BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Automasi Perpustakaan 2.1.1 Pengertian Automasi Perpustakaan Automasi adalah pengendalian suatu kegiatan secara otomatis dengan memanfaatkat mesian. Pengertian automasi adalah sebuah proses pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan teknologi informasi (TI) yaitu komputer, maka beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat dan diefisienkan artinya proses pengolahan data menjadi lebih akurat dan cepat untuk ditelusur kembal (Saiful 2007, 6). Definisi lain menurut (Siregar 2004, 24) automasi perpustakaan adalah “suatu perpustakaan yang menggunakan sistem terautomasi untuk penggunaan sebahagian atau seluruh kegiatan rutinnya”. Dari pendapat yang mengemukakan definisi dan arti automasi secara umum di atas, maka automasi merupakan tehnik untuk proses suatu kegiatan atau sistem yang berjalan secara otomatis, mengendalikan secara otomatis untuk menggantikan organ manusia dengan memanfaatkan mesin (komputer). Sedangkan dalam konteks perpustakaan, automasi adalah cara untuk membuat sistem pengelolaan perpustakaan berjalan secara otomatis dengan menggunakan bantuan teknologi komputer. Sulistyo Basuki dalam bukunya periodesasi perpustakaan menyatakan bahwa: Automasi adalah salah satu aspek pemanfaatan teknologi informasi untuk kepentingan perpustakaan mulai dari pengadaan, pengatalogan hingga ke jasa pelayanan informasi bagi pembaca. Atau sering juga disebut dengan istilah komputerisasi perpustakaan (1995, 96). Menurut Lasa (2001, 8) automasi perpustakaan (library automation) merupakan proses atau hasil penciptaan mesin swatindak atau swakendali tanpa campur tangan manusia dalam proses tersebut. Sedangkan menurut Duval dan Main yang dikutip oleh Hasugian (2003, 1) automasi perpustakaan adalah “pemanfaatan komputer dan teknologi lain untuk pengadaan, serial kontrol, pangkalan data/manajemen katalog, sirkulasi, katalog online, laporan statistik dan penyebaran informasi”. Berdasarkan beberapa definisi di atas maka automasi perpustakaan tidak hanya sebatas pemanfaatan komputer dalam kegiatan administrasi perpustakaan atau pemanfaatan komputer untuk membangun database koleksi perpustakaan. Lebih dari itu
automasi perpustakaan mencakup pemanfaatan komputer dalam seluruh kegiatan kerumahtanggaan perpustakaan seperti pengadaan bahan pustaka, pengolahan, pelayanan dan penyusunan laporan.
2.1.2 Alasan Automasi Perpustakaan Setiap perpustakan mempunyai alasan-alasan tertentu untuk mengembangkan sistem kerumahtanggannya dari sistem manual menjadi suatu sistem berbasis komputer. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh Hermawan (2009, 6-7), ada dua kecendrungan yang kecenderungan yang harus dipertimbangkan di dalam kegiatan automasi perpustakaan, yang pertama: kecenderungan penggunaan komputer untuk kepentingan
pemakai;
kedua:
kecenderungan
penggunaan
komputer
untuk
melaksanakan pekerjaan rutinitas di perpustakaan. Walaupun alasan-alasan tersebut ada yang bersifat spesifik untuk perpustakaan tertentu, tapi biasanya terdapat beberapa alasan yang berlaku umum bagi semua perpustakaan. Berikut ini adalah alasan-alasan yang bersifat umum menurut Saiful (2007, 6): 1. Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan 2. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan 3. Meningkatkan citra perpustakaan 4. Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global Sedangkan faktor penggerak membuat automasi perpustakaan menurut Purwono (2008, 3) adalah: 1. 2. 3. 4.
Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan Kemampuan dari teknologi informasi Tuntutan layanan masyarakat serba klik
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa alasan yang menyebabkan automasi perpustakaan adalah untuk mengembangkan suatu sistem perpustakaan berbasis komputer, memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan dengan
mengefisiensikan
dan
memudahkan
pekerjaan
perpustakaan
untuk
meningkatkan citra perpustakaan serta pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global.
2.1.3 Fungsi dan Tujuan Automasi Perpustakaan Automasi perpustakaan diperlukan untuk meningkatkan mutu layanan kepada pengguna dan dapat meningkatkan kemampuan perpustakaan agar dapat mengikuti pertambahan koleksi, transaksi, dan resource sharing dengan perpustakaan lainnya. Fungsi automasi pada perpustakaan menurut Sukrino (2008, 5) : 1. Fungsi pengganti dari pekerjaan manual menjadi automasi 2. Fungsi pengaturan pekerjaan rutin secara otomatis, sehingga fungsi pengaturan manusia berkurang 3. Fungsi informasi, fungsi yang didasarkan pada komunikasi data jaringan kerja komputer dengan berbagai jenis bahasa 4. Fungsi komputasi didasarkan atas data 5. Fungsi koordinasi yaitu fungsi yang didasarkan pada sistem informasi manajemen, pengajaran berbantu komputer, pelaksanaan penelitian dan membuat model. Menurut Saiful (2007, 6) tujuan automasi perpustakaan adalah sebagai berikut: 1. Memudahkan integrasi kegiatan perpustakaan Pada perpustakaan yang masih menggunakan sistem manual, kegiatan perpustakaannya masih dilakukan secara terpisah-pisah belum terintegrasi. Misalnya antara kegiatan pengolahan bahan pustakan dengan kegiatan sirkulai peminjaman dan penelusuran tidak terintegrasi, sehingga stok bahan pustakan tidak bisa secara langsung terpantau pada bagian sirkulasi peminjaman dan untuk penulusuran bahan pustaka. Dengan adanya automasi perpustakaan maka ketiga kegiatan ini dapat terintegrasi sehingga stok bahan pustakan secara lasung dapat terpantau dan akan memudahkan pada kegiatan sirkulasi peminjaman maupun untuk kegiatan penelusuran bahan pustakan karena secara pasti pengguna perpustakaan mengetahui stock bahan pustaka dan di lemari mana bahan pustaka berada. Kalaupun bahan pustaka tersebut dipinjam maka pengguna perpsutakaan dengan cepat dapat mengetahui siapa yang sedang peminjam dan kapan bahan pustaka tersebut dikembalikan. 2. Memudahkan kerja sama dan pembentukan jaringan perpustakaan Dengan adanya automasi maka akan memudahkan kerjasama antar perpustakaan karena tersedianya alat komunikasi data yang sudah cukup cangggih yaitu jaringan internet. Dengan adanya internet maka antar perpustakan dapat melukan komunikasi setiap saat dan antar perpustakaan juga dapat melakukan pengiriman data dan tukarmenukar data dan informasi. Pada sistem manual tentunya hal ini akan sulit dilakukan. 3. Membantu menghindari duplikasi kegiatan di perpustakaan Pada sistem manual duplikasi kegiatan tak bisa dihindari karena semua kegiatan pendataan dilakukan sescara manual melalui pencatatan atau pengetikan. Sedang pada automasi perpustakaan semua kegiatan pendataan dilakukan secara komputerise sehingga terbangun suatu basis data atau pangkalan data. Dengan adanya basis data ini maka akan terhidari duplikasi kegiatan diperpustakaan. Misalnya pada kegiatan sirkulasi peminjaman, petugas tidak perlu lagi menulis nama anggota dan alamat anggota tapi cukup memasukan nomor id anggota
4.
5.
6.
7.
demikian juga untuk bahan pustaka yang dipinjam cukup dimasukan nomor id bahan pustaka maka deskripsi bahan pustaka dengan sendirinya akan tampil di layar komputer. Demikian untuk kegiatan-kegiatan lain, cukup dengan cukup memanfaatkan basis data yang tersedia. Menghindari dari pekerjaan yang bersifat mengulang dan membosankan Pada sistem manual, kegiatan yang paling rutin dilakukan dan yang membosankan adalah pembuatan label punggung bahan pustaka, pembuatan katalog bahan pustaka dan barcode bahan pustaka. Dengan automasi perpustakaan kegiatan ini akan mudah dilakukan oleh petugas perpustakan karena cukup memanfaatkan basis data dengan bantuan program atau software komputer maka pencetakan label punggung bahan pustaka , katalog bahan pustakan dan barcode bahan pustaka dengan mudah dapat dilakukan. Memperluas Jasa Perpustakaan Dengan adanya automasi perpustakaan maka jasa perpsutakaan dapat dilakukan dengan jangkauan yang lebih luas. Karena informasi bahan pustakaan dapat diakses tidak saja di tempat perpustakaan berada tapi juga diakses dari mana dan kapan saja tidak terbatas dengan ruang dan waktu. Hal dapat terjadi kerena ada jasa layan jaringan internet. Bahkan kualitas informasi juga dapat ditingkatkan misal informasi yang disediakan tidak saja berupa katalog bahan pustaka tapi juga bisa berupa abstrak bahkan kalau memungkin sampai pada fulltext. Memberikan Peluang untuk Memasarkan Jasa Perpustakaan Dengan automasi perpustakaan, petugas perpustakaan dapat secara aktif memasarkan jasa layanan perpustakaan kepada penggunakan perpustakaan. Hal ini dapat dilakukan karena tersedianya basis data bahan pustaka yang sudah berbentu soft file dan juga tersedianya teknologi informasi dan komunikasi yang canggih yang dapat memudahkan melakukan komunikasi data dan informasi. Meningkatkan Efisiensi Automasi perpustakaan memberikan dampak yang lebih baik bagi pengelola perpustakaan dan pengguna perpustakaan. Hal ini disebabkan kerena adanya efisiensi yang terjadi dalam otomasi perpsutakaan tersebut. Dengan adanya automasi perpustakaan maka efisiensi tenaga, waktu dan biaya akan terasa bagi pengelola perpustakaan, demikian juga bagi pengguna perpustakaan karena pengguna perpustakaan dapat mengakses data dan informasi bahan pustaka dari mana dan kapan pun. Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa automasi perpustakaan
bertujuan untuk meningkatkan mutu layanan terutama efesiensi dan efektifitas kerja perpustakaan. Dengan automasi, beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat dan diefisienkan. Selain itu proses pengolahan bahan pustaka akan menjadi lebih akurat dan cepat untuk di telusur kembali. Dengan demikian para pustakawan dapat menggunakan waktu lebihnya untuk mengurusi pengembangan perpustakaan karena beberapa pekerjaan yang bersifat berulang sudah diambil alih oleh komputer.
2.1.4 Manfaat Automasi Perpustakaan Menurut Saleh (1996, 21) manfaat yang dapat diperoleh apabila basis data diolah dengan komputer (automasi) perpustakaan antara lain sebagai berikut: 1. Satu kali data dimasukkan atau diketik ke komputer, maka untuk data yang sama akan dihasilkan berbagai keluaran antara lain: a) Dapat mencetak kartu katalog. b) Mencetak daftar tambahan buku. c) Dapat mencetak Bibliografi. d) Dapat mencetak buku induk jika diperlukan. e) Dapat mencetak label nomor panggil. f) Dapat mencetak kartu buku, dan lain-lain. 2. Penelusuran dapat dilakukan dari berbagai titik penelusuran (access points). Bukan saja berdasarkan nama pengarang judul buku atau subyek, sebagaimana biasanya pada sistem tradisional, melainkan dari seluruh kata dan melalui seluruh ruas serta sub ruas yang ada dalam basis data. 3. Penelusuran dapat dilakukan lebih cepat dibandingkan dengan cara tradisional. 4. Data, meskipun sudah dimasukkan ke komputer, masih dapat secara leluasa diubah-ubah (diperbaiki, ditambah atau dikurangi). 5. Seluruh jumlah data yang disimpan akan memakan ruang lebih sedikit dibandingkan dengan cara penyimpanan tradisional. 6. Data yang ada dapat saling dipertukarkan. 7. Kalau sudah paham penggunaannya akan terasa menyenangkan mencari informasi dengan komputer. Dengan adanya automasi perpustakaan maka beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat dan diefisienkan. Salain itu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan cepat untuk ditelusur kembali.
2.2 Cakupan Automasi Perpustakaan Untuk mengetahui pemanfaatan komputer di bidang perpustakaan dapat dilihat dari fase perkembangan automasi perpustakaan, Pembagian perkembangan fungsi automasi perpustakaan tersebut dapat dilihat dalam dua fase. Menurut Marguartd seperti dikutip oleh Siregar (1997, 11-12) menyebutkan “fase pertama, fungsi yang diautomasi antara lain adalah sistem sirkulasi, pengatalogan, dan pengadaan. Fase kedua adalah berbagai inovasi baru telah memperluas daya dan cakupan temu balik informasi.” Lebih lanjut Siregar (1997, 4-5) menyebutkan “kerumahtanggaan perpustakaan adalah suatu istilah yang digunakan untuk menggambarkan kegiatan rutin sehari-hari perpustakaan
ditujukan
untuk
mengontrol
koleksi
suatu
perpustakaan.
Kerumahtanggaan tersebut mencakup kegiatan pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi, pengawasan serial, dan katalog talian”.
2.2.1 Pengadaan Pengadaan bahan pustaka merupakan kegiatan yang berkaitan dengan pemerolehan bahan pustaka yang dilakukan baik melalui pembelian, pertukaran, maupun berupa hadiah. Pengadaan bahan pustaka merupakan ikon penting dalam penyelenggaraan perpustakaan. Pengolahan bahan pustaka menjadi cermin baik tidaknya suatu perpustakaan. Perpustakaan yang baik harus didukung oleh jumlah koleksi yang memadai baik dari segi keragaman judul maupun jumblah eksemplar. Fungsi utama dari sistem pengadaan terautomasi terdiri dari pemilihan bahan pustaka baru. Menurut Siregar (1997, 5-9) subsistem pengadaan yang terautomasi mencakup fungsi-fungsi sebagai berikut: 1. Pemilihan bahan pustaka baru yang akan dibeli atau dipesan biasanya dilakukan oleh pustakawan dan pengguna perpustakaan. Pemilihan dapat dilakukan dengan menggunakan sumber informasi yang tersedia seperti catalog penjual buku. 2. Pengecekan bibliografi, kartu-kartu pilihan diinventaris dengan cara mencocokan isi kartu dengan file catalog, file pesanan dan file desiderata 3. Penerimaan dan pengujian tuntutan, bahan-bahan pustaka baru dan faktur biasanaya diterima bersamaan. 4. Melakukan verifikasi terhadap faktur dengan cara mencocokkannya dengan daftar pesanan. 5. Pengajuan tuntutan akan diproses dan dikirimkan kepada pemasok (supplier) bahan pustaka dalam kasus dimana terdapat bahan-bahan pustaka yang diterima tidak sesuai dengan pemesanan. Subsistem pengadaan mencakup fungsi-fungsi sebagai berikut: 1. Sistem dapat mendukung proses pemilihan bahan pustaka yang akan dipesan. Untuk itu, suatu dile desiderata tersedia 2. Sistem dapat memroses pesanan berikut: a Pengentrian data dengan layar terformat b Temu-blik sebelum pemesanan dan pengubahan cantuman desiderata menjadi cantuman pesanan c Fasilitas untuk melengkapi cantuman bibliografi d Sistem dapat membuat tanggal dan nomor pesanan e Menampilakan total harga untuk pesanan lebih dari satu eksemplar f Mencetak daftar pesanan berdasarkan penerbitan 3. Sistem dapat memproses penerimaan bahan baru seperti berikut: a Temu balik cantuman menggunakan beberapa kata kunci, termasuk nomor pesanan atau menurut kelompok penerbit
b Cara perekaman tanda terima dengan hanya menekan beberapa tombol dan dapat langsung mengubah status cantuman bahan pustaka yang baru diterima c Sistem dapat membuat tanggal penerimaan d Cara meremajakan cantuman dan e Peremajaan langsung informasi dana yang tersedia 4. Sistem dapat mencetak daftar bahan pustaka yang akan diajukan tuntutan (claims) dan sekaligus dengan surat pengantar. 5. Sistem dapat menjawab pertanyaan yang berrkaitan dengan file pesanan, desiderata dan bahan pustaka yang baru diterima melalui pengarang, nomor pesanan, dsb. 6. Sistem dapat menampilkan laporan dan statistik tentang pesanan 2.2.2 Pengatalogan Katalog perpustakaan adalah deskripsi pustaka milik suatu perpustakaan yang disusun secara sistematis (sistematis abjad, nomor klasifikasi) sehingga dapat digunakan untuk mencari dan menemukan lokasi pustaka dengan mudah. Selain itu alat bantu penelusuran koleksi, katalog dapat juga digunakan untuk mengetahui kekayaan koleksi suatu perpustakaan sebab kartu katalog mewakili buku-buku yang ada di rak yang dimiliki oleh suatu perpustakaan. Katalog perpustakaan elektronik adalah jantung dari sebuah sistem perpustakaan yang terautomasi. Sub sistem lain seperti OPAC dan sirkulasi berinteraksi dengannya dalam menyediakan layanan automasi. Sebuah sistem katalog yang dirancang dengan baik merupakan faktor kunci keberhasilan penerapan automasi perpustakaan. Sistem pengatalogan berbasis computer merupakan semua aktifitas yang dilakukan dalam mempersiapkan cantuman bibliografi. Untuk catalog dengan menggunakan komputer sistem ini menghasilkan suatu pangkalan data (database) catalog yang dapat diakses secara online. Dengan kata lain, catalog online merupakan suatu bentuk penelusuran terhadap koleksi yang tersedia melalui terminal computer, disebut juga OPAC (Online Public acces Catalog) Siregar (1996, 2-3). Dari pendapat di atas dapat diketahui bahwa kegiatan pengatalogan merupakan rangkaian pekerjaan untuk mempersiapkan bahan pustka agar mudah ditemukembalikan dan diketahui informasi yang terdapat di dalamnya berdasarkan judul, pengarang, subjek, penerbit, tahun terbit dan nomor panggilnya. Katalog perpustakaan elektronik adalah jantung dari sebuah system perpustakaan yang terautomasi. Sub sistem lain seperti OPAC dan sirkulasi berinteraksi dengannya dalam menyediakan layanan automasi.
Sebuah system katalog yang dirancang dengan baik merupakan factor kunci keberhasilan penerapan automasi perpustakaan. Sistem pengatalogan mencakup fungsifungsi sebagai berikut: 1. Sistem menyediakan fasilitas pengentrian data seperti berikut: a Pengentrian cantuman menggunakan layar terformat b Cantuman memiliki ruas-ruas yang sama dengan catalog c Pengecekan duplikasi dan fasilitas untuk penambahan jumlah eksemplar d Fasilitas untuk mentransfer dan mengubah (upgrade) cantuman bahan pustaka yang baru diterima e Fasilitas untuk pengeditan dan mengubah cantuman dengan sedikit pengetikan, dan f Fasilitas untuk berbagai jenis bahan pustaka 2. Sistem dapat menerima cantuman dari file perantara (downloading) 3. Sistem dapat menyediakan fasilitas akses langsung on-line: seperti berikut: a Menu driven dan command driven b Fasilitas temu balik menggunakan kata kunci dan ungkapan c Penampilan katalog dengan bentuk yang sama seperti kartu catalog 4. Sistem dapat mencetak: a Kartu-kartu katalog b Label punggung bahan pustaka, dan c Bibliografi dan daftar koleksi tajuk subjek
2.2.3 Pengawasan Sirkulasi Pengawasan sirkulasi adalah semua kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Kegiatan ini berhubungan dengan pengontrolan peredaran koleksi perpustakaan. Menurut Siregar (1997, 33-34) sistem pengawasan sirkulasi mencakup fungsi-fungsi seperti berikut : 1. Sistem dapat menyediakan fasilitas parameter untuk: a Jenis bahan pustaka yang berbeda b. Kategori peminjam yang berbeda b Kalender (untuk hari libur, jam buika dan tutup) c Batas waktu reservasi berlaku 2. Sistem dapat menyediakan fasilitas sistem peminjaman seperti berikut: a Pengentrian nomor anggota dan bahan pustaka melalui papan tombol atau barcode reader b Sistem dapat memerangkap (traps) jumlah pinjaman dan bahan pustaka yang terlambat c Menampilkan tanggal kembali di layar d Dapat mengubah tanggal kembali dan e Peremajaan langsung cantuman peminjam dan bahan pustaka 3. Sistem dapat memproses pengembalian seperti berikut: a Nomor bahan pustaka dientri melalui papan tombola tau barcode reader b Pengecekan bahan pustaka yang terlambat dan perhitungan jumlah denda dengan memberikan kesempatan pembayaran sebahagian.
4. Sistem dapat memproses perpanjangan seperti berikut: a Pengentrian nomor bahan pustaka melalui papan tombol atau barcode reader b Peminjaman dan bahan pustaka dicek dengan cara yang sama seperti proses peminjaman. 5. Sistem dapat memproses denda seperti berikut: a Perhitungan jumlah denda berdasarkan kategori peminjaman dan bahan pustaka b Perhitungan denda dengan basis hari dan jam dengan memperhitungkan jumlah hari libur c Pembayaran denda sebagian atau penuh melalui fingsi pengembalian atau dengan akses langsung pada denda. d Jumlah denda maksimum berdasarkan kategori peminjaman dan bahan pustaka. 6. Sistem dapat memproses reservasi/pemesanan a Mengidentifikasi bahan pustaka yang diminta melalui semua kata kunci temu balik biasanya atau mentransfer melalui fungsi temu-balik b Mengidentifikasi peminjam melalui nama atau nomor anggota c Dapat membuat status reservasi pada semua eksemplar atau hanya eksemplar tertentu saja dengan pembatalan otomatis pada eksemplar lain jika salah satu reservasi telah terpenuhi d Pemeliharaan antrian pemesanan jika dipesan oleh lebih dari satu orang e Pembatalan reservasi 7. Sistem dapat memproses peminjaman untuk kategori koleksi pinjam singkat yang biasanya berlaku untuk satu malam 8. Sistem dapat memelihara file anggota seperti berikut: a Pengentrian dan pengubahan langsung cantuman anggota b Cantuman anggota terdiri dari : nama, alamat, profesi dan kategori anggota c Mengakses file anggota melalaui nama atau nomor anggota 9. Sistem dapat menjawab permintaan/pertanyaan sebagai berikut: a Pengaksesan cantuman anggota melalui nama atau nomor anggota untuk melihat rincian bahan pustaka yang sedang dipinjam, diperpanjang, yang terlambat, denda, dan reservasi yang bersangkutan b Pengaksesan cantuman bahan pustaka melalui semua kata kunci temubalik biasa untuk mengetahui rincian setiap eksemplar, status pinjaman jika sedang dipinjam, rincian pinjaman, termasuk peminjam dan rincian reservasi bahan pustaka 10. Sistem harus mampu untuk membuat peringatan untuk keterlambatan dan penagihan 11. Sistem harus mampu untuk menghasilkan laporan dan statistik sebagai berikut: a Pembuatan laporan dan statistik harian dan bulanan yang berkaitan dengan transaksi sirkulasi, termasuk: peminjaman, pengembalian, perpanjangan dan b Laporan yang berkaitan dengan denda, reservasi, keterlambatan, dsb
2.2.4 Pengawasan Serial Untuk mengetahui keberadaan kegiatan yang terjadi pada suatu lingkup kegiatan/organisasi perlu ada pengawasan yang baik, sehingga dapat meningkatkan efektifitas kerja. Pengawasan serial adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan pesanan, penerimaan dokumen, akses terhadap koleksi, pengarahan (routing), pengajuan tuntutan (claim), peminjaman dan penjilidan, terbitan berkala atau serial Hasugian (2009, 8). Fungsi dasar sub-sistem pengawasa
serial terautomasi adalah untuk
mempermudah pengecekan berkala apa yang di pesan dan nomor apa saja yang sudah diterima, sehingga hasil yang diterima akurat.
2.2.5 Informasi Manajemen Sistem perpustakaan berbasis computer dapat dengan mudah menghasilkan berbagai jenis statistik seperti jumlah buku yang dipinjamkan kepada pengguna, jumlah pengunjung perpustakaan dalam periode tertentu dan biaya rata-rata sebuah buku merupakan contoh dari pelayanan yang semakin baik bagi staf maupun para pengguna perpustakaan. Dengan informasi seperti itu pengambilan keputusan manajemen dapat dilakukan secara lebih efisien dan efektif. Berdasarkan pendapat di atas, seluruh kegiatan tersebutlah yang hendak diautomasikan. Kegiatan yang sebelumnya dikerjakan secara manual dan membutuhkan waktu yang lama, dengan automasi akan dikerjakan secara cepat dan tepat dengan menggunakan komputer.
2.3 Implementasi Sistem Automasi Perpustakaan Sistem informasi didefinisikan Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis dalam buku Jogiyanto HM (1999, 11) adalah “suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.” Sedangkan menurut O’Brien dalam bukunya pengantar sistem informasi (2005, 5) sistem informasi adalah “suatu kombinasi teratur apapun dari people (orang), hardware (perangkat keras), software (piranti lunak), computer networks and data communications
(jaringan komunikasi), dan database (basis data) yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi di dalam suatu bentuk organisasi”. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 2.1 tentang komponen sistem informasi.
Gambar 2.1 Komponen Sistem Informasi Sumber: James O’Brien dalam Buku Pengantar Sistem Informasi Ed.12 Pada Gambar 2.1 di atas dapat dijelaskan: 1. Sumber Daya Manusia Semua pihak yang bertanggung jawab dalam hal penyokong atau sponsor sistem informasi (system owner), pengguna sistem (system users), perancang sistem (system designer) dan pengembang sistem informasi (sistem development). 2. Sumber Daya Software Perangkat lunak Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama : 1. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer. 2. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan. 3. Aplikasi pernagkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi. 3. Sumber Daya Hardware Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran. Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.
4. Sumber Daya Data Merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. 5. Sumber Daya Jaringan Sistem penghubung yang memungkinkan suatu sumber dipakai secara bersama-sama, baik pada waktu dan tempat bersamaan ataupun berbeda Dari gambar diatas juga dapat dijelaskan aktivitas pemrosesan informasi dasar (atau pemrosesan data) yang terjadi dalam sistem informasi sebagai berikut: 1. Input Sumber Daya Data Data mengenai transaksi bisnis dan kegiatan lainnya harus ditangkap dan disiapkan untuk pemrosesan untuk aktivitas input. Input biasanya berbentuk aktivitas entri data seperti pencatatan dan pengeditan. Para pemakai akhir biasanya memasukan data secara langsung ke dalam sistem komputer, atau mencatat data mengenai transaksi dari beberapa jenis media fisik seperti formulir kertas. Hal ini biasanya meliputi berbagai aktivitas edit untuk memastikan bahwa mereka telah mencatat data dengan benar. Begitu dimasukkan, data bisa dipindahkan ke dalam media yang dapat dibaca mesin, seperti magnetic disk hingga dibutuhkan untuk pemrosesan. 2. Pemrosesan Data Menjadi Informasi Data biasanya tergantung pada aktivitas pemrosesan seperti perhitungan, perbandingan, pemilahan, pengklasifikasian, dan pengikhtisaran. Aktivitasaktivitas ini mengatur, menganalisis, dan memanipulasi data, hingga mengubahanya ke dalam informasi bagi para pemakai akhir. Kualitas data apapun yang disimpan dalam sistem informasi juga harus dipelihara melalui proses terus-menerus dari aktivitas perbaikan dan pembaruan. 3. Output Produk Informasi Informasi dalam berbagai bentuk dikirim ke pemakai akhir dan disediakan untuk mereka dalam aktivitas output. Tujuan dari sistem informasi adalah untuk menghasilkan produk informasi yang tepat bagi para pemakai akhir. Produk informasi umum meliputi pesan, lapora, formulir, dan gambar grafis yang dapat disediakan melalui tampilan video, respons audio, produk kertas, dan multimedia. 4. Penyimpanan Sumber Daya Data Penyimpanan adalah komponen dasar sistem informasi. Penyimpanan adalah aktivitas sistem informasi tempat data dan informasi disimpan secara teratur untuk digunakan kemudian 5. Pengendalian Kinerja Sistem Aktivitas sistem informasi yang penting adalah pengendalian kinerja sistem. Sistem informasi harus menghasilkan umpan balik mengenai aktivitas input, pemrosesan, output, dan penyimpanan. Umpan balik ini harus diawasi dan dievaluasi untuk menetapakan apakah sistem dapat memenuhi standar
kinerja yang telah ditetapkan. Kemudian, aktivitas sistem yang tepat harus disesuaikan agar produk informasi yang tepat dihasilkan bagi para pemakai akhir. Dari beberapa definisi di atas dapat diartikan bahwa sistem informasi adalah sistem di dalam suatu organisasi yang digunakan dalam pengolahan transaksi harian, yang menggabungkan suatu
kombinasi teratur dari orang, perangkat keras, piranti
lunak, jaringan komputer and komunikasi, serta basis data yang bertujuan mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi. Loudon (2005), menyatakan bahwa tujuan dari sistem informasi adalah “mengumpulkan, menyimpan dan menyebarkan informasi dari lingkungan organisasi dan operasi internal untuk mendukung fungsi-fungsi organisasi dan pengambilan keputusan, komunikasi, koordinasi, kendali, analisis dan visualisasi”. Sistem informasi mentransformasi basis-basis data menjadi informasi yang berarti dan berguna melalui tiga aktifitas dasar: masukan, proses dan keluaran. Sistem informasi dalam perpustakaan digital adalah ba gian dari serangkaian aktifitas penambah nilai dalam mengambil, mentransformasi dan menyebarkan informasi yang dapat digunakan para pengambil kebijakan di perpustakaan untuk menjalankan tugas yang diembannya demikian pula dapat memperluas kinerja organisasi perpustakaan dan akhirnya dapat meningkatkan orientasi perpustakaan menjadi profit oriented yang lebih mengutamakan kepuasan pengguna. Menurut Sutedjo (2006:144) tahapan pembangunan sistem dibagi menjadi: Fase Perencanaan Sistem Perencanaan pengembangan Sistem Informasi bertujuan untuk mengidentifikasi dan memprioritaskan Sistem Informasi apa saja yang akan dikembangkan, sasaran-sasaran yang ingin dicapai, jangka waktu pelaksanaan serta mempertimbangkan dana yang tersedia dan siapa yang akan melaksanakan. Beberapa studi kelayakan yang menjadi pertimbangan dalam fase perencanaan, yaitu : a. Kelayakan Operasional Menyangkut apakah secara operasional system yang baru dapat dilaksanakan dengan sumber daya manusia yang tersedia dan metode training yang ditawarkan, pelayanan purna jual atau pemeliharaan serta efisiensi dan efektivitas sistem baru. b. Kelayakan Teknis Menyangkut apakah hardware/software yang akan dikembangkan tersedia, jadwal pelaksanaan serta system keamanan data.
c. Kelayakan Ekonomis Menyangkut biaya untuk membuat dan menjalankan system baru serta keuntungan yang akan diperoleh dari sistem tersebut. Fase Pembentukan Sistem a. Menyangkut biaya untuk membuat dan menjalankan system baru serta keuntungan yang akan diperoleh dari sistem tersebut. b. Membangun Sistem Informasi Manajemen berbasis komputer yang akan mengolah database perusahaan, menghasilkan laporan-laporan serta mendistribusikannya kepada pihak-pihak pengambil keputusan di dalam perusahaan dengan tepat waktu dan akurat. Sistem Informasi Manajemen ini akan menyehatkan aliran informasi di dalam perusahaan, karena semua lini manajemen dapat memperoleh aliran informasi secara langsung dan otomatis. c. Membangun Sistem Pendukung Keputusan (SPK) untuk mengolah database yang ada. Hal ini dimaksudkan untuk membantu para pimpinan dalam menemukan alternatif-alternatif keputusan manajerial. Mereka dapat melakukan berbagai simulasi variable-variabel yang berpengaruh sehingga keputusankeputusan manajerial yang diambil oleh pihak-pihak yang berwenang semakin berkualitas. Fase Pembangunan Sistem a. Investigasi Sistem Manfaat dari sistem ini adalah untuk menentukan masalah ataupun kebutuhan yang timbul. Hal ini membutuhkan pengembangan sistem yang menyeluruh ataukah ada usaha lain yang dapat dilakukan untuk memecahkannya. b. Analisis Sistem Tahap analisis bertitik tolak pada kegiatan-kegiatan dan tugas-tugas dimana sistem yang berjalan dipelajari lebih mendalam untuk menjadi landasan bagi sistem yang baru akan dibangun. Salah satu tujuan penting dari tahap ini adalah untuk mendefinisikan sistem berjalan. c. Desain Sistem Tahap ini sebagian besar kegiatannya berorientasi pada komputer. Spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak yang telah disusun pada tahap sebelumnya ditinjau kembali dan disempurnakan. Rencana pembuatan program dilaksanakan untuk kemudian diuji coba. Tujuan desain sistem: 1) Untuk memenuhi kepada pemakai sistem. 2) Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli–ahli teknik lainnya yang terlibat. d. Implementasi Sistem Tujuan dari tahap implementasi ini adalah untuk menyelesaikan desain sistem yang telah disetujui, menguji serta mendokumentasikan program-program dan prosedur system yang diperlukan, memastikan bahwa personil yang terlibat dapat mengoperasikan sistem yang baru dan memastikan bahwa konversi sistem lama ke sistem baru dapat berjalan dengan baik dan benar. e. Pemeliharaan Sistem Proses pemeliharaan sistem ini adalah untuk melakukan evaluasi sistem secara cepat dan efisien, menyempurnakan proses pemeliharaan sistem dan
meminimalkan gangguan control dan gangguan operasional yang disebabkan oleh proses pemeliharaan sistem. 2.3.1 Metode Pemilihan Sistem Automasi Perpustakaan Sebelum menentukan sistem informasi yang akan digunakan oleh perpustakaan maka pustakawan perlu melakukan studi terlebih dahulu terutama yang berkaitan dengan seberapa jauh perangkat lunak yang akan digunakan tersebut dapat mengakomodasi kebutuhan-kebutuhan perpustakaannya. Pemilihan sistem adalah suatu faktor yang paling dipertimbangkan dalam usaha mengembangkan teknologi informasi pada perpustakaan. Faktor tersebut dapat ditinjau dari aspek metode pemilihannya, pemilihan perangkat lunak (software) maupun perangkat keras (hardware). Metode adalah cara untuk mencapai suatu tujuan. Automasi perpustakaan pada hakekatnya untuk meningkatkan kualitas perpustakaan kepada pengguna. Untuk mencapai tujuan itu perpustakaan dapat melakukan berbagai cara atau metode dalam pemilihan
sistem yang
sesuai.
Berdasarkan
cara pengembangannya,
Corbin
sebagaimana dikutip oleh Bustan (2001, 55) membagi metode penerapan automasi perpustakaan atas 4 (empat) yaitu: 1. Membeli Sistem Turnkey Sistem Turnkey adalah sistem komputer yang telah dirancang, diprogram, diuji, dan kemudian dijual oleh perusahaan kepada perpustakaan dalam siap dipasang dan dioperasikan. 2. Mengembangkan Sistem Melalui Jaringan (Network System). Perpustakaan juga dapat mengembangkan sistem dengan cara mengadaptasikan sistem melalui kerjasama jaringan. 3. Mengadaptasikan Sistem dari Perpustakaan Lain. Cara lain yang dapat digunakan perpustakaan dalam mengembangkan automasi perpustakaan adalah menduplikasi atau mengadaptasi sistem dari perpustakaan lain. 4. Mengembangkan Sistem Lokal Perpustakaan dapat juga mengembangkan sistem lokal atau in-house development sistem. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa setiap metode sistem automasi perpustakaan memiliki beberapa keuntungan dan kelemahan. Jadi, metode apapun yang akan digunakan maka pihak perpustakaan haruslah mempertimbangkannya terlebih dahulu dan harus disesuaikan dengan kondisi perpustakaannya.
2.3.2 Unsur-Unsur Automasi Perpustakaan Perkembangan teknologi informasi memberikan dampak dalam pengelolaan perpustakaan. Perpustakaan sebagai pengelola informasi dan pengetahuan banyak
memanfaatkan komputer untuk berbagai keperluan. Dalam menjalankan suatu automasi perpustakaan terdapat beberapa unsur-unsur automasi perpustakaan yang saling mendukung dan terkait antara satu dengan yang lainnya Ajie (2009, 36 ) yaitu terdiri dari: a) Pengguna (user) Pengguna (user) merupakan unsur utama yang sangat berpengaruh dalam sistem automasi perpustakaan. Dalam membangun dan mengembangkan sistem automasi perpustakaan alangkah baiknya didiskusikan terlebih dahulu dengan staf perpustakaan, pustakawan serta para pemustaka atau pengguna perpustakaan. Automasi perpustakaan dibangun dan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan para penggunanya, sehingga automasi yang akan dibuat akan membantu para pengguna. b) Perangkat keras (hardware) Sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat diperlukan program untuk menjalankannya. Fungsi perangkat keras adalah untuk menumpulkan data dan mengkonversinya ke dalam suatu bentuk yang dapat diproses oleh komputer. Perangkat keras dalam Automasi perpustakaan diantaranya komputer, scanner, digital camera, dan CD writer. Pengadaan perangkat keras ini perlu disesuaikan dengan software yang akan digunakan. c) Perangkat lunak (software) Perangkat lunak merupakan unsur penting dalam sistem automasi. Perangkat lunak sering diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan baik multi-tasking maupun multiuser. Perangkat lunak (software) untuk sistem automasi perpustakaan adalah seperti CDS/ISIS dari UNESCO yang dapat diperoleh secara gratis melalui internet. d) Data Data merupakan bahan baku informasi. Data dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol-simbol khusus. Dalam perpustakaan data ini dapat berupa identitas sebuah buku atau bibliografi dan lain sebagainya. e) Network / Jaringan Jaringan komputer telah menjadi bagian dari automasi perpustakaan karena perkembangannya yang terjadi di dalam automasi perpustakaan sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumberdaya melalui teknologi. Tujuan utama adalah melakukan pertukaran data. Jaringan komputer adalah hubungan dua simpul (umumnya berupa komputer) atau lebih untuk melakukan pertukaran data Hermawan (2009, 6-7). Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengguna (users), perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), jaringan (network) dan data merupakan komponen-komponen atau syarat yang saling mendukung antara yang satu dengan yang lainnya sehingga terbentuk sebuah sistem automasi perpustakaan.
2.3.3 Kendala dalam Automasi Perpustakaan Automasi perpustakaan mempunyai peran penting dalam menerapkan pelayanan yang lebih dalam perpustakaan. Menurut Harmawan (2009, 6-7) dalam tulisannya yang berjudul Sistem Automasi Perpustakaan kendala dalam automasi perpustakaan antara lain sebagai berikut: 1) Kesalah pahaman tentang automasi Perpustakaan Setidaknya ada 2 hal yang menyebabkan kesalahpahaman tentang automasi perpustakaan yaitu : a) Ketakutan kehilangan pekerjaan Dalam automasi perpustakaan, ketakutan kehilangan pekerjaan bagi pustakawaan sebenarnya tidak perlu terjadi karena tidak semua pekerjaan dapat diambil oleh komputer. Pada bidang-bidang tertentu masih tetap diperlukan campur tanggan manusia misalnya klasifikasi, layanan referensi dan majalah secara standar dan pekerjan-pekerjaan lain yang dapat menumbuh kembangkan perpustakaan menjadi lebih baik. Oleh karenanya ketakutan kehilangan pekerjaan bagi pustakawan tidak perlu terjadi. b) Biaya Automasi Perpustakaan Sebagian orang beranggapan bahwa otomasi perpustakaan memerlukan biaya yang besar. Berbicara biaya sangat relatif karena bila dibandingan dengan output atau hasil dari automasi perpustakaan jelas anggap ini adalah salah. Hal ini dapat dibandingkan bila pekerjaan perpustakaan dikerjakan secara manual jelas terkesan sangat tidak efektif dan efisien, namun bila dikerjakan secara otomasi akan terlihat sekali tingkat efisiennya dari segi tenaga dan waktu dan biaya. 2) Kurangnya Staf Terlatih Memang tidak dapat dipungkiri bahwa masih banyak pustakawan yang belum mempunyai pemahaman yang baik dalam bidang teknologi informasi dan komunikas(TIK). Ini menjadi tantang tersendiri bagi pustakawan, dan kalau mau pustakawan dapat mempelajari bidang teknologi informasi dan komunikasi(TIK) sendiri tanpa harus ditakuti karena ilmu teknologi dan komunikasi merupakan ilmu terapan(applied science). Ilmu terapan adalah ilmu yang dapat dipelajari dengan menerapkan sistem bisa karena biasa. Misalnya banyak orang-orang yang tidak memiliki pendidikan dibidang TIK tapi mereka ahli dalam bidang tersebut. 3) Kurangnya Dukungan dari Pimpinan Masih banyak pimpinan yang belum memiliki perhatian terhadap perpustakaan, walaupun perpustakaan sudah dijadikan sebagai jargon misalnya ”Perpustakaan Merupakan Jatungnya Perguruan Tinggi”. Jargon ini baru sebatas lib service saja. Belum menjadi keputusan yang dapat mendukung kemajuan perpustakaan. Karena masih banyak kebijakan pimpinan yang belum pihak kepada kemajuan perpustakaan apalagi untuk bidang automasi. Ini mejadi kendala serius bagi pengelola perpustakaan.
4) Input Data Bila kendala yang lain dapat diatasi kendala berikutnya adalah input data. Input data merupakan kendala yang serius bila jumlah datanya cukup banyak. Hal ini dapat menyebabkan ketidak berhasilan dalam automasi. Untuk mengatasinya adalah dengan memasukan biaya input data dalam biaya proyek automasi perpustakaan. Bila tidak maka yang terjadi adalah tersendatnya ketersediaan data, yang pada akhirnya akan sia-sia pekerjaan automasi perpustakaan. Sedangkan menurut Supriyanto (2008, 11)
kendala dalam
menerapkan
automasi perpustakaan antara lain sebagai berikut: 1. Kurangnya pengetahuan pustakawan akan komputer dan aplikasinya, banyak kalangan pustakawan yang masih gagap teknologi (Gaptek) khususnya pemahaman tentang Automasi dan Teknlogi Informasi. 2. Kurangnya SDM yang menguasai komputer sekaligus menguasai masalah perpustakaan 3. Belum adanya format baku sehingga masing-masing perpustakaan menggunakan format berlainan. Hal ini yang mengakibatkan perpustakaan membuat data sesuai dengan keinginan masing-masing. 4. Belum adanya peraturan pengkatalogan yang berstandar nasional yang diterima oleh semua pihak. Automasi perpustakaan khususnya automasi katalog, bertujuan antara lain memudahkan pertukaran data antarperpustakan. Pertukaran data ini memerlukan keseragaman peraturan pengkatalogan. Namun praktik pengkatalogan di Indonesia belumlah seragam (khususnya untuk penentuan tajuk entri utama nama pengarang) 5. Keterbatasan dana untuk pengadaan software. Lazimnya perpustakaan menyediakan dana khusus untuk software seperti halnya dana yangdisediakan untuk perangkat kerasnya (membeli komputer, ATK, bahan habis pakai dll.) akibatnya perpustakaan membeli software di pasaran yangbelum tentu cocok untuk aplikasi yang dibutuhkan. 6. Kurangnya jaringan dan kerjasama antar perpustakan. Dari pendapat di atas tampak jelas bahwa walaupun automasi perpustakaan mempunyai peran besar dalam memberikan pelayanan yang lebih baik dalam suatu perpustakaan proses penerapan automasi perpustakaan tersebut masih memiliki kendala baik dari segi sumber daya manusianya maupun program yang digunakan.
