8
BAB II KERANGKA TEORI
Secara umum Public Relations sering sekali diartikan sebagai ‘’the strategic management of relations between an organization or institution and its various constituent audiencies to effect busines outcomes’’. Tidak dapat dipungkiri bahwa setiap perusahaan atau institusi ingin membangun relasi positif dengan publiknya dengan beragam strategi. Memanfaatkan perkembangan komunikasi modern dan berkerjasama dengan media massa merupakan salah satu kegiatan yang sering diimplementasikan untuk mendapatkan citra positif demi perkembangan perusahaan. Public Relations sendiri telah menjadi sebuah profesi sejak abad ke- 20. Istilah public relations muncul di Amerika Serikat pada abad tersebut. Keampuhan dan pengaruh public relations di Amerika Serikat sebagai suatu profesi mulai berkembang dengan pesatnya semenjak Perang Dunia II. Penulisan laporan tugas akhir tidak hanya berdasarkan pengalaman penulis selama melaksanakan Kuliah Kerja Media (KKM) tetapi juga berdasarkan teori-teori yang mendasari pekerjaan public relations, berikut beberapa referensi teori sebagai dasar pembuatan tugas akhir :
8
9
A. Definisi Public Relations Ada beberapa definisi-definisi tentang public relations yang di anggap terbaik seperti yang dijelaskan pada buku Public Relations 2.0 (2013:1) : 1. Definisi J.C.,Seidel dalam bukunya Public Relations Director, Devision of Housing, State of New Yorkk berbunyi : ‘’Public Relations is the continuing process by which management endeavors to obtain goodwill and understanding of its customers, its employees and the public at large, inwardly through self analysis and correction, outwardly through all means of expression’’ Public relations adalah proses yang kontinu dari usaha-usaha managemen untuk memperoleh goodwill langganan nya, pegawainya, dan publik umumnya; ke dalam dengan mengadakan analisa dan perbaikanperbaikan terhadap dirisendiri, keluar dengan mengadakan pernyataanpernyataan. (Wahidin Saputra dan Rulli Nasrullah, 2011: 1) 2. Definisi public relations menurut W.Emerson Reck yang berbunyi : ‘’Public Relations is the coninued process of keying policies, services and action to the best interest of those individual or institution covets, and secondly, it is the interpretation of these policies, services and action to assure complete understanding and appreciation ‘’
8
10
Public
Relations
adalah
kelanjutan
dari
proses
penetapan
kebijaksanaan,penentuan pelayanan-pelayanan dan sikap yang disesuaikan dengan kepentingan orang-orang atau golongan agar orang atau lembaga itu memperoleh kepercayaan dan goodwill dari mereka. Kedua, pelaksanaan kebijakan, pelayanan dan sikap adalah untuk menjamin adanya pengertian dan penghargaan yang sebaik-baiknya.(Wahidin Saputra dan Rulli Nasrullah, 2011: 2) 3. Definisi menurut Howard Bonham, Vice Chairman, American Nationl Red Cross menyatakan : ‘’Public Relations is the art of bringing about better public understandig whichbreed greater public confidence for anividual or organitation’’ Public relations adalah suatu seni untuk menciptakan pengertian publik yang lebih baik, yang dapat memperdalam kepercayaan publik terhadap seseorang atau suatu organisasi, badan, lembaga, atau perusahaan.(Wahidin Saputra dan Rulli Nasrullah, 2011: 2) 4. Definisi PublicRelations menurut Glenn dan Denny Grisword, di dalam bukunya Your Public Relations mengemukakan definisi sebagai berikut : ‘’Public Relations is the managemen function which evaluates public attitudes, identifies the policies and procedures of an individual or organization with the public interest, and executes a program of action to earn public understanding and acceptance’’ 8
11
Public Relations adalah suatu fungsi management yang menilai sikap publik, menunjukan kebijaksanaan dan prosedur dari individu atau organisasi atas dasar kepentingan publik dan melaksanakan rencana kerja untuk memperoleh pengertian dan pengakuan dari publik.(Wahidin Saputra dan Rulli Nasrullah, 2011: 3) 5. Sebagaimana dinyatakan J.H. Wright (1949:3) dalam bukunya Public Relation is management mengemukakan : ‘’Modern PR is a planned program of policies and conduct that will build pubic confidence and increase public undestanding’’ Public Relations yang modern adalah suatu rencana tentang kebijaksanaan dan kepemimpinan yang akan menanamkan kepercayaan public dan menambah pengertian mereka. 6. J.C. Hooftman menyatakan bahwa : Untuk membangkitkan opini publik yang positif terhadap suatu badan publik atau perusahaan, harus diberi penerangan-penerangan yang lengkap dan objektif mengenai kegiatan-kegiatan yang menyangkut kepentingan mereka, sehingga dengan demikian akan timbul pengertian daripadanya. Selain dari pada itu pendapat-pendapat dan saran-saran dari publik mengenai kebijaksanaan badan itu harus diperhatikan dan dihargai.(Djawoto, 1959: 198).
8
12
Charles S. Steinberg (1958: 198) untuk mendapatkan pengertian yang jelas tentang public relations sebaiknya harus diterangkan fungsinya ia mengatakan bahwa tujuan public relations adalah: menciptakan opini publik yang favorable tentang kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh badan yang bersangkutan. 7. Bertrand Russel Canfield (1956:5) menyatakan : ‘’Public Relations is a philosophy of management which places the interest of people first in every decision and action. It is expressed in policies interpreted to the public to the secure understanding and obtain good will’’. Public Relations adalah falsafah managemen yang di dalam tiap keputusan dan tindakannya mendahulukan kepentingan orang lain. Berdasarkan definisi-definisi diatas dapat ditarik kesimpulanjika inti dari public relations yakni good will. Kepercayaan, penghargaan pada dan dari publik suatu badan khususnya dan masyarakat umumnya. Dalam public relations terdapat suatu usaha untuk mewujudkan hubungan yang harmonis antara suatu badan dengan publiknya, usaha untuk memberikan atau menanamkan kesan yang menyenangkan, sehingga akan timbul opini publik yang menguntungkan bagi kelangsungan hidup badan tersebut.
8
13
B. Tujuan Public Relations Tujuan yang ingin dicapai dalam bidang public relations selain membangun kredibilitas dan membangkitkan motivasi bagi stakeholders perusahaan
guna
meminimalkan
biaya
pengeluaran
proses
transfer
komunikasi yaitu : Komunikasi internal dan komunikasi eksternal : Komunikasi internal (personel atau anggota institusi) Memberikan informasi sebanyak dan sejelas mungkin mengenai institusi. Menciptakan kesadaran anggota atau personel mengenai peran institusi dalam masyarakat. Menyediakan sarana untuk memperoleh umpan balik dari anggotanya. Komunikasi Eksternal (Masyarakat) Informasi yang benar dan wajar mengenai institusi. Kesadaran mengenai peran institusi dalam tata kehidupan umumnya. Motivasi untuk menyampaikan citra baik. Tujuan kegiatan public relations dapat dikelompokkan sebagai berikut : 1. Performance objective Public
relations
merupakan
kegiatan
komunikasi
untuk
mempresentasikan citra perusahaan kepada publiknya (stakeholders), 8
14
melaksanakan serangkaian kegiatan untuk membentuk dan memperkaya identitas dan citra perusahaan dimata stakeholders. 2. Support of consumer market objective Kegiatan public relations dapat digunakan untuk mengidentifikasi permasalahan yang timbul sehubungan dengan kegiatan komunikasi yang dilaksanakan oleh perusahaan dengan menitikberatkan pembahasan pada identifikasi tingkat kesadaran konsumen, sikap dan persepsi konsumen terhadap produk yang ditawarkan perusahaan. (Firsan Nova, 2011:53)
C. Fungsi Public Relations Fungsi
utama
Public
Relations
adalah
menumbuhkan
dan
mengembangkan hubungan baik antar lembaga (organisasi) dengan publiknya, internal maupun eksternal dalam rangka menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi publik dalam upaya menciptakan iklim pendapat (opini publik) yang menguntungkan lembaga organisasi. Menurut Ralph Currier dan Allan C.Filley dalam bukunya Principles of Management dikatakan bahwa istilah fungsi menunjukan suatu tahap pekerjaan yang jelas dan dapat dibedakan, bahkan terpisah dari tahapan dengan pekerjaan lain. Oleh karena itu, public relations dikatakan berfungsi dalam suatu organisasi atau lembaga apabila public relations tersebut telah menunjukan suatu kegiatan yang jelas dan dapat dibedakan dari kegiatan lainya. 8
15
Pada buku Public Relation 2.0 karangan Wahidin Saputra dan Rulli Nasrullah (2013:50) menyebutkan jika fungsi public relations officer ketika menjalankan
tugas
dan
operasionalnya,
baik
sebagai
komunikator,
mediator,ataupun organisator, menurut Prof. Drs. Onong Uchjana Effendy, M.A. dalam bukunya, Hubungan Masyarakat Suatu Komunikologis (1992) adalah sebagai berikut : Menunjang kegiatan managemen dalam mencapai tujuan organisasi. Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik internal dan publik eksternal. Menciptakan komunikasi dua arah dengan menyebarkan informasi dari organisasi kepada publiknya dan menyalurkan opini publik kepada organisasi. Melayani publik dan menasehati pimpinan organisasi demi kepentingan umum. Operasional dan organisasi public relations adalah bagaimana membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publiknya, untuk mencegah terjadinya rintangan psikologis, baik yang ditimbulkan dari pihak organisasi maupun dari pihak publiknya. Menurut Cutlip and Center mengatakan bahwa fungsi public relations meliputi hal-hal berikut : Menunjang kegiatan managemen dan mencapai tujuan organisasi.
8
16
Menciptakan komunikasi dua arah secara timbal balik dengan menyebarkan
informasi
dari
perusahaan
kepada
publik
dan
menyalurkan opini publik pada perusahaan. Melayani publik dan memberikan nasihat kepada pimpinan organisasi untuk kepentingan umum. Membina hubungan secara harmonis antara organisasi dan publik, baik internal maupun eksternal. (Frida Kusumastuti, 2002:23). D. Tugas Public Relations Astrid S.Sutanto mengutip pendapat Cutlip & Center menyatakan bahwa tugas seorang publik relations perusahaan adalah sebagai berikut: Mendidik melalui kegiatan non profit suatu publik untuk menggunakan barang atau jasa instansinya. Mengadakan usaha untuk mengatasi salah paham antara instansi dengan publik. Meningkatkan penjualan barang atau jasa. Meningkatkan kegiatan perusahaan yang berkaitan dengan kegiatan masyarakat sehari-hari. Mendidik dan meningkatkan tuntutan serta kebutuhan masyarakat akan barang dan jasa yang dihasilkan oleh perusahaan. Mencegah pergeseran penggunaan barang atau jasa yang sejenis dari pesaing perusahaan oleh konsumen. (Frida Kusumastuti, 2002:26)
8
17
E. Peran Public Relations 1. Sebagaimana communicator penghubung antara organisasi atau lembaga yang diawali dengan publiknya. (bertindak sebagai communicator dalam kegiatan komunikasi pada organisasi perusahaan, prosesnya berlangsung dalam dua arah timbal balik ( two way traffic reciprocal communication ). Dalam hal ini, disatu pihak melakukan fungsi komunikasi berlangsung dalam bentuk penyampaian pesan dan menciptakan opini publik (public opinion). 2. Membina relationship Berupaya
membina
hubungan
yang
positif
dan
saling
menguntungkan dengan pihak publiknya. ( membangun atau membantu membina hubungan yang positif dan baik dengan pihak publik sebagai target sasaran, yaitu publik internal dan eksternal. Khususnya dalam menciptakan saling menyayangi (mutually understanding) dan saling memperoleh manfaat bersama (mutually symbiosis) antara lembaga atau organisasi perusahaan dan publiknya ). 3. Peranan back up management Sebagai pendukung dalam fungsi managemen organisasi atau perusahaan. (peranan back up management dan sebelumnya dijelaskan bahwa fungsi public relations melekat pada fungsi managemen, berarti ia tidak dapat dipisahkan dari managemen, menurut teori bahwa proses tersebut melalui tahapan yang terkenal POAC, yaitu singkatan dari planning
(perencanaan),
organizing
(pengorganisasian),
actuating 8
18
(penggiatan), dan controlling (pengawasan).
Rhenald Kasali dalam
bukunya Management Public Relations, Konsep dan Aplikasinya di Indonesia, (1994) : ‘’Fungsi managemen dalam konsep public relations bertujuan menciptakan dan mengembangkan persepsi terbaik bagi suatu lembaga, organisasi, perusahaan, atau produknya terhadap segmen masyarakat , yang kegiatanya langsung atau tidak langsung mempunyai dampak bagi masa depan organisasi, lembaga, perusahaan atau produknya.’’ 4. Membentuk corporate image Peranan public relations berupaya menciptakan citra bagi organisasi atau lembaganya. menciptakan citra perusahaan yang merupakan tujuan (goals) akhir dari suatu aktifitas program kerja PR campaign (kampanye PR), baik untuk keperluan publikasi maupun promosi. Menciptakan citra yang baik (good image) tentang aktivitas perusahaan yaitu dengan cara membentuk sikap yang baik (favoritiable), iktikad baik (good will), toleransi (tolerance), saling pengertian (mutual understand), saling mempercayai (mutual confidence), saling menghargai (mutual apprectiation).(Wahidin Saputra danRulli Nasrullah, 2011:50)
F. Media Public Relations Dalam pelaksanaan kegiatanya seorang public relations memerlukan media yang dapat mendukung di setiap kegiatannya. Pemilihan media harus 8
19
tepat karena jenis khalayak yang dituju pun juga berbeda. Pada prakteknya banyak media-media public relations yang dapat digunakan tetapi ada beberapa bedia pokok yang biasa digunakan dalam pelaksanaan kegiatan public relations yaitu : a. Media pers Media ini terdiri dari berbagai macam koran yang beredar di masyarakat umum, baik yang berskala regonal, nasional bahkan internasional, koran gratis dan berbagai majalah yang diterbitkan secara umum maupun hanya dalam jumlah terbatas untuk kalangan tertentu. b. Audio-Visual Media ini terdiri dari slide, kaset vidio seperti company profile, dan bahkan bisa film dokumenter. c. Radio Kategori ini meliputi semua jenis radio, mulai dari radio berskala lokal, nasional hingga internasional, baik yang dipancarkan secara luas maupun dikemas secara khusus. d. Televisi Sama hal nya dengan radio televisi juga digolongkan sebagai media humas, tidak hanya televisi regional dan nasional tetapi juga televisi internasional. 8
20
e. Pameran ( exhibition ) Dalam melaksanakan suatu program pameran merupakan salah satu media public relations yang sering digunakan dan dimanfaatkan. pameran biasanya dilakukan untuk memperkenalkan produk baru perusahaan. f. Surat langsung ( direct mail ) Media ini biasanya digunakan sebagai alat penyampai pesan kehumasan yang tidak hanya ditujukan kepada tokoh atau pribadi-pribadi tertentu saja tetapi juga berbagai macam lembaga. g. Pesan-pesan lisan ( spoken word ) Penyampaian pesan public relations tidak hanya dilakukan melalui media massa tapi juga bisa melalui komunikasi langsung atau tatap muka. Kegiatan seperti ini bisa dilangsungkan dalam berbagai kesempatan seperti dalam acara sarapan pagi bersama, disela-sela pertemuan, dalam pembicaraan telepon maupun seminar. (Frank Jefkins, 1995:61)
G. Public dalam Public Relations Publik internal yaitu publik yang berada di dalam organisasi atau perusahaan seperti (Soleh Soemirat dan Elvinaro Ardianto, 2012:15)
8
21
Supervisor Karyawan pelaksana Manager Pemegang saham Direksi perusahaan Publik eksternal yaitu publik yang berada di luar perusahaan atau secara organik tidak berkaitan langsung dengan perusahaan seperti: Pers Pemerintah Pelanggan atau customer Komunitas dan p Pemasok Mitra perusahaan
H. Media Perusahaan Disebutkan dalam buku karya Rosady Ruslan S.H berjudul Managemen Humas & Managemen Komunikasi media perusahaan adalah sebagai saluran atau sarana komunikasi yang sering dipergunakan oleh praktisi public relations untuk menyampaikan pesan kepada publiknya, dan sekaligus mampu meningkatkan citra positif perusahaan antara lain :
8
22
a. Journal Media internal yang dipergunakan pleh public relations untuk keperluan publikasi atau sebagai sarana komunikasi yang ditujukan kepada kalangan terbatas seperti pada karyawan, mitra perusahaan, atau konsumen. b. Printed Material Barang berbentuk cetakan untuk keperluan publikasi public relation dalam upaya penyampaian pesan-pesanya yang berbentuk seperti Brochure, Leaflet, Booklet, Kop surat, Kartu nama, Kartu ucapan selamat dan Kalender. c. Media Pertemuan ( Event ) Media pertemuan secara langsung dengan publiknya melalui tatap muka secara langsung ( face to face ) seperti presentasi, diskusi panel, seminar dan pameran. d. Broadcasting Media Publikasi public relations yang disiarkan melalui stasiun televisi milik pemerintah dan stasiun televisi komersial atau siaran radio komersial. e. Media sarana humas Media ini berkaitan dengan identitas perusahaan yang berupa simbol atau nama perusahaan, penampilan dan cira lobby kantor, seragam 8
23
hingga model huruf atau logo perusahaan yang sekaligus merupakan citra penampilan perusahaan yang khas dan sebagai pembeda dengan kompetitor lainya. f. Media personal Melakukan pendekatan personal dengan mengadakan pertemuan secara langsung untuk me-lobby dan kemudian meningkat untuk bernegosiasi sehingga kedua belah pihak terlibat perundingan akan tercapai kata sepakat, dimana kesepakatan akan menguntungkan kedua belah pihak ( win-win solution ) atau sebaiknya ada salah satu pihak yang mengalah ( win-lost solution ). Kemampuan dalam presentasi, me-lobby, dan bernegosiasi harus dimiliki oleh profesional public relations dalam perannya mewakili perusahaan yang berhadapan dengan publik sebagai sasarannya.
I.
Etika Public Relations Etika umum dan tidak umum yang harus dikuasai oleh seorang public relations officer antara lain : Good communicator for internal and external public. Tidak terlepas dari faktor kejujuran (integrity) sebagai landasan utamanya.
8
24
Etika sehari-hari dalam berkomunikasi dan berinteraksi harus tetap dijaga. Menyampaikan informasi-informasi penting kepada anggota dan kelompok yang berkepentingan. Menghormati prinsip-prinsip rasa hormat terhadap nilai-nilai manusia. Menguasai teknik dan cara penanggulangan kasus-kasus, sehingga dapat memberikan keputusan, dan pertimbangan secara bijaksana. Mengenal batas-batas yang berdasarkan moralitas dalam profesinya. Penuh dedikasi dalam profesinya. Mentaati kode etik humas. (Soleh Soemirat dan Elvinaro Ardianto, 2007:175)
J.
Sasaran Kegiatan Public Relations
Menurut H. Fayol, beberapa sasaran kegiatan public relations yaitu : a. Membangun identitas dan citra perusahaan (building corporate identity and image)
Menciptakan identitas dan citra perusahaan yang positif.
Mendukung kegiatan komunikasi timbal balik dua arah dengan berbagai pihak.
b. Menghadapi krisis (facing of crisis)
8
25
Menangani keluhan (complaint) dan menghadapi krisis yang terjadi dengan membentuk managemen krisis dan public relations recovery of image yang bertugas memperbaiki lost of image and damage. c. Mempromosikan aspek kemasyarakatan (promotion public causes)
Mempromosikan yang menyangkut kepentingan publik.
Mendukung kegiatan kampanye sosial, seperti anti merokok dan menghindari obat-obatan terlarang. (Firsan Nova, 2011:56)
K. Kegiatan Public Relations ( Focus of Interest ) Kegiatan public relations sebenarnya adalah implementasi dari tugas public relations untuk dapat mencapai tujuan dan menjalankan fungsi public relations secara menyeluruh dimana kegiatan tersebut akan memberikan keuntungan bagi perusahaa, media itu sendiri terdiri dari media cetak dan media online. Berbagai kegiatan public relations didalam perusahaan antara lain : 1. Media relation Media relation menempati posisi penting dalam pekerjaan seorang public relations karena media massa dapat menjaga dan mengontrol informasi yang mengalir ke masyarakat dalam suatu sistem sosial. Dengan menjalin hubungan yang baik dengan media akan mempermudah perusahaan untuk publikasi dan publisitas tentang kegiatan yang 8
26
diadakan perusahaan, mempermudah perusahaan dalam menyampaikan pesan. Peran media relation akan membawa dapak postitif bagi perusahaan, jika perusahaan memberikan sikap yang baik maka media pun akan menyambut sikap baik perusahaan dengan memberikan informasi yang sebenarnya dan jujur kepada masyarakat, berita yang disampaikan pada surat kabar pun akan bersifat positif dan tidak merugikan perusahaan, semakin banyaknya berita yang media sampaikan akan membuat masyarakat mengetahui tentang perusahaan dan menyadari keberadaan perusahaan. Agar hubungan baik tetap terjalin public relations juga berfungsi sebagai penyedia informasi bagi media massa, karena tidak hanya perusahaan yang ingin di publish media pun juga membutuhkan informasi untuk dijadikan sebagai bahan penulisan berita. Menurut Jefkins beberapa prinsip umum untuk membina hubungan pers yang baik dengan : a. By servicing the media Memberikan pelayanan kepada media, public relations harus mampu menciptakan kerjasama dengan media dan menciptakan suatu hubungan timbal balik.
8
27
b. By establishing a reputations for reliability Menegakkan suatu reputasi agar dapat dipercaya, seperti menyiapkan bahan-bahan informasi yang akurat dimana saja dan kapan saja diminta. Karena wartawan selalu ingin tahu sumber berita yang paling baik untuk mendapatkan informasi yang akurat dan hubungan timbal balik akan terjali semakin erat. c. By supplying good copy. Memasok naskah informasi yang baik seperti memasok naskah informasi yang baik dan menarik, kualitas gambar yang baik dan pengiriman news release yang baik sehingga sedikit memerlukan penulisan ulang. d. By cooperations in providing material. Melakukan kerjasama yang baik dalam menyediakan bahan informasi seperti merancang wawancara pers dengan seseorang yang dibutuhkan pers ketika itu. e. By providing verification facilities. Penyediaan fasilitas yang memadai dengan memberikan fasilitas yang dibutuhkan wartawan sewaktu menggali berita.
8
28
f. By building personal relationship with the media. Membangun hubungan secara personal dengan media karena hal ini yang mendasari keterbukaan dan saling menghormati profesi masing-masing(Jefkins, 1991:95). 2. Membuat Press Release Press release merupakan informasi yang disampaikan kepada pers atau wartawan dalam bentuk berita yang nantinya akan dimuat disurat kabar, dan dibuat oleh public relations suatu organisasi atau perusahaan. Dengan adanya press release ini menunjukan bahwa organisasi atau perusahaan itu ada, sehingga perhatian publik terhadap organisasi atau perusahaan dapat terbina terus. Disamping itu press release merupakan dokumentasi bahwa public relations telah berbuat sesuatu yang berhubungan dengan tugasnya. Dengan adanya press relase akan membantu pers atau wartawan dalam mempublis tentang kegiatan yang diadakan perusahaan sehingga wartawan tidak kekurangan informasi dan bahan dapal pembuatan berita tentang organisasi atau perusahaan. 3. Membuat konferensi pers Konferensi pers atau jumpa pers yaitu diberikan secara simultan atau secara bersama oleh seseorangpejabat pemerintah atau swasta,
8
29
kepada sekelompok wartawan, bahkan bisa ratusan wartawan sekaligus. Misaknya presiden, raja, mentero, gubernur, bupati, direktur atau penguasa ternama, tokoh keluarga, tokoh kebudayaan, bisa saja memberikan konferensi pers (Amar, 1984:51). Menurut Oemi Abdurachman, konferensi pers diselenggarakan apabila ada peristiwa-peristiwa penting di suatu instansi atau perusahaan atas inisiatif sendir atau permintaan waikil-wakil pers. Pada intinya konferensi pers adalah pertemuan khusus dengan pihak pers yang bersifat resmi atau sengaja diselenggarakan oleh public relations yang bertindak senagai narasumber dalam upaya menjelaskan suatu rencana atau permasalahan tertentu yang tengah dihadapinya dalam bentuk acara jumpa pers yang telah ditetapkan waktu, tempat, tema jumpa pers dengan sekelompok wartawan yang masing-masing mewakili berbagai media massa yang didaftar sebagai peserta dan diundang secara resmi dengan maksud : Untuk memberikan suatu informasi, berita, publikasi, promosi dan aktivitas humas sebagainya yang dianggap penting untuk diketahui secara luas oleh public sebagai sasaranya. Suatu peristiwa yang mungkin atu tekah terjadi, salah satu upaya public relations akan menjelaskanya melalui kerjasama dengan pihak pers, kemudian diharapkan dengan penjelasan melalui
8
30
media massa tersebut masyarakat akan timbul saling pengertian dan penghargaan yang lebih baik. Untuk meluruskan atau sekaligus membantah tentang suatu berita negatif yang telah tersiar di media massa. 4. Dokumentasi dan Kliping Dokumentasi dan kliping merupakan salah satu kegiatan public relations
yang
berkaitan
dengan
menelaah
atau
pengamatan,
menganalisa, dan kemudian mengevaluasi terhadap perkembangan dari kemajuan perusaan, aktivitas-aktivitas dan program acara tertentu baik bersifat komersial maupun non komersial yang telah dimuat atau dipublikasi di berbagai media massa dan non massa, kemudian disiman dan sekaligus sebagai sumber segala keterangan atau informasi yang diperlukan sebagai dasar untuk membuat rencana program kerja public relations. 5. Mengelola media sosial Pada dasarnya media sosial merupakan perkembangan mutakhir dari teknologi - teknologi web baru memudahkan
semua orang untuk
berpartisipasi,
saling
secara online,
sehingga
berbagi dapat
berbasis dapat
internet,
yang
berkomunikasi,
dan membentuk sebuah jaringan menyebarluaskan konten
mereka
sendiri. Post di blog, tweet, atau video YouTube dapat direproduksi
8
31
dan dapat dilihat secara langsung oleh jutaan orang secara gratis (Zarella, 2010: 2- 3) Media sosial mempunyai banyak bentuk, diantaranya paling populer
yaitu microblogging (Twitter),
facebook,dan
yang blog.
Twitter adalah suatu situs web yang merupakan layanan dari microblog, yaitu suatu bentuk blog yang membatasi ukuran setiap postnya, yang memberikan fasilitas bagi pengguna untuk dapat menuliskan pesan
dalam
twitter update hanya
merupakan salah satu jejaring sosial
berisi 140 karakter. Twitter yang paling mudah digunakan,
karena hanya memerlukan waktu yang singkat tetapi informasi yang disampaikan dapat langsung menyebar secara luas (Zarella, 2010:31). 6. Event Spesial (Special Events) Special events adalah kegiatan khsusus yang dilakukan oleh public relations untuk menarik perhatian media pers dan publik terhadap perusahaan yang ingin ditampilkan melalui aktivitas special evens itu sendiri. Kegiatan special events yang dilakukan oleh public relations akan baik untuk meningkatkan pengetahuan, pengenalan, maupun upaya pemenuhan selera, dan menarik simpati atau empati publik sehingga mampu menumbuhkan saling pengertian bagi kedua belah pihak dan pada akhirnya dapat menciptakan citra ( image ) yang positif dari masyarakat atau publik sebagai target sasarannya.
8
32
Bagi seorang public relations special event merupakan hal penting, karena salah satu kiat dalam keberhasilan public relations untuk proses publikasi dan hingga menciptakan citra positif adalah melakukan komunikasi dua arah timbal balik yang melalui suatu program kerja public relations untuk memberikan informasi secara langsung yang dapat dikemas dalam suatu media public relations pada acara khusus dan menarik atau dikenal dengan ‘’special events public relations programe’’. Dalam buku berjudul Kiat dan Strategi Kampanye Public Relations, diterbitkan oleh Rajawali Pers. Jakarta 1997. Ada beberapa event yang dikenal dalam kegiatan public relations, secara garis besarnya adalah : a. Calendar of event Calendar of event adalah acara rutin (regular event) yang dilaksanakan pada hari , bulan, tahun tertentu secara periodik dan berulang-ulang (rutin) diselenggarakan sepanjang tahun kalender. b. Momentum event Momentum event adalah acara yang sifatnya khusus dan dilaksanakan pada moment-moment tertentu diluar acara rutin tersebut seperti peluncuran produk atau jasa pelayanan tertentu, pembukaan kantor baru, yang dianggap sebagai moment oleh pihak 8
33
lembaga, perusahaan atau public relations untuk mengadakan suatu acara istimewa yang perlu diperingatkan dan dipublikasikan. c. Spesial event ( ajang ) Peristiwa khusus tersebut secara garis besarnya terdapat tiga jenis kegiatan dalam public relations yaitu : Acara suatu peresmian Acara peringatan tertentu Acara komersial (Profit Making) atau non-komersial (Social Community Relation). (Rosady Ruslan, 1998:231)
8
