Příloha 11
AMBROZIÁDY V ČR 2013 Manuál pro přípravu a realizaci turnusu
1. Definice pracovních pozic: HV (Hlavní vedoucí turnusu) Zodpovídá se řediteli společnosti. Nese zodpovědnost za celkový chod akce, za její účastníky, personál a finanční stránku. Je přímým nadřízeným ZHV, lektorů, oddílových vedoucích, vedoucího praktikantů, zdravotníka, kuchaře, uklízečky. Určuje rozdělení povinností mezi sebe a ZHV. ZHV (Zástupce hlavního vedoucího) Zodpovídá se HV. V případě nepřítomnosti HV přebírá jeho pravomoci. Je přímým nadřízeným lektorů, oddílových vedoucích, zdravotníka, vedoucího praktikantů, kuchaře, uklízečky. Z (Zdravotník turnusu) Zodpovídá se hlavnímu vedení. Má pravomoci zrušit rozhodnutí vedení turnusu v případě, že ho považuje za zdraví nebezpečné pro účastníky. Je nadřízeným oddílových vedoucích a praktikantů ve smyslu bezpečnosti, hygieny a ochrany zdraví. VP (Vedoucí praktikantů) Zodpovídá se hlavnímu vedení. Je přímým nadřízeným praktikantů – nese přímou zodpovědnost za jejich činnost a chování. S pomocí praktikantů koordinuje především provozní záležitosti a společné programy. L (Lektor) Zodpovídá se hlavnímu vedení. Zodpovídá za uměleckou a pedagogickou kvalitu odvedené práce v časech dle rozvrhu turnusu. OV (Oddílový vedoucí) Zodpovídá se hlavnímu vedení. Má neustálou zodpovědnost za bezpečí a fungování svěřené skupiny účastníků. Během dne je stále se skupinou. Během výuky se řídí pokyny lektora a spolupracuje na tvorbě uměleckého projektu do takové míry, aby nebylo ohroženo jeho hlavní poslání (viz výše). V časech příprav a balení turnusu se řídí pokyny VP. T (Technik) Zodpovídá se hlavnímu vedení. Spolupracuje s lektory a vedoucím praktikantů zejména na technické kvalitě programů a výuky. P (Praktikant) Zodpovídá se hlavnímu vedení, je přímým podřízeným Vedoucího praktikantů. Dle jeho pokynů zajišťuje zejména provozní a administrativní záležitosti turnusu. Praktikanti nastupují na turnus jako první a opouštějí ho jako poslední. Při přípravě turnusu se bude postupovat podle následujícího manuálu, přičemž HV rozhodne před započetím akce i v jejím průběhu, které kroky budou plněny v jakém časovém sledu a v jakých termínech bude kontrolováno jejich plnění.
2. Předpříprava turnusu (v horizontu měsíců, týdnů a dnů před akcí) HV – hlavní vedoucí, ZHV – zástupce HV AKTIVITA Příprava rozložení využití prostor – tvorba plánku Domluvení podmínek stravování – jídelníček, smlouva (ceny odsouhlasí ředitel UA Ambrozia) V případě vaření ve vlastní kuchyňce zajistí dostatek nádobí i kuchyňské techniky (lednice, plotýnky, fritézy atd.) Zajištění, aby vše bylo v souladu s hygienickými normami (hl. počty sprch, kuchyň, ubytovací kapacity) Nahlášení akce na krajské hygienické stanici Zajistí personální složení turnusu – osobně vybírá lektory, oddílové vedoucí, zdravotníka, kuchaře, uklízečku, vedoucího praktikantů (na něj může delegovat výběr dalších praktikantů) Od vedení UA Ambrozia získá seznam účastníků turnusu Rozdělí účastníky do skupin dle charakteru akce Připraví rozvrh turnusu Vytvoří fb událost turnusu, kde komunikuje s personálem ohledně rozvrhů, skupin, programu, časů příjezdu atd. Připraví ubytovací seznamy účastníků i personálu Zajistí zapůjčení filmové techniky od SŠAKHK Dohlíží na balení materiálu turnusu (zejména techniky, kostýmů, hud. Nástrojů) Kontroluje Z a VP, zda plní náležitě své úkoly Rozdělení pravomocí mezi HV a ZHV určuje Hlavní vedoucí
ČAS
SPLNĚNO
ČAS
SPLNĚNO
ČAS
SPLNĚNO
Z – zdravotník turnusu AKTIVITA Domluví spolupráci s místním lékařem Na fb události informuje všechny zaměstnance o tom, jaká potvrzení musejí na turnus přivézt Zkontroluje, aby byl obsah lékarničky v souladu s normami Předloží HV ke schválení koncepci výdeje léků, aby bylo reálné ji plnit pro OV, kteří budou mít zodpovědnost za to, že jejich děti budou tam kde mají Zjistí informace o aktuálních zákonech, které upravují dětské rekreace Předpřipraví si podobu zdravotního deníku
VP – Vedoucí praktikantů AKTIVITA Dle pověření HV sestaví tým praktikantů, průběžně konzultuje a předkládá ke schválení Dohlíží na komunikaci na fb událostí – má zodpovědnost, že každá zpráva od HV se dostane ke každému zaměstnanci – i za cenu přeposílání mailem či sms Na fb události nabídne lektorům, zda chtějí maily na své skupiny, aby je mohli předem oslovit a tyto maily jim zašle (vytáhne je ze seznamu, který mu na požádání vydá HV)
Má zodpovědnost za tvorbu videomedajlonků všech lektorů turnusu Na základě zadání HV a znalosti personálního složení turnusu připraví detailní návrh koncepce všech večerních programů turnusu Navrhne rozložení ubytování účastníků podle věku s přihlédnutím na jejich obory (aby OV měli své děti co nejblíže u sebe). Svůj návrh dává ke schválení HV. Připraví si (dle události na fb) v el. podobě kompletní seznam personálu turnusu – včetně pozice, jmen, fotek, kontaktů (mail, mobil) Připraví šablonu nákupního seznamu a prodejního seznamu pro fungování krámku Připraví tabulku nočních služeb pro OV
3. Příprava turnusu (od srazu praktikantů, po sobotní večerní poradu) HV – hlavní vedoucí, ZHV – zástupce HV AKTIVITA Převezme budovu a klíče Nahlásí akci na polcii ČR a dá na sebe kontakt pro případ rušení nočního klidu Zkontroluje připojení k internetu Určí termín srazu praktikantů (případně dalších) k přípravě prostor Předá VP plán využití místností, případně ho provede a upřesní instrukce Umístí hlavní nástěnku a na ní: rozvrh, jídelníček a zkratky místností (plánek) Schvaluje návrh ubytování dětí do místností, který předkládá VP Schvaluje vizuál cedulí na dveře Kontroluje kvalitu video medailonků lektorů Posoudí koncepci večerních programů předloženou VP Zahajuje, případně se účastní porady praktikantů Připraví tištěný materiál pro lektory na večerní poradu Připraví tištěný materiál pro OV – seznamy svěřených dětí Kontroluje úpravu tříd, cedule, tablo lektorů, krámek, kuchyň, příjem Zajistí nákup potřebného vybavení pro krámek a kuchyň Připraví si a vede úvodní poradu personálu (koncept porady viz příloha 2.) Pověří někoho vedením teambuildingu na impro, hlas a pohybovky Připraví si dokument na přebírání klíčů proti podpisu Organizuje večerní teambuilding o pohybovce, hlasovce a improvizaci Řeší individuální problémy a požadavky
ČAS
SPLNĚNO
ČAS
SPLNĚNO
ČAS
SPLNĚNO
Z – zdravotník turnusu AKTIVITA Vytvoří ošetřovnu a marodku V průběhu hlavní porady proškolí personál v první pomoci a dá podepsat dokument Na poradě Informuje personál o místě a časech vydávání léků Vybere od personálu průkazy
VP – Vedoucí praktikantů AKTIVITA
Organizuje práci praktikantů – nese zodpovědnost za balení, převoz a vybalování materiálu Zodpovídá za umístění filmové techniky na bezpečně místo dle pokynu HV Zodpovídá za sestavení dabingového studia Zodpovídá za zprovoznění techniky v sále (zvuk, světla, projekce) Vyfotí veškeré prostory za účelem navrácení všeho do původního stavu, fotodokumentaci přehledně popíše a v el. podobě odevzdá HV Dohlíží na úpravu všech učeben (nábytek, instalace větráků a další techniky) Dohlíží na úpravu ubytovacích prostor pro děti i lektory (matrace) Ve spolupráci s technikem kontroluje proškolení praktikantů v ovládání techniky v sále Předkládá HV ke kontrole medailonky lektorů Připraví a vytiskne letáčky, které budou lákat rodiče účastníků ke sledování internetové kroniky v průběhu turnusu Předkládá ke kontrole HV ubytovací seznamy, tiskne je zajistí umístění na dveře Odprezentuje HV detailní návrh koncepce všech večerních programů turnusu Zajisti zapojení počítače s internetem a tiskárnou do hlavním vedoucím zvolené místnosti pro lektory Zajistí zprovoznění kanceláře (počítače, internet, tiskárna, dostatek zásuvek, klimatizace atd.) Dohlédne na přípravu příjmu účastníků (včetně aparatury a zvukové nahrávky) Zodpovídá za vyvěšení cedulí na učebny, ubytovací prostory dětí i lektorů dle plánu prostor od HV (vizuál cedulí schvaluje HV) Zodpovídá za vyvěšení tabla lektorů v prostorách dle pokynu HV Zodpovídá za vytištění materiálů pro lektory na úvodní poradu (vyžádá si od HV) Zodpovídá za vybudování krámku, zejména pak za jeho vizuální vkusnost Dle pokynů kuchaře pomůže s vybudováním kuchyně, výdeje a jídelny Vytiskne a předá HV seznam personálu turnusu včetně fotek a kontaktů Připraví a vede poradu praktikantů, její termín konzultuje s HV, nabídne HV účast na poradě (obsah porady: viz příloha 1) Pozve HV ke kontrole veškerých prostor V době příchodu lektorů se jich ujímají praktikanti, kteří jsou schopni jim pomoci s věcma, ubytovat je a fundovaně je provést po prostorách Zajistí přípravu občerstvení (grilování nebo studená večeře) k poradě V rámci hlavní porady personálu stručně (cca 10 minut) představí večerní programy turnusu (osloví konkrétní lidi s žádostí o spolupráci – poroty, moderace atd.) Připraví sešit na zapůjčování materiálu ve skladu proti podpisu – informuje o systému na poradě Zajistí vyvěšení log partnerů ve veřejných prostorách akce dle pokynu HV
4. Začátek turnusu (od nedělního rána po začátek výuky) HV – hlavní vedoucí, ZHV – zástupce HV AKTIVITA Zodpovídá za připravenost budovy i personálu na příjem dětí Zodpovídá za včasné otevření hlavního vchodu
ČAS
SPLNĚNO
Na příjem si přináší abecední seznamy účastníků v notebooku s info o platbách, šablony účastnických karet, orazítkované formuláře VZP Při příjmu sedí v první linii, odškrtává prezenci a kontroluje zaplacenost Kontroluje hladký průběh v celé škole, řeší s rodiči na příjmu individuální problémy Po oficiálním zakončení příjmu ponechá u příjmu pověřenou osobu pro příjem opozdilců Vede úvodní setkání s účastníky v sále (viz příloha)
Z – zdravotník turnusu ČAS
SPLNĚNO
AKTIVITA ČAS Zodpovídá za včasné probuzení a upravenost všech praktikantů, kteří přijdou do kontaktu s našimi klienty Zodpovídá za připravenost zvukové aparatury (hlasové smyčky) na ranní příjem Rozdá praktikantům abecedně řazené seznamy účastníků, které jim umožní efektivně děti rozřazovat během příjmu Zodpovídá za správné fungování praktikantů během příjmu (směřují děti k jejich ubytování, pomáhají s taškami) Jeden praktikant prochází frontu a rozdává letáčky s informací o pravidelné internetové kronice turnusu Vybraní praktikanti zajišťují technicky program v sále – projekce, zvuk, světla Během úvodního setkání s účastníky VP na vyzvání představí svůj tým
SPLNĚNO
AKTIVITA Při příjmu sedí v druhé řadě, vybírá účastnické karty, zdravotní karty, karty zp a léky Při úvodním setkání s účastníky v sále na vyzvání pohovoří o umístění ošetřovny, pravidlech výdejů léků, pitném režimu a bezpečnosti (včetně umístnění nouzových čísel pro případ úrazu i v noci) Ihned po skončení úvodního setkání začíná zpracovávat karty dětí, připravuje si informace o specifikacích dětí na večerní poradu Dá zdravotní deník (seznam účastníků) podepsat HV
VP – Vedoucí praktikantů
OV – Oddílový vedoucí AKTIVITA V čase zahájení příjmu bude probuzen, řádně upraven a připraven na první komunikaci s dětmi i rodiči Během příjmu obchází se seznamem svých dětí třídy, kde jsou ubytovány a seznamuje se s dětmi, pomáhá jim s ubytováním Případné přesuny mezi ubytovacími prostory povoluje pouze na intenzivní nátlak dětí nebo rodičů. A to pouze v případě, že přesuny nezpůsobí vyprázdnění nebo přelidnění některé z místností. K takovým případům přivolá HV. Přesuny mezi výukovými skupinami (oddíly) OV nepovoluje, k problematické situaci přivolá HV V době před začátkem úvodního setkání v sále zodpovídá za přesun všech dětí
ČAS
SPLNĚNO
do sálu Během úvodního setkání je v sále, po jeho skončení odchází se svou skupinou, za kterou má od té chvíle plnou zodpovědnost Během polední pauzy zajistí, aby se účastníci seznámili s prostory budovy a okolí, učebnami, jejich zkratkami, aby pochopili rozvrh, našli toalety, sprchy, zdravotníka, krámek, ubytování Ov atd. Čas kolem oběda je vhodný i pro seznamovací hry, představení se, nastavení pravidel fungování skupiny
5. Průběh turnusu (od začátku výuky po galaprogram) HV – hlavní vedoucí, ZHV – zástupce HV AKTIVITA Na nedělní večer svolá poradu personálu – hlavním cílem je prezentace zdravotníka o specifikách dětí (pro OV, lektory i kuchyň) + diskuze nad aktuálními problémy ve skupinách, informace o přesunech dětí mezi ubytovacími a výukovými skupinami – finalizace seznamů účastníků V průběhu poradu upozorní lektory na průběh závěrečného galaprogramu a nutnost vybrat si, kde vystupovat Vyvěsí na hlavní dveře ceduli o zákazu vstupu a nutnosti telefonování (kvůli Hygieně) Dále dělá porady pouze v případech, které vyžadují nutné řešení (raději malé s aktéry než velké s celým personálem) Konzultuje s VP jeho návrh podoby galaprogramu. Závěrečná porada nutná ve čtvrtek – upřesnění podoby pátečního rozvrhu, generálek, galaprogramu, rozdělení zodpovědností – tvorba rozvrhu Vykonává hospitace hodin u všech lektorů V závěru turnusu vede pohovory s OV – hodnocení i zpětná vazba (může udělit odměny po schválení ředitelem společnosti) Připraví podklady pro výplaty lektorů (sečte hodiny, vybere hotovost). Výši výplat a odměn si nechá schválit ředitelem společnosti. Zaznamená hodnocení lektorů, OV i praktikantů do databáze Ambrozie Zodpovídá za zásobování kuchyně a krámku Pravidelně vybírá peníze z krámku, kontroluje inventuru a nákupní seznam Ke všem příjmům a výdajům vede pokladní deník Kontroluje provoz kuchyně, krámku, úklidu, večerních programů V případě odjezdu či příjezdu dětí vydává propouštěcí formuláře Komunikuje se zástupci pronajatých prostor Pravidelně vyřizuje mailovou a telefonickou komunikaci s rodiči účastníků Namátkově kontroluje dodržování nočního klidu Je připraven věnovat se kontrole z hygienické stanice a ve spolupráci se zdravotníkem předložit veškerou potřebnou dokumentaci Vkládá komentáře, fotky a videa z turnusu na fb
ČAS
SPLNĚNO
ČAS
SPLNĚNO
Z – zdravotník turnusu AKTIVITA
Pravidelně vydává léky Ošetřuje zraněné a nemocné, rozhoduje o případné návštěvě lékaře Vyhodnocuje plánovaný program s ohledem na bezpečnostní rizika Dohlíží na úklid prostor (na výkon práce OV, uklízečky a praktikantů) – o stavu pravidelně informuje HV Namátkově kontroluje hygienické podmínky v krámku, kuchyni a jídelně Namátkově kontroluje dodržení nočního klidu a informuje HV Namátkově kontroluje dodržování zákazu kouření a alkoholu u dětí Je připaven předložit veškerou potřebnou dokumentaci kontrole z hygienické stanice
VP – Vedoucí praktikantů AKTIVITA Zodpovídá za kvalitní průběh všech večerních programů dle schválené koncepce Zodpovídá za to, že budou všechny programy natočeny, nafoceny Zodpovídá za nafocení všech tříd Vede internetovou kroniku turnusu – zodpovídá za to, že každý den do ní bude napsáno pár řádků o průběhu dne, přidáno pár fotek nebo videí a Minuty. Předkládá HV ke schválení vizuál certifikátu (bez fotografie), poté zajistí výrobu všech certifikátů Zajistí, aby praktikanti každý večer a ráno zabalili a rozestavěli venkovní posezení u altánu Vytvoří seznam požadavků od lektorů, kdo chce kde vystupovat na závěrečný galaprogram, kdo potřebuje jak dlouhý čas na generálku Na základě požadavků vytvoří návrh galaprogramu (včetně zodpovědností za provoz – gril, obsluha, převádění dětí, světla, zvuk, moderace atd.) a předloží ho ke konzultaci HV Zodpovídá za umytí (zevnitř i zvenku) služebního vozu Zodpovídá za provoz, čistotu, včasné požadavky na doplnění zásob, inventury, kontroly a pravidelné odevzdávání peněz v krámku Zodpovídá za bezchybné fungování služeb v kuchyni, úklid, krámek, večerní programy Dohlíží, aby praktikantům neklesala výkonnost z důvodu ponocování či pití V závěru turnusu povede pohovory se všemi praktikanty, aby jim řekl, jak byl s jejich prací spokojen a získal od nich zpětnou vazbu. Dohlíží na to, aby OV připravili své třídy na závěrečné pěvecké a taneční vystoupení na galaprogramu.
ČAS
SPLNĚNO
ČAS
SPLNĚNO
OV – Oddílový vedoucí AKTIVITA Nese zodpovědnost za svěřené osoby po celou dobu turnusu Zodpovídá za příznivé klima uvnitř skupiny, zaměřuje se na prevenci šikany Zodpovídá za dodržení zákazu kouření a alkoholu ve své skupině Zodpovídá za včasné příchody své skupiny na všechny srazy (jídla, začátky výuk, začátky večerních programů atd.) Na nedělní poradě předloží HV informace o veškerých přesunech dětí mezi ubytovacími a výukovými skupinami Zodpovídá za včasnou docházku nemocných na výdej léků
Aktivně spolupracuje s lektory na umělecké tvorbě v jednotlivých předmětech Zodpovídají za připravenost a motivovanost svěřené skupiny k večerním programům Dohlíží na udržení pořádku v ubytovacích místnostech dětí Zodpovídá za vybavení prostorů, kde jeho skupina pod jeho vedením působí (děti nesmějí samy do učeben) Naučí svou třídu písně na společné závěrečné vystoupení na galaprogramu dle instrukcí VP
6. Závěr turnusu (od sobotního rána do odjezdu praktikantů) HV – hlavní vedoucí, ZHV – zástupce HV AKTIVITA Koordinuje s VP postup balících, úklidových a nakládacích prací Po skončení galaprogramu má pohovory s lektory + výplaty, odevzdání klíčků Kontroluje prostory, předává je majiteli prostorů
ČAS
SPLNĚNO
ČAS
SPLNĚNO
ČAS
SPLNĚNO
ČAS
SPLNĚNO
Z – zdravotník turnusu AKTIVITA Vrací oddílovým vedoucím dokumentaci dětí Zodpovídá za zdravotní dozor galaprogramu, zajišťuje případný převoz k lékaři Odevzdává zdravotní deník HV Předává lékárničku HV (předtím doplní její stav)
VP – Vedoucí praktikantů AKTIVITA Po domluvě s HV se snaží co nejdříve balit věci, které už nejsou nutné v závěru turnusu k chodu turnusu Urguje lektory o navrácení zapůjčeného majetku Organizuje chod galaprogramu Cedule o zákazu vstupu do budovy Zodpovídá za balení věcí, nakládání do aut a uvádění prostor do původního stavu
OV – Oddílový vedoucí AKTIVITA Organizují děti během galaprogramu dle pokynů HV Rozdávají dětem zdravotní dokumentaci a certifikáty Nesou zodpovědnost za předání ubytovacích prostorů (svých i dětí) v původním stavu (dle fotodokumentace od VP)
