BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Teori Umum 2.1.1 Pengertian Perencanaan Menururt George R. Terry dan Leslie W. Rue (2009:9), perencanaan adalah menentukan tujuan-tujuan yang hendak dicapai selama suatu masa yang akan datang dan apa yang harus diperbuat agar dapat mencapai tujuantujuan itu. Menurut H.B. Siswanto (2007:42) perencanaan adalah proses dasar yang
digunakan
pencapaiannya.
untuk
memilih
Menurutnya,
tujuan
dan
merencanakan
menentukan berarti
cakupan
mengupayakan
penggunaan sumber daya manusia (human resources), sumber daya alam (natural resources), dan sumber daya lainnya (other resources) untuk mencapai tujuan. Jadi dapat disimpulkan bahwa Perencanaan adalah langkah-langkah untuk dapat mencapai suatu tujuan yang ingin diraih dan mengupayakannya sebaik-baiknya.
2.1.2 Pengertian Strategi Menurut David (2006:16), strategi adalah alat untuk mencapai tujuan jangka panjang, strategi merupakan tindakan potensial yang membutuhkan keputusan manajemen tingkat atas dan sumber daya organisasi dalam jumlah yang besar. Strategi juga mempengaruhi kemakmuran organisasi dalam jangka panjang.Strategi memilih konsekuensi yang multi fungsi dan multi dimensi serta perlu mempertimbangkan faktor – faktor eksternal dan internal yang dihadapi organisasi. Menurut Freddy Rangkuti (2006:183), strategi adalah perencanaan induk yang komprenhensif yang menjelaskan tentang bagaimana perusahaan akan mencapai semua tujuan yang telah ditetapkan berdasarkan misi yang telah ditetapkan sebelumnya. Jadi kesimpulannya, Strategi adalah teknik jitu untuk dapat meraih misi yang sudah di tetapkan agar tujuan tersebut bisa diraih dengan seefisien dan se-efektif mungkin. 7
8
2.1.3 Perencanaan Strategi Sistem Informasi Menurut O’Brien (2005:6), sistem informasi merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan untuk mencapai tujuan yang sama dengan menerima input dan menghasilkan output dalam proses perubahan organisasi, O’Brien (2005:22). Menurut Turban (2005:15), strategi SI adalah sistem yang membantu sebuah organisasi untuk mendapatkan keuntungan kompetitif melalui kontribusinya terhadap strategi tujuan dari organisasi atau kemampuan untuk meningkatkan performance dan produktifitas secara signifikan. Sebuah sistem informasi yang baik, akan membantu sebuah organisasi dalam pengambilan keputusan untuk melakukan rencana bisnisnya dan merealisasikan pencapaian bisnisnya dengan baik sehingga sesuai dengan target yang diharapkannya.
2.1.4 Perencanaan Strategi Teknologi Informasi `
Menurut O’Brien (2006:9), teknologi informasi meliputi konsep-
konsep utama, pengembangan dan berbagai isu manajemen teknologi informasi yaitu hardware, software, jaringan, manajemen data dan banyak teknologi berbasis internet. Menurut Iskandar Alisyahbana seperti dikutip Yusufhadi Miarso (2007:131), teknologi adalah cara melakukan sesuatu untuk memenuhi kebutuhan manusia dengan bantuan alat dan akal, sehingga seakan-akan memperpanjang, memperkuat, atau membuat lebih ampuh anggota tubuh, pancaindra, dan otak manusia. Jadi Perencanaan Strategi Teknologi Informasi merupakan rencana untuk menjalankan strategi yang digunakan dalam mencapai visi dengan bantuan TI.
9
2.1.5 ERP (Enterprise Resource Planning) 2.1.5.1 Pengertian ERP Menurut Whitten, et al (2004:33) adalah aplikasi yang sepenuhnya mengintegrasikan system informasi yang kecil maupun inti fungsi business (termasuk proses transaksi dan manajemen informasi untuk fungsi bisnis itu sendiri). Sedangkan menurut Wijaya dan Darudiato (2009:X) system ERP merupakan konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan, yaitu berupa paket aplikasi program terintegrasi dan multi modul yang dirancang untuk melayani dan mendukung berbagai fungsi dalam perusahaan (to serve and support multiple business function), sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien dan efektif, dan dapat memberikan pelayanan lebih bagi konsumen, yang akhirnya dapat menghasilkan nilai tambah dan memberikan keuntungan (profitable) yang maksimal bagi semua pihak yang berkepentingan (stake holder).
2.1.5.2 Manfaat ERP Menurut Yunarto (2006:xxx-xxxi)
manfaat dari system ERP antara
lain : 1. Integrasi rantai persediaan (supply chain) 2. Menekan biaya produksi (dengan implementasi modul produksi) 3. Menekan biaya pembukuan akuntansi 4. Lebih efisien dalam scheduling (penjadwalan produksi) 5. Meningkatkan profitability dan market share 6. Mengantisipasi kekurangan persediaan 7. Mengurangi kesalahan dalam koordinasi antara fungsional area. 8. Meningkatkan proses pelayanan terhadap pelanggan 9. Membantu pengambilan keputusan bagi manajemen 10. Menekan biaya transportasi
Rama dan Jones yang diterjemahkan Wibowo, M.S.(2008:253) berpendapat bahwa manfaat utama system ERP adalah prosesnya didasarkan pada “praktik-praktik terbaik” dalam industri, dan perusahaan yang mengubah proses mereka untuk menyesuaikan
10
dengan struktur system ERp dapat menjadi lebih efektif dan efisien. Sistem ERP juga dapat mempercepat respons terhadap pesanan pelanggan karena informasi tersebut segera tersedia ke semua karyawan yang terlibat dalam produksi barang, penyiapan barang untuk pengiriman, dan pengiriman barang.
2.1.5.3 Manfaat dan Kendala ERP Menurut Wawan (2007:11) Manfaat dan kendala pemakaian ERP dalam perusahaan, sebagai berikut:
Tabel 2.1 Manfaat ERP Manfaat
Cara Mendapatkan
Akses informasi yang andal
DBMS
yang
fleksibel,
data
yang
konsisten dan akurat, sistem pelaporan yang lebih baik. Menghindari duplikasi data dan Modul-modul yang mengakses data dari satu
operasi
database
terpusat,
sehingga
menghindari proses pemasukan dan modifikasi data dari berbagai titik yang berbeda dan menyebabkan duplikasi. Mempercepat
waktu
pemrosesan Meminimalisasi
waktu
pengambilan
data
data dan pembuatan laporan.
Mengurangi biaya
Menghemat control
waktu,
dengan
menyeluruh
meningkatkan
melakukan terhadap
analisis keputusan
organisasional. Kemudahan adaptasi
Perubahan pada proses bisnis dapat diadaptasi dengan mudah.
Meningkatkan skalabilitas
Struktur sistem yang bersifat modular dan mudah di kostumisasi.
Kemudahan pemeliharaan
Dukungan purna jual sistem berjangka panjang.
yang
11
Ekstensi modul hingga meliputi SCM
Pengembangan global
dan CRM. Bisnis internet, kultur kolaboratif.
E-Commerce
Tabel 2.2 Kendala ERP Kendala Mahal
Cara Mengatasi Memilih paket dan strategi ERP yang sesuai dengan kemampuan keuangan perusahaan.
Kesesuaian modul
Arsitektur dan komponen dari sistem yang dipilih sesuai dengan proses bisnis, kultur, dan sasaran strategis
Kebergantungan pada vendot
organisasi. Pertimbangkan multivendor,
Fitur dan kompleksitas
pilihan
single
pertimbangkan
pemilihan
kombinasi
komitmen
dukungan
vs
kriteria
terbaik dalam
dan jangka
waktu yang cukup panjang. Pilih fitur dan modul yang benar-benar
Skalabilitas dan kompabilitas global
diperlukan organisasi Perhatikan investasi vendor di bidang riset dan pengembanganm komitmen jangka
panjang
atas
produk
dan
layanan, dan pertimbangkan sistem Pengembangan kemampuan
yang dapat berjalan di internet. Pertimbangkan (middleware)
aplikasi dan
perantara
pengembangan
modul, misalnya SCM, CRM.
12
2.1.6 Business Process Management (BPM) Menurut Sanjeev Sharma (2012) dalam jurnal yang berjudul BPM Patterns and Practices in Industry, BPM(Business Process Management) adalah sebuah pendekatan untuk menyelaraskan strategi bisnis. Business Process Management (BPM), adalah suatu metode penyelarasan secara efisien suatu organisasi dengan keinginan dan kebutuhan organisasi tersebut. Manfaat penerapan BPM dalam Perusahaan : 1. Dapat merubah dari diagram langsung dijadikan implementasi 2. Dapat melihat kinerja proses 3. User interface yang mudah digunakan 4. Dapat menghitung waktu proses 5. Dapat menghitung human workflow 6. Proses bisa reusable 7.
Dapat memudahkan dalam monitoring
2.1.7 E-Procurement 2.1.7.1 Pengertian E-Procurement Menurut Turban et al (2008:235), e-procurement adalah pengadaan barang dan jasa secara elektronik untuk organisasi. Menurut Chaffey (2007:31), e-procurement merupakan integrasi dan manajemen elektronik dari semua aktivitas-aktivitas pengadaan termasuk permintaan pembelian, pemberian otorisasi, pemesanan, pengiriman dan pembayaran antara seorang pembeli dan seorang supplier.
2.1.7.2 Keuntungan E-Procurement Kalakota dan Robinson (2001:315), mengatakan bahwa manfaat eprocurement dibagi menjadi 2 kategori, yaitu : •
Efisien : efisiensi e-procurement mencakup biaya pengadaan yang rendah, mempercepat siklus waktu, mengurangi pembelian maverick atau tanpa
13
otorisasi, informasi pelaporan yang terorganisasi dengan baik, dan pengintegrasian fungsi procurement dengan kunci system back-office. •
Efektif : efektivitas e-procurement yaitu meningkatkan control pada supply chain, pengelolaan data penting yang baik, dan meningkatkan kualitas pengambilan keputusan pembelian pada organisasi. Menurut Turban et al (2008:235), beberapa tujuan yang hendak dicapai
melalui e-procurement adalah : 1. Meningkatkan produktivitas staf-staf pembelian (memberikan lebih banyak waktu dan mengurangi tekanan pekerjaan kepada mereka). 2. Mengurangi harga pembelian melalui standarisasi produk, reverse auction, diskon, dan gabungan pembelian. 3. Meningkatkan aliran informasi dan manajemen (misalnya : informasi supplier dan harga). 4. Meminimalkan pembelian kepada supplier non-kontrak (mengeliminasi maverick buying). 5. Meningkatkan proses pembayaran dan penghematàn akibat kelancaran pembayaran. 6. Membangun hubungan kerjasama yang efisien. 7. Memastikan pengiriman tepat waktu. 8. Mengurangi waktu proses dan pemenuhan order melalui otomatisasi. 9. Mengurangi kebutuhan akan keterampilan dan pelatihan dari staf purchasing. 10. Mengurangi jumlah supplier. 11. Membuat proses pembelian cepat dan sederhana (misalnya otorisasi permintaan pembelian dari desktop, tanpa melalui departemen procurement). 12. Mempersingkat rekonsiliasi invoice. 13. Mengurangi biaya pemrosesan Administratif per order sampai dengan 90%. 14. Menemukan supplier baru yang dapat menyediakan barang dan jasa lebih cepat dan murah. 15. Mengintegrasikan control budget dengan proses procurement. 16. Meminimalkan kesalahan manusia dalam proses pembelian maupun pengiriman. 17. Memonitor dan meregulasi perilaku pembelian.
14
2.1.7.3 Tipe Sistem Informasi Untuk E-Procurement Menurut Chaffey (2007:32), terdapat beberapa tipe sistem informasi yang berbeda untuk digunakan pada siklus procurement, yaitu : 1. Sistem pengendalian persediaan, ini berkaitan dengan pengadaan yang berhubungan dengan produksi, sistem ini memberitahu ketika jumlah persediaan berada di bawah angka pemesanan kembali. 2. Katalog CD atau web-based, katalog kertas telah digantikan oleh bentukbentuk katalog elektronik sehingga membuat lebih cepat untuk menemukan supplier. 3. Sistem aliran kerja dengan email atau database, mengintegrasikan pemasukan pesanan oleh pengirimnya, persetujuan oleh manager dan penempatan oleh pembeli. Order diteruskan dari satu orang ke orang berikutnya dan akan menunggu di inbox mereka untuk ditindaklanjuti. 4. Memasukkan order pada website, pembeli seringkali memiliki kesempatan untuk memesan langsung pada website supplier, tetapi dengan begini tidak ada integrasi dengan sistem permintaan atau akuntansi. 5. Sistem akuntansi, sistem akuntansi jaringan memungkinkan staf departemen pembelian untuk memasukkan order yang kemudian dapat digunakan staf accounting untuk membuat pembayaran ketika invoice tiba. Sistem e-procurement terintegrasi, tujuannya adalah untuk mengintegrasikan semua fasilitas diatas dan juga mengintegrasikan dengan sistem supplier.
2.1.8 Analisis Lima Daya Saing Porter Menurut Ward (2006 : 2) persaingan yang ada bergantung pada lima kekuatan. Kekuatan tersebut digunakan untuk memahami dan mengevaluasi struktur dari lingkungan.Bisnis industri dan ancaman kompetisi terhadap perusahaan serta menentukan potensi keuntungan dalam indutri yang diukur berdasarkan pengendalian jangka panjang tehadap modal yang diinvestasikan dalam penentuan kinerja perusahaan.
15
Kelima kekuatan pesaing bisnis tersebut bersamaan menentukan intensitas persaingan dan kemampuan dalam industri. Kekuatan yang paling besar akan sangat menentukan sesuatu yang sangat penting.
2.1.9 Value Chain Menurut Michael Porter (Ward and Pepper 2002:244), analisis Value Chain adalah kegiatan menganalisa kumpulan aktifitas yang dilakukan untuk merancang, memproduksi, memasarkan, mengantarkan dan mendukung produk atau jasa.
Gambar 2.1 Value Chain Porter
2.1.9.1
Aktivitas Utama (Primary Activities) Logistik Masuk (Inbound Logistics), adalah aktivitas atau kegiatan yang dihubungkan dengan penerimaan, penyimpanan dan penyebaran input/bahan baku, seperti penanganan bahan baku, pergudangan, kontrol inventory, jadwal kendaraan dan pengembalian kepada supplier Operasional (Operations), adalah kegiatan yang dihubungkan dengan mengubah input atau bahan baku menjadi bentuk produk akhir,
seperti
permesinan,
pengemasan,
perakitan,
perawatan
perlengkapan, testing, pencetakan dan yang lainnya yang berkaitan dengan prose operasi atau produksi.
16
Logistik Keluar (Outbound Logistics), adalah kegiatan yang diasosiasikan dengan pengumpulan, penyimpanan dan distribusi produk ke pembeli , seperti pergudangan produk jadi, penanganan material, operasi pengiriman, proses pemesanan dan penjadwalan. Pemasaran dan penjualan (Marketing and Sales), adalah kegiatan dalam membujuk atau menarik pembeli untuk membeli, seperti pengiklanan, promosi, tenaga penjual, quota dan harga. Pelayanan (Service), adalah kegiatan yang diasosiasikan dengan penyediaan layanan untuk meningkatkan dan mempertahankan nilai produk, seperi instalasi, perbaikan, pelatihan dan penambahan produk.
Masing masing kegiatan/aktivitas mungkin sangat penting, tergantung pada industrinya. Untuk perusahaan dibidang jasa, pelayanan terhadap pelanggan menjadi sesuatu yang sangat vital dalam operasi perusahaan tersebut.
2.1.9.2
Aktivitas Pendukung (Support Activities) Secara umum, aktivitas pendukung dalam rantai nilai terbagi dalam 4 kategori kegiatan: 1. Procurement,
mengacu pada fungsi pembelian seperti
pembelian bahan mentah, persedian dan jenis jenis barang lainnya yang dapat dijadikan aset seperti mesin-mesin, perlengkapan laboratorium, kantor dan bangunan. 2. Technology Development, terdiri dari berbagai kegiatan yang dapat dikelompokkan ke dalam usaha untuk meningkatkan produk dan proses. Pengembangan teknologi sangat penting untuk keunggulan kompetitif dalam semua industri. 3. Human manusia
Resource meliputi
Management, pengelolaan kegiatan
rekrutmen,
sumberdaya pelatihan,
pengembangan SDM. 4. Firm Infrastructure , aktivitas infrastruktur perusahaan terdiri dari
sejumlah
aktivitas
termasuk
pengelolaan
umum,
perencanaan, keuangan, accounting dan manajemen kualitas.
17
2.1.10 PEST (Politik, Ekonomi, Sosial, dan Teknologi) Menurut Ward dan Pepper (2002:70), analisis PEST adalah analisis terhadap faktor lingkungan eksternal yang ada di perusahaan yang mencakup : 1. Politik Aspek Politik dalam metode PEST menjelaskan hal-hal yang berkaitan dengan kebijakan-kebijakan pemerintah terhadap proses bisnis perusahaan. Faktor legal yang dapat digolongkan kepada aspek politik merupakan hukum atau undang-undang yang berkaitan dengan proses bisnis. Beberapa contoh dari aspek politik, yaitu :
1. Kebijakan tentang pajak 2. Peraturan tenaga kerja 3. Peraturan daerah 4. Peraturan Pemerintah 5. Stabilitas politik
2. Ekonomi Aspek Ekonomi dalam metode PEST menjelaskan tentang pengaruh kondisi ekonomi terhadap proses bisnis perusahaan, seperti kebijakan moneter, standar nilai inflasi dan deflasi Negara. Beberapa contoh dari aspek ekonomi, yaitu : 1. Pertumbuhan ekonomi 2. Tingkat suku bunga 3. Standar nilai tukar 4. Tingkat inflasi
3. Sosial Aspek sosial dalam metode PEST menjelaskan tentang dampak kondisi sosial terhadap strategi perusahaan dalam menjalankan proses bisnis dan halhal yang berkaitan dengan aspek sosial. Beberapa contoh dari aspek sosial, yaitu : 1. Tingkat pendidikan masyarakat 2. Kondisi lingkungan sosial 3. Tingkat pertumbuhan penduduk
18
4. Kondisi lingkungan kerja
4. Teknologi Aspek teknologi dalam metode PEST menjelaskan tentang kondisi teknologi yang terus berkembang memberikan pengaruh bagi perusahaan. Perusahaan
berlomba-lomba
memanfaatkan
teknologi
dalam
mengembangkan produk dan jasa agar mendapatkan keuntungan dan keunggulan kompetitif. Beberapa contoh dari aspek teknologi, yaitu :
1. Teknologi yang mendukung proses bisnis 2. Tingkat kemajuan teknologi 3. Automatisasi 4. Aktifitas penelitian dan pengembangan
PEST digunakan untuk membantu menilai kondisi eksternal dari suatu organisasi. Analisis PEST adalah kerangka untuk menilai situasi, posisi, arah dan rencana pemasaran. Melalui analisis ini dapat disimpulkan beberapa peluang dan ancaman bagi perusahaan.
2.2
Teori Khusus 2.2.1 Pengertian Enterprise Architecture Dalam perencanaan strategi sistem informasi dan teknologi di organisasi membutuhkan kerangka kerja yaitu Enterpirse Architecture. Menurut dari beberapa ahli Enterpirse Architecture adalah sebagai berikut: Istilah “Enterpirse Architecture” kemungkinan besar berasal dari Steven Spewak, Ph.D. dalam bukunya yang berjudul: “Enterpirse Architecture Planning” yang diterbitkan oleh John Wiley & Sons pada tahun 1992. Menurut Bernard (2012:31), Enterpirse Architecture didefinisikan sebagai analisis dan dokumentasi keadaan saat ini dan keadaan masa depan sebuah perusahaan dari perspektif strategi terintegrasi, bisnis, dan teknologi.
19
Ide dari Enterpirse Architecture adalah mengintegrasikan strategi, bisnis, dan teknologi (Bernard, 2012:33).
EA = Strategi + Bisnis + Teknologi
Gambar 2.2 Ide dasar “Enterprise Architecture” (Bernard, 2012:33)
Peranan Enterpirse Architecture adalah untuk meningkatkan unjuk kerja perusahaan dengan memungkinkan perusahaan untuk melihat dirinya sendiri dalam hal pandangan holistik dan terintegrasi terhadap arah strategi, praktek bisnis, aliran informasi dan sumber daya teknologi. Komponen Enterpirse Architecture biasanya mencakup empat kunci elemen: 1. Proses bisnis inti – perusahaan kunci yang menciptakan kemampuan yang digunakan perusahaan untuk menjalankan model operasi dan menciptakan peluang pasar. 2. Berbagi data – data yang mendorong proses inti. 3. Menghubungkan dan otomatisasi teknologi – perangkat lunak, perangkat keras, dan teknologi jaringan menyediakan link antara aplikasi (aplikasi sendiri adalah bagian dari arsitektur TI, tetapi cara aplikasi akan menghubungkan bersama-sama merupakan bagian dari gambaran yang lebih besar dari arsitektur Enterprise). 4. Kelompok pelanggan – cara pelanggan yang akan dilayani oleh arsitektur.
20
2.2.1.1
Pendekatan lengkap untuk Enterpirse Architecture Pendekatan EA yang lengkap harus mencakup enam elemen inti, yang harus dirancang untuk bekerja bersama-sama.
Gambar 2.2 Pendekatan lengkap untuk EA (Bernard, 2012:36)
a. Architecture Governance (Tata kelola arsitektur) Elemen dasar pertama adalah "Governance" atau “tata kelola” yang mengidentifikasi perencanaan, pengambilan keputusan, dan proses pengawasan dan kelompok yang akan menentukan bagaimana Enterpirse architecture ini dikembangkan dan dikelola sebagai bagian dari tata kelola secara keseluruhan suatu perusahaan. b. Architecture Framework (Kerangka kerja arsitektur) Elemen dasar kedua adalah "Framework" atau “kerangka kerja” yang mengidentifikasi lingkup keseluruhan arsitektur dan jenis dan hubungan dari berbagai tingkat sub-arsitektur, rangkaian (threads) dan sudut pandang lain.
21
Gambar 2.3 Kubus EA3 (Bernard, 2012:41)
c. Implementation Methodology (Metodologi Implementasi) Elemen dasar ketiga adalah "Methodology" atau metodologi yang merupakan langkah-langkah spesifik untuk membangun dan memelihara program EA, melalui pendekatan yang dipilih.
Gambar 2.4 Metode implementasi EA 20 langkah dari Bernard (Bernard, 2012:91-93)
22
d. Documentation Artifacts (Dokumentasi Artefak) Elemen dasar keempat adalah "Artifacts" atau Dokumentasi Artefak yang mengidentifikasi jenis dan metode dokumentasi yang akan digunakan dalam setiap sub-area arsitektur, termasuk analisis strategis, rencana bisnis, pengendalian internal, kontrol keamanan, dan model alur kerja, basis data, sistem, dan jaringan.
e. Architecture Repository (Penyimpanan Arsitektur) Elemen dasar kelima adalah "Repository" atau Penyimpanan yang meliputi situs web EA, basis data dokumentasi, dan aplikasi piranti lunak (tools) yang digunakan untuk pemodelan, analisis, dan pelaporan. Tabel. 2.3 Simbol EA Repository
(Bernard, 2012:48)
23
f. Associated Best Practices (Praktek Terbaik yang terkait) Elemen dasar keenam adalah "Associated Best Practices" atau Praktek Terbaik yang Terkait merupakan cara yang telah terbukti untuk mengimplementasikan bagian dari arsitektur keseluruhan.
Gambar 2.5 EA dan praktek terbaik (Bernard, 2012:35)
2.2.1.2
Dokumentasi Enterprise Architecture Dokumentasi EA dapat dipenuhi dengan mengikuti enam elemen standar:
1. Enterprise Architecture documentation framework Kerangka kerja dokumentasi EA mengidentifikasi ruang lingkup arsitektur yang akan didokumentasikan dan membangun hubungan antar area arsitektur. Ruang lingkup kerangka kerja ini tercermin melalui desain geometrik dan daerah yang diidentifikasi untuk dokumentasi. Kerangka kerja ini menciptakan sebuah kumpulan pandangan abstraksi dari suatu
perusahaan
dengan
cara
mengorganisasi informasi arsitektur.
mengumpulkan
dan
24
Gambar 2.6 Cube Analysis & Design Framework (Bernard, 2012:41)
2. EA Components
Komponen EA adalah tujuan, proses, standar, dan sumber daya yang dapat diubah dan juga dapat diperluas pada seluruh perusahaan atau yang ada dalam garis bisnis (LOB) tertentu.
25
Gambar 2.7 Simbol Komponen-komponen EA (Bernard, 2012:43) 3. Tampilan arsitektur yang berjalan Current architecture atau Arsitektur saat ini pada dasarnya adalah sebuah kumpulan dari artefak EA yang mendokumentasikan komponen-komponen EA dalam seluruh perusahaan yang ada pada saat sekarang. 4. Tampilan arsitektur di masa depan Future architecture atau Arsitektur Masa Depan adalah komponen EA saat ini yang sudah diperbaiki atau modifikasi agar bisa menutupi kekurangan yang dimiliki sistem saat ini ataupun ingin kebutuhan operasional ataupun solusi teknik yang baru (Bernard, 2012:165).
26
Gambar 2.8 Drivers of Architectural Change (Bernard, 2012:44)
5. Pengembangan rencana Enterprise Architecture management Rencana pengelolaan EA adalah dokumen yang hidup yang sangat penting untuk menyadari manfaat dari EA sebagai program manajemen. Bagaimana perusahaan akan terus bergerak dari arsitektur saat ini untuk arsitektur masa depan adalah sebuah perencanaan yang signifikan dan tantangan manajemen, terutama jika sumber daya TI yang mendukung fungsi bisnis utama diganti atau ditingkatkan. 6. Threats (beberapa area yang umum untuk semua tingkat pada framework) Dokumentasi EA meliputi 'threat' atau ‘rangkaian’ dari kegiatan umum yang ada dalam semua tingkatan dari kerangka kerja. Rangkaian tersebut termasuk keamanan terkait TI, standar, dan pertimbangan tenaga kerja.
1. IT Security (Keamanan TI) – Keamanan paling efektif jika
merupakan
bagian
integral
dari
program
manajemen EA dan metodologi dokumentasi.
2. IT Standards (Standar TI) – Salah satu fungsi yang paling penting dari EA adalah menyediakan standar teknologi yang terkait di semua tingkat kerangka EA.
27
3. IT Workforce (Tenaga kerja IT) – Mungkin sumber daya terbesar yang yang dimiliki perusahaan adalah orang. 2.2.2 Strategic Plan Menurut membutuhkan
(Bernard, 2012:121), Perencanaan Strategi yang
kebijakan
tingkat
tinggi
dan
dokumen
perencanaan
perusahaan yang menggunakan arah strategi kompetitif, dan tujuan terpenting mengadakan program-program proyek (inisiatif strategi) yang menjadi rencana strategi dalam mencakup periode masa depan perusahaan untuk 3-5 tahun mendatang.
Gambar 2.9 Strategy Plan (Bernard, 2012:121) Isi dari artifak perencanaan strategi adalah: 1. Visi dan misi. 2. Ringkasan analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat). 3. Mengembangkan diagram CONOPS
(Concept of Operation
Scenario). 4. Mengembangkan strategi kompetitif umum. 5. Pernyataan pengarahaan strategi. 6. Mengidentfikasikan tujuan strategi. 7. Mengidentifikasikan inisiatif strategi.
28
2.2.2.1 Concept of Operations Scenario & Diagram Concept of Operations Scenario Sebuah konsep scenario operasi adalah dokumen narasi yang menjelaskan bagaimana perusahaan beroperasi saat ini atau akan beroperasi beberapa tahun dalam waktu yang diberikan faktor-faktor tertentu internal dan eksternal menyatakan diidentifikasi dalam analisis SWOT. Concept of Operations Diagrams Ssebuah konsep operasi (CONOPS) diagram ini adalah deskripsi tingkat tinggi grafis dari bagaimana perusahaan fungsi, baik secara keseluruhan, atau di daerah tertentu yang menarik.
Gambar 2.10 Diagram CONOPS (Bernard, 2012:287)
29
2.2.2.2 Produk dan Layanan Bisnis (Products and Services) Produk dan layanan bisnis adalah tingkat kedua dari kerangka kerja EA³ yang mengidentifikasi sebuah layanan produk bisnis dalam perusahaan dan kontribusi teknologi untuk mendukung proses tersebut. Istilah ‘layanan bisnis’ yang digunakan untuk proses sesungguhnya dalam mencapai misi dan tujuan perusahaan, apakah untuk bersaing atau menyelesaikan sektor swasta, melakukan pelayanan
umum,
pendidikan,
kesehatan,
atau
memberikan
kemampuan pertahanan (Bernard, 2012:112).
2.2.5 Business Plan Business Plan adalah perencanaan bisnis yang menghasilkan sebuah fungsi bisnis dan strategi keuangan yang akan menentukan strategi tujuan perusahaan dan inisistif. Business plan memiliki beberapa item yang menudukung dan sering kita jumpa (Bernard, 2012:289), yaitu: 1. Business overview 2. Executive team profile 3. Relationship of business activities to strategic goal 4. Organizational structure 5. Market outlook and competitive strategy 6. Business cycles 7. Capitalization strategy 8. Financial strategy 9. Current financial status summary 10. Business partnerships and alliances
2.2.6
Node Connectivity Diagram Node Connectivity Diagram menampilkan node-node atau simpul-simpul operasional, aktifitas performa setiap simpul, memiliki hubungan antar simpul ke simpul, dan pertukaran informasi. Tujuan
30
dari diagram ini ingin menunjukan tingkatan atas terhadap siapa yang mengoperasikan grup-grup terhadap perusahaan untuk saling berbagi informasi (Bernard 2012:290). 2.2.7 Swim Lane Process Diagram Swim
Lane
Process
Diagram
adalah
diagram
yang
menggambarkan sebuah aktivitas setiap pemegang saham yang terlibat dalam proses bisnis perusahaan dan waktu interaktif. Diagram Swim lane process merangkai aktivitas pemegang saham dengan baris, dan kerangka waktu dalam kolom, lalu menampilkan aktivitas dengan simbologi alur dat.
Gambar 2.11 Simbol Swim Lane Process Diagram (Bernard, 2012:291)
2.2.8 Business Process Diagram Business Process Diagram adalah sebuah diagram yang menampilkan node-node operasional, termasuk bagaimana tindakan setiap aktivitas yang saling berhubungan dengan yang lain dan saling bertukar informasi. Tujuan dari diagram ini untuk menentukan tingkat tertinggi yang mengoperasikan grup-grup dalam perusahaan dan bagaimana dalam berbagi informasi yang menggambarkan setiap
31
aktivitas proses bisnis perusahaan termasuk setiap tingkatan aktivitas dan hubungan antar aktivitas di dalam proses bisnis perusahaan.
Gambar 2.12 Hubungan Aktivitas dengan Input, Control, Output dan Mekanisme (Bernard, 2012:292)
1. Input : barang / produk yang dapat memicu untuk melakukan sebuah aktivitas dan diubah, dikonsumsi, atau menjadi bagian. 2. Control : Mengatur segala aktivitas yang biasanya menentukan kapan / bagaimana sebuah proses akan dilakuakan. 3. Output : Hasil dari diproduksi oleh aktivitas yang memiliki alasan mengapa proses dilaksanakan. 4. Mechanisms : sistem, manusia, dan peralatan yang digunakan untuk melakukan aktivitas.
2.2.9 Usecase Narrative and Diagram Usecase
Narrative
and
Diagram
adalah
diagram
yang
menggambarkan pemegang saham, peraturan bisnis, sistem dan layanan,
32
dan aplikasi yang diidentifikasi sebagai pengembangan kebutuhan solusi teknologi (Bernard, 2012:294).
Gambar 2.13 Simbol Use Case Diagram (Bernard, 2012:294)
2.2.10 Data and Information Data mengoptimalkan dan pertukaran informasi adalah tujuan sekunder dari struktur. Tingkat ketiga dari kerangka struktur perusahaan dimaksudkan untuk mendokumentasikan bagaimana informasi saat ini sedang digunakan dalam perusahaan dan bagaimana masa depan arus informasi akan terlibat.
33
EA Artifact : 1. Object State Transition Diagram State Transition Diagram menggunakan notasi dari UML untuk menunjukkan bagaimana siklus hidup objek data tertentu, diagram ini menunjukkan perubahan atribut, link, dan atau perilaku (x) dari eksternal yang memicu perubahan dalam state.
Gambar 2.14 Simbol UML (Bernard, 2012:298)
2. Logical Data Model Logical Data Model dapat dikembangkan dengan menggunakan metode terstruktur tradisional dan simbologi (diagram hubungan entitas), atau satu dapat menggunakan metode object-oriented dan simbologi dari UML, yang menghasilkan diagram kelas dan atau diagram objek.
34
Gambar 2.15 Simbol Logical Data Model (Bernard, 2005:308)
35
3. Data Dictionary Data Dictionary adalah sebuah kamus data yang menyediakan daftar komperhensif dari entitas data yang dikumpulkan dan dirawat oleh perusahaan, termasuk atribut standard, kunci, dan hubungan dari setiap data (Bernard, 2005:311).
2.2.11
Systems and Applications Tingkat keempat dari kerangka arsitektur perusahaan dimaksudkan
untuk mengatur dan mendokumentasikan kelompok saat ini dari sistem informasi,
dan
aplikasi
bahwa
perusahaan
menggunakannya
untuk
memberikan kemampuan TI. EA Artifacts: 1. Systems Communication Description Artefak S-2 pujian S-1 diagram sistem antarmuka dengan memberikan deskripsi tentang bagaimana data adalah
deskripsi
tentang
bagaimana
data
yang
dikomunikasikan antara sistem berpikir perusahaan, dan termasuk spesisfik tentang link, jalur jaringan dan media.
Gambar 2.16 Simbol System Communication Diagram (Bernard, 2012:305)
36
2. Systems Data Flow Diagram Systems Data Flow Diagram yang lebih dikenal sebagai diagram aliran data dan dimaksudkan untuk menunjukkan proses dalam sistem yang pertukaran data, dan bagaimana pertukaran terjadi Systems Data Flow Diagram pujian diagram 4-B proses bisnis, dan bisa diurai untuk menunjukkan detail tambahan.
Gambar 2.17 Simbol System Data Flow Diagram (Bernard, 2012:307)
3. Web Application Diagram Diagram aplikasi web menunjukkan hubungan logis antara layanan berbasis web informasi, dalam perawatan ini menunjukkan diagram rinci layanan yang berinteraksi melalui
protokol
mempromosikan data.
standar
dan
interface
platform-independen
yang
persimpangan
37
Gambar 2.18 Simbol Web Application Diagram (Bernard, 2012:312)
2.2.12
Security / Standards / Workforce
Security Keamanan adalah hal yang paling efektif bila bagian integral dari program manajemen EA dan metodologi dokumentasi. Sebuah Program Keamanan yang komperehensif TI telah fokus pada beberapa elemen yang termasuk: informasi, personil, operasi dan fasilitas. Agar lebih efektif, keamanan TI harus bekerja di semua tingkat dari kerangka EA dan di dalam semua komponen EA.
Standards Salah satu fungsi paling penting dari EA adalah menyediakan standar teknologi yang terkait di semua tingkatan dari kerangka EA. EA harus dapat diterima internasional, nasional, dan standar industri dalam rangka untuk mempromosikan penggunaan non-proprietary commercial solution dalam komponen EA. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan integrasi komponen
38
EA, serta lebih baik mendukung komponen yang digantikan atau dikeluarkan bila diperlukan.
Workforce Salah satu sumber daya terbesar yang dimiliki perusahaan adalah sumber daya manusia. Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa staf TI terkait keterampilan, dan persyaratan pelatihan yang mengidentifikasikan beberapa level dalam kerangka EA dan solusi yang sesuai adalah yang tercermin dalam arsitektur masa depan. Rencana tenaga kerja TI mungkin adalah cara terbaik untuk mengartikulasikan bagaimana modal manusia akan dipekerjakan dalam memungkinkan kemampuan teknologi, yang mendasari layanan bisnis dan arus informasi.
EA Artifacts: 1. Security and Privacy Plan Rencana keamanan menyediakan deskripsi secara rinci dari program keamanan yang berlaku di seluruh perusahaan. Yang termasuk security and privacy plan meliputi: fisik, data, personil, dan elemen keamanan operasional dan prosedur.
2. Technology Forecast Perkiraan teknologi didukung dan berkaitan dengan profil standar teknologi. Dokumen perkiraan teknologi diharapkan dapat melakukan perubahan dalam standar dimana untuk memperkirakan perubahan masa depan yang terjadi maupun yang akan terjadi.
3. Workforce Plan Rencana tenaga kerja memberikan gambaran tingkat tinggi tentang bagaimana sumber daya manusia dikelola di seluruh perusahaan rencana tenaga kerja termasuk strategi
untuk
mempekerjakan,
retensi,
dan
39
pengembangan
profesional
di
tingkat
eksekutif
manajemen, dan staf dari perusahaan.
4. Organization Chart Bagan organisasi menunjukkan bagaimana posisi dan personil diatur dalam diagram hirarkis atau format matrik, bagan organisasi membantu menunjukkan jalur kewenangan, hubungan kerja, serta kepemilikan sumber daya, produk, dan proses.
5. Knowledge and Skill Profile Pengetahuan dan keahlian dalam suatu struktur organisasi menyediakan detail-detail dalam penyimpanan pengetahuan dan keahlian apa yang harus diketahui dan dapat dilakukan oleh tiap karyawan di suatu perusahaan.
2.2.13 EA Implementation Methodology Menurut Bernard (2005:85), Metodologi implementasi EA membahas pembentukan program EA baru dan dokumentasi.Metode implementasi EA ini juga berupa peremajaan program EA yang sudah ada, namun tidak produktif, atau mengubah metode pendekatan, dan personel inti. Metode implementasi ini terdiri dari empat fase, yaitu:
1) EA Program Establishment. Fase pertama ini didesain untuk menandakan bahwa program EA telah dimulai, mengidentifikasi, dan menyampaikan rencana implementasi EA kepada pihak eksekutif dan stakeholdersuntuk mendapatkan buy in dan dukungan.
2) EA Framework and Tool Selection Fase kedua ini terjadi pada saat susunan awal dokumentasi EA dikembangkan. Fase ini dimulai dengan pemilihan dari dokumentasi EA yang akan mengidentifikasikan ruang lingkup dari sebuah arsitektur, dan
40
membantu pemilihan teknik untuk pemodelan current view, mengembangkan rencana ke depan dan asociated modelling. 3) Documentation of the EA Aktifitas di dalam fase ketiga ini adalah pengembangan dari EA terjadi dalam bentuk dokumentasi dari artefak.Fase ini termasuk menganalisa dan mendokumentasikan strategi, bisnis, informasi, layanan dan infrastruktur perusahaan yang sedang berjalan.
4) Use and Maintain the EA Fase keempat ini adalah serangkaian aktifitas yang sedang berjalan, yang mempromosikan kegunaan dari informasi EA oleh semua pemegang kepentingan dan menetapkan siklus tahunan untuk perubahan.Pada tahap ini, nilai dari sebuah program EA direalisasikan sebagai perencanaan dan dasar untuk mengambil keputusan dalam perusahaan.
2.2.14 EA Repository Menurut Bernard (2012:48), EA Repository adalah dimaksudkan untuk memberikan jenis akses mudah dengan menjadi “One-stop-shop” untuk semua dokumen yang mengisi berbagai tingkat dari kerangka EA. Salah satu aspek yang berharga dimiliki pendekatan EA repository ini adalah bahwa berbagai tingkat perusahaan dapat melihat perspektif lengkap bisnis dan teknologi, yang mereka nyatakan tidak mungkin dapat terlihat.Jika batas akses yang diinginkan, maka sel-sel tertentu atau kelompok sel dapat dilindungi password.
41
2.3 Kerangka Berpikir
Melakukan Pengumpulan Data ke Perusahaan
Current Architecture - Goals & Initiative - Product & Service - Data & Information - System & Application - Network & Infrastructure
Menganalisa dan mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan
Membangun beberapa scenario operasi bisnis/teknologi yang akan datang
Menentukan asumsi rencana untuk setiap skenario yang akan datang
Menggunakan scenario dan pembaharuan untuk mendokumentasikan komponen ke dalam semua area kerangka kerja
Membangun sebuah EA Management Plan untuk menyusun rencana perubahan di dalam EA
Gambar 2.19 Kerangka Berpikir
42
