BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1
Teori-Teori Dasar/Umum Pada tugas akhir ini pertama-tama akan dijelaskan tentang teori dasar
mengenai organisasi dalam suatu perusahaan. Setelah menjelaskan tentang teori dasar organisasi dalam suatu perusahaan akan dilanjutkan dengan pentingnya visi dan misi organisasi dan strategi untuk mencapai suatu tujuan perusahaan. Sebelum membuat strategi, harus membuat suatu perencanaan untuk mengarahkan pengambilan keputusan. Lalu di lanjutkan dengan teori-teori yang berkaitan dengan sistem. Teori yang akan dijelaskan di tugas akhir ini adalah mengenai sistem informasi dan teknologi informasi untuk perusahaan . Setelah dijelaskan teori organisasi dan teori sistem, lalu dikombinasikan dengan membahas mengenai peran perencanaan strategi sistem informasi dan teknologi informasi bagi perusahaan . Oleh karena itu bagian teori umum ini membahas mengenai Enterpirse Architecture (EA). Untuk memahami Enterpirse Architecture ( EA) secara mendalam perlu memahami beberapa bidang praktek dan teori. Bidang – bidang ini adalah administrasi bisnis, administrasi publik, riset operasi, sosiologi, teori organisasi, teori manajemen, ilmu informasi, dan ilmu komputer. Pendekatan EA yang dijelaskan dalam landasan teori ini didasarkan pada teori tentang bagaimana usaha sosial (termasuk perusahaan) yang terstruktur dan bagaimana sistem dan kegiatan berfungsi dalam perusahaan. 2.1.1 Pengertian Visi dan Misi Sebuah organisasi dibentuk untuk dapat mencapai suatu tujuan secara bersama-sama . Bagi manajemen dan eksekutif dalam suatu organisasi untuk sependapat tentang visi dasar perusahaan yang akan dicapai dalam waktu yang panjang. Pernyataan visi harus singkat, lebih disukai dalam satu kalimat, dan dalam pembuatannya harus melibatkan sebanyak mungkin manajer (David, 2011, p43). Menurut Wibisono (2006, p43), visi merupakan rangkaian kalimat yang menyatakan cita-cita atau impian sebuah organisasi atau perusahaan yang ingin dicapai di masa depan.
7
8 Keseluruhan tujuan dari suatu organisasi disebut sebagai misi (Daft, 2010, p60). Misi adalah pernyataan tentang alasan atau alasan keberadaan organisasi, tujuan utama organisasi berfungsi dalam masyarakat, dan batasbatas di mana ia beroperasi. Pernyataan dari misi
adalah untuk
mengungkapkan apa yang organisasi ingin dan menjadi siapa yang organisasi inginkan (David, 2011, p44). Kesimpulannya adalah bahwa visi dan misi organisasi menyatakan alasan pembentukan organisasi dan tujuan yang akan dicapai. Pada umumnya setiap organisasi atau perusahaan memiliki pernyataan misi dan visi yang secara ringkas menangkap tujuan dan arah perusahaan. 2.1.2
Pengertian Sistem Sistem merupakan sebuah bagian penting bagi suatu organisasi dalam
melaksanakan proses bisnis. Menurut Scott A. Bernard (2005, p341), Sistem adalah Sebuah jenis komponen EA sebagai pembanding perangkat keras, dan perangkat lunak, dan kegiatan yang memiliki input dan output. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah komponen komponen yang saling terkait untuk mencapai suatu tujuan dalam satu kesatuan. 2.1.3 Pengertian Informasi Informasi sangat dibutuhkan dalam sebuah perusahaan untuk membuat proses bisnis. Menurut Scott A. Bernard (2005, p340), Informasi adalah data yang telah terorganisir sehingga mereka memiliki makna dan nilai kepada penerima. Penerima menafsirkan makna dan menarik kesimpulan dan implikasi.Menurut O’Brien (2006, p38), informasi adalah sekumpulan data yang telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para pemakai akhir tertentu. Berdasarkan definisi - definisi diatas dapat disimpulkan bahwa Informasi adalah data yang telah diproses untuk memberikan arti kepada pengguna dan kontrol dalam organisasi.
9 2.1.4 Pengertian Sistem Informasi Sebuah perusahaan pasti membutuhkan sistem infomasi untuk mengolah data yang sudah didapatkan oleh perusahaan. Berikut ini pengertian sistem informasi menurut beberapa ahli: Menurut Scott A. Scott A. Bernard (2005, p124), sistem informasi terdiri dari tiga bagian, yaitu: data, informasi, dan pengetahuan.
DATA
INFORMATION
KNOWLEDGE
Gambar 2.1 Definisi Sistem Informasi (Enterprise Architecture) Berdasarkan gambar 2.2 dapat didefinisikan komponen dari sistem informasi yaitu : 1. Data : suatu fakta mengenai orang, tempat, kejadian, dan hal-hal penting lainnya yang berhubungan dengan organisasi. Memiliki suatu makna namun tidak dapat dijadikan bahan pengambilan keputusan. 2. Information : data yang sudah diolah, diatur ulang ke bentuk yang lebih bermakna bagi organisasi dan dapat dijadikan bahan pengambilan keputusan. 3. Knowledge : data dan informasi yang sudah disempurnakan berdasarkan fakta, kebenaran, kepercayaan, pengalaman, dan penilaian. Idealnya informasi mengarah pada kebijaksanaan.
Menurut O'Brien (2006, p5), Sistem Informasi merupakan kombinasi rangkaian orang, prosedur, hardware, software, jaringan dan sumber daya yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi didalam organisasi. Bedasarkan definisi - definisi diatas disimpulkan sistem informasi adalah rangkaian dari proses mengumpulkan, mengubah, mengelola dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.
10 2.1.5 Pengertian Strategi Dalam mewujudukan suatu visi dan misi perusahaan dibutuhkan strategi. Strategi dapat didefinisikan sebagai suatu tindakan-tindakan yang tergabung ditunjukan untuk meningkatkan keberhasilan dan kekuatan jangka panjang dari perusahaan yang terkait dengan para pesaingnya (Ward dan Peppard, 2002, p69). Dari definisi-definisi tersebut dapat diartikan bahwa strategi merupakan alat untuk mencapai tujuan dalam jangka panjang serta meningkatkan
keberhasilan
untuk
mengatasi
para
pesaing
dan
mempertahankan keunggulan bersaing perusahaan. 2.1.6 Pengertian Perencanaan Strategi Sesudah membuat strategi, selanjutnya perlu di rencanakan karena adanya strategi tanpa perencanaan yang baik, maka perusahaan tidak akan bisa mencapai tujuan yang sesuai di masa depan. Perencanaan merupakan sebuah analisis yang menyeluruh dan sistematis dalam mengembangkan sebuah rencana kegiatan (Ward dan Peppard, 2002,
p69).
Menurut
Satzinger, Jackson, dan Burd (2005, p16) Perencanaan strategi adalah proses di mana para eksekutif mencoba untuk menjawab pertanyaan tentang perusahaan, Seperti di mana bisnis sekarang, di mana mereka ingin bisnis yang akan, dan apa yang harus mereka lakukan untuk sampai kesana. Konteks perencanaan termasuk variabel yang mewakili atribut organisasi dan lingkungannya. Perencanaan termasuk kondisi eksternal yang dapat mempengaruhi proses dan keberhasilan. Dapat disimpulkan bahwa perencanaan adalah proses penelaahan terhadap apa bagaimana yang dilakukan terjadi pada berbagai tingkatan yang membutuhkan proses metodis dan mengarahkan pada solusi yang optimal serta tingkat keberhasilan.
11 2.1.7
Pengertian Strategi Sistem Informasi Menurut Ward dan Peppard (2002, p44), strategi sistem informasi
adalah strategi yang mendifinisikan kebutuhan organisasi atau perusahaan terhadap informasi dan system yang mendukung keseluruhan strategi bisnis yang dimiliki organisasi tersebut.
Perusahaan membutuhkan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi untuk : 1.
Menyediakan pemahaman mengenai sistem dan teknologi informasi agar dapat digunakan secara efektif dan efisien kepada manajemen tingkat tinggi dan ahli – ahli dalam bidang teknologi informasi.
2.
Dapat mengkomunikasikan masa depan perusahaan kepada pihak – pihak yang berada dalam perusahaan tersebut.
3.
Membantu para manajer tingkat atas dan para ahli dalam bidang teknologi informasi dalam perusahaan untuk membuat keputusan yang mendasar mengenai bagaimana sistem dan teknologi informasi akan diarahkan untuk membantu bisnis perusahaan.
4.
Perusahaan menjadi siap untuk menghadapi perubahaan yang terjadi.
5.
Dapat membantu mengalokasikan sumber daya dan menentukan prioritas untuk proyek – proyek sistem dan teknologi informasi yang penting dan bermanfaat bagi organisasi.
Dapat menjadi alamat komunikasi yang baik terhadap manajemen puncak.
12 2.1.8
Pengertian Strategi Teknologi Informasi Menurut Ward dan Peppard (2002, p44), strategi teknologi informasi berkonsentrasi untuk mendukung bagaimana memenuhi permintaan
organisai
dengan
menggunakan
teknologi.Strategi
teknologi informasi mengarah pada perlengkapan kemampuan teknologi informasi dan sumber daya serta layanan seperti operasi teknologi informasi, pembangunan system dan dukungan terhadap pengguna. Menurut Ward dan Peppard (2002, p167), strategi teknologi informasi seharusnya tidak hanya meliputi tanggung jawab dari pusat fungsi system informasi tetapi juga tanggung jawab terhadap pengguna. Tujuan utamanya adalah untuk mendefinisikan bagaimana sumber daya dan teknologi akan diperoleh, diatur dan dibangun untuk memuaskan bisnis strategi-strategi system informasi. 2.1.9 Pengertian Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi Dalam
penerapannya,
sistem
informasi
dan
teknologi
informasi dibutuhkan dalam membuat perencanaan strategi yang baik agar kedepannya sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan dapat membantu perusahaan mencapai visi dan misinya. Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005, p16), perencanaan strategi sistem informasi adalah rencana untuk menentukan teknologi dan aplikasi yang diperlukankan oleh kebutuhan fungsi sistem informasi untuk mendukung perencanaan strategis organisasi. Menurut Ward dan Peppard (2002, p44), strategi teknologi informasi adalah strategi yang berfokus pada penetapan visi tentang bagaimana teknologi dapat mendukung dalam memenuhi kebutuhan informasi dan sistem dari sebuah informasi.
13 2.2.10 Pengertian Enterprise Menurut Scott A. Bernard (2005, p31), enterprise adalah sebuah area dari aktivitas umum dan tujuan dengan organisasi atau diantara beberapa organisasi, dimana informasi dan sumber daya lainnya tergantikan. 2.2.11 Pengertian Architecture Menurut Scott A. Bernard (2005, p339), architecture adalah sebuah sistematic yang terdapat didalam suatu organisasi dan pedoman desain, analisa, perencanaan dan aktifitas dokumentasi. 2.2.12 Pengertian Enterprise Architecture Dalam perencanaan strategi sistem informasi dan teknologi di organisasi membutuhkan kerangka kerja yaitu Enterpirse Architecture. Menurut dari beberapa ahli Enterpirse Architecture adalah sebagai berikut: Istilah “Enterpirse Architecture” kemungkinan besar berasal dari Steven Spewak, Ph.D. dalam bukunya yang berjudul: “Enterpirse Architecture Planning” yang diterbitkan oleh John Wiley & Sons pada tahun 1992. Menurut Scott A. Bernard (2012, p31), Enterpirse Architecture didefinisikan sebagai analisis dan dokumentasi keadaan saat ini dan keadaan masa depan sebuah perusahaan dari perspektif strategi terintegrasi, bisnis, dan teknologi. Sedangkan definisi lain menyatakan Enterpirse Architecture adalah sebuah metode dan prinsip pengorganisasian yang sejalan tujuan bisnis dan strategi fungsional dengan strategi TI dan rencana eksekusi serta berfungsi untuk membantu dan menyederhanakan proses bisnis dalam pengembangan. Ide dari Enterpirse Architecture adalah mengintegrasikan strategi, bisnis, dan teknologi (Scott A. Bernard, 2012, p33).
Gambar 2.2 Ide dasar “Enterpirse Architecture” (Scott A. Bernard, 2012, p33)
Peranan Enterpirse Architecture adalah untuk meningkatkan unjuk kerja perusahaan dengan memungkinkan perusahaan untuk melihat dirinya sendiri dalam hal pandangan holistik dan terintegrasi terhadap arah startegi, paktek bisnis, aliran
14 informasi dan sumber daya teknologi. Komponen Enterpirse Architecture biasanya mencakup empat kunci elemen: •
Proses bisnis inti – perusahaan kunci yang menciptakan kemampuan yang digunakan perusahaan untuk menjalankan model operasi dan menciptakan peluang pasar.
•
Berbagi data – data yang mendorong proses inti.
•
Menghubungkan dan otomatisasi teknologi – perangkat lunak, perangkat keras, dan teknologi jaringan menyediakan link antara aplikasi (aplikasi sendiri adalah bagian dari arsitektur TI, tetapi cara aplikasi akan menghubungkan bersama-sama merupakan bagian dari gambaran yang lebih besar dari arsitektur Enterprise).
•
Kelompok pelanggan – cara pelanggan yang akan dilayani oleh arsitektur.
•
Berikut ini merupakan macam-macam metodologi atau kerangka kerja (framework) dalam merancang Enterpirse Architecture, diantaranya: Zachman Framework, Federal Enterpirse architecture Framework (FEAF), Department of Defense Architecture Framework (DoDAF), Treasury Enterpirse Architecture Framework (TEAF), The Open Group Architectural Framework (TOGAF) dan EA3Cube Framework. Pada karya ilmiah ini metode yang digunakan adalah metode Enterpirse architecture: EA3Cube Framework berdasarkan buku Scott A. Scott A. Bernard. Adapun alasan pemilihan metodologi EA3 adalah karena EA3 merupakan kerangka kerja yang bersifat umum dapat diterapkan pada sektor publik dan privat, dapat diimplementasikan secara langsung pada perusahaan tanpa diperlukan penyesuaian, dapat digunakan sebagai dasar pengembangan awal pendekatan manajemen dan dokumentasi EA (Scott A. Bernard, 2012, p110), memiliki artifact yang lengkap, dan meliputi analisis yang menyeluruh terhadap Line of Business yang terdapat dalam setiap organisasi berdasarkan teori yang ada.
•
Jauh berbeda dari arsitektur TI pada tingkat analisis, pada umumnya penerapan kerangka kerja lebih kompleks dari yang dijelaskan untuk mengembangkan TI infrastruktur dan arsitektur. Dalam hal ini EA sebagai strategi, kinerja perusahaan untuk menentukan operasi bisnis dan merancang proses dan infrastruktur untuk masa sekarang dan masa yang akan datang, yang berfungsi sebagai peluang bisnis baru dalam persaingan yang kompetitif. Membangun Enterpirse Architecture
adalah
lebih
dari
sekedar
menghubungkan
bisnis
15 proses untuk IT. Dimulai dengan kejelasan organisasi visi dan strategi dan menempatkan nilai tinggi pada konsistensi dalam pendekatan sebagai sarana efektivitas yang optimal. Dalam penerapan Enterpirse Architecture dilakukan dengan menetapkan standarisasi proses, tingkat dan proporsi yang bervariasi terhadap kebutuhan organisasi. •
Sebagai praktek, EA adalah sebuah program manajemen (management program) dan
metode
memberikan
dokumentasi (documentation tindak
lanjut,
method)
mengkordinasikan
yang
pandangan
bersama-sama arah
strategi
perusahaan, layanan bisnis, aliran informasi, dan pemanfaatan sumber daya. Sebagai program manajemen, EA memberikan: penyelarasan sumber daya (resources
alignment),
aturan
standar
(standardized
policy),
dukungan
pengambilan keputusan (decision support) dan pengawasan sumber daya (resource oversight). Sebagai metode dokumentasi EA menyediakan: Pendekatan EA, Pandangan Saat ini, Pandangan Masa Depan, dan perencanaan manajemen EA. •
Sebagai sebuah program manajemen (management program), EA menyediakan strategi dan pendekatan bisnis yang digerakkan kebijakan, perencanaan, pengambilan keputusan, dan pengembangan sumber daya yang berguna untuk para eksekutif, manajer garis, dan staf pendukung. Agar efektif, program EA harus menjadi bagian dari kelompok kebijakan manajemen dan proses terintegrasi yang membentuk struktur pemerintahan secara keseluruhan. Struktur tata kelola ini meliputi perencanaan strategis, Enterpirse architecture, manajemen program, perencanaan modal, keamanan, dan perencanaan tenaga kerja, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 2.3. EA dapat membantu untuk mengidentifikasi kesenjangan dalam aktifitas garis kegiatan usaha dan kemampuan mendukung layanan teknologi informasi, sistem, dan jaringan.
16
Gambar 2.3 Tata kelola terintegrasi dalam perusahaan (Scott A. Bernard, 2012:34). Pendekatan dokumentasi EA didasarkan pada penerapan kerangka dokumentasi dan metodologi implementasi terkait. Mendokumentasikan pandangan saat ini dan masa depan EA membantu perusahaan untuk mengidentifikasi dan mengelola sumber daya saat ini, memilih dan menerapkan sumber daya masa depan, dan mengelola transisi EA secara efektif, secara standar. Transisi dari arsitektur saat ini untuk masa depan merupakan aspek yang berkelanjutan dari program EA. Gambar 2.4 menunjukkan gambaran dari pendekatan dasar EA untuk memvisualisasikan perusahaan dan mengelola informasi EA.
2.2
Teori-Teori Khusus
2.2.1 EA Documentation Framework Menurut Scott A. Bernard (2005, p37), dokumentasi EA dapat diselesaikan melalui enam elemen dasar berikut : (1) sebuah kerangka kerja dokumentasi EA, dan (2) sebuah metodologi implementasi yang mendukung kreasi dari (3) pandangan saat ini dan (4) masa depan arsitektur, demikian juga pengembangan (5) sebuah rencana manajemen EA untuk mengatur transisi perusahaan dari arsitektur
17 saat ini menjadi arsitektur dimasa yang akan datang. Terdapat juga beberapa area umum terhadap setiap tingkat dari kerangka kerja yang menentukan (6) “benang” seperti ditunjukkan pada gambar :
Gambar 2.4 Elemen Dokumentasi EA (Scott A. Bernard p37) Kerangka kerja dokumentasi EA mengidentifikasi ruang lingkup arsitektur yang akan didokumentasikan dan membangun hubungan antara area-area arsitektur. Ruang lingkup kerangka kerja direflesikan melalui desain geometric dan area yang diidentifikasikan untuk dokumentasi. Kerangka kerja membuat serangkaian pandangan abstrak dari perusahaan melalui cara mengkoleksi dan mengorganisasi informasi arsitektur, sebuah cara yang akan terus digunakan adalah kernangka kerja yang diilustrasikan di gambar dibawah, yang memiliki kubik tiga dimensi yang menhubungkan aspek yang berbeda untuk mengdokumentasikan perusahaan yang abstrak. 2.2.1.1 Current Architecture Menurut Scott A. Bernard (2005, p40), current architecture berisi komponen EA yang saat ini terdapat di dalam perusahaan pada setiap level pada framework. Current Architectecture
18 menggambarkan dasar – dasar sumber daya saat ini dan aktifitas yang di dokumentasikan dengan cara yang konsisten. Current Architectecture berisi hal – hal sebagai berikut : •
Strategic Goals and Initiatives
•
Business services and Information Flows
•
Systems and applications
•
Technology Infrastructure
•
IT Security
•
EA Standards
•
Workforce Requirements
2.2.1.2 Future Architecture Menurut Scott A. Bernard (2005, p41), future architectute menggambarkan bagaimana modifikasi komponen – komponen EA
yang
dibutuhkan
perusahaan
untuk
meningkatkan
performance dan mendukung solusi stategi intiative, operational, requirement, dan technology. Updating Current and Future Views Perubahan yang direncanakan dalam proses dan sumber daya adalah yang menciptakan pandangan masa depan EA di semua tingkat kerangka. Menggunakan kerangka EA3 sebagai contoh, yaitu update ini harus dicapai dengan cara "top-down", untuk menjaga penekanan pada strategi dan bisnis, dan untuk menjaga hubungan logika dokumentasi itu. Oleh karena itu, update ini akan mulai dengan untuk tujuan strategis perusahaan dan inisiatif.
19
Gambar 2.5 Future Architecture (Scott A. Bernard p41) 2.2.2 EA Implementation Methodology 2.2.2.1 EA Framework and Tool Selection •
Step 1 : Memilih EA documentation Framework
•
Step 2 : Mengidentifikasi LOB (Line of business) dan memilih documentation tersebut.
•
Step 3 : Mengidentifikasi komponen EA untuk didokumentasikan berdasarkan EA framework tersebut.
•
Step 4 : Memilih metode dokumentasi yang sesuai dengan EA framework.
•
Step 5 : Memilih application software untuk mendukung menjalankan EA documentation framework.
•
Step 6 : Memilih dan menetapkan EA repository untuk dokumentasi dan analisis.
2.2.2.2 Documentation of EA •
Step 1 : Mengevaluasi dokumentasi bisnis dan teknologi yang akan digunakan dalam EA
•
Step 2 : Dokumen yang ada di komponen EA di dalam semua area framework di simpan di dalam on-line repository.
20 •
Step 3 : Mengembangkan beberapa scenario operasi bisnis / teknologi masa depan.
•
Step 4 : Mengidentifikasi asumsi rencana masa depan untuk beberapa scenario masa depan,
•
Step 5 : Menggunakan scenario dan program lainnya dengan cara memasukkannya ke dalam dokumentasi komponen – komponen EA masa depan di semua framework area. Menyimpan artifact ke dalam on-line repository.
•
Step 6 : Mengembangkan EA Managemnet Plan untuk mengurutkan rencana perubahan di dalam EA.
2.2.3
EA Management Plan EA sebagai program pengembangan manajemen mendukung
kebijakan, pengambilan keputusan, dan penggunaan efektif / efisien sumber daya. Program EA bagian manajemen dokumen kegiatan yang terkait dengan pemberian EA sebagai program yang sedang berlangsung. 2.2.3.1 EA Program Management Support for Strategy and Business Bagian ini menekankan bahwa salah satu tujuan utama dari program EA adalah untuk mendukung dan meningkatkan perencanaan strategis perusahaan dan bisnis, serta untuk mengidentifikasi kesenjangan kinerja yang dapat membantu EA komponen dekat. Dengan menunjukkan bagaimana komponen EA sedang digunakan saat ini, dan mengidentifikasi proses-proses
21 baru yang berguna dan teknologi pada setiap tingkat kerangka kerja, peningkatan kinerja dapat terjadi yang ditangkap dalam pandangan EA masa depan. Untuk komponen EA dipandang sebagai aset strategis dan EA dipandang sebagai bagian dari proses perencanaan strategis, eksekutif bisnis harus melihat nilai dari program EA dalam mendukung hasil yang berarti bagi mereka. Oleh karena itu penting untuk menunjukkan hubungan dari program EA untuk pencapaian tujuan strategis perusahaan, serta untuk secara jelas menunjukkan bagaimana EA komponen garis dukungan kegiatan bisnis. EA Roles and Responsibilities Peran dari stakeholder dalam penggunaan tujuan dari program EA. tiap tiap peran yang dipilih memiliki tanggung jawab yang terkait dengan peran yang ditentukan. Semua peran di tim EA tersebut akan teridentifikasi dari tanggung jawab masing masing. EA Program Budget Bagian ini dokumen anggaran untuk program EA dengan tahun fiskal dan selama siklus hidup total, sehingga total biaya kepemilikan Total Cost of Owner (TCO) diidentifikasi. Sementara program EA sedang berlangsung, periode lima tahun lifecyle dianjurkan untuk dapat menghitung Total Cost of Owner (TCO). Secara umum, biaya yang harus disertakan adalah mereka untuk start up-program EA dan operasi, gaji dan fasilitas bekerja untuk tim EA, dokumentasi awal dari EA, update berkala untuk EA,
22 pengembangan rencana pengelolaan EA. EA alat pembelian dan dukungan, dan EA pemeliharaan repositori pembangunan. Estimasi awal biaya-biaya ini mewakili "dasar" untuk pendanaan program EA. Pengeluaran selama siklus hidup harus dilacak terhadap dasar ini untuk mempromosikan manajemen yang efektif dari program EA. Jika perubahan dalam lingkup program EA terjadi, perubahan yang sesuai pada baseline pendanaan juga harus dilakukan. EA Program Performance Measures Kinerja dari efektivitas dan efisiensi program EA yang akan diukur. Ada dua jenis ukuran yaitu outcome dan output. Outcome yaitu mengidentifikasi ukuran dari hasil kemajuan yang dibuat ke beberapa negara, seperti integrasi komponen yang lebih baik dari EA, peningkatan aplikasi, atau pengambilan keputusan investasi. Mengukur output memberikan data tentang kegiatan dan hal-hal, seperti berapa banyak database yang ada, berapa banyak email yang dikirim setiap hari, atau seberapa dekat sebuah proyek TI di meating perkiraan dasar untuk biaya, jadwal, atau kinerja. 2.2.4 Tingkat Hirearki Kerangka Cube EA Menurut Scott A. Bernard (2005, p105-107), lima tingkatan pada kerangka kerja EA saling berhiraki dan terintegrasi sehingga sub-arsitektur yang terpisah tidak diperlukan untuk mencerminkan perbedaan tingkatan atau area fungsional pada perusahaan. Area arsitektur mencakupi beberapa level yang diatur dari tujuan strategi pada bagian teratas, pelayanan bisnis dan alur informasi pada bagian
23 tengah, pendukung aplikasi spesifik dan infrastruktur jaringan pada bagian paling bawah. Pada penjelasan ini, dapat terlihat antara strategi, informasi dan teknologi yang mana membantu perencanaan dan pengambilan keputusan.
Gambar 2.6 EA Cube (Scott A. Bernard p97) Goals and Initiatives. Ini adalah kekuatan pendorong dibalik arsitektur. Level atas dari kerangka kerja EA mengidentifikasi arahan strategi, tujuan dan inisiatif dari perusahaan dan menyediakan penjelasan
jelas
kontribusi
IT
terhadap
pencapaian
tujuan.
Perencanaan strategis berawal dari pernyataan yang jelas dari tujuan perusahaan dan atau misi, dilengkapi dengan pernyataan singkat dari pendangan untuk sukses. Products and Services. Sebuah arsitektur yang dimaksudkan sebagai area pengaruh utama. Level kedua dari kerangka kerja EA mengidentifikasikan pelayanan bisnis prodeuk dari sebuah perusahaan dan kontribusi IT untuk mendukung proses tersebut. Yang dimaksud
24 “pelayanan bisnis” adalah digunakan untuk mengartikan proses dan prosedur yang menyelesaikan misi dan tujuan perusahaan. Data and Information. Mengoptimalisasi data dan informasi adalah tujuan kedua dari perusahaan. Level ketiga dari kerangka kerja EA
ini
dimaksudkan
untuk
mengdokumentasikan
bagaimana
informasi yang sekarang digunakan oleh perusahaan dan bagaimana alur informasi masa depan dapat terlihat. Tingkatan ini dapat tercerminkan dari perencanaan strategi dan atau perencanaan bisnis. Tujuan dari Strategi IT adalah untuk menetapkan pendekatan tertinggi untuk pertemuan, penyimpanan, perubahan dan menyebarkan informasi diseluruh perusahaan. Systems and Application. Level keempat dari kerangka kerja EA ini dimaksudkan untuk
menorganisasi dan dokumentasi
pengelompokan sekarang dari sistem informasi dan aplikasi yang digunakan perusahaan untuk mengirimkan kapabilitas IT. Networks and Infrastructure. Ini adalah tulang punggung dari arsitektur. Kelima dan level terakhir dari kerangka kerja EA ini dimaksudkan untuk mengorganisasi dan dokumentasi dari pandangan sekarang dan masa depan dari suara , data, dan video jaringan yang perusahaan gunakan untuk sistem host, aplikasi, website dan database. 2.2.5 Pendekatan Lengkap Untuk Enterpirse Architecture Pendekatan EA yang lengkap harus mencakup enam elemen inti, yang harus dirancang untuk bekerja bersama-sama. a. Architecture Governance (Tata kelola arsitektur). Elemen dasar pertama adalah "Governance" atau “tata kelola” yang mengidentifikasi
perencanaan,
pengambilan
keputusan,
dan
proses
25 pengawasan dan kelompok yang akan menentukan bagaimana Enterpirse architecture ini dikembangkan dan dikelola - sebagai bagian dari tata kelola secara keseluruhan suatu perusahaan. b. Architecture Framework (Kerangka kerja arsitektur). Elemen dasar kedua adalah "Framework" atau “kerangka kerja” yang mengidentifikasi lingkup keseluruhan arsitektur dan jenis dan hubungan dari berbagai tingkat sub-arsitektur, rangkaian (threads) dan sudut pandang lain. Tidak semua kerangka kerja memungkinkan untuk melakukan pemisahan (segmentasi) atau melakukan integrasi strategi, bisnis, teknologi, tapi EA3 memungkinkan hal ini. c. Implementation Methodology (Metodologi Implementasi). Elemen dasar ketiga adalah "Methodology" atau metodologi yang merupakan langkah-langkah spesifik untuk membangun dan memelihara program EA, melalui pendekatan yang dipilih. d. Documentation Artifacts (Dokumentasi Artefak). Elemen dasar keempat adalah "Artifacts" atau Dokumentasi Artefak yang mengidentifikasi jenis dan metode dokumentasi yang akan digunakan dalam setiap sub-area arsitektur, termasuk analisis strategis, rencana bisnis, pengendalian internal, kontrol keamanan, dan model alur kerja, basis data, sistem, dan jaringan. e. Architecture Repository (Penyimpanan Arsitektur). Elemen dasar kelima adalah "Repository" atau Penyimpanan yang meliputi situs web EA, basis data dokumentasi, dan aplikasi perangkat lunak (tools) yang digunakan untuk pemodelan, analisis, dan pelaporan. Rancangan repositori harus mencerminkan pendekatan arsitektur yang melandasinya. f. Associated Best Practices (Preaktek Terbaik yang terkait). Elemen dasar keenam adalah "Associated Best Practices" atau Praktek Terbaik yang Terkait merupakan cara yang telah terbukti untuk mengimplementasikan bagian dari arsitektur keseluruhan atau sub-arsitektur, dalam konteks meta EA.
26
Gambar 2.7 Pendekatan lengkap untuk EA (Scott A. Bernard, 2012:36).
2.2.6 EA Artifact Menurut jurnal yang dikutip oleh Wandrial (2012) dalam jurnal yang berjudul “Budaya Organisasi (Organizational Culture), Salah Satu Sumber Keunggulan Bersaing Perusahaan Di Tengah Lingkungan yang selalu berubah” menyatakan artifact adalah produk jasa dan pelayanan bahkan pola perilaku para anggota kelompok yang berada yang berada dalam suatu organisasi. Sedangkan EA Artefak memiliki arti yaitu beberapa alat bantu yang bisa digunakan dalam menyusun Enterprise Architecture. Alat bantu tersebut dijabarkan dalam bentuk tabel dan disusun berdasarkan kegunaannya, seperti yang tertera dalam Tabel berikut : Tabel 2.1 EA Artefak (Scott A. Bernard 2005: p291) EA Cube Level/Thread
Strategic Goals & Initiatives(S)
Artifact ID S-1 S-2 S-3 S-4
Artifact Name Strategic Plan SWOT Analysis Concept of Operation Scenario Concept of Operation Diagram
27 S-5 B-1 B-2 B-3 Business Products & Services(B)
B-4 B-5 B-6 B-7 D-1 D-2 D-3
Data & Information(D)
D-4 D-5 D-6 D-7 D-8 SA-1 SA-2
Sistems & Applications(SA)
SA-3 SA-4 SA-5 SA-6 SA-7 SA-8 SA-9 N-1
Networks & Infrastructure(N)
Security(SP)
N-2 N-3 N-4 N-5 N-6 N-7 SP-1 SP-2 SP-3 SP-4
Balanced Score Card Business Plan Node Connectivity Diagram Swim Lane Process Diagram Business Process/Services Model Business Process/Product Matrix Usecase Narrative & Diagram Investment Business Case Knowledge Management Plan Information Exchange Matrix Object State Transition Diagram Object Event Sequence Diagram Logical Data Model Physical Data Model Activity and Entity(CRUD)matrix Data Dictionary/Object Library Sistem Interface Diagram Sistem Communication Description Sistem Interface Matrix Sistem Data Flow Diagram Sistem Operation Matrix Sistem Data Exchange Matrix Sistem Performances Matrix Sistem Evolution Matrix Web Application Diagram Network Connectivity Diagram Network Inventory Capital Equipment Inventory Building Blueprint Network Center Diagram Cable Plant Diagram Rack Elevation Diagram Security and Privacy Diagram Security Solution Description Sistem Accreditation Document Continuity of Operation Plan
28
Standarts(ST) Workforce(W)
SP-5 ST-1 ST-2 W-1 W-2 W-3
Disaster Recovery Procedures Technical Standard Profile Technology Forecast Workforce Plan Organization Chart Knowledge And Skill Profile
Tidak semua alat bantu ini dapat digunakan dalam penyusunan Enterprise Architecture. Pemilihan dan menggunakan alat bantú disesuaikan dengan karakteristik perusahaan dan sistem yang akan dikembangkan. Khusus untuk Strategic Goals & Initiatives semua artefaknya digunakan dalam penyusunan EA, sebab artefak - artefak ini digunakan dalam menganalisa sistem yang sedang berjalan di perusahaan. Berikut adalah penjelasan mengenai artefak yang digunakan dalam penyusunan karya ilmiah ini. 2.2.6.1 Goal and Initiative Menurut Scott A. Bernard (2005, p106), ini adalah kekuatan pendorong di belakang arsitektur. Tingkat atas dari kerangka arsitektur perusahaan mengidentifikasi arah strategis, tujuan, dan inisiatif dari perusahaan dan memberikan gambaran yang jelas dari kontribusi bahwa TI akan membuat dalam mencapai tujuan-tujuan ini. 2.2.6.2 Product and Service Menurut Scott A. Bernard (2005, p106), ini adalah area arsitektur yang termasuk dalam area pengaruh primer. Tingkat kedua dari kerangka EA mengidentifikasi produk bisnis layanan dari perusahaan dan kontribusi teknologi untuk mendukung proses tersebut.
29 2.2.6.3 Data and Information Menurut Scott A. Bernard (2005, p107), data mengoptimalkan dan menukarkan informasi adalah tujuan sekunder dari arsitektur. Tingkat ketiga dari kerangka arsitektur perusahaan
dimaksudkan
untuk
mendokumentasikan
pengambilan informasi yang saat ini sedang digunakan dalam perusahaan dan bagaimana informasi akan terlihat di masa depan. 2.2.6.4 System and Application Menurut Scott A. Bernard (2005, p107), tingkat keempat dari kerangka arsitektur perusahaan dimaksudkan untuk mengatur dan mendokumentasikan kelompok saat ini dari sistem informasi, dan aplikasi bahwa perusahaan menggunakannya untuk memberikan kemampuan IT. 2.2.6.5 Network and Infrastructure Menurut Scott A. Bernard (2005, p107), ini adalah tulang punggung arsitektur. Tingkat kelima dari kerangka EA dimaksudkan
untuk
mengatur
dan
mendokumentasikan
pandangan saat ini dan masa depan dari suara, data dan video network dimana perusahaan menggunakan untuk host systems, aplikasi, website, dan database. 2.2.6.6 Security 2.2.6.6.1 Security and Privacy Plan Menurut Scott A. Bernard (2005, p328), perencanan keamanan menyediakan baik tingkat tinggi dan deskripsi rinci dari program keamanan yang berlaku di seluruh perusahaan.
30 Ini termasuk personil data fisik dan elemen keamanan operasional dan prosedur. 2.2.6.6.2 Disaster Recovery Prosedures Menurut Scott A. Bernard (2005, p332), disaster recovery prosedures adalah matriks penilaian dan prosedur yang sudah disiapkan untuk menangani pemadaman dalam berbagai usaha dan atau kemampuan tekhnologi yang tidak yang memerlukan perusahaan untuk melokasi operasi. Pemadaman dapat disebabkan oleh kejadian alam atau buatan manusia. 2.2.6.7 Standarts Menurut Scott A. Bernard (2005, p109), salah satu yang terkenal dari fungsi EA sendiri ialah menyediakan teknologi standar yang berhubungan dengan semua level dalam kerangka EA.
EA
harus
mempromosikan
standar
industri
secara
internasional, nasional, untuk memakai hak milik komersil dari komponen EA. 2.2.6.8 Workfaces Menurut Scott A. Bernard (2005, p109), workfaces adalah salah satu sumberdaya terhebat perusahaan untuk manusia. Salah satunya dengan memastikan bahwa IT berhubungan dengan staf, kemampuan, dan kebutuhan latihan untuk mengidentifikasi semua level yang ada di dalam kerangka EA, dan yang sesuai dengan solusi yang mempengaruhi masa depan arsitektur.
31 2.2.7 SWOT Analysis Salah satu aktifitas yang paling awal bagi perusahaan untuk bergerak dalam pengembangan rencana strategis adalah SWOT Analysis, analisis ini memperlihatkan faktor internal dan external di beberapa area yang perusahaan tersebut harus fokus untuk meningkatkan kemampuan bertahan dan kesuksesan, juga area yang perusahaan tersebut harus hindari. Hasil dari SWOT analisis ini harus di simpulkan dalam rencana strategis (Strategic Plan) dan keseluruhan SWOT analisis dicapai dengan EA Respository, sebagai bagian dasar yang terpisah. Berikut adalah contoh tabel analisis:
Tabel 2.2 Tabel SWOT Analysis
2.2.8 Logical Data Model Menurut Scott A. Bernard (2005, p308) sebuah model data semantik dapat dikembangkan dengan menggunakan metode terstruktur tradisional dan simbologi (Entity Relationship Diagram), atau juga dapat menggunakan metode object-oriented dan simbologi dari Unified
32 Modeling Language (UML), yang menghasilkan Class Diagram dan / atau Diagram Obyek. 2.2.9
System Data Flow Diagram Menurut Scott A. Bernard (2005, p315) system data flow diagram
yang lebih dikenal sebagai diagram aliran data yang dimaksudkan untuk menunjukkan proses dalam suatu sistem yang pertukaran data, dan bagaimana pertukaran terjadi. artefak system data flow diagram ini membantu melengkapi bussines process diagram, dan dapat didekomposisi untuk menampilkan detail tambahan. Berikut tujuan – tujuan dari penggunaan system data flow diagram : 1. Menangkap dan menggambarkan fungsi sistem dan data mengalir di antara mereka. 2. Dokumen sistem hierarki fungsional. 3. Tujuan utama adalah untuk : • Mengembangkan gambaran yang jelas dari arus data sistem yang
diperlukan
yang
input
(dikonsumsi)
dan
output
(diproduksi) oleh sistem masing-masing. • Memastikan konektivitas fungsional selesai. • Dukungan tingkat yang tepat dari dekomposisi fungsional untuk detail tambahan. 4.
Merupakan mitra sistem proses bisnis diagram (IDEF-0 diagram).
2.2.10 Data Dictionary Pengertian data dictionary menurut Scott A. Bernard (2005 , p149) adalah suatu data repository untuk entitas data dan attribute yang terdapat dalam suatu perusahaan yang digunakan untuk mengumpulkan dan menyimpan data ke dalam database.
