7 BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Sistem Informasi Akuntansi 2.1.1
Pengertian Sistem Menurut Hall (2001, p5), sistem adalah sekelompok atau lebih
komponen–komponen yang saling berkaitan (Interrelated) atau subsistemsubsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (Common purpose). Menurut McLeod (2004, p9), sistem adalah sekelompok elemen yang terintegerasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Berdasarkan definisi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekelompok atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
2.1.2 Pengertian Informasi Menurut Pendapat Hall (2001, p14), informasi didefinisikan sebagai data yang diproses, namun definisi ini tidak memadai. Informasi ditentukan oleh efeknya pada para pemakai, bukan pada bentuk fisiknya. Menurut Romney (2003, p9), “Information is data that have been organized and processed to provide meaning”, yang artinya informasi adalah data yang telah diorganisasi dan diproses serta memiliki arti. Menurut McLeod (2004, p12), informasi adalah suatu data yang diproses atau data yang memiliki arti.
8 Berdasarkan definisi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa informasi adalah suatu data yg telah di proses sehingga data tersebut memiliki arti.
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi Menurut Hall (2001, p7), sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan pada para pemakai. Menurut Haag, Cummings, and McCubbrey (2005, p6), sistem informasi adalah data sederhana yang memiliki arti khusus dalam konteks yang spesifik. Berdasarkan definisi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah rangkaian data yang dikumpulkan, diproses menjadi informasi yang memiliki arti khusus dalam konteks yang spesifik.
2.1.4 Pengertian Sistem Akuntansi Menurut Mulyadi (2001, p3), sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Menurut Warren, Reeve and Fees yang diterjemahkan oleh Aria Farahmita dan Amanugrahani (2005, p183), sistem akuntansi adalah metode dan prosedur untuk mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengikhtisarkan, dan melaporkan informasi operasi dan keuangan sebuah perusahaan. Berdasarkan definisi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, prosedur dan alat untuk
9 menyediakan informasi keuangan dalam bentuk laporan untuk memudahkan pengelolaan perusahaan.
2.1.5 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Bodnar and Hopwood (2001, p1), “Accounting Information System is a collection of resources, such as people and equipment, designed to transform financial and other data into information”, yang artinya sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Menurut Jones and Rama (2006, p4), “Accounting information system is subsystem from management information systems that provides accounting and financial information as well as other information obtained in the routine processing of accounting transactions”, yang artinya sistem informasi akuntansi adalah subsistem dari sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan juga informasi lainnya yang didapatkan dari pemrosesan transaksi akuntansi rutin. Berdasarkan definisi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sunber daya yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi yaitu informasi akuntansi dan keuangan dimana informasi lainnya didapat dari proses rutin transaksi akuntansi.
10 2.2
Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Berorientasi Object Oriented 2.2.1 UML 2.2.1.1
Pengertian UML (Unified Modelling Language) Menurut Whitten, Bentley, and Dittman yang diterjemahkan
oleh Andi (2004, p.408), UML adalah sekumpulan konvensi yang digunakan untuk menentukan atau menggambarkan sebuah sistem perangkat lunak dalam kaitannya dengan objek. Menurut Jones and Rama (2006, p60), “UML is a language used for specifying, visualizing, constructing, and documenting an information system, yang artinya yaitu UML adalah sebuah bahasa yang digunakan untuk spesifikasi, visualisasi, konstruksi, dan mendokumentasikan sistem informasi. Berdasarkan definisi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa UML adalah sebuah bahasa yang digunakan untuk spesifikasi, visualisasi, konstruksi, dan mendokumentasikan sistem informasi dalam kaitannya dengan orientasi objek.
2.2.1.2 UML Activity Diagram 2.2.1.2.1 Identitifikasi Event Menurut Jones and Rama (2006, p21), ada beberapa cara dalam mengidentifikasi event, yaitu : 1. “Recognize the first event in a process when a process when a person or department within an organization becomes for
11 an activity”, yang artinya kenali event pertama di dalam suatu proses yang terjadi ketika seseorang atau departemen bertanggung jawab dalam suatu proses bisnis. 2. “Ignore activities that do not require participation by an internal agent”, yang artinya abaikan suatu kegiatan yang tidak memerlukan partisipasi dari internal agent. 3. “Recognize a new event when responsibility is transferred from one internal agent to another”, yang artinya kenali sebuah event baru pada saat bertanggung jawab berpindah dari satu internal agent ke yang lainnya. 4. “Recognize a new event when a process has been interrupted and resumed later by the same internal agent”, yang artinya kenali sebuah event baru ketika suatu proses terganggu dan dilanjutkan kembali oleh internal agent yang sama. 5. “Use an event name and description that reflects the broad nature of the event”, yang artinya gunakan nama dan gambaran event yang merefleksikan secara menyeluruh dari event tersebut
12 Berikut ini adalah tabel yang digunakan untuk mengidentifikasi event : event
Internal agent
Starts when
Activities in the
assuming
event
responsibility
Tabel 2.1 Identifikasi Event
2.2.1.2.2 Pengertian Workflow Table Menurut Fowler & Scott (2000, p268), workflow table
adalah kumpulan dari objek – objek dan aktivitas –
aktivitas yang saling berhubungan. Menurut Jones and Rama (2006, p73), “Workflow table is information in a simple two-column format called”, yang artinya workflow merupakan suatu tabel yang terbagi menjadi dua kolom tabel yang mengidentifikasikan para aktor dan aktivitas yang dilakukan dalam suatu proses. Berdasarkan definisi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa workflow table
adalah tabel dua kolom yang
menunjukkan hubungan antara aktor dan aktivitas yang saling berhubungan dalam suatu proses. Berikut ini adalah tabel yang digunakan untuk mengidentifikasikan workflow:
13 Actor
Activities
Tabel 2.2 Tabel Workflow
2.2.1.2.3 Pengertian Activity Diagram Menurut Whitten, Bentley, and Dittman (2004, p428), activity diagram merupakan sebuah diagram yang menggambarkan secara grafis aliran proses bisnis, langkahlangkah sebuah use case atau langkah perilaku Menurut Jones and Rama (2006, p60), “Activity diagram plays the role of a ”map” in understanding business processes by showing the sequence of activieces in the process”, yang berarti activity diagram adalah sebuah diagram yang menunjukkan urutan aktivitas dalam suatu proses. Berdasarkan
definisi
di
atas,
maka
dapat
disimpulkan bahwa activity diagram adalah suatu diagram yang menggambarkan urutan
aktivitas - aktivitas dalam proses
bisnis.
2.2.1.2.4 Klasifikasi Activity Diagram Menurut Jones & Rama (2003,p.61), activity diagram dibagi menjadi dua yaitu :
14 1. Overview Activity Diagram Menurut Jones dan Rama (2006, p61), “overview diagram presents a high-level view of the business process by documenting the key events, the sequence of these events, and the information flows among these events”, yang artinya adalah overview activity diagram yang memperlihatkan secara garis besar gambaran suatu
proses
bisnis
dengan
cara
mendokumentasikan event-event yang penting, urutan kejadian dalam event, dan arus informasi antar event. Menurut Jones dan Rama (2006, p65) dalam menyiapkan overview activity diagram terdapat langkah-langkah sebagai berikut : a.
Membaca
narasi
dan
mengidentifikasi
event-event yang penting. b.
Mencatat
narasi
secara
jelas
untuk
mengidentifikasi event-event yang terlibat di dalamnya. c.
Menggambarkan agent (aktor) yang terlibat dalam proses bisnis yang terjadi.
d.
Membuat diagram masing-masing event dan menunjukkan urutan event yang terjadi.
15 e.
Menggambarkan dokumen yang dibuat dan digunakan dalam menggambarkan
proses bisnis, aliran
informasi
serta dari
dokumen tersebut. f.
Menggambarkan table files yang dibuat dan digunakan dalam
proses bisnis,
serta
menggambarkan aliran informasi dari files tersebut. 2. Detailed Activity Diagram Menurut Jones dan Rama (2006, p61), “detailed diagram is similar to a map of a city or town. It provides a more detailed representation of the activities associated with one or two events shown on the overview diagram”, yang artinya detailed activity diagram memberikan gambaran secara detail dari suatu
aktivitas yang terjadi
dengan satu atau lebih event yang terdapat pada overview diagram. Menurut Jones dan Rama (2003, p80) dalam menyiapkan detailed activity diagram terdapat langkah-langkah sebagai berikut: a.
Mencatat
narasi
untuk
aktivitas. b.
Menyiapkan workflow table.
menunjukkan
16 c.
Mengidentifikasi detailed diagram yang dibutuhkan.
d.
Untuk setiap detailed diagram dibuat dengan mengikuti langkah – langkah yang mendetail.
2.2.1.2.5 Simbol Activity Diagram Menurut Jones & Rama (2006, p88), simbol - simbol yang digunakan dalam activity diagram adalah : a)
Solid Circle
“Start
of
a
process
in
an
activity
diagram”,
menggambarkan proses dimulai pertama kali di dalam aktivitas diagram. b)
Rounded Rectangle
“Event, activity, or trigger”, menggambarkan event, aktivitas, atau penggerak yang terjadi dalam aktivitas diagram c)
Continuous line
“Sequence from one event or activity to the next”, menggambarkan urutan perpindahan kegiatan dari
17 satu aktivitas ke aktivitas yang lain. d)
Dotted line
“Flow of information between events”, menggambarkan aliran informasi antar event. e)
Document
“Represents
a
source
document
or
report”,
menggambarkan penyajian dokumen sumber atau laporan. f)
Diamond
“A branch”, menggambarkan cabang g)
Table
“A oomputer file from which data may be read from or recorded during business events”, menggambarkan file komputer atau database dimana data bisa dibaca dari atau dicatat selama event- event bisnis.
18 h)
Note
“Refers the reader to another diagram or document for details”, menggambarkan diagram atau dokumen lainnya sebagai detail. i)
Bull’s-eye
“End of process”, menggambarkan akhir dari proses.
2.2.1.3
UML Class Diagram 2.2.1.3.1 Pengertian Class Diagram Menurut Mathiassen (2000, p336), “A class diagram describes a collection of classes and their structural relationships”, yang artinya diagram yang menggambarkan kumpulan class dan hubungan-hubungan struktural. Menurut Priestley (2000, p35), Class Diagram membagi ringkasan secara abstrak dari informasi yang ditunjukkan pada sekumpulan Object Diagram. Class Diagram menunjukkan kesamaan jenis atas informasi sebagaimana ditemukan dalam kode sumber sistem. Menurut Fowler & Scott (2000, p49), Class Diagram dideskripsikan sebagai tipe – tipe atas objek dalam sistem dan
19 jenis – jenis yang berbeda atas hubungan statis yang ada diantaranya. Berdasarkan disimpulkan
bahwa
definisi
Class
di
Diagram
atas, adalah
maka
dapat
merupakan
kumpulan dari class – class yang saling berhubungan yang terdiri dari objek – objek yang berbeda jenis tetapi saling berhubungan.
2.2.1.3.2 Pengertian Attributes Menurut Matthiassen (2000, p92), Attribute is a descriptive property of class or an event, yang artinya deskripsi milik dari class atau event. Menurut Jones and Rama (2006, p155), “Attributes is the column in the table”, yang artinya kolom di dalam tabel. Berdasarkan definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa attribute adalah deskripsi class atau event yang terdapat dalam table.
2.2.1.3.3 Pengertian Behavior Menurut Mathiassen (2000, p90), “behavior is description of possible event traces for all objects in a class”, yang artinya behavior
adalah deskripsi atas event trace yang
memungkinkan untuk semua objek dalam class.
20 Menurut Whitten, Bentley, Dittman (2004, p409), behavior adalah kumpulan dari sesuatu yang dapat dilakukan oleh objek dan terkait dengan fungsi-fungsi yang bertindak pada data objek (atau attribute). Pada siklus berorientasi objek, perilaku objek merujuk kepada metode, operasi atau fungsi. Berdasarkan definisi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa behavior adalah urutan kejadian yang dapat dilakukan oleh suatu objek.
2.2.1.3.4 Pengertian Event Menurut Jones and Rama (2006, p18), ”Events are activities that happen at a particular point in time”, yang artinya event adalah kumpulan aktivitas yang terjadi pada titik waktu tertentu. Menurut Mathiassen (2000,p51), “Event is an instantaneous incident involving one or more object”, yang artinya adalah suatu kejadian yang instant dimana melibatkan satu atau lebih objek. Berdasarkan definisi diatas, maka dapat di simpulkan bahwa event merupakan suatu kejadian yang terjadi pada waktu tertentu yang melibatkan satu atau lebih objek.
21 2.2.1.3.5 Pengertian UML Class Diagram Menurut Fowler & Scott (2001, p105), UML class diagram adalah menunjukkan sekumpulan atas class - class, interface – interface, hubungan – hubungan dan kerjasama nya. Menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p418), UML class diagram menggambarkan struktur objek sistem. Diagram ini menunjukkan class object yang menyusun sistem dan juga hubungan antara class object tersebut. Berdasarkan definisi diatas, maka dapat di simpulkan bahwa UML class diagram adalah sekumpulan atas class – class, interface – interface yang dihubungkan dengan class yang lainnya secara terstruktur.
2.2.1.3.6 Hubungan – hubungan Dalam Class Diagram Menurut Jones and Rama (2006, p165), hubungan dalam class diagram dibagi menjadi tiga hubungan antar class diagram, yaitu : 1. Multiplicity Hubungan ini adalah jumlah kejadian minimum dan maksimum dari satu objek atau class untuk satu kejadian tunggal dari satu objek atau class yang terkait. Hubungan ini digambarkan sebagai berikut :
22 a. one to one Hubungan one to one diantara entiti tidak dekat seperti hubungan one to many, tetapi dapat
terjadi
dalam
AIS
(Accounting
Information System). b. one to many / many to one Hubungan one to many atau hubungan many to one dalam biasa digunakan dalam sistem akuntansi. c. many to many Hubungan many to many dapat diubah kedalam
dua
hubungan
dengan
menambahkan suatu tabel diantaranya. 2. Aggregation Hubungan ini merupakan hubungan di mana satu class “whole” yang lebih besar berisi satu atau lebih class “part” yang lebih kecil. Atau, class “part” yang lebih kecil adalah bagian dari class “whole” yang lebih besar. Aggregation memiliki berbagai hubungan komposisi, yakni hubungan aggregation dimana “whole” bertanggung jawab atas pembuatan dan perusakan bagian– bagian. Jika “whole” rusak, maka “part” juga akan rusak.
23 3.
Generalization Sebuah teknik dimana attribute dan behavior yang umum pada beberapa tipe dari class objek, dikelompokkan ke dalam class nya sendiri yang disebut supertype, sebuah entitas yang berisi attribute dan behavior yang umum bagi satu lebih subtype class. Attribute dan metode class objek yang Supertype kemudian diwariskan oleh class objek yang mewarisi attribute dan behavior dari sebuah class supertype dan kemudian mengisikan attribute dan behavior unik ke dalamnya.
2.2.1.4
Use Case Diagram 2.2.1.4.1 Pengertian Use Case Menurut Mathiassen (2000, p120), “Use case is a pattern for interaction between the system and actors in the application domain”, yang artinya adalah suatu pola interaksi antara suatu sistem dan actor dalam application domain. Menurut Bennett (2006, p145), use case adalah gambaran
dari
fungsionalitas
sistem
dari
perspektif
penggunanya. Menurut Jones & Rama (2006,p267), “Use case is a sequence of steps that occur when an “actor” is interacting with
24 the system for a particular purpose”, yang artinya adalah urutan atas tahap – tahap yang melibatkan interaksi antara actor dan sistem untuk tujuan yang nyata. Berdasarkan definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa use case adalah hubungan interaksi antara actor dan aktivitas event yang terjadi dalam sistem yang berjalan di dalam perusahaan.
2.2.1.4.2 Pengertian Actor Menurut Mathiassen (2000, p119), “Actor is an abstraction of users or other systems that interact with the target system”, yang artinya adalah sebuah abstrak dari user atau sistem yang berinteraksi dengan target sistem. Menurut
Bennett
(2006, p146),
actor adalah
merupakan perputaran dimana manusia, sistem atau hubungan termasuk di dalamnya ketika terjadi komunikasi dengan bagian use case dalam sistem. Berdasarkan definisi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa actor merupakan orang yang terlibat langsung pada sistem yang berjalan dalam suatu proses bisnis.
2.2.1.4.3 Pengertian Use Case Diagram Menurut Mathiassen (2000, p343), “Use case diagram show the relationships among actor and use cases”,
25 yang artinya use case diagram menunjukkan hubungan antara actors dan use case. Menurut Whiten, Bentley, and Dittman (2004, p655), “Use case diagram graphically depect the interactions between the system and external systems and in what ways the user aspect to interact with the system. The use case narative is used in edition to textually describe the sequence of steps of each interaction”. yang artinya use case diagram menggambarkan interaksi antara sistem dan sistem external serta user. Dengan kata lain, menjelaskan siapa yang akan menggunakan sistem dan bagaimana user akan berinteraksi dengan sistem. Use case narative digunakan dalam menjelaskan secara tertulis urutan dari tiap langkah interaksi Menurut Jones and Rama (2006, p267), “Use case diagram is graphical presentation that can provide a list of use cases that occur in an application”, yang artinya adalah daftar use case yang terjadi di dalam suatu aplikasi dan menunjukkan actor yang bertanggung jawab dari setiap use case. Berdasarkan
definisi
diatas,
maka
dapat
disimpulkan bahwa use case diagram adalah salah satu diagram dalam UML yang terdiri dari actor dan use case yang menunjukkan hubungan atau interaksi antar user dan sistem serta melihat fungsi sistem dari pandangan pengguna sistem.
26 2.2.1.4.4 Simbol Use Case Diagram Menurut Mathiassen (2000, p343), simbol – simbol yang digunakan dalam use case diagram adalah : a) Actor, menggambarkan simbol alternatif untuk actor
b) Use case, menggambarkan use case
c) Participation,
menggambarkan hubungan antara actor
dengan use case
d) Use case group, menggambarkan kelompok use case Use case group
2.2.2 Rancangan Database 2.2.2.1 Pengertian Database Menurut Connolly (2002, p14), “Database is a shared collection of logically related data, and a description of this data, designed to meet the information needs of an organization.”, yang artinya
27 database adalah sebuah kumpulan data yang memiliki hubungan satu sama lain yang berisi deskripsi dan desain data untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi. Menurut Jones and Rama (2006, p156), “Database is a set of programs that enables the user to store, modified, and extract informartion from database”, yang artinya kumpulan program yang digunakan untuk menyimpan, memodifikasi, dan mengambil informasi dari database. Berdasarkan definisi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa database itu adalah suatu sistem perangkat lunak yang memungkinkan user dapat menyimpan, memodifikasi, dan mengambil informasi dari database. 2.2.2.2 Tahapan Rancangan Database Dalam perancangan database memiliki enam tahapan yaitu: 1. Requirements collection and analysis. Sebelum menghasilkan desain sebuah database, kita harus tahu dan menganalisa dugaan-dugaan dari user dan maksud penggunakan dari database selengkap mungkin. Proses ini disebut
dengan requirement
(keperluan
mengumpulkan
collection dan
and
menganalisa).
analysis Untuk
menetapkan keperluan, kita pertama harus mengidentifikasi bagian lainnya dari sistem informasi yang berinteraksi dengan sistem database. Ini meliputi user baru dan user
28 yang ada dan aplikasi-aplikasi yang kemudian dikumpulkan dan dianalisa. 2. Conceptual database design. Pada tahap ini, sangat penting menggunakan model konsep data tingkat tinggi dengan karakteristik : a. Expressiveness : data model harus cukup ekspresif untuk membedakan perbedaan
tipe data, hubungan, dan
batasan. b. Simplicity and understandability : model harus cukup sederhana untuk semua pengguna agar mengerti dan menggunakan konsep ini. c. Minimality : model harus memiliki sedikit konsep dasar yang jelas dan tidak selalu mengulang arti. d. Diagrammatic representation : model harus memiliki angka-angka diagram untuk
menampilkan
sebuah
konsep skema yang mudah diartikan. e. Formality : sebuah konsep skema yang menyatakan dalam model data harus menggambarkan sebuah spesifikasi data formal yang jelas. Oleh karena itu, konsep model harus memberi definisi dengan tepat dan jelas. 3. Choice of a DBMS. Pemilihan DBMS ditetapkan dengan beberapa faktor yaitu teknik, ekonomi, dan perhatian pada organisasi politik. Faktor teknik diperhatikan dalam DBMS (relasi, relasi
29 objek, objek), struktur penyimpanan dan akses yang mendukung DBMS, tampilan pengguna dan programmer yang tersedia, macam-macam bahasa query tingkat tinggi, dan tersedianya alat-alat perkembangan. 4. Data model mopping ( also called logical database design ). Tahap selanjutnya dari desain database adalah membuat konsep skema dan skema eksternal dalam model data yang dipilih DBMS dengan membuat hasil skema tersebut pada tahap kedua. 5. Physical database design. Tahap
selanjutnya
adalah
proses
pemilihan
struktur
penyimpanan khusus dan akses pada file database untuk mencapai hasil yang baik dalam berbagai macam aplikasi database. Proses pemeriksaan desain database dibatasi untuk memilih struktur yang tepat bagi file database dari antara pilihan yang diberikan oleh DBMS. 6. Database system implementation and tuning Setelah memerikasa sistem database, maka kita akan mengimplementasikan sistem database tersebut.
2.2.3 Rancangan Formulir 2.2.3.1 Pengertian Formulir Menurut Mulyadi (2001, p75), formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi.
30 Menurut Jones and Rama (2006, p261), “Form is a formatted document containing blank fields that users can fill in with data. When the form is displayed on a computer sceen, the data entered in the blank fields are saved to one or more data table”, yang artinya form adalah suatu dokumen yang telah terformat dan berisi field kosong yang dapat diisi data oleh para pemakai. Ketika form ditampilkan pada layar komputer, data yang masuk ke dalam field yang kosong disimpan ke dalam satu atau lebih table data. Berdasarkan definisi diatas maka dapat disimpulkan bahwa formulir adalah suatu dokumen atau secarik kertas yang berisi field kosong untuk disi oleh pemakai. Ketika formulir ditampilkan pada layar komputer, data yang masuk ke dalam field yang kosong disimpan ke dalam satu atau lebih table data
2.2.3.2
Jenis Tipe Input Formulir Menurut Jones and Rama (2006, p.262-263), terdapat 3 jenis
input formulir, yaitu: 1. Single-Record Entry Form “A single record entry form show only one record at a time. This form is used to add, delete, or modify data in single record in a particulartable”, yang artinya single record menunjukkan hanya ada satu catatan dalam satu waktu. Formulir ini digunakan untuk menambah, menghapus, atau
31 memodifikasi data dalam catatan tunggal dalam tabel yang nyata 2. Tabular Entry Forms “The tabular entry form provides a spreadsheet like design for entering multiple record in a single table. This type of form is frequently used to record a batch of events”, yang artinya formulir ini membagi design kertas kerja seperti untuk mengentry catatan ganda dalam tabel tunggal. Tipe form ini biasanya digunakan untuk mencatat sekumpulan atas event. 3. Multi-Table Entry Forms “The multi table entry form is used to add data to more than one table”, yang artinya multi table entry form ini digunakan untuk menambah data ke lebih dari satu tabel.
2.2.3.3
Elemen Penting Formulir Menurut Jones and Rama (2006, p.271-272), terdapat 6 elemen
penting dalam formulir, yaitu: 1. Text Boxes “Text boxes are spaces on a form that are used to enter informarmation that is added toa a table ot to display informastion that is read from a table, yang artinya text boxes adalah ruang atas formulir yang digunakan untuk mengentry informasi yang
32 ditambahkan pada tabel atau pada tampilan informasi yang terbaca dari tabel. 2. Labels “Labels help the user understand what information needs to be entered”, yang artinya Labels membantu pengguna mengerti apakah informasi membutuhkan untuk dicatat. 3. Look-Up Feature “A look up feature is frequently added to text boxes that are used for entering foreign keys”, yang artinya Look-Up Features sering ditambahkan pada text boxes yang digunakan untuk memasuki foreign keys. 4. Command Buttons “Command Buttons are used to perform an action”, yang artinya Command Buttons
digunakan untuk melakukan
suatu action / tindakan. 5. Radio Button “Radio Button allow users to select one of a set of option”, yang artinya Radio Buttons mengizinkan pengguna untuk memilih salah satu dari beberapa pilihan. 6. Check Boxes “Check Boxes are similar to radio buttons, but more than one option can be selected”, yang artinya Check Boxes adalah serupa dengan radio buttons, tetapi lebih dari satu pilihan dapat dipilih.
33 2.2.4 Rancangan Layar 2.2.4.1 Pengertian Rancangan Layar Menurut Whitten, Bentley, and Dittman (2004, p589), rancangan input pada layar harus dibuat sesederhana mungkin dan dirancang untuk mengurangi kesalahan pemasukan data. Kebutuhan pengguna sistem harus dipertimbangkan. Jumlah data yang dimasukkan harus seminimal mungkin. Menurut Jones and Rama (2006, p271), “Form interface elements are objects on form used for entering information of performing actions. All aspects of the form are control by the interface elements. Some of these objects provide or opportunity to improve internal controlover data elements”, yang artinya elemen interface adalah object – object pada form yang digunakan untuk memasukkan informasi atau menjalankan perintah segala aspek dari form dikontrol dengan elemen interface. Beberapa objek tersebut menyediakan kesempatan untuk mengembangkan internal control. Berdasarkan definisi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa rancangan layar merupakan rancangan input pada layar komputer dengan memperhatikan hal-hal yang dapat mengurangi kesalahan pada saat pemasukan data itu sendiri.
2.2.3.1 Elemen Rancangan Layar Menurut Mathiassen (2000, p.158), elemen – elemen yang terdapat dalam merancang layar adalah :
34 1. Screen layout, terdiri dari : a. Menu selection, form fill – in, dan dialougue box formats b. Formulation of guiding texts dan error messages c. Presentation of elements and lists d. Terminology, abbreviations e. Character set, fonts, icons f. Colors, inverse, blink, bold 2. Input dan output, yang terdiri dari : a. Keyboard, display, cursor control, pointer devices b. Sound, other special tools c. screen layout, overlapping windows d. response times, screen update frequency 3. Action sequences, yang terdiri dari : a. Direct manipulation, click, drag, movement b. Syntax, semantics, dan sequence of commands c. Function keys and shortcuts d. Recovery 4. Training, yang terdiri dari : a. Online help b. Learning, user manuals
35 2.2.5 Rancangan Laporan 2.2.5.1
Pengertian Rancangan Laporan Menurut Connolly (2002, p235), “Reports are a special type of
continuous form designed specifically for printing”, yang artinya laporan adalah tipe spesial dari continuous form yang didesign khusus untuk dicetak Menurut Jones dan Rama (2006, p201), “Report is a formatted and organized presentation of data”, yang artinya laporan adalah penyajian data yang telah terformat dan terorganisasi dengan baik. Berdasarkan definisi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa laporan adalah penyajian data yang telah terformat dan terorganisasi dengan baik dicetak untuk dicetak.
2.2.5.2
Element Rancangan Laporan Menurut Jones and Rama (2006, p.214-215), elemen – elemen
yang terdapat dalam merancang laporan adalah : 1. Label Box and Text Box “To important elements of any report are labels and data. In Microsoft Access, these elements are reffered to as label box and text box”, yang artinya dua elemen penting dari setiap laporan adalah label dan data. Dalam Microsoft Access, elemen ini ditawarkan sebagai Label Boxes and Text Boxes.
36 2
Grouping attribute “Grouped report are groupped by something. In a group detail report, 3 section pertain to a group : the group header, the group detail, and the group footer”, yang artinya Grouped Reports dikelompokkan oleh sesuatu. Dalam detail laporan yang dikelompokkan, tiga bagian menyinggung ke group : group header, group detail dan group footer.
3. Group Header “The group header can be used to present information get is common to the group. Separating this information, in the group header eliminates the need for it to precede every transactions, thus, enhancing the presentation of the report”, yang artinya Group Header dapat digunakan untuk memberikan informasi yang biasa ke group. Salinan informasi ini kedalam Group Header mengelimininasi kebutuhan
untuk
mendahului
setiap
transaksi,
jadi,
mempertinggi nilai persentasi atas laporan. 4. Group Detail “Transaction pertaining to the group are listed in the group detail section. For every product in the group header, many transactions are reported in the detail section”, yang artinya Transaksi – transaksi menyinggung ke group yang disusun dalam bagian Group Detail. Setiap produk dalam Group Header, banyak transaksi dilaporkan dalam bagian detail.
37 5. Group Footer “Group Footers can also be used to provide useful information in grouped reports. The footer is often used to present summary information about the group”, yang artinya Group Footer dapat juga digunakan untuk membagi informasi yang berguna dalam kumpulan laporan. Footer sering digunakan untuk memberikan rangkuman informasi tentang Group.
2.2.6 Navigation Diagram Menuut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p568), navigation diagram merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan urutan dan variasi layar yang dapat terjadi selama satu sesi pengguna. Menurut Matthiasen (2000, p344), “Navigation diagram is a special kind of statechart diagram that focuses only the overall dynamics of the user interface. The diagram shows the parcitipating windows and the transitions between them. The navigation diagram is not found in UML”, yang artinya bahwa navigation diagram
merupakan jenis yang khusus dari statechart
diagram yang fokus pada perpindahan dinamis atas tampilan pengguna. Diagram ini menampilkan windows yang ada dan perpindahan antar window. Navigation diagram tidak terdapat dalam UML. Berdasarkan definisi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa navigation diagram adalah digram yang digunakan untuk menggambarkan alur perpindahan dari satu window ke window lainnya yang terjadi dalam suatu sistem informasi.
38 2.3
Teori Khusus 2.3.1 Sistem Informasi Penjualan 2.3.1.1 Pengertian Penjualan Menurut Mulyadi (2001, p202), penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang dan jasa, serta cara pembayaran dapat dilakukan secara kredit maupun tunai. Menurut Warren, Reeve dan Fees (2002, p231), “Revenue from merchandise sales is usually identified in the ledger as sales”, yang artinya bahwa pendapatan dari penjualan barang dagang biasanya diidentifikasikan dalam buku besar sebagai penjualan. Berdasarkan definisi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa penjualan adalah kegiatan untuk mendapatkan pendapatan melalui pemenuhan order
pelanggan
dengan
mengirimkan
barang
atau
menyerahkan jasa, baik yang dilakukan secara tunai maupun kredit. Hal tersebut diidentifikasikan dalam buku besar sebagai penjualan.
2.3.1.2
Penjualan Tunai Menurut Mulyadi (2001, p455), penjualan tunai dilaksanakan
oleh
perusahaan
dengan
cara
mewajibkan
pembeli
melakukan
pembayaran harga barang lebih dulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan.
39 Menurut Mulyadi (2001, p462), fungsi yang terkait dalam sistem penjualan tunai antara lain : 1. Fungsi Penjualan Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur
tersebut
kepada
pembeli
untuk
kepentingan
pembayaran harga barang ke fungsi kas. 2. Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli. 3. Fungsi Gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman. 4. Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli. 5. Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan.
40 Menurut Mulyadi (2001, p463), dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai adalah: 1. Faktur Penjualan Tunai 2. Pita Register Kas (cash register tape) 3. Credit card sales slip 4. Bill of lading 5. Faktur penjualan COD 6. Bukti setor bank 7. Rekapitulasi harga pokok penjualan
Menurut Mulyadi (2001, p468-469), catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan tunai adalah: 1. Jurnal penjualan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat dan meringkas
data
penjualan.
Jika
perusahaan
menjual
beberapa macam produk dan manajemen memerlukan informasi penjualan setiap jenis produk yang dijualnya selama jangka waktu tertentu, dalam jurnal penjualan disediakan satu kolom untuk setiap jenis produk guna meringkas informasi penjualan menurut jenis produk tersebut 2. Jurnal penerimaan kas Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya dari penjualan tunai
41 3. Jurnal umum Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual. 4. Kartu persediaan Catatan
akuntansi
ini
digunakan
untuk
mencatat
berkurangnya harga pokok produk yang dijual. Kartu persediaan ini diselenggarakan di fungsi akuntansi untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang disimpan di gudang 5. Kartu gudang Catatan ini tidak termasuk sebagai catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas persediaan yang disimpan di gudang. Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat murasi dan persediaan barang yang disimpan dalam gudang. Dalam transaksi penjualan tunai, kartu gudang digunakan untuk mencatat berkurangnya kuantitas produk yang dijual.
Menurut Mulyadi (2001, p469), Sistem penjualan tunai terdiri dari 6 prosedur, yaitu: 1. Prosedur order penjualan Digunakan untuk melayani pembeli yang akan membeli barang.
42 2. Prosedur penerimaan kas Digunakan untuk melayani pembeli yang membayar harga buku sesuai yang tercantum pada faktur penjualan tunai. 3. Prosedur penyerahan barang Prosedur penyerahan barang digunakan untuk melayani pengambilan barang oleh pembeli yang telah melakukan pembayaran ke bagian kasa. 4. Prosedur pencatatan penjualan Digunakan untuk mencatat transaksi penjualan kedalam buku jurnal penjualan. 5. Prosedur pencatatan penerimaan kas dari penjualan tunai Digunakan untuk mencatat transaksi kas ke dalam buku jurnal penerimaan kas. 6. Prosedur rekonsiliasi bank Digunakan
untuk
mengawasi
penerimaan
kas
dan
penyetoran kas bank.
2.3.1.3
Penjualan Kredit Menurut Mulyadi (2001, p202), dalam transaksi penjualan
kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Kegiatan penjualan secara kredit ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan kredit. Dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh
43 perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah membeli kas dari pembeli. Kegiatan penjualan secara tunai ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan tunai. Dalam transaksi penjualan, tidak semua penjualan berhasil mendatangkan pendapatan (revenue) bagi perusahaan. Adakalanya pembeli mengembalikan barang yang telah dibelinya kepada perusahaan. Transaksi pengembalian barang oleh pembeli ini ditangani perusahaan melalui sistem retur penjualan. Menurut Mulyadi (2001, p210), penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan oder yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit.
Menurut Mulyadi (2001, p204), fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit antara lain : 1. Fungsi Kredit Fungsi ini bertanggung jawab dalam meneliti status kredit pelanggan dan memberikan kredit kepada pelanggan terpilih. 2. Fungsi Penjualan Bertanggung jawab melayani kebutuhan barang pelanggan. Fungsi penjualan mengisi surat order pengiriman untuk
44 memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman melaksanakan penyerahan barang kepada pelanggan. 3. Fungsi Gudang Fungsi yang bertanggung jawab dalam penyimpanan dan penyerahan barang yang harus dipesan pelanggan kepada fungsi pengiriman. 4. Fungsi Pengiriman Bertanggung jawab untuk menyerahkan barang yang kualitas, mutu, dan spesifikasinya sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang diterima dari fungsi kredit. 5. Fungsi Akuntansi Bertanggung jawab untuk mencatat transaksi bertambahnya piutang kepada pelanggan ke dalam kartu piutang berdasarkan faktur penjualan yang diterima dari fungsi pengiriman. 6. Fungsi Penagihan Bertanggung jawab dalam membuat surat tagihan secara periodik kepada pelanggan.
Menurut Mulyadi (2001, p214), dokumen yang digunakan dalam system penjualan kredit adalah: 1. Surat order pengiriman dan tembusannya. 2. Faktur dan tembusannya.
45 3. Rekapitulasi harga pokok penjualan. 4. Bukti memorial.
Menurut Mulyadi (2001, p218), catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah: 1. Jurnal penjualan. Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai maupun kredit. Jika perusahaan menjual
beberapa
macam
produk
dan
manajemen
memerlukan informasi penjualan menurut jenis produk, dalam jurnal penjualan dapat disediakan kolom-kolom untuk mencatat penjualan menurut jenis produk tersebut. 2. Kartu piutang. Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian
mutasi
piutang
perusahaan
kepada
tiap-tiap
debiturnya. 3. Kartu persediaan. Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan. 4. Kartu gudang. Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat murasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang
46 5. Jurnal umum. Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu
Menurut Mulyadi (2001, p219), jaringan prosedur yang membentuk system penjualan kredit adalah sebagai berikut: 1. Prosedur order penjualan. Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli. 2. Prosedur persetujuan kredit. Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit. 3. Prosedur pengiriman. Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi pengiriman.
47 4. Prosedur penagihan. Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. Dalam metode tertentu fakur penjualan dibuat oleh fungsi penjualan sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat surat order pengiriman. 5. Prosedur pencatatan piutang. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang. 6. Prosedur distribusi penjualan. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan
menurut
informasi
yang
diperlukan
oleh
manajemen. 7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
2.3.2 Sistem Informasi Piutang Dagang 2.3.2.1
Pengertian Piutang Dagang Menurut Mulyadi (2001, p257), piutang adalah transaksi yang
timbul dari penjualan barang atau jasa dalam kegiatan normal
48 perusahaan. Sumber utama piutang adalah aktifitas operasi normal perusahaan, yaitu penjualan kredit atas barang atau jasa pelanggan. Menurut Warren, Reeve and Fess (2005, p392) mengemukakan bahwa transaksi paling umum yang menciptakan piutang adalah penjualan barang atau jasa secara kredit, piutang dicatat dengan mendebet akun piutang usaha. Piutang usaha semacam ini normalnya diperkirakan akan tertagih dalam periode waktu yang relatif pendek, seperti 30 atau 60 hari, yang diklasifikasikan sebagai aktiva lancar. Berdasarkan definisi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa piutang adalah transaksi yang timbul dari penjualan barang dan jasa secara kredit, piutang dicatat dengan mendebet akun piutang usaha.
2.3.2.2
Metode Pencatatan Piutang Menurut Mulyadi (2001, p261), pencatatan piutang dapat
dilakukan dengan salah satu dari metode berikut ini : 1. Metode konvensional, dimana posting ke dalam kartu piutang dilakukan atas dasar data yang dicatat dalam jurnal. 2. Metode posting langsung ke dalam kartu piutang, yang dibagi menjadi dua golongan berikut ini a. Metode Posting Harian • Posting langsung ke dalam kartu piutang dengan tulisan tangan ; jurnal hanya menunjukkan jumlah total harian saja (tidak rinci).
49 • Posting langsung ke dalam kartu piutang dan pernyataan piutang. b. Metode Posting Periodik • Posting ditunda • Penagihan bersiklus (cycle billing) 3. Metode pencatatan tanpa buku pembantu 4. Metode pencatatan piutang dengan komputer Menurut Mulyadi (2001, p258), mutasi piutang adalah disebabkan oleh transaksi penjualan kredit, penerimaan kas dari debitur, retur penjualan, dan penghapusan piutang. Dokumen pokok yang digunakan sebagai dasar pencatatan ke dalam kartu piutang adalah : 1. Faktur penjualan Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit. 2. Bukti kas masuk Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya piutang dari transaksi pelunasan piutang oleh debitur. 3. Memorial kredit Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan retur penjualan.
50 4. Bukti memorial (journal voucher) Bukti memorial adalah dokumen sumber untuk dasar pencatatan transaksi ke dalam jurnal umum. Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebaga dasar pencatatan penghapusan piutang.
Menurut Mulyadi (2001, p257), Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen mengenai piutang adalah : 1. Saldo piutang pada saat tertentu kepada setiap debitur. 2. Riwayat pelunasan piutang yang dilakukan oleh setiap debitur. 3. Umur piutang kepada setiap debitur pada saat tertentu.
