BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Pengertian Manajemen Kantor
2.1
Dalam sebuah perusahaan tentunya mempunyai sistem yang mengatur tata
kerja sebuah pekerjaan, salah satunya bagian yang mengatur tata kerja terutama yang berhubungan dengan pekerjaan kantor yaitu manajemen kantor. Menurut George Terry (dalam Sedarmayanti, 2009), manajemen perkantoran dapat
didefenisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuantujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Sedangkan menurut Wiliam Leffingwell & Edwin Robinson (dalam The, 2007), manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan dimanapun pekerjaan itu harus dilakukan. Menurut Evans (dalam The, 2007) manajemen perkantoran merupakan fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan yang mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi. Berdasarkan pengertian-pengertian di atas dengan demikian penulis menyimpulkan pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work). 2.2
Faktor-faktor Lingkungan Fisik Kantor Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus pula
diperhatikan dan diatur sebaik-baiknya oleh setiap manajer kantor. Menurut Moekijat (2002) lingkungan fisik kantor adalah sesuatu yang berada di sekitar
5
para pekerja yang meliputi penerangan, warna, musik, udara serta suara yang mempengaruhi dirinya dalam menjalankan tugas-tugas yang dibebankan.
Sedangkan menurut Sedarmayanti (2009) lingkungan fisik adalah semua keadaan terdapat di tempat kerja yang mempengaruhi pegawai secara langsung yang
maupun tidak langsung. Menurut The (2007) terdapat empat faktor penting yang mempengaruhi kerja para pegawai seperti cahaya, udara, warna, dan suara. Faktor lingkungan kantor yang baik dapat mengurangi salah satu penyebab
menurunnya
produktivitas
kerja
pegawai
dan
sekaligus
meningkatkan
kenyamanan dalam bekerja. Setiap kantor mempunyai faktor-faktor maupun
persyaratan lingkungan fisik yang harus pula diperhatikan dan diatur sebaikbaiknya oleh setiap manajer perkantoran modern. Menurut Basuki (2007) syaratsyarat tersebut adalah kebersihan, luas ruangan sebaiknya diperuntukkan untuk sejumlah karyawan, suhu udara, ventilasi, penerangan dari cahaya matahari maupun lampu, fasilitas kesehatan, penyediaan air minum, tempat pakaian, lantai, gang, tangga, mesin, kotak P3K, perlindungan dari bahaya kebakaran, pemberitahuan kecelakaan. Sedangkan menurut Nuraida (2008) faktor-faktor yang termasuk dalam lingkungan kerja diantaranya cahaya/penerangan, warna, udara, bunyi/suara, dan musik. Untuk itu dapat disimpulkan dari pendapat Basuki (2007), Nuraida (2008) Moekijat (2002), Sedarmayanti (2009), dan The (2007) bahwa lingkungan fisik merupakan suatu keadaan di sekitar kantor seperti cahaya, tata warna, pengaturan udara, musik dan pengendalian suara yang mempengaruhi karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya sehingga tujuan organisasi tersebut dapat dicapai secara efektif. 2.2.1
Cahaya/Penerangan Penerangan atau cahaya merupakan faktor penting dalam meningkatkan
efisiensi kerja pegawai karena akan berpengaruh terhadap kesehatan, keselamatan, dan kelancaran kerja pegawai. Selain itu, penerangan atau cahaya yang baik adalah hal vital yang dibutuhkan oleh panca indera, dalam hal ini indra
6
penglihatan atau mata dalam proses pelaksanaan pekerjaan kantor (Nuraida, 2008).
Menurut Karlen (2008) sinar ultraviolet di pagi hari memberikan vitamin
D yang baik untuk tulang. Oleh karena itu, gedung kantor tidak boleh ditutupi
oleh bayangan gedung lain agar sinar matahari dapat masuk ke dalam ruangan. Namun, penerangan alami tidak dapat diatur sesuai keinginan manusia, menurut Sukoco (2007) cahaya matahari juga tidak mampu menjangkau lebih dalam ke
area kerja. Sehingga harus didukung oleh penerangan buatan.
Sementara itu, Quible (2001) dalam Sukoco (2006) menjelaskan bahwa
ada 4 jenis cahaya yang dapat digunakan di kantor, yaitu: 1.
Cahaya alami, yang berasal dari sinar matahari.
2.
Cahaya Fluorescent, jenis cahaya yang lazim digunakan pada ruang perkantoran dengan tingkat terang yang mirip dengan cahaya alami. Cahaya ini mempunyai beberapa kelebihan: Memproduksi lebih sedikit panas dan silau. Tabung florescent tahan sepuluh kali lebih lama disbanding incandescent. Mengkonsumsi lebih sedikit listrik. Keterangan yang diberikan lebih tersebar. Cahaya fluorescent kira-kira lima kali lebih efisien dibanding cahaya incandescent.
3. Cahaya Incandescent, cahaya ini kadangkala digunakan untuk membuat panel cahaya tidak monoton dan untuk menarik perhatian pada beberapa area. Cahaya ini paling tidak efektif jika dibandingkan dengan energy yang dikonsumsi, meskipun biaya pemasangannya lebih murah disbanding cahaya fluorescent. 4. High Intensity Discharge Lamps, penggunaan cahaya pada perkantoran adalah sesuatu yang baru. Lampu ini biasanya digunakan pada jalan raya dan stadion olahraga, yang memberikan sistem pencahayaan yang sangat efisien. Kekurangannya adalah efeknya yang menyulitkan untuk membedakan beberapa warna.
7
Menurut The (2007) cahaya penerangan buatan manusia dapat dibedakan dalam 4 macam yakni, cahaya langsung, cahaya setengah langsung, cahaya
setengah tak langsung, dan cahaya tak langsung. Berikut ini dijelaskan macam macam penerangan/cahaya buatan, antara lain:
Cahaya Langsung
1.
Cahaya ini memancarkan langsung ke permukaan meja yang berada tepat 180
derajat dari sumber cahaya. Apabila menggunakan lampu biasa (pijar), tipe
cahaya ini bersifat sangat tajam dan bayangan yang ditimbulkannya pun
sangat tegas. Cahaya ini akan mengakibatkan kelelahan pada mata
penggunanya. Selain itu, akan menyilaukan mata apabila diletakkan pada
sudut 45 derajat dari penglihatan mata. Kesimpulannya, penerangan lampu yang memberikan cahaya langsung seperti yang pada umumnya digunakan di Indonesia sebetulnya tidak baik (The, 2007). Cahaya Langsung dapat dilihat pada gambar 2.1 di bawah ini.
Gambar 2.1 Cahaya Langsung Sumber: The, 2007 2.
Cahaya Setengah Langsung Cahaya setengah langsung memancar dari sumbernya dengan menggunakan perantara tudung lampu, yang biasanya terbuat dari gelas berwarna putih susu. Perantara tersebut menyebarkan cahaya ke berbagai jurusan dan bayangan yang ditimbulkannya pun tidak begitu tajam. Namun, sebagian besar cahaya, tetap langsung jatuh ke permukaan meja dan memantul kembali ke arah mata penggunanya. Tipe cahaya ini memang masih kurang
8
memuaskan, walaupun sudah lebih baik dari cahaya langsung (The, 2007).
Cahaya Setengah Langsung dapat dilihat pada gambar 2.2 di bawah ini.
Gambar 2.2 Cahaya Setengah Langsung Sumber: The, 2007 3.
Cahaya Setengah Tak Langsung Penerangan macam ini terjadi dari cahaya yang sebagian besar merupakan pantulan dari langit-langit dan dinding ruangan, sebagian lagi terpencar melaui tudung kaca. Cahaya ini sudah lebih baik daripada cahaya setengah langsung, karena sumbernya untuk sebagian besar adalah langit-langit ruangan. Sifat cahayanya dan bayang-bayang yang diciptakannya sudah tidak begitu tajam. (The, 2007). Cahaya Setengah Tak Langsung dapat dilihat pada gambar 2.3 di bawah ini.
Gambar 2.3 Cahaya Setengah tak Langsung Sumber: The, 2007
9
4. Cahaya Tak Langsung Dari ketiga cahaya buatan yang telah dibahas sebelumnya, penerangan yang
terbaik adalah penerangan dengan menggunakan cahaya tak langsung. Tipe
cahaya ini dari sumbernya memancar sepenuhnya ke arah langit-langit
ruangan, kemudian dipantulkan ke arah permukaan meja. Sifat cahaya ini
sudah benar-benar lunak, sehingga tidak mudah menimbulkan kelelahan pada
mata penggunanya. Dan karena cahaya ini tersebar dengan sangat merata ke
seluruh penjuru ruangan, maka tidak menimbulkan efek bayangan (The,
2007). Cahaya Tak Langsung dapat dilihat pada gambar 2.4 di bawah ini.
Gambar 2.4 Cahaya tak Langsung Sumber: The, 2007 Pelaksanaan pekerjaan tatausaha yang sukses memerlukan penerangan yang baik. Penerangan yang baik membantu pegawai melihat dengan cepat, mudah, dan senang. Menurut Moekijat (2002), keuntungan penerangan yang baik adalah: a. Perpindahan pegawai berkurang. b. Prestise lebih besar. c. Semangat kerja lebih tinggi. d. Hasil pekerjaan lebih banyak. e. Ketidakhadiran berkurang. f. Kesalahan berkurang. g. Keletihan berkurang. Sedangkan menurut Nuraida (2008) penerangan kantor yang optimal berguna untuk:
10
a.
Meningkatkan produktivitas kerja.
b.
Meningkatkan mutu kerja.
c.
Mengurangi terjadinya kesalahan.
d.
Mengurangi ketegangan/kerusakan mata.
e.
Mengurangi rasa lelah.
f.
Meningkatkan semangat kerja pegawai.
g.
Memberikan citra yang baik bagi perusahaan.
Untuk mengukur kesatuan jumlah cahaya disebut “foot candle”. Foot
candle adalah banyaknya cahaya yang dipancarkan dari sumber cahaya sebuah
lilin berukuran biasa yang jatuh di suatu benda yang berjarak satu kaki (30,48 cm) dari sebuah lilin berukuran biasa (Sedarmayanti, 2009). Menurut Mukaram dan Nuraida (2004) standar yang disarankan oleh Illuminating Engineering Socierym dapat dilihat dalam tabel 2.1 berikut: Tabel 2.1 Kuantitas Penerangan Sifat Pekerjaan
Cahaya Minimal (Foot Candle)
1. Pekerjaan
yang
memerlukan
penglihatan
tajam
200
2. Pekerjaan yang memerlukan penglihatan selit (akunting,
150
(menggambar dan desain). tabulasi, tata buku). 3. Pekerjaan yang memerlukan penglihatan biasa (surat
100
menyurat, ruang konferensi, ruangan file) 4. Pekerjaan yang memerlukan pekerjaan sederhana (ruang
30
tamu, tangga, lorong) Sumber: Mukaram dan Nuraida, 2004 Sesuai dengan tabel 2.1 tingkat pencahayaan yang baik untuk ruang kantor adalah sebesar 500 lux dan yang sangat baik adalah sebesar 1000
11
lux dan
menurut Nuraida dan Mukaram (2004) tingkat cahaya yang baik adalah 200 footcandle atau sekitar 2000 lux.
Dari pendapat para ahli yaitu Moekijat (2002), Nuraida (2008), dan The
(2007) dapat disimpulkan bahwa penerangan/pencahayaan ini menjadi sangat
penting karena akan mempengaruhi tingkat konsentrasi karyawan dalam bekerja. Pencahayaan akan mengganggu apabila terlalu gelap ataupun terlalu terang, sehingga tingkat pencahayaan dalam bekerja harus benar-benar disesuaikan
dengan jenis pekerjaannya.
2.2.2
Warna Warna adalah salah satu elemen dalam lingkungan perkantoran yang
mempunyai dampak penting bagi pegawai. Meskipun sebagian besar pegawai sadar akan dampak psikologisnya baik positif maupun negatif pada produktivitas, kelelahan, moral, tingkah laku, dan ketegangan dalam bekerja. Warna pada perkantoran tidak hanya mempunyai nilai estetika tetapi juga mempunyai nilai fungsi (Sukoco, 2006). Moekijat (2002) berpendapat warna tidak hanya mempercantik kantor tetapi juga memperbaiki kondisi-kondisi dimana pekerjaan kantor dilakukan. Keuntungan penggunaan warna yang tetap adalah bersifat keindahan psikologi. Sedangkan menurut Basuki (2007) selain mempengaruhi seseorang, warna juga dapat digunakan untuk meredam cahaya. Misalnya warna merah dapat meningkatkan kegembiraan dan menjadikan pekerja lebih giat bekerja; warna kuning merangsang mata; dan warna biru menimbulkan kesan sejuk, luas dan damai. Pada tabel 2.2 dapat dilihat pengaruh warna-warna terhadap psikologis penggunanya, antara lain: Tabel 2.2 Pengaruh Warna Warna
Jarak
1. Putih
Netral
2. Biru
Jauh
Temperatur
Efek Psikis
Dingin
Ketenangan
Dingin/sejuk
Keleluasaan, ketentraman
12
3. Hijau
Jauh
Sangat
Menyenangkan
dingin/netral
4. Merah
Dekat
Panas
Merangsang kegembiraan dan
kegiatan
tetapi bisa juga
kerja,
mengganggu 5. Oranye
Sangat dekat
6. Kuning
Dekat
Sangat hangat
Merangsang
Hangat
Merangsang riang gembira,
melenyapkan perasaan tertekan 7. Coklat
Sangat dekat
Netral
Merangsang
8. Ungu
Sangat dekat
Dingin
Agresif
9. Hitam
Sangat dekat
Panas (menyerap Agresif, cahaya besar)
menakutkan, mengganggu, menolak
Sumber: Nuraida, 2008 Setiap warna apabila disoroti oleh cahaya akan memantulkan kembali cahaya itu secara berbeda-beda. Kemampuan suatu warna untuk memantulkan kembali cahaya yang mendatangi disebut daya pantul warna. Banyaknya cahaya yang dipantulkan itu dinyatakan dengan persentasi. Jadi, apabila suatu warna disoroti oleh sejumlah cahaya dan cahaya itu dipantulkan kembali semuanya, maka daya pantul warna tersebut ialah 100% (The, 2007). Salah satu tabel yang menunjukkan daya pantul sesuatu warna adalah seperti di bawah ini. Persentasi-persentasi ini diperhitungkan berdasarkan pemantulan terhadap cahaya dari lampu neon putih dalam tabel 2.3.
13
Tabel 2.3
Persentasi Daya Pantul Warna Terhadap Cahaya
No.
Warna
1.
Putih
2.
Warna yang sangat Muda:
3.
4.
5.
Persentasi (%) 88
Hijau kebiru-biruan
76
Gading
81
Biru
65
Kuning kecoklat-coklatan
76
Abu-abu
83
Warna sedang (medium): Hijau kebiru-biruan
54
Kuning
65
Kuning kecoklat-coklatan
63
Abu-abu
61
Warna tua (gelap): Biru
8
Kuning
50
Coklat
10
Abu-abu
25
Hijau
7
Perabotan kayu: Kayu “maple” (sejenis pohon yang tumbuh
42
dibelahan bumi Utara) Kayu semacam pohon kenari
16
Kayu mahoni
12
Sumber: The Liang Gie, 2007 Sebuah ruangan yang seluruhnya berwarna putih dan menerima sinar yang telah terbukti terlampau terang untuk bekerja secara efisien. Cahaya yang hampir semuanya dipantulkan kembali oleh warna putih itu akan menyilaukan para 14
pekerja. Oleh karena itu, kalau hendak menciptakan tata ruang kantor yang baik, hendaknya dipakai bermacam-macam warna. Menurut The (2007) sebagai
pedoman dapatlah daya pantul warna dipakai untuk memilih sesuatu warna agar dipakai warna yang terlampau terang atau terlampau gelap. Tabel 2.4 di tidak
bawah ini merupakan sekedar petunjuk mengenai kemungkinan warna untuk satu kantor agar tercapai daya pantul yang tepat.
Tabel 2.4
Daya Pantul Warna untuk Satu Kantor
No.
Macam Benda
Daya Pantul Warna yang sesuai (%)
1.
Langit-langit kamar
80-92
2.
Bagian atas dinding (kalau dinding itu
80-92
direncanakan mempunyai 2 warna) 3.
Dinding
40-60
4.
Jendela
40-60
5.
Permukaan meja, alat-alat mesin, dan
26-44
perabotan kantor lainnya 6.
Lantai
21-39
Sumber: The, 2007 Menata warna dalam ruangan kerja perlu dipelajari dan direncanakan dengan teliti dan sebaik-baiknya. Meskipun pada kenyataannya tata warna tidak dapat dipisahkan dengan penataan dekorasi. Hal ini dapat dimaklumi, karena warna mempunyai pengaruh besar pada perasaan. Sifat dan pengaruh warna kadang-kadang menimbulkan rasa senang, sedih, dan lain-lain, sehingga di dalam sifat warna itu sendiri dapat merangsang perasaan manusia (Sedarmayanti, 2009). Dalam
tabel
2.5
terdapat
daftar
merangsang/mempengaruhi perasaan manusia.
15
beberapa
warna
yang
dapat
Tabel 2.5
Warna yang Mempengaruhi Peranan Manusia
Warna
Sifat
Pengaruh
Untuk Ruangan
1. Merah
Dinamis,
merangsang Menimbulkan
dan panas.
Pekerjaan
semangat kerja.
sepintas
lalu
(singkat).
2. Kuning
Keanggunan,
bebas, Menimbulkan rasa Gang-gang
hangat.
gembira
dan jalan lorong.
merangsang
urat
syaraf mata. 3. Biru
Tenang, tentram dan Mengurangi sejuk.
tekanan
Berpikir atau konsentrasi.
ketegangan. Sumber: Sedarmayanti, 2009 Selain warna merangsang emosi atau perasaan, warna juga dapat memantulkan sinar yang diterimanya. Menurut Quible (2001) dalam Sukoco (2006) beberapa faktor yang dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam pemilihan warna di kantor antara lain: 1. Kombinasi warna. Kombinasi warna dari warna primer kuning, merah, dan biru menghasilkan warna sekunder. Contohnya, dengan mencampur warna merah dan kuning akan dihasilkan warna jingga, mencampur warna kuning dan biru menghasilkan warna hijau, dan mencampur merah dan biru menghasilkan violet. Warna tersier dihasilkan dengan mencampur warna sekunder dengan warna primer. Warna tersier adalah kuning-orange, kuning-hijau, biru-violet, dan selanjutnya. Dua belas warna tersebut memberikan dasar koordinasi warna karena pilihan
16
warna dipilih berdasarkan posisinya pada bagan warna. Beberapa pilihan koordinasi warna yang bisa digunakan adalah:
Warna komplementer-warna yang saling berlawanan pada bagan warna.
Contohnya, merah-hijau, kuning-violet, dan biru-oranye.
Warna split-komplementer-warna pada sisi dari warna komplementer. Contohnya, biru-violet dan biru hijau adalah warna split-komplementer
dari oranye.
Warna triad-tiga warna yang berjarak sama satu sama lain pada bagan
warna. Warna triad adalah oranye, hijau, violet, atau kuning-oranye, biruhijau, dan merah-violet.
2. Efek Cahaya Pada Warna. Karena berbagai jenis cahaya buatan mempunyai spekrum yang berbeda, sistem pencahayaan yang digunakan pada kantor juga memiliki efek yang signifikan terhadap pilihan warna. Sumber cahaya hanya akan meningkatkan warna yang sesuai dengan spektrumnya. Sebagai ilustrasi, cahaya fluorescent biasanya tidak dapat memberikan warna sebgaimana mestinya bagi warna merah dan oranye, karena kebanyakan tabung fluorescent tidak terdiri dari dua warna ini. Sebaliknya cahaya incandescent tidak akan meningkatkan warna ungu-biru, meskipun cahaya fluorescent memantulkannya. Jika dibandingkan dengan fluorescent atau incandescent, high intensity mempunyai dampak yang kurang signifikan terhadap peningkatan warna dibandingkan kedua cahaya tersebut. 3. Nilai Pemantulan Warna. Beberapa warna memiliki nilai pemantulan yang berbeda. Contohnya, warna yang lebih terang memantulkan presentase cahaya yang lebih besar daripada warna yang gelap. Beberapa area pada perkantoran membutuhkan nilai pemantulan warna yang lebih terang dibanding yang lain. Atap, misalnya, membutuhkan warna dengan tingkat pemantulan yang lebih tinggi dibandingkan pada lantai. Atap dengan warna terang membantu memantulkan cahaya ke bawah, yang mengurangi silau dan bayangan pada area pekerjaan. Pada area dengan cahaya alami yang kurang, atap dengan warna terang 17
membantu mengurangi cahaya buatan (lampu) yang harus disediakan untuk mendapatkan cahaya yang sesuai, sehingga membantu penghematan konsumsi
energi.
4. Dampak dari Warna
Warna sering kali mempengaruhi mood. Warna sejuk-biru, hijau, dan violet menghasilkan mood yang tenang dan melelahkan. Warna hangat-merah, oranye, dan kuning sebaliknya menghasilkan kehangatan dan keceriaan.
Warna-warna natural seperti putih dan warna lembut memberikan pengaruh
ringan, sedangkan warna ungu gelap dan violet yang pucat seringkali
menghasilkan mood depresi, sementara abu-abu cenderung memiliki rasa kantuk. Berdasarkan penjelasan para ahli yaitu Quible (2001) dalam Sukoco (2006) dan Sedarmayanti (2009) penggunaan warna untuk penataan ruangan sebuah bangunan tidak terlepas dari fungsi bangunan serta ruangan di dalamnya. Tujuan dari pewarnaan ruangan tidak hanya sebatas untuk menyenangkan mata saja, tetapi mempunyai tujuan lain, misalnya untuk menghilangkan kelelahan bekerja, kebosanan sehari-hari serta munculnya semangat dan motivasi dalam bekerja. Penataan warna harus dirancang dengan baik, sehingga baik dari keindahan maupun dari segala fungsi dapat tercapai. Dengan penggunaan warna yang baik mungkin dapat diatasi sehingga akhirnya muncul perasaan senang dalam bekerja karena badan, mata, maupun emosi tidak merasa tertekan oleh keadaan. 2.2.3
Udara Udara
sangat
penting
sekali
untuk
diperhatikan
mempengaruhi semangat kerja dan emosi kayawan.
karena
dapat
Soetarman (dalam The,
2007) mengemukakan beberapa hal sebagai usaha yang dapat mengatasi udara yang panas yaitu mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat Air Conditioner, mengusahakan peredaran udara yang cukup dalam ruangan kerja dengan membuat lubang-lubang udara yang cukup banyak pada dinding kamar
18
dan membuka jendela-jendela sewaktu bekerja. Selain itu, mengatur pakaian kerja yang sebaik-baiknya dipakai oleh para pekerja.
Menurut The (2007) jika pegawai ditempatkan pada ruangan kerja yang
dan pengap karena kurang sirkulasi udara. Hal ini tentu akan mengganggu panas
pekerjaan. Pengaturan udara untuk temperatur dan kebersihan mempunyai kaitan langsung dengan produktivitas, kualitas kerja, serta kesehatan karyawan, di samping meningkatkan kebahagiaan kerja, dan kesan yang baik dari pihak luar.
Sebuah perhimpunan para insinyur dalam bidang pemanasan dan
peredaran udara di Amerika Serikat (American Society of Heating and Ventilating
Engineering) menyatakan bahwa syarat yang paling mendekati untuk bekerja dengan enak bagi sebagian pekerja ialah u a a e ngan suhu
dan nilai
kelembaban sebesar 45%. Udara yang terlalu panas dapat mempengaruhi fungsi tubuh sehingga akan menimbulkan rasa capek, malas, kurang bersemangat, dan mengantuk. Sedangkan udara yang terlalu dingin akan mempengaruhi kerja mental tubuh sehingga dapat menimbulkan ketegangan, kegelisahan, menekan perasaan, serta mengurangi daya respon tubuh terhadap suatu aktivitas. Selain itu, dapat mendorong fungsi kantong kemih sehingga sering buang air kecil (The, 2007). Menurut Moekijat dalam Nuraida (2008) kualitas dan kuantitas udara yang baik maka akan memberikan keuntungan yang baik bagi kantor, antara lain: 1.
Meningkatkan produktivitas kerja.
2.
Meningkatkan mutu kerja kantor.
3.
Menjaga kesehatan pegawai.
4.
Meningkatkan semangat kerja.
5.
Menimbulkan kesan yang menyenangkan bagi para tamu.
Menurut The (2007) ada beberapa hal untuk mengatasi udara yang panas dan lembab yaitu: 1. Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC (Air Conditioning), walaupun alat tersebut cukup mahal harganya, tetapi
19
bagi pekerja yang memerlukan ketelitian, alat ini merupakan keharusan
apabila mutu pekerjaan yang tinggi.
2. Mengusahakan peredaran udara yang cukup dalam ruang kerja. Hal ini
dapat tercapai dengan membuat lubang-lubang udara yang cukup banyak pada dinding kamar. Dengan demikian sewaktu bekerja
jendela-jendela dibuka sebanyak mungkin.
3. Mengatur pemakaian pakaian kerja yang sebaik-baiknya untuk dipakai
oleh para pegawai.
Tingkat kelembaban udara mempengaruhi temperatur udara. Jika tingkat
kelembaban udara sesuai dengan skala yang direkomendasikan, maka temperatur pada perkantoran dapat diturunkan pada musim dingin dan dinaikkan pada musim panas tanpa mengurangi kenyamanannya. Sistem air-conditioning untuk segala musim akan melembabkan udara pada musim dingin, dan sebaliknya akan mengurangi kelembaban udara pada musim panas (Sukoco, 2006). Menurut Quible (2001), tingkat kelembaban udara antara 40-60% akan memaksimalkan kenyamanan bagi pegawai di ruang kantor. Tingkat kelembaban optimum adalah sekitar 50%. Sedangkan Sedarmayanti (2001) menyatakan bahwa suhu udara yang iangga p baik untuk beke ja i
uang kanto be kisa
-
selanjutnya
kelembaban udara dalam sebuah ruangan juga berpengaruh bagi kenyamanan pegawai. Peraturan suhu udara sangat penting karena perubahan temperatur udara dapat menyebabkan berbagai dampak yang berbeda. Hal ini dapat dilihat pada tabel 2.6 di bawah ini. Tabel 2.6 Pengaruh Temperatur Udara No. 1
Suhu C
Pengaruh Temperatur yang dapat ditahan sekitar 1 jam, tetapi jauh diatas tingkat kemampuan fisik dan mental.
20
2
±
C
Aktivitas mental dan daya tangkap mulai menurun dan cenderung membuat kesalahan
dalam pekerjaan timbul kelelahan fisik.
3
±
C
Kondisi optimum
4
±
C
Kelakuan ekstrim mulai muncul
Sumber: Sedarmayanti, 2001
Menurut pendapat Sedarmayanti (2001), The (2007), dan Nuraida (2008)
dapat disimpulkan bahwa pengaturan udara penyegaran udara pada gedung kantor diperlukan untuk memberikan kenyamanan lingkungan kerja bagi para pegawai. Dalam banyak hal penyegaran udara itu juga diadakan untuk melindungi peralatan kantor, sebaiknya terdapat pengatur suhu kelembaban atau penyegar udara untuk setiap kelompok ruangan dengan kegiatan yang sama, karena jika pegawai ditempatkan pada ruangan kerja yang panas dan pengap karena kurang sirkulasi udara akan mengganggu pekerjaan. Pegawai akan merasa tidak nyaman dan secara langsung akan mempengaruhi pada produktivitas pegawai yang bersangkutan, sehingga apabila suatu instansi menginginkan pegawainya bekerja dengan baik, maka kantor harus mengatur sirkulasi udara dan suhu yang terdapat pada ruangan. 2.2.4
Suara Menurut Nuraida (2008) faktor suara dapat mempengaruhi produktifitas
kerja karena suara yang bising dapat mengganggu dalam bekerja dan berpengaruh pada kesehatan pegawai. Moekijat (2002) menyatakan pengaruh suara gaduh adalah: 1. Gangguan mental dan saraf pegawai. 2. Kesulitan mengadakan konsentrasi, mengurangi hasil, kesalahan lebih banyak, kesulitan menggunakan telepon, dan ketidakhadiran yang lebih banyak.
21
3. Kelelahan yang bertambah dan semangat kerja pegawai yang berkurang.
Sejalan dengan yang dinyatakan The (2007), Nuraida (2008) faktor suara
dapat mempengaruhi efisiensi kerja karena suara yang bising dapat menganggu
dalam bekerja dan berpengaruh pada kesehatan pegawai. Adapun cara yang dapat
dilakukan untuk mengurangi kebisingan tersebut, antara lain:
1. Membuat teknik konstruksi bangunan yang efektif. 2. Menggunakan peralatan kantor yang tidak menimbulkan suara bising, seperti mesin dengan suara yang halus. 3. Menggunakan material penyerap suara yang diletakkan pada dinding, jendela, atau lantai yang menyerap dan mengisolasi suara. 4. Menjauhkan peralatan yang menimbulkan suara bising. Sedangkan menurut Sukoco (2007) cara yang dapat dilakukan untuk
mengurangi kebisingan yang ditimbulkan dari mesin-mesin kantor seperti mesin tik manual dan printer dot matrix adalah meletakkan karpet atau kain tebal (bantalan) di bawah mesin tersebut. Ukuran kekuatan suara dinyatakan dalam satuan decibel. Tingkat decibel maksimal dalam sebuah kantor adalah 90, tingkat decibel 120 atau lebih dapat menyebabkan kerusakan atau kehilangan pendengaran. Nilai decibel suara untuk beberapa ruang kantor dapat dilihat pada tabel 2.7. Tabel 2.7 Nilai Decibel Suara untuk Beberapa Ruang Kantor No.
Macam Benda
Daya Pantul Suara yang sesuai (%)
1.
Kantor dengan suara mesin yang keras
90
2.
Kantor dengan suara yang gaduh
70
3.
Kantor
50
dengan
suara
yang rata-
rata/biasa 4.
Kantor yang tenang
30
22
5.
Kantor yang kedap suara
10
Sumber: Quible, 2005
Menurut Quible (2001) suara yang bising atau gaduh menyebabkan
kesulitan dalam memusatkan pikiran. Ketika menggunakan telepon dan
melaksanakan pekerjaan kantor tidak dapat bekerja dengan baik. Menurut para
dokter, suara dapat mengakibatkan perubahan-perubahan dalam peredaran darah dan pikiran. Terdapat tiga aspek kualitas yang dapat menentukan tingkat gangguan terhadap manusia, yaitu: 1. Ketika waktu bunyi tersebut terdengar. Semakin lama telinga kita
terdengar kebisingan akan semakin buruk akibatnya bagi pendengar. 2. Kuantitas bunyi menunjukkan besarnya arus energi per satuan luas. Biasanya diatur dalam satuan decibel (dB). 3. Frekuensi suara menunjukkan jumlah gelombang suara yang sampai ke telinga setiap detik. Dinyatakan dalam satuan Hertz (Hz). Berdasarkan penjelasan dari beberapa ahli yaitu Moekijat (2002), Nuraida (2008), dan Quible (2001) maka dapat disimpulkan tata suara atau kebisingan merupakan keadaan yang sangat mempengaruhi konsentrasi seseorang dalam melakukan suatu pekerjaan. Faktor suara dalam lingkungan kerja ini adalah suatu dimensi yang harus diperhatikan, apabila dimensi ini tidak diperhatikan maka akan menimbulkan dampak pada produktivitas pegawai. Maka dalam manajemen kantor harus mengurangi jumlah kebisingan pada ruangan kantor para pegawai, dengan cara menggunakan teknik konstruksi bangunan yang efektif dan menggunakan alat peredam suara yang sesuai dan yang dibutuhkan. 2.2.5
Musik Menurut para peneliti, musik yang nadanya lembut sesuai dengan suasana,
waktu dan tempatnya dapat membangkitkan dan merangsang bekerja. Oleh karena itu lagu-lagu dapat dipilih dengan teliti untuk dikumandangkan di tempat kerja. Kalau tidak justru akan mengganggu konsentrasi kerja (Sedarmayanti, 2009).
23
Namun menurut Moekijat (2002) musik dipergunakan untuk membantu pekerjaan, karena musik mempunyai kekuatan psikologis untuk menghasilkan
pola tingkah laku yang baik. Musik yang diperdengarkan harus sesuai dan menyenangkan. Musik jangan terlalu lambat atau terlalu keras, tetapi musik harus
dapat menimbulkan suasana gembira yang mana akan dapat mengurangi kelelahan dalam bekerja. Musik menghasilkan beberapa keuntungan, diantaranya membantu
meningkatkan kepuasan kerja dan produktivitas pegawai dengan menghilangkan rasa bosan dan monoton dalam melakukan pekerjaan kantor. Musik juga
memberikan efek menenangkan kelelahan mental dan fisik serta mengurangi ketegangan. Kesuksesan penggunaan musik dipengaruhi dari tipe musik yang diputar. Jenis pekerjaan juga menentukan musik mana yang harus diputar. Bagi karyawan yang memerlukan konsentrasi tinggi sebaiknya mendengarkan musik yang
lembut
dan
nyaman.
Memutar
musik
yang
menstimulasi
akan
menguntungkan secara psikologis ketika efisiensi karyawan berada di bawah ratarata sebagai akibat dari kelelahan atau kebosanan. Oleh karena itu, sebaiknya program pemutaran musik hanya diberikan dalam jangka waktu yang pendek, misalnya 10-15 menit setiap jam, sehingga karyawan menjadi sadar akan keberadaannya di kantor dan diharapkan menjalankan tugasnya dengan baik. (Sukoco, 2006). Menurut Nuraida (2008), musik dapat mempengaruhi keadaan fisik dan mental pegawai. Musik berguna untuk:
Meningkatkan efisiensi, kepuasaan kerja,dan produktivitas
Mengurangi
ketegangan
mental,
menimbulkan
rasa
relaks,
mengurangi nervous dan kejenuhan, serta menambah kegembiraan kerja. Hal ini dapat terjadi apabila: -
Pekerjaan
tidak
membutuhkan
konsentrasi
tinggi,
bersifat
monoton sehingga menimbulkan kejenuhan dan kebosanan kerja. -
Terdengar samar, volume tidak terlalu kuat, tempo sedang, lembut, dan tenang. 24
-
Tidak dibunyikan secara terus-menerus, melainkan pada waktuwaktu tertentu saja. Misalnya dibunyikan pada pagi hari, singa
hari, waktu makan siang/waktu istirahat, dan pada waktu sebelum
pulang kerja. Musik dapat dibunyikan sekitar lima belas menit saja.
Berdasarkan pendapat ahli dari Sedarmayanti (2009), Sukoco (2006), dan
Nuraida (2008) dapat disimpulkan bahwa dalam bekerja, musik dipercaya dapat berpengaruh secara psikologis dan menciptakan suatu tingkah laku atau perasaan
tertentu. Selain itu. Penggunaan musik dalam bekerja dapat menciptakan suasana menyenangkan dan akhirnya berpengaruh terhadap penambahan produktivitas, karena penggunanaan musik dalam bekerja dapat menciptakan suasana menyenangkan,
mempengaruhi
kerja
otak
(khususnya
dalam
masalah
konsentrasi), menyehatkan dan menambah semangat kerja. Musik juga dapat mengurangi ketegangan saraf dan menjadikan pegawai-pegawai merasa lebih baik. Pemilihan jenis musik juga harus diperhatikan sesuai dengan jenis pekerjaan, karena justru sebaliknya dapat menambah ketegangan diakibatkan pemilihan musik yang tidak sesuai. Oleh karena itu jenis lagu atau musik perlu dipilih dengan selektif. 2.3
Kenyamanan Kerja Pada umumnya orang yang bekerja di kantor menghabiskan lebih banyak
waktunya dengan duduk menghadap komputer. Oleh karena itu, sudah sewajarnya masalah kenyamanan dalam bekerja perlu dipertimbangkan oleh perusahaan sehingga produktivitas karyawan tetap terjaga. Kenyamanan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2008) berasal dari kata nyaman yang berarti adem, aman, bugar, damai, enak, fit, makmur, nikmat, segar, sehat, sejuk, senang, tentram. Kenyamanan adalah keamanan, kedamaian, keenakan, kemakmuran, kesedapan, kesegaran, kesehatan, kesejukan, kesenangan, ketenteraman.
25
Maryati (2007) mengatakan bahwa faktor yang dapat memberikan rasa nyaman adalah kebersihan, kesehatan, kesejukan, serta ketenangan atau
ketentraman. Kebersihan ruangan sangat penting karena dengan adanya lingkungan yang bersih karyawan akan merasa nyaman dan senang sehingga
semangat kerja karyawan akan meningkat. Kenyamanan dan perasaan nyaman adalah penilaian komprehensif seseorang terhadap lingkungannya. Manusia menilai kondisi lingkungan
berdasarkan rangsangan yang masuk ke dalam dirinya melalui keenam indera melalui syaraf dan dicerna otak untuk dinilai. Dalam hal ini yang terlibat tidak
hanya masalah fisik biologis, namun juga perasaan. Suara, cahaya, bau, suhu dan lain-lain rangsangan ditangkap sekaligus, lalu diolah oleh otak. Kemudian otak akan memberikan penilaian relative apakah kondisi itu nyaman atau tidak (Satwiko, 2009). Menurut Frick (2007) terdapat faktor-faktor alam yang pasti mempengaruhi termal bagi manusia adalah suhu, kelembaban udara dan pergerakan udara. Tiga faktor alam ini biasanya telah tersedia sebagai bagian dari lingkungan hidup seseorang dan sangat mempengaruhi kenyamanan termal bagi dirinya. Tiga faktor dominan tersebut biasanya juga sudah dikondisikan oleh desain bangunan. Kenyamanan termal dalam suatu ruangan tergantung dari banyak hal termasuk kebudayaan dan adat istiadat manusia masing-masing terhadap suhu, kelembaban dan iklim. Selain itu, bau dan pencemaran udara, radiasi alam dan buatan, serta bahan bangunan, warna dan pencahayaan ikut mempengaruhi kenyamanan secara fisik maupun fisiologis. Kenyamanan termal adalah suatu kondisi termal yang dirasakan oleh manusia yang dikondisikan oleh lingkungan dan benda-benda di sekitar arsitekturnya. Dari defenisi menurut Kamus Bahasa Indonesia (2008), Maryati (2007), Satwiko (2009), dan Frick (2008) diatas dapat disimpulkan bahwa kenyamanan adalah pola pikiran dan perasaan yang menjadi kebutuhan dasar setiap manusia yang menginginkan suatu keadaan yang aman, damai, segar, sejuk, dan tentram dalam lingkungan meliputi suhu, udara, warna, pencahayaan, dan bentuk bangunan yang ada dalam suatu ruangan lingkungannya. Tanpa kenyamanan
26
maka seorang manusia akan sulit untuk dapat melakukan pekerjaannya dengan baik, secara langsung maupun tidak langsung. faktor-faktor yang mempengaruhi
membuat setiap orang akan berusaha untuk mengatasi ketidaknyamanannya.
2.4
Pengaruh Lingkungan Fisik Kantor dengan Kenyamanan Kerja Karyawan
Karyawan yang secara terus-menerus melakukan pekerjaan di dalam
ruangan kantor akan mengalami berbagai hal yang negatif seperti kelelahan, dan sulit berkonsentrasi. Hal ini akan menyebabkan turunnya produktivitas stress,
kerja. Oleh karena itu, untuk mengatasi masalah tersebut diperlukan suasana nyaman dalam bekerja. Salah satu faktor pendukung kenyamanan kerja adalah lingkungan fisik kantor (Maryati, 2007). Menurut Nuraida (2008) faktor suara dapat mempengaruhi efisiensi kerja karena suara yang bising dapat mengganggu dalam bekerja dan berpengaruh pada kesehatan pegawai. Menurut Moekijat (2002) pengaruh suara gaduh adalah gangguan mental dan saraf pegawai, kesulitan mengadakan konsentrasi, mengurangi hasil, kesalahan lebih banyak, kesulitan menggunakan telepon, dan ketidakhadiran yang lebih banyak, kelelahan yang bertambah dan semangat kerja pegawai yang berkurang Seseorang akan merasa nyaman dalam bekerja karena lingkungan kerjanya tertata rapi dan bersih. Warna cat dinding dan peralatan kantor serasi dan penerangan memadai serta suhu ruangan yang sejuk akan membuat karyawan merasa betah dan nyaman dalam ruangan (Maryati, 2007). Selain itu, bau dan pencemaran udara, radiasi alam dan buatan, serta bahan bangunan, warna dan pencahayaan ikut mempengaruhi kenyamanan secara fisik maupun fisiologis (Frick, 2007). The (2007) mengemukakan bahwa cahaya penerangan yang cukup dan memancar dengan tepat akan menambah efisiensi kerja para pegawai karena mereka dapat bekerja dengan lebih cepat, lebih sedikit membuat kesalahan, dan matanya tak lekas menjadi lelah. Suatu organisasi sebaiknya memperhatikan lingkungan fisik di dalam kantor. Kenyamanan dan keamanan dalam bekerja dapat menghemat pengeluaran dan tenaga, sebab pekerja menjadi lebih energik
27
dan sehat, yang secara tidak langsung mempengaruhi kognisi mereka untuk mengeluarkan gagasan-gagasan baru dan inovasi (Basuki, 2007).
Penelitian yang dilakukan oleh Chao, Schwartz dan Burge dalam (Sukoco,
2006), menunjukkan bahwa lingkungan yang tidak sehat dan nyaman akan
menurunkan tingkat produktivitas maupun moral karyawan. Hal tersebut dapat secara langsung mempengaruhi kinerja keuangan perusahaan, namun perubahan lingkungan tempat kerja yang akan dilakukan perlu dikaji secara komprehensip
agar tidak terlalu membebani keuangan perusahaan.
Musik juga memberikan efek menenangkan kelelahan mental dan fisik
serta mengurangi ketegangan. Kesuksesan penggunaan musik dipengaruhi dari tipe musik yang diputar. Jenis pekerjaan juga menentukan musik mana yang harus diputar. Bagi karyawan yang memerlukan konsentrasi tinggi sebaiknya mendengarkan musik yang lembut dan nyaman (Sukoco, 2006). Menurut Sedarmayanti (2005) bahwa suhu u a a yang ian ggap baik untuk beke ja i uang kanto be kisa
-
Selanjutnya, kelembaban udara
dalam sebuah ruangan juga berpengaruh bagi kenyamanan pegawai dan menurut Quible (2001), tingkat kelembaban udara antara 40-60% akan memaksimalkan kenyamanan bagi pegawai di ruang kantor. Menurut Frick (2007) terdapat faktorfaktor alam yang pasti mempengaruhi termal bagi manusia adalah suhu, kelembaban udara dan pergerakan udara. Tiga faktor alam ini biasanya telah tersedia sebagai
bagian dari
lingkungan
hidup
seseorang dan
sangat
mempengaruhi kenyamanan termal bagi dirinya Berdasarkan pendapat para ahli yaitu Maryati (2007), Basuki (2007), Sukoco (2006), Sedarmayanti (2005), dan Frick (2007) dapat disimpulkan bahwa kondisi kondisi lingkungan fisik yang diatur dengan baik sangat diperlukan demi kenyamanan karyawan dalam melakukan aktivitas bekerjanya didalam sebuah ruangan. Karyawan akan mampu melaksanakan kegiatannya dengan baik, sehingga dicapai suatu hasil yang optimal, apabila diantaranya ditunjang oleh suatu kondisi lingkungan yang sesuai. Suatu kondisi lingkungan dikatakan baik atau sesuai apabila manusia dapat melaksanakan kegiatannya secara optimal, sehat, aman, dan nyaman. Keadaan yang nyaman, aman, damai, segar, sejuk,
28
sehat, bersih dan tentram dalam lingkungan meliputi suhu, udara, warna, pencahayaan, musik dan bentuk bangunan yang ada dalam suatu ruangan
lingkungan kantor secara langsung ataupun tidak langsung akan mendukung kenyamanan dan kepuasan kerja yang meningkatkan kualitas kerja seseorang.
Pengaruh kondisi lingkungan fisik kantor terhadap kenyamanan kerja karyawan dapat dilihat pada gambar 2.5 di bawah ini:
Lingkungan Fisik Kantor
a. b. c. d. e.
Kenyamanan Kerja a. Tentram b. Sejuk c. Sehat d. Bersih e. Senang (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 2008) & (Maryati, 2007)
Cahaya Warna Udara Suara Musik
(Nuraida, 2008) (Moekijat, 2002)
&
Gambar 2.5 Pengaruh Lingkungan Fisik Kantor Terhadap Kenyamanan Kerja Karyawan Sumber: Data Olahan, 2012
29
