1 PROSEDUR NO DOKUMEN : P-AAA--05 STATUS DOKUMEN : MASTER COPY NO : NOMOR REVISI : 00 TANGGAL EFEKTIF : 01 JULI 2011 DIBUAT OLEH : DIPERIKSA OLEH : DI...
PT. ADIWARNA ANUGERAH ABADI PROSEDUR TINJAUAN MANAJEMEN
No Dok : P-AAA-MR-05 Halaman 2 Dari 5 01/07/2013 Rev. 00
1. TUJUAN Memberikan tuntunan kepada Top Manajemen untuk melaksanakan secara berkala evaluasi Sistem Manajemen MK3 yang meliputi kecukupannya (memadai), kecocokan dan keefektifannya secara berkesinambungan dalam hubungannya dengan Kebijakan MK3, Sasaran dan Program Manajemen MK3 perusahaan. 2. RUANG LINGKUP Berlaku untuk peninjauan Sistem Manajemen MK3 yang dilaksanakan oleh manajemen PT. ADIWARNA ANUGERAH ABADI mencakup penilaian peluang perbaikan dan kebutuhan akan perubahan pada Sistem Manajemen MK3, termasuk Kebijakan MK3, Sasaran dan Program Manajemen MK3 perusahaan. 3. REFERENSI - Manual MK3 - ISO 9001:2008 klausul 5.6 - OHSAS 18001 : 2007 klausul 4.6 4. DEFINISI - Tinjauan Manajemen Evaluasi formal yang dilakukan oleh manajemen puncak terhadap status dan memadainya Sistem Manajemen MK3, dalam hubungannya dengan Kebijakan MK3, Sasaran dan Program Manajemen MK3 perusahaan - MR Management Representative - KD Kepala Departemen 5. PENANGGUNG JAWAB - Management Representative
PT. ADIWARNA ANUGERAH ABADI PROSEDUR TINJAUAN MANAJEMEN
No Dok : P-AAA-MR-05 Halaman 3 Dari 5 01/07/2013 Rev. 00
6. URAIAN PROSEDUR Kegiatan 6.1 Periode Waktu Pelaksanaan Tinjauan Manajemen 6.1.1 Mengidentifikasikan kebutuhan pertemuan tinjauan manajemen dan susun jadwal pertemuan. Pertemuan tinjauan manajemen dapat dilakukan secara berkala atau secara insidentil 6.1.2 Pertemuan secara berkala dilaksanakan minimal 1 kali dalam setahun 6.1.3 Pertemuan insidensil dilaksanakan jika ada : - Hal yang berdampak luas, terutama pada eksternal perusahaan - Hal yang tidak memenuhi atau melanggar ketentuan pemerintah, pelanggan dan perusahaan - Dipandang perlu karena mendesak untuk dicari penyelesaiannya seperti adanya kecelakaan fatal, perubahan Struktur Organisasi atau perubahan Kebijakan & Sasaran MK3 Perusahaan. 6.2 Mempersiapkan Pelaksanaan Pertemuan 6.2.1 Menentukan dan menyusun bahan-bahan yang akan dijadikan agenda pada suatu pertemuan 6.2.2 Menentukan peserta yang akan diundang pada pertemuan. Peserta pertemuan adalah peserta tetap dan peserta tambahan. Peserta tetap terdiri dari Direktur Utama, MR, Project Manager dan Kepala Departemen. Sedangkan peserta tambahan adalah personil lain yang terkait dengan bahan yang akan dibahas. 6.2.3 Mengundang peserta rapat untuk menghadiri pertemuan. 6.2.4 Undangan harus disampaikan minimal 7 hari sebelum pertemuan tinjauan menajemen dilaksanakan 6.3 Mempersiapkan Agenda Pertemuan 6.3.1 Menyiapkan bahan-bahan yang diperlukan sesuai dengan materi yang akan dibahas pada agenda rapat. Penanggungjawabnya adalah personil yang terkait dengan bahan yang akan dibahas dan dapat mencakup (lihat Checklist Agenda Rapat Tinjauan Manajemen MK3) : - Hasil Audit (MR) - Hasil Evaluasi Kepatuhan Peraturan Perundangan
Penanggung Jawab Direktur Utama/ MR
MR
MR / Project Manager/ Kepala Departemen
PT. ADIWARNA ANUGERAH ABADI PROSEDUR TINJAUAN MANAJEMEN
-
No Dok : P-AAA-MR-05 Halaman 4 Dari 5 01/07/2013 Rev. 00
Partisipasi dan Konsultasi Komunikasi dengan pihak Eksternal Komplain dan Umpan Balik Pelanggan Kinerja proses dan kesesuaian produk Pencapaian Sasaran dan Program MK3 Status investigasi kecelakaan, Tindakan Perbaikan dan Tindakan Pencegahan Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen yang lalu Perubahan sistem dan peraturan terkait MK3 Rekomendasi perbaikan Saran-saran untuk perbaikan
6.4 Pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen 6.4.1 Pertemuan tinjauan manajemen dikoordinasikan oleh MR dan dipimpin oleh Direktur Utama atau personil yang ditunjuk. 6.4.2 Peserta mengisi Daftar Hadir 6.4.3 Memastikan bahwa pertemuan membahas bahanbahan dan permasalahan yang telah dipersiapkan sesuai dengan agenda. 6.4.4 Menetapkan rencana tindakan yang akan diambil, penanggung jawab dan target penyelesaian atas setiap masalah dan potensial masalah yang ada. 6.4.5 Hasil output tinjauan manajemen mencakup keputusan dan tindakan yang berkaitan dengan : - Kinerja MK3 - Kebijakan dan sasaran MK3 - Sumber Daya yang diperlukan - Persyaratan klausul lainnya dalam standar ISO 9001:2000 dan OHSAS 18001:2007 - Perbaikan pada keefektifan Sistem Manajemen MK3 dan proses-prosesnya - Perbaikan pada produk berkaitan dengan persyaratan pelanggan 6.4.6 Menutup pertemuan dan menentukan jadwal pertemuan berikutnya 6.5 Mendokumentasikan Hasil Tinjauan Manajemen 6.5.1 Menyusun risalah pertemuan dengan menggunakan form Risalah Rapat Tinjauan Manajemen MK3 6.5.2 Mendistribusikan risalah pertemuan kepada seluruh peserta dan pihak terkait lainnya (jika ada). 6.5.3 Menyimpan dan memelihara seluruh risalah pertemuan tinjauan manajemen.
MR / Project Manager/ Kepala Departemen
MR
PT. ADIWARNA ANUGERAH ABADI PROSEDUR TINJAUAN MANAJEMEN
No Dok : P-AAA-MR-05 Halaman 5 Dari 5 01/07/2013 Rev. 00
6.6 Pemantauan Hasil Rapat Tinjauan Manajemen 6.6.1 Memantau tindak lanjut hasil rapat tinjauan manajemen dan dilaporkan kepada MR sesuai tingkat kemajuan / penyelesaian kegiatannya
7. Formulir Yang Digunakan 7.1. Formulir Checklist Agenda Rapat Tinjauan Manajemen 7.2. Formulir Risalah Rapat Tinjauan Manajemen 7.3. Daftar Hadir
