BAB III PERMASALAHAN
PT. DELTA MULTI PERSADA adalah salah satu dari sekian banyak perusahaan yang ada di Surabaya yang jenis usahanya bergerak dalam bidang properti, dalam hal ini adalah penjualan rumah / ruko (real estat). Perusahaan ini berdiri pada tahun 1989 dan pada tahun itu pula perusahaan ini resmi menjadi anggota REI (Real Estate Indonesia) JATIM dengan nomor anggota 03.00147. Setelah resmi menjadi anggota REI maka perusahaan ini memulai usahanya dengan produk yang ditawarkan kepada masyarakat yaitu berupa rumah ataupun ruko (Rumah Toko). Selama ini sistem yang berjalan pada perusahaan adalah sistem yang masih manual dengan kata lain bahwa perusahaan ini masih belum menerapkan sistem yang terkomputerisasi untuk menjalankan kegiatan-kegiatan operasional perusahaan sehari-hari, baik itu kegiatan operasional tentang pelayanan penjualan rumah / ruko kepada masyarakat ataupun kegiatan yang lainnya. Hal ini mungkin dapat dipahami karena perusahaan ini memang tergolong perusahaan yang baru berdiri. Tetapi jika hal ini (sistem yang ada sekarang) masih dipertahankan, terlebih dengan semakin ketatnya persaingan yang ada diantara perusahaan real estat sendiri, maka lambat laun perusahaan ini akan mempunyai daya saing yang rendah. Sehingga dalam berkompetisi dengan perusahaan real estat yang lain yang sudah menerapkan sistem komputerisasi dalam kegiatan operasionalnya maka perusahaan ini akan kalah.
26
3.1. Sistem Kerja Selama ini sistem pengolahan data-data penjualan di PT. DELTA MULTI PERSADA Surabaya dapat dikatakan masih dikelola secara manual. Seperti telah dijelaskan di atas dan pada BAB I sebelumnya, bahwa meskipun digunakan komputer, namun hanyalah sebagai alat pencatat saja, artinya tidak ada program khusus yang memang benar-benar digunakan untuk mendukung proses kegiatan penjualan produk-produk dari perusahaan.
3.2. Permasalahan yang Timbul Dengan masih diterapkannya sistem yang manual, tentunya perusahaan lambat-laun akan mengalami kesulitan-kesulitan apabila jumlah data yang akan diolah adalah besar. Hal ini akan menambah permasalahan yang baru lagi bagi perusahaan. Adapun kesulitan-kesulitan yang mungkin akan timbul jika sistem manual ini masih diterapkan antara lain : 1. Perusahaan akan mengalami
kesulitan dalam mengetahui perkembangan
penjulan rumah / ruko yang telah dicapai. Untuk menghasilkan laporan penjualan sesuai keinginan manajer, tidak dapat dilakukan dengan segera. Datadata yang diperlukan harus dikumpulkan terlebih dahulu, jika telah terkumpul semua baru kemudian diketik ulang untuk menghasilkan laporan yang diinginkan. Untuk laporan-laporan yang sifatnya rutin, hal ini mungkin tidak terlalu menjadi masalah, karena petugas telah menyiapkan laporan tersebut.
27
2. Perusahaan akan mengalami kesulitan apabila manajer ingin melihat data-data penjualan selama periode tertentu saja. Hal ini tentu saja tidak dapat dihindari, karena seorang manajer mungkin saja membutuhkan data-data tersebut untuk kepentingan-kepentingan yang mendesak, misalnya bila terjadi ketidakcocokan data dan sebagainya. Pengulangan pekerjaan ini tentu saja akan menyebabkan banyaknya waktu yang terbuang. 3. Perusahaan akan mengalami kesulitan dalam mengadakan pemantauan terhadap persediaan rumah / ruko, sebab saat terjadinya transaksi tidak ada proses (program) yang secara otomatis merubah atau memperbaharui posisi jumlah persediaan rumah / ruko yang tersedia setelah terjadinya transaksi penjualan. 4. Perusahaan akan mengalami kesulitan dalam mengadakan pemantauan terhadap piutang user, piutang ini terjadi untuk user yang membeli rumah / ruko secara tunai. Hal ini disebabkan untuk mengetahui piutang-piutang yang telah jatuh tempo harus dilakukan pemeriksaan ulang satu persatu catatan-catatn piutang yang ada. 5. Perusahaan akan mengalami kesulitan dalam mengadakan pemantauan terhadap pesanan-pesanan baik yang sudah dipenuhi maupun yang belum. 6. Perusahaan akan mengalami kesulitan dalam mengetahui klaim-klaim mana yang telah dikerjakan atau klaim-klaim yang belum dikerjakan.
3.3. Gambaran Sistem Sekarang
28
Seperti telah disebutkan pada BAB II bahwa dalam tugas akhir ini akan dirancang empat sistem untuk memperbaiki atau memperbaharui sistem manual yang ada sekarang. Berikut adalah empat sistem yang sedang berjalan sekarang yaitu sistem manual yang masih diterapkan pada perusahaan ini, antara lain :
1. Sistem pembelian secara langsung.
29
User Minta Info ttg Rmh/Ruko
Brosur
C
Pemasaran
Bank
Cari Info ttg Rmh/ Ruko
B
Dok. ttg Rmh/ Ruko yg blm Terjual
Brosur
Pengecekan Dok. Calon User
Selesai
Tdk ada Form Beli
Melakukan Proses Wawancara dg User
Pengececekan ada/tdknya Stock Rmh/Ruko
Check Mengisi Form Beli
Menentukan Layak/Tdk-nya sbg Calon User
Ada Form Beli
Form Beli Terisi
Srt Perjanjian
Form Beli Terisi
C
Check
Meng ACC Permohonan Calon User
Mengisi Srt Perjanjian Perhit. Hrg. Tanah
Tanda Tangan Srt Perjanjian
Srt ACC
Srt Perjanjian
A
Menyerahkan Dok. utk Proses Pembelian
D Minta Dok. utk Proses Pembelian
KTP KSK Srt. Nikah
Tdk
C
A E
Srt WNI Dft Gaji SIUP NPWP Rek Krn SPT Thn
KTP KSK Srt. Nikah
A
Srt WNI Dft Gaji SIUP NPWP Rek Krn SPT Thn
30
Akte Kredit
User
Pemasaran
Kasir
Membayar Cicilan I
A
Cicilan I
Cicilan I
Tanya Cara Pembayaran
Pencatatan ke Buku Besar
1 1 Kwitansi
Check Cara Pembayaran
Chek
Notaris
2 Kwitansi
KPR
C
B Penandatanganan Akte Jual-Beli Antara Pengmbang & User
Tunai Meminta User utk Membayaran Cicilan I
1 Cicilan I
2 Akte Jual-Beli
1 Kwitansi
Pembuatan Akte Jual Beli di Notaris
1
2
Akte Jual-Beli
Akte Jual-Beli
Sertifikat Tanah/Rmh/ Ruko
Proses Pembuatan Akte Tanah di KMS
F
Sertifikat Tanah/Rmh/ Ruko
Membayar Uang Muka Rmh/Ruko
D
Uang Muka
Uang Muka
Srt ACC
Pencatatan ke Buku Besar
Penandatanganan Akte Kredit Antara Pengembang + Bank + User
1 2
2 Kwitansi
3 Akte Kredit
1
Meminta User utk Membayar Uang Muka Rmh/Ruko
2 Kwitansi
E
Uang Muka
2 Kwitansi
Mengajak User Ke Notaris
F 1 Akte Kredit 2 Akte Kredit
Gambar 3.3.1. System flow pembelian secara langsung
31
2. Sistem pembelian lewat pemesanan terlebih dahulu. User
Pemasaran
Konfirmasi
C
Bank
Konfirmasi Pesanan ke User
B
Pemberian Jawaban Konfirmasi
Konfirmasi
Pengecekan Dok. Calon User
Jawaban Konfirmasi
Jawaban Konfirmasi
Selesai
Pengecekan Konfirmasi
Melakukan Proses Wawancara dg User
Tdk Beli Form Beli
Menentukan Layak/Tdk-nya sbg Calon User
Chek Beli
Mengisi Form Beli
Form Beli Terisi
Srt Perjanjian
Form Beli
C
Form Beli Terisi
Tdk
Check Layak
C
Meng ACC Permohonan Calon User
Mengisi Srt Perjanjian Perhit. Hrg. Tanah Srt ACC
Tanda Tangan Srt Perjanjian
Srt Perjanjian
A
D Menyerahkan Dok. utk Proses Pembelian
KTP KSK Srt. Nikah Srt WNI Dft Gaji SIUP NPWP Rek Krn SPT Thn
Minta Dok. utk Proses Pembelian
A
KTP KSK Srt. Nikah Srt WNI Dft Gaji SIUP NPWP Rek Krn SPT Thn
32
E
Akte Kredit A
User
Pemasaran
Kasir
Membayar Cicilan I
A
Cicilan I
Cicilan I
Tanya Cara Pembayaran
Pencatatan ke Buku Besar
1
1 Kwitansi
Check Cara Pembayaran
Chek
Notaris
2
C
Kwitansi
KPR
B Penandatanganan Akte Jual-Beli Antara Pengmbang & User
Tunai Meminta User utk Membayaran Cicilan I
12
Cicilan I
Akte JualBeli 1 Kwitansi
Pembuatan Akte Jual Beli di Notaris
1 2
Akte Jual-Beli
Akte Jual-Beli
Sertifikat Tanah/Rmh/ Ruko
Proses Pembuatan Akte Tanah di KMS F
Sertifikat Tanah/Rmh/ Ruko
Membayar Uang Muka Rmh/Ruko
D
Uang Muka
Uang Muka
Srt ACC
Pencatatan ke Buku Besar
Kwitansi
Meminta User utk Membayar Uang Muka Rmh/Ruko
Penandatanganan Akte Kredit Antara Pengembang + Bank + User
1 2 3 Akte Kredit
1 2 Kwitansi
Uang Muka
E
Kwitansi
Mengajak User Ke Notaris
F 1
Akte Kredit 2
Akte Kredit
Gambar 3.3.2. System flow pembelian lewat pemesanan terlebih dahulu
33
3. Sistem pemesanan rumah / ruko. User Minta Info ttg cara pemesanan Rumah/Ruko
Pemasaran
Kasir
Beri Info ttg Cara Pemesanan
Uang Ikatan
Form Pemesanan
Pencatatan ke Buku Besar
Form Pemesanan Mengisi Form Pesanan & Membayar Uang Ikatan
Kwitansi
Form Pesanan Terisi C Form Pesanan Terisi
Uang Ikatan
Uang Ikatan
Kwitansi Kwitansi
Gambar 3.3.3. System flow pemesanan
34
4. Sistem penanganan klaim. User
Pemasaran
Bagian Teknik
Penanganan Laporan dr user
Lap. Klaim
Lapor ttg adanya kerusakan
Form Klaim
Form Klaim Form Klaim Terisi
Mengisi Form Klaim
Pengecekan Lap. Klaim
C Pengerjaan Klaim
Membuat Lap Klaim utk Bag. Teknik
Form Klaim Terisi
1
Lap. Klaim
Menyerahkan Kunci rmh.
C
2
Lap. Klaim selesai Dikerjakan
Pinjam Kunci rmh User
C Menyerahkan Kunci ke Bag. Teknik
1
Lap. Klaim selesai Dikerjakan
C Laporan 1 2
Lap. Klaim selesai Dikerjakan
Menanda Tangani Lap. Klaim dr Bag. Teknik
Gambar 3.3.4. System flow penanganan klaim
35
