008

CFI zal de definitieve statustoekenning van de studenten bepalen ten behoeve van

de berekening van de rijksbijdrage 2009. CFI koppelt de definitieve

statustoekenning uiterlijk op deze datum terug aan de instellingen door middel van

de definitieve BIOS.

30 september 2008

CFI stuurt een brief met de geraamde rijksbijdrage 2009 naar de instellingen.

3.5.3.3 Normenkader voor de bekostigingsgegevens ho-instellingen •

Toetsingskader

•

Controletotalen CRI-HO bestanden

Toetsingskader

1 december 2007

Het volgende toetsingskader is in onderdeel Toetsingskader vastgesteld. Inschrijvingen, Algemeen

WHW 7.32 t/m 7.42 en 7.52 voor CRI-HO en

de Regeling CRI-HO 1996 voor de aanlevering aan de IB-Groep.

Vooropleiding

WHW 7.24 t/m 7.26a.

Woongebiedeis

WHW artikel 2.6.

Collegegeld/cursusgeld

WHW 7.43 t/m 7.45 en 7.50 (OU).

Nationaliteit

PM (te wijzigen BWHW).

Buitenlandse studenten

Art. 8 van de Vreemdelingenwet.

Verleende graden

artikel 7.52 WHW en Regeling CRI-HO 1996

Promoties en ontwerperscertificaten

voor de aanlevering aan IB-Groep.

BWHW artikel 2.10, vijfde lid.

Controles bij de OUNL, kerkelijke en levensbeschouwelijke instellingen Controletotalen CRI-HO bestanden

1 december 2007 Om

de juistheid en volledigheid van de gegevensverzameling te kunnen waarborgen, zal van elk controle-item een totaaltelling worden opgenomen. De controletotalen moeten aansluiten op de definitieve foto, waarover de instellingsaccountant zich in het assurance-rapport uitspreekt. De IB-Groep stelt de controletotalen dagelijks via de beveiligde internetsite beschikbaar voor instellingen. Voor een nadere toelichting kunt u de ‘Handleiding CRI-HO’ raadplegen. 3.5.4 Toetsingskader

•

Inschrijving, Algemeen

•

Vooropleiding

•

Woongebiedeis

•

Collegegeld/cursusgeld

•


•

Verleende graden

•

Promoties en ontwerperscertificaten

•

Controles bij de OUNL, UvH, PThU, ThUA

Inschrijvingen, Algemeen

1 december 2007

1 december 2007

Rolverdeling en verantwoordelijkheden Het proces van inschrijvingen is een verantwoordelijkheid voor de ho-instellingen. De verantwoordelijkheid voor de juiste registratie in CRI-HO is eveneens belegd bij de instellingen. De IB-Groep beheert het CRI-HO. 123

De gegevensdragers •


•

het overzicht met de controletotalen bij de voorlopige CRI-foto en de actuele foto’s

•


•

De instellingsadministratie inclusief de bewijsstukken voor de inschrijf- en studentgegevens.

Dit kunnen zowel fysieke als elektronische bewijsstukken zijn.

Gecertificeerde bron (beschikbaarheid voor controlepunt of de ontwikkeling hiervan) Bij de centrale aanmelding (via Studielink) zijn de persoonsgegevens van studenten elektronisch gevalideerd met het GBA door de IB-Groep. Op termijn is de Registratie Niet Ingezetenen een basisregistratie die voor de ho-keten beschikbaar kan komen. Uitgewerkt normenkader •

Er wordt vanuit gegaan dat een student een graad behorend bij een opleiding wil halen tenzij

bij inschrijving het tegendeel door de student wordt gemeld of het tegendeel expliciet blijkt uit het

onderwijsaanbod van de instelling.

•

Uitsluitend studenten die zijn ingeschreven voor een in het CROHO geregistreerde opleiding

(combinatie instelling – opleiding – opleidingsvorm) komen voor bekostiging in aanmerking.

•

Studenten die slechts een deel van de CROHO-opleiding volgen (modules) en studenten die een

andere opleiding volgen dan waarvoor ze zijn ingeschreven, komen niet voor bekostiging in

aanmerking. Indien twijfel of onduidelijkheid bestaat - bijvoorbeeld op grond van

voorlichtingsbrochures van de instelling - dient hierover door de instellingsaccountant een opmerking

te worden gemaakt.

Minimale controlewerkzaamheden voor de instellingsaccountant De instellingsaccountant stelt vast dat de bekostigingsverantwoording voldoet aan de hieronder opgenomen voorwaarden en bepalingen. ho 1 Relevant zijn de gegevens van de inschrijvingen per 1 oktober 2007, en de inschrijvingsjaren 2006 en 2007: •

inschrijvingsjaar

•

correspondentienummer

•

administratienummer onderwijsinstelling

•

opleidingsnummer

•

opleidingsfase

•

opleidingsvorm

•

inschrijvingsvorm

•

maand vanaf

•

maand tot

•

code bekostigd

•

indicatie-adres

•

indicatie EER

ho 2 In geval van een uitwisselingsprogramma komt een buitenlandse in de plaats van een Nederlandse student. De Nederlandse student blijft voor de bekostiging meetellen en de buitenlandse telt niet mee. Verder moet de uitwisselings¬overeenkomst gemeld worden in het jaarverslag (zie artikel 48 lid 7 van de Richtlijn jaarverslaggeving hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek).

124

ho 3 Voor maatwerktrajecten moeten overeenkomsten worden gemaakt waarin de wensen van het bedrijf en de inspanningen van de hogescholen en universiteiten zijn opgenomen. Ook wat een bedrijf meer moet betalen dan de kosten van een reguliere opleiding is opgenomen in die overeenkomst. Dat zijn de enige ‘meerkosten’ die zijn toegestaan. Het moet voor het bedrijf duidelijk zijn dat studenten en graden van het maatwerktraject normaal meetellen voor bekostiging door de overheid. Dat geldt uiteraard alleen bij inschrijvingen aan een in het CROHO geregistreerde opleiding. Maatwerktrajecten kunnen alleen worden aangeboden als er ook een regulier traject van de opleiding wordt aangeboden om de toegankelijkheid van de opleiding voor reguliere studenten te garanderen. Verder moet in het jaarverslag 2007 gemeld worden voor welke bedrijven of organisaties maatwerktrajecten zijn georganiseerd en hoeveel studenten daarbij zijn betrokken (zie artikel 36 lid 6 van de Richtlijn jaarverslaggeving hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek). Indien twijfel of onduidelijkheid bestaat dan dient de instellingsaccountant dit in zijn rapportage te betrekken. ho 4 Controle of de student of instelling de ho-inschrijving heeft beëindigd en of dit correct in CRI-HO is geregistreerd. Studenten die voor 1 oktober een verzoek tot uitschrijving hebben ingeleverd, tellen niet mee voor de bekostiging. Hierbij is datum van het verzoek tot beëindiging bepalend en niet de datum van de uiteindelijke beslissing om dit wel of niet te honoreren. Uitschrijvingverzoeken van studenten gedateerd voor 1 oktober, moeten in CRI-HO worden geregistreerd door de bekostigingscode voor de student op Nee te zetten. ho 5 In de regeling CRI-HO is bepaald dat records met nieuwe inschrijvingen die ná 30 november aan de IB-Groep zijn geleverd voor de bekostiging buiten beschouwing blijven. De tijdig geregistreerde inschrijvingen kunnen na 30 november nog wel worden geactualiseerd in CRI-HO en de mutaties op deze geregistreerde gegevens zijn dan ook relevant voor de bekostiging. Nieuwe inschrijvingen worden wel in het CRI-HO geregistreerd maar krijgen door middel van code-bekostiging H of M in plaats van J of N een status ‘te laat’. Het is niet toegestaan deze status zodanig te muteren dat de gegevens alsnog worden meegenomen in de bekostiging. De code bekostiging H of M mag dus niet worden gemuteerd in J of N. Uitgezonderd zijn hierbij: •

Correcties die niet op een andere wijze tot stand gebracht kunnen worden. Bijvoorbeeld als de

gegevens van een student onder een verkeerd correspondentienummer zijn aangeleverd. Dan kan dit

uitsluitend gecorrigeerd worden door het oude record te verwijderen en een nieuw op te voeren.

Het nieuwe record krijgt uiteraard de status ‘te laat’. Met andere woorden, nieuwe records blijven

voor de bekostiging buiten beschouwing, tenzij tegelijkertijd een bekostigingsrelevant record

wordt verwijderd.

•

Mutaties op de codes voor ‘te laat’ zijn in de controleperiode alleen mogelijk als:

•

er sprake is van een oorzaak die buiten de ho-instelling ligt en waarbij de instelling zelf geen

invloed heeft op de uitkomst en

•

voldaan is aan de AWB artikel 1:3 lid 4 en 4:81 lid 2 en

•

er schriftelijke bevestiging is van CFI dat de ho-instelling voldoet aan bovengenoemde

artikelen uit de AWB. Vervolgens moet de ho-instelling ook voldoen aan artikel 2.9 lid 3 van

de WHW.

ho 6 (voorbehoud: moet nog worden geformaliseerd in het Uitvoeringsbesluit WHW 2008) Met ingang van 1 september 2007 dienen alle studenten die voldoen aan de bekostigingsvoorwaarden in CRI-HO met code-bekostigd Ja te worden geregistreerd. Studenten met een inschrijving waarbij niet of onvoldoende voldaan is aan de controle-eisen voor de instellingsaccountant, worden geacht niet aan de bekostigingsvoorwaarden te voldoen. De uitzonderingen (zie punten wo 4 en hbo 2) zijn vervallen.

125

wo 1 De bekostigingsrelevante inschrijfgegevens van de universiteiten zijn die van de eerstejaars studenten van het studiejaar 2007/2008, zoals ingeschreven op de peildatum 1-10-2007, onderscheiden naar opleiding. Het betreft studenten (geen extraneï) die in de 5 jaren voorafgaand aan de inschrijving op de peildatum niet eerder als student ingeschreven zijn geweest bij de betreffende universiteit (eerste inschrijving bij de betreffende universiteit). Bij de controle kan gebruik worden gemaakt van de wo-BIOS, met de inschrijvingsgegevens over de afgelopen 5 jaren van de studenten die op de peildatum in CRI-HO zijn geregistreerd. wo 2 De historiegegevens van andere instellingen zoals geregistreerd in CRI-HO zijn geen controle-item voor de instellingsaccountant. Historische gegevens van studenten aan de eigen instelling zijn wel onderwerp van controle door de instellingsaccountant voor de volledigheid en juistheid. wo 3 In principe dienen alle inschrijvingen en graadverleningen te worden geregistreerd in CRI-HO met de bekostigingscode Ja, respectievelijk 1. Een uitzondering geldt er bij meerdere en gelijktijdige inschrijvingen van een student. Bij meerdere inschrijvingen dient alleen de inschrijving, waarvoor het collegegeld is voldaan (de eerste inschrijving), voor de bekostiging mee te tellen. De neveninschrijvingen moeten dus met codebekostiging Nee worden aangegeven. wo 4 Hbo-schakelprogramma’s: •

Studenten die een hbo-graad hebben en ingeschreven zijn bij een wo-bachelor-opleiding tellen niet

mee voor de bekostiging. Dit mag niet door de instelling worden aangegeven met code-bekostigd

Nee. CFI bepaalt met behulp van de CRI-HO-gegevens of een student een hbo-graad heeft en geeft

die student, als dat het geval is, de status-eerstejaars hs.

•

Studenten die een hbo-graad hebben en voor de eerste keer worden ingeschreven bij een wo-master-

of ongedeelde opleiding tellen wel mee. Ook dit wordt door CFI bepaald.

wo 5 De rijksbijdrage van de transnationale Universiteit Limburg wordt ook berekend op basis van de aantallen eerstejaarsstudenten en verleende graden. Bij het vaststellen van deze aantallen wordt rekening gehouden met de nationaliteit van de studenten zoals in artikel 7 van het Verdrag is bepaald. De aantallen van de Universiteit Maastricht worden verhoogd met die van de tUL. hbo 1 De bekostigingsrelevante inschrijfgegevens van de hogescholen die door de instellingsaccountant moeten worden gecontroleerd betreffen de studenten zoals ingeschreven op de peildatum 1-10-2007, onderscheiden naar opleiding en inschrijvingsvorm. hbo 2 (voorbehoud: moet nog worden geformaliseerd in het Uitvoeringsbesluit WHW 2008) Alle inschrijvingen waarbij voldaan is aan de bekostigingsvoorwaarden in CRI-HO dienen te worden geregistreerd met de bekostigingscode Ja. De enige uitzonderingen hierop waren: •

als de hogeschool aan een student al eerder vóór 1 oktober 2006 een graad had verleend dan mag de

nieuwe inschrijving met de bekostigingscode Nee worden geregistreerd;

•

inschrijvingen waarbij de student bij meerdere instellingen aan de bekostigingsvoorwaarden voldoet.

Bij de instelling waar de student het laatst voor bekostiging was meegeteld, moet de code bekostigd

Ja zijn, bij de andere inschrijving(en): Nee. Als de student niet eerder voor bekostiging in aanmerking 126

kwam, moeten de instellingen gezamenlijk vooraf afstemmen bij welke instelling de inschrijving voor

bekostiging wordt opgevoerd. Als bij de definitieve statustoekenning bij beide instellingen de code-

bekostigd op Ja staat, telt de student bij geen van beide mee.

De eerste uitzondering vervalt, omdat vanaf bekostigingsjaar 2009 in het BWHW wordt geregeld dat personen aan wie door de betreffende hogeschool al een graad is verleend niet langer meetellen als student. Studenten die zijn ingeschreven voor een bacheloropleiding in de CROHO-onderdelen onderwijs of gezondheidszorg tellen wel mee. Of een student met een eerdere graad wel of niet meetelt wordt door CFI vastgesteld. De hogeschool dient de studenten die aan de bekostigingsvoorwaarden voldoen en aan wie ze al eerder een bachelorgraad heeft verleend dus met code-bekostigd Ja te registreren. De tweede uitzondering vervalt, omdat strikt genomen volgens het BWHW onder student met een eerste inschrijving wordt verstaan: een student die voor de betreffende inschrijving de verplichting heeft aangegaan het volledige collegegeld te betalen. Dat kan (bij instellingscollegegeld) het geval zijn bij meer dan één instelling. Vanaf bekostigingsjaar 2009 telt de student dan ook, net als in het wo, bij beide instellingen mee. Er wordt vanuit gegaan dat binnen een instelling slechts eenmaal collegegeld hoeft te worden betaald. Als CFI bij een student bij een instelling meerdere inschrijvingen aantreft die een positieve status-bekostiging opleveren, tellen, zoals tot nu toe gebeurde, de inschrijvingen proportioneel mee. hbo 3 De bekostiging van het kunstonderwijs wijkt af van de rest van het hoger beroepsonderwijs. De bekostiging houdt rekening met de mobiliteit van studenten en geschiedt op jaarbasis. Studenten worden maximaal vier jaar bij dezelfde opleiding bekostigd. Het doet er daarbij niet toe bij welke instelling zij die opleiding volgen. Vooropleiding

1 december 2007

Rolverdeling en verantwoordelijkheden De vooropleiding moet bij een nieuwe inschrijving –als deze nog niet bekend is of niet correct c.q. niet volledig is- door de ho-instelling worden gemuteerd in de rubriek vooropleiding van CRI-HO. De vooropleiding moet door de instelling bij de inschrijving getoetst worden aan de vooropleidingseisen. De gegevensdragers •


•

het overzicht met de controletotalen bij de voorlopige CRI-foto en de actuele foto’s.

•

De BIOS van CFI met de voorlopige statustoekenning van CFI voor bekostigingsjaar 2009.

•

De instellingsadministratie inclusief de bewijsstukken voor de inschrijf- en studentgegevens.

Dit kunnen zowel fysieke als elektronische bewijsstukken zijn.

Gecertificeerde bron (beschikbaarheid voor controlepunt of de ontwikkeling hiervan) De in CRI-HO opgenomen opleidingenhistorie van de student, wordt door de IB-Groep beschikbaar gesteld aan de ho-instelling bij de terugmelding vanuit CRI-HO van de nieuwe inschrijving. Voor de nabije toekomst geldt dat ook de vooropleidinggegevens uit de BRON-vo en BRON-bve door de IBGroep beschikbaar worden gesteld bij de centrale aanmelding en bij de terugmelding uit CRI-HO. Uitgewerkt normenkader hbo en wo Voor de inschrijving voor een opleiding aan een hogeschool geldt als vooropleidingseis het bezit van een diploma voorbereidend wetenschappelijk onderwijs of hoger algemeen voortgezet onderwijs of een diploma van een middenkaderopleiding of van een specialistenopleiding als bedoeld in artikel 7.2.2, eerste lid van de Wet Educatie en Beroepsonderwijs (niveau 4 opleiding). Met het laatst aangehaalde diploma wordt gelijkgesteld het diploma van de bij ministeriele regeling aangewezen vakopleidingen, bedoeld in artikel 7.2.2, eerste lid, onder c, van de Wet Educatie en Beroepsonderwijs (niveau 3 opleiding).

127

Daarnaast zijn van belang nadere vooropleidings¬eisen, aanvullende eisen, al dan niet op het gebied van de kunst, eisen werkkring (dt opl.) en de mogelijkheden van vrijstellingen op grond van andere getuigschriften dan wel een afgelegd toelatingsonderzoek zijn opgenomen in Titel 2 van hoofdstuk 7, WHW. Voorts gelden de bepalingen m.b.t. de postpropedeutische fase (artikel 7.30 WHW) en masteropleidingen. (art. 7.30 t/m 7.30c WHW). Voor de inschrijving aan een universiteit geldt het bezit van een diploma voorbereidend wetenschappelijk onderwijs, als vooropleidingseis. Minimale controlewerkzaamheden hbo en wo voor de instellingsaccountant •

Van elke ingeschrevene die valt binnen de deelwaarneming van de instellingsaccountants,

controleert de instellingsaccountant of deze aan de vooropleidingseisen voldoet.

•

De controle op de vooropleiding van de student op basis van gewaarmerkte afschriften van

getuigschriften of op basis van elektronische berichten indien digitale verificatie bij de

IB-Groep heeft plaatsgevonden.

Woongebiedeis

1 december 2007

Rolverdeling en verantwoordelijkheden De verantwoordelijkheid voor de juiste registratie in CRI-HO is belegd bij de instellingen. De IB-Groep beheert het CRI-HO. De gegevensdragers •


•

het overzicht met de controletotalen bij de voorlopige CRI-foto en de actuele foto’s

•


•

De instellingsadministratie inclusief de bewijsstukken voor de inschrijf- en studentgegevens en

over graadverlening. Dit kunnen zowel fysieke als elektronische bewijsstukken zijn.

Gecertificeerde bron (beschikbaarheid voor controlepunt of de ontwikkeling hiervan) Op termijn zal de IB-Groep in Studielink en in CRI-HO dit punt faciliteren met een centraal bestand. Uitgewerkt normenkader •

Studenten die een woonplaats hebben in Nederland, België of de Duitse bondsstaten Bremen,

Nedersaksen en Noord-Rijnland-Westfalen voldoen aan het z.g. woongebiedvereiste.

•

De instelling dient de code bekostiging op Nee te zetten, indien niet aan de woonplaatseis is voldaan.

•

Een student die op 1 oktober tijdelijk woont –in verband met het volgen van onderwijs aan een

Nederlandse ho-instelling- in een ander land of een andere Duitse bondsstaat dan die hiervoor

genoemd, kan meetellen voor de bekostiging. Voorwaarde hierbij is dat de student direct voorafgaand

aan deze tijdelijke situatie wel in het genoemde gebied woonde. Daarmee tellen studenten die in het

kader van een stage of een uitwisseling in het buitenland verblijven onder deze voorwaarden wel mee

voor de bekostiging.

•

Afgestudeerden die op enig moment in de peilperiode aan de woonplaatseis hebben voldaan tellen

mee voor bekostiging. Als zij gedurende de gehele peilperiode buiten het bedoelde gebied woonden

tellen zij niet mee en moet de instelling de code-examenresultaat op 9 zetten.

Minimale controlewerkzaamheden voor de instellingsaccountant voor hbo en wo •

De instellingsaccountant controleert of de instelling een procedure hanteert voor de

verificatie van de woonplaats bij de levering van de mutatie “voldaan aan

woongebiedvereiste” die goed beschreven is en toegankelijk is voor de

128

instellingsaccountant.

•

Bij studenten die bij hun eerste inschrijving in het buitenland verbleven (WHW 7.32,

vijfde lid, onderdeel d) dient de instellingsaccountant te controleren of ze binnen drie

maanden na hun inschrijving voldoen aan het woongebiedvereiste en onderwijs in

Nederland volgen. Alleen dan tellen ze mee voor bekostiging. Een uitzondering geldt er

–zoals hiervoor vermeld, voor de student die tijdelijk in het buitenland woont in verband

met het volgen van onderwijs aan een Nederlandse instelling.

Collegegeld

1 december 2007

Rolverdeling en verantwoordelijkheden Het proces voor het declareren en de inning van collegegelden is een verantwoordelijkheid voor de hoinstellingen. Er vindt nu geen registratie in CRI-HO plaats. De gegevensdragers De instellingsadministratie inclusief de bewijsstukken voor de inschrijf- en studentgegevens. Dit kunnen zowel fysieke als elektronische bewijsstukken zijn. Gecertificeerde bron (beschikbaarheid voor controlepunt of de ontwikkeling hiervan) Niet van toepassing. Uitgewerkt normenkader Voorwaarden voor inschrijving m.b.t. Collegegeld zijn opgenomen in art. 7.37, WHW. Conform de WHW art. 7.32, vijfde lid geldt: tot de inschrijving wordt niet overgegaan dan nadat het bewijs is overlegd dat het verschuldigde collegegeld is of wordt voldaan. In geval van inschrijving aan de Open Universiteit moet het verschuldigde cursusgeld zijn voldaan. Minimale controlewerkzaamheden hbo en wo voor de instellingsaccountant Van elke ingeschrevene welke als bekostigd wordt aangemerkt en valt binnen de deelwaarneming van de instellingsaccountant, controleert de instellingsaccountant of deze aan de collegegeldplicht heeft voldaan. Het moment waarop een student aan zijn collegegeldverplichting heeft voldaan is bepalend voor de bekostiging. De maand waarin aan die verplichting wordt voldaan (of, als vóór aanvang van de opleiding wordt betaald, het moment waarop het onderwijs aanvangt) dient in CRI-HO als maand vanaf te worden geregistreerd. Als dit op of voor de peildatum ligt dan telt de student mee voor de bekostiging. Het aangaan van de betalingsverplichting tot betaling van het collegegeld door de student of derde moet op 1-10 onomkeerbaar vastliggen. Hiervan is o.m. sprake indien het volgende aanwezig is: 1.

chartale betaling van het verschuldigde collegegeld is ontvangen; bewijsstuk: een gedateerde en

vanwege de instelling onder¬tekende kwitantie, of

2.

het verschuldigde collegegeld is betaald door middel van pincodebetaling; bewijsstuk: op basis van de

uitdraai pinautomaat, vanwege de instelling uitgeschreven kwitantie (bij non-acceptatie door de

geldinstelling wordt allicht geen kwijting gegeven en is daarmee niet betaald), of

3.

het verschuldigde collegegeld is betaald door middel van bankoverschrijving( sformulier); bewijsstuk:

afrekeningoverzicht bankinstelling en/of een eventueel op basis van de ontvangen overschrijving

vanwege de instelling nog te verstrekken kwitantie, of

4.

een door de potentiële student ondertekende schuldbekentenis voor het verschuldigde collegegeld

aanwezig is, of

5.

een door de potentiële student(e) ondertekende promesse aanwezig is, houdende een regeling tot

gespreide betaling van het bedrag van het verschuldigde collegegeld.

129

6.

een door de student ondertekende en doorlopende machtiging die betrekking heeft op de

verschuldigde collegegelden die aan de ingeschreven opleiding verbonden zijn.

7.

Als een student later dan de peildatum aan zijn betalingsverplichting voldoet dan telt de student niet

mee voor de bekostiging op de peildatum.

8.

In plaats van door de potentiële student kan het collegegeld ook worden betaald door een derde. Een

student of extraneus is alleen rechtmatig ingeschreven als hij schriftelijk heeft verklaard, dat hij

ermee instemt dat een in die verklaring vermelde derde namens hem het collegegeld, het

examengeld of het cursusgeld voldoet. (WHW 7.37, derde lid). De instellingsaccountant dient te

controleren of bij betaling door derden een dergelijke verklaring aanwezig is.


1 december 2007

Rolverdeling en verantwoordelijkheden Het proces van inschrijvingen van (buitenlandse) studenten is een verantwoordelijkheid voor de hoinstellingen. De verantwoordelijkheid voor de juiste registratie in CRI-HO is eveneens belegd bij de instellingen. De IB-Groep beheert het CRI-HO. De gegevensdragers •


•

Het overzicht met de controletotalen bij de voorlopige CRI-foto en de actuele foto’s

•


•



Gecertificeerde bron (beschikbaarheid voor controlepunt of de ontwikkeling hiervan) Een geldige verblijfsstatus meegeleverd vanuit het GBA. Uitgewerkt normenkader Hierbij is van belang dat: •

De instellingen een procedure hanteren voor het toepassen van de Koppelingswet die goed

beschreven is en toegankelijk is voor de instellingsaccountant.

•

De instellingen moeten bij elke inschrijving registreren hoe zij zich van het verblijfsrecht van de

student(e) vergewist hebben. Deze registratie is toegankelijk voor de instellingsaccountant.

Benadrukt wordt dat de instellingen de controle op de verblijfsrechtelijke status uitsluitend dienen

uit te voeren bij elke eerste inschrijving. Het is niet nodig dat de verblijfsrechtelijke status periodiek

wordt gecontroleerd. Alleen bij de eerste inschrijving van de opleiding, op de eerste dag dat de

opleiding begint, moet voldaan zijn aan de uitgangspunten van artikel 8 van de Vreemdelingenwet.

Een geldige verblijfstatus meegeleverd door het GBA is voldoende; indien deze niet aanwezig is, dan

is één van de volgende bewijsstukken relevant:

•

Een definitieve verblijfsvergunning.

•

Een bewijs van een aanvraag tot verblijfsvergunning c.q. Machtiging tot Voorlopig

Verblijf (MVV).

•

Een bewijs van een verzoek tot verlenging van een verblijfsvergunning.

•

Een ontvangstbevestiging van de IND en het verzoek tot het overmaken van

de leges hiervoor.

Bewijs van betaling van bovengenoemde leges.

•

Voor het bekostigingsjaar 2009 geldt de niet-EER maatregel. Dit betekent dat alleen studenten (en afgestudeerden) die de nationaliteit van een van de landen van de EER of Suriname hebben, of die op grond van hun verblijfsstatus aanspraak zouden kunnen maken op studiefinanciering, meetellen bij de

130

bekostiging. Voor studenten van wie de nationaliteit en verblijfsstatus bij de IB-Groep bekend zijn (uit GBA) hoeft de instelling de nationaliteit niet aan het CRI-HO te leveren. Voor de studenten die niet in een GBA zijn opgenomen dient de instelling - op verzoek van de IB-Groep- de nationaliteit te leveren. Indien een student meer dan één nationaliteit heeft, waaronder een EER-nationaliteit, geeft de instelling de EER-nationaliteit op. Een kopie van het bewijsstuk dient in de instellingsadminstratie te zijn opgenomen. De instellingsaccountant controleert of het gegeven nationaliteit correct in de administratie en in het CRI-HO is opgenomen. Minimale controlewerkzaamheden voor de instellingsaccountant voor hbo en wo •

De instellingsaccountant stelt vast dat van studenten bij wie bij de inschrijving niet is

vastgesteld dat aan de koppelingswet is voldaan, of bij wie dit niet kan worden

gecontroleerd de inschrijving en registratie bij de IB-Groep wordt beëindigd (WHW

artikel 32, zesde lid). De betreffende studenten tellen niet mee voor de bekostiging.

•

De instellingsaccountant controleert of de instelling heeft voldaan aan de verificatie van

de adresgegevens die aan CRI-HO zijn geleverd van die studenten die niet in het GBA

voorkomen. Voor deze verificatie kan de instellingsaccountant volstaan met de vaststelling

dat er een inschrijfformulier/elektronisch inschrijfverzoek is met de studentgegevens en

een adres van deze student waarmee communicatie feitelijk ook heeft plaatsgevonden.

De student moet daarbij ook hebben gereageerd op de toegezonden stukken.

Verleende graden

1 december 2007

Rolverdeling en verantwoordelijkheden Het proces voor de examinering, de graadverlening en de uitreiking van de getuigschriften is een verantwoordelijkheid voor de ho-instellingen. De verantwoordelijkheid voor de juiste registratie in CRI-HO is eveneens belegd bij de instellingen. De IB-Groep beheert het CRI-HO. De gegevensdragers •


•

Het overzicht met de controletotalen bij de voorlopige CRI-foto en de actuele foto’s.

•

De BIOS van CFI met de voorlopige statustoekenning van CFI voor bekostigingsjaar 2009.

•



Gecertificeerde bron (beschikbaarheid voor controlepunt of de ontwikkeling hiervan) Voor dit controlepunt kan voor de historie van de behaalde graden worden uitgegaan van het CRI-HO bestand. Uitgewerkt normenkader hbo en wo Omdat graden alleen verleend mogen worden aan studenten of extraneï bij de betreffende opleiding, dient de instellingsaccountant te controleren of de persoon aan wie de graad is verleend op het moment van graadverlening aan de inschrijvings¬voorwaarden voldeed. Zowel voor de universiteiten als voor de hogescholen tellen ook extraneï aan wie een graad is verleend mee. In dit document wordt met een graad bedoeld een graad bachelor of een graad master die door een instelling is verleend na het met goed gevolg afleggen van het afsluitend examen van een bachelor- of een masteropleiding. Voor de onderstaande tekst voor het item “Verleende graden”wordt een voorbehoud gemaakt omdat dit in het Uitvoeringsbesluit WHW 2008 nog geformaliseerd moet worden.

131

Ten behoeve van de bekostiging wordt een graad bachelor tevens beschouwd te zijn verleend na het met goed gevolg afleggen van: •

het doctoraal- of ingenieursexamen van ongedeelde opleidingen, met uitzondering van de in

het volgende punt genoemde opleidingen,

•

het afsluitend examen (beroepsdiploma) van de ongedeelde opleidingen: geneeskunde,

diergeneeskunde, tandheelkunde en farmacie,

•

het kandidaatsexamen van de opleidingen, waarvoor op 31 december 2001 in de Onderwijs- en

examenregeling een kandidaatsfase en een kandidaats¬examen is opgenomen, als omschreven in

artikel 7.8a van de WHW, zoals dat luidde op 31 augustus 2002, en

•

het afsluitend examen van hbo-opleidingen anders dan bachelor-, master- of voortgezette

hbo-opleidingen.

Een graad master wordt tevens beschouwd te zijn verleend na het met goed gevolg afleggen van: •

het doctoraal- of ingenieursexamen van ongedeelde opleidingen, behalve de hierna genoemde

opleidingen,

•

het afsluitend examen (beroepsdiploma) van de ongedeelde opleidingen: geneeskunde,

diergeneeskunde, tandheelkunde en farmacie, en

•

het afsluitend examen van universitaire lerarenopleidingen en voortgezette hbo-opleidingen.

Een afgestudeerde van een ongedeelde wo-opleiding wordt beschouwd als iemand aan wie tegelijkertijd de graad bachelor en de graad master is verleend. De volgende getuigschriften worden niet voor bekostiging in aanmerking genomen: •

propedeusegetuigschriften;

•

getuigschriften voor een Associate degree-opleiding in het hbo.

Minimale controlewerkzaamheden voor de instellingsaccountant De instellingsaccountant stelt vast dat de bekostigingsverantwoording voldoet aan de hieronder opgenomen voorwaarden en bepalingen. ho 1 (voorbehoud: moet nog worden geformaliseerd in het Uitvoeringsbesluit WHW 2008) Met ingang van 1 oktober 2006 dienen alle graden waarbij voldaan is aan de controle-eisen voor de instellingsaccountant in CRI-HO met code-examenresultaat 1 te worden geregistreerd. De uitzondering voor studenten aan wie al eerder door de betreffende instelling een graad is verleend, is vervallen (zie hbo 2 bij Inschrijvingen, Algemeen). Graden van studenten aan wie eerder door dezelfde hogeschool een graad is verleend worden door CFI niet meegeteld, aangegeven door een status-diploma. ho2 In de regeling CRI-HO is bepaald dat voor de bekostiging relevante gegevens die ná 30 november aan de IB-Groep zijn geleverd voor de bekostiging buiten beschouwing blijven. De tijdig geregistreerde examenresultaatgegevens kunnen na 30 november nog wel worden geactualiseerd in CRI-HO en de mutaties op deze geregistreerde gegevens zijn dan ook relevant voor de bekostiging. Nieuwe examenresultaatgegevens worden wel in het CRI-HO geregistreerd maar krijgen een status ‘te laat’ door middel van de code examenresultaat 3 of 4 in plaats van 1 of 2. Het is niet toegestaan deze status zodanig te muteren dat de gegevens alsnog worden meegenomen in de bekostiging. De code examenresultaat 3 of 4 mag dus niet worden gemuteerd in 1, 2 of 9. Uitgezonderd zijn hierbij: •

Correcties die niet op een andere wijze tot stand gebracht kunnen worden. Bijvoorbeeld als de

gegevens van een student onder een verkeerd correspondentienummer zijn aangeleverd. Dan kan dit

uitsluitend gecorrigeerd worden door het oude examenresultaat te verwijderen en een nieuw op

132

te voeren. Met andere woorden: nieuwe graadverleningen blijven voor de bekostiging buiten

beschouwing, tenzij tegelijkertijd een oude graadverlening wordt verwijderd.

•

Mutaties op de codes voor ‘te laat’ zijn in de controleperiode alleen mogelijk als:

•

er sprake is van een oorzaak die buiten de ho-instelling ligt en waarbij de ho-instelling zelf

geen invloed heeft op de uitkomst

•

voldaan is aan de AWB artikel 1:3 lid 4 en 4:81 lid 2 en

•

er schriftelijke bevestiging is van CFI dat de ho-instelling voldoet aan bovengenoemde

artikelen uit de AWB. Vervolgens moet de ho-instelling ook voldoen aan artikel 2.9 lid 3

van de WHW.

ho3 Tot en met begrotingsjaar 2008 was de bekostiging gebaseerd op uitgereikte getuigschriften. Een getuigschrift wordt pas uitgereikt als de student daarom heeft verzocht (WHW artikel 7.58). Daardoor kan het voorkomen dat er een (lange) vertraging is tussen het afleggen van het examen en het uitreiken van het getuigschrift. Daarom worden vanaf 2009 niet langer de uitgereikte getuigschriften geteld, maar de door de instelling verleende graden. Het verschil is, dat de instelling – ook als de student daar niet om vraagt - de graad verleent, zodra de student het afsluitend examen van een opleiding met goed gevolg heeft afgelegd. Omdat zonder extra maatregelen de graden die verleend zijn vóór 1 september 2006 (wo) of 1 oktober 2006 (hbo), waarvoor op de desbetreffende datum het getuigschrift nog niet was uitgereikt, niet zouden meetellen voor bekostiging, geldt voor bekostigingsjaar 2009 een overgangsmaatregel. De instelling dient deze graden in het CRIHO te registreren. Middels een specificatie worden deze graden afzonderlijk opgenomen in de bekostigingsverantwoording. wo 1 De controle heeft betrekking op de volgende gegevens voor graden verleend in 2006/2007: •

opleidingsfase

•

maand examenresultaat

•

code examenresultaat

•

status graad (controlehulpmiddel, resultaat van statustoekenning door CFI)

•

Aanvullend voor de studiejaren 2001/2002 t/m 2005/2006 (5 jaar voor eerder verleende

graden Bachelor):

•

inschrijvingsjaar

•

correspondentienummer

•

administratienummer Onderwijsinstelling

•

opleidingsnummer

•

opleidingsfase

•

opleidingsvorm

•

inschrijvingsvorm

•

maand vanaf

•

maand tot

•

maand examenresultaat

•

code examenresultaat

De aanvullende controle voor de studiejaren 2001/2002 t/m 2005/2006 vloeit voort uit het feit dat, sinds de aanpassing van het bekostigingsmodel wo aan de invoering van de bachelor-masterstructuur, de vraag welk deel van een in het wo verleende graad mee telt voor bekostiging van de universiteit, afhankelijk is van eerder verleende graden in wo en hbo. Voorbeeld: het met goed gevolg afgelegde afsluitend examen van een ongedeelde opleiding (oude stijl) telt niet mee voor het bachelordeel, indien aan die student eerder al een graad van een hbo- of wo-bacheloropleiding is verleend. Daarbij is de terugkijkperiode beperkt tot vijf studiejaren.

133

hbo 1 In principe dienen alle graadverleningen in de periode vanaf 1 oktober 2006 tot 1 oktober 2007 waarbij voldaan is aan de voorwaarden te worden geregistreerd in CRI-HO met de code examenresultaat 1. De enige uitzonderingen hierop zijn graadverleningen, waarbij niet of onvoldoende voldaan is aan de controle-eisen voor de instellingsaccountant en die daarom niet kunnen meetellen voor bekostiging. Deze dienen met code 9 te worden geregistreerd. hbo 2 Aan studenten die tussen 1 oktober 2006 en 1 oktober 2007 een Associate degree (Ad) programma met succes hebben afgerond wordt de graad Associate degree verleend. Deze graad is geen graad Bachelor of Master en telt daarom niet mee voor bekostiging. In het BWHW wordt geregeld dat studenten aan wie de Ad-graad is verleend en die de instelling verlaten ook niet meetellen als uitvaller. De instellingsaccountant dient te controleren of studenten aan wie de Ad-graad is verleend aan een speciaal Ad-programma hebben deelgenomen en dat het niet gaat om Ad-graden die zijn verleend aan ‘normale’ bachelorstudenten die de instelling verlaten. Zo’n student moet in CRI-HO als opleidingscode de code van de bacheloropleiding hebben en niet die van het Ad-programma. Promoties en ontwerpers certificaten (voor universiteiten)

1 december 2007

Rolverdeling en verantwoordelijkheden Het proces voor de promoties en ontwerperscertificaten is een verantwoordelijkheid voor de ho-instellingen. De verantwoordelijkheid voor de juiste registratie is eveneens belegd bij de instellingen. Er vindt geen registratie in het CRI-HO plaats. De gegevensdragers •

De opgave aan CFI van de aantallen promoties en certificaten.

•

De instellingsadministratie inclusief de bewijsstukken voor de aantallen promoties en certificaten.

Gecertificeerde bron (beschikbaarheid voor controlepunt of de ontwikkeling hiervan) Niet van toepassing. Uitgewerkt normenkader De gegevens over promoties en certificaten worden niet in CRI-HO geregistreerd en betreffen: •

Aantallen promoties in het kalenderjaar 2007.

•

De (Europese) promoties die meetellen voor de bekostiging moeten voorkomen in het

promotieregister van de betreffende universiteit.

•

Aantallen gecertificeerde ontwerpers in het kalenderjaar 2007.

Minimale controlewerkzaamheden wo voor de instellingsaccountant De instellingsaccountant stelt vast dat de bekostigingsverantwoording voldoet aan de hieronder opgenomen voorwaarden en bepalingen. •

Indien er sprake is van een Europese promotie, waarbij een Nederlandse en een buitenlandse

instelling zijn betrokken, telt voor de Nederlandse instelling een proefschrift als het heeft geleid tot

een promotie aan de laatstgenoemde instelling; dat wil zeggen het proefschrift aan die instelling is

met een positief resultaat verdedigd.

•

Van de promoties en certificaten dient een afschrift in de administratie aanwezig te zijn.

Controles bij de OUNL, UvH, PThU en ThUA

1 december 2007

Rolverdeling en verantwoordelijkheden De OUNL en levensbeschouwelijke instellingen worden voor de berekening van de onderzoeksbekostiging op dezelfde manier behandeld als de universiteiten. Het aantal graadverleningen en promoties is daarbij

134

bekostigingsrelevant. Het is bekend dat deze gegevens niet zijn geregistreerd in het CRI-HO. Zolang dat nog niet het geval is, dient er dus uitsluitend in de administratie van deze instellingen voldoende basis te liggen voor de registraties en de bewijsstukken voor de bekostiging. In dit controlepunt is er voor de gegevens die voor de bekostiging over de graadverlening en de promoties nodig zijn, een beschrijving opgenomen. De gegevensdragers De inschrijvingen en de graadverleningen zoals geregistreerd en opgenomen in de administratie van de betrokken universiteiten met de bewijsstukken. Gecertificeerde bron (beschikbaarheid voor controlepunt of de ontwikkeling hiervan) Als de overgang naar de registratie in CRI-HO heeft plaatsgevonden komt er een aansluiting voor deze universiteiten op de lijn voor de ho-instellingen. Uitgewerkt normenkader Inschrijvingen •

De eisen t.a.v. de woongebiedeisen gelden ook voor deze instellingen. Alleen de studenten die wonen

in Nederland, België of een van de Duitse grenslanden tellen mee. De instellingen dienen dit te

verifiëren.

•

Inschrijvingen bij de OUNL spelen geen rol in de bekostiging.

•

Studenten geven bij eerste inschrijving op of zij reeds eerder een hbo- of wo-opleiding hebben

afgerond. Deze opgave is de basis om te bepalen of zij als eerstejaars meetellen wanneer zij zich

voor de eerste maal in de bacheloropleiding inschrijven (geen hbo-bachelorgraad) of wanneer zij voor

het eerst in een masteropleiding zijn ingeschreven (wel hbo-bachelograad)

Graadverlening •

Over de registratiedatum de graadverlening is in artikel 7.10a van de WHW bepaald, dat (afgezien

van vrijstellingen) het afsluitende examen met goed gevolg is afgelegd als alle tentamens met goed

gevolg zijn afgelegd, tenzij de examencommissie zelf nog een onderzoek verricht. Deze datum dient

ook in het CRI-HO te worden geregistreerd als “maand examenresultaat”.

•

Het betreft graadverleningen vanwege het met goed gevolg hebben afgelegd van een afsluitend

examen. Dit betreft dus een ongedeelde, een wo bachelor- of een wo masteropleiding. Propedeuse

getuigschriften zijn in het kader van de bekostiging niet relevant.

•

Het BA-deel van een ongedeelde opleiding voor studenten met een eerder afgeronde wo- of hbo

bachelor wordt niet bekostigd. Bachelorgraden van studenten met een afgeronde hbo opleiding tellen

niet mee.

•

Mastergraden tellen mee voor het MA-deel bij de bekostiging. Indien geen bachelorgraad door de

betrokken universiteit is verleend en er wel een eerdere inschrijving voor een ongedeelde wo-

opleiding was, dan telt het getuigschrift ook mee voor het BA-deel van de bekostiging.

•

Als een student vóór zijn studie aan de betrokken universiteit een ongedeelde wo-opleiding of een

wo-masteropleiding heeft afgerond, wordt een verleende graad gewoon meegeteld.

•

Graden uitgereikt aan OUNL-studenten in Vlaamse studiecentra tellen mee. De voorwaarde dat de

studenten daadwerkelijk onderwijs in Nederland volgen is voor distance-learning niet relevant.

Opleidingen •

Er dient een eenduidige relatie te zijn met de opleidingen zoals in het CROHO geregistreerd. Dit geldt

overigens ook voor de “vrije” programma’s (op grond van WHW, artikel 7.3c, 2e lid).

Promoties Voor het aantal promoties is het niet relevant tot welke geldstroom de promoties behoren. Alle doctoraten die cf. artikel 7.18 van de WHW worden verleend, tellen mee. 135

Minimale controlewerkzaamheden voor de instellingsaccountant De minimale controlewerkzaamheden zijn rekening houdend met de bovenvermelde richtlijnen gelijk aan de voorgaande minimale controlewerkzaamheden van dit controleprotocol. 3.5.5 Assurance-rapport

•

Algemeen

•

Goedkeurend assurance-rapport HBO

•

Goedkeurend assurance-rapport WO

Algemeen

1 december 2007

1 december 2007

Als de instellingsaccountant een andere dan een goedkeurend rapport afgeeft, dan moet hij aansluiten bij de teksten vermeld in de Controle- en overige standaarden (COS), uitgegeven door het NIVRA. Goedkeurend assurance-rapport HBO

1 december 2007

Voorgeschreven tekst voor het goedkeurende assurance-rapport over de juistheid van de bekostigingsgegevens van HBO-instellingen (4b1) Aan: Opdrachtgever Assurance-rapport bij de bekostigingsgegevens ten behoeve van de rijksbijdrage 2009, afgegeven ten behoeve van de Informatie Beheer Groep en de minister van onderwijs, cultuur en wetenschap of indien van toepassing, de minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit. Opdracht en verantwoordelijkheden Wij hebben onderzocht of de bijgevoegde, door ons gewaarmerkte opgave(n) van de bekostigingsgegevens van ... (naam hbo-instelling) … te … (zetel) de bekostigingsgegevens ten behoeve van de berekening van de rijksbijdrage 2009, als bedoeld in artikel 2.5 eerste lid van de WHW, juist weergeeft (weergeven). Deze bekostigingsgegevens bestaan uit gegevens die op de datum van het assurance-rapport zijn opgenomen in het CRI-HO-bestand en worden weergegeven via een opgave van controletotalen en het overzicht van bekostigingsgegevens die niet in het CRI-HO-bestand zijn opgenomen, en betreffen de stand op 1 oktober 2007. De opgave(n) is (zijn) opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de hogeschool. Het is onze verantwoordelijkheid een assurance-rapport inzake de juistheid van de opgave(n) te verstrekken. Werkzaamheden Wij hebben ons onderzoek verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het Controleprotocol OCW 2007 en Standaard 3000 Assurance-opdrachten anders dan opdrachten tot controle en beoordeling van historische financiële informatie. Dienovereenkomstig dienen wij ons onderzoek zodanig te plannen en uit te voeren, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de opgave geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een assurance-opdracht omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van assuranceinformatie over de controletotalen in de opgave(n). De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico’s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en juist weergeven in de opgave(n) van controletotalen alsmede het voor de naleving van de betreffende wet en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de assurance-werkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van de school/instelling. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

136

Conclusie Op grond van onze werkzaamheden komen wij tot de conclusie dat de opgave(n) van de bekostigingsgegevens, de bekostigingsgegevens ten behoeve van de berekening van de rijksbijdrage 2009 in alle van materieel belang zijnde aspecten juist weergeeft (weergeven) in overeenstemming met het Controleprotocol OCW 2007. Overige aspecten – beperking in gebruik en verspreidingskring De opgave(n) van de controletotalen en ons assurance-rapport daarbij zijn uitsluitend bedoeld voor de hogeschool, de Informatie Beheer Groep en het Ministerie van OCW of indien van toepassing, het ministerie van LNV en kunnen derhalve niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Plaats, datum Naam accountantsorganisatie Naam externe accountant en ondertekening met die naam Goedkeurend assurance-rapport WO

1 december 2007

Voorgeschreven tekst voor het goedkeurende assurance-rapport over de juistheid van de bekostigingsgegevens van WO-instellingen (4b2) Aan: Opdrachtgever Assurance-rapport bij de bekostigingsgegevens ten behoeve van de rijksbijdrage 2009, afgegeven ten behoeve van de Informatie Beheer Groep en de minister van onderwijs, cultuur en wetenschap of indien van toepassing, de minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit. Opdracht en verantwoordelijkheden Wij hebben onderzocht of de bijgevoegde, door ons gewaarmerkte opgave(n) van de bekostigingsgegevens van ... (naam wo-instelling) … te … (zetel) de bekostigingsgegevens ten behoeve van de berekening van de rijksbijdrage 2009, als bedoeld in artikel 2.5 eerste lid van de WHW, juist weergeeft (weergeven). Deze bekostigingsgegevens bestaan uit gegevens die op de datum van het assurance-rapport zijn opgenomen in het CRI-HO-bestand en worden weergegeven via een opgave van controletotalen en het overzicht van bekostigingsgegevens die niet in het CRI-HO-bestand zijn opgenomen, en betreffen de stand op 1 oktober 2007. De opgave(n) is (zijn) opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de universiteit. Het is onze verantwoordelijkheid een assurance-rapport inzake de juistheid van de opgave(n) te verstrekken. Werkzaamheden Wij hebben ons onderzoek verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het Controleprotocol OCW 2007 en Standaard 3000 Assurance-opdrachten anders dan opdrachten tot controle en beoordeling van historische financiële informatie. Dienovereenkomstig dienen wij ons onderzoek zodanig te plannen en uit te voeren, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de opgave geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een assurance-opdracht omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van assuranceinformatie over de controletotalen in de opgave(n). De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico’s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en juist weergeven in de opgave(n) van controletotalen alsmede het voor de naleving van de betreffende wet en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de assurance-werkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het 137 interne beheersingssysteem van de school/instelling.

Wij zijn van mening dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Conclusie Op grond van onze werkzaamheden komen wij tot de conclusie dat de opgave(n) van de bekostigingsgegevens, de bekostigingsgegevens ten behoeve van de berekening van de rijksbijdrage 2009 in alle van materieel belang zijnde aspecten juist weergeeft (weergeven) in overeenstemming met het Controleprotocol OCW 2007. Overige aspecten – beperking in gebruik en verspreidingskring De opgave(n) van de controletotalen en ons assurance-rapport daarbij zijn uitsluitend bedoeld voor de universiteit, de Informatie Beheer Groep en het Ministerie van OCW of indien van toepassing, het ministerie van LNV en kunnen derhalve niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Plaats, datum Naam accountantsorganisatie Naam externe accountant en ondertekening met die naam 3.5.6 Casuïstiek en interpretatievraagstukken

1 januari 2007

In dit onderdeel beschrijft de werkgroep de Casuïstiek voor interpretatievraagstukken. Het hoofdstuk wordt ook in beheer genomen voor de informatie over de vastgestelde eenduidige lijn, de authentieke interpretatie, bij nieuwe casuïstiek. CFI zorgt ervoor dat interpretatieproblemen –online en systematisch- worden geactualiseerd met nieuwe vraagstukken. Distance learning Studenten in het buitenland, die via distance learning hun studie volgen, mogen wel door de instelling als student ingeschreven worden, maar voldoen niet aan de eis dat zij onderwijs in Nederland volgen en mogen dus niet voor de bekostiging meetellen. Studenten met Nederlandse taalachterstand Een instelling kan besluiten, als een buitenlandse student een opleiding wil gaan volgen en de Nederlandse taal niet voldoende beheerst, dat deze student geen examen of onderdelen daarvan mag volgen totdat hij ten genoegen van de desbetreffende examencommissie het bewijs heeft geleverd dat hij het Nederlands voldoende beheerst om het onderwijs met vrucht te kunnen volgen. De instelling kan tevens bepalen dat de betrokkene niet wordt ingeschreven zolang het bewijs niet is geleverd. Het gaat hier dus om twee situaties: 1.

voorbereidend jaar en dus geen opleiding en niet inschrijven en geen bekostiging;

2.

volgen van opleiding maar geen tentamens totdat bewijs voldoende beheersing Nederlands is

geleverd. Als ingeval van 2 wordt besloten dat student niet wordt ingeschreven, komt deze situatie

de facto neer op 1 en wordt student niet bekostigd.

Indien hierover twijfel of onduidelijkheid bestaat dient hierover door de instellingsaccountant als uitkomst van zijn controle een opmerking te worden gemaakt met vermelding correspondentienummers. Voor de bekostiging tellen deze studenten niet mee, immers ze volgen nog niet een geaccrediteerde opleiding.

138

Bidiplomering Studenten die in het kader van Europese programma’s (bijvoorbeeld Erasmus mundi, bidiplomering) een deel van de opleiding in Nederland volgen en die uiteindelijk aan een Nederlandse instelling het getuigschrift behalen (op grond van eerder in Nederland behaalde tentamens en elders verworven kwalificaties) tellen mee voor de bekostiging als zij zijn ingeschreven in het jaar waarin het getuigschrift is behaald. De examencommissie van de instelling dient de elders verworven competenties van de individuele student te toetsen alvorens aan de student het Nederlands getuigschrift wordt uitgereikt.

139

4

Onderwijslinks

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap:

1 december 2006

www.minocw.nl

Ministerie van Landbouw Natuur en Voedselkwaliteit:

www.minlnv.nl

CFI:

www.cfi.nl

Informatie Beheer Groep:

www.ib-groep.nl

Koninklijk NIVRA:

www.nivra.nl

Raad voor de Jaarverslaggeving:

www.rjnet.nl

Lumpsum PO:

www.lumpsumpo.nl

MBO-Raad:

www.bveraad.nl

AOC-raad:

www.aocraad.nl

HBO-Raad:

www.hbo-raad.nl

VSNU:

www.vsnu.nl

Onderwijsnummer:

www.onderwijsnummer.nl

Immigratie- en Naturalisatiedienst:

www.ind.nl

Inspectie van het Onderwijs:

www.owinsp.nl

ESF:

www.ecg.nl

Voortijdig Schoolverlaten:

www.voortijdigschoolverlaten.nl

Vervangingsfonds/Participatiefonds:

www.vfpf.nl

Kennisnet:

www.kennisnet.nl

Groen Kennisnet:

www.groenkennisnet.nl

140

141

Controleprotocol OCW 2007

Recommend Documents