Conferentie Technische Universiteit Delft: Vernieuwing medezeggenschap 1 oktober 2012, Lijm&Cultuur. Dagvoorzitter: Isaäk Mol Overige begeleiders: Tineke Visser, Lydia Schippers (allen CAOP)
Opbrengsten van de bijeenkomst Op 1 oktober 2012 vond de conferentie ‘Medezeggenschap Universiteit Delft’ plaats. De conferentie was een initiatief van CvB, HR, Vakbonden Lokaal Overleg, OR en sluit aan bij het landelijk traject Heroverweging Universitaire Medezeggenschap van SoFoKleS. De cultuur binnen de medezeggenschap werd benoemd, de deelnemers formuleerden ‘quick-wins’ en we verkenden de grotere thema’s. Op deze wijze verzamelden we tegelijkertijd input voor de pilots, die dit academisch jaar gaan lopen binnen Delft.
1. Topnoteringen De top-6 van hoe je de samenwerking of overleg binnen de medezeggenschap kunt frustreren: o Procedure vreten o Teveel op de formaliteiten zitten o Niet tijdig zijn met stukken en informatie o Onvolledige en tegenstrijdige informatie o Afspraken niet nakomen o Te gedetailleerde vragen stellen o Van te voren aangeven dat je toch niks gaat doen met het advies De top-6 van hoe je juist vertrouwen kunt winnen in de samenwerking: o Tijdigheid o Respect/ luisteren naar elkaars argumenten o Humor o Respect en openheid o Houding in de vergadering is vol aandacht o Afstemmen : hoe gaan we met dit onderwerp om o Helderheid over procesgang maken
2. Quick wins Relatief eenvoudige verbeterpunten kunnen de samenwerking en de effectiviteit van het overleg verbeteren. Een dergelijk ‘kort-cyclisch-veranderen’ levert allerhande verschillende voornemens op.
1
De vraag die we stelden, was: wat wordt jouw bijdrage de komende tijd? In de meeste gevallen zijn daarom de namen vermeld, zodat men elkaar er op kan aanspreken. o Maaike: Zelf een vaste tijd blokken voor OR werk, namelijk elke donderdagmiddag van 13 tot 17 uur o Biemla: Projectmatig werken via gelegenheidswerkgroepen of themagroepen o Paul (CvB): Begin 2013 een conferentie houden met bijv. 4 grote thema’s, waar zowel OR leden, bestuurders, managers en VLO aan meedoen. Die thema’s vormen de hoofdlijnen van het overleg en krijgen de meeste aandacht en worden door de OR verder uitgewerkt o Paul (CvB): ‘Ik laat me minder leiden door wantrouwen vanuit de OR’ o Dick en Martijn: Opletten dat details en alle vragen in commissies worden besproken en de hoofdlijnen in de OR. Tevens opletten dat er vanuit de commissies (in principe) hamerstukken worden afgeleverd. o Dineke: ‘Ik ga in de vergadering meer samenvatten en er op toezien dat iedereen hetzelfde heeft begrepen voordat het de deur uitgaat.’ Caroline gaat daar eveneens scherper op letten. o Dineke: Als iets mis dreigt te lopen meteen in contact treden met betrokkenen o Guus: Als we tot een eindpunt zijn gekomen, helder formuleren wat we dan hebben afgesproken o Stefan: Beheersen en/of bespreken van het tijdpad. o Jaap: ‘Als ik ergens geen goed gevoel over heb, gooi ik dat op tafel!’ o Karel: Regelmatig evalueren op het einde van het overleg. o Anka: Meer vragen stellen naar wat de ander vindt en/of toetsen of de ander nu hetzelfde denkt als jij o Nynke: In driehoeksoverleg toetsen waar een dossier thuis hoort.
3. Context De topnoteringen en quick wins geven gezamenlijk een eerste context voor meer algemene vernieuwing of verbetering van de medezeggenschap binnen de TU Delft. In drie groepen bepaalden we voor welke voorstellen enthousiasme is en welke nader uitgewerkt kunnen gaan worden. 1. Planmatig/projectmatig (zie groep 1) gaan werken. Verzamel eerst van alle partijen een lijst met onderwerpen/thema’s die zij belangrijk genoeg vinden om uit te werken en kom met elkaar tot een gemeenschappelijke lijst met prioritering voor de komende 2 jaar. Deze wenslijsten reeds in november 2012 bespreken en komen tot vaststelling van geprioriteerde onderwerpen. Jaarlijks herhalen en updaten. 2. Een conferentie organiseren in januari 2013 met alle partijen mz en bestuur(en vervolgens jaarlijks), waarin de vier grootste thema’s worden besproken en in proces worden gezet. Themagroepen installeren over de partijen heen, met leden ook van buiten de medezeggenschap (want dat mandaat zou veel verder kunnen gaan en is nog niets over gezegd)
2
4. Aanbevelingen De vraagstukken en voorgestelde ‘oplossingen’ binnen de TU Delft sluiten op het landelijke beeld aan. Het verdient aanbeveling: o een groep te vormen van ‘trekkers’ uit de verschillende partijen, om de voorstellen daadwerkelijk uit te werken en voor te leggen aan de partijen eind november, zodat begin januari de startconferentie gehouden kan worden. o in de pilots een meer informele structuur (met themagroepen) op te zetten op een of twee van de thema’s die in de januariconferentie naar voren komen. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van de kennis en ervaring die binnen SoFoKleS (en CAOP) bestaat vanuit andere vernieuwingstrajecten. 11 oktober 2012. Lydia Schippers en Isaäk Mol, namens SoFoKleS.
Bijlagen: 2
3
Bijlage 1 Deelnemerslijst Naam:
Bijzonderheden:
J.H. Baggen - John
OR
A. Beeloo - Aad
OR
J. Boersma – Jan
Voorzitter SoFoKleS (afwezig)
V.P.M. van Croonenburg - Vincent
OR
S. Delfgou - Stefan
OR
P.J. van Dijk – Peter
OR
F.R. Edoo - Regina
OR
D. Heersma - Dineke
OR
D. Hoeneveld - Dick
OR
A. den Hollander - Ad
OR
J. Huysse – Johan
VSNU
N. Jansen – Nynke
Directeur Human Resources
M.A. de Jong – Helene
HR Legal
C.J.C. Kohlmann-van Noord – Caroline
Secretaris overlegzaken
M.H. Koopman - Margreet
OR
S.J.M.C. Koreman - Sandra C. Kraaikamp - Cor
VLO - ambtelijk secretaris Vakbonden in het Lokaal Overleg OR
E. Louw - Erik
OR
J.J. Meijer - Jaap
OR
J.L. Mulder – Anka
CvB
J. van de Luitgaarden-Ninaber – Nanette K.C.A.M. Luyben – Karel
SR - ambtelijk secretaris Studentenraad CvB
D.A. Roozemond - Danko
OR
P.M.M. Rullmann – Paul
CvB
B. Sewnandan - Biemla
OR – ambtelijk secretaris Ondernemingsraad TUD Projectmanager heroverweging medezeggenschap
A. Sloot – Adri
4
M.P. Swarte - Maaike
OR
R.J. Tange-Hoffmann - Regina
OR
A.R. Timmermans – Arsha
Human Resources
D.J. Ligtenbelt – Dirk-Jan
VLO – CNV Publieke Zaak
G. Hommel – Guus
VLO – CMHF
D. Hoogwater – Daan
VLO – CMHF
M. Tijssen – Martijn
VLO – AC-HOP
H.H. van Schagen – Hans
VLO – Abvakabo FNV
M.J. Smits – Marty
VLO – AC-HOP
J.W. Timmer – Hans
VLO – CNV Publieke Zaak
F.A. Veer – Fred
VLO – AC-HOP
5
Bijlage 2 Ruwe oogst uit de groepen (overgenomen vanaf de flipovervellen) Lekker regeltjes volgen Toezeggingen niet nakomen Op voorhand zegt een overleg partij dat hij het niet zit zitten met de ander Wederzijds ongevoelig voor argumenten
Vertrouwen Voldoende snelheidswisseling om op nieuw met vertrouwen te starten Neem de ander tijdig (vroeg) mee in je gedachtegang Informeer (voor) overleg Informeer ( bijv samen lunchen) meenemen m.b.t proces / inhoud Respect tonen, openheid Rol besef Begrip voor positie Flexibel De toekomst bespreken op hoofdlijnen Humor Duidelijke agenda Tijdigheid Open deur: elkaar makkelijk weten te vinden Vragen: wat bedoel je Toets van proces voor een project Onderkenning van gemeenschappelijk belang Optimisme, positieve instelling Van uit vertrouwen werken Voordeel van de twijfel Open zijn In voor fase informeren en mee laten denken Open en reëel overleg
Nu – 1 week Welke stappen Respect + openheid: Aanspreken , uitspreken Hier en nu Accepteren / ontvangen Elkaar laten uitspreken Werkvormen: niet alleen vergaderen Doorvragen Interpretatie checken Voorzitters: samenvatten Concreetheid Doelgericht/feitelijk Goede voorbereiding breedsprakigheid klein maken Achterwege laten van beschuldigingen Afspraak is afspraak (tijdig een ander informeren over wijziging) Informeel moment na overleg om het overleg te evalueren: interpretaties checken , afspraken helder Luisteren naar elkaar Stoppen met interrumperen ‘’frustratie’’ uitspreken Als je iets wilt zeggen dat voorbereiden
Frustreren Onvolledige informatie verstrekken Tegenstrijdige informatie A zeggen b doen Alles van tafel vegen Voor de inhoud gaan / het proces vergeten Afspraken niet nakomen Eigenwijs over details neuzelen Geen afspraak willen maken Focus op procedure i.p.v inhoud Geheime agenda Oude koeien, oud zeer, langzame besluitvorming Procedure vechten, details vreten Voldongen feiten presenteren Te laat of niet informeren Te veel op details gaan zitten Formele brieven sturen Niets doen Nog meer stukken details geven Nog meer vragen stellen
Tussen nu en 3 maanden Elkaar laten uitspreken Controleren of men zijn afspraken is nagekomen en andere daarop aanspreken Best practices van andere universiteiten onderzoeken overnemen komend jaar Meer focus op inhoud ipv procedure Regels m.b.t. deelname aan overleg, deels in cao deels zelf invullen LO – OR Verblijftijd in LO/OR Thematisch op alternatieve locaties Nieuwe heldere procedures
6
