ARSIP UNIVERSITAS AIRLANGGA

UNIVERSITAS AIRLANGGA SALINAN PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS AIRLANGGA NOMOR 11333/J03/TU/2008 TENTANG

G

G

A

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

: a.

bahwa dengan penetapan Universitas Airlangga sebagai Badan Hukum Milik Negara, maka diperlukan penataan tertib administrasi persuratan ;

b.

bahwa dengan adanya perubahan struktur organisasi di Universitas Airlangga – Badan Hukum Milik Negara, perlu dilakukan pengaturan kembali tata persuratan menuju tertib administrasi dilingkungan Universitas Airlangga ;

c.

bahwa untuk melaksanakan tertib administrasi sebagaimana dimaksud pada huruf a dan b, perlu diterbitkan Peraturan Rektor Universitas Airlangga tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Universitas Airlangga

U

: 1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301) ;

P

2. Peraturan Pemerintah Nomor 57 Tahun 1954 tentang Pendirian Universitas Airlangga (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1954 Nomor 99, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 695) ;

AR SI

Mengingat

N IV

ER

SI

TA

S

AI

R

Menimbang

LA

N

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA REKTOR UNIVERSITAS AIRLANGGA,

3. Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 2006 tentang Penetapan Universitas Airlangga sebagai Badan Hukum Milik Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2006 Nomor 66) ; 4. Keputusan Presiden Nomor Universitas Airlangga ;

74/M Tahun 2006 tentang Penetapan Rektor

5. Peraturan Mendiknas RI Nomor 42 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional ; 6. Peraturan Majelis Wali Amanat Universitas Airlangga Nomor 12/P/MWAUA/2008 tentang Anggaran Rumah Tangga Universitas Airlangga ; 7. Peraturan Rektor Universitas Airlangga Nomor 318/J03/HK/2008 tentang Perubahan Atas Peraturan Rektor Nomor 9057/J03/HK/2006 tentang Struktur Organisasi Universitas Airlangga – Badan Hukum Milik Negara ; Memutuskan …… 1

MEMUTUSKAN :

Menetapkan

: PERATURAN REKTOR TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS AIRLANGGA.

BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1

N IV

ER

SI

TA

S

AI

R

LA

N

G

G

A

Dalam peraturan ini yang dimaksud dengan : 1. Universitas adalah Universitas Airlangga Badan Hukum Milik Negara. 2. Majelis Wali Amanat adalah Organ tertinggi di Universitas Airlangga yang berfungsi mewakili Pemerintah dan Masyarakat. 3. Senat Akademik adalah badan normatif Universitas Airlangga dibidang Akademik. 4. Rektor adalah pemimpin dalam penyelenggaraan Universitas Airlangga. 5. Pimpinan Universitas Airlangga adalah Rektor dan Wakil Rektor. 6. Dekan adalah pemimpin Fakultas yang mengkoordinasikan pengelolaan sumber daya dan penjaminan mutu di Fakultas. 7. Pimpinan Fakultas adalah Dekan dan Wakil Dekan. 8. Direktur Program Pascasarjana adalah pemimpin Program Pascasarjana 9. Pimpinan Program Pascasarjana adalah Direktur dan Wakil Direktur. 10. Departemen adalah unsur pengelola program studi, dan melaksanakan penyelenggaraan akademik dalam satu atau lebih bidang keilmuan di Fakultas. 11. Lembaga merupakan unsur penunjang Universitas Airlangga yang membantu pimpinan dalam menyelenggarakan program lintas bidang.

AR SI

P

U

BAB II BENTUK DAN FORMAT TATA NASKAH DINAS Pasal 2

(1) Naskah dinas di lingkungan Universitas Airlangga dirumuskan dalam bentuk produk hukum dan surat. (2) Naskah dinas dalam bentuk produk hukum sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas peraturan dan keputusan. (3) Naskah dinas dalam bentuk surat terdiri atas : a. surat dinas; b. nota dinas; c. memo; d. surat pengantar; e. surat edaran; f. undangan; g. surat tugas; h. surat kuasa; i. pengumuman;

2

j. surat pernyataan; k. surat keterangan dan; l. berita acara.

Pasal 3

G

A

Peraturan : (1) Peraturan adalah dokumen hukum yang dibentuk oleh pejabat yang berwenang bersifat mengatur secara umum/menata/mengendalikan tugas pokok dan fungsi kelembagaan, berdasarkan uraian tugasnya. (2) Bentuk dan format Peraturan dibuat menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada lampiran nomor 1.

N

G

Pasal 4

TA

S

AI

R

LA

Keputusan : (1) Keputusan adalah dokumen hukum yang bersifat menetapkan seseorang atau sekelompok orang tertentu atau badan organisasi tertentu untuk melaksanakan tugas dan kewenangan tertentu, atas perintah pimpinan lembaga yang berwenang mengeluarkan keputusan. (2) Bentuk dan format keputusan dibuat menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada lampiran nomor 2 . Pasal 5

AR SI

P

U

N IV

ER

SI

Surat dinas : 1. Surat dinas adalah surat yang berisi hal penting kelembagaan berkenaan dengan administrasi persuratan di Universitas dan lembaga / instansi terkait lainnya. 2. Pada kepala surat dinas Universitas dicantumkan logo Universitas Airlangga dengan ukuran diameter 2,5 cm diletakkan di tepi kiri atas, nama unit kerja sesuai dengan struktur organisasi, alamat lengkap unit kerja yang bersangkutan, serta garis penutup. 3. Kop surat dinas mencantumkan pada baris pertama nama unit kerja Universitas Airlangga ukuran font 24 huruf Times New Roman, baris ke dua nama unit kerja yang yang lebih rendah atau unit kerja bersangkutan. 4. Nama unit kerja di lingkungan Universitas Airlangga, antara lain nama Fakultas, nama Program Pascasarjana, nama Perpustakaan dan nama Lembaga / Badan / Satuan unit kerja yang bersangkutan yang dicetak tebal, dengan ukuran 18 huruf Times New Roman. 5. Alamat lengkap unit kerja ditulis lengkap tanpa singkatan, nomor telpon, nama fax, kode pos, nomor e-mail dan web-site Universitas Airlangga / unit kerja yang bersangkutan dengan ukuran font 10 huruf Times New Roman. 6. Warna logo Universitas Airlangga maupun tulisan pada kepala surat dinas berwarna hitam. 7. Bentuk dan format surat dinas dibuat menggunakan contoh sebagaimana tercantum dalam lampiran nomor 3. Pasal 6 Nota Dinas : (1) Nota dinas adalah sarana komunikasi tertulis internal organisasi yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau sebaliknya atau yang jabatan setara / setingkat, yang berisikan catatan / pesan singkat tentang suatu pokok persoalan kedinasan yang segera untuk diketahui dan mendapat tanggapan ; (2) Bentuk Nota Dinas dibuat menggunakan contoh sebagaimana tercantum pada lampiran nomor 4. 3

Pasal 7 Memo : (1) Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan atau sebaliknya atau yang jabatan setara/setingkat tentang pokok persoalan teknis kedinasan untuk kelancaran administrasi ; (2) Bentuk memo dibuat dengan menggunakan contoh pada lampiran nomor 5.

Pasal 8

AI

Pasal 9

R

LA

N

G

G

A

Surat Pengantar : (1) Surat pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang berfungsi untuk mengantar surat/dokumen/barang, dan / atau bahan lain yang dikirim kepada yang bersangkutan ; (2) Surat pengantar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat berbentuk surat biasa atau surat berbentuk kolom ; (3) Bentuk surat pengantar dibuat dengan menggunakan contoh pada lampiran nomor 6 atau nomor 7.

Pasal 10

N IV

ER

SI

TA

S

Surat Edaran : (1) Surat edaran adalah surat yang berisi penjelasan atau petunjuk teknis tentang cara pelaksanaan suatu peraturan perundang-undangan dan / atau perintah dan instruksi kelembagaan ; (2) Bentuk dan format surat edaran menggunakan contoh pada lampiran nomor 8.

AR SI

P

U

Undangan : (1) Undangan adalah pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu, jenis acara dan tempat yang telah ditentukan dan tercantum jelas dalam lembar tersebut ; (2) Undangan dapat berbentuk lembaran surat atau kartu cetak atau e-mail ; (3) Bentuk undangan menggunakan contoh pada lampiran nomor 9 sampai dengan nomor 11.

Pasal 11

Surat Tugas : (1) Surat Tugas adalah surat yang berisikan penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan yang tercantum dalam surat tersebut dan bersifat spesifik untuk suatu hal tertentu ; (2) Bentuk surat tugas menggunakan contoh pada lampiran nomor 12. Pasal 12 Surat Kuasa : (1) Surat kuasa adalah surat yang berisi pelimpahan kewenangan kepada penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan suatu kegiatan untuk dan atas nama pemberi kuasa ; (2) Bentuk surat kuasa menggunakan contoh pada lampiran nomor 13. 4

Pasal 13 Pengumuman : (1) Pengumuman adalah pemberitahuan dari Pejabat yang berwenang mengenai suatu hal yang ditujukan kepada para pegawai atau masyarakat umum ; (2) Bentuk pengumuman menggunakan contoh pada lampiran nomor 14. Pasal 14

N

G

G

A

Surat Pernyataan : (1) Surat pernyataan adalah surat yang menyatakan atas kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut ; (2) Surat pernyataan harus ditandatangani yang bersangkutan dengan nama / identitas diri yang jelas ; (3) Bentuk surat pernyataan menggunakan contoh pada lampiran nomor 15.

LA

Pasal 15

TA

S

AI

R

Surat Keterangan : (1) Surat Keterangan adalah keterangan bersifat teknis yang menjelaskan status kedinasan/kelembagaan dari nama yang bersangkutan, serta tujuan dan maksud dikeluarkan surat ini ; (2) Bentuk surat keterangan menggunakan contoh pada lampiran nomor 16.

ER

SI

Pasal 16

AR SI

P

U

N IV

Berita Acara : (1) Berita Acara adalah dokumen yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa yang berisi waktu kejadian, tempat kejadian, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian atau peristiwa tertentu, dan ditandatangani oleh yang menyusun dan saksinya ; (2) Bentuk Berita Acara menggunakan contoh pada lampiran nomor 17.

BAB III SIFAT DAN DERAJAT SURAT Pasal 17

(1) Sifat surat terdiri atas : a. surat sangat rahasia b. surat rahasia c. surat terbatas d. surat biasa (2) Surat sangat rahasia adalah surat yang informasinya membutuhkan tingkat pengamanan tertinggi dan mempunyai hubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara serta hanya diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya . (3) Surat rahasia adalah surat yang informasinya membutuhkan pengamanan khusus dan mempunyai hubungan erat dengan keamanan kedinasan serta hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.

5

(4) Surat terbatas adalah surat yang informasinya membutuhkan pengamanan dan mempunyai hubungan erat dengan tugas khusus kedinasan serta hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk. (5) Surat biasa merupakan surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus.

Pasal 18

A

(1) Derajat surat terdiri atas : a. kilat atau sangat segera b. segera c. biasa

AI

R

LA

N

G

G

(2) Kilat atau sangat segera adalah derajat surat yang isinya harus segera diketahui penerima surat dan penyelesaiannya harus dilakukan pada kesempatan pertama ( dengan batas waktu penyampaian 1 x 24 jam ). (3) Segera adalah derajat surat yang isinya harus segera diketahui ditanggapi oleh penerima surat (dengan batas waktu penyampaian 2 x 24 jam ). (4) Biasa adalah derajat surat yang penyampaiannya tidak seperti kilat dan segera (dengan batas waktu penyampaian 5 hari ).

TA

S

BAB IV PENGGUNAAN KERTAS SURAT

SI

Pasal 19

N IV

ER

(1) Surat dinas atau surat menyurat lainnya menggunakan kertas berukuran A4 yang berukuran 297 x 210 mm.

AR SI

P

U

(2) Makalah / paper / pidato / laporan dan lain-lain dapat menggunakan kertas folio berukuran 210 x 330 mm. BAB V PENCANTUMAN ALAMAT SURAT Pasal 20

(1) Alamat surat dicantumkan pada : a. sampul surat; dan b. surat. (2) Alamat pada sampul surat terdiri atas : a. singkatan Yth. b. nama jabatan c. unit kerja d. alamat lengkap (3) Alamat pada surat terdiri atas : a. singkatan Yth. b. nama jabatan c. unit kerja (4) Didepan nama jabatan atau gelar pada sampul surat dan / atau surat tidak dicantumkan kata penyapa seperti bapak, ibu, atau saudara. 6

BAB VI KODE SURAT Pasal 21

G

A

Kode surat dinas terdiri atas : (1) kode jabatan, kode unit, dan kode hal. (2) Surat dinas yang bersifat rahasia diberi kode RHS. (3) Kode nomor urut surat dimulai dari nomor 1 setiap awal tahun untuk setiap jenis surat resmi. (4) Kode jabatan merupakan tanda jabatan dari pejabat yang menandatangani surat. (5) Kode unit merupakan tanda dari unit organisasi / unit kerja yang membuat / mengeluarkan surat. (6) Kode hal merupakan tanda dari hal atau subyek surat.

N

G

Pasal 22

ER

SI

TA

S

AI

R

LA

Kode unit kerja di lingkungan Universirtas Airlangga, adalah : (1) Pimpinan Universitas Airlangga ( Rektor dan Wakil Rektor ), Sekretaris Universitas, Direktur Direktorat, Ketua Badan, Ketua Pusat, Ketua Satuan dan Ketua Bidang atau Kepala Sub Direktorat. (2) Program Pascasarjana, lembaga, dan perpustakaan. (3) Pimpinan Fakultas ( Dekan dan Wakil Dekan ), Ketua BPF, Ketua Departemen dan Kepala unit kerja pendukung. (4) Pimpinan unit kerja lain yang ditetapkan oleh Rektor.

Pasal 23

U

N IV

BAB VII PENANDATANGANAN SURAT

AR SI

P

(1) Surat pimpinan unit kerja utama dalam struktur organisasi Universitas yang ditujukan kepada pimpinan instansi diluar lingkungan Universitas dapat ditandatangani oleh unit kerja yang bersangkutan, dengan tembusan kepada Rektor sebagai laporan. (2) Apabila pejabat yang diberi wewenang menandatangani surat tersebut berhalangan, penandatanganan dapat didelegasikan kepada pejabat yang setingkat di bawahnya dengan penyebutan u.b. setelah pencantuman a.n. (3) Pejabat yang berwenang menandatangani surat resmi / dinas secara kelembagaan adalah : a. Ketua atau Sekretaris MWA b. Ketua atau Sekretaris DA c. Ketua atau Sekretaris SA d. Pimpinan Universitas, terdiri atas : Rektor dan Wakil Rektor e. Sekretaris Universitas f. Unsur pelaksana Universitas, terdiri atas : 1. Ketua Badan Perencanaan dan Pengembangan ; 2. Ketua Satuan Pengawas Intern ; 3. Ketua Pusat Penjaminan Mutu ; 4. Dekan dan Wakil Dekan Fakultas; 5. Direktur dan Wakil Direktur Program Pascasarjana. 7

A

g. Unsur penunjang Universitas, terdiri atas : 1. Direktur Direktorat ; (a) Direktur Pendidikan. (b) Direktur Kemahasiswaan. (c) Direktur Sumberdaya. (d) Direktur Keuangan. (e) Direktur Sistem Informasi. 2. Kepala Perpustakaan ; 3. Ketua Lembaga ; (a) Lembaga Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat. (b) Lembaga Penyakit Tropis. (c) Lembaga Pengkajian dan Pengembangan Pendidikan.

G

Pasal 24

LA

N

G

Penulisan dan pencantuman a.n. (atas nama), anb. (atas nama beliau ), u.b.(untuk beliau), a.p. (atas perintah), apb. (atas perintah beliau), plh.(pelaksana harian), wks. (wakil sementara), dan u.p. (untuk perhatian beliau) ditentukan sebagai berikut :

AR SI

P

U

N IV

ER

SI

TA

S

AI

R

a. a.n. ditulis dengan huruf kecil masing-masing diakhiri titik, dipergunakan hanya jika yang berwenang menandatangani surat mendelegasikan penandatangan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya. b. anb. Ditulis dengan huruf kecil, diakhiri titik, dan dipergunakan jika Rektor menguasakan penandatangan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya atau pejabat unit utama. c. u.b. ditulis dengan huruf kecil, masing-masing diakhiri titik, dipergunakan jika pejabat yang diberi kuasa menandatangani surat memberikan kuasa lagi kepada pejabat setingkat dibawahnya. d. a.p. ditulis dengan huruf kecil, masing-masing diakhiri titik, dipergunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat memberikan kuasa kepada bawahannya. e. apb. ditulis dengan huruf kecil, masing-masing diakhiri titik, dipergunakan jika Rektor menguasakan penandatanganan surat kepada bawahannya. f. plh. ditulis dengan huruf kecil, diakhiri titik, dipergunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas dinas, menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya selama pejabat tersebut tidak berada ditempat. g. wks. ditulis dengan huruf kecil, diakhiri titik, dipergunakan jika seorang pejabat yang belum ditunjuk penggantinya atau berhalangan karena tugas, untuk sementara penandatanganan surat dilakukan oleh pejabat yang setingkat dengan eselonnya. h. u.p. ditulis dengan huruf kecil, masing-masing diakhiri titik, dipergunakan atau ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan atau suatu pekerjaan tanpa memerlukan kebijakan langsung dari pimpinan pejabat yang bersangkutan. BAB VIII CAP JABATAN DAN CAP DINAS Pasal 25 (1) Cap jabatan adalah cap / stempel yang dipergunakan oleh pejabat dalam melaksanakan tugas sesuai dengan jabatannya. (2) Cap dinas adalah cap / stempel yang dipergunakan oleh setiap pejabat untuk memenuhi keabsahan suatu surat pada unit organisasi, unit kerja, dan unit pelaksana teknis, yang telah ditandatangani pejabat yang berwewenang. 8

Pasal 26

A

(1) Cap jabatan Pimpinan, cap dinas unit organisasi, dan cap dinas unit pelaksana lain, dibuat dengan bentuk segi lima sama sisi dan ukuran yang sama, sebagaimana contoh terlampir. (2) Kerangka cap jabatan dan cap dinas yang berbentuk segi lima sama sisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mempunyai garis lingkar atas nama unit kerja utama Universitas Airlangga, serta di lingkaran dalam berisi logo / lambang Universitas. Sedangkan garis lingkar bawah bertuliskan nama Fakultas/Program Pascasarjana/lembaga/Badan /Satuan unit kerja lainnya. (3) Warna cap jabatan / cap dinas berwarna biru. (4) Bentuk kerangka cap dinas sebagaimana tercantum dalam lampiran.

G

Pasal 27

AR SI

P

U

N IV

ER

SI

TA

S

AI

R

LA

N

G

Surat resmi tingkat Universitas menggunakan kop surat nama organisasi Universitas dengan nomor surat, cap / stempel serta ditandatangani oleh pejabat yang sesuai dengan nama jabatan yang bersangkutan, yaitu : a. Surat resmi Majelis Wali Amanat menggunakan kop surat dengan nama organisasi Universitas pada baris pertama dan pada baris kedua nama Majelis Wali Amanat disertai dengan pencantuman nomor surat, cap / stempel serta ditandatangani oleh pejabat yang sesuai dengan nama jabatan yang bersangkutan. b. Surat resmi Dewan Audit menggunakan kop surat dengan nama organisasi Universitas pada baris pertama dan pada baris kedua nama Dewan Audit disertai dengan pencantuman nomor surat, cap / stempel serta ditandatangani oleh pejabat yang sesuai dengan nama jabatan yang bersangkutan. c. Surat resmi Senat Akademik menggunakan kop surat dengan nama organisasi Universitas pada baris pertama dan pada baris kedua nama Senat Akademik disertai dengan pencantuman nomor surat, cap / stempel serta ditandatangani oleh pejabat yang sesuai dengan nama jabatan yang bersangkutan. d. Surat resmi Pimpinan Universitas menggunakan kop surat dengan nama organisasi Universitas dengan pencantuman nomor surat, cap / stempel serta ditandatangani oleh Pimpinan sesuai dengan nama Pimpinan yang bersangkutan. e. Surat resmi Unsur Pelaksana menggunakan kop surat dengan nama organisasi Universitas pada baris pertama dan pada baris kedua nama Unsur Pelaksana disertai dengan pencantuman nomor surat, cap / stempel serta ditandatangani oleh pejabat yang sesuai dengan nama jabatan yang bersangkutan. f. Surat resmi Unsur Penunjang menggunakan kop surat dengan nama organisasi Universitas pada baris pertama dan pada baris kedua nama Unsur Penunjang disertai dengan pencantuman nomor surat, cap / stempel serta ditandatangani oleh pejabat yang sesuai dengan nama jabatan yang bersangkutan. Pasal 28 (1) Surat resmi kelembagaan yang dikeluarkan oleh unit kerja utama, menjadi tanggung jawab pejabat yang menandatangani surat tersebut, sesuai dengan prosedur persuratan dinas. (2) Surat resmi kelembagaan diberi tanggal surat yang lengkap, sesuai dengan saat pejabat yang bersangkutan menandatangani surat tersebut. (3) Pengiriman surat resmi harus dilakukan sesegera mungkin, dan pemberitahuan atas terkirimnya Surat tersebut dapat dikirim melalui faksimil dan/atau e-mail. 9

BAB IX PEMBUBUHAN PARAF Pasal 29

G

A

Pembubuhan paraf secara hirarkhis : (1) Naskah dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang harus diparaf terlebih dahulu oleh yang memproses sampai pada pejabat struktural yang paling tinggi. (2) Pembubuhan paraf tersebut terletak pada sebelah kanan nama pemroses atau pejabat struktural yang sudah ada dalam stempel paraf. (3) Pembubuhan stempel paraf secara hirarkhis tersebut diletakkan pada lembar terakhir atau lembar yang ada tanda tangan pejabat yang berwenang.

LA

N

G

BAB X KEARSIPAN

R

Pasal 30

AR SI

P

U

N IV

ER

SI

TA

S

AI

(1) Arsip surat disusun dan didokumentasi berdasar atas waktu (tanggal, bulan, tahun, surat diterbitkan) dan pokok perihal atas substansi surat tersebut. (2) Surat asli tentang peraturan dan / atau Keputusan Pimpinan disimpan atau didokumentasikan oleh Sekretaris Universitas, dan salinan surat tersebut di edarkan kepada pihak yang terkait. (3) Surat asli dibuat rangkap 2 (dua), surat asli pertama yang disampaikan kepada pihak lain / lembaga yang membutuhkan, dan surat asli kedua disimpan oleh Sekretaris Universitas. (4) Salinan peraturan dan / atau keputusan diedarkan oleh Sekretariat Universitas yang ditandatangani oleh Sekretaris Universitas atau pejabat lain yang ditunjuk oleh Rektor. (5) Penyimpanan arsip surat resmi ke lembaga dilakukan secara tersentralisasi di bidang administrasi dan / atau di bidang hukum, sesuai dengan substansi surat. Unit kerja yang berkepentingan dapat menyimpan salinan atau fotokopi surat dimaksud. (6) Dokumen cetak / kumpulan arsip dapat disimpan pada lembaga lain untuk keamanan dan penyimpanan file dilokasi lain.

BAB XI TINDASAN Pasal 31

(1) Setiap unit kerja harus memberikan tindasan surat resmi kepada pimpinan di atasnya, dan / atau kepada Rektor sebagai laporan untuk pengendalian terpusat atas terbitnya surat resmi atas nama kelembagaan. (2) Surat tindasan disampaikan pada nama lembaga dan / atau nama perorangan yang dituju, dalam bentuk fotokopi dengan dilengkapi stempel / cap resmi asli. (3) Surat tindasan disusun sesuai hirarki tingkat jabatan dan sifat kepentingan surat tersebut, sedangkan nama perorangan ditulis pada urutan paling bawah. (4) Surat tindasan harus disampaikan kepada nama lembaga / perorangan atau yang bersangkutan, bersamaan waktunya dengan surat asli tersebut disampaikan kepada yang bersangkutan.

10

BAB XII KETENTUAN LAIN-LAIN Pasal 32

G

A

(1) Hal-hal teknis persuratan dan kearsipan di Kantor Administrasi dan Rektorat Universitas Airlangga diatur lebih lanjut dengan pedoman prosedur yang dikendalikan oleh Sekretaris Universitas. (2) Hal-hal teknis persuratan dan kearsipan di Fakultas/ Program Pascasarjana /Lembaga atau unit kerja lain dikendalikan oleh Dekan Fakultas / Direktur Program Pascasarjana / Ketua Lembaga / Pimpinan unit kerja yang bersangkutan.

N

G

BAB XIII PENUTUP

LA

Pasal 33

TA

S

AI

R

Dengan berlakunya Peraturan Rektor ini, maka ketentuan yang mengatur Tata Persuratan dan Kearsipan di lingkungan Universitas Airlangga sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Rektor Nomor : 9135/J03/TU/1995 dinyatakan tidak berlaku.

SI

Pasal 34

AR SI

P

U

N IV

ER

Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal 2 Januari 2009.

SALINAN disampaikan Yth. 1. Wajelis Wali Amanat 2. Dewan Audit 3. Senat Akademik 4. Pimpinan Unit Kerja Universitas Airlangga

Ditetapkan di Surabaya pada tanggal 9 Desember 2008 REKTOR, ttd. FASICH NIP 130517155 Salinan sesuai dengan aslinya Sekretaris Universitas,

Prof.Dr. Imam Mustofa, drh., M.Kes. NIP 131653421

11

LAMPIRAN KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS AIRLANGGA NOMOR 11333/J03/TU/2008, TANGGAL 9 DESEMBER 2008 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS AIRLANGGA 1. Peraturan

UNIVERSITAS AIRLANGGA Kampus C Mulyorejo Surabaya 60115 Telp. (031) 5914042,5914043,5912546,5912564 Fax (031) 5981841 Website : http://www.unair.ac.id ; e-mail : [email protected]

A

PERATURAN ( PEJABAT PEMBUAT PERATURAN ) UNIVERSITAS AIRLANGGA

G

G

NOMOR …………………….

R

LA

…………………………………..

N

TENTANG

S

AI

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA ( PEJABAT PEMBUAT PERATURAN ) UNIVERSITAS AIRLANGGA, :

a. bahwa ………………………………………………………………. b. bahwa ………………………………………………………………. c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a dan b, maka perlu dibentuk peraturan ( pejabat pembuat peraturan ) tentang ……

Mengingat

:

1. …………… 2. …………… 3. dst.

MEMUTUSKAN :

AR SI

P

U

N IV

ER

SI

TA

Menimbang

Menetapkan

:

PERATURAN ( PEJABAT PEMBUAT PERATURAN ) UNIVERSITAS AIRLANGGA TENTANG .. Pasal 1 ………………………………………………………………… Pasal 2 ………………………………………………………………… dst. Ditetapkan di Surabaya pada tanggal ……….. ( PEJABAT PEMBUAT PERATURAN ), NAMA ( huruf kapital tanpa gelar ) NIP 12

1. Peraturan

UNIVERSITAS AIRLANGGA Kampus C Mulyorejo Surabaya 60115 Telp. (031) 5914042, 5914043, 5912546, 5912564 Fax (031) 5981841 Website : http://www.unair.ac.id ; e-mail : [email protected]

SALINAN PERATURAN ( PEJABAT PEMBUAT PERATURAN ) UNIVERSITAS AIRLANGGA NOMOR …………………….

G

A

TENTANG …………………………………..

Mengingat

:

LA

:

S

AI

R

Menimbang

N

G

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA ( PEJABAT PEMBUAT PERATURAN ) UNIVERSITAS AIRLANGGA, a. bahwa ………………………………………………………………. b. bahwa ………………………………………………………………. c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a dan b, maka perlu dibentuk peraturan ( pejabat pembuat peraturan ) tentang ……

SI

TA

1. …………… 2. …………… 3. dst.

:

PERATURAN ( PEJABAT PEMBUAT PERATURAN ) UNIVERSITAS AIRLANGGA TENTANG ..

N IV

Menetapkan

ER

MEMUTUSKAN :

P

U

Pasal 1 …………………………………………………………………

AR SI

Pasal 2 ………………………………………………………………… dst. Ditetapkan di Surabaya pada tanggal ……….. ( PEJABAT PEMBUAT PERATURAN ), ttd. NAMA ( huruf kapital tanpa gelar ) NIP

SALINAN disampaikan Yth. - Sesuai dengan kebutuhan/keterkaitan Peraturan Perundang-undangan dibuat

Salinan sesuai dengan aslinya (Pejabat pembuat salinan )

NAMA (huruf normal boleh dengan gelar ) NIP 13

2. Keputusan


KEPUTUSAN ( PEJABAT PEMBUAT KEPUTUSAN ) UNIVERSITAS AIRLANGGA NOMOR …………………….

G

LA

N

( PEJABAT PEMBUAT KEPUTUSAN ) UNIVERSITAS AIRLANGGA,

G

A

TENTANG …………………………………..

:

a. bahwa ………………………………………………………………. b. bahwa ………………………………………………………………. c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a dan b perlu dibentuk keputusan (pejabat pembuat keputusan) tentang ……

Mengingat

:

1. …………… 2. …………… 3. dst.

ER

SI

TA

S

AI

R

Menimbang

N IV

MEMUTUSKAN :

: :

…………………………………………………………………………

KEDUA

:

…………………………………………………………………………

P

U

Menetapkan PERTAMA

AR SI

dst.

Ditetapkan di Surabaya pada tanggal ……….. ( PEJABAT PEMBUAT KEPUTUSAN ),

NAMA (huruf kapital tanpa gelar) NIP

14


SALINAN KEPUTUSAN ( PEJABAT PEMBUAT KEPUTUSAN ) UNIVERSITAS AIRLANGGA NOMOR …………………….

G

LA

N

( PEJABAT PEMBUAT KEPUTUSAN ) UNIVERSITAS AIRLANGGA,

G

A

TENTANG …………………………………..

:

a. bahwa ………………………………………………………………. b. bahwa ………………………………………………………………. c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a dan b perlu dibentuk keputusan (pejabat pembuat keputusan) tentang ……

Mengingat

:

1. …………… 2. …………… 3. dst.

SI

TA

S

AI

R

Menimbang

:

N IV

KEDUA

…………………………………………………………………………

U

: :

………………………………………………………………………… dst. Ditetapkan di Surabaya pada tanggal ………..

AR SI

P

Menetapkan PERTAMA

ER

MEMUTUSKAN :

( PEJABAT PEMBUAT KEPUTUSAN ), ttd. NAMA (huruf kapital tanpa gelar) NIP

SALINAN disampaikan Yth. - Sesuai dengan kebutuhan/keterkaitan Peraturan Perundang-undangan dibuat

Salinan sesuai dengan aslinya (Pejabat pembuat salinan )

NAMA (huruf normal boleh dengan gelar ) NIP 15

3. Surat Dinas


: : :

tanggal surat

A

Nomor Lampiran Hal

tanda tangan nama pejabat NIP

P

U

nama jabatan

AR SI

Tembusan :

N IV

ER

SI

TA

S

AI

R

LA

N

G

G

Yth.

16

4. Nota Dinas


A

NOTA DINAS

LA

N

: : :

AI

R

Yth. Dari Hal

G

G

Nomor : ……………….

AR SI

P

U

N IV

ER

SI

TA

S

tanggal surat

nama jabatan tanda tangan

Tembusan :

nama pejabat NIP

17

5. Memo


N

: :

R

LA

Yth. Dari

G

G

A

MEMO

AR SI

P

U

N IV

ER

SI

TA

S

AI

tanggal surat

Tembusan :

nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP

18

6. Surat Pengantar ( Berbentuk surat biasa )

UNIVERSITAS AIRLANGGA

tanggal surat

G

G

: : :

N

Nomor Lampiran Hal

A

Kampus C Mulyorejo Surabaya 60115 Telp. (031) 5914042, 5914043, 5912546, 5912564 Fax (031) 5981841 Website : http://www.unair.ac.id ; e-mail : [email protected]

Tembusan :

AR SI

P

U

N IV

ER

SI

TA

S

AI

R

LA

Yth.


19

7. Surat Pengantar ( Berbentuk kolom )


SURAT PENGANTAR

G

A

Nomor : ……………….

tanggal surat

AI

R

LA

N

G

Yth.

Jumlah

S

Isi surat / barang

Keterangan

AR SI

P

U

N IV

ER

SI

TA

No

nama jabatan tanda tangan Tembusan :

nama pejabat NIP

20

8. Surat Edaran


SURAT EDARAN

tanggal surat

LA

N

G

G

Lampiran : Hal :

A

Nomor : ……………….

AR SI

P

U

N IV

ER

SI

TA

S

AI

R

Yth.

nama jabatan tanda tangan

Tembusan :

nama pejabat NIP

21

9. Undangan


: : :

tanggal surat

G

A

Nomor Lampiran Hal

ER

SI

TA

: : : : :

AR SI

P

U

N IV

Hari Tanggal Pukul Tempat Acara

S

AI

R

LA

N

G

Yth.

Tembusan :


22

10. Undangan ( Format resmi /kartu cetak )


G

A

REKTOR/DEKAN/DIREKTUR PROGRAM PASCASARJANA /KETUA LEMBAGA

N

G

Mengharap dengan hormat kehadiran Saudara pada

AI

R

LA

………………………........................ ....................................................................... ……………………………………………………. …………………………………………………………….

ER

SI

TA

S

yang akan diselenggarakan pada …………………………………………………… ……………………………………………………………….. ………………………………………………………………..

Bila berhalangan : Telp.

AR SI

P

U

N IV

Catatan :

23

11. E-Mail

To cc Bcc Subject Receipt

Normal

On Read

On Delivery

G

A

Priority

LA

N

G

Signature Addresses Save Draft Send Compose in HTML Check Spelling

AI

R

REKTOR/DEKAN/DIREKTUR PROGRAM PASCASARJANA /KETUA LEMBAGA Mengharap dengan hormat kehadiran Saudara pada

SI

TA

S

………………………........................ ....................................................................... ……………………………………………………. …………………………………………………………….

AR SI

Catatan :

P

U

N IV

ER

yang akan diselenggarakan pada …………………………………………………… ……………………………………………………………….. ………………………………………………………………..

Bila berhalangan : Telp.

24

12. Surat Tugas


G

A

SURAT TUGAS

N

G

Nomor : ……………….

S

AI

R

: : : :

TA

Nama NIP Pangkat / golongan Jabatan

LA

Direktur Sumber Daya memberi tugas kepada :

ER

SI

untuk ……………………………………………………………………….. tanggal ……………………………………………………………………… di …………………………........

tanggal surat

AR SI

P

U

N IV

Setelah melaksanakan tugas, harap Saudara menyampaikan laporan secara tertulis.

Tembusan :


25

13. Surat Kuasa


SURAT KUASA

A

Nomor : ……………….

G N

: :

LA

Nama Jabatan

G

Yang bertanda tangan di bawah ini :

: :

TA

S

Nama Jabatan

AI

R

dengan ini memberi kuasa kepada :

P

AR SI

Penerima Kuasa,

U

N IV

ER

SI

Untuk ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………..

tanggal surat Pemberi Kuasa

tanda tangan

tanda tangan

nama penerima kuasa NIP

nama pemberi kuasa NIP

26

14. Pengumuman


A

PENGUMUMAN

AR SI

P

U

N IV

ER

SI

TA

S

AI

R

LA

N

G

G

Nomor : ……………….

tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP

27

15. Surat Pernyataan


G

A

SURAT PERNYATAAN

N

P

U

N IV

ER

SI

TA

S

AI

R

LA

: : :

AR SI

Nama Jabatan Alamat

G

Yang bertanda tangan di bawah ini :


28

16. Surat Keterangan


A


G

SURAT KETERANGAN

AR SI

P

U

N IV

ER

SI

TA

S

AI

R

LA

N

G

Nomor : ………………………..


29

17. Berita Acara


BERITA ACARA

G

G

A

Nomor : ………………………..

R

: :

AI

1. Nama Jabatan

LA

N

Pada hari ini ………, tanggal …….., bulan ………, tahun ........., bertempat di ............................ , yang bertanda tangan dibawah ini :

SI

: :

ER

2. Nama Jabatan

TA

S

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama ………………………………………………… selanjutnya disebut Pihak yang .......

N IV

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama ……………………………………………….. selanjutnya disebut Pihak yang ........

AR SI

P

U

Menyatakan telah mengadakan ..............................…………………………………………. ……………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………….

Pihak yang .........

Pihak yang ........ Tanda tangan diatas Materai

NAMA PEJABAT

NAMA PEJABAT

30

II. KODE UNIVERSITAS AIRLANGGA

…….……………… H3

A. Organ Universitas Airlangga 1. Majelis Wali Amanat 2. Dewan Audit 3. Senat Akademik

................................. H3.MWA ................................. H3.DA ................................. H3.SA

SI

TA

S

AI

R

LA

N

G

G

A

B. Unit Kerja di lingkungan Rektorat dan Unit kerja lain di lingkungan Universitas Airlangga Rektor dan Wakil Rektor ................................. H3 1. Fakultas ................................. H3.1 2. Sekretariat Universitas ................................. H3.2 3. Direktorat Pendidikan ................................. H3.3 4. Direktorat Kemahasiswaan ................................. H3.4 5. Direktorat Sumberdaya ................................. H3.5 6. Direktorat Keuangan ................................. H3.6 7. Direktorat Sistem Informasi ................................. H3.7 8. Program Pascasarjana ................................. H3.8 9. Badan Perencanaan dan Pengembangan ................................. H3.9 10. Satuan Pengawas Intern ................................. H3.10 11. Pusat Penjaminan Mutu ................................. H3.11 12. Perpustakaan ................................. H3.12 13. Lembaga Penelitian dan Pengabdian Pada Masyarakat (LPPM) ......... H3.13 14. Lembaga Penyakit Tropis ................................. H3.14 15. Lembaga Pengkajian dan Pengembangan Pendidikan ......................... H3.15

AR SI

P

U

N IV

ER

C. Unit Kerja Fakultas : 1. Fakultas Kedokteran 2. Fakultas Kedokteran Gigi 3. Fakultas Hukum 4. Fakultas Ekonomi 5. Fakultas Farmasi 6. Fakultas Kedokteran Hewan 7. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik 8. Fakultas Sains dan Teknologi 9. Fakultas Psikologi 10. Fakultas Kesehatan Masyarakat 11. Fakultas Ilmu Budaya 12. Fakultas Keperawatan 13. Fakultas Perikanan dan Kelautan

................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................

H3.1 H3.1.1 H3.1.2 H3.1.3 H3.1.4 H3.1.5 H3.1.6 H3.1.7 H3.1.8 H3.1.9 H3.1.10 H3.1.11 H3.1.12 H3.1.13

D. Unit dibawah Sekretariat dan Direktorat di lingkungan Universitas Airlangga. 1. Sekretariat Universitas .................................. H3.2 1.1 Bidang Kerjasama .................................. H3.2.1 1.2 Bidang Administrasi .................................. H3.2.2 1.3 Bidang Humas dan Protokol .................................. H3.2.3 1.4 Bidang Hukum .................................. H3.2.4 2. Direktorat Pendidikan 2.1 Sub Direktorat Administrasi Pendidikan 2.2 Sub Direktorat Pengembangan Pendidikan

.................................. H3.3 .................................. H3.3.1 .................................. H3.3.2 31

3. Direktorat Kemahasiswaan 3.1 Sub Direktorat Program Kemahasiswaan 3.2 Sub Direktorat Kesejahteraan Mahasiswa

.................................. H3.4 ................................. H3.4.1 .................................. H3.4.2

4. Direktorat Sumberdaya .................................. H3.5 4.1 Sub Direktorat Kepegawaian .................................. H3.5.1 4.2 Sub Direktorat Pengembangan SDM dan Organisasi ............................ H3.5.2 4.3 Sub Direktorat Pengelolaan Sarana dan Prasarana ............................... H3.5.3 4.4 Sub Direktorat Pengembangan Sarana dan Prasarana ........................... H3.5.4 .................................. H3.6 .................................. H3.6.1 .................................. H3.6.2 .................................. H3.6.3

6. Direktorat Sistem Informasi 6.1 Sub Direktorat Pengolahan Data 6.2 Sub Direktorat Pengembangan Sistem

.................................. H3.7 .................................. H3.7.1 .................................. H3.7.2

AR SI

P

U

N IV

ER

G

N

LA R AI S TA

SI

E. Hal 1. Peraturan Rektor 2. Keputusan Rektor 3. Peraturan Dekan 4. Keputusan Dekan 5. Pendidikan Tinggi 6. Penelitian dan Pendidikan 7. Prasarana dan Sarana Akademik 8. Kemahasiswaan 9. Keuangan 10. Kepegawaian 11. Sumber Daya Manusia 12. Infrastruktur Fisik 13. Perencanaan dan Pengembangan 14. Pengawasan 15. Jaminan Mutu 16. Teknologi Informasi 17. Humas 18. Kerjasama Luar Negeri 19. Kerjasama Dalam Negeri 20. Hukum 21. Organisasi dan Tata Kerja 22. Administrasi 23. Lain-lain

G

A

5. Direktorat Keuangan 5.1 Sub Direktorat Perbendaharaan 5.2 Sub Direktorat Akuntansi 5.3 Sub.Direktorat Anggaran

Kode PR Kode KR Kode PD Kode KD Kode PT Kode PPd Kode PS Kode KM Kode KU Kode KP Kode SDM Kode ISF Kode PP Kode WS Kode JM Kode TI Kode HM Kode LN Kode DN Kode HK Kode OT Kode ADM Kode LL

32

III. Pemberian kode surat dinas Contoh : 1. Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh Senat Akademik 404/H3.SA/PR/2008 Nomor urut surat keluar Kode Universitas Airlangga Kode Senat Akademik Kode perihal Peraturan Rektor Tahun pembuatan surat 2. Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh Rektor / Wakil Rektor 400/H3/KM/2008

N

G

G

A

Nomor urut surat keluar Kode Universitas Airlangga Kode perihal Kemahasiswaan

LA

Tahun pembuatan surat

AI

R

3. Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh Sekretariat Universitas 402/ H3.2/ HM /2008

S

Nomor urut surat keluar

TA

Kode Universitas Airlangga

SI

Kode Sekretariat Universitas

ER

Kode perihal Humas

N IV

Tahun pembuatan surat

AR SI

P

U

4. Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh Dekan / Wakil Dekan 135/ H3.1.1/ PP/2008 Nomor urut surat keluar Kode Universitas Airlangga Kode Fakultas Kedokteran Kode perihal Perencanaan dan Pengembangan Tahun pembuatan surat 5. Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh Kasubdit / Kabid 140/ H3.2.2/ LL /2008 Nomor urut surat keluar Kode Universitas Airlangga Kode Kabid Administrasi Kode perihal Lain-lain Tahun pembuatan surat 33

IV. Bentuk dan ukuran logo pada kertas kop

1,6 cm 2,2 cm

2,5 cm

G

A

V. Bentuk Kepala Surat Contoh 1: Kepala Surat Unit Kerja Utama

G


AI

R

LA

N


TA

S

Contoh 2 : Kepala Surat Fakultas Ekonomi ( satuan unit kerja lainnya )


SI

FAKULTAS EKONOMI

U

AR SI

P

VI. Cap Dinas / Jabatan

N IV

ER

Jalan Airlangga 60286 Telp. (031) 5033642, 5036584, 5026288, Fax (031) 5026288 Website : http://www.fe.unair.ac.id ; e-mail : [email protected]

VII.Cap derajad surat 1. sangat segera

2. segera

1,8 cm

a. Garis lingkar atas Universitas Airlangga b. Logo / lambang Universitas Airlangga c. Garis lingkar bawah Fakultas/ Program Pascasarjana/Lembaga/Badan/Satuan Unit kerja lain Diameter lingkaran dalam 1,8 cm

SANGAT SEGERA SEGERA

34

VIII. Cap sifat surat 1. sangat rahasia

SANGAT RAHASIA

2. rahasia

RAHASIA

3. terbatas

A

TERBATAS

G

IX. Pembubuhan paraf

N

TGL

AR SI

P

U

N IV

ER

SI

TA

S

AI

R

LA

PARAF

G

Persetujuan / Koreksi PEJABAT WAREK : I / II / III SEKRETARIS UNIVERSITAS DIREKTUR : PENDD/KM/SI/SD/KU KABID / KASUBDIT KASI PEMROSES

Surabaya, 9 Desember 2008 REKTOR, ttd. FASICH NIP 130517155

Salinan sesuai dengan aslinya Sekretaris Universitas,

Prof. Dr. Imam Mustofa, drh., M.Kes. NIP 131653421

35

ARSIP UNIVERSITAS AIRLANGGA

Recommend Documents