BAB I PENDAHULUAN. 1.1 Umum. Perkembangan manajemen modern semakin menyadarkan diri pada

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Umum Perkembangan manajemen modern semakin menyadarkan diri pada kebutuhan

informasi,

ketidak

lancaran

pengolahan

arus

informasi

dapat

mengakibatkan kekacauan dalam mengambil keputusan. Pengendalian operasional, perencanaan, teknis dan strategis rasanya semua ini tidak terlalu sulit diwujudkan dengan adanya komputer, untuk itu dalam usaha mengkomputerisasikan sebuah sistem pada suatu organisasi sepertinya telah menjadi suatu keharusan dan kewajiban, karena sekarang ini komputer memegang peranan yang sangat penting guna mencapai suatu hasil kerja yang maksimal sehingga mempunyai sarana yang cukup menunjang informasi yang cepat, tepat dan akurat. Tidak hanya organisasi saja yang membutuhkan informasi melainkan seluruh aspek kehidupan termasuk Unit Simpan Pinjam Swamitra Koperasi Pasar Cibubur Jakarta Timur yang memberikan pelayanan jasa simpan pinjam bagi seluruh lapisan masyarakat. Proses simpan pinjam tersebut mambutuhkan informasi yang selalu Up To Date dan laporan-laporan yang akurat dan tepat waktu. Oleh karena itu dibutuhkan sebuah sistem yang harus menggunakan komputer untuk mengolah data atau pengaturan administrasi dalam proses

2

peminjaman. Saat ini pada proses pengajuan pinjaman di Unit Simpan Pinjam Swamitra Koperasi Pasar Cibubur masih dilakukan secara manual, sehingga proses pengajuan pinjaman kurang efisien dan kurang maksimal. Sehingga dalam proses pengajuan pinjaman di Unit Simpan Pinjam SwamitraKoperasi Pasar Cibibur masih ditemukan banyak kendala, diantaranya sebagai berikut: a. Proses pencatatan dan perubahan data kurang efisien. b. Kesulitan dalam proses pencarian data anggota. c. Pembuatan laporan yang masih menggunakan sistem manual. Kendala tersebut diatas terjadi karena sistem yang digunakan saat ini belum sepenuhnya menggunakan komputer. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi akan mempermudah dan mempercepat proses peminjaman. Sehingga kesalahan dalam proses pengajuan pinjaman tersebut dapat diperkecil. Untuk mengatasi kendala tersebut diatas maka penulis mengambil pokok permasalahan, dengan judul tentang :

KOMPUTERISASI SISTEM PENGAJUAN PINJAMAN PADA UNIT SIMPAN PINJAM SWAMITRA KOPERASI PASAR CIBUBUR JAKARTA TIMUR

3

1.2 Maksud dan Tujuan Adapun maksud dari pembuatan tugas akhir ini adalah : a. Memperbaiki sistem yang berjalan dengan merancang sistem pengajuan pinjaman yang dapat memberikan hasil pengolahan informasi yang efektif dan efisien dalam penyajian laporan. b. Merubah sistem pemberian pinjaman yang masih manual kebentuk komputerisasi sehingga sistem menjadi lebih optimal. Adapun tujuan penulisan tugas akhir ini ditujukan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan program Diploma tiga (D III) pada jurusan Manajemen Informatika pada Akedemik Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.

1.3 Metode Penelitian Dalam memahami dan menyelesaikan permasalahan dan sebagai upaya pengajuan usulan pengembangan sistem pengajuan pinjaman pada Unit Simpan Pinjam Swamitra Koperasi Pasar Cibubur, penulis menggunakan metode riset yang meliputi : 1.

Observasi Metode digunakan dimana penulis melakukan pengamatan atau melihat

langsung dari setiap kegiatan atau transaksi yang sedang berlangsung. 2.

Wawancara Suatu tehnik pengumpulan data dengan cara tanya jawab dan tatap muka

secara langsung kepada Manajer Unit Simpan Pinjam Swamitra Koperasi Pasar Cibubur, serta untuk mengetahui sejauh mana keinginan dan harapan pemakai sistem yang diusulkan.

4

3.

Studi Pustaka Dalam penulisan ini juga mempelajari dan mengumpulkan data dan

informasi yang di perlukan dengan mencari buku bacaan atau literature yang berisi teori-teori yang berkaitan dengan masalah yang akan dibahas.

1.3.1 Ruang Lingkup Adapun ruang lingkup yang akan dibahas adalah mengenai proses pengajuan pinjaman pada Unit Simpan Pinjam Swamitra Koperasi Pasar Cibubur Jakarta Timur, meliputi proses permohonan peminjam, proses Evaluasi/analisa pinjaman, proses keputusan pinjaman, proses pencairan pinjaman, proses pengumpulan berkas, proses pembayaran pinjaman, tanpa membahas tentang seberapa besar pinjaman dan simpanan.

1.3.2 Sistematika Penulisan Adapun penulisan tugas akhir ini dibagi menjadi lima bab, dengan sistematika penulisan sebagai berikut :

BAB I

PENDAHULUAN Pada bab ini akan dibahas secara garis besar penulisan tugas akhir yang meliputi penjelasan secara umum, maksud dan tujuan penulisan tugas akhir, metode penulisan yang digunakan dalam pengumpulan data, ruang lingkup serta penjelasan ringkasan bab-bab yang ada.

5

BAB II

LANDASAN TEORI Bab ini membahas konsep dasar sistem dan peralatan yang mendukung (tool sistem) dari diagram alir data (DAD), normalisasi dan kamus data (data dictionary) yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini.

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN Berisi tentang sejarah singkat berdiri dan berkembangnya USP SwamitraKOPPAS Cibubur, struktur organisasi dan fungsi masing-masing bagian, prosedur sistem berjalan, kamus data sistem berjalan yang meliputi spesifikasi dokumen bentuk masukan dan keluaran pada sistem berjalan, dan permasalahan yang ada serta alternatif pemecahannya.

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN Pada bab ini dijelaskan tentang gambaran umum mengenai sistem yang diusulkan, prosedur sistem usulan, diagram alir data sistem usulan yang meliputi spesifikasi dokumen masukan dan keluaran, spesifikasi file, normalisasi, spesifikasi program, struktur kode dan spesifikasi sistem komputer yang mengenai perangkat lunak, perangkat keras dan konfigurasi komputer yang digunakan dalam sistem usulan serta sistem usulan jadwal implementasi.

BAB V

PENUTUP Pada bab ini berisi tentang kesimpulan dari semua yang telah diuraikan dan saran-saran yang berguna untuk mengatasi permasalahan yang ada sehingga sistem dapat menjadi lebih baik.

6

BAB II LANDASAN TEORI

2.1.

Konsep Dasar Sistem Mempersoalkan sistem sebenarnya bukan membahas hal yang baru. Kalau ada

sesuatu yang baru, sebenarnya sudah lama ada. Di nilai baru karena baru ditemukan dan baru diungkapkan serta baru diketahui oleh orang banyak.

A.

Pengertian Sistem Dalam landasan teori ini membahas tentang pendekatan di dalam

mendefinisikan sistem, dimana sistem mempunyai dua kelompok pendekatan yaitu menekankan pada prosedurnya dan menekankan pada komponen atau elemennya. Menurut Jogiyanto (2001:2]

memberikan batasan bahwa “sistem adalah

Kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”. Menurut McLeod (1996:11) memberikan batasan bahwa “sistem adalah sebuah data sebagai berikut data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang relatif tidak berarti bagi pemakai”. Suatu sistem mempunyai maksud tertentu ada yang menyebutkan maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran (objective).

7

B.

Karakteristik Sistem Model umum sebuah sistem adalah Input, Proses, dan Output. Selain itupula

sebuah sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah: 1.

Komponen Sistem (System Component) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.

2.

Batas Sistem (Boundary) Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya dengan lingkungan luarnya.

3.

Lingkungan Luar Sistem (Environment) Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

4.

Penghubung Sistem (Interface) Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya.

5.

Masukan Sistem (Input) Masukan adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan sistem dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal.

6.

Keluaran Sistem (Output) Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

7.

Pengolah Sistem (Process)

8

Suatu sistem dapat menjadi suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. 8.

Sasaran Sistem (Objective) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran dari suatu sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

C.

Klasifikasi Sistem Suatu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya

adalah sebagai berikut : 1.

Sistem diklasifikasikan sebagai abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physicals system). Sistem abstrak merupakan sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik

2.

Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem Alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin.

3.

Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tertentu (probabilistic system).

9

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. 4.

Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

D.

Pengertian Informasi Menurut Jogiyanto (2001:1) menyimpulkan bahwa Informasi (information) merupakan bagian yang terpenting dalam suatu organisasi, karena apabila suatu organisasi kurang mendapatkan informasi maka akan mudah luruh, kerdil dan akhirnya berakhir atau bangkrut. Dalam hal ini diperjelas dalam definisi informasi (information) dalam buku yaitu informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari informasi adalah data yang menggambarkan kenyataan suatu

kejadian-kejadian pada saat tertentu dan kesatuan nyata berupa suatu objek seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi. Data merupakan bentuk mentah dari informasi yang terdiri dari kumpulan karakter yang diterimanya sebagai input terhadap suatu sistem informasi dan disimpan serta diolah.

E.

Pengertian Sistem Informasi Telah diketahui bahawa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi

manajemen di dalam pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem

10

informasi ( information system ) atau disebut juga dengan processing systems atau information processing systems atau information generating systems. Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis dalam Jogiyanto (2001:11) mengemukakan bahawa ”sistem informasi adalah suatu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manejerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”. 2.2

Peralatan Pendukung (Tools System) Untuk dapat mendesain model dari suatu sistem informasi yang akan diusulkan

dalam bentuk logical model. Media atau tools system merupakan alat yang dapat digunakan untuk menggambarkan bentuk logical model dari suatu sistem, dimana simbol-simbol, lambang-lambang dan diagram-diagram menunjukkan secara tepat arti fisiknya. Adapun tools system yang digunakan akan dijelaskan seperti di bawah ini : A.

Diagram Alir Data (DAD) Diagram Alir Data adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem

otomatis atau komputerisasi, manualisasi dan gabungan dari keduanya, yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya. Keuntungan dari pembuatan Diagram Alir Data adalah menggambarkan sistem dari level yang lebih rendah (dekomposisi), sedangkan kekurangannya dari Diagram Alir adalah tidak menunjukkan proses pengulangan, proses keputusan dan proses perhitungan.

11

Simbol-simbol atau lambang yang digunakan dalam membuat Digram Alir Data yang lazim digunakan, terbagi dari 4 (empat) buah simbol yaitu sebagai berikut : 1.

Kesatuan Luar (External entity) Yaitu merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang berupa orang atau organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan atau menerima output dari sistem.

2.

Proses (Proccess) Yaitu kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang , mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

3.

Arus Data (Data flow) Yaitu arus data yang mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store), dan kesatuan luar.

4.

Simpanan Data (Data store) Yaitu digunakan untuk menggambarkan data flow yang sudah disimpan atau diarsip.

Bentuk rambu-rambu atau aturan main yang baku dan berlaku dalam penggunaan bentuk Diagram Alir Data untuk membuat model sistem adalah sebagai berikut : 1.

Di dalam Diagram Alir Data tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan external entity lainnya secara langsung.

12

2.

Di dalam Diagram Alir Data tidak boleh menghubungkan data store yang satu dengan lainnya secara langsung.

3.

Di dalam Diagram Alir Data tidak boleh diperkenankan menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.

4.

Setiap proses harus ada Data Flow yang masuk dan juga Data Flow yang keluar. Langkah-langkah membuat Diagram Alir Data dibagi menjadi 3 (tiga) tahap

atau tingkat konstruksi Diagram Alir Data, yaitu sebagai berikut: 1.

Diagram Konteks Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta data yang akan tujuan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem.

2.

Diagram Nol Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam diagram konteks, yang penjabarannya secara rinci.

3.

Diagram Detail Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada di dalam proses yang ada di dalam diagram nol.

B.

Pengertian Normalisasi Proses normalisasi merupakan proses pengelompokkan elemen data menjadi

table-tabel yang menunjukan entity dan relasinya. Pada proses ini , selalu diuji pada beberapa kondisi. Apakah ada kesulitan pada saat menambah (insert), menghapus

13

(delete), mengubah (update), membaca (retrieve) pada satu database.

Bila ada

kesulitan pada pengujian tersebut maka relasi tersebut dapat dipecahkan pada beberapa tabel lagi atau dengan kata lain perancangan yang dilakukan belum mendapatkan suatu database yang optimal. Salah satu alasan mengadakan normalisasi adalah untuk memastikan bahwa model data relasional dapat berjalan dengan baik. Ini berarti bahwa struktur yang tidak normal tidak akan berjalan, tetapi akan menyebabkan beberapa masalah ketika program aplikasi berusaha untuk mengubah sistem landas data.

Tehnik normalisasi merupakan suatu teknik yang menstrukturkan data dalam cara tertentu untuk membantu mengurangi atau mencegah timbulnya masalah yang berhubungan dengan pengolahan data dalam database dan akan menghasilkan struktur record yang konsisten secara logika yang mudah untuk dimengerti dan sederhana dalam pemeliharaannya. Pada proses normalisasi perlu dikenal definisi dari tahapan normalisasi yaitu sebagai berikut: 1.

Bentuk tidak normal (Unnormalized Form) Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan untuk mengikuti format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau tidak terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan saat menginput.

2.

Bentuk Normal Kesatu (1 NF First Normal Form) Suatu relasi 1 NF jika dan hanya sifat dari setiap relasi atributenya bersifat atomic. Dengan kata lain semua dominannya sudah berisi atom semua bentuk normal satu mempunyai ciri :

14

3.

a.

Setiap data dibentuk dalam flat file, data dibentuk dalam satu bentuk.

b.

Tidak ada set atribut yang berulang atau atribut bernilai ganda.

c.

Tiap elemen (field) hanya satu pengertian.

Bentuk Normal Kedua (2 NF Second Normal Form) Suatu relasi 2 NF jika dan hanya bentuk tersebut mencakup 1 NF dan setiap non key attribute tergantung fungsionalnya atau tergantung sederhana pada primary key

4.

Bentuk Normal Ketiga (3 NF Third Normal Form) Untuk menjadi bentuk normal ke tiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal ke dua dan semua atribut bukan primer tidak mempunyai hubungan yang transitif. Dengan kata lain, setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada primary key dan secara menyeluruh.

5.

BCNF (Boyce Cood Normal Form) Boyce Cood Normal Form mempunyai paksaan yang lebih kuat dari bentuk normal ke tiga. Untuk menjadi BCNF, relasi harus dalam bentuk normal ke satu dan setiap atribut harus bergantung fungsi pada attribute super key. Pada normalisasi ini ada beberapa konsep yang harus diketahui seperti atribut

kunci dan ketergantungan kunci. Ada beberapa macam kunci (key function) yang digunakan untuk proses pencarian, pencarian hapus dan lain sebagainya yang biasa digunakan ke dalam pengolahan database. Cara menentukan field atau atribute kunci pada normalisasi yang dapat digunakan sebagai berikut : 1.

Kunci Calon (Candidate Key)

15

Adalah suatu atribute atau set minimal atribute yang mengindentifikasikan secara unik suatu kejadian yang secara spesifik dari suatu entity. 2.

Kunci Primer (Primary key) Adalah suatu atribute atau satu set minimal atribute yang tidak hanya mengidentifikasikan secara unik suatu kajadian yang secara spesifik, akan tetapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity.

3.

Kunci Alternatif (Alternative key) Adalah suatu kandidat yang tidak dipakai sebagai Primary Key. Seringkali alternatif ini dipakai hingga pengurutan dalam membuat laporan.

4.

Kunci Tamu (Foreign Key) Adalah atribute atau set atribute yang melengkapi satu hubungan (Relationship) Dari normalisasi di atas, maka didapat beberapa file dimana tipe file tersebut

adalah : 1.

File Master Berisi data yang tetap dimana pemrosesan terhadap data hanya pada waktu tertentu. Ada dua tipe file master yaitu : a.

File Referensi, data yang tetap dimana pengolahan terhadap data tersebut memerlukan waktu yang lama.

b. 2

File Dinamik, data yang ada dalam file berubah tergantung transaksi.

File Transaksi (Input) Berisi data masukan yang berupa data transaksi di mana data-data tersebut akan di olah oleh komputer.

3.

File Laporan

16

Berisi informasi yang akan ditampilkan. 4.

File Sejarah/Arsip (History) Berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi tetapi disimpan untuk keperluan masa depan.

5.

File Pelindung (Back Up) Berisi salinan data-data yang masih aktif di database pada suatu waktu tertentu.

6.

File Kerja Berisi data-data hasil pemrosesan yang bersifat sementara.

7.

File Library Berisi program-program aplikasi atau utility program. Sedangkan untuk akses dan organisasi file selanjutnya dapat dijelaskan sebagai berikut :

Pengaturan dari record secara logika di dalam file dihubungkan dengan file yang lainnya simpanan luar. a.

File Urut (Sequential File) Merupakan file dengan organisasi urut dengan pengaksesan secara urut.

b.

File Urut Terindeks (Indexed Sequential File) Merupakan file organisasi urut dan pengaksesan secara langsung.

c.

File Random Dalam metode ini rekaman ditransformasikan ke alamat penyimpanan dalam media fisik secara acak.

17

Suatu metode untuk menunjukkan bagaimana suatu program komputer akan membaca record dari suatu file. File dapat di akses dengan dua cara : 1. Metode Akses Urut (Sequential Access Method) Dibentuk dengan membaca atau menulis suatu record di file dengan membaca record terlebih dahulu, mulai dari record pertama sampai dengan record yang diinginkan. 2. Metode Akses Langsung (Direct Access Method) Dilakukan dengan akses langsung membaca record pertama terlebih dahulu.

C.

Kamus Data Kamus Data atau data dictionary di sebut juga dengan istilah sistem data

dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisa sistem dengan pemakai sistem (user) tentang data yang mengalir di sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem (user). Kamus data digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database. Kamus Data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya. Isi dari kamus data terdiri dari : 1.

Nama Arus Data Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD, maka nama dari arus data yang dicatat di kamus data sehingga mereka yang membaca

18

DAD yang memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di DAD dapat langsung mencari dengan mudah. 2.

Alias Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain tidak ada. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen satu dengan yang lainnya.

3.

Bentuk Data Bentuk data ini perlu dicatat di kamus data, karena dapat digunakan untuk mengelompokkan kamus data ke dalam kegunaannya sesudah perencanaan sistem. Telah diketahui bahwa dalam bentuk data, arus data mengalir : a.

Dari kesatuan luar ke suatu proses, data yang mengalir ini biasanya tercatat disuatu dokumen atau formulir.

b.

Hasil dari suatu proses kesatuan luar, data yang mengalir ini biasanya terdapat di media laporan atau query tampilan layar atau dokumen hasil cetakan komputer.

c.

Hasil dari proses lain, data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk variabel atau parameter yang dibutuhkan oleh proses penerimaannya.

d.

Hasil dari suatu proses yang direkam ke simpanan data, data yang mengalir

e.

ini biasanya berbentuk suatu variabel.

Dari simpanan data dibaca oleh suatu proses, data yang mengalir ini biasanya berupa suatu field.

19

Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat berupa dokumen atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan cetakan, tampilan di layar monitor, variabel, parameter, field. 4.

Arus Data Arus Data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju.

5.

Penjelasan Bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.

6.

Periode Periode menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di kamus data, karena dapat digunakan untuk mengindentifikasikan kapan input data harus di masukkan ke sistem, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan dihasilkan.

7.

Volume Volume ini digunakan untuk mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat out put.

8.

Struktur Data Struktur data menujukkan arus data yang dicatat di kamus data terdiri dari itemitem data apa saja.

20

Kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan yaitu disebut notasi. Notasi atau simbol yang digunakan dibagi menjadi dua macam yaitu sebagai berikut : 1. Notasi Tipe Data Biasanya untuk menunjukkan informasi-informasi tambahan ini digunakan notasi-notasi kamus data untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu data. Notasi yang digunakan sebagai berikut :

Tabel II.1 Notasi Tipe Data

Notasi

Keterangan

X

Setiap Karakter

9

Angka Numerik

A

Karakter Alphabet

Z

Angka nol ditampilkan spasi kosong

.

Titik sebagai pemisah ribuan

,

Koma sebagai pemisah pecahan

-

Hypen, sebagai tanda penghubung

/

Slash, sebagai tanda pembagi

21

2. Notasi Struktur Data Untuk membuat spesifikasi elemen data.

Dimana notasi yang umum

digunakan adalah sebagai berikut :

Tabel II.2. Notasi Struktur Data

Notasi

Keterangan

=

Terdiri dari

+

Dan (and)

()

Pilihan (boleh ya atau tidak)

{}

Iterasi atau pengulangan proses

[]

Pilih salah satu pilihan

|

Pemisah pilihan di dalam tanda [ ]

*

Keterangan atau catatan

@

Petunjuk (Key Field)

D.

Pengkodean Menurut Jogiyanto (2001:234) mengemukakan bahwakode digunakan untuk tujuan mengklasifikasikan data, memasukkan data ke dalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya. Kode dapat dibentuk dari kumpulan angka, huruf, dan karakter-karakter khusus (misalnya %, /, -, $, #, &, :, dan lain sebagainya)”. Angka merupakan simbol yang banyak digunakan pada sistem kode-kode

numerik (numeric code) menggunakan 10 macam kombinasi angka didalam kode.

22

Kode alphabetik (alphabetic code) merupakan kode yang memakai gabungan angka huruf dan karakter-karakter khusus. Meskipun kode numerik, alphabetik dan alhanumerik merupakan kode yang paling banyak digunakan di dalam sistem informasi, tetapi kode yang lain juga paling banyak digunakan , seperti misalnya kode batang (bar code). Didalam merancang suatu kode harus diperhatikan beberapa hal yaitu sebagai berikut ; 1.

Harus mudah diingat Supaya

kode

mudah

diingat,

maka

dapat

dilakukan

dengan

cara

menghubungkan kode tersebut dengan objek yang diwakili dengan kodenya. 2.

Harus unik Kode harus unik untuk masing-masing item yang diwakilinya. Unik berarti tidak ada kode yang kembar.

3.

Harus fleksibel Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode.

4.

Harus efisien Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila direkam disimpanan luar komputer.

5.

Harus konsisten Kode harus konsisten dengan kode yang telah digunakan.

6.

Harus distandarisasikan Kode harus distandarisasikan untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam organisasi. Kode yang tidak standar akan mengakibatkan kebingungan, setelah

23

pengertian dan dapat cenderung terjadi kesalahan pemakaian bagi yang menggunakan kode tersebut. 7.

Spasi dihindari Spasi di dalam kode sebaiknya dihindari, karena dapat menyebabkan kesalahan di dalam penggunaannya.

8.

Hindari karakter yang mirip Karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya sebaiknya tidak digunakan dalam kode.

9.

Panjang kode harus sama Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama, misalnya panjang dari kode adalah 6 digit. Ada beberapa macam tipe dari data yang dapat digunakan dalam sistem

informasi, diantaranya adalah : 1.

Kode Mnemonik Kode Mnemonik (mnemonic code) digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode mnemonik dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang akan diwakili dengan kode ini. Misalnya kode “P” untuk mewakili Pria dan kode “W” untuk mewakili Wanita akan mudah diingat. Umumnya kode mnemonik menggunakan huruf. Akan tetapi dapat juga menggunakan gabungan huruf dan angka. Misalnya barang dagangan komputer IBM PC dengan ukuran memori 640 Kb, color monitor, dapat dikodekan menjadi K-IBM-PC-640-CO kebaikan dari kode ini adalah mudah diingat dan kelemahannya terlalu panjang.

24

2.

Kode Urut Kode urut (sequential code) disebut juga dengan kode seri (serial code) merupakan kode yang nilai urutnya antara satu kode dengan kode berikutnya.

3.

Kode Blok Kode blok (block code) mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan.

4.

Kode Group Kode group (group code) merupakan kode yang berdasarkan field-field dan qtiap-tiap field kode mempunyai arti. Kalau anda mengamati buku-buku teks, maka akan terlihat suatu kode yang disebut dengan ISBN (International Standart Book Number) yang terdiri 10 digit terbagi dalam 4 field. ISBN merupakan kode group yang masing-masing field mempunyai arti tertentu.

5.

Kode Desimal Kode desimal (decimal code) mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit qangka desimal dimulai dari angka 0 sampai dengan angka 9 atau dari 00 sampai dengan 99 tergantung dari banyaknya kelompok.

25

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1

Umum Dalam bab ini penulis akan menganalisa sistem peminjaman yang sedang berjalan

di Unit simpan pinjam Swamitra-KOPPAS Cibubur Jakarta Timur agar dapat menemukan apa yang menjadi kendala atau permasalahan pada sistem peminjaman, pada saat ini penulis dapat mengusulkan perbaikannya. Sistem berjalan yang ada pada Unit simpan Pinjam Swamitra-KOPPAS Cibubur Jakarta Timur, khususnya mengenai sistem yang melayani peminjaman ini berisikan tentang tinjauan organisasi, mengenai sejarah dan struktur organisasi serta fungsi dari masing-masing bagian, prosedur sistem berjalan, DAD sistem berjalan, kamus data, spesifikasi sistem berjalan yang terdiri dari spesifikasi bentuk masukan dan keluaran, permasalahan yang ada pada sistem berjalan serta alternatif pemecahan masalah. Dengan analisa yang baik pada sistem berjalan ini maka akan memberikan kemudahan pada penulis didalam menemukan permasalahan yang ada dan dengan demikian penulis akan dapat membuat sistem usulannya. 3.2

Tinjauan Perusahaan Tujuan didirikannya Unit simpan pinjam Swamitra-KOPPAS Cibubur Jakarta

Timur adalah sesuai dengan anggaran dasar dan anggaran rumah tangga yaitu untuk

25

26

membangun dan megembangkan potensi serta kemampuan ekonomi anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya. Hal ini guna meningkatkan kesejahteraan ekonomi sosial anggotanya. Disamping itu ikut serta dalam membangun tatanan perekonomian nasional untuk mewujudkan masyarakat maju, adil dan makmur. 3.2.1 Sejarah Singkat Unit Simpan Pinjam Koperasi Pasar Cibubur Jakarta Timur (USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR) Menurut Undang-Undang Republik Indonesia No. 25 tahun 1992 tentang perkoperasian BAB I ketentuan umum pasal 1 ayat 1 bahwa koperasi adalah badan usaha yang beranggotakan orang-orang atau badan hukum koperasi dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan atas asas kekeluargaan. Dapat disimpulkan bahwa kopersi dapat membantu atau memperbaiki ekonomi rakyat dan juga mempunyai peranan yang sangat penting dalam pembangunan Nasional. Usp Wsamitra Koppas Cibubur merupakan unit usaha otonom dari koperasi Pasar Cibubur yang bekerjasama dengan Bank Bukopin, yang didirikan pada bulan februari 1998 di pasar Cibubur. Usp Swamitra Koppas Cibubur adalah pola kemitraan berdasarkan perjajian kerjasama antara Pengelola Swamitra dengan Koperasi Pasar Cibubur yang memiliki unit/usaha simpan pinjam (Selanjutnya disebut USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR), yang dibentuk berdasarkan Undang-Undang No.25 tahun 1992 Perkoperasian dan peraturan Pemerintah No.9 tahun 1995 tentang Pelaksanaan Kegiatan Usaha Simpan Pinjam oleh Koperasi, yang kegiatan utamanya di bidang usaha simpan pinjam. Usp Swamitra Koppas Cibubur ini bertujuan untuk memajukan kesejahteraan para pedagang Pasar Cibubur pada khususnya dan masyarakat pada umumnya dengan melakukan kegiatan simpan pinjam.

27

28

A.

Tugas dan Fungsi Organisasi Sesuai dengan ketentuan yang berlaku di lingkungan Unit simpan Pinjam

Swamitra koperasi pasar Cibubur, maka di tetapkan tugas organisasi diatas sebagai berikut : 1.

Bank Bukopin Adapun tugas dan tanggung jawab Bank Bukopin adalah sebagai berikut : a. Mengelola USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR sepenuhnya. b. Menyusun sistem, program, prosedur secara teknis yang akan diterapakan

dalam

mengelola

USP

SWAMITRA

KOPPAS

CIBUBUR. c. Melaksanakan recruitmen, pendidikan, training, bagi calon dan tenaga SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR. d. Monotoring, supervisi dan pengawasan. e. Memberikan kredit investasi dan midal kerja. 2.

KOPPAS Cibubur Adapun tugas dan tanggung jawab KOPPAS Cibubur adalah sebagai berikut : a. Menyerahkan sepenuhnya pengelolahan USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR kepada Bank Bukopin. b. Menyalurkan kredit yang diterima kepada USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR untuk diteruskan kepada anggota (calon), koperasi lain dan anggota koperasi laon.

29

c. Membantu memasarkan USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR kepada masyarakat. d. Menyadiakan sarana dan ruangan kantor yang diperlukan beserta sarana telepon, listrik dan air. e. Membantu dalam pembinaan kepada anggota. 3.

Manager Komersil Adapun tugas dan tanggung jawab Manager Komersil adalah sebagai berikut : a. Menyusun program kerja tahunan berupa rencana ekspensi kredit dan mobilisasi dana/simpanan. b. Melakukan supervisi dan pembinaan kepada A/O. c. Melakukan penilaian performance A/O dan disiplin kerjanya. d. Melakukan fungsi marketing unit. e. Melakukan fungsi A/O untuk menangani portfolio kredit. f. Melakukan supervisi dan monitoring kredit kepada nasabah USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR. g. Membina hubungan baik dengan pihak ekstren.

4.

Manager Operasional Adapun tugas dan tanggung jawab Manager Operasional adalah sebagai berikut : a. Bertugas dan bertanggungjawab kepada Kepala Operasional Kantor pusat Bank Bukopin. b. Memimpin unit simpan pinjam USP Swamitra bidang Operasional.

30

c. Menyusun program kerja tahunan untuk pengembangan USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR. d. Mengelola sumber daya manusia /karyawan yang berada dibawah kepemimpinannya. e. Melaksanakan, memonitor dan mengevaluasi pengelolahan likuidasi USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR. f. Memonitor dan mengevaluasi operasional dan administrasi USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR. g. Menyusun dan memberikan laporan secara bulanan kepada Bank Bukopin. 5.

Internal Control Adapun tugas dan tanggung jawab Internal Control adalah sebagai berikut : a. Melakukan kontrol terhadap operasional dan pembukuan USP KOPPAS CIBUBUR setiap hari secara rutin dan kontinyu. b. Mengawasi dan mengontrol operasional pelaksanaan kerja dan kegiatan masing-masing bagian sampai dengan pengadministrasian dan pembukuan transaksi secara harian, mingguan, bulanan, dan triwulan. c. Melakukan administrasi atas hasil pengawasan dan kontrol pada masing-masing bagian. d. Memberikan informasi dan masukan operasional kepada Manager Operasional KPO Bank Bukopin.

31

6. Account Officier Adapun tugas dan tanggung jawab Account Officier adalah sebagai berikut : a. Menyusun target dan rencana pencapaian pembiayaan dan pendanaan bisnis di wilayahnya, serta merealisasikannya setelah memperoleh persetujuan pengelola USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR. b. Melaksanakan fungsi pemasaran, menghimpun dan menyalurkan dana masyarakat melalui produk simpan pinjam USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR. c. Menganalisa pinjaman yang diajukan oleh anggota dan atau anggota luar

biasa

khususnya

dari

aspek

karakter

dan

kapabilitas

(kemampuan). d. Mengevaluasi dan membina nasabah yang telah mendapatkan pinjaman. e. Mambantu dalam penilaian agunan yang dijaminkan bersama Credit Support. f. Bersama Manager dan Credit Support melakukan eksekusi jaminan apabila nasabah wanprestasi dan telah disetujui oleh kredit Komite. 7. Collector Adapun tugas dan tanggung jawab Collector adalah sebagai berikut : a. Melakukan penagihan kewajiban (pokok dan bunga) kepada debitur USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR. b. Membantu Pembina Keridit dalam melakukan evaluasi pinjaman. c. Membantu Cridit Support dalam taksasi.

32

d. Membantu A/O dalam melakukan monitoring kualitas pinjaman. e. Melakukan administrasi pembukuan tagihan. 8. Teller Adapun tugas dan tanggung jawab Teller adalah sebagai berikut : a. Memberikan pelayanan penarikan dan setoran simpanan di USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR. b. Melakukan administrasi dan pembukuan simpan pinjam sampai dengan pembentukan neraca dan laba/rugi. c. Melakukan pencarian dana terhadap pinjaman yang sudah disetujui. d. Memberikan informasi simpan pinjam yang dilayani di USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR. e. Melakukan administrasi dan monitoring surat menyurat intren dan ekstren USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR. 9. Credit Support Adapun tugas dan tanggung jawab Credit Support adalah sebagai berikut : a. Melakukan analisa yuridis mengenai subyek dan obyek hukum calon nasabah/debitur USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR. b. Melakukan penilaian agunan yang dijaminkan oleh nasabah/debitur. c. Mendokumentasikan, mengadministrasikan file pinjaman dan agunan, mulai dari permohonan sampai dengan pelunasan pinjaman, sesuai dengan ketentuan yang ada. d. Menyimpan agunan secara fisik sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

33

e. Mempersiapkan akad perjanjian pinjaman dan jaminan dengan calon nasabah/debitur baik secara intren maupun notaril, setelah mendapat persetujuan dari Credit Committe. 3.3

Prosedur Sistem Berjalan Berkaitan dengan pengjuan pinjaman yang dilakukan oleh calon debitur, maka

prosedur pemberian pinjaman pada Unit Simpan Pinjam Swamitra Koperasi Pasar Cibubur Jakarta Timur adalah sebagai berikut : A.

Proses Permohonan Pinjaman Pada Tahap ini debitur mengajukan permohonan pinjaman dengan membawa berkas pinjaman antara lain : foto copy KTP suami istri, Kartu Keluarga, Surat/ akta nikah, dan foto copy Jaminan kepada Pembina Pinjaman (A/O), yang kemudian akan diproses.

B.

Evaluasi / analisa Pinjaman Analisa pinjaman yang dilakukan oleh C/S dan A/O dituangkan dalam proposal kredit, dengan format sebagai berikut : - Tujuan, maksud penggunaan fasilitas kredit dan besarnya kredit yang diajukan. - Performance yaitu, performance dari calon debitur dan usahanya. - Prospek usaha yaitu, Kualitatif dan kuantitatif. - Resiko yaitu, resiko intren dan ekstren yang mungkin akan timbul. - Monitoring yaitu, kegiatan debitur dalam mengelola usaha dan identifikasi masalah-masalah yang mungkin akan timbul. - Analisa Yuridis yaitu, analisa yang dilakukan atas kebenaran, kelengkapan, keabsahan dan aspek hukum lainnya dari subyek hukum dan obyek

34

hukum yang berkaitan dengan fasilitas kredit yang akan diberikan, sehingga

memungkinkan

resiko

kerugian

bagi

Bank

dapat

diperkecil/dicegah. -

Jaminan yaitu, kayakinan Bank atas kesanggupan debitur, faktor penting dalam mengurangi resiko kredit.

-

Kesimpulan dan rekomendasi yaitu, merupakan gambaran atas hasil keseluruhan analisa, dengan memberikan opini yang jelas apakah permohonan tersebut direkomendir untuk disetujui atau tidak. Apabila rekomendasi yang diberikan adalah disetujui, maka isi dari rekomendasi tersebut meliputi : kesimpulan

secara

keseluruhan,

struktur

kredit

yang

diusulkan,

kondisi/persyaratan yang harus diperhatikan. C.

Proses Keputusan Pinjaman Komite kredit adalah lembaga yang berwenang untuk memberikan keputusan suatu rekomendasi fasilitas pinjaman yang akan diberikan. Keputusan kepada debitur yang diambil dianggap sah apabila memenuhi Quarum. Dan setiap anggota kredit komite mempunyai kewenangan tertentu yang diatur dalam individual limit.

D.

Proses Perjanjian Pinjaman Tahap ini adalah tahap dimana M/K dan A/O membuat surat perjanjian Kredit yang berisikan tentang persetujuan, persyaratan pencairan, persyaratan pembanyaran, syarat-syarat penerimaan jaminan dan persyaratan lain-lain dari catatan-catatan anggota kredit komite. Dimana semua ini dituangkan dalam bentuk pasal-pasal yang dapat dilihat dalam lembar lampiran.

35

E.

Proses Pencairan Pinjaman Tahap ini adalah tahap dimana debitur dan Manager Komersil menandatangani surat perjanjian kredit yang telah disetujui oleh kedua belah pihak. Setelah ditandatangani semua dokumen pada saat pencairan maka debitur baru bisa menerima uangnya.

F.

Proses Pembayaran Pinjaman Setelah debitur menerima uang pinjaman dan menerima bukti penerimaan kas yang kemudian mengisinya dan menyerahkannya kembali ke bagian Teller beserta uang pembayaran angsuran pinjaman. Kemudian bagian Teller memberikan pengesahan dan menyerahkan bukti penerimaan kas lembar putih kepada pihak Swamita dan bukti penerimaaan kas lembar kuning kepada anggota untuk disimpan dan sebagai bukti pembayaran angsuran pinjaman.

G.

Proses Pengumpulan Berkas Semua berkas dari debitur mulai dari permohonan pinjaman sampai pencairan pinjaman di kumpulkan oleh bagian Credit Support dan dijadikan menjadi satu arsip.

36

3.4

DAD Sistem Berjalan

Uang, Buku Tabungan

Fc. KTP S, I, Fc. KK, Fc. Surat Nikah, Fc. Jaminan Account Officier

Debitur Fc. KTP S, I, Fc. KK, Fc. Surat Nikah, Fc. Jaminan

Uang Teller Slip Pencairan

FPP, Survei Usaha

Sistem Pengajuan Pinjaman di bagian Account Officier

Fc. KTP S, I, Fc. KK, Fc. Surat Nikah, Fc. Jaminan, Memo Taksasi, Memo Analisa Yuridis Komite Kredit (Bank Bukopin)

Pengambilan SRPS KOPPAS Cibubur SRPS

Survei Jaminan Credit Support

Fc. KTP S, I, Fc. KK, Fc. Surat Nikah, Fc. Jaminan, Memo Taksasi, Memo Analisa Yuridis

Keterangan : FPP : Formulir Permohonan Pinjaman SRPS: Surat Rekomendasi Pinjaman Swamitra PK : Perjanjian Kredit SRPS: Surat Rekomendasi Pinjaman Swamitra

Memo Analisa Yuridis

SP3K: Surat Pemberitahuan Persetujuan Prinsip Kerja SPI/S: Surat Pernyataan Istri/Suami SPH : Surat Pengakuan Hutang SK : Surat Kuasa

Gambar III.2. Diagram Konteks Sistem Berjalan Usp Swamitra-KOPPAS Cibubur

37

Fc. KTP S, I, Fc. KK, Fc. Surat nikah, Fc. Jamiman

Fc. KTP S, I, Fc. KK, Fc. Surat nikah, Fc. Jamiman

1.0 Pengajuan Pinjaman

Debitur Form Permohonan Pinjaman

Form Permohonan Pinjaman

Account Officer

Data Permohonan KOPPAS Cibubur

Arsip Form Permohonan Pinjaman

SRPS

Data Permohonan

Pengambilan SRPS Credit Support

Survei Jaminan

2.0 E valuasi Pinjaman


Komite Kredit (Bank Bukopin )

Memo Analisa Yuridis, Memo Taksasi

Fc. KTP S, I, Fc. KK, Fc. Surat nikah , Fc. Jamiman, Memo Analisa Yuridis, Memo Taksasi, Survei Usaha, Survei Jaminan Persetujuan Pinjaman

Survei Usaha

Fc. KTP S, I, Fc. KK, Fc. Surat nikah, Fc. Jamiman , Memo Analisa Yuridis, Memo T aksasi, Survei Usaha, Survei Jaminan

3.0 Keputusan Pinjaman

Persetujuan Pinjaman, Fc. KT P S, I, Fc. KK, Fc. Surat nikah, Fc. Jamiman , Memo Analisa Yuridis, Memo Taksasi, Survei Usaha, Survei Jaminan

Persetujuan Pinjaman PK, SP3K, SK, SPI/S, SPS, SPH, TTJ, Uang, Buku Tabungan Debitur T anda Tangan Persetujuan Uang, Buku Tabunagn , TT U Teller

PK, SP3K, SK, SPI/S, SPS, SPH, TT J

4.0 Pencairan Pinjaman

Tanda Tangan Persetujuan

Data pinjaman

APS

Account Officer

Arsip Pencairan Pinjaman

Data pinjaman

Arsip Form Permohonan Pinjaman

Data Permohonan

5.0 Pengumpulan Berkas

Pembayaran

Slip Setoran Uang Debitur Bukti Pembayaran

6.0 Pembayaran Pinjaman

Pengarsipam

Data Setoran

Credit Support

Arsip Slip Setoran

Slip Setoran Uang Teller Bukti Pembayaran

Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan Usp Swamitra_KOPPAS Cibubur

38

Keterangan : FPP : Formulir Permohonan Pinjaman

Gambar III.4 Diagram Detail Sistem Berjalan Usp Swamitra_KOPPAS Cibubur

39

Credit Support


2.1 Proses Analisis Form Permohonan Pinjaman

Data Permohonan Arsip Form Permohonan Pinjaman

Survei Jaminan

2.2 Proses Penelitian Jaminan

Survei Usaha

Account Officier

Survei Jaminan, Survei Usaha

Account Officier

Memo Analisa Yuridis, Memo Taksasi

2.3 Proses Kelayakan Jaminan

Pengambilan Rekomendasi

KOPPAS Cibubur

SRPS

2.4 Proses Rekomendasi Pinjaman

PSRPS

Keterangan : SRPS: Surat Rekomendasi Pinjaman Swamitra


40

Keterangan : KTP S, I : Kartu Tanda Penduduk Suami, Istri KK : Kartu Keluarga


41

Account Officier

PK, SP3K, SPI/S, SPS, SPH, SK, TTJ

4.1 Proses Persetujuan Antara Kedua Pihak

PK, SP3K, SPI/S, SPS, SPH, SK, TTJ

Slip Pencairan

Teller

Uang, Buku Tabungan, TTU

Uang, Buku Tabungan, TTU

4.2 Proses Pencairan Uang

Data Pinjaman

Arsip Pencairan PInjaman

Keterangan : PK : Perjanjian Kredit SP3K: Surat Pemberitahuan Persetujuan Prinsip Kerja SPI/S: Surat Pernyataan Istri/Suami SPH : Surat Pengakuan Hutang SK : Surat Kuasa TTJ : Tanda Terima Jaminan


Debitur

42


43


44

3.5

Kamus Data Sistem Berjalan Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada dialur diagram. Arus data yang

ada di DAD sifatnya adalah umum dan hanya ditunjukkan nama arus datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang stuktur data dari suatu arus data di DAD secara lebih terperinci dapat dilihat pada kamus data. A

Dokumen Masukan Pada saat sistem berjalan itu dilaksanakan dibutuhkan suatu masukan data dari

sumber data yang ada untuk penyajian laporan maupun data keluaran untuk arsip. Untuk itu perlu adanya data masukan yang nantinya akan digunakan sebagai kerangka penyesuaian data yang akan diproses dari sumber data. Sedangkan masukan itu terdiri dari : 1.

Nama Arus Data : Formulir Permohonan Pinjaman Alias

: FPP

Bentuk Data

: Dokumen Dasar

Arus Data

: Proses 1.0 Debitur Proses 1.0 Account Officer

Penjelasan

: Sebagai bukti permohonan pinjaman

Periode

: Setiap ada yang ingin meminjam

Volume

: 1 Halaman

Struktur Data

: Formulir Permohonan Pinjaman

Header + Isi + Footer Header

: Logo + Swamitra_Usp + Formulir_Permohonan_Pinjaman

45

Isi

: Identitas + Nama + Alamat_rumah + Telepon + Alamat_kantor

+

Telepon

Susunan_Pengurus

+

+

Bidang_usaha

Sarana_yang_dimiliki

+ +

Tanah_dan_bangunan [Rumah + Rp | Tempat Usaha +

Rp]

+

Perlengkapan_usaha

+

Rp

+

Inventaris_rumah_tangga + Rp + Jumlah_Karyawan + Orang + Hubungan_Dengan_Peminjam_lain + Bank_Lain + Rp + Peminjam_Lain + Rp + Pinjamam_yang_diajukan + Modal_kerja + Rp + Kegunaan + Jangka_Waktu + Investasi + Rp + Kegunaan

+

Jangka_Waktu

Jaminan_Pinjaman_yang_Diserahkan Footer

: Pemohon

B. Nama Arus Data Alias

: Kartu Tanda Penduduk Suami/Istri : KTP S/I

Bentuk Data

: Dokumen Dasar

Arus Data


Penjelasan

: Sebagai persyaratan pinjaman

Periode


Volume

: 1 Halaman

Struktur Data

: Kartu Tanda Penduduk Suami/Istri

Header + Isi + Footer

+

46

Header

: Logo + Kartu_tanda_penduduk_republik_Indonesia

Isi

: N.I.K + Jenis_kelamin + Nama + Kelahiran + Tanggal Alamat

+

Agama

+

Golongan_darah

+

Kewarganegaraan Footer

: Yakarta + Tanggal + [Tanda_tangan | Cap_jempol] + Tanda_tangan_Lurah

C. Nama Arus Data Alias

: Kartu Keluarga : KK

Bentuk Data

: Dokumen Dasar

Arus Data


Penjelasan

: Sebagai persyaratan pinjaman

Periode


Volume

: 1 Halaman

Struktur Data

: Kartu Keluarga


:

Logo

+

Kotamadya

Pemerintah_propinsi_DKI_Jakarta

+

+

+

Kecamatan

+

Kelurahan

Kartu_keluarga_WNI + Nomor + Kepala_keluarga + Alamat + Model + No_seri Isi

: No + Nama_lengkap + N.I.K + [L | P] + Kewarganegaraan

+

Kede

+

Dokumen

+

Tempat_lahir + Tanggal_lahir + Gol_darah + No +

47

Agama

+

Status_perkawinan

+

Pendidikan

+

Pekerjaan + Hubungan_keluarga + Nama [Bapak | Ibu] + Keterangan Footer

: Tanda_tangan_Lurah +Jakarta + Tanggal +Bulan + Tahun +Tanda_tangan_kepala_keluarga

D. Nama Arus Data Alias

: Buku Nikah : BN

Bentuk Data

: Dokumen Dasar

Arus Data


Penjelasan

: Sebagai Persyaratan pinjaman

Periode


Volume

: 5 Halaman

Struktur Data

: Buku Nikah


:

Buku_nikah

+

Lambang

+

Departemen_agama_Republik_Indonesia Keterangan Isi

Lambang *Garuda Pancasila * :

Lambang

+

Republik_Indonesia

+

Kantor_urusan_agama

+

Perwakilan_Republik_Indonesia

+

Kutipan_akta_nikah Kecamatan

+

+

[Kabupaten | Kota] + Provinsi + Kutipan_akta_nikah + Nomor + Pada_hari + Tanggal + Bulan + Tahun +

48

Bertepatan + Pukul + 1 {Nama + [Bin | Binti] + Tempat + Tanggal_lahir + Warganegara + Agama + Status _Sebelumnya + Alamat + Pekerjaan}2 + Dengan_wali_nikah

+

Nama

+

Tempat

+

Tanggal_lahir + Warganegara + Agama + Alamat + Pekerjaan + Sebagai_wali Keterangan

Lambang *Garuda Pancasila*

Footer

:

Kota

+

Tanggal

+

Bulan

+

Tahun

+

Tanda_tangan_penghulu E. Nama Arus Data Alias

: Surat Tanah : ST

Bentuk Data

: Dokumen Dasar

Arus Data


Penjelasan

: Sebagai Persyaratan pinjaman

Periode


Volume

: 5 Halaman

Struktur Data

: Surat Tanah


: Judul + Hak + Nomor + Propinsi + Kotamadya + Kecamatan + Kelurahan + Daftar_isisan + Nomor + Kanror_Kotamadya

49

Isi

: Pendaftaran_pertama +Hak + Nomor + Kelurahan + Tanggal_berakhir + Hak + NIB + Letak_tanah + Asal_hak + Dasar_pendaftaran {Daftar_isian + Tanggal + Nomor +Surat_keputusan + Tanggal + Nomor} + surat_ukur {Tanggal + Nomor + Luas} + Nama_pemegang + Tanggal_lahir + Pembukuan {Tempat + Tanggal} + Penerbitan_sertifikat {Tempat +

Tanggal}

+

Surat_ukur

Sebitang_tanah_terletak_dalam

+ +

Nomor

+

Propinsi

+

Kotamadya + Kecamatan + Kelurahan + Peta + Nomor_peta_pendaftaran + Lembar + Kotak + Keadaan_tanah

+

Tanda_batas

+

Luas

+

Penepatan_batas Footer

: Pengesahan * Diisi oleh Kepala Kantor Pertanahan Kotamadya,

Kepala

Seksi

Pengukuran

Pendaftaran Tanah Kantor Pertanahan Kota * F. Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data

: Surat Rekomendasi Pinjaman Swamitra : SRPS : Dokumen Dasar

: Proses 2.0 Account Officer Proses 2.0 Koperasi Pasar Cibubur

dan

50

Penjelasan

: Sebagai bukti bahwa Koperasi Pasar Cibubur Mengetahui bahwa

debitur meminjam di USP

Swamitra Periode


Volume

: 1 Halaman

Struktur Data

: Surat Rekomendasi Pinjaman Swamitra


: Surat_rekomendasi_pinjaman_swamitra

Isi

: Yang_bertanda_tangan_dibawah_ini + Nama + Jabatan

+

Alamat

+

Memberi_Keterangan_Kepada_Swamitra_Untuk_Me mperhatikan_Kepada_Nama_tersebut_Dibawah_ini_ agar_dapat_terealisasi_Pengajuan_Pinjamannya

+

Nama + Tanggal_Lahir + Alamat + Pekerjaan + Anggota

+

Jaminan

+

Demikikan_Kelanjutan_Usaha_atas_nama_Tersebut_ diatas_ Mohon_diberikan_pinjaman_sesuai_dengan_jaminan _yang_diberikan_pada_USP_Swamitra_Serta_kelaya kan_Usahanya

+

Demikian_Surat_Rekomendasi_ini_dibuat_untuk_da pat_Diperhatikan Footer

: Jakarta + Pengurus_Koppas_Cibubur + Ketua_umum

51

G. Nama Arus Data Alias Bentuk Data

: Memo Taksasi : MT : Dokumen Dasar

Arus Data

: Proses 2.0 Account Officer

Penjelasan

: Menghitung Kelayakan Jaminan

Periode


Volume

: 1 Halaman

Struktur Data

: Memo Taksasi Header + Isi + Footer

Header

: Logo + Swamitra_Usp + Memo_Taksasi + NO + CS_CI

Isi

:

Kepada

+

Dari

+

Perihal

+

Tanggal

+

Bersama_Ini_Disampaikan_Hasil_Taksasi_Beserta_L ampirannya_Sebgai_berikut + [Tanah | Bangunan] + [Lt | Lb] + M2 + Tercatatan + Letak_di + Kel + Kec + Kota + [SHM | SHGB] + No + Yuridis + Hak_Tanah [SH_Milik | SHGB | SIPTB | SPPT] + Kepemilikan [Debitur | Key_Person | Keluarga | Pihak III] + Penguasaan [Pemilik | Saudara |Kontrak | Sewa] + Kondisi + Peruntukan [Sesuai | Tidak Sesuai] + Letak [Bagus | Strategis | Kurang Bagus] + Lingkungan [Bagus | Kurang Bagus] + Tanah [Bagus | Kurang Bagus] + Topograpfi [Bagus | Kurang

52

Bagus] + Bangunan [Bagus | Kurang Bagus] + Luas [Bagus | Kurang Bagus] +Fasum_dan_Fasos [Bagus | Kurang Bagus] + Nilai_Pasar [Bagus | Kurang Bagus] + Kesimpulan + Jaminan [Diterima | Tidak_Diterima | Diterima_Dengan_Syarat] + Nilai + 1_Nilai_Wajar + Rp + 2_Nilai_Likwidasi + Rp Footer

: Demikianlah_Disampaikan_Atas_Perhatiannya Diucapkan_Terima_kasih + [Credit_Support | Credit Investigator]

H. Nama Arus Data Alias

: Memo Analisa Yuridis : MAY

Bentuk Data

: Dokumen Dasar

Arus Data

: Proses 2.0 Credit Support

Penjelasan

: Menghitung Kelayakan Jaminan

Periode


Volume

: 1 Halaman

Struktur Data

: Memo Analisa Yuridis


: Logo + Swamitra_Usp + Memo_Analisa_Yuridis + NO

Isi

:

Kepada

+

Dar

+

Perihal

+

Tanggal

+

I_Permohonan_pinjaman : [Ada | Tidak Ada] + No + II_Subtek_Hukum : [Cakap | Tidak Cakap] + [KTP |

53

SIM | PASPOR] + No : + Berlaku_Sampai_dengan + KK_dan_Surat_Nikah

:

[Ada

|

+Surat_Persetujuan_Istri_dan_Suami

Tidak_Ada] :

[Ada

|

Tidak_Ada] + III_Bidang_Usaha : + Legalitas : Izin_Usaha_No

+

NPWP_No

+

TDP_No

+

IV_Jaminan + Keterangan + Jenis_jamianan + Status_Kepemilikan

+

Nama_Pemilik

+

Hubungan_Dengan_ Debitur + Lokasi_Jaminan + Kelengkapan_Dokumen + Jaminan : [Diterima | Ditolak

|

Diterima_Dengan_Syarat

:]

V_Pengikatan_Kredit

:

[Intren

|

Notariil]

+

Pengikantan_Jaminan

:

[Intren

|

Notariil]

+

Yang_hadir VI_Hal_Hal_Yang_Perlu_Diperhatikan : Footer

: Credit_Support

I. Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data

+

: Surat Pemberitahuan Persetujuan Prinsip Kredit : SPPPK : Kertas Cetakan Komputer

: Proses 4.0 Account Officer Proses 4.0 Debitur

Penjelasan

: Digunakan untuk surat persetujuan prinsip kredit

Periode

: Setiap pinjaman yang disetujui

Volume

: 1 Halaman

+

54

Struktur Data

: Surat Pemberitahuan Persetujuan Prinsip Kridit Header + Isi + Footer

Header

: Jakarta + Tanggal + No + Kepada + [Bapak | Ibu] + Di_Tempat

+

Perihal

+

Surat_Pemberitahuan_

Persetujuan_Prinsip_Kredit Isi

: Menunjuk _ Surat _ Permohonan _ Kredit _ Saudara _ Tanggal

+

Sebesar

+

Rp

+

Maka_dengan_Ini_Kami_sampaikan_Bahwa_Pinjam an_Saudara_Disetujui_Dengan_Ketentuan_dan_Pers yaratan_Sebagai_berikut 2.Pengunaan

+

+

1.Plafond

+

Rp

Untuk_Investasi_Usaha

+ +

3.Jangka_Waktu + Bulan + 4.Tingkat_bunga + [%_Per_Tahun_Flat | Effektif] + 5.Provisi_1% + Rp + 6.Administrasi + Rp + 7.Pengikatan + [Notarial | Interen]

+

8.Jaminan

+

9.Persyaratan_Lain

+

10.Hal_hal_lain_sesuai_ketentuan_yang_berlaku_pad a_Usp_Swamitra_Cibubur Footer

: Usp_Swamitra + Menyetujui

J. Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data

: Surat Pengakuan Hutang : SPH : Kertas Cetakan Komputer


55

Penjelasan

: Digunakan untuk surat Pengakuan Hutang

Periode


Volume

: 1 Halaman

Struktur Data

: Surat Pengakuan Hutang Header + Isi + Footer

Header

: Surat_Pengakun_Hutang

Isi

: Saya_yang_bertanda_tangan_dibawah_ini + Nama + No.KTP

+

Alamat

+

Dengan_ini_saya_mengakui_bahwa_saya_mempuny ai_hutang_Di_USP_SWAMITRA_dalam_jangka_wa ktu + Bulan +Terhitung_mulai_hari_ini_tanggal + Sampai_tanggal

+

Adapun_jaminan_yang_saya_serahkan_adalah_sebag ai_berikut Footer

: Demikian_surat_pengakuan_hutang_ini_saya_buat_d engan_Sadar_dan_tanpa_paksaan_dari_pihak_manap un + Jakarta + Yang_membuat_pernyataan

K. Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data

: Tanda Terima Jaminan : TTJ : Kertas Cetakan Komputer


56

Penjelasan

: Digunakan untuk penerimaan Jaminan

Periode


Volume

: 3 Halaman

Struktur Data

: Tanda Teriman Jamian Header + Isi + Footer

Header

: Logo + Swamitra_Usp + Tanda_Terima_jaminan

Isi

: Telah_terima_dari + Nama + Pekerjaan + Alamat + Berupa

+

Barang_tersebut_di_atas_merupakan_jaminam_pinja man_atas_nama + Untuk_keperluan [Pinjaman_baru | Tambahan_baru

|

Pelunasan_pinjaman

|

Penggantian_jaminan

|

Dipinjam_sementara_atas_dikembalikan_tanggal

|

Lain_lain] Footer

: Yang_menyerahkan + Yang_menerima + Menyetujui +

Manager_Usp_Swamitra

Tanda_tangan

+

Tanggal

Pinjaman_telah_lunas

Bagian_Administrasi_kredit Tanda_tangan

+

+

+

Tangal

Diperiksa_oleh

Bagian_credit_support + Tanggal + Tanda_tangan L. Nama Arus Data Alias Bentuk Data

: Surat Kuasa : SK : Kertas Cetakan Komputer

+ + + +

57

Arus Data


Penjelasan

: Digunakan untuk Surat Kuasa

Periode


Volume

: 1 Halaman

Struktur Data

: Surat Kuasa Header + Isi + Footer

Header

: Surat_Kuasa

Isi

: Saya_yang_Bertanda_tangan_dibawah + Nama + No.KTP

+

Alamat

+

Memberikan_kuasa_penuh_kepada_Usp_Swamitra Footer

: Jakarta + Tanggal + Penerima_kuasa + Mengetahui [Suami | Istri] + Yang_memberikan_kuasa

M. Nama Arus Data Alias

: Surat Pernyataan Istri / Suami : SPI / S

Bentuk Data

: Kertas Cetakan Komputer

Arus Data


Penjelasan

: Digunakan untuk Surat Pernyataan

Periode


Volume

: 1 Halaman

Struktur Data

: Surat Pernyataan Suami/Istri Header + Isi + Footer

58

Header

: Surat_Pernyataan_Istri_Suami

Isi

: Saya_yang_bertanda_tangan_dibawah_ini + Nama + No.KTP

+

Tempat_tanggal_lahir

+

Alamat

+Dengan_ini_menyatakan_menyetahui_dan_menyetu jui_pinjaman_yang_diberikan_Usp_Swamitra_Cibub ur_kepada_suami_saya

+ Nama + No.KTP +

Tempat_tanggal_lahir + Alamat + Untuk_itu_saya _bersedia_menanggung_segala_akibat_yang_timbul_ dari_perjanjian_Kredit_antara_Usp_Swamitra_Cibub ur_ dengan_suami_saya Footer

: Jakarta + Tanggal + Yang_membuat_pernyataan

N. Nama Arus Data Alias

: Perjanjian Kredit : PK

Bentuk Data


Arus Data


Penjelasan

: Digunakan untuk sebagai perjanjian kredit

Periode


Volume Struktur Data

: 3 Halaman : Perjanjian Kredit Header + Isi + Footer

Header

: Perjanjian_Kredit + Nomor + Tahun

59

Isi

: Pada_hari_ini + Tanggal + Kami_yang_bertanda_Ta ngan_dibawah_ini + 1.[KTP | Sim] + Nomor + dalam_hal_ini_bertindak_untuk_dan_atas_nama_sen diri_dan_untuk_tindakan_ini_telah_mendapat_perset ujuan_dari

[Istri

|

Suami]

+

Yang_turut_menandatangani_perjanjian_kredit_ini_b erdasrkan_surat_persetujuan_tertulis_tanggal

+

Beralamat_di

+

+

Selanjutnya_disebut_Debitur

2.Dalam_hal_ini_bertindak_selaku_Manager_unit_si mpan_pinjam_Kopersi_pedagang_pasar

+

Usp_Swamitra_Koppas_cibubur_berdasrkan_surat_ keputusan_pengurus_Koppas_cibubur + Nomor + Tahun

+

Tanggal

+

Berwenang_mewakili_Koppas_cibubur + Beralamat + Kelurahan + Kecamatan + Kota +Untuk_ selanjutnya_disebut_Kreditur

+

Kedua_belah_pihak_dengan_ini_menerangkan_ bahwa_antar_Kreditur_dan_Debitur_sepakat_dan_ka renanya_saling_mengikat_diri_untuk_mengadakan_ perjanjian_pinjam_meminjam_uang_dengan_ketentu an_dan_syarat_syarat_yang_telah_disepakati_ bersama_sebagaimana_diatur_dalam_pasal_pasal_ber ikut + Pasal_1 + Pasal_2 + Pasal_3 + Pasal_4 +

60

Pasal_5 + Pasal_6 + Pasal_7 + Pasal_8 + Pasal_9 + Pasal_10 + Pasal_11 Footer

:Demikian_perjanjian_kredit_ini_telah_dibaca_ dimengerti_dipahami_disetujui_dan_ditandatangani + Kreditur + Menyetujui_istri + Debitur

O. Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data

: Aplikasi Pembukaan Simpanan : APS : Kertas Cetakan Komputer

: Proses 5.0 Debitur Proses 5.0 Teller

Penjelasan

: Digunakan untuk pembukaan simpanan

Periode

: Setiap orang yang membuka simpanan

Volume

: 1 Halaman

Struktur Data

: Aplikasi Pembukaan Simpanan Header + Isi + Footer

Header

: Logo + Swamitra_Usp + Aplikasi_Pembukaan_ Simpanan

Isi

: Jenis_simpanan

[Simpanan_koperasi_berhadiah

|

Simpanan_bermakna_ganda] + Informasi_data_diri + Nama + Alamat + Telepon + No_Anggota + No.KTP_Identitas_lain

61

Footer

: Diisi_oleh_petugas + No.Simpanan + Persetujuan + Diperiksa + Disetujui + Jakarta + Tanggal + Tanda_tangan_pemohon

P. Nama Arus Data Alias

: Tanda Terima Uang : TTU

Bentuk Data


Arus Data

: Proses 5.0 Teller Proses 5.0 Debitur

Penjelasan

: Sebagai bukti uang telah diterima

Periode

: Setiap orang yang akan menerima uang pinjaman

Volume

: 1 Halaman

Struktur Data

: Tanda Terima Uang Header + Isi + Footer

Header Isi

: Logo + Swamitra_Usp + Tanda_teriman_uang : Yang_bertanda_tangan_dibawah_ini + Nama + Alamat

+

Atas_nama

Mengakui_telah_menerima_uang_dari_Unit_simpan_ pinjam_Swamitra_sejumlah + Rp + Terbilang + Rupiah Footer

:

Tanggal

+

Materai

Nama_lengkap Q. Nama Arus Data Alias

: Slip Setoran Serbaguna : SSS

+

Tanda_tangan_dan

62

Bentuk Data Arus Data

: Kertas Cetakan Komputer : Proses 6.0 Debitur Proses 6.0 Teller

Penjelasan

: Digunakan untuk Penyetoran Uang

Periode

: Setiap orang yang ingin membayar pinjaman dan Menabung

Volume

: 3 Halaman

Struktur Data

: Slip Setoran Serbaguna Header + Isi + Footer

Header

: Logo + Swamitra_Usp + Tanggal

Isi

:

Setoran_untuk

[Tabungan_Swamitra

|

Simpanan_Berjangka] + Rekening_No + Atas_nama + Setoran_berupa [Tunai | Cek_Bilyet_Giro] + Rp + Nomor + Bank + Kota + Total + Rp + Terbilang + Rp Footer

: Tanda_tangan_penyetor

3.5.2 Dokumen Keluaran Untuk mengelola hasil masukan dari sumber data yang ada diperlukan mekanisme pemprosesan data keluaran yang sangat teliti, setiap sistem pada umumnya memiliki format standar yang berisi informasi umum tentang usaha yang dijalankan, peminjaman yang nantinya dibutuhkan untuk pengambilan keputusan dan laporan yang diinginkan oleh pihak Usp Swamitra, untuk dokumen keluarannya adalah :

63

A. Nama Arus Data Alias

: Buku Tabungan : BT

Bentuk Data


Arus Data

: Proses 4.0 Teller Proses 4.0 Debitur

Penjelasan

: Digunakan untuk mencatat simpanan uang dan pengambilan uang

Periode Volume

: Setiap pinjaman yang disetujui : 1 Halaman

Struktur Data

: Perjanjian Kredit Header + Isi + Footer

Header Isi

: Logo + Swamitra : Tgl + Sandi + Mutasi [Debit | Kredit] + Saldo + Pc + Btc

Footer

: Disahkan oleh * Pejabat Swamitra + Tanda tangan

Keterangan Sandi

: 1 *Mutasi Kas* 2 *Antar Swamitra* 4 *Pemindahbukuan* 5 *Hadiah* 6 *Bunga* 7 *Pembetulan Kesalahan* 8 *Pemindah Saldo* 9 *Rupa-rupa*

64

10 *Pajak* 13 *Biaya Administrasi* 66 *Penyesuaian Saldo*

3.6

Spesifikasi Sistem Berjalan Sistem Yang telah berjalan selama ini, untuk bagian Account Officier masih

Menggunakan sistem manual. Dimana cara seperti ini masih sangat riskan dengan tidak akuratnya data yang akan disajikan. Maka disini penulis akan memberikan bentuk data masukan dan keluaran dari program yang akan dibuat nanti. 3.6.1

Bentuk Dokumen Masukan

A. Nama Dokumen Masukan : Formulir Permohonan Pinjaman Fungsi

: Untuk permohonan pinjaman

Sumber

: Debitur

Tujuan

: Bagian Account Officer

Frekwensi


Media

: Kertas

Bentuk

: Lampiran A-1

B. Nama Dokumen Masukan : Kartu Tanda Penduduk Suami/Istri Fungsi


Sumber

: Debitur

Tujuan


Frekwensi


Media

: Kertas

65

Bentuk

: Lampiran A-2

C. Nama Dokumen Masukan : Kartu Keluarga Fungsi


Sumber

: Debitur

Tujuan


Frekwensi


Media

: Kertas

Bentuk

: Lampiran A-3

D. Nama Dokumen Masukan : Buku Nikah Fungsi


Sumber

: Debitur

Tujuan


Frekwensi


Media

: Kertas

Bentuk

: Lampiran A-4

E. Nama Dokumen Masukan : Surat Tanah Fungsi


Sumber

: Debitur

Tujuan


Frekwensi


Media

: Kertas

Bentuk

: Lampiran A-5

F. Nama Dokumen Masukan : Surat Rekomendasi Pinjaman Swamitra

66

Fungsi

: Untuk rekomendasi pinjaman

Sumber

: KOPPAS Cibubur

Tujuan


Frekwensi


Media

: Kertas

Bentuk

: Lampiran A-6

G. Nama Dokumen Masukan : Memo Taksasi Fungsi

: Untuk Menghitung Kelayakan Jaminan

Sumber

: debitur

Tujuan


Frekwensi


Media

: Kertas

Bentuk

: Lampiran A-7

H. Nama Dokumen Masukan : Memo Analisa Yuridis Fungsi

: Untuk Menghitung Kelayakan Jaminan

Sumber

: Debitur

Tujuan

: Bagian Credit Support

Frekwensi


Media

: Kertas

Bentuk

: Lampiran A-8

I. Nama Dokumen Masukan

: Surat Pemberitahuan Persetujuan Prinsip Kredit

67

Fungsi

: Untuk persetujuan prinsip kredit

Sumber

: Account Officer

Tujuan

: Debitur

Frekwensi

: Setiap pinjaman yang akan dikeluarkan

Media

: Kertas

Bentuk

: Lampiran A-9

J. Nama Dokumen Masukan : Surat Pengakuan Hutang Fungsi

: Sebagai pengakuan hutang

Sumber

: Account Officer

Tujuan

: Debitur

Frekwensi


Media

: Kertas

Bentuk

: Lampiran A-10

K. Nama Dokumen Masukan : Tanda Terima Jaminan Fungsi

: Sebagai tanda terima jamian

Sumber

: Account Officer

Tujuan

: Debitur

Frekwensi


Media

: Kertas

Bentuk

: Lampiran A-11

L. Nama Dokumen Masukan : Surat Kuasa Fungsi

: Sebagai pengalihan kuasa atas jaminan

Sumber

: Account Officer

68

Tujuan

: Debitur

Frekwensi


Media

: Kertas

Bentuk

: Lampiran A-12

M. Nama Dokumen Masukan : Surat Pernyataan Suami/Istri Fungsi

: Sebagai pernyataan dari suami / Istri atas pinjaman

Sumber

: Account Officer

Tujuan

: Debitur

Frekwensi


Media

: Kertas

Bentuk

: Lampiran A-13

N. Nama Dokumen Masukan : Perjanjian Kredit Fungsi

: Untuk perjanjian antara kedua pihak Usp Swamitra dengan debitur

Sumber

: Account Officer

Tujuan

: Debitur

Frekwensi


Media

: Kertas

Bentuk

: Lampiran A-14

O. Nama Dokumen Masukan : Aplikasi Pembukaan Simpanan Fungsi Sumber

: Untuk membuka simpanan : Debitur

69

Tujuan

: Teller

Frekwensi

: Setiap orang yang membuka simpanan

Media

: Kertas

Bentuk

: Lampiran A-15

P. Nama Dokumen Masukan : Tanda Terima Uang Fungsi

: Sebagai alat untuk mencairkan pinjaman

Sumber

: Debitur

Tujuan

: Teller

Frekwensi


Media

: Kertas

Bentuk

: Lampiran A-16

Q. Nama Dokumen Masukan : Slip Setoran Uang

3.6.2

Fungsi

: Sebagai alat untuk membayar pinjaman

Sumber

: Debitur

Tujuan

: Teller

Frekwensi

: Setiap pinjaman yang akan dibayar

Media

: Kertas

Bentuk

: Lampiran A-17

Bentuk Dokumen Keluaran

A. Nama Dokumen Masukan : Buku Tabungan Fungsi

:

Sebagai pinjaman

alat

untuk

mencatat

angsuran

70

3.7

Sumber

: Teller

Tujuan

: Debitur

Frekwensi

: Setiap angsuran pinjaman yang dibayar

Media

: Kertas

Bentuk

: Lampiran B-1

Permasalahan Pokok Setelah penulis mempelajari proses dan prosedur peminjaman pada sistem yang

sedang berjalan dibagian Account Officer pada Usp Swamitra_Koppas Cibubur, masih terdapat beberapa permasalahan dalam pelaksanaan sistem tersebut jika hal-hal berikut terjadi, diantaranya : a. Jika terjadi kehilangan data peminjam karena disebabkan adanya suatu musibah. Apakah media back-up file data peminjam. b. Banyaknya media penyimpanan seperti buku atau kertas yang dipergunakan untuk proses pencatatan, sehingga membutuhkan tempat penyimpanan yang lebih besar seperti lemari penyimpanan. c. Waktu yang diperlukan dalam pengolahan data baik berupa pencarian, pencatatan data, perubahan data, dan laporan kurang efisien dan efektif. d. Adanya anggota yang mengelola Usp Swamitra-KOPPAS Cibubur yang mempunyai tugas rangkap sehingga kinerja anggota tersebut tidak menjadi maksimal.

71

3.8

Pemecahan Masalah Setelah penulis mengetahui berbagai permasalahan yang terdapat dalam proses

peminjaman di Usp Swamitra-KOPPAS Cibubur, maka penulis mengusulkan pemecahan masalah pada sistem tersebut sebagai berikut : a. Dipergunakannya sistem yang berbasis komputer dengan perpaduan sistem manual, sistem manual ini hanya dipergunakan dalam media penyimpanan untuk kearsipan yang sewaktu-waktu bisa dipergunakan. Sedangkan yang berbasis komputer dipergunakan untuk pengolahan data baik berupa entry data, edit data, menghapus data, maupun didalam pembuatan laporan. b. Dipergunakan tehnik pengolahan data yaitu Database system yang memungkinkan septiap pemakaian dapat meminta informasi dari data file setiap saat tanpa menunggu lama dari jenis informasinya yang diminta atau dibutuhkan. Konsep dari Database system ini adalah data filenya terdapat pada suatu Direct access storage device agar supaya pengolahan data tidak perlu menurut urutan tertentu. c. Semua data yang akan disimpan baik itu data yang masuk maupun data yang keluar dibuatkan master file didalam media penyimpanan hardiks sebagai sumber data utama. Untuk menjaga keamanan kehilangan data pada sumber data utama dipergunakan disket sebagai media back-up. d. Memaksimalkan kinerja anggota yang mengelola Usp Swamitra-KOPPAS Cibubur dengan memberikan tugas yang sesuai dengan bidang dan jabatannya dan menghindari kerangkapan tugas dan wewenangnya.

72

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1

Umum Sistem komputerisasi sangat diperlukan pada zaman era globalisasi pada saat

sekarang ini. Semua kegiatan tidak terlepas dari komputerisasi, dengan manfaat komputer dalam pengolahan data maka diharapkan faktor keterlambatan informasi yang dibutuhakan menjadi berkurang. Setelah mempelajari sistem berjalan dan mengetahui kekurangan yang ada pada sistem peminjaman di USP SwamitraKOPPAS Cibubur, khususnya untuk mempermudah atau mempercepat dalam proses penerimaan uang pinjaman. Maka penulis mencoba mengajukan rancangan sistem usulan untuk mengatasi masalah tersebut. Sistem yang penulis ajukan disini adalah mengoptimalkan kinerja komputer. Sistem yang baru yang diusulakan ini merupakan terobosan dalam pengembangan sistem kerja yang ada. Oleh karena itu diharapkan pada sistem usulan ini dapat meningkatkan pelayanan peminjaman dengan cepat dan akurat. Sasaran-sasaran yang hendak dicapai tersebut antara lain : a. Dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja bagi seluruh pegawai sehingga dapat menghasilkan pekerjaan yang lebih berkualitas dan dapat di pertanggungjawabkan. b. Menghemat waktu dalam proses dan pembuatan laporan serta melaksanakan 72

73

pekerjaan untuk kapasitas yang lebih besar dengan waktu singkat. c. Mempercepat proses permohonan pinjaman hingga sampai penerimaan pinjaman dan proses pembayaran angsuran pinjaman. d. Memudahkan Manager Komersil dalam memeriksa laporan bulanan maupun periode tertentu pada waktu yang diinginkan. e. Mengurangi kemungkinan kesalahan-kesalahan yang biasa terjadi dalam prosedur kerja sistem berjalan. f. Menghemat media penyimpanan.

4.2

Prosedur Sistem Usulan Prosedur sistem usulan yang penulis ajukan tidak banyak mengalami

perubahan dari sistem berjalan yang telah ada, hanya saja pada sistem usulan pengolahan data anggota sudah dilakukan secara terkomputerisasi. Pada prosedur sistem usulan ini data yang telah dimasukan diproses oleh komputer dan disimpan kedalam file, sehingga mempermudah didalam pengolahan dan pembuatan laporannya. Adapun prosedur sistem usulan yang penulis usulakan adalah sebagai berikut : A. Proses Pengajuan Pinjaman Tahap dimana debitur mengajukan permohonan pinjaman dengan membawa persyaratan pinjaman antara lain : foto copy KTP suami istri, Kartu Keluarga, Surat/akta nikah, dan foto copy jaminan kepada bagian Account Officer, yang kemudian akan diproses dan disimpan ke dalam file debitur dan file pinjaman

74

B. Proses Evaluasi Pinjaman Analisa pinjaman yang dilakukan oleh C/S dan A/O dituangkan dalam proposal kredit, dengan format sebagai berikut : -

Tujuan, maksud penggunaan fasilitas kredit dan besarnya kredit yang diajukan.

-

Performance yaitu, performance dari calon debitur dan usahanya.

-

Prospek usaha yaitu, Kualitatif dan kuantitatif.

-

Resiko yaitu, resiko intren dan ekstren yang mungkin akan timbul.

-

Monitoring yaitu, kegiatan debitur dalam mengelola usaha dan identifikasi masalah-masalah yang mungkin akan timbul.

-

Analisa Yuridis yaitu, analisa yang dilakukan atas kebenaran, kelengkapan, keabsahan dan aspek hukum lainnya dari subyek hukum dan obyek hukum yang berkaitan dengan fasilitas kredit yang akan diberikan, sehingga memungkinkan resiko kerugian bagi Bank dapat diperkecil/dicegah.

-

Jaminan yaitu, kayakinan Bank atas kesanggupan debitur, faktor penting dalam mengurangi resiko kredit.

-

Kesimpulan dan rekomendasi yaitu, merupakan gambaran atas hasil keseluruhan analisa, dengan memberikan opini yang jelas apakah permohonan tersebut direkomendir untuk disetujui atau tidak. Apabila rekomendasi yang diberikan adalah disetujui, maka isi dari rekomendasi tersebut meliputi : kesimpulan

secara

keseluruhan,

struktur

kondisi/persyaratan yang harus diperhatikan.

kredit

yang

diusulkan,

75

C. Proses Keputusan Pinjaman Komite kredit adalah lembaga yang berwenang untuk memberikan keputusan suatu rekomendasi fasilitas pinjaman yang akan diberikan. Keputusan kepada debitur yang diambil dianggap sah apabila memenuhi Quarum. Dan setiap anggota kredit komite mempunyai kewenangan tertentu yang diatur dalam individual limit. D. Proses Perjanjian Pinjaman Tahap ini adalah tahap dimana M/K dan A/O membuat surat perjanjian Kredit yang berisikan tentang persetujuan, persyaratan pencairan, persyaratan pembanyaran, syarat-syarat penerimaan jaminan dan persyaratan lain-lain dari catatan-catatan anggota kredit komite. Dimana semua ini dituangkan dalam bentuk pasal-pasal yang dapat dilihat dalam lembar lampiran. E.

Proses Pencairan Pinjaman Tahap ini calon debitur datang ke bagian Teller dengan membawa Aplikasi Pembukaan Simpanan (ASP) untuk mendapatkan nomor rekening. Slip pencairan uang, bagian Account Officer langsung memberikannya kebagian Teller untuk diproses dan disimpan ke dalam file pencairan.

F.

Proses Pembayaran Pinjaman Setelah debitur mendapatkan uang pinjaman, tahap berikutnya adalah tahap pembayaran pinjaman atau angsuran pinjaman dengan mengisi slip setoran uang debitur datang langsung ke bagian Teller untuk menyetorkan uangnya untuk diproses dan disimpan ke dalam file pembayaran dan secara langsung pinjaman akan dikurangi dengan uang setoran debitur.

76

G.

Proses Pembuatan Laporan Ditahap terakhir bagian Credit Support membuat laporan untuk diserahkan kepada Manager Komersil dengan melihat dari file-file yang ada.

4.3

Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan Pada sistem usulan ini penulis menggunakan DAD untuk mengambarkan

sistem yang akan diusulkan. Pada dasarnya bentuk DAD pada sistem usulan tidak banyak mengalami perubahan dari sistem yang berjalan, hanya disini penulis mengusulkan dalam proses perjanjian kredit, proses pembuatan laporan dilakukan

77

Fc. KTP S, I, Fc. KK, Fc. Surat Nikah, Fc. Jaminan

Uang, Buku Tabungan

Account Officer

Debitur Fc. KTP S, I, Fc. KK, Fc. Surat Nikah, Fc. Jaminan

Uang Teller Slip Pencairan

FPP, Survei Usaha

Komputerisasi Sistem Pengajuan Pinjaman di bagian Account Officer

Fc. KTP S, I, Fc. KK, Fc. Surat Nikah, Fc. Jaminan, Memo Analisa Yuridis, Memo Taksasi , Persetujuan Pinjaman

Pengambilan SRPS KOPPAS Cibubur SRPS

Survei Jaminan

Komite Kredit (Bank Bukopin )

Credit Support Fc. KTP S, I, Fc. KK, Fc. Surat Nikah, Fc. Jaminan, Memo Analisa Yuridis, Memo Taksasi


Keterangan : FPP : Formulir Permohonan Pinjaman SRPS : Surat Rekomendasi Pinjaman Swamitra

Gambar VI.1 Diagram Konteks Sistem Berjalan Usp Swamitra_KOPPAS Cibubur

78

79

Keterangan : PK : Perjanjian Kredit SP3K: Surat Pemberitahuan Persetujuan Prinsip Kerja SPI/S: Surat Pernyataan Istri/Suami SPH : Surat Pengakuan Hutang SK : Surat Kuasa TTJ : Tanda Terima Jaminan

Gambar VI.2 Diagram Nol Sistem Berjalan Usp Swamitra_KOPPAS Cibubur

80

Debitur

KTP S, I, KK, Surat Nikah Jaminan, Data Penghasilan

1.1 Proses Pemeriksaan Permohonan Pinjaman

Data Permohonan

File Debitur

FPP

1.2 Proses Pencetakan FPP

FPP

Keterangan : KTP : Kartu Tanda Penduduk FPP : Formulir Permohonan Pinjaman

Gambar VI.3 Diagram Detail Sistem Berjalan Usp Swamitra_KOPPAS Cibubur

Account Officer

81

Keterangan : SRPS : Surat Rekomendasi Pinjaman Swamitra


82

Komite Kredit (Bank Bukopin)

Data Debitur, Fc. Jaminan, FPP Memenuhi Persyaratan, Survei Usaha, Survei Jaminan

Persetujuan Pinjaman

3.1 Proses Pengajuan Persetujuan Pinjaman

3.2 Proses Pengesahan Pinjaman

Data Debitur, Fc. Jaminan, FPP Memenuhi Persyaratan, Survei Usaha, Survei Jaminan

Persetujuan Pinjaman


Account Officier

83


84


85

4.4

Kamus Data Sistem Usulan

1.

Kamus Data Dokumen Masukan A. Nama Arus Data


Alias

: FPP

Bentuk Data

: Dokumen cetakan manual

Arus Data

: Proses 1.0 File FPP Proses 1.0 Account Officer

Penjelasan

: Berisi biodata lengkap debitur yang ingin meminjam

Periode

: Setiap pengajuan pinjamam

Volume

: Volume rata-rata 5, volume puncak 10

Struktur Data



:

Logo

+

Swamitra_Usp

+

Formulir_Permohonan_Pinjaman + No_FPP Isi

: Identitas + Nama + Alamat_rumah + Telepon + Alamat_kantor

+

Susunan_Pengurus

Telepon +

+

Bidang_usaha

Sarana_yang_dimiliki

+ +

Tanah_dan_bangunan [Rumah + Rp | Tempat Usaha +

Rp]

+

Perlengkapan_usaha

+

Rp

+

Inventaris_rumah_tangga + Rp + Jumlah_Karyawan + Orang + Hubungan_Dengan_Peminjam_lain + Bank_Lain + Rp + Peminjam_Lain + Rp + Pinjamam_yang_diajukan + Modal_kerja + Rp +

86

Kegunaan + Jangka_Waktu + Investasi + Rp + Kegunaan

+

Jangka_Waktu

+

Jaminan_Pinjaman_yang_Diserahkan Footer

: Pemohon

B. Nama Arus Data

: Aplikasi Pembukaan Simpanan

Alias

: ASP

Bentuk Data


Arus Data


Penjelasan

: Untuk pembukaan rekening debitur

Periode

: Setiap pengajuan pinjamam

Volume


Struktur Data

: Aplikasi Pembukaan Simpanan Header + Isi + Footer

Header

: Logo + Swamitra_Usp + Aplikasi_Pembukaan_ Simpanan

Isi

: Jenis_simpanan

[Simpanan_koperasi_berhadiah

|

Simpanan_bermakna_ganda] + Informasi_data_diri + Nama + Alamat + Telepon + No.Anggota + No.KTP_Identitas_lain Footer

: Diisi_oleh_petugas + No.Simpanan + Persetujuan + Diperiksa + Disetujui + Jakarta + Tanggal + Tanda_tangan_pemohon

87

C. Nama Arus Data

: Tanda Terima Uang

Alias

: TTU

Bentuk Data


Arus Data

: Proses 5.0 Debitur Proses 5.0 Teller

Penjelasan

: Sebagai bukti uang pinjaman sudah dikeluarkan

Periode


Volume


Struktur Data

: Tanda Terima Uang Header + Isi + Footer

Header

: Logo + Swamitra_Usp +

Tanda_teriman_uang +

No.TTU Isi

: Yang_bertanda_tangan_dibawah_ini + Nama + Alamat

+

Atas_nama

Mengakui_telah_menerima_uang_dari_Unit_simpan_ pinjam_Swamitra_sejumlah + Rp + Terbilang + Rupiah Footer

:

Tanggal

+

Materai

Nama_lengkap D. Nama Arus Data

: Slip Setoran Serbaguna

Alias

: SSS

Bentuk Data


Arus Data

: Proses 6.0 Debitur

+

Tanda_tangan_dan

88

Proses 6.0 Teller Penjelasan

: Digunakan untuk Penyetoran Uang

Periode

: Setiap orang yang ingin Membayar pinjaman dan Menabung

Volume


Struktur Data

: Slip Setoran Serbaguna


: Logo + Swamitra_Usp + Tanggal

Isi

:

Setoran_untuk

[Tabungan_Swamitra

|

Simpanan_Berjangka] + Rekening_No + Atas_nama + Setoran_berupa [Tunai | Cek_Bilyet_Giro] + Rp + Nomor + Bank + Kota + Total + Rp + Terbilang + Rp Footer

2.

: Tanda_tangan_penyetor

Kamus Data Dukumen Keluaran A. Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data

: Laporan Data Debitur : Laporan Debitur : Dokumen cetakan komputer

: Proses 7.0 Credit Support. Proses 7.0 Manager Komersil

Penjelasan

: Sebagai laporan tentang debitur yang meminjam

Periode

: Sebulan Sekali.

Volume

: 1 Lembar Perbulan.

89

Struktur Data

: Laporan Data Pinjaman Header + Isi

Header

: Judul

Isi

: No_FPP + Tgl_FPP + Tpt_Pengajuan + Nama + Almt_rmh + Telepon + Almt_ktr + Telepon + Bdg_Usaha + Bank_lai + Pinjaman_Lain + Jaminan

B. Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data

: Laporan Data Pinjaman : Laporan Pinjaman : Dokumen cetakan komputer


Penjelasan

: Sebagai laporan tentang data pinjaman

Periode

: Sebulan Sekali.

Volume Struktur Data

: 1 Lembar Perbulan. : Laporan Data Pinjaman Header + Isi

Header

: Judul

Isi

:

No_Pinjaman

+

Tgl_APS

[Simpanan_Koperasi_Berhadiah

+

Jenis_Simpanan |

Simpanan_Bermakna_Ganda] No_FPP + Nama + Alamat + No_KTP

90

C. Nama Arus Data Alias

: Laporan Pencairan

Bentuk Data Arus Data

: Laporan Data Pencairan

: Dokumen cetakan komputer : Proses 7.0 Credit Support. Proses 7.0 Manager Komersil

Penjelasan

: Sebagai laporan tentang data pencairan

Periode

: Sebulan Sekali.

Volume


Struktur Data


Header

: Judul

Isi

: No_TTU + Tgl_TTU + No_FPP + Nama + Alamat + Atas_Nama

+ Uang_Pinjaman

+ Terbilang

+

No_Pinjaman + Tgl_perjanjian + Bunga_Pinjaman + Jangka_Waktu_Bunga D. Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data

: Laporan Data Pembayaran : Laporan Pembayaran : Dokumen cetakan komputer


Penjelasan

: Sebagai laporan tentang data pembayaran

Periode

: Sebulan Sekali.

Volume


91

Struktur Data


Header

: Judul

Isi

: No_Rek + Tgl_Setoran + No + Atas_Nama + Setoran_Untuk

+

Jenis_Setoran

[Tunai

|

Cek/Bilyet_Giro] + Nominal_Setoran + No + Bank + Kota + Nominal + Total + Terbilang

4.5

Spesifikasi Sistem Usulan Data yang berfungsi sebagai masukan diharapkan dapat menghasilkan informasi

yang berkualitas, makin baik kualitas data masukannya maka informasi yang dihasilakan akan terjaminkeakuratannya, lebih relevan dan lebih efektif. Hal ini akan lebih terlihat pada sistem yang telah berbasis komputer sebagai alat pembantu. 4.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan Adapun bentuk spesifikasi dokumen masukan yang digunakan oleh Unit simpan pinjam Swamitra-KOPPAS Cibubur adalah sebagai berikut A. Nama Dokumen Fungsi Sumber

: Formulir Permohonan Pinjaman : Sebagai bukti permohonan pinjaman

: Debitur

Tujuan

: Bagian Account Office

Frekwensi

: Setiap calon debitur mengajukan pinjaman

Media

: Kertas

Bentuk

: Lampiran A-1

92

B. Nama Dokumen Fungsi Sumber

: Aplikasi Pembukaan Simpanan : Untuk pembukaan rekening debitur

: Debitur

Tujuan

: Teller

Frekwensi

: Setiap calon debitur mengajukan pinjaman

Media

: Kertas

Bentuk

: Lampiran A-15

C. Nama Dokumen Fungsi Sumber

: Tanda Terima Uang : Sebagai bukti uang pinjaman sudah dikeluarkan

: Teller

Tujuan

: Debitur

Frekwensi

: Setiap Pinjaman yang disetujui

Media

: Kertas

Bentuk

: Lampiran A-16

D. Nama Dokumen Fungsi Sumber

: Slip Setoran Serbaguna : Digunakan untuk Penyetoran Uang

: Debitur

Tujuan

: Teller

Frekwensi

: Setiap orang yang ingin Membayar pinjaman dan Menabung

Media

: Kertas

Bentuk

: Lampiran A-17

93

4.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran A.

Nama Dokumen : Laporan Debitur Fungsi

Sumber Tujuan Frekuensi

: Sebagai laporan data debitur : Credit Support : Manager Komersil. : Setiap Bulan.

Jumlah

: Satu Lembar.

Media

: Kertas.

Bentuk B.

: Lihat Lampiran C.7

Nama Dokumen : Laporan Pinjaman Fungsi

Sumber Tujuan Frekuensi

: Sebagai laporan data pinjaman : Credit Support : Manager Komersil. : Setiap Bulan.

Jumlah

: Satu Lembar.

Media

: Kertas.

Bentuk C.


Nama Dokumen : Laporan Pencairan Fungsi

Sumber Tujuan Frekuensi Jumlah

: Sebagai laporan data pencairan : Credit Support : Manager Komersil. : Setiap Bulan. : Satu Lembar.

94

Media

: Kertas.

Bentuk D.


Nama Dokumen : Laporan Pembayaran Fungsi

Sumber

: Sebagai laporan data pembayaran : Credit Support

Tujuan Frekuensi

: Manager Komersil. : Setiap Bulan.

Jumlah

: Satu Lembar.

Media

: Kertas.

Bentuk


4.5.3. Normalisasi File Dalam rancangan sistem usulan ini akan dibuat bentuk-bentuk dari pada normalisasi file yang ada pada sistem usulan, tentang normalisasi itu sendiri telah dibahas sebelumnya pada bab II ( Landasan Teori ) :

95

1.

Un normalized (Bentuk tidak norma) Tabel IV.1 Un normalized No_FPP Nama Alamat_rumah Telepon_rumah Alamat_kantor Tepepon_kantor Bidang_usaha Bank_lain Pinjaman_lain Jaminan Tempat Tgl_FPP Jenis_Pinjaman No_APP No_KTP Tempat Tgl_APP No_TTU Atas_nama Uang Pinjaman Terbilang No_perjanjian Tgl_perjanjian Bunga_pinjaman Jangka_waktu_bunga Tempat Tgl_TTU Tgl_setoran Setoran_untuk No_rek Jenis_setoran Jumlah_setoran Nomor Bank_penyetor Kota Nominal_setoran Total Terbilang

96

2.

First Normal Form (Bentuk normal kesatu) Tabel IV.2 First Normal Form * No_FPP Nama Alamat_rumah Telepon_rumah Alamat_kantor Tepepon_kantor Bidang_usaha Bank_lain Pinjaman_lain Jaminan Tempat Tgl_FPP Jenis_Pinjaman * No_APP No_KTP Tgl_APP * No_TTU Atas_nama Uang Pinjaman Terbilang No_perjanjian Tgl_perjanjian Bunga_pinjaman Jangka_waktu_bunga Tgl_TTU Tgl_setoran Setoran_untuk * No_rek Jenis_setoran Jumlah_setoran Nomor Bank_penyetor Kota Nominal_setoran Total

Keterangan : * Field Kunci Calon ( Candidate Key )

97

3. Normalisasi Kedua (2 NF)

Tabel IV.3 Normalisasi Kedua (2 NF) Tabel Pinjaman Jenis_Simpanan * No_APS No_KTP Tgl_APS ** No_FPP

Tabel Pencairan * No_TTU Atas_nama Uang Pinjaman Terbilang No_perjanjian Tgl_perjanjian Bunga_pinjaman Jangka_waktu_bunga Tgl_TTU ** No_FPP ** No_APS

Keterangan : * Field Kunci Utama ( Primary Key ) ** Field Kunci Tamu ( Foreign Key )

Tabel Debitur * No_FPP Nama Alamat_rumah Telepon_rumah Alamat_kantor Tepepon_kantor Bidang_usaha Bank_lain Pinjaman_lain Jaminan Tempat Tgl_FPP Tabel Pembayaran Tgl_setoran Setoran_untuk * No_rek Jenis_setoran Jumlah_setoran Nomor Bank_penyetoran Kota Nominal_setoran Total ** No_TTU

98

4.5.4. Spesifikasi File A. File Debitur Nama File Akronim

: :

Debitur

Fungsi Tipe File

File Debitur

: :

Untuk Menyimpan data debitur

File Master.

Organisasi File :

Index Sequential

Panjang Record:

250

Media

:

Harddisk

Kunci Field

:

No_FPP

Software

:

Microsoft Access Tabel IV.4 Spesifikasi File Debitur

No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Elemen Data Nomor FPP Nama Alamat rumah Telepon rumah Alamat kantor Telepon kantor Bidang usaha Bank lain Pinjaman lain Jaminan Tempat Tanggal FPP

Akronim No_FPP Nama Almt_rmh Tlp_rmh Almt_ktr Tlp_ktr Bdg_usaha Bank_lain Pinjam_lain Jaminan Tpmt Tgl_FPP

Type Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Date

Panjang 13 25 25 12 25 12 20 15 20 10 15 8

Keterangan Primary Key

99

B. File Pinjaman Nama File Akronim

: :

Fungsi Tipe File

File Pinjaman

Pinjaman :

:

Untuk Menyimpan data Pinjaman

File Transaksi

Organisasi File :

Index Sequential

Panjang Record:

85

Media

:

Harddisk

Kunci Field

:

No_APS

Software

:

Microsoft Access

Tabel IV.5 Spesifikasi File Pinjaman No 1 2 3 4 5

Elemen Data Nomor APS Jenis simpanan No.KTP Tanggal APS Nomor FPP

Akronim No_APS Jns_simpan No_KTP Tgl_APS No_FPP

Type Text Text Text Date Text

Panjang 7 27 19 8 13


Foreign Key

C. File Pencairan Nama File Akronim

: :

Fungsi Tipe File

Pencairan :

:

File Pencairan

Untuk Menyimpan data Pencairan

File Transaksi

Organisasi File :

Index Sequential

Panjang Record:

185

100

Media

:

Harddisk

Kunci Field

:

No_TTU

Software

:

Microsoft Access

Tabel IV.6 Spesifikasi File Pencairan No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Elemen Data No TTU Atas nama Uang pinjaman Terbilang No perjanjian Tgl perjanjian Bunga pinjaman Jangka waktu bunga Tanggal TTU No FPP No APS

Akronim No_TTU Ats_nama Uang_pinjam Terbilang No_janji Tgl_janji Bunga_pinjam Jangka waktu Tgl_TTU No_FPP No_APS

Type Text Text Currency Text Text Date Currency Text Date Text Text

Panjang 7 25 10 25 8 8 3 6 8 13 7


Foreign Key Foreign Key

D. File Pembayaran Nama File Akronim

: :

Fungsi Tipe File

Pembayaran :

:

File Pembayaran

Untuk Menyimpan data Pembayaran

File Transaksi

Organisasi File :

Index Sequential

Panjang Record:

200

Media

:

Harddisk

Kunci Field

:

No_Rek

Software

:

Microsoft Access

101

Tabel IV.7 Spesifikasi File Pembayaran No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Elemen Data Tanggal setoran Setoran untuk No rekening Jenis setoran Jumlah setoran Nomor Bank penyetoran Kota Nominal setoran Total No TTU

Akronim Tgl_setor Setor_utk No_rek Jns_setor Jlh_setor Nomor Bank_setor Kota Nominal Total No_TTU

Type Date Text Text Text Currency Text Text Text Currency Currency Text

Panjang 8 16 10 8 10 2 10 10 12 15 7


Foreign Key

4.5.5. Struktur Kode Untuk memudahkan pengecekan data.peminjaman yang masuk didalam dokumen, maka dibuatlah suatu struktur kode di dalam komputerisasi sistem pengajuan pinjaman pada Unit simpan pinjam Swamitra-KOPPAS Cibubur Jakarta Timur. Adapun tujuan pemakaian kode disini adalah sebagai berikut : 1.

Mempermudah

penyimpanan

pemasukkan

data

sehingga waktu

yang

diperlukan relatif lebih singkat. 2.

Menghemat fasilitas tempat penyimpanan.

3.

Dapat mempercepat proses pengolahan data guna memperoleh informasi yang benar sesuai dengan kebutuhan. Adapun struktur kode yang penulis usulkan sebagai berikut :

102

a. Sruktur Kode Nomor Formulir Permohonan Pinjaman Nomor FPP x x x /

9 9 /

9 9 /

9 9 9

11,12,13 Nomor urut formulir 10 Format pembatas 8,9 Bulan peminjaamn 7 Format pembatas 5,6 Tahun peminjaman 4 Format pembatas 1,2,3 Jenis surat

F P P /

0 6 /

0 7 /

0 0 1

Nomor urut formulir Format pembatas Bulan peminjaamn Format pembatas Tahun peminjaman Format pembatas Jenis surat

b. Struktur Kode Nomor Pinjaman

103

Nomor Pinjaman 9

9

9

9

9

9

9

5,6,7 Nomor urut debitur 3,4 Bulan masuk debitur 1,2 Tahun masuk debitur

0

6

0

5

0

0

1

Nomor urut debitur Bulan masuk debitur Tahun masuk debitur

c. Struktur kode Tanda Terima Uang Nomor TTU 9

9

9

9

9

9

5,6,7 Nomor TTU 3,4 Bulan 1,2 Tahun

6

0

2

0

0

9

104

Nomor TTU Bulan Tahun

d. Struktur kode Nomor Rekening Nomor rekening X

9

9

9

9

9

9

9

9

9

6,7,8,9,10 Nomor urut rekening 4,5 Tahun masuk rekening 2,3 Bulan masuk rekening 1 Jenis rekeing

R

0

7

0

6

0

0

0

0

1

Nomor urut rekening Tahun masuk rekening Bulan masuk rekeing Jenis rekeing

4.5.6. Spesifikasi Program Spesifikasi program yang diusulkan yaitu menerangkan program-program yang diusulkan penulis. Spesifikasi program digambarkan dalam bentuk diagram HIPO

105

yang menguraikan tentang hirarki program secara keseluruhan. Spesifikasi program berisi tentang program yang dibuat penulis.

106

Gambar IV.8 Diagram HIPO Sistem Usulan

1.

Nama Program Akronim

: Login

: Password.Frm

Fungsi program: Untuk keamanan program

107

Bahasa program

: Visual Basic 6.0

Tampilan Layar: Lampiran C.1 Proses program : -

Isi user name dan password, jika benar tampilkan menu utama dan jika salah ulangi lagi atau tutup untuk keluar dari program.

2.

Spesifikasi Program Menu Utama Nama Program

: Menu Utama.

Akronim

: Menu.Frm

Fungsi program : Untuk menampilkan layar Utama. Index program

:-

Bahasa program

: Visual Basic 6.0

Tampilan Layar: Lampiran C.2 Proses program : Menampilkan pilihan menu seperti : 1. Menu File 2. Menu Transaksi 3. Menu Laporan 3.

Spesifikasi Program Debitur Nama Program

: Debitur

Akronim

: Debitur.Frm

Fungsi program

: Untuk menampilkan pilihan Tambah, Ubah, Hapus, Tampilkan dan simpan.

Index program Bahasa program

:: Visual Basic 6.0

108

Tampilan Layar: Lampiran C.3 Proses program : Pada menu Debitur terdapat beberapa fungsi instruksi [Tambah, Ubah, Hapus, Tampil, Simpan] -

Pilih instruksi Tambah, maka input Nomor FPP Jika ketemu [Y] maka tampilkan data debitur, kembali ke menu debitur. Jika tidak ketemu [T] maka input data debitur. Data akan disimpan ? Jika [Y] simpan data, kembali ke menu debitur. Jika [T] maka kembali ke menu debitur.

-

Pilih instruksi Ubah [Edit] maka input Nomor FPP. Jika ketemu [Y] maka tampilkan data debitur, edit menu debitur. Data akan disimpan ? Jika [Y] maka simpan data, kembali ke menu debitur. Jika [T] maka kembali ke menu debitur. Jika tidak ketemu [T] maka data tidak ditemukan. Kembali ke menu debitur.

-

Pilih instruksi Hapus [Delete] Data akan dihapus ? Jika [Y] maka proses data dihapus, kembali ke menu debitur. Jika [T] maka kembali ke menu debitur.

-

Pilih instruksi Tampil [Display] : Input data debitur. Jika ketemu [Y] maka tampilkan data debitur, kembali ke menu debitur. Jika tidak ketemu [T] maka data tidak ditemukan. .

109

4.

Spesifikasi Program Transaksi Pinjaman Nama Program

: Transaksi Pinjaman.

Akronim

: Transaksipinjaman.Frm

Fungsi program

: Untuk menampilkan pilihan Tambah, Ubah, Hapus, Tampilkan dansimpan.


:: Visual Basic 6.0

Tampilan Layar: Lampiran C.4 Proses program : Pada menu transaksi pinjaman terdapat beberapa fungsi instruksi [Tambah, Ubah, Hapus, Tampil, Simpan] -

Pilih instruksi Tambah, maka input Nomor APP Jika ketemu [Y] maka tampilkan data debitur, kembali ke menu transaksi pinjaman. Jika tidak ketemu [T] maka input data pinjaman. Data akan disimpan ? Jika [Y] simpan data, kembali ke menu transaksi pinjaman. Jika [T] maka kembali ke menu transaksi pinjaman.

-

Pilih instruksi Ubah [Edit] maka input Nomor APP Jika ketemu [Y] maka tampilkan data pinjaman, edit menu transaksi pinjaman. Data akan disimpan ? Jika [Y] maka simpan data, kembali ke menu transaksi pinjaman.

110

Jika [T] maka kembali ke menu transaksi pinjaman. Jika tidak ketemu [T] maka data tidak ditemukan. Kembali ke menu transaksi pinjaman. -

Pilih instruksi Hapus [Delete] Data akan dihapus ? Jika [Y] maka proses data dihapus, kembali ke menu transaksi pinjaman. Jika [T] maka kembali ke menu transaksi pinjaman.

-

Pilih instruksi Tampil [Display] : Input data pinjaman. Jika ketemu [Y] maka tampilkan data pinjaman, kembali ke menu transaksi pinjaman. Jika tidak ketemu [T] maka data tidak ditemukan.

5.

Spesifikasi Program Transaksi Pencairan Nama Program

: Transaksi Pencairan.

Akronim

: Transaksipencairan.Frm

Fungsi program



:: Visual Basic 6.0

Tampilan Layar: Lampiran C.5 Proses program : Pada menu transaksi pencairan terdapat beberapa fungsi instruksi [Tambah, Ubah, Hapus, Tampil, Simpan]

111

-

Pilih instruksi Tambah, maka input Nomor TTU. Jika ketemu [Y] maka tampilkan data debitur, kembali ke menu transaksi pencairan. Jika tidak ketemu [T] maka input data pencairan. Data akan disimpan ? Jika [Y] simpan data, kembali ke menu transaksi pencairan. Jika [T] maka kembali ke menu transaksi pencairan.

-

Pilih instruksi Ubah [Edit] maka input Nomor TTU. Jika ketemu [Y] maka tampilkan data pencairan, edit menu transaksi pencairan. Data akan disimpan ? Jika [Y] maka simpan data, kembali ke menu transaksi pencairan Jika [T] maka kembali ke menu transaksi pencairan. Jika tidak ketemu [T] maka data tidak ditemukan. Kembali ke menu transaksi pencairan.

-

Pilih instruksi Hapus [Delete] Data akan dihapus ? Jika [Y] maka proses data dihapus, kembali ke menu transaksi pencairan. Jika [T] maka kembali ke menu transaksi pencairan.

-

Pilih instruksi Tampil [Display] : Input data pencairan. Jika ketemu [Y] maka tampilkan data pencairan, kembali ke menu transaksi pencairan.

112

Jika tidak ketemu [T] maka data tidak ditemukan. 6.

Spesifikasi Program Transaksi Pembayaran Nama Program

: Transaksi Pembayaran.

Akronim

: Transaksipembayaran.Frm

Fungsi program



:: Visual Basic 6.0

Tampilan Layar: Lampiran C.6 Proses program : Pada menu transaksi pembayaran terdapat beberapa fungsi instruksi [Tambah, Ubah, Hapus, Tampil, Simpan] -

Pilih instruksi Tambah, maka input Nomor SSS Jika ketemu [Y] maka tampilkan data debitur, kembali ke menu transaksi pembayaran. Jika tidak ketemu [T] maka input data pembayaran. Data akan disimpan ? Jika [Y] simpan data, kembali ke menu transaksi pembayaran. Jika [T] maka kembali ke menu transaksi pembayaran.

-

Pilih instruksi Ubah [Edit] maka input Nomor SSS. Jika ketemu [Y] maka tampilkan data pembayaran, edit menu transaksi pembayaran.

113

Data akan disimpan ? Jika [Y] maka simpan data, kembali ke menu transaksi pembayaran. Jika [T] maka kembali ke menu transaksi pembayaran. Jika tidak ketemu [T] maka data tidak ditemukan. Kembali ke menu transaksi pembayaran. -

Pilih instruksi Hapus [Delete] Data akan dihapus ? Jika [Y] maka proses data dihapus, kembali ke menu transaksi pembayaran. Jika [T] maka kembali ke menu transaksi pembayaran.

-

Pilih instruksi Tampil [Display] : Input data pembayaran. Jika ketemu [Y] maka tampilkan data pembayaran, kembali ke menu transaksi pembayaran. Jika tidak ketemu [T] maka data tidak ditemukan.

7.

Spesifikasi Program Laporan Data Debitur Nama Program

: Laporan Data Debitur.

Akronim

: Laporandebitur.Frm

Fungsi program

: Untuk menampilkan Menu : 1. Cetak. 2. Exit.


:: Visual Basic 6.0

Tampilan Layar: Lampiran C.7

114

Proses program : Pada menu cetak terdapat dua pilihan yaitu : 1. Klik tombol Cetak untuk mencetak Laporan Debitur. 2. Klik tombol Exit untuk kembali ke menu utama. 8.

Spesifikasi Program Laporan Data Pinjaman Nama Program

: Laporan Data Pinjaman.

Akronim

: Laporanpinjaman.Frm

Fungsi program


Index program

:-

Bahasa program

: Visual Basic 6.0

Tampilan Layar: Lampiran C.8 Proses program : Pada menu cetak terdapat dua pilihan yaitu : 1. Klik tombol Cetak untuk mencetak Laporan Pencairan. 2. Klik tombol Exit untuk kembali ke menu utama. 9.

Spesifikasi Program Laporan Data Pencairan Nama Program

: Laporan Data Pencairan.

Akronim

: Laporanpencairan.Frm

Fungsi program



:: Visual Basic 6.0

115

Tampilan Layar: Lampiran C.9 Proses program : Pada menu cetak terdapat dua pilihan yaitu : 1. Klik tombol Cetak untuk mencetak Laporan Pencairan. 2. Klik tombol Exit untuk kembali ke menu utama. 10.

Spesifikasi Program Laporan Data Pembayaran Nama Program

: Laporan Data Pembayaran.

Akronim

: Laporanpembayaran.Frm

Fungsi program



:: Visual Basic 6.0

Tampilan Layar: Lampiran C.10 Proses program : Pada menu cetak terdapat dua pilihan yaitu : 1. Klik tombol Cetak untuk mencetak Laporan Pembayaran. 2. Klik tombol Exit untuk kembali ke menu utama.

4.6 Spesifikasi Sistem Komputer Suatu sistem yang baik tidak akan berjalan baik apabila tidak didukung oleh sarana pendukung yang baik pula. Sarana pendukung yang dimaksud bukan harus menggunakan satu unit komputer dengan merk dagang tertentu dan harga yang cukup mahal, tetapi harus dapat berintegrasi dengan baik antara satu dengan yang lainnya.

116

Dalam tahap pengembangan sistem diperlukan perencanaan mengenai sistem komputer yang diajukan, karena suatu sistem komputer atau database akan berjalan dengan baik dan berhasil dalam pengoprasiannya apabila didukung penuh oleh beberapa unsur seperti perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware) dan konfigurasi komputer. Peralatan pendukung haruslah sesuai dengan kemampuan yang cukup baik untuk melaksanakan spesifikasi sistem komputer yang akan diusulkan. Berikut ini penulis menguraikan mengenai sistem komputer yang akan digunakan dalam sistem usulan, adapun spesifikasinya sebagai berikut :

4.6.1. Umum Pada sistem usulan ini akan menggunakan perangkat pendukung dalam melaksanakan pengembangan sistem Komputerisasi, agar dapat berjalan sebagai mana mestinya. Peralatan pendukung adalah sebuah perangkat komputer yang masing - masing dapat terintegrasi sehingga dapat mewujudkan hasil kerja yang baik. Maka dari itu perangkat pendukung program sangat dibutuhkan dalam sistem. Sarana yang dibutuhkan adalah seperangkat komputer dengan peralatan pembantu seperti disket, printer, harddisk dan sebagainya.

4.6.2. Perangkat Keras (Hardware) Perangkat keras atau yang disebut juga hardware adalah seperangkat alat yang dapat membantu sistem dan peralatan lainnya yang juga memungkinkan komputer melaksanakan tugasnya. Hardware merupakan sarana yang menghasilkan data

117

program dan+ keluaran. Perangkat keras terbagi atas bagian utama dan secara diagram dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar IV.9 Pengolahan Komputer

Dari gambar diatas dapat menjelaskan bahwa ketiga bagian diatas sangat berkaitan erat dan menjelaskan prinsip kerja dari sebuah mesin komputer apapun jenisnya. Adapun spesifikasi perangkat keras yang penulis pergunakan pada tugas akhir ini yaitu : a) Processor : Pentium IV 2.13 GHZ b) Floppy

: 3,5” 1,44 MB

c) Harddisk : 40 GB d) Keyboard : Standard 101 Keys e) Ram

: 128 MB

f) Printer

: Dot Matrix

g) Monitor : SVGA 14” Digital h) Mouse

: Standart

118

4.6.3. Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak atau software merupakan bagian dalam komputer yang berupa program – program beserta dengan susunan infrastruktur yang harus benar dan berurutan. Program berguna untuk memberikan perintah kepada perangkat keras untuk mengolah data sehingga bisa menghasilkan suatu informasi yang dapat digunakan oleh pemakai atau user. Dalam pengembangan sistem komputer ini, penulis menggunakan perangkat lunak (software) sebagai berikut :

a. Sistem Operasi (Operating System) Merupakan jenis perangkat lunak yang terpenting karena tanpa adanya sistem operasi tersebut komputer tidak dapat digunakan dan tidak ada manfaatnya. Kegunaan sistem operasi ini untuk mengatur peralatan input dan output agar berfungsi sebagaimana mestinya dan sistem operasi yang digunakan adalah microsoft Windows. b. Paket Program (Aplikation Software) Paket program adalah suatu bahasa pemrograman yang dapat digunakan dan dapat dimengerti oleh suatu aplikasi. Dalam penulisan tugas akhir ini paket program yang digunakan adalah Visual Basic 6.0.

4.6.4 Konfigurasi Komputer

119

Konfigurasi sistem komputer merupakan bentuk simbol terhadap hardware atau perangkat keras yang digunakan dalam komputer. Konfigurasi sistem komputer yang akan digunakan dalam sistem usulan ini adalah :

Gambar IV. 10 Konfigurasi Komputer Sistem Usulan

4.7

Jadwal Implementasi Jadwal implementasi menunjukkan suatu kegiatan dari penerapan sistem yang

dibuat dalam sistem usulan yang berbentuk tabel. Penerapan Komputerisasi sistem pengajuan pinjaman pada Unit simpan pinjam Swamitra-KOPPAS Cibubur Jakarta Timur mempunyai tahapan sebagai berikut :

120

a. Persiapan Data Awal Penyiapan data awal merupakan kegiatan yang bertujuan mengumpulkan data – data yang akan digunakan untuk memperlancar kegiatan yang dilakukan oleh petugas pendataan. Waktu yang digunakan dalam penyiapan data awal ini selama satu minggu. b. Pembuatan File Setelah data disiapkan tahap selanjutnya yaitu membuat file – file yang diperlukan dan berhubungan dalam pembuatan file, ini kurang lebih satu minggu. c. Pembuatan Program Setelah file – file dibuat barulah program yang akan dipergunakan dibuat sesuai dengan keperluan program yang dipakai, pembuatan program ini harus teliti dan cermat agar program yang jadi nantinya tidak mempunyai kendala yang tidak diinginkan. Secara perlahan pembuatan program dilakukan lebih selama dua minggu. d. Test Program Setelah program selesai dibuat maka sebelum program itu dijalankan terlebih dahulu program ditest, apakah program yang dibuat sudah benar atau belum agar program yang akan dijalankan nantinya berjalan dengan lancar dan sesuai dengan prosedur pemrograman yang dipakai. Dan untuk test program ini cukup membutuhkan waktu kurang lebih satu minggu. e. Pembuatan Buku Petunjuk

121

Sebelum aplikasi atau komputerisasi dijalankan oleh seorang user, dibuatlah buku petunjuk atau cara menjalankan program yang telah dibuat agar pemakai atau user dapat mengerti hal – hal yang harus dilakukan. Dan pembuatan buku petunjuk memerlukan waktu sekitar satu minggu. f. Pelatihan Pegawai Setelah segala sesuatu siap untuk dijalankan maka tahap selanjutnya adalah melakukan pelatihan unbtuk para pegawai atau orang – orang yang berhubungan dengan pekerjaan komputerisasi sistem yang dipakai. Karena pelatihan merupakan kegiatan untuk memberikan pengarahan dalam berbagai bentuk juga agar pegawai atau orang – orang tersebut memahami betul aplikasi yang ada. Pelatihan pegawai dilakukan selama satu minggu. g. Test Sistem Sebelum sistem itu sendiri dipergunakan maka tahap yang harus dilakukan adala test sistem atau pengujian sistem yang dipergunakan ini sesuai komputerisasi yang telah dirancang dan lancar. Test sistem diuji atau coba dijalankan dalam waktu kurang lebih satu minggu. h. Peralihan Sistem Dalam peralihan sistem terdapat empat macam diantaranya secara langsung, secara paralel, secara percontohan dan secara bertahap. Penulis mengusulkan peralihan sistem yang dipakai yaitu peralihan sistem secara langsung karena merupakan peralihan dari sistem dilakukan secara langsung oleh pemakai atau user. Dan peralihan sistem ini memerlukan waktu selama dua minggu. i. Operasi dan Evaluasi

122

Operasi dan evaluasi bertujuan untuk mengoperasikan sistem yang baru secara penuh setelah masalah pelatihan berakhir. Selama beroperasinya sistem ini akan dilakukan evaluasi yang mengetahui kekurangan – kekurangan dari sistem yang baru, agar pada pengembangan sistem selanjutnya dapat diperbaiki. Operasi dan evaluasi ini akan dijalankan selama dua minggu, sehingga waktu diperlukan dalam jadwal implementasi ini hanya kurang lebih tiga bulan. Adapun bentuk tabel dari jadwal implementasi tersebut adalah sebagai berikut : Tabel IV.8 Jadwal Implementasi No Nama Kegiatan 1

Persiapan Awal

2

Pembuatan File

3

Pembuatan Program Test Program

4 5

Bulan I I *

II

Bulan II

III IV

I

II

Bulan III

III IV

I

II

*

*

III

IV

*

*

* *

* *

6

Pembuatan Buku Petunjuk Pelatihan Pegawai

7

Test Sistem

8

Peralihan Sistem

9

Operasi Evaluasi

* * *

dan

123

BAB V PENUTUP

5.1.

Kesimpulan Setelah penulis menyelesaikan tugas akhir ini, maka penulis berharap tugas akhir

ini berguna bagi semua pihak khususnya bagi pengajuan pinjaman pada Usp Swamitra-KOPPAS Cibubur dalam meningkatkan kualitas kerja dan dengan adanya komputerisasi sistem yang diusulkan akan mempermudah tindak lanjut proses-proses pengolahan. Dari hasil penulisan tugas akhir ini dapat diambil beberapa kesimpulan : a.

Dengan proses yang sudah terkomputerisasi diharapkan akan dapat membantu dalam meringankan serta mempercepat proses kerja. Selain itu dapat juga lebih menghemat waktu dan tenaga serta semakin meningkatkan usaha-usaha pengembangan lainnya.

b.

Selain dapat meningkatkan proses kerja dapat juga menghasilkan suatu laporan pinjaman di Usp Swamitra-KOPPAS cibubur yang baik, akurat, dan tepat waktu sehingga menghasilkan informasi yang bermutu dan dapat digunakan dalam pengambilan keputusan.

124

c.

Sistem kerja yang sudah terkomputerisasi ini tidak menutup kemungkinan untuk diubah kembali sesuai dengan perkembangan sistem yang lebih efisien dan menghemat waktu.

5.2.

Saran Dengan telah terkomputerisasi proses transaksi bukan berarti proses transaksi

pembayaran tidak menimbulkan masalah baru. Untuk mencegah timbulnya masalah baru maka diperlukan suatu paduan atau kerjasama antar personil dan kedisiplinan kerja. Sebaik apapun sistem komputerisasi tanpa didukung itu semua aka sia-sia dan tidak akan memberikan hasil yang maksimal bahkan akan menimbulkan masalah baru. Sehubungan dengan hal tersebut di atas maka penulis memberikan saran-saran guna terlaksananya komputerisasi sistem pengajuan pinjaman pada unit simpan pinjam Swamitra-KOPPAS Cibubur Jakarta Timur. Saran-saran tersebut antara lain : a.

Pengetahuan tentang sistem, kedisiplinan dan ketelitian kerja karyawan di bagian pengajuan pinjaman di Usp Swamita-KOPPAS cibubur sangat dibutuhkan dalam kelangsungan kerja sistem agar data bebas dari kesalahan dan sistem komputer yang digunakan akan terjaga dari kerusakan.

b.

Kerjasama antar personil sangat diperlukan karena suatu bagian dengan bagian lainnya saling mendukung proses pengajuan pinjaman.

c.

Untuk menjaga data agar tidak terjadi kehilangan data secara tiba-tiba maka perlunya membuat cadangan (back up) data debitur secara barkala yang

125

disesuaikan dengan banyaknya pengajuan pinjaman yang terjadi pada setiap hari. d.

Pada periode tertentu perlu adanya pengecekan data kembali akan sistem yang diusulkan untuk menjaga kemungkinan timbulnya kelemahan sistem.

DAFTAR PUSTAKA

Alam M. Agus J. 1999. Belajar Sendiri Manajemen Database dengan Microsoft Visual Basic versi 6.0. Elex Media Komputindo. Jakarta. Davis B. Gordon. 1992. Sistem Informasi Manajemen I. Pustakawan Binawan. Jakarta. Jogiyanto HM. 1999. Analisa Dan Desain Sistem Informasi. PT. ANDI OFFSET. Yogyakarta. Kusnadi, Yahdi, S. Kom. 1998 Perancangan Sistem Informasi. Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika. Jakarta Sutabri. Tata, S. Kom. 1999 Analisa Sistem Informasi. Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika. Jakarta

126

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

I.

Pribadi

Nama TTL

: Abdul Husein Simangunsong : Padang Sidimpuan, 23 mei 1985

Alamat

: Jl. Lapangan Tembak Gang Rukun I Rt 06 Rw 02 Kel. Cibubur Kec. Ciracas Jakarta Timur 13720

Telepon

: 021-8705732

Status

: Belum Menikah

Bangsa

: Indonesia

Agama

: Islam

II.

Pendidikan

a.

Formal 1. SDN 26 Padang Sidimpuan Lulusan Tahun 1997 2. SLTPN 1 Padang Sidimpuan Lulusan Tahun 2000 3. SMUN 4 Padang Sidimpuan Lulusan Tahun 2003

127

ABDUL HUSEIN SIMANGUNSONG

128

129

130

131

132

133

134

135

136

137

138

139

140

141

142

143

144

145

146

Lampiran C-1

147

Lampiran C-2

148

Lampiran C-3

149

Lampiran C-4

150

Lampiran C-5

151

Lampiran C-6

152

Lampiran C-7

153

Lampiran C-8

154

Lampiran C-9

155

Lampiran C-10

156

BAB I PENDAHULUAN. 1.1 Umum. Perkembangan manajemen modern semakin menyadarkan diri pada

Recommend Documents