BAB IV PEMBANGUNAN ARSITEKTUR ENTERPRISE IV.1. Arsitektur Model Bisnis Pendefinisian arsitektur model bisnis bertujuan untuk mengidentifikasi proses bisnis yang membutuhkan dukungan SI/TI sehingga keselarasan antara teknologi informasi dengan strategi bisnis dapat tercapai. IV.1.1. Arsitektur Proses Binis Arsitektur proses bisnis bertujuan untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan proses bisnis yang dilakukan oleh enterprise. Peningkatan efisiensi dan competitive dalam bisnis membutuhkan dukungan teknologi informasi yang tepat dalam menjalankan bisnis. Dukungan teknologi informasi dapat mengintegrasikan dan mengotomatisasi proses bisnis sehingga akan mengurangi waktu siklus bisnis, meningkatkan efisiensi dan daya saing serta meningkatkan kepuasan customer. Oleh karena itu perlu dilakukan perancangan ulang terhadap proses bisnis yang bertujuan untuk mencapai tindakan perbaikan terhadap performansi bisnis dengan memaksimalkan kegiatan yang value-added (kegiatan yang memberikan value kepada customer) dan meminimalkan kegiatan non-value-added (kegiatankegiatan yang tidak perlu) dengan dukungan SI/TI. Adapun peran dari SI/TI dalam merancang ulang proses bisnis adalah : a. Dapat memotong kegiatan-kegiatan yang non-value-added b. Menyederhanakan kegiatan-kegiatan proses bisnis. c. Mengintegrasikan proses yang saling berhubungan d. Melakukan otomatisasi kegiatan untuk mempercepat proses dan menyediakan layanan yang berkualitas untuk customer Berdasarkan analisis terhadap proses bisnis yang telah dilakukan pada bab sebelumnya maka dapat dipetakan dan diidentifikasi proses bisnis yang memerlukan dukungan SI/TI sebagai berikut :
68
1. Fungsi Akademik Berdasarkan analisis proses bisnis yang dilakukan pada fungsi akademik khususnya
pada
proses
administrasi
akademik
pada
bab
sebelumnya,
menunjukkan bahwa kegiatan administrasi akademik belum dilakukan dengan efisien karena banyak terdapat kegiatan-kegiatan non-value-added, karena itu perlu dilakukan perbaikan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas. Tabel IV.1 merupakan deskripsi dari proses-proses administrasi akademik yang dapat dikelola dengan dukungan teknologi informasi. Tabel IV.1 Deskripsi Proses Administrasi Akademik No
Deskripsi Proses
Pelaku Proses
KickOff Event
Sistem yang terlibat
Hasil Proses Kurikulum, kalender akademik, Alokasi matakuliah dan dosen Calon mahasiswa mendapatkan kartu USM Status mahasiswa menjadi terdaftar
1.
Perencanaan Akademik
BAAK
Merencana kegatan akademik
Sistem perencanaan akademik
2.
Pendaftaran mahasiswa baru Registrasi mahasiswa baru Pendaftaran ulang mahasiswa Penyusunan jadwal kuliah Bimbingan akademik
BAAK
Calon mahasiswa mendaftar
Sistem pendaftaran PMB
BAAK
Mahasiswa mendaftar ulang
BAAK
Mahasiswa mendaftar ulang
BAAK
7.
Proses rencana studi
BAAK
8.
Pengolahan nilai
BAAK
Menyusun jadwal kuliah Mahasiswa melakukan bimbingan akademik Mahasiswa mengontrak matakuliah Penerimaan nilai dari dosen matakuliah
Sistem registrasi, Sistem Pembayaran biaya kuliah Sistem registrasi, Sistem Pembayaran biaya kuliah Sistem penjadwalan kuliah Sistem bimbingan akademik
9.
Pelaporan akademik Pendaftaran wisuda
BAAK
3. 4. 5. 6.
10.
BAAK
BAAK
Melaporkan kondisi akademik Mahasiswa mendaftar wisuda
69
Sistem Rencana studi Sistem Pengolahan nilai Sistem pelaporan akademik Sistem pendaftaran wisuda
Status mahasiswa menjadi terdaftar Jadwal kuliah Persetujuan matakuliah dan bimbingan Mahasiswa mendapatkan KRS Mahasiswa mendapatkan KHS dan Transkrip nilai Laporan akademik Status dan bukti pendaftaran wisuda.
Aliran kegiatan dalam setiap proses binis dapat dimodelkan dengan menggunakan diagram swimlane. Pada penelitian ini dikemukan sebuah contoh dari aliran kegiatan pada proses pendaftaran ulang mahasiswa yang akan datang (to-be) seperti pada gambar IV.1.
Gambar IV.1 Proses pendaftaran ulang mahasiswa (to-be) Berdasarkan pada gambar IV.1 dapat dijelaskan rangkaian kegiatan pada proses pendaftaran ulang mahasiswa sebagai berikut : a. Mahasiswa membayar biaya kuliah pada bank dan no. rekening yang telah ditetapkan dan menyerahkan tanda bukti setoran ke bagian keuangan. b. Bagian keuangan akan menginputkan data pembayaran dan meng-update status keuangan mahasiswa. c. Mahasiswa melakukan bimbingan akademik dan kontrak matakuliah dengan dosen PA secara on-line. d. Mahasiswa menginputkan matakuliah yang dikontrak secara on-line di dimana saja yang terhubung dengan sistem informasi akademik kemudian mencetak KRS. e. Mahasiswa menemui dosen PA untuk pengesahan KRS dan memberikan 1 rangkap KRS untuk diarsipkan oleh dosen PA Jika aliran rangkaian kegiatan tersebut digambarkan pada unit-unit organisasi yang terlibat, maka dapat dilihat pada gambar IV.2
70
Gambar IV.2 Proses pendaftaran ulang mahasiswa pada unit organisasi (to-be) Dari gambar IV.2 dapat dijelaskan aliran proses sebagai berikut : 1. Setelah membayar biaya kuliah, mahasiswa menyerahkan tanda bukti pembayaran ke bagian keuangan. Bagian keuangan mengupdate status pembayaran mahasiswa. 2. Mahasiswa melakukan bimbingan akademik dan kontrak matakuliah dengan dosen PA, kemudian mahasiswa menginputkan matakuliah yang dikontrak secara on-line di dimana saja yang terhubung dengan sistem informasi akademik, mencetak KRS dan meminta tandatangan persetujuan PA. 3. Proses pendaftaran ulang mahasiswa selesai. 2. Fungsi Sosialisasi Fungsi sosialisasi perguruan tinggi merupakan fungsi penting bagi kesuksesan organisasi untuk membangun kepercayaan masyarakat. Sosialisasi perguruan tinggi bertujuan untuk memperkenalkan perguruan tinggi kepada masyarakat luas. Kegiatan sosialisasi dapat dilakukan dengan memperkenalkan perguruan tinggi pada sekolah-sekolah menengah atas (SMU/SMK) atau melalui website STIKOM DB ataupun melalui kegiatan sosialisasi lainnya. Adapun proses-proses yang dilakukan pada proses sosialisasi dapat dilihat pada tabel IV.2
71
Tabel IV.2 Deskripsi Proses Sosialisasi Deskripsi Proses
Pelaku Proses
1.
Perencanaan Sosialisasi
2.
Kegiatan sosialisasi
3.
Pelaporan sosialisasi
Bagian Promosi dan Humas Bagian Promosi dan Humas Bagian Promosi dan Humas
No
KickOff Event Merencanakan kegiatan sosialisasi Melakukan kegiatan sosialisasi Melaporkan kegiatan sosialisasi
Sistem yang terlibat
Hasil Proses
Sistem Sosialisasi
Rencana sosialisasi
Sistem Sosialisasi
Informasi kegiatan sosialisasi Laporan kegiatan sosialisasi
Sistem Sosialisasi
3. Fungsi Pelayanan Alumni Fungsi pelayanan alumni bertujuan untuk melakukan proses-proses yang berhubungan dengan kegiatan pelayanan terhadap alumni meliputi
proses
pendataan alumni, pengadaan program peningkatan keahlian melalui pelatihanpelatihan, penyediaan informasi pekerjaan dari mitra bisnis serta proses penyaluran alumni pada mitra bisnis yang membutuhkan. Tabel IV.3 merupakan deskripsi proses bisnis untuk pelayanan alumni. Tabel IV.3 Deskripsi Proses Pelayanan Alumni No
Deskripsi Proses
1.
Pendataan alumni
2.
Program peningkatan skill
3.
Penyaluran alumni
Pelaku Proses
KickOff Event
Bagian STIKOM Carrer Bagian STIKOM Carrer
Mendata alumni
Bagian STIKOM Carrer
Menyalurkan alumni
Kebutuhan peningkatan skill
72
Sistem yang terlibat Sistem pelayanan alumni Sistem pelayanan alumi Sistem penyaluran alumni
Hasil Proses Informasi alumni Informasi dan kegiatan peningkatan skill Informasi penyaluran alumni
4. Fungsi Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia merupakan faktor pendukung utama terlaksananya proses akademik, karena itu perlu dikelola dengan baik. Pengelolaan sumber daya manusia dapat dilakukan dengan menyusun dan menetapkan kebijakan dan proses pengelolaan sumber daya manusia yang efisien dan efektif. Penetapan proses ini harus mengacu pada peraturan yang telah ditetapkan oleh pemerintah serta transparan dan akuntabel berbasiskan pada kesejahteraan dan keadilan. Tabel IV.4 merupakan proses-proses untuk pengelolaan sumber daya manusia. Tabel IV.4 Deskripsi Proses Pengelolaan Sumber Daya Manusia No
Deskripsi Proses
Pelaku Proses
KickOff Event
Sistem yang terlibat Sistem perencanaan SDM, Sistem Perencanaan akademik Sistem rekrutmen Sistem alokasi pegawai Sistem administrasi pegawai Sistem penggajian sistem evaluasi pegawai
1.
Perencanaan SDM
Bagian SDM
Merencanakan kebutuhan SDM
2.
Rekrutmen pegawai Penempatan pegawai Administrasi pegawai
Bagian SDM Bagian SDM Bagian SDM
Merekrut karyawan Mengalokasikan SDM Mencatat data pegawai
Proses penggajian Proses evaluasi pegawai Proses Pengembang an pegawai
Bagian SDM Bagian SDM
Menentukan gaji pegawai Mengevaluasi kinerja pegawai
Bagian SDM
Menentukan kebutuhan pengembangan pegawai
Sistem pengembangan karyawan
Pelaporan SDM
Bagian SDM
Melaporkan pegawai
Sistem pelaporan pegawai
3. 4. 5. 6. 7.
8.
73
Hasil Proses Kebutuhan SDM (Dosen dan Staff pegawai lainnya) Karyawan Alokasi pegawai Data Pegawai Gaji, Slip gaji pegawai Kinerja dan prestasi pegawai Informasi/data pelatihan dan pendidikan yang diikuti pegawai Laporan SDM
5. Fungsi Keuangan Berdasarkan UU BHP (Undang-Undang Badan Hukum Pendidikan), perguruan tinggi harus mengelola keuangannya secara mandiri dan independent terhadap yayasan serta akan diaudit oleh audit independent. Ini merupakan pedoman untuk pengelolaan keuangan institusi perguruan tinggi. Berdasarkan hal ini, untuk idealnya STIKOM DB harus mengelola keuangannya secara mandiri dan terlepas dari yayasan. Dengan demikian fungsi keuangan yang menjadi tanggungjawab puket II harus dijalankan dengan baik serta dikembangkannya sebuah sistem pengelolaan keuangan yang sehat, transparan, dan akuntabel. Untuk itu perlu ditetapkan kebijakan dan proses pengelolaan keuangan yang efisien, efektif, transparan dan akuntabel dengan dukungan teknologi informasi. Tabel IV.5 merupakan proses-proses untuk pengelolaan keuangan. Tabel IV.5 Deskripsi Proses Pengelolaan Keuangan No
Deskripsi Proses
Pelaku Proses
1.
Penyusunan anggaran
Bagian Keuangan
Menyusun anggaran
2.
Pembukuan keuangan Monitoring dan evaluasi
Bagian Keuangan Bagian Keuangan
Pelaporan keuangan
Bagian Keuangan
Mencatat aliran kas Memonitor dan mengevaluasi aliran kas Melaporkan kondisi keuangan
3. 4.
KickOff Event
Sistem yang terlibat
Hasil Proses
Sistem perencanaan keuangan, Sistem akuntansi keuangan Sistem monitoring dan evaluasi
Anggaran keuangan
Sistem akuntansi keuangan.
Laporan keuangan
Catatan aliran kas Hasil Evaluasi
6. Fungsi Sarana dan Prasarana Sarana dan prasarana adalah unsur penunjang dalam pelaksanaan tri dharma perguruan tinggi, yang mencakup bangunan, perabotan, peralatan (perangkat keras dan lunak) dan sistem pengamanan aset dan kampus. Sesuai dengan visi dan misinya maka suatu perguruan tinggi membutuhkan pengembangan suatu sistem pengelolaan sarana dan prasarana yang baik yang mencakup perencanaan, pengadaan,
pendataan,
pemanfaatan,
pemeliharaan,
penghapusan,
serta
pemutahiran semua sarana dan prasarana. Perguruan tinggi juga harus memiliki 74
panduan khusus mengenai kelengkapan dan kecukupan sarana dan prasarana yang dibutuhkan,
termasuk
sistem
klasifikasi,
inventarisasi
dan
informasi
keberadaannya begitu juga dokumen kepemilikan hibah, sewa atau pinjam yang dinyatakan dalam surat kesepakatan antara perguruan tinggi dan pihak terkait dengan kepastian hukum yang jelas. Perguruan tinggi juga harus memiliki sistem pengelolaan sarana dan prasarana yang efektif dan efisien dengan memanfaatkan teknologi informasi, mencakup sistem inventarisasi yang lengkap dan pelaporan secara berkala dari unit pelaksana kepada pihak manajemen. Dengan demikian perlu ditetapkan kebijakan dan proses untuk pengelolaan sarana dan prasarana yang efisien dan efektif. Tabel IV.6 merupakan deskripsi proses untuk pengelolaan saran dan prasarana. Tabel IV.6 Deskripsi Proses Pengelolaan Sarana dan Prasarana Pelaku Proses
KickOff Event
1.
Perencanaan Bagian Sarana dan sarana dan Prasarana prasarana
Menentukan kebutuhan sarana dan prasarana
Sistem perencanaan sarana dan prasarana
Rencana pengadaan sarana dan prasarana
2.
Proses Pengadaan sarana dan prasarana
Bagian Sarana dan Prasarana
Rencana pengadaan sarana dan prasarana
Sistem pengadaan sarana dan prasarana
Sarana dan prasarana
3.
Pencatatan sarana dan prasarana
Bagian Sarana dan Prasarana
Mencatat data sarana dan prasarana
Sistem pencatatan sarana dan prasarana
Data sarana dan prasarana
4.
Proses monitoring dan evaluasi
Bagian Sarana dan Prasarana
Memonitor sarana dan prasarana
Sistem monitoring sarana dan prasarana
Hasil monitoring sarana dan prasarana
5.
Proses pelaporan
Bagian Sarana dan Prasarana
Melaporkan kondisi sarana da prasarana
Sistem pencatatan, Sistem pelaporan
Laporan sarana dan prasarana
No
Deskripsi Proses
75
Sistem yang terlibat
Hasil Proses
IV.1.2. Interaksi Proses Bisnis Interaksi proses bisnis bertujuan untuk mengidentifikasi keterkaitan antar proses bisnis.
Keterkaitan
antar
proses
bisnis
ini
dapat
ditentukan
dengan
mengidentifikasi kebutuhan data/informasi yang terkait dengan proses tersebut baik berupa penciptaan (create) data oleh sebuah proses atau penggunaan data oleh proses lainnya. Dengan mengidentifikasi keterkaitan antar proses maka dapat ditentukan integrasi proses yang diperlukan dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektifitas bisnis. Arsitektur integrasi proses bisnis penting dalam rangka penyelarasan antara bisnis dan teknologi informasi yang dimulai dengan pemodelan proses bisnis yang dapat dipahami oleh para pelaku bisnis dan staf teknologi informasi. Proses kemudian diotomatisasi berdasarkan model tersebut. Hal ini akan mengurangi adanya kesalahan interpretasi terhadap kebutuhan bisnis atau kesalahan proses. Proses dapat tersebar diantara unit bisnis sehingga tidak hanya satu atau sekelompok orang saja yang memiliki suatu end-to-end process. Model proses bisnis akan menyajikan pemahaman mengenai bagaimana bisnis dilakukan di dalam enterprise dan harus dikelola sebagai aset yang bernilai. Interaksi proses bisnis dapat diidentifikasi dengan membuat sebuah matriks proses bisnis terhadap proses bisnis itu sendiri. Setiap sel akan diisi dengan data/ informasi yang terkait dengan proses tersebut baik itu data/informasi yang diciptakan (create) oleh proses ataupun yang digunakan oleh proses. Gambar IV.3 merupakan matriks interaksi antar proses bisnis.
76
Gambar IV.3 Matriks interaksi antar proses 77
Berdasarkan gambar IV.3 dapat dilihat bahwa sebuah proses bisnis dapat berhubungan dengan proses lainnya melalui data/informasi yang dibutuhkan. Sebagai contoh proses pendaftaran mahasiswa baru membutuhkan data kapasitas penerimaan, jadwal pendaftaran, kelender akademik dan informasi akademik yang dihasilkan oleh proses perencanaan akademik. Keterangan data/informasi yang terdapat dalam matriks dapat dilihat pada tabel IV.7 berikut ini : Tabel IV.7 Keterangan Data/Informasi Data/ Informasi KP JK DM SK CM
Keterangan
Data/ Informasi AN IPM AA ABS ASP
Kapasistas Penerimaan Jadwal Kuliah Data Mahasiswa Status Keuangan Calon Mahasiswa
DK PA JP KA N IA DW DA RS IS DA DP IP KD KP DD DP
Data Matakuliah/kurikulum Pembimbing Akademik Jumlah peserta PMB Kalemder Akademik Nilai Informasi Akademik Data Wisudawan Data Alumni Rencana Sosialisasi Informasi kegiatan sosialisasi Data Alumni Data Program Skill Informasi pekerjaan Kebutuhan Dosen Kebutuhan SDM Data Dosen Data SDM
78
BP BD BS BPG BR AK KSP RSP DSP BPT LK DR DA DT IK G
Keterangan Anggaran Informasi Pembayaran Anggaran Akademik Anggaran Biaya SDM Anggaran Sarana Prasarana (SP) Biaya Pendidikan Biaya Pendaftaran PMB Biaya Sosialisasi Biaya Program Skill Biaya Rekrutmen Aliran Kas Kebutuhan SP Rencana SP Data SP Biaya Pelatihan SDM Laporan Keuangan Data Rekrutmen SDM Data Alokasi SDM Data Pelatihan/Training Informasi kinerja SDM Data Gaji
IV.2. Arsitektur Data Setelah membangun arsitektur bisnis, tahap berikutnya adalah membangun arsitektur
data.
Arsitektur
data
bertujuan
untuk
mengidentifikasi
dan
mendefinisikan kebutuhan enterprise terhadap data yang mendukung fungsi bisnis. Pendefinisian data yang dibutuhkan oleh enterprise merupakan langkah pertama dari perancangan arsitektur sistem informasi karena kualitas data merupakan produk dasar dari fungsi-fungsi sistem informasi. Arsitektur data menggambarkan seluruh entitas data yang akan dihasilkan, dikelola dan digunakan oleh semua fungsi/proses bisnis. IV.2.1. Daftar Entitas Data Pembangunan arsitektur data dimulai dengan mengidentifikasi semua entitas data yang akan dihasilkan, dikelola dan digunakan oleh semua fungsi bisnis. Entitas data adalah objek (orang, tempat, konsep, benda atau event) yang mempunyai arti (informasi) dalam konteks bisnis yang mana data-datanya dapat disimpan. Pada tahap ini akan dibuat daftar semua kandidat entitas data berdasarkan fungsi bisnis utama dan fungsi bisnis pendukung (entitas bisnis) yang telah didefinisikan sebelumnya. Identifikasi entitas data ini juga memperhatikan katalog sumber daya informasi yang telah dimiliki oleh enterprise. Berdasarkan fungsi bisnis dan katalog sumber daya informasi yang telah didefinisikan sebelumnya, maka dapat dibuat daftar entitas data seperti tabel IV.8 Berdasarkan tabel IV.8 maka dapat diidentifikasi bahwa entitas data yang dibutuhkan oleh bisnis sebanyak 47 entitas data.
79
Tabel IV.8 Daftar Entitas Data
IV.2.2. ERD (Entity Relationship Diagram) Suatu entitas data akan memiliki keterhubungan dengan entitas data lainnya, karena adanya saling ketergantungan. Untuk menggambarkan hubungan antar entitas data tersebut maka akan dibangun model data koseptual dengan menggunakan diagram ERD. ERD merupakan diagram yang menggambarkan hubungan antar entitas data secara logik. Sebuah entitas data dapat terlibat dalam lebih dari satu area fungsi, karena itu beberapa ERD dapat menggunakan entitas data yang sama. Gambar IV.4 merupakan ERD untuk fungsi Operasional Akademik sedangkan untuk fungsi bisnis yang lain dapat dilihat pada lampiran E.
80
Gambar IV.4 ERD fungsi operasional akademik
81
IV.2.3. Matrik Pemetaan Entitas Data dan Fungsi Bisnis Keterhubungan setiap entitas data dengan fungsi bisnis dapat ditentukan dengan mengidentifikasi setiap entitas data yang dihasilkan, dikelola dan digunakan oleh masing-masing fungsi bisnis. Untuk itu dibuat matriks yang memetakan entitas data terhadap fungsi bisnis yang telah ditentukan sebelumnya. Setiap sel diberi penanda ‘C’ untuk entitas data yang dihasilkan oleh fungsi bisnis, ‘U’ untuk entitas data yang di-update atau dikelola oleh fungsi dan ‘R’ untuk entitas data yang digunakan oleh fungsi. Matrik pemetaan entitas data dan fungsi bisnis untuk STIKOM DB dapat dilihat pada gambar IV.5. IV.2.4. Arsitektur Informasi Arsitektur informasi dapat didefinisikan dengan mengidentifikasi sistem informasi dan sub-sub sistem yang akan dikembangkan. Identifikasi ini dapat menggunakan sebuah diagram yang memperlihatkan hubungan antar entitas data dan proses pada sistem. Arsitekur informasi memungkinkan organisasi untuk mengerti kebutuhan data dari subsistem pada saat pengembangan subsistem untuk memaksimalkan sharing data. Langkah pertama dalam menentukan arsitektur informasi adalah mengidentifikasi sistem utama berdasarkan matriks hubungan entitas data dengan fungsi/proses bisnis yang telah dibuat (gambar IV.5). Kemudian entitas data yang diberi penanda ‘C’ atau ‘CUR’ dikelompokkan berdasarkan fungsi bisnis yang mengcreate-nya sehingga terbentuk kelompok data yang dibutuhkan dalam setiap area fungsi bisnis. Suatu sistem akan saling berhubungan dengan sistem lainnya karena terdapatnya kebutuhan entitas data dari satu sistem dengan sistem yang lain dan hal ini dapat melibatkan satu atau lebih sistem. Sebagai contoh entitas data pembayaran biaya kuliah dibutuhkan oleh sistem operasional akademik dan sistem keuangan. Kebutuhan entitas data ini ditandai dengan penanda ‘U’ atau ‘R’. Berdasarkan kebutuhan data dari masing-masing sistem akan ditentukan aliran data yang dapat mendefinisikan keterhubungan antar sistem. Dengan demikian dapat didefinisikan arsitektur informasi seperti yang terdapat pada gambar IV.6.
82
Gambar IV.5 Matriks fungsi bisnis terhadap data 83
Gambar IV.6 Arsitektur informasi 84
Berdasarkan arsitektur informasi pada gambar IV.6, maka dapat diidentifikasi sistem-sistem utama yang akan dikembangkan adalah : 1. Sistem penerimaan mahasiswa baru. 2. Sistem operasional akademik 3. Sistem penglepasan mahasiswa 4. Sistem sosialisasi 5. Sistem pelayanan alumni 6. Sistem sumber daya manusia 7. Sistem keuangan 8. Sistem sarana dan prasarana. IV.3. Arsitektur Aplikasi Arsitektur aplikasi akan mengidentifikasi dan mendefinisikan aplikasi-aplikasi utama yang dibutuhkan oleh enterprise untuk mengelola data dan mendukung fungsi bisnis. Arsitektur aplikasi merupakan kolom kedua dari Zachman Framework yang dilihat dari sudut pandang proses. Arsitektur aplikasi dibangun berdasarkan arsitektur data dan arsitektur informasi yang telah dibangun serta fungsi bisnis yang telah ditetapkan sebelumnya. Pembangunan arsitektur aplikasi juga menggunakan framework pengelolaan portofolio aplikasi untuk menentukan strategi sistem informasi terhadap strategi bisnis yang dikemukakan oleh Ward [18] karena framework ini memiliki kesamaan dan keterkaitan dengan metodologi EAP yaitu strategi sistem informasi ditentukan oleh dorongan bisnis. IV.3.1. Daftar Kandidat Aplikasi Pembangunan arsitektur aplikasi dimulai dengan mengidentifikasi kandidat aplikasi yang dibutuhkan untuk mengelola data dan mendukung proses bisnis yang dapat diotomatisasi dengan dukungan teknologi informasi. Identifikasi kandidat aplikasi dilakukan dengan memperhatikan entitas data, proses bisnis dan katalog sumber daya informasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Aplikasiaplikasi yang dibutuhkan untuk mendukung setiap fungsi bisnis dapat
85
dikelompokkan ke dalam sebuah sistem informasi fungsional dan diberi nama sesuai dengan fungsi yang didukungnya seperti sistem informasi akademik, sistem informasi
keuangan
dan
seterusnya.
Hal
ini
juga
dilakukan
dengan
memperhatikan arsitektur informasi yang telah dibangun sebelumnya. Tabel IV.9 merupakan daftar kandidat aplikasi pada STIKOM DB. Tabel IV.9 Daftar Kandidat Aplikasi
86
Berdasarkan tabel IV.9 maka dapat diidentifikasi bahwa jumlah aplikasi yang dibutuhkan untuk mengelola data dan mendukung fungsi bisnis sebanyak 32 aplikasi. Dari tabel kandidat aplikasi (tabel IV.9), dapat dilihat bahwa Sistem Informasi Akademik akan mengelola dua fungsi bisnis utama yaitu operasional akademik dan penglepasan mahasiswa. Aplikasi yang dibutuhkan untuk mendukung fungsi bisnis tersebut dapat digambarkan seperti gambar IV.7. Dari katalog sistem informasi diperoleh bahwa aplikasi yang sudah ada adalah a. Aplikasi pendaftaran ulang mahasiswa b. Aplikasi rencana studi c. Aplikasi administrasi perkuliahan d. Aplikasi pengolahan nilai e. Aplikasi pelaporan akademik f. Aplikasi cetak Transkrip & Ijazah Sedangkan aplikasi baru yang perlu dikembangkan adalah: a. Aplikasi kurikulum b. Aplikasi Jadwal kuliah c.
Aplikasi bimbingan akademik
d. Aplikasi pendaftaran wisuda
Sistem Informasi Akademik Operasional Akademik
Pelaporan akademik
Rencana Studi Aplikasi heregistrasi mahasiswa
Aplikasi jadwal kuliah
Aplikasi kurikulum
Administtrasi Perkuliahan
Aplikasi bimbingan Akademik
Pengolahan nilai
Penglepasan mahasiswa Aplikasi Pendaftaran wisuda Aplikasi Cetak Transkrip& iajzah
Gambar IV.7 Sistem informasi akademik
87
IV.3.2. Deskripsi Aplikasi Setiap aplikasi yang telah didefinisikan pada tabel IV.9 dideskripsikan secara lengkap dengan menjelaskan maksud dan tujuan dari masing-masing aplikasi tersebut. Tabel IV.10. merupakan cuplikan dari deskripsi aplikasi sistem informasi pendaftaran mahasiswa baru. Deskripsi lengkap dapat dilihat dalam lampiran F. Tabel IV.10 Deskripsi Aplikasi No
Aplikasi
Deskripsi dan Tujuan
1
Aplikasi Pendaftaran PMB
Merupakan aplikasi yang menangani pendaftaran calon mahasiswa. Bertujuan untuk memudahkan bagian akademik dalam melayani pendaftaran mahasiswa baru.
2
Aplikasi Pengolahan hasil USM
Merupakan aplikasi yang menangani proses pengolahan hasil ujian saringan masuk bagi mahasiswa baru. Bertujuan agar proses pengolahan hasil ujian saringan masuk dapat dilakukan dengan mudah dan cepat
3
Aplikasi Registrasi Mahasiswa baru
Merupakan aplikasi yang menangani proses pendaftaran ulang mahasiswa baru dan pendataan mahasiswa. Bertujuan agar proses pendaftaran ulang mahasiswa baru dapat dilakukan dengan cepat dan secara automatisasi
IV.3.3. Analisis Dampak Aplikasi Terhadap Sistem Legacy Analisis dampak aplikasi bertujuan untuk menentukan pengaruh dari aplikasi yang diusulkan terhadap aplikasi legacy yang telah didefinisikan pada katalog sistem informasi. Dampak terhadap aplikasi legacy dibedakan menjadi 4 jenis, yaitu: dipertahankan, upgrade/optimasi, modifikasi, dan diganti. Berdasarkan katalog sistem informasi yang telah didefinisikan dan daftar aplikasi yang diusulkan pada tabel IV.9 maka analisis dampak aplikasi terhadap sistem/aplikasi legacy seperti tabel IV.11
88
Tabel IV.11 Analisis Dampak Arsitektur Aplikasi Terhadap Sistem Legacy
89
Berdasarkan analisis dampak dari aplikasi terhadap sistem legacy pada tabel IV.11 dapat dilihat bahwa 7 (tujuh) aplikasi pada sistem legacy tetap dipertahankan dengan pertimbangan bahwa aplikasi tersebut masih layak digunakan dan juga untuk menghemat biaya investasi pengembangan sistem dan 2 (dua) aplikasi ditingkatkan kemampuanya. IV.4. Arsitektur Teknologi Tujuan dari arsitektur teknologi adalah untuk mendefinisikan jenis-jenis teknologi utama yang diperlukan oleh enterprise untuk menyediakan sebuah lingkungan bagi aplikasi-aplikasi yang mengelola data. IV.4.1. Prinsip dan Landasan Teknologi Langkah awal yang dilakukan dalam membangun arsitektur teknologi adalah dengan mendefinisikan landasan dan prinsip teknologi seperti pada tabel IV.12. Tabel IV.12 Prinsip dan Landasan Teknologi Kelompok Perangkat Keras (Jenis Komputer, Perangkat imput/output dan Media Simpanan)
Perangkat Lunak (Sistem Operasi, DBMS, Bahasa Pemrograman, Aplikasi)
Prinsip 1. Perangkat keras andal untuk mendukung bisnis saat ini dan mampu beradaptasi terhadap perkembangan teknologi di masa mendatang sehingga tidak cepat usang (obsolete) 2. Perangkat keras harus dapat menunjang kebutuhan akan efisiensi dan efektivitas kerja. 3. Perangkat keras dapat mendukung teknologi client-server. 4. Pemeliharaan atas setiap komputer dan server dilakukan secara rutin 1. Perangkat lunak mendukung teknologi client-server. 2. Perangkat lunak mampu beradaptasi dengan lingkungan yang handal dari gangguan baik fisik maupun logik yang mengakibatkan kerusakan. 3. Sistem operasi bersifat portable (dapat beroperasi pada berbagai platform dari berbagai vendor), scalable (dapat beroperasi pada berbagai jenis komputer), interoperable (dapat beroperasi pada lingkungan yang heterogen) dan compatible (dapat mempertahankan investasi yang telah dilakukan dan dapat mendukung integrasi dengan komponen teknologi yang lebih maju) 4. Sistem operasi dapat mendukung tools pengembangan sistem dan beragam perangkat lunak aplikasi 5. DBMS harus mampu mengakomodasi kebutuhan dan transaksi data dengan toleransi terhadap kegagalan yang baik.
90
Teknologi Jaringan dan komunikasi
6. Data dimiliki oleh enterprise bukan oleh suatu bagian atau suatu unit organisasi. 7. Data yang sama hanya diciptakan sekali, tidak redundan dan harus konsisten. 8. Administrasi data dilakukan secara terpusat dan dapat dipakai bersama dari berbagai lokasi dan harus tetap konsisten. 9. Implementasi basis data dilakukan dengan menggunakan teknologi basis data relasional, dan aksesnya menggunakan Standard Query Language (SQL). 10. Informasi yang tersimpan secara online tersedia terus-menerus dan di-update secara berkala. 11. Pengaksesan terhadap data dan aplikasi dibatasi oleh hak akses user. 12. Data harus mudah dipelihara, di backup dengan dukungan teknologi. 13. Bahasa pemrograman mendukung teknik pengembangan berorientasi objek dan metode information engineering. 14. Bahasa pemrograman dapat menghasilkan aplikasi yang bersifat Graphical User Interface (GUI) 15. Implementasi aplikasi serta basis data menggunakan teknologi Client-Server. 16. Implementasi aplikasi-aplikasi baru yang bertugas menyediakan informasi secara online dan cepat, dilakukan dengan menggunakan teknologi intranet dan teknologi berbasis web. 17. Aplikasi yang bersifat operasional kunci dan terlibat erat dengan operasi-operasi kritis harus memiliki kemampuan untuk error checking dan recoverable. 18. Pengembangan sistem aplikasi dilakukan dengan piranti Computer Aided Software Engineering (CASE) dan sedapatnya mengikuti teknik-teknik berorientasi objek 19. Aplikasi yang sudah ada (legacy) sedapatnya tetap dipertahankan dan dioptimalkan penggunaannya. 1. Teknologi komunikasi mendukung teknologi client-server 2. Protokol jaringan dan komunikasi berstandar internasional 3. Teknologi jaringan mampu menunjang aktivitas bisnis saat ini dan mampu mengikuti perkembangan teknologi ke depan 4. Jaringan mampu menangani beragam format aplikasi dan data. 5. Bandwith memadai untuk melakukan pengaksesan data.
91
IV.4.2. Konfigurasi Platform Teknologi Konfigurasi Platform teknologi dibangun berdasarkan pada kebutuhan strategi distribusi data dan aplikasi serta kebutuhan sharing data di antara unit-unit organisasi dengan memeperhatikan lokasi bisnis. Lokasi bisnis merupakan lokasi tiap unit organisasi dalam melaksanakan kegiatan bisnisnya yang memperlihatkan tempat dimana diperlukannya data dan aplikasi tertentu. Dengan demikian suatu lokasi bisnis terkait dengan unit organisasi tertentu dan fungsi atau kegiatan bisnis apa saja yang dilakukan di sana. Terkait dengan Zachman Framework, pembangunan arsitektur teknologi adalah pada kolom jaringan (network) atau tempat. Pembangunan arsitektur teknologi dilakukan berdasarkan matriks proses bisnis dengan entitas data serta aplikasi yang dibutuhkan untuk mengelola data dan mendukung fungsi bisnis yang telah didefinisikan sebelumnya kemudian dihubungkan dengan lokasi bisnis yang membutuhkan. Berdasarkan denah lokasi kampus, STIKOM DB memiliki dua gedung yaitu gedung A dan gedung B. Gedung A terdiri atas 4 (empat) lantai dan gedung B terdiri dari 1 (satu) lantai dan masih dalam proses pembangunan. Gedung B ini rencananya akan digunakan untuk operasional S2 (magister) yang pada saat ini masih dalam pengurusan. Pada saat ini semua kegiatan akademik dilakukan pada gedung A dengan penempatan lokasi bisnis seperti tabel IV.13. Konfigurasi platform teknologi yang akan dibangun mengikuti prinsip clienserver, dimana aplikasi dan data ditempatkan pada satu lokasi dan dapat diakses oleh seluruh user/pemakai, sehingga dapat dilakukan sharing data dan informasi di antara unit-unit organisasi yang membutuhkan. Lokasi ini diharapkan nantinya akan dikelola oleh sebuah unit yang bertanggungjawab dalam pengelolaan sumber daya informasi yaitu unit sumber daya informasi atau pusat komputer dan sistem informasi.
92
Tabel IV.13 Daftar Lokasi Bisnis Lokasi Ruang Lantai 1
Lantai 2
Lantai 3 Lantai 4
Lokasi Bisnis -
BAAK BAU dan Front Office (FO) Admin jaringan Ruangan cyber Laboratorium Pengantar Teknologi Informasi Laboratorium Pemrograman dasar Ruangan Struktural Stikom Center dan Stikom Carrer Ruangan Kaprodi dan dosen Laboratorium Pemrograman Lanjut Laboratorium Jaringan Laboratorium Teknik Ruangan perkuliahan Ruangan perkuliahan
Langkah selanjutnya adalah membangun sebuah jaringan enterprise konseptual, dikatakan konseptual karena independent terhadap perangkat keras, perangkat lunak, atau teknologi tententu dalam mengimplementasikannya. Arsitektur jaringan enterprise terdiri dari operasi komputasi, input, output, media penyimpanan dan fasislitas komunikasi. Dalam jaringan enterprise konseptual semua elemen komputasi terhubung secara langsung maupun tidak langsung dan juga harus bersifat fleksibel dan adaptable sehingga dapat mengakomodasi perubahan tanpa mengganggu operasi. Berdasarkan pada lokasi bisnis, maka arsitektur jaringan enterprise konseptual yang diusulkan pada STIKOM DB dapat dilihat pada gambar IV.8 Berdasarkan gambar IV.8, jaringan enterprise membentuk jaringan lokal (LAN) dan internet
dengan protokol TCP/IP. Untuk koneksi ke internet juga dapat
digunakan media wireless.
93
Gambar IV.8 Jaringan enterprise konseptual Setelah
mendefinisikan
arsitektur
jaringan
enterprise
konseptual,
perlu
didefinisikan arsitektur sistem bisnis. Arsitektur sistem bisnis adalah teknologi yang digunakan untuk mengimplemetasikan dan mengelola aplikasi serta 94
database enterprise. Akses pada sistem bisnis/aplikasi oleh workstation/user dengan tujuan : 1. Operational information Update; membuat, mengubah, atau menghapus data operasional secara interaktif. Aplikasi menyediakan fungsi-fungsi ini melalui interface. 2. Operasional
information
inquiry;
memungkinkan
aplikasi
untuk
mengakses data secara interaktif dan melihat data dalam berbagai format dan media. 3. Operational report review; membantu user untuk mendapatkan berbagai tampilan laporan. 4. Ad hoc information review; menyediakan fasilitas untuk mengakses data enterprise dengan SQL atau bahasa lainnya. 5. Business rules inquiry and update; memungkinkan pemakai yang telah diotorisasi untuk mengubah aturan yang ditetapkan untuk operasi sistem bisnis. Arsitektur sistem bisnis pada STIKOM DB dapat diusulkan seperti gambar IV.9
Gambar IV.9 Arsitektur sistem bisnis
95
IV.5. Integrasi Enterprise Perubahan yang terjadi dalam menjalankan bisnis saat ini mulai dari cara berinteraksi dengan customer sampai dengan mengelola bisnis mendorong sebuah kebutuhan untuk mengelola bisnis secara real-time. Pengelolaan bisnis secara real-time memungkinkan enterprise untuk mengetahui kondisi bisnis saat ini. Karena itu perlu diterapkan sistem dan aplikasi yang terintegrasi melalui integrasi enterprise. Pengelolaan bisnis secara real-time akan mempercepat proses bisnis dan mengurangi waktu siklus bisnis. Tanpa adanya integrasi enterprise, kemampuan untuk mengkomunikasikan dan mengelola arus informasi dan proses bisnis di dalam enterprise menjadi terbatas. Manfaat penting dengan adanya integrasi enterprise adalah meningkatnya kepuasan customer dan meningkatnya kualitas dan efisiensi melalui optimalisasi proses bisnis. Adapun manfaat dari integrasi enterprise adalah : a. Mengurangi biaya Integrasi enterprise dapat mengurangi biaya melalui otomatisasi proses bisnis, pengurangan personil, penyediaan layanan interface untuk customer dengan demikian biaya untuk mendukung pelayanan customer dapat dikurangi dan informasi dapat tersedia dengan cepat dan mudah. b. Meningkatkan pendapatan Integrasi enterprise dapat meningkatkan pendapatan dengan meningkatkan market share dan menciptakan kesempatan-kesempatan market baru. peningkatan market share merupakan hasil dari meningkatnya kepuasan customer. c. Meningkatkan kepuasan customer Integrasi enterprise dapat meningkatkan kepuasan customer dengan tersedianya informasi dengan mudah serta dapat merespon permintaan dan keluhan customer dengan cepat. d. Perbaikan proses bisnis Melalui optimalisasi proses, enterprise dapat melakukan proses bisnis dengan lebih baik, cepat dan murah. Optimalisasi proses bisnis akan megurangi siklus waktu dalam bisnis dan meningkatkan efisiensi, kualitas dan keuntungan.
96
IV.5.1. Rencana Integrasi Rencana integrasi diperlukan untuk mendukung integrasi aplikasi yang akan dikembangkan dengan sistem legacy yang tetap dipertahankan.
Berdasarkan
analisis yang dilakukan terhadap sistem legacy dan analisis dampak aplikasi terhadap aplikasi legacy pada tabel IV.11 meunjukkan bahwa beberapa aplikasi legacy tetap dipertahankan dengan pertimbangan bahwa aplikasi-aplikasi tersebut baru dikembangkan dan masih layak digunakan dan juga untuk menghemat biaya investasi pengembangan sistem. Adapun sistem legacy yang tetap dipertahankan adalah sebagai berikut : 1. Aplikasi registrasi mahasiswa baru 2. Aplikasi pendaftaran ulang mahasiswa 3. Aplikasi rencana studi 4. Aplikasi pengolahan nilai 5. Aplikasi cetak transkrip dan ijazah 6. Aplikasi pendataan alumni 7. Aplikasi presensi karyawan Integrasi sistem informasi dapat dilakukan dengan menggunakan pendekatan bertahap (bottom-up), dengan memperhatikan kondisi sistem informasi saat ini (existing condition). Integrasi dimulai dengan “merangkai” sistem-sistem yang ada menurut arsitektur integrasi dengan memilih strategi berikut : 1) Memilih salah satu sistem legacy yang ada dan mempromosikannya sebagai sistem standar sedangkan sistem-sistem lain harus mengikuti sistem legacy tersebut. 2) Membangun standar baru dan membiarkan sistem legacy seperti apa adanya sedangkan integrasi dilakukan oleh sebuah sistem pengintegrasi (middleware).
97
IV.5.2. Keterkaitan Data antar Sistem Informasi Sebelum melakukan integrasi aplikasi/sistem informasi, organisasi perlu memahami elemen proses dan data yang memerlukan integrasi. Dengan memperhatikan aliran data yang dibutuhkan oleh masing-masing sistem informasi dapat dibuat tabel keterkaitan data antar sistem informasi seperti tabel IV.14 Tabel IV.14 Tabel Keterkaitan Kebutuhan Data antar Sistem Informasi
Berdasarkan tabel keterkaitan kebutuhan data antar sistem informasi maka dapat dilihat bahwa masing-masing database dari sistem informasi tersebut saling berelasi satu sama lain. Relasi antar database tersebut dapat digambarkan seperti gambar IV.10
98
Gambar IV.10 Relasi antar database IV.5.3. Integrasi Sistem Informasi Integrasi sistem informasi merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi yang terintegrasi dan bertujuan mendukung kegiatan-kegiatan sebuah enterprise. Integrasi sistem informasi sering direpresentasikan sebagai Sistem Informasi Enterprise
(SIE).
Integrasi
sistem
informasi
dapat
mengurangi
biaya,
meningkatkan produktifitas pegawai dan memfasilitasi sharing informasi dan kolaborasi yang penting untuk meningkatkan layanan customer. Integrasi komponen sistem informasi memperlihatkan hubungan antar sistem informasi dalam mendukung proses bisnis yang dijalankan oleh organisasi. Proses bisnis merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang spesifik atau memberikan value kepada customer. Pelaksanaan proses bisnis ini melibatkan berbagai macam dukungan sistem informasi. Masing-masing sistem informasi akan mendukung setiap fungsi bisnis yang dijalankan. Adapun dukungan sistem informasi untuk setiap kegiatan yang mengalir pada proses akademik yang berhubungan langsung dengan mahasiswa dapat digambarkan seperti gambar IV.11
99
Gambar IV.11 Diagram dukungan sistem informasi terintegrasi terhadap proses bisnis
100
IV.6. Rencana Implementasi Arsitektur enterprise yang telah dibangun merupakan blueprint dari data, aplikasi dan teknologi yang menjadi dasar bagi pengembangan, pengelolaan dan penggunaan sistem informasi agar sesuai dengan misinya dalam mendukung pencapaian tujuan-tujuan bisnis enterprise. Arsitektur tersebut dibangun berdasarkan dorongan bisnis dan dorongan data, selain untuk definisi yang lebih mapan (tidak mudah dipengaruhi oleh tren teknologi maupun perubahan di tingkat unit organisasi dan/atau proses-proses bisnisnya) juga dipersiapkan untuk orientasi implementasinya di masa depan. Bentuk nyata dalam implementasi arsitektur enterprise adalah pengembangan aplikasi-aplikasi sistem informasi pada tingkat rancangan (baris ke-3 pada zachman framework) dan pada tingkat-tingkat berikutnya (baris ke-4, ke-5, dan ke-6 pada zachman framework). Rencana implementasi bertujuan untuk memformulasikan dan mempersiapkan sebuah rencana untuk mengimplementasikan arsitektur enterprise yang telah dibangun. Arsitektur tanpa sebuah rencana implementasi hanya memberikan manfaat yang sedikit bagi bisnis. Rencana implementasi dibuat berdasarkan pada model bisnis, katalog sumber daya informasi, arsitektur data, arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi yang telah didefinisikan sebelumnya. IV.6.1. Portofolio Aplikasi Untuk melengkapi proses penentuan aplikasi dalam hubungannya dengan fungsifungsi bisnis, maka dilakukan analisis terhadap portofolio aplikasi. Tiap aplikasi yang didefinisikan dalam arsitektur aplikasi memiliki kontribusi terhadap bisnis saat ini dan pada masa mendatang bagi enterprise. Berdasarkan
analisis
portofolio aplikasi yang dikemukan oleh Ward[18] aplikasi ini dibedakan menjadi: a. Aplikasi jenis strategis, aplikasi yang belum dimiliki saat ini dan dipandang kritikal untuk masa depan bisnis enterprise. Dalam studi kasus, aplikasi jenis ini adalah yang membutuhkan pengembangan baru dan mengelola data-data
101
dari tingkat operasional sampai tingkat manajemen untuk lingkup internal enterprise. b. Aplikasi jenis operasional kunci, aplikasi yang sudah dimiliki ataupun yang belum dan enterprise sangat bergantung padanya untuk kesuksesan targettarget yang telah ditetapkan. Dalam studi kasus, aplikasi jenis ini adalah yang tetap dipertahankan atau yang akan dioptimasi penggunaan serta dilakukan peningkatan sesuai kebutuhan ataupun aplikasi pengembangan baru . c. Aplikasi yang berpotensi tinggi, merupakan aplikasi yang inovatif yang dapat menciptakan kesempatan-kesempatan untuk keuntungan bisnis di masa depan. Dalam studi kasus, aplikasi ini jenis ini adalah yang membutuhkan pengembangan baru dan mengelola data-data dari tingkat operasional sampai tingkat manajemen untuk lingkup internal dan eksternal serta melibatkan proses-proses bisnis yang dimodifikasi, ditingkatkan atau yang baru. d. Aplikasi pendukung, merupakan aplikasi yang sudah dan/atau belum dimiliki oleh enterprise, memiliki peran yang penting untuk menunjang proses-proses dan fungsi-fungsi bisnis serta mengelola data dengan periode yang relatif lebih panjang. Dalam studi kasus, aplikasi jenis untuk aktivitas pendukung. Berdasarkan aplikasi yang telah didefinisikan pada arsitektur aplikasi, maka setiap aplikasi dapat diklasifikasikan ke dalam jenis aplikasi menurut portofolio aplikasi di atas seperti tabel IV.15 Portofolio aplikasi ini perlu dikelola agar setiap aplikasi yang dikembangkan benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan strategi bisnis. Pengelolaan portofolio aplikasi dapat menggunakan framework pengelolaan portofolio aplikasi yang diajukan oleh Ward [18]. Framework ini terdiri atas tiga kegiatan utama yaitu : 1. Menilai aplikasi yang ada saat ini, dengan mengukur kontribusinya terhadap proses dan performansi bisnis yang ada, dan seberapa baik aplikasi ini mendukung pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. 2. Mengevaluasi kebutuhan investasi jangka pendek, dengan menentukan aplikasi yang penting untuk mencapai strategi dan tujuan bisnis mendatang dan mengukur kontribusinya yang spesifik terhadap bisnis. 102
3. Mengidentifikasi aplikasi potensial yang dibutuhkan untuk masa depan, dengan mempertimbangkan aplikasi-aplikasi yang bernilai pada masa mendatang, dan menghasilkan keuntungan-keuntungan yang relevan serta berpengaruh terhadap peningkatan performansi bisnis. Berdasarkan framework pengelolaan portofolio aplikasi maka pembangunan dan pengembangan aplikasi dapat selalu disesuaikan dengan perkembangan dan strategi bisnis. Tabel IV.15 Portofolio Aplikasi Strategis
Berpotensi Tinggi
Aplikasi sosialisasi Aplikasi pendataan alumni Aplikasi penyaluran alumni Aplikasi program peningkatan skill
Aplikasi pendaftaran PMB Aplikasi pengolahan hasil USM Aplikasi kurikulum Aplikasi perencanaan SDM Aplikasi perencanaan Sarana/Prasarana
Operasional Kunci
Pendukung
Aplikasi registrasi mahasiswa baru Aplikasi pendaftaran ulang Aplikasi rencana studi Aplikasi jadwal kuliah Aplikasi administrasi perkuliahan Aplikasi pengolahan nilai Aplikasi pelaporan akademik Aplikasi cetak Transkrip/ nilai Aplikasi bimbingan akademik Aplikasi pendaftaran wisuda Aplikasi administrasi pembayaran biaya kuliah mahasiswa
Aplikasi rekrutmen karyawan Aplikasi adminsitrasi karyawan Aplikasi presensi Aplikasi penggajian Aplikasi evaluasi kinerja Aplikasi pengembangan karyawan Aplikasi anggaran Aplikasi akuntansi keuangan Aplikasi montoring dan evaluasi keuangan Aplikasi pengadaan sarana/prasarana Aplikasi inventarisasi Aplikasi monitoring dan evaluasi sarana/prasarana
IV.6.2. Urutan Implementasi Aplikasi Langkah pertama dalam menyusun rencana implementasi arsitektur enterprise adalah dengan menentukan urutan aplikasi yang akan dikembangkan berdasarkan ketergantungan bisnis terhadap data. Untuk itu matriks proses bisnis terhadap data akan diturunkan menjadi matriks aplikasi terhadap data berdasarkan entitas data dan arsitektur aplikasi yang mengelolanya, kemudian dilakukan perubahan terhadap urutan kolom dan baris dari matriks tersebut sedemikian rupa sehingga membentuk pengelomppokkan entitas data yang bersifat create ( penanda ‘C’ atau ‘CUR’). Hasil dari matriks tersebut dapat dilihat pada gambar IV.12.
103
Gambar IV.12 Matriks aplikasi terhadap data
104
Matriks ini dapat memperlihatkan kondisi sharing data dalam arsitektur aplikasi dan dapat digunakan untuk membuat urutan aplikasi yang akan dibangun dengan prinsip ”Aplikasi yang menciptakan atau membentuk (create) data akan diterapkan terlebih dahulu sebelum aplikasi yang menggunakan atau memakai (update/use) data. Ketergantungan data bukanlah satu-satunya penentu urutan aplikasi, faktor lain seperti tingkat kebutuhan, manfaat, resiko dan dampak organisasi serta biaya dapat dijadikan landasan urutan impelementasi aplikasi. Berdasarkan matriks tersebut, dibuat urutan pengembangan aplikasi seperti pada tabel IV.16. Urutan aplikasi ini adalah untuk aplikasi pengembangan baru dan untuk perbaikan atau upgrade aplikasi legacy. Sedangkan aplikasi legacy yang tetap dipertahankan tidak dikembangkan dan nantinya akan diintegrasikan dengan aplikasi pengembangan baru. Tabel IV.16 Urutan Pengembangan Aplikasi
105
IV.6.3. Estimasi Pelaksanaan Implementasi Pada tahap sebelumnya telah ditetapkan urutan implementasi arsitektur data dan aplikasi berdasarkan kebutuhan data. Langkah selanjutnya adalah menentukan estimasi sumber daya yang dibutuhkan untuk implementasi. Dalam penelitian ini, estimasi diperkirakan berdasarkan asumsi sebagi berikut: a. Pihak yayasan dan manajemen memberikan komitmen yang jelas terhadap pelaksanaan proyek pengembangan sistem. b. Selama pengembangan sistem tidak terjadi perubahan kebijakan. c. Jangka waktu pelaksanaan selama 21 bulan. d. Sumber daya yang tersedia memadai untuk proses pelaksanaan implementasi. e. Kualitas dan kuantitas sumber daya manusia sesuai dengan kebutuhan. f. Biaya untuk pelaksanaan implementasi tersedia. g. Spesifikasi pekerjaan didasarkan pada pengembangan aplikasi yang telah diprioritaskan. h. Mitra kerja dari lingkungan organisasi bersedia terlibat dan bekerja sama dalam membantu kelancaran pelaksanaan proyek pengembangan sistem. Penentuan estimasi waktu, sumber daya manusia dan biaya belum dapat dikemukakan secara terperinci karena dipengaruhi oleh faktor-faktor internal organisasi seperti kondisi keuangan oganisasi saat ini, ketersediaan dan kemampuan sumber daya manusia serta sarana dan prasarana penunjang yang dibutuhkan. Adapun estimasi sumber daya yang dibutuhkan adalah : 1. Estimasi waktu Menentukan estimasi waktu yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan arsitektur enterprise. Jadwal pelaksanaan implementasi diperkirakan selama 21 bulan dengan memperhatikan jumlah aplikasi baru yang akan dikembangkan. Adapun estimasi jadwal pelaksanaan implementasi dapat dilihat pada tabel IV.17
106
Tabel IV.17 Jadwal Implementasi Arsitektur
107
2. Estimasi sumber daya manusia Menentukan estimasi sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk melakukan implementasi seperti analis sistem, programmer, user, analis data dan lain-lain. Adapun estimasi kebutuhan sumber daya manusia untuk proses implementasi arsitektur enterprise dapat dilihat pada tabel IV.18 Tabel IV.18 Kebutuhan Sumber Daya Manusia No
Posisi (keahlian)
Keterangan
1
Project Manajer
Bertugas sebagai manajer proyek pengembangan sistem informasi dan bertanggungjawab penuh terhadap pelaksanaan proyek
2
Analyst System
Bertugas sebagai analist sistem dalam perancangan dan pengembangan sistem aplikasi dan integrasi sistem.
3
Analyst/Designer Database
Bertugas dalam menganalisis dan merancang database.
4
Web Programmer
Bertugas dalam mengembangkan program aplikasi berbasis web.
5
Web Designer
Bertugas dalam menganalisis dan merancang website
6
Tester
Bertugas dalam uji coba program sebelum diimplementasikan
7
Dokumentator
Bertugas dalam menyusun dokumen pengembangan sistem informasi.
3. Estimasi biaya. Menentukan estimasi biaya yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan aplikasi dan pembangunan sistem informasi. Adapun estimasi komponen biaya yang dibutuhkan untuk pembangunan sistem informasi adalah seperti tabel IV.19
108
Tabel IV.19 Estimasi Komponen Biaya No
Jenis Biaya Biaya pengembangan sistem
1
a. Biaya sumber daya manusia b. Biaya pengadaan perangkat keras c. Biaya pengadaan perangkat lunak pendukung pengembangan sistem d. Biaya testing e. Biaya instalasi f. Biaya dokumentasi Biaya Operasional Biaya Maintenance
2 3
IV.6.4. Faktor Sukes Implementasi Implementasi merupakan kegiatan yang dilakukan untuk merealisasikan kondisi yang diinginkan sesuai dengan arsitektur enterprise yang telah dibangun. Keberhasilan success
implementasi ditentukan oleh beberapa faktor kritis (critical
factor).
Critical
success
factor
merupakan
faktor-faktor
yang
mempengaruhi pihak manajemen dalam mencapai sasaran terhadap aktivitas saat ini dan masa datang. Beberapa faktor sukses untuk mengimplementasikan EAP adalah sebagai berikut : 1. Keterlibatan, dukungan dan komitmen manajemen. Pentingnya dukungan dan komitmen dari yayasan dan pimpinan STIKOM DB. Dapat dilakukan dengan menetapkan keputusan formal untuk keberhasilan penerapan EAP. 2. Kesiapan dana untuk melakukan investasi SI/TI. Penerapan EAP memerlukan investasi yang cukup besar, karena itu diperlukan kesiapan dana untuk melakukannya. 3. Penetapan unit fungsi khusus sebagai penanggung jawab implementasi. Implementasi EAP memerlukan unit khusus yang mempunyai tanggung jawab dan wewenang untuk melakukannya. Dalam hal ini STIKOM DB
109
perlu membentuk sebuah unit khusus untuk pengelolaan sumber daya informasi seperti unit sumber daya informasi atau pusat komputer. 4. Kualitas sumber daya manusia yang berkompetensi dalam bidang teknologi informasi memadai. Implementasi memerlukan ketersediaan sumber daya manusia yang berkompeten di bidang teknologi informasi dan pengembangan sistem informasi. 5. Adanya penyelenggaraan pelatihan khusus mengenai EAP baik secara konsep maupun teknis. Pemahaman
terhadap
EAP
sangat
diperlukan
dalam
melakukan
implementasi, karena itu perlu diadakan pelatihan mengenai EAP bagi personil yang terlibat dalam implementasi. 6. Mengadopsi/menerapkan metode baru pengembangan sistem. Metode-metode baru yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas dan pencapaian dalam pengembangan sistem perlu diterapkan seperti information engineering, analisis dan pemrograman yang berorientasi objek. 7. Kemampuan manajerial dan kepemimpinan yang baik. Perlunya penugasan tanggung jawab dan otoritas dalam menerapkan arsitektur.
110
