BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah Peran sekretaris adalah membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama kegiatan administrasi. Hal ini cukup sederhana dalam kalimat, tetapi dalam prakteknya cukup berat. Pada setiap pekerjaan atasan yang berhubungan dengan kegiatan mencapai tujuan perusahaan, seorang sekretaris harus mampu membantu pimpinan. Hal ini menunjukkan bahwa pekerjaan sekretaris adalah membuat pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efisien dan efektif. Seorang sekretaris tidak hanya berperanan terhadap pimpinan, melainkan terhadap bawahan juga. Seorang sekretaris harus mampu sebagai mediator antara bawahan atau karyawan dengan pimpinan dan membantu atau memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan. Seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dan bekerjasama dalam organisasi, artinya diperlukan human relation. Peran sekretaris dalam human relation sangat penting.Tidak saja dalam pengertian hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan, tetapi juga termasuk hubungan informal atau hubungan kemanusiaan antara pimpinan dan bawahan dalam menciptakan suasana kerja yang kondusif. Untuk menciptakan koordinasi kerja perlu wadah yang merupakan alat pemersatu yaitu struktur organisasi. Di dalam struktur organisasi terdapat garis hubungan antara atasan dan bawahan mengenai hubungan tugas, wewenang dan
1
2
tanggung jawab setiap bagian. Pembagian ini menciptakan kebutuhan koordinasi antara aktivitas – aktivitas yang akan dilakukan. Berdasarkan uraian ini, penulis ingin melihat dan mengetahui peran dan komunikasi terhadap koordinasi dalam menunjang kelancaran pekerjaan kantor. Untuk itu penulis mengambil judul Tugas Akhir ini adalah “ Peranan Sekretaris Terhadap Koordinasi Kerja Kepala Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan (BARISTAND)”.
B. Perumusan Masalah Sesuai dengan masalah yang diteliti penulis maka rumusan masalah yang dimaksud adalah bagaimana Peranan Sekretaris Terhadap Koordinasi Kerja Kepala Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan (BARISTAND) ?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian Adapun tujuan penelitian dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui Peranan Sekretaris Terhadap Koordinasi Kerja Kepala Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan (BARISTAND).
Adapun manfaat penelitian antara lain: 1. Bagi Kantor/Perusahaan Sebagai masukan untuk perbaikan Peran Sekretaris terhadap Koordinasi Kerja pada kantor Baristand Industri Medan.
3
2. Bagi Penulis Untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan penulis tentang bagaimana Peran Sekretaris terhadap Koordinasi Kerja yang baik. 3. Bagi Pihak yang Berkepentingan Sebagai bahan untuk menambah pengawasan dan pengetahuan pembaca.
D. Metode Penelitian Penelitian diartikan sebagai kegiatan pengumpulan data untuk menemukan kebenaran secara ilmiah dalam penulisan Tugas Akhir ini. 1. Lokasi Penelitian Untuk memperoleh data penulis melakukan observasi pada kantor Baristand Industri Medan Jalan Sisingamangaraja No. 24 Medan. 2. Jenis Data a. Data Primer Data Primer adalah data yang diperoleh langsung dari lapangan yaitu kantor Baristand Industri Medan menyangkut interview atau wawancara dan observasi atau penelitian lapangan. b. Data Sekunder Data Sekunder yang diambil dari buku literature tulisantulisan serta hasil-hasil kuliah yang berhubungan dengan topik yang dibahas.
4
3. Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara yaitu sebagai berikut: a. Interview (wawancara) yaitu merupakan teknik pengumpulan data dengan mewawancarai langsung (responden). b. Observation (penelitian lapangan) yaitu merupakan teknik pengumpulan data melalui pengamatan dan pencatatan di lapangan. 4. Metode Analisis a. Metode
Deskriptif,
yaitu
cara
menganalisis,
menafsirkan,
mengklasifikasi, dan menginterpretasi data sehingga dapat memberikan gambaran mengenai keadaan permasalahan yang diteliti. b. Metode Deduktif, yaitu bagaimana cara mengambil kesimpulan yang berlaku umum berdasarkan teori yang diterima secara umum sebagai suatu kebenaran. E. Sistematika Penelitian dan Jadwal Penelitian Untuk pengumpulan dan penyusunan laporan tugas akhir ini, penelitian dilakukan pada Balai Riset Standarisasi dan Industri (Baristand) di Jalan Sisingamangaraja nomor 24 Medan, lebih tepatnya di depan makam pahlawan, di samping Jalan Armada. Persiapan Tugas Akhir di mulai dari tanggal 17 April 2015, sejak disetujuinya Judul Tugas Akhir oleh Program Studi Diploma III Kesekretariatan.
5
Pada tahap pengumpulan data penulis melakukan observasi/survei yang dilaksanakan pada tanggal 31 Maret – 07 April 2015. Pada tahap ini penulis melakukan wawancara pada bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri Medan mengenai topik yang akan di bahas. Setelah melakukan observasi/survei, penulis akan memulai penulisan laporan yang akan dikemas dalam bentuk Tugas Akhir. Dalam penulisan, penulis akan dibimbing oleh Dosen Pembimbing agar penulisan Tugas Akhir sesuai dengan judul dan materi pembahasan. Untuk lebih jelasnya jadwal penelitian ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 :
NO
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian dan Depresiasi Tugas Akhir April Mei KEGIATAN III IV V I II
1
Persiapan
2
Pengumpulan
III
Data
3
Penulisan
Sumber : Penulis (2015)
F. Sistematika Pembahasan Tugas Akhir ini di bagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa sub bab antara lain :
6
BAB I
: PENDAHULUAN Bab ini berisikan Latar Belakang, Perumusan Masalah, Tujuan
Penelitian,
Manfaat
Penelitian,
Sistematika
Penelitian
dan
Sistematika
Pembahasan. BAB II
: PROFIL INSTANSI Bab ini berisikan Sejarah singkat Balai Riset Standarisasi dan
Industri Medan, Struktur Organisasi, Job Description, Jaringan Kegiatan, Kinerja Kegiatan terkini, dan Rencana Kegiatan.
BAB III
: PEMBAHASAN Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan
penulis pada bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri Medan yang berkaitan dengan fungsi surat sebagai alat komunikasi dan informasi formal. BAB IV
: KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisikan Kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil
penelitian yang dilakukan di bagian Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri Medan dan beberapa saran yang diharapkan bermanfaat dikemudian hari.
