11
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Akuntansi 2.1.1 Sistem
Sistem merupakan kumpulan dari bagian atau komponen baik fisik
maupun non fisik, yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis utnuk mencapai suatu tujuan (Susanto, 2000:3). 2.1.2 Informasi Informasi adalah data yang telah diolah sehingga berguna untuk pengambilan suatu keputusan. Menurut Indrajit (2000:9) ”Informasi adalah hasil pengolahan data yang secara prinsip memiliki nilai atau value yang dibandingkan dengan data mentah ”. Menurut Krismiaji (2002:12), “Informasi adalah data yang telah diorganisasi, dan telah memiliki kegunaan dan manfaat”. Jadi informasi adalah data yang telah melalui proses pengolahan yang memiliki nilai dan manfaat untuk para pengguna informasi tersebut. 2.1.3 Akuntansi “Akuntansi (accountancy) berasal dari akar kata to account, yang salah satu artinya adalah „menghitung‟. Secara teknis akuntansi diartikan sebagai proses pencatatan (recording), pengklasifikasian (classifiying), peringkasan (summarizing) transaksi keuangan yang di ukur dalam satuan uang, serta pelaporan (reporting) hasil-hasilnya. Dalam pengertian ini termasuk di dalamnya proses perhitungan.” (Mursyidi, 2010).
11
12
2.1.4 Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi berasal dari kata sistem, informasi, dan
akuntansi. Menurut Bodnar dan Hopwood (2005:1), definisi sistem , informasi,
dan akuntansi secara terpisah adalah sebagai berikut :
“Sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mancapai tujuan tertentu. Informasi adalah data yang berguna yang diolah, sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Akuntansi adalah suatu sistem informasi, mengidentifikasikan, mengumpulkan dan mengkomunikasikan informasi ekonomik mengenani suatu badan usaha kepada beragam orang.”
Jadi, Sistem informasi akuntansi (SIA) menurut Bodnar dan Hopwood (2005:1) adalah sebagai berikut : “Kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi, untuk mengkomunikasikan kepada beragam pengambil keputusan. Baik secara manual maupun komputerisasi.” Sedangkan menurut Wilkinson et al. (2000:7), Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebagai berikut : “Kesatuan terstruktur dalam sebuah entitas, seperti perusahaan yang mempekerjakan sumber-sumber fisik dan komponen-komponen untuk mengubah data ekonomi ke dalam informasi akuntansi, dengan tujuan untuk memuaskan kebutuhan informasi dari beragam pemakai.” Menurut Baridwan (2005:3), “Sistem informasi akuntansi (SIA) adalah komponen yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengelola dan menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan serta pembuatan keputusan yang relevan kepada pihak ekstern perusahaan dan pihak intern perusahaan.” Menurut Cushing yang dikutip dan dialih bahasakan oleh La Midjan & Susanto (2003) mengatakan bahwa : “Sistem informasi akuntansi merupakan seperangkat sumber manusia dan modal dalam organisasi, yang berkewajiban untuk menyajikan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan memproses data.”
13
Menurut Widjajanto (2001) menyatakan bahwa :
“Sistem informasi akuntansi adalah susunan formulir, catatan, peralatan termasuk komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksanaannya dan laporan yang terkoordinasi secara erat yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen.”
Sedangkan menurut Romney & Steinbart (2000) menerangkan bahwa
“Sistem informasi akuntansi adalah serangkaian dari satu atau lebih komponen saling berelasi dan berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan, yang terdiri yang
dari pelaku, serangkaian prosedur, dan teknologi informasi.” Berdasarkan definisi di atas, dapat dikatakan bahwa sistem informasi akuntansi diawali dengan keberadaan suatu data.
Data dapat diartikan
sekumpulan karakter, fakta atau jumlah-jumlah yang merupakan masukan (input) bagi suatu sistem informasi (Baridwan, 2005:4). Data adalah fakta atau representasi dari suatu objek. Data yang belum diolah belum bisa digunakan untuk pembuatan keputusan. Dengan demikian, informasi adalah suatu data yang sudah diolah sehingga berguna untuk pembuatan keputusan (Winarno, 2006:6). Susanto (2004:82) dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi, Konsep Dan Pengembangan Berbasis Komputer menjelaskan bahwa : “Sistem informasi akuntansi dapat diidentifikasikan sebagai kumpulan (integrasi) dari sub-sub sistem / komponen baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan dan bekerja sama satu sama lain secara harmonis untuk mengolah data transaksi yang berkaitan dengan masalah keuangan menjadi informasi keuangan.” Dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi merupakan suatu rangkaian
elemen
untuk
melakukan
kegiatan
pengumpulan
data,
14
pengklasifikasian, pengelolaan, penganalisaan data untuk di ubah menjadi informasi akuntansi agar dapat digunakan oleh para pemakai informasi, dalam hal
ini para pengambil keputusan.
2.1.5 Tujuan Dan Komponen Sistem Informasi Akuntansi
2.1.5.1 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Tujuan sistem informasi akuntansi adalah untuk menyediakan informasi
yang diperlukan dalam pengambilan keputusan yang dilaksanakan oleh aktivitas yang disebut pemrosesan informasi. Sebagian dari output yang diperlukan oleh pemakai informasi disediakan oleh sistem pemrosesan transaksi, seperti laporan keuangan dari sistem pemrosesan transaksi. Namun sebagian besar diperoleh dari sumber lain, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan. Pengguna utama15 pemrosesan transaksi adalah manajer perusahaan. Mereka mempunyai tanggung jawab pokok untuk mengambil keputusan yang berkenaan dengan perencanaan dan pengendalian operasi perusahaan. Pengguna output lainnya adalah para karyawan penting seperti akuntan, insinyur serta pihak luar seperti investor dan kreditor. Tujuan utama SIA menurut Wilkinson (2000 : 8) adalah sebagai berikut “To provide accounting information to a wide variety of users”. Sedangkan tujuan spesifik SIA menurut Wilkinson (2000 : 8) adalah sebagai berikut : (1) To support the day-to-day-operator, (2) To support decision making by internal decision making. (3) To fulfill obligation relating to steward ship. Jadi tujuan SIA dapat disimpulkan sebagai berikut: (1) memberikan sistem informasi yang cepat. (2) Untuk memberikan informasi yang efisien. (3) Untuk memberikan Untuk
15
informasi akuntansi yang dapat dipercaya keandalannya. (4) Untuk memberikan informasi akuntansi yang berguna untuk perencanaan, pengendalian dan
pengambilan keputusan manajemen.
Pemakai dari Sistem Informasi Akuntansi dapat berupa pemakai internal,
yaitu manajer, maupun pemakai eksternal, yaitu pelanggan, pemasok, pemilik saham, kreditor, satuan buruh, pihak bank, pemerintah, dan para stakeholder lainnya.
Jadi, adanya sistem informasi akuntansi adalah untuk memberikan informasi kepada manajemen sebagai pemekai internal maupun pemakai eksternal seperti pelanggan, pemasok, pemegang saham, kreditor, dan para pengambil keputusan lainnya. 2.1.5.2 Komponen Sistem Informasi Akuntansi Menurut Romney and Steinbart (2005 : 2),” SIA terdiri dari lima komponen yaitu: 1. 2. 3. 4. 5.
People Procedures Data Software Technology Infrastructure Sedangkan menurut Chusing yang dibahasakan oleh Kosasih (2007 : 24)
komponen sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 5.
Sumber daya manusia Peralatan Formulir/Dokumen Catatan Prosedur
16
Berikut ini penjelasan mengenai komponen-komponen sistem informasi
akuntansi berdasarkan dua ahli di atas :
1. People, yang mengoperasikan, dan melakukan berbagai fungsi.
2. Procedures, tata cara atau aturan akuntansi baik yang manual dan otomatis
termasuk pengumpulan, pemprosesan, dan penyimpanan data mengenai
aktivitas organisasi.
3. Data, yaitu informasi mengenai bisnis proses organisasi yang digunakan
untuk memproses data organisasi. 4. Information Technology Infrastructure, dalam hal ini termasuk komputer, peripheral devices, dan network communication devices. “ 5. Sumber daya manusia, sistem informasi akuntansi membutuhkan sumber daya untuk dapat berfungsi. Sumber daya dapat diklasifikasikan sebagai alat, data, bahan pendukung, sumber daya manusia dan dana. Sistem informasi akuntansi pada umumnya diberi nama menurut sumber daya manusia yang digunakan. Misalkan sistem informasi akuntansi-akuntansi manual. Jika suatu sistem informasi akuntansi melibatkan penggunaan komputer dan perlengkapan-perlengkapannya dinamai sistem informasi akuntansi dengan komputer (computer based accounting information sistem). Manusia merupakan unsur sistem informasi akuntansi yang berperan dalam pengambilan keputusan dan mengendalikan jalannya sistem informasi.
17
6. Peralatan, peralatan merupakan unsur sistem informasi akuntansi yang
kalkulasi atau perhitungan dan kerapihan bentuk informasi.
7. Formulir/Dokumen Formulir merupakan unsur pokok yang digunakan untuk mencatat semua
berperan dalam mempercepat pengolahan data, meningkatkan ketelitian
trasnsaksi yang tejadi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen.
Karena dengan formulir peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) diatas secarik kertas. Menurut Chusing dalam Kosasih (2007: 81) formulir terdiri dari 4 bagian pokok, yaitu: a. Pengenalan (introduction), pengenalan disajikan pada bagian atas formulir dan harus memuat judul formulir dan nomor formulir. b. Instruksi (Instruction), instruksi terdiri dari dua jenis, yaitu bagaimana mengisi formulir dan apa yang harus dikerjakan terhadap formulir setelah selesai pengisian. c. Isi utama (main body), informasi yang berhubung secara logis harus digolongkan bersama-sama pada formulir dengan memakai kolom dan tanda batas persegi (box)) yang digunakan sebanyak mungkin untuk menyediakan ruang (spasi) bagi data yang dicatat. d. Kesimpulan (conclusion), kesimpulan disajikan pada bagian bawah formulir. Bagian ini harus memberikan ruang (spasi) yang cukup untuk menyangkut diposisi akhir dan atau persetujuan akhir transaksi yang dicatat pada formulir termasuk tanda tangan persetujuan dan tanggalnya.
18
Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir
digolongkan menjadi dua macam : dokumen sumber (source document) dan
dokumen pendukung (supporting document atau corroborating document).
Dokumen sumber adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke
dalam jurnal atau buku pembantu, sedangkan dokumen pendukung adalah dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahihnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber. Berikut disajikan nama dokumen
sumber dan dokumen pendukung yang berkaitan. Tabel 1.1 Transaksi, Dokumen Sumber, dan Dokumen Pendukung yang bersangkutan Sumber : Mulyadi (2001) dalam Sistem Akuntansi Transaksi Penjualan Kredit
Dokumen Sumber Faktur Penjualan
Dokumen Pendukung yang Bersangkutan Surat order pengiriman Laporan pengiriman barang Surat Muat
Penjualan Tunai
Faktur Penjualan Tunai
Pita register kas
Retur Penjualan
Memo kredit
Laporan penerimaan barang
Pembelian
Bukti kas keluar
Surat order pembelian Laporan penerimaan barang Faktur dari pemasok
Retur pembelian
Memo debit
Laporan pengiriman barang
Penggajian dan
Bukti Kas Keluar
Daftar gaji
pengupahan
Rekap daftar gaji
Pemakaian barang Bukti permintaan dan
-
gudang
pengeluaran barang gudang
19
8. Catatan, catatan terdiri dari:
a. Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi yang pertama digunakan untuk
mecatat, mengklasifikasi dan meringkas data keuangan dan data yang
lainnya. Berdasarkan frekuensi terjadinya, jurnal dibagi menjadi dua
yaitu jurnal umum dan jurnal khusus. 1) Jurnal umum, jurnal yang mencatat transaksi yang frekuensi terjadinya jarang atau nonrutin, seperti membayar pinjaman, penyesuaian di akhir periode, dan jurnal penutup. 2) Jurnal khusus, jurnal yang mencatat transaksi yang frekuensi terjadinya sering/tinggi. Jurnal khusus menyederhanakan proses pencatatan transaksi yang terjadi berulang dalam jumlah besar. Jurnal khusus meliputi, jurnal pembelian dan jurnal penjualan. b. Buku Besar Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya kedalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Rekening buku besar ini di satu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan, di pihak lain dapat dipandang pula sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan.
20
c. Buku Pembantu
Buku pembantu terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku
besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi
akhir (book of final entry), yag berarti tidak ada catatan akuntansi lain
lagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening
buku besar dan buku pembantu. d. Laporan Keuangan Tahap terakhir dari proses akuntansi adalah menyiapkan laporan keuangan. Laporan keuangan ada empat macam, yaitu : 1) Lapora Laba Rugi (Income Statment) Laporan ini menyajikan pendapatan dan biaya serta hasil bersih pemasukan atau kerugian bersih dari perusahaan untuk periode waktu tertentu. 2) Perubahan Modal (Capital Statment/Statment Of Equity) Merangkum perubahan modal pemilik pada periode waktu tertentu. 3) Neraca (Balance Sheet) Menyajikan kondisi aset, hutang, dan modal pemilik terhadap bisnisnya pada tanggal tertentu. 4) Arus Kas (Cash Flow) Merangkum informasi tentang kas masuk (penerimaan kas), kas keluar (pembayaran) pada periode waktu tertentu.
21
9. Prosedur
Prosedur merupakan urutan atau langkah-langkah untuk menjalankan suatu pekerjaan, tugas atau kegiatan. Biasanya melibatkan beberapa orang
dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin
penanganan secara seragam atas transaksi perusahaan yang terjadi
berulang.
Komponen-komponen tersebut memungkinkan SIA untuk memenuhi tiga
fungsi penting dalam organisasi yaitu : 1. Mengumpulkan dan menyimpan data mengenai aktivitas yang dilakukan organisasi, resources yang dipengaruhi oleh events dan agents yang berpartisipasi dalam berbagai aktivitas sehingga manajemen, karyawan, dan pihak luar yang berkepentingan dapat melihat apa yang terjadi. 2. Mengubah data ke dalam informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan yang
memungkinkan manajemen untuk merencanakan,
melakukan, dan mengendalikan aktivitas. 3. Menyediakan pengendalian yang cukup untuk mengamankan aktiva organisasi, termasuk datanya, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia ketika dibutuhkan, dan akurat serta terpercaya. Jadi sistem informasi merupakan sebuah susunan dari orang, aktivitas, data, jaringan danteknologi yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan operasi sehariharisebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan oleh manajer. Untuk membangun sistem informasi, baikpersonal maupun multiuser, haruslah
22
mengkombinasikan secara efektif komponen-komponensistem informasi, yaitu: prosedur kerja, informasi (data), orang dan teknologi informasi(hardware dan
software).
Kegiatan klerikal (clerical operation) terdiri dari kegiatan berikut ini yang
dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar : 1. Menulis 2. Menggandakan
3. Menghitung 4. Memberi kode 5. Mendaftar 6. Memilih (mensortasi) 7. Memindah 8. Membandingkan. Kegiatan-kegiatan di atas dapat dilakukan secara manual atau terkomputerisasi. 2.1.6 Proses Dan Siklus Akuntansi Akuntansi merupakan proses dari 3 aktivitas yaitu mengidentifikasi, mencatat, dan mengkomunikasikan kejadian ekonomi dari sebuah organisasi. Proses yang pertama adalah identifikasi, yaitu memilih kegiatan yang termasuk kegiatan ekonomi. Proses kedua adalah mencatat, yaitu semua kejadian ekonomi tersebut dicatat untuk menyediakan sejarah dari kegiatan keuangan bagi organisasi tersebut. Proses ketiga adalah komunikasi, informasi yang telah didapat dari identifikasi dan pencatatan tidak akan berguna jika tidak dikomunikasikan.
23
Informasi ini dikomunikasikan melalui persiapan dan distribusi dari laporan akuntansi, yang paling umum disebut sebagai laporan keuangan.
Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi
dijelaskan bahwa sistem informasi akuntansi tidak lepas dari adanya siklus
akuntansi yang meliputi urutan siklus sebagai berikut : 1. Analisis transaksi bisnis, seperti pengumpulan bukti-bukti transaksi yang
terjadi.
2. Menjurnal transaksi-transaksi tersebut. 3. Mem-posting jurnal tersebut ke buku besar (Ledger). 4. Mempersiapkan neraca saldo. 5. Menjurnal dan mem-posting penyesuaian (jurnal penyesuaian). 6. Menyiapkan laporan keuangan, berupa laporan laba rugi (income statment), laporan perubahan equitas (capital statment), neraca saldo (balance sheet). 7. Menjurnal dan mem-posting penutup (jurnal penutup). 8. Menyiapkan neraca penutup. 2.1.7 Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi Menurut Cushing (1994 : 209) karakteristik SIA harus memiliki kriteria sebagai berikut: 1. Usefulness, sistem harus menghasilkan informasi yang berguna. Ini berarti informasi yang dihasilkan harus sesuai dengan kebutuhan (relevan) dan tepat waktu sehingga berguna bagi manajemen sebagai dasar pengambilan keputusan.
24
2. Economy, seluruh komponen dari sistem harus dapat memberikan
sumbangan yang lebih besar dan biaya yang dikeluarkan termasuk juga didalamnya semua laporan, pengendalian, mesin dan lain-lain yang tergolong dalam suatu sistem.
3. Reliability, produk dari suatu sistem harus dapat diandalkan. Informasi
yang dihasilkan melalui suatu sistem harus dapat diandalkan dalam hal
ketelitian yang tinggi dan sistem ini sendiri harus berperan secara efektif, bahkan saat alat-alat sudah tidak dapat dioperasikan. 4. Customer service, sistem harus berfungsi dalam memberikan pelayanan yang baik dan memuaskan bagi para pelanggannya sehingga sistem ini efisien dan efektif. 5. Capacity, suatu perusahaan harus memiliki kapasitas produksi yang memadai untuk menghadapi persaingan yang dihadapi perusahaan luar maupun dalam menghadapi kegitan operasi sehari-hari pada kapasitas yang penuh (full capacity). 6. Simplicity, sistem yang terlihat sederhana sehingga semua struktur operasinya dapat diikuti dengan mudah. 7. Plexibility, sistem ini harus berperan secara luwes dan menampung dan menerima semua perubahan yang bakal terjadi dalam perusahaan baik yang akan datang dari luar maupun dari dalam perusahaan itu sendiri.
2.2
Metode Pengolahan Data Komputer Di dalam sistem informasi akuntansi berbasis komputer, transaksi yang
terjadi diproses dengan menggunakan komputer. Pertama-tama, data transaksi
25
harus diubah terlebih dahulu menjadi machine-readable form (dapat dibaca mesin), kemudian diolah dan disimpan. Data dalam machine-readale form akan
diubah kembali menjadi human-readable form (dapat dibaca manusia) untuk
digunakan oleh pengguna sistem. Komputer pada dasarnya hanya merupakan alat
bantu yang digunakan dalam pengolahan data. Proses pengolahan data terbagi atas tahap utama yang terdapat pada sistem manual maupun sistem berbasis empat komputer, yaitu :
1. Data input, pada tahap data input, data transaksi dikumpulkan dan dikonversikan
ke
dalam
machine-readable
form.
Data
transaksi
dikelompokkan dan diperiksa terlebih dahulu agar pengolahan data berlangsung lebih efisien dan efektif. Pada sistem yang berbasis komputer, data transaksi dimasukkan kedalam online terminal atau microcomputer. Operator memasukkan data dengan mengetik data transaksi pada terminal yang ada, selain itu dapat juga menggunakan alat yang dikenal sebagai source data automation. Alat ini merekam data transaksi dalam machinereadable form pada tempat dan waktu yang sama dengan sumbernya. 2. Data storage, Data bagi perusahaan merupakan salah satu sumber yang penting yang harus dijaga, tetapi tidak semua data yang relevan dapat dipergunakan. Sebuah perusahaan harus mempunyai akses yang cepat dan mudah atas datanya untuk dapat berfungsi dengan baik. Oleh karena itu, para akuntan harus memahami pengelolaan dan penyimpanan data dalam sebuah sistem informasi akuntansi dan bagian data dapat diakses.Dalam suatu perusahaan, data disimpan dalam bentuk files. Tiap jenis data dan
26
tujuan penyimpanan memerlukan jenis file yang berbeda.Ada beberapa jenis
file yaitu : master file, transaction file, table file, backup file, suspense file,
report file.
3. Data processing, pada tahap data processing, data transaksi dimanipulasi
untuk menghasilkan informasi yang berguna. Dalam tahap ini dilakukan beberapa aktivitas pengolahan data seperti calculating, comparing, summarizing, filtration, dan retrieval. Selain aktivitas ini terdapat aktivitas
lainnya yaitu data maintenance. Aktivitas ini berfungsi untuk menjaga data tetap up to date. Data maintenance dibagi dalam empat aktivitas, yaitu additions, deletions, updates dan changes. Data dalam suatu sistem informasi akuntansi dapat diproses dalam sequential file processing atau random access file processing. Pada sequential file processing data diolah secara berurutan. Proses ini berfungsi secara cepat dan efisien jika data yang diolah berjumlah besar dan sebagian besar data diolah secara periodik untuk data yang jarang di-update. Pengolahan data secara direct access lebih baik digunakan untuk data yang diolah secara konstan dan sering di-update. Transaksi yang terjadi dapat diproses secara on-line processing atau batch processing. Dalam batch processing, transaksi-transaksi yang serupa dikumpulkan dalam suatu kelompok secara periodik sebelum diolah. Pada online processing transaksidicatat melalui suatu alat atau terminal yang dihubungkan pada komputer. Pada on-line processing terdapat dua bentuk pengolahan data :
27
a) On-line batch, yaitu data dimasukkan langsung kedalam suatu sistem
b) On-line real-time, yaitu data dimasukkan kedalam sistem langsung diproses seketika dan menghasilkan informasi up to date.
komputer, disimpan secara elektronis dan diproses belakangan.
4. Information output, tahap terakhir dari proses pengolahan data adalah menghasilkan informasi. Informasi yang dihasilkan biasanya disajikan dalam bentuk documents, reports, response to query.
2.3
Sub-Sistem Sistem Informasi Akuntasi Penulis mengembangkan penelitiannya dalam hal perancangan sistem
informas akuntansi dengan mengacu pada buku yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi Buku 2, karya James A. Hall yang menerangkan salah satu sub sistem dari sistem informasi akuntansi yaitu Sistem Pemrosesan Transaksi (SPT). Sistem pemrosesan transaksi (transaction processing system) merupakan pusat dari seluruh fungsi sistem informasi dengan :
Mengkonversikan peristiwa ekonomi ke transaksi keuangan.
Mencatat transaksi informasi keuangan dalam record akuntansi (jurnal dan buku besar).
Mendistribusikan informasi keuangan yang utama ke personel operasi untuk mendukung kegiatan operasi harian mereka. Sistem pemrosesan transaksi dengan volume transaksi tinggi, jenis
transaksi dikelompokkan dalam siklus transaksi, yang terdiri dari tiga siklus yaitu siklus pendapatan, siklus pengeluaran, dan siklus konversi.
28
1.
Siklus Pendapatan
Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan
informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke
para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan
tersebut. Infromasi mengenai berbagai aktivitas siklus pendapatan juga mengalir ke siklus akuntansi lainnya (melalui database pusat). Contohnya, siklus pengeluaran dan produksi menggunakan informasi mengenai transaksi penjualan
untuk memulai pembelian atau produksi persediaan tambahan untuk memenuhi permintaan. Siklus sumber daya manusia atau penggajian menggunakan informasi mengenai penjualan untuk menghitung komisi penjualan dan berbagai bonus. Fungsi buku besar dan pelaporan menggunakan informasi yang dihasilkan oleh siklus pendapatan untuk mempersiapkan laporan keuangan dan kinerja. Berikut ini disajikan alur aktivitas siklus pendapatan dan hubungan dengan siklus lainnya dalam diagram konteks siklus pendapatan di bawah ini, PERMINTAAN
PENYIMPANAN BANK
PESANAN
LAPORAN
PEMBAYARAN PENJUALAN
DOKUMEN PENGIRIMAN PELANGGAN
DOKUMEN PENGIRIMAN KURIR
SLIP PENGEPAKAN
SLIP PENGEPAKAN
SISTEM BUKU BESAR & PELAPORAN
SIKLUS PENDAPATAN
KOMISI SIKLUS MANAJEMEN & PELAPORAN
INFORMASI TENTANG KETERSEDIAAN BARANG
SIKLUS PENGELUARAN
SIKLUS PRODUKSI
KEBUTUHAN PRODUKSI & PEMBELIAN (PESANAN ULANG)
Gambar 2.1 Diagram Konteks Siklus Pendapatan Sumber : Romney And Steinbart (2005:6) dalam Accounting Information Systems
29
Aktivitas siklus pendapatan dimulai dengan penerimaa pesanan dari
pelanggan. Departemen pesanan penjualan yang bertanggung jawab pada wakil
direktur utama bagian pemasaran (Lihat Gambar 2.2) melakukan proses entri
pesanan penjualan. Berikut diagram arus data dari siklus pendapatan yang menggambarkan
empat aktivitas utama siklus pendapatan, yaitu Entri Pesanan Penjualan, Pengiriman, Penagihan Piutang Usaha dan Penagihan Kas.
Komisi
Permintaan Jawaban atas permintaan In Ke form a an terse si Ba dia ran g
Pesanan Pesanan Persediaan
Siklus Pengeluaran
Persediaan Siklus Produksi Daftar Pesanan Ulang
Pelanggan
Slip Pengepakan Dok Pengiriman
Bank Laporan
2.0 Pengiriman
Slip Pengepakan Kasir
Pengiriman Uang
Penyimpanan
Siklus manajemen sumber daya manusia / Penggajian
1.0 Entri Pesanan Penjualan
4.0 Penagihan Kas
Pelanggan
Dok Pengiriman
Dok Pengiriman 3.0 Penagihan Piutang Tanda Terima Kas
Penjualan Penjualan
Sistem Buku Besar & Pelaporan Pelanggan
Gambar 2.2 Diagram Arus Data Tingkat 0 Siklus Pendapatan Sumber : Romney And Steinbart (2005:8) dalam Accounting Information Systems 2.
Siklus Pengeluaran Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional
pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Kebanyakan pengeluaran didasarkan pada realisasi kredit diantara mitra dagang. Pengeluaran kas aktual dilakukan pada saat setelah penerimaan barang dan jasa. Sub sistem yang termasuk dalam siklus pengeluaran
30
antara lain pembelian / utang dagang, sistem pengeluaran kas, sistem gaji, dan sistem aktiva tetap. Dibawah ini adalah diagram konteks siklus pengeluaran.
Barang & Jasa
Faktur Penjualan
ng
n
ne
Pe
rim
n tuha Kebu elian b Pem
VENDOR
SIKLUS PENGELUARAN
Pesanan Pembelian
Pene
Pembayaran
Pene
mb
an eli
Kebu tu Pem han belia n n Ba rang
Ke
Berbagai Departement
tuh a Ba n Ba ku ha n
n
aa r Ba
Pe
rim
n ara
ne
ay
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
bu
Pe
mb
an rima
ng Bara
rima a
Pe
ta
Da
g
an
BUKU BESAR & SISTEM PELAPORAN
aa
SIKLUS PENDAPATAN
ra Ba
SIKLUS PRODUKSI
Gambar 2.3 Diagram Konteks Siklus Pengeluaran Sumber: Romney And Steinbart (2005:75) dalam Accounting Information Systems Aktivitas bisnis dalam siklus pengeluaran terdiri dari tiga kegiatan utama seperti terlihat pada Gambar 2.4 yaitu : 1. Memesan barang, perlengkapan dan layanan. 2. Menerima dan menyimpan barang, perlengkapan, dan layanan. 3. Membayar barang, perlengkapan, dan layanan.
31
Permintaa
Permintaa
Berbagai Departemen
Salinan Pesanan Pembelian
Pengendalian Persediaan
Salinan Pesanan Pembelian
1.0 Pesan Barang
Permintaan
Bukti Pesanan Pembelian
Salinan Pesanan Pembelian
Persediaan
Bukti Pesanan Pembelian
Pemasok
Siklus Produksi
Tanda Terima
2.0 Terima Dan Simpan Barang
Slip Pengepakan & Barang
Pemesana Kembali
Buku Besar
Siklus Pendapatan Laporan Penerimaan & Barang
Tempat Persediaan
Utang Usaha
Faktur Penjualan Pembayaran
3.0 Membayar Barang
Laporan Penerimaan Salinan Pesanan Pembelian
Gambar 2.4 Tingkat 0 Diagram Arus Data untuk siklus pengeluaran Sumber: Romney And Steinbart (2005:77) dalam Accounting Information Systems 3.
Siklus Konversi Sistem ini dibentuk oleh dua sub sistem utama yaitu sistem produksi dan
sistem akuntansi biaya. Sistem produksi melibatkan perencanaan, penjadwalan dan kontrol atas produk. Sedangkan sistem akuntansi biaya berkaitan dengan kegiatan perusahaan manufaktur
dalam mengkonversi bahan baku mentah
menjadi barang jadi atau barang setengah jadi. 2.4
Pengendalian Internal
2.4.1 Pengertian dan Tujuan Pengendalian Internal Pengertian sistem pengendalian internal menurut Mulyadi (2008:163) dalam bukunya Sistem Akuntansi mengatakan bahwa : “Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efesiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.” Adapun Krismiaji (2010:218) dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi
32
menjelaskan bahwa : “Pengendalian internal (internal control) adalah rencana organisasi dan metode yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen.”
Selain itu juga Krismiaji (2010:222) mengutip definisi pengendalian internal yang dikeluarkan oleh Committee of Sponsoring Organization (COSO)
yaitu :
“Pengendalian intern adalah proses yang diterapkan oleh dewan direktur, manajemen, dan untuk memberikan jaminan yang cukup bahwa tujuan pengendalian berikut dapat dicapai, yaitu: 1. Efektivitas dan efisiensi operasi 2. Daya andal pelaporan keuangan 3. Kesesuaian dengan hukum dan peraturan yang berlaku.” Model COSO (The Commite of Sponsoring Organisation) yang diuraikan oleh Gondodiyoto (2007:266) dalam bukunya yang berjudul Audit Sistem Informasi menjelaskan bahwa sistem pengendalian internal dapat didefinisikan sebagai berikut : Internal Control : a process, effected by an entity’s board of directors, management, and other personel, designed to provide reasonanble assurance regarding the achievement of objectives in following categories : 1. Effectiveness and efficiency of operations 2. Reability of financial reporting 3. Compliance with applicable laws and regulations Tujuan sistem pengendalian intern menurut definisi di atas adalah : (1) menjaga kekayaan organisasi, (2) mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, (3) mendorong efisiensi, dan (4) mendorong dipatuhinya kebijaka manajemen.
33
COSO menjelaskan bahwa pengendalian internal memiliki tiga tujuan
utama yaitu efektifitas dan efisiensi operasi, mendorong kehandalan laporan
keuangan, dan dipatuhinya hukum dan peraturan yang ada.
2.4.2 Unsur Sistem Pengendalian Intern
Menurut Krismiaji (2010:223) menyatakan bahwa menurut standarisasi
internasional yang diterapkan oleh COSO, unsur pengendalian intern terdiri dari:
1. Lingkungan pengendalian Terdapat tujuh faktor penting dalam lingkungan pengendalian, yaitu: a. Komitmen kepada integritas dan nilai etika Perusahaan dapat menetapkan integritas sebagai sebuah prinsip dasar perusahaan, secara pribadi dan aktif melakukan sosialisasi sekaligus mempraktikannya. b. Filosofi dan gaya operasi manajemen Komponen utama lingkaran pengawasan yaitu filosofi dan gaya operasi manajemen. Jika manajemen tidak terlalu memberikan perhatian terhadap pengendalian intern dan perilaku etik, maka karyawan perusahaan tidak dapat diharapkan dapat mencapai tujuan pengawasan secara efektif. c. Struktur organisasi Struktur organisasi suatu perusahaan menetapkan garis wewenang dan tanggung jawab, dan memberikan kerangka menyeluruh untuk perencanaan, pengarahan, dan pengendalian operasi.
34
d. Komite audit
Komite ini bertanggung jawab untuk mengatasi struktur pengawasan intern
perusahaan, proses pelaporan keuangan, dan ketaatan terhadap hukum,
peraturan, dan standar yang berlaku. Tugasnya berkaitan dengan auditor
eksternal dan internal. e. Metode penetapan wewenang dan tanggung jawab Wewenang dan tanggung jawab biasanya diatur dan ditetapkan dalam
deskripsi jabatan (Job Description), pelatihan karyawan, rencana kegiatan, jadwal, dan anggaran. Biasanya buku pedoman digunakan sebagai pedoman prosedur dan kebijakan tertulis dalam berbagai organisasi. f. Praktik dan kebijakan tentang sumber daya manusia Kebijakan dan praktik yang berkaitan dengan pengangkatan, pelatihan, pemberian gaji, dan promosi memiliki pengaruh yang penting terhadap kemampuan organisasi meminimalkan resiko pengawasan intern. g. Pengaruh eksternal Pengaruh eksternal mencakup peraturan dan ketentuan yang dikeluarkan oleh pasar modal, badan penyusun standar akuntansi, dan BAPEPAM. 2. Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan aturan yang memberikan jaminan yang cukup bahwa tujuan pengendalian manajemen telah dicapai. Yang umumnya dapat dibagi atas lima bagian, yaitu: a. Otorisasi yang tepat terhadap aktifitas dan transaksi Otorisasi didokumentasikan dengan menandatangani, member paraf, atau
35
mencantumkan kode otorisasi pada dokumen atau catatan yang mewakili
transaksi.
b. Pemisahan tugas
Pengendalian yang baik menghendaki tidak adanya seorang karyawan yang
terlalu banyak diberi tanggung jawab atau tugas. Seorang karyawan mugkin saja
berada
dalam
posisi
untuk
melaksanakan
kecurangan,
menyembunyikan kecurangan dan kesalahan.
c. Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai Perancangan dan penggunaan dokumen serta catatan yang tepat akan menjamin akurasi dan kelengkapan seluruh data yang relevan tentang transaksi. Dokumen yang mengawali sebuah transaksi harus berisi ruang untuk mencantumkan otorisasi. d. Perlindungan yang memadai terhadap akses dan penggunaan aktiva dan catatan Untuk melindungi aktiva dari pencurian atau penggunaan yang tidak sah bisa dilakukan cara seperti pemisahan fungsi yang efektif, pembatasan akses ke fasilitas dan ke ruang penyimpanan, melindungi catatan dan dokumen dengan menggunakan kotak penyimpanan tahan api, serta adanya filing cabinet dan ruangan harus selalu terkunci. e. Pengecekan independen terhadap kinerja Pengecekan internal harus independen, karena ini biasanya lebih efektif dilaksanakan oleh seseorang yang tidak terkait dengan kegiatan perusahaan.
36
3. Perhitungan Resiko
Organisasi harus menyadari dan waspada terhadap berbagai resiko yang
dihadapinya. Akuntan dapat mengevaluasi struktur pengendalian intern dengan
menggunakan strategi perhitungan resiko, diantaranya: identifikasi ancaman,
estimasi kerugian, identifikasi pengendalian, estimasi manfaat dan pengorbanan, serta menentukan efektivitas manfaat pengorbanan. 4. Informasi dan Komunikasi
Sistem informasi yang relevan terhadap tujuan pelaporan keuangan terdiri dari metode dan catatan yang ditetapkan untuk mencatat,
mengolah,
mengikhtisarkan, dan melaporkan transaksi suatu entitas. Komunikasi mencakup pemberian pemahaman peran individual dan tanggung jawab yang berkaitan dengan pengendalian intern atas pelaporan keuangan. 5. Pemantauan Kinerja Pemantauan kinerja merupakan hal yang penting dalam pengawasan. Metode pokok dalam melakukan pemantauan kerja, yaitu: supervise yang mencakup pelatihan dan asistensi karyawan, pemantauan kinerja karyawan, koreksi kesalahan, dan penjagaan aktiva dengan cara memantau karyawan yang memiliki akses ke aktiva tersebut, pelaporan pertanggungjawaban dan internal auditing yang memberikan suatu penilaian terhadap efektivitas pengawasan intern. 2.4.3 Pengendalian Intern Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer Elemen pengendalian intern yang ada pada sistem informasi berbasis komputer hampir sama dengan sistem manual. Beberapa hal berikut menjadikan
37
adanya penekanan yang berbeda pada pengendalian intern untuk kedua jenis sistem itu;
1. Sistem informasi terkomputerisasi lebih luas lingkup pengendaliannya
karena sebagianbesar proses tidak terlihat secara nyata oleh indra manusia.
2. Sedikitnya bukti berupa dokumen. Diperlukan desain sistem yang mampu
meninggalkan jejak untuk keperluan pengauditan (audit trial).
3. Pengendalian harus diintegrasikan kedalam rancangan sistem sebagai salah
satu elemen yang mendukung kekuatan desain sistem tersebut. 4. Diperlukan prosedur dokumentasi yang baik sehingga mampu merekam seluruh proses sekaligus pengmbangan sistem itu sendiri. Prosedur backup termasuk dalam hal ini. 5. Perlu dilakukan sentralisasi informasi utnuk memudahkan pengendalian. 6. Memungkinkan pengendalian intern melalui program-program komputer. 7. Pengendalian pada salah satu fungsi mungkin dapat melemahkan pengendalian padafungsi yang lain. Elemen-elemen pokok pengendalian intern sistem informasi berbasis komuter dikelompokkan sebagai berikut: 1. Pengendalian Manajemen (Management Control) Pengendalian manajemen yang diperlukan oleh sebuah sistem informasi meliputi: a. Pengendalian terhadap rencana induk sistem informasi, apakah desain sistem informasi telah memenuhi garis besar dan spesifikasi yang dimaksud dalam rencana induk.
38
b. Pemisahan fungsi, berbeda sedikit dengan sistem manual. Fungsi yang perlu
dipisahkan adalah:
● Perancangan dan penyusunan program sistem
● Operasi pengolahan data
● Dokumentasi program dan kepustakaan ● Seleksi dan pelatihan karyawan ● Perlu adanya buku petunjuk operasional sistem dan prosedur yang ada
dalam sistem tersebut. ● Pengendalian anggaran. 2. Pengendalian Terhadap Pengembangan Sistem Penerapan sistem informasi akuntansi berbasis komputer merupakan investasi yang besar, demikian pula untuk pengembangan selanjutnya. Perusahaan perlu melakukan pengendalian intern dalam mengembangkan sistem informasinya, jenis pengendalian yang diterapkan untuk hal ini adalah: a. Pengendalian terhadap dokumentasi sistem. Pengendalian ini diperlukan karena dokumentasi sistem merupakan alat komunikasi antara perancang sistem dengan users. Sistem dan pengembangan sistem yang tidak didokumentasikan dengan baik akan menambah biaya pengembangan karena harus mencari informasi mengenai detail sistem ke pihak perancang terdahulu. b. Pengendalian terhadap pengubahan program. Perlu otorisasi seperti halnya pada pengendalian siklus pengembangan sistem.
39
3. Pengendalian Akses (Access Control) Pengendalian akses merupakan kunci dari sistem informasi berbasis komputer.
Penerapan berbagai teknik password bertingkat untuk mengendalikan akses
setiap personil merupakan teknik yang paling banyak digunakan. Pengendalian
akses mencakup lingkup berikut: a. Pengendalian akses terhadap perangkat keras. Tidak setiap karyawan
memiliki wewenang untuk keruangan di mana komputer induk dan media penyimpanan diletakkan. Selain itu perlu pulaprosedur pengamanan perangkat keras dari berbagai bencana dan kecelakaan yang disebabkan oleh hal lain. b. Pengendalian akses terhadap perangkat lunak. c. Pengendalian terhadap dokumentasi program. Akses terhadap program ini hendaknya dilindungi melalui otorisasi dari pihak tertentu. Dengan memiliki dokumentasi program maka sangat memungkinkan seseorang memodifikasi program untuk kepentingan pribadi. d. Pengendalian terhadap program dan file-file data. Pengendalian inimutlak diperlukan karena sangat banyak data yang dihasilkan dari sebuah sistem informasi yang bersifat rahasia yang perlu dilindungi dari pihak-pihak tertentu.
40
2.5
Sistem Manajemen Database
2.5.1 Pengertian Dan Kegunaan
Menurut Connoly (2002:16), Database Management System adalah sistem
software yang dapat mendefinisikan, membuat, memelihara dan mengontrol akses
ke basis data.
Sistem manajemen basis data (database management system / DBMS)
suatu sistem atau perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola suatu adalah
basis data dan menjalankan operasi terhadap data yang diminta oleh pengguna. Basis data adalah suatu gabungan file yang saling berhubungan dan dikordinasi secara terpusat. Pendekatan data base memberlakukan data sebagai sumber daya organisasi yang dipergunakan serta dikelola oleh seluruh bagian dari organisasi. Basis data (bahasa Inggris : data base), atau sering pula dieja basis data, adalah kumpulan informasi yang disimpan didalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data (data base management system, DBMS). Istilah "basis data" berawal dari ilmu komputer. Meskipun kemudian artinya semakin luas, memasukkan hal-hal di luar bidang elektronika, artikel ini mengenai basis data komputer. Catatan yang mirip dengan basis data sebenarnya sudah ada sebelum revolusi industri yaitu dalam bentuk buku besar, kuitansi dan kumpulan data yang berhubungan dengan bisnis. Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah
41
basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya : penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang
diwakili suatu basis data, dan hubungan diantara obyek tersebut. Ada banyak cara
untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur basis data : ini dikenal
sebagai model basis data atau model data.
Fasilitas yang disediakan oleh DBMS adalah:
Dapat mendefinisikan basis data dengan menggunakan Data Definition
Language (DDL). DDL dapat memberi fasilitas kepada pengguna untuk menspesifikasikan tipe data, struktur dan batasan aturan mengenai data yang bisa disimpan ke dalam basis data.
Pengguna dapat menambah, mengedit, menghapus dan mendapatkan kembali data dengan menggunakan data manipulation language.
Dapat mengontrol akses ke basis data, yaitu mencegah pengguna tanpa otoritas, sistem integrasi untuk memelihara konsistensi penyimpanan data, sistem control untuk memperbolehkan pengguna untuk akses, sistem kontrol untuk pengembalian data yang bisa mengembalikan data ke keadaan semula apabila ada kegagalan software atau hardware, catalog yang dapat diakses pengguna yang mendeskripsikan data dalam basis data. Keuntungan sistem manajemen database :
Konsistensi data
Pengontrolan duplikasi data
Semakin banyak informasi yang didapat dari data yang sama.
42
Model yang umum digunakan sekarang adalah model relasional, yang
menurut istilah layman mewakili semua informasi dalam bentuk tabel-tabel yang
saling berhubungan dimana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom (definisi yang
sebenarnya menggunakan terminologi matematika). Dalam model ini, hubungan
antar tabel diwakili dengan menggunakan nilai yang sama antar tabel. Model yang lain seperti model hierarkis dan model jaringan menggunakan cara yang lebih eksplisit untuk mewakili hubungan antar tabel.
2.5.2 Perancangan Basis Data Perancangan basis data merupakan proses menciptakan perancangan untuk basis data yang akan mendukung operasi dan tujuan perusahaan (Connolly, 2002:279). Dalam merancang suatu basis data, digunakan metodologi-metodologi yang membantu dalam tahap perancangan basis data. Metodologi perancangan adalah pendekatan struktur dengan menggunakan prosedur, teknik, alat, serta bantuan dokumen untuk membantu dan memudahkan dalam proses perancangan. Dengan menggunakan teknik metode disain ini dapat membantu dalam merencanakan, mengatur, mengontrol, dan mengevaluasi database development project (Connolly, 2002:418). Proses dalam metodologi perancangan dibagi menjadi tiga tahap : 1. Conseptual Database Design 2. Logical Database Design 3. Physical Database Design.
43
2.6
Metodologi Pengembangan Sistem
Sistem akuntansi yang digunakan dalam suatu perusahaan mempunyai
"umur" yang terbatas. Maksudnya adalah bahwa kebutuhan informasi dalam suatu
perusahaan akan berkembang sesuai dengan perkembangan kebutuhan informasi
pihak-pihak yang berkepentingan (baik ekstern maupun intern). Disamping itu, kemajuan teknologi terutama alat-alat untuk memperoses data dapat juga mengakibatkan sistem akuntansi yang sekarang berlaku sudah tidak efisien lagi.
Dalam keadaan seperti ini perlu diadakan penyusunan kembali sistem akuntansi yang ada dalam perusahaan. 2.6.1 Tujuan Pengembangan Sistem Tujuan pengembangan sistem informasi akuntansi, sebagai berikut : 1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketetapan penyajian maupun struktur informasinya. 3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindunga kekayaan perusahaan. 4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. (Mulyadi : 2001) 2.6.2 Tahapan Pengembangan Sistem Langkah-langkah dalam penyusunan sistem ini (disebut juga dengan system life cycle) terdiri dari: 1. Analisa sistem yang ada. Langkah ini dimaksudkan untuk mengetahui kebaikan dan kelemahan sistem yang berlaku. Dalam praktiknya, analisa sistem ini dilakukan dengan mengadakan penelitian (survey). Apabila
44
pekerjaan penyusunan sistem ini dilakukan oleh pihak luar (konsultan),
penelitian pendahuluan ini diperlukan untuk: a. Mengetahui ruang lingkup (luasnya) pekerjaan. Dengan mengetahui
kelemahan dan kebaikan system yang ada, dapat diketahui pekerjaan
apa saja yang diperlukan untuk menyusun sitem yang baru.
b. Merencanakan jangka waktu penyusunan sistem yang baru. Jangka
waktu penyusunan sistem sangat tergantung pada luasnya pekerjaan penyusunan sistem. c. Menentukan jumlah fee yang akan diminta sehubungan dengan pekerjaan penyusunan sistem. 2. Merencanakan sistem akuntansi (system design). Langkah ini merupakan pekerjaan menyusun sistem yang baru, atau mengubah sistem lama agar kelemahan-kelemahan yang ada dapat dikurangi atau ditiadakan. 3. Penerapan sistem akuntansi. Langkah ini adalah sistem akuntansi yang disusun untuk menggantikan system lama. Sebaiknya sistem baru ini dimulai penggunaannya pada awal periode akuntansi. 4. Pengawasan sistem baru (follow-up). Langkah ini adalah untuk mengawasi penerapan sistem baru, yaitu mengecek apakah sistem baru itu dapat berfungsi.
Apabila
ada
kesalahan-kesalahan,
maka
selama
masa
pengawasan itu perlu dilakukan perbaikan-perbaikan. Yang perlu diperhatikan adalah bahwa sistem baru itu tidak mengulangi kelemahankelemahan yang ada dalam sistem lama.
45
Dalam bukunya Sistem Akuntansi (2001 : 39), Mulyadi menjelaskan
bahwa metodologi pengembangan sistem adalah langkah-langkah yang dilalui
oleh penulis sistem dalam mengembangkan sistem informasi. Pengembangan
sistem akuntansi dilaksanakan melauli tiga tahap utama berikut ini : 1. Analisis sistem (system analysis)
Dalam tahap ini, analisis sistem membantu pemakai informasi dalam
mengidentifikasi informasi yang diperlukan oleh pemakai untuk melaksanakan pekerjaannya. Analisis sistem harus memperoleh informasi yang sebenarnya diperlukan oleh pemakai informasi dalam tahap analisis sistem ini, karena jenis informasi yang diperlukan oleh pemakai informasi inilah yang menjadi dasar untuk melangkah ke tahap desain dan implementasi sistem. Tahap-tahap desain dan implementasi dalam pengembangan sistem akuntansi sangat ditentukan oleh keberhasilan analisis dalam mengidentifikasi kebutuhan informasi pemakai informasi. Analisis sistem dapat dibagi menjadi empat tahap : a. Analisis pendahuluan b. Penyusunan usulan pelaksanaan analisis sistem c. Pelaksanaan analisis sistem d. Penyusunan laporan hasil analisis sistem
2. Desain sistem (system design) Desain adalah proses penterjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan kepada
46
pemakai informasi untuk
dipertimbangkan (Mulyadi, 2001). Tahap
desain sistem ini dibagi menjadi lima tahap : a. Desain sistem secara garis besar
b. Penyusunan usulan desain sistem secara garis besar
c. Evaluasi sistem
d. Penyusunan laporan final desain secara garis besar
e. Desain sistem secara rinci f. Penyusunan laporan final desain sistem secara rinci.
3. Implementasi sistem (system implementation) Implementasi adalah pendidikan dan pelatihan pemakai informasi, pelatihan dan koordinasi teknisi yang akan menjalankan sistem, pengujian sistem yang baru, dan pengubahan yang dilakukan untuk membuat sistem informasi yang telah dirancang menjadi dapat dilaksanakan secara operasional. Puncak segala kegiatan pengembangan dan perancangan sistem informasi adalah terletak pada tahap implementasi. (Mulyadi, 2001). 2.6.3 Diagram Arus Data Diagram alur data merupakan alat yang cukup populer sekarang, karena dapat menggambarkan arus data di dalam suatu sistem dengan terstruktur dan jelas, itulah sebabnya DAD merupakan alat bantu yang paling penting bagi seorang analis sistem.
Penggunaan
DAD
sebagai
alat
peraga
sistem
dipopulerkan oleh De Marco (1978) dan Gane & Sarson (1979) dengan menggunakan pendekatan metoda analisis sitem terstruktur (structured system analysis method). DAD dapat merepresentasikan suatu sistem yang otomatis maupun manual dengan menggunakan gambar yang berbentuk jaringan grafik. Ada beberapa simbol yang digunakan dalam penggambaran DAD, yaitu :
47
Entitas Luar (External Entity) dan Terminal
Entitas Luar adalah entitas yang berada di luar sistem yang memberikan
data kepada sistem (source) atau yang menerima informasi dari sistem (sink).
Entitas Luar ini bukanlah bagian dari sistem, bila suatu sistem informasi
dirancang untuk satu bagian/departemen maka bagian lain yang masih terkait menjadi entitas luar. Sedangkan terminal adalah entitas yang merupakan bagian
dari sistem.
Pedoman pemberian nama terminal dan entitas luar
Nama terminal berupa kata benda
Terminal tidak boleh memiliki nama yang sama kecuali memang objeknya sama (digambarkan dua kali, dimaksudkan untuk membuat diagram lebih jelas). Bila demikian, maka terminal ini perlu diberi garis miring pada pojok kiri atas.
Nama aliran data yang masuk ke dalam suatu proses tidak boleh sama dengan nama aliran data yang keluar dari proses tersebut.
Data flow yang masuk ke atau keluar dari data store tidak perlu diberi nama bila: Aliran datanya sederhana dan mudah dipahami. Aliran data menggambarkan seluruh data item (satu record utuh).
Tidak boleh ada aliran data dari terminal ke data store atau sebaliknya karena terminal bukan bagian dari sistem. Hubungan terminal dengan data store harus melalui proses.
48
Proses
Proses menggambarkan apa yang dilakukan oleh sistem. Berfungsi
mentransformasikan satu atau beberapa data masukan menjadi satu atau
beberapa data keluaran sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. Setiap
proses memiliki satu atau beberapa data masukan serta menghasilkan satu atau beberapa data keluaran. Proses sering pula disebut bubble. Pedoman pemberian nama proses :
Nama
proses
terdiri
dari
kata
kerja
dan
kata
benda
yang
mencerminkan fungsi proses tersebut, misalnya : Hitung gaji, pendataan order, cetak laporan penjualan, dll.
Jangan menggunakan kata „proses‟ sebagai bagian dari nama suatu proses.
Tidak boleh ada beberapa proses yang memiliki nama yang sama.
Proses harus diberi nomor. Urutan nomor sedapat mungkin mengikuti aliran/urutan proses, namun demikian, urutan nomor tidak berarti secara mutlak merupakan urutan proses secara kronologis.
Penomoran proses pada tingkat pertama (diagram nol) adalah 1.0, 2.0, 3.0, dst.
Penomoran proses pada tingkat kedua dari proses 1.0 (rincian dari proses 1.0) adalah 1.1, 1.2, 1.3, dst.
Diagram konteks (context diagram) tidak perlu diberi nomor.
Proses 2.x adalah proses terendah, tidak dirinci lagi.
49
Alir Data (Data Flow)
Alir Data menggambarkan aliran data dari suatu entitas ke entitas
lainnya. Arah panah menggambarkan aliran data. Ada beberapa aliran data, yaitu :
• Antara dua proses yang berurutan
• Dari penyimpanan data (data store) ke proses dan sebaliknya
• Dari source ke proses
• Dari proses ke sink
Pedoman pemberian nama aliran data :
Nama aliran data yang terdiri dari beberapa kata dihubungkan dengan garis sambung.
Tidak boleh ada aliran data yang namanya sama dan pemberian nama harus mencerminkan isinya.
Aliran data yang terdiri dari beberapa elemen dapat dinyatakan dengan grup elemen.
Hindari penggunaan kata „data‟ dan „informasi‟ untuk memberi nama pada aliran data.
Sedapat mungkin nama aliran data ditulis lengkap.
Penyimpan Data (Data Store) Data store adalah tempat menyimpan data. Proses dapat mengambil data dari atau memberikan data ke data store. Pedoman pemberian nama data store :
Nama harus mencerminkan isi data store tersebut.
Bila namanya lebih dari satu kata, maka harus diberi tanda sambung
50
Tingkatan Diagram pada Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)
Diagram Konteks (Context Diagram)
input ke atau dari sistem.
Memberikan gambaran tentang keseluruhan sistem.
Terminal yang memberikan masukan kepada sistem disebut
Merupakan level tertinggi dari DAD yang menggambarkan seluruh
source, terminal yang menerima keluaran dari sistem disebut sink.
Hanya ada satu proses.
Tidak boleh ada data store.
Diagram nol (0)
Sudah menunjukkan data store yang digunakan.
Untuk proses yang tidak dirince lagi pada level selanjutnya (functional primitive), tambahkan * pada akhir nomor proses.
Keseimbangan input dan output (balancing) antara diagram 1.0 dengan diagram hubungan harus terpelihara.
Diagram Rinci
Merupakan rincian dari diagram nol atau diagram level diatasnya. Walaupun DAD mempunyai kelebihan-kelebihan, yaitu dapat menggambarkan sistem secara terstruktur dengan memecah-mecah menjadi level lebih rendah (decomposition), dapat menunjukkan arus data di sistem, dapat menggambarkan proses paralel di sistem, dapat menunjukkan simpanan data, dapat menunjukkan entitas luar,
51
tetapi DAD juga mempunyai keterbatasan. Keterbatasan dari DAD
adalah sebagai berikut :
DAD tidak menunjukkan proses perulangan (loop).
DAD tidak menunjukkan proses keputusan (decision).
DAD tidak menunjukkan proses perhitungan.
A Ziya Aktas dalam bukunya Structured Analysis and Design of
Information Systems, memberikan pemecahan untuk keterbatasan DAD ini, yaitu
dengan menambahkan penggunaan operational operator (operator hubungan), sehingga kemampuan DAD dapat lebih ditingkatkan. Operator hubungan ini adalah :
* menunjukkan hubungan suatu logika AND
0 menunjukkan hubungan suatu logika OR
® menunjukkan hubungan suatu logika XOR.
2.6.4 Flowchart Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urut-urutan prosedur dari suatu program. Flowchart menolong analis dan programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam pengoperasian. Flowchart biasanya mempermudah penyelesaian suatu masalah khususnya masalah yang perlu dipelajari dan dievaluasi lebih lanjut. Flowchart sistem merupakan bagan yang menunjukkan alur kerja atau apa yang sedang dikerjakan didalam sistem secara keseluruhan dan menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada didalam sistem. Dengan kata lain, flowchart ini
52
merupakan deskripsi secara grafik dari urutan prosedur-prosedur yang terkombinasi yang membentuk suatu sistem. Flowchart Sistem terdiri dari data
yang mengalir melalui sistem dan proses yang mentransformasikan data itu. Data
dan proses dalam flowchart sistem dapat digambarkan secara online (dihubungkan
langsung dengan komputer) atau offline (tidak dihubungkan langsung dengan komputer, misalnya mesin tik, cash register atau kalkulator).
Tabel 1.2 Tabel Daftar Simbol Flowchart
SIMBOL
KETERANGAN ARAH ALIR DOKUMEN Menunjukan arah alir dokumen antar bagian yang terkait pada suatu sistem. Dapat dari sistem ke sistem, dari sistem keluar, dari luar ke dalam sistem atau antar bagian luar sistem. DOKUMEN Menunjukan dokumen yang berupa dokumen input, output pada proses manual dan proses komputer. PROSES MANUAL Menunjukan proses yang dilakukan secara manual dan sistem yang berbasis komputer. PENGINPUTAN DATA Menunjukan proses penginputan data/informasi dari dokumen pada proses manual. PENGHUBUNG Menunjukan penghubung aliran dokumen pada halaman yang sama. PENGHUBUNG Menunjukan penghubung aliran dokumen pada halaman yang berbeda.
53
SIMBOL
KETERANGAN PENGARSIPAN Menunjukan media penyimpanan dari data/informasi file. Dokumen dapat disimpan pada lemari arsip, map file, dll. JURNAL/BUKU BESAR Menggambarkan jurnal dan buku besar dalam bagan alir dokumen. DOKUMEN RANGKAP Digambarkan dengan menumpuk simbol dokumen dan pencetakan nomor dokumen pada bagian kiri atas. KEPUTUSAN Sebuah tahap pembuatan keputusan, digunakan dalam bagan alir program komputer untuk menunjukan cabang bagi alternatif cara. TAMPILAN Informasi ditampilkan oleh alat out put online seperti terminal CRT atau monitor computer PC. TERMINAL Dilakukan untuk memulai, mengakhiri atau titik henti dalam sebuah proses atau program. Juga digunakan untuk menunjukan pihak eksternal.
