BUKU PETUNJUK “ PROGRAM MAU_PROJECT “ PT. MULTIBRATA ANUGERAH UTAMA I. PENDAHULUAN Program MAU_PROJECT adalah sebuah program yang dirancang dan diperuntukan khusus bagi orang proyek untuk dapat menginput barang / material serta dapat menginput kas lapangan secara periodik. Nama program mau_project ini adalah “ MAU_PROJ . EXE “ yang dibuat memakai bahasa pemogramman FOXPRO 2.6 for DOS. Program ini dibuat untuk dipakai dikalangan sendiri ( dilingkungan kerja PT. Multibrata Anugerah Utama ) II. CARA PENGGUNAAN Cara penggunaan program ini adalah dengan menjalankan file MAU_PROJ.EXE yang berada di folder : “X / MAU_PT “ ( X adalah nama drive , misal : C , D, atau E ). Setelah menjalankan file MAU_PROJ.EXE akan muncul tampilan program tersebut, sesuai dengan gambar dibawah ini :
Gambar . 1 Tampilan User name dan Passwod Langkah yang dilakukan pertama – tama adalah memasukan user name dan password yang sudah diberikan dari divisi IT . Pada contoh gambar diatas misal : USER NAME PASSWORD
: RAHMAT – X8A : 1234
1
Divisi IT
Setelah kita selesai memasukan User Name dan Password secara benar maka akan muncul tampilan utama seperti dibawah ini.
Gambar 2. Tampilan Utama Menu –menu yang terdapat pada tampilan utama adalah : A. System 1. Exit [Esc] : Untuk keluar dari program. B. File 1. Data material : Untuk penginputan data Stok, TTB, dan BKB. 2. Data kas lapangan : Untuk penginputan data kas lapangan dan kas umum. C. Database 1. Reindex data : Untuk merapihkan data. 2. Ganti password : Untuk sementara fasilitas ini dinonaktifkan. 3. Transfer data : Untuk transfer data dari dan ke kantor. Penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi menu/modul di atas adalah sbb : A. Input/edit stok barang Modul input / edit stok barang digunakan untuk melihat stock barang / materia l yang sudah ada berdasarkan dari hasil penginputan Tanda Terima Barang ( TTB ) dan Penginputan Bukti Keluar Barang ( BKB ) proyek, yang terdiri dari Nama proyek, Nama Barang, Keterangan, Satuan, Saldo awal, Saldo akhir, Harga awal, Harga Akhir. Tampilannya bisa dilihat sesuai gambar 3 di bawah ini.
2
Divisi IT
Gambar 3. Tampilan Input / edit stock barang Menu yang dapat digunakan dalam input / edit stock barang adalah sbb: Ø BROWSE Menu ini digunakan untuk melihat dan memilih data barang / material yang sudah terdaftar dalam format tabelaris. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat dalam gambar berikut :
Gambar 4. Tampilan menu browse Ø TOP Digunakan untuk memilih data barang yang paling atas. 3
Divisi IT
Ø BOTTOM Digunakan untuk memilih data barang yang paling bawah. Ø NEXT Digunakan untuk melihat data barang berikutnya. Ø PREV Digunakan untuk melihat data barang sebelumnya. Ø REPORT Digunakan untuk melihat/mencetak laporan barang yang di inginkan ke printer / ke layar (monitor). Dalam menu report ini memuat beberapa modul laporan , seperti dalam gambar berikut :
Gambar 5. Tampilan menu Report o Laporan stok Digunakan untuk melihat laporan daftar stock secara keseluruhan, seperti gambar berikut :
4
Divisi IT
Gambar 6. Tampilan laporan_stok o Kartu stok Digunakan untuk melihat hasil laporan kartu stock sesuai barang yang diinginkan dalam periode tertentu. o Rekap kartu stok Digunakan untuk melihat rekap kartu stock dalam periode tertentu.
Gambar 7. Tampilan rekap_kt_stok Ø NEW Digunakan untuk menambah barang dan quantity saldo awalnya.
5
Divisi IT
Ø EDIT Digunakan untuk mengedit nama barang, quantity dan spesifikasinya. Ø DELETE Digunakan untuk menghapus data barang yang diinginkan. Ø QUIT Digunakan untuk selesai/keluar dari program. B. Data permintaan barang/DPM Kumpulan dari seluruh barang / material yang sudah dibuat dari hasil keputusan bersama antara Site Engineer proyek dan Cost Control. Dalam menu ini terdapat beberapa modul yaitu : Input / Edit DPM, Laporan DPM dan Rekap DPM
Gambar 8. Tampilan Data permintaan barang / DPM Input/edit DPM Memuat Data – data Permintaan Material yang sudah disetujui oleh Cost Control dan sudah dibuatkan Purcahse Order ( PO ) oleh Purchasing, sehingga logistic proyek bisa dengan segera membuat penginputan Tanda Terima Barang ( TTB ) proyek.
6
Divisi IT
Gambar 9 . Tampilan menu input / edit DPM Menu yang digunakan dalam modul ini adalah sbb: Ø NEXT Digunakan untuk melihat data DPM berikutnya. Ø PREV Digunakan untuk melihat data DPM sebelumnya. Ø FIND Digunakan untuk mencaru data DPM yang diinginkan. Ø BROW Digunakan untuk memilih ba rang di DPM yang diinginkan. Ø QUIT Digunakan untuk keluar/selesai dari data DPM. Laporan DPM Digunakan untuk melihat laporan data – data dpm yang sudah ada secara keseluruhan, data yang ditampilkan adalah nomor DPM, kode material, nama material, nomor PO, quantity PO, nomor PO dan quantity TTB. Rekap DPM Digunakan untuk melihat data – data dpm secara rekapitulasi ( Global ) C. Data tanda terima barang/TTB Data tanda terima barang digunakan untuk memasukkan data penerimaan barang dari supplier berdasarkan data DPM dan data PO yang sudah dibuat oleh divisi Pembelian. Di dalam modul ini terdapat beberapa modul yaitu Input/edit TTB, Input/edit TTB bekas, Laporan data TTB, dan Laporan TTB bekas sesuai tampilan berikut :
7
Divisi IT
Gambar 10 . Tampilan Data Penerimaan Baranag / TTB Input/edit TTB Digunakan untuk memasukkan dan mengupdate data penerimaan barang dari supplier. Data tersebut otomatis mengupdate data stock barang (menambah stock barang).
Gambar 11. Tampilan input / edit TTB
8
Divisi IT
Menu yang digunakan dalam modul ini adalah sbb: Ø QUIT Digunakan untuk keluar/selesai dari data TTB Ø PRINT Digunakan untuk mencetak form tanda terima barang/TTB Ø NEXT Digunakan untuk melihat data/nomor TTB berikutnya. Ø PREV Digunakan untuk melihat data/nomor TTB sebelumnya. Ø FIND Digunakan untuk mencaru data TTB yang diinginkan. Ø NEW (1) Digunakan untuk menambah data TTB dengan nomor TTB yang baru, untuk lebih jelasnya bisa dilihat di gambar berikut:
Gambar . 12. Tampilan modul NEW Item yang perlu diperhatikan dalam menu ini adalah sbb: - Proyek Berisi nama kode dan nama proyek yang sedang kita kerjakan.( sudah otomatis ada ketika kita akan memulai program mau_proj denngan memasukan user name serta kode proyek yang dikerjakan sesuai dengan password yang diberikan oleh DIVISI IT - Tgl dan No.TTB Berisi tanggal pada hari itu ketika kita akan menginput Tanda Terima Barang tersebut ( Untuk tanggal sudah disetting Otomatis mengikuti tanggal berjalan ). No. TTB adalah nomor dari Tanda Terima Barang yang akan kita buat ( Untuk nomor juga sudah disetting otomatis mengikuti nomor selanjutnya )
9
Divisi IT
-
-
Penerima/UP Wajib diisi logistic proyek , ketika barang tersebut diterima di proyek oleh user / orang proyek Tgl dan No.DPM-A Berisi data – data barang / material yang sudah ada, dan sudah terdaftar dalam bentuk tabelaris, (gambar 13)
Gambar 13. Tampilan Tgl. Dan No. DPM-A -
Nama barang Berisi satu atau lebih nama barang yang akan kita buat tanda terima barangnya, seperti dalam gambar dibawah ini
Gambar 14. Tampilan menu Nama Barang
10
Divisi IT
-
Spesifikasi Berisi jenis / rincian dari nama barang yang kita terima ( seperti DPM, Kode Barang, Data DO / PO, QTY_PO, Supplier
Gambar 15 . Tampilan menu Spesifikasi -
Quantity TTB Adalah banyaknya jumlah barang yang kita terima No.Acc Adalah nomor accounting dari barang yang kita terima
Gambar 16. Tampilan menu No. Acc
11
Divisi IT
-
-
Tgl dan No.SJ/BKB Wajib diisi oleh logistic proyek dimana tanggal dan nomor surat jalan biasanya sudah tercantum pada saat supplier mengirimkan barang / material ke proyek. Quantity SJ Adalah banyaknya jumlah barang yang tercantum dalam surat jalan dari supplier Harus diingat Quantity surat jalan harus sesuai dengan Quantity TTB yang diterima . Dalam menu quantity surat jalan ada keterangan lebih lanjut mengenai barang yang diterima seperti gambar 17 berikut ini
Gambar 17. Tampilan menu Quantity Surat Jalan -
-
-
-
-
Kendaraan Wajib diisi oleh logistic proyek ketika supplier mengirimkan barang / material tersebut menggunakan kendaraan apa, missal : Colt Diesel, TRUK, TRAILER , kijang Pick –Up dll No.Polisi Wajib diisi oleh logistic proyek nomor polisi dari kendaraan yang mengirimkan barang / material ke proyek tersebut Pengemudi Wajib diisi oleh logistic proyek siapa nama pengemudi yang mengirimkan barang / material tersebut. Jam masuk/keluar Wajib diisi oleh logistic proyek ketika kendaraan dari supplier yang mengirimkan barang / material tersebut tiba / masuk ke proyek jam berapa dan keluar dari proyek jam berapa. Tgl dan No.PO Berisi tanggal dan nomor Po yang sudah dibuat oleh Purchasing ( modul ini sudah otomatis tampil dilayar , Jadi tidak perlu diisi )
12
Divisi IT
-
Supplier Berisi kode dan nama dari supplier yang mengirimkan barang tersebut ( modul ini juga sudah otomatis tampil dilayar, Jadi tidak perlu diisi )
Gambar 18. Tampilan data akan disimpan Setelah selesai penginputan data TTB, akan muncul pertanyaan seperti gambar di atas, isi dengan Y untuk menyimpan data dan N untuk membatalkan penyimpanan data. Ø DELETE (1) Digunakan untuk menghapus data 1 nomor TTB, jika data sudah ditransfer atau sudah berbeda hari data tsb tidak bisa dihapus. Ø BROWSE Digunakan untuk melihat dan memilih barang di data TTB Ø NEW (2) Digunakan untuk menambah data barang yang kedua dan seterusnya dalam 1 nomor TTB yang sama (1 TTB lebih dari 1 item barang). Ø EDIT Digunakan untuk mengedit data TTB sesuai data yang diinginkan/dipilih dalam menu BROWSE Ø DELETE (2) Digunakan untuk menghapus 1 item barang sesuai data yang diinginkan. Ø REVISI Digunakan untuk merevisi data TTB yang sudah ditransfer atau berbeda hari. Input/edit TTB bekas Digunakan untuk mencetak laporan data TTB bekas.
13
Divisi IT
Laporan data TTB Digunakan untuk mencetak laporan data TTB.
Gambar 19. Tampilan laporan data TTB Laporan data TTB bekas Digunakan untuk mencetak laporan data TTB barang bekas. D. Data pengeluaran barang/BKB Merupakan data material yang harus dibuat / diinput oleh logistic proyek ketika barang / material akan dipakai oleh pihak lapangan dalam hal ini oleh mandor atas permintaan dan persetujuan dari pelaksana lapangan. (Dengan kata lain barang tersebut keluar dari gudang proyek). Modul yang disediakan dalam menu BKB ini ada 2 yaitu : Input / Edit TTB dan Laporan data BKB.
14
Divisi IT
Gambar 20. Tampilan menu Data Pengeluaran barang / BKB Input/edit BKB Digunakan untuk menginput barang / material yang akan dikeluarkan dari gudang proyek . BKB ini “ wajib “ diinputkan setiap hari oleh logistic proyek selama proyek itu berjalan.
Gambar 21. Tampilan Input/edit BKB
15
Divisi IT
Menu yang terdapat dalam modul ini adalah sbb: Ø QUIT Digunakan untuk keluar/selesai dari data BKB Ø PRINT Digunakan untuk mencetak form BKB Ø NEXT Digunakan untuk melihat data/nomor BKB berikutnya. Ø PREV Digunakan untuk melihat data/nomor BKB sebelumnya. Ø FIND Digunakan untuk mencaru data BKB yang diinginkan. Ø NEW(1) Digunakan untuk menambah data BKB dengan nomor yang baru.
Gambar 22. Tampilan menu NEW dari Bukti Keluar Barang Item yang perlu diperhatikan dalam menu ini adalah sbb: - Proyek Berisi nama kode dan nama proyek yang sedang kita kerjakan.( sudah otomatis ada ketika kita akan memulai program mau_proj denngan memasukan user name serta kode proyek yang dikerjakan sesuai dengan password yang diberikan oleh DIVISI IT - Tgl/No.Bukti Berisi tanggal pada hari itu ketika kita akan menginput BKB tersebut (tanggal sudah disetting Otomatis mengikuti tanggal berjalan). No.Bukti adalah nomor dari BKB yang akan kita buat (nomor juga sudah disetting otomatis mengikuti nomor selanjutnya) - Pelaksana Wajib diisi oleh logistic proyek nama dari pelaksana yang menyetujui untuk dikeluarkan suatu barang dari gudang ke lapangan / proyek 16
Divisi IT
-
Mandor Wajib diisi oleh logistic proyek nama dari mandor yang meminta barang tersebut. Setelah mandor kita isi, akan muncul tampilan sbb:
Gambar 23. Tampilan pilihan BKB -
Pilihan Piliha n digunakan untuk memilih jenis BKB yang akan kita masukkan, yaitu sbb : § Digunakan sendiri Barang/material tsb digunakan oleh proyek itu sendiri. § Dikirim ke proyek lain Barang/material tsb akan dikirim ke proyek lain. § Dikirim ke MAU Gudang Barang/material tsb akan dikirim ke gudang MAU § Dikirim ke supplier Barang/material tsb akan dikirim/dikembalikan ke supplier.
-
Barang Merupakan pilihan dari barang / material yang akan kita keluarkan dalam bentuk tebelaris , seperti contoh gambar 24 dan 25 dibawah ini
17
Divisi IT
Gambar 24. Tampilan barang
Gambar 25. Tampilan barang -
Quantity Adalah jumlah dari barang / material yang akan kita keluarkan Pekerjaan Adalah kode pekerjaan yang sudah ada dan sudah dibuat oleh Cost Control . Kode pekerjaan ini akan ditransfer bersama transferan DPM dari kantor untuk proyek.
18
Divisi IT
Gambar 26. Tampilan data akan disimpan Setelah selesai penginputan data BKB, akan muncul pertanyaan seperti gambar di atas, isi dengan Y untuk menyimpan data dan N untuk membatalkan penyimpanan data. Ø CANCEL (1) Digunakan untuk membatalkan/menghapus data 1 nomor BKB. Ø BROWSE Digunakan untuk melihat data BKB. Ø EDIT Digunakan untuk mengubah data BKB Ø NEW (2) Digunakan untuk menambah item BKB dalam 1 nomor yang sama. Ø CANCEL Digunakan untuk membatalkan/me nghapus 1 item BKB. Laporan data BKB Digunakan untuk mencetak laporan data BKB. E. Data kas lapangan Data kas lapangan digunakan untuk mengelola data-data kas lapangan baik penerimaan maupun pengeluaran, sesuai budget yang sudah disetujui. Didalam data kas lapangan ini memuat beberapa modul yaitu : Input / edit kas lapangan, Laporan data kas lapangan, dan Rekap data kas lapangan, seperti tampilan dibawah ini:
19
Divisi IT
Gambar 27. Tampilan menu data kas lapangan Input/edit kas lapangan Digunakan untuk menginput data kas lapangan secara periodik.
Gambar 28. Tampilan input / edit kas lapangan
20
Divisi IT
Menu yang terdapat dalam modul ini adalah sbb: Ø QUIT Digunakan untuk keluar/selesai dari data kas lapangan Ø NEXT Digunakan untuk melihat data tanggal kas lapangan berikutnya. Ø PREV Digunakan untuk melihat data tanggal kas lapangan sebelumnya. Ø FIND Digunakan untuk mencari data kas lapangan yang diinginkan. Ø NEW (1) Digunakan untuk menambah data kas lapangan.
Gambar 29. Tampilan New dari kas lapangan Item yang perlu diperhatikan dalam menu ini adalah sbb: - Nama proyek Berisi nama kode dan nama proyek yang sedang kita kerjakan.( sudah otomatis ada ketika kita akan memulai program mau_proj denngan memasukan user name serta kode proyek yang dikerjakan sesuai dengan password yang diberikan oleh DIVISI IT - Tanggal kas lapangan Diisi dengan tanggal kas lapangan. - Kelompok kaslap Adalah kode kelompok dan budget yang sudah disepakati dan tercantum sesuai dari hasil meting budget antara orang proyek ( SE, SM,PM dengan Cost Control). - Tgl/No.Bon Adalah tanggal dari bon tersebut dan diberi nomor urut sendiri oleh orang proyek untuk memudahkan penulisan / penginputan ke komputer. 21
Divisi IT
-
Keterangan Adalah Penjelasan / uraian yang tercantum di bon tersebut Nilai debet Adalah nilai uang yang kita terima dari kantor Nilai kredit Adalah nilai uang yang kita keluarkan dari kas lapangan proyek
Gambar 30. Tampilan data akan disimpan Setelah selesai penginputan data kas lapangan, akan muncul pertanyaan seperti gambar di atas, isi dengan Y untuk menyimpan data dan N untuk membatalkan penyimpanan data Ø CANCEL (1) Digunakan untuk menghapus/membatalkan data kas lapangan (1 tanggal kas lapangan) Ø BROWSE Digunakan untuk melihat data-data kas lapangan Ø EDIT Digunakan untuk mengedit/mengubah data kas lapangan. Ø NEW (2) Digunakan untuk menambahkan item kas lapangan untuk tanggal kas yang sama. Ø CANCEL (2) Digunakan untuk menghapus/membatalkan 1 item kas lapangan.
22
Divisi IT
Laporan data kas lapangan Digunakan untuk mencetak laporan buku kas lapangan yang berisi data saldo periode sebelumnya, transaksi periode sekarang dan saldo akhir. Rekap data kas lapangan Digunakan untuk mencetak rekap data kas lapangan per kelompok dan per nomor perkiraan yang sudah disiapkan oleh divisi Akunting. F. Data kas umum/office Secara prin sip data kas lapangan dan data kas umum adalah sama, perbedaan utamanya adalah budget dan kode kelompoknya, sehingga cara penginputan dan laporan yang disediakan sama seperti data kas lapangan.
Gambar 30. Menu Kas umum / office G. Reindex data Reindex data digunakan untuk merapihkan data-data dan memperbarui pengurutan dan perawatan data. H. Transfer data Transfer data digunakan untuk mentransfer data dari dan ke kantor, seperti data DPM, TTB, Kas lapangan dan budget kas lapangan.
23
Divisi IT
Gambar 33. Menu Trans fer data TTB/BKB dari proyek untuk kantor Transfer data TTB/BKB dari proyek untuk kantor digunakan untuk mentransfer data TTB yang sudah diinput untuk dikirim ke kantor. Hal- hal yang harus diperhatikan adalah “Target data” diisi dengan drive dan folder tempat penampungan data (nama folder maksimal 8 karakter dan tidak boleh menggunakan spasi). Hasil transfer adalah file dengan nama P1_XXXX.DBF DPM dari kantor untuk proyek Transfer data DPM dari kantor untuk proyek digunakan untuk menerima data DPM dari ka ntor. Hal- hal yang harus diperhatikan adalah “Sumber data” diisi dengan drive dan folder tempat file DPM yang akan ditransfer (nama folder maksimal 8 karakter dan tidak boleh menggunakan spasi). Sumber data adalah file dengan nama P2_XXXX.DBF Kas dari proyek untuk kantor Transfer data Kas dari proyek untuk kantor digunakan untuk mentransfer data kas dan dikirimkan ke kantor. Sama seperti transfer data TTB/BKB, hal yang harus diperhatikan adalah “Target data” diisi dengan drive dan folder tempat penampungan data. Hasil dari modul ini adalah file KASKECIL.DBF, DUPAH.DBF, DSALDO.DBF.
24
Divisi IT
Kas dari kantor untuk proyek Transfer data Kas dari kantor untuk proyek untuk kantor digunakan untuk mentransfer data revisi kas dan budget untuk proyek. Sama seperti transfer data DPM, hal yang harus diperhatikan adalah “Sumber data”. III. PENUTUP Akhirnya dengan hati yang terbuka kami selaku penulis menerima kritik dan saran yang bersifat membangun untuk kemajuan kita bersama dan untuk pengembangan program mau_proj ini. Bila ada kesulitan mengenai hal – hal yang berhubungan dengan program mau_proj ini, bisa menghubungi langsung Divisi IT untuk mendapatkan penjelasan yang lebih lengkap dan tereinci. Author : Rahmat Wahyudi (Divisi IT) © Juli 2006
25
Divisi IT
