CALAMITEITENPLAN PROVINCIAAL ARCHIEF WEST-VLAANDEREN

CALAMITEITENPLAN PROVINCIAAL ARCHIEF WEST-VLAANDEREN Zie ook L:\ADMINISTRATIE ARCHIEFDIENST\D24_Archiefgebouw\Rampenplanning Goedgekeurd Deputatie 24 april 2008 Laatste actualisering en bijwerking: 29 oktober 2013

Inhoudstafel

Inhoudstafel

2

1. Verantwoordelijkheden

3

2. Reikwijdte van het calamiteitenplan

4

3. Calamiteitenplan

5

3.1. Brand 3.2. Water 3.3. Schimmel 3.4. Ongedierte 3.5. Diefstal 3.6. Inbraak 3.7. Bommelding 3.8. Vandalisme 3.9. Storing energievoorziening 3.10. Storing in de lift 3.11. Niet voorziene gevallen

5 8 12 13 13 14 14 15 15 15 15

4. Bijlagen

16

4.1. Prioriteitenlijst met plattegrond voor de evacuatie van het Provinciaal Archief 4.2. Plattegrond van het Archiefgebouw met veiligheidsvoorzieningen 4.3. Intern sleutelplan 4.4. Lijst van de in het Archiefgebouw aanwezige hulpmiddelen en –materialen 4.5. Lijst van de in het Archiefgebouw aanwezige gevaarlijke stoffen 4.6. Beschrijvende fiche betreffende de infrastructuur van het Archiefgebouw 4.7. Onderhouds- en keuringscontracten infrastructuur 4.8. Lijst van noodnummers en contactgegevens van hulp- en ondersteunende diensten 4.9. Registratiemethode 4.10. Schade- en evacuatieformulier 4.11. Logboek 4.12. Lijst van de verspreiding van het calamiteitenplan

16 20 21 22 25 27 28 29 32 33 34 35

5. Literatuurlijst

36

2

1. Verantwoordelijkheden

1.1. De Provinciegriffier is op grond van het Provinciedecreet verantwoordelijk voor het Provinciaal Archief. Organisatorisch wordt het archief beheerd door de Provinciale Archiefdienst West-Vlaanderen onder leiding van de Provinciaal archivaris. 1.2. De Provinciaal archivaris is verantwoordelijk voor het opmaken, het toepassen en het jaarlijks actualiseren van het calamiteitenplan. 1.3. De archivaris of een door hem aangeduide vervanger/-ster beslist in geval van een calamiteit over de uitvoering van het plan. Hij of zij coördineert de noodoperaties. 1.4. De archivaris verricht concreet ter preventie de volgende werkzaamheden: - het opmaken van een organisatieschema waarbij vastgelegd wordt wie welke taak, verantwoordelijkheid en bevoegdheid heeft bij een calamiteit; - het uitvoeren van een risicoanalyse om na te gaan tegen welke calamiteiten het Provinciaal Archief beschermd moet worden; - het opmaken van een overzicht van de inhoud van het Provinciaal Archief en op basis daarvan het opmaken van een prioriteitenlijst; - het in kaart brengen en evalueren van de bestaande preventieve voorzieningen en maatregelen (onder meer het bekendmaken van het calamiteitenplan, het zorgen voor een adequaat sleutelbeheer, het kunnen claimen van andere ruimten voor de tijdelijke opslag van te verplaatsen archiefbestanden, de afspraken met bedrijven); - het leggen van contacten met externen; - het bepalen van de toe te passen beschermingsmethoden; - het anticiperen op contacten met de media; - het uitschrijven van een calamiteitenplan; - het opleiden van het personeel; - het oefenen van het calamiteitenplan en het noteren van alle controles in een logboek; - het geregeld evalueren van het calamiteitenplan; - het opmaken van planningen voor het herstel van documenten. 1.5. Een leider voor de eerste interventie en een personeelslid EHBO zijn aangesteld in het Provinciaal Archiefgebouw.

3

2. Reikwijdte van het calamiteitenplan

In het calamiteitenplan wordt beschreven hoe men moet reageren op bepaalde risico’s en noodgevallen. Het is van toepassing voor het archiefpersoneel, de archiefbezoekers en de gebouwbeheerders; het heeft betrekking op het Provinciaal Archiefgebouw (Gistelse Steenweg 528 – 8200 Sint-Andries) en op alle archiefdocumenten binnen het Archiefgebouw. In het plan zijn adviezen verwerkt van de Provinciale Archiefcommissie (3 december 2007), van de Interne Dienst Preventie en Bescherming op het Werk (18 januari 2008), van de Federale dienst Openbare Veiligheid-Civiele Veiligheid (24 januari 2008) en van de collega’s-archivarissen van het Stadsarchief Brugge, het OCMWarchief Bugge, het Bisschoppelijk Archief en het Archief van het Grootseminarie te Brugge (20 februari 2008). Het plan dient jaarlijks herzien en geactualiseerd te worden.

4

3. Calamiteitenplan RISICO’S

ACTIE

WIE?

3.1. BRAND

ZORG EERST VOOR DE VEILIGHEID VAN DE AANWEZIGE PERSONEN

- brand tijdens de werkuren.

3.1.1. Controleer de plaats van de brand op de branddetectiecentrale en ga kijken op de plaats van de melding.

LEIDER EERSTE INTERVENTIE (bij afwezigheid andere personeelsleden uit bureau 001)

3.1.2. Reset de centrale bij een valse melding en brengt de collega’s op de hoogte. Reset nooit zonder een grondige controle ter plaatse.


3.1.3. Bij vaststelling van brand en de detectiecentrale werkt niet: druk onmiddellijk één van de alarmbelknoppen verspreid over het gebouw in. De alarmbel wordt hierdoor in werking gesteld.

ALLE AANWEZIGEN

3.1.4. Zet alle activiteiten onmiddellijk stop.

ALLE AANWEZIGEN

3.1.5. Bij oproep van de privémeldkamer op de nood-GSM in bureau 001 antwoord of het om een valse melding gaat of effectief om brand; in het tweede geval verwittigt de meldkamer de brandweer.

ALLE AANWEZIGEN

3.1.6. Sluit de ramen en deuren.

ALLE AANWEZIGEN

3.1.7. Schakel de elektriciteit uit; de gastoevoer wordt automatisch uitgeschakeld bij alarm.


3.1.8. Verlaat het gebouw via de dichtst bijgelegen (nood)uitgang en begeleid de aanwezige bezoekers.

ALLE AANWEZIGEN

3.1.9. Gebruik nooit de lift. Verlaat het gebouw via de trappen. Keer nooit terug in het gebouw.

ALLE AANWEZIGEN

HULPMIDDELEN

5

- brand buiten de werkuren.

- handelwijze na brand.

3.1.10. Begeef u naar het midden van het parkeerplein vooraan het Archiefgebouw en meld u aan bij de archivaris. Meld alle gegevens die van belang kunnen zijn: - plaats van en omvang van de brand; - plaats van en aantal gewonden; - aard en ernst kwetsuren; - situering van eventueel achtergebleven personeelsleden of bezoekers.

ALLE AANWEZIGEN

3.1.11. Verwijs de brandweer en de hulpverleners door naar de plaats van de brand en volg hun orders op.

ALLE AANWEZIGEN

3.1.12. Een privémeldkamer krijgt een oproep van brandalarm en verwittigt achtereenvolgens de Provinciale Archiefdienst en/of een beveiligingsfirma die ter plekke gaat kijken. Zo nodig verwittigt de beveiligingsfirma de archivaris, de archiefconsulente en/of vier personeelsleden.

PRIVEFIRMA’S

3.1.13. Reset de centrale bij een valse melding. Reset nooit zonder dat er een grondige controle ter plaatse uitgevoerd is.

PRIVEFIRMA

3.1.14. Indien nodig wordt de brandweer verwittigd op het nummer (0)100 met de melding “U spreekt met … Er is brand in het Provinciaal Archiefgebouw West-Vlaanderen, Gistelse Steenweg 528 in Sint-Andries Brugge”. Geef locatie, aard en omvang van de brand.

PRIVEFIRMA ARCHIVARIS ARCHIEFCONSULENTE

3.1.15. Verleen, indien je opgeroepen wordt, de gevraagde bijstand aan de brandweer.

ALLE AANWEZIGEN

3.1.16. Ruim niet op voordat de politie de zaak heeft onderzocht en er foto’s van de schade genomen zijn.

ALLE AANWEZIGEN

3.1.17. De schade aan de archiefdocumenten kan pas vastgesteld worden nadat de brandweer de plek heeft vrijgegeven. Na vrijgave neemt de archivaris de situatie ter plekke op en verwittigt de Provinciegriffier, de Gebouwendienst en de Interne Dienst Preventie en Bescherming op het Werk (IDPB). Hij besluit wat de te volgen werkzaamheden zullen zijn.

ARCHIVARIS

3.1.18. Zorg ervoor dat er veilig in de getroffen ruimte gewerkt kan worden.

ARCHIVARIS

3.1.19. Voorzie zo nodig een generator voor levering van elektriciteit.

AANGEDUIDE PERSONEN

GENERATOR

6

3.1.20. Wees voorzichtig bij het betreden van de ruimtes. Let op het mogelijk omvallen van archiefrekken en -kasten of andere obstakels en draag beschermende kledij, veiligheidshelm of stofmasker.

ALLE PERSONEELSLEDEN

STOFMASKERS VEILIGHEIDSBRILLEN VEILIGHEIDSHANDSCHOENEN VEILIGHEIDSSCHOENEN

3.1.21. Verminder stank en eventueel nog aanwezige rook door te ventileren via ramen en deuren.

AANGEDUIDE PERSONEN

3.1.22. Zorg ervoor dat roet zich niet verspreidt naar andere niet getroffen gedeelten van het gebouw.


3.1.23. Raak beroete boeken en archiefdocumenten niet aan (na aanraking is roet vaak niet meer te verwijderen).


3.1.24. Maak gangpaden vrij en verwijder met stofzuigers zoveel mogelijk roet in de gangpaden.

AANGEDUIDE PERSONEN

STOFZUIGERS

3.1.25. Haal verbrand of gedeeltelijk verbrand materiaal weg uit de getroffen ruimte en breng het naar een inpakruimte. Neem daarbij volgende zaken in acht : - volg de aanwijzingen van de brandweer en/of van andere autoriteiten op; - maak beroet en door waterschade nat geworden materiaal in de inpakruimte klaar om te laten invriezen of vriesdrogen (zie 3.2. Water); - houd beroet en niet beroet materiaal gescheiden; - plak etiketten op de archiefbakken waarin de archiefdocumenten opgeborgen worden (zie bijlage 4.9.); - houd materiaal dat bij elkaar hoort zoveel mogelijk bijeen; - stapel de archiefbakken niet te vol en volgens de goede methode (zware banden plat leggen); - reinig en herverpak droog beroet materiaal zelf door een stofzuiger vlak boven het beroet materiaal te houden; houd de stofzuiger buiten de werkruimte en werk zo nodig met een lange slang; - archiefbescheiden die op het eerste zicht niet beschadigd zijn, kunnen wel beroet zijn.

AANGEDUIDE PERSONEN

ETIKETTEN ARCHIEFBAKKEN

3.1.26. Laat de te evacueren archiefbescheiden door één persoon registreren aan de hand van de prioriteitenlijst (zie bijlage 4.1.); noteer de inhoud en bestemming van de archiefbakken op schadeformulieren; houd een logboek bij met de beschrijving van de uitgevoerde handelingen en vastgestelde problemen (zie bijlage 4.9., 4.10. en 4.11.)

AANGEDUIDE PERSONEN

STOFZUIGER MET HEPAFILTER

PRIORITEITENLIJST SCHADEFORMULIER LOGBOEK

7

3.1.27. Neem contact op met een restaurator en indien nodig een koel- of vriesruimte. 3.2. WATER

NAT PAPIER WORDEN.

MOET

ZO

SNEL

MOGELIJK

ARCHIVARIS

CONTACTGEGEVENS GESPECIALISEERDE FIRMA’S

INGEVROREN

3.2.1. Meld de waterschade aan de archivaris, die de situatie ter plekke zal opnemen. Hij laat foto’s nemen van de schade en besluit wat de te volgen werkzaamheden zullen zijn.

ARCHIVARIS

3.2.2. Schakel de elektriciteit uit. Sluit in geval van een leidingbreuk de watertoevoer af.

AANGEDUIDE PERSONEN

3.2.3. Neem contact op met een restaurator en indien nodig met een koel- of vriesruimte.

ARCHIVARIS


3.2.4. Dweil of zuig het water op. Neem hierbij het volgende in acht: de ruimte moet onmiddellijk leeggepompt worden als de calamiteit minder dan 6 uur voordien plaatsvond; zo niet moet gewacht worden op de transportmogelijkheden zonder leegpompen (onder water ontstaat geen schimmelgroei). Houd er rekening mee dat er mogelijks geen elektriciteit is.

AANGEDUIDE PERSONEN

GENERATOR WATERPOMP

3.2.5. Plaats bij lekkage zo mogelijk emmers en bakken om het lekwater op te vangen.

AANGEDUIDE PERSONEN

EMMERS BAKKEN

3.2.6. Dek archiefrekken en archiefkasten af met plastiek.

AANGEDUIDE PERSONEN

AFDEKPLASTIEK

3.2.7. Breng nog droge archiefdocumenten in veiligheid volgens de prioriteitenlijst (zie bijlage 4.1.)

AANGEDUIDE PERSONEN

PRIORITEITENLIJST

3.2.8. Boeken nemen veel vocht op en zullen in het water opzwellen, waardoor archiefrekken en -kasten uit elkaar kunnen gedrukt worden en omvallen; stabiliseer en neem zo nodig één of meerdere boeken weg op iedere kast- of rekplank. Draag beschermende kleding en veiligheidshelm. Let erop dat de rekken of kasten niet onstabiel worden door alleen de onderste planken te ontruimen.

AANGEDUIDE PERSONEN

VEILIGHEIDSBRILLEN VEILIGHEIDSHANDSCHOENEN VEILIGHEIDSHELMEN VEILIGHEIDSSCHOENEN

3.2.9. Ventileer en ontvochtig de getroffen ruimte en houd de temperatuur zo laag mogelijk om schimmelvorming te vermijden. Als toch schimmelvorming optreedt, stop het ventileren zodat de schimmel niet door het hele archiefgebouw verspreid wordt.

AANGEDUIDE PERSONEN

LUCHTONTVOCHTIGERS VENTILATOREN

3.2.10.

AANGEDUIDE PERSONEN

METERS

Houd

de

meetgegevens

(temperatuur

en

8

luchtvochtigheid) nauwkeurig bij. Als binnen 48 uur de temperatuur onder de 20° C ligt en de luchtvochtigheid een waarde heeft onder de 55 %, dan kunnen niet-beschadigde documenten in de ruimte blijven staan. Zo niet, dan moeten de documenten zoveel mogelijk in hun oorspronkelijke ordening geëvacueerd worden.

TEMPERATUUR- EN LUCHTVOCHTIGHEID

3.2.11. Zorg er voor dat geen extra schade ontstaat door het opspatten van water bij het lopen door de ruimte en bij het schoonmaken.

AANGEDUIDE PERSONEN

3.2.12. Maak het magazijn volledig schoon en ontsmet de ruimte met formaline vooraleer de documenten teruggeplaatst worden. Neem de oorzaak van de wateroverlast weg en houd de temperatuur en de luchtvochtigheid in de gaten.

AANGEDUIDE PERSONEN

3.2.13. Controleer of de archiefdocumenten schimmelsporen bevatten.

AANGEDUIDE PERSONEN

3.2.14. Haal natte of gedeeltelijk natte archiefdocumenten weg uit de getroffen ruimte en breng ze naar een droge inpakruimte om ze klaar te maken voor evacuatie en invriezen. Neem daarbij het volgende in acht: - volg de aanwijzingen van de brandweer en/of van andere autoriteiten op; - geef voorrang aan halfnat materiaal, omdat de kans op een schimmelexplosie daarbij het grootst is; - gebruik nooit haardrogers om de natte materialen te drogen; - houd de temperatuur zo laag mogelijk; - plaats regelbare ventilatoren in de ruimte; zorg er dan wel voor dat de documenten niet verwaaien; - overtrek de rekken of tafels met plastiek en dek ze af met absorberend papier; vervang het papier regelmatig; - plak etiketten op de archiefbakken waarin de archiefbescheiden opgeborgen worden (zie bijlage 4.9.); - houd materiaal dat bij elkaar hoort zoveel mogelijk bijeen; - stapel de archiefbakken niet te vol (nat materiaal is zwaar) en volgens de goede methode (zware banden plat leggen); - houd nat en vochtig of droog materiaal van elkaar gescheiden; - herpak zo nodig droog materiaal.

AANGEDUIDE PERSONEN

3.2.15. Laat de te evacueren archiefdocumenten door één AANGEDUIDE PERSONEN persoon registreren aan de hand van de prioriteitenlijst (zie bijlage 4.1.), noteer de inhoud en de bestemming van de

FORMALINE METERS TEMPERATUUR- EN LUCHTVOCHTIGHEID

TAFELS PLASTIEK ABSORBEREND PAPIER ARCHIEFBAKKEN ETIKETTEN VENTILATOREN

PRIORITEITENLIJST SCHADEFORMULIER LOGBOEK

9

doos of de archiefbak op het schadeformulier, houd een logboek bij met beschrijving van de uitgevoerde handelingen en vastgestelde problemen (zie bijlage 4.9., 4.10 en 4.11.) 3.2.16. Bijkomende documentdrager:

specifieke

maatregelen

volgens

PAPIER - moet binnen 48 uur ingevroren of gedroogd worden; - open natte archiefmaterialen niet, want nat papier scheurt snel; - probeer aan elkaar klevende vellen niet van elkaar te scheiden; - laat losse vellen vochtig papier aan de lucht drogen; - haal natte documenten uit de originele verpakking en verpak ze in plastiek zakken; scheur het etiket van de originele verpakking en voeg het bij de betreffende stukken in de zak; - laat de zakken open; - pak alles in archiefbakken (hoogstens voor 3/4de vol); - de stapels nat papier mogen niet dikker zijn dan 5 cm en bij grote formaten mogen ze niet meer dan 5 exemplaren bevatten; - droogmethode aan de lucht, vacuüm of vriesdrogen; - grote formaten met lade en al laten invriezen. Betreft het diazopapier of blauwdruk: - raak het oppervlak niet aan; - leg de stukken niet nat op elkaar; - laat onmiddellijk invriezen of drogen. BOEKEN - moeten binnen 48 uur ingevroren of aan de lucht gedroogd worden; - zet vochtige boeken met harde kaft opstaand onder een hoek van 90° open en laat drogen aan de lucht; - leg vochtige boeken met een slappe kaft neer; - open of sluit natte boeken niet; - probeer aan elkaar klevende boeken of bladzijden niet te scheiden; - pers geen water uit de boeken; - bij vuil water en indien er voldoende tijd is, maak de boeken schoon door ze onder een zachte straal koud en helder water te houden; houd daarbij het boekblok gesloten; - als de boeken opengevallen zijn, pak ze dan zo in; - pak alles in archiefbakken (slechts 1 laag per bak); - houd kunstdrukpapier nat tot aan het invriezen en vriesdrogen; laat het niet (gedeeltelijk) drogen;

ARCHIVARIS AANGEDUIDE PERSONEN

PLASTIEK ZAKKEN ARCHIEFBAKKEN

AANGEDUIDE PERSONEN AANGEDUIDE PERSONEN AANGEDUIDE PERSONEN

AANGEDUIDE PERSONEN AANGEDUIDE PERSONEN AANGEDUIDE PERSONEN AANGEDUIDE PERSONEN AANGEDUIDE PERSONEN AANGEDUIDE PERSONEN AANGEDUIDE PERSONEN AANGEDUIDE PERSONEN ARCHIVARIS

ARCHIEFBAKKEN

AANGEDUIDE PERSONEN AANGEDUIDE PERSONEN AANGEDUIDE PERSONEN AANGEDUIDE PERSONEN AANGEDUIDE PERSONEN AANGEDUIDE PERSONEN AANGEDUIDE PERSONEN AANGEDUIDE PERSONEN AANGEDUIDE PERSONEN

10

- droogmethode aan de lucht, vacuüm- of vriesdrogen.

AANGEDUIDE PERSONEN

INGEKADERDE STUKKEN - moeten binnen 48 uur ingevroren of gedroogd worden; - haal de stukken uit de kaders; - breng de stukken in niet-gesloten plastiek zakken; - pak alles in archiefbakken (hoogstens voor 3/4de vol); - droogmethode aan de lucht of vriesdrogen

ARCHIVARIS AANGEDUIDE PERSONEN AANGEDUIDE PERSONEN AANGEDUIDE PERSONEN AANGEDUIDE PERSONEN

PLASTIEK ZAKKEN ARCHIEFBAKKEN

AANGEDUIDE PERSONEN

HANDSCHOENEN GEDISTILLEERD WATER PLASTIEK ZAKKEN ARCHIEFBAKKEN LIJST RESTAURATOREN CONTACTGEGEVENS GESPECIALISEERDE FIRMA’S

ELEKTRONISCHE EN MAGNETISCHE INFORMATIEDRAGERS ALGEMEEN - gebruik geen stofzuigers in de buurt van elektronische en magnetische media, geen magnetische gereedschappen, geen chemische schoonmaakmiddelen en geen haardrogers; - raak de dragers niet aan met blote handen; draag propere handschoenen en houd de dragers vast aan de randen; - maak vuile tapes of cd-roms schoon in gedistilleerd water op kamertemperatuur; - houd de tapes nat in plastiek zakken of archiefbakken; - plaats de tapes verticaal in de archiefbakken; - niet invriezen; - droogmethode aan de lucht of vacuümdrogen (zonder warmte); - laat na de reiniging door een professionele firma kopieën maken; - isoleer beschimmelde tapes en laat deze reinigen door een professionele restaurator. GELUIDS- EN VIDEOBANDEN - raak de dragers niet aan met blote handen, houd ze vast aan de randen; - haal vuile banden uit de cassette en spoel ze af met lauw, helder water; haal de band niet van de spoel; - leg de band op absorberend papier om aan de lucht te drogen; - plaats de band na het drogen terug in de cassette en laat een kopie maken; - houd de banden nat door ze in plastiek zakken te verpakken in afwachting van een nabehandeling door een professionele firma; - verpak verticaal in archiefbakken, niet meer dan één laag op elkaar; - droogmethode aan de lucht of vacuümdrogen (zonder warmte). FOTO’S - moeten binnen 48 uur ingevroren of gedroogd worden;

AANGEDUIDE PERSONEN AANGEDUIDE PERSONEN AANGEDUIDE AANGEDUIDE AANGEDUIDE AANGEDUIDE

PERSONEN PERSONEN PERSONEN PERSONEN

AANGEDUIDE PERSONEN AANGEDUIDE PERSONEN


ABSORBEREND PAPIER PLASTIEK ZAKKEN ARCHIEFBAKKEN

AANGEDUIDE PERSONEN AANGEDUIDE PERSONEN AANGEDUIDE PERSONEN AANGEDUIDE PERSONEN AANGEDUIDE PERSONEN

ARCHIVARIS

FORMALINE

11

- raak het oppervlak niet aan; - leg de foto’s niet nat op elkaar; - leg geen absorberend papier op de beeldlaag van de foto; - maak vuile foto’s schoon in helder water; - laat zo snel mogelijk aan de lucht drogen; bij grote hoeveelheden invriezen (apart verpakt in polyester hoesjes) of laat niet langer dan 48 uur in een container met koud, helder water liggen waaraan een scheut formaline toegevoegd is; laat daarna aan de lucht drogen; - laat fotoalbums in hun geheel invriezen en vriesdrogen. FOTONEGATIEVEN EN MICROFILMS - bewaar ze in ijskoud water; - raak het oppervlak niet aan; - laat in een fotolaboratorium spoelen, reinigen en drogen. DIA’S - moeten binnen 48 uur gedroogd of ingevroren worden; - ontramen; bewaar het oude raampje om de informatie die er op staat; - spoel met koud water en laat aan de lucht drogen; - bij grote hoeveelheden verpakken in plastiek zakken met een paar druppels formaline daaraan toegevoegd, laten invriezen en vriesdrogen. 3.3. SCHIMMEL

AANGEDUIDE AANGEDUIDE AANGEDUIDE AANGEDUIDE AANGEDUIDE

PERSONEN PERSONEN PERSONEN PERSONEN PERSONEN

MELINEX

ARCHIVARIS AANGEDUIDE PERSONEN AANGEDUIDE PERSONEN ARCHIVARIS


ARCHIVARIS AANGEDUIDE PERSONEN

FORMALINE PLASTIEK ZAKKEN


SCHIMMELGROEI KAN BINNEN 48 UUR EEN FEIT ZIJN. VOCHTIG EN HALFNAT MATERIAAL BESCHIMMELT HET SNELST. ACTIEVE SCHIMMEL IS WOLLIG, SLIJMERIG; NIET ACTIEVE SCHIMMEL VAAK DROOG EN POEDERIG. SCHIMMEL IS VAAK HET EERST ZICHTBAAR OP ZIJKANTEN/RANDEN VAN BOEKEN OF TUSSEN PLATTEN EN SCHUTBLADEN. 3.3.1. De archivaris neemt de situatie ter plekke op. Hij laat foto’s nemen van de schade en besluit wat de te volgen werkzaamheden zullen zijn.

ARCHIVARIS

3.3.2. Trek handschoenen, beschermende kledij en een fijn stofmasker aan.

AANGEDUIDE PERSONEN

3.3.3. Zorg ervoor dat schimmel zich niet naar de schone gedeelten van het gebouw kan verplaatsen; de ruimtes in geen geval ventileren. Scheid beschimmeld en niet-beschimmeld materiaal van elkaar.

AANGEDUIDE PERSONEN

3.3.4. Laat beschimmelde stukken behandelen door een gespecialiseerde firma.

ARCHIVARIS

HANDSCHOENEN STOFMASKERS


12

3.4. ONGEDIERTE

3.5. DIEFSTAL

3.3.5. Vervang beschimmelde archiefdozen en omslagen door nieuw zuurvrij materiaal.

AANGEDUIDE PERSONEN

3.3.6. Laat de archiefrekken en de archiefkasten waarop of waarin het beschimmelde materiaal opgeborgen was, desinfecteren.

ARCHIVARIS

ARCHIEFDOZEN OMSLAGEN

ALS ER ONGEDIERTE OF AANGETASTE VOORWERPEN AANGETROFFEN WORDEN, DAN MOET ALLEREERST VOORKOMEN WORDEN DAT HET ONGEDIERTE ZICH DOOR DE REST VAN HET GEBOUW KAN VERSPREIDEN 3.4.1. Controleer de directe omgeving van de aangetaste documenten. Controleer ook alle documenten die met dezelfde overdracht zijn binnengekomen.

AANGEDUIDE PERSONEN

3.4.2. Isoleer alle aangetaste documenten door ze in een aparte ruimte af te zonderen. Let er op dat het ongedierte bij het verplaatsen niet kan ontsnappen.

AANGEDUIDE PERSONEN

3.4.3. Verpak de documenten in plastiek zakken of goed sluitende dozen.

AANGEDUIDE PERSONEN

PLASTIEK ZAKKEN SLUITENDE DOZEN

3.4.4. Achterhaal de bron van de aantasting en verwijder deze. Vaak betreft het een aangetast document waarin insecten tot ontwikkeling gekomen zijn. Is de bron onbekend, plaats dan plakvalletjes of andere vallen en probeer de bron te vinden.

AANGEDUIDE PERSONEN

MUIZEN- OF ANDERE VALLEN

3.4.5. Bepaal wat bestreden moet worden. Ongedierte dat in de documenten leeft, wordt bestreden door de documenten zelf te behandelen. Ongedierte dat zich in de bewaarruimte schuilhoudt, wordt bestreden door de ruimte te behandelen. Contacteer een professionele ongediertebestrijder.

ARCHIVARIS

3.4.6. Maak de ruimte schoon. Er mogen geen eitjes, larven, nesten of andere resten achterblijven die opnieuw een aantasting kunnen veroorzaken. Verwijder alle sporen van aantasting uit het depot en van de documenten.

AANGEDUIDE PERSONEN

3.4.7. Vermijd gedurende minimum 3 weken interne verplaatsingen van documenten. In die periode zal duidelijk worden of het probleem afdoende verholpen is.

AANGEDUIDE PERSONEN

HANDEL DE ZAAK ZO DISCREET MOGELIJK AF. 3.5.1. Licht een collega in die assistentie kan verlenen of

ALLE AANWEZIGEN

13

inroepen, laat de politie waarschuwen en vraag een procesverbaal met nauwkeurige omschrijving van het gestolen goed.

3.6. INBRAAK

3.7. BOMMELDING

3.5.2. Blijf kalm en beleefd tegenover de dader en vraag naar een verantwoording voor het handelen.

ALLE AANWEZIGEN

3.5.3. Houd de dader aan het lijntje; probeer deze van op afstand te volgen indien hij/zij wegrent, maak geen gebruik van fysiek geweld.

ALLE AANWEZIGEN

3.6.1. Een privémeldkamer krijgt een oproep van inbraakalarm en verwittigt een beveiligingsfirma die ter plekke gaat kijken. Zo nodig verwittigt de beveiligingsfirma de archivaris, de archiefconsulente en/of vier personeelsleden.

PRIVEFIRMA’S

3.6.2. De politie wordt verwittigd op het nummer (0)101 met de melding “U spreekt met … Er is diefstal in het Provinciaal Archiefgebouw West-Vlaanderen, Gistelse Steenweg 582 in Sint-Andries Brugge”.

PRIVEFIRMA ARCHIVARIS ARCHIEFCONSULENTE

3.6.3. Indien er enige aanwijzing is dat de dader nog in het Archiefgebouw is, neem dan geen enkel risico en betreed het gebouw niet.

ALLE AANWEZIGEN

3.6.4. Raak geen voorwerpen aan tot de politie gearriveerd is.

ALLE AANWEZIGEN

3.6.5. Verleen, indien je opgeroepen wordt, de gevraagde bijstand aan de politie.

ALLE AANWEZIGEN

3.6.6. In geval van inbraak verwittig de Provinciegriffier en bij schade aan het gebouw de Gebouwendienst

ARCHIVARIS

3.7.1. Onthoud zo goed mogelijk de tekst van de ontvangen melding.

PERSOON DIE DE TELEFOON OPNEEMT

3.7.2. Vraag naar het tijdstip en de locatie van de eventuele explosie.


3.7.3. Vraag naar de identiteit van de bommelder of naar de naam van de organisatie.


3.7.4. Let op het taalgebruik van de bommelder (Nederlands, dialect, vreemde taal), let op of het een man of een vrouw is en let op eventuele achtergrondgeluiden.


14

3.7.5. Ga na of in de eigen bureelruimte verdachte pakketten of voorwerpen aanwezig zijn en laat alle deuren zoveel mogelijk open.

ALLE AANWEZIGEN

3.7.6. Verwittig de politie op het nummer (0)101 met de melding “U spreekt met… Er is een bommelding in het Provinciaal Archiefgebouw West-Vlaanderen, Gistelse Steenweg 528 in Sint-Andries Brugge” en vermeld alle belangrijke gegevens i.v.m. de ontvangen melding.


3.7.7. Ga over tot de ontruiming van het gebouw door het brand- en inbraakalarm manueel te activeren; dit gebeurt door één van de alarmbelknoppen in te drukken.


3.7.8. Breng iedereen naar het midden van de parking voor het Archiefgebouw en neem zoveel als mogelijk persoonlijke bezittingen mee (handtassen, aktentassen, e.d.m.).

ALLE AANWEZIGEN

3.7.9. Laat verdachte voorwerpen onaangeroerd liggen en licht de archivaris in over eventuele verdachte voorwerpen of pakketten.

ALLE AANWEZIGEN

3.7.10 Keer nooit terug in het gebouw of verlaat verzamelplaats niet zonder de toestemming van de politie.

de

ALLE AANWEZIGEN

3.7.11. Gebruik geen GSM-toestellen in een straal van 200 m rond het gebouw (mogelijke detonatie van de bom).

ALLE AANWEZIGEN

3.8. VANDALISME

Verwittig de archivaris op het nummer 0497 05 18 08. De nodige maatregelen worden genomen.

ARCHIVARIS

3.9. STORING ENERGIEVOORZIENING

Verwittig de archivaris op het nummer 0497 05 18 08. De nodige maatregelen worden genomen.

ARCHIVARIS

3.10. STORING IN DE LIFT

MAAK NOOIT GEBRUIK VAN DE LIFT WANNEER JE ALLEEN IN HET ARCHIEFGEBOUW BENT.

3.11. NIET VOORZIENE GEVALLEN

Druk op de gele alarmknop in de lift, die u rechtstreeks met de liftfirma verbindt, ook buiten de reguliere diensturen.

AANWEZIGE PERSOON IN DE LIFT

Verantwoordelijke van de Gebouwendienst voor het Archiefgebouw opbellen op het nummer 0497 05 18 91 en/of de archivaris op het nummer 0497 05 18 08

AANWEZIGE PERSOON

15

Bijlagen 4.1. Prioriteitenlijst met plattegrond voor de evacuatie van het Provinciaal Archief

I = Hoogste prioriteit II. Gematigde prioriteit III. Laagste prioriteit GELIJKVLOERS – administratief gedeelte Leeszaal Fernand Peuteman 002 Documenten in lezing = I Lokaal 001 Documenten in bewerking = II Lokaal 010 Te klasseren en in te sealen foto’s, affiches en plannen (1 rek) = II Triageruimte 008 Archief Buurtspoorwegen = I EERSTE VERDIEPING - administratief gedeelte Lokaal 101 Documenten in bewerking= II Lokaal 109 Documenten in bewerking = II Lokaal 110 Documenten in bewerking = II GELIJKVLOERS – depot Blok A P.B. (ex Beveren) 257 rekken van A.1  A.257 = I Gedrukt Archief 6 rekken A.287 + 289  A.294 = III Bibliotheek 9 rekken A.269  A.277 = III Microfilms + cd-roms – Militieregisters (2 rekken) (veiligheidskopieën) A.288  289 = I Fotoverzameling A.278–A.286 = I Filmverzameling A.260–A.262 = I Andere documentaire verzamelingen A.285-A.286 = I

16

Blok B T.B. 143 rekken van B.1  B.164 = III Hollands Fonds 62 rekken B.202  B.264 = I Militieregisters 24 rekken B.264  B.288 = I Blok C P.B. 268 rekken van C.1  C.297 = I Blok D P.B. 56 rekken van D.1  D.56 = I Nog te verwerken archief geplaatst tussen D.103  D.295 = II EERSTE VERDIEPING - depot Blok E Leeg Blok F Leeg Blok G Leeg Blok H P.B./A.1 en A.3. vanaf H.1 (90 rekken) = I Blok I Penningen 3 laden – Fotoverzameling FVB 14 laden – Kaarten en plannen 48 laden – Affiches 22 laden van I.1  I.9 = I Blok J Atlassen en plannen op rollen 21 lage rekken van J.1  J.21 = I

17

18

19

4.2. Plattegrond van het Archiefgebouw met veiligheidsvoorzieningen

20

4.3. Intern sleutelplan

De noodsleutels bevinden zich in de sleutelkast (triageruimte); een duplicaat van alle sleutels wordt bewaard bij de Gebouwendienst. Functie archivaris archiefconsulente adjunct-adviseur (startbaan) medewerker 1 medewerker 2 medewerker 3 medewerker 4 medewerker 5 medewerker 6 geschoold arbeider technisch beambte 1 technisch beambte 2

In bezit sleutel toegangspoort X X X X X X X X X X X X

In bezit sleutel toegangsdeur X X X X X X X X X X X X

21

4.4. Lijst van de in het Archiefgebouw aanwezige hulpmiddelen en -materialen (Contactgegevens van de leveranciers te vinden op de lijst L:\ADMINISTRATIE ARCHIEFDIENST\D24_Archiefgebouw\Leverancierslijst.docx)

Wat Absorptiemiddelen (keukenrollen) Afdekplastiek/noppenplastiek Archiefbakken Archiefdozen Archiefkarren Bezem Boenmachine Boormachine Branddeken Breekmesjes Compressor Digitale camera met statief Doeken (pluisvrij) EHBO-koffers Emmers Etiketten (zelfklevend) Europallet Fluohesjes Gedistilleerd water Generator

Hoeveelheid Diverse Rol 60 Diverse 5 1 1 1 1 Diverse 1 1 Diverse 2 9 Diverse 1 4 5 liter Nihil

Locatie Lokaal 103 Lokaal 007 Lokaal 007 Gelijkvloers en verd. 1 depot Gelijkvloers depot Lokaal 004 Lokaal 103 Lokaal 010 Lokaal 010 Lokaal 010 Lokaal 009 – garage Lokaal 010 Lokaal 004 + 103 Lokaal 010 + 109 Lokaal 004 + 103 Lokaal 109 Lokaal 009 – garage Lokaal 010 Lokaal 010 Nihil

Hamers Handdoeken Handdoeken (spons) Handpallettruck Handschoenen (katoenen) Handschoenen (plastiek) Handschoenen (werkhandschoenen) Hollytex Houtzaag Inbussleutels Kleefletters en –cijfers Ladders Lijm Lintmeters Materiaalbak Melinex

2 Diverse 15 1 7 1 20 2 1 Diverse Diverse 2 Diverse 3 1 Rol

Lokaal 010 Lokaal 104 Lokaal 010 Lokaal 009 – garage Lokaal 010 Lokaal 004 + 103 Bij personeelsleden Lokaal 010 Lokaal 010 Lokaal 010 Lokaal 010 Lokaal 004 + 007 Lokaal 010 Lokaal 010 + 110 Lokaal 010 Lokaal 010

Leverancier Colruyt Overtoom N.V. Perquy B.V.B.A. Jansen, Wijsmuller & Beuns B.V. Marc Van Ackere & co bvba Brico, Stock Americain Vermeersch Alpheios Brico, Stock Americain Vermeersch M.Ex.T. Belgium N.V. Diversen Overtoom N.V. Tuyttens N.V. Stock Americain Vermeersch M.Ex.T. Belgium N.V. Brico, Stock Americain Vermeersch Neptunus Drukkerij, AVA Papierwaren Brugs Palettenbedrijf Te verkrijgen via Dienst Accommodatie Brico, Stock Americain Vermeersch Te verkrijgen bij Uitleendienst, Sportdienst of de domeinen (Tillegem) Brico, Stock Americain Vermeersch Te verkrijgen via Dienst Accommodatie Te verkrijgen via Dienst Accommodatie Euro-Forklifts Overtoom N.V. Te verkrijgen via Dienst Accommodatie Brico, Stock Americain Vermeersch Jansen, Wijsmuller & Beuns B.V. Brico, Stock Americain Vermeersch Brico, Stock Americain Vermeersch Neptunus Drukkerij, AVA Papierwaren Brico, Stock Americain Vermeersch Cami N.V. Brico, Stock Americain Vermeersch Brico, Stock Americain Vermeersch Jansen, Wijsmuller & Beuns B.V.

22

Metaalzaag Meters (temperatuur en luchtvochtigheid) Noodverlichting – draagbare lamp Noodverlichting – staanlampen Pakdeken Papier (zuurvrij) Potloden Personentelsysteem Rekopstapjes

1 4 1 2 17 Diverse Diverse 1 16

Restauratiemateriaal (beperkt) Rolcontainers Scharen

Diverse 4 Diverse

Schoonmaakdoekjes Schoonmaakproducten (allerlei) Schroevendraaiers – kruis Schroevendraaiers – plat Signalisatiekegels Sjorbanden Sleutel – Engelse Sleutels – Ring Sleutels – Steek Spijkers, schroeven en pluggen Sponzen Steekwagens ‘duveltjes’ Stempels Stempel-lettersetjes Stiften (watervast) Stoffers en blikken

Diverse Diverse 2 4 4 4 1 3 12 Diverse Diverse 4 7 19 Diverse 2

Stofmaskers (P3) Stofzuiger (industriële) Stofzuiger (museumstofzuiger) Stretchfolie en afrolapparaat Tang – bektang Tang – combinatietangen Tang – griptang Tang – nijptang Tang – waterpomptang Tang – zijsnijtang Tape (plastic) en afrollers Touw Veiligheidsbrillen

1 doos 1 1 1 2 1 1 1 1 Diverse Diverse 3

Lokaal 010 Gelijkvloers + verd. 1 depot Lokaal 010 Lokaal 007 Lokaal 007 Lokaal 010 + verd. 1 depot Lokaal 109 Lokaal 001 Lokaal 002 + 010 + 008 + 101 + 110 + gelijkvloers en verd. 1 depot Lokaal 010 Lokaal 009 – garage Lokaal 109 Lokaal Lokaal Lokaal Lokaal Lokaal Lokaal Lokaal Lokaal Lokaal Lokaal Lokaal Lokaal Lokaal Lokaal Lokaal Lokaal depot Lokaal Lokaal Lokaal Lokaal Lokaal Lokaal Lokaal Lokaal Lokaal Lokaal Lokaal Lokaal Lokaal

Brico, Stock Americain Vermeersch La Route du papier Brico, Stock Americain Vermeersch Lecot Metaalwaren N.V. Overtoom N.V. Jansen, Wijsmuller & Beuns B.V. AVA Papierwaren, Dienst Accommodatie Notra B.V. Marc Van Ackere & co B.V.B.A.

004 + 010 + 103 004 + 103 010 010 009 – garage 010 010 010 010 010 004 + 103 009 – garage 001 001 109 004 + gelijkvloers

La Route du papier Corneille Metaalconstructies B.V.B.A. Brico, AVA Papierwaren, Dienst Accommodatie De schoonmaakwinkel, diverse leveranciers De schoonmaakwinkel, diverse leveranciers Brico, Stock Americain Vermeersch Brico, Stock Americain Vermeersch Brico, Stock Americain Vermeersch Overtoom N.V. Brico, Stock Americain Vermeersch Brico, Stock Americain Vermeersch Brico, Stock Americain Vermeersch Brico, Stock Americain Vermeersch Brico, Stock Americain Vermeersch Overtoom N.V. Van Heule, Strobbe Van Heule, Strobbe AVA Papierwaren Brico, Stock Americain Vermeersch

010 004 010 010 010 010 010 010 010 010 010 + 109 010 010

Midera N.V. Alpheios N.V. Jansen-Wijsmuller & Beuns B.V. Overtoom N.V. Brico, Stock Americain Vermeersch Brico, Stock Americain Vermeersch Brico, Stock Americain Vermeersch Brico, Stock Americain Vermeersch Brico, Stock Americain Vermeersch Brico, Stock Americain Vermeersch Overtoom N.V., AVA Papierwaren Ledent Touw Lerou

23

Veiligheidshelmen Verlengsnoer (op haspel) Verlengsnoeren Vervanglampen Vloertrekker Vouwmeter Vuilnisbakken Vuilniszakken en plastiek zakken Waterslang en haspel

3 1 6 Diverse 1 1 4 Diverse 1

Lokaal Lokaal Lokaal Lokaal Lokaal Lokaal Lokaal Lokaal Lokaal

010 010 010 010 103 110 009 - garage + 103 004 + 103 009 - garage

Lerou Brico, Stock Americain Vermeersch Stock Americain Vermeersch Te verkrijgen via Dienst Accommodatie Brico, Stock Americain Vermeersch Brico, Stock Americain Vermeersch Brico, Stock Americain Vermeersch Brico, Dienst Accommodatie Brico, Stock Americain Vermeersch

Aan iedereen persoonlijk overhandigde beschermingsmiddelen naam personeelslid

veiligheidsschoenen

Tanja Dehoorne Martin De Soete Marc De Vos Sandy Mommerency (Eerste Interventie Ploeg) Yasmina Rif Patrick Rijckaert (EHBO) Li Jian Guo Johan Vannieuwenhuyse Isabelle Verheire Katelijn Wille Lieve Wintein Startbaan Lokaal 001 – Onthaal (rechter hoge kast, beneden)

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

paar paar paar paar

(maat (maat (maat (maat

37) 44) 44) 39)

paar (maat 43) paar paar paar paar

(maat (maat (maat (maat

42) 38) 39) 39)

paar (maat 44)

Stofjassen

naam personeelslid Marc De Vos Sandy Mommerency Patrick Rijckaert Katelijn Wille

locatie lokaal 101 lokaal 001 lokaal 010 lokaal 001

24

4.5. Lijst van de in het Archiefgebouw aanwezige gevaarlijke stoffen

Berging 1ste verdieping Aantal produkten: 14 Naam Brilant-Extra Dasty ontvetter Dreft Luchtverfrisser Monel Floorcare Ontkalker Ontstopper Polacid Sani-Jour Screen 99 Suma-Inox D7 Tana Ivedor Vionet c vloerreiniger WC liquid

Leverancier Alpheios Belgium NV NN NN NN De Schoonmaakwinkel Eres H. Products NV NN Alpheios Belgium NV Alpheios Belgium NV NN DiverseyLever NN NN NN

G S S S S S S S S S S S S S S

Gebruik glasreiniger ontvetter afwasmiddel

Leverancier Alpheios Belgium NV NN Alpheios Belgium NV NN

G S N S

Gebruik glasreiniger ontsmetter en ontkalker reinigingsmiddel inox

reinigingsmiddel inox sanitairreiniger reinigingsmiddel inox

GemSt 500 1 1 4 3 1 500 500 1 750 4

MaxSt

300 1 250 1 500 250 750 1 2 750

3

Eenheid mliter liter ml liter ml liter mliter mliter ml mliter liter liter ml

Etiketinfo

VIB

Xi R:38-41 S:26-39-46 Xi R:36 S:46

Ja

S: 23-51 R: 22, 38, 41, 50 Xi; Xn

Ja

Etiketinfo

VIB

Berging gelijkvloers Aantal produkten: 8 Naam Brilant-Extra Chloortabletten Polacid Tana Vionet C flacon Glanzer IB 251 Ecover Techno Gloss Screencleaner Lavocid C

vloerverzorgingsmiddel S op zeepbasis

GemSt MaxSt Eenheid 1 500 mliter 500 4 1 1 1 1

mliter

Xi R: 38-41 S: 26-39-46

1 liter

25

Kar Aantal produkten: 6 Naam Ambi Pur Spray Bouquet Azijn Brilant-Extra Polacid Eco Swan Glassex Multireiniger

Leverancier NN NN

GemSt MaxSt 1

Alpheios Belgium NV Alpheios Belgium NV

G Gebruik G ontgeurder ontkalken van S koffiethermossen S glasreiniger S reinigingsmiddel inox

Leverancier NN Riem Group NN Velpon NN NN NN

G V G G L S O R

GemSt MaxSt Eenheid 1 1 2 1 1 2 1 1

Alpheios Belgium NV Delcorde en Wilberz NN Forever Products

reinigingsmiddel S universeel L papierlijm S R verwijderen van lijm

1 1 1 1 1

Eenheid

500 mliter 500 mliter

Etiketinfo

VIB

Xi R: 38-41 S: 26-39-46

Ja Ja

Etiketinfo

VIB

Lokaal 010 = restauratielokaal Aantal produkten: 11 Naam Aceton Eclat Riem Industrial spray Lijmspray Velpon Polacid WD 40 Krupolin Formaldehyde Glassex multireiniger Glutenlijm HG Stikkeroplosser 04903 Thinner Cellulose (Forever)

Gebruik meubelglans lijm keukenreiniger kruipolie

500 3 1 1

mliter 3 kg 1 liter

R: 11, 20, 60, 61 S: 02, 16, 28, 45, 53 Ja

26

4.6. Beschrijvende fiche betreffende de infrastructuur van het Archiefgebouw

Sleutels De belangrijkste sleutels worden bewaard in de sleutelkast (triageruimte) + bureau nr. 110; een duplicaat van de sleutels wordt bewaard in de Gebouwendienst. Technische voorzieningen Voorziening Hoofdkraan gasleiding + meter Hoofdkraan waterleiding + meter Toevoer elektriciteit + zekeringenkast + meter Klimaatinstallatie Brandblussers Alarmknoppen Rookmelders Inbraakdetectoren

Locatie Lokaal 009 – Garage Lokaal 009 – Garage Lokaal 009 – Garage Technische ruimte 108 Overal gebouw Overal gebouw Overal gebouw Lokaal 009 – Garage + gangen

Constructie Het depot is opgetrokken als gewapend betonskelet. De binnen- en buitenmuren zijn in metselwerk. De binnenmuren zijn niet tot in de dakconstructie doorgemetseld. Het dak is een metalen constructie (steel-deck). De voorbouw is opgetrokken als een gewapend betonskelet en gedeeltelijk als staalskelet. Het dak is een houten structuur met roofing. Het gehele gebouw wordt mechanisch geventileerd. Communicatiemiddelen Telefoon (vaste + 2 GSM’s), intranet en internet. Gebruiksaanwijzingen berusten in het Archiefgebouw en bij de Gebouwendienst. Communicatiemiddelen: bureau 110 Alarminstallatie: bureau 110 Brandblusapparatuur: op de apparaten zelf Klimaatinstallatie: bureau 110 As-built plannen: bureau 110

27

4.7. Onderhouds- en keuringscontracten infrastructuur

Onderhoud brand- en inbraakdetectie

1 x per jaar

Ardovlam nv

051/74 71 79

Keuring brand- en inbraakdetectie

1 x per jaar

AIB-Vinçotte Belgium vzw

09/244 77 11

Onderhoud brandblusapparaten

1 x per jaar

Sicli nv

02/370 24 11

Keuring brandblusapparaten

1 x per jaar


09/244 77 11

Keuring muurhaspels en hydranten

1 x per jaar


09/244 77 11

Onderhoud overige technische installaties

1 x per jaar

Cofely Axima Vlaanderen

03/870 72 41

Keuring gasdetectie – stookplaats

1 x per jaar


09/244 77 11

Keuring gasleidingen

1 x per jaar


09/244 77 11

Keuring elektrische laagspanningsinstallatie

1 x per jaar


09/244 77 11

Onderhoud lift

4 x per jaar

ThyssenKrupp Liften nv

02/247 35 11 070/233 266 (depannagecentrum)

Keuring lift

1 x per jaar


09/244 77 11

Telebewaking

G4S Security Services

02/507 27 98

Alarmmeldkamer (24/7)

Securilink nv

02/507 22 22

28

4.8. Lijst van noodnummers en contactgegevens van hulp- en ondersteunende diensten Personeelsleden archivaris archiefconsulente adjunct-adviseur (startbaan) medewerker 1 medewerker 2 medewerker 3 medewerker 4 medewerker 5 medewerker 6 geschoold arbeider technisch beambte 1 technisch beambte 2 Bureel 001

Telnr. 050/40 050/40 050/40 050/40 050/40 050/40 050/40 050/40 050/40 050/40 050/40 050/40

72 72 72 72 72 72 72 72 72 72 21 21

70 72 79 69 78 71 77 80 68 75 34 34

Telnr. GSM 0497/05 18 08 0497/05 18 09

Brandweer nummer: (0)100 Dringende medische hulpverlening nummer: (0)100 Politie (dringende politionele hulp) nummer: (0)101 Antigifcentrum nummer: (0)070/245 245 Brandwondencentrum nummer: (0)09/332 34 90 (Gent) Huisartsen Sint-Andries wachtdienst: centraal oproepnummer voor Groot-Brugge: (0)078/15 15 90 op weekdagen: ’s avonds van 19 u. tot ‘s morgens 8 u. weekends: van vrijdagavond 19 u. tot maandagmorgen 8 u. wettelijke feestdagen: vanaf avond voordien om 19 u. tot eerstvolgende werkdag om 8 u. Naam L. Demolder D. Deruwe D. Cranskens C. De Cuyper

Telefoonnr. (0)050/38 78 (0)050/38 39 (0)050/38 61 (0)050/38 61

18 00 82 82

Adres Gistelse Steenweg 456, 8200 Sint-Andries Albert Serreynstraat 22, 8200 Sint-Andries Gistelse Steenweg 61, 8200 Sint-Andries Gistelse Steenweg 61, 8200 Sint-Andries

29

Instanties of bedrijven waar archieven tijdelijk heengebracht kunnen worden Naam Freeze & Store

Telefoon (0)050/25 00 00

Adres Nijverheidsstraat 12, 8210 Zedelgem

Verhuurbedrijven van luchtontvochtigers, ventilatoren en waterpompen Naam Euro Rent Antwerp NV Rental Pumps België BVBA Dendermonde

Telefoon (0)03/325 43 00 (0)052/20 31 31

E-mail [email protected] [email protected]

Telefoon (0)0474/31 16 22 (0)09 330 30 30 (0)0475/79 63 61 (0)0495/53 24 79 (0)0498/90 70 26 (0)056/60 02 31 (0)050/71 68 68 (0)0479/37 73 61

E-mail [email protected]

Schoonmaakbedrijven Naam Clean & Construct Maldegem Deli Clean BVBA Wevelgem Pago nv Waregem Recon NV Maldegem

[email protected] [email protected] [email protected]

Firma klimaat- en andere technische installaties Cofely Axima Vlaanderen telefoonnummer: (0)03/870 72 00 Restauratieateliers met calamiteitenservice Naam Restauratieatelier Restauratieatelier Restauratieatelier Restauratieatelier

De Tiendschuur Dumarey Helmond Sterken BV

Telefoon (0)0031/6/21 37 14 72 (0)059 26 55 40 (0)0031/6/53 65 00 07 (0)0031/55/54 23 147

E-mail [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

Liftfirma ThyssenKrupp Liften nv telefoonnummer: (0)02/247 35 11 Firma brand- en inbraakalarm Ardovlam nv telefoonnummer: (0)051/74 71 79 Firma brandblusapparaten Sicli nv Telefoonnummer (0)02/370 24 11

30

Firma klimaat- en andere technische installaties Cofely Axima Vlaanderen telefoonnummer: (0)03/870 72 00 (0)03/870 72 41 (Filip Meganck) Firma zonnepanelen V-DAK Telefoonnummer (0)09/357 47 17 Firma airco Cofely Axima Vlaanderen telefoonnummer: (0)03/870 72 00

(0)03/870 72 41 (Filip Meganck)

Bij gasreuk/gaslek telefoonnummer: (0)0800/65 0 65 Bij telefoonstoringen telefoonnummer: (0)0800 22 700 (Belgacom) Technische dienst Gebouwen Provincie West-Vlaanderen Functie Diensthoofd Verantwoordelijke Archiefgebouw

Telefoon (0)050/40 72 62 (0)050/40 33 68 (0)0497/05 18 91

31

4.9. Registratiemethode

1. Maak etiketten voor de archiefbakken en dozen waarin het beschadigde verpakt wordt met daarop de volgende informatie: - volgnummer etiket; - unieke code eerste en laatste stuk in de bak of doos; 2. Plak een dergelijk ingevuld etiket op elke archiefbak of doos en noteer het volgnummer van het etiket op het schade- en evacuatieformulier (zie bijlage 4.10). 3. Alle schade- en evacuatieformulieren worden bij de verantwoordelijke ingeleverd. 4. Alle archiefbakken en dozen worden daarnaast ook voorzien van een sticker van het Provinciaal Archief West-Vlaanderen (Gistelse Steenweg 528, 8200 SintAndries). 5. Van alle werkzaamheden ingevolge een calamiteit wordt dag per dag een logboek aangelegd (voor een voorbeeld zie bijlage 4.11).

32

4.10. Schade- en evacuatieformulier Provinciaal Archief West-Vlaanderen Gistelsesteenweg 528 8200 Sint-Andries Volgnr. etiket

Unieke code per archiefeenheid

Schade (aankruisen)

Brand

Roet

Behandeling (aankruisen)

Water

Schimmel

Andere

Geen

Drogen

Locatie / transport naar

Vriesdrogen

Reinigen

Geen

Oorspronkelijk plaatsnr.

Depot intern Plaatsnr.

Depot extern Plaatsnr.

33

4.11. Logboek

(= beschrijving van de werkzaamheden tijdens de calamiteit, het tijdstip waarop deze verricht zijn en de problemen die zich daarbij voorgedaan hebben – nuttig is ook alles zoveel mogelijk fotografisch te documenteren) Dag 1 = (datum) ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. Dag 2 = (datum) ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. Enz.

34

4.12. Lijst van de verspreiding van het calamiteitenplan (op 17 exemplaren)

Nr. 1

Organisatie Provinciale Archiefdienst

2 3 4 5 6

Griffie Gebouwendienst IDPB Dienst Accommodatie COOP

Functie alle personeelsleden (12) provinciegriffier diensthoofd diensthoofd diensthoofd directeur

Locatie Archiefgebouw PH PH PH PH PH

Boeverbos Abdijbeke Boeverbos Boeverbos Abdijbeke

35

5. Literatuurlijst

A.W. Brokerhof, B. Van Zanen, K. Van de Watering en H. Porck, ‘Het loopt in de papieren. Geïntegreerde bestrijding van insecten in collecties’ (Amsterdam, 2003). S. Buchanan, ‘Disaster planning, preparedness and recovery for libraries and archives: a RAMP study with guidelines’ (Paris, 1988). M. Carnier en M. Preneel, ‘(Z)onder stof en (z)onder water. Basiscursus archiefbehoud voor de medewerkers van het Rijksarchief’ (Miscellanea Archivistica. Manuale, 54) (Brussel, 2007). A.J.M. Den Teuling, Calamiteiten. Wegwijzer bij (water-)schade in archieven en bibliotheken en het opstellen van een rampenplan, in: ‘Archiefbeheer in de praktijk’ (Alphen aan den Rijn, 1986-) 5050-1–15. ‘Intern noodplan Provinciaal Archief Oost-Vlaanderen’. ‘Leidraad voor het opmaken van een intern calamiteitenplan voor archieven’ (Arnhem, 2002). M. Peek en T. Cremers, ‘Handleiding voor het maken van een calamiteitenplan voor collectiebeherende instellingen’ (Amsterdam, 2003). W. Rombauts, ‘Calamiteiten’ (Miscellanea Archivistica. Manuale, 26) (Brussel, 1998). B. Walsh, ‘Salvage operations for water damaged archival collections: a second glance’ (Victoria, 2003). Geraadpleegde websites: http://www.let.uu.nl/~okbn/activiteiten/werkgroepen/calamiteitenplanning/richtlijn.htm http://www.nationaalarchief.nl/archiefbeheer/conservering/advies/calamiteitenplan.asp?ComponentID=1755&SourcePageID=2222#1 http://museum_security.org/safetyp4/html http://www.erfgoedinspectie.nl/page/portal/publication?id=25

36

CALAMITEITENPLAN PROVINCIAAL ARCHIEF WEST-VLAANDEREN

Recommend Documents