BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Sistem Informasi Akuntansi
2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Menurut Laudon dan Laudon (2010: p46), Sistem informasi merupakan komponen yang saling bekerja sama untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan menyebar informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengendalian, analisis masalah dan visualisasi dalam sebuah organisasi. Menurut Gelinas dan Dull (2008: p13), Sistem informasi adalah suatu hasil karya manusia yang merupakan integrasi dari kumpulan komponen komputer dan komponen manual yang dibangun untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengatur data untuk menyediakan hasil informasi untuk pengguna. Menurut James A. Hall (2011: 6), “The information system is the set of formal procedures by which data are collected, processed into iformation, and distributed to user.” Dapat diartikan sebagai berikut: Sistem Informasi adalah serangkaian prosedural formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan ke para pengguna. Jadi dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi merupakan kumpulan komponen yang bekerja sama dalam pengumpulan, pengolahan, penyimpanan serta menyediakan hasil informasi bagi pengguna guna membantu pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.
2.1.2 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Gelinas dan Dull (2008: p14), Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan spesialisasi dari subsistem sistem informasi. Tujuan dari pemisahan SIA adalah untuk mengumpulkan, memproses, dan melaporkan informasi yang berhubungan dengan aspek keuangan dari suatu kejadian bisnis. Menurut Romney dan Steinbart (2009: p28), sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data dengan tujuan menghasilkan informasi bagi para pembuat keputusan. Jadi dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi adalah sistem yang memiliki tujuan mengumpulkan dan memproses data untuk menghasilkan informasi ataupun laporan yang digunakan oleh pembuat keputusan.
7
8
2.1.3 Penggunaan Sistem Informasi Akuntansi Menurut Jones dan Rama (2009: p7), Sistem Informasi memberikan 5 macam penggunaan informasi akuntansi, yaitu : 1. Membuat Laporan Eksternal Perusahaan menggunakan sistem informasi akuntansi untuk menghasilkan laporan-laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi dari para investor, kreditor, dinas pajak, badan-badan pemerintah, dan yang lain. Laporan-laporan ini mencakup laporan keuangan, SPT pajak, dan laporan yang
diperlukan
oleh
badan-badan
pemerintahan
yang mengatur
perusahaan dalam industri perbankan dan utilitas. 2. Mendukung Aktivitas Rutin Para manajer memerlukan suatu sistem informasi akuntansi yang digunakan untukk menangani aktivitas operasi rutin selama siklus operasi perusahaan. 3. Mendukung Pengambilan Keputusan Informasi yang dihasilkan diperlukan utnuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkatan dari suatu organisasi. 4. Perencanaan dan Pengendalian Sistem diperlukan untuk aktivitas perencanaan dan pengendalian. Informasi mengenai anggaran dan biaya standar disimpan oleh sistem informasi, dan laporan dirancang untuk membandingkan angka anggaran dengan jumlah aktual. 5. Menerapkan Pengendalian Internal Pengendalian Internal mencakup kebijakan-kebijakan, dan sistem informasi digunakan untuk melindungi asset perusahaan dari kerugian atau korupsi, dan memelihara keakuratan data keuangan. Membangun pengendalian ke dalam suatu sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi dapat membantu pencapaian tujuan ini.
2.1.4 Komponen Sistem Informasi Akuntansi Menurut Romney dan Steinbart (2009: p28), ada 6 komponen dari sistem informasi akuntansi, yaitu: 1. People, yang mengoperasikan sistem dan melaksanakan berbagai macam fungsi.
9
2. Procedures, baik manual maupun terotomatisasi, yang terlibat dalam pengumpulan, pemrosesan, dan penyimpanan data mengenai aktivitasaktivitas organisasi. 3. Data, mengenai kegiatan dan proses bisnis organisasi. 4. Software, yang digunakan untuk memproses data organisasi. 5. Information
technology
infrastructure,
yang
mencakup
komputer-
komputer, perangkat komunikasi jaringan, dan perangkat pendukung yang digunakan
untuk
mengumpulkan,
menyimpan,
memproses,
dan
mengirimkan data dan informasi. 6. Internal control dan pengukuran keamanan yang mengamankan data dalam sistem informasi akuntansi.
2.1.5 Siklus Pemrosesan Transaksi pada Sistem Informasi Akuntansi Menurut Romney dan Steinbart (2009: p53), siklus pemrosesan transaksi pada suatu sistem adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan oleh peusahaan dalam melakukan bisnisnya, mulai dari proses pembelian, produksi, sampai penjualan barang dan jasa. Siklus transaksi terbagi kedalam 5 siklus, yaitu: 1. Revenue cycle, yang terjadi dari transaksi penjualan hingga penerimaan kas. 2. Expenditure cycle, yang terdiri dari peristiwa pembelian hingga pengeluaran kas. 3. Human resource/Payroll cycle, yang terdiri dari peristiwa yang berhubungan dengan perekrutan hingga pembayaran atas tenaga kerja. 4. Production cycle, yang terdiri dari peristiwa yang berhubungan dengan pengubahan bahan baku menjadi produk yang siap dipasarkan. 5. Financing cycle, yang terdiri dari peristiwa yang berhubungan dengan penerimaan modal dari investor dan kreditor.
2.2
Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
2.2.1 Fungsi dan Definisi Proses Pembelian Menurut Gelinas dan Dull (2008: p420), “The purchase process is an interacting structure of people, equipment, methods, and controls that is designed to accomplish the following primary functions :
10
•
Handle the repetitive work routines of the purchasing department and the receiving department.
•
Support the decision needs of those who manage the purchasing and receiving departments.
•
Assist in the preparation of internal and external reports.”
Berdasarkan definisi diatas dapat diartikan proses pembelian adalah sebuah interaksi struktur orang, peralatan, metode, dan control yang dirancang untuk melengkapi fungsi utama sebagai berikut : •
Mengendalikan perulangan kerja rutin dari departemen pembelian dan penerimaan barang.
•
Membantu pengambilan keputusan yang diperlukan untuk mengatur departemen pembelian dan penerimaan
•
Membantu penyiapan dari laporan internal dan eksternal.
2.2.2 Tahapan Siklus Pembelian Setiap perusahaan memiliki tahapan siklus pembelian dan penerimaan barang yang berbeda-beda. Namun secara umum siklus pembelian dalam perusahaan baik barang maupun jasa memiliki kemiripan. Menurut Jones dan Rama (2009: p58), siklus pembelian mencakup operasi-operasi sebagai berikut : 1. Konsultasi dengan pemasok. Sebelum proses pembelian dilakukan, perusahaan menghubungi beberapa pemasok untuk memperoleh informasi tentang barang dan jasa. 2. Memproses permintaan. Permintaan barang dan jasa dilakukan oleh bagian karyawan dan kemudian akan diperiksa untuk disetujui oleh penyelia. Permintaan ini akan digunakan oleh Departemen Pembelian untuk melakukan pemesanan ke pemasok. 3. Melakukan kesepakatan dengan pemasok. Melakukan kesepakatan dengan pemasok untuk membeli barang di masa depan. Kesepakatan dengan pemasok meliputi pesanan pembelian dan menghubungi pemasok. 4. Menerima barang atau jasa dari pemasok. Organisasi harus memastikan bahwa barang-barang yang benarlah yang diterima dan dalam keadaan baik. Di organisasi besar, unit penerimaan yang terpisah bertanggung jawab atas penerimaan barang-barang tersebut.
11
Departemen penerimaan menerima barang dan meneruskannya ke departemen permintaan. 5. Menerima klaim atas barang atau jasa yang diterima. Setelah barang diterima, pemasok akan mengirimkan faktur. Jika tagihannya akurat, Departemen Utang Usaha mencatat faktur tersebut. 6. Memilih faktur yang akan dibayar. Banyak perusahaan memilih faktur-faktur yang akan dibayar berdasarkan suatu jadwal, sering kali mingguan. 7. Menulis cek. Melakukan pembayaran faktur yang jatuh tempo, cek ditulis, ditandatangani yang kemudian akan dikirimkan ke pemasok.
2.2.3
Penilaian Supplier Menurut Ross, David F. (2003: p315), Tujuan dari pembelian pada lingkungan saat ini adalah dapat memberikan ringkasan secara real-time dan tersinkronisasi pada standar permintaan pemesanan perusahaan berdasarkan kepada partners dalam order untuk memenuhi permintaan customer. Strategic Sourcing and Supply Management, tujuan dari komponen ini adalah menemukan sumber persediaan yang dekat dan hubungan pembelian dengan partners yang baik, seperti: identifikasi permintaan bisnis yang mempengaruhi pembelian barang pada tempat pertama, menentukan supplier yang dapat memenuhi permintaan anda, menentukan category dari penyediaan barang yang diperlukan.
2.3
Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
2.3.1 Pengertian Persediaan Menurut Kieso, Weygandt, & Warfield (2008, p444), persediaan dapat diklasifikasikan berdasarkan kegiatan usahanya yaitu sebagai berikut: 1. Perusahaan Dagang Dalam perusahaan dagang, perusahaan hanya mengenal satu jenis persediaan yaitu barang dagangan yang siap dijual. 2. Perusahaan Manufaktur Terdapat 3 jenis barang yaitu: 1) Persediaan bahan baku untuk diproduksi
12
Meliputi bahan baku yang diperoleh dari sumber daya alam ataupun beberapa jenis produk yang dibeli dari perusahaan lain. 2) Persediaan barang dalam proses Meliputi produk-produk yang telah dimasukkan ke dalam proses produksi, namun belum selesai diolah. 3) Persediaan barang jadi Meliputi produk olahan yang siap dijual kepada pelanggan. Menurut Mulyadi (2010: p553), dalam perusahaan dagang, persediaan hanya terdiri dari satu golongan, yaitu persediaan barang dagangan barang yang dibeli untuk tujuan dijual kembali. Jadi, dari beberapa pendapat di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa persediaan adalah sejumlah produk yang disimpan oleh perusahaan baik berupa barang mentah, setengah jadi ataupun jadi, yang digunakan untuk menfasilitasi kegiatan perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan.
2.3.2 Prosedur Persediaan Sistem dan prosedur yang bersangkutan dengan sistem akuntansi persediaan menurut Mulyadi (2010: p558) adalah: a. Prosedur pencatatan produk jadi. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur dalam sistem akuntansi biaya produksi. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok produk jadi yang didebitkan ke dalam rekening persediaan produk Jadi dan dikreditkan ke dalam rekening barang dalam proses. b. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur dalam sistem penjualan disamping prosedur lainnya seperti: prosedur order penjualan, prosedur persetujuan kredit, prosedur pengiriman barang, prosedur penagihan, prosedur pencatatan piutang. c. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali dari pembeli. Jika produk jadi yang telah dijual dikembalikan oleh pembeli, maka transaksi retur penjualan ini akan mempengaruhi persediaan produk jadi, yaitu menambah kuantitas produk jadi dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh Bagian Gudang dan menambah kuantitas dan harga
13
pokok jadi yang dicatat oleh Bagian Kartu Persediaan dalam kartu persediaan produk jadi. d. Prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga pokok persediaan produk dalam proses. Pencatatan persediaan produk dalam proses umumnya dilakukan oleh perusahaan pada akhir periode, pada saat dibuat laporan keuangan bulanan dan laporan keuangan tahunan. e. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem pembelian. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan yang dibeli. f. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok. Jika persediaan yang telah dibeli dikembalikan kepada pemasok, maka transaksi retur pembelian ini akan mempengaruhi persediaan yang bersangkutan, yaitu mengurangi kuantitas persediaan dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh bagian Gudang dan mengurangi kuantitas dan harga pokok persediaan yang dicatat oleh Bagian Kartu Persediaan dalam kartu persediaan yang bersangkutan. g. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem akuntansi biaya produksi. h. Prosedur pengembalian barang gudang. Transaksi pengembalian barang gudang mengurangi biaya dan menambah persediaan barang di gudang. i. Sistem perhitungan fisik persediaan. Sistem perhitungan fisik persediaan umumnya digunakan oleh perusahaan untuk menghitung secara fisik persediaan yang disimpan di gudang, yang hasilnya digunakan untuk meminta pertanggungjawaban Bagian Gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan dan pertanggungjawaban Bagian Kartu Persediaan mengenai keandalan (adjustment) terhadap catatan persediaan di Bagian Kartu Persediaan.
2.3.3 Metode Pencatatan Persediaan Menurut Earl K. Stice dan James D. Stice (2011: p9-7), ada dua sistem umum
14
yang dikenal untuk mencatat jumlah persediaan, yaitu: 1. Periodic System “The only way to verify what inventory has been sold and what remains is to do a periodic physical count”. Jadi, salah satu cara untuk pencatatan persediaan yang telah dijual dan tersisa adalah dengan melakukan perhitungan fisik per periode akuntansi. 2. Perpetual System “The selling price and the type of item sold are recorded for each sale”. Jadi, pencatatan persediaan dilakukan saat barang telah terjual ataupun berkurang pada saat itu juga.
2.3.4 Dokumen yang Terkait dengan Persediaan Menurut Assauri (2008: p286) pada dasarnya terdapat lima buah catatan yang paling penting dalam sistem persediaan, yaitu: 1. Purchase Requisition Dokumen ini merupakan permintaan dari bagian persediaan ke bagian pembelian untuk membeli bahan-bahan atau barang-barang yang sesuai dengan jenis dan jumlah tertentu seperti yang dinyatakan dalam surat permintaan tersebut. 2. Receiving Report Dokumen ini penting karena satu rangkap dari laporan ini akan memberikan informasi bahwa penjaga gudang telah menerima barang-barang yang telah dipesan ini di pabrik. 3. Balances Of Store Forms Dokumen ini adalah catatan yang paling penting dalam pengawasan persediaan. Dokumen ini merupakan dasar dari pelaksanaan sistem pengawasan persediaan dan memberikan informasi baik bagi pabrik maupun bagi bagian accounting. Data-data yang umumnya terdapat dalam daftar ini adalah: a. Gambaran lengkap dari bahan-bahan tersebut. b. Jumlah bahan-bahan yang tersedia di gudang, yang dipesan dan yang dialokasikan untuk produksi. c. Jumlah bahan-bahan yang akan atau harus dibeli bila waktunya telah tiba untuk melakukan pemesanan kembali.
15
d. Harga bahan-bahan per unit. e. Jumlah yang dipakai selama suatu periode atau jangka waktu tertentu. f. Nilai dari persediaan yang ada. 4. Material Requisition Form Formulir yang dibuat oleh bagian gudang untuk dipergunakan oleh bagian pembelian dalam membuat pemesanan. Daftar ini juga menunjukkan bahanbahan yang perlu segera dibeli untuk pengisian kembali persediaan gudang. 5. Control Accounting Control accounting umumnya untuk menjaga supaya perkiraan yang dibuat oleh bagian akuntansi tetap merupakan alat yang penting dalam sistem pengawasan yang efektif. Semua pembelian akan didebit dan semua pemakaian akan dikredit dalam perkiraan ini sehingga saldonya harus sama dengan dengan saldo yang terdapat perpetual inventory card.
2.3.5 Ownership Transfer For Goods In Transit Menurut Earl K. Stice dan James D. Stice (2011: p9-10), kepemilikan selama dalam perjalanan dari supplier sampai ke pembeli dibedakan menjadi : 1. FOB shipping point “title passes to the buyer with the loading of goods at the point of shipment. Because title passes at the shipping point, goods in transit at the year-end should be included in the inventory of the buyer even though the buyer hasn`t received them yet. Dari kalimat tersebut dapat diambil kesimpulan, bahwa metode FOB shipping point berarti kepemilikan barang dalam perjalan telah beralih menjadi pembeli. 2. FOB destination “Legal title does not pass until the goods are received by the buyer. Even though it can be difficult to determine whether goods have reached their destination by the end of the period”. Dari kalimat tersebut dapat diambil kesimpulan, bahwa metode FOB destination berarti kepemilikan barang tersebut masih dimiliki oleh supplier/ penjual sampai barang tersebut telah sampai kepada buyer/ pembeli.
16
2.3.6 Metode Penilaian Persediaan Menurut Weygandt, Kieso dan Kimmel (2007, p336), dalam menilai persediaan ada beberapa cara yang dapat digunakan, diantaranya dengan: 1. First-In, First-Out (FIFO) Metode ini mengasumsikan bahwa barang yang pertama kali dibeli adalah barang yang pertama kali dijual. Dengan metode FIFO, harga pokok barang yang lebih dulu dibeli merupaka biaya yang pertama kali diakui sebagai harga pokok penjualan. 2. Average Cost Method (AC) Metode ini mengasumsikan bahwa barang yang tersedia untuk dijual memiliki biaya per unit yang sama (rata-rata). Bedasarkan metode AC, harga pokok barang tersedia untuk dijual dialokasikan pada dasar biaya rata-rata tertimbang per unit. 3. Last-In, First-Out (LIFO) Metode ini mengasumsikan bahwa barang yang terakhir dibeli adalah barang yang pertama kali dijual. Berdasarkan metode LIFO, harga pokok barang yang terakhir dibeli adalah yang pertama kali ditetapkan dalam menghitung harga pokok penjualan. Herlin Tundjung Setijaningsih, Cecilia Dewi Pratiwi mengatakan (2009: p50) bahwa, “Terdapat 3 metode penilaian persediaan, yaitu First In First Out (FIFO), Last In First Out (LIFO), dan average (rata-rata). Pemilihan metode penilaian persediaan untuk perusahaan di Indonesia megacu pada Pernyataan Standard Akuntansi Keuangan (PSAK) No.14 (revisi 2008), yang memberikan kebebasan untuk menggunakan salah satu alternatif metode persediaan. Namun, PSAK No.14 mengindikasikan bahwa hanya 2 metode persediaan, yaitu FIFO dan metode rata-rata yang dapat dipilih.” Perbedaan antara metode FIFO, LIFO dan average adalah sebagai berikut : •
FIFO, menghasilkan laba bersih tinggi karena semua harga meningkat, nilai persediaan tinggi, dan harga pokok penjualan rendah karena menggunakan harga sebelumnya.
•
LIFO, menghasilkan laba bersih rendah, nilai persediaan rendah, dan harga pokok penjualan meningkat.
•
Average, menghasilkan laba yang berada diantara metode FIFO dan LIFO.
17
2.3.6 Konsep ROP dan Safety Stock Kapan perusahaan harus memesan persediaan, dapat dijawab dengan melakukan keputusan reorder point (ROP). Keputusan ROP dipengaruhi oleh service level yang diinginkan oleh perusahaan bersangkutan. Cara untuk mencapai service level, perusahaan harus menetapkan safety stock yang merupakan persediaan pengaman untuk melindungi perusahaan dari keadaan stockout (keadaan dimana perusahaan mengalami kekurangan/ tidak cukup untuk memenuhi permintaan dari pelanggan). Perhitungan ROP memiliki asumsi bahwa permintaan sifatnya bervariasi dan lead time sifatnya konstan. Berikut perhitungan ROP dan safety stock dengan menggunakan rumus (Heizer, 2011: p522) : Safety Stock = Z x dLT Z
= Z score dari service level, didapatkan dari tabel normal
δdLT = standar deviasi permintaan selama lead time (δd x lead time) δd
= standar deviasi permintaan ROP = (permintaan rata-rata harian x lead time) + SS
2.4
ROP
= reorder point
SS
= safety stock
Sistem Informasi Akuntansi Utang Dagang Menurut Kieso et al. (2008: 619), utang dagang adalah jumlah yang terutang pada pihak lain untuk barang, peralatan, atau jasa yang dibeli pada saldo normal. Akun hutang dagang terbentuk di dalai laporan keuangan karena adanya perbedaan waktu antara penerimaan jasa atau pembelian atas suatu asset oleh perusahaan dengan pembayaran yang dilakukan terhadap aktivitas tersebut. Dokumen yang digunakan dalam prosedur utang dagang adalah : a. Faktur dari pemasok b. Kuitansi tanda terima uang yang ditandatangai oleh pemasok atau tembusan surat pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim ke pemasok, yang berisi keterangan untuk apa pembayaran tersebut dilakukan. Catatan akuntansi yang digunakan dalam prosedur utang dagang adalah : a. Kartu utang yang digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada tiap kreditur. b. Jurnal pembelian yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian.
18
c. Jurnal pengeluaran kas yang digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran utang dan pengeluaran kas yang lain. Prosedur pencatatan utang dengan account payable procedure adalah sebagai berikut : •
Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar : a. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian. b. Informasi dalam jurnal pembelian kemudian di-posting ke dalam kartu utang yang diselenggarakan untuk setiap kreditur
•
Pada saat jumlah dalam faktur dibayar : c. Cek dicatat dalam jurnal pengeluaran kas. d. Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang bersangkutan dengan pembayaran utang di-posting ke dalam kartu utang.
2.5
Sistem Pengendalian Internal
2.5.1 Pengertian Internal Control Internal control is a process effected by a entity’s board of directors, management, and other personal designed to provide reasonable assurance regarding the archievement of objectives. Anwar (2009: 2) mengatakan bahwa “ COSO mendidentifikasi komponen internal control yang terdiri dari : 1. Control
environment,
yang
menentukan
irama
organisasi,
yang
berhubungan dengan control terhadap orang (people). Hal ini merupakan fondasi untuk semua komponen internal control yang menyajikan kedispilinan dan struktur dalam internal control. 2. Risk assessment adalah indentifikasi dari organisasi dan analisis relevansi dari resiko untuk mencapai objektifnya serta menentukan bagaimana resiko-resiko yang ada seharusnya dikelola secara baik 3. Control activities adalah prosedur dan kebijakan yang membantu untuk meyakinkan manajemen dalam mengarahkan perusahaan dalam pencapaian tujuannya. 4. Information
and
communication
yang
merupakan
indentifikasi,
pencapaian, dan pertukaran informasi dalam ruang lingkup dan waktu yang memperbolehkan orang (people) untuk menjalankan tanggung jawabnya 5. Monitoring adalah proses yang menilai kualitas internal control performance dalam kurun waktu tertentu.”
19
2.5.2 Pengendalian Internal pada Proses Pembelian Menurut Monczka, Handfield, Giunipero dan Patterson ( 2009: p68 ), proses pengendalian internal pada proses pembelian adalah melakukan penilaian dan pengaturan kinerja supplier secara berkala dan mereka ulang proses pengadaan untuk proses pembayaran. Menurut Jolla ( 2009: p1 ) “Internal Control Practies : Purchasing”, proses pengendalian internal pada proses pembelian adalah sebagai berikut : •
Memisahkan tanggung jawab kepada bagian yang berbeda pada penanganan pembelian dan penanganan pembayaran pembelian.
•
Menegakan tanggung jawab pada saat memberikan izin, melakukan pengecekan dan menyetujui pembelian berdasarkan perjanjian, syarat syarat kontrak dan order pembelian.
•
Melakukan pengamanan pada harta atau barang yang dibeli.
•
Melakukan pengecekan kembali surat – surat yang berhubungan dengan pembelian seperti supplier’s invoice, packing slips, dan purchase orders.
Jadi kesimpulan dari internal control pada proses pembelian yaitu dengan melakukan penilaian terhadap kinerja dari supplier, memisahkan tanggung jawab pada proses pembelian dan pembayaran pembelian, selalu menegakkan tanggung jawab pada setiap proses yang berhubungan dengan pembelian, melakukan pengamanan terhadap barang yang dibeli dan melakukan pengecekan kembali surat – surat yang diterima dari supplier.
2.5.3 Segregation of duties Menurut Weygandt, Kimmel, dan Kieso (2011: p301), segregation of duties terdiri dari 2 aplikasi umum, yakni : • Individu yang berbeda untuk bertanggung jawab terhadap aktivitas yang saling terkait. • Tanggung jawab pencatatan untuk asset harus dipisahkan dari pemeliharan fisik dari asset tersebut.
20
2.6
Konsep Internet, Intranet dan Ekstranet
2.6.1 Pengertian Internet Menurut Turban (2010: p49), internet adalah kumpulan dari orang-orang yang menggunakan komputer secara berdiri sendiri namun terhubung antara satu sama lain melalui sebuah lingkungan jaringan global.
2.6.2 Pengertian Intranet Menurut Turban (2010: p49), intranet adalah jaringan perusahaan ataupun pemerintah yang menggunakan tools dalam internet, seperti web browser dan internet protocol. Jaringan intranet ini akan digunakan perushaan sebagai media komunikasi dan kolaborasi.
2.6.3 Pengertian Ekstranet Menurut Turban (2010: p49), ekstranet adalah jaringan pribadi yang menggunakan internet dan sistem telekomunikasi untuk menghubungkan beberapa intranet secara aman.
2.7
Analisis dan Perancangan Berorientasi Objek
2.7.1 Definisi Object Oriented Analysis Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: p60), object oriented analysis mendefinisikan
jenis objek yang melakukan pekerjaan dalam sistem dan
menunjukkan interaksi pengguna apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tersebut. Object diartikan suatu hal dalam sistem komputer yang dapat merespon pesan Object oriented design mendefinisikan semua tipe objek yang dibutuhkan untuk berkomunikasi dengan orang-orang dan alat-alat didalam sistem serta menunjukkan bagaimana objek-objek tersebut berinteraksi untuk menyelesaikan tugas dan
menyempurnakan
definisi
dari
masing-masing
objek
agar
dapat
diimplementasikan dengan bahasa atau lingkungan tertentu.
2.7.2 The System Development Life Cycle (SDLC) Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: p39-41), siklus hidup pengembangan sistem adalah proses secara keseluruhan dari pembuatan, penyebaran,
21
peggunaan dan pembaharuan dari sistem informasi. Fase-fase dari system development life cycle adalah : 1. Planning Proses ini bertujuan untuk mengindentifikasi ruang lingkup dari sistem, memastikan bahwa proyek layak untuk dilaksanakan, pengembangan jadwal, merencanakan sumber daya, dan membuat anggaran. 2. Analysis Bertujuan untuk memahami dan mendokumentasikan secara detail kebutuhan bisnis dan pengolahan persyaratan sistem baru 3. Design Bertujuan untuk merancang sistem solusi berdasarkan persyaratan yang ditentukan dan keputusan yang dibuat selama analisis 4. Implementation Bertujuan untuk membangun, menguji, dan menginstal sistem informasi yang handal dengan pengguna dilatih siap untuk mendapatkan keuntungan seperti yang diharapkan dari penggunaan sistem. 5. Support Bertujuan untuk menjaga sistem berjalan produktif, baik awalnya dan selama bertahun-tahun seumur hidup sistem.
2.7.3 Unified Modeling Language (UML) Model dalam metodologi pengembangan sistem mencakup perumpamaan inputs, outputs, proses, data, obyek, interaksi antar obyek, lokasi, network, dan peralatan. Model-model ini digambar dalam bentuk diagram sesuai dengan notasi yang didefinisikan oleh Unified Modeling Language (UML). Pengertian Unified Modeling Language menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: 48) adalah seperangkat konstruksi model dan notasi yang dikembangkan terutama untuk pengembangan berorientasi obyek. Model komponen sistem yang menggunakan Unified Modeling Language terdiri dari 12 diagram, yaitu : 1 Event Table 2. Activity Diagram 3. Usecase 4. Usecase Description
22
5. Class Diagram 6. System Squence Diagram (SSD) 7. Three-Layer Design Sequnce Diagram 8. Update Class Diagram 9. Package Diagram 10. User Interface 11.Deployement and Software Architecture
A. Activity Diagram Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: p144), salah satu cara efektif menangkap informasi mengenai proses bisnis adalah melalui pnggunaaan diagram. Activity diagram adalah diagram alur kerja sederhana yang menggambarkan aktivitas dari user (atau sistem) yang berbeda-beda, pihak yang melakukan tiap aktivitas, dan aliran yang berurutan dari aktivitas-aktivitas tersebut.
B. Event Table Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: p167), event adalah sesuatu yang terjadi pada waktu dan tempat tertentu yang dapat digambarkan dan berharga untuk diingat. Event terbagi dalam 3 tipe, yaitu: 1) External event: event yang terjadi diluar sistem, biasanya dimulai oleh external agent. External agent adalah orang atau unit organisasi yang menyediakan atau menerima data dari sistem, tetapi belum tentu mereka adalah pengguna sistem. Contoh dari external event adalah “pelanggan melakukan pemesanan”. Pelanggan menggambarkan external agent, dan melakukan pemesanan adalah kegiatan yang mempengaruhi sistem. 2) Temporal event: event yang terjadi akibat dari tercapainya suatu titik waktu tertentu. Sistem akan menghasilkan output yang dibutuhkan tanpa harus diperintah. Dengan kata lain, external agent tidak membuat permintaan, tetapi sistem harus menghasilkan informasi atau output yang dibutuhkan ketika informasi tersebut dibutuhkan. Contoh dari temporal event adalah sistem penjualan yang menghasilkan laporan penjualan bulanan, dengan event berupa “saat untuk menghasilkan laporan penjualan”. 3) State event: event yang terjadi ketika sesuatu terjadi di dalam sistem sehingga memicu adanya kebutuhan untuk pemrosesan. sebagai contoh,
23
jika stok persediaan berada dibawah reorder point, maka state event yang dihasilkan dapat berupa “ telah mencapai reorder point”.
Event table adalah sebuah pedoman dari use case yang menjabarkan event dalam baris dan potongan-potongan kunci dari informasi mengenai tiap-tiap event di dalam kolom. Sebuah event table terdiri dari baris dan kolom yang mewakili event dan detailnya masing-masing. Informasi yang ditampilkan dalam event table terdiri dari: 1) Event: peristiwa yang menyebabkan sistem melakukan sesuatu. 2) Trigger: sinyal yang memberitahu sistem bahwa suatu peristiwa telah terjadi, baik karena adanya data yang harus diproses ataupun karena suatu titik waktu tertentu. 3) Source: external agent yang memberikan data kedalam sistem. 4) Use Case: apa yang dilakukan sistem ketika suatu peristiwa terjadi. 5) Response: keluaran atau output yang dihasilkan oleh sistem. 6) Destination: external agent yang menerima data dari sistem.
C. Use Case Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: p175), use case adalah aktivitas yang dilakukan oleh sistem dalam merespon event yang terjadi. Actor diperankan oleh user dan berada diluar boundary.
D. Class Diagram Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: p185), class diagram adalah diagram yang digunakan untuk menentukan problem domain classes. Pada class diagram, kotak segi empat menggambarkan class dan garis yang menghubungkan antar class menunjukkan asosiasi antar class. Format yang digunakan untuk menentukan masing-masing atribut: 1) Attribute visibility: visibility menunjukkan apakah object lain dapat mengakses attribute secara langsung atau tidak. Tanda + (plus) mengindikasikan attribute dapat terlihat atau bersifat public, dan tanda – (minus) menandakan bahwa attribute tidak dapat terlihat atau bersifat private. 2) Attribute name
24
3) Type-expression: dapat berupa character, string, integer, number, currency, atau date. 4) Initial value 5) Property: ditempatkan dalam kurung kurawal. Contoh: {key}.
Format yang digunakan dalam method list: 1) Method visibility 2) Method name 3) Type-expression: tipe dari return parameter dari method. 4) Method parameter list: argument yang masuk.
Ada dua hirarki dalam notasi class diagram, yaitu: 1) Generalization / specialization notation Generalization adalah pengelompokan hal-hal dengan jenis yang sama, contohnya ada banyak jenis kendaraan seperti mobil, motor, sepeda, pesawat, dan sebagainya. Sedangkan specialization adalah pengkategorian jenis-jenis hal yang berbeda, sebagai contoh jenis khusus dari mobil adalah mobil sport, sedan,
jeep,
dan
sebagainya.
Generalization/specialization
hierarchy
digunakan untuk mengurutkan hal-hal umum menjadi khusus. 2) Whole-part hierarchy notation Whole-part hierarchies menggambarkan hubungan keterkaitan antara sebuah objek dengan komponennya. Ada dua jenis whole-part hierarchies, yaitu aggregation dan composition. Aggregation digunakan untuk menggambarkan sebuah hubungan antara agregat (keseluruhan) dan komponennya (bagianbagian) dimana bagian-bagain tersebut dapat berdiri sendiri secara terpisah, sedangkan
composition
digunakan
untuk
menggambarkan
hubungan
keterikatan yang lebih kuat, dimana tiap-tiap bagian tidak dapat berdiri sendiri secara terpisah.
E. System Sequence Diagram Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: p315), system sequence diagam digunakan untuk mendokumentasikan masukan dan keluaran sistem untuk use case tunggal atau scenario. Sebuah system sequence diagram menggambarkan
25
interaksi antara sistem dengan dunia luar yang direpresentsikan oleh actor. Sistem itu sendiri diperlakukan sebagai object tunggal yang dinamakan dengan :System.
2.7.4 Design Discipline A. Deployment Architecture Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: 309), deployment environment terdiri dari hardware, software, dan network. Deployment environment terbagi atas dua jenis, yaitu: 1) Single Computer Architecture Single computer architecture menggunakan sistem komputer tunggal yang menjalankan
seluruh
software.
Kelebihan
utamanya
adalah
kesederhanaannya. Sistem informasi yang dijalankan pada single computer architecture umumnya mudah dirancang, dibangun, dioperasikan, dan dikelola. 2)
Multitier Computer Architecture Multitier computer architecture merupakan tipe arsitektur penggunaan proses eksekusinya terjadi di beberapa komputer. Multitier computer architecture dapat dibagi menjadi dua, yaitu: •
Clustered Architecture Merupakan tipe arsitektur yang menggunakan beberapa komputer dengan model dan produksi yang sama.
•
Multicomputer Architecture Merupakan tipe arsitektur yang menggunakan beberapa komputer namun dengan spesifikasi yang berbeda-beda.
B. Software Architecture Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: 277), software architecture terdiri atas dua, yaitu: 1) Client/Server Architecture Client/server architecture membagi software ke dalam dua tipe, client dan server. Server berfungsi untuk mengolah sumber informasi atau menyediakan servis. Sedangkan client berfungsi untuk berkomunikasi dengan server untuk meminta sumber daya atau servis dan server akan merespon terhadap permintaan tersebut.
26
2) Three-Layer Client/Server Architecture Merupakan pengembangan dari client/server architecture yang terdiri dari tiga layer, yaitu: •
Data layer Merupakan layer untuk mengatur penyimpanan data pada satu atau lebih database.
•
Business logic layer
•
Merupakan layer yang mengimplementasikan aturan dan prosedur dari proses bisnis.
•
View layer Merupakan layer yang menerima input dan menampilkan hasil proses.
C. Data Access Layer Diagram Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: p322-323), prinsip pemisahan tanggung jawab diberlakukan pada data access layer. Pada sistem yang lebih besar atau rumit sangat wajar untuk membuat kelas-kelas yang memiliki tanggung jawab yang erat untuk menjalankan perintah database SQL, mendapatkan hasil dari query, dan menyediakan informasi untuk domain layer. Seiring dengan bertambah canggihnya perangkat keras dan jaringan, multilayer design menjadi semakin penting untuk mendukung jaringan multilayer dimana database server berada di satu mesin, logika bisnis berada di server lainnya, dan user interface yang berada di beberapa mesin desktop client. Perbedaan antara bahasa pemograman dan bahasa database sebagian didorong tren ke multilayer design. Design, pemrograman, dan pemeliharaan suatu sistem lebih mudah jika kelas-kelas yang terpisah dibatasi untuk mengakses database dan mengambil data yang ada di form yang kondusif untuk diproses didalam komputer.
D. Package Diagram Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: p339-342), package diagram adalah diagram tingkat tinggi yang memungkinkan perancang sistem untuk mengasosiasikan kelas-kelas dari grup-grup yang saling berhubungan. Notasi dari package diagram berbentuk kotak persegi panjang berlabel (tabbed rectangle).
27
Nama dari package biasanya tertera pada label, sedangkan kelas-kelas yang dimiliki oleh package ditempatkan didalam kotak persegi panjang. Simbol lainnya yang digunakan dalam package diagram adalah titik-titik panah (dashed arrow), yang mewakili dependency relationship. Buntut panah terhubung dengan dependent package, sedangkan kepala panah terhubung dengan independent package. Dependency relationship sendiri menggambarkan suatu hubungan antar elemen dalam package diagram, dimana jika terjadi perubahan pada suatu elemen (elemen yang independent), maka elemen lainnya (elemen yang dependent) juga dapat berubah.
E. User Interface Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: p442-445), user interface terdiri dari input dan output yang melibatkan pengguna sistem secara langsung. User interface meliputi semua hal yang digunakan oleh pengguna akhir saat menggunakan sistem, baik secara fisik, persepsi, dan konseptual. 1) Aspek fisik: mencakup alat-alat yang benar-benar disentuh oleh pengguna, seperti keyboard, mouse, layar sentuh, atau keypad. 2) Aspek persepsi: mencakup semua yang dilihat, didengar atau disentuh (melewati alat fisik) oleh pengguna. Contoh dari apa yang dilihat adalah semua yang ditampilkan di layar, seperti garis, angka, kata-kata, dan bentuk. Contoh dari apa yang didengar berupa suara yang dibuat oleh sistem, seperti bunyi beep atau click. Contoh untuk apa yang disentuh oleh pengguna adalah menu, dialog box, dan tombol yang ada di layar dengan menggunakan mouse.
Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: p453-457), beberapa organisasi pengembangan sistem menggunakan interface design standards, yaitu aturan dan prinsip-prinsip umum yang harus diikuti dalam mengembangkan sistem. Standar perancangan membantu untuk memastikan bahwa semua user interface berjalan dengan baik dan semua sistem yang dikembangkan oleh organisasi memiliki rasa dan tampilan yang sama. Terdapat banyak pedoman yang digunakan untuk membuat interface, salah satunya adalah “Eight Golden Rules” yang dapat diterapkan pada kebanyakan interactive system.
28
a) Usahakan untuk konsisten (strive for consistency) Sistem harus konsisten dalam menentukan nama dan letak menu items, ukuran dan bentuk icon, urutan tugas, serta bagaimana informasi diatur dalam suatu form. b) Memungkinkan pengguna untuk menggunakan shortcut (enable frequent users to use shortcuts) Shortcut digunakan untuk mengurangi jumlah interaksi untuk tugas yang dijalankan, sehingga pengguna dapat menghemat waktu. Selain itu, perancang harus menyediakan fasilitas makro bagi pengguna untuk membuat shortcut mereka sendiri. c) Memberikan umpan balik yang informatif (offer informative feedback) Umpan balik yang berupa konfirmasi dari sistem sangat penting bagi pengguna sistem, terutama bagi mereka yang bekerja dengan menggunakan sistem sepanjang hari. Contohnya, ketika pengguna ingin menghapus suatu data makan akan muncul dialog box untuk memastikan apakah pengguna sudah yakin data tersebut benar-benar ingin dihapus atau tidak. Akan tetapi, sebaiknya sistem juga tidak memperlambat pekerjaan pengguna sistem dengan menampilkan terlalu banyak dialog box, dimana pengguna harus merespon tiap dialog box. d) Merancang dialog untuk menghasilkan penutupan (design dialogs to yield closure) Untuk setiap dialog dengan sistem harus diorganisasikan dengan urutan yang jelas, yaitu dari awal, tengah, dan akhir agar pengguna dapat mempersiapkan dirinya untuk fokus ke tindakan berikutnya. e) Memberikan penanganan kesalahan yang sederhana (offer simle error handling) Saat sistem menemukan sebuah kesalahan, pesan kesalahan harus menegaskan secara spesifik apa yang salah dan menjelaskan bagaimana cara untuk menanganinya. Pesan kesalahan juga tidak boleh menghakimi pengguna. Selain itu sistem harus bisa mengatasi kesalahan dengan mudah, contohnya jika pengguna memasukkan ID pelanggan yang salah, maka sistem akan memberitahukan kepada pengguna dan meletakkan kursor pada text box ID pelanggan yang berisi angka yang telah dimasukkan sebelumnya dan siap untuk diubah.
29
f) Memungkinkan untuk kembali ke tindakan sebelumnya dengan mudah (permit easy reversal of actions) Salah satu cara untuk menghindari kesalahan; sebagaimana pengguna menyadari mereka telah melakukan kesalahan, mereka dapat membatalkan tindakan yang sedang mereka jalankan dan kembali ke tindakan sebelumya. g) Mendukung tempat pengendalian internal (support internal locus of control) Sistem harus membuat penggunanya merasa bahwa merekalah yang memutuskan apa yang harus dilakukan dan bukan sistem yang mengontrol mereka. h) Mengurangi muatan memory jangka pendek (reducing short-term memory load) Rancangan yang terlalu rumit dan terlalu banyaknya form dapat menjadi beban bagi ingatan pengguna.
2.7.5 Desain Basis Data Menurut Indrajani (2011: p51), tujuan desain basis data adalah: 1) Menggambarkan relasi data antara data yang dibutuhkan oleh aplikasi dan user view. 2) Menyediakan model data yang mendukung seluruh transaksi yang diperlukan. 3) Menspesifikasikan desain dengan struktur yang sesuai dengan kebutuhan sistem. Pendekatan-pendekatan yang digunakan dalam mendesain basis data antara lain adalah sebagai berikut: 1) Top-down Diawali dengan
membuat
data
model.
Pendekatan
top-down dapat
diilustrasikan menggunakan entity-relationship (ER) model yang high level, lalu mengidentifikasikan entity, dan relationship antar entity. Pendekatan ini sesuai untuk basis data yang kompleks. 2) Bottom-up Dimulai dari tingkat dasar attribute (property entity dan relationship) menganalisa hubungan antar attribute, mengelompokkannya dalam suatu relasi yang menggambarkan tipe entity dan relasi antar entity. Pendekatan ini sesuai bagi basis data dengan jumlah attribute yang sedikit.
30
3) Inside-out Mirip seperti pendekatan bottom-up, perbedaannya adalah pada tahap awal mengidentifikasi major entity lalu menguraikannya menjadi entity-entity, relasirelasi, dan attribute-attribute yang berhubungan dengan major entity. 4) Mixed Menggunakan pendekatan bottom-up dan top-down.
31
2.2
Kerangka Pikir Dalam membantu dan memudahkan proses perencanaan, analisa, design dan implementasi, maka dibuat kerangka pikir dalam flowchart sebagai berikut :
Gambar 2.1 Kerangka Pikir
32
Berikut ini pembangunan sistem informasi akuntansi pembelian, persediaan, dan utang dagang pada Rukun Teknik dibagi menjadi empat tahapan, yaitu : 1. Plan Tahap ini mengidentifikasi sistem yang berjalan pada perusahaan, dimana perusahaan masih menggunakan pencatatan manual. Perusahaan tidak memiliki data pembelian, persediaan, dan utang dagang yang lengkap untuk mendukung pengambilan keputusan perusahaan. Perubahan yang dilakukan adalah perubahan sistem manual sistem kepada sistem informasi akuntansi. 2. Analysis Proses analisa dilakukan dengan tujuan mengetahui kebutuhan perusahaan terhadap masalah yang timbul pada perusahaan. Masalah-masalah dalam perusahaan akan dianalisa dengan langkah-langkah sebagai berikut ini : a. Visi & Misi perusahaan Pada proses analisa visi dan misi perusahaan, akan dikumpulkan data mengenai visi dan misi perusahaan selama ini. Visi dan misi yang didapatkan akan digunakan sebagai salah satu acuan untuk membangun sistem informasi akuntansi sehingga pembangunan tidak terlepas dari tujuan jangka panjang dan pendek perusahaan. b. Studi Kepustakaan Proses analisa ini dilakukan dengan cara mencari informasi dan pemecahan masalah melalui media-media yang tersedia dalai perpustakaan Bina Nusantara, seperti buku, thesis, dan jurnal. c. Struktur Organisasi Pada proses analisa struktur organisasi perusahaan, akan dikumpulkan data mengenai struktur organisasi dan job description yang telah dibuat oleh perusahaan. Analisa dilakukan dengan tujuan untuk monitoring terhadap ketepatan dan penyesuaian terhadap internal control, sehingga struktur organisasi
dan
job
description
yang
dihasilkan
nantinya
tidak
menghiraukan unsur internal control. Pemisahan terhadap job description yang tepat akan menghasilkan pengendalian internal tepat guna dan menghindarkan dari terjadinya manipulation d. Flow Document
33
Proses analisa ini dimulai dengan mengumpulkan informasi mengenai arus perpindahan dokumen-dokumen yang terjadi, akibat dari aktifitas-aktifitas pembelian, persediaan dan utang dagang pada perusahaan. Setelah pengumpulan informasi lengkap, akan dilakukan analisa terhadap apakah perpindahan dokumen sudah sesuai dengan procedure akuntansi yang akan digunakan oleh perusahaan. e. Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan dengan beberapa cara dan langkah, dimana pengumpulan data ini berguna untuk membantu analisa kebutuhan dan pemecahan masalah PD. Rukun Teknik. Berikut cara dan langkah pengumpulan data yang dilakukan : 1. Observasi 2. Wawancara, 3. Dokumentasi 3. Design Proses pembangunan dilakukan dengan menggunakan teori satzinger mengenai OOA&D, seperti : •
Activity diagram,
•
Event table,
•
Usecase diagram,
•
Usecase description,
•
Domain class diagram
•
System sequence diagram
•
Data Access Layer
•
Updated Class Diagram
•
Perancangan User interface Setelah OOA&D selesai dilakukan maka berdasarkan rancangan tersebut akan dibuat coding dengan menggunakan bahasa pemograman Php dan database MySQL.
4. Implementation Proses implementation dilakukan dengan cara menentukan rencana jadwal implementasi menggunakan Gantt Chart, kemudian diikut sertakan hardware dan software yang diperlukan perusahaan untuk mendukung berjalannya sistem informasi akuntansi tersebut.
