BOEKHOUDEN IN HET VOLGEND DECENNIUM : HET LOKALE PROJECT
Daniël Verbeken Stadsontvanger Stad Gent
I.
De lokale sector : twee grote hervormingen - de NGB - de NOB
1.1. De NGB (de“nieuwe” gemeenteboekhouding) 1.1.1. Veel nadelen/problemen ¾ een boekhoudhervorming, geen of weinig aanpassingen aan het managementsysteem ¾ “zware en logge” begroting en boekhouding door - Behoud budgettaire boekhouding (B.B.) - Koppeling B.B. aan algemene boekhouding (A.B.) ¾ “rare” gevolgen van koppeling B.B. en A.B Klassiek voorbeeld : aflossingen = kosten
¾ Problematiek opname van bepaalde vaste activa (wegen bvb) op de balans + problematiek herwaardering (in de resultatenrekening) ¾ Technisch niet eenvoudig uit te voeren, o.a. door de koppeling B.B. en A.B. ¾ Rapportering : zeer uitgebreid - begrotingsrekeing - verslag bij begrotingsrekening - balans+ resultatenrekening + toelichting
onverstaanbare resultaten - begrotingsresultaat GD + BD (BB) - “boekhoudkundig resultaat” (BB) - courant resultaat (AB) - exploitatieresultaat (AB) - uitzonderlijk resultaat (AB) - resultaat van het dienstjaar (AB) ¾ Definitie van het begrip evenwicht ¾ Meerjarenplanning : ideaal instrument ?
1.1.2. “Meerwaarde”, voordelen ¾ Techniek dubbel boekhouden heeft ingang gevonden ¾ Inventarisatie van het patrimonium (was dikwijls onbestaande) ¾ Via allerlei omwegen en zware verwerking van balans en resultatenrekening zijn er toch bepaalde conclusies te trekken over de financiële toestand van het bestuur ¾ Rapportering op Vlaams niveau blijft mogelijk (door behoud functioneel/economische codering : dit is geen pleidooi om deze codering te behouden, wel om bovenlokale rapportering te behouden)
1.2. De NOB (nieuw OCMW-beleid/nieuwe OCMWboekhouding) 1.2.1. Voordelen ¾ Meer dan een boekhoudhervorming, ook aanpassing van managementsysteem ¾ Eenvoudiger budgetteringssysteem (door afschaffing B.B.) ¾ Flexibeler invulling in functie van lokale behoeften is mogelijk (activiteitencentra) ¾ Boekhouding sluit aan bij wat gangbaar is bij PROFIT/NON PROFIT
1.2.2. Nadelen ¾ Geen echte analytische boekhouding, maar wel een opgesplitste financiële boekhouding (activiteitencentra) ¾ Rapportering op Vlaams niveau niet meer mogelijk
II. DE HUIDIGE BOEKHOUDPRAKTIJKEN BINNEN DE STAD GENT
2.1. Het Genisys-project ¾ Opmaak bestek: januari ‘97 - februari ’98 ¾ Offertes: 26 juni 1998 ¾ Verhoging Raming: oktober ’98 ¾ Beoordeling offertes: oktober ‘98 - december ’98 ¾ Gunningsverslag en gunning: 14 januari 1999 ¾ Kick-off: 11 juni 1999 ¾ Live: 1 januari 2001 ¾ Conversies: t.e.m. juni 2001 ¾ Rapporteringen: einde september 2001
Onderdelen van de opdracht
¾ studie van de processen en boekhoudtechnieken ¾ ontwikkeling, levering en installatie ¾ onderhoud van de software ¾ noodzakelijke vorming ¾ licenties
Doelstellingen
¾ Gebruiksvriendelijkheid - geconcipieerd naar de behoeften van de stad Gent ¾ Conformiteit aan de bestaande reglementering ¾ Geïntegreerde verwerking - een gegeven slechts 1 keer ingegeven - centraal derdenbestand
Ambitieuze aanpak qua modules ¾ Begroting: FM ¾ Projecten: PS ¾ Inventaris - patrimonium + waardebepaling: AM ¾ Boekhouding: courante boekingen (FI), besteladministratie (MM), leningenbeheer (TR), … ¾ Uitgaande facturatie : SD ¾ Analytische boekhouding : CO ¾ Cash-en treasury management TR-CM
Strategische keuze ¾ LT-visie ¾ geen eindpunt, maar vertrekbasis voor: - krachtige beleidsinformatie - stroomlijnen en automatiseren van procedures - e-gebeuren - e-government
2.2. De uitbouw van een analytische boekhouding Analytische boekhouding ¾ Kenmerken – Boekhouding waarin kosten en opbrengsten worden toegewezen aan kostenplaatsen (= verantwoordelijkheidsgebieden). – Kosten en opbrengsten worden versleuteld naar de veroorzakende kostenplaatsen (technisch onderscheid hulp- en eindkostenplaats)
¾ Doel – gedetailleerde rapportering over ontstaan kosten en opbrengsten: • diepere indeling dan begroting (gemeentelijke taak = +/- dienst) • zonder begroting te verzwaren – responsabilisering/sensibilisering
¾ Opzet in Stad Gent – fase 1: opbouw kostenplaatsenstructuur + boeken op kostenplaatsen – fase 2 en volgende: versleutelingen, loontoeslag, ...
Opbouw kostenplaatsenstructuur ¾ Departementen: indeling in kostenplaatsen per dienst – volgens eigen informatiebehoeften – grote diensten: meerdere kostenplaatsen – kleinere diensten: één of enkele kostenplaatsen
¾ Infrastructuur: aparte kostenplaatsenstructuur (hulpKP) – detailinformatie per gebouw, begraafplaats, … – eenvoudige toerekening gebruik betreffende infrastructuur
Verantwoordelijkheidsprincipe ¾ dienst niet verantwoordelijk voor bepaalde kost of opbrengst => niet analytisch opnemen ¾ dienst verantwoordelijk voor bepaalde kost of opbrengst => wel analytisch opnemen
Aandachtspunten fase 1
¾ Kostenplaatsenstructuur voor +/- 50 diensten: opzet en onderhoud ¾ Kostenplaatsenstructuur infrastructuur: opzet en onderhoud ¾ 200 financiële contactpersonen opleiden en begeleiden
Aandachtspunten fase 1 ¾ +/- 200.000 boekingen – controles – validaties, substituties ¾ Analytische codes voor 7000 personeelsleden – interface – verwerking 32.000 lijnen – onderhoud via wijzigingsbestanden
Aandachtspunten fase 1 • Integratie 3 boekhoudingen Nu (1/1/2001): Budgettair Algemeen Functionele code
Analytisch Kostenplaats
Economische code
Alg. rekening
Kostensoort
Derde
Derde
Loontoeslag ¾ Doel? Niet-maandelijks geboekte kosten pro-rata maandelijks opnemen op kostenplaatsen ¾ Welke kosten? Enkel grote kosten (materialiteitsprincipe) i.c. patronale bijdragen en vakbondspremies ¾ Hoe? – maandelijks analytisch bijboeken van gewogen gemiddeld percentage op de per kostenplaats geboekte loonkosten – afrekening werkelijke kosten via versleutelingscyclus per einde jaar
Versleutelingen ¾ versleuteling infrastructuur naar diensten (uitgewerkt) ¾ versleutelingen tussen kostenplaatsen binnen 1 dienst (uitwerking gestart) ¾ versleutelingen tussen kostenplaatsen van verschillende diensten (uitwerking latere fase)
Versleutelingen infrastructuur ¾ overkoepelende infrastructuurKP naar individuele infastructuurKP obv bruto m² ¾ werkplaatsen (TDS,TDG,HUI) naar individuele infrastructuurKP obv bruto m² naar gebouwen, obv % naar fonteinen, ... ¾ individuele infrastructuurKP naar dienstenKP obv ingenomen m² ¾ afschrijvingen meubilair naar dienstenKP obv ingenomen m²
Versleutelingen infrastructuur schematisch overzicht bruto m2
Infrastructuur KP
Bruto m2
Overkoepelende KP
Diensten KP werkpl TDG werkpl TDS werkpl HUI
nett o m2 %
Alle diensten KP 2
Fonteinen, standbeelden, gedenkplaten Afschrijvingen bureaumeubilair
tt ne
om
Aandachtspunten fase 2 en volgende ¾ Toeslag : - onderhoud stamgegevens - maandelijkse runs - jaarlijkse correctiecyclus - jaarlijkse herberekeningen percentages
Aandachtspunten fase 2 en volgende ¾ Versleutelingen infrastructuur - verzamelen en onderhouden gegevens • bruto m² van technische diensten • ingenomen m² via wijzigingsbestand • aan- en verkopen - fonteinen, standbeelden, … m² niet relevant - opzetten en onderhouden cycli • 4 cycli met 280 segmenten • 280 statistische kengetallen, 280 statistische kengetalgroepen, 280 extra kostenplaatsgroepen, 280 waardendocumenten, 280 omslagkostensoorten
III. DE TOEKOMSTIGE HERVORMINGEN
3.1. Nood aan uniformisering van de boekhoudsystemen van de diverse “lokale” besturen (provincies, gemeenten, OCMW’s en hun
¾ omwille van transparantie en leesbaarheid voor de verschillende gebruikers van de boekhoudsystemen ¾ probleem (geen boekhoudkundig probleem !) van versnippering en atomisering van de lokale besturen wordt steeds groter (en dus ook het probleem van de afstemming)
3.2. Uniformisering mag een zekere mate van flexibele invulling ter plaatse niet in de weg staan
¾ grote/kleine besturen ¾ management accounting moet ter plaatse ingevuld worden, het boekhoudsysteem moet dit faciliteren (kan dit nog zonder een systeem van algemeen boekhouden ?) ¾ budgetteringssysteem : budget moet een belangrijk instrument blijven, maar niet te detaillistisch !
3.3. Boekhouding is maar een instrument, de boekhoudhervorming moet ingepast worden in een globale managementstructuur
¾ visie, missie, strategische en operationele doelstellingen, activiteiten, budgettering, rapportering vanuit een aangepaste boekhouding, evaluatie ¾ hoe deze cyclus verankeren? (omslag in bedrijfscultuur !)
3.4. Benadering binnen E3POS project : boekhouding in functie van de gebruikers (“gebruikersbehoeften model)
¾ sterke (rechtstreekse toegang, niet afhankelijk van derden) / zwakke gebruikers ¾ machthebbende (hebben de macht om informatie op maat te vragen) / machteloze gebruikers ¾ Interne / externe gebruikers
3.5. Subsidiërende overheden : moeten bij de hervorming betrokken worden (voor gemeenten en OCMW’s zeker de Vlaamse Gemeenschap)
¾ uniformisering in rapportering (haalbaar ?)
3.6. Goed nadenken over het begrip “financieel evenwicht” en over een aangepaste meerjarenplanning
Doelstelling : tot een betere (lees goedkopere) financiering komen
3.7. Hervormingen nog beter begeleiden en goed faseren
