ANALISA DAN PERANCANGAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN OBAT PADA RUMAH SAKIT HARAPAN BUNDA Muhammad Haikal, Rudy Aryanto, S.E, M.M., Ir. H. Soedi Widodo Imam Djajono, M.M. Binus University, Jl. Kebon Jeruk Raya 27, Jakarta Barat 11530, Indonesia, (+6221)53696969,
[email protected] ABSTRACT This study aims to analyze and provide an alternative in controlling the supply of drugs and make the design of e-Procurement system at Harapan Bunda Hospital. Analysis in the conduct of research used in the preparation of this paper uses Forecasting Analysis to estimate the activity of drug demand in the next period with the use of methods of Time Series (Moving Average, Weight Moving Average, Exponential Smoothing, Trend with Exponential Smoothing, Linear Regression). In the Inventory Analysis, applied theory of Economic Order Quantity (EOQ), Economic Order Interval (EOI), and Minimum-Maximum Inventory (Min-Max). These methods are analyzed one by one in order to determine the most suitable method to produce the most economical cost. In applying the method of designing e-Procurement in the study design using Object Oriented Analysis Design (OOAD) with UML notation (Activity Diagram, Event Table, Usecase diagram, Usecase Description, Domain Class Diagram, First-Cut Class Diagrams, Statechart Diagrams, System Sequence Diagram, Sequence Diagram Three Layer, Updated Class Diagram, Package Diagram, User Interface, Navigation Diagram) as an adjustment needs in the design of e-Procurement system. By doing this research is expected Harapan Bunda Hospital can improve inventory control and e-Procurement systems are designed to be better. (MH) Keywords: e-Procurement, Drug, Forecasting, Inventory, System Design, OOAD, IFRS ABSTRAK Penelitian ini bertujuan untuk menganalisa dan memberikan alternatif dalam mengendalikan persediaan obat dan membuat rancangan sistem e-Procurement pada Rumah Sakit Harapan Bunda. Analisa dalam melakukan penelitian yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini menggunakan Analisa Peramalan (Forecasting) untuk memperkirakan aktivitas permintaan obat di periode kedepan dengan penggunaan metode Time Series (Moving Average, Weight Moving Average, Exponential Smoothing, Exponential Smoothing with Trend, Linear Regression). Dalam Analisa Persediaan, diaplikasikan teori Economic Order Quantity (EOQ), Economic Order Interval (EOI), dan MinimumMaximum Inventory (Min-Max). Metode-metode tersebut dianalisa satu-persatu guna mengetahui metode yang paling cocok dalam menghasilkan biaya yang paling ekonomis. Dalam menerapkan metode perancangan e-Procurement dalam penelitian ini menggunakan metode perancangan Object Oriented Analysis Design (OOAD) dengan notasi UML (Activity Diagram, Event Table, Usecase Diagram, Usecase Description, Domain Class Diagram, First-Cut Class Diagram, Statechart Diagram, System Sequence Diagram, Three Layer Sequence Diagram, Updated Class Diagram, Package Diagram, User Interface, Navigation Diagram) sebagai penyesuaian kebutuhan dalam perancangan sistem e-Procurement. Dengan melakukan penelitian ini diharapkan Rumah Sakit Harapan Bunda dapat memperbaiki pengendalian persediaan dan sistem e-Procurement yang dirancang menjadi lebih baik. (MH) Kata Kunci: e-Procurement, Obat, Peramalan, Persediaan, Perancangan Sistem, OOAD, IFRS
PENDAHULUAN Meningkatnya tuntutan masyarakat akan pelayanan kesehatan yang bermutu, rumah sakit perlu meningkatkan kemampuan manajemennya dengan meningkatkan pengelolaan sumber daya yang ada secara berdaya guna dan berhasil guna. Salah satu sumber daya rumah sakit yang terpenting adalah persediaan farmasi, karena merupakan komponen penting biaya operasional rumah sakit selain upah. Persediaan farmasi dalam standarisasi proses bisnis dalam rumah sakit, diatur oleh instalasi farmasi yang dinaungi oleh rumah sakit itu sendiri. Standarisasi pada setiap instalasi farmasi untuk tiap-tiap rumah sakit pun berbeda-beda, tergantung dari bagaimana instalasi farmasi itu sendiri untuk memenuhi tugas dan tanggung jawabnya dalam mengatur aktivitas didalam industri kesehatan. Salah satu instalasi farmasi dalam memenuhi kebutuhannya adalah dengan melakukan kerjasama dengan perusahaan farmasi sebagai distributor yang barangnya didapat dari pemasok dari dalam maupun luar negeri. Rumah Sakit Harapan Bunda merupakan salah satu industri kesehatan swasta yang sedang menghadapi tuntutan akan pelayanan kesehatan yang bermutu upaya menghadapi persaingan. Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) Harapan Bunda merupakan peran penting dalam menghadapi tuntutan dalam menghadapi persaingan tersebut. Pengaruh ketersediaan dalam memenuhi kebutuhanan obatobatan merupakan patokan penting dalam industri kesehatan agar tetap produktif. Untuk mencapai tahap tersebut, Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) Harapan Bunda tentunya harus memiliki pengelolaan yang baik agar biaya total yang dikeluarkan tetap ekonomis dengan mengetahui frekuensi pemesanan yang paling optimal tanpa harus mengalami kekurangan persediaan yang disebabkan prediksi jumlah pemesanan yang kurang tepat. Kekurangan persediaan (out of stock) akan menyebabkan pelayanan medis menjadi tidak maksimal, permintaan tidak terpenuhi, keluhan para pasien yang menjadikan nama baik perusahaan menurun di mata masyarakat. Untuk jenis produk obat yang permintaannya banyak, hal itu sangat perlu diatasi dan diatur pengelolaannya karena sangat riskan permintaan tidak terpenuhi untuk beberapa kasus Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) Harapan Bunda. Menurut Suciati, Suci dan Adisasmito, Wiku. 2006 “Analysis of Drugs Planning Based on ABC Critical Index in Pharmacy Unit” dalam jurnalnya membahas bahwa obat dimasukkan dalam 3 kelompok dari proses permintaan pemesanan terbsesar sampai terkecil, dimana Obat Kelompok A dengan permintaan pemesanan sebesar 70%, Obat Kelompok B dengan permintaan pemesanan sebesar 20%, dan Obat Kelompok C dengan permintaan pemesanan sebesar 10% dari total keseluruhan yaitu 100%. Instalasi Farmasi harus mempunyai tolak ukur dalam perhitungan pengendalian persediaan, khususnya pada obat dengan Obat Kelompok A karena arus permintaannya sering dan sulit untuk dikendalian, dimana dalam prosesnya harus mengetahui kuantitas pemesanan yang tepat agar arus permintaan dapat optimal kepada distributor farmasi. Maka dari itu diperlukannya analisa peramalan dengan metode yang tepat untuk memperkirakan permintaan pada periode berikutnya. Hasil peramalan diperlukan dalam merumuskan perhitungan analisa metode persediaan yang paling sesuai digunakan dimasa mendatang pada produk obat yang permintaannya diatas 70% yaitu obat dengan Obat Kelompok A. Dalam pelaksaan pengendalian persediaan obat yang dilakukan Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) Harapan Bunda, aktivitas pada proses bisnis instalasi farmasi harus saling terintegrasi dengan baik. Dalam menjaga integrasi yang baik, aktivitas pada proses bisnis harus dibuat se-efektif dan se-efisien mungkin. Integrasi yang kurang baik pada proses bisnis Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) Harapan Bunda dapat dilihat dari integrasi internal antar divisi yang pencatatannya masih dikelola sendiri-sendiri, proses dokumentasi yang kurang tertata, dan Teknologi Informasi yang seakan terpisah dari instalasi farmasi yang menjadikan aksesibilitas yang minim dilakukan instalasi farmasi sendiri dalam memenuhi kebutuhan pencatatan farmasi dimasa lampau. musan masalah dalam penelitian ini diantaranya (1) Bagaimana metode peramalan yang tepat digunakan IFRS Harapan Bunda untuk memperkirakan permintaan pada periode berikutnya?; (2) Berapa frekuensi pemesanan, safety stock, dan re-order point yang paling tepat bila membandingkan perhitungan Economic Order Quantity (EOQ), Economic Order Interval (EOI), dan MinimumMaximum Inventory (Min-Max) setelah mengetahui hasil peramalan?; (3) Bagaimana pemanfaatan eProcurement dalam meningkatkan integrasi proses bisnis IFRS Harapan Bunda? Dari uraian yang menjelaskan perhitungan manajemen mengenai pengendalian persediaan dan peningkatan integrasi proses bisnis agar menjadi lebih baik, diupayakan sistem informasi dapat mengatasi permasalahan pada implementasi e-procurement dengan kriteria yang sudah dijelaskan, maka penulis tertarik untuk mengangkat tulisan ini yang akan di analisa lebih lanjut.
METODE PENELITIAN Metode pengumpulan data yang digunakan dalam mendapatkan kebutuhan dalam melakukan analisa lebih lanjut dengan menggunakan metode: • Studi Kepustakaan (Library Research) • Survey Lapangan - Wawancara (Interview) - Pengamatan (Observation) - Studi Dokumentasi (Review Documentation) Metode analisia yang digunakan dalam perumusan masalah yang dihadapi perusahaan dalam mengidentifikasi kebutuhan informasi adalah dengan menggunakan metode: • Analisa Peramalan - Moving Averages - Weight Moving Averages - Exponential Smoothing - Exponential Smoothing with Trend - Linear Regression - Naive Method • Analisa Metode Persediaan - Economic Order Quantity (EOQ) - Economic Order Interval (EOI) - MinMax Inventory Metode perancangan proses bisnis yang digunakan dalam membuat rancangan yang diusulkan sesuai analisa yang telah dilakukan dengan menggunakan kebutuhan perancangan: • Perancangan Sistem Proses perancangan dalam menganalisa untuk membuat suatu sistem yang baru, untuk memperbaharui atau menggantikan sistem yang lama atau yang telah ada. Metode perancangan sistem yang akan digunakan adalah dengan menggunakan pendekatan Object Oriented Analysis and Design (OOAD) dengan menggunakan notasi Unified Modelling Language (UML), sebagai berikut: - Activity Diagram - Event Table - Usecase Diagram - Usecase Description - Domain Model Class Diagram - First Cut Class Diagram - Statechart Diagram - System Sequence Diagram - Three Layer Sequence Diagram - Updated Design Class Diagram - Package Diagram - User Interface - Navigation Diagram • Perancangan Arsitektur Proses perancangan dalam menganalisa untuk menentukan jaringan yang paling cocok untuk digunakan dalam melakukan implementasi sistem. • Perancangan Implementasi Proses perancangan dalam menganalisa untuk menentukan langkah-langkah kegiatan penjadwalan bila melakukan implementasi sistem.
HASIL DAN BAHASAN Analisa Prosedur Berjalan Mengingat pengendalian persediaan obat pada Rumah Sakit Harapan Bunda membutuhkan proses analisa yang tepat untuk obat kelompok A (aktivitas permintaannya menyerap anggaran diatas 70% yang dibahas pada latar belakang penelitian pada bab 1) maka peramalan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan mengambil 1 sampel produk obat yang aktivitas permintaannya diatas 70% karena permintaannya cenderung konstan dan stabil, produk yang dipakai yaitu Ceftriaxone 250 MG. Tabel 1 Data Pemesanan Obat Januari 2013 – Desember 2013 Bulan Ceftriaxone 250 MG Januari
110
Februari
332
Maret
264
April
248
Mei
248
Juni
200
Juli
326
Agustus
230
September
270
Oktober
150
November
350
Desember Total
220 2948 unit
Setelah perhitungan peramalan permintaan pada Januari 2013 dilakukan, hasil yang didapatkan adalah sebagai berikut: Tabel 2 Data Peramalan Bulan Januari 2014 Januari 2014 No.
Metode
Forecast
MAD
MSE
1.
Moving Average
240
59,4074
5.432,296
2.
Weighted Moving Average
245
62,3778
6.073,623
3.
Exponential Smoothing
247,9968
76,0646
9.263,193
4.
Exponential Smoothing with Trend
276,4734
78,3718
9.603,215
5.
Linear Regression
262,8485
55,0381
4.606,623
6.
Naive Method
220
96,9091
14.041,82
Berdasarkan hasil dari analisa peramalan pada Rumah Sakit Harapan Bunda, didapatkan bahwa metode terbaik yang paling optimal digunakan untuk peramalan produk obat Ceftriaxone 250 MG antara metode-metode peramalan Moving Average, Weighted Moving Average, Exponential Smoothing, Exponential Smoothing with Trend, Linear Regression, dan Naive Method didapatkan bahwa Linear Regression adalah metode yang paling optimal. Hal ini dapat dilihat dari hasil MAD dan MSE pada metode Linear Regression memiliki nilai kesalahan terkecil dibanding keempat metode lainnya. Oleh karena itu, metode Regresi Linear merupakan metode yang sebaiknya digunakan oleh IFRS Harapan Bunda untuk meramalkan permintaan produk tersebut di masa mendatang.
Tabel 3 Kebutuhan Data Menghitung Persediaan Variabel Ceftriaxone 250 MG Total Permintaan (D)
3.328 unit
Standar Deviasi (s)
9,58
Lead Time (L)
3 hari
Harga Barang (C)
Rp 7.800
Biaya Pemesanan (S)
Rp 780
Biaya Penyimpanan (H)
Rp 2.340
Service Level (Z)
95%
Frekuensi Pemesanan (n)
4 kali / bulan
Berdasarkan hasil hitungan tersebut, berikut hasil pengolahan data persediaan produk obat Ceftriaxone 250 MG dengan meggunakan EOQ, EOI, dan Min-Max pada Januari 2014 – Desember 2014 didapatkan dengan menggunakan data forecasting dari metode Regresi Linear, diperoleh hasil biaya total untuk metode EOQ sebesar Rp 26.068.620 dengan TOR 60, EOI sebesar Rp 26.069.019 dengan TOR 7, dan Min-Max sebesar Rp 26.084.449 dengan TOR 3. Berdasarkan hasil tersebut, dapat disimpulkan bahwa metode EOQ yang mempunyai frekuensi pemesanan 71 kali, safety stock 27 unit, dan re-order point 55 unit adalah metode yang paling tepat digunakan oleh IFRS Harapan Bunda karena menghasilkan biaya total yang paling ekonomis dibandingkan metode EOI dan Min-Max. Tabel 4 Perbandingan Hasil Pengolahan Data Persediaan pada Januari 2014 – Desember 2014 Keterangan EOQ EOI Min-Max 47 unit 51 unit 28 unit Q 27 unit 45 unit 69 unit Safety Stock (SS) 55 unit 69 unit 97 unit Re-Order Point (ROP) 71 kali 65 kali 120 kali Frekuensi Pemesanan (N) 60 7 3 Turn of Ratio Total Cost Rp 26.068.620 Rp 26.069.019 Rp 26.084.449 Penggambaran proses bisnis Instalasi Farmasi Rumah Sakit Harapan Bunda secara umum dijelaskan dengan rich picture sebagai berikut:
Gambar 1 Gambaran Umum Proses Bisnis Melihat dari rich picture yang menggambarkan penggambaran umum proses bisnis yang sedang berjalan serta penghitungan peramalan permintaan dan model persediaan, maka usulan pemecahan masalah yang dihadapi dalam pengukuran inventory control adalah: (1) Menambahkan sistem untuk menghitung dan mengecek dalam menentukan kuantitas pembelian; (2) Mengintegrasikan setiap bagian yang berhubungan dengan proses bisnis internal perusahaan dan semua data dapat diakses sesuai bagian dan otoritas masing-masing bagian tanpa perlu banyak menyediakan dokumen fisik dengan menggunakan sistem e-prcocurement berbasis desktop applicaion.
Perancangan Sistem Hasil analisa yang telah dilakukan kemudian akan diturunkan ke dalam perancangan sistem dalam bentuk masalah dan kebutuhan, yang kemudian akan memunculkan fitur fitur di dalam sistem sebagai alternatif solusi pemecah masalah. Berikut merupakan usecase diagram dan domain model class diagram yang menjelaskan mengenai fitur-fitur dari sistem yang diusulkan, objek-objek dalam proses bisnis yang terkait yang dapat diakses oleh user yang terlibat dalam proses manajemen pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Harapan Bunda.
Gambar 2 Usecase Diagram: Proses e-Procurement IFRS Harapan Bunda
Gambar 3 Domain Model Class Diagram: Proses e-Procurement IFRS Harapan Bunda
Perancangan Arsitektur Sistem e-Procurement Instalasi Farmasi Harapan Bunda dirancang dengan konsep berbasis desktop application. Sistem e-Procurement terintegrasi dengan pihak-pihak internal instalasi farmasi melalui jaringan LAN. Berikut adalah gambaran rancangan arsitektur jaringan sistem e-Procurement Instalasi Farmasi Harapan Bunda:
Gambar 4 Perancangan Arsitektur Perancang jaringan yang akan digunakan adalah dengan menggunakan jenis Client / Server Architecture. Client / Server Architecture membagi program menjadi dua jenis: client dan server. Sebuah server mengelola satu atau lebih sistem sumber daya informasi. Client berkomunikasi dengan server untuk meminta sumber daya atau layanan, dan server merespon permintaan tersebut. Client merupakan proses, modul, objek, atau komputer yang meminta layanan dari satu atau lebih server. Server merupakan proses, modul, objek, atau komputer yang menyediakan layanan menggunakan jaringan.
Perancangan Implementasi Rancangan Implementasi sistem e-Procurement IFRS Harapan Bunda akan dilakukan secara parallel untuk mengurangi resiko yang akan timbul saat peralihan dari proses manual ke sistem. Berikut adalah rancangan implementasi sistem e-Procurement IFRS Harapan Bunda:
Tabel 5 Perancangan Implementasi No
Kegiatan
1
Pengadaan Perangkat Keras
2
Pengadaan Perangkat Lunak
3
Pengadaan Kebutuhan Jaringan
4
Instalasi - Konfigurasi
5
Implementasi Sistem
6
User Training
7
Evaluasi Sistem
8
Bugs Fixing
9
Re-Implementasi Sistem
Minggu ke 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan tujuan yang ingin dicapai dalam menggunakan beberapa analisa, dapat diambil simpulan sebagai berikut: a. Hasil peramalan yang paling tepat dalam memperkirakan jumlah permintaan dengan menggunakan metode Linear Regression, karena menghasilkan tingkat kesalahan yang paling kecil dibanding metode Moving Averages, Weighted Moving Averages, Exponential Smoothing, Exponential Smoothing with Trend, dan Naive Method. b. Analisa perhitungan persediaan yang paling baik digunakan adalah menggunakan perhitungan EOQ, karena perhitungan EOQ yang mempunyai frekuensi pemesanan 71 kali, safety stock 27 unit, dan re-order point 55 unit menghasilkan biaya total yang paling ekonomis dan nilai Turn of Ratio yang terbsesar dibandingkan dengan analisa perhitungan EOI dan Min-Max. c. Untuk mendukung proses bisnis IFRS Harapan Bunda, dibutuhkan e-Procurement yang berguna dalam internal antar divisi yang pencatatannya sudah saling terintegrasi, dokumentasi agar lebih tertata, dan Teknologi Informasi yang menjadikan aksesibilitas dapat sepenuhnya dilakukan oleh instalasi farmasi sendiri dalam memenuhi kebutuhan pencatatan farmasi dimasa lampau.
Saran Saran yang dapat diterapkan kepada Rumah Sakit Harapan Bunda bagi pengembangan selanjutnya adalah: a. Menggunakan analisa peramalan dengan metode linear regression bila ingin melakukan peramalan permintaan untuk golongan produk obat kelompok A (aktivitas permintaan yang sering) dengan alternatif Aplikasi QM untuk mengetahui jumlah forecast yang akan dihitung kedalam implementasi e-Procurement. b. Membuat perancangan sistem hingga sampai program aplikasi e-Procurement dan melakukan implementasi, yang diharapkan dapat membantu meningkatkan intergrasi proses bisnis yang lebih baik dari aktivitas sebelumnya. c. Memberikan user training untuk tiap divisi karyawan yang mempunyai peran dalam mengoperasikan fitur-fitur di dalam e-Procurement agar dapat dikembangkan lebih lanjut sesuai kebutuhan yang akan datang.
REFERENSI Chaffey, Dave. (2007). E-Bussiness and E-commerce managemenet. Prentice Hall United Kingdom Issued. Griffin, Jill. (2008). Costumer Loyalty How to Earn it, How to Keep it. Lexington Books: Singapore. Heizer, Jay dan Barry Render. (2009). Operation Management. Salemba Empat: Jakarta Jacobs, F.R., Chase, R.B. Aquilano, N.I. (2009), Operations & Supply Management, 12th Edition. McGrawHill Companies. Jefry El Whitten, J. Et al. (2004). edisi 6, Metoda Design dan Analisa Sistem, Edisi Bahasa Indonesia. McGrawHill Companies. Kalakota, Ravi & Maria Robinson. (2001). E-Business 2.0: Roadmap for Success. Addison Wesley, Longman Inc., USA. Laudon, Kenneth C, Laudon Jane P. (2004). Sistem Informasi Manajemen (Management Information Systems, Managing the Digital Firm). Terjemahan Philippus Erwin, Edisi Kedelapan. Penerbit Andi. Yogyakarta.
Mettler, Tobias dan Rohner, Peter. (2009). E-Procurement in Hospital Pharmacies: An Exploratory Multi-Case Study from Switzerland, Vol 4. McLeod, Raymond Jr dan Schell, George. (2007). Management Information System, 9th Edition. Pearson Education, Inc. New Jersey. Nair, Somesakaran dan Joseph, Jenson. (2013). Demand Forecasting For Economic Order Quantity in Inventory Management, Volume 3. O'Brien, James A., Marakas, George M. (2006). Management information systems, 7th Edition. McGrawHill Companies. Pujawan. I Nyoman. (2005). Supply Chain Management. Surabaya: Penerbit Guna Widya. Rainer, R. K., & Cegielski, C. G. (2011). Introduction to Information Systems: Enabling and Transforming Business, 3rd Edition. USA: John Wiley & Sons. Sarjono, H., & Aryanto, R. (2014). Perbandingan Perhitungan Jumlah Persediaan Bahan Baku yang Optimal. ISTMET International Sympoium on Technology Management and Emerging Technologies. Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2010). System Analysis and Design in a Changing World. Boston, MA: Course Technology. Stair, Ralph, and Reynolds, George. (2010). Principle of Information Systems, 9th Edition. Course – Technology. Cengage Learning, USA. Stephen P. Robbins dan Mary Coulter. (2012). Management, 11th Edition. US:Pearson Prentice Hall. Stevenson, William .J. (2009). Operation Management, 10th Edition. McGraw-Hill, USA. Suciati, Suci dan Adisasmito, Wiku. (2006). Analysis of Drugs Planning Based on ABC Critical Index in Pharmacy Unit, Vol 9. Turban, Efraim., Linda Volonino. (2010). Information Technology for management, 7th Edition. John Wiley & Sons, Asia.
RIWAYAT PENULIS Penulis lahir pada tanggal 07 April 1991 di Jakarta dan diberi nama Muhammad Haikal. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Sistem Informasi dan Manajemen pada 2014.
