Budgetsubsidie. Om voor het jaar 2016 in aanmerking te komen voor een budgetsubsidie van de gemeente Vlissingen moet aan een aantal formele voorwaarden worden voldaan. Dit geldt ook voor de vaststelling van de subsidie 2014. Deze voorwaarden zijn onder andere opgenomen in de Algemene wet bestuursrecht, en dan vooral in hoofdstuk 4, de Algemene Subsidie Verordening Vlissingen 2012 (ASV) en de door het college vastgestelde Beleidsregels - zie www.vlissingen.nl/subsidies. Tot deze voorwaarden behoort dat de aanvraag vóór 01-06-2015 in het bezit moet zijn van het college van burgemeester en wethouders, het bestuursorgaan dat bevoegd is tot het verstrekken van de subsidie. Aanvragen die na 31 mei 2015 binnen komen, worden niet in behandeling genomen. Dat betekent dat u over 2016 geen subsidie ontvangt en dat de subsidie over 2014 ambtshalve zal worden vastgesteld. Van deze regel kan alleen worden afgeweken als er, naar de mening van het college, sprake is van bijzondere omstandigheden. Als u verwacht dat u uw aanvraag om subsidie voor 2016 en vaststelling 2014 niet tijdig in kunt dienen moet u, zo ruim mogelijk vóór 01-06-2015 een aanvraag tot uitstel van het indienen van de subsidieaanvraag insturen. Dit met opgaaf van de redenen, in casu de volgens u bijzondere omstandigheden. Op de instellingen die in aanmerking willen komen voor een budgetsubsidie is afdeling 4.2.8. van de Awb van toepassing. Dat betekent dat deze instellingen aan een aantal aanvullende eisen moeten voldoen. Het subsidieaanvraagformulier moet volledig worden ingevuld en ondertekend worden door diegenen die daartoe statutair zijn bevoegd. Er moet per activiteit een DAP-kaart worden ingevuld. Niet volledig of onjuist ingevulde, alsmede niet bevoegd ondertekende formulieren mogen en kunnen niet in behandeling worden genomen. Alle gevraagde gegevens moeten worden verstrekt. Zo nodig kunt u volstaan met “0” of “n.v.t.”. Wij accepteren géén lege velden. Onvolledig of onjuist ingevulde formulieren zullen aan u ter aanvulling c.q. correctie worden geretourneerd. U krijgt dan maximaal 4 weken de tijd om de fouten te herstellen; deze termijn kan ook korter zijn. Als de aanvraag ook daarna nog niet voldoet aan de gestelde eisen kan de aanvraag niet in behandeling worden genomen. Dat betekent dat u over 2016 geen subsidie ontvangt. Helaas is het niet mogelijk direct na ontvangst een besluit te nemen over de subsidieaanvraag. Dit kan pas na de vaststelling van de begroting 2016 door de gemeenteraad. Die begrotingsvaststelling is gepland in november 2015. Uiterlijk 31 december 2015 ontvangt u een beschikking tot subsidieverlening met daarin het subsidiebedrag dat wordt verleend en de activiteiten waarvoor de subsidie bestemd is. Verder is het mogelijk dat er nog bepaalde voorwaarden in worden vermeld. Na afloop van het subsidiejaar 2016 moet u verantwoording afleggen over de besteding van de subsidie. Dit in de vorm van een aanvraag tot subsidievaststelling. Het daarvoor benodigde formulier is gekoppeld aan de aanvraag tot subsidieverlening 2018. Deze beide aanvragen moeten vóór 1 juni 2017 in ons bezit zijn. Als dat niet het geval is wordt, na een hersteltermijn, de subsidie ambtshalve vastgesteld op basis van de ons bekende gegevens. Dit kan er toe leiden dat de subsidie op € 0 wordt vastgesteld en dat de reeds verleende subsidie wordt teruggevorderd. De gemeente Vlissingen heeft een vrijwilligersverzekering afgesloten bij de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, waardoor de vrijwilligers die activiteiten ondernemen in Vlissingen verzekerd zijn voor de risico’s die zij lopen tijdens het werk. Dit is na te lezen op: www.vngverzekeringen.nl.
Lijst van bijlagen die bij het aanvraagformulier Budgetsubsidie moeten worden ingeleverd volgens de voorschriften in de ASV. Statuten Bij een eerste aanvraag: altijd (artikel 14 lid 6 ASV) Bij een vervolgaanvraag: als de statuten na de vorige aanvraag zijn gewijzigd. (artikel 14 lid 1 sub c ASV) Activiteitenplan (in de vorm van DAP-kaarten) Met daarbij een beschrijving van de beoogde resultaten en effecten van de activiteiten in relatie tot de gestelde doelen, uitgedrukt in meetbare resultaten. (artikel 14 lid 3 ASV) Inhoudelijk en financieel verslag Van het boekjaar voorafgaand aan het jaar waarin de aanvraag wordt ingediend. Hierin dient te zijn opgenomen de begroting, een exploitatierekening en de balans. (artikel 27a lid 1 sub d ASV) Beoordelingsverklaring accountant Bij een aanvraag tot vaststelling van de budgetsubsidie van het voorgaande jaar dient altijd een beoordelingsverklaring van een accountant te worden toegevoegd. Bij een verleende subsidie van € 200.000 of meer, dient een accountantsverklaring, ook wel controleverklaring genoemd, te worden toegevoegd. Alsmede het rapport waarop de verklaring is gebaseerd. (artikel 27a, lid 2 c en d ASV).
2
Aanvraag tot vaststelling subsidie 2014 en Aanvraag tot verlening subsidie 2016
BUDGETSUBSIDIE Voor het indienen van de aanvraag tot vaststelling subsidie 2014 en subsidieverlening 2016 moet gebruik worden gemaakt van dit aanvraagformulier. Dit formulier moet vóór 1 juni 2015 in het bezit zijn van de gemeente. Formulieren die na 31 mei 2015 worden ontvangen worden niet in behandeling genomen. Dat betekent dat u over het subsidiejaar 2016 niet in aanmerking komt voor subsidie en dat de subsidie 2014 ambtshalve wordt vastgesteld.
Gelet op het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht en de Algemene Subsidieverordening Vlissingen 2012 dient het bestuur van naam aanvragende organisatie
________________________________________________________________
Postadres
________________________________________________________________
Postcode
________________________________________________________________
Plaats
________________________________________________________________
naam contactpersoon
________________________________________________________________
telefoonnummer vaste telefoon van contactpersoon telefoonnummer contactpersoon mobiel
_____________________________________
e-mailadres contactpersoon aanvrager
_____________________________________
IBANrekeningnummer van de aanvrager (er mag geen privé rekeningnummer worden ingevuld)
_____________________________________
_____________________________________
een aanvraag in tot - vaststelling van de subsidie 2014 - verlening van een budgetsubsidie 2016 voor het organiseren van de in de DAP-kaarten beschreven activiteiten. Rechtspersoonlijkheid: Wij zijn een (a.u.b. aankruisen wat op uw organisatie van toepassing is): O stichting Inschrijvingsnummer Kamer van Koophandel: _________________ O
vereniging
O
anders: _____________________________________________________________
O
aangesloten bij een landelijke / provinciale / regionale koepel: O ja: _______________________________________ (naam van de koepelorganisatie) O nee
1
Inschrijvingsnummer Kamer van Koophandel: _________________
Zijn de meest actuele statuten bij de gemeente in het bezit? 0 ja 0 nee Zo nee, dan actuele versie meesturen a.u.b.
Op welke beleidsregel(s) heeft de aanvraag betrekking: (aanvraag per beleidsregel specificeren) ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Wij verklaren bekend te zijn met de subsidievoorwaarden / -criteria zoals die zijn verbonden aan de subsidieverstrekking: • Algemene wet bestuursrecht • Algemene Subsidie Verordening gemeente Vlissingen 2012 • Beleidsregels die op de activiteiten betrekking hebben Namens de aanvrager, de daartoe statutair of anderszins bevoegden, Datum: _____________
Plaats: _________________
Handtekeningen ______________________________________
______________________________________
______________________________________
voorzitter
secretaris
penningmeester
Namen en adressen bestuursleden: Naam voorzitter ______________________________
adres
postcode
woonplaats
________________________________________________________________
secretaris
________________________ ____________________________________________________ penningmeester
________________________ ____________________________________________________ lid
________________________ ____________________________________________________ lid ______________________________ _________________________________________________________________ lid
_________________________ ____________________________________________________
2
FINANCIEEL MEERJARENOVERZICHT IN ÉÉN OOGOPSLAG Let op: deze rubriek gaat over de gehele organisatie (stand op:)
31-12-2014
Hoogte vermogens / bank- en kassaldi •
•
Reserves totaal:
€
- Egalisatiereserve
€
- Bestemmingsreserve
€
Voorzieningen (fonds voor o.a. groot onderhoud aan eigen accommodaties, instrumenten e.d.)
€
Banksaldi
€
(totaal [rek. courant, spaarrekeningen e.d.])
€ In kas
Aanvullende informatie:
doorstrepen wat niet van toepassing is
Welke verzekeringen heeft u afgesloten: • Opstal tegen herbouwwaarde: ja / nee • Inboedel tegen vervangingswaarde: ja / nee • Anders: ______________________________________________
Let op: Alle hierna volgende tabellen invullen met de gegevens over de activiteiten waar de subsidie betrekking op heeft. Jaarrekening 2014 toevoegen (balans en winst- en verliesrekening met toelichting hierop) Exploitatieresultaten (verleden) en exploitatieramingen (heden/toekomst) Subsidiebedragen (verleden – heden – toekomst):
2013
2014
2015
2016
2 jaar geleden
Afgelopen jaar
Lopende jaar
Volgend jaar
€
€
€
€
Gevraagde subsidie
€
€
€
€
Ontvangen subsidies
€
€
€
N.V.T.
Exploitatieresultaat (-/- = tekort)
(2013- 2014-2015)
3
Inhoudelijke gegevens Budgetsubsidie (aanvraag tot subsidieverlening en –vaststelling)
Jaar verslag (2013)
Activiteitenplan
Activiteitenverslag (2014)
(2014)
Activiteitenplan
Activiteitenplan
(2015)
(2016)
Aantal wekelijkse activiteiten Aantal incidentele activiteiten Gemiddeld aantal deelnemers per activiteit
Jaar rekening (2013)
Begroting
Begroting
Begroting
(2014)
Jaar rekening (2014)
(2015)
(2016)
Lidmaatschap / contributie
€
€
€
€
€
Donaties
€
€
€
€
€
Sponsoring
€
€
€
€
€
Bar / kantine (bruto inkomsten)
€
€
€
€
€
Rente / beleggingen
€
€
€
€
€
Vergoedingen voor aan derden verrichte diensten
€
€
€
€
€
Uitkeringen van verzekeringen
€
€
€
€
€
Overige baten
€
€
€
€
€
Subsidie
€
€
€
€
€
TOTALE BATEN
€
€
€
€
€
Inkomsten / Baten
(niet subsidie)
4
Uitgaven / Lasten
Jaar rekening (2013)
Begroting
Begroting
Begroting
(2014)
Jaar rekening (2014)
(2015)
(2016)
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
Vaste lasten Personeel (overhead) Huisvesting (algemeen) Organisatie- / materiële kosten (niet activiteit gebonden) Afschrijvingskosten / dotaties in voorzieningen Gemeentelijke belastingen en heffingen Accountants kosten Overige lasten (specificatie: - Actiekosten verwerven inkomsten - Bar / kantine (bruto lasten) - Kosten jubilea - Ondersteuning andere organisaties - Overige kosten
€
€
€
€
€
Totaal vaste lasten
€
€
€
€
€ Begroting
(2014)
Jaarrekening (2015)
Begroting
Kosten activiteiten
Jaarrekening (2013)
Begroting
Variabele lasten /
(2016)
(2016)
Personeel
€
€
€
€
€
Huisvesting
€
€
€
€
€
Materiaal
€
€
€
€
€
Overige
€
€
€
€
€
TOTAAL VARIABELE LASTEN
€
€
€
€
€
TOTALE LASTEN
€
€
€
€
€
Minus: Totale baten
€
€
€
€
€
TOTAAL TEKORT
€
€
€
€
€
5
Een globale beschrijving van de beleidsvoornemens en de financiële vertaling ervan voor de periode 2016 – 2018 Voorgenomen wijzigingen:
doorstrepen wat niet van toepassing is
Doelstellingen):
ja / nee
Zo ja:
_________________________________________________________
Financiële gevolgen van deze wijzigingen: _______________________________________________________________
Aantal activiteiten:
ja / nee
Zo ja: __________________________________________________________ Financiële gevolgen van deze wijzigingen: _______________________________________________________________
Personele invulling:
ja / nee
Zo ja: __________________________________________________________ Financiële gevolgen van deze wijzigingen: _______________________________________________________________
Organisatiestructuur:
ja / nee
Zo ja: __________________________________________________________ Financiële gevolgen van deze wijzigingen: _______________________________________________________________
Fusies / samenwerkingsverbanden:
ja / nee
Zo ja: ____________________________________________________ Financiële gevolgen van deze wijzigingen: _______________________________________________________________
6
Overige voorgenomen wijzigingen: Bestuurlijke en / of organisatorische samenwerkingsrelaties met andere instellingen: Zo ja, met: a. ___________________________________ b.
___________________________________
c.
___________________________________
Er is sprake van bij andere overheden (andere gemeenten / provincie / rijk / Europa) ingediende aanvragen dan wel plannen daartoe Zo ja: bij:
doorstrepen wat niet van toepassing is
ja / nee
ja / nee
a.
_____________________________________________
€
b.
_____________________________________________
€
c.
_____________________________________________
€
Een overzicht van de instellingen waaraan de subsidie aanvragende instelling is gelieerd m.b.t.: a. Het daaraan geleend hebben van € 450 of meer ja / nee Zo ja: b.
_________________________________
Invloed op de begroting en / of benoeming van bestuursleden Zo ja:
c.
_________________________________
Het hebben van recht op geld bij liquidatie Zo ja:
d.
ja / nee
ja / nee
_________________________________
Het statutair tot doel hebben van ondersteuning van de instelling ja / nee Zo ja: __________________________________
e.
Instellingen waaraan diensten beschikbaar worden gesteld
ja / nee
Zo ja: __________________________________
Bestemmingsreserves en voorzieningen:
doorstrepen wat niet van toepassing is
Bestemmingsreserves opgebouwd:
ja / nee
Zo ja, ten behoeve van: • Doel: ____________________________________________________
7
•
De maximale hoogte die wordt geraamd:
•
De datum waarop de bestemmingsreserve zal worden ingezet (raming)
€ ___________
___ ___ 20__
Voorzieningen getroffen / opgebouwd:
ja / nee
Zo ja, ten behoeve van: • Doel: _____________________________________________________ •
De noodzakelijke hoogte van de voorziening:
€ ____________
De reden: ___________________________________________________ •
De voorgenomen jaarlijkse onttrekkingen t/m 2018
€ _____________
Overige gegevens:
doorstrepen wat niet van toepassing is
•
Locatie / gebouw waar de activiteiten plaatsvinden ____________________
•
Gebouw eigendom van de subsidieaanvrager
ja / nee
•
Aantal vrijwilligers (incl. bestuursleden & leiding activiteiten)
_________
Opsturen naar:
Of inleveren op het stadhuis:
gemeente Vlissingen Postbus 3000 4380 GV Vlissingen
Paul Krugerstraat 1 Vlissingen
N.B. Onvolledig of onjuist ingevulde formulieren zullen aan u ter aanvulling c.q. correctie worden geretourneerd. Alle gevraagde gegevens moeten worden verstrekt. Zo nodig kunt u volstaan met “0” of n.v.t.”.
8
DAP-kaart (DAP: Diensten Activiteiten – Producten)
Naam activiteit
Gericht op: (doelgroep) 1 2 3 4 5
6 7 8
9
10 11 12 13 14 15 16 17 18
19
9
Beleidsdoelstelling (koppeling aan het gemeentelijke beleid) Prestatieveld (koppeling met de WMO) Dienst – Activiteit - Product (naam activiteit) Bekostigingseenheid (BE) (project / activiteit / uur) Beoogde prestaties: • Aantal deelnemers (gemiddeld per keer) • Aantal bijeenkomsten (op jaarbasis) • Aantal uur (per bijeenkomst) Kwalitatieve eisen t.a.v. de leiding (HBO/MBO Werkelijk in te zetten niveau (HBO/MBO/LBO/vrijwilligers) Totaal aantal uren professionele inzet per jaar m.b.t. de DAP / activiteit (op basis van het aantal productieve uren binnen een fte) a. Aantal stagiaires op jaarbasis b. Aantal vrijwilligers op jaarbasis Kosten professionele inzet Bekostigingseenheid (BE) per jaar (loonsom) Overige loonkosten BE (inhuur docenten e.d.) Directe activiteitenkosten per BE (incl. materiaalkomsten, inzet stagiaires & vrijwilligers) Subtotaal directe kosten (10 + 11 + 12) Baten / deelnemersbijdragen Subtotaal directe kosten per BE -> per jaar (13 – 14) Overheadkosten Totaal tekort (= gevraagde subsidie) (15 + 16) Beoogde • Resultaten • Effecten Nadere toelichting (ruimte tekort? Voeg pagina toe!)
Toelichting bij de gevraagde financiële gegevens DAP-kaart Om zo veel mogelijk uniformiteit te krijgen in de door de gemeente ontvangen informatie is het van belang dat iedere subsidieaanvrager zoveel mogelijk dezelfde ‘definities’ hanteert en daarbij zoveel mogelijk dezelfde kosten toerekent naar dezelfde ‘diensten – activiteiten – producten’.
Vaste lasten: Huisvestingslasten • Huur: o De kosten die door de verhuurder bij de subsidieaanvrager in rekening worden gebracht, anders dan de huisvestingslasten die direct aan een bepaalde activiteit zijn door te berekenen.
10
•
Kapitaallasten: o Kosten van rente en aflossing die zijn verbonden aan een hypothecaire lening die is gekoppeld aan het pand waarvan men eigenaar is. Er vindt geen afschrijving op de grond plaats.
•
Groot (planmatig) onderhoud buiten: o De kosten (‘dotaties’) die worden gemaakt voor het onderhouden van het pand. (Als het pand geen eigendom is van de subsidieaanvrager komen deze kosten meestal voor rekening van de eigenaar van het pand. Als dat laatste niet het geval is, moet men dit op het subsidieaanvraagformulier vermelden. Dit omdat er dan sprake is van een bijzondere situatie).
•
Groot (planmatig) onderhoud binnen: o Deze kosten komen meestal voor rekening van de huurder / gebruiker. Het gaat daarbij om het binnenschilderwerk dat eens in de zoveel jaar moet plaatsvinden e.d..
•
Vervangen inventaris en apparatuur: o Op de begroting wordt jaarlijks het bedrag opgenomen dat nodig is om, na toevoeging in de daarvoor opgebouwde ‘spaarpot’, de inventaris op termijn te kunnen vervangen. Op inventaris is geen voorziening te treffen, vandaar deze financiële constructie.
•
Klein / dagelijks onderhoud: o Reparatie van sloten en klinken, herstel van schade door regulier gebruik, vandalisme e.d..
•
Schoonmaak: o De reguliere kosten van de schoonmaak (zowel menskracht als middelen, materiaal en machines).
•
Energielasten: o Elektra. o Gas. o Water.
•
Verzekeringen: o Opstalverzekering. o Brandverzekering. o Glasverzekering. o Inboedelverzekering. o Inbraakverzekering. o E.d..
•
Heffingen en belastingen: o BUMA / STEMRA e.d. o o
Reinigingsrechten (vuilophaaldiensten). OZB.
•
Beveiliging: o Alarminstallatie (aanleg en onderhoud). o Abonnement op beveiligingsbedrijf.
•
Kosten beheer: o Personele inzet. Loonsom. Reis- en verblijfkosten. Overige kosten. • Aanvullende ongevallenverzekering. • Aanvullende aansprakelijkheidsverzekering. • Deskundigheidsbevordering. • ARBO-aanpassingen. • Onkostenvergoeding.
Organisatiekosten (niet direct gekoppeld aan de activiteiten) Bestuurs- en directiekosten: o Kosten bestuursvergaderingen. o Reiskosten bestuursleden. o Onkosten bestuursleden. o Vacatiegelden bestuursleden. o Bij- en nascholing bestuursleden. o Inschrijving Kamer van Koophandel. o Afdracht / lidmaatschap landelijke koepel / brancheorganisatie. o Verzekeringen. Bestuurlijke aansprakelijkheid. Ongevallen verzekering aanvullend. •
11
Managementkosten: o Directie: Loonsom. Reis- en verblijfkosten. Overige kosten. • Aanvullende ongevallenverzekering. • Aanvullende aansprakelijkheidsverzekering. • Deskundigheidsbevordering. • ARBO-aanpassingen. • Onkostenvergoeding.
o
•
Staf / ondersteuning van het primaire proces: Lijnmanagement / afdelingshoofden Personeelszaken Administratie • Facilitair • Financieel o Boekhouding incl. ICT o Controle jaarstukken o Accountantsverklaring o Financieel advies Secretariaat. Loonsom. Reis- en verblijfkosten.
Algemene kosten: o Ledenvergaderingen. Bureaukosten: Telefoon. Porti Algemene deel van de • Public relations • Kopieerkosten • Drukkosten • Literatuur o Kranten o Tijdschriften o Kabelaansluitingen (media) Automatisering: o Hardware. o Software. o Onderhoud. o Licenties. o
•
Variabele kosten Activiteitgebonden kosten • Huisvestingslasten die direct zijn te koppelen aan een activiteit o Bijvoorbeeld het huren van ruimten op uur- / maand- of seizoenbasis
12
•
Inzet uitvoerende professionals: o In dienst zijnde medewerkers. o Op contractbasis werkzame medewerkers (bijvoorbeeld freelancers op basis van VAR-verklaring)
•
Inzet vrijwilligers: o Aanvullende ongevallenverzekering. o Aanvullende aansprakelijkheidsverzekering. o Deskundigheidsbevordering. o ARBO-aanpassingen. o Onkostenvergoeding.
13
•
Kosten t.b.v. de activiteiten
•
Specifieke kosten betreffende: o Public Relations o Kopieerkosten o Drukkosten o Vakliteratuur
•
Overige kosten: o Extra schoonmaak, gemaakt na grotere evenementen of activiteiten die veel vuil veroorzaken (plakken, knippen, kleien, schuren en zagen e.d.) o Extra energielasten (sterkstroom e.d.) o Extra beveiligingskosten
