7
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi dan Akuntansi Kas 1. Sistem Informasi Akuntansi Akuntansi memegang peranan penting di dalam tiap perusahaan dan begitu juga keputusan dapat diambil oleh para individu, perusahaan, pemerintah dan kesatuan-kesatuan lain merupakan hal yang sangat mendasar atau penting bagi distribusi dan penggunaan sumber daya secara efisien. Untuk mengambil keputusan yang tepat, kelompok-kelompok tersebut harus mempunyai informasi yang diperoleh dari suatu sistem informasi akuntansi. Sebelum menguraikan sistem informasi akuntansi lebih jauh, ada baiknya penulis menyajikan pengertian dari sistem, informasi, dan akuntansi. Menurut James A.Hall, “ Sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau sub-sub sistem yang saling bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose)”. ( Hall, 2001 :5 ) Dengan kata lain, sistem adalah suatu konsep dari sub-sub sistem yang saling berkaitan yang bertujuan untuk mencapai suatu tujuan tertentu.Informasi adalah data yang sudah diolah sehingga berguna untuk mengambil keputusan. Informasi yang tepat sangat berperan penting bagi perusahaan terutama untuk mengambil keputusan-keputusan ekonomi.
8
Menurut Hall ( 2001 :17), “ Suatu informasi dikatakan berguna apabila telah bersifat relevan, tepat waktu, akurat, lengkap, dan merupakan rangkuman “ Sifat-sifat tersebut dapat diuraikan sebagai berikut: a.
Relevan Ini berarti informasi tersebut harus dapat melayani suatu tujuan sehingga
dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan. Dengan kata lain, informasi yang relevan harus mampu memberikan arti bagi para pembuat keputusan sehingga informasi tersebut dapat mengurangi ketidakpastian dan dapat meningkatkan nilai dari suatu keputusan. b.
Tepat waktu Artinya informasi yang disajikan harus tersedia tepat pada saat dibutuhkan.
Tidak terlambat dan tidak perlu terlalu cepat. Dengan demikian, informasi tersebut cukup layak untuk dilibatkan sebagai bahan pertimbangan dalam proses pengambilan keputusan. c.
Akurat Informasi disajikan harus mencakup semua data-data yang relevan, dimana
tidak boleh ada komponen informasi penting bagi para pengambil keputusan atau pelaksana tugas yang hilang. d.
Lengkap Artinya, informasi disajikan harus mencakup semua data-data yang relevan,
dimana tidak boleh ada komponen informasi bersifat penting bagi para pengambil keputusan atau pelaksana tugas yang hilang
9
e. Merupakan rangkuman Informasi harus sesuai agar dapat memenuhi kebutuhan para pemakainya. Lower manager cenderung membutuhkan informasi lebih rinci daripada manajermanajer yang ada di atasnya. Maka informasi yang disalurkan kepada manajer atasan adalah informasi yang telah dirangkumkan, tidak terlalu rinci namun mencakup area lebih luas. Berdasarkan pengertian di atas, maka sistem informasi dapat diartikan sebagai kumpulan dari beberapa informasi atau sub sistem informasi yang saling berkaitan juga berperan penting dalam proses pengambilan keputusan untuk mencapai suatu tertentu. Menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam Standar Profesional Akuntan Publik (2001 : 319. 29) Sistem Informasi mencakup metode dan catatan yang digunakan untuk: a.
Mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi yang sah.
b.
Menjelaskan pada saat yang tepat transaksi secara cukup rinci untuk memungkinkan penggolongan semestinya transaksi untuk pelaporan keuangan.
c.
Mengukur nilai transaksi dengan cara sedemikian rupa sehingga memungkinkan pencatatan nilai moneter semestinya dalam laporan keuangan.
d.
Menentukan periode waktu terjadinya transaksi untuk memungkinkan pencatatan transaksi dalam periode akuntansi semestinya.
10
e.
Menyajikan transaksi semestinya dan pengungkapan yang berkaitan dalam laporan keuangan.
Mengenai pengertian akuntansi, menurut Skousen (2001 : 6 ) “Akuntansi adalah suatu aktivitas pelayanan yang funsinya adalah memberikan informasi kuantitatif, pada dasarnya bersifat keuangan, mengenai entitas ekonomi yang dimaksudkan agar bermanfaat di dalam pembuatan keputusan ekonomi-dalam membuat pilihan beralasan di antara jalanya tindakan alternatif.” Dengan demikian informasi akuntansi dapat diartikan sebagai informasi keuangan mengenai entitas-entitas ekonomi yang digunakan dalam proses pengambilan keputusan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Informasi akuntansi memegang peranan
sangat penting di dalam tiap
perusahaan. Dalam proses perencanaan, informasi akuntansi berfungsi sebagai penyedia data historis sebagai dasar untuk penyusunan anggaran dan perencanaan selanjutnya. dan di dalam fungsi pengawasan, peranan akuntansi juga tidak kalah pentingnya, yaitu sebagai alat pembanding antara rencana dengan realisasinya untuk mengetahui penyimpangan yang terjadi sehingga manajemen dapat dengan segera mengambil tindakan korektif yang dibutuhkan. Dengan kata lain, output informasi melalui pengolahan data-data akuntansi dimaksudkan untuk proses pengambilan keputusan ekonomi di dalam perusahaan. Dilihat dari defenisi diatas, dapat diartikan bahwa sistem informasi akuntansi adalah suatu struktur yang menggunakan sumber tertentu atau komponen lainnya untuk menghasilkan informasi akuntansi yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan para pemakai informasi itu sendiri
11
Selanjutnya, agar lebih mudah untuk mengerti mengenai sistem informasi akuntansi, berikut ini merupakan beberapa defenisinya. Menurut Wilkinson dalam bukunya Accounting Information System(2000 : 7)” An accounting information system is a unified structure within an entity, such as bussines firm, that employee physical resources and other components to transform economic data into accounting information, with the purphose of satisfying the information needs of a variety of users “ Dalam defenisi di atas, dikatakan bahwa sebuah sistem informasi akuntansi merupakan suatu struktur di dalam perusahaan yang melibatkan sumber daya fisik dan elemen lainnya dalam usaha menghasilkan informasi akuntansi yang bertujuan untuk memuaskan akan informasi itu sendiri. Menurut Widjajanto (2001 : 4)” Sistem informasi akuntansi adalah susunan berbagai dokumen, alat komunikasi, tenaga pelaksaan, dan berbagai laporan yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi keuangan” Dengan demikian dapat diketahui bahwa sistem informasi akuntansi meliputi tehnik, metode, dan prosedur dalam mencatat dan mengolah data akuntansi untuk menghasilkan serangkaian informasi yang bertujuan membantu manajemen agar dapat mengambil keputusan.
12
Sistem informasi akuntansi terdiri dari lima komponen : 1).
Orang-orang yang mengoperasikan sistem dan melaksanakan berbagai fungsi.
2)
Prosedur-prosedur, baik manual maupun terkomputerisasi,
yang
dilibatkan dalam mengumpulkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi. 3)
Data tentang proses-proses bisnis organisasi.
4)
Software yang dipakai untuk memproses data organisasi.
5)
Infrastruktur teknolgi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung (peripheral device) dan peralatan untuk komunikasi jaringan.
Kelima komponen tersebut bersama-sama memungkinkan sistem infomasi akuntansi memenuhi tiga fungsi pentingnya dalam organisasi yaitu : a)
Mengumpulkan
dan
menyimpan
data
tentang
aktivitas-aktivitas
organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut, dan para pelaku dalam berbagai aktivitas tersebut agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak luar dapat meninjau ulang (review) hal-hal yang telah terjadi. b)
Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan.
c)
Menyediakan pengendaliaan yang memadai untuk menjaga asset organisasi, termasuk data organisasi dan memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat, dan andal.
13
Terdapat tiga tahap dalam pemrosesan data sistem akuntansi berbasis komputer yakni : (1). Input Mencerminkan data yang diperoleh dari sumber dokumen. (2). Proses (akuntansi) Sistem akuntansi yang terkomputerisasi mengharuskan data input dibuat dalam format khusus. (3). Output Output merupakan laporan yang dipergunakan untuk mengambil keputusan. Sistem informasi akuntansi berbasis komputer dibagi dua kelompok besar, yaitu sistem batch dan real dan time. Perbedaan antara pemrosesan batch dan real time yaitu: Tabel 1.1 Metode Pemprosesan data Karakteristik yang membedakan Kerangka waktu informasi Sumber daya
Efisiensi
Metode Pemprosesan data Batch Jangka waktu terjadi diantara terjadinya peristiwa ekonomi dan ketika peristiwa itu dicetak Pada umumnya membutukan lebih sedikit sumber daya (perangkat keras, program, pelatihan) Sejumlah besar transaksi diproses dengan lebih sedikit sumber daya
Real time Dilakukan ketika peristiwa ekonomi terjadi
Lebih banyak membutuhkan sumber daya dari pemprosesan batch Sumber daya yang lebih besar dibutuhkan per unit output
Sumber : James A.Hall, 2001,Sistem Informasi Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta, h, 84
14
Pada sistem informasi dengan menggunakan komputer, sistem pengolahan transaksi
dimulai dengan adanya data transaksi bisnis, diolah dalam sistem
pengolahan transaksi dan disimpan dalam media basis data sebagai sumber database, kemudian menghasilkan laporan-laporan yang disajikan bagi pihakpihak yang bertransaksi, stakeholder, dan manajer-manajer level bawah. Laporanlaporan berisi informasi pencatatan nilai tersebut digunakan oleh : (a). Pihak yang terlibat di transaksinya, misalkan pelanggan. (b). Manajer-manajer level bawah yang menggunakan informasi ini untuk pengendalian informasi. (c). Stakeholders yang meminta pertanggungjawaban manajer. Basis data diakses dengan menggunakan perangkat lunak yang disebut dengan DBMS (Database Management System).
2.
Akuntansi Kas Kas merupakan salah satu aktiva perusahaan yang paling likuid, dan paling
mudah dipindahtangankan dalam suatu transaksi. Transaksi tersebut misalnya untuk pembayaran gaji atau upah pekerja, pembelian aktiva tetap, pembayaran hutang, pembayaran dividen, dan transaksi lainnya yang dilakukan oleh perusahaan.
15
Kas sering kali diartikan oleh sebagian orang hanya terbatas pada uang tunai, yaitu uang kertas dan uang logam. Hal itu terjadi karena kedua jenis inilah yang paling banyak dilihat oleh masyarakat di dalam kehidupannya sehari-hari. Menurut Skousen (2004 : 495)” Kas adalah aktiva lancar paling likuid dan terdiri dari bagian yang bertindak sebagai alat pertukarannya serta memberikan dasar untuk perhitungan akuntansi. “ Sedangkan menurut Warren dalam Aria Farahmita (2005 : 350)” Kas (cash) meliputi koin, uang kertas, cek, wesel (money order atau kiriman uang melalui pos yang lazim berbentuk bank draft atau cek bank; hal ini untuk selanjutnya diistilahkan dengan wesel), dan uang yang disimpan di bank yang dapat ditarik tanpa pembatasan dari bank bersangkutan.“ Berdasarkan hal diatas, maka kas dapat diartikan sebagai alat pembayaran meliputi uang tunai (yaitu uang logam dan uang kertas), serta dana yang disimpan di bank, yang pengambilannnya tidak dibatasi oleh bank. Sifat-sifat kas antara lain adalah : a. alat tukar yang standar b. dipakai sebagai dasar untuk mengukur dan menghitung c. merupakan harta yang paling likuid dan biasanya diklasifikasikan sebagai harta lancar Apabila kas dihubungkan dengan sistem informasi akuntansi, maka terbentuklah sistem informasi akuntansi kas yang dapat diartikan sebagai suatu sistem yang memuat sekumpulan informasi mengenai kas dan pembayaran-
16
pembayarannya yang dimaksudkan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan demi memenuhi kebutuhan para pemakainya.
B. Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi Adapun unsur-unsur untuk menyajikan sebuah sistem informasi akuntansi adalah: 1. Pemakai akhir Pemakai akhir ini dibagi ke dalam dua kelompok, yaitu eksternal dan internal. Pemakai eksternal meliputi kreditur, para pemegang saham, para investor potensial, agen-agen pembuat peraturan, otoritas pajak, para pemasok, dan pelanggan. Para pemakai internal adalah pihak manajemen di setiap tingkat organisasi, juga personel 2. Sumber data Sumber data adalah transaksi keuangan yang memasuki sistem informasi dari sumber internal dan eksternal. Transaksi keuangan eksternal merupakan transaksi pertukaran ekonomis dengan entitas lainnya dan individu dari luar perusahaan.
17
Misalnya : penjualan barang dan jasa, pembelian persediaan, penerimaan kas dan pengeluaran kas. Transaksi keuangan internal melibatkan pertukaran dan pergerakan sumber daya dalam organisasi. Misalnya : pergerakan bahan mentah ke persediaan dalam proses, aplikasi tenaga kerja dan overhead ke barang dalam proses, penyusutan pabrik dan peralatan. 3. Pengumpulan data Pengumpulan data merupakan tahap operasional dalam sistem informasi, tujuannya untuk memastikan bahwa data-data peristiwa yang memasuki sistem adalah sah (valid), lengkap dan bebas dari kesalahan material dalam mengatur desain prosedur pengumpulan data terdapat dua aturan yakni relevan dan efisiensi. Relevan artinya sistem informasi hanya menangkap data yang sesuai dengan kebutuhan para pemakai informasi. Sedangkan efisiensi maksudnya didalam pengumpulan data hanya dilakukan sekali saja agar terhindar dari pemborosan, ketidak konsistenan. 4. Pemprosesan data Data
setelah
dikumpulkan,
maka
selanjutnya
diproses
untuk
menghasilkan informasi. Tugas dalam tahap pemprosesan data bervariasi dari yang sederhana sampai yang kompleks. 5. Manajemen database. Manajemen database merupakan tempat menyimpan fisik keuangan dan non keuangan. Isi dari database tanpa menghiraukan bentuk fisiknya, berupa hirarki data yang terdiri dari atribut data, record dan file. Tugas manajemen database
terdiri
dari
penyimpanan
data
(record)
yang
baru
dan
18
menyimpannya dalam lokasi yang benar dalam database.Selanjutnya perbaikan (retrieval) yakni menempatkan dan menyarikan suatu record yang ada dari database untuk diproses dan yang terakhir adalah penghapusan, yakni memindahkan secara permanen record yang sudah usang atau berlebihan dalam database. 6. Penghasil informasi Penghasil informasi merupakan proses mengumpulkan, membentuk, dan menyajikan untuk pemakai. Informasi dapat berupa dokumen operasional seperti pesanan penjualan, suatu laporan terstruktur. Tanpa memperhatikan bentuk fisiknya, informasi yang berguna memiliki karakteristik berikut ini : relevan, tepat waktu, akurat, lengkap dan merupakan rangkuman. 7. Umpan balik Umpan balik adalah suatu bentuk output yang dikirimkan kembali ke sistem sebagai suatu sumber data. Umpan balik dapat bersifat internal atau eksternal dan digunakan untuk memulai atau mengubah suatu proses. Misalnya : status laporan persediaan menandakan kepada petugas kontrol persediaan bahwa item-item persediaan telah mencapai tingkat minimum yang diizinkan, atau bahkan lebih rendah. Umpan balik internal dan informasi akan memulai proses pemesanan untuk mengisi persediaan. Dengan cara yang sama, umpan balik eksternal tentang tingkat tertagihnya utang pelanggan dapat digunakan untuk menyesuaikan kebijakan kredit perusahaan.
19
Model umum bagi sistem informasi akuntansi dapat digambarkan sebagai berikut : Lingkungan Eksternal Manajemen Database
Sumber Data Internal
Pemrosesan Database
Organisasi bisnis
Penghasil informasi
Pemakai akhir informasi
Gambar 2.1 Model umum untuk Sistem Informasi Akuntansi Sumber : James A.Hall, 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta, h.13. C. Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan Sistem informasi akuntansi siklus pendapatan terdiri dari : 1. Proses penjualan Prosedur penjualan, petugas penjualan menerima order dari pelanggan, mengisi faktur penjualan tuani dan kemudian meyerahkannya kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran barang dan juga untuk
Pemakai Akhir Eksternal
Sumber Data Eksternal
Pengumpulan Data
20
pelaksanaan fungsi akuntansi. Menggunakan terminal komputer yang terhubung untuk menjalankan program inquiry/edit, petugas melaksanakan tugas-tugas seperti dibawah ini: a.
Pemeriksaan pemberian kredit dilaksanakan dengan menggunakan
akses langsung pada file kredit pelanggan, saldo saat ini, tanggal terakhir pembayaran, dan status kredit saat ini. Berdasarkan atas kriteria yang diprogram, permintaan kredit dari pelanggan diterima atau ditolak. b.
Jika persetujuan kredit diterima, petugas kemudian melakukan akses
pada file induk persediaan dan melakukan pengecekan ketersediaan persediaan. Sistem mengurangi persediaan dengan jumlah kuantitas barang yang dijual untuk menggambarkan keakuratan dan keadaan dari persediaan digudang dan tersedia untuk dijual. c.
Sistem secara otomatis mengirim pesan elektronik ke gudang dan
surat jalan ke departemen pengiriman, dan mencatat catatan penjualan pada file penjualan yang belum selesai. Struktur dari file ini mencakup field TUTUP yang memuat nilai T dan Y untuk mengindikasi status pesanan. Catatan yang sudah dikirimkan mempunyai status tutup (yang berisi nilai Y) sehingga pelanggan sudah dapat ditagih. Field ini akan digunakan untuk menjadi identifikasi catatan pada prosedur batch. Nilai normal field ini pada saat catatan dibuat adalah T. nilai itu berubah pada saat barang telah dikirimkan ke pelanggan.
21
Petugas penjualan dapat menentukan pesanan untuk menjawab pertanyaan pelanggan dengan melihat catatan tersebut. Prosedur
Pergudangan,
terminal
komputer
pergudangan
segera
mencetak dokumen pengeluaran barang yang dikirim secara elektronik. Kemudian petugas mengambil barang dan mengirimkannya, bersama dengan salinan dari dokumen pengeluaran barang, ke departemen pengiriman. Departemen pengiriman. Petugas pengiriman melakukan prosedur mencocokkan dokumen pengeluaran barang, dan dokumen pengiriman pada terminal komputer. Petugas kemudian menentukan kurir dan menyiapkan barang untuk dikirim. Dari terminal komputer, petugas mengrimkan dokumen surat jalan (Delivery Order) dan biaya pengiriman. Petugas pengiriman mengupdate catatan pesanan yang belum selesai secara real time dan memberikan nillai Y pada field TUTUP sehingga menutup pesanan penjualan Prosedur Update File induk Pada akhir periode, program update batch melakukan pencarian pada file pesanan penjualan yang belum selesai untuk memberikan tanda tutup, melakukan update file induk berikut ini : file induk pembantu piutang, file induk kontrol persediaan, file induk penjualan, file induk kontrol piutang, dan file induk harga pokok penjualan. Program batch menyiapkan dan mengirimkan tagihan pelanggan dan memindahkan catatan penjualan yang
22
sudah selesai ke file penjualan yang sudah selesai, dan setelah itu jadilah jurnal penjualan. 2. Proses penerimaan kas Pos penerimaan kas dapat diperoleh dari berbagai macam sumber. Sumber-sumber itu sendiri dapat dibagi menjadi dua jenis, yaitu sumber penerimaan rutin dan sumber penerimaan tidak rutin. Sumber penerimaan yang bersifat rutin antara lain yaitu hasil penjualan produk utama yang dilakukan secara tunai, penerimaan piutang terjadwal, dan lain-lain. Sedangkan sumber penerimaan tidak rutin antara lain penjualan aktiva, penerimaan modal saham dari investor, penerimaan bunga, dan lain-lain. Dilihat dari segi cara penerimaan, dana yang masuk ke dalam akun kas perusahaan dapat terjadi dengan berbagai cara, antara lain dengan pembayaran langsung ke kasir perusahaan, atau pelunasan melalui bank. Dana yang diterima dapat berupa uang tunai ( uang kertas dan logam) cek, bank draft, dan lain-lain. Pengaturan dalam hal penerimaan kas harus disusun sedemikian rupa sehingga dapat dibedakan antara pengelolaan dan pengawasan fisik dengan pencatatan ke dalam akun kas perusahaannya. Pada dasarnya, semua penerimaan kas harus disetorkan melalui kasir (kecuali yang langsung ditransfer ke bank) dan setiap hari kasir menyetor uang yang diterimanya ke dalam rekening perusahaan di bank yang telah ditentukan. Selanjutnya segala bukti penerimaan kas harus diserahkan ke bagian akuntansi untuk segera dicatatkan kedalam jurnal penerimaan kas untuk kemudian
23
diteruskan ke laporan keuangan. Dengan demikian, ada pemisahan fungsi, yaitu kasir selaku pengelola fisik kas dan bagian akuntansi mengelola bukti penerimaan sebagai data historis. Laporan yang berhubungan dengan kas biasanya bertujuan untuk menunjukkan besarnya saldo kas setiap harinya dan juga besarnya jumlah uang yang diharapkan akan diterima. Laporan saldo kas sebaiknya dibuat sesuai dengan prosedur penerimaan kas yang berlaku, dimana dalam prosedur penyusunan laporan keuangan turut melibatkan beberapa bagoian di dalam perusahaan yang bersangkutan dengan tujuan agar pengelolaan kas tidak hanya terpusat di satu bagian saja. Hal ini perlu diperhatikan agar pelaksanaanya memenuhi prinsip pengendalian internal. Hal ini sesuai dengan yang diungkapkan oleh Hall (2001 :197) dimana dikatakan bahwa prosedur penerimaan kas melibatkan beberapa bagian di dalam perusahaan agar transaksi penerimaan kas tidak terpusat pada satu bagian tertentu saja. Hal tersebut diperlukan agar dapat memenuhi prinsipprinsip pengendalian internal yang baik. Selanjutnya akan dibahas sistem penerimaan tunai yang terkomputerisasi disebut dengan batch. Cek dan dokumen pembayaran diterima dari bagian penerimaan dokumen dalam bentk batch. Prosedur dari sistem penerimaan tunai menurut James A. Hall (2001 : 219) adalah “departemen ruang penerimaan dokumen, departemen penerimaan tunai atau kas, departemen piutang, departemen pemprosesan data .“
24
a.
Departemen ruang penerimaan dokumen. Ruang penerimaan dokumen memisahkan cek dengan dokumen pembayaran dan meyiapkan daftar pembayaran. Cek dan salinan dari daftar pembayaran dikirm ke bagian departemen penerimaan tunai. Dokumen pembayaran dan salinan daftar pembayaran diteruskan ke departemen piutang.
b.
Departemen penerimaaan tunai dan kas Petugas penerimaan mencocokkan cek dan daftar pembayaran dan menyiapkan slip setoran bank. Melalui terminal komputer, petugas membuat catatan jurnal dari jumlah total penerimaan tunai. Petugas kemudian mengarsipkan dokumen pembayaran dan satu salinan dari slip setoran bank. Pada akhir periode, petugas menyetorkan uang tersebut ke bank.
c.
Departemen piutang Petugas departemen piutang menerima dan mencocokkan dokumen pembayaran dan daftar pembayaran. Melalui terminal komputer, petugas membuat transaksi penerimaan tunai untuk setiap dokumen pembayaran. Petugas kemudian mengarsipkan dokumen pembayaran dan daftar pembayaran.
d.
Departemen pemprosesan data. Pada akhir periode, program batch akan melakukan pencocokan antara file jurnal dengan file transaksi penerimaan tunai, dan melakukan update pada rekening pembantu piutang, dan rekening
25
kontrol buku besar umum. Proses ini menggunakan metode akses langsung ke file, dan pada akhirnya sistem akan membuat daftar transaksi
dimana
akan
dilakukan
pencocokan
dengan
daftar
pembayaran oleh petugas departemen piutang Untuk lebih jelasnya sistem penerimaan kas secara komputerisasi dapat dilihat pada lampiran 3.
D. Sistem Informasi Akuntansi siklus pengeluaran Siklus pengeluaran terdiri dari prosedur pembelian dan prosedur pengeluaran kas. 1. Prosedur Pembelian Departemen Pemrosesan Data, proses pembelian dimulai dalam departemen pemrosesan data, dimana fungsi kontrol persediaan dilakukan. Ketika persediaan dikurangi karena adanya penjualan atau digunakan dalam produksi, sistem akan menentukan item-item yang dipengaruhi oleh account persediaan dalam file buku besar untuk pemesanan kembali. Ini akan membuat pencatatan di file permintaan pembelian menjadi terbuka. Setiap catatan (record) dalam permintaan terbuka menunjukkan persediaan yang harus diisi kembali stocknya.. Record tersebut berisi nomer item persediaan, keterangan, jumlah yang dipesan, dan harga unit standar, dan nomor pemasok dari pemasok utama. Informasi yang diperlukan untuk membuat record permintaan pembelian dipilih dari record buku besar pembantu persediaan. Record buku besar pembantu persediaan kemudian ditandai “
26
Dalam Pemesanan” untuk menghindari item tersebut dipesan kembali sebelum item tersebut dikirim. Departemen Pembelian, ketika menerima permintaan pembelian, departemen pembelian menyiapkan pesanan pembelian lima bagian. Salinan tersebut dikirim ke pemasok, departemen utang dagang, penerimaan, pemrosesan data, dan disimpan dalam pembelian tersendiri. Terdapat beberapa pendekatan untuk mengotorisasi dan memesan persediaan. Pendekatan pertama, sistem ini menyiapkan dokumen pesana pembelian dan mengirimkannya ke departemen pembelian untuk diperiksa dan ditanda tangani. Agen pembelian kemudian mengirimkan pesanan pembelian yang sudah disetujui ke pemasok dan mendistribusikan salinannya ke pemakai internal lainnya. Sistem yang ditunjukkan dalam pendekatan kedua mempercepat proses pesanan dengan mendistribusikan pesanan pembelian langsung ke pemasok dan pemakai internal, dengan demikian tidak melewati departemen pembelian. Sistem ini menghasilkan daftar transaksi item-item yang dipesan untuk diperiksa oleh agen pembelian.Pendekatan ketiga menunjukkan rekayasa teknologi yang disebut sebagai (EDI-electronic data interchage) pertukaran data elekronik. Metode ini tidak memproduksi dokumen fisik (pesanan pembelian atau pesanan penjualan). Melainkan, sistem komputer dari perusahaan penjual dan pembeli dihubungkan oleh jalur telekomunikasi khusus. Pembeli dan penjual merupakan pihak-pihak yang mengadakan perjanjian perdagangan
27
dimana seluruh proses pemesanan diotomatisasi dan tidak dihalangi oleh intervensi manusia. Didalam ketiga pendekatan tersebut, tahap otorisasi dan pemesanan dalam proses tersebut dikondolidasikan dan dilakukan oleh sistem komputer.Dokumen permintaan pembelian dalam sistem ini tidak diperlukan dan tidak diproduksi. Namun demikian, pencatatan permintaan akan tetap ada di disket atau pita magnetis untuk dipakai dalam jejak audit. Departemen Pemrosesan data, Pesanan pembelian digunakan untuk menciptakan record pesanan pembelian terbuka dan untuk mentransfer record korespondensinya dalam file permintaan pembelian terbuka ke file permintaan pembelian tertutup. Departemen Penerimaan, ketika barang-barang diterima dari pemasok, petugas penerimaan, menyiapkan laporan penerimaan. Salinan dokumen dikirim ke bagian pembelian, utang dagang, dan pemrosesan data. Pemrosesan data, mengupdate file buku besar pembantu persediaan dari laporan penerimaan dan memindahkan tanda “Dalam Pemesanan” dari record persediaan. Sistem ini menghitung total batch dari bukti tanda terima persediaan untuk prosedur update buku besar umum dan kemudian menutup record korespondensi dalam file pesanan pembelian terbuka ke file pesanan pembelian tertutup. Utang Dagang, ketika petugas administrasi utang dagang menerima faktur pemasok, kemudian dilakukan rekonsiliasi dengan dokumen pendukung yang sebelumnya ditempatkan dalam file penundaan utang dagang.
28
Petugas itu kemudian menyiapkan satu voucher tersebut ke pemrosesan data Departemen Pemrosesan Data, suatu program batch menvalidasi record voucher dari file pemasok sah, menambahnya ke register voucher (file buku besar pembantu utang dagang terbuka), dan menyiapkan total batch untuk memposkan akun kontrol utang dagang ke dalam buku besar umum. Total dari utang dagang tertutup dan pengeluaran kas harus sama. Departemen Pengeluaran Kas, merekonsiliasi cek tersebut dengan daftar transaksi dan menyerahkan bagian cek yang dapat dinegosiasi ke manajemen untuk ditandatangani. Cek tersebut kemudian dikirim ke pemasok. Satu salinan dari tiap cek tersebut ke bagian utang dagang dan salinan lainnya disimpan dari bagian pengeluaran kas bersama daftar transaksi. Departemen utang dagang, Ketika menerima salinan cek, petugas administrasi utang dagang mencocokkan cek tersebut dengan voucher terbuka dan mentransfer item-item tertutup ini ke file voucher tertutup. Untuk mendanai kegiatan operasional perusahaan biasanya menggunakan kas kecilnya. Pengertian dana kas kecil menurut Skousen dan Stice (2001 :379) yaitu “jumlah kas kecil yang disimpan di tangan untuk pembuatan pembayaran bermacam-macam”
29
Penyelenggaraan dana kas kecil untuk memungkinkan pengeluaran kas dengan uang tunai dapat diselenggarakan dengan dua cara yaitu : a. Sistem saldo berfluktuasi Penyelenggaraan kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut: 1) Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dan dana kas kecil 2) Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening dana kas kecil sehingga setiap saldo rekening ini berfluktuasi 3) Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai keperluan dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Dalam sistem ini, saldo rekening dana kas kecil selalu mengalami perubahan dari waktu ke waktu b. Sistem Imprest Dalam sistem ini penyelenggaraan kas kecil dilakukan sebagai berikut: 1)
Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Saldo rekening dana kas kecil ini tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo yang telah ditetapkan tersebut dinaikkan atau dikurangi.
2)
Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal (sehingga tidak mengkredit rekening dana kas kecil), melainkan hanya dikumpulkan dalam arsip sementara yang diselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil
30
3) Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah uang yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Dengan demikian pengawasan terhadap kas kecil lebih mudah dilakukan. Jumlah uang ada ditambah dengan permintaan pengeluaran dana kas kecil. Dalam bukunya Mulyadi ( 2001 : 534) menjelaskan adanya fungsi-fungsi sebagai berikut: “Kas, Akuntansi, Pemegang dana kas kecil, dan Auditor intern) 1.
Fungsi kas Bertanggungjawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas
cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil. 2.
Fungsi Akuntansi (a). Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan (b). Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil (c). Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek (d). Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil . (e).
Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi
kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar tercantum
31
dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga melakukan verifikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai dalam pembuatan bukti kas keluar. 3.
Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.
4.
Fungsi Auditor Intern Dalam sistem kas, fungsi ini bertanggung jawab atas perhitungan dana kas kecil (cash count) secara periodik dan pencocokan hasil perhitungannya dengan catatan kas. Fungsi ini bertanggung jawab atas audit secara mendadak (surprise audit) terhadap saldo dana kas kecil di tangan pemegang dana kas kecil.
32
F. Pengendalian Intern dan Pengendalian Intern Kas 1. Pengendalian Intern Tiap- tiap perusahaan harus memonitor kegiatan usaha dan hasil yang diperolehnya. Manajemen harus senantiasa melakukan pengawasan yang berkesinambungan dan tetap menganalisa laporan-laporan dan catatan yang berkaitan dengan kondisi keuangan perusahaan. Menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam Standar Profesional Akuntan Publik (2001 : 319.2) “ Pengendalian intern adalah suatu proses- yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel entitas- yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan berikut ini : (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) efektivitas dan efisiensi operasi, dan (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.” Bodnar dan Hopwood dalam Amir (2000 : 174) menjelaskan bahwa struktur pengendalian intern perusahaan terdiri dari 3 elemen, yaitu lingkungan pengendalian, sistem akuntasi, dan prosedur-prosedur pengendalian. 1. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian dapat berupa sikap, tindakan, kebijakan, dan juga prosedur yang mencerminkan pandangan manajemen dan pemilik perusahaan mengenai pentingnya intern perusahaan. Efektivitas sistem akuntansi dan prosedur pengendalian sangat ditentukan oleh suasana yang diciptakan oleh lingkungan pengendalian tersebut.
33
2. Sistem Akuntansi Sistem akuntansi suatu organisasi terdiri dari metode dan catatancatatan yang dibuat untuk mengidentifikasi, mengumpulkan, menganalisis,
mencatat,
dan
melaporkan
transaksi-transaksi
organisasi yang menyelenggarakan pertanggungjawaban bagi aktiva dan kewjiban yang berkaitan. 3. Prosedur-prosedur pengendalian Prosedur-prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan prosedurprosedur yang tercakup dalam lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang harus ditetapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan akan dapat tercapai. Menurut Mulyadi (2001 :181) karakteristik pengendalian intern akuntansi dalam sistem komputer adalah : • • •
2.
Karena ketelitian dan kecepatan pengolahan data komputer, lebih sedikit diperlukan cek silang dalam pengolahan data, terutama yang menyagkut pengolahan data akuntansi Komputer dapat melakukan berbagai pemeriksaaan (edit) yang semula dilakukan manusia melakukan program komputer, sehingga mengurangi pekerjaan editing dokumen secara visual. Sistem komputer menitikberatkan pengendalian melalui program komputer, sehingga pemberian tanggung jawab fungsional dalam pelaksaaan transaksi dapat dikurangi.
Pengendalian intern terhadap kas
Menurut James A. Hall (2001 : 150) Sistem kontrol internal merangkum kebijakan, praktik, dan prosedur yang digunakan oleh organisasi untuk mencapai empat tujuan utama, yaitu: a. Untuk menjaga aktiva perusahaan b. Untuk memastikan akurasi dan dapat diandalkannya catatan dan informasi akuntansi.
34
c. Untuk mempromosikan efisiensi operasi perusahaan d. Untuk mengukur kesesuaian dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen. Prosedur-prosedur pengendalian yang dimanfaatkan dalam suatu struktur pengendalian intern perusahaan dapat dikategorikan sesuai dengan pengendalian akuntansi intern. Pengendalian akuntansi intern meliputi rencana organisasi dan prosedur-prosedur pencatatan yang berhubungan dengan pengamanan aktiva dan kelayakan laporan keuangan. Untuk dapat mencapai tujuan pengendalian akuntansi, suatu sistem harus memiliki enam prinsip dasar, yaitu: a. Pemisahan fungsi Pemisahan fungsi akan membantu para pekerja untuk menyelesaikan tugasnya secara lebih efisien. Pemisahan fungsi bertujuan untuk menghindari kesalahan dan ketidakberesan yang terjadi dalam kegiatan perusahaan. b. Prosedur pemberian wewenang Bertujuan untuk menjamin bahwa semua transaksi telah diotorisasi oleh orang yang tepat. c. Prosedur dokumentasi Dokumentasi memberi dasar penetapan tanggung jawab untuk pelaksanaan dan pencatatan transaksi demi terciptanya sistem pengendalian akuntansi yang efektif.
35
Di dalam suatu prosedur, juga diatur mengenai pemisahan tugas. Bodnar dan Hopwood dalam Amir (2001 : 183) menyatakan bahwa, “Pemisahan tugas diperlukan untuk mengurangi kemungkinan bagi seseorang untuk berada dalam posisi melakukan kekeliruan dan ketidakberesan sendiri “ Pemisahan tugas diwujudkan dengan memberikan tanggung jawab otorisasi transaksi, pencatatan transaksi, dan penanganan fisik aktiva kepada orang yang berbeda. Untuk mencapai pemisahan tugas, tanggung jawab otorisasi transaksi, pencatatan transaksi, penanganan fisik aktiva dilakukan oleh fungsi-fungsi yang terpisah yang digambarkan dalam suatu struktur organisasi.
Menurut Widjajanto (2001:18) prinsip-prinsip yang harus dipegang dalam suatu struktur organisasi adalah : a. harus ada pemisahan antara fungsi pencatatan, pelaksanaan dan penyimpanan atau pengelolaan b. suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi dari awal sampai akhir Struktur organisasi harus dilengkapi dengan uraian tugas (job description) yang mengatur tentang tugas, hak, dan wewenang masing-masing pejabat beserta seluruh jajaran sesuai dengan fungsinya. Uraian tugas tersebut harus didukung oleh petunjuk prosedur dalam bentuk peraturan-peraturan pelaksanaan tugas yang didalamnya dimuat prosedur pelaksanaan suatu kegiatan disertai dengan penjelasan mengenai pihak yang berwenang untuk mengesahkan suatu kegiatan. Di dalam uraian tersebut juga diatur mengenai pembagian tugas para pelaksana yang bertanggung jawab atas tiap-tiap tahapan transaksi. Dilihat dari hubungannya dengan pihak luar, dalam pengelolaan kasnya, perusahaan biasanya melibatkan pihak ketiga berupa lembaga keuangan. Lembaga
36
keuangan tersebut adalah bank. Bank sering sekali memberikan jasa pelayanan untuk membantu transaksi-transaksi yang dilakukan perusahaan dengan pihak luar, misalnya untuk jasa transfer,,menyimpan dana, memberikan kredit atau pinjaman, pengadaan cek dan giro yang dibutuhkan perusahaan untuk keperluan transaksinya. Dalam hal ini kedua belah pihak, baik perusahaan maupun bank membuat pencatatan mereka masing-masing untuk keperluan kontrol atas kegiatannya. Ada kalanya pencatatan yang disusun oleh perusahaan berbeda dengan bank. Hal ini biasa trjadi disebabkan waktu pencatatan yang berbeda, perlakuan transaksi yang tidak sama, karena belum disesuaikan, dan faktor-faktor lainnya. Sebab ketidaksesuaian itu harus diteliti demi terlaksananya pengendalian yang efektif. Untuk menyesuaikan catatan yang disusun oleh kedua belah pihak tersebut, dilakukanlah rekonsiliasi bank. Menurut Warren, Reeve, dan Fess (2005 : 361) “ Rekonsiliasi bank (bank reconciliation) adalah daftar transaksi dan jumlahnya yang menyebabkan saldo kas dilaporkan pada laporan bank berbeda dari saldo kas pada pembukuan perusahaan.” Tujuan dari rekonsiliasi bank adalah untuk melakukan pengendalian atas pencatatan yang diselenggarakan oleh kedua belah pihak, untuk menghindari kesalahan pencatatan maupun tindakan penyelewengan yang dilakukan denga sengaja. Dengan demikian harta perusahaan akan terjamin keamanannya.
37
Demikianlah
tinjauan
pustaka
mengenai
sistem
informasi
akuntansi
penerimaaan dan pengeluaran kas serta pengendalian atas kas tersebut di dalam perusahaan. Hal yang diuraikan dalam tinjauan pustaka ini akan dibandingkan dengan sistem yang berlaku di perusahaan yang menjadi objek penulis dan akan dibahas dalam bab selanjutnya.
