BAB 2 IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM

Laporan PHK PKPD Thn 2011-2013 BAB 2 IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM

A. Organisasi Pelaksana Program Struktur Organisasi dibuat untuk memudahkan pengelolaan program sehingga dapat berjalan dengan lancar. Penentuan jumlah Penanggung jawab Program telah mempertimbangkan bobot kegiatan, sehingga tiap koordiator/penanggungjawab program tidak terlalu berat maupun tidak terlalu ringan. Tugas pelaksana program meliputi perencanaan, pelaksanaan, kontrol dan evaluasi serta pembutan laporan. Struktur Organisasi ditingkat Universitas 107/KEP/II.3.AU/C/2010 adalah sebagai berikut :

sesuai

dengan

SK

Pembina (Ketua BPH)

: Ir. H. M. Syaiful Saleh, M.Si

Penanggung Jawab (rektor)

: Dr. H. Irwan Akib, M.Pd

Direktur Unit Pelaksana Proyek (PR-1)

: Abd. Rahman Rahim, SE, MM

Bidang Adm & Keuangan (PR-2)

: Dra. Hj. Rosleny B, M.Si

BPP Khusus PHK-PKPD (Dir. SDK)

: Dr. Hj. Ruliyati, MM

Tim Monev PT

: Dr. H. Lukman Hakim

Tim Monev PHK PKPD

: 1.Umar Katu, ST, MT

No.

2. Drs. M. Tahir, M.Si Tim Monev External

: dr. H. Budu, Ph.D, Sp.M

Ketua Pelaksana Program

: dr. H .Mahmud Ghaznawie, Ph.D, Sp.PA(K)

Bagian Pengadaan PT

:

1. Drs. Rahmat, M.Si 2. Dra. Nuraeni Tahir, M.M 3. Dr. A. Jam,an, SE, M.Si

Adapun Tim Project Implementation Unit (PIU) Fakultas Kedokteran Unismuh sesuai dengan SK No. 132/KEP/II.3.AU/C/2011 dalah sebagi berikut : Direktur Eksekutif

: Ir. A. Ifayani Haanurat, MM

Koord. Adm &Keuangan

: Asri Jaya, SE, MM

Bendahara Pengeluaran

: Nurlina, SE

Unit Akuntansi

: A. Tenri Syahriani, S.Pd

Fakultas Kedokteran Universitas Muhammadiyah Makassar

6

Laporan PHK PKPD Thn 2011-2013

Unit Administrasi

: Hariani M, SE

Koord Program

: dr. Ummu Kalzum M.

PIC 1 Peningkatan Kapasitas Manajemen Institusional

: 1. dr. Husaemah Syam, SpA

PIC 2 Peningkatan Kualitas Input Mahasiswa Baru

2. dr. Nurmila : 1. dr. Fitriani Mangerangi, Sp.PK 2. dr. Dara Ugi

PIC 3 Peningkatan Implementasi KBK yang terintegrasi antara SKDI dengan Visi dan Misi FK Unismuh

: 1. dr. Wiwiek Dewiyanti Habar, SP.KK 2. dr. A. Tenri Padad 3. dr. Samsani

PIC-4 Pengembangan Sistem Assesment

: 1. dr. Nelly 2. dr. Nurfaidah

Pada tahun 2013 sesuai dengan SK Rektor, terjadi perubahan stuktur organisasi pada posisi direktur Eksekutif dipegang oleh dr. Ummu Kalzum Malik dan pada koordinator program dipegang oleh dr. Ami Febrisa. Untuk gambar Struktur Organisasi Unit Implementasi Proyek dapat dilihat pada skema dibawah ini.


7

Laporan PHK PKPD Thn 2011-2013 STRUKTUR ORGANISASI UNIT IMPLEMENTASI PROYEK FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MAKASSAR

Pembina (Ketua BPH) Penanggung Jawab (Rektor)

Direktur Unit Pelaksana Proyek Pembantu Rektor 1

Bidang Adm. & Keuangan Pembantu Rektor 2

BPP PHK-PKPD (Direktur SDK)

Tim Monev Tim TimMonev Monev

Bagian Pengadaan PT (Panitia Pengadaan)

Staf Adm. & Keuangan PT

Ketua Pelaksana Program Dekan

PIU-FK Direktur Eksekutif

Koord. Program

PIC PIC PIC PIC

Koord. Adm, Keuangan & BPP

Koord. Tim Pengadaan

-

Staf Pengadaan Staf StafPengadaan Pengadaan


8

Bendahara Pengeluaran Unit Akuntansi Unit Administrasi


Adapun tugas dan tanggungjawab serta pengaturan pelaksanaan kegiatan di Perguruan Tinggi adalah sebagai berikut: I.

Pembina : BPH, bertanggungjawab memberikan bimbingan dan nasehat untuk kelancaran proyek HPEQ PHK-PKPD II. Penanggungjawab : Rektor, dalam hal ini Rektor bertanggungjawab penuh atas kegiatan Proyek HPEQ-PKPD. III. Direktur UP-2 Perguruan Tinggi : Wakil/Pembantu Rektor-1 1. Mengkoordinasikan terimplementasinya program-program Akademik pada progam yang dijalankan oleh PIU-FK sesuai dengan proposal yang telah disetujui. 2. Ikut berkoordinasi dengan UP3 dalam mengimplementasikan Proyek HPEQ PHK-PKPD. 3. Memonitor dan mengevaluasi sumber daya agar pelaksanaan proyek PHKPKPD sejalan dengan rencana pengembangan Institusi yang tidak didanai PHK-PKPD. 4. Memonitor kegiatan sehari-hari proyek yang dikoordinir oleh Direktur Eksekutif. Dimana Direktur Eksekutif bertanggungjawab langsung kepada Direktur UP2-PT. IV. Bidang Administrasi & Keuangan :Wakil/Pembantu Rektor-2 1. Bertanggung jawab terhadap keuangan Proyek HPEQ PHK-PKPD. 2. Melakukan koordinasi dengan PIU-PS Pendidikan Dokter (PSPD) dalam menyampaikan Laporan Keuangan kepada UP3 yang berupa pengiriman rekening koran setiap bulan dalam pelaksanaan tahun anggaran berjalan. 3. Menyiapkan dana pendamping bagi proyek PHK-PKPD dalam bentuk bukti setoran ke rekening dana pendamping. 4. Menyiapkan Dana Remunerasi bagi UP2-PT, yang berupa insentif bagi pengelola UP2-PT yang disediakan oleh Universitas, atau diluar dana Proyek HPEQ PHK PKPD. 5. Membuka rekening khusus atas nama Rektor, yang terdiri dari: a. Rekening untuk dana dari dana PHK-PKPD b. Rekening untuk dana Pendamping Untuk pengadaan barang dan jasa dilakukan oleh Panitia Pengadaan Barang dan Jasa, adapun tahapan dan prosedurnya : 1. Mengumumkan di koran nasional menganai pembukaan lelang pengadaan barang 2. Menerima penawaran dari pihak ketiga selama 30 hari sejak pengumuman di keluarkan 3. Pembukaan dokuman penawaran oleh panitia pengadaan yang telah ditunjuk sesuai dengan SK Rektor 4. Evaluasi dokumen pengadaan oleh panitia pengadaan pemilihan pemenang berdasarkan mutu barang dan harga penawaran dibandingkan harga perkiraan sementara yang telah dibuat oleh PIU pengadaan Fakultas Kedokteran Universitas Muhammadiyah Makassar

9


5. 6. 7. 8.

Pengumuman pemenang melalui surat resmi dari direktur eksekutif HPEQ Project Penandatanganan kontrak Pengadaan barang. Penerimaan barang. B. Mekanisme dan Uraian Kerja Selama ini pelaksanaan kegiatan pada Hpeq project dibedakan dalam beberapa jenis yakni : a. In House Training b. Work Shop c. Short Course (kusrus singkat) d. Non Degree Training (Magang) e. Pengadaan Barang / Jasa Namun secara umum mekanisme kerja setiap kegiatan hampir sama yakni sebagai berikut :

Penjelasan gambar : 1. Rapat persiapan kegiatan 2. Persiapan kegiatan biasanya meliputi persiapan - Berkas kegiatan (Persuratan, materi, absensi, kuisioner, dll) 3. Pelaksanaan Kegiatan 4. Evaluasi Kegiatan adalah review kembali terhadap kegiatan yang telah dilaksanaka, meliputi : a. Kegiatan - Hasil (output) kegiatan - Hambatan dalam pelaksanaan kegitan - Kelengkapan berkas b. Keuangan 5. Pelaporan Kegiatan Untuk mekanisme kerja perkegiatan secara khusus adalah sebagai berikut :


10


Aktivitas 1

: Peningkatan Kapasitas Manajemen Institusional Program Studi Menjadi Fakultas yang Terakreditasi Sub-Aktivitas 1: Pengembangan Status Kelembagaan Program Studi Menjadi Fakultas 1. Pada tahap awal yakni tahun pertama pelaksanaan HPEQ Project akan dibuat rancangan tentang rencana pengembangan Program Studi menjadi Fakultas, lalu akan dilakukan pengusulan perubahan status ke pihak pimpinan universitas melalui rapat senat. 2. Revisi struktur organisasi Fakultas Kedokteran Unismuh berupa penataan struktur organisasi yang terdiri dari Dekan dibantu oleh wakil dekan I dan wakil dekan II. Wakil dekan I yang membawahi MEU, bagian preklinik, paraklinik dan klinik, wakil dekan II yang membawahi sub bagian administrasi dan keuangan, serta unit-unit disertai tugas dan fungsi masing-masing. Sub-Aktivitas 2: Peningkatan Kualitas Pelayanan Administrasi Akademik Setelah pada tahun pertama dilakukan kegiatan Studi Kebijakan untuk mengidentifikasi sumber daya IT yang telah dimiliki oleh Fakultas Kedokteran Unismuh, dilanjutkan dengan kegiatan studi banding di beberapa institusi yang memiliki kualifikasi yang baik dalam bidang Informasi Teknologi. Hasil studi kebijakan berupa Blueprint tentang rencana pengembangan Informasi Akademik yang akan diimplementasikan di Fakultas Kedokteran Unismuh. Selanjutnya dilakukan pengembangan Sistem Informasi Akademik berupa software dan hardware pendukung aktivitas. Selain itu, diperlukan pengumpulan data-data akademik yang sangat banyak dan terdistribusi pada berbagai unit. Kemudian dilakukan integrasi data Sistem Informasi Akademik. Pada tahap ini dilakukan pembuatan sistem interkoneksi dengan unit-unit lain, seperti tata usaha, pihak universitas, perpustakaan, dan laboratorium. Kemudian pada tahun kedua dilakukan re-strukturisasi sistem jaringan komputer di unit-unit/bagian Fakultas Kedokteran Unismuh tersebut. Restrukturisasi ini merenovasi seluruh infrastruktur server dan konfigurasi pusat jaringan komputer sehingga tercipta integrasi dan koneksi antar unit terkait, sehingga tercapai pemerataan dan pengembangan sistem informasi antar unit yang lebih terstruktur. Sebelum sistem ini digunakan secara formal perlu dilakukan edukasi terlebih dahulu kepada semua pengguna. Sosialisasi akan dilakukan oleh unit pengelolaan sumber daya terkait. Sumber daya informasi akademik dan administrasi telah dikelola oleh Fakultas Kedokteran Unismuh secara internal, yang telah menerapkan manual dan komputerisasi, tapi masih belum berbasis online. Untuk beralih dari pengolahan data secara manual ke sistem online memerlukan dukungan tenaga ahli dibidang pengolahan data. Rancangan program ini dibuat dengan tujuan melakukan pengembangan tenaga pendukung dibidang pengolahan data online.


11


Sub-Aktivitas 3 : Peningkatan Kualitas Jaminan Mutu Pada tahun pertama dilakukan pengembangan standar mutu dan sasaran mutu berbasis pada kapabilitas internal yang telah melalui proses evaluasi diri. Kemudian pada tahun kedua dilakukan pengembangan standar mutu dilakukan dengan cara meningkatkan kualifikasi anggota tim penjaminan mutu Fakultas Kedokteran Unismuh dan pengembangan dokumen sistem manajemen mutu. Sub-Aktivitas 4 : Persiapan Status Akreditasi Pada tahun pertama dilakukan dua kegiatan yakni pelatihan pengisian borang Akreditasi dan workshop borang akreditasi yang dimaksudkan mempersiapkan SDM FK Kedokteran mampu untuk membuat dan mengisi borang Fakultas dan mengetahui apa dan bagaimana serta apa saja yang harus dipersiapkan untuk akreditasi Fakultas Kedokteran Unismuh Makassar. Aktivitas 2 : Peningkatan Kualitas Input Mahasiswa baru Sub-Aktivitas 1: Sosialisasi Program Studi 1. 2.

3.

Mengadakan survei ke sekolah-sekolah di dalam Kota Makassar, maupun di luar kota Makassar yang akan dikunjungi. Selanjutnya pengumpulan data tentang nama-nama sekolah-sekolah unggulan yang akan dikunjungi. Kegiatan ini dilaksanakan pada bulan Mei-Juni. Karena jumlah SMU/MA dan Pesantren di wilayah Makasar dan sekitarnya cukup besar, maka yang menjadi perhatian utama yaitu sekolah-sekolah unggulan, dengan terlebih dahulu berkoordinasi dengan Dinas Pendidikan setempat. Setelah itu, dilakukan kegiatan sosialisasi berupa kunjungan ke sekolahsekolah yang telah terdata. Kunjungan ini akan diadakan pada bulan April-Mei setiap tahunnya, dengan melibatkan staf dosen, staf laboratorium, dan Mahasiswa (khususnya pengurus BEM PSPD Unismuh). Tindak lanjutnya berupa kunjungan langsung ke sekolah tersebut, dengan membagikan leaflet dan poster tentang PSPD Unismuh. Selain itu, akan diadakan bakti sosial yang bekerja sama dengan Balkesmas dan BEM PSPD Unismuh di daerah-daerah. Kegiatan ini sepenuhnya mendapat dukungan dari pihak universitas.

Sub-Aktivitas 2: Standarisasi Penerimaan Mahasiswa Baru Pada tahun pertama dilakukan pengembangan sistem penerimaan Mahasiswa Baru melalui Studi Kebijakan dan pengembangan sistem penerimaan, dilakukan pula pengembangan instrument seleksi berupa pengadaan peralatan penunjang program. Kemudian pada tahun kedua akan dilakukan penguatan dari kegiatan sebelumnya dengan melakukan pengembangan program penerimaan. Dari kegiatan ini diharapkan pada akhirnya, diharapkan akan tersusun sebuah standar penilaian bagi calon


12


mahasiswa Fakultas Kedokteran Unismuh yang sama dengan standar penilaian universitas negeri. Tiap akhir tahun akan dilakukan evaluasi terhadap hasil implementasi sistem dan instrument seleksi tersebut sehingga diperoleh standar yang tiap tahun akan semakin baik. Aktivitas 3

: Pengembangan implementasi KBK yang terintegasi antara SKDI dengan visi dan misi PSPD Unismuh

Sub-Aktivitas 1 : Pengembangan Kurikulum Makro dan Meso di PSPD Unismuh Untuk menghasilkan lulusan dokter yang terstandar kompetensi dokter dan berahlak, beretika serta bermoral islami maka tahun kedua akan dilakukan review kurikulum dan mengembangkan struktur kurikulum yang terintegrasi SKDI dengan visi misi Fakultas Kedokteran Unismuh. Kegiatan ini dilakukan sebagai penguatan dari kegiatan pada tahun pertama yaitu studi kebijakan untuk menetapkan suatu kebijakan mendasar tentang rancangan kurikulum Makro. Kegiatan ini dilakukan dengan berbagai studi banding ke beberapa Fakultas Kedokteran Muhammadiyah dan Universitas lain yang telah memiliki perkembangan yang pesat dalam implementasi kurikulum KBK. Sub-Aktivitas 2 : Pengembangan Kurikulum Mikro di PSPD Unismuh Dalam menguatkan dan mengembangkan kurikulum pendidikan kedokteran, dibutuhkan sarana dan prasarana penunjang aktivitas pembelajaran antara lain dengan tersedianya buku ajar dan modul dalam kegiatan tutorial, serta penuntun praktikum untuk pelaksanaan praktikum . Maka pada tahun pertama pelaksanakaan HPEQ Project dilaksanakanpelatihan pembuatan buku ajar, modul, penuntun praktikum dan manual keterampilan klinik (CSL) dan ECE untuk pendidikan sarjana kedokteran. Pendidikan profesi FK Unismuh telah dimulai pada tahun 2012 oleh karena itu FK Unismuh mulai membenahi kurikulum profesi. Untuk menunjang semua kegiatan kepaniteraan klinik maka pada tahun kedua pelaksanaan HPEQ Project dilakukan lokakarya pembuatan logbook dan pembimbing klinik. Kemudian dilakukan juga pemberian hibah pengajaran pada tahun kedua dan pengerjaannya berakhir pada tahun ketiga pelaksanaan program yang menghasilkan buku blok sebanyak 12 judul blok. Sub-Aktivitas 3 : Peningkatan Implementasi KBK Implementasi Kurikulum Berbasis Kompetensi dikembangkan setelah dilakukan pengembangan kurikulum. Kegiatan ini melibatkan pengembangan kualitas pelaksanaan pembelajaran mandiri, pengebangan keterampilan Clinical Skill Lab (CSL) dan praktikum. Selain itu, dilakukan pula upaya peningkatan kualitas pembelajaran dengan peningkatan kualitas pengajar atau dosen. Fakultas Kedokteran Universitas Muhammadiyah Makassar

13


Keterampilan klinik adalah sebuah pembelajaran yang melibatkan unsur knowledge, attitude dan psikomotorik, dengan proporsi terbesar pada aspek psikomotorik. Untuk dapat menghasilkan dokter yang memiliki skill dan persiapan menghadapi program internship maka diupayakan pengembangan dan penguatan sistem pembelajaran keterampilan klinik melalui kegiatan-kegiatan berupa : (1)Peningkatan kuantitas dan kualitas instruktur/dosen-dosen pembimbing keterampilan klinik (2)Pengembangan media pembelajaran keterampilan klinik (3)Penguatan metode Early Clinical Exposure(ECE). Secara garis besar Fakultas Kedokteran Unismuh membagi laboratorium dasar menjadi dua yakni laboratorium anatomi dan laboratorium terpadu. Laboratorium terpadu digunakan untuk praktikum ilmu dasar kedokteran seperti fisiologi, biokimia, histologi, farmakologi, mikrobiologi, parasitologi, patologi klinik, patologi anatomi dan ilmu gizi. Dalam rangka peningkatan dan pengembangan laboratorium maka akan dilakukan kegiatankegiatan berupa : (1)Peningkatan mutu layanan laboratorium (2)Pengembangan kualitas pembelajaran berbasis laboratorium. Perpustakaan merupakan sarana penunjang kegiatan belajar mengajar. Keberadaannya mampu menjadi resource center yang sangat penting dalam pembelajaran mandiri. Demi peningkatan pelayanan sebagai resource center, pada tahun ketiga dilakukan program peningkatan kualitas perpustakaan program studi dengan melaksanakan kegiatan pengadaan buku-buku kedokteran pada tahun ketiga pelaksanaan HPEQ Project. Peningkatan kualitas pembelajaran ini meningkatkan kualitas pengajar atau dosen. Bentuk pemberian beasiswa pendidikan ke jenjang S2 dan S3 tahun 2011, dengan sebaran sbb: a. Untuk pendidikan jenjang S2 sebanyak 6 Studi Biomedik b. Untuk pendidikan jenjang S3 sebanyak 1 studi Biomedik

dilakukan dengan kegiatan ini berupa Kegiatan ini dimulai orang pada Program orang pada program

Sub-Aktivitas 4 : Evaluasi Kurikulum Kurikulum yang telah dikembangkan dan diimplementasikan perlu dievaluasi. Evaluasi kurikulum merupakan bagian dari sistem jaminan mutu yang harus dikembangkan di setiap Universitas. Evaluasi program bertujuan untuk menjamin akuntabilitas dan mutu institusi serta merupakan wujud pertanggungjawaban intstitusi terhadap stakeholder. Untuk institusi Fakultas Kedokteran Unismuh Makassar, evaluasi yang dilakukan berhubungan dengan evaluasi pelaksanaan kurikulum dari sistem manajemen pelaksanaan


14


pendidikan. Evalusi ini akan dilakukan setiap akhir tahun untuk mengevaluasi implementasi pelaksanaan kurikulum di FK Unismuh. Aktivitas 4

: Pengembangan Kualitas Assesment

Sub-Aktivitas 2 : Pengembangan Instrument Assessment Dalam hal pengembangan instrument assessment akan diupayakan pembentukan dosen-dosen yang handal dalam pembuatan soal-soal terintegrasi dan review soal melalui berbagai pelatihan/training. Salah satu metode UKDI nantinya adalah evaluasi keterampilan klinik dengan metode OSCE, sehingga peningkatan dan penguatan sistem assessment keterampilan klinik lebih diarahkan kepada metode evaluasi berupa OSCE. Demi tujuan tersebut maka kegiatan yang dilakukan berupa : (1) Peningkatan profesionalitas Instruktur sebagai penguji OSCE (2) Pengembangan kualitas metode OSCE. Peningkatan profesionalitas instruktur sebagai penguji OSCE dapat berupa pelatihan bagi instruktur penguji OSCE. Untuk mengembangkan kualitas metode OSCE dilakukan peningkatan perangkat penunjang OSCE seperti pelatihan pelatih untuk pasien simulasi serta pembuatan instrument assessment OSCE. Sub-Aktivitas 3: Implementasi Sistem Assessment Masalah-masalah yang muncul dan dihadapi oleh Dosen PSPD Unismuh dalam implementasi sistem assessment ialah kesulitan dalam membuat/penyajian soal yang bervarisi dengan kualitas yang baik, lambat dalam pembuatan/penyajian soal (membutuhkan waktu yang lama), serta kurang mendapatkan alternatif-alternatif atau pilihan-pilihan soal. Sehingga direncanakan untuk membentuk suatu sistem Bank soal yang berisi soal-soal terintegrasi yang diperoleh dari hasil review soal sebelumnya. C. Pengembangan Kapasitas Pengelola Program Pengelolaan Program PHK-PKPD harus dikelola dengan sebaik mungkin agar mencapai hasil yang maksimal. Untuk mencapai hal tersebut pimpinan universitas membuat agenda pertemuan agar pengelola program dapat mengetahui secara mendalam capaian indikator dari setiap aktivitas yang dilaksanakan. Mengikutsertakan pengelola dalam setiap kegiatan yang menunjang peningkatan pengelolaan program, seperti Workshop maupun seminar yang dilaksanakan baik dari pihak universitas maupun pihak ekternal.


15


D. Sistem dan Prosedur Pengelolaan Program a. Sistem pengelolaan program Sebelum program berjalan dilakukan perencanaan teknis dengan melibatkan organisasi pelaksana di tingkat institusi, unit pelaksana aktivitas, dan unit kerja internal yang akan dilibatkan. Rapat perencanaan implementasi program ini akan dilakukan secara bertahap, tahap pertama perencanaan yang akan dilakukan antara organisasi pelaksana di tingkat institusi dan unit pelaksana aktivitas untuk mengkaji kembali logical framework program yang akan di rinci lagi ke dalam perencanaan teknis meliputi penyusunan : (1) breakdown operasional program yang akan dibagi dalam perencanan operasional 1 (satu) bulanan, 3 (tiga) bulanan, dan 6 (enam) bulanan (2) Menyusun rencana kebijakan dan mekanisme pencairan anggaran biaya operasional, (3) Menyusun model koordinasi, monitoring dan evaluasi program. Hasil perencanaan ini akan dibawa pada rapat perencanaan tahap kedua dengan melibatkan unit internal yang terkait dalam setiap aktivitas. Materi yang akan disampaikan dalam rapat koordinasi ini meliputi logical framework program, breakdown operasional program, koordinasi, dan monitoring evaluasi program. Untuk menjamin program berjalan efektif dan sesuai dengan rancangan yang telah dibuat maka model kooroinasi adalah sebagai berikut; unit pelaksana aktivitas program akan melibatkan unit kerja internal lain yang relevan dengan aktivitas program. Proses pelaksanaan menjadi tanggung jawab dari unit pelaksana aktivitas termasuk kewenangan untuk mengambil inisiatif terhadap persoalan-persoalan teknis yang dihadapi, pilihan terhadap strategi yang digunakan dalam menyelesaikan persoalan tersebut, sedangkan persoalan-persoalan yang terkait substansi program akan dikoordinasikan dengan organisasi pelaksana tingkat institusi (Wakil Rektor) sesuai dengan ruang lingkup persoalan yang dihadapi. Penetapan arah dan kebijakan program menjadi wewenang sepenuhnya dari pimpinan institusi berdasarkan hasil temuantemuan di lapangan. Demikian halnya model pelaporan dilakukan secara bertahap dan berjenjang yaitu : a. 3 (tiga) bulanan berisi tentang capaian teknis pelaksanaan aktivitas program, laporan setiap


16


b. 6 (enam) bulanan berisi tentang capaian kinerja aktivitas program, dan laporan tahunan berisi tentang capaian kinerja program secara menyeluruh dari seluruh aktivitas berikut output dan outcome. Unit internal akan melaporkan aktivitas program kepada koordinator tingkat institusi dan koordinator institusi akan melaporkan kepada pimpinan universitas selaku penanggung jawab program. Dari pelaporan ini kemudian dapat di identifikasi persoalan-persoalan strategis dan siapa yang berkewenangan untuk menyelesaikan sesuai dengan proposi yang telah dibahas di atas. b. Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa Pengadaan barang atau jasa dari dana hibah PHK-PKPD ini akan mengacu pada aturan yang telah ditetapkan pemerintah c.q. Kepres No. 54 tahun 2010 dan Guidelines World Bank. Agar barang atau jasa yang diadakan tepat sasaran, maka pihak yang menguasai secara teknis barang atau jasa yang akan diadakan akan dilibatkan dalam panitia pengadaan. Dalam hal barang atau jasa untuk menunjang kegiatan akademik, maka staf pengajar dari program studi terkait akan dilibatkan dalam kepanitiaan. Barang yang diadakan, terutama yang berupa peralatan dan instrumen, akan disertai jaminan berfungsi dengan baik, dapat digunakan oleh calon pengguna, dan tidak mengalami kekurangan asesori maupun bagian penting untuk beroperasinya peralatan tersebut. Penginventarisasian barang yang diadakan akan mengacu pada sistem akuntansi barang sesuai dengan ketentuan Pemerintah dan sesuai yang ada di Proposal mengenai Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa. c. Prosedur Pengelolaan dan Pelaporan Keuangan Pengelolaan keuangan program menjadi tanggung jawab Bidang Administrasi dan Keuangan. Keseluruhan dana program akan masuk ke dalam rekening PHK-PKPD Unismuh Makassar dan dikelola sesuai rencana anggaran operasional yang telah disusun dalam rapat perencanaan program. Mekanisme pembiayaan operasional program berdasarkan pengajuan dari masing-masing unit pelaksana program yang berada di bawah koordinasi Pembantu Rektor kepada Bidang Keuangan institusi. Mekanisme pengusulan pembiayaan kegiatan adalah sebagai berikut;


17


I.

unit pelaksana kegiatan mengajukan usulan pembiayaan kegiatan kepada Pembantu Rektor II yang terlebih dahulu diverifikasi oleh penanggung jawab kegiatan. II. Usulan anggaran tersebut kemudian di otorisasi oleh Pembantu Rektor II dan Direktur Dit. Sumber Daya dan Keuangan (SDK) institusi yang disesuaikan dengan perencanaan program dan rencana anggaran biaya dari masing-masing unit. III. Setelah mendapatkan otorisasi ini kemudian dana dapat dicairkan. Dana hibah PHK-PKPD bersumber dari Bank Dunia, sehingga sistem pengelolaan (pembukuan, pembelajaan) serta sistem pelaporan pemanfaatan dana tersebut akan mengacu pada peraturan perundangan yang berlaku antara lain UU No 17 Tahun 2003 dan UU No 1 Tahun 2004, serta Peraturan Menteri Keuangan RI yang menyangkut SAI dan SABMN yaitu (1) Peraturan Menteri Keuangan RI Nomor: 134/PMK.06/2005 tentang Pedoman Pembayaran dalam Pelaksanaan Anggaran Pendapatan Belanja Negara, (2) Peraturan Menteri Keuangan RI Nomor 59/PMK.06/2005 tentang Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat. Selanjutnya, pembukuan keuangan akan mengkaji pada sistem akuntansi instansi pemerintah (SAI) dengan Laporan Keuangan bulanan dan tahunan yang akan dilaksanakan sesuai format yang telah ditetapkan. E. Hambatan dan Kendala Yang Dihadapi Dalam pelaksanaan program PHK-PKPD dari tahun 2011-2013 terdapat beberapa kendala namun tidak membuat program yang telah direncanakan terhenti. untuk beberapa aktivitas mengalami re-scheduling, berikut adalah hambatan dan kiat yang dihadapi selama pelaksanaan program PHK PKPD HPEQ project sebagai berikut : a) Kendala yang dihadapi pada tahun pertama pelaksanaan kegiatan adalah adanya keterlambatan pencairan anggaran sehingga beberapa aktivitas mengalami re-scheduling, kemudian sebagai pengalaman pertama institusi dalam mengelola hibah ini membuat Unismuh Makassar harus mampu beradaptasi. Selanjutnya proses review dan persetujuan TOR dari CPCU yang terlalu lama sehingga program tidak berjalan sesuai jadwal. Untuk pengadaan barang juga terdapat kendala yaitu belum adanya persetujuan NOL dari Bank Dunia sehingga proses pengadaan belum terlaksana sampai akhir tahun 2011. b) Pada tahun kedua pelaksanaan kegiatan, dari awal tahun 2012 diakui banyak hambatan sehingga terpaksa dilakukan banyak penjadwalan ulang. Sejak visitasi terakhir, pimpinan Fakultas telah mengeluarkan berbagai


18


kebijakan untuk menindak lanjuti hasil visitasi dan rekomedasi dari reviewer demi keberhasilan program HPEQ. Pimpinan Fakultas kini ikut terjun langsung mengawal pelaksanaan program ini bahkan sampai ke tingkat teknis. Pada tahun kedua pula kebanyakan PIC sedang menjalankan studi lanjut (ada yang S2, S3 dan spesialisasi). Akibatnya perkerjaan HPEQ menjadi pekerjaan “sambilan” dan menjadi beban tambahan bagi mereka. Berdasarkan masukan team reviewer HPEQ yang berkunjung ke Unimuh Makassar pada awal bulan Juli 2012, maka Dekan Fakultas Kedokteran Unismuh mengambil kebijakan sebagai berikut: 1. Menambah SDM pada struktur organisasi. PIC yang sedang study lanjut di back up oleh SDM/dosen lainnya 2. Mengangkat Sekretaris Eksekutif (sekretaris profesional) yang berfungsi membantu segala kegiatan administratif HPEQ (aktif per 16 Juli 2012). Sejak ada Sekretaris Eksekutif terasa adanya kemajuan. Kegiatan yang akan dilaksanakan tertata lebih rapih dan terencana lebih baik. Peran PIC juga terbantu banyak oleh kehadiran Sekretaris Ekskutif. Kendati demikian Sekretaris Eksekutif perlu waktu untuk bisa memahami “roh-nya” HPEQ dengan baik. Proses pengadaan barang di tahun 2012 mengalami beberapa kendala dalam pengimplementasiannya, sebagai berikut: 1. Anggaran luncuran tahun 2011 disarankan digabungkan dengan 2012, sehingga tertunda. Daftar barang yang akan dibeli dievaluasi ulang dengan berkonsultasi pada pakar (dosen) dari Unhas. Dari masukan yang diterima terjadilah banyak perubahan jenis dan spesifikasi yang harus dibeli. 2. Sumber acuan daftar harga barang. PIU pada awalnya hanya menyiapkan satu acuan daftar harga barang yang bersumber dari website, namun setelah mendapat informasi dari pihak konsultan bahwa seharusnya paling kurang ada dua acuan daftar harga, maka pengelola harus mencari lagi sumber acuannya. 3. Adanya redaksi pada point 13.2 yang dianggap oleh panitia pengadaan perlu untuk dikoreksi, sehingga proses menunggu kembali NOL untuk perubahan redaksi tersebut. Kiat yang diambil terhadap kendala yang dihadapi dalam kekurangan Sumber Acuan daftar harga barang adalah segera menghubungi beberapa supplier baik dalam dan luar negeri dan pada akhirnya kami memperoleh tambahan 2 sumber acuan yakni 1 supplier dari dalam negeri dan 1 supplier dari luar negeri (Malaysia).


19


Untuk saat ini proses pengadaan Alat Lab CSL telah pada proses iklan dan penerimaan pendaftaran lelang dari tanggal 18 Desember 2012 hingga tanggal 31 Januari 2013. Selanjutnya diharapkan proses pengadaan barang dan jada di FK Unismuh dapat berjalan dengan lancar dan berakhir sesuai waktu yang telah direncanakan. c) Hambatannya yang dihadapi ditahun 2013 sebagai tahun terakhir pelaksanaan program PHK PKPD HPEQ Project adalah ditahun 2013 ini kegiatan Fakultas dari awal sampai pertengahan tahun sangat padat dan menyedot banyak SDM dalam pelaksanaannya seperti akreditasi fakultas, Pertemuan Nasional APKKM, Pembimbingan persiapan akreditasi Rumah Sakit Pendidikan, dan kegiatan rutin pengajaran dimana Fakultas sudah mengambil alih kegiatan tutorial dan CSL dari fakultas mitra. Dengan keterbatasan SDM dan kegiatan yang padat, maka dekan selaku ketua pelaksana mengambil kebijakan untuk mempercepat keaktifan dari dosen-dosen baru yang diterima oleh Fakultas untuk membantu dalam melaksanakan kegiatan/event yang dijadwalkan oleh FK Unismuh. Untuk proses pengadaan barang di tahun 2013 yang mengalami kendala dalam pengimplementasiannya yakni paket pengadaan peralatan IT dimana harus dilakukan lelang untuk kedua kalinya akibat tidak adanya pendaftar yang memasukkan penawaran.Kiat yang diambil terhadap kendala yang dihadapi adalah dengan proaktif untuk mencari data alasan ketidakikutsertaan pendaftar dalam proses penawaran. Selain itu pemberitaan lelang pengadan paket peralatan IT dimasukkan dalam koran lokal dan nasional serta website fakultas untuk memaksimalkan informasi pengadaan tersebut.


20

BAB 2 IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM

Recommend Documents