BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi adalah subsistem dari sistem informasi manajemen
yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan yang didapatkan dari proses transaksi akuntansi rutin (Rama dan Jones, 2006, p5). Sedangkan menurut O'Brien (2008, p361), sistem informasi akuntansi adalah sistem informasi yang mencatat dan melaporkan berbagai transaksi bisnis dan kegiatan ekonomi lainnya. Sistem informasi akuntansi dirancang untuk fungsi akuntansi sehingga dapat membuat pekerjaan lebih sederhana. Sistem informasi akuntansi memproses data dan transaksi untuk menyediakan informasi yang dapat membantu pengguna dalam proses perencanaan, pengendalian, operasional, dan pengambilan keputusan di perusahaan (Medina, Jimenez, Mora dan Abrego, 2014). Sistem informasi akuntansi merupakan sistem untuk mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data-data akuntansi sehingga dapat menghasilkan informasi yang berguna bagi para pengambil keputusan. Sistem ini merupakan sistem yang paling banyak digunakan oleh perusahaan untuk mencatat dan melaporkan arus dana melalui pembuatan laporan keuangan. Sistem informasi akuntasi dapat dilakukan dengan menggunakan kertas, menggunakan teknologi informasi, atau pun keduanya. Apapun pilihannya, prosesnya tetap sama, yaitu melakukan proses pengumpulan, pengolahan, dan pelaporan data yang menghasilkan informasi keuangan yang relevan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan manajemen.
Gambar 2.1 The Accounting Information System Processes Data to Produce Information for Decision Makers. Sumber: Romney dan Steinbart (2012, p30)
7
8 Berdasarkan pengertian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah sistem yang berfungsi untuk mengumpulkan, mencatat, menyimpan, mengolah, dan melaporkan berbagai transaksi bisnis yang berasal dari transaksi akuntansi rutin untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi para pengambil keputusan dengan cara melaporkan arus dana melalui laporan keuangan yang dibuat dengan menggunakan kertas, teknologi informasi, atau pun keduanya.
2.1.1 Komponen Sistem Informasi Akuntansi Menurut Romney dan Steinbart (2012, p30) terdapat enam komponen dalam sistem informasi akuntansi. Komponen-komponen tersebut adalah: 1.
People Orang yang bertugas untuk mengoperasikan sistem dan menjalankan berbagai fungsi.
2.
Procedures and Instructions Prosedur dan instruksi digunakan untuk mengumpulkan, memproses dan menyimpan data mengenai kegiatan-kegiatan perusahaan.
3.
Data Data berisi informasi mengenai perusahaan dan proses bisnis perusahaan.
4.
Software Perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data perusahaan.
5.
Information Technology Infrastructure Infrastruktur Teknologi Informasi merupakan peralatan pendukung dan perangkat jaringan komunikasi yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi
6.
Internal Controls and Security Measures Kontrol internal dan langkah-langkah keamanan dilakukan untuk menjaga keamanan data di dalam sistem informasi akuntansi.
Menurut Romney dan Steinbart (2012, p30), keenam komponen yang disebutkan diatas memungkinkan sistem informasi akuntansi memenuhi tiga fungsi bisnis, yaitu:
9 1.
Mengumpulkan dan Menyimpan Data Dalam melakukan pengumpulan data, perusahaan harus memiliki orang yang mampu mengoperasikan sistem dan bersedia mengikuti prosedur dan instruksi yang ada untuk mengumpulkan, memproses dan menyimpan data-data perusahaan. Dengan keberadaan peralatan pendukung, seperti komputer, dan dibantu oleh perangkat lunak, proses bisnis perusahaan dapat dilakukan lebih efektif dan efisien. Kontrol internal dan langkah-langkah keamanan akan memastikan data tidak dapat diakses oleh pihak-pihak yang tidak berkepentingan untuk menghindari kecurangan-kecurangan yang mungkin terjadi.
2.
Mengubah Data Menjadi Informasi Orang yang bertugas untuk mengoperasikan sistem dengan mengikuti prosedur dan instruksi diwajibkan untuk menyimpan semua data-data perusahaan ke dalam peralatan pendukung, dengan menggunakan perangkat lunak, untuk mengolah dan mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi perusahaan dalam melakukan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan evaluasi kegiatan perusahaan, sumber daya dan personil. Kontrol internal dan langkah-langkah keamanan akan memastikan informasi tidak dapat diakses oleh pihak-pihak yang tidak berkepentingan untuk menghindari kecurangankecurangan yang dapat menyebabkan kerugian dan kehilangan data penting perusahaan.
3.
Menyediakan Pengendalian untuk Menjaga Aset dan Data Perusahaan Kontrol internal dan langkah-langkah keamanan akan memastikan informasi tidak dapat diakses oleh pihak-pihak yang tidak berkepentingan untuk menjaga aset dan data perusahaan dari kehilangan. Untuk itu, diperlukan orang yang mampu mengoperasikan sistem dan bersedia mengikuti prosedur dan instruksi yang ada untuk memproses dan menyimpan data dengan menggunakan peralatan pendukung, seperti komputer, dengan dibantu perangkat lunak.
2.1.2 Manfaat Sistem Informasi Akuntansi Dalam pelaksanaan, sistem informasi akuntasi memiliki manfaat. Manfaat sistem informasi akuntansi menurut Rama dan Jones (2006, p6) adalah:
10 1.
Memproduksi Laporan Eksternal Perusahaan menggunakan sistem informasi akuntansi untuk memenuhi kebutuhan informasi investor, kreditor, pemungut pajak, lembaga regulator, dan lain-lain. Format dan konten yang diperlukan untuk pembuatan laporan relatif sama sehingga otomatisasi dapat dilakukan pada proses pelaporan dan menyebabkan laporan eksternal dapat dihasilkan lebih mudah dan cepat.
2.
Mendukung Kegiatan Rutin Sistem informasi akuntansi memiliki kelebihan dalam menangani transaksi berulang sehingga dapat membantu manajer menangani aktivitas rutin selama siklus operasi perusahaan. Dengan penggunaan teknologi yang mendukung kinerja sistem informasi akuntansi, efisiensi bisnis dapat lebih ditingkatkan.
3.
Pendukung Pengambilan Keputusan Informasi juga diperlukan untuk mendukung keputusan tidak rutin, seperti mengetahui produk yang paling banyak dibeli. Informasi ini penting untuk perencanaan produk baru sehingga produksi dapat dilakukan dalam jumlah banyak. Permintaan yang tidak standar menuntut data query fleksibel, sehingga penggunaan query akan mempermudah pengambilan keputusan.
4.
Perencanaan dan Pengendalian Sistem informasi diperlukan untuk perencanaan dan pengendalian aktivitas. Informasi tentang anggaran dan biaya standar disimpan oleh sistem, sehingga pengguna dapat membandingkan anggaran dan realisasi dengan mengekstraksi data historis dari database dan menggunakan program lain untuk meramalkan pertumbuhan dan arus kas.
5.
Menerapkan Pengendalian Internal Pengendalian internal meliputi kebijakan, prosedur dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset perusahaan dan memastikan data keuangan akurat. Pembangunan kontrol akan membantu perusahaan mencapai tujuan tersebut. Perancangan dapat memeriksa kesalahan dan mencegah beberapa jenis entri data yang akan melanggar aturan yang ditetapkan secara otomatis.
2.1.3 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Salah satu tujuan dari pengembangan sistem informasi akuntansi adalah menambah nilai bagi perusahaan (Romney dan Steinbart, 2012, p31). Sistem informasi akuntansi dapat menambah nilai bagi perusahaan dengan cara:
11 1.
Meningkatkan Kualitas dan Mengurangi Biaya Produk dan Jasa Sistem informasi akuntansi memantau kinerja suatu mesin sehingga sistem akan segera memberitahu karyawan yang bertanggung jawab jika kinerja mesin berada di luar batas kualitas yang dapat diterima. Dengan adanya sistem informasi akuntansi, kualitas produk dapat terjaga dan biaya dapat ditekan.
2.
Meningkatkan Efisiensi Informasi yang tepat waku memungkinkan pendekatan just-in-time terjadi dikarenakan pendekatan ini membutuhkan informasi yang konstan, akurat, dan terbaru mengenai bahan baku persediaan dan lokasi bahan baku.
3.
Berbagi Pengetahuan Berbagi pengetahuan dan keahlian dapat meningkatkan operasional dan memberikan keunggulan kompetitif. Perusahaan dapat menggunakan sistem informasi mereka untuk berbagi praktik dan mendukung komunikasi antar kantor. Karyawan yang berada di kantor cabang dapat menggunakan database perusahaan untuk mengidentifikasi para ahli yang dapat memberikan bantuan, walaupun para ahli berada di kantor pusat, sehingga pengetahuan dan keahlian juga tersedia untuk kantor cabang.
4.
Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas Rantai Suplai Membiarkan pelanggan untuk mengakses persediaan dan entri pesanan penjualan secara langsung dapat mengurangi biaya penjualan dan biaya pemasaran, sehingga meningkatkan tingkat retensi pelanggan. Hal ini akan memperkecil harga jual sehingga harga produk dapat bersaing dengan produk sejenis.
5.
Memperbaiki Struktur Pengendalian Internal Sistem informasi akuntansi dengan struktur pengendalian internal yang tepat dapat melindungi sistem dari penipuan, kesalahan, kegagalan sistem dan bencana.
6.
Meningkatkan Pengambilan Keputusan Sistem informasi akuntansi mengakibatkan informasi yang diterima bersifat real time sehingga membantu perusahaan dalam meningkatkan pengambilan keputusan.
12 Pengambilan keputusan memiliki beberapa langkah yang harus dilalui, yaitu mengidentifikasi masalah, mengumpulkan dan menginterpretasikan informasi, mengevaluasi cara untuk memecahkan masalah, memilih metodologi solusi, dan mengimplementasikan solusi. Sistem informasi akuntansi dapat memberikan bantuan pada tahap pengambilan keputusan dengan cara membuat laporan yang dapat membantu pengguna dalam mengidentifikasi potensi masalah yang akan terjadi. Model keputusan dan alat analisis akan dipilih oleh pengguna. Bahasa query dapat mengumpulkan data yang relevan untuk membantu membuat keputusan. Tampilan grafis dapat membantu pembuat keputusan menginterpretasi model hasil keputusan, mengevaluasi, dan memilih alternatif tindakan yang akan digunakan. Sistem informasi akuntansi juga dapat memberikan feedback pada hasil tindakan.
2.1.4 Siklus-Siklus Transaksi Proses Bisnis Siklus-siklus transaksi proses bisnis dikelompokkan menjadi lima siklus aktivitas bisnis (Romney dan Steinbart, 2012, p27). Siklus-siklus transaksi tersebut adalah: 1.
Revenue Cycle Barang dan jasa dijual untuk menghasilkan uang tunai atau janji masa depan untuk menerima uang tunai.
2.
Expenditure Cycle Dimana perusahaan membeli persediaan untuk dijual kembali atau membeli bahan baku untuk digunakan dalam memproduksi produk-produk dalam pertukaran uang tunai atau janji masa depan untuk membayar uang tunai.
3.
Production/Conversion Cycle Dimana bahan baku diubah menjadi barang jadi.
4.
Human Resources/Payroll Cycle Dimana pegawai dipekerjakan, dilatih, dikompensasi, dievaluasi, dipromosikan dan diberhentikan.
5.
Financing Cycle Dimana perusahaan menjual saham perusahaan kepada investor dan meminjam uang dan investor dibayar dengan dividen dan bunga pinjaman.
13
Gambar 2.2 The AIS and Its Subsystems. Sumber: Romney dan Steinbart (2012, p27)
2.2
Siklus Pengeluaran Expenditure Cycle (siklus pengeluaran) adalah seperangkat kegiatan bisnis
yang berulang dan terkait operasi pengolahan informasi yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran untuk barang dan jasa (Romney dan Steinbart, 2012, p391).
14
Gambar 2.3 Context Diagram of the Expenditure Cycle. Sumber: Romney dan Steinbart (2012, p391)
Berdasarkan gambar diatas, dapat disimpulkan bahwa pertukaran informasi eksternal berasal dari vendor. Dalam perusahaan, informasi mengenai kebutuhan untuk melakukan pembelian mengalir ke siklus pengeluaran dari siklus pendapatan, siklus produksi, pengendalian persediaan dan berbagai departemen. Setelah barang diterima, pihak yang melakukan pembelian akan mendapatkan pemberitahuan terkait penerimaan barang. Pengeluaran data juga mengalir dari siklus pengeluaran ke buku besar dan sistem pelaporan untuk dimasukkan ke dalam laporan keuangan dan berbagai laporan manajemen yang diperlukan perusahaan. Tujuan utama dari siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan, pemeliharaan persediaan, dan berbagai jasa yang dibutuhkan perusahaan untuk menjalankan fungsinya. Untuk mencapai tujuan ini, manajemen harus membuat keputusan mengenai tingkat optimal persediaan yang akan ditanggung, vendor yang dapat memberikan kualitas, layanan dan harga terbaik, cara perusahaan mengkonsolodasi pembelian dilintas unit untuk memperoleh harga yang optimal, teknologi informasi yang akan digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi, cara perusahaan mempertahankan kas yang cukup untuk mengambil keuntungan dari penawaran vendor dan pengelolaan pembayaran untuk memaksimalkan arus kas.
15 Tujuan-tujuan tersebut akan tercapai jika perusahaan melakukan empat kegiatan siklus pengeluaran (Romney dan Steinbart, 2012, p392) yaitu: 1.
Melakukan pemesanan atas barang dan jasa (Ordering)
2.
Melakukan penerimaan atas barang dan jasa (Receiving)
3.
Melakukan persetujuan atas faktur vendor (Approving Supplier Invoice)
4.
Melakukan pengeluaran kas (Cash Disbursement)
Inv oice
16
Gambar 2.4 Level 0 Data Flow Diagram for the Expenditure Cycle. Sumber: Romney dan Steinbart (2012, p393)
17 Berdasarkan gambar diatas, dapat disimpulkan bahwa terdapat empat kegiatan pada siklus pengeluaran, yaitu pemesanan, penerimaan barang, persetujuan atas faktur vendor dan pengeluaran kas. Siklus produksi, pengendalian persediaan dan berbagai departemen dapat melakukan pemesanan dengan mengajukan purchase requisition ke bagian Purchasing. Setelah menerima purchase requisition, bagian Purchasing akan mencetak purchase order, dimana purchase order asli akan diberikan kepada vendor dan copy of purchase order akan diberikan kepada pihakpihak yang melakukan pembelian. Bagian Purchasing juga akan menerima back order dari siklus pendapatan jika barang tidak tersedia pada saat diperlukan. Pada saat melakukan pembelian, data-data akan disimpan di master vendor, persediaan, dan purchase order agar data dapat diakses oleh departemen terkait. Bagian Purchasing dapat mengambil data dari master persediaan dan vendor untuk memastikan bahwa jumlah persediaan sudah berada dibawah safety stock dan vendor available untuk melakukan pemesanan barang. Master data diperlukan oleh perusahaan karena memiliki banyak kelebihan, salah satunya adalah mempermudah dalam berbagi dan mengakses data. Pada saat penerimaan barang, data-data disimpan di master vendor, persediaan, dan purchase order sesuai dengan faktur dan barang yang telah diterima untuk meningkatkan integritas data. Bagian Warehouse dapat mengambil data dari master purchase order untuk memastikan bahwa jumlah barang yang dipesan dan diterima telah sesuai. Setelah barang diterima, bagian Warehouse harus mengirimkan receipt of items ke siklus pendapatan sehingga barang yang sudah diterima oleh bagian Warehouse dapat diambil dan digunakan oleh siklus pendapatan. Sementara itu, vendor akan mengirimkan goods and packing slip ke bagian Warehouse, setelah menerima purchase order dari bagian Purchasing. Goods and packing slip yang telah diterima, akan diproses lebih lanjut, sehingga dapat dibuat laporan terkait penerimaan barang. Goods and packing slip yang telah diproses oleh bagian Warehouse akan menghasilkan laporan dimana laporan tersebut akan dikirim ke bagian Accounting. Vendor akan mengirim invoice dan master purchase order akan memberikan data purchase order kepada bagian Accounting agar dapat membandingkan data dari vendor dan juga data dari master purchase order. Setelah mengecek kedua data tersebut, maka bagian Accounting akan menerima invoice dan purchase order dan menyimpannya di master accounts payable dan general ledger serta membuat voucher untuk melakukan pembayaran.
18 Bagian Treasury akan melakukan pembayaran kepada vendor dan menyimpan data tersebut ke dalam master general ledger dan accounts payable. Bagian Treasury dapat melakukan pengecekan terhadap master accounts payable untuk mengetahui status pembayaran karena pembayaran di setiap perusahaan, tidak hanya dilakukan secara tunai, namun dapat juga dilakukan secara kredit.
2.2.1 Pemesanan Barang atau Jasa Aktivitas bisnis utama pada siklus pengeluaran adalah melakukan pemesanan atas barang dan/atau jasa. Dalam melakukan pemesanan, perusahaan harus mengidentifikasi apa, kapan dan berapa banyak barang yang harus dibeli, kemudian memilih vendor yang akan ditunjuk untuk menyediakan barang dan/atau jasa. Dalam menentukan apa, kapan dan berapa banyak barang yang harus dibeli, kebanyakan perusahaan menggunakan pendekatan tradisional untuk mengelola persediaan sehingga produksi dapat terus berjalan tanpa gangguan walaupun vendor terlambat dalam melakukan pengiriman. Pendekatan tradisional ini biasa disebut Economic Order Quantity (EOQ) karena pendekatan ini berdasarkan pada perhitungan pesanan optimal yang dapat meminimalkan biaya pemesanan, biaya penyimpan dan biaya kekurangan persediaan. Biaya Pemesanan (Ordering Costs) mencakup semua biaya yang berhubungan dengan proses transaksi pembelian. Biaya pemesanan akan dikeluarkan mulai dari pemesanan hingga tersedianya barang tersebut. Biaya-biaya yang termasuk dalam biaya pemesanan adalah biaya persiapan pemesanan, biaya pemesanan, biaya penerimaan barang yang dipesan, biaya penyelesaian pembayaran pesanan, dan lain sebagainya. Biaya Penyimpanan (Carrying Costs) adalah biaya yang terkait dengan peralatan dan fasilitas yang digunakan untuk memproduksi barang. Biaya-biaya yang termasuk dalam biaya penyimpanan adalah biaya sewa gudang, biaya administrasi pergudangan, biaya tenaga kerja di gudang, biaya listrik, air dan telepon, biaya modal yang ditanam dalam persediaan, biaya pemeliharaan bahan, biaya asuransi, biaya kerusakan/keusangan barang, dan lain sebagainya. Biaya Kekurangan Persediaan (Stockout Costs) adalah biaya yang muncul karena tidak tersedianya barang pada waktu yang diperlukan. Biaya-biaya yang termasuk dalam biaya kekurangan persediaan adalah biaya barang yang hilang, biaya pemesanan khusus, biaya keterlambatan produksi, dan lain sebagainya.
19 Economic Order Quantity (EOQ) adalah jumlah persedian yang dipesan pada satu waktu untuk meminimalkan biaya persediaan tahunan (Carter, 2006, p9-11). Jika perusahaan melakukan pembelian barang dalam jumlah banyak, maka biaya penyimpanan tinggi karena investasi persediaan rata-rata cukup besar. Sebaliknya, jika pembelian dilakukan dalam jumlah sedikit namun sering, maka biaya pemesanan akan mahal. Oleh karena itu, kuantitas optimal untuk memesan pada waktu tertentu ditentukan dengan menyeimbangkan kedua faktor tersebut, yaitu biaya penyimpanan dan biaya pemesanan. Hitungan diferensial memungkinkan untuk menghitung EOQ dengan menggunakan informasi mengenai jumlah yang diperlukan, harga satuan, persentase biaya penyimpanan dan biaya per pesanan. Salah satu rumus EOQ berdasarkan Carter (2006, p9-12) adalah sebagai berikut:
EOQ =
Economic Order Quantity
RU
=
Annual Required Units
CO
=
Cost per Order
CU
=
Cost per Unit of Material
CC
=
Carrying Cost Percentage
Rumus EOQ membahas masalah kuantitas perencanaan persediaan dan juga waktu dilakukannya pemesanan. Waktu pemesanan dikendalikan oleh tiga faktor, yaitu waktu yang diperlukan untuk pengiriman, tingkat penggunaan persediaan, dan safety stock. Menentukan tingkat pesanan (order point) akan relatif sederhana jika prediksi yang tepat tersedia untuk tingkat penggunaan dan lead time (interval antara waktu pemesanan dan waktu barang berada di pabrik dan siap untuk produksi). Lead time merupakan variasi dalam salah satu faktor yang selalu menyebabkan salah satu dari tiga hal berikut, yaitu (1) jika lead time atau penggunaan dibawah yang diharapkan selama periode pesanan, maka barang tiba sebelum persediaan digunakan, sehingga menambahkan biaya penyimpanan, (2) jika lead time atau penggunaan lebih besar daripada yang diharapkan, stockout akan terjadi dengan
20 berbagai bentuk biaya, termasuk kehilangan konsumen, dan (3) jika lead time dan penggunaan normal atau rata-rata, maka hal tersebut digunakan untuk menetukan order point dan stockout dapat diperkirakan pada pemesanan lainnya. Peramalan penggunaan barang membutuhkan waktu dan uang. Perkiraan sempurna jarang terjadi, sehingga safety stock merupakan perlindungan paling mahal terhadap stockout. Masalah yang kerap terjadi adalah menentukan jumlah safety stock. Jika safety stock lebih besar daripada yang dibutuhkan, maka biaya penyimpanan tidak terlalu tinggi. Namun, jika safety stock terlalu kecil, maka stockout akan sering terjadi dan akan timbul banyak gangguan yang menyebabkan biaya tambahan. Safety stock yang optimal adalah jumlah yang menghasilkan total biaya terkecil dari stockout ditambah safety stock dari biaya penyimpanan. Order point akan tercapai pada saat ketersediaan kuantitas sama dengan kebutuhan mendatang; yaitu, ketika jumlah persediaan yang dimiliki dan jumlah wajar sama dengan jumlah kuantitas penggunaan lead time dan jumlah safety stock. Reorder point akan menetapkan kapan waktu yang tepat untuk melakukan pemesanan. Perusahaan menetapkan reorder point berdasarkan delivery time dan tingkat yang diinginkan safety stock untuk menangani fluktuasi tak terduga dalam permintaan. Menurut Carter (2006, p9-15), dalam bentuk persamaan, order point dapat dinyatakan sebagai berikut:
I
=
Inventory Balance on Hand
QD
=
Quantities due in from Orders Previously Placed
LTQ
=
Lead Time Quantity
SSQ
=
Safety Stock Quantity
Permintaan untuk membeli barang dipicu oleh fungsi pengendalian persediaan atau ketika karyawan memberitahukan kekurangan barang. Sistem pengendalian persediaan lanjutan digunakan perusahaan besar untuk menghasilkan permintaan pembelian secara otomatis ketika jumlah barang yang dimiliki turun di bawah reorder point. Pada perusahaan kecil, karyawan menggunakan form ketika persediaan menipis dan meminta agar dilakukan pemesanan kembali.
21 Kebutuhan untuk membeli barang menghasilkan pembuatan purchase requisition yang mengidentifikasi daftar permintaan seperti; menetapkan lokasi pengiriman dan tanggal diperlukan, mengidentifikasi nomor barang, deskripsi, jumlah, dan harga setiap barang yang dipesan, serta mengusulkan nama vendor. Orang yang menyetujui purchase requisition menunjukkan nomor departemen dan nomor rekening yang harus bertanggung jawab atas pembelian tersebut. Meminimalkan jumlah data yang harus dimasukkan secara manual akan meningkatkan efisiensi dan akurasi. Dalam membuat purchase requisition, karyawan cukup melengkapi vendor, tanggal diperlukan, lokasi, nomor item dan jumlah yang akan dipesan, lalu menarik semua informasi yang relevan dari file master terkait.
Gambar 2.5 Purchase Requisition. Sumber: Hall (2013, p214)
Keputusan operasi yang sangat penting pada aktivitas pembelian adalah memilih vendor untuk membeli barang. Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan dalam memilih vendor adalah harga, kualitas barang, dan kehandalan dalam melakukan pengiriman. Catatan yang dapat mengevaluasi kebutuhan vendor dengan baik, lebih dari sekedar menjaga data terkait harga pembelian. Perusahaan juga dikenakan biaya, seperti pengerjaan ulang dan pembatalan, terkait kualitas produk yang dibeli. Ada juga biaya yang berkaitan dengan kinerja pengiriman vendor.
22 Ketergantungan vendor sangat penting bagi perusahaan karena pengiriman yang terlambat dapat membuat seluruh sistem terhenti. Jika vendor telah dipilih untuk suatu produk, identitas vendor menjadi bagian dari catatan master persediaan untuk menghindari proses pemilihan ulang vendor untuk setiap pemesanan berikutnya. Dalam beberapa hal, seperti pembelian dengan biaya tinggi dan penggunaan rendah, manajemen secara eksplisit ingin mengevaluasi kembali semua vendor potensial setiap kali produk dipesan. Daftar vendor alternatif yang potensial untuk setiap barang harus dijaga, terutama jika vendor utama kehabisan barang yang diperlukan. Purchase Order adalah dokumen atau form elektronik yang secara formal meminta vendor untuk menjual dan mengirim produk yang telah ditetapkan dengan harga yang telah ditetapkan (Romney dan Steinbart, 2012, p401). Purchase Order terdiri dari nama vendor, agen pembelian, tanggal pemesanan, tanggal pengiriman, lokasi pengiriman, metode pengiriman, dan informasi mengenai barang yang dipesan. Seringkali beberapa purchase order dihasilkan untuk mengisi purchase requisition karena vendor yang berbeda merupakan vendor pilihan untuk berbagai barang yang diminta. Jumlah yang dipesan kadang berbeda dari yang diminta untuk mengizinkan pembeli mengambil keuntungan dari diskon jumlah.
Gambar 2.6 Purchase Order. Sumber: Hall (2013, p215)
23 Banyak perusahaan mempertahankan pembelian khusus dengan vendor penting. Blanket Purchase Order adalah komitmen untuk membeli barang-barang tertentu dengan harga yang ditunjuk dari vendor tertentu untuk jangka waktu yang ditetapkan, biasanya satu tahun. Blanket Purchase Order mengurangi ketidakpastian pembeli tentang sumber terpercaya dan membantu vendor dalam merencanakan kapasitas dan operasi yang lebih efektif.
2.2.2 Penerimaan Barang atau Jasa Aktivitas bisnis kedua pada siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang pesanan. Departemen penerima barang bertanggung jawab untuk menerima pengiriman dari vendor. Laporan biasanya diberikan kepada manajer gudang, yang kemudian akan diteruskan kepada wakil direktur pabrik. Departemen penyimpan persediaan bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan melapor ke manajer gudang. Informasi mengenai penerimaan barang yang dipesan harus dikomunikasikan kepada fungsi pengendalian persediaan untuk memperbarui catatan persediaan. Ketika pengiriman tiba, petugas penerima membandingkan nomor purchase order mengacu pada packing slip vendor dengan file open purchase order untuk memverifikasi bahwa barang telah dipesan. Kemudian, petugas penerima akan menghitung jumlah barang yang dikirim. Sebelum rute persediaan ke gudang, petugas penerima barang juga harus memeriksa setiap pengiriman untuk menandai kerusakan yang nyata. Rincian dokumen receiving report terkait dengan pengiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengirim, vendor, dan nomor purchase order. Untuk setiap barang yang diterima, dokumen akan menunjukkan jumlah barang, deskripsi, ukuran unit, dan kuantitas. Laporan penerimaan juga berisi ruang untuk mengidentifikasi orang-orang yang menerima dan memeriksa barang serta komentar terkait kualitas barang yang diterima.
24
Gambar 2.7 Receiving Report. Sumber: Hall (2013, p216)
Tiga pengecualian untuk proses ini adalah menerima jumlah barang berbeda dari jumlah yang dipesan, menerima barang yang rusak, atau menerima barang berkualitas rendah yang gagal dalam pemeriksaan. Dalam ketiga kasus tersebut, departemen pembelian harus mengatasi situasi dengan vendor. Biasanya vendor akan memberikan perusahaan izin untuk memperbaiki faktur untuk setiap perbedaan dalam kuantitas. Dalam hal barang rusak atau berkualitas rendah, dokumen yang disebut debit memo disusun setelah vendor setuju untuk mengambil kembali barang atau mengabulkan penurunan harga. Debit memo mencatat penyesuaian yang diminta. Salah satu salinan debit memo dikirim ke vendor, yang kemudian menciptakan dan mengembalikan credit memo dalam pengakuannya. Departemen account payable diberitahu dan menyesuaikan saldo rekening terutang kepada vendor. Salinan debit memo menyertai barang dari departemen pengiriman untuk mengotorisasi pengembalian kepada vendor. Menghitung dan mencatat pengiriman persediaan adalah tugas pekerja. Salah satu cara perusahaan meningkatkan efisiensi dari proses ini adalah mengharuskan penggunaan barcode, dimana hal ini merupakan salah satu pendekatan terkait penghitungan barang yang diterima, tetapi tidak menghilangkan kebutuhan untuk memeriksa kualitas.
25 2.2.3 Persetujuan Faktur Vendor Aktivitas bisnis ketiga pada siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur yang dikeluarkan oleh vendor agar dapat melakukan pembayaran. Departemen account payable menyetujui faktur vendor untuk melakukan pembayaran. Kewajiban hukum untuk membayar vendor timbul pada saat barang diterima. Sebagian besar perusahaan mencatat hutang setelah menerima dan menyetujui faktur vendor. Perbedaan waktu biasanya tidak penting untuk pengambilan keputusan sehari-hari, namun perusahaan tetap membutuhkan jurnal penyesuaian yang tepat untuk mempersiapkan laporan keuangan yang akurat pada akhir periode fiskal. Ketika faktur vendor diterima, departemen account payable bertanggung jawab untuk mencocokkan purchase order dan receiving report. Kombinasi dari faktur vendor dan dokumen pendukung terkait menciptakan apa yang disebut voucher package. Setelah diverifikasi, perusahaan menerima apa yang telah dipesan dan faktur disetujui untuk pembayaran. Ada dua cara untuk memproses faktur vendor, yaitu sistem voucher dan sistem non-voucher. Dalam sistem non-voucher, setiap faktur
yang disetujui (disertai
dokumen pendukung) diposting ke catatan vendor perorangan dalam account payable file, kemudian disimpan dalam dalam open-invoice file. Ketika cek ditulis untuk membayar faktur, voucher package akan dihapus dari open-invoice file, faktur ditandai dan voucher package akan disimpan di paid-invoice file. Dalam sistem voucher, dokumen tambahan disebut disbursement voucher, juga dibuat ketika faktur vendor disetujui untuk melakukan pembayaran. Disbursement voucher mengidentifikasi vendor, daftar faktur yang beredar, dan menunjukkan jumlah bersih yang harus dibayar setelah dikurangi diskon yang berlaku dan tunjangan. Sistem voucher memiliki tiga kelebihan dibandingkan sistem non-voucher. Pertama, sistem voucher mengurangi jumlah cek yang perlu ditulis karena beberapa faktur dapat dimasukkan ke dalam satu disbursement voucher. Kedua, dikarenakan disbursement voucher adalah dokumen yang dihasilkan secara internal, maka voucher dapat diberi nomor sebelumnya untuk memudahkan dalam melacak semua hutang. Ketiga, dikarenakan voucher memberikan catatan eksplisit bahwa faktur vendor yang telah disetujui untuk pembayaran, maka voucher difasilitasi dengan pemisahkan waktu persetujuan faktur dari waktu pembayaran tagihan. Hal ini memudahkan untuk menjadwalkan baik aktivitas maupun memaksimalkan efisiensi.
26
Gambar 2.8 Cash Disbursement Voucher. Sumber: Hall (2013, p219)
Untuk sebagian besar pembelian berulang, perusahaan telah mengetahui harga barang dan jasa pada saat melakukan pemesanan. Setelah penerimaan barang atau jasa diverifikasi, semua informasi yang dibutuhkan sudah dikenali. Pendekatan tanpa faktur ini disebut Evaluated Receipt Settlement (ERS). ERS menggantikan proses tradisional three-way matching process; yang terdiri dari faktur vendor, receiving report dan purchase order; dengan two-way match; yang hanya terdiri dari purchase order dan receiving report. ERS dapat menghemat waktu dan uang dengan mengurangi jumlah dokumen yang perlu dicocokkan dan jumlah ketidaksesuaian potensial. ERS juga menghemat waktu dan biaya vendor untuk menghasilkan dan melacak faktur.
27
Gambar 2.9 Comparison of Traditional Three-Way Match for Account Payable with the Two-Way Match used by Evaluated Receipt Settlement (ERS) System. Sumber: Romney dan Steinbart (2012, p408)
2.2.4 Pengeluaran Kas Aktivitas bisnis terakhir pada siklus pengeluaran adalah melakukan pembayaran kepada vendor. Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran tagihan vendor. Hal ini memisahkan fungsi penjagaan yang dilakukan oleh kasir, fungsi otorisasi dilakukan oleh pembelian, dan fungsi pencatatan dilakukan oleh departemen account payable. Pembayaran dilakukan setelah invoice diterima dari vendor. Kasir harus membandingkan form Purchase Order, laporan penerimaan, dan invoice untuk memastikan ketiga hal tersebut sama (Ahlawat dan Vincelette, 2012). Meskipun pembayaran banyak dilakukan dengan menggunakan cek, namun penggunaan EFT (Electronic Funds Transfer) dan FEDI (Financial Electronic Data Interchange) juga sering digunakan oleh perusahaan.
28 2.3
Pengendalian Internal
2.3.1 Definisi Pengendalian Internal Pengendalian internal adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi, manajemen, dan personil lainnya, yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai terkait dengan pencapaian tujuan dalam kategori efektivitas dan efesiensi operasi, kehandalan pelaporan keuangan, dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku (Rama dan Jones, 2006, p103). Sedangkan menurut Weygandt, Kimmel, dan Kieso (2010, p348), pengendalian internal terdiri dari semua metode terkait dan langkah-langkah yang diadopsi sebuah perusahaan untuk mengamankan aset, meningkatkan kehandalan catatan akuntansi, meningkatkan efisiensi operasional, dan memastikan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan. Pengendalian internal merupakan sistem yang sangat penting dan dapat diterapkan pada perusahaan berskala besar, menengah, maupun kecil. Sistem pengendalian internal memiliki fungsi krusial, yaitu mencegah terjadinya penyimpangan terhadap tujuan yang telah ditetapkan perusahaan. Pengendalian internal juga dapat digunakan untuk mendeteksi kesalahan dan kecurangan yang mungkin akan terjadi, sehingga solusi dapat dicari dan kecurangan serupa tidak akan terjadi lagi di masa depan. Berdasarkan pengertian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal merupakan langkah-langkah yang diambil perusahaan dan dikendalikan oleh dewan direksi untuk mencapai tujuan dalam efektivitas dan efesiensi operasi, kehandalan pelaporan keuangan, dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
2.3.2 Komponen Pengendalian Internal Commitee of Sponsoring Organizations (COSO) menunjukkan lima komponen pengendalian internal dalam buku berjudul Accounting Information Systems karangan Rama dan Jones (2006, p105), yaitu: 1.
Control Environment Pengendalian
lingkungan
mengacu
pada
faktor-faktor
umum
yang
menetapkan sifat organisasi dan mempengaruhi kesadaran karyawannya terhadap pengendalian. Faktor-faktor ini meliputi integritas, nilai-nilai etika, filosofi, dan gaya operasi manajemen.
29 2.
Risk Assessment Penilaian resiko merupakan penetapan yang dilakukan untuk mengidentifikasi dan menganalisis faktor-faktor yang menyebabkan resiko yang mengganggu pencapaian sasaran pengendalian internal.
3.
Control Activities Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi untuk menghadapi risiko-resiko yang dihadapi perusahaan. Aktivitas pengendalian termasuk tinjauan kinerja, pengendalian aplikasi, dan pengendalian umum.
4.
Information and Communication Informasi berisi kumpulan prosedur, baik otomatisasi maupun manual, dan catatan yang dibuat untuk menilai, mencatat, memproses dan melaporkan kejadian pada proses entitas. Sedangkan komunikasi melibatkan penyediaan pemahaman peran dan tanggung jawab individu.
5.
Monitoring Sistem pengendalian internal harus diawasi secara berkala oleh manajemen untuk memastikan bahwa pengendalian organisasi berfungsi sebagaimana mestinya.
2.3.3 Prinsip-Prinsip Kegiataan Pengendalian Internal Weygandt, Kimmel, dan Kieso (2010, p349) menyatakan dalam bukunya yang berjudul Accounting Principles, bahwa dalam melakukan kegiatan pengendalian, terdapat enam prinsip yang harus dipatuhi, adalah: 1.
Establishment of Responsibility Prinsip penting dari pengendalian internal adalah menetapkan tanggung jawab kepada karyawan tertentu. Pengendalian yang paling efektif adalah ketika hanya satu orang karyawan saja yang bertanggung jawab atas tugas yang diberikan. Membangun tanggung jawab seringkali membatasi akses hanya untuk personil yang berwenang, kemudian mengidentifikasi personil. Contohnya adalah mengidentifikasi password yang melacak orang yang membuat jurnal, melakukan penjualan, memasuki gudang persediaan pada waktu tertentu, dan lain sebagainya.
30 2.
Segregation of Duties Pemisahan tugas sangat diperlukan dalam sistem pengendalian internal. Terdapat dua cara umum dalam prinsip ini, yaitu individu berbeda bertanggung jawab atas pekerjaan yang saling berhubungan, dan tanggung jawab pencatatan pembukuan atas aset harus dipisahkan dari penyimpanan secara fisik atas aset tersebut. Dasar dari pemisahan tugas adalah pekerjaan dari seorang karyawan, tanpa duplikasi usaha, memberikan dasar yang dapat diandalkan untuk mengevaluasi pekerjaan karyawan lain. Contohnya adalah personil yang mendesain dan memprogram sistem terkomputerisasi tidak boleh diberikan tugas yang berkaitan dengan penggunaan sistem sehari-hari.
3.
Documentation Procedures Perusahaan harus menetapkan prosedur untuk dokumen. Pertama, jika memungkinkan, perusahaan harus menggunakan dokumen bernomor urut dan semua dokumen harus dihitung. Penomoran akan membantu untuk mencegah penomoran ganda. Kedua, sistem pengendali mengharuskan karyawan untuk meneruskan sumber dokumen untuk input transaksi akuntansi ke bagian keuangan dengan segera. Ukuran pengendalian membantu memastikan pencatatan transaksi tepat waktu dan memberikan kontribusi langsung dengan keakuratan dan kehandalan catatan akuntansi.
4.
Physical Controls Penggunaan kontrol fisik sangat penting. Pengendalian fisik berhubungan dengan pengamanan aset dan meningkatkan akurasi dan kehandalan catatan akuntansi.
5.
Independent Internal Verification Pada umumnya, sistem pengendalian internal menyediakan verifikasi internal independen. Prinsip ini termasuk meninjau data yang telah disiapkan oleh karyawan. Untuk memperoleh keuntungan maksimum, perusahaan harus memverifikasi pencatatan secara berkala atau secara mendadak. Seorang karyawan independen yang bertanggung jawab terhadap informasi harus melakukan verifikasi atas data yang diterima. Dan jika terjadi perbedaan dan pengecualian, hal tersebut harus segera dilaporkan kepada level manajemen yang bisa mengambil keputusan korektif secara tepat. Verifikasi internal independen sangat berguna dalam membandingkan akuntanbilitas dengan aset yang ada.
31 6.
Human Resource Controls Beberapa kegiatan pengendalian sumber daya manusia adalah mengawasi karyawan obligasi yang menangani uang tunai, menukar tugas karyawan dan mengizinkan karyawan untuk mengambil cuti, dan memeriksa latar belakang karyawan yang mendaftar ke perusahaan secara menyeluruh. Saat mengawasi karyawan obligasi yang menangani uang tunai, perusahaan melibatkan pengamanan kas dengan menggunakan dua cara, yaitu perusahaan asuransi mengamati secara hati-hati seluruh individu sebelum menambahkan mereka sebagai pemegang polis dan mungkin juga menolak aplikasi yang beresiko, dan karyawan yang terikat mengetahui bahwa perusahaan asuransi akan menuntut langsung semua pelaku. Pada saat menukar tugas karyawan dan mengizinkan karyawan untuk mengambil cuti, perusahaan banyak menemukan pencurian ketika karyawan sedang berlibur atau ditugaskan ke posisi baru. Langkahlangkah pencegahan dari percobaan pencurian harus dilakukan karena karyawan tidak akan mampu untuk menyembunyikan tindakan yang tidak benar secara permanen. Pada saat melakukan pemeriksaan latar belakang, ada dua cara yang harus dilakukan, yaitu memeriksa untuk melihat apakah pelamar kerja lulus dari kampus tempat mereka belajar dan tidak menggunakan nomor telepon dari pemberi kerja sebelumnya, namun melihatnya sendiri pelamarnya.
2.3.4 Tujuan Pengendalian Internal Menurut Romney dan Steinbart (2012, p204), tujuan pengendalian internal adalah: 1.
Menjaga Aset Perusahaan Dalam melakukan penjagaan atas aset perusahaan, pihak yang melakukan penyimpanan dan pencatatan aset harus dapat mencegah atau mendeteksi perolehan, penggunakan, atau pengeluaran kas yang tidak terotorisasi, sehingga nilai aset yang tercatat sama dengan nilai aset fisik yang dimiliki.
2.
Memelihara Catatan Perusahaan Pencatatan yang dilakukan perusahaan harus dicatat secara terperinci untuk memastikan bahwa laporan aset perusahaan bernilai wajar. Pemeliharaan catatan perusahaan akan cukup untuk menggambarkan aset perusahaan secara akurat.
32 3.
Menyediakan Informasi yang Akurat dan Dapat Dipercaya Informasi akan bernilai akurat dan dapat dipercaya jika informasi yang diberikan bernilai benar, berasal dari sumber terpercaya, terbebas dari kesalahan, dan mewakili kejadian perusahaan secara akurat.
4.
Menyediakan Laporan Keuangan sesuai Kriteria yang Telah Ditetapkan Laporan yang baik harus dibuat sesuai dengan format yang telah ditetapkan perusahaan agar tidak terjadi kerancuan dalam membaca informasi yang tertera pada laporan tersebut.
5.
Memajukan dan Meningkatkan Efisiensi Operasional Dalam memajukan dan meningkatkan efisiensi operasional perusahaan, memastikan penerimaan dan pengeluaran perusahaan agar dibuat sesuai dengan otorisasi manajer dan direktur juga harus diterapkan.
6.
Mendorong Kepatuhan Terhadap Kebijakan Manajerial yang telah Dirumuskan Hukuman diperlukan untuk mendorong kepatuhan terhadap kebijakan manajerial. Contohnya karyawan yang melakukan kesalahan atau kelalaian akan memperoleh surat peringatan sebagai konsekuensi atas kesalahan yang telah diperbuat.
7.
Mematuhi Hukum dan Peraturan yang Berlaku Dalam pengendalian internal, hukum dan peraturan yang telah ditetapkan harus dipatuhi untuk menghindari terjadinya kesalahan dan kecurangan yang akan terjadi.
2.3.5 Fungsi Pengendalian Internal Menurut Romney dan Steinbart (2012, p205), pengendalian internal memiliki tiga fungsi penting, yaitu: 1.
Preventive Controls Pengendalian pencegahan merupakan pengendalian yang memiliki fungsi untuk mencegah permasalahan sebelum masalah muncul. Contohnya mempekerjakan tenaga ahli, memisahkan tugas karyawan, dan mengendalikan akses fisik atas aset dan informasi secara efektif untuk melindungi aset dan informasi tersebut.
2.
Detective Controls Pengendalian detektif merupakan pengendalian yang memiliki fungsi untuk menemukan masalah yang tidak dicegah. Contohnya meliputi pemeriksaan
33 perhitungan ganda dan menyiapkan rekonsiliasi bank. 3.
Corrective Controls Pengendalian perbaikan merupakan pengendalian yang memilik fungsi untuk mengidentifikasi dan memperbaiki masalah, serta memulihkan diri dari kesalahan yang dihasilkan. Contohnya menjaga salinan cadangan dari file, mengkoreksi kesalahan entri data, dan mengirimkan kembali transaksi untuk diproses selanjutnya.
2.4
Analisis dan Perancangan Sistem
2.4.1 Pengertian Analisis Sistem Analisis sistem merupakan teknik pemecahan masalah yang menguraikan sebuah sistem menjadi pecahan-pecahan komponen untuk mempelajari kinerja dan interaksi komponen tersebut untuk mencapai tujuan (Whitten, Bentley, dan Dittman, 2007, p186). Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2009, p60), analisis sistem mendefinisikan semua jenis objek yang melakukan pekerjaan dalam sistem dan menunjukkan bahwa interaksi pengguna diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Tahapan analisis digunakan untuk membuat keputusan apabila sistem saat ini mempunyai masalah atau sudah tidak berfungsi dengan baik, mengetahui ruang lingkup pekerjaan yang akan ditangani, memahami sistem yang sedang berjalan saat ini, dan mengidentifikasi masalah serta mencari solusinya (Widjaya, 2012). Tahapan analisis merupakan tahap yang paling penting karena kesalahan pada tahapan ini akan menyebabkan kesalahan di tahap-tahap selanjutnya. Tujuan dari analisis sistem adalah mengevaluasi sistem yang telah ada, merumuskan tujuan yang ingin dicapai, dan menyusun rencana pengembangan sistem. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam melakukan analisis sistem adalah mempelajari permasalahan secara rinci, menentukan pendekatan yang akan digunakan dalam memecahkan masalah, dan membuat pertimbangan apakah perlu atau tidak menggunakan cara terkomputerisasi. Berdasarkan definisi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa analisis sistem adalah teknik penguraian sistem menjadi pecahan-pecahan komponen dengan tujuan untuk mempelajari interaksi komponen dimana interaksi pengguna juga diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
34
2.4.2 Pengertian Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan pelengkap dalam teknik pemecahan masalah yang menata ulang pecahan-pecahan komponen menjadi sebuah sistem yang lengkap (Whitten, Bentley, dan Dittman, 2007, p186). Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2009, p60), perancangan sistem mendefinisikan semua jenis objek yang diperlukan untuk berkomunikasi dengan orang dan alat di dalam sistem, menunjukkan bagaimana objek berinteraksi untuk menyelesaikan pekerjaan dan menyempurnakan masing-masing jenis objek sehingga dapat diimplementasikan dengan bahasa khusus. Tahapan perancangan menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk. Tahapan ini juga merupakan persiapan untuk implementasi sistem. Tujuan dari perancangan sistem adalah untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem dan memberikan gambaran dan perancangan yang lengkap kepada programmer dan expert yang terlibat dalam pembuatan sistem. Namun, tujuan utama dari tahapan perancangan adalah untuk mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang baik (Widjaya, 2012). Beberapa hal yang harus diteliti sebelum membuat perancangan sistem adalah menentukan ruang lingkup atau batasan sistem, menentukan hasil yang diharapkan sistem, dan menentukan pihak-pihak yang terlibat didalamnya. Teknik dokumentasi perancangan sistem yang kerap digunakan oleh perusahaan adalah data flow diagram atau flowchart. Perancangan sistem merupakan uraian dari analisis sistem sebelumnya yang menghasilkan sistem baru, dimana sistem yang dihasilkan akan lebih baik dari sistem sebelumnya. Berdasarkan definisi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem merupakan teknik penataulangan pecahan-pecahan komponen yang diperlukan untuk berkomunikasi, mengenai cara kompenen berinteraksi, dengan orang dan sistem.
2.4.3 Teknik Dokumentasi Sistem Dokumentasi meliputi narasi, flowchart, diagram, dan dokumen-dokumen tertulis lainnya yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja. Informasi ini meliputi siapa, apa, kapan, dimana, mengapa, dan bagaimana data dimasukkan ke dalam sistem, diolah, disimpan, menghasilkan output, dan sistem kontrol.
35 Dokumentasi sistem yang sering digunakan oleh perusahaan adalah diagram. Dokumentasi sistem yang sering digunakan oleh perusahaan adalah diagram, flowchart, tables, dan bahkan ada juga yang dilengkapi dengan deskripsi narasi yang menuliskan langkah-langkah komponen sistem beserta interaksinya. Walaupun terdapat banyak teknik dalam mendokumentasikan sistem, namun alat dokumentasi sistem yang paling umum digunakan adalah flowchart. Umumnya, seluruh bidang membutuhkan alat dokumentasi untuk memahami prosedur yang dijalankan, baik secara otomatis maupun secara manual. Salah satu cara untuk memahami hal ini adalah dengan menggunakan flowchart untuk mendokumentasikan sistem yang ada, karena penggambaran secara grafis lebih mudah dalam mengungkapkan kelemahan dan kekuatan yang dimiliki. Alat dokumentasi ini juga digunakan secara ekstensif dalam proses pengembangan sistem. Pihak-pihak yang mengembangkan aplikasi sistem informasi akan kerap berubah anggotanya, sehingga keberadaan alat dokumentasi ini akan membantu anggota baru untuk mempelajari sistem yang telah ada dan dapat melakukan pembelajaran dengan cepat. Flowchart adalah teknik analisis yang digunakan untuk menggambarkan beberapa aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis (Romney dan Steinbart, 2012, p75). Flowchart merupakan sebuah diagram dengan simbol-simbol grafis yang menggambarkan prosedur pemrosesan transaksi perusahaan yang mengalirkan data melalui sistem. Flowchart digunakan untuk mencatat bagaimana proses bisnis dilakukan dan dokumen dialirkan, serta menganalisis bagaimana meningkatkan proses dan aliran dokumen. Diagram ini dapat memberikan solusi untuk menyelesaikan masalah di dalam proses dengan cara menyederhanakan rangkaian prosedur sehingga memudahkan pengguna dalam memahami informasi. Flowchart memiliki kelebihan yang signifikan. Gambar lebih mudah dipahami daripada deskripsi narasi. Para pemilik bisnis kerap menggunakan flowchart sebagai alat kerja selama diskusi. Flowchart yang terkomputerisasi akan mempermudah pengambilan dan pencatatan data sehingga data dapat direvisi dengan cepat. Flowchart juga memiliki kelemahan dalam prosesnya. Pihak yang tidak memahami cara menggambar flowchart akan kesulitan dalam menggambarnya dan memakan waktu lama untuk mempersiapkannya. Flowchart tidak akan membantu sebagaimana seharusnya jika pihak yang membuat flowchart tidak terlatih.
36
Simbol flowchart terbagi menjadi empat kategori, yaitu: a.
Input/Output Symbols Merupakan media yang memberikan masukan atau mencatat keluaran dari operasi pengolahan.
b.
Processing Symbols Menunjukkan jenis media yang digunakan untuk mengolah data atau mengindikasikan ketika proses dilakukan secara manual.
c.
Storage Symbols Merupakan perangkat yang digunakan untuk menyimpan data.
d.
Flow and Miecellaneous Symbols Menunjukkan aliran data, dimana flowchart dimulai atau berakhir, dimana keputusan dibuat, dan kapan harus menambahkan penjelasan untuk flowchart.
37
Gambar 2.10 Common Flowcharting Symbols. Sumber: Romney dan Steinbart (2012, p76)
38
Gambar 2.11 Common Flowcharting Symbols (Continue). Sumber: Romney dan Steinbart (2012, p77)
39 2.4.4 Object Oriented Analysis and Design Dalam mengembangkan sebuah sistem, perusahaan kerap menggunakan pendekatan berorientasi objek (object oriented approach) dalam melakukan perancangan sistem. Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2009, p60), pendekatan berorientasi objek adalah suatu pendekatan pengembangan sistem yang memandang sistem informasi sebagai kumpulan objek yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk menyelesaikan tugas-tugas.
2.4.5 System Requirement Analysis Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2009, p129), system requirement merupakan spesifikasi yang menentukan fungsi yang harus disediakan oleh sistem. Analisis membagi system requirement menjadi dua kategori, yaitu functional requirement dan nonfunctional requirement. Functional requirement adalah aktivitas atau proses yang harus sistem lakukan, seperti penggunaan sistem untuk kegiatan bisnis. Nonfunctional requirement adalah karakteristik sistem selain kegiatan yang melakukan atau mendukung, seperti kebutuhan teknis, kebutuhan kinerja, kebutuhan kegunaan, kebutuhan keandalan, kebutuhan keamanan. Kedua system requirement diperlukan untuk melengkapi definisi dari sebuah sistem baru. Funcional requirement didokumentasikan dalam grafis dan model tekstual, sedangkan nonfunctional requirement didokumentasikan pada deskripsi naratif yang menyertai model.
2.4.6 Activity Diagram Activity Diagram adalah jenis diagram workflow yang menggambarkan aktivitas pengguna dan aliran sekuensial mereka (Satzinger, Jackson, dan Burd, 2009, p144). Ketika analis mengumpulkan informasi mengenai proses bisnis, analis perlu mendokumentasi hasil. Salah satu cara efektif untuk menangkap informasi adalah melalui penggunaan activity diagram. Activity diagram memudahkan analis dalam memvisualisasi aktivitas, sehingga analis dapat memeriksakannya kepada pengguna untuk memastikan kebenarannya. Activity diagram merupakan mekanisme komunikasi yang kuat antar pembuat sistem dan pengguna. Simbol-simbol yang digunakan dalam pembuatan diagram adalah:
40 1.
Swimlane Area persegi panjang yang mewakili aktivitas yang dilakukan oleh agen tunggal.
2.
Starting Activity (Pseudo) Simbol yang menunjukkan dimulainya aktivitas.
3.
Transition Arrow Simbol yang berupa garis penunjuk arah yang mewakili urutan aktivitas.
4.
Activity Simbol yang menggambarkan aktivitas individu dalam workflow.
5.
Ending Activity (Pseudo) Simbol yang menunjukkan berakhirnya aktivitas.
6.
Synchronization bar Simbol yang digunakan untuk mengontrol pemecahan atau menyatuan jalur sekuensial.
7.
Diamond Simbol yang merupakan titik keputusan dimana aliran proses akan mengikuti satu jalur atau jalur lainnya.
Gambar 2.12 Activity Diagram Symbols. Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd (2009, p145)
41 2.4.7 Use Case Diagram Use case adalah diagram yang menunjukkan berbagai peran pengguna dan cara pengguna berinteraksi dengan sistem (Satzinger, Jackson, dan Burd, 2009, p213). Use case digambarkan sebagai sebuah stick figure sederhana yang mewakili actor (tangan ditunjukan langsung mengakses ke sistem). Actor diberi nama sesuai dengan ciri yang diperankannya. Use case sendiri dilambangkan sebagai sebuah oval dengan nama use case didalamnya. Connecting line yang menghubungkan actor dengan use case menunjukan bahwa actor memanfaatkan sistemnya.
Gambar 2.13 Simple use case with an actor. Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd (2009, p215)
Pada contoh dibawah ini, order clerk dan customer diizinkan untuk mengakses sistem secara langsung. Hal ini ditandai dengan garis penghubung dan setiap actor dapat menggunakan use case. Boundary line disebut automation boundary juga digambar disekitar use case sebagai batas antara lingkungan dimana actor berada dan komponen internal dari sistem komputer.
42
Gambar 2.14 A Use Case Diagram, Showing a System Boundary. Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd (2009, p216)
Sistem diciptakan untuk memenuhi kebutuhan pengguna. Sebagai pihak yang bertugas untuk merancang dan mendesain sistem, pembuat sistem harus memahami seluruh langkah-langkah secara rinci. Setiap detail informasi dalam use case akan dituliskan dalam use case description. Use case description menjelaskan tentang use case sistem yang mencakup seluruh urutan langkah untuk menyelesaikan suatu proses bisnis. Deskripsi dapat berlangsung singkat jika sistem yang dikembangkan tidak rumit. Namun, secara umum use case cukup kompleks untuk dikembangkan. Fully developed description adalah metode yang paling formal untuk mendokumentasikan use case. Detail yang banyak memberikan gambaran bagaimana internal flow dari suatu aktitivitas terjadi. Kelebihan use case description adalah memberikan pengertian menyeluruh dalam bisnis dan mengetahui bagaimana cara sistem mendukung proses bisnis tersebut. Walaupun akan menambah pekerjaan untuk mendefinisikan seluruh komponen, namun metode ini lebih disukai karena menggambarkan aktivitas internal flow untuk use case.
43
Gambar 2.15 Fully Developed Description. Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd (2009, p223)
2.4.8 Class Diagram Class diagram adalah diagram yang menunjukkan hal-hal penting dalam pekerjaan pengguna, seperti problem domain classes, associations, dan attributes (Satzinger, Jackson, dan Burd, 2009, p184). Class diagram merupakan pusat penggambaran dari analisis dan desain berorientasi objek, serta merupakan gambaran mengenai sekumpulan class dan hubungan antar class yang terstruktur (Lianawati dan Meutia, 2012). Pada class diagram, persegi panjang mewakili class dan garis
44 yang menghubungkan persegi panjang menggambarkan association antar kelas. Simbol dari class terdiri dari tiga bagian, yaitu bagian atas disebut name, bagian tengah disebut attributes, dan bagian bawah disebut methods.
Gambar 2.16 Notasi Class Diagram. Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd (2009, p185)
Dalam perancangannya, class diagram memiliki dua rancangan. Kedua rancangan class diagram tersebut adalah: 1.
Domain Class Diagram Pada Domain Class Diagram, class digambarkan sebagai sebuah persegi
panjang yang terbagi menjadi dua bagian, yaitu name dan attributes yang dihubungkan dengan sebuah garis yang menghubungkan antar class. Garis ini melambangkan tipe-tipe relationship dan juga dapat menampilkan hukum-hukum multiplisitas pada sebuah relationship (one-to-one, one-to-many, many-to-many). Khusus pada Domain Class Diagram, methods tidak perlu diisi.
45
Gambar 2.17 Domain Class Diagram. Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd (2009, p310)
46 2.
Updated Class Diagram Pada Updated Class Diagram, class digambarkan sebagai sebuah persegi
panjang yang terbagi menjadi tiga bagian, yaitu name, attributes, dan methods yang dikembangkan dengan memperluas model Domain Class Diagram. Untuk membuat Updated Class Diagram, maka perancang sistem memerlukan tiga langkah, yaitu mengelaborasi attributes dengan tipe dan nilai informasi inisial, menambahkan methods, dan menambahkan panah navigasi visibilitas.
Gambar 2.18 Updated Class Diagram. Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd (2009, p340)
47 2.4.9 Three Layer Sequence Diagram System Sequence Diagram adalah diagram yang menunjukkan urutan pesan antara aktor eksternal dan sistem selama use case atau skenario (Satzinger, Jackson, dan Burd, 2009, p213). System Sequence Diagram digunakan dalam hubungannya dengan gambaran rinci atau dengan activity diagram untuk menunjukkan langkahlangkah proses dan interaksi antara aktor dan sistem. Dalam system sequence diagram, informasi yang mengalir masuk dan keluar dari sistem disebut message. System Sequence Diagram digunakan untuk menggambarkan arus informasi masuk dan keluar dari sistem otomatis. Dalam pendekatan berorientasi objek, arus informasi dicapai melalui pengiriman pesan baik ke atau dari aktor, atau bolak-balik antara objek internal. Perbedaan antara use case diagram dan system sequence diagram adalah dalam use case diagram, aktor menggunakan sistem, dan dalam system sequence diagram lebih ditekankan pada bagaimana aktor berinteraksi dengan sistem, yaitu dengan cara memasukkan data input dan menerima data output.
Gambar 2.19 Sample System Sequence Diagram. Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd (2009, p229)
48 Kotak yang berlabel :System adalah objek yang mewakili seluruh sistem otomatis. Notasi merupakan persegi panjang dengan nama objek yang digarisbawahi. Dalam interaction diagram, pesan dikirim dan diterima oleh objek individu, bukan oleh kelas. Dalam system sequence diagram, objek yang disertakan adalah objek yang mewakili seluruh sistem. Dibawah aktor dan :System ada garis putus-putus vertikal yang disebut lifeline. Lifeline hanyalah perpanjangan dari objek, baik aktor atau objek, sepanjang durasi system sequence diagram. Arrow antara lifeline mewakili pesan yang dikirim atau diterima oleh aktor atau sistem. Setiap arrow memiliki asal dan tujuan. Asal dari pesan adalah aktor atau objek yang mengirimnya, ditunjukkan oleh lifeline pada ekor panah. Dengan cara yang sama, tujuan pesan dari aktor atau objek ditunjukkan oleh lifeline yang disentuh oleh kepala panah. Tujuan dari lifeline adalah untuk menunjukkan urutan dari pesan yang dikirim dan diterima oleh aktor dan objek. Urutan dari pesan dibaca dari atas ke bawah dalam diagram. Pesan diberi label untuk menggambarkan kedua tujuan pesan dan setiap data input yang dikirim. Arrow digunakan untuk menunjukkan kedua pesan dan data input. Pada sequence diagram, pesan dianggap sebagai suatu tindakan yang dipanggil objek tujuan, seperti perintah. Return message memiliki arti dan format yang sedikit berbeda. Notasi pada return message digambarkan sebagai panah putus-putus (dashed arrow). Panah putus-putus digunakan untuk menunjukkan respon atau jawaban. Three Layer Sequence Diagram merupakan diagram yang kompleks, namun merupakan diagram yang sempurna karena memberikan dasar dalam perencanaan use case. Perencanaan proses yang terperinci menyebabkan perancang sistem dapat memahami kompleksitas dari setiap use case untuk pembuatan program tanpa mengalami kesulitan. Hal yang harus dicatat adalah tidak ada elemen desain yang ditambahkan untuk menutupi error handling atau kegagalan pada use case.
49
Gambar 2.20 Completed Three Layer Design Sequence Diagram. Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd (2009, p325)
2.4.10 Package Diagram Package
Diagram
adalah
diagram
tingkat
tinggi
sederhana
yang
memungkinkan perancang sistem menghubungkan semua class dalam group terkait (Satzinger, Jackson, dan Burd, 2009, p339). Package diagram dapat menggunakan paket yang berisi use case untuk menggambarkan fungsi sistem perangkat lunak. Package diagram juga dapat menggunakan paket yang mewakili berbagai lapisan sistem software untuk menggambarkan arsitektur berlapis dari sistem perangkat lunak. Ketergantungan antara paket ini dapat dihiasi dengan label/stereotip untuk menunjukkan mekanisme komunikasi antara lapisan. Notasi package diagram dalam bentuk tab persegi panjang. Nama package ditampilkan dalam tab. Pada gambar 2.21, semua class dalam package ditempatkan dalam tab persegi panjang.
50
View Layer MainWindow ProductQuery
OrderWindow
NewItemWindow
Domain Layer
OrderHandler
AvailabilityHandler
Catalog
CatalogProduct
Customer
Order
ProductItem OrderItem
InventoryItem OrderTransaction
Data Access Layer CatalogDA
CatalogProductDA
CustomerDA
OrderDA
ProductItemDA OrderItemDA
InventoryDA OrdTransactionDA
Gambar 2.21 Package Diagram. Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd (2009, p341)
2.4.11 User Interfaces User interfaces adalah bagian dari sistem informasi yang membutuhkan interaksi dari pengguna sistem untuk menghasilkan input dan output (Satzinger, Jackson, dan Burd, 2009, p442). User interface melibatkan input dan output yang langsung melibatkan pengguna dan memungkinkan pengguna untuk berinteraksi dengan komputer untuk mencatat transaksi. User interface berfungsi untuk mempermudah pengguna dalam menjalankan proses bisnis sehingga user interface harus bersifat user oriented agar dapat mempermudah pengguna dalam memasukan data dan menerima hasil dari proses. User interface terhubung langsung dengan sistem, sehingga pengguna dapat memasukan data kedalam sistem melalui user interface dan menerima informasi yang diperlukan melalui tampilkan komputer.
51 2.4.12 Laporan Laporan adalah data-data yang disajikan mengikuti format tertentu (Jones dan Rama, 2006, p201). Menurut Jones dan Rama (2006, p212), terdapat empat model laporan yang digunakan dalam pelaporannya, yaitu simple list report, grouped detail report, summary report, dan single entity report. Simple list report adalah laporan yang berisi daftar transaksi, contohnya daftar transaksi penjualan. Grouped detail report adalah laporan yang berisi daftar transaksi yang dikelompokkan oleh kategori tertentu, contohnya daftar transaksi penjualan yang dikelompokkan berdasakan jenis produk yang dijual dengan subtotal tertentu. Summary report adalah laporan yang berisi ringkasan atas proses bisnis yang dipilih, contohnya ringkasan total penjualan untuk setiap produk tanpa menampilkan daftar transaksi penjualan individu. Single entity report adalah laporan yang menjelaskan satu peristiwa saja, contohnya faktur penjualan yang memberikan rincian satu transaksi. Laporan merupakan sekumpulan informasi yang dapat ditampilkan pada layar komputer atau dicetak. Pelaporan melibatkan penggabungan, peringkasan, dan pengorganisasian informasi terkait peristiwa yang terjadi, agen yang terlibat, dan produk/jasa yang dijual atau dibeli dalam berbagai cara. Laporan termasuk bagian yang tak terpisahkan dari proses bisnis dan merupakan hasil akhir proses sehingga memiliki nilai bagi pengguna akhir dalam mengambil keputusan.
Gambar 2.22 Simple Event List. Sumber: Rama dan Jones (2006, p221)
52
Gambar 2.23 Grouped Event Detail Reports. Sumber: Rama dan Jones (2006, p222)
Gambar 2.24 Event Summary Report. Sumber: Rama dan Jones (2006, p224)
53
Gambar 2.25 Single Event Report. Sumber: Rama dan Jones (2006, p225)
2.5
Kerangka Pikir Untuk merancang sistem informasi akuntansi pembelian dan pengeluaran kas
pada PT XYZ Kaltim, penulis menyusun suatu bagan yang merupakan kerangka pikir dari penelitian. Penelitian ini terbagi menjadi tiga tahapan yaitu tahap perencanaan, tahap pelaksanaan, dan tahap penyelesaian. Tahap pertama yaitu tahap perencanaan. Pada tahap ini, penulis akan mengidentifikasi faktor-faktor yang menjadi masalah terkait pembelian yang terjadi pada PT XYZ Kaltim, memberi batasan-batasan yang akan dibahas dalam ruang lingkup, dan mencari tahu proses pembelian yang telah dilakukan oleh PT XYZ Kaltim. Penulis juga mencari dan mengumpulkan data-data terkait dengan proses pembelian perusahaan, seperti prosedur dan dokumen-dokumen yang digunakan perusahaan. Tahap kedua yaitu tahap pelaksanaan. Pada tahap ini, penulis akan menganalisis unsur-unsur terkait dan mengemukakan teori-teori yang relevan dengan masalah yang diteliti, serta menganalisis prosedur pembelian yang telah dibuat. Setelah melakukan analisis, maka penulis akan menyusun perancangan prosedur pembelian perusahaan dalam bentuk sistem informasi beserta rancangan sistem yang diperlukan. Dan tahap terakhir adalah tahap penyelesaian, yaitu tahap dimana hasil dan perancangan sistem akan dipaparkan dalam simpulan dan saran dari penelitian yang telah dilakukan.
54 Berdasarkan kerangka pikir yang telah dijelaskan diatas, maka dalam penulisan skripsi ini, penulis menggambarkannya seperti pada gambar 2.26. Hasil yang diharapkan adalah sebuah aplikasi yang dapat mengintegrasikan seluruh sistem, sehingga informasi dapat diterima lebih cepat dan dapat menjawab kebutuhan pengambil keputusan.
Gambar 2.26 Kerangka Pikir
